KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale. Forbruksmateriell til utdanningsområdet Teknikk og Industriell Produksjon (TIP)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale Forbruksmateriell til utdanningsområdet Teknikk og Industriell Produksjon (TIP) for Oppland fylkeskommune

2 INNHOLD 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål, omfang og kontraktstype Tilbud på deler av oppdraget Oppdragets varighet / antall avtaler Kunngjøring Tilbudsfrist Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Offentlighet Forbehold og avvik Alternative tilbud Vedståelsesfrist KVALIFIKASJONSKRAV AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud... 6 VEDLEGG A KRAVSPESIFIKASJON... 7 VEDLEGG B - SPESIELLE AVTALEVILKÅR... 9 VEDLEGG C - VIRKSOMHETSOVERSIKT... 11

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppland fylkeskommune har i alt nesten 2000 ansatte, og består av sentraladministrasjonen med 14 ulike fagenheter, samt tannklinikker og videregående skoler. Fylket har et areal på km 2, og et innbyggertall på ca Oppland fylkeskommune (OFK) ønsker herved å invitere Dem til å gi tilbud i fm inngåelse av rammeavtaler for levering av forbruksmateriell / utstyr til utdanningsprogram innen teknikk og industriell produksjon, i henhold til dette dokumentet og kunngjøring i Doffin. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: ELISABETH LANDE Elisabeth.lande@oppland.org Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og kontraktstype Oppland fylkeskommune tilbyr utdanning innen utdanningsprogrammet Teknikk og industriell produksjon (TIP) ved 8 studiesteder i Oppland. Avtalen gjelder for de videregående skolene og for andre enheter i fylkeskommunen som har behov for å kjøpe denne type utstyr. Oppland fylkeskommune ønsker å inngå rammeavtale om levering av forbruksmateriell og enklere utstyr til TIP-utdanningen. Totalt innkjøpsbehov for alle produktgrupper som inkluderes i denne avtalen varierer fra år til år, men vi antar at det vil ligge rundt kr ,- per år. Oppgitt verdi er veiledende, og skal ikke medføre noen forpliktelse for fylkeskommunen eller rettigheter for leverandør. Standard avtalevilkår for Oppland fylkeskommune (vedlagt) gjelder for denne anskaffelsen. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i vedlegg A, Kravspesifikasjon. 1.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er foretatt en gruppering i 10 ulike grupper iht. vedlegg A-Kravspesifikasjon. Det vil bli foretatt separat evaluering av her enkelt gruppe. Tilbyder kan gi tilbud på en eller flere av gruppene, men tilbudene må inkludere alle rettsområdene innen den enkelte gruppe. Tilbyder må i sitt tilbud opplyse hvilke grupper det inngis tilbud på. Tilbyder må fylle ut prisskjema for alle produktene i den produktgruppen det leveres tilbud. Prisskjemaet inneholder en arkfane per produktgruppe. Se vedlegg E Prisskjema. 1.4 Oppdragets varighet / antall avtaler Rammeavtalen skal ha en varighet på 2 år fra 1/ med opsjon på forlengelse med år.

4 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 18. MARS klokken Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN / Utsendelse av invitasjon 28. januar Frist for å stille spørsmål til konkurransen 11. mars Frist for å levere tilbud 18. mars kl Valg av leverandør og meddelelse til leverandører ca. 22. april Kontraktsinngåelse 15. mai Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III. 2.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal: være merket: TILBUD Rammeavtale TIP oversendes i lukket forsendelse være utformet på norsk. inneholde leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke oversendes per e- mail. For sent innkomne tilbud og tilbud oversendt på vil bli avvist. kopi av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne Tilbudene sendes / leveres til: Postadresse: Oppland fylkeskommune Postboks Lillehammer Besøksadresse: Oppland fylkeskommune Kirkegata 76 Lillehammer

5 2.3 Offentlighet Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd reguleres av Offentleglova av 19.mai 2006 og forskrift til offentleglova, 17.oktober Offentlegforskrifta Vi ber om at tilbyder i sine tilbud anmerker hva de mener er forretningshemmeligheter knyttet til det innleverte tilbudet og for øvrig i forhold til oppdragsgivers gjennomføring av konkurransen. Vi gjør oppmerksom på at Oppland fylkeskommune på selvstendig grunnlag skal vurdere hva som eventuelt kan offentliggjøres. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 15. JUNI KVALIFIKASJONSKRAV Lovpålagte krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatt- og merverdiavgiftinnbetaling Oppdragsgiverens krav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dokumentasjonskrav Firmaattest (norske selskaper) Utenlandske selskaper leverer godtgjørelse på at selskapet er registrer i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Beskrivelse av forhandlernettverk og kapasitet i fm transport og levering. Legg ved en oversikt over foretakets viktigste leveranser det siste året, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker.

6 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildeling skjer på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier: Kriterier Pris Prisskjema, vedlegg E fylles ut. Alle rader i den produktgruppe det ønskes å levere tilbud på fylles ut. Service og rutiner for bestilling, levering og retur ved feilbestillinger. Vekt 70 % 20 % Legg ved følgende dokumentasjon: Beskrivelse av service og rutiner for bestilling, levering og retur. Hvilke rutiner har tilbyder for oppfølging av kundereklamasjoner? Oppgi tidsfrister som tilbyder forholder seg til. Oppgi minimum og maksimum leveringstid fra bestilling til levering. Hvordan vil tilbyder følge opp OFK (kundebesøk, opplæring, kurs/messer) Produktsortiment og informasjon om produktene Oppland fylkeskommune legger vekt på at leverandøren har et godt utvalg av det utstyret som trengs innenfor den produktkategori det gis tilbud på. Produktkatalog vedlegges tilbudet. Legg ved følgende dokumentasjon: Beskriv produktutvalg Har tilbyder en nettbutikk med tekniske spesifikasjoner for varer som tilbys? Er annen dokumentasjon tilgjengelig på nett? Oppgi eventuelle web-adresser 10 % Med hilsen Elisabeth Lande Innkjøpsrådgiver Oppland fylkeskommune Vedlegg A: Kravspesifikasjon Vedlegg B: Spesielle avtalevilkår Vedlegg C: Oversikt over virksomhetene i Oppland fylkeskommune Vedlegg D: Standard avtalevilkår Vedlegg E: Prisskjema

7 VEDLEGG A - KRAVSPESIFIKASJON VEDLEGG A KRAVSPESIFIKASJON Oppland fylkeskommune tilbyr undervisnings innen undervisningsprogrammet teknikk og industriell produksjon ved følgende skoler: Nord-Gudbrandsdal vgs. avd. Otta Vinstra vgs. Vargstad vgs. Lena vgs. Raufoss vgs. Hadeland vgs. Dokka vgs. Valdres vgs. Avtalen gjelder for disse skolene, i tillegg skal andre enheter i fylkeskommunen kunne kjøpe på avtalen ved behov. Produktgrupper Konkurransen er delt opp i 10 produktgrupper. Tilbyder kan levere tilbud til en eller flere produktgrupper. Det skal oppgis i tilbudsbrevet hvilke produktgrupper det leveres tilbud på. Oppdragsgiver ønsker tilbud på levering av produkter innen følgende produktkategorier: 1. Håndverktøy 2. Måleverktøy 3. Kappe og slipeprodukter 4. Sveise- og loddeutstyr 5. Slanger og tilbehør 6. Skruer 7. Rekvisita, smøremidler, sprayprodukter, fugemasse med mer 8. Elektriske- og luft- håndverktøy/ maskiner 9. Skjæreverktøy for TIP og Industriteknikk 10. Løfteutstyr Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale som skal dekke oppdragsgivers behov for innkjøp innen ovennevnte produktgrupper i rammeavtaleperioden. Generelle krav Leverandøren skal tilby maskiner og verktøy som til enhver tid oppfyller kravene som følger av lov og forskrift. Leverandør skal i sitt sortiment tilby både kvalitetsprodukter og rimeligere produkter innenfor de ulike varegruppene. Leverandør skal være en full-sortiments leverandør innenfor de produktkategoriene det gis tilbud på. Legg ved produktkatalog eller link til elektronisk katalog. Alle varer skal ha minimum 2 års garanti mot material- og fabrikasjonsfeil for produkter hvor vi krever god kvalitet / industrikvalitet eller bedre.

8 Pris Prisskjemaet inneholder 10 arkfaner, en arkfane for hver produktgruppe, i tillegg til arkfanen «rabattmatrise». Dere fyller ut den eller de arkfanene på produktgruppen(e) dere ønsker å gi tilbud på. Oppgitte priser skal være tilbyders tilbudspris ekskl. mva. fritt levert det enkelte brukersted (jfr.adresselisten vedlagt). Alle kostnader skal være medtatt i tilbudet. Rabattmatrise Det skal tilbys samme rabattsats på det øvrige sortimentet i de ulike produktgruppene som for de spesifiserte produktene i tilsvarende varegruppe i prisskjemaet. Det kan gis ulik rabattsats for de forskjellige produktgruppene. Rabatten i prosent oppgis i prisskjemaet ved det enkelte produkt og i egen tabell på arkfanen «rabattmatrise». Tilbyder kan tilpasse kategoriene som det gis rabatt på i henhold til egen gruppering. Navn på prislisten som rabatten beregnes utfra skal oppgis i prisskjema. Leverandørens offisielle katalog m/prisliste (som er utgangspunkt for beregning av rabatt) skal vedlegges tilbudet, eller det skal oppgis link til elektronisk katalog / prisliste. Bestilling Bestilling skal skje ved telefon, e-post eller via leverandørens nettbutikk. Dokumentasjon Ved levering av utstyr hvor dette er relevant, skal det leveres oppdatert produktdatablad / instruksjonsbok /brukermanual på norsk samtidig med levering av produkt. Produkt Produktene skal være i overensstemmelse med krav i norsk regelverk og brukernes forventninger. Kvalitet, helse, miljø og trygghet skal kunne dokumenteres i samsvar med relevante standarder, kravspesifikasjoner og forskrifter/direktiv. Leverandøren skal bidra til at kunden til enhver tid bruker helse- og miljøvennlige produkter i størst mulig grad. Leverandøren skal ha et kvalitetssystem som sikrer god styring med alle prosesser for å skaffe og levere fullgode produkter.

9 VEDLEGG B SPESIELLE AVTALEVILKÅR VEDLEGG B - SPESIELLE AVTALEVILKÅR Prisendringer Første prisjustering kan tidligst skje per 1. mai Prisendringer skal begrunnes og dokumenteres skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Kunden har godkjent prisendringen. Prisene kan bare reguleres 1 gang pr. år. Leverandøren kan ikke endre prisene utover endringer i konsumprisindeksen. Basis er konsumprisindeksen pr. avtaleoppstart. Avtaleform, varighet og opsjoner Det skal inngås en rammeavtale på to år. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge avtalen med år. Gebyr Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke, jf. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 5. Levering Leverandør skal tilby levering minimum 1 gang pr. uke. Ved hastebestillinger må kunden kunne kjøpe hos annen leverandør dersom leveringstid er utover 2 dager. Varene skal leveres fraktfritt. For bestillinger under kr 1.000,- eks mva aksepteres portokostnader. Avtaleopplysninger og varekatalog Leverandøren skal i etterkant av avtaleinngåelsen og før avtalen trer i kraft ta kontakt med skolene som underviser i TIP, jf. Vedlegg A-kravspesifikasjon, for å gi informasjon om bestillingsrutiner og leveringsforhold. Opplæring Leverandøren skal gi fylkeskommunen opplæring som sikrer riktig bruk av de produktene som blir levert. Leverandøren skal i avtaleperioden tilby råd/tips og veiledning uten kostnad for oppdragsgiver. Plikt til å bruke avtalen Oppdragsgiver forplikter seg til å benytte avtalen ved alle anskaffelser som dekkes av avtalen. Ved anskaffelse av større utstyr hvor totalkostnaden er over NOK eks mva skal fylkeskommunen ha mulighet til å gjennomføre egne anbudskonkurranser. Oppdragsgiver tar forbehold om å benytte en annen leverandør hvis rammeavtaleleverandøren ikke fører de ønskede varene. Dersom eksisterende utstyr krever forbruksmateriell av et merke som avtaleleverandør ikke kan levere, står fylkeskommunen fritt til å kjøpe dette utstyret hos merkeleverandør.

10 Oppland fylkeskommune har egne avtaler for byggevarer med tilhørende verktøy og for verktøy til undervisning innen elektrofag. Disse produktene omfattes ikke av denne avtalen. Statistikk En gang i året skal leverandør, uten omkostninger for fylkeskommunen, utarbeide en statistikk som viser forbruket både i omsetning pr produkt, samt i antall pr produkt, for hver enkelt virksomhet og samlet. Statistikken skal være lesbar i Excel. Statistikken skal sendes elektronisk til: Oppland fylkeskommune v/elisabeth Lande, e-post: elisabeth.lande@oppland.org Oppfølgingsmøter Det arrangeres oppfølgingsmøter mellom oppdragsgiver og leverandør etter behov begge parter kan ta initiativ til slike møter. Vederlag for overnevnte Alle punktene over skal skje vederlagsfritt. Tilbud / kampanjer Dersom leverandør har tilbud eller kampanjer, skal tilbuds- og kampanjepriser også gjelder for Oppland fylkeskommune. Fylkeskommunen skal til enhver tid ha den beste prisen av avtalepris og andre tilbuds- eller kampanjepriser

11 VEDLEGG C VIRKSOMHETSOVERSIKT VEDLEGG C - VIRKSOMHETSOVERSIKT Administrasjonen Sentraladministrasjonen Kirkegaten Lillehammer Fylkesarkivet Pressesenteret 2624 Lillehammer Fylkesbiblioteket Postboks Gjøvik Skoler Adr Poststed Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule, avd. Hjerleid Jøndalsvegen Dovre Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule avd. Otta Skansen Otta Nord-Gudbrandsdal vidaregåande skule avd. Lom Postboks Lom Vinstra vidaregåande skule Gamle Skåbuveg Vinstra Gausdal videregående skole Baklivegen Østre Gausdal Mesna videregående skole Kleivbakken Lillehammer Vargstad videregående skole Vargstadveien Lillehammer Lillehammer videregående skole Storgt Lillehammer Gjøvik videregående skole Ludvig Skattumsgate Gjøvik Lena videregående skole Skolegata Lena Valle videregående skole Postboks Lena Raufoss videregående skole Prøvenveien Raufoss Hadeland videregående skole Skolelia Gran Dokka videregående skole Nedre Smebyvei Dokka Valdres vidaregåande skule Yrkesskolevegen 2920 Leira Ringebu Folkehøgskole Vekkomsvegen Ringebu Toten Folkehøgskole 2850 Lena Tannklinikker Adr Poststed Tannklinikken Etnedal 2890 Etnedal Tannklinikken Nord Aurdal 2900 Fagernes Tannklinikken Sør Aurdal 2930 Bagn Tannklinikken Øystre Slidre 2940 Heggenes Tannklinikken Vestre Slidre 2966 Slidre Tannklinikken Vang 2973 Ryfoss Tannklinikken Gjøvik Bjørnsonsgt Gjøvik Tannklinikken Raufoss 2830 Raufoss Tannklinikken Lena Lenagata 2850 Lena Tannklinikken Hov 2860 Hov Tannklinikken Dokka 2870 Dokka

12 Tannklinikker Adr Poststed Tannklinikken Torpa 2884 Aust-Torpa Tannklinikken Lunner 2740 Roa Tannklinikken Gran 2750 Gran Tannklinikken Brandbu 2760 Brandbu Tannklinikken Jevnaker 3520 Jevnaker Tannklinikken Lillehammer Storgata Lillehammer Tannklinikken Gausdal 2651 Østre Gausdal Tannklinikken Ringebu 2630 Ringebu Tannklinikken Øyer 2636 Øyer Tannklinikken Nord-Fron 2640 Vinstra Tannklinikken Sør-Fron 2645 Harpefoss Tannklinikken Dovre 2660 Dovre Tannklinikken Otta 2670 Otta Tannklinikken Vågå 2680 Vågåmo Tannklinikken Lom 2686 Lom Tannklinikken Skjåk 2692 Bismo