EVALUERING AV FELLES BIBLIOTEK I MIDTFYLKET I BUSKERUD

Transkript

1 ORG. NR: E-POST: WEB: Oslo, 17. februar 2016 EVALUERING AV FELLES BIBLIOTEK I MIDTFYLKET I BUSKERUD 1 BAKGRUNN OG INNHOLD Oppdraget og løsningen som blir evaluert ASOK endringstjenester har fått i oppgave å evaluere løsningen med felles bibliotek for «midtfylket» i Buskerud, dvs. kommunene Modum, Sigdal og Krødsherad. Hovedtrekket ved løsningen er at lederen av bibliotekstjenesten i Modum kommune er blitt leder også for bibliotekene i Krødsherad og Sigdal. Endringen trådte i kraft Mandat for evalueringen Evalueringen omfatter: - Mål og resultatoppnåelse for felles bibliotek. Herunder resultater i forhold til strategiplanen for tjenesten. - Viktige erfaringer med hensyn til planlegging, ledelse, gjennomføring og ansattes identitetsutvikling i arbeidet med felles bibliotek. Konfidensialitet I avtalen om oppdraget heter det at «Evalueringsrapporten vil gjengi svarene på en måte som gjør at man ikke kan identifisere hva den enkelte deltaker i intervjuene har sagt». Dette ble skrevet med tanke på å gi trygghet til informantene om at de kunne stå fritt fram med kritiske synspunkter. Men slike synspunkter har ikke fremkommet i intervjuene. Ut fra dette viser rapporten i noen grad hvordan grupper av ansatte har svart. Etter avtale gjengir vi i noen tilfelle direkte biblioteksjefens oppfatninger. Informanter og datagrunnlag De som er intervjuet er: - Bibliotekarene i bibliotekene utenom Modum kommune. Totalt 3 stykker fordelt på de tre filialene i Krødsherad (1) og Sigdal (2) - Alle de ordinært ansatte ved bibliotektjenesten i Modum kommune. Dette inkluderer også lederen av biblioteket og bibliotekaren ved filialen i Åmot. Åmot er den minste av de to filialene i Modum kommune. Den største filialen i Modum og i de tre kommunene er Vikersund. Intervjuene er gjennomført i perioden desember 2015-januar 2016.

2 I tillegg til intervjuene bygger evalueringen på statistisk materiale som utarbeides for alle landets bibliotek, med vekt på data om besøk og utlån blant annet for de berørte filialene i de tre kommunene. Evalueringen bygger dessuten på den strategiske planen for alle bibliotekene. Evalueringen er gjennomført av Jan-Henrik Karlsen, konsulent hos ASOK endringstjenester. Rapporten er kvalitetssikret av Øystein Høyvik som er styreleder hos ASOK. Rapporten er disponert i tråd med den spesifiseringen av mandatet som ble avtalt ved starten av oppdraget. 2 SAMMENDRAG OG SENTRALE FUNN Slik ASOK vurderer det, kan undersøkelsen kort oppsummeres slik: - Ingen av informantene har vesentlige negative erfaringer med etablering og drift av felles bibliotek. Det dominerende i svarene er at felles bibliotek, hovedsakelig gjennom felles ledelse, har gitt faglige, driftsmessige og i noen grad økonomiske fordeler for kommunene og brukerne. - Det har ikke vært større utfordringer eller særskilt krevende å etablere fellesløsningen. - I den grad undersøkelsen kan si noe sikkert om forholdet mellom ny struktur og resultatmål for bibliotekene, tyder den på at reformen har gitt økte resultater i forhold til lov og forskrift og i forhold til strategiplanen for de berørte bibliotekene. 3 ANSATTES OPPLEVELSE OG ERFARINGER 3.1 Hvordan de ansatte har opplevd prosessen med å etablere et felles bibliotek Ansattes opplevelse av etableringsprosessen er ganske ulik. For noen begynte opplevelsen da de ble meddelt konklusjon om at bibliotekene i de tre kommunene skulle legges under en felles leder. For disse ansatte var det i noen tilfelle en overraskelse. Men ingen av intervjuene gir inntrykk av at det var noe konflikt om løsningen eller at noen ansatte reagerte negativt på prosessen fram til at løsningen med felles bibliotek ble besluttet. Noen få var inne i større eller mindre deler av forarbeidet og rapporterer om gode erfaringer med dette. Disse ansattes rolle i forarbeidet var å bli invitert med i en deling av utfordringsbildet, for deretter å være med på noe planlegging av hovedtrekk i endringen. Biblioteksjefen fremstår i en særstilling i form at å ha vært mye involvert i forarbeidet for reformen. Men initiativet til reformen kom i hovedsak fra politisk og administrativt hold i alle kommunene. Initiativet kom også fra i de små kommunene som lenge hadde ment at en framtidig kvalitetspreget drift av biblioteket avgjort ville trenge en løsning med felles bibliotek. Både regionrådet og fylkesbiblioteket fremstår som en pådriver i prosessen. Planleggingen forut for etableringen dreidde seg om helt grunnleggende hovedtrekk ved reformen, utarbeidelse av samarbeidsavtale mellom de tre kommunene, og at man delte hva som var mulige gevinster ved et felles bibliotek. Ut over dette ble planleggingen i hovedsak gjort fra oppstart. Det fremkommer ingen kritikk av dette i intervjuene.

3 Ansattes opplevelse av prosessen med å drive felles bibliotek Alle informantene med unntak av en formidler en positiv opplevelse av å drive felles bibliotek. Ingen av informantene gir inntrykk av en negativ opplevelse. De små nyansene i forhold til dette er gjengitt nedenfor. Den positive opplevelsen knyttes mest til erfaringen med at løsningen har bidratt til en bedre bibliotekstjeneste, samtidig som man knapt ser noen negative effekter. I den grad noe negativt trekkes fram går det på følgende: - Reisetid og reiseavstand i forhold til personalmøter for alle. - At det måtte til en innkjøringsperiode før samarbeidet med ny leder tok nok hensyn til de ulike rammene som er omkring bibliotekstjenesten ved den enkelte filial. Gjennomgående er tilbakemeldingene mer positive fra informantene i de to små kommunene enn informantene fra Vikersund. Informantene selv forklarer dette med at det er de to små kommunene som har vært mest berørt av reformen og som har fått mest ut av den. Det er i stor grad en gjennomgående opplevelse av at bibliotekstjenesten nå står sterkere i de tre kommunene enn før. Dette ut fra at mange beslutningstakere ser de positive effektene av å være et bibliotek, mens knapt noen utenom ansattgruppen har merket noen negative sider ved fellesløsningen. Tilsvarende er det også utbredt støtte til en oppfatning av at felles ledelse har gitt en sterkere og mer faglig forankret ledelse i alle kommunene. Det er en utbredt oppfatning at reformen har medført uendret eller økt kompetanse blant de ansatte. Flere trekker også fram at man ved fellesløsningen har fått til en sterkere utvikling i retning av gode og relevante boksamlinger og en god katalogstruktur, en hensiktsmessig bruk av ikt-baserte systemer for driften av bibliotek, samt de resultatene som blir omtalt i kapittel 4 i rapporten. I den grad informantene mener de har grunnlag for å mene noe om det, sier de at det er blitt mer av felles og hensiktsmessige rutiner. De fleste fremhever at det er blitt et større kollegium og at det er en fordel. Det gjør at flere snakker med hverandre og får ideer fra hverandre, og at man i større grad bistår hverandre faglig og praktisk på tvers av filialstrukturen. Biblioteksjefen opplever at flere enn før tar ansvar for helheten. Noen ansatte i Modum opplever at de hadde noe bedre tilgang tidligere til lederen. Men det fremkommer ingen kritikk av hvordan ledelsen fungerer og har fungert i tiden med felles bibliotekstjeneste. Ei heller gis det utrykk for at den svakere tilgangen har hatt noen negativ effekt. Generelt sies det at man har god tilgang til lederen og at man får den ønskede lederoppfølgingen. 2.3 Hvordan prosessen har påvirket medarbeideridentiteten Biblioteksjefen Biblioteksjefen har i denne prosessen gått fra selv i noen grad å betjene publikum, til helt og holdent å arbeide med ledelse inklusive oppfølgingen av personalet. Det betyr at hun har kvittet seg med det lille direkte brukerrettede arbeidet hun tidligere hadde. Muligens ville man kommet dit uavhengig av løsningen med felles bibliotek. Flere av de ansatte sier for øvrig at

4 de ønsket en utvikling i retning av en leder som bare skulle være leder og som kunne vie mye arbeid til utvikling av bibliotekstjenesten. Andre medarbeidere Hovedtendens i svarene fra de ansatte er at de ikke opplever endringer i sin identitet, kanskje med unntak av opplevelsen av bedre lederoppfølging, økt kvalitet på tjenesten til publikum, og økt måloppnåelse i forhold til folkebibliotekloven og strategiplanen. Dette fremheves som identitetsstyrkende. Det styrkende er å oppleve seg som en del av en god helhet. Rekrutteringsproblematikk Flere av de ansatte trekker fram at de ikke kan tenke seg å jobbe som bibliotekar om de ikke over seg har en faglig ledelse fra en bibliotekar. Det hevdes herunder at det erfaringsmessig er vanskelig for de fleste kommuner å rekruttere til bibliotekarstillinger om det ikke kan tilbys slik ledelse. 2.4 Erfaring med «fjernledelse» i forhold til ledelse i hver kommune Hvilke erfaringer har du med kombinasjonen fjernledelse og faglig ledelse i hver kommune framfor ledelse i hver av kommunene? Hvilke utfordringer opplever du med fjernledelse? For biblioteksjefen fremstår fjernledelse som en utfordring i form av å klare å betjene utkantene godt nok innen den tid hun har til rådighet som leder. Hun mener det gikk noe ut over filialen i Vikersund i starten. Men den helt dominerende oppfatningen blant de ansatte er at de har fått og får en tilstrekkelig og god ledelse. I den grad man ser forskjell mellom ledelse nå og før sies det at ledelsesutøvelsen er blitt bedre. Det omfatter også det som dreier seg om å bli fulgt opp som medarbeider. Biblioteksjefen fremhever også at de ansatte er flinke og i stor grad jobber godt og selvstendig. Mange av informantene ser en viss utfordring i personalmøtene. Dels gjelder det å finne tema som er viktig for alle, dels gjelder det at enkelte medarbeidere risikerer å bruke relativt mye tid på personalmøtene og tilhørende reiser. Jf. at alle stillingene utenom Modum kommune dreier seg om deltidsstillinger. Flere har en tanke om at en fast struktur for møtene vil lede til en bedre prioritering av hva som tas opp. Det er ingen negative merknader fra noen av informantene om hvordan fjernledelse og felles ledelse har fungert, med unntak av hva som er nevnt som en mulig startutfordring med å tilpasse ledelsen til lokale forhold. Generelt går informantene fra de små kommunene lengst i å berømme hvordan den nye ledelsesmodellen fungerer. Dette går mye på at de har konkrete erfaringer med at den nye ordningen gir bedre hjelp og støtte enn tidligere ordning. I den grad informantene sier noe om førsituasjonen contra nåsituasjonen, er det en enstemmig oppfatning av at man får bedre ledelse og bedre oppfølging enn før. Dette gjelder både i forhold til seg som ansatt, i forhold til hva man gjør, og i forhold til resultat.

5 4 RESULTATER 4.1 Generelt om resultater Problemstillingen er: Hva har man oppnådd og hva har man tapt ved en felles bibliotekstjeneste? Herunder: - Hva er eventuelle faglige og økonomiske gevinster? - Har man oppnådd å styrke bibliotekstjenesten i alle kommunene i forhold til hva som ville vært situasjonen med den gamle strukturen? - Hva har man oppnådd mht. til å sikre opprettholdelse av filialer i utkantområdene? Økonomiske konsekvenser Flertallet av ansatte har ingen klar formening om hvordan kostnadene har utviklet seg. Noen mener at budsjettene er blitt noe strammere slik det generelt er blitt for bibliotektjenesten i kommunene, mens andre mener rammen er uendret. Flere mener at rammene ville blitt mindre uten et felles bibliotek. Dette ut fra at fellesbiblioteket fremstår som en bedre løsning enn den gamle mht. til nytte for innbyggerne. Dess mer nytte, dess mindre fare for nedskjæring, er resonnementet som ligger til grunn for dette. Noen av informantene peker på at Modum kommune er inne i en prosess der filialen i Åmot i Modum blir nedlagt. Men disse informantene forklarer nedleggelsen med helt andre forhold enn noe som har sammenheng med reformen med felles bibliotek. Biblioteksjefen mener at bibliotektjenesten i de tre kommunene har blitt noe dyrere enn hva den var før reformen. Men noe av de økte kostnadene oppveies av en økt prosjektfinansiering fra aktører utenom de tre kommunene, og resten av økningen henger sammen med økte kostnader til ikt-baserte systemer som man nok uansett ville ha måttet anskaffe i de tre kommunene. Det gjelder ikke minst systemet Mikromarc 3 som blir nærmere omtalt nedenfor. Dessuten pekes det på at det har vært reallønnsvekst for de ansatte i bibliotekene. Besøks- og utlånstall Besøks- og utlånstallene for biblioteket i Eggedal i Sigdal kommune har utviklet seg positivt siden reformen. Flere av informantene mener dette blant annet er et resultat av reformen. Mange av informantene har ikke noen oppfatning om dette. Biblioteket i Prestfoss og på Krøderen har i mange år hatt høye utlånstall og stabile besøkstall. Ordningen med kombinasjonsbibliotek blir fremhevet som noe av forklaringen. For Prestfoss vedkommende trekkes det også fram at filialen gjennom mange år har opparbeidet seg en solid posisjon som «bokutlåner», og at dette først og fremst sier noe om hvordan filialen har vært drevet i en årrekke. Ansvar for drift og administrasjon Småkommunenes intensjon ved reformen var dels å sikre en bedre ledelse, dels å bli kvitt et driftsansvar. Biblioteksjefen peker på at reformen har betydd at det har kommet i gang mye utviklingsarbeid, særlig de to mindre kommunene, men det er vanskelig å måle omfang og resultat av dette. Flere informanter sier at ledelsen i de små kommunene er fornøyd med at en felles leder tar det drifts- og utviklingsansvaret som det er vanskelig å få til for en mindre kommune. Dette

6 forklares med at ledelse og utvikling av bibliotek krever en heltidsstilling for en med bibliotekarutdanning og lederkompetanse. Faglig resultat Flere av respondentene peker på at biblioteks tjenester er faglig omfattende og krevende, og at de blir stadig mer kompliserte. Videre at der er mange muligheter for å utvikle og styrke bibliotekene, blant annet med tanke på å utvikle fremtidens bibliotek. Det pekes på at et felles bibliotek gir et større faglig miljø og at dette er en styrke i forhold til disse utfordringene og mulighetene. Reformen sies å ha bidratt til økt velvillighet til å satse på bibliotekene i de små kommunene. Ikke minst gjelder dette i Sigdal. Oppgradering av samlingene og etablering av interne deponier er en del av dette. Det pekes også på en rekke lokale utviklingsprosjekter som man i noen grad spør om ville blitt realisert uten en felles ledelse. Det pekes også på at bibliotekene i økende grad låner fra hverandre Filialene i de tre kommunene har innført det ikt-baserte biblioteksystemet Mikromarc 3. Mange av informantene hevder at det er mye lettere å innføre dette systemet når man gjør det sammen med andre kommuner/filialer enn når man gjør det hver for seg. Med Mikromarc 3 får man et moderne felles katalogsystem, bedre systemer for dialog med brukerne, og større mulighet for at brukerne kan lese informasjon om bøkene og benytte seg av fjernlån. Mikromarc 3 har dessuten gode løsninger for selvbetjening. Alle disse funksjonene kan styrke bibliotekene som arena for lån av bøker etc. Dette gjelder både elektroniske bøker og papirutgaver. Flere oppsummerer hva brukerne totalt vil ha merket ved slutten av året i forhold til tiden før felles bibliotek: De som har noe svar på det trekker fram: - Flere Ebøker - Flere bøker - Flere og større depoer (midlertidige bokstammer) - Større satsning på å bytte ut bøker, slik at man har de bøker som er etterspurt og som biblioteket ønsker å låne ut - Flere kurs, debatter og utstillinger som supplement til utlånsvirksomheten - Elektronisk katalog, slik at alle filialene kan se hva som er til utlån i de andre filialene - Bedre tilbud om selvbetjent bibliotek. Det pekes også på kommende utviklingstiltak som flere av informantene mener ikke ville skjedd uten felles ledelse. Et eksempel på dette er integreringstiltak for flyktninger. I Vikersund vil det dreie seg om undervisning med aktiv språktrening en gang pr. uke. I Sigdal etablerer man en møteplass for innvandrere som har etterlyst et sted «å gå til», der de kan lese i skrift og på nett, spille, og ha kontakt med innfødte nordmenn. I hvilken grad har felles bibliotek medført en revitalisering av bibliotekstjenesten og en bedre ivaretakelse av kravene i lov og forskrift om folkebibliotekene? Utkantfilialene peker på at de har fått nye impulser, ny kunnskap, mye oppmuntring, og nye krav. Dette fremheves som positivt. Det pekes på at det stilles flere krav til dem en før, og at det har sammenheng med ny ledelsesform. Kravene sies å være forankret blant annet i lov og forskrift om folkebibliotekene, og at det i stor grad går på strekpunktene oppsummert på forrige side.

7 Besøkstall Den nasjonale trenden er at antall besøk og antall utlån ved folkebibliotekene går ned. Dels som et resultat av dette, og dels ut fra forarbeider til, og innhold i ny lov om folkebibliotek gjeldende fra 2014, legger mange kommuner opp til økt bruk av bibliotek til andre formål enn utlån av bøker, musikk og film. Hvis besøkstallsutviklingen ved felles biblioteket skulle fremstå som negativ, kunne det reise en problemstilling om hvorvidt reformen kan ha slått negativt ut for besøks- og utlånstall. Men tallenes tale er ikke slik. Ut fra besøks- og utlånstallene fra og med 2013 og til og med 2015, er hovedbildet som følger: Vikersund bibliotek er på vei oppover igjen både når det gjelder utlån og besøk. Antall utlån har økt fra 2014 og videre i Dette tilskriver ledelsen økt aktivitet ved biblioteket med Sommerleskampanjen sommeren 2015, samt en økning i antall arrangement på biblioteket fra høsten Besøkstallet falt noe fra 2013 til 2014, men har tatt seg opp igjen slik at tallet i 2015 er noe høyere enn Besøks- og utlånstallene ved Åmot filial er nedadgående. Denne filialen er den som minst har vært berørt at reformen. Ledelsen forklarer nedgangen med at nedleggelsesvedtaket gjør at mange allerede har orientert seg bort fra Åmot filial. Noe av økningen i Vikersund kan henge sammen med overgang fra Åmot. Prestfoss bibliotek har hatt en betydelig nedgang i besøk og utlån fra 2013 til Dette skyldes at dette biblioteket fra 2014 har blitt rustet opp både når det gjelder inventar og boklig innhold. Biblioteket har gått fra å være et overfylt boklager til å bli et rom med mer luft og plass til mennesker. Boksamlingen i Prestfoss er halvert i løpet av 2014/2015, to rom er malt og har fått ny innredning, det siste rommet skal males og få ny innredning i Endringsarbeidet har betydd redusert tilgjengelighet til biblioteket, samtidig som biblioteket har skiftet ham og ansatte. Ingen av de andre bibliotekene i samarbeidet har endret seg så mye som Prestfoss. Våren 2016 vil det komme flere sitteplasser, prosjektor og hyller med hjul. Møteplassen blir dermed komplett. De ansatte gleder seg til oppussing er ferdig slik at man kan komme ordentlig i gang med kurs og arrangement for innbyggerne. Oppussingen og oppgraderingen er berammet ferdig til april 2016, og fra dette tidspunkt foreligger en aktivitetsplan for Prestfoss som biblioteksjefen håper vil bidra til økt besøk og utlån innenfor det nye konseptet. Eggedal bibliotek har fått flere nye besøkende etter at nasjonalt lånekort ble innført i Sigdal i Utlånet går litt ned i Eggedal fra 2014 til 2015, men nedgangen er ikke større enn at den skyldes et klassebesøk som ikke ble noe av. Eggedal har for øvrig i mange år hatt et meget høyt besøks- og utlånstall sammenlignet med lignende filialer. Ved Krøderen bibliotek øker besøket - dette er i hovedsak flere besøk fra skoleelever. Utlånet her går også opp, noe som viser at barna på Krøderen leser mer!

8 5 RESULTATER I FORHOLD TIL STRATEGIPLANEN Informantene er også spurt om i hvilken grad og på hvilken måte omorganiseringen har bidratt til å nå målene i strategiplanen for Midtfylketbibliotekene. Spørsmålet er vanskelig i den forstand at det vanligvis er vanskelig å si hvilke virkemidler som gir hvilke resultater. Med det forbehold er svarene gjengitt nedenfor: 5.1. Opprettholde og videreutvikle enhetene i henhold til møteplassfunksjonen Måleindikator 1: Avvikle minst 4 arrangement i hver enhet årlig. Måleindikator 2: Øke antall besøk med minimum 5 % årlig i perioden. Resultatene i forhold til møteplassfunksjonen er ikke nådd. Men det er ved årsskiftet laget en halvårsplan for Vikersund og Prestfoss (Sigdal kommune) som vil ivareta dette. Kurs og debatter er definert som et virkemiddel i forhold til arrangement og besøkstall. Men det har gått senere enn hva ledelsen trodde å få i gang slike arrangement. Å få dem i gang krever at tjenesten må komme lengre i å ta bort unødvendige oppgaver og prioritere bedre blant gjenværende oppgaver. Hele organisasjonen må vri seg, f eks ved mer selvbetjening og mer formidlingsarbeid. Da vil graden av å nå de to målene øke. Måloppnåelsen kan også bli bedre ved at bemanningen i Vikersund blir forsterket når filialen i Åmot legges ned Utvikle den sosiale profilen til biblioteket Utarbeide halvårlige arrangementsprogram som inkluderer alle enheter. Måleindikator 1: Ha minst en utstilling i biblioteket som skiftes 6 ganger i året. Måleindikator 2: Lesetips og informasjon på facebook ukentlig. Man har fått til dette i Modum kommune, og dette kommer på Prestfoss fra høsten av. Biblioteket sliter noe med sin felles nettside. Fylkesbiblioteket har jobbet fram felles side, men så langt har man ikke fått nok opplæring i bruk av denne nye nettportalen. Når tjenesten har fått det, kan ansatte selv legge ut stoff. Skal det bli vellykket, må tjenesten sette seg mer i brukerens sted; hvordan er det å komme som nettbruker ved biblioteket Samarbeide med barnehagene Måleindikator 1: Ha barnehagebibliotek i alle barnehager i Midt-Buskerud innen Måleindikator 2: Ha minst 4 lesestunder for barnehagebarn årlig i alle avdelinger. Alle barnehager i Krødsherad og Sigdal har fått barnehagebibliotek. Løsningen mangler fortsatt for 3 barnehager i Modum. Dette er 3 private barnehager som så langt ikke har ønsket å gå inn på denne ordningen.

9 Biblioteket har prøvd med eventyrstund for barn i Vikersund. Men det har strandet fordi det er så få barnehager som ligger i gangavstand, og få foreldre som er hjemme på dagtid. Dette konseptet fungerer imidlertid godt på Krøderen. Barnehageansatte verdsetter veldig barnehagebiblioteket, og blir bibliotekenes forlengede arm ut til brukerne. 5.4 Utvide åpningstiden ved å opprette selvbetjentløsning i alle avdelingene Mål 1: Alle lærere og elever i tilknytning til kombinasjonsbibliotekene (folkebibliotek og skolebibliotek) skal ha mulighet for selvbetjening innen utgangen av Selvbetjening for kombinasjonsbibliotekene er etablert i Prestfoss, Eggedal og Krøderen. Mål 2: En selvbetjentløsning for den øvrige befolkningen i Krødsherad og Sigdal skal være ferdig utredet innen Å lage selvbetjeningsløsninger for øvrige brukere koster penger. I Vikersund kan de ha selvbetjening når kulturhuset er åpent og bibliotekets ansatte ikke er tilstede. Det er nå avklart at Prestfoss bibliotek arver selvbetjentløsningen fra Åmot filial når denne legges ned, og blir selvbetjent fra sommeren Biblioteksjefens vurdering er at dette er noe man ikke ville fått til uten felles ledelse. For Krøderen er ikke løsningen utredet ennå.