Rapport. Etablering av Sotra og Øygarden brannvesen IKS

Transkript

1 Rapport Etablering av Sotra og Øygarden brannvesen IKS

2

3 Innhold 1 Innledning Bakgrunn for oppdraget KPMG sitt mandat 1 2 Kort om dagens organisering Sotra Brannvern IKS Øygarden brannvesen 3 3 Ny gjennomgang av forprosjektet Innledning Ny vurdering av fordeler og ulemper ved en sammenslåing Brannvesenenes ønskede løsninger ved en sammenslåing 5 4 KPMGs anbefalinger Innledning Eierstrategi Organisering, dimensjonering og lokalisering Koblinger/grensesnitt mot andre Finansiering Selskapsavtale Plan for implementering 13 5 Navn på selskapet 17 Vedlegg 1 Vedtak i kommunestyrene etter forprosjektet 18 Vedlegg 2 Organisasjonskart Sotra Brannvern IKS 20 Vedlegg 3 Organisasjonskart Øygarden brannvesen 21 Vedlegg 4 Vurdering av/kommentarer til høringssvar 22 Vedlegg 5 Høringssvar 29 1

4 affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.

5 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for oppdraget En arbeidsgruppe med representanter fra Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS 1 og Øygarden brannvesen utarbeidet i 2014 rapporten Forprosjekt ( ) Vest-Hordaland brann & redning. Rapporten anbefalte en sammenslåing av kommunene sine brannvesen. Rapporten ble behandlet i kommunestyrene i Askøy, Sund, Øygarden og Fjell kommuner. Askøy kommune sa nei til å delta i et interkommunalt samarbeid om brannvesen, mens de andre kommunene var positive til en sammenslåing. Kommunestyrene i Sund, Fjell og Øygarden ønsket imidlertid at det skulle legges fram en ny sak om interkommunalt samarbeid, hvor det ble redegjort for rammer og forutsetninger for samarbeidet uten deltakelse fra Askøy kommune. I vedlegg til rapporten er kommunestyrevedtakene i Sund, Fjell og Øygarden kommuner inntatt. De tre kommunene har valgt et interimstyre som er ansvarlig for etablering av et felles brannvesen mellom nåværende Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommunale brannvesen. Sommeren 2015 gjorde interimstyret vedtak om å engasjere KPMG som ekstern prosjektleder i forbindelse med etableringen av det nye interkommunale samarbeidet. 1.2 KPMG sitt mandat Formål og avgrensninger Formålet med oppdraget er å etablere et nytt interkommunalt selskap for brann og redning for kommunene Sund, Fjell og Øygarden med selskapsnavn " Vesthordaland brann og redning IKS". KPMGs oppdrag er å: Utarbeide og kvalitetssikre en interkommunal avtale for felles brannvesen for kommunene Sund, Fjell og Øygarden. Avtalen må blant annet ivareta bestemmelser om oppløsning og uttredelse for eierkommunene Utarbeide modell for finansiering av samarbeidet Med utgangspunkt i forprosjektet; på ny gjennomgå brannvesenenes vurderinger og anbefalinger for et interkommunalt samarbeid mellom Sund, Fjell og Øygarden kommuner Utarbeide en plan for implementering av kommunestyrene sine vedtak om etablering av felles brannvesen Utarbeide tre likelydende saksframlegg for behandling i kommunestyrene i Sund, Fjell og Øygarden Presentere forslag til interkommunalt samarbeid for kommunestyrene i Sund, Fjell og Øygarden Ivareta sekretariatsfunksjonen for interimstyret Metode Vi har i hovedsak benyttet følgende teknikker for å samle inn data til vårt oppdrag: 1 Sotra Brannvern IKS er et samarbeid om brann og redning mellom Fjell kommune og Sund kommune. 1

6 Dokumentanalyse Til grunn for rapporten ligger en gjennomgang og analyse av sentrale dokumenter: Rapport etter forprosjektet med vedlegg og arbeidsdokumenter fra forprosjektet Eksisterende selskapsavtale for Sotra Brannvern IKS Branndokumentasjon for Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen Budsjett for 2015 for Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen Samtaler Vi har gjennomført samtaler med interessenter i sammenslåingsprosessen. I Sotra Brannvern har vi hatt samtaler med styreleder, brann- og redningssjef, en avdelingsleder og en ansattrepresentant i styret. I Øygarden kommunal brannvesen har vi hatt samtaler med brannsjefen, en ansatt og en tillitsvalgt. I tillegg har vi hatt samtaler med rådmennene i Sund, Fjell og Øygarden kommuner. Møter med faggruppene i forprosjektet I forprosjektet ble det etablert tre faggrupper som utredet og vurderte fordeler og ulemper ved et interkommunalt samarbeid om brannvesen. Vi har gjennomført en workshop med hver faggruppe fra forprosjektet, hvor vi har gjennomgått hver gruppes vurderinger og anbefalinger på ny, og identifisert endringer som bør gjøres i lys av at Askøy kommune ikke lenger skal delta. Faggruppene omfatter 1) administrasjon, støtte og økonomi, 2) beredskap og 3) forebyggende. Høring Rapportutkastet og utkastet til selskapsavtale har vært på høring til ledere og tillitsvalgte i Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommunale brannvesen, brannstyre ved styreleder i Sotra Brannvern IKS og rådmennene i Sund, Fjell og Øygarden kommuner. Formålet med høringen er å gi disse mulighet til å gi sitt syn på forslaget til sammenslåing slik det er beskrevet i utkastet til rapport og avtale. Høringsperioden var fra 4.januar til 29. januar Interimstyret takker alle som har deltatt i høringen. Alle høringssvar er inntatt i sin helhet i vedlegg til rapporten. 2

7 2 Kort om dagens organisering 2.1 Sotra Brannvern IKS Sotra Brannvern IKS eies av Fjell og Sund kommuner og er organisert som et interkommunalt selskap. Sotra Brannvern IKS sitt øverste organ er representantskapet. Selskapet har et brannstyre, som er valgt av representantskapet. Brann- og redningssjefen er daglig leder av selskapet. Virksomheten er organisert i en administrasjonsavdeling, en beredskapsavdeling og en forebyggende avdeling. I vedlegg til rapporten er inntatt et organisasjonskart som viser organiseringen. Sotra Brannvern IKS har to brannstasjoner; en stasjon på Ågotnes i Fjell kommune, hvor ledelsen har kontor, og en stasjon på Skogsskiftet i Sund kommune. Beredskapsstyrken er fordelt på de to brannstasjonene. Fjell kommune har en slukkeavtale med Bergen kommune sitt brannvesen for å sikre beredskapen for området øst for Kolltveit tunnelen (Straume og lille Sotra). Sotra Brannvern IKS er dimensjonert ut fra minstekrav i lov og en ROS- analyse. Det er til sammen 47 ansatte i 55 stillinger: Stilling Antall Heltid 12 Deltid 43 Sotra Brannvern IKS har vaktordninger, som blant annet innebærer: Vakthavende brannsjef går i firedelt vakt, og alle som innehar denne vakten er heltidsansatte Beredskapsstyrken er inndelt i 4 vaktlag per stasjon, og går i firedelt hjemmevaktordning 2.2 Øygarden brannvesen Brannvesenet i Øygarden er organisert i enheten Teknisk drift og service i kommunen. I vedlegg til rapporten er et organisasjonskart som viser organiseringen av brannvesenet. Brannvesenet ledes av en brannsjef. Brannvesenet har en avdeling for forebyggende som har oppgaver med tilsyn og feiing. Det er også en avdeling for beredskap. Øygarden kommune har en brannstasjon på Rong. Øygarden kommunale brannvesen er dimensjonert ut fra minstekrav i lov og en ROS- analyse. Det er til sammen 25 ansatte: Stilling Antall Heltid 2 Deltid 23 Øygarden brannvesen har vaktordninger, som blant annet innebærer: Vakthavende brannsjef går i femdelt vakt, og de heltidsansatte er en del av denne vakten. Det er fem ansatte som deler på å være vakthavende brannsjef Beredskapsstyrken går i femdelt hjemmevakt i helgene, fredag kl til mandag kl Vaktordningen innebærer at det er flere på vakt i helgene enn i ukedagene. Vaktordningene i Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommunale brannvesen er organisert på forskjellige måter. 3

8 3 Ny gjennomgang av forprosjektet 3.1 Innledning Rapporten Forprosjektet ( ) Vest-Hordaland brann og redning sine anbefalinger er basert på en utredning gjort av tre faggrupper. KPMG har sammen med faggruppene fra forprosjektet (uten representantene fra Askøy kommune) gjennomgått og kvalitetssikret vurderinger og anbefalinger fra forprosjektet på ny, i lys av at Askøy kommune ikke lenger skal delta. Forut for forprosjektet ble det gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse som pekte på behov for forsterket beredskap. Forprosjektrapporten la til grunn at et interkommunalt samarbeid ville gi en mer robust organisasjon med større fagkompetanse. I tillegg var forprosjektet basert på at det ville være økonomisk handlingsrom for en utvidelse og endret dimensjonering av brannvesenet. For eksempel i form av dagkasernering 2 på Ågotnes brannstasjon og etablering av en fremskutt enhet på Straume i Fjell kommune. Gjennomgangen med faggruppene viser at når Askøy kommune ikke skal delta, så faller det økonomiske grunnlaget for ønsket utvidelse og endret dimensjonering av brannvesenet bort. Resultatet av gjennomgangen er at faggruppene anbefaler at Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen slås sammen slik brannvesenene er på sammenslåingstidspunktet. Under presenterer vi resultatet av gjennomgangen med de tre faggruppene fra forprosjektet i detalj. 3.2 Ny vurdering av fordeler og ulemper ved en sammenslåing De viktigste fordelene og ulempene ved en sammenslåing av Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen er listet i tabellen under. Som det fremgår av tabellen er den viktigste fordelen ved en sammenslåing at det etableres en noe større og mer robust organisasjon ledet av én brann- og redningssjef. Organisasjonen vil ha større fagmiljø og mere ressurser mht. økonomi og utstyr. Effekten av endringer er mest merkbar for Øygarden brannvesen. Som det fremgår av tabellen er de viktigste ulempene knyttet til risiko for støy/uro blant ansatte ved sammenslåingen og at Øygarden kommune mister et tett og uformelt samarbeid mellom brannvesenet og øvrige kommunale tjenester i kommunen. Oppsummering av fordeler og ulemper Administrasjon Beredskap Fordeler For ansatte i Sotra Brannvern IKS er det få endringer, mens ansatte i Øygarden brannvesen vil bli organisert i et IKS og ha brannsjefen som øverste administrative leder. Noe mer robust organisasjonen, med noe større muligheter for utnyttelse av felles ressurser, økonomi og materiell. Ulemper For deltidsansatte i Øygarden vil det bli større avstand til ledelsen i brannvesenet enn hva som gjelder i dag. Kontaktpunkt mellom Øygarden brannvesen og kommunen vil bli endret. Risiko for større avstand mellom brannvesenet og øvrige kommunale tjenester. I en overgangsperiode er det behov for læring og samhandling mellom de to brannvesenene og det kan være risiko for uro blant ansatte. 2 Personell i vakt på brannstasjonen på dagtid. 4

9 Oppsummering av fordeler og ulemper Forebyggende Fordeler Mindre sårbar organisasjon, større fagmiljø og mer ressurser, og større potensial for å tilby like tjenester til innbyggerne i de tre kommunene. Ulemper Lengre kjøreavstander for ansatte. 3.3 Brannvesenenes ønskede løsninger ved en sammenslåing De viktigste vurderingene/løsningene som kom fram og som faggruppene mener bør velges ved en sammenslåing av Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen er beskrevet i tabellen under. Ønskede løsninger Område Stasjoner Organisasjon Vakt- og lønnsordninger Adm. tjenester Økonomi Utstyrspark Beredskap Løsninger Én hovedstasjon (Ågotnes). Stasjonene i Sund og Øygarden videreføres som før (disse to er ikke vurdert eksplisitt i faggruppene) Ordningen med at eierkommunene stille lokaler til rådighet for et felles brannvesen videreføres, men stasjoner kan også leies privat Brannvesenet ledes av en brann- og redningssjef. Brannsjef og vakthavende brannsjef bør ivaretas av ansatte i heltidsstillinger. Stab bør ha en heltidsstilling til plan og utredning som kan ivareta interne funksjoner, men også være en ressurs for eierkommunene innen risiko- og sårbarhetsarbeid og beredskapsplaner. Stab bør ha 1,5 årsverk (mot 1 årsverk i dag) for administrative oppgaver, som HR HMS og kontordrift. Antall deltidsstillinger øker ved en sammenslåing. 10 heltidsstillinger til forebyggende (0,5 mer enn de to brannvesenene har i dag) + 1 lærling Vaktordninger samkjøres, men det bør være overgangsordninger Det bør være døgnkontinuerlig ukesvakt Ordninger med ikke-dreiende vakt 3 avvikles, til fordel for en ny vaktordning Redusere antall vaktordninger for vakthavende brannsjef; bør kun ha en vaktordning for denne rollen Lønnsordninger bør harmoniseres, men det bør være overgangsordninger Ordningen med at utbetaling av lønn mv, regnskap og IKT kjøpes fra eierkommunene videreføres Finansieringsmodell for drift av felles brannvesen vurderes på ny Drifts- og investeringsfond videreføres Låneopptak gjøres for store investeringer som før Avsatte midler i økonomiplan til bil i Øygarden ønskes inn i investeringsfond til IKS Dagens utstyrspark videreføres. Ny ROS-analyse vil vise evt. fremtidige behov Satse på økt beredskap opp mot vann/sjø/gass- og oljerelatert virksomhet Behov for mer heltidspersonell 3 Ikke dreiende vakt er en vakttype som ikke medfører regelmessig vakt. 5

10 Ønskede løsninger Område Forebyggende Løsninger Behov for å styrke beredskapen ved stasjonene, for å kunne utføre røykdykkerinnsats på nivå 1. Økt satsning på informasjonsarbeid og oppfølgingen av tilbakemeldinger etter tilsyn (størst forbedringspotensial i Øygarden) 6

11 4 KPMGs anbefalinger 4.1 Innledning Kommunestyrene i Sund, Fjell og Øygarden kommuner har vedtatt at Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommunale brannvesen skal slås sammen til et nytt selskap, men kommunestyrene ønsker en ny sak lagt fram som beskriver rammene for samarbeidet. I dette kapittelet er våre anbefalinger vedrørende sammenslåingen av brannvesenene presentert. Våre anbefalinger omfatter: Eierstrategi Organisering, dimensjonering og lokalisering Grensesnitt/koblinger mot eierkommuner og eksterne aktører Finansering av drift og investeringer i det nye selskapet Selskapsavtale Plan for implementering og sammenslåing I kapittel 4.2 til 4.7 er våre anbefalinger utdypet. 4.2 Eierstrategi I samtaler med interessenter er det avdekket behov for å klargjøre oppdraget til et interkommunalt brannvesen, samt prinsipper og spilleregler som skal ligge til grunn for styring av selskapet. Det er behov for å formulere og kommunisere oppdraget fra eierkommunene til selskapet og klargjøre selskapets ansvar overfor eierkommunene. Vi foreslår at eierkommunene lager en eierstrategi, som skal ligge til grunn for et nytt interkommunalt samarbeid om brann- og redningsvesen i Sund, Fjell og Øygarden kommuner. Eierstrategien kan klargjøre mål, rammer og forutsetninger for det interkommunale samarbeidet og legge premissene for eierkommunene sin styring og oppfølging av samarbeidet. Gjennom utarbeidelse av eierstrategi vil ulik forståelse av regler som gjelder for samspillet mellom eierkommunene og det interkommunale samarbeidet adresseres og løses. At det skal lages en eierstrategi kan vedtas i kommunestyrene i Sund, Fjell og Øygarden kommuner samtidig som disse får framlagt en ny sak om sammenslåing av brannvesenene i starten av Eierstrategien vil inneholde eiernes overordnede føringer for selskapet, og ikke faglige føringer. To sentrale prinsipper som bør ligge til grunn for eierstrategien vil være: Brannvesenet skal levere tjenester med god kvalitet til innbyggerne i kommunene, og skal jobbe aktivt for å forbedre og utvikle tjenestetilbudet. Brannvesenet skal kontinuerlig arbeide for å effektivisere driften innenfor de økonomiske rammene. I tillegg bør det også være en føring for det nye interkommunale brannvesenet at det kan søke samarbeid med andre, hvor dette kan forbedre tjenestetilbudet og/eller effektivisere driften. Eksempler på slikt samarbeid kan være: Videreføring av slukkeavtalen som Sotra Brannvern IKS i dag har med Bergen kommune Samarbeid om utstyr Å åpne for nye medlemmer Å selv vurdere å inngå i større samarbeid 7

12 4.3 Organisering, dimensjonering og lokalisering Vi foreslår at Sotra Brannvern IKS og brannvesenet i Øygarden kommune slås sammen slik brannvesenene er i dag. Dette er i samsvar med vurderinger gjort i faggruppene fra forprosjektet. Det nye interkommunale samarbeidet organiseres som et interkommunalt selskap (IKS) etter lov om interkommunale selskap. Det gjøres ingen endringer i dimensjonering av brannvesenet i sammenslåingen, dvs. at det gjøres ingen utvidelser, men heller ingen kutt i organisasjon/stilinger, stasjonsstruktur eller utstyr. Brannvesenene slås sammen slik "de er" på sammenslåingstidspunktet. Dette medfører også at slukkeavtalen med Bergen kommune består. (Denne avtalen var foreslått opphevet i forprosjektrapporten hvor Askøy var en del av samarbeidet). Ved sammenslåing av Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen må det tegnes et organisasjonskart, som har plass til alle ledere og ansatte fra de to brannvesenene. Det er naturlig at organisasjonskartet utformes i forbindelse med selve sammenslåingen (se kap.4.7 Plan for implementering). Det er viktig å få på plass et organisasjonskart tidlig i sammenslåingsprosessen, slik at det så snart som mulig blir klart for ledere og ansatte hvordan stillingene deres bli innplassert i det nye selskapet. Et viktig formål med å lage et organisasjonskart er dermed å ivareta informasjonsbehov i sammenslåingsprosessen. Gjeldende risiko- og sårbarhetsanalyse viser et behov for forsterket beredskap. Det vil være opp til det nye selskapet å vurdere om og hvordan en slik forsterket beredskap bør utformes. 4.4 Koblinger/grensesnitt mot andre Ivaretagelse av kommunale tjenester etter sammenslåingen Personell ansatt i Øygarden brannvesen leverer også andre tjenester til kommunene enn brann - og redningstjenester: Brannsjefen er ansvarlig for beredskap i kommunen i henhold til sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Formelt er det ca. 5 % av stillingen til brannsjefen (ca kr.) som går med til beredskap, mens omfanget av beredskapsarbeid bør være minst en 20 % stilling. Ansatte i brannvesenet har ansvaret for en kommunalteknisk vakt (vakt ved innbrudd, lekkasjer etc.). Brannsjefen har estimert kostnad ved vaktordningen årlig til ca. kr ,-. Kostnaden føres i dag på budsjettet til brannvesenet. Ved en sammenslåing av Øygarden brannvesen med Sotra Brannvern IKS oppstår spørsmålet om det nye interkommunale samarbeidet om brannvesen skal fortsette å ivareta nevnte oppgaver for Øygarden kommune. Når det gjelder kommunens ansvar for beredskap så vil et kjøp av denne tjenesten fra det interkommunale selskapet medføre en risiko for at ansatte i selskapet kan komme i en interessekonflikt ved kritiske hendelser, hvor man må velge mellom å ivareta ansvar for brann - og redningsoppgaver og ansvar for beredskapsoppgaver i Øygarden kommune. Det er dermed en risiko for at interessekonflikter medfører at kommunen ikke har tilgjengelig beredskapsleder i krisesituasjoner. På denne bakgrunn foreslår vi at Øygarden kommune ikke kjøper disse tjenestene fra det interkommunale samarbeidet, men har denne tjenesten selv. En slik løsning er også i samsvar med hvordan Fjell og Sund kommuner har løst beredskapsoppgavene. Når det gjelder den kommunaltekniske vakten så bør det nye interkommunale selskapet og Øygarden kommune selv avgjøre om kommunen bør og kan kjøpe vakttjenestene fra selskapet. Det er en forutsetning at kommunen som kjøper tjenestene fullt ut finansierer alle kostnadene ved kjøpet, både direkte og indirekte kostnader. 8

13 4.4.2 Røyk- og kjemikaliedykking for Sture- terminalen og anlegget på Kollsnes Statoil har ett prosessanlegg (Kollsnes) for mottak og behandling av gass fra Nordsjøen. Statoil har også en terminal (Sture) for mottak og utskiping av olje. Anlegget på Kollsnes og Sture-terminalen ligger i Øygarden kommune. Kollsnes-anlegget og Sture-terminalen er registrert som industrivernpliktig foretak og er pålagt å ha eget industrivern. Kravet om industrivern omfatter blant annet krav om røyk- og kjemikaliedykking og førstehjelp. I dag er det fullt industrivern på begge anleggene. Statoil har forespurt Øygarden kommune om det er mulig å kjøpe tjenester innenfor røyk- og kjemikaliedykking av kommunen. I sak 23/2015 fattet kommunestyre et vedtak som innebærer at økte utgifter for kommunene ved å levere eventuelle tjenester til Statoil skal dekkes av Statoil. Kommunen og Statoil har ikke nådd fram til en avtale per november I lys av at kommunene arbeider med å etablere et nytt interkommunalt samarbeid om brannvesenene, foreslår vi at Øygarden kommune avventer, og ikke inngår avtale med Statoil. En eventuell avtale må uansett betjenes av et nytt interkommunalt selskap forutsatt at kommunene beslutter å inngå et samarbeid om brannvesen. Det bør være opp til det nye selskapet å vurdere om det er hensiktsmessig og mulig å levere disse tjenestene til Statoil, samt betingelsene for selskapet ved å gå inn på en slik avtale. Vi foreslår derfor at det blir opp til det nye selskapet å avgjøre om det skal inngås en slik avtale. Vi foreslår også at det er en forutsetning for det interkommunale samarbeidet at en eventuell avtale mellom selskapet og Statoil ikke skal medføre økte kostnader for det interkommunale samarbeidet. Kostnader ved å betjene røyk- og kjemikaliedykking må dermed fullt ut dekkes av Statoil Kjøp av kommunale tjenester Vi foreslår at det interkommunale samarbeidet om brannvesen fortsetter å kjøpe administrative tjenester fra eierkommunene som IKT, regnskap mm, som betyr at dagens ordninger i Sotra Brannvern IKS videreføres i det nye selskapet. Bakgrunnen for dette er at det vil være fordyrende for eierkommunene om det interkommunale selskapet skulle ha etablert disse administrative tjenestene selv. 4.5 Finansiering Innledning Vårt forslag til finansiering omfatter drift, investeringer, etableringskostnader og finansiering av overgangsordninger i forbindelse med sammenslåingen av brannvesenene. Til grunn for forslaget ligger følgende hensyn: Summen av de finansielle bidragene fra kommunene er et viktig måleparameter for hvorvidt finansieringsmodellen kan aksepteres av kommunene. Som et utgangspunkt ønsker ikke kommunene å betale mer til brann- og redningstjenesten enn hva de betaler i dag. Fordelingen av de finansielle bidragene fra kommunene skal være mest mulig lik ut fra befolkningsgrunnlag, fordelingen skal ha et saklig rasjonale og fremstå som rettferdig ut fra hva kommunene bidrar med og oppnår ved et samarbeid Finansiering av driften Kostnadsfordelingen mellom Sund og Fjell kommuner, som i dag utgjør Sotra Brannvern IKS, er basert på en eierbrøk (22/78) som er nedfelt i selskapsavtalen for Sotra Brannvern IKS. Eierbrøken er basert på andelen innbyggere i hver av de to kommunene. Andelen innbyggere i kommunene har betydning for kommunens inntekter og dermed finansieringsevne. Andelen innbyggere har også betydning for omfanget av /dimensjoneringen av brann- og redningstjenester, herunder for det 9

14 forebyggende arbeidet og beredskapen som brannvesenet står for. Vi foreslår at prinsippet om kostnadsfordeling ut fra en eierbrøk som fastsettes i selskapsavtalen, og som tar utgangspunkt i andel innbygger per kommune i det interkommunale samarbeidet, videreføres ved en sammenslåing av Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommunale brannvesen. Vi foreslår også at det gjøres en mindre justering for Øygarden kommune. Brannvesenet i kommunen er noe oppdimensjonert grunnet lokale baser for olje og gassvirksomhet med tilhørende skatteinntekter. Dette betyr at Øygarden bidrar med en noe større andel av kostnadene enn et rent innbyggertall skulle tilsi, men likevel ikke mer enn de kostnader kommunen alt har med brann- og redningstjenesten i Eierandelen til Øygarden kommune justeres tilsvarende, slik at den også er noe høyere enn innbyggertallet alene skulle tilsi. Øygarden kommune får dermed like stor eierandel som Sund kommune. Tabellen under viser den nye eierbrøken. Tallene for Øygarden er basert på budsjettet for Tallene for Sund og Fjell er basert på representantskapet sitt vedtak om budsjett Vi foreslår at den nye eierbrøken legges til grunn for fordeling av driftskostnader for et framtidig interkommunalt samarbeid om brann- og redningstjenester. Tabellen under viser også total estimert driftskostnad for selskapet for 2016 på 27, 22 MNOK, samt fordelingen på de tre eierkommunene. Under tabellen er en forklaring til tallene som er brukt i tabellen. (Tall i kr, basert på vedtatt budsjett for 2015, netto) Finansiering av drift Sund Fjell Øygarden Sum Administrasjon/felles Forebyggende Beredskap Sum ny finansiering Ny eierbrøk % Sum per innbygger Endring i ift. tidl. finansiering ( kr. 4,9 %) ( kr. - 1,3%) ( kr. 6,6 %) * I tillegg til årlig driftsbudsjett kommer en avsetning på minst 2,5 % av totalt driftsbudsjett til selskapets driftsog investeringsfond. Se nærmere omtale i kap Tallene for Sund og Fjell kommuner er hentet fra vedtatt budsjett i representantskapet for Sotra Brannvern IKS i VI har fordelt budsjettet på 3 kategorier. Kategorien administrasjon omfatter administrasjonsavdelingen. Kategorien forebyggende omfatter HMS- tilsyn, opplæring og feiing og lærling. Kategorien beredskap omfatter beredskapen ved brannstasjonene på Skogsskifte og Ågotnes. Inntekter og refusjoner er ikke inkludert i tallene. Investeringsfond er heller ikke inkludert i disse tallene. I 2015 var det ikke overføringer til driftsfondet. Kostnaden i de tre kategoriene er fordelt på Sund og Fjell etter eierbrøk 22/78, siden det er denne eierbrøken som skal gjelde iht. gjeldende selskapsavtalen. Ekstra særskilte opplæringsmidler (statlig tilskudd) på kr er i tillegg lagt på tallene for hhv. Fjell og Sund kommune. Vår kostnadsfordeling på Sund og Fjell kommuner avviker med ca kr hver for Sund og Fjell kommuner i forhold til fordelingen av driftsutgifter på Sund og Fjell kommune i budsjettvedtaket som representantskapet gjorde i I representantskapets 4 Innbygger per jan 2015 iht. SSB er for Sund kommune 6752, for Fjell kommune og for Øygarden kommune Budsjettvedtak

15 budsjettvedtak er kostnadene fordelt etter eierbrøken 21,3/78,7, som er en annen eierbrøk enn den som skal gjelde iht. selskapsavtalen. 6 Tallene for tidligere finansiering av Øygarden brannvesen ( kr) er hentet fra vedtatt budsjett i kommunestyret for 2015 og omfatter alle poster for det kommunale brannvesenet, men ikke kostnader ved administrative tjenester til brannvesenet som lønn, HR, IKT mv. Tallene bør justeres for å vise de reelle kostnadene med brannvesenet. Strøm for brannstasjonen på Rong er med, men ikke leie og andre kostnader til stasjonen. Vi har estimert kostnadene for de tre kategoriene administrasjon, forebyggende og beredskap. Vi har fratrekk for kostnader knyttet til kommunalteknisk vakt (kr ). Dersom selskapet skal levere denne tjenesten må den fullt ut finansieres av kommunen som kjøper vakttjenesten. Inntekter og refusjoner er ikke inkludert i tallene i tabellen for Øygarden kommune. Vi har lagt til kr for kostnader til nødnett. Vi har også lagt til 0,25 stilling til felles utgifter/administrasjon for brannvesenet, dvs. en ca. kostnad på kr. Nytt estimert budsjett for Øygarden avviker derfor med ca kr fra det budsjettet som er ført på postene for brannvesen i Øygarden kommune sitt driftsbudsjett for Men, de estimerte kostandene til brannvesenet antas å ikke være høyere enn de faktiske kostnadene kommunen samlet sett antas å ha i dag Ulike former for implementeringskostnader Ved sammenslåingen av Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommunale brannvesen må det påregnes noe kostnader til etablering av nytt selskap. Dette vil f.eks. være kostnader knyttet til Ekstern bistand med implementeringsprosessen Bytte av logo (ved et navneskifte), merking av biler og bekledning Verdsettelse av brannvesenene Godtgjørelse til medlemmer av representantskap og styre i det nye selskapet Totalt omfang av implementeringskostnad kan ikke fastsettes uttømmende per desember I tabellen under har vi laget et estimat for etableringskostnader. Vi foreslår at implementeringskostnader dekkes gjennom bevilgninger fra de tre eierkommunene iht. den nye eierbrøken, med unntak for kostnader til verdsettelse av brannvesenene. Øygarden kommune bør dekke egne kostnader til verdsettelse av sitt brannvesen, mens Sotra Brannvern IKS dekker sine kostnader til verdsettelse. Utgifter Estimert sum Kommentar Godtgjørelse representantskap og styre Ekstern bistand Eierstrategi Juridisk støtte Prosjektleder Verdsettelse av brannvesenene Erfaringstall fra budsjett for Sotra Brannvern IKS Forutsetter at administrasjon i nytt brannvesen og eiere er aktiv i arbeidet med sammenslåingen dekkes av Øygarden dekkes av eierne i Sotra Brannvern etter eierbrøk per i dag som er 22/78 Omprofilering biler/båt Sotra Brannvern har ca. 14 stk. bil/båt kr. stk. Øygarden brannvesen har ca. 6 stk. bil/båt Uniformsmerker Ca. 300 kr. pr. stk Lage merke og får disse trykket på /stryket på Totalt ansatte ca. 80 Diverse Utstyr til kontor, program, lisenser osv. 6 Særskilt opplæringstilskudd på kr er ikke med i grunnlaget for utregning av eierbrøken på 21,3 /78,7. 11

16 Sum totalt fordeles etter ny eierbrøk, mens til verdsettelser fordeles som angitt overfor Sum for Sund kommune Sum for Fjell kommune Sum for Øygarden kommune I tillegg til dette kan det i forbindelse med sammenslåingen av brannvesenene påløpe kostnader knyttet til overgangsordninger eller avtaler som gjøres med ansatte i brannvesenene. Vi foreslår at slike kostnader tas av arbeidsgiveren. Det betyr at dersom kostnadene gjelder ansatte i brannvesenet i Øygarden bærer Øygarden kommune kostnaden. Dersom kostnaden gjelder ansatte i Sotra Brannvern IKS bærer selskapet kostnaden Fond og låneopptak Vi foreslår at eksisterende ordning i Sotra Brannvern IKS for drifts og investeringsfond videreføres i det nye interkommunale samarbeidet. Bruk av fond gir det interkommunale samarbeidet et visst økonomisk handlingsrom ved svingninger i driften, og det gir rom for planlegging og gjennomføring av mindre investeringer uten at eierkommunene må involveres. Størrelsen på avsetning til fondene bestemmes i forbindelse med vedtakelse av budsjettet. I Sotra Brannvern har fondsavsetningen de fleste årene vært litt i underkant av 3 % av totalbudsjettet (med unntak for 2015 hvor avsetningen til fond var 0,5 % av totalbudsjett). Av samlet avsetning til fond har ca. 20 % vært drift og ca. 80 % investering. I utkast til ny selskapsavtale er det foreslått at det gjøres årlige avsetninger til fond, som minst tilsvarer 2,5 % av totalbudsjettet, og som kommer i tillegg til vedtatt driftsbudsjett. Avsetningene fordeles på eierkommunene etter eierandel i selskapet. Av Dette vil sikre det nye selskapet forutsigbarhet mht. omfang av fondsavsetninger, og en årlig avsetning til fond av en viss størrelse, samt en avsetning som er i samsvar med praksis. Fordelingen av fondsavsetninger på drifts- og investeringsfondet bestemmer det nye selskapet. Per desember 2015 utgjør driftsfondet kr, mens investeringsfondet er på kr. Ved en sammenslåing bør Øygarden kommune overføre en sum til fondene som er i samsvar med foreslått eierandel på 18 %. For større investeringer som ikke kan dekkes av fondet vil selskapsavtalen gjelde, hvor vi har foreslått at større låneopptak må godkjennes av eierkommunene. Dette er en videreføring av ordningen som gjelder i dag for Sotra Brannvern IKS. Selskapet kan også ta opp mindre likviditetslån (< ) fra en av eierkommunene. Dette er en videreføring av ordningen som gjelder for Sotra Brannvern IKS. I tillegg gjelder de alminnelige regler for investeringer i kommuneloven, noe som innebære at planlagte investeringer skal synliggjøres i økonomiplaner og at investeringsbudsjett må vedtas av kommunestyrene før det interkommunale selskapet kan få budsjettmidler til større investeringer, som f.eks. brannbiler. 4.6 Selskapsavtale Vedlagt er forslag til selskapsavtale for Sotra og Øygarden brannvesen IKS. Utkastet til avtale er på nynorsk. Utkastet har tatt utgangspunkt i den eksisterende selskapsavtalen for Sotra brannvern IKS og viderefører praksis/løsninger for dette selskapet til det nye. Men, det er også gjort en del endringer, både redigeringer, presiseringer og endringer i innhold. I hovedsak går endringene ut på at en del bestemmelser i avtalen er mer utførlig beskrevet/forklart enn i dagens selskapsavtalen for Sotra Brannvern IKS. For eksempel gjelder dette bestemmelsene som representantskapet, brannstyret og daglig leder. I forslaget til ny selskapsavtale gjør vi særlig oppmerksom på følgende: Navnet på det nye selskapet er Sotra og Øygarden brannvesen IKS 12

17 Eierbrøken som er foreslått brukt for fordeling av driftsbudsjettet på eierkommunene legges også til grunn for eierkommunene sin eierandel og ansvar for selskapets gjeld. Eierandel og ansvar for hver eierkommune blir da som følger; Sund kommune 18 %, Fjell kommune 64 %, Øygarden kommune 18 %. Selskapsavtalen har en bestemmelse om at det skal skje en verdsettelse av brannvesenene før sammenslåing. Verdsettelsen vil vise andelen av verdier som hver eierkommune skyter inn i selskapet (tingsinnskudd). Dersom en eierkommune trer ut av selskapet vil nettoandelen av verdier som eierkommunen har skutt inn i selskapet bli lagt til grunn ved beregning av utløsningssummen. Andelen av verdier som hver eierkommunene skyter inn kan fravike fra eierandelen i selskapet og andelen av det årlige driftstilskuddet. Selskapsavtalen har også bestemmelser om oppløsning av selskapet. Ved oppløsning foreslår vi at standardreglene i lov om interkommunale selskaper følges. Disse reglene er gjennomarbeidet og sikrer at avvikling skjer på rett måte, herunder at eventuelle forpliktelser selskapet har overfor kreditorer ivaretas. Leder for representantskapet og styreleder skal ikke representere samme kommune i to sammenhengende valgperioder, slik at disse vervene vil kunne rullere mellom kommunene Styret i selskapet består av 6 medlemmer, og i tillegg kommer eventuelle representant(er) og/eller observatører som ansatte velger til styret, i samsvar med reglene i lov om interkommunale selskaper. I selskapet sitt styre kan det være styremedlemmer som er folkevalgte i eierkommunene, men det er ikke et krav Styret ansetter brann- og redningssjef, ikke representantskapet Årlig avsettes minst 2,5 % av vedtatt samlet driftsbudsjett for selskapet til fond. Avsetningen kommer i tillegg til driftsbudsjettet. Det er tatt inn en bestemmelse om at styret i VHBR skal utarbeide et forslag til standardisering av den årlige budsjettprosessen som fører fram til vedtatt budsjett for VHBR i representantskapet. Forslag til standardisert budsjettprosess skal legges fram for kommunestyrene i eierkommunene til godkjenning. 4.7 Plan for implementering Innlending Sammenslåingsprosessen må forberedes og gjennomføres på en forutsigbar og planmessig måte. En Sikre god kvalitet i sammenslåingsprosessen og minimerer antall uforutsette problemstillinger, som vil ta fokus, ressurser og tid håndtere Ivareta rettighetene til ledere og ansatte i brannvesenene i sammenslåingsprosessen Ivareta behov for informasjon om prosessen og hvordan denne påvirker ledere og ansatte Vi foreslår at sammenslåingen av brannvesenene organiseres som et prosjekt, og at eierkommunene får ekstern bistand med å fasilitere og gjennomføre sammenslåingen Forslag til prosjektplan for sammenslåingen Figuren under gir en oversikt over fasene og aktivitetene i sammenslåingen og tidsplan for sammenslåingen. Av hensyn til helheten inkluderer planen arbeidet høsten 2015 med å forberede et beslutningsgrunnlag for kommunestyrene som leder fram til endelig vedtak om sammenslåing. Under figuren er en nærmere forklaring til planen. 13

18 Strategi og vedtak Arbeidet med denne fasen startet opp etter sommeren I løpet av høsten 2015 er rammene for et samarbeid mellom Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen gjennomgått og kvalitetssikret. På nyåret 2016 vil det bli lagt fram ny sak til kommunestyrene om sammenslåing av brannvesenene. Kommunestyrene vedtar da etablering av et interkommunalt samarbeid og gjør samtidig vedtak om: Tidspunkt for oppstart av drift i nytt selskap er Ny selskapsavtale At det skal utarbeides en eierstrategi i løpet av første halvår 2016 Oppnevnelse av nye medlemmer til representantskapet Oppstart av nytt selskap gir tilstrekkelig tid til å forberede og gjennomføre oppgavene som bør gjøres før sammenslåingen i Sotra Brannvern IKS og i Øygarden kommune. Ikrafttredelsestidspunktet er starten av et nytt budsjettår, og budsjettet for nytt selskap vil kunne gjøres i eierkommunene høsten Kommunestyrene vedtar ny selskapsavtale, som gjelder fra det tidspunkt alle kommunestyrer har vedtatt avtalen. Det nye selskapet opprettes, men Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommunale brannvesen skal være i drift fram til , da disse virksomheten formelt overføres i det nye selskapet. Kommunestyrene vedtar at det skal utarbeides en eierstrategi for det nye selskapet i løpet av første halvår Dette sikrer at ny eierstrategi er på plass i forbindelse med sammenslåingen og før nytt selskap formelt settes i drift. Det er styret i det nye selskapet som skal sørge for at eierstrategien utarbeides, og at eierkommunene involveres i dette arbeidet. Kommunestyret må opprette medlemmer til representantskapet i det nye selskapet. Dette bør gjøres samtidig med at kommunestyrene vedtar etableringen av det nye selskapet tidlig i Dette slik at det nye representantskapet snarlig kan tre sammen og velge nytt styre. Det er viktig at det nye styret kommer raskt på plass. Det nye styret vil få ansvaret for sammenslåingsprosessen. 14

19 Design Arbeidet med denne fasen bør starte opp så snart representantskapet har valgt nytt styre. Styret får ansvaret for sammenslåingsprosessen, og skal se til at denne skjer i samsvar med vedtak i kommunestyrene. Vi foreslår at Sotra Brannvern IKS oppløses og overdras inn i et nytt selskap sammen med Øygarden kommunale brannvesen. Kommunestyrene i Sund og Fjell kommuner, som er eiere i Sotra Brannvern IKS, vedtar at selskapet skal overdras inn i et nytt selskap samtidig som det nye selskapet formelt starter opp driften ( ). Bakgrunnen for forslaget er ønsket om å skape en balansert og likestilt inngang gjennom å etablere ett nytt selskap, samt reetablere en ledelse som skal styre selskapet ut fra en ny felles eierstrategi. Det er fremhevet viktigheten av å sikre likestilling mellom de tre eierkommunene ved sammenslåingen. Dette oppnås ved å etablere et helt nytt selskap, i stedet for å f.eks. overdra Øygarden brannvesen inn i Sotra Brannvern IKS. I denne fasen vil en detaljert handlingsplan for gjennomføringen av sammenslåingen bli laget. Planen vil følge reglene i arbeidsmiljøloven kap.16 om virksomhetsoverdragelse. Hovedregelen ved virksomhetsoverdragelse er at alle stillinger, med tilhørende rettigheter og plikter, følger virksomheten. Arbeidstakere har imidlertid en reservasjonsrett og kan motsette seg at stillingen overføres og vil på gitte vilkår ha fortrinnsrett til ny stilling hos eksisterende arbeidsgiver. Ny arbeidsgiver kan innenfor rammen av styringsretten tildele nye oppgaver til ansatte i virksomhetsoverdragelsen. Styringsretten begrenses av individuell arbeidsavtale, tariff og lov. Under er forslag til noen hovedtrekk i den detaljerte planen beskrevet. Merk at vi på nåværende tidspunkt ikke kan gi uttømmende svar på alle spørsmål som oppstår i sammenslåingen. Det er viktig for ledere og ansatte å få vite så tidlig som mulig hva som skjer med stilingen de har. Dette hensynet er viktig og ivaretas i designfasen, ved at det søkes avklart så tidlig som mulig hvordan stillingene blir innplassert i det nye selskapet. Styret vil først avklare stillingen for brann- og redningssjef, og deretter øvrige stillinger i selskapet. Under er noen forslag til den detaljert handlingsplanen skissert. Merk at dette kun er forslag, og at det må være opp til styret som skal gjennomføre sammenslåingen å ta de endelige valgene: Ansettelsesavtaler og arbeidsinnhold må kartlegges i forkant, slik at handlingsrommet for arbeidsgivers styringsrett avklares i forhold til hver enkelt leder og ansatt Det gjennomføres drøftinger og søkes avklaringer med leder og ansatte om arbeidsoppgaver og stillingens innplassering i ny organisasjon. Utgangspunktet bør være at deltidsansatte og heltidsansatte får tilsvarende/samme stillinger i det nye selskapet som man har i eksisterende virksomhet. Det nye selskapet kan imidlertid bare ha én brann- og redningssjef. Det gjennomføres derfor drøftinger med brannsjefene i Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommune for å klargjøre hvilke muligheter som finnes ved overdragelse av stillinger til nytt selskap. Det søkes primært å få til avtaler med brannsjefene om stillinger i selskapet. Utgangspunktet er den som er best kvalifisert og egnet for brannsjefstillingen skal tildeles denne. Den som ikke får brannsjefstillingen søkes det å få en avtale med om egnet stilling i selskapet, dette kan f.eks. være en nyopprettet stilling i selskapet. Ny eierstrategi vil være del av grunnlaget for valg av ny brannsjef. Dersom avtale ikke nås vil endringsoppsigelse vurderes. En endringsoppsigelse er en oppsigelse av den eksisterende arbeidsavtalen, med tilbud om en ny avtale og ny stilling i selskapet. Om det vil være behov for å gjøre endringer i øvrige ledelsesstillinger i sammenslåingen er usikkert p.t, men vil bli søkt klargjort så tidlig som mulig i sammenslåingsprosessen. Om det er behov for endringer vil blant annet avhenge av hvilke muligheter som finnes etter drøftinger og avtaler med brannsjefene. Der hvor det er dobbelt sett av roller/stillinger i de to sammenslående virksomhetene, som f.eks. varabrannsjef, vil det også være behov for justeringer. Fremgangsmåten vil også her være drøftinger for å avklare muligheter som finnes og deretter søke å få til avtaler med de aktuelle ansatte om løsninger. Dersom avtale ikke nås vil endringsoppsigelse vurderes. Styret i selskapet må samarbeidet med ny brann- og redningssjef i design og implementeringsfasen, blant annet om utarbeidelse av nye ROS- analyse og branndokumentasjon, 15

20 som viser hvordan selskapet skal ivareta oppgavene som etter brann og eksplosjonsvernloven er lagt til kommunene. Det må som ledd i dette utformes et nytt organisasjonskart, som del av branndokumentasjonen. Ansatte i begge brannvesenene må bidra i arbeidet med ny ROS-analyse og branndokumentasjon. Ansatte har lov til å reservere seg mot at stillingen overdras og vil på gitt vilkår ha fortrinnsrett til ny ansettelse hos eksisterende arbeidsgiver i 1 år etter overdragelsestidspunktet. Arbeidstakere må ha vært ansatt i virksomheten i minst 12 måneder de siste 2 årene regnet fra overdragelsestidspunktet og være kvalifisert for stillingen. Det nye selskapet er bundet av de lønns- og arbeidsvilkår som ansatte har hos Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommune, men kan reservere seg mot tariffavtaler. Styret bør derfor gjennomgå gjeldende tariffavtaler og innen 3 uker etter overdragelsestidspunktet vurdere hva som er mest hensiktsmessig å gjøre; å akseptere tariffene eller å erklære seg ubundet av tariffavtalene. Styret får på den måten mulighet til å avveie fordeler og ulemper og foreta en samlet vurdering av hva som vil være den mest hensiktsmessige ordningen for tariffavtaleforholdene i det nye selskapet. Dersom styret benytter seg av adgangen til å fri seg fra tariffavtalen, vil det heller ikke foreligge fredsplikt, og fagforeningene vil da kunne kreve opprettet tariffavtale under trussel om streik. Individuelle lønns- og arbeidsvilkår som følger av tariffavtale gjelder uansett fram til ny avtale inngås. Ansatte beholder derfor arbeidsvilkår som lønn og arbeidstid. Når det gjelder pensjon er hovedregelen at kollektive alders-, etterlatte- og uførepensjonsordninger skal videreføres i det nye selskapet. Dersom pensjonsrettigheten lar seg overføre etter sitt eget innhold/grunnlag og det nye selskapet ikke har etablert en egen pensjonsordning, skal retten til videre opptjening av pensjonsordningen overføres uendret. Det nye selskapet vil imidlertid ha samme adgang til endring av pensjonsordningen som den tidligere arbeidsgiver hadde. Det er uansett viktig at det jobbes med å finne en god løsning på spørsmål om pensjonsordning for det nye selskapet. Det bør være dialog med eierkommunene om dette. I forberedelsen det gjennomføre en ny ROS-analyse og etableres ny branndokumentasjon bør de ulike vaktordninger i Sotra Brannvern IKS og Øygarden kommune harmoniseres. Det nye selskapet må ha vaktordninger som er i samsvar med ROS-analysen og som understøtter en optimal utnyttelse av ressursene og legger til rette for best mulige tjenester til innbyggerne. Implementere I denne fasen gjennomføres virksomhetsoverdragelse i samsvar med den detaljerte planen. I denne fasen er det også viktig at styret lager en plan for oppfølging av sammenslåingen etter den Følge opp Etter at driften er startet opp i det nye selskapet må styret fortsatt ha fokus på sammenslåingen og samordning og samkjøring av to ulike virksomheter og kulturer. Fokus må være på opplæring, tilpassing til nye rutiner og systemer, og arbeid med å fortløpende ivareta oppgaver og utfordringer som oppstår som følge av sammenslåingen. Styret bør initiere en evaluering av sammenslåingen, for å identifisere tiltak som må adresseres for å sikre en fortsatt god prosess. 16

21 5 Navn på selskapet Interimstyret anbefalte at navnet på det nye selskapet ble vurdert i høringen. Opprinnelig var det tenkt at selskapet skulle hete Vesthordaland brann og redning IKS. Siden Askøy kommune ikke skal delta i samarbeidet, ønsket interimstyret at navnet på selskapet skulle vurderes på ny. Navnet på selskapet bør være knyttet til selskapets geografiske plassering. Styret har drøftet om Vesthordland brann og redning IKS er et egnet framtidig navn på selskapet og er delt i synet på dette. Noen ønsker Vesthordland brann og redning IKS, mens andre ønsker Sotra og Øygarden brannvesen IKS. Etter høringen falt interimstyret ned på forslaget om at det nye selskapet bør hete Sotra og Øygarden brannvesen IKS. 17

22 Vedlegg 1 Vedtak i kommunestyrene etter forprosjektet I kommunestyrene ble det fattet følgende vedtak: Øygarden kommunestyre fattet følende vedtak : 1. Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen vert eit felles brannog redningsvesen med namnet Vest-Hordaland brann & redning (VHBR). 2. Det nye brannvesenet vert organisert som eit interkommunalt selskap. 3. Selskapet skal etablerast innan Prosessen med etablering av selskapet vert gjennomført som et prosjekt med eigen prosjektleiar. 5. Det blir vald eit interimstyre som skal være ansvarleg for etableringa. Styret blir sett saman med 2 representantar frå Askøy, 2 frå Fjell, 1 frå Sund og 1 frå Øygarden. I tillegg vel dei tilsette to-tre representantar for dei tre brannvesena. Totalt 8-9 personar. 6. Ein føresetnad vil vera at det må avtalast reglar for oppløysing av eit eventuelt selskap, slik at Øygarden brannvesen kan vera operativ snarast ved ei eventuell oppløysing. Ved ein slik eventuell situasjon må verdiar som Øygarden kommune har tilført selskapet førast tilbake til kommunen. Øygarden kommunestyret fattet følgende vedtak : 1. Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ei felles brann- og redningsteneste med namnet Vesthordland brann & redning (VHBR). 2. Det nye selskapet blir organisert som eit interkommunalt selskap. 3. Selskapet skal vere etablert innan Prosessen med etablering av selskapet blir gjennomført som eit prosjekt med eigen prosjektleiar. 5. Det blir valt eit interimstyre som skal vere ansvarleg for etableringa. Interimstyret blir sett saman med 2 representantar frå Fjell, 1 frå Sund og 1 frå Øygarden. I tillegg vel dei tilsette 2 representantar frå dei to brannverna. Totalt 6 personar. 6. Før endeleg vedtak om etablering ber KS om ei saksom beskriver de økonomiske rammene i prosjektet. 7. Kommunestyret føreset at etableringa av selskapet ikkje er til hinder for eit vidare regionalt samarbeid i Bergensområdet innan brann-og redningstenestene, og at selskapet vil søke nye samarbeidsformer i regionen for å betre tenesta. 8. Driftstilpassingsprosjektet i Øygarden brannvesen blir sett i samanheng med nytt felles brannvesen. 9. Kostnader knytt til etableringa av VHBR vert dekt av driftsbudsjettet. 10. Representantar frå Øygarden til interimstyret vert: Olav Martin Vik. Sund kommunestyre fattet følgende vedtak : 1. Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ei felles brann- og redningsteneste med namnet Vesthordland brann & redning (VHBR). 2. Det nye selskapet blir organisert som eit interkommunalt selskap. 3. Selskapet skal vere etablert innan Prosessen med etablering av selskapet blir gjennomført som eit prosjekt med eigen prosjektleiar. 5. Det blir valt eit interimstyre som skal vere ansvarleg for etableringa. Styret blir sett saman med 2 representantar frå Fjell, 1 frå Sund og 1 frå Øygarden. I tillegg vel dei tilsette 2 representantar frå dei to brannverna. Totalt 6 personar. 6. Askøy kommune vert invitert til å vere med i det nye samarbeidet. 7. Kommunestyret må få tilbake ei sak som presenterer prosjektet under dei nye føresetnadene så snart det er gjort vedtak i dei aktuelle samarbeidskommunane. Fjell kommunestyret fattet følgende vedtak : 1. Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ei felles brann- og redningsteneste med namnet Vesthordland brann & redning (VHBR). 18

23 2. Det nye selskapet blir organisert som eit interkommunalt selskap. 3. Selskapet skal vere etablert innan Prosessen med etablering av selskapet blir gjennomført som eit prosjekt med eigen prosjektleiar. 5. Det blir valt eit interimstyre som skal vere ansvarleg for etableringa. Styret blir sett saman med 2 representantar frå Fjell, 1 frå Sund og 1 frå Øygarden. I tillegg vel dei tilsette 2 representantar frå dei to brannverna. Totalt 6 personar. 6. Før endelig vedtak om etablering ber KS om ei sak som beskriver de økonomiske rammene i prosjektet. 7. Kommunestyret føreset at etablering av selskapet ikkje er til hinder for eit vidare regionalt samarbeid i Bergensområdet innan brann- og redningsteneste, og at selskapet vil søke nye samarbeidsformer i regionen for å betre tenesta. 19

24 Vedlegg 2 Organisasjonskart Sotra Brannvern IKS 20

25 Vedlegg 3 Organisasjonskart Øygarden brannvesen 21

26 Vedlegg 4 Vurdering av/kommentarer til høringssvar Innledning Under er en oversikt over mottatte høringssvar: Nr. Høringsinstans: 1 Rådmannen i Fjell kommune 2 Brannsjefen i Sotra Brannvern IKS 3 Styret i Sotra Brannvern IKS v /styreleder 4 Fagforbundet (Sotra Brannvern IKS) 5 Maskinistforbundet (Sotra Brannvern IKS) 6 Brannsjefen i Øygarden kommunale brannvesen 7 Mannskapet i Øygarden kommunale brannvesen 8 Rådmannen i Øygarden kommune Det er ingen av høringssvarene som uttaler seg negativt til forslaget som er sendt på høring om en sammenslåing av brann- og redningstjenester i de tre kommunene. Det er derimot kommet innspill til enkelte justeringer i forslaget. Både rådmannen i Fjell kommune, rådmannen i Øygarden kommune og brannsjefen i Øygarden kommune uttaler i sine høringssvar at en sak om sammenslåing av brannvesenene må utsettes til etter at Sund, Fjell og Øygarden kommuner i juni 2016 har tatt stilling til ny fremtidig kommunestruktur. Dersom det vedtas en ny kommunestruktur så kan det medfører behov for å se på organiseringen av brannvesenet på ny. Rådmannen i Øygarden kommune peker også i sitt høringssvar på invitasjonen fra Bergensalliansen om et ytterligere samarbeid som interessant og svært viktig å følge med på/være med på. Interimstyrets mandat er å legge fram en ny sak for kommunestyrene om sammenslåing av brannvesenene. Kommunestyrene skal så ta stilling til hva som skal skje videre. Maskinistforbundet har merket seg at det i kap. 3.3 i rapportutkastet står at det er et ønske om å avvikle vaktordningen for ikke- dreiende vakt. Maskinstforbundet stiller spørsmål ved om dette betyr at de som går disse vaktene bli sagt opp. Det presiseres at en eventuell avvikling av ordningen med ikke- dreiende vakt innebærer at de som går denne vakten vil få en ny vaktordning. Det er ikke tale om oppsigelser. I forslaget til sammenslåing av brannvesenene er det ikke tatt stilling til om vaktordningen for ikke-dreiende vakt bør avvikles. Om denne vaktordning bør avvikles vil være opp til det nye selskapet å ta stilling til. Under er en presentasjon av høringssvarene og interimstyrets vurderinger av disse. Presentasjonen er delt i to: - Del 1: Kommentarer til rapportutkastet - Del 2: Kommentarer til utkastet til selskapsavtale Vi gjør oppmerksom på at ikke absolutt alt som fremkommer i de skriftlige høringssvarene er særskilt kommentert under. Alle vesentlige innspill som gjelder forslaget til sammenslåing (rapporten kap. 4-5 ) og avtaleutkastet er kommentert under. Enkelte innspill i høringen er hensyntatt uten at de er særlig kommentert under, dette gjelder språklige presiseringer, rettskriving o.l. som er kurante å rette opp. 22

27 Del 1: Høringssvar til rapporten Kapittel 4.2 Eierstrategi I rapporten står det: I tillegg bør det også være en føring for det nye interkommunale brannvesenet at det kan søke samarbeid med andre, hvor dette kan forbedre tjenestetilbudet og/eller effektivisere driften. Eksempler på slikt samarbeid kan være: Videreføring av slukkeavtalen som Sotra Brannvern IKS i dag har med Bergen kommune Samarbeid om utstyr Å åpne for nye medlemmer Å selv vurdere å inngå i større samarbeid Rådmannen i Øygarden kommune støtter føringen om at det kan søkes samarbeid med andre, mest for å øke kvalitet og beredskap, og dernest for å bli mer effektiv. Sotra brannstyre og brannsjefen i Sotra Brannvern IKS mener at eksemplene som er gitt er faglige føringer, noe de mener en eierstrategi ikke skal inneholde. Eierstrategien skal inneholde overordnede politisk føringer for selskapet. Det foreslås derfor at eksemplene tas ut. Det reises også spørsmål ved om det i stedet for en eierstrategi bør lages en strategisk plan, som inneholder en styredel som utarbeides av representantskapet i samarbeid med styret. I tillegg foreslås det at planen kan planen inneholde en administrative del som er selskapets forslag til oppfølging av styredelen. Forslaget om å ha en eierstrategi bør beholdes. Eierstrategien vedtas av kommunestyrene selv, slik at oppdraget fra eierkommunene til det interkommunalt brannvesenet, inklusive prinsipper og spilleregler som skal ligge til grunn for samarbeidet, forankres i kommunestyrene. I rapportutkastet er det foreslått at det er styret i det nye selskapet som skal sørge for at eierstrategien utarbeides, og at eierkommunene involveres i dette arbeidet. Dette betyr at det nye styret vil være sentral i utformingen av eierstrategien og at det er naturlig og nødvendig å forankre eierstrategien i representantskapet før den legges fram for kommunestyrene til vedtak. Eksemplene på samarbeid er tatt med av informative hensyn og for å illustrere hva som kan ligge i " å søke samarbeid med andre". Spørsmålet om det skal søkes samarbeid om brannvesen med andre kommuner vil være et politisk anliggende. Det er opp til kommunestyrene å vedta innholdet i eierstrategien og det vil være det nye selskapets ansvar å realisere eierstrategien, herunder politiske føringer om å søke nye samarbeidsformer der dette kan forbedre tjenestetilbudet og/eller effektivisere driften. Mannskapet i Øygarden brannvesen mener at eierstrategien må omtale forholdet selskapet skal ha til de ansatte. Det nye selskapet skal være en attraktiv arbeidsplass som tar hensyn til de ansatte og sikre at ansatte har innflytelse i beslutningsprosesser i selskapet. Innholdet i eierstrategien vil bli fastlagt av kommunestyrene. Eierstrategien vil typisk oppstille eierkommunens målsetninger for selskapet, herunder f.eks.at det skal være en attraktiv arbeidsplass. Ansatte har rett til å velge representant(er) og evt. observatør til styret i det nye selskapet iht. lov om interkommunale selskaper 10. Kapittel 4.3 Organisering, dimensjonering og lokalisering 23

28 Sotra Brannstyre og brannsjefen i Sotra Brannvern IKS ønsker at det presiseres at det er behov for forsterka beredskap, slik som omtalt i forprosjekt, og at det må være opp til styret i det nye selskapet å vurdere om, og hvordan en slik forsterket beredskap bør utformes. Dette omfatter også slukkeavtale med Bergen kommune. Rådmannen i Fjell kommune mener at det er viktig at slukkeavtalen med Bergen kommune består ved en eventuell sammenslåing av brannvesenene. Vi er enig i at behovet for forsterket beredskap bør komme klarer fram i rapporten. Det er foreslått at slukkeavtalen med Bergen kommune skal videreføres. Det er det nye selskapet som til enhver tid må vurdere hva som den mest optimale måten å løse oppgaven med å sikre tilstrekkelige brann- og redningstjenester til kommunene, herunder avveie hensynene til kvalitet i tjenestene og økonomisk forsvarlighet innenfor den rammer selskapet har til rådighet. Brannsjefen i Øygarden og brannsjefen i Sotra Brannvern IKS (og Sotra brannstyre) mener at det er viktig at det gjøres en ROS-analyse og utarbeides en ny dimensjonering for brannvesenet som en forberedelse for driftsoppstart i det nye selskapet. Dette vil gi selskapet et bedre grunnlag for videre drift, enn om dette arbeidet utsettes til etter selskapet formelt er opprettet. Dette er vi enige i, og rapportutkastet er justert tilsvarende. Mannskapet i Øygarden brannvesen mener at deltidsansatte fra Øygarden må få spesiell innflytelse når man skal vurdere beredskapen i Øygarden og at beredskapen må være minst like god som i dag, eller bedre. Dersom det blir investert i ny brannbil og båt i Øygarden, ønsker mannskapet at disse blir stasjonert i Øygarden. Det må være opp til det nye selskapet hvordan arbeidet med nye ROS- analyse og dimensjonering av brannvesenet gjennomføres og hvordan ansatte i selskapet involveres i dette. Kapittel Ivaretagelse av kommunale tjenester etter sammenslåingen Når det gjelder beredskap er det delte meninger om det nye selskapet bør være ansvarlig for beredskapen i Øygarden kommune. Rådmannen i Øygarden ønsker at selskapet skal levere en slik tjeneste. Rådmannen i Fjell og brannsjefen i Sotra Brannvern IKS ønsker ikke at det nye selskapet formelt skal ivareta denne oppgaven, men at kommunene må ha en egen beredskapstjeneste. Brannsjefen peker på at selskapet uansett vil ha kompetanse på ROS-analyse og beredskapsarbeid som eierkommunene kan benytte seg av, selv om kommunene har egne beredskapsledere. Vi foreslår at anbefaling i rapporten blir stående slik at Øygarden kommune ikke kjøper beredskapstjenesten fra det interkommunale samarbeidet, men har denne tjenesten selv. En slik løsning er også i samsvar med hvordan Fjell og Sund kommuner har løst beredskapsoppgavene. Når det gjelder kommunalteknisk vakt mener rådmannen i Øygarden at kommunen må kunne få kjøpe tjenesten i fra det nye selskapet. Rådmannen i Fjell kommunene ser det på sammen måte, men mener at en forutsetning er at kjøperkommunen fullt ut finansierer alle kostnadene knyttet til kjøpet. Mannskapet i Øygarden brannvesen er positive til å fortsette å ivareta den kommunaltekniske vakten etter sammenslåingen. Brannsjefen i Sotra Brannvesen IKS mener at om og hvordan en slik tjeneste skal levere må være opp til styret i det nye selskapet å vurdere. Anbefalinger i rapporten blir stående, slik at det nye interkommunale selskapet og Øygarden kommune selv avgjøre om kommunen bør og kan kjøpe vakttjenestene fra selskapet. Men vi legger til at kommunen som kjøper tjenestene fullt ut må finansiere kostnadene selv. Når det gjelder levering av tjenester til Statoil støtter høringssvarene anbefalingene i rapporten om at det blir opp til det nye selskapet å avgjøre om det skal inngås en slik avtale. Det er viktig at alle kostnader (direkte og indirekte) dekkes i en evt. avtale med Statoil. Sotra Brannstyre og brannsjefen i Sotra Brannvern IKS ser det som positivt at det nye selskapet kan bistå Statoil ved å levere røyk- og 24

29 kjemikaliedykkertjenester til Statoil og rådmannen i Øygarden mener det bør være en prioritert oppgave for det nye selskapet å utrede muligheten for å levere slike tjenester. Høringssvarene støtter forslaget om at det nye selskapet bør få kjøpe administrative tjenester fra eierkommunene. Kapittel Finansiering av driften Rådmannen i Fjell kommune støtter forslaget om finansiering av driften, hvor kommunen dekket inntil 64 % av driftskostnadene, men ikke kostnader ut over 64 % av samlet driftsbudsjett. Sotra brannstyre peker på at særskilde opplæringsmidlar (som dei siste åra har kome fram i Regjeringa sitt grøne hefte), alltid skal sjåast på som eit tillegg til det ordinære driftsbudsjettet, og skal heller ikkje leggast til grunn for berekning av eigarbrøk. Brannsjefen i Sotra Brannvern IKS peker på at særskilte opplæringsmidler for 2014 på kr skulle ha vært tilført selskapet og delt på Sund og Fjell kommune med kr hver. For 2015 utgjør dette kr per kommune. Brannsjefen i Øygarden peker på at kostnader til nødrett (ca ) for Øygarden brannvesen ikke er med i budsjettet for brannvesenet. Selv om litt av stillingen til brannsjefen er satt av til kommunal beredskap mener han at det i forslaget må legges opp til full finansiering av den fulle stillingen som blir overført til selskapet og at det ikke kan gjøres et fratrekk på 5% av finansiering av stillingen. Innspillene er hensyntatt, slik at kostnadene nevnt over er synliggjort i oppsette for finansieringen av driftskostnader for det nye selskapet. Tallen for opplæringstilskudd er fordelt på Sund og Fjell. Disse beløpene er så små, at de ikke påvirker eierbrøken. Etter justeringen ser finansieringen for driften slik ut per eierkommune: Finansiering av drift Sund Fjell Øygarden Sum Sum ny finansiering Ny eierbrøk % Sum per innbygger Endring i ift. tidl. finansiering ( kr. 4,9 %) ( kr. - 1,3%) ( kr. 6,6 %) Kapittel Ulike former for implementeringskostnader Rådmannen i Fjell stiller spørsmål ved om det er rett at kommunen skal dekke implementeringskostnader uten at rapporten kan dokumentere at en sammenslåing vil gi en bedre tjenester eller vesentlige reduserte kostnader for Fjell kommune. Høringssvarene peker ellers på at implementeringskostnadene er et estimat og at det vil kunne komme andre kostnader i tillegg. En sammenslåing vil medfører kostnader for eierkommunene. Kostnader som påløper fram til selskapet formelt settes i drift må finansieres av eierkommunene. Rapporten oppstiller et estimat, for dette. Behov for ekstra midler til oppgaver som kommer etter driftsoppstart og som har sammenheng med selskapets oppfølging av sammenslåingen (kulturbygging/felles samlinger, opplærling o.l.) må selskapet søke å finne midler til innenfor tildelt driftsbudsjett. 7 Innbygger per jan 2015 iht SSB er for Sund kommune 6752, for Fjell kommune og for Øygarden kommune Budsjettvedtak

30 Kap Fond og låneopptak Flere av høringssvarene kommenterer at avsetning til fonda skal være 2,5 % av, og i tillegg til, vedtatt driftsbudsjett og ikke en del av driftsbudsjettet. Det er representantskapet som i budsjettmøtet for det kommende år, setter av midler både til drift og til drifts- og investeringsfond. I utkast til rapport og avtale er det presisert at det settes av til fond en sum tilsvarende 2,5 % av driftsbudsjettet, og at summen kommer i tillegg til vedtatt driftsbudsjettet. I avtalen er representantskapets oppgaver knyttet til vedtakelse av budsjett presisert i 16 og 24. Brannsjefen i Sotra Brannvern IKS mener at selskapet bør får en øvre låneramme på f.eks. 10 MNOK. Det har ikke vært en slik låneramme for Sotra Brannvern IKS fram til i dag. Det er ikke foreslått endringer i rapporten på dette punkt. Kap 4.6 Selskapsavtale Rådmannen i Øygarden kommune mener det er viktig med folkevalgte medlemmer i styret i det nye selskapet. "Styret må slik rådmannen ser det stetta kompetansebehovet for at det vert eit godt og styringsdyktig styre, og at ein blanding av folkevalde og andre fagpersonar vil vera den beste løysinga." Forslaget åpner for at det kan være folkevalgte i styret, men det er ikke lagt inn som et krav. Det bør være opp til eierkommunene å avgjøre hvem de vil skal sitte i representantskapet og styret. Rådmannen i Øygarden kommune peker også på at samarbeidsavtale må si noe om uttreden av avtalen, om selskapet blir oppløst. Avtalen har regler for uttredelse og oppløsning av selskaper. Avtalen har regler for den situasjonen at en eierkommune velger å tre ut av samarbeidet. Avtalen har også regler for oppløsning av samarbeidet. Kap 4.7 Plan for implementering Rådmannen i Øygarden kommune uttaler: "I samanslåingsprosessar er det viktig med god leiing. Det nye selskapet treng ein leiar som tek dei nye oppgåvene på ein konstruktiv og god måte, og som klarar å byggja ein ny kultur i lag med dei tilsette. Samstundes må vedkommande handtera nye krav, som til dømes å bidra positivt til utgreiing om nye større oppgåver i eit endå større samarbeid." Ved valg av nye brann- og redningssjef for det nye selskapet, vil blant annet eierkommunenes krav og føringer, slik disse er nedfelt i en felles eierstrategi for selskapet, bli lagt til grunn. Slik sikres det at eierkommunenes krav og interesser blir et viktig grunnlag for valg av leder for det nye selskapet. Sotra Brannstyre peker på at det er viktig å få det nye styret på plass så raskt som mulig. Det blir det nye styret som skal ansatte brann- og redningssjef. Deretter tar utformingen av det nye selskapet til. Styret er også opptatt av at prosessen med etablering av VHBR blir smidig, og at forholdet for tilsette blir avklart så raskt som mulig. Fagforbundet forutsetter "at lønns - og arbeidsvilkår harmoniseres og bør være klar fra selskapets oppstart. Dette gjelder i hovedsak forskjeller i vaktgodtgjørelse. Dagens pensjonsavtaler må videreføres og ikke under noen omstendighet forringes for de av de ansatte som blir med inn i det nye selskapet. Det bør gis garanti for at dette heller ikke kan endres." Mannskapet i Øygarden mener også at det må sikres at alle ansatte beholder sine lønns- og pensjonsrettigheter. 26

31 Når det gjelder lønn og pensjon må de formelle spilleregelen som gjelder virksomhetsoverdragelse og mellom partene i arbeidslivet følges. Disse er redegjort for i rapporten. Hovedregelen er at ansatte beholder sine individuelle lønns- og arbeidsbetingelser og pensjonsrettigheter. Brannsjefen i Sotra Brannvern IKS peker på at styret må samarbeidet med ny brann- og redningssjef i design og implementeringsfasen, blant annet om utarbeidelse av nye ROS- analyse og branndokumentasjon, som viser hvordan selskapet skal ivareta oppgavene som etter brann og eksplosjonsvernloven er lagt til kommunene. Styret kan ikke utforme nytt organisasjonskart alene, men trenger bistand fra brann- og redningstjenesten. Organisasjonskartet er en del av branndokumentasjonen. Ansatte i begge brannvesenene må bidra i arbeidet med ny ROS-analyse og branndokumentasjon. Vi er enig i disse betraktningene, og justerer rapporten tilsvarende. Kap 5 Navn på selskapet Det er kommet flere forslag til navn på det nye selskapet. Rådmannen i Fjell kommune foreslår Sotra og Øygarden brannvesen IKS, fordi dette navnet gir bedre identitet enn Vesthordland brann og redning IKS. Maskinistforbundet foreslår Sotra og Øygarden brann og redning IKS (SØBR) og begrunner dette med at navnet gir en mer riktig geografisk plassering og tilhørighet til kommunene. Rådmannen i Øygarden kommune mener at Vesthordland brann- og redning ikke lenger er et dekkende navn siden Askøy kommune ikke lenger skal delta. Mannskapet i Øygarden brannvesen mener navnet må være Øygarden og Sotra brannvesen IKS. Sotra brannstyret og brannsjefen i Sotra Brannvern IKS mener navnet må være Vesthordland brann og redning IKS, da dette alt er vedtatt av eierkommunene. Navnet viser at selskapet både arbeidet med brann og redning. Høringssvarene viser at det er et flertall for endring av selskapsnavnet. Flest har pekt på Sotra og Øygarden brannvesen IKS eller Sotra og Øygarden brann og redning IKS. Del 2: Høringssvar til selskapsavtalene 7 Innskotsplikt Brannsjefen i Sotra Brannvern IKS peker at Sotra Brannvern IKS sine drifts- og investeringsfond må overføres til det nye selskapet og at det også fremgår i bestemmelsen at Øygarden kommune skal skyter inn midler til drifts- og investeringsfond. Dette er logisk og bestemmelsen er justert tilsvarende. 8 Avvik frå vedteken branndokumentasjon Bestemmelsen åpner for en bedre beredskap/standard enn normalløsningen. Sotra brannstyret stiller spørsmål ved hvem som vedtar dette. I avtalen er det presisert at det må være kommunestyret selv i den aktuelle eierkommune som vedtar dette. Representantskapet kan ikke vedta dette på vegne av en av eierkommunene. En evt. bedre beredskap enn normalløsningen skal dekkes fullt ut av eierkommunen selv. 12 Brannstyre 27

32 Flere høringssvar peker på at det er uklart slik bestemmelsen er utformet. I justert avtaleutkast er det lagt inn at det er 6 medlemmer, slik som i representantskapet. 17 er det foreslått at samme regler for vedtak skal gjelde i brannstyret som i representantskapet. Når det gjelder ansatterepresentasjon i brannstyret er avtalens forslag i tråd med det som følger av lov om interkommunale selskaper. De ansatte i det nye selskapet vil ha rett til å velge representant(er) og eventuell observatør til styret, men ingen plikt til å gjøre dette. De er opp til de ansatte om og hvordan de gjør dette. 15 Representantskapet sine møter Flere høringssvar peker på at det ikke står hvor mange stemmer som kreves for å treffe et vedtak. Det er foreslått at det må være 2/3 flertall for å gjøre vedtak. Dette er samme regelen som er foreslått for brannstyret. Regelen innebærer at ingen kommune har flertall alene. 20 Selskapets representasjon Det er stilt spørsmål ved regelen for selskapets representasjon og hvem som kan forplikte selskapet, herunder ift. investeringer. Avtalen er justert, slik at den nå bedre samsvarer med bestemmelsen om selskapets representasjon i lov om interkommunale selskaper. Avtalen sier nå at det er styret som tegner selskapets firma, og at styret kan delegere denne retten. Avtalen lar det nå være opp til styret og ta stilling til dette, i stedet for å regulere dette spørsmålet i avtalen. I tillegg kan brann- og redningssjefen forplikte selskapet i den daglige ledelsen og driften av selskapet. Investeringer som ikke er del av den daglige driften, kan ikke tegnes av brann- og redningssjefen. Retten til å forplikte selskapet i investeringssaker ligger hos styret, med mindre de delegerer denne i tråd med bestemmelsen i Årsbudsjett Det er pekt på at dersom selskapet har midler på investeringsfond, så bør selskapet selv kunne vedta investeringer/anskaffelser og anvende midlene på investeringsfondet så lenge eierkommunene ikke må skyte inn ekstra midler. Dette er vi enige i og dette er presisert i Endring av selskapsavtalen Det er stilt spørsmål ved hva som er ment med at kun eigarkommunene kan endre selskapsavtalen 8 Avvik frå vedteken branndokumentasjon, mens det er representantskapet som fastsetter branndokumentasjonen. 33 er en regel om endring i avtalens bestemmelser, ikke en regel om endring i vedtatt branndokumentasjon. Dersom en kommune vil ha en bedre tjeneste enn det som er normalløsningen i branndokumentasjonen så bør ikke et interkommunalt samarbeid være til hinder for det, derfor er det en regel i 8 om at kommunestyret i en eierkommune kan vedta å ha en bedre ordning. Forutsetningen da er at kommunen betaler dette fullt ut selv. Dersom retten som 8 gir til å ha en bedre løsning enn normalordning skal tas bort, så må dette besluttes av kommunestyrene. 28

33 Vedlegg 5 Høringssvar Høring tilsett Øygarden brannvesen Eigarstrategien må omtale forholdet selskapet skal ha til dei tilsette: Det nye selskapet skal vere ein attraktiv arbeidsplass som tar omsyn til sine tilsette. Dei tilsette skal sikras innflytelse i beslutningsprosessar i selskapet. Ved oppretting av eit nytt selskap må det sikrast at alle tilsette beheld sine lønns- og pensjonsretter. Dei deltidstilsette frå Øygarden må få spesiell innflytelse når ein skal vurdere beredskapen i Øygarden Beredskapen i Øygarden må vere like god eller betre enn i dag. Dersom det blir investert i ny brannbil og båt i Øygarden, ynskjer vi at desse blir stasjonert i Øygarden. Teknisk vakt fungerer etter vår oppfatning bra i dag og personell i denne vakta har opparbeida seg betydeleg erfaring. Det anbefales derfor at denne vert videreført som i dag i det nye selskapet, vi anbefaler at Øygarden kommune kjøper denne tjenesten i det nye selskapet. Selskapsavtalen legg fram at representantskapet skal vere vedtaksført når dei som er tilstade representerar 2/3 av stemmene. Då det ikkje står noko om sjølve vedtaket kan dette medføra at så lenge representantskapet er vedtaksført kan Fjell kommune med sine eigendelar ha simpelt fleirtal. Her bør ein leggje til at sjølve vedtaka krevar 2/3 av stemmene. Dette vil medføra at Fjell ikkje aleine vil ha fleirtal når representantskapet er fulltallig. Hovudformålet med nytt selskap skal ikkje være økonomisk besparelse, men auka beredskap Me meiner at ROS analysen burde vært gjennomført før en sammenslåing. Vi ser at dette arbeidet skal starte etter sammenslåingen er gjennomført. Vi ønsker derfor at mannskap fra ØBV blir tatt med i dette arbeidet, slik at vi får lokal kunnskap med i dette arbeidet. Vi meiner navnet for det nye IKS må være Øygarden og Sotra brannvesen IKS 29

34 Fagforbundet, Sotra Brannvern IKS Svar på høring om Etablering av Vesthordaland brann og redning Fagforbundet i Sotra Brannvern IKS er positiv til et felles brannvesen med Øygarden kommune. Vi samarbeider godt innenfor noen områder allerede og tror at et felles brann og redningsvesen vil bidra til å øke beredskapen i regionen, men og kan bidra til bedre kvalitet på det brannforebyggende arbeidet. Vi har følgende merknader til forslag til selskapsavtalen: 12 Det er uklart hvor mange medlemmer det er i Brannstyre. Er det fem pluss leder og nestleder og en fra de ansatte, eller er det 2 pluss 1 pluss 1 og en fra de ansatte? 24 Det må komme klart frem at 2,5% avsetning til fond må komme i tillegg til driftsbudsjettet. Rapport om etablering av VHBR Pkt Implementeringskostnader. Det må settes av midler til anskaffelse av felles programvare for feiing og tilsyn. Dette er en kostnad på mer enn kr Videre bør det settes av midler til samøvelser, teambygging og samkjøring av ny organisasjon, slik at mannskapene blir godt kjent med hverandre på et så tidlig tidspunkt som mulig. Fagforbundet forutsetter at lønns og arbeidsvilkår harmoniseres og bør være klar fra selskapets oppstart. Dette gjelder i hovedsak forskjeller i vaktgodtgjørelse. Dagens pensjonsavtaler må videreføres og ikke under noen omstendighet forringes for de av de ansatte som blir med inn i det nye selskapet. Det bør gies garanti for at dette heller ikke kan endres. Torbjørn Borgen Fagforbundet Sotra Brannvern 30

35 HØRINGSUTTALESER FRA MASKINISTFORBUNDET, Avd Sotra Brann Kap 3 pkt 3.1 Vi mener at her burde en ha utredet en: Ros-analyse, branndokumentasjon og dimensjonerings forskriftene før evt vedtak. Dette fordi det vil danne grunnlaget for evt nye vaktordninger, endret turnus, økonomiske investeringer og hva dette vil kreve ca. i kroner fra hver kommune. En vil da kunne lage et mer realistisk budsjett som gjenspeiler dagens behov. Pkt 3.3 Vi registrerer at det er ønskelig at Øygarden Kommune setter av penger til mannskapsbil inn i det nye selskapet. Det vil bli behov for både mannskapsbil og tankbil i nærmeste fremtid, Øygarden sine biler. Samme utfordring har Sotra Brannvern, 2 tank biler som er klare for utskiftning innen 3 år ca. Organisasjon: Vi ser at det er ønske om en økning i adm stillinger, vi mener dette ikke er behov for da nye datasystemer kan løse det meste av adm oppgavene slik de er i dag. Hms system, bemanningssystem osv.... Det som må justeres er at det blir evt 4 mann på vakt i hver stasjon så ved en evt hendelse er vi i stand til å kunne utføre røykdykker innsats på nivå 1. Pr i dag er vi kun tre på vakt på Ågotnes og 2 I Skogsvåg. Vi registrerer også at det er ønske om å fjerne Ikke dreiende stillingene, dvs at det vil bli oppsigelse av de stillingene. Dette stiller vi oss undrende til, dvs for Sotra Brannvern 12 ikke dreiende stillinger. Pkt

36 Vi mener det bør legges til rette for at valg til Styre i det nye selskapet tar hensyn til følgende: 2 deltids ansatte og 1 heltids ansatt blir valgt inn fra Brannvesenene, sine ansatte. Dette da den største delen av de ansatte er deltidsansatte og dette er den største gruppen ansatte. Vi har sett og ser at vi ikke blir hørt når vi er deltid ansatt. Pkt 5 Vi mener at det nye navnet på selskapet bør være: Sotra og Øygarden Brann og redning. (SØBR) Dette gir en mer riktig geografisk plassering og tilhørighet til kommunene. 32

37 33

38 34

39 35

40 36

41 37

42 38

43 39

44 40

45 41

46 42

47 43

48 44

49 45

50 46

51 47

52 48

53 49

54 50

55 51

56 52