SAKSPROTOKOLL - GODTGJØRELSESREGLEMENT - ENDRING VEDRØRENDE REPRESENTANSKAPSMEDLEM - INTERKOMMUNALE SELSKAP

Transkript

1 SAKSPROTOKOLL - GODTGJØRELSESREGLEMENT - ENDRING VEDRØRENDE REPRESENTANSKAPSMEDLEM - INTERKOMMUNALE SELSKAP Formannskapet behandlet saken den , saksnr. 130/16 Behandling: Ordfører viste til kommuneloven 41 og foreslo at «, inkludert kjøregodtgjørelse» strykes. Innstillingen med ordførers endringsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar følgende som nytt pkt i godtgjørelsesreglementet, pkt 22 B: 22. B Eierrepresentanter IKS Eierrepresentanter i IKS godtgjøres med 1000 kroner pr møte.

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kristine Tveit Arkiv: 082 &00 Arkivsaksnr.: 16/3643 Sign: Dato: Utvalg: Formannskapet Kommunestyret GODTGJØRELSESREGLEMENT - ENDRING VEDRØRENDE REPRESENTANSKAPSMEDLEM - INTERKOMMUNALE SELSKAP (IKS) Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar følgende som nytt pkt i godtgjørelsesreglementet, pkt 22 B: 22. B Eierrepresentanter IKS Eierrepresentanter i IKS godtgjøres med 1000 kroner pr møte, inkludert kjøregodtgjørelse.

3 SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn I brev fra Haugaland kontrollutvalgssekretariat av ble det på vegne av representantskapet bedt om oppfølging at deres vedtak av , sak 8/16 i pkt. 4 : Representantskapet for Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vil be eigarkommunane følgje opp departementet sin konklusjon om at medlemskap i eit representantskap er eit kommunalt tillitsverv og at det er kommunestyret som fastset og eigarkommunen som utbetaler slik godtgjersle. Med verknad frå går representantskapet ut frå at eigarkommunen betaler slik godtgjersle, men i 2016 vert godtgjersla til representantskapet utbetalt av selskapet, liksatsen som for styret. I brevet ble det også minnet om at HKS IKS den , sak 3/12 vedtok følgende: Representantskapet for Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vil oppmode eigarkommunane å ta inn i sine eigarmeldingar eit framlegg om lik godtgjersle for representantane til interkommunale selskap og at desse satsane vert innarbeida i kommunane sine reglement for møtegodtgjersle. Formannskapet fikk seg forelagt dette brevet på referatlista i møte 22. august Formannskapet ba om å få lagt fram sak. Status Karmøy kommune har eierskap i følgende IKS: Karmsund Havn IKS Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS Haugaland Vekst IKS Interkommunalt arkiv Rogaland IKS Krisesenter Vest IKS (Brann IKS er i ferd med å opprettes) Karmsund Havn IKS Havnerådet (= representantskapet) har også i møte bedt eierkommunene om å fastsette og utbetale godtgjørelsen til representantskapsmedlemmene. Godtgjørelse til representantskapsmedlemmer i IKS er ikke behandlet i eierskapsmeldingen som ble vedtatt i kommunestyret Dette er heller ikke eksplisitt omtalt i gjeldende godtgjørelsesreglement for folkevalgte organ i Karmøy kommune. Pkt 22 gir rom for å utbetale godtgjørelse til interkommunale/regionale utvalg og private eller ikke-kommunale styrer. Det vil kunne være nærliggende å tolke at dette også er ment å dekke møtegodtgjørelse for representantskap: Pkt 22. Interkommunale/regionale utvalg og private eller ikke-kommunale styrer Folkevalgte representanter som kommunen har oppnevnt i interkommunalt eller regionale styrer, råd eller utvalg - eller private eller ikke-kommunale styer, råd eller utvalg - godtgjøres i henhold dette reglementet pkt 10 Andre utvalg, dersom ikke det interkommunale eller private utvalget/styret selv utbetaler godtgjørelse etter egne satser.

4 Pkt 10 Andre utvalg For møter i ad-hoc utvalg/andre utvalg utpekt av kommunestyret eller formannskapet, eller godkjent av formannskapet, utbetales 500 kroner pr møte. Dette forutsetter at det normalt er møter med sakspapir og formell innkalling, og der det skrives møtereferat. Formannskapskontoret må få tilsendt en samlet oversikt over møtedeltakelsen, fortrinnsvis 2 ganger i året, for å kunne utbetale godtgjørelsen. Rådmannen har tolket at satsen på 500 kroner bl.a. gjelder for deltakelse på årsmøtet for Friluftsrådet Vest og møter i styret for Museet i Mælandsgården (representasjon oppnevnt av hovedutvalg oppvekst og kultur etter delegasjon fra formannskapet). Godtgjørelse utbetales etter at det er fremsatt krav med dokumentasjon eller at selskapet har presentert oversikt over avholdte møter og deltakelse. Alternativer En ryddig måte å justere gjeldende reglement for å få inkludert representantskap i IKS er å endre overskriften i pkt 22 til: Interkommunale/regionale utvalg, private eller ikke-kommunale styrer og representantskap. Dersom satsen skal settes til et annet beløp enn 500 kroner, kan det vurderes å ta inn et nytt avsnitt i pkt 22: 22. B Eierrepresentanter IKS Eierrepresentanter i IKS godtgjøres med X kroner pr møte, inkludert kjøregodtgjørelse. Karmøy kommunestyre har valgt delegater til generalforsamlingen i Haugaland Kraft AS. Dette er ikke et krav i selskapsvedtektene eller i aksjeloven. Dersom Karmøy kommune også skal betale godtgjørelse for disse tolker rådmannen det slik at dette blir gjort etter reglementets pkt 10 Andre utvalg. Rådmannens vurdering: Havnerådet har tre eierrepresentanter fra Karmøy kommune, og i de øvrige IKS er det èn eierreprsentant fra Kamrøy. Representantskapene har ca 2 møter pr år, og satsene varierer. Satsen for Havnerådet har vært 1300 kroner og i representantskapet for Karmøy kontrollutvalgssekretariat har satsen vært 1000 kroner. Det er begrensede økonomiske konsekvenser knyttet til denne saken. Spørsmålet er mer av formell og prinsipiell karakter. Dersom gjeldende reglement med 500 kroner skal legges til grunn vil dette bety en betydelig reduksjon av møtegodtgjørelsen. Rådmannen foreslår derfor at godtgjørelsen settes til 1000 kroner. Det må være et poeng å ha lik sats for alle eierkommunene. Når kommunestyret har fattet sitt vedtak vil rådmannen henstille øvrige eierkommuner om å fatte likelydende vedtak. Rådmannen i Karmøy, Sigurd Eikje sign.

5 Oversikt over vedlegg: 1. Oversendelsesbrev fra Haugaland kontrollutvalgssekretariat 2. Særutskrift fra sak 8-16 Kontroll- og kvalitetsutvalget 3. Brev fra KRD av Gjeldende godtgjørelsesreglement Karmøy kommune

6 HKS IKS sine eigarar (10 kommunar) v/postmottak Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 16/253/033/tha Toril Hallsjø Deres dato Arkiv Telefon MØTEGODTGJERSLE - REPRESENTATSKAPSMEDLEM - INTERKOMMUNALE SELSKAP HKS sitt representantskap vedtok , sak 8/16 i pkt. 4 følgjande: Representantskapet for Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vil be eigarkommunane følgje opp departementet sin konklusjon om at medlemskap i eit representantskap er eit kommunalt tillitsverv og at det er kommunestyret som fastset og eigarkommunen som utbetaler slik godtgjersle. Med verknad frå går representantskapet ut frå at eigarkommunen betaler slik godtgjersle, men i 2016 vert godtgjersla til representantskapet utbetalt av selskapet, lik satsen som for styret. Vedlagt følgjer særutskrift i saka. Sekretariatet vil også minne om HKS sitt vedtak , sak 3/12: Representantskapet for Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vil oppmode eigarkommunane å ta inn i sine eigarmeldingar eit framlegg om lik godtgjersle for representantane til interkommunale selskap og at desse satsane vert innarbeida i kommunane sine reglement for møtegodtgjersle. Vi vil på vegne av representantskapet be om at vedtakene blir fulgt opp. Med hilsen Toril Hallsjø (sign.) Daglig leder Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Aksdal tlf.: e-post: post@kontrollutvalgene.no web:

7 SÆRUTSKRIFT Måndag 25. april 2016 blei det halde møte i representantskapet for Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS. Møtet blei leia av representantskapsleiar Olav Haugen f.o.m. sak 3/16. Dagleg leiar ønskte velkommen og leia møtet t.o.m. sak 2/16. MØTESTART / MØTESLUTT kl kl MØTESTAD: REPRESENTANTAR SOM MØTTE: MØTANDE VARA- REPRESENTANTAR: FORFALL: ANDRE SOM MØTTE: Tysvær rådhus, møterom Cleng Peerson Svein Inge Huseby, Haugesund kommune Vanja Ignjatic, Suldal kommune Katrine Skorpe, Sauda kommune Øyvind Haraldseid, Vindafjord kommune Ståle Tungesvik, Etne kommune Olav Haugen, Sveio kommune Yngve Folven Bergesen, Karmøy kommune Marte Eide Klovning, Utsira kommune og vararepresentant Tor Erling Skare Gunn Marit Lygre, Tysvær kommune og vararepresentant Andres Hettervik Nordgård Daghild G. Alvestad, Bokn kommune og vararepresentant Lillian Grønnestad Alf Aronsen, Karmøy kommune Styreleiar Arne Gjerde, Tysvær kommune dagleg leiar Toril Hallsjø FØLGENDE SAK BLEI HANDSAMA: SAK 8/16 MØTEGODTGJERSLE I HKS IKS VALNEMNDA OG STYRET SITT FRAMLEGG: ALT. I (styret med tillegg) 1. Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vil tilrå at eigarkommunane følgjer opp departementet sin konklusjon om at medlemskap i eit representantskap er eit kommunalt tillitsverv og at det er eigarkommunen som bør fastsetje og betale slik godtgjersle til sine eigne medlem i representantskap/generalforsamling. 2. Styret i Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vert godtgjort med kr 1000,- pr. møte. Styreleiar vert godtgjort med dobbel sats. 3. Styret får dekka reiseutgifter etter statens reiseregulativ.

8 4. Tapt arbeidsforteneste/utlegg dekkast etter skriftleg krav når arbeidsgjevar har gjort trekk i lønn. Trekket skal dokumenterast av arbeidsgjevar. Personleg næringsdrivande dokumenterer gjennom likningsattest. Øvre grense pr. møte vert sett til kr Ny sats gjeld frå 2. halvår ALT. II (valnemnda med tillegg) 1. Representantskapet i Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vert godtgjort med same sats som styret, inntil eigarkommunane vedtar lik sats for vervet. Leiar av representantskapet vert godtgjort med dobbel sats. 2. Styret i Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vert godtgjort med kr 1000,- pr. møte. Styreleiar vert godtgjort med dobbel sats. 3. Styret får dekka reiseutgifter etter statens reiseregulativ. 4. Tapt arbeidsforteneste/utlegg dekkast etter skriftleg krav når arbeidsgjevar har gjort trekk i lønn. Trekket skal dokumenterast av arbeidsgjevar. Personleg næringsdrivande dokumenterer gjennom likningsattest. Øvre grense pr. møte vert sett til kr Satsane gjeld frå Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vil tilrå at eigarkommunane følgjer opp departementet sin konklusjon om at medlemskap i eit representantskap er eit kommunalt tillitsverv, og at det er eigarkommunen som bør fastsetje og betale slik godtgjersle til sine eigne medlem i representantskap/generalforsamling, og at kommunane samordnar vedtak slik at det blir lik sats for same verv. Handsaming i møte : Representantane drøfta dei to framlegga. Fleire viste til departementet sitt klåre svar, og at satsane og reisetid i dag er ulik i dei ti kommunane. Representantane blei samde i at punkt 2, 3 og 4 (som var likelydande i Alt. I og Alt. II), skulle endrast til punkt 1, 2 og 3. Representantane blei så samde i at pkt. 1 i Alt. I og pkt. 6 i Alt. II skulle endrast frå «vil tilrå» til «vil be» og «at det er kommunestyret som fastset og eigarkommunen som utbetaler slik godtgjersle». I tillegg blei representantane samde i å ta inn i pkt. 4 eit tillegg om at omlegginga skulle ta til å gjelde frå , men at «i 2016 vert godtgjersla til representantskapet utbetalt av selskapet, lik satsen som for styret.» Representantane drøfta til slutt når dei nye satsane skulle gjelde frå, og var samd i å gå for pkt. 5 i Alt. I, dvs. frå 2. halvår Omarbeida vedtak blei lesa opp, og då det ikkje var kome andre framlegg, blei dette votert over samla. 2

9 SAMRØYSTES VEDTAK: 1. Styret i Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vert godtgjort med kr 1000,- pr. møte. Styreleiar vert godtgjort med dobbel sats. 2. Styret får dekka reiseutgifter etter statens reiseregulativ. 3. Styret får dekka tapt arbeidsforteneste/utlegg etter skriftleg krav når arbeidsgjevar har gjort trekk i lønn. Trekket skal dokumenterast av arbeidsgjevar. Personleg næringsdrivande dokumenterer gjennom likningsattest. Øvre grense pr. møte vert sett til kr Representantskapet for Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS vil be eigarkommunane følgje opp departementet sin konklusjon om at medlemskap i eit representantskap er eit kommunalt tillitsverv og at det er kommunestyret som fastset og eigarkommunen som utbetaler slik godtgjersle. Med verknad frå går representantskapet ut frå at eigarkommunen betaler slik godtgjersle, men i 2016 vert godtgjersla til representantskapet utbetalt av selskapet, lik satsen som for styret. 5. Ny sats gjeld frå 2. halvår Rett utskrift: Toril Hallsjø ( sign.) Sekr./dagleg leiar 3

10

11

12

13

14 GODTGJØRELSESREGLEMENT FOR FOLKEVALGTE I KARMØY KOM MUNE (Reglementet gjelder for valgperioden ) Vedtatt i kommunestyret ,sak 99/15 1. Generelle regler Kommunale tillitsvalgte/ombudsmenn, valgt av kommun estyret eller formannskapet, eller av annet kommunalt organ hvor valget deretter er godkjent av formannskapet, ytes godtgjørelse i henhold til kommunelovens 41 og 42 og i samsvar med dette reglement. Formannskapskontoret skal til enhver tid ha oversikt over hvilke utvalg, styrer, råd og nemnder som Karmøy kommune har oppnevnt folkevalgte representanter til og hvem som er valgt. Før utbetaling av møtegodtgjørelse kreves det at forut for møtet skal det foreligge formell innkalling og evt. saksliste med dokumenter. Det er videre en forutsetning at det føres møteprotokoll eller utarbeides referat i etterhånd. Møtegodtgjørelse kan videre utbetales med ordførerens forhåndsamtykke når representanter blir utpekt til å dra på andre møter, kurs, kongresser, seminar o.l. Ved tjenestereiserdekkes utgifter etter bestemmelsene i kommunens reiseregulativ. 2. Godtgjørelse til ordfører og varaordfører Ordfører godtgjøres med 116% av fast årlig godtgjørelse ti l stortingsrepresentanter. Ordførers godtgjørelse dekker møter i alle utvalg/o rgan i kommunen som ordfører er medlem av/deltar i. Videre dekker godtgjørelsen kontortid, tilsvarende minimum 2/3 av administrasjonens kontortid. Eventuelt spørsmål om deltidsengasjement for ordfører avklares før konstituering. Varaordfører godtgjøres med 50% av ordførers godtgjørelse. Dette skal dekke alle faste godtgjørelser/møtegodtgjørelser i utvalg varaordfør er er valgt til/møter. Varaordførergodtgjørelsen skal dessuten dekke den nødvendige tid som går med til utførelsen av varaordførervervet, inkludert representasjon og stedfortrederfunksjon i ordførers ferie. Evt. gruppeførergodtgjørelse kommer i tillegg. Når varaordfører fungerer som ordfører over en peri ode på 3 uker eller mer og ordførers fravær skyldes annet enn ferie, skal han/hun ha ful l godtgjørelse som ordfører. Ved valg av setteordfører/settevaraordførerskal det i hvert enkelt tilfelle vurderes en godtgjørelsesom dekker anvendt arbeidstid, inklude rt representasjonsoppdragog personavtaler. 3. Kommunestyret Kommunestyremedlemmene, med unntak av ordfører og varaordfører, godtgjøres med 1000kroner pr. møte. Dersom varamedlemmet bare møter i en eller noen få saker, godtgjøres dette med 500kroner pr. møte. 1

15 4. Formannskapet Formannskapsmedlemmene, med unntak av ordfører og varaordfører, godtgjøres med 12%av ordførers godtgjørelse. Det trekkes 1000kroner for hvert fravær, som går til godtgjørelse for varamedlem. Godtgjørelsen dekker alle formannskapets oppgaver i henhold til lov og reglementer. Ordfører kan pålegge en viss begrensetrepresentasjonstjeneste.dersom et medlem har over 50%fravær, foretas prosentvis trekk i den faste godtgjørelsen. 5. Hovedutvalg - ledere Hovedutvalgsledere for teknisk, oppvekst og kultur, helse og omsorg godtgjøres med 10%av ordførers godtgjørelse. Dette dekker også leders nødvendige kontakt med sjef for vedkommende forvaltningsgren. Ordfører kan også påleggeen viss, begrenset representasjonstjeneste.det trekkes 1000kroner pr. møte ved fravær, som tilstås den som fungerer som leder. Dersom hovedutvalgsleder har over 50%fravær, foretas prosentvis trekk i den faste godtgjørelsen. 6. Hovedutvalg - medlemmene Hovedutvalgsmedlemmene, unntatt leder, godtgjøres med 1000kroner pr. møte Medlemmene av teknisk hovedutvalg, inkludert leder, godtgjøres med 500kroner pr. befaringsdag. 7. Kontrollutvalget og Administrasjonsutvalget Kontrollutvalgets leder og Administrasjonsutvalgets leder godtgjøres med 2000kroner pr. møte. De øvrige medlemmene i disse utvalgene godtgjøres med 1000kroner pr. møte. 8. Eldrerådet og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Medlemmene godtgjøres med 500kroner pr. møte. Leder gis et tillegg på 50%. 9. Sakkyndig takstnemnd og klagenemnd eiendomsskatt Leder godtgjøres med 1500kroner pr møte. Øvrige medlemmer godtgjøres med 1000kroner pr møte. Medlemmene, inkludert leder, godtgjøres med 500kro ner pr befaringsdag. 10. Andre utvalg For møter i ad-hoc utvalg/andre utvalg utpekt av kommunestyret eller formannskapet, eller godkjent av formannskapet, utbetales 500kron er pr møte. Dette forutsetter at det normalt er møter med sakspapir og formell innkallin g, og der det skrives møtereferat. Formannskapskontoret må få tilsendt en samlet oversikt over møtedeltakelsen, fortrinnsvis 2 ganger i året, for å kunne utbetale godtgjørelsen. 11. Gruppeledere Lederne for kommunestyregruppene godtgjøres slik: Antall medlemmer i kommunestyret: 1-4 2% av ordførers godtgjørelse. Antall medlemmer i kommunestyret: % av ordfør ers godtgjørelse Antall medlemmer i kommunestyret: over 10 4% av ord førers godtgjørelse 2

16 12. Tapt arbeidsfortjeneste For politisk arbeid som ikke normalt ansesfor å være dekket med godtgjørelsen for vervet utbetales tapt arbeidsfortjeneste. Ordfører gis myndighet til å avgjøre spørsmål om tapt arbeidsfortjeneste på forhånd. Maksimumsbeløp for legitimert tapt arbeidsfortjeneste settestil 2500kroner pr dag. Tapt arbeidsfortjeneste for selvstendig næringsdriv ende beregnesved å dividere pensjonsgivende inntekt fra siste skattelikning på 1750t/år. Maksimumsbeløpet for ikke-legitimert tapt arbeidsfortjeneste settestil 700kroner pr dag. Ved deler av dag, utbetales forholdsmessig tapt arbeidsfortjeneste. 13. Barnepass Legitimerte utgifter til passav barn under 12 år kan dekkes med inntil 200kroner pr møte. 14. Telefongodtgjørelse Telefongodtgjørelse utbetales slik, dersom representanten ikke benytter tjenestetelefon fra Karmøy kommune: Ordfører, varaordfører og gruppeførerne i kommunest yret: Høyeste sats Formannskapsmedlemmene og ledere for hovedutvalg: M idterste sats Andre utvalgsledere: Laveste sats Dersom en folkevalgt har rett til telefongodtgjørel se etter flere punkter i dette reglementet, skal det ikke i noe tilfelle betalesgodtgjørelse utover høyestesats. 15. Ansatte De tillitsvalgte medlemmer i partssammensatt utvalg (Administrasjonsutvalget) godtgjøres med 1000kroner pr. møte utenom arbeidstid. Det skal ikke utbetales møtegodtgjørelse til personer som møter som representanter fra den kommunale administrasjon eller personer som møter i kraft av sin stilling/faginstans. 16. Stemmestyrer Godtgjørelse til leder, nestleder og medlemmer i stemmestyrenenefastsettesav valgstyret. 17. Støtte til kommunestyregruppene Årlig støtte til hvert av partiene som er representert i kommunestyret er 3 200kroner pluss 5 200kroner per kommunestyrerepresentant som det enkelte parti har. 18. Pensjon Pensjonsordning for folkevalgte gjelder tilsvarende tjenestepensjonsordningen for offentlig ansatte. Nedre grense for medlemskap er satt til 1/3 av godtgjørelsefor full stilling. Folkevalgte tilbys AFP-ordning på lik linje som for ansatte. 3

17 19. Ettergodtgjørelse Ordfører tilstås ettergodtgjørelse ved fratredelse i forbindelse med nyvalg. Ettergodtgjørelsen blir full i inntil 3 måneder. Etterlønnen er også ment som kompensasjon for ikke opparbeidede feriepenger. Etterlønn for varaordfører er 50% av tilsvarende for ordfører. 20. Utbetalingstidspunkt og justeringer Fast årlig godtgjørelse i månedsterminer. Annen godtgjørelse utbetales 2 ganger pr år; i juni måned og desembermåned. Justering av de faste årlige satser(ordfører, varaordfører, gruppeleder og leder av hovedutvalg) for godtgjørelse skjer i samsvar med sentrale vedtak knyttet til stortingsrepresentanteneslønn. 21. Kjøregodtgjørelse Medlemmer av folkevalgte organ får utbetalt kjøregodtgjørelse etter regning (regulativ) i desember.regninger som er eldre enn 12 måneder bli r ikke betalt. 22. Interkommunale/regionale utvalg og private eller ik ke-kommunale styrer Folkevalgte representanter som kommunen har oppnevn t i interkommunalt eller regionale styrer, råd eller utvalg - eller private eller ikke-kommunale styer, råd eller utvalg - godtgjøres i henhold dette reglementet pkt 10 Andre utvalg, dersom ikke det interkommunale eller private utvalget/styret selv utbetaler godtgjørelse etter egne satser. 23. Statlige utvalg Bestemmelseneom godtgjørelse til folkevalgte gjelder ikke i statlige nemnder, med mindre annet er særskilt fastsatt eller ved vedtak i kommunestyret. 4

18 SAKSPROTOKOLL - GODTGJØRELSESREGLEMENT - ENDRING VEDRØRENDE REPRESENTANSKAPSMEDLEM - INTERKOMMUNALE SELSKAP (IKS) Kommunestyret behandlet saken den , saksnr. 99/16 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar følgende som nytt pkt i godtgjørelsesreglementet, pkt 22 B: 22. B Eierrepresentanter IKS Eierrepresentanter i IKS godtgjøres med 1000 kroner pr møte.