FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS

Transkript

1 FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Til styret for FIKS ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS MØTEINNKALLING Tid: 27.november 2013 kl Jnr.229 /13 A 418 Sted: Møterommet i 3.etg., Erik Johansen-bygget, Rådhusplassen 29 i Ås NB! Rådhusplassen 29 er p.t. stengt pga. ombyggingsarbeider. Dersom dette også vil være situasjonen vil møtestedet blir endret, og dette gir vi beskjed om på mandag. Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 24/13 Regnskapsrapport Sak 25/13 Rapport fra sekretariatet Sak 26/13 Husleiekontrakt med Ås kommune Sak 27/13 Faglig forum oppsummering event. møte neste år Sak 28/13 Lønnsoppgjøret 2013 Sak 29/13 Status for selskapskontrollen 2013 og 2014 Sak 30/13 Revisjonsplaner og offentlighet - drøftingssak Sak 31/13 Orientering fra utvalgenes arbeid Sak 32/13 Leie av parkeringsplasser i Ås Sak 33/13 Møteplan 2014 Sak 34/13 Orienteringssaker Eventuelt Forfall meldes sekretariatet. Vi ber om at eventuelt-saker meldes styreleder eller sekretær på forhånd. Roar Thun /s./ Styreleder Vennlig hilsen Jan T. Løkken/s./ Sekretariatsleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: (m) Internett: 1

2 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 24/13 Sak 24/13 Regnskapsrapport Saksutredning: Det blir trolig en mindre overskridelse på postene lønn og sosiale utgifter. Husleie og innføring av det nye sak-/arkivsystemet er ikke belastet budsjettet ennå. Totalt sett ser det ut til at vi vil holde oss godt innenfor budsjettrammen. Innstilling: Regnskapsrapporten pr. 19. november 2013 tas til orientering. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær Vedlegg: Regnskapsrapport pr. 19. november

3 FIKS regnskapsrapport pr Forbruk% Regnsk Rev.bud Lønn faste stillinger , , Feriepengeavsetning faste stillinge , , Godtgjørelse folkevalgte 0, , Pensjon fellesordning , , Arbeidsgiveravgift , , Lønn og sosiale utgifter , , Kontorrekvisita 7 672, , Abonnementer 5 515, , Kopieringsmateriell 1 796, , Bevertning ved møter/utvalg 3 276, , Diverse utgiftsdekning 1 900, , Portoutgifter 9 558, , Telefonutgifter 5 560, , Linje- og sambandsutgifter 355, , Kurs og opplæring , , Kompetanseutviklingstiltak 0, , Kjøregodtgjørelse , , Telefongodtgjørelse 0,00 0 0, Utlegg i følge bilag til reise 1 130, , Personforsikringer 3 401, , Husleie 0, , Kontigenter , , Kopieringsavtale 9 531, , Periodisering av utgifter 3 948,00 0 0, Inventar 0, , Moms 8 726, , Kjøp av varer/tjenester inkl mo , , Kjøp fra kommuner , , Kjøp fra andre , , Refusjon fra andre kommuner , , Refusjoner eks sykepenger/momskom , , Refusjon feriepenger ,00 0 0, Sykepengerefusjon ,00 0 0, Momskompensasjon , , Momskomp.inntekter , , Bruk av bundet driftsfond , , Finansinntekter , , FIKS ,39 0 0, Follo interkommunale kontrollutvalg ,39 0 0, Andre ,39 0 0, ,39 0 0,00 3

4 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 25/13 Sak 25/13 Rapport fra sekretariatet Saksutredning: Høsten har vært preget av ombyggingsarbeidene i Erik Johansen-bygget og oppstarten av det nye sak-arkiv-systemet. Vi vil orientere muntlig i møtet om blant annet disse sakene. Innstilling: Sekretariatets redegjørelse tas til orientering. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær 4

5 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 26/13 Sak 26/13 Husleiekontrakt med Ås kommune Saksutredning: Styrets leder og sekretariatslederen har i forhandlinger med økonomisjefen i kommunen kommet fram til vedlagte forslag til huseleieavtale. Et forslag til kontrakt ble sendt økonomisjefen for vurdering og signering av rådmannen, men vi har ennå ikke mottatt den i retur. Kontrakten er i hovedsak en videreføring av dagens rammer. Husleien skal baseres på selvkost og reguleres med prisstigningen.. Innstilling: Styret tar forslaget til husleiekontrakt med Ås kommune til orientering. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær Vedlegg: Forslag til husleiekontrakt med Ås kommune 5

6 Vedlegg sak 26/13 HUSLEIEAVTALE FOR FIKS Avtalen er inngått mellom leietaker, FIKS (Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat) og utleier, Ås kommune. Avtalen omfatter følgende: - Leie av lokaler - Strøm - Renhold 1. Nærmere om tjenestene Kommunen stiller til disposisjon to kontorer, samt arkiv/kopi-rom kun for FIKS. I tillegg stilles adgang kantiner, felles møterom, kjøkken og toalett til disposisjon som deles med andre kommunale enheter. Det stilles til disposisjon 2 parkeringsplasser for FIKS. Kommunen påtar seg ansvar for renhold, strøm og simpelt vedlikehold. Standard for renhold skal være tilsvarende for den til enhver tid gjeldende standard for kommunens øvrige renhold. Kommune skal sikre at de ansatte i FIKS holdes løpende orientert om bygningsmessige arbeider som vil kunne påvirke arbeidssituasjonen for de ansatte. 2. Pris FIKS betaler årlig ,- for leie av lokaler, inkludert simpelt vedlikehold, renhold og strøm. Denne prisen gjelder for leie av lokaler i Rådhusplassen 29. Det kan tilkomme ekstrautgifter for parkeringsplasser etter nærmere avtale med FIKS. Alle priser er etter selvkost. Avtalen prisjusteres hvert år, med 2013 som basisår. 3. Varighet Avtalen gjelder så lenge Ås kommune er vertskommune for FIKS. Avtalevilkårene kan reforhandles hvert 4. år. Selvkostprinsippet skal legges til grunn ved beregning av husleie. Sted: Dato: Ås kommune FIKS Pr

7 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 27/13 Sak 27/13 neste år Saksutredning: Faglig forum oppsummering event. møte Sekretariatets oppsummering av deltakernes evaluering av møtet: «Av 37 kontrollutvalgsmedlemmene i Follo, deltok 26 på Faglig forum Av disse besvarte 22 evalueringsskjemaet. De fleste meldte tilbake at de var fornøyd (14) eller veldig fornøyd (6) med det faglige utbyttet. (1) var mindre fornøyd og (1) har ikke besvart spørsmålet. Deltakerne var også veldig fornøyd (11) eller fornøyd (10) med Dølvik sitt foredrag. Kun (1) sier seg mindre fornøyd. Deltakerne var også fornøyd (12) eller veldig fornøyd (9) med Neby sitt innlegg. Her er også (1) mindre fornøyd. Samtlige mener det er behov for faglig forum, og de er alle veldig fornøyd (13) eller fornøyd (9) med årets tema.» 2014 Vi foreslår at faglig forum videreføres neste år. Dato: 23. oktober. Erfaringene fra årets møte bør legges til grunn for den videre planleggingen. Vi vil invitere ti len diskusjon om temaer i styrets juni-møte. Innstilling: Styret tar evalueringen av faglig forumsmøtet 24. oktober til etterretning. Styret ønsker å videreføre faglig forum i Neste års møte holdes 23. oktober. Styret diskuterer tema i sitt juni-møte, etter innstilling fra sekretariatet. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken Sekretariatsleder Vedlegg: Deltakernes evalueringen av faglig forum 2013 og sekretariatets oppsummering. 7

8 Vedlegg sak 27/13 EVALUERINGSSKJEMA FOR FAGLIG FORUM 2013 INNKOMNE SVAR OG OPPSUMMERING Vennligst fyll ut evalueringsskjemaet. Sett kryss for det alternativet du mener passer best. Takk for hjelpen! 1. Hvordan vurderer du det faglige utbyttet av Faglig forum? Veldig fornøyd Fornøyd Mindre fornøyd Er du fornøyd med møtets tema? Veldig fornøyd Fornøyd Mindre fornøyd Hvor fornøyd var du med foredraget til Tor Dølvik? Veldig fornøyd Fornøyd Mindre fornøyd Hvor fornøyd var du med foredraget til Steinar Neby? Veldig fornøyd Fornøyd Mindre fornøyd Er det etter din mening behov for Faglig forum? 22 Ja Nei 6. Hvordan fungerte gjennomføringen av Faglig forum/det praktiske? Veldig fornøyd Fornøyd Mindre fornøyd Hvor fornøyd er du totalt sett med Faglig forum? Svært fornøyd Fornøyd Mindre fornøyd

9 8. Har du andre kommentarer, forslag til aktuelle temaer eller forslag til forbedringer, vennligst noter dette i kolonnen under: 1. *Utfordringer med tidsbruken/to innledninger *Viktig med engasjement og gruppearbeid * Trist når bare 1/3 av et KU deltar i Faglig forum * Finne tidspunkt som ikke kolliderer med andre store møter som KS konferanser, da kan vi lykkes med å ha deltakelse fra ordfører og rådmann. 2. Et bra tema å sette fokus på. Evaluering av kontrollutvalgets arbeid Forvaltningsrevisjoner oppfølging 3. To innledninger og et gruppearbeid pluss besvarelser er mer enn nok. Det hadde holdt med Dølvik og gruppearbeid + utveksling av synspunkter i plenum. 4. Gjennomføringen var sterkt skjemmet av at møteleder tillot at innlederne ikke holdt taletiden. Innlederne var skuffende lite konkrete og matnyttige. Jeg er forbløffet over at noe så elementært som «spend analysis» v, h.a. UNSPSC ikke ble berørt. Lite bevissthet om bruk av mikrofon. 5. Savner noe mer konkrete eksempler på: * Tilfeller av korrupsjon * Hvordan det avdekkes. Oppsummering: Av 37 kontrollutvalgsmedlemmene i Follo, deltok 26 på Faglig forum Av disse besvarte 22 evalueringsskjemaet. De fleste meldte tilbake at de var fornøyd (14) eller veldig fornøyd (6) med det faglige utbyttet. (1) var mindre fornøyd og (1) har ikke besvart spørsmålet. Deltakerne var også veldig fornøyd (11) eller fornøyd (10) med Dølvik sitt foredrag. Kun (1) sier seg mindre fornøyd. Deltakerne var også fornøyd (12) eller veldig fornøyd (9) med Neby sitt innlegg. Her er også (1) mindre fornøyd. Samtlige mener det er behov for faglig forum, og de er alle veldig fornøyd (13) eller fornøyd (9) med årets tema. Med vennlig hilsen FIKS 9

10 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 28/13 Sak 28/13 Lønnsoppgjøret 2013 Saksutredning: Lokale tillegg til lønnen til de ansatte i sekretariatet fastsettes av styrets leder og nestleder. Styret vedtok i sak 10/11 prinsippene for lønnsfastsettelsen i FIKS. I saksutredningen til sak 14/13 ble det orientert om ordningen. Leder og nestleder vil i møtet orientere om lønnsoppgjøret for FIKS Innstilling: Leder og nestleders orientering vedr. lønnsoppgjøret 2013 tas til orientering. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken Sekretariatsleder 10

11 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 29/13 Sak 29/13 Status for selskapskontrollen 2013 og 2014 Saksutredning: 2013 Rapportene for to kommuner (Ås og Frogn) er behandlet i de respektive kontrollutvalg. Fem rapporter er på høring hos ordførere og rådmenn og vil etter planen bli behandlet i kontrollutvalgene i desember. I en kommune har det ikke lyktes å gjennomføre noe intervju med ordføreren ennå Samtlige, aktuelle kontrollutvalg har valgt en forvaltningsrevisjon av Follo Ren IKS som tema for selskapskontrollen i Samtidig ba de Follo distriktsrevisjon utarbeide en risikoanalyse av selskapet til diskusjon i utvalgene før prosjektplanen vedtas. Innstilling: Styret tar statusrapporten vedr selskapskontrollen til orientering. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken Sekretariatsleder 11

12 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 30/13 Sak 30/13 Revisjonsplaner og offentlighet - drøftingssak Saksutredning:! Follo distriktsrevisjon har i flere år lagt fram sin overordnede revisjonsstrategi for kontrollutvalgene. Denne har inneholdt fokusområder for revisjonen i revisjonsåret. I år kom disse planene til de fleste kontrollutvalgene med påstemplet «uoff» og med henvisning til lovbestemmelser som viste seg å være helt irrelevante som grunnlag for å unnta offentlighet. Sekretariatet innstilte på at planene ikke skulle unntas offentlighet i kontrollutvalgenes behandling. Dette har de utvalgene som har behandlet saken sluttet seg til. Dette er Frogn, Ås og Nesodden. De har blant annet vist til at målet med revisjonen må være å forbedre administrasjonen, ikke å «ta den». Det er dessuten viktig å ha størst mulig åpenhet om sakene av hensyn til befolkningens tillit til arbeidet. I tillegg til de varslede fokusområdene vil det være naturlig at revisjonen også gjennomfører kontroll som ikke er varslet. FIKS har også lagt saken fram for NKRF og de har gitt oss fullt medhold i dette. NKRF skriver bl.a.: «Vår prinsipielle holdning er at man bør følge offentlighetsprinsippet så langt det lar seg gjøre uten fare for at noen får høve til for eksempel å ødelegge bevis. Hvis dokumentet presenteres muntlig i åpent møte, bør detaljer som kan føre til noe slikt, presenteres på en måte så dette ikke kan skje.» Revisjonen mangler etter dette lovmessig dekning for å unnta saken offentlighet. Revisjonen har nå i stedet, foran møtene i Enebakk og Oppegård, lagt fram en revidert strategiplan, uten fokusområder for revisjonen. Sekretariatet mener det er uheldig at revisjonen har valgt å ta ut fokusområdene. Vi mener strategien er tilnærmet verdiløs dersom utvalget ikke får kunnskap om disse områdene. Det at administrasjonen skulle få kjennskap til fokusområdene kan etter vårt syn ikke være ødeleggende for regnskapsrevisjonen. Det kan snarere føre til at administrasjonen forbedrer seg på de områdene der de blir kikket nærmere i kortene. Når det er sagt, så er vi innforstått med at det må være en viss uforutsigbarhet i revisjonen, og at enkelte undersøkelser er ukjent for kommunen Dersom utvalgene ikke aksepterer informasjon fra revisjonen i lukkede møter, vil også deres mulighet til å kontrollere at revisjonen gjør sitt arbeid bli redusert, jf. påseansvaret som er nedfelt i kontrollutvalgsforskriften 6. Kontrollutvalgene kan trolig ikke kreve innsyn i revisjonens interne dokumenter, jf forskriften 5. Vi inviterer utvalgslederne til uformell meningsutveksling om denne saken via e-post. Sekretariatet skal ha et møte med Steinar Neby den 25. november om saken. Da vil vi drøfte om det er mulig å finne fram til et forslag om løsning på saken som begge parter er innforstått med. 12

13 Vedlagte revisjonsstrategi for Ås følger som et eksempel på hva revisjonen ønsker å unnta offentlighet. Innstilling: Styret tar sekretariatets redegjørelse til orientering. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken /s./ Sekretariatsleder Vedlegg: Kopi av overordnet revisjonsstrategi 2013 for Ås kommune 13

14 Vedlegg sak 30/13 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 31/13 Sak 31/13 Orientering fra utvalgenes arbeid Saksutredning. Styrets medlemmer informerer hverandre om arbeidet i egne kontrollutvalg. Innstilling: Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Ås, den 19. november 2013 Jan T. Løkken Sekretær 19

20 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 32/13 Sak 32/13 Saksutredning: Leie av parkeringsplasser i Ås Ås kommune har fram til i dag hatt parkeringsplasser bak Erik Johansen-bygget og FIKS har disponert plasser dere etter behov. Denne ordningen bortfaller ved den fortettingen med boliger og næringslokaler som nå skjer i Ås sentrum. I Ås sentrum er det generelt forventet større etterspørsel etter parkeringsplasser og vi antar mye av gateparkeringen vil bli omgjort til korttidsparkering. FIKS to ansatte er avhengig av å ha bil på arbeidet for å ivareta våre oppgaver i forbindelse med utvalgsmøter m.v. Via kommunen har vi fått tilbud om å leie to parkeringsplasser i det nye bygget på Rådhusplassen for kr pr plass pr. måned, til sammen kr ,- inkl.mva pr.år. Ås kommune opplyser at mva-utgifter for privatbiler ikke gir rett til mva-refusjon. Det er ikke avsatt midler til dette formålet på FIKS sitt budsjett for 2014 og det første året foreslår vi derfor at midlene eventuelt tas fra våre fonds. Fondet var pr på kr ,-. I budsjettet for 2014 er kr ,- tilført driften. Saldo er da kr ,-. Innstilling FIKS leier to parkeringsplasser i Rådhusplassen 24 for Budsjettet tilføres kr ,- fra disposisjonsfondet for å dekke utgiftene. Ås, den 20. november 2013 Jan T. Løkken sekretariatsleder 20

21 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 33/13 Sak 33/13 Møteplan 2014 Saksutredning: Vi foreslår følgende møteplan i 2014, alle møter på onsdager fra kl Innstilling: FIKS-styremøter i 2014, alle fra kl 18.00: Faglig forum: Ås, den 20. november 2013 Jan T. Løkken/s./ Sekretariatsleder 21

22 FIKS-styret 27. november 2013 Sak 32/13 Sak 34/13 Orienteringssaker Vedlegg: Godkjent offentlig protokoll fra styremøtet i FIKS Innstilling: Orienteringssaken tas til orientering. Ås, den 20. november 2013 Jan T. Løkken Sekretær 22

23 STYRET FOR FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT PROTOKOLL fra styremøtet i lokalene til FIKS i Ås, 28. august 2013 fra kl til kl Til stede: Roar Thun, leder (Ski), Håkon L. Henriksen (Ås), Ludolf Bjelland (Frogn), Torbjørn Nerland (Enebakk), Gunnar Melgaard, vara(oppegård), Jon E. Angset, vara(vestby) Forfall: Hov Eggen Øivind Stenbek (Nesodden) og vara, Odd Harald Røst (Oppegård), Siri (Vestby) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken Vedtak: Sak 18/13 Innstilling: Vedtak: Sak 19/13 Innstilling: Innkalling og forslaget til dagsorden ble enstemmig godkjent. Regnskapsrapport Regnskapsrapporten pr. 20. august 2013 tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Status faglig forum 24. oktober Programmet for forumsmøtet den 24. oktober tas til etteretning. Behandling: Styret mente en rådmann også bør få slippe til med et innlegg før gruppearbeidet. Dette bør vinkles slik at det ikke forskutterer gruppearbeidet for mye. Det var enighet om å invitere alle ordførere og rådmenn til møtet. Vedtak: Sak 20/13 Innstilling: Styreleder og sekretariatsleder utarbeider endelig program, Selskapskontrollen Redegjørelsen om selskapskontrollen tas til orientering. Behandling: Diskusjonen fokuserte på kontrollen i 2014 og gjennomføringen av forvaltningsrevisjon av ett eller flere av selskapene. Styrets medlemmer mente en bør vurdere å velge et selskap som alle/nesten alle kommunene har eierinteresser i og da peker Follo Ren IKS seg ut. I tillegg bør kontrollutvalgene ha mulighet til velge et selskap til som skal undergis selskapskontroll. Det ble understreket at det er det enkelte kontrollutvalg som har det siste ordet i valget av selskap og tema for forvaltningsrevisjon. Ressursbruken til denne selskapskontrollen belastes utvalgas 23

24 timebudsjett til forvaltningsrevisjon hos FDR. Revisjonen bør bli bedt om å lage en risikoanalyse vedr. Follo Ren IKS. Ellers bør utvalgene i det minste få en veiledning for lettere å kunne vurdere hvilke andre selskap som eventuelt skal kontrolleres, ut fra en lokal oppfatning av risiko. Styret ønsker å drøfte status for denne saken på sitt neste møte. Vedtak: Styret er enig om at Follo Ren IKS peker seg ut for selskapskontroll i 2014, men understreker at det er det enkelte kontrollutvalg som gjør det endelige valget. Sak 21/13 Innstilling: Rapport fra sekretariatet Redegjørelsen tas til orientering. Behandling: Sekretariatslederen orienterte om kommunens planer om flytting av FIKS til andre lokaler i 2. etasje. Han uttrykte skepsis til planene mht.: fysisk nærhet til økonomiavdelingen, jf. kravene om uavhengighet for FIKS, arbeidsmiljøet, kvaliteten på kontorene, mulighetene for å utvikle FIKS som enhet. Fra styret ble det gitt støtte til skepsisen. I den videre prosessen er det viktig at FIKS tilkjennegir sine krav og at kommunen tar disse alvorlig. FIKS må behandles som en leietaker og ikke som en vanlig avdeling i kommunen. Sekretariatslederen luftet interessen i styret for å utvide samarbeidet med andre regioner/kommuner dersom dette skulle bli aktuelt. Dette kan bidra til å gjøre sekretariatet mer robust og sikre det faglig nivået. Det var enighet i styret om å ha en positiv holdning til dette, men at styret og deltakerkommunene må vurdere fordeler og ulemper dersom en slik utvidelse skulle bli aktuell. Sekretariatet skal på kurs om det nye sak-arkivsystemet 23.9 og det nye systemet skal settes ut i livet umiddelbart etter dette. Vedtak: Sak 22/13 Innstilling: Vedtak: Sak 23/13 Innstilling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Orientering fra utvalgenes arbeid Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Orienteringer Orienteringssaken tas til orientering. Behandling: Sekretariatet presiserte at likelydende brev som til Enebakk var sendt til alle 24

25 deltakerkommunene i FIKS. Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Follo, den 11. september 2013 Roar Thun Leder Torbjørn Nerland medlem 25