RSM NYHETSBREV 7/2016

Transkript

1 RSM NYHETSBREV 7/2016 RSM NYHETSBREV 7/2016 NYHETSBREV 7/2016 Du kan i denne utgaven lese mer om: Ny mva-melding fra 1. januar 2017 Dokumentasjonskrav ved bruk av ekstern forvalter Virksomheters bruk av betalingsapplikasjoner Strengere krav til kassasystem fra nyttår Oppdatert veiledning pensjonsforutsetninger THE POWER OF BEING UNDERSTOOD AUDIT TAX CONSULTING

2 NY MVA-MELDING OG OMLEGGING AV INNFØRSELSAVGIFTEN Fra og med 1. januar 2017 blir dagens mva-oppgave erstattet med den nye oppgaven «Skattemelding for merverdiavgift». Det innebærer endringer som de fleste virksomheter vil berøres av. Den vesentligste endringen knytter seg til vareimport fra utlandet. Men endringene vil også ha noe betydning for virksomheter uten vareimport. Selve oppgaven vil få en annen terminologi, samt at antall poster i oppgaven vil øke fra 11 poster, som i dag, til totalt 19 poster. Ny rapportering av innførselsmerverdiavgift Den viktigste endringen er at innførselsmerverdiavgift ikke lenger vil fremkomme på tolldeklarasjonen og betales til Tolletaten, men skal rapporteres direkte i den nye mvameldingen. Endringene vil ha en positiv likviditetsmessig effekt for vareimportører fordi de slipper å innbetale avgiften til Tolletaten først, for så å kreve fradrag for inngående avgift på mva-meldingen. For øvrig blir det ingen endringer i forhold til dagens regler knyttet til vareimport. Beregningsgrunnlaget for innførselsavgiften er fortsatt varens tollverdi. Utfordringen blir at tolldeklarasjonen ikke lenger gir noen opplysninger om selve innførselsavgiften; denne må virksomheten selv beregne med riktig sats (25% for varer og 15% for næringsmidler). Tolletaten har en intensjon om at de vil tilby en oversikt over virksomhetens tolldeklarasjoner som vil være tilgjengelig via Altinn. Oversikten vil være med å sikre fullstendigheten av virksomhetens rapportering av innførselsavgift. Krever endringer i regnskapssystemet Antall poster i selve oppgaven blir også utvidet, ikke bare i tilknytning til innførselsavgiften, men det er flere poster som spesifiseres. Det kommer bl.a. nye poster for rapportering av avgiftsfri omsetning, der det skal skilles mellom avgiftsfri innenlands omsetning og omsetning som er avgiftsfri på grunn av utførsel (salg til utlandet). I tillegg blir det egne poster for innenlands kjøp av varer og tjenester med omvendt avgiftsplikt (f.eks. klimakvoter og gull). Disse endringene vil kreve endringer i regnskapssystemet, oppsett av konti og mva-koder, slik at mva-meldingen blir riktig og fullstendig utfylt. For virksomheter som i dag benytter seg av norske standard regnskapssystemer vil det være systemleverandøren som må sørge for tilpasningene. I de tilfeller man benytter utenlandske systemleverandører eller har egenutviklede regnskapssystemer, må man selv sørge for at systemene blir tilpasset og oppdatert. Dette bør du forberede i høst: Avklar med regnskapsfører og eventuelle speditører hvilke endringer som ny MVA-melding vil kreve, oppdater avtaler og etabler nye rutiner. Forbered nødvendige tilpasninger i regnskapssystemet mht. koder, rapportering m.m. Etabler og oppdater nødvendige prosedyrer i forbindelse med løpende avstemming og kontroll av merverdiavgift. Ny mva-melding skal rapporteres første gang senest 10. april 2017, men all løpende registrering og oppdatert og tilpasset regnskapssystem må allerede være på plass fra 1. januar

3 KRAV TIL DOKUMENTASJON VED BRUK AV EKSTERN FORVALTER Mange investorer velger å la profesjonelle aktører forvalte sine verdipapirinvesteringer. I kjølvannet av dette har det oppstått et behov for en veiledning som beskriver hvordan disse selskapene skal innrette sin bokføring. Den 7. juni 2016 vedtok Norsk RegnskapsStiftelse en ny bokføringsstandard, GBS 18 Bokføring ved utkontraktering av porteføljeansvar. Utkontraktering av porteføljeforvaltning betyr at en bokføringspliktig virksomhet har overlatt til en annen part å forvalte kapital i form av investeringer i aksjer, andeler og andre verdipapirer. Forvaltningen omfatter kjøp og salg av verdipapirer, føring av register over transaksjoner og beholdninger, samt rapportering av avkastnings- og beholdningstall til investor. Uttalelsen omfatter ikke forvaltning av andre typer investeringer som for eksempel fast eiendom, investeringer i selvstendige formuesmasser (aksjer i holdingsselskaper) eller andeler i verdipapirfond. I det følgende vil vi beskrive hvordan den bokføringspliktige skal innrette bokføringen for å tilfredsstille lovkravene. Bokføring og ajourhold Verdipapirinvesteringer skal bokføres slik at brutto salg og brutto kjøp fremkommer. Dette gir grunnlag for en korrekt gevinst- og tapsberegning. Kjøpsutgifter aktiveres på investeringen, og relevante salgsutgifter skal tas med i gevinst- og tapsberegningen. Forvaltningsutgifter skal imidlertid kostnadsføres som driftskostnader, og påvirker således ikke gevinst- og tapsberegningen. Bokføringen skal gi informasjon om hvorvidt verdipapirer er omfattet av fritaksmetoden eller ikke. GBS 18 foreslår å benytte egne kontokoder eller andre tilordningskoder i bokføringen, eller at skillet kommer tydelig frem av underspesifikasjoner. Dokumentasjon Dokumentasjon for kjøp og salg vil normalt være en sluttseddel som utstedes. For at en sluttseddel skal tilfredsstille kravene til salgsdokumentasjon i bokføringsforskriften, skal den inneholde følgende opplysninger: Fortløpende nummerering. Forvalter kan for eksempel utstede sluttsedler med egen nummerserie for hver kunde. Angivelse av partene. Hvilke verdipapirer som er kjøpt og solgt, og antall verdipapirer for hver handel. Tidspunkt for levering av ytelsen. Det vil være den datoen handelen skjer. Vederlag, som fremkommer med hvilken kurs som er benyttet for den enkelte handel. Normalt angis også samlet beløp. Utskrifter fra verdipapirsentralen (VPS) tilfredsstiller ikke kravene til salgsdokument i bokføringsloven. For dokumentasjon av balansen vil imidlertid VPS-utskrifter være tilstrekkelig. 3

4 Kontrollspor Det skal være kontrollspor fra dokumentasjon av bokførte opplysninger via de bokførte opplysningene og til den pliktige regnskapsrapporteringen. I de tilfeller forvalteren benytter sitt eget system for registrering av transaksjoner eller utarbeidelse av spesifikasjoner, vil dette systemet være å anse som en del av regnskapssystemet til investor. Forvalter vil da være pliktig til å dokumentere kontrollsporet dersom dette ikke er lett å forstå, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves. Spesifikasjoner Investorer som benytter ekstern kapitalforvalter må motta informasjon som viser samtlige handler i en gitt periode, enten i form av en fysisk oppgave eller ved at investor har mulighet til å hente ut slike opplysninger fra forvalters system. En slik handelsliste vil være en underspesifikasjon etter bokføringsforskriften, men er ikke tilfredsstillende dokumentasjon av kjøp og salg av verdipapirer alene. I tillegg må det være en unik dokumentasjonshenvisning til de underliggende sluttsedlene. Den bokføringspliktige kan velge mellom å bokføre alle sluttsedlene enkeltvis eller bokføre totalsummene fra handelslisten. Dette forutsetter imidlertid at kravene til kontrollspor er oppfylt. Oppbevaring og sikring av regnskapsmateriale Regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Når underspesifikasjon fra kapitalforvalter utarbeides elektronisk, skal de bokførte opplysningene være elektronisk tilgjengelig i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt (forutsatt at den bokføringspliktiges omsetning er fem millioner eller mer). Dersom det oppbevaringspliktige regnskapsmaterialet helt eller delvis oppbevares hos kapitalforvalter, skal den bokføringspliktige inngå skriftlige avtaler som sikrer innsyn og mulighet til kontroll, samt omfatte krav om at kapitalforvalter skal følge gjeldende lovkrav. Ved bruk av utenlandsk kapitalforvalter utenfor Norden må den bokføringspliktiges regnskapsmateriale tilbakeføres til Norge for oppbevaring etter reglene i bokføringsforskriften ledd. Alternativt kan den bokføringspliktige søke om dispensasjon til oppbevaring i utlandet etter bokføringslovens 13 5.ledd annet punktum. Ved oppbevaring i utlandet må norske oppbevaringsregler følges, så fremt det ikke er innvilget dispensasjon fra slike krav. Hvilken betydning har den nye GBS 18 for den bokføringspliktige? Retningslinjene for bokføring ved utkontraktering av porteføljeansvar er i utgangspunktet lovfestet i bokføringsloven og bokføringsforskriften. GBS 18 er en veiledning om hvordan den bokføringspliktige skal innrette seg for å oppfylle lovens krav. Det er i praksis ingen endring i regelverket. GBS 18 vil derimot bidra til en mer ensartet praksis på området. 4

5 BETALING MED MOBILAPPLIKASJONER En rekke nye mobilapplikasjoner har gjort det enkelt å overføre penger fra en konto til en annen. For virksomheter som tar i bruk ny teknologi, er det viktig å huske på kravene til dokumentasjon. Mobilapplikasjoner som Vipps, mcash og MobilePay er betalingsløsninger hvor man tar i bruk mobiltelefonen for å gjennomføre betalinger for varer og tjenester. Mange har allerede lastet ned og begynt å benytte slike løsninger, og det forventes en stor økning i bruk av denne typen tjenester i tiden fremover. Betalingsmetodene ble lansert med tanke på kontantsalg, men brukes også ved oppgjør av faktura. For virksomheter som tar i bruk mobile betalingsløsninger, kan det være lurt å gjøre seg kjent med hvordan transaksjoner utført i slike systemer skal registreres og dokumenteres i regnskapssystemet. Foreløpig foreligger det ikke egne dokumentasjonseller bokføringsbestemmelser for oppgjør via mobilapplikasjoner. Løsningene må følgelig basere seg på de ordinære reglene som gjelder for hvilken som helst betalingstransaksjon, uavhengig av betalingsform. Kontantsalg Betalingsløsningene erstatter ikke kravet til kassaapparatet, terminal eller annet likeverdig system, for dokumentasjon av kontantsalget. I henhold til bokføringsforskriften skal det daglig utarbeides rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, og følgelig hva som er betalt med betalingsapplikasjoner. Ved kontantsalg er det i praksis nødvendig å definere en egen funksjon på kassaapparatet som spesifiserer at betalingen er gjennomført med mobilapplikasjon, og som videre identifiserer hvilken applikasjon som benyttes til betaling. Dette gjør det således mulig å avstemme oppgjør fra banken, på lik linje med betalinger utført med bank- og kredittkort. Kredittsalg Hovedregelen ved kredittsalg er at selger utsteder et salgsdokument (faktura) til kjøper samtidig som varen leveres, eller etter at varen er levert. Kravene i bokføringsregelverket er at salget, og siden betalingen, spesifiseres pr kunde ved føring via kundereskontroen, eller annen kundespesifikasjon. Betalinger må registreres pr kunde og dokumenteres i tråd med kravene som stilles til blant andre angivelse av partene, beløp og betalingsdato. Lag og foreninger Lag, foreninger m.m. som ikke er bokføringspliktige¹, vil følgelig ikke ha krav til å benytte kassaapparat. Bedriftsløsningene som tilbys fra de ulike betalingsapplikasjonene gir mulighet til å forhåndsdefinere varer og artikler i et vareregister som gir en bedre regnskapsmessig oversikt. Salg registreres på rapporter som kan skrives ut pr dag, og videre lar seg avstemme mot oppgjør fra bank. For å sikre at alt salg blir betalt og videre hva det er betalt for, tilbyr betalingsapplikasjonene ulike funksjoner blant annet med formål om å angi hva beløpet gjelder. Eksempelvis kreves det at selger godkjenner kjøp i kundens applikasjon, eller at selger «ber om penger» via applikasjonen og således sikrer fullstendigheten i salget. ¹ Lag og foreninger som er regnskapspliktige etter regnskapsloven, eller har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har bokføringsplikt. 5

6 STRENGERE KRAV TIL KASSASYSTEM FRA NYTTÅR Fra 1. januar 2017 trer kassasystemloven og kassasystemforskriften i kraft. Det nye lovverket stiller særskilte krav til kassaapparatets funksjonalitet og oppbygging. Manipulasjon av kassasystemer har lenge vært et problem. Skatteetaten har ved flere av sine kontroller avdekket at kassasystemer er satt opp slik at det er mulig å unndra kontantsalg fra beskatning og avgiftsbehandling. Formålet med regelverket som trer i kraft fra nyttår, er å redusere omfanget av svart økonomi i kontantbransjene og bedre grunnlaget for kontroll av kontantsalg. Innen 1. januar 2019 må den bokføringspliktige oppdatere eller bytte ut eksisterende kassasystemer for å oppfylle det nye lovverket. Kassasystemloven gjelder for leverandører av kassasystemer og den fastsetter krav til kassasystem som blir tilbudt for salg, utleie eller utlån til bokføringspliktige. Forskriften inneholder spesifikke krav til påbudte og forbudte funksjoner i kassasystemet, kvitteringer og rapporter og sikring av elektroniske journaler. Den 6. juli 2016 ble det tillagt presiseringer i forskriften knyttet til treningsbruk og kredittsalg. Endringen ble gjort for å ytterligere redusere risikoen for unndragelse av skatt og merverdiavgift ved kontantsalg. Leverandøren av et kassasystem skal avgi en produkterklæring til skattekontoret om at kassasystemet oppfyller kravene i kassasystemloven og kassasystemforskriften. Det innebærer at kassasystemet skal være innrettet slik at det er enkelt å vurdere om systemet er i samsvar med det nye lovverket. Opplysninger om modell, type og versjon av kassasystemet, med ID-nummer til kassasystemet, skal være lett tilgjengelig. I tillegg skal det ved salg, utleie eller utlån vedlegges en systembeskrivelse av oppbyggingen av kassasystemet. Leverandørene som ikke oppfyller kravene i denne loven kan bli ilagt bøter eller overtredelsesgebyrer. Det nye lovverket pålegger også den bokføringspliktige et ansvar. Bokføringsloven 10, som trer i kraft fra 1. januar 2019, krever at den bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med gyldig produkterklæring. Nytt kassasystem må være på plass innen 1. januar 2019, og konsekvensen ved overtredelse vil være ileggelse av bøter. Erfaring viser at utskiftning av systemer krever planlegging, ofte er ressurskrevende og tar mye tid. Det kan derfor være en fordel å begynne arbeidet med å innrette seg etter det nye lovverket allerede nå. 6

7 OPPDATERT VEILEDNING PENSJONSFORUTSETNINGER PR Norsk RegnskapsStiftelse har publisert oppdaterte pensjonsforutsetninger pr 31. august Veiledende forutsetninger Diskonteringsrente foretaksobligasjoner (OMF) 2,1 % Diskonteringsrente statsobligasjoner 1,4 % 1,9 % Forventet avkastning ved plassering i livselskap Gjennomsnittlig lønnsvekst inkl. karrieretillegg Regulering av pensjoner under opptjening i folketrygden Pensjonsregulering (min./max.) for ordninger etter foretakspensjonsloven Ca. 3,0 % 2,7 % Ca. 3,3 % Ca. 2,25 % Ca. 2,5 % Ca. 2,0 % Ca. 2,25 % Ca. 0,0 % / 2,0 % Ca. 0,0 % / 2,25 % Pensjonsregulering i offentlige ordninger Ca. 1,25 % Ca. 1,5 % Regulering av oppsatte rettigheter i offentlige/offentlig like ordninger Ca. 2,0 % Ca. 2,25 % Forventet inflasjon Ca. 1,5 % Ca. 1,5 % Spesielt for denne oppdateringen er at endringene i rentenivået vil medføre vesentlige endringer i pensjonsforpliktelsen. Vi minner om at veiledningen kun er et utgangspunkt for foretakets egne vurderinger i forbindelse med fastsettelse av egne forutsetninger. For å lese hele veiledningen, se her. 7

8 Innholdet i dette nyhetsbrevet er kun en informasjonstjeneste fra RSM, og kan ikke regnes som en erstatning for individuell rådgivning. RSM tar intet ansvar for eventuell mangelfull eller uriktig informasjon i nyhetsbrevet. For å melde deg av nyhetsbrevet, trykk her RSM Norge AS Oslo RSM Norge AS Bergen RSM Norge AS Voss RSM Norge AS Stord Filipstad Brygge 1, 0252 Oslo Pb Vika 0112 Oslo Kanalveien 105 B, 5068 Bergen Pb. 63 Kristianborg 5822 Bergen Strandavegen 11, 5705 Voss Pb Voss Sæ Stord T T T T RSM Norge AS is a member of the RSM network and trades as RSM. RSM is the trading name used by the members of the RSM network. Each member of the RSM network is an independent accounting and consulting firm, each of which practices in its own right. The RSM network is not itself a separate legal entity of any description in any jurisdiction. The RSM network is administered by RSM International Limited, a company registered in England and Wales (company number ) whose registered office is at 50 Cannon Street, London EC4N 6JJ. The brand and trademark RSM and other intellectual property rights used by members of the network are owned by RSM International Association, an association governed by article 60 et seq of the Civil Code of Switzerland whose seat is in Zug. RSM International Association, 2016 THE POWER OF BEING UNDERSTOOD AUDIT TAX CONSULTING