Årsrapport Regional koordinerende enhet Helse Sør-Øst 2013

Transkript

1 Årsrapport Regional koordinerende enhet Helse Sør-Øst 2013 Rett pasient på rette sted til rett tid. Koordinerte tjenester gir fornøyde brukere. God koordinering lønner seg. Du finner oss på eller ring kl 0900 til 1500 mandag til fredag

2 INNHOLD 1 Sammendrag Innledning Mandat Regional koordinerende enhet(rke) Helse Sør-Øst Oversikt over regionens private og offentlige rehabiliteringstilbud og deres innhold, kapasitet/ventetider Private rehabiliteringstilbud Rehabilitering i sykehusene Informasjonsaktiviteten ved RKE Internettsiden Informasjonstelefonen for rehabilitering Rehabilitering til Unge Dialogmøter og utvikling av Koordinerende enheter(ke) i Helse Sør-Øst Nye nettsider i sykehusene Kordinerende enhets ansvar Nasjonalt nettverk av Regionale Koordinerende enheter Brukerrådet i RKE Mandat for brukerråd til Regional Koordinerende enhet i Helse Sør-Øst Saker i Rehabiliteringsuka Den Regional rehabiliteringskonferansen veiviserfunksjon for habilitering mottak registrering og vurdering av Henvisninger Henvisninger fra fastleger til private rehabiliteringsinstitusjoner i Bemanning til vurdering av henvisninger Rehabiliteringsrådgiver/Sekretær Legespesialister tilknyttet vurdering av henvisninger Utvikling av vurderingskompetanse - Etablering av Nasjonalt nettverk for leger tilknyttet vurderingsenheter

3 5.4 Oppfølging avtaler med private rehabiliteringsinstitusjoner Null-tolleranse for feil ved registrering og vurdering av henvisninger gir ingen feil i Elektroniske løsninger og henvisninger i Norsk helsenett Bemanning Vedlegg Vedlegg 1 Rapport fra rehabiliteringsuk Vedlegg 2 Rehabiliteringskonferansen Vedlegg 3 Planskisse veiviserfunksjon Habilitering

4 1 SAMMENDRAG I 2013 har Regional koordinerende enhet(rke) : Besøkt alle private rehabiliteringsinstitusjoner med avtale med Helse Sør-Øst RHF. Løpende redigert internettsiden Sørget for oppdatert oversikt over ventetider Gjennom deltagelse i forskjellige kurs, nettverk og møteplasser har enheten fått oppdatert kunnskap om rehabiliteringsfeltet i regionen. Besvart 5621 telefonhenvendelser Bidratt til å etablere og videreutvikle Koordinerende enheter i sykehusene i Helse Sør-øst RHF Videreført arbeidet med å oppfordre koordinerende enheter i sykehusområdene til å utvikle nettsider for rehabilitering etter samme mal og løsning, og å lenke nettsidene sammen mellom sykehusene og ut til kommunene. Sammen med RKE i de andre helseregionene planlagt rehabiliteringsuka, bidratt til Den Nasjonale Tenketanken, utviklet felles informasjon for nettsider og mye mer. Etablert og driftet Brukerrådet for RKE Koordinert rehabiliteringsuka nasjonalt og regionalt Arrangert den årlige regionale rehabiliteringskonferansen. Konferansen gikk over to dager 21 og 22.oktober og samlet 266 deltagere. Vurdert totalt henvisninger på pasienter til rehabiliteringsopphold. Median behandlingstid for henvisninger var 5 dager i Avslagsprosenten varierte mellom 21 % og 24 %, noe som er det samme som i 2011 og INNLEDNING Virksomheten i Regional koordinerende enhet følger av befolkningens behov for oversiktelige og koordinerte rehabiliteringstjenester og er hjemlet i forskrift om habilitering og rehabilitering, mandat fra Helse Sør-Øst RHF, punkter i årlige oppdragsdokumenter og Helsedirektoratets nasjonale mål og prioriterte område for MANDAT Mandatet for den Regionale koordinerende enheten skal ha den funksjonen som følger av teksten i Forskift for habilitering og rehabilitering, men gjelder primært rehabilitering innen somatikken. o o o Den regionale koordinerende enheten skal ha oversikt over regionens private og offentlige rehabiliteringstilbud og deres innhold, kapasitet/ventetider. Den regionale koordinerende enheten har ansvar for å gi informasjon om private og offentlige rehabiliteringstjenester til pasienter/pårørende og samarbeidspartnere (kommunehelsetjenesten, fastleger, helseforetak, private institusjoner, brukerorganisasjoner m.v.). Det skal være informasjonstelefon bemannet med helsefaglig personell og et nettsted med oversikt over tilgjengelige rehabiliteringstjenester. Enheten skal ut over dette gjennomføre analyser av behov for og forbruk av tjenester på vegne av regionalt helseforetak, sykehusområder og fagråd innenfor sitt ansvarsområde. Videre forventes at den regionale koordinerende enheten bidrar til utvikling av koordinerende enheter i sykehusområdene. 4

5 Den regionale koordinerende enheten rapporterer årlig gjennom helseforetaket til det regionale foretaket. RKE har i oppdrag å fungere som sentral vurderingsenhet for henvisninger til de private rehabiliteringsinstitusjonene med avtale med Helse Sør-øst RHF. 4 REGIONAL KOORDINERENDE ENHET(RKE) HELSE SØR-ØST Den Regionale koordinerende enheten(rke) drives av Sunnaas sykehus etter oppdrag fra Helse Sør-Øst RHF. Enheten er en del av samhandlingsavdelingen og er underlagt samhandlingssjefen. R-KE har i oppdrag å vurdere henvisninger fra fastleger til de private rehabiliteringsinstitusjonene. Enheten er fordelt på to lokaliteter, Stavern og Nesodden. 4.1 OVERSIKT OVER REGIONENS PRIVATE OG OFFENTLIGE REHABILITERINGSTILBUD OG DERES INNHOLD, KAPASITET/VENTETIDER PRIVATE REHABILITERINGSTILBUD For perioden til inngikk Helse Sør-Øst RHF ytelsesavtaler med 30 private rehabiliteringsinstitusjoner. En gang i året gjennomfører HSØ individuelle oppfølgings- og justerings-samtaler med alle institusjonene. For å ha god kunnskap om rehabiliteringstilbudene besøkte personell ved RKE alle institusjonene i perioden mai til september Institusjonene og deres tilbud blir presentert på nettsiden Ved endringer revideres nettsiden fortløpende. Alle de private institusjonene rapporterer ventetider til RKE som blir lagt ut på nettsiden. Ventetider oppdateres en gang i måneden. De private rehabiliteringsinstitusjonene utgjorde 1000 døgnplasser og 155 dagplasser i I tillegg hadde de noen ambulante tilbud. Fordeling etter målgrupper vises under: Døgnplasser Dagplasser REHABILITERING I SYKEHUSENE Vi besøkte ingen av rehabiliteringsenhetene i sykehusene i 2013, men holdt oss løpende orientert gjennom kontakt med sykehusene. Det er stor forskjellig på hvor mye rehabiliteringstilbud som gis innenfor det enkelte sykehusområdet. Enkelte sykehusområder har flere rehabiliteringsenheter, mens andre har lite eller ingenting. 5

6 De som har rehabiliteringsenheter er Sørlandet sykehus, sykehuset vestfold/telemark, Oslo universitetssykehus, Akershus universitetssykehus og sykehuset Innlandet. 4.2 INFORMASJONSAKTIVITETEN VED RKE RKE driver informasjonstjenester i hovedsak gjennom to kanaler, internettside og informasjonstelefon INTERNETTSIDEN Ny nettside for rehabilitering ble lansert 27.mai 2011 og erstattet den tidligere nettsiden Nettsiden har som mål å gi en god og komplett oversikt over både private og offentlige rehabiliteringstilbud i helseregion sør-øst. Nettsiden henvender seg i første rekke direkte til pasienter/brukere og pårørende, men ønsker også å være en side kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten og andre aktører finner nyttig. Nettsiden inneholder oversikt over ventetider, rutiner ved henvisning, pasient- og brukerrettigheter, oversikt over Koordinerende enheter i sykehus og i kommunene, og opplysninger om informasjonstelefonen blant mer. Nettsiden er ordnet etter målgruppenes behov og knyttet sammen med alle nettsidene til sykehusene i Helse Sør-øst. Nettsiden er tenkt å fungere sammen med nettsidene på sykehusene på en slik måte at uansett hvor man starter søket vil man kunne finne alle rehabiliteringstilbudene i spesialisthelsetjenesten Helse Sør-Øst og ut i kommunene. Løsningen forutsetter at sykehusene gjør sin del av jobben og beskriver sine tilbud og lenker til tilbudene i sine kommuner. Etter at vi i 2011 startet arbeidet med at alle sykehusene skulle bruke en lik disposisjon for rehabiliteringssidene har dette arbeidet stoppet litt opp i Vi vil derfor gjenoppta dette arbeidet i 2014 når HSØ får ny Internettsideløsning. Nettsiden hadde unike sidevisninger i Siden under rehabiliteringstilbud ble mest besøkt, med sidevisninger. Under rehabiliteringstilbud var det unike sidevisninger fordelt på private institusjoner. Det var unike sidevisninger under overskriften Henvisningsrutiner. Om dette er godt eller dårlig er vanskelig å si, men rehabiliteringssidene står for litt under halvparten av sidevisningen under menyen Pasient. Ergo av de sidene som blir brukt på er våre noen av de beste. Ved å gjøre et google-søk på ordet rehabilitering kommer rehabiliteringssidene i Helse Sør-øst RHF opp først. Det er vi veldig fornøyd med siden dette er en av de mest vanlige måtene å søke på internett i dag. Etter at Helse Sør-øst fikk løsningen SIKT på plass kan også sykehusavdelinger søke direkte på internett, noe som gjør at sykehusavdelinger lettere kan finne rehabiliteringstilbud til pasienter. Nettsiden er utarbeidet gjennom et samarbeid mellom RKE, Sunnaas og nettside ansvarlige i Helse Sør-Øst. Løsningen og disposisjonen er kommunisert og forankret gjennom redaksjonsrådet i Helse Sør-Øst og gjennom dialogmøtene RKE holder med KE i sykehusområdene. Nettsiden utvikles i samsvar med revidert nasjonalt rammeverk for nettkommunikasjon og etter det nasjonale redaktørrådets anbefalinger INFORMASJONSTELEFONEN FOR REHABILITERING Informasjonstelefonen drives av RKE i Helse Sør-Øst sammen med RKE i Helse Vest, Helse Midt og Helse Nord. Telefontjenesten i Helse Sør-Øst har 3 linjer inn for å hindre ventetid. De fleste henvendelser til informasjonstelefonen dreier seg om henvisninger, men i økende grad er det pasienter og pårørende, fastleger og sykehus som ringer med forespørsel om hvor det er rehabiliteringstilbud. Et høyt antall henvendelser på telefonen er ikke noe mål i seg selv i og med at informasjonen også finnes på nettsidene, men vi anser det som 6

7 positivt at fastleger og sykehus bruker informasjonstelefonen i økende grad. Særlig nyttig kan det være i de tilfeller pasienter har mer sammensatte og komplekse tilstander. Informasjonstelefonen er bemannet med spesialsykepleiere og fysioterapeut med lang erfaring fra rehabiliteringsfeltet. For å holde oss oppdatert om behov for rehabilitering er de ansatte fordelt på forskjellige fokusområder som de holder seg ekstra godt orienterte om: Brudd og slitasjeskader i skjelettet/ortopedi: Marit, Tom Revmatologiske sykdommer: Kari Mette, Tom Amputasjoner: Marit, Tom Følgetilstander etter operasjoner Else, Brit Kreftsykdommer Monica, Tom Hjerneslag Brit, Kari, Marit Nevrologiske og nevromuskulære lidelser Brit, Else, Marit Hjertesykdommer Monica, Kari Mette Lungesykdommer Else, Brit Kroniske muskel- og bløtdelssmerter Brit, Kari Sykelig overvekt Monica, Kari Mette Diabetes Monica Sanseforstyrrelser Brit, Kari Barn, ungdom og yngre voksne Else, Monica Arbeidsrettet rehabilitering Kari Mette, Kari For å opprettholde kunnskap om de enkelte målgruppene deltar de ansatte i forskjellige nettverk for å få kunnskap innen nyere forskning og anbefalt behandling TELEFONHENVENDELSER FRA 2007 TIL 2013 Besvarte telefoner i RKE

8 Utviklingen på informasjonstelefonen gjenom årene viser en liten nedgang i antall henvendelser. Telefonen er en av to viktige informasjonkanaler og må ses sammen med aktivteten på nettsiden. Vi kan anta at når informasjon som etterspørres på telefonen blir lagt på nettsiden, på en mer tilgjengelig måte, vil antall henvendelser på telefonen gå ned. Statistikken viser ca 500 henvendelser på telefonen pr måned. Det utgjør ca 25 telefoner pr dag. Telefonen er bemannet fra mandag til fredag kl 0900 til 1500 med 3 linjer/agenter inn REHABILITERING TIL UNGE Vi har de siste årene hatt en økende forespørsel fra pasientorganisasjoner som representerer unge med funksjonshemning og Helsedirektoratet om å gi flere målrettede tilbud til ungdom og unge voksne (15 til 30 år). Vi opplever at vi har mange tilbud til unge, men har hatt vansker med å nå de unge gjennom våre informasjonskanaler. En intern undersøkelse av henvendelser på telefonen viser at kun 9 % av de som ringer oss er under 30 år. 68 % er mellom 31 og 66 år og 28 % er over 67 år. 68 % er pasienter og pårørende, mens helsepersonell og andre utgjør 32 %. Institusjoner eller enheter som forsøker å utvikle, eller gir tilbud til unge med funksjonshemning, rapporterer at de mangler stabilt med henvisninger på unge brukere. Målrettede rehabiliteringstilbud til unge vurderes vanskelig å opprettholde over tid. RKE er i jevnlig dialog med Unge Funksjonshemmede og ønsker etter innspill å forbedre informasjonen slik at den blir tilgjengelig og oversiktelig. RKE har en pågående diskusjon om vi skal ta i bruk flere og andre kanaler(facebok, Twitter osv.) på sosiale medier for lettere å nå ungdom. 4.3 DIALOGMØTER OG UTVIKLING AV KOORDINERENDE ENHETER(KE) I HELSE SØR-ØST RKE har etablert en møteplass bestående av representanter fra de 7 sykehusområdene og de private sykehusene i Helse Sør-Øst. Nettverket utgjør primært alle Koordinerende Enheter i Helse Sør-Øst RHF, og pr 2013 er det etablert Koordinerende enheter ved alle sykehusene unntatt Vestre Viken. Leder av brukerutvalget møter fast på møtene. I tillegg til representanter fra sykehusene har det deltatt representant(er) fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus, leder av brukerutvalget i Helse Sør-Øst RHF, representant fra de private rehabiliteringsinstitusjonene, og representant fra Helse Sør-Øst RHF. For øvrig inviterer nettverket deltagere i forhold til tema som diskuteres. Det har vært to heldagsmøter i Møtene kalles dialogmøter og utveksling av gjensidig nyttig informasjon for å utvikle funksjon og innhold i Koordinerende Enheter i helseregionen er hovedformålet. Følgende saker har vært diskutert i nettverket i 2013: Informasjon om pilotprosjektet med kreftkoordinatorer i Helse Sør Øst Presentasjon av arbeidet med etablering av veiviserfunksjon for habilitering RHABU ved OUS. IP og koordinator: Status prosedyrer i helseforetakene. Utveksling av info og erfaringer med utvikling, implementering, opplæring, veiledning m.m. Nettverket ønsker utviklet en felles overordnet regional stillingsbeskrivelse /instruks for koordinator. Status fra den nasjonale referansegruppen som arbeider med å utvikle ny Veileder for Individuell Plan og koordinator KE s oppgaver i forhold til rus og psykiatri. Nettverket søker (forslag til) gode modeller i sykehusområdene hvor dette samordnes? Rehabiliteringsuka og rehabiliteringskonferansen 2013, -gjennomføring og aktiviteter i sykehusene. Informasjonsarbeid: presentasjon av brosjyrer om KE i sykehusene. Planer for videre samarbeid mellom RKE og KE er for å lage brosjyre om IP og koordinator (Ahus, Vestfold/Telemark, Innlandet og RKE) Det etableres et nettbasert nettverksforum for diskusjonstråder for alle Koordinerende Enheter i Helse Sør-Øst. Her skal man kunne; stille spørsmål, informere, legge ut dokumenter og bilder m.m 8

9 4.3.1 NYE NETTSIDER I SYKEHUSENE KORDINERENDE ENHETS ANSVAR Målet for utvikling av nye nettsider er at det skal være lett for pasienter og andre å finne rehabiliteringstilbudene uansett hvor man starter søket. Tilbudene skal beskrives på en enhetlig måte. Alle rehabiliteringstilbud skal ligge under samme meny: Pasient/Behandling/. I forhold til områdeplaner har RKE tidligere utfordret sykehusene til å redegjøre for hvordan de tenker seg rehabiliteringstilbudene ivaretatt innenfor sitt område i samarbeid med kommunene, og å beskrive dette på en enhetlig måte på nettsidene. Sykehusene har utarbeidet og vedtatt områdeplaner, men utfordringen med å beskrive rehabiliteringstilbudene på en enhetlig måte på nettsidene er kun delvis besvart. Følgende diagnoser-/målgrupper anses spesielt relevante for rehabilitering og ønskes redegjort for på nettsidene. Rehabilitering til pasienter med eller etter: Brudd og slitasjeskader i skjelett/ortopedi Multitraume Bruddskader (for eksempel lårhals, bekken, rygg, lårben) Operasjoner i ryggen Slitasjeskader i hofte eller kneledd Osteoporose Bekkenløsning Hofte- kneprotese Revmatologiske sykdommer Revmakirurgi Ledd og bløtedels- affeksjon som følge av reumatologisk lidelse. Amputasjoner Nye amputasjoner Senfølger/komplikasjoner/senfase. Følgetilstander etter operasjoner tilstander i indre organer, unntatt kreft, hjerte- og lungesykdommer Langvarig redusert funksjonsnivå/allmenntil-stand, bl.a.lymfødem og brannskader. Transplantasjoner Kreftsykdommer Langvarig redusert funksjonsnivå/allmenn-tilstand for eksempel etter kirurgi/ strålebehandling/cytostatika før eller etter behandling. Hjerneslag. Etter akuttbehandling i slagenhet ved helseforetak Intensiv trening lengre ute i pasientforløpet, kronisk fase Nevrologiske og nevromuskulære sykdommer og skader Multippel Sklerose Parkinson Epilepsi Poliomyelitt Huntingtons sykdom (tidlig fase) Nevromuskulære tilstander Ryggmargskader Hjerneskader Andre nevrologiske tilstander. Hjertesykdommer. 9

10 Umiddelbart etter sykehusopphold 6 til 12 uker etter hjertetraume Senere i forløpet avhengig av sykdomsutviklingen Lungesykdommer. Umiddelbart etter sykehusopphold Senere i forløp avhengig av sykdommens utvikling Kroniske muskel- og bløtdelssmerte og utmattelsestilstander (CFS/ME) Vesentlig relatert til mestring Særlige tilbud til pasienter med diagnostisert CFS/ME Sykelig overvekt Diabetes Pasienter med særlig krevende tilstander/ livsfaser. Sanseforstyrrelser Tinnitus og Morbus Meniére Voksne døve og døvblinde med vesentlige tilleggsdiagnoser Synshemmede Barn, ungdom og yngre voksne - diagnoseuavhengig Diagnoseuavhengig, men vesentlig etter store traumer, og ved nevrologisk betingede tilstander. Komplekse og sammensatte lider. Pasienter med komplekst og sammensatt sykdomsbilde (herunder diabetes) med behov for rehabilitering etter behandling/ akutte funksjonstap. Fysisk rehabiliteringsbehov med psykiske tilleggsproblemer Tilbud til pasienter som i tillegg til somatisk rehabiliteringsbehov har slik grad av tilleggsproblemer av psykisk karakter eller relatert til avhengighet at det er behov for særlig tilrettelegging. Arbeidsrettet rehabilitering Det er ikke forventet at sykehusområdene pr i dag skal kunne ha et fullverdig rehabiliteringstilbud til alle målgruppene i sykehuset, men de bør kunne redegjøre for hvilke rehabiliteringsforløp de har og videre planlegger utviklet i forhold til målgruppene beskrevet ovenfor. Rehabiliteringstilbudene bør omfatte og beskrive døgntilbud, dagtilbud, poliklinikk, ambulerende team, og LMS tilbud. Tilbudene bør beskrives som individuelt og/eller som gruppetilbud. I beskrivelsen skal rehabilitering i sykehus, private institusjoner og koblinger eller lenker til rehabilitering i kommunene være med. Regionale oppgaver som følge av kompleksitet eller sjeldenhet skal beskrives. Siden dialogmøte i mai 2011 har vi hatt mye fokus på utvikling av nye nettsider for rehabilitering. Tidligere Web-redaktør i Helse Sør-Øst RHF, Christin Nyland redegjorde i redaksjonsrådet hvordan det er tenkt at rehabiliteringstilbudene presenteres på helseforetakenes nettsider og den regionale KE sin nettside. Det er utarbeidet og distribuert en felles veileder med disposisjon og forslag til sideoppsett for alle sykehusene til utvikling av nettsider for rehabilitering. 4.4 NASJONALT NETTVERK AV REGIONALE KOORDINERENDE ENHETER Det nasjonale nettverket møtes jevnlig og har utarbeidet et mandat for arbeidet. Mandatet sier blant annet: Formål og innhold Deltaking i nettverket er basert på forutsetningen om at samarbeid og utveksling av erfaringer og tjenester mellom de fire enhetene vil tjene utviklingen av habiliterings- og rehabiliteringsfeltene og komme brukere av de regionale koordinerende enhetene til gode. Tema og problemstillinger som tas opp på nettverkets faste møter må derfor være av felles interesse. 10

11 Nettverket avholdt to møter i Ett i Tromsø i april og ett møte i Oslo i november. Disse temaene har vært diskutert: Rehabiliteringsuka planlegging, rapportering og evaluering IP og koordinator + virksomhetsdata Den nasjonale Tenketanken ReHabiliteringsinformasjon på nasjonale nettsider som Helsebiblioteket, helsenorge.no i forhold til hva som presenteres på de regionale og sykehusenes nettsteder. Utveksling av informasjon mellom RKE-nettverket og Helsedirektoratet Tilskuddsforvaltning på søknad om samhandlingsmidler. Møte om fremtidig tettere samarbeid mellom Rehabilitering-Habiliteringsnettverket. Helsedirektoratet stod for innkalling og dagsorden og rehab.rådgivere fra helseregionene deltok. Diskuterte implementering av og bruk av retningslinjer/prosedyrer for IP og KO i spesialisthelsetjenesten Utveksling av erfaringer om veiledningsansvaret for KE i spesialisthelsetjenesten mht IP og KO Planla deltakelse og parallellsesjon på Rehabiliteringskonferansen 2014 i Trondheim. Møte med HelseNorge.no, - hvilke planer foreligger og hvordan vil informasjon om rehabiliteringstjenester blir ivaretatt? Presentasjon ved Glenn Melbye fra Helsedirektoratet. Foreslår Min-IP på Helsenorge.no. Ideen ble godt mottatt av Glenn Melbye som foreslo at dette kunne være et prosjekt. Vi må da søke om midler og Melbye foreslo at vi kontaktet Helsedirektoratet. Videre arbeidet med nettsidene i RKE med fokus Habilitering, informasjon om deres tilbud. Kreftkoordinatorer - informasjon fra Kreftforeningen om ordningen. v/ ved distriktssjef Kåre Dag Mangersnes og rådgiver Nina Saastad 4.5 BRUKERRÅDET I RKE Siden RKEs arbeid er av stor betydning for brukerne av rehabiliteringstjenester har vi sett det som ønskelig å ha en tett dialog med bruker- og pasientorganisasjoner. Det ble derfor etablert et eget Brukerråd for RKE. Første møte ble holdt 2.februar MANDAT FOR BRUKERRÅD TIL REGIONAL KOORDINERENDE ENHET I HELSE SØR- ØST I Helse Sør-Øst er Regional koordinerende enhet lagt til Samhandlingsavdelingen ved Sunnaas sykehus HF. Enheten er etablert i samsvar med krav i lov om spesialisthelsetjenester 2-5b, utdypet i forskrift om habilitering og rehabilitering. Regional koordinerende enhet i Helse Sør-Øst sine nåværende oppgaver er å: Ha oversikt over regionens private og offentlige rehabiliteringstilbud og deres innhold, kapasitet og ventetider. Gi informasjon om private og offentlige rehabiliteringstilbud til pasienter, pårørende og samarbeidspartnere (kommunehelsetjenesten, fastleger, helseforetak, private rehabiliteringsinstitusjoner, brukerorganisasjoner m.fl.). Drifte informasjonstelefonen for rehabilitering med helsefaglig personell og nettsted med oversikt over tilgjengelige rehabiliteringstjenester i regionen. Vurdere alle henvisninger fra fastleger og spesialister til private rehabiliteringsinstitusjoner. Gjennomføre analyser av behov for og forbruk av rehabiliteringstjenester på vegne av regionalt helseforetak, sykehusområder og fagråd. Bidra til utvikling av koordinerende enheter i sykehusområdene i regionen. 11

12 Være pådriver og initiativtaker - sammen med Helsedirektoratet og de øvrige regionale koordinerende enhetene i landet - til planlegging og gjennomføring av den årlige ReHabiliteringsuka. For å løse oppgaven på en god måte for brukerne er det etablert et samråd bestående av 3 representanter fra brukerutvalget til Helse Sør-Øst RHF og 2 representanter fra brukerutvalget på Sunnas sykehus HF, 3 representanter fra Regional koordinerende enhet og 1 representant fra Helse Sør-Øst. Brukerrådet møtes 3 ganger i året i slutten av januar, mai og september (3 uker etter hvert tertial). Utvalget møtes i Helse Sør-Øst lokaler i Oslo hvis ikke annet er avtalt. RKE er ansvarlig for innkallingen, og referatet. Møteledelse går på omgang. Faste punkter til dagsorden er: Informasjonstjenesten, web og telefon utviklingstrekk ved RKE nyheter og aktuelt innen rehabilitering informasjon om RKE henvisninger som Ventetider - målgrupper Saksbehandlingstid på RKE Avslagsprosent klager til fylkesmann eventuelt Både brukerrepresentanter og RKE er ansvarlig for dagsorden i møtene. Brukerrådet skal ha fokus på hvordan RKE løser mandatet og svare på spørsmål om prioriteringer og bidra til forbedringer. (Mandatet ble behandlet i møte ) Brukerrådet hadde møte 11.februar, 16.mai og 23.september Brukerrådet har behandlet 11 saker i Alle sakene har vært tilknyttet RKEs mandat SAKER I 2013 Mandat for brukerrådet Presentasjon av RKE Prinsipper ved vurdering av henvisninger Utvikling av veiviserfunksjon Habilitering. At samarbeidsprosjekt RKE/SUNNAAS og RHABU+HAVO/OUS Rehabiliteringsuka og rehabiliteringskonferansen 2013 Nettsiden- ønske om kvalitetsindikatorer og direkte lenker til rehab.program under oversikten om ventetider. Oppfølging av klager til Fylkesmann- Hva skjer med pasienter som får beskjed om at de har et behov som bør ivaretas av kommunen Innspill til nye eller endrede behov for rehabiliteringstilbud. Nye anskaffelser fra 2015 Brukerrepresentantene ønsker at Helse Sør-øst følger mer opp avtalene med de private, med mer kontroll. Brukerrådet ønsker at det utvikles et evalueringsverktøy som er mer anvendbart enn dagens brukerundersøkelse. 4.6 REHABILITERINGSUKA Rehabiliteringsuka 2013 ble arrangert i samarbeid med de andre helseregionene og Helsedirektoratet. Innenfor helseregion Sør-øst var det aktiviteter i 4 helseforetak, 5 private rehabiliteringsinstitusjoner og i 18 kommuner/bydeler. I tillegg arrangerte Helse Sør-Øst RHF og Sunnaas sykehus HF Regional ReHabiliteringskonferanse Oktober, og Sunnaas sykehus HF med flere samarbeidspartnere arrangerte fotoutstilling og markering av åpningen av ReHabuka på Rådhusplassen mandag 21. oktober. 12

13 Informasjon om ReHabuka og mulighet til å søke midler til aktiviteter i spesialisthelsetjenesten ble sendt ut til KE i alle helseforetak, private rehabiliteringsinstitusjoner og private/ideelle sykehus i regionen pr e-post i juni og i september, samt publisert på vår nettside. Oversikt over og beskrivelse av alle aktivitetene er beskrevet på nettsiden vår Kommunene Gjøvik, Os, Rendalen, Risør, Sandefjord, Skedsmo, Sør-Odal og Tynset, samt bydelene Nordstrand og Sagene sendte beskrivelse/program om arrangementene til oss i RKE i forkant av arrangementene. 10 kommuner/bydeler har sendt oss rapport/oppsummering etter gjennomført aktivitet (se rapporten fra rehabiliteringsuka i vedlegg 1). 4.7 DEN REGIONAL REHABILITERINGSKONFERANSEN 2013 Formålet med konferansen Bidra til å skape engasjement for utvikling av gode ReHabilieringstjenester Formidle kunnskap om sentrale føringer for ReHabiliteringsarbeidet Nettverksbygging, dialog og erfaringsutveklsling Dette var den 10 Regionale ReHabiliteringskonferansen som ble arrangert og for 5 gang arrangert på Hotell Arena i Lillestrøm. Vi har god erfaring med å avholde arrangementet på Hotell Arena i forhold til service, lokaliteter og beliggenhet. I år var deltagerantallet på 266 personer. 40 av disse var innledere, møteledere, sekretariat og programkomité. Se for øvrig vedlegg 2; rapport fra Regional ReHabiliteringskonferanse

14 4.8 VEIVISERFUNKSJON FOR HABILITERING Det er i løpet av 2013 laget ferdig et forslag til innhold og struktur for nettsider med veiviserfunksjon habilitering(se vedlegg 3). Prosjektet drives av Oslo universitetssykehus, RHABU og HAVO, med bistand fra Regional Koordinerende enhet. Nettsidene vil produseres våren 2014 når ny nettsideløsning for Helse Sør-Øst er satt i drift. 14

15 5 MOTTAK REGISTRERING OG VURDERING AV HENVISNINGER Regional koordinerende enhet saksbehandler og vurderer henvisninger fra fastleger og avtalespesialsiter til rehabiliteringsopphold i de private rehabiliteringsinstitusjonene. Vurdering av rett til nødvendig helsehjelp eller behov for helsehjelp i spesialisthelsetjenesten gjøres av legespesialister tilknyttet. 15

16 5.1 HENVISNINGER FRA FASTLEGER TIL PRIVATE REHABILITERINGSINSTITUSJONER I 2013 Nye Henvisninger i Helse Sør-Øst / I 2013 vurderte enheten nye henvisninger hvilket tilsier en liten oppgang fra i fjor. Avslagsprosenten har variert lite gjennom året. 1.tertial 21 %, 2.tertial 22,5 %, og 3.tertial 24 %. Avslagsprosenten har vært stabil de siste tre årene. Pasientenes alder i år år 67<år Alderssammensetningen er som tidligere år. Det er absolutt flest i yrkesaktiv alder og det er flere eldre enn unge og barn. 16

17 2500 Totalt antall henvisninger fylkesvis i Hordaland Fylkeskommune 0,1 Henvisninger pr 1000 innbyggere i 2013 Sogn Og Fjordane 0,1 Rogaland Fylkeskommune 0,1 Sør-Trøndelag Fylkeskomm 0,2 Nord-Trøndelag Fylkeskom. 0,2 Troms Fylkeskommune 0,2 Nordland Fylkeskommune 0,2 Finnmark Fylkeskommune 0,3 Møre Og Romsdal 0,3 Oslo Fylkeskommune 2,6 Vest-Agder Fylkeskommune 3,0 Aust-Agder Fylkeskommune 3,7 Vestfold Fylkeskommune 4,0 Akershus Fylkeskommune 4,2 Telemark Fylkeskommune 4,6 Østfold Fylkeskommune 5,7 Buskerud Fylkeskommune 6,6 Oppland Fylkeskommune Hedmark Fylkeskommune 9,6 9,8 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 17

18 Henvisninger pr 1000 innbyggere til private institusjoner i Helse Sør-Øst i 2011 Rogaland Fylkeskommune Hordaland Fylkeskommune Troms Fylkeskommune Sogn Og Fjordane Sør-Trøndelag Fylkeskomm. Nordland Fylkeskommune Nord-Trøndelag Fylkeskom. Finnmark Fylkeskommune Møre Og Romsdal 0,3 0,3 0,4 0,5 0,5 0,6 0,7 0,7 1,0 Oslo Fylkeskommune 2,7 Vest-Agder Fylkeskommune Vestfold Fylkeskommune Aust-Agder Fylkeskommune Akershus Fylkeskommune 3,3 3,6 4,0 4,3 Telemark Fylkeskommune Østfold Fylkeskommune 5,3 5,4 Buskerud Fylkeskommune 7,1 Oppland Fylkeskommune 8,6 Hedmark Fylkeskommune 9,6 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 Flest henvisninger var det fra innbyggere i Akershus, men hvis vi korrigerer for folketallet er det flest henvisninger fra Hedmark og Oppland. Lavest antall henvisninger er det fra Oslo korrigert for folketallet. Hvis vi ser på fordelingen totalt blir gjennomsnittelig antall henvisninger pr 1000 innbyggere ca 5,4(5,5 i 2011) henvisninger (eller opphold) pr år. Telemark og Østfold ligger på gjennomsnittet, mens Oslo, Akershus, Vestfold, Vest- og Aust-Agder ligger under gjennomsnittet og Buskerud, Oppland og Hedmark ligger over gjennomsnittet. Spriket mellom Oslo og Hedmark er stort, men det er viktig å være oppmerksom på at tallene på henvisninger fra sykehusene ikke er med i tallene her. Dette er kun tall på henvisninger fra fastleger og avtalespesialsiter som er sendt via RKE. En annen faktor kan være at man i by-områder i større grad benytter ambulante tilbud. Det er ingen store endringer i bruken av rehabiliteringstilbudene fylkene i mellom når vi sammenligner 2011 med

19 Ikke klassifisert L-diabetes C-Amputasjoner D-Følgetilstander opr, unntatt kreft I-Lungesykdommer M-Sanseforstyrrelser- Tinnitus og Mb E-kreft H-hjertesykdom P-Somatikk komb m/ psykisk / rus B-Reumatologiske sykdommer F-Hjerneslag K-sykelig overvekt O-Komplekse og sammensatte lidelser N-tilbud yil barn, yngre og voksne v/ R-Rehabilitering med arbeid som mål G-nevrologiske sykdommer A-Brudd og slitasjeskader i skjelett J-kroniske muskel og bløtdelssmerte Henvisninger pr målgruppe i Tallene gjelder for Antall henviste pasienter fra fastleger til private rehabiliteringsinstitusjoner etter målgrupper i perioden fra 2011 til Tallene i tabellen refererer til Det er ingen store endringer, men for noen grupper er det økende antall henvisninger over tre år og for andre litt færre. Man har forventet en nedgang i forhold til gruppen Brudd og slitasjeskader siden disse pasientene i større grad utskrives hjem m/lokale tilbud etter behandling på sykehus. For gruppen med kroniske muskel og bløtdelssmerte er det en jevn økning til tross for at legespeisalister tilknyttet de regionale vurderingsenhetene mener at denne pasientgruppen i større grad bør ivaretas av tilbud gitt i kommunehelsetjenesten. Etter omlegging av henvisningsrutiner for sykelig overvekt, som nå henvises via medisinske poliklinikker, er det færre henvisninger gjennom RKE for denne gruppen. 5.2 BEMANNING TIL VURDERING AV HENVISNINGER REHABILITERINGSRÅDGIVER/SEKRETÆR Det settes av 4 personer til daglig bemanning av saksbehandling (lese, prioritere, registrere henvisninger og formidle svarbrev) og informasjonstelefon. I forhold til andre oppgaver tilknyttet RKE blir arbeidet med henvisninger og informasjonstelefonen prioritert LEGESPESIALISTER TILKNYTTET VURDERING AV HENVISNINGER Legegruppen utgjør spesialister innen Fysikalsk medisin og rehabilitering, Nevrologi, Ortopedi, Revmatologi og Arbeidsmedisin. Alle er tilknyttet med sikker mobil tilgang til PAS/EPJ. Dette gjør vurdering av henvisninger fleksibelt og gjør at henvisningene vurderes og prioriteres fortløpende. Median vurderingsdager i 2011 var 11 dager. I 2013 var det median 5 dager. Totalt beregnet tid til vurderingsarbeidet i 2013 tilsvarer 2,7 overlegestillinger på årsbasis. Da er rådgivende lege i 50 % tatt med. Til sammenligning var det 2,5 overlegestillinger i 2011, men da var det noen færre leger med i ordningen totalt og det tok lenger tid å 19

20 vurdere en henvisning. Siden en del tid går med til opplæring og besøk på institusjoner vil flere leger i ordningen øke tidsbruken pr henvisning, men til gjengjeld øke legitimiteten av vurderingene som gjøres. 5.3 UTVIKLING AV VURDERINGSKOMPETANSE - ETABLERING AV NASJONALT NETTVERK FOR LEGER TILKNYTTET VURDERINGSENHETER I 2013 er det etablert sentralisert vurdering av henvisninger for rehabilitering i alle helseregionene. Alle enhetene vurderer henvisninger fra fastleger for alle borgere bosatt i egen region til private rehabiliteringsinstitusjoner i og utenfor egen helseregion. For å avstemme arbeidet nasjonalt slik at vurdering av rett til helsehjelp i spesialisthelsetjenesten blir mest mulig like, rettferdige og konsistente har vurderingsenhetene utviklet et nettverkssamarbeid av leger for å utvikle vurderingskompetanse nasjonalt. Nettverket møtes minst to ganger i året. I møtene blir det undervist om relevante lover, prioriteringsforskrifter, nasjonale retningslinjer, nasjonale- og faglige veiledere og forskning. Fremlegg av kasusstikker og med påfølgende diskusjoner med avstemming av synspunkter med konsensus som mål. 5.4 OPPFØLGING AVTALER MED PRIVATE REHABILITERINGSINSTITUSJONER I fra ble nye inngåtte ytelsesavtaler med 30 private rehabiliteringsinstitusjoner gjeldende. Hvert år etter statsbudsjettet og eiermøte er det individuelle oppfølgings- og justerings-møter mellom Helse Sør-øst RHF og de private rehabiliteringsinstitusjonene. RKE deltok i 2013 med observatørstatus i alle disse møtene. Det er viktig for RKE å ha god kjennskap til hvilke utfordringer institusjonene opplever i det daglige og å kunne gi innspil til hvor man kan se at det kan være behov for justeringer i forhold til målgruppene. 5.5 NULL-TOLLERANSE FOR FEIL VED REGISTRERING OG VURDERING AV HENVISNINGER GIR INGEN FEIL I 2013 Vi har i løpet av året hatt fokus på forskjellige typer feil som kan oppstå. Begrepet null-tolleranse for feil har vært vanskelig å operasjonalisere. Så lenge vi har en rekke manuelle rutiner med mange involverte til registrering og vurdering av henvisninger vil det oppstå feil. Vi har gjennom året økt fokus på områder vi ser det kan oppstå feil. Feil pasientadresse, feil i registrering av fastlege, feil adresse på fastlegen, feil skanning, feilsortering ved postutsendelse osv. Vi har fortløpende endret rutiner for å forbedre. Feil er registrert i TQM gjennom hele året, men det har vært vanskelig å bearbeide funnene. Mange feil skyldes mangel på sikre systemer. For eksempel er det mulig å vurdere en henvisning, konkludere og lukke saken uten at det blir gitt beskjed til noen parter om hva som ble konklusjonen. Mangel på sikre elektroniske løsninger gir mange manuelle rutiner som gir mange muligheter for feil. Feil og mangler i adresseregistre gir også mange feil. Vi finner også feil i folkeregisteret, hvor pasienten har flyttet uten at det er rettet. 20

21 5.6 ELEKTRONISKE LØSNINGER OG HENVISNINGER I NORSK HELSENETT RKE har kunnet motta elektroniske henvisninger fra oktober De fleste fastleger er i stand til å sende henvisninger elektronisk og de fleste institusjonene kan motta elektroniske henvisninger. I 2011 var 4 % av henvisningene elektroniske. I 2013 var det ikke mulig å få statistikk på antall elektroniske henvisninger, men noe stor økning har det ikke vært. PAS/EPJ-løsningen DIPS har ikke utviklet mulighet for dialogmeldinger eller svar til henviser. I de tilfellene hvor man ønsker å be om tilleggsopplysninger, gi rett til helsehjelp eller gi avslag, må man sende henvendelsen i ordinær postgang. Det er ikke mulighet for å videresende henvisninger i gjennom Norsk Helse-nett (NHN). Det nasjonale adresseregisteret som er under utvikling gjennom Oseanprosjektet hadde som mål å få 80% av fastlegene koplet til adresseregisteret i løpet av 2013, men så skjedde ikke. Får vi dette til å virke vil både sikkerhet og tempo øke. Dessuten vil man slippe alt arbeid og feil i forbindelse med manuell registrering og skanning av henvisninger. Vi har stort trykk på dette arbeidet, men opplever at utviklingen går trengt. 6 BEMANNING RKE har til sammen 8 stillinger pluss rådgivende overlege i 50 % og 1 enhetsleder. De 8 stillingene består av 4 sykepleiere/rehabiliteringsrådgivere og 1 fysioterapeut/rehabiliteringsrådgiver, 1 sykepleier/rådgiver, 1 helsesekretærer og 1 konsulent. Enheten har tilknyttet flere legespesialister på tilsigelsesavtale for å vurdere henvisninger. Det er fem eksterne og fire interne legespesialister. Tom Alkanger Enhetsleder RKE 7 VEDLEGG 7.1 VEDLEGG 1 RAPPORT FRA REHABILITERINGSUK 21

22 22

23 23

24 24