Saksframlegg. Saksgang: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato Utredningskomiteen Kommunestyret

Transkript

1 Engerdal kommune Saksmappe: 2016/ /2016 Saksbehandler: Terje Vestad Saksframlegg Sommerjobbordning for ungdom år - evaluering 2016 Saksgang: Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato Utredningskomiteen Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Evaluering sommerjobbordning for ungdom 15-17_spørreskjema 2 Evaluering av Sommerjobbordning for ungdom - samlet oppstilling 3 Sommerjobbordning - kostnader 2016 Øvrige saksdokumenter: Saksutredning til Utredningskomiteen (sak 16/2) og kommunestyret (sak 16/11). Rådmannens forslag til innstilling: 1. Rådmannens evalueringsrapport tas til etterretning 2. Erfaringer fra årets sommerjobbordning for ungdom år er positiv, og søkes videreført. Kostnadene innarbeides i årsbudsjettet for Bakgrunn: Utredningskomiteen jobbet fram forslag til sommerjobbordning for ungdom år med retningslinjer. Saken ble sluttbehandlet i kommunestyre , sak 16/11. Det ble fattet slikt vedtak: 1. Det gjennomføres en prøveordning sommeren 2016 med sommerjobber for ungdom født mellom med minst en foresatt bosatt i Engerdal kommune (folkeregistrert). 2. Vedlagte Retningslinjer for prøveordningen, jfr. vedlegg til saken, legges til grunn for gjennomføringen. 3. Prøveordningen gjennomføres innenfor en ramme på kr Rådmannen søker å dekke kostandene ved ordningen innfor rammen av vedtatt årsbudsjett for Justeringer innarbeides i forbindelse med budsjettjusteringer etter 1. tertial. 4. Utredningskomiteen legger fram en evalueringsrapport av prøveordningen til kommunestyret til møte i oktober Rådmannen viser til punkt 4 i vedtaket, og legger med dette fram en evalueringsrapport. Vurdering: Evalueringsmetode

2 Rådmannen har sendt ut evalueringsskjema til alle som har vært berørt i saken. Skjema som ble sendt ut framgår av vedlegg 1 til saken. På bakgrunn av tilbakemeldingene er det satt opp en samlet, kortfattet oppsummering (vedlegg 2). Alle ungdommene ble tilskrevet i egen epost og bedt om en tilbakemelding. Dessverre har bare et fåtall av ungdommene respondert på henvendelsen. Hovedinntrykk Inntrykket fra evalueringsrunden er at dette har vært en positiv opplevelse både for arbeidsgiver og for ungdommene. Det har vært lite fravær, og arbeidet har vært utført nøyaktig og pliktoppfyllende. De fleste virksomheter melder tilbake at de har hatt god hjelp av ungdommene. Fra ungdommene har det kommet innspill på om det kan være mulig å se på muligheter for en forlengelse av arbeidsperioden (ut over to uker). Ordningen er ny, og det er en del forbedringspotensialer på forberedelse og innarbeidelse av administrative rutiner som sikrer bl.a. en bedre informasjon i forkant av praksisperioden. Det bør også vurderes om en skal revurdere kravet etter retningslinjenes pkt. g), da de færreste framla slik dokumentasjon ved en evt. videreføring av ordningen: Søker må dokumentere avslag på sommerjobber for å komme i betraktning i ordningen Hadde dette punktet blitt håndhevet strengt, vil bare et fåtall av ungdommene kommet i betraktning til ordningen. Rådmannen har satt opp forslag til en del forbedringer i sin samlede oppsummering (vedlegg 2). Økonomi Totalt benyttet 13 ungdommer seg av sommerjobbordningen. Dette utgjør ca. 30 % av den aktuelle målgruppa. Dette er relativt lav prosent, og godt under det rådmannen la til grunn i sin kostnadsberegning med en budsjettramme på kr Vedlegg 3 til saken viser en samlet oversikt over kostnadene i forbindelse med sommerens ordning. Den viser en total kostnad på ca. kr I utgangspunktet var ikke disse kostnadene budsjettert innenfor vikarbudsjett, og var forutsatt justert i forbindelse med 1. tertial. For de som jobbet med vedlikehold, var det forutsatt å dekke lønnskostnadene gjennom vedlikeholdsbudsjettet. Dersom ordningen skal videreføres, tilrår rådmannen at det avsettes en felles, sentral vikarpost i driftsbudsjettet, som fordeles når en har oversikt over kostnadene. Videreføring Selv om få ungdommer har svart direkte på evalueringen, har de gitt positive tilbakemeldinger som er videreformidlet gjennom ansvarlige personer i praksisfeltet. I første rekke er spørsmålet om en videreføring av tiltaket en politisk vurdering. Tiltaket har også en kostnadsside som må tas hensyn til. Det betyr at noe annet må prioriteres ned dersom dette skal innarbeides i årsbudsjettet. Rådmannen opplever både de politiske signalene, og resultatet fra evalueringen som positive, og velger å innstille på en videreføring. Konklusjon: Som innstilling

3

4 Evaluering sommerjobbordning for ungdom år Innledning Det skal legges fram en sak for Utredningskomiteen i møte i oktober, der sommerjobbordningen for ungdom år skal evalueres (en del av vedtaket i kommunestyret). Møte i Utredningskomiteen er berammet til torsdag 6. oktober. Det betyr at saken må sendes ut 29. september. I praksis vil dette si at saken må være ferdig skrevet fra min side senest (en liten ferieuke i uke 39 ). Jeg tenker at vi legger opp dette relativt enkelt, ved at alle som på en eller annen måte har vært involvert i ordningen melder tilbake de erfaringer de har gjort under veis (kort). På samme måte vil vi tilskrive ungdommene og be om deres synspunkter. Tilnærmingsmåte for evalueringen Jeg ser for meg at vi systematiserer det slik: Forberedelsesprosessen Saksforberedelse og politisk behandling Utlysning og søknadsbehandling Tilsettingsprosessen (fram til underskrevet arbeidsavtale og klart for å begynne) Framdrift/tidsforbruk Praksisfeltet Informasjon og mottak av ungdommene på arbeidsstedet Praktisk gjennomføring av arbeidet Oppfølging og administrering på arbeidsstedet (herunder tidsforbruk) Oppmøte, punktlighet og fravær Økonomi og lønn Timelister herunder attestasjon og anvisning Lønnsutbetaling/forskudd Økonomi: Setter opp en samlet oversikt over kostnader fordelt på ansvar, tjeneste og samlede kostnader (egen prosjektkode). Andre forhold Kom gjerne med kommentarer omkring andre forhold som ikke er nevnt over. Ungdomsgruppas erfaring Kan du, Lene, sende ut en epost til aktuelle ungdommer og med om deres erfaring (positive og negative sider) av deres opplevelse med ordningen med frist Frist for tilbakemelding til Terje På forhånd takk for hjelpen. Terje V

5 Evaluering av Sommerjobbordning for ungdom år Sammenstilling av tilbakemeldinger Arbeidsoppgave Erfaring Forslag til forbedringer Forberedelsesprosess Saksutredning, inkl. retningslinjer Utlysning tilsetting arbeidsavtale Kriteriet for å komme i betraktning: Søkt annen sommerjobb tidligere og fått avslag Definering av ansvarlig for praktisk oppfølging på arbeidsplassen, herunder informasjon Praksisfeltet Praktisk gjennomføring av arbeidet Oppmøte og fravær «Nybrottsarbeid» - ikke hatt tilsvarende ordning tidligere Tok mye tid å definere mulige arbeidsområder. Usikkerhet om hva ungdommene kunne og «hadde lov til» å gjøre. Mange hadde søkt på det samme, og fikk sine ønsker langt ned på prioriteringslista. Personopplysninger som fødselsnummer/personnummer og bankkontonummer av mangelfull/ble glemt oppgitt Dette ble dårlig dokumentert, og i praksis fikk de fleste som hadde søkt tilbud om sommerjobb, uavhengig av dokumentert avslag på annen sommerjobbsøknad De fleste virksomheter har definert ansvarlige for oppfølging av ungdommene. Kvaliteten på praktisk informasjon til ungdommene har vært varierende (timelister, rettigheter, plikter mv) Ungdommene har oppført seg eksemplarisk og vært høflige / omgjengelig. Helhetsinntrykket er punktlighet og lite/ikke noe Retningslinjer og erfaringer fra året ordning vil gjøre saken enklere å håndtere senere Starte prosessen tidligere, definere/klargjøre potensielle arbeidsoppgaver/-områder i god tid. Informasjon i utlysningen om at ønsker om arbeid/arbeidsted ikke kan imøtekommes fullt ut. Sett på «huskeliste» over nødvendig info og dobbeltsjekke at dette er forstått og blir fulgt opp. Vurdere om dette fortsatt skal være et absolutt kriterium dersom ordningen videreføres. Avklare ansvarlig for oppfølging Sette opp retningslinjer for hva informasjonen skal inneholde (huskeliste)

6 Viktig ressurs Andre forhold Økonomi og lønn Timelister Lønn Økonomi Ungdommenes erfaring Opplevelse av ordningen Opplevelse av arbeidsplassen Informasjon Forslag til forbedring fravær Ungdommene har gjort mye nyttig arbeid og oppleves som en nyttig og viktig personellressurs. Ungdommer som jobbet i vaktmesterteamet kunne med fordel vært organisert av virksomheten (innspill fra enkelte virksomheter). Noe manglende info om prosjektkoder og hvordan kostnadene skulle fordeles Info om skattekort/frikort og føring av timelister syntes å være mangelfull Noen måtte vente lenge på å få lønn utbetalt Noen foreldre mente at ungdommene hadde fått mangelfull info Uklarhet omfang og kostnader: Ikke budsjetterte midler på årets budsjett. Udelt positiv. Fin anledning til å bli kjent med arbeidslivet og muligheter for framtidig jobb i kommunen. Positiv, ble tatt godt i mot og fulgt godt opp Opplever å ha fått den info en hadde behov for God opplevelse, vil søke på nytt neste år. Ønsker å kunne jobbe lenger enn to uker. Drøftes og klarlegges i planleggingsfasen i forkant av evt. ny runde. Prosjektkoder settes på «huskeliste» over info som skal gis ved en evt. framtidig videreføring av ordningen Budsjetteres på driftsbudsjettet dersom ordningen skal videreføres. Info om skattekort/frikort settes på «huskeliste» over info som må huskes. Ungdommene fører manuell liste arbeidsgiver legger timene inn i lønnssystemet (?) Kan noe bero på misforståelser? God kommunikasjon og sjekke at budskapet er forstått. Utarbeide kortfattet skriftlig info. Se over (pkt. om timelister). Utarbeidet egen oversikt som følger under denne sammenfatningen. Vurdere lengden på arbeidsperioden.

7 T Ansvar Ansvar (T) Tjeneste B 2240 ENGERDAL VOKSENOPPL.SENTER ENGERDAL VOKSENOPPL.SENTER B 2320 FJELLHEIMEN LEIRSKOLE FJELLHEIMEN LEIRSKOLE B 2410 DREVSJØ BARNEHAGE 2010 B 2410 DREVSJØ BARNEHAGE DREVSJØ BARNEHAGE B 2430 ENGERDAL BARNEHAGE ENGERDAL BARNEHAGE B 3140 PLEIETJENESTER PLEIETJENESTER B 3145 PLEIE TIL HJEMMEBOENDE PLEIE TIL HJEMMEBOENDE B 3180 RENHOLD 2530 B 3180 RENHOLD RENHOLD B 3260 FRIVILLIGSENTRAL FRIVILLIGSENTRAL B 6130 ENGER ENGER B 6220 VEDLIKEHOLD KOMMUNALE BYGG VEDLIKEHOLD KOMMUNALE BYGG

8 Voksenopplæring Tjeneste (T) Grunnskole Førskole - Kommunale barnehager Førskolelokaler og skyss Førskolelokaler og skyss Helse- og omsorgstjenester i institusjon (Solgløtt) Helse- og omsorgstjenester til hjemmeboende Helse- og omsorgstjenester i institusjon Institusjonslokaler Aktiviserings- og servicetjenester overfor eldre og personer med funksjonsnedsettelser Administrasjonslokaler Skolelokaler

9 Prosj. Prosj. (T) Beløp Sommerjobbordning 7 387, , Sommerjobbordning , , Sommerjobbordning , Sommerjobbordning 3 556, , Sommerjobbordning 3 754, , Sommerjobbordning 7 878, , Sommerjobbordning , , Sommerjobbordning , Sommerjobbordning 2 294, , Sommerjobbordning , , Sommerjobbordning 2 502, , Sommerjobbordning , , ,94