VEDTEKTER - BMW CAR CLUB NORWAY

Transkript

1 VEDTEKTER - BMW CAR CLUB NORWAY 1a Klubbens navn og formål Klubbens navn er BMW Car Club Norway (BMW CCN heretter) Klubbens formål er: Å organisere eiere og sympatisører av BMW-biler (fra tre hjul og mer), utvikle og aktivisere BMWs eget begrep freude am fahren i nyttemessige, sportslige og sosiale formål. 1b Klubbens forhold til BMW AG/BMW Norge, Federation of European BMW Clubs og LMK BMW CCN er eneste BMW klubb for biler i Norge som er godkjent av BMW Norge AS og derved av BMW AG. BMW CCN har med dette rett til å godkjenne og/eller avslå bruk av navnet BMW til klubber innen egen klubbsfære. BMW CCN skal være tilsluttet BMW Clubs European Federation (BCEF) med hele sin medlemsmasse. Klubben er også medlem av Landsforbundet av Motorhistoriske Kjøretøyklubber (LMK). 2 Klubbens inndeling BMW CCN skal bestå av en (1) hovedklubb (HK), distriktsklubber (DK), som i hovedsak skal være begrenset av fylkesgrenser, og undergrupper (UG). DK-grensene kan gå utover fylkesgrenser dersom det er grunnlag for det og det ikke foreligger innsigelser/protester fra andre DK. UG er basert på spesialinteresser og er landsomfattende. Opprettelse av DK/UG skal forhåndsgodkjennes av BMW CCNs Hovedstyre. Disse skal arbeide innenfor de retningslinjer som Hovedstyret og/eller Årsmøtet til enhver tid gir. Disse vedtektene gjelder for alle DK og UG klubber i BMW CCN. DK/UG har i tillegg til disse vedtektene et eget sett med vedtekter som skal være i samsvar med hovedklubbens formål, vedtekter og målsetninger. Eventuelle tvister som ikke avgjøres på lavere nivå, skal avgjøres i Hovedstyret, alternativt av HK-Årsmøtet hvis noen av partene krever det. 3 Ledelse BMW CCN ledes av: I. Årsmøtet. II. Hovedstyret III. DK/UG ledes av lokalt valgte styrer (se egne vedtekter for klubbene)

2 4a Årsmøtet Årsmøtet er BMW CCNs høyeste myndighet og skal avholdes hvert år innen 30. april. Tid for neste års Årsmøte skal bestemmes på årets møte før dette avsluttes. Årsmøtet består av ordinære HK styremedlemmer, eventuelle vararepresentanter, 2 delegater fra hver DK/UG, æresmedlemmer, og av HK-styret innbudte gjester. HK-Styret representerer alle øvrige medlemmer som ikke har møterett. Revisorer og valgkomiteens medlemmer har møte- og talerett i saksområder de er valgt for, men har ikke stemmerett i Årsmøtesaker. Revisorer, valgkomiteens medlemmer og innbudte gjester kan overvære deler av Årsmøtet de finner nødvendig og interessant. Gjester har tale, men ikke stemmerett. Hovedstyret skal informere om avholdelse av Årsmøtet med minst 8 ukers varsel. Forslag som ønskes behandlet på Årsmøtet skal skriftlig være Hovedstyret i hende senest 4 uker før Årsmøtet. Forslag til behandling på Årsmøtet kan sendes inn av alle medlemmer med gyldig medlemskap, regnet fra medlemmets hovedforfallsdato. Alle forslag skal være skriftlig. Informasjon til alle medlemmer / innkallelse til Årsmøtet kan skje ved bruk av elektroniske medier (epost, telefon/sms eller lignende), medlemsblad, brev og/eller klubbens hjemmesider. Senest 4 uker før Årsmøtet skal avholdes, skal Hovedstyret sende ut fullstendig saksliste. Straks sakslisten er mottatt av delegatene skal hver DK/UG gjennomføre medlemsmøte hvor delegatene informerer om forslagene til Årsmøtet. Sakslistens innhold kan imidlertid ikke endres på dette tidspunkt. Sakslisten skal inneholde: 1. Dagsorden 2. Årsberetning 3. Regnskap med komplett revisjonsberetning for hovedklubb og alle DK/UG 4. Innkomne forslag 5. Budsjett 6. Navneliste på alle tilmeldte Årsmøtedeltagere. Det ordinære Årsmøtet skal behandle sakene i følgende orden: 1. Godkjenne det fremmøtte Årsmøtet 2. Valg av ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen 3. Godkjenne saksliste og forretningsorden 4. Behandle årsberetning 5. Behandle revidert regnskap 6. Behandle ansvarsfritak for Hovedstyret for økonomi og drift siste år 7. Gjennomgang av budsjettforslag med forutsetninger 8. Fastsette økonomiske betingelser for klubbens tillitsmenn for kommende år 9. Behandle innkomne forslag av økonomisk karakter 10. Fastsette medlemskontingenten for påfølgende år

3 11. Vedtak om BMW CCN sine Hovedaktiviteter de neste 12 måneder. 12. Vedtak av budsjett (justert for konsekvenser i punktene 6,7, 8, 9, 10,11) 13. Behandling av innkomne forslag av ikke-økonomisk karakter 14. Beslutte tid for neste års Årsmøte. 15. Valg av medlemmer til Hovedstyre, revisorer og valgkomité 16. Valg av utsending til årsmøtet i LMK Ekstraordinært Årsmøte skal sammenkalles når Hovedstyret eller minst 1/3 av lederne forlanger det. Ekstraordinært Årsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallelsen til det ekstraordinære Årsmøtet. Ethvert lovlig innkalt Årsmøte eller Ekstraordinært Årsmøte er beslutningsdyktig uansett fremmøte. Innkalling skal skje snarest mulig, minst 2 uker før møtedato. Bestemmelser angående reise- og oppholdskostnader i forbindelse med Årsmøter, ledermøter og andre arbeidsoppdrag initiert av Hovedstyret er en del pkt. 8 i Årsmøteagendaen. Godkjent referat (undertegnet protokoll) fra Årsmøter skal bekjentgjøres til alle medlemmer senest 2 uker etter avholdt Årsmøte. 4b Årsmøterepresentasjon Valg, sammensetning av delegater og deltagere til Årsmøtet skal gjenspeile et demokratisk bilde av den samlede medlemsmasse. Hver DK/UG kan la seg representere med inntil 2 delegater som har DK/UGs tillit i Årsmøtesaker. Delegatene velges på hver enkelt DK/UGs Årsmøte. Ingen delegat kan representere mer enn 1 klubb. Påmelding av delegater med navn og medlemsnummer skal skriftlig være hovedstyret i hende innen 4 uker før Årsmøtedato. Stemmerett: Det er kun HK styremedlemmer, æresmedlemmer og delegater til det ordinære Årsmøtet som har stemmerett på begge typer Årsmøter. HK styremedlemmer har til sammen 5 stemmer. Hver delegat har 1 stemme på Årsmøtet. Påmeldte, ikke fremmøtte delegater kan ikke overføre sin stemme til andre delegater og mister derved sin stemme. Stedfortreder for delegat som ikke kan møte er akseptert, men skal meddeles HK-styret senest før Årsmøtets start. Dersom medlemsmassen viser at BMW CCN har færre enn 1200 betalende medlemmer ved årsskiftet 2012/13, skal antallet delegater fra hver DK/UG reduseres til 1 person med 2 stemmer på Årsmøtet, men opprinnelig antall og stemmevekt beholdes som 4b 4. avsnitt dersom medlemsmassen er over 1200 ved samme tidspunkt. Alle medlemmer i BMW CCN Hovedstyre skal delta på Årsmøtet og har 1 stemme hver. Hvis et Hovedstyremedlem ikke kan møte, skal vedkommende la seg representere av en annen av hovedstyrets medlemmer som derved har dobbeltstemme under Årsmøtet. Æresmedlemmer har møterett og skal tilmelde sitt nærvær minst 4 uker før Årsmøtedato etter samme rutine som delegatene. Æresmedlemmer har tale- og stemmerett.

4 5 Hovedstyrets sammensetning Hovedstyret skal bestå av 6 medlemmer og 2 vararepresentanter: 1. President 2. Visepresident 3. Sekretær og DK/UK ansvarlig 3. Media ansvarlig 4. Økonomiansvarlig 5. Styremedlem 6. Vararepresentant I 7. Vararepresentant II Hovedstyrets medlemmer velges for to år av gangen, 3 og 2 medlemmer velges vekselvis hvert år. 1 vararepresentant velges hvert år. Alle valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forsl ag. Blanke stemmesedler teller ikke og regnes som ikke avgitt. Et Hovedstyremedlem er valgt når han/hun har fått flertall (mer enn 50 % av de avgitte stemmene). Gjenvalg er tillatt. Valg av Hovedstyremedlemmer gjøres i følgende rekkefølge: 1. President 2. Sekretær og DK/UK ansvarlig 3. Media ansvarlig 4. Økonomiansvarlig 5. Visepresident 6. Styremedlem 7. Vararepresentant I 8. Vararepresentant II Styrets sammensetning skal i størst mulig grad være representativ for klubbens samlede interesseområder og medlemsmasse. Det søkes å sikre en bredest mulig representasjon i hovedstyret basert på kjønn, alder, geografisk tilhørighet, kompetanse og erfaring. Alle Hovedstyremedlemmer plikter å sette seg inn i de til enhver tid gjeldende vedtekter, stillingsbeskrivelser og ansvarsområder som gjelder for den styreposisjonen man er valgt for. Ingen DK eller UG kan ha mer enn en representant i hovedstyret. Ved spesielle behov kan unntak skje ved flertallsvotering på Årsmøtet. Styremedlem som er valgt til Hovedstyret representerer kun Hovedstyret i hele valgperioden, ikke den DK/UG vedkommende er rekruttert fra. Styremedlemmer rekrutteres ved at kandidaten selv eller via sin tilhørighet (HK/DK/UK) skriftlig nomineres til den posisjon han/hun ønsker å bli valgt til. Nominasjonen til ønsket posisjon skal være Hovedstyret i hende senest 4 uker før Årsmøtets møtedato slik at kandidatens navn og ønsket posisjon kan legges ved innkallingen. Kandidater skal oppgi sin relevans til den posisjon som er ønsket og grunngi hvorfor man ønsker posisjonen. Dersom klubben av noen anledning ikke har et funksjonelt styre, kan det velges et arbeidsutvalg bestående av minimum 3 medlemmer (ujevnt tall) som skal ivareta klubbens og medlemmenes interesser frem til nytt ordinært valg kan gjennomføres etter gjeldende vedtekter. Leder kan velges

5 av arbeidsutvalget selv. I tillegg kan det velges et ressursutvalg som bistår arbeidsutvalget med støttefunksjoner. Styremedlemmer som, av ulike årsaker, ikke fullfører sin valgperiode, skal erstattes av valgte vararepresentanter. Revisorer velges etter samme fremgangsmåte som styrerepresentanter, for to år av gangen med vekselvis ett nytt valg hvert år. Valgkomiteen, som velges på Årsmøtet, består av to personer som begge velges for to år av gangen. Dog ordnes det slik at en trer ut hvert år. Det medlem som har sittet ett år rykker automatisk opp som leder det andre året. Ved gjenvalg beholder vedkommende med lengst ansiennitet funksjonen som leder. Valgkomiteen skal i sin innstilling, i første omgang, ta hensyn til de innsendte nominasjoner. Dersom det ikke melder seg relevante kandidater til styreverv og revisorer, skal Valgkomiteen tre inn å utføre sitt arbeide ved å skaffe aktuelle kandidater til disse postene. 6 Hovedstyrets gjøremål Hovedstyret sammenkalles når presidenten eller minimum to av de øvrige hovedstyremedlemmene forlanger det. Innkalling og skriftlig agenda for styremøter skal foreligge hos samtlige styremedlemmer minimum 2 to uker før møtedato. Det skal avholdes minst fire Hovedstyremøter hvert år. Arbeidsmøter utenom de faste styremøtene kan gjennomføres ved bruk av elektroniske medier dersom det er flertall for det. Alle møter hvor hovedstyret er sammenkalt, skal protokollføres og referatet skal sendes alle styremedlemmer og vararepresentanter innen 1 uke etter at møtet er avsluttet. Styremøtekalender for den kommende 12 måneders perioden skal fortrinnsvis fastsettes umiddelbart etter Årsmøtet. Styremøter skal avholdes på steder, til tider og med slik varsel at alle styremedlemmer og/eller vararepresentanter kan delta på møtene, uansett bostedsadresse. Styremøter bør fortrinnsvis legges til helger. Styret skal minst en gang årlig sammenkalle lederrepresentanter fra Distriktsklubber, Undergrupper, æresmedlemmer og revisorer, for å gjennomgå klubbens aktiviteter fra foregående sesong, planlegge viktige aktiviteter for kommende sesong og behandle andre generelle spørsmål av allmenn interesse. Slike møter skal ikke foreta beslutninger som tilkommer Årsmøtet eller Ekstraordinære Årsmøter å behandle. Styret skal iverksette Årsmøtets vedtak og for øvrig forvalte klubben, dens aktiviteter og tilganger på best mulig måte og i tråd med 1. Et hovedstyremøte er beslutningsdyktig når minst tre av dets medlemmer er møtt frem. Beslutninger krever alminnelig flertall. Det påligger styret å fatte beslutninger i alle saker som kommer på styremøteagendaen.

6 Forfall til innkalte styremøter skal straks meddeles Presidenten eller hans stedfortreder, dog senest dagen før møtedato slik at varamenn kan innkalles. Dette skal skje i skriftlig form og protokollføres. 7 Valgbarhet Ethvert fullt betalende medlem som ikke står til rest med kontingenter er valgbare til BMW CCN tillitsverv. Som medlem regnes alle betalende medlemmer over 18 år. 8a Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Medlemskapet går fra år til år etter følgende formel: Innmelding mellom 1. januar og 30. juni: Full kontingent. Utløpsdato: 31/12 nåværende år. Innmelding mellom 1. juli og 30. september: Halv kontingent. Utløpsdato: 31/12 nåværende år. Innmelding mellom 1. oktober og 31. desember: Full kontingent. Utløpsdato: 31/12 neste år. Utsendelse/påminnelse om betaling av medlemskontingenten skjer til kjent adresse ca. 4 uker før fornyelsesdato. Medlemskap som ikke er betalt/fornyet innen 4 uker etter forfallsdato utgår fra klubbens medlemsregister. Kontingent kreves for et helt år av gangen. Distriktsklubbers (DK) og undergruppers (UG) andel av medlemskontingenten er 15 %. Medlemstallet pr gjelder som grunnlag for utbetaling av distriktsklubbers og undergruppers andel. 50 % av andelen skal utbetales senest Resterende andel utbetales innen 3 uker etter avholdt HK - årsmøte, basert på antall medlemmer pr og under forutsetning av at innsendte regnskap, aktivitetsplan, budsjetter og eventuelle pålegg fra Hovedstyret i løpet foregående år er godkjent av HK-Styret, revisor og Årsmøtet.. Se også 18 Sanksjoner. Medlemskontingenten skal kun dekke driftsomkostninger av Hovedklubben og DK/UG andel etter retningslinjer og vedtak på Årsmøtet. Det innebærer at alle fellesaktiviteter utover dette skal være selvfinansierende. 8b Medlemskap Alle fullt betalende medlemmer er å betrakte som ordinære medlemmer i den perioden medlemskontingenten er beregnet for. Medlemskort i BMW CCN gjelder kun for den personen kortet er utstedt på. Som familiemedlem kan opptas ordinære medlemmers ektefelle/samboer og hjemmeværende barn under 18 år. Familiemedlemmer mottar kun medlemskort og har ikke stemmerett i Årsmøtesaker. Ved oppnådd 18 års alder opphører familiemedlemskapet og endres automatisk til ordinært medlemskap. Familiemedlemmer betaler en medlemskontingent tilsvarende 50 % av ordinær kontingent for medlemmer, og mottar eget medlemskort. Hvis familiemedlemmet flytter fra medlemmets postadresse, endrer dets status til ordinært medlem. Fordeler knyttet til medlemskap gjelder også familiemedlemmer, dersom leverandøren av fordelen ikke har satt andre betingelser.

7 8c Æresmedlemskap Hovedstyret tildeles myndighet å utnevne æresmedlemskap i BMW CCN etter følgende kriterier: Aktuell kandidat skal ha gjort en ekstraordinær innsats for klubben over lengre tid, minimum 10 år. Kandidaten må fortsatt være medlem på utnevnelsestidspunktet. Forslag til kandidat til æresmedlemskap kan også fremsettes av DK/UG gjennom skriftlig begrunnet anbefaling til Hovedstyret Æresmedlemskap er livsvarig, alternativt inntil medlemmet ikke lenger ønsker å være medlem. Æresmedlemskap innebærer kostnadsfri adgang til fornyelse av medlemskap, arrangementer og Årsmøter i hele organisasjonen. Gjelder ikke utgifter til diett, reiseog/eller opphold på linje med alle andre ordinære medlemmer. Dersom æresmedlemmene ønsker å danne sin egen gruppe i BMW CCN har de anledning til det. Enkeltmedlem eller slik gruppe har uttale- og stemmerett i klubbens ulike fora og medier på linje med alle regulære medlemmer/klubber. 9 Regnskaper Hovedstyrets regnskapsår er hvert år. Regnskapet skal være revidert av de valgte revisorene før det sendes med Årsmøteinnkallingen til medlemmene. Regnskapet skal inneholde resultatregnskap og balanse for året som er avsluttet, foregående år, noter til siste års regnskap samt revisjonsberetning og budsjett for inneværende år. Regnskapet skal følge regnskapsprinsippet. Distriktsklubber og underavdelinger er regnskaps- og revisjonspliktige etter samme prinsipper som hovedklubben og skal sende inn regnskap med tilhørende bilag og budsjett innen DK/UG kan anmode om assistanse fra klubbens regnskapsfører og/eller revisorer ved behov. Revisjon av DK/UG sine regnskaper utføres av klubbens valgte revisorer. Regnskapene skal føres av klubbens regnskapsfører og revideres av klubbens valgte revisor(er) eller, hvis dette av naturlige årsaker ikke kan gjennomføres som forutsatt, av erstatter som setterevisor og regnskapsfører som kan ivareta funksjonene på betryggende måte. Ansvar for og eventuelt valg av slike personer tilligger Hovedstyret. 10 Dannelse av distriktsklubber/undergrupper Distriktsklubber og/eller undergrupper av BMW CCN kan dannes når det kommer anmodning om dette fra minst 10 medlemmer, og klubbens opprettelse ansees formålstjenlig av Hovedstyret (jf. 2). Klubbens navn skal være BMW Car Club Norway (BMW CCN) + distriktsnavn eller interessegruppens navn.

8 11 Distriktsklubbers/Undergruppers utmeldelse og/eller oppløsning BMW CCN er eneste bilklubb for BMW biler i Norge som er godkjent av de retningslinjer som er utgått fra BMW AG. Ingen klubb som er medlem i BMW Car Club Norway kan melde seg ut og allikevel fortsette å eksistere i samme form. Slik klubb har ingen adgang til å benytte bokstavkombinasjonen BMW i sitt nye navn. Dette er bestemt av BMW AG. Hvis en slik klubb ønsker å melde seg ut av BMW CCN, kan dette kun skje ved oppløsningsprosedyre som blir bestemt og godkjent av Hovedstyret. Ved en oppløsning skal alle klubbeffekter så som klubbmerker, medlemskort og annet materiell innleveres uten økonomisk kompensasjon til Hovedstyret, selv om slike artikler er kjøpt og betalt av angjeldende DK/UG klubb. Det samme gjelder DK/UG sine øvrige aktiva som bankinnskudd, kassebeholdning osv. Dette pga. at det er HK som yter medlemstilskudd til DK/UG. 12 Klubbmerker/medlemskort BMW Car Club Norway har eget godkjent klubbmerke som kan rekvireres fra Hovedstyret til den til enhver tid gjeldende pris. Klubbmerket må kun påføres registrerte medlemmers eiendeler (biler, klesplagg etc.) og må ikke overdras til ikke-medlemmer. BMW CCNs medlemskort utstedes kun av hovedklubben til alle nye medlemmer ved innmeldelse, betalt medlemskap og ved fornyelse av medlemskap i klubben. Kortet er gyldig frem til nytt medlemskort blir utstedt. Kortet kan ikke overdras til ikke-medlemmer. Ingen DK/UG kan utstede egne medlemskort. 13 Oppløsning av BMW Car Club Norway Forslag om oppløsning av BMW Car Club Norway må først behandles på ordinært Årsmøte, og forslaget skal være oppført på sakslisten for møtet. Blir oppløsning vedtatt med minst ¾ flertall, innkalles det til ekstraordinært Årsmøte, senest 6 måneder senere. Blir forslaget også vedtatt i det ekstraordinære Årsmøtet med minst 3/4 flertall, bestemmer ekstraordinært Årsmøte hvordan klubbens midler skal disponeres. 14 Vedtektsendringer Vedtektsendringer kan bare foretas av Årsmøter med 2/3 flertall. Forslag om endringer skal sendes skriftlig til Hovedstyret senest 4 uker før Årsmøtedato. Dette gjelder alle vedtekter, også for DK/UG klubber. Som årsmøte gjelder også ekstraordinært årsmøte. 15 Regnskapsførers og revisors rolle i HK-Styre- og Årsmøter I spørsmål om forvaltning av klubbens økonomisk-administrative rutiner/spørsmål gis regnskapsfører og revisor(er) møte- og talerett, men ikke stemmerett på styre- og Årsmøter.

9 16 Styremedlemmers og tillitspersoners ansvar gjennom året Det enkelte styremedlem i både Hovedstyret og distriktsklubber/underavdelinger samt klubbens øvrige tillitspersoner plikter å gjennomføre funksjonene i vervet på tilfredsstillende måte for å ivareta klubbens interesser. Hovedstyret avgjør om vervet ivaretas på tilfredsstillende måte og har beslutningsmyndighet til å treffe nødvendige tiltak for å ivareta disse interessene. Dersom inntrufne omstendigheter påvirker en tillitsvalgts utøvelse av vervet, skal styret informeres umiddelbart slik at tiltak kan iverksettes for å ivareta vedkommende funksjon. Avgående styremedlem er forpliktet til å overføre nødvendig kunnskap og informasjon om sitt ansvar og oppgaver til sin etterfølger. Dette skal skje umiddelbart etter skiftet. 17 Habilitet Klubbens tillitsvalgte skal opptre etisk forsvarlig i relevante sammenhenger og representere klubben utad på en mest mulig profesjonell måte. Det forventes at tillitsvalgte utøver et særskilt ansvar i sin opptreden ved spørsmål av etisk karakter, herunder habilitetsspørsmål, mulige interessekonflikter og andre situasjoner hvor det kan stilles spørsmål ved den enkeltes habilitet og integritet. I tvilstilfeller eller hvorvidt spørsmål om slike situasjoner foreligger fremlegges saken for Hovedstyret for vurdering/beslutning. Intet medlem/tillitsvalgt skal påvirke saksgang eller innhold i saker hvor det kan stilles spørsmål ved ens integritet eller egne interesser i saken. Ingen tillitsvalgte kan heller handle i forståelse med andre i eller utenfor klubben og således forplikte klubben eller binde opp/legge føringer eller på annen måte skape situasjoner hvor klubbens frie stilling påvirkes uten at dette er besluttet av Hovedstyret eller Årsmøtet. Tillitsvalgte forventes å være innforstått med intensjonen bak denne bestemmelsen og således i relevante sammenhenger ivareta klubbens interesser på best mulig måte. 18 Sanksjoner. Medlem i BMW CCN kan, uansett posisjon i klubben, omgående bortvises og/eller ekskluderes fra klubben dersom vedkommendes vandel og/eller oppførsel ikke er i samsvar med klubbens vedtekter. Dette skal skje ved avgjørelse i HK-styret med vanlig flertall (minimum 3 personer). Dersom slik sak rammer person(er) i HK-Styret, skal saken behandles av DK/UG lederne og avgjøres med vanlig flertall. Dersom det oppstår spesielle tilfeller hvor ingen av de foregående instansene, eller den/de det gjelder aksepterer avgjørelsen, kan eksklusjonssaker bringes inn for Årsmøtet, hvor flertallsvedtak er endelig vedtak. Bortvisning kan også skje dersom vedkommende medlem ikke retter seg etter anvisninger fra arrangøren ved HK, DK eller UGs arrangementer, påfører seg selv eller andre skade eller grovt ubehag ved sin oppførsel. Arrangementsledelsen har slik rett og plikt. Mulighet for påfølgende eksklusjon av medlemmet avgjøres av HK-Styret. Hovedstyret kan med vanlig flertall nekte enkeltpersoner medlemskap i klubben. Årsaker behøver ikke begrunnes.

10 DK/UG klubber kan ekskluderes dersom klubbens vedtekter og/eller anvisninger ikke overholdes. Skriftlig advarsel skal meddeles 1 gang pr sak. Begrunnelse skal gis skriftlig. Stans i driften skal skje straks etter at slikt skriftlig pålegg om dette er mottatt. HK-styret har beslutningsmyndigheten. Eventuelle anke skal behandles av Årsmøtet.

11 Vedtekter for distriktsklubber og undergrupper (DK/UG) av BMW CCN Se vedtekter for BMW CCN. De samme vedtektene er også grunnlaget for DK/UGs virksomheter og ved tolkning har disse forrang foran vedtektene for DK/UK 1. Dannelse av distriktsklubber og/eller undergrupper i BMW CCN BMW CCN er en landsomfattende organisasjon med underklubber (UK) og distriktsklubber (DK). Ingen slike grupperinger kan benytte seg av BMWs logo uten godkjennelse fra BMW CCN som igjen har godkjennelse fra BMWs organer for slike saker. Før dannelse og offisiell presentasjon av en DK/UK kan skje, skal slik klubb godkjennes av BMW CCNs hovedstyre og DK/UK må akseptere betingelser og vedtekter som gis av hovedklubben. Brudd på disse kan i ytterste fall lede til eksklusjon fra BMW CCN med derpå følgende tap av inngåtte rettigheter og opparbeidete tilganger. DK/UG skal etter godkjenning innkalle alle sine medlemmer og opprette styrende organer og avholde organisatoriske møter etter angitte rutiner og/eller frister. 2 Medlemskap Ordinære medlemmer i BMW CCN kan automatisk bli medlem i DK der slik klubb er opprettet og i vedtektsmessig drift. Det individuelle medlem kan reservere seg mot dette ved skriftlig meddelelse til HK-VP/sekretær. Medlem i UG er medlemmer som har gyldig medlemskort i BMW CCN og har gitt varsel om det. DK-område skal fortrinnsvis dekke hele enkeltfylker hvor disse også er fordels- og ansvarsgrenser. Unntaksvis kan geografisk naturlige, eller på annen måte gunstige, deler av annet fylke tas med, dette skal i så fall spesielt angis og protokollføres i Hovedklubben. Ved opprettelse av ny DK inntil tidligere DK hvor "gammel" DK har lånt seg inn i ny DKs fylke/område må eventuell grensetvist løses. Slik tvist som ikke er løst lokalt innen 3 måneder etter oppstått tvist skal saken forelegges HK-styret som avgjør dette ved flertallsavstemming. Ytterligere protester/tvister skal forelegges HK-Årsmøtet som er klubbens høyeste organ. Likeså kan ny DK gjøre forslag om å overta fylke(r) eller deler av slikt fra tidligere opprettet DK. Ved tvisttilfeller, se ovenfor. Undergrupper (UG) er landsomfattende samling av enkeltmedlemmer og skal i hovedsak representere spesialinteresser som allikevel gjenspeiler interesser beskrevet i HKs 1a.

12 3 Administrasjon og styre av DK/UG DK/UG velger eget styre bestående av: Leder Sekretær/nestleder Kasserer 2 medlemmer (hvorav 1 skal være IT/Info-ansvarlig dersom funksjonen ikke er dekket av andre styremedlemmer) Styrevedtak avgjøres ved flertallsvedtak. Det valgte styre representerer DK/UG utad i sitt miljø og innad mot BMW CCNs hovedstyre. 4 Årsmøter i DK/UG Årsmøtet i DK/UG er DK/UGs øverste organisatoriske organ. Innkalling til Årsmøtet skal skje 15. desember. Innkalling kan skje skriftlig eller ved e -mail etter vedtak på klubbens eget Årsmøte. Ved behov kan endelig Årsmøteagenda sendes ut inntil 1 uke før møtedato. Årsmøtet skal holdes innen 3. weekend i februar hvert år og møteagendaen skal i prinsippet inneholde tilnærmet de samme punkter på agendaen, ikke saker, som HK Årsmøtet. Det vil bl.a. innebære at revisorgodkjent regnskap og inneværende års budsjett skal foreligge til behandling på Årsmøtet. Hver DK/UG skal nominere og la seg representere med inntil 2 delegater ved hvert Årsmøte i HK. DK/UG-delegatene velges årlig på klubbenes eget Årsmøte. DK/UG skal delfinansiere delegatenes utgifter til reise og opphold i forbindelse med HKårsmøter, dersom ikke annet er bestemt. Endelig finansiering skal behandles på hovedklubbens årsmøte ved behov. Dersom punkter i disse vedtekter ønskes endret, skal dette meddeles HK-årsmøtets agenda innen angitte frister for slike saker. Alle vedtekter nedtegnet i dette dokument gjelder for alle DK/UG. Forslag til behandling på DK/UG-Årsmøtet kan sendes inn av alle medlemmer med gyldig medlemskap. Forslaget skal være skriftlig. Forslaget må være klubbledelsen i hende senest 3 uker før Årsmøtedato. 5 Virksomhet. Alle DK/UG har ansvar for medlemsverving innen eget interesseområde. Vervemateriell stilles til disposisjon av HK-VP/sekretær. Prinsipielt skal alle BMW-eiere kontaktes. Treff (DK) bør gjennomføres med et gjennomgående fast program, eventuelt på ulike lokale steder innen distriktet/landet for derigjennom å øke og vedlikeholde interessen for bestående og potensielle medlemmer for BMW og klubben. Aktiviteter av "lokal" karakter kan fritt arrangeres så lenge det dreier seg om mindre omfattende arrangementer. Større aktiviteter, av nasjonal karakter/interesse, skal anmeldes til HK-Årsmøtet med frister som er angitt i HK-vedtektene slik at mulige

13 arrangementskollisjoner kan unngås. Nasjonale/landsdekkende HK-arrangementer har i regelen fortrinnsrett. DK/UG kan ikke på egen hånd vedta egne vedtekter, regler eller forordninger, selv ikke lokale, men ved behov skal fremsette disse som forslag til HK-styret eller HK-Årsmøtet hvis de er av tungtveiende karakter. Avtaler som inngås på klubbens vegne, skal alltid være skriftlige og er ikke gyldige uten HK- Presidentens skriftlige signatur, alternativt alle DK/UG-styrets medlemmers skriftlige signatur. DK/UG bør søke å oppnå det beste forhold til BMW-forhandlere innen sitt ansvarsområde på en verdig og seriøs måte. Hensikten er å oppnå gjensidig glede og "goodwill" for BMW eiere/medlemmer av alle kategorier. Alle DK/UG som ønsker å markedsføre seg via trykte og/eller elektroniske medier skal gjøre det etter HK-styrets og/eller HK-Årsmøtets vedtak og retningslinjer for dette. 6 Økonomi DK/UG tilkommer p. t. 15 % av medlemskontingenten fra HK for medlemsmassen i vedkommende DK/UG. Dette bestemmes av HK-Årsmøtet. I tillegg kan det søkes om ytterligere midler til spesielle behov. Budsjett skal vedlegges søknaden. I prinsippet skal DK/UG være selvfinansierende liksom HK er det. DK/UG skal sende inn regnskap med tilhørende bilag og budsjett innen Medlemstallet pr året i forveien gjelder som grunnlag for utregning og utbetaling av DK/UGs andel. Denne skal utbetales innen 3 uker etter avholdt HK-årsmøte påfølgende år. Dette betinger innsendte, revisorgodkjente regnskaps- og budsjettall, regnskapsbilag samt godkjent aktivitetsliste.