Rettleiar til lokal samarbeidsavtale

Transkript

1 Rettleiar til lokal samarbeidsavtale Versjon 2 Godkjend

2 Innhald I Innleiing... 3 II Rettleiande mal for lokal samarbeidsavtale Samarbeidspartar Formål Styring og leiing av det felles lokale kontoret Tilsetting av leiar(ar) og medarbeidarar i det felles lokale kontoret Medavgjerd Lokale mål- og resultatkrav Utføre oppgåver på kvarandre sine fullmaktsområde Tenesteområde som inngår i det felles lokale kontoret Samhandling med nærskylde kommunale og statlege tenester Brukarmedverknad Universell utforming Kompetanseutvikling Personvern/Informasjonstryggleik/Beredskap Informasjon/profil Drift Prinsipp for tvisteløysing ved lokal usemje Revisjon Avtaleperiode III Aktuelt materiale

3 I Innleiing Arbeids- og velferdsforvaltingslova 13 og 14 føreset felles lokale kontor som dekkjer alle kommunar og pålegg stat og kommune å etablere felles lokale kontor gjennom ei forpliktande avtale mellom to likeverdige partar. Rettleiar til lokal samarbeidsavtale versjon 2.0 er utarbeidd av KS og Arbeids- og velferdsetaten og gjeld for utarbeiding av lokal samarbeidsavtale (heretter kalla samarbeidsavtale) som i samsvar med arbeidsog velferdsforvaltingslova blir inngått mellom statleg og kommunal representant med fullmakt i den enkelte kommune. Grunnlaget for rettleiaren er rammeavtala mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om ny arbeids- og velferdsforvalting (NAV) datert 21. april 2006 og lov 16. juni 2006 nr. 20 om arbeids- og velferdsforvaltinga (arbeids- og velferdsforvaltingslova) som tro i kraft 1. juli Vi viser elles til Ot.prp. nr. 47 ( ) Om lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltingslova), jf. Inst. O nr. 55 ( ) frå arbeids- og sosialkomiteen. Dei felles lokalkontora skal m.a. forvalte følgjande hovudlover: - arbeidsmarknadslova - folketrygdlova - sosialtenestelova Omfanget av samarbeidsavtala vil kunne variere noko frå kommune til kommune, t.d. i høve til tenesteinnhald overfor brukarane, storleiken på kontoret osb. Før stat og kommune inngår samarbeidsavtale skal innhaldet i samarbeidsavtala drøftast med tilsette sine organisasjonar. Vi viser til vedlegg 2. Samarbeidsavtala skal gi naudsynte føringar i høve til: - kva tenestetilbod som skal liggje i det felles lokale kontoret utover minstekrava i lova - fysisk lokalisering av kontoret - økonomiske rammevilkår og fordelingsnøklar mellom stat og kommune - organisering av kontoret i høve til brukarar/samfunn, og korleis samhandlinga med desse og mot tenestetilbodet elles skal vere - om det skal vere ein eller to leiarar for kontoret og kva fullmakter leiarane/leiaren skal ha - om det blir valt éin leiar, må det avklarast om denne skal tilsettast på kommunale eller statlege vilkår - korleis leiarstillinga(ne) blir kunngjort iht. gjeldande reglar - eventuell fullmakt til avgjerder i sakstilhøve på tvers av sektorane Samarbeidsavtala mellom stat og kommune skal avklare og definere dei meir overordna rammene for verksemde i det felles lokale kontoret. Eventuelle tilhøve som har med arbeidstakarane å gjere, skal drøftast i forkant med dei tilsette sine organisasjonar. 3

4 KS og Arbeids- og velferdsetaten har utarbeidd ein eigen rettleiar om kostnadsfordeling mellom kommune og stat, vedlegg 3. Vi viser til anna rettleiande materiale som skal forenkle etablering og drift av det felles lokale kontoret, m.a. Håndbok for etablering av Nav-kontor m/nedtellingskalender, vedlegg 4. Utdrag frå arbeids- og velferdsforvaltingslova Kapittel 3 Arbeids- og velferdsetatens og kommunenes felles lokale kontorer 13 Felles lokale kontorer Arbeids- og velferdsetaten og kommunene skal ha felles kontorer som dekker alle kommuner. Kontoret skal ivareta oppgaver for etaten og kommunens oppgaver etter sosialtjenesteloven kapitel 5. Etaten og kommunen kan avtale at også andre av kommunens tjenester skal inngå i kontoret. Kontoret skal så langt det er mulig og rimelig utformes ut fra prinsippet om universell utforming. 14 Samarbeid og oppgavedeling Kontoret skal opprettes ved avtale mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen. Avtalen skal inneholde bestemmelser om lokalisering og utforming, organisering og drift av kontoret, hvilke kommunale tjenester som skal inngå i kontoret, og hvordan kontoret skal samhandle med representanter for kontorets brukere og kommunenes øvrige tjenestetilbud. Avtalen kan inneholde bestemmelser om å utføre oppgaver for hverandres myndighetsområder. Departementet gir forskrift om rammene for slike bestemmelser. Hvis kommunen delegerer sin myndighet til et interkommunalt organ eller en vertskommune, kan avtalen inngås med dette organet eller vertskommunen. Departementet kan gi forskrift om løsning av tvister mellom etaten og kommunen. 15 Samarbeid med brukeren og individuell plan Enhver som henvender seg til kontoret, har rett til informasjon om arbeids- og velferdsforvaltningens tjenester og ytelser. Kontoret skal tidligst mulig avklare brukerens helhetlige behov. Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med brukeren. Den som har behov for langvarige og koordinerte tjenester, har rett til å få utarbeidet individuell plan. Planen skal utformes i samarbeid med brukeren. Kontoret skal samarbeide med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for den det gjelder. Departementet kan gi forskrift med nærmere bestemmelser om hvem retten til individuell plan gjelder for og om planens innhold. 16 Behandling av personopplysninger ved det felles lokale kontoret Taushetsplikt etter denne loven eller etter sosialtjenesteloven er ikke til hinder for at opplysninger er tilgjengelig for ansatte innen kontoret i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, blant annet til bruk ved veiledning i andre saker. 4

5 II Rettleiande mal for lokal samarbeidsavtale 1. Samarbeidspartar Punktet skal beskrive kven som er samarbeidspartar. Om kommunen delegerer fullmaktene sine til eit interkommunalt organ eller ein vertskommune, kan samarbeidsavtala inngåast med dette organet eller vertskommunen. Samarbeidsavtala er inngått mellom.. kommune og Arbeids- og velferdsetaten i (fylket). Samarbeidsavtala gjeld etablering og drift av felles lokalkontor. 2. Formål Samarbeidsavtala omtalar hovudmåla for det arbeidet som stat og kommune skal gjere saman i det felles lokale kontoret med fokus på at brukaren skal oppleve heilskaplege tenester. Samarbeidsavtala kan i tillegg òg omtale andre statlege og kommunale mål eller føringar for samarbeidet i kontoret. Samarbeidsavtala blir inngått med heimel i lov om arbeids- og velferdsforvaltinga, 14. Føremålet med samarbeidsavtala er, i samsvar med måla i arbeids- og velferdsforvaltingslova og rammeavtale om arbeids- og velferdsforvalting mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS, i fellesskap å arbeide for å få fleire i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Vidare at tenestene skal opplevast som enklare og vere tilpassa brukaren sine behov og at det utviklast ein heilskapleg og effektiv arbeids- og velferdsforvalting. NAV NN skal arbeide etter arbeids- og velferdsforvaltinga sin visjon Vi gir mennesker muligheter. Kommunen og staten er likeverdige samarbeidspartnarar som aktivt skal bidra til å skape eit godt arbeidsfellesskap. Saman skal samarbeidspartane skape eit velfungerande arbeids- og velferdskontor som står fram som ei eining for brukarane. I tillegg legg vi følgjande andre lokale mål til grunn for samarbeidet: (fyll inn) 5

6 3. Styring og leiing av det felles lokale kontoret Punktet skildrar styring og leiing av det felles lokale kontoret, regulert gjennom samarbeidsavtala. Samarbeidsavtalene kan her bli ulike, mellom anna avhengig av graden av delegasjon som blir brukt. Lov om arbeids- og velferdsforvaltinga opprettheld ei klar deling mellom statsetaten og kommunen sitt ansvarsområde. Dette gir eit todelt ansvars- og styringssystem. Kontoret vil anten det har ein eller to leiarar stå under instruksjon av både Arbeids- og velferdsetaten og kommunen. Dei to delane av det felles lokale kontoret har høvesvis Arbeids- og velferdsetaten og kommunen som overordna organ. Det er svært viktig at kontora sikrar at brukarane møter ei heilskapleg førstelineteneste med ei gjenkjenneleg inngangsdør til arbeids- og velferdsforvaltinga sine samla tenester. Dei felles lokale kontora skal opplevast av brukarane som ei samla eining der stat og kommune tar eit felles ansvar. Brukarane sine behov skal vere styrande, og det felles lokale kontoret sørgjer for all naudsynt koordinering både innetter i arbeids- og velferdsforvaltinga og mot andre relevante tenester som brukaren har behov for. Stat og kommune vil ha behov for å samordne overordna styringssignal. Spørsmål som går inn under sektorane sine hovudavtaler skal handsamast på ordinær måte med dei tillitsvalde. Dei formelle og reelle styringslinene går frå overliggande høvesvist statleg og kommunalt ledd direkte til leiaren NAV-kontoret, på same måte som rapporteringslinene tilbake gjer. Medavgjerd skjer i tråd med gjeldande avtaleverk. Sjå òg vedlegg 2. Stat og kommune kan gjennom samarbeidsavtala avgjere om dei skal utføre oppgåver på kvarandre sitt kompetanseområde. Kva fullmaktsoppgåver som kan delegerast, avgrensast ikkje av lova, men departementet gir forskrift. Sjå vedlegg 8. Sjølv med delegering av fullmaktsoppgåver mellom stat og kommune, vil det tospora ansvars- og styringssystemet likevel bli oppretthalde. Det lokale kontoret sin leiar(ar) må framleis følgje instruksar, halde budsjett og rapportere til høvesvis statsetaten og kommunale styresmakter. Det vil òg vere mogleg for statsetaten eller kommunen å endre eller å trekkje tilbake delegeringa ved eit lokalt kontor, om tilhøva endrar seg eller delegeringa ikkje fungerer fullnøyande. I lovgrunnlaget er det opna for både einskapleg og todelt leiing. Dette skal regulerast gjennom samarbeidsavtala. Om ein vel liten grad av oppgåveutføring på kvarandre sine område, vil utgangspunktet kunne vere at ein leiar har det faglege og administrative ansvaret for statsetaten sine oppgåver og personell og ein annan leiar får det faglege og administrative ansvaret for kommunen sine oppgåver og personell. Ifølgje forarbeida til lova blir kontoret tilrådd å etablere felles administrativ leiing. 6

7 Dette gir høve for ulike modellar for leiarstruktur for det felles lokale kontoret. Her er skildra tre variantar i to modellar: Modell A: Einskapleg administrativ og faglig leiing: Ein leiar har det felles administrative og faglige ansvaret for alle delar av det felles lokale kontorets si verksemd, denne leiaren har ansvars- og styringsliner til kommunen og Arbeids- og velferdsetaten og forheld seg til båe eigarane. Modell B: Einskapleg administrativ leiing: Ein felles administrativ leiar for kontoret har ansvar for administrativ del av dagleg drift og representerer kontoret utetter i saker som vedkjem kontoret på tvers av statleg/kommunalt ansvar. To leiarar har fagleg ansvar for høvesvis kommunale og statlege tenesteområde, der dei forheld seg til sine overordna i høvesvis kommunen og statsetaten. Ein av dei faglege leiarane kan alternativt vere administrativ leiar og forhalde seg til båe eigarane. - Delegasjon av fullmaktsområde - Kva leiarmodell vil vere mest tenleg på vårt kontor - Samordning av styringssignal mellom stat og kommune Leiing Det felles lokale kontoret i. er samd om følgjande leiarmodell: (fyll inn omtale av vald løysing) Styring Det blir halde møte mellom rådmannen i og fylkesdirektør for Arbeids- og velferdsetaten etter behov, til dømes eitt til to møte i året, i., for å samordne overordna styringssignal for verksemda frå kommune og stat. 4. Tilsetting av leiar(ar) og medarbeidarar i det felles lokale kontoret Praktiseringa av reglane for medavgjerd og ivaretaking av arbeidsgivarfunksjonen vil vere ulik avhengig av kva organisasjonsmodell ein legg til grunn. Tilsettingar på statlege vilkår er regulert av tenestemannslova og etaten sitt personalreglement, mens tilsettingar på kommunale vilkår skjer iht. lokal kommunal prosedyre på området. Sistnemnte kan variere noko frå kommune til kommune. 7

8 Det er ein viktig føresetnad at dei vilkåra (statlege eller kommunale) ein felles leiar blir tilsett etter, ikkje påverkar leiaren sitt reelle ansvar eller åtferd korkje overfor brukarane, dei tilsette eller eigarane. Kunngjeringskretsen vil vere ulik ved tilsetting av felles leiar og medarbeidarar. Stilling som felles leiar bør, om den blir kunngjort internt, kunngjerast både innanfor statleg og kommunal sektor, mens intern kunngjering for medarbeidarar blir styrt ut frå om statlege eller kommunale vilkår gjeld for stillinga. Sjølv om innstillinga og tilsettingsvedtaket må skje etter gjeldande statleg eller kommunalt regelverk, er ikkje dette til hinder for at den praktiske arbeidsprosessen fram til innstilling/tilsetting skal gjerast, blir lagt opp slik at det på ein god måte sikrast deltaking frå alle partar i tilsettingssaka. 5. Medavgjerd Medavgjerd vil vere ulik ved høvesvis etablering av felles lokalt kontor og ved etterfølgjande ordinær drift av kontoret. Sjå vedlegg 2. Ordningane som blir etablerte i dei felles lokale kontora, må vere mest mogleg inkluderande, slik at tilsette og tillitsvalde blir gitt informasjon så tidleg som mogleg og så omfattande som mogleg. Det må òg vere tryggleik for at same informasjon blir gitt båe vegar. Vidare må dei tilsette sine interesser ivaretakast gjennom deira tillitsvalde med tilrettelegging for samarbeid. God medavgjerd skal sikre at dei tillitsvalde tek del i avgjerder som vedkjem dei tilsette sine tilhøve, og bidra til å forplikte tillitsvalde og tilsette i utviklinga av verksemda. Dei tilsette i høvesvis kommune og stat har ulike lov- og avtaleverk å forhalde seg til m.a. når det gjeld tilsettingar, rekruttering, medavgjerd og lønns- og arbeidsvilkår. Det er ein politisk føresetnad at dei tilsette i kommune og stat skal følgje sine lønns- og arbeidsvilkår som er nedfelt i tariffavtalene òg etter etableringa av dei felles lokale kontora. Sjølv om det er skilnader i hovudavtalene i kommunesektoren og i staten, er intensjonane i desse hovudavtalene nokså identiske. Dette inneber at skilnadene når det kjem til praktisk samhandling ikkje med naudsyn treng å føre med seg store skilnader. Det finst likevel enkelte formelle reglar som er vesentleg ulike, døme på det er mellom anna at i staten er det forhandlingsrett på ulike område som òg gir rett til tvistehøve, om partane ikkje skulle bli samde, jf. Hovudavtala i staten 13. Medavgjerd ved oppretting og etablering av det felles lokale kontoret Samarbeidsavtala sitt omfang vil kunne variere litt frå kommune til kommune, t.d. i høve til tenesteinnhald overfor brukarane, storleiken på kontoret osb. Det er viktig at lokal leiar får vide nok fullmakter til at det 8

9 kan utøvast god samhandling og medavgjerd med dei tillitsvalde i kontoret og at partane lokalt finn praktiske løysingar som gjer samhandlinga mest mogleg rasjonell og involverande. Samarbeidspartane må leggje vinn på at det leggast til rette for reell medavgjerd i kontoret, med ein open og inkluderande prosess, som er i tråd med intensjonane i NAV-reforma. Dette krev leiarar og tillitsvalde som har ein god dialog, tillit og respekt for kvarandre sine roller og oppgåver, slik at det kan kommuniserast forventingar, resultatkrav og verkemiddel med same innhald og forståing ned til den enkelte medarbeidaren. Medavgjerd ved det felles lokale kontoret blir utøvd innanfor ramma av hovudavtalene. Sjå vedlegg 2. Stat og kommune vil leggje til rette for tenlege system for god samhandling og reell medavgjerd i kontoret. 6. Lokale mål- og resultatkrav Sentrale krav til mål- og resultatstyring vil skje gjennom årlege tildelingsbrev frå staten for dei statlege oppgåvene som skal løysast i det lokale kontoret og gjennom kommunale styringsdokument for dei kommunale oppgåvene. Det er viktig at mål- og resultatkrava bidreg til at alle tenestene i kontoret trekkjer i same retning. Det kan då vere tenleg å fokusere mest på slutteffektane av innsatsen, spesielt i høve til hovudmåla med reforma om å få fleire i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Det er viktig at det blir avtalt og gitt tilgang til periodisk styringsinformasjon frå kommune til stat og frå stat til kommune. Samarbeidsavtala bør innehalde ein tidsplan for periodisk resultatgjennomgang. Resultatgjennomgangen skjer innanfor den enkelte styringsline. Vidare er det viktig at partane saman vurderer resultat, meirverdi og eventuelt andre effektar av det felles lokale kontoret sin innsats. Leiar har ansvar for at det blir utarbeidd årleg verksemdsplan for det felles lokale kontoret i samarbeid med dei tilsette sine organisasjonar. Behovet for styringsinformasjon frå Arbeids- og velferdsetaten til kommunedelen i det felles lokale kontoret blir teke vare på gjennom å gi tilgang til statleg styringsinformasjon. Styringsinformasjon frå kommune til stat blir teke vare på gjennom å gi tilgang til den kommunale styringsinformasjonen. 9

10 7. Utføre oppgåver på kvarandre sine fullmaktsområde Ot. prp. nr. 47 ( ) pkt og arbeids- og velferdsforvaltingslova 14 opnar for at stat og kommune gjennom den lokale samarbeidsavtala kan avtale at tilsette hos den eine samarbeidsparten kan utføre oppgåver på den andre samarbeidsparten sitt kompetanseområde. Kva kompetanseområde som kan delegerast på denne måten, blir ikkje avgrensa av lova, men departementet gir forskrift som nærmare regulerer og eventuelt avgrensar høvet til delegering. Sjå vedlegg 8. Råd og rettleiing på kvarandre sine område blir ikkje omfatta av disse reglane, og kan utøvast utan nærmare avtaleregulering. Om dei tilsette skal kunne gjere vedtak eller utløyse økonomiske rettar på det andre fullmaktsområdet, krev likevel lova at dette er nedfelt i samarbeidsavtala. Noko av siktemålet med å lage avtalereglar om dette, er å opne høvet for fleksibel bruk av personale i det felles lokale kontoret. Ved inngåinga av samarbeidsavtale som inneheld slike reglar, skal sjølve delegasjonsvedtaket leggast ved som vedlegg til samarbeidsavtala. Delegasjonsvedtaket må omtale kva kompetanse som er delegert til den felles leiaren, og må oppgi om han skal ha det utøvande handsamingsansvaret etter personopplysningslova. Det må vidare oppgi kva oppgåver som kan utførast av dei tilsette hos den andre parten. Vedtaket skal òg innehalde tilvising til aktuelle styringsdokument, lover, forskrifter og instruksar. På kva område er det tenleg at statlege og kommunalt tilsette òg utfører arbeidsoppgåver for den andre samarbeidsparten? Ver konkret på kva fullmaktsområder det gjeld. Delegert fullmakt må framleis utøvast innanfor dei lovene, forskriftene og instruksjonane som gjeld. Samarbeidspartane er samde om å ha felles administrativ og faglig leiing for den statlege og kommunale delen av kontoret (stryk om det ikkje passar). Leiaren sine fullmakter går fram av vedlagte delegasjonsvedtak. Samarbeidspartane er samde om at dei tilsette i Arbeids- og velferdsetaten kan utføre oppgåver på kommunens fullmaktsområde. Nærmare omtale av kva oppgåver dette gjeld, går fram av vedlagte delegasjonsvedtak. (stryk om det ikkje passar) Samarbeidspartane er samde om at dei tilsette i kommunen kan utføre oppgåver på Arbeids- og velferdsetatens fullmaktsområde. Nærmare omtale av kva oppgåver dette gjeld, går fram av vedlagte delegasjonsvedtak. (stryk om det ikkje passar) 10

11 Delegert fullmakt må utøvast innanfor dei til ei kvar tid gjeldande styringsdokument, lover, forskrifter og instruksjonar. Nærmare tilvising til desse går fram av vedlagte delegasjonsvedtak. Delegasjonsvedtaka kan til ei kvar tid endrast eller trekkjast tilbake. 8. Tenesteområde som inngår i det felles lokale kontoret Punktet skal omtale tenestene det felles lokale kontoret skal tilby innbyggarane. I samsvar med 13 og 14 i arbeids- og velferdsforvaltingslova skal det felles lokale kontoret vere den lokale representasjonen til Arbeids- og velferdsetaten. Lova pålegg òg at det felles lokale kontoret som eit minimum skal dekkje kommunen sitt ansvar for økonomisk sosialhjelp, råd og rettleiing og arbeidet med individuelle planar. Lova gir ingen ytre rammer for kva tenester som skal inn i det felles lokale kontoret. Kommunale oppgåver som ikkje blir lagt inn i den organisatoriske eininga, kan likevel lokaliserast saman med det felles lokale kontoret. Rammeavtala om arbeids- og velferdsforvalting mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS omhandlar i punkt 5 Arbeidsrettede tjenesteområder i de felles lokale kontorene, der det heiter: Partene vil stimulere til utprøving av ulike samarbeidsmodeller mellom statsetaten og kommunene med tanke på at det totale virkemiddelapparatet skal brukes på mest mulig effektiv måte sett fra brukerens side. Partene vil peke på at statlig og kommunal forvaltning skal kunne utføre oppgaver for hverandre og at kommuner i særlige tilfeller kan ta ansvaret for arbeidsmarkedstiltakene for sosialhjelpsmottakerne, jf. lovforslaget 4 og 14. Oppgåvedifferensiering knytt til arbeidsmarknadstiltak skal regulerast gjennom forskrift utarbeidd av Arbeids- og inkluderingsdepartementet. Arbeidsmarknadstiltak kan overtakast av kommunen gjennom søknad til Arbeids- og inkluderingsdepartementet. I vurderinga av kva kommunale tenester som skal leggast til det felles lokale kontoret, kan det vere naturleg å ta utgangspunkt i dei tenestene som i dag ligg til sosialkontoret i kommunen. Ein bør vurdere òg å inkludere kommunale tenester som har et sjølvhjelpsperspektiv og eit breitt arbeidsretta fokus. Eit døme på dette er introduksjonsordninga for nye flyktningar og innvandrarar. Samstundes er det eit felles utgangspunkt at dei felles lokale kontora skal: være en gjenkjennelig inngangsport til arbeids- og velferdsforvaltningens samlede tjenester. Kontoret har ansvaret for Arbeids- og velferdsetaten sine tenester i kommune. 11

12 Dette omfattar følgjande tenester: (fyll inn) Utover kommunens ansvar for økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester, råd og rettleiing og arbeidet med individuelle planar, skal kontoret òg dekkje følgjande tenester som ligg til sosialkontoret i kommune: (fyll inn) Følgjande kommunale tenester, som alle har eit sjølvhjelpsperspektiv og eit breitt arbeidsretta fokus, skal òg dekkjast av kontoret: (fyll inn) 9. Samhandling med nærskylde kommunale og statlege tenester Omtale av kva nærskylde kommunale tenester og statlege tenester som det felles lokale kontoret skal ha eit forpliktande samarbeid med. Målet om å få fleire i arbeid og færre på passive stønader kan ikkje nåast utan eit laupande samvirke mellom arbeids- og velferdsforvaltinga og det arbeidet som blir utført av arbeidsgivarar og arbeidstakarar, partane i arbeidslivet og andre styresmakter. Det vil særskilt på arbeidsmiljø-, helse-/rehabiliteringsfeltet og utdanningsfeltet vere nær samanheng mellom arbeids- og velferdsforvaltinga og andre aktørar sitt mål, ansvar og oppgåver og dermed eit stort behov for samarbeid og samordning. Dette kan til dømes innebere behov for meir formalisert samarbeid mellom arbeids- og velferdsforvaltinga og helseføretaka. Det blir òg teke sikte på å få i stand ei sentral avtale om velferdsforvaltinga sitt samarbeid med kommunane/fylkeskommunane om overlappande målgrupper som er arbeidssøkarar og som har rett til opplæring etter opplæringslova. Det er naturleg å vurdere NAV sitt tilhøve til offentlege servicekontor i dei kommunane som har etablert slike m.a. i høve til om samlokalisering er tenleg ut frå dei lokale tilhøva. Bør kontoret inngå eit forpliktande samarbeid med til dømes anna kommunal teneste som ikkje ligg i kontoret, statlege tenester innan spesialisthelsetenester/ helseføretak eller med annan ekstern samarbeidspartner? Om samarbeidet gir forpliktingar for stat og kommune, bør det vurderast å inngå eiga skriftleg avtale om dette. Samarbeidspartane er samde om at samhandling med andre kommunale og statlege tenester enn dei som etter denne avtala inngår i det felles lokale kontoret, eventuelt blir regulert i følgjande samarbeidsavtaler/samarbeidsrutinar: (fyll inn) 10. Brukarmedverknad 12

13 Samarbeidspartane skal sikre at det arbeidast med brukarmedverknad på individ- og systemnivå. Brukarorganisasjonane/representantar for brukarane bør trekkast tidleg og aktivt inn i dette arbeidet. Det er viktig å ha ei felles forståing av omgrepa når omtala av arbeidet skal gjerast. Brukarmedverknad på individnivå kan forståast som den innflytelsen bruker har i forhold til beslutningsprosesser og utforming av tjenestetilbud der han selv er berørt. Vidare tyder brukermedverknad at det er en forutsetning at brukeren betraktes av hjelpeapparatet som en aktiv deltaker i egen prosess Dette blir sett i samanheng med at brukeren må gjøres myndig, og at krefter som bevirker avmakt må nøytraliseres. Det skal omtalast korleis brukarmedverknad på individnivå skal praktiserast slik at brukaren sin rett til medverknad i eiga sak blir teke vare på, og at brukaren får innverknad på avgjerder som vedkjem brukaren sjølv jf. arbeids- og velferdsforvaltingslova 15. Det må òg vurderast korleis dei pårørande til brukaren blir gitt høve til å medverke når det er ønskt og naudsynt. Brukarmedverknad på systemnivå kan forståast som en kollektiv medvirkningsform der brukerorganisasjonene peker ut representanter som kan delta i planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak. Arbeids- og velferdsetaten sitt ansvar for brukarmedverknad på systemnivå er slått fast i 6. Tilsvarande ansvar for kommunen er slått fast i 14. Her heiter det m.a.: Avtalen skal inneholde bestemmelser om hvordan kontoret skal samhandle med representanter for kontorets brukere. Brukarmedverknad på systemnivå inneber at representantar for brukarane blir involvert i planlegginga, gjennomføringa og evalueringa av tenestene ved kontoret. Både kommune og stat har eit klart lovforankra ansvar for å leggje til rette for brukarmedverknad på systemnivå. For å betre tenestekvaliteten i det felles lokale kontoret og for å tilpasse tenestene til brukarane sine behov, skal kontoret ha følgjande samhandlingsformer med brukarane: På individnivå (fyll inn) På systemnivå (fyll inn) Samhandlinga skal evaluerast i samarbeid med brukarrepresentantane minst ein gong i året. 11. Universell utforming Kontoret skal så langt det er mogleg og rimeleg utformast ut frå prinsippet om universell utforming, jf. 13 i lov om arbeids- og velferdsforvaltinga. 13

14 Samarbeidspartane må sikre at krava til universell utforming ivaretakast. At det skal vere lett tilgjengeleg etter prinsippet om universell utforming, gjeld både tilgang til og i bygningen og IKT-baserte tenester. Dei tilsette må sørgje for kunnskap om menneskeleg mangfald. Kompenserande tiltak og/eller assistanse supplerast der brukarar ikkje kan nytte fellesløysingane for at målet om likeverd og lik handsaming skal oppnåast. Lokala skal utformast slik at dei er med på å sikre at dei er lett tilgjengelege for alle brukargrupper, og det skal spesielt takast høgde for menneske med nedsett funksjonsevne. Vi viser til plan- og bygningslova, samt lov om offentlege anskaffingar og dei tilhøyrande forskriftene og rettleiingane til båe desse lovene. Både funksjonshemma sine interesseorganisasjonar og fagmiljø som Byggteknisk etat, Husbanken og Deltasenteret har utarbeidd rettleiingar, kartleggingsverkty og samlingar med døme for utforming av tilgjenge etter prinsippet om universell utforming. Desse kan brukast som rettleiing inntil eigne krav om lett tilgjenge og spesifikasjonar for NAV-kontor ligg føre Båe samarbeidspartane skal sikre at krava til universell utforming blir ivaretekne, jf. lov om arbeids- og velferdsforvaltinga 13. Ved anskaffing av nye lokale skal konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen stille dei naudsynte krava til universell utforming. Når det gjeld arealdisponering forheld ein seg til dei respektive reglane for medavgjerd i høvesvis stat og kommune. Brukarmedverknad er òg viktig i planlegging og utforming av kontoret for å sikre kvalitet og brukarvenlege bygningar og tenester. 12. Kompetanseutvikling Samarbeidsavtala skal gjere tydeleg kva som bør vere felles kompetansetiltak for alle tilsette på kontoret. I rammeavtala mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS blir det slått fast at det skal utarbeidast opplegg for felles kompetanseutvikling for tilsette i dei felles lokale kontora, leiarutvikling på tvers av kommune/stat-skiljet som eventuelt òg kan femne om leiarar for nærskylde kommunale verksemder, samt å sikre utveksling av røynsler og læring mellom dei felles lokale kontora. Her vil m.a. etablering av forsøks- og utviklingsprosjekt og fagutviklingsprogram for å utvikle verkty, metodar og arbeidsmåtar som femner på tvers av stat og kommune, stå sentralt. Siktemålet er at heile verkemiddelapparatet skal kunne takast i bruk til beste for den enkelte brukar. I samband med etablering av nye felles lokale kontor har Arbeids- og velferdsetaten utarbeidd kompetansetiltak som blir tilbode alle tilsette i dei nye kontora. Kommunen har ifølgje lov om sosiale tenester 2-3 eit sjølvstendig ansvar for opplæring av sosialtenesta sitt personell: 14

15 2-3. Opplæring av sosialtjenestens personell Kommunen har ansvaret for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell. Personalet er forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt, og som anses nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like. Kongen kan gi forskrifter om opplæringen. Ansvaret for å koordinere opplæringstiltak for dei statleg tilsette i det felles lokale kontoret er plassert på det statlege fylkesleddet. Fleire område blir vurderte som viktig å vidareutvikle i samband med etablering og utvikling av dei felles lokale kontora. Dette gjeld m.a. rettleiarrolla (publikumsmottak) der kunnskap om alternativ og bruk av eit heilskapleg spekter av verkemiddel er viktig i tillegg til gode kommunikasjons- og lytteevner. I oppfølgingsarbeidet er m.a. evne til å hjelpe og motivere til arbeidssøking, samt utvikling og oppfølging av individuelle planar viktig. Vidare blir det avgjerande viktig å ha god oversikt og kunnskapar om m.a. arbeidsmarknaden, arbeidsrettande tiltak, inntektssikring og sosial inkludering i høve til rettar/plikter, tiltak og verkemiddel, IKT-system, kunnskap om personkort, system for oppfølging av sjukemelde og rehabilitering i nye IKTsystem, samt kompetanse om eksisterande fagsystem. Generelt kan ein seie at det er viktig at alle tilsette har ein god arbeids- og velferdsfagleg kompetanse. Det er viktig å få avklart kven som står ansvarleg for dei ulike opplæringstiltaka i den (t.d.) årlege kompetanseplanen som kontoret utarbeider og vidare når opplæring skal skje. Det skal årleg utarbeidast ein felles kompetanseplan i samarbeid med organisasjonane som regulerer oppgåver og ansvar, under dette økonomisk ansvar for kompetanseutvikling. Det er semje om at alle tilsette ved kontoret skal ha likeverdig tilgjenge til kompetanseutviklingstiltak. 13. Personvern/Informasjonstryggleik/Beredskap Ivaretaking av tryggleiken (inkludert m.a. personvern, teieplikt, informasjonstryggleik, beredskap) i felles lokalt kontor, er avhengig av at båe partar etablerer ein heilskapleg plan for dette, slik at båe partar oppfyller lovpålagte krav kvar for seg, men òg som del av dei krav etableringa av et felles lokalt kontor sett. 15

16 Uklare tilhøve iht. ansvar og oppgåver som må vere på plass i eit felles lokalt kontor, kan føre til kritikk frå tilsynsinstansar, dobbeltarbeid utan at det er naudsynt, meir oppfølging, mindre etterprøveleg tryggleik og fare for eit ujamt nivå på tryggleiken. Arbeidet med personvern, informasjonstryggleik og beredskap er lagt opp slik at det skal dokumentere dei lokale vala som blir gjort i den enkelte eining. Vi tilrår at tryggingsarbeidet følgjer ei fastsett norm ved at ein legg eit sett av felles tryggingsnormer til grunn. Desse bør gjelde for alle medarbeidarane i kontoret, uavhengig av om vedkomande er tilsett i stat eller kommune. Leiar ved felles lokalt kontor blir med det pålagt å dokumentere dei vala som blir gjort ut frå den delegerte styringa som er gitt. Det er viktig at ein ser på gjeldande kommunale rutinar samstundes som ein lagar nye felles rutinar for å sikre at alle behov for kontrollrutinar blir ivaretekne innanfor personvern, tryggleik og beredskap. For å leggje til rette for eit einskapleg tryggingsnivå ved alle dei felles lokale kontora i landet, er det utarbeidd eit eige operasjonalisert tryggingsnormdokument som omhandlar personvern-, informasjonstryggleiks- og beredskapsområdet. Tryggingsnormdokumentet heiter Felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen. Dette materialet har to tilhøyrande vedlegg for dokumentasjon av dei lokale vala som blir gjort av felles lokalt kontor. Sjå vedlegg 7. Skulle det vise seg at ein av samarbeidspartane bringer strengare krav til tryggleiken inn i det felles lokale kontoret enn det som følgjer av det tilrådde tryggingsnormdokumentet, må den lokale leiaren sørgje for at desse krava blir tekne omsyn til i det enkelte kontoret. Samarbeidspartane skal i fellesskap sørgje for at innhaldet i dokumentasjonen er detaljert og omtalt. 14. Informasjon/profil Punktet skal omtale korleis informasjon og profilering av det felles lokale kontoret skal vere, inkludert informasjonsstrategi, skilt, brevark og innreiing av lokala. Skilt Kontoret blir merka på ein slik måte at behov for tydeleg kommunikasjon og identitet både for Arbeids- og velferdsetaten og kommunen ivaretakast. Kontoret blir merka med logo + stadnamn. Stat og kommune blir markert i botnen av skiltet med Arbeidsog velferdsetaten og x kommune Det blir gitt høve til å prege skiltet med kommunevåpen når stat og kommune er samde om dette. Kommunen har ansvar for at retningsliner for bruk av gjeldande kommunevåpen blir følgde. 16

17 Brev Arbeids- og velferdsetatens vedtak blir skrive på brevark med NAV-logo i toppen av brevet, og avsendarinformasjon, NAV stadnamn, adresse osb. i botnteksten. Kommunen sine vedtak må utformast slik at det kjem tydeleg fram kven som har det juridiske ansvaret for innhaldet. Kommunen sine vedtak blir skrive på brevark med kommunelogoen og kontoret sitt namn i toppen av brevet, og avsendarinformasjon; adresse osb. i botnteksten. Fellesskapet blir synleggjort gjennom plasseringa av NAV-logo nedst i høgre hjørne. Kommunen sine vedtak kan skrivast på same type brevark som statsetaten nyttar, føresett at brevet er prega med kommunevåpen, på line med NAV-logo, Kommunen har ansvar for at retningsliner for bruk av gjeldande kommunevåpen blir følgde. Kommunen har ansvar for å kommunisere eige juridisk ansvar. Brev der både kommune og stat er avsendar, kan skrivast på same type brevark som statsetaten nyttar, men det blir gitt høve til å prege brevet med kommunevåpen, på line med NAV-logo. Kommunen har ansvar for at retningsliner for bruk av gjeldande kommunevåpen blir følgde. Innreiing Vi tilrår å følgje retningslinene for innreiing og design av det felles lokale kontoret med lokale tilpassingar. Det blir jobba vidare med ei konkretisering av profilelement som skal gi Arbeids- og velferdskontoret ein einskapleg profil og identitet. Informasjonsstrategi Samarbeidspartane blir tilrådde å samarbeide om ein felles informasjonsstrategi. Framlegg til ein felles mal om dette er sendt ut og ligg òg på og på Samarbeidspartane er samde om følgjande når det gjeld: Brev: Skilt: Innreiing: Informasjonsstrategi: 15. Drift Punktet slår fast kva kostnadsprinsipp som bør gjelde. Vidare ei omtale av kva område som regulerer og forpliktar økonomisk for stat og kommune, samt andre område som er felles forpliktande i den daglege drifta. 17

18 Vi tilrår at kostnader blir fordelt etter det talet på årsverk partane er representerte med i det felles lokalkontoret. Dette er eit enkelt og handterleg prinsipp. Andre modellar/prinsipp for kostnadsdeling har i større grad element av skjønnsvurderingar. Samarbeidspartane bør så langt som mogleg vere uttømmande på kva fellesutgifter som skal fordelast etter kostnadsprinsippet. Kostnadsprinsippet omhandlar den aktiviteten som høyrer til det felles lokalkontoret. Vi viser elles til vedlagte rettleiar om kostnadsfordeling mellom kommune/stat. Kostnadsprinsipp: Samarbeidspartane svarer for sin del av dei felles driftsutgiftene i høve til talet på årsverk dei er representerte med i det felles lokale kontoret. I eventuell eiga avtale om drift bør tilhøve kring faktureringstidspunkt og måtar regulerast. Særskilte tenester som ikkje blir dekte av denne avtala, blir avtalt og fakturert særskilt. Punktet blir omtalt i eiga avtale. 16. Prinsipp for tvisteløysing ved lokal usemje. Punktet omhandlar kva for ei ordning som skal finnast der kommunen og Arbeids- og velferdsetaten eventuelt ikkje kjem til semje. Vi viser til lov om arbeids- og velferdsforvaltinga 14 om tvistar mellom Arbeids- og velferdsetaten og kommunen. Vidare til punkt 4 Prinsipper for tvisteløsning ved lokal uenighet i rammeavtala mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og KS, der det m.a. heiter: Partene er enige om at tvistene som oppstår kan løses gjennom en nemndbasert tvisteløsningsordning der fylkesmannens rolle vurderes særskilt. Departementet vil utarbeide eiga forskrift om nemndbasert tvisteløysing. Samarbeidspartane er samde om å søkje å løyse alle konfliktar om inngåing og fortolking av denne avtala gjennom forhandling lokalt. Skulle dette ikkje føre fram, vil tvisten løysast i samsvar med forskrift om nemndbasert tvisteløysing. 17. Revisjon 18

19 Dei respektive revisjonane sitt tilgjenge til det felles lokale kontoret. Avtala bør leggje til rette for at Riksrevisjonen, Arbeids- og velferdsetaten sin internrevisjon og kommunen sin revisor kan utføre oppgåvene sine i høve til det felles lokalkontoret på ein tenleg måte. Vi viser til forskrift om internrevisjon i Arbeids- og velferdsetaten (vedlegg nr) og Erklæring om samhandling i forbindelse med Riksrevisjonen og kommunens revisor kontroller ved NAV-kontorer i kommunene frå KS, Norsk kommunerevisorforbund og Riksrevisjonen. Sjå vedlegg Avtaleperiode Samarbeidspartane blir samde om kor lenge avtala gjeld og eit evalueringsintervall for henne. 19

20 III Aktuelt materiale Det er utarbeidd mykje materiale som kan gi støtte i samband med etablering og drift av det felles lokale kontoret. Ein del av materialet er utarbeidd av Arbeids- og velferdsetaten aleine, anna materiale er utarbeidd i samarbeid med KS. Under følgjer ei oversikt over noko aktuelt materiale: Vedlegg 1 Arbeids- og velferdsforvaltingslova Dato Vedlegg 2 Rapport etablering og drift av Nav-kontor Arbeidsgiver- og arbeidstakerforhold i Nav-kontor Vedlegg 2 a Regelverkspeil for sektorene Vedlegg 2 b Ulike rutiner for tilsetting av leder og medarbeidere Vedlegg 3 Veileder for kostnadsfordeling kommune/stat for felles lokalkontor feb Vedlegg 3 a Fordeling av kompensasjon til kommunene for etablering av Nav-kontor Vedlegg 4 Håndbok for etablering av Nav-kontor m/nedtellingskalender Vedlegg 5 Mal for samarbeidsavtale med kommunen om drift og forvaltning av eiendom Vedlegg 6 Brukermedvirkning i NAV Vedlegg 6 a Brukermedvirkning på systemnivå i Arbeids- og velferdsetaten Vedlegg 7 Felles sikkerhetsnormer for arbeids- og velferdsforvaltningen Vedlegg 7 a Mal lokal beredskapsplan Vedlegg 7 b Mal lokal sikkerhetsinstruks Vedlegg 8 Forskrift om rammer for delegasjon mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen Vedlegg 9 Erklæring om samhandling revisjon