REFERAT FRA STYREMØTE NR

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE NR Sted: Idrettens hus, Ullevål stadion Tid: Mandag 8. april 2013 Til stede: Forfall: Katrine Foss (KF), fung. president Anders Fugelli (AF), fung. 2. Visepresident Stein Tage Domaas (STD), leder TKS (med på møtet via Skype) Thomas Vedeler (TV), nestleder TKS Eilert Hesthagen (EH), leder TDK Bent Aaseby (BAa), nestleder TDK Maren Lindahl (ML), leder UK Lotte Friid Fladeby (LFF), NHF s adm. Stephen Smithurst (SS), NHF s adm. Venke de Lange (VDL), fung. 1. Visepresident Martin Kavli Lysgaard (MKL), nestleder UK Merknadsfrist: Neste styremøte(r) på idrettens hus: Mandag 6. mai, kl Fredag 31. mai, kl (ifm. NHFs ting, Scandic Hotel, Gardermoen) 1 GODKJENNING AV REFERAT 08/12-13 Referatene er tidligere blitt godkjent på e-post av styret. Ellers ingen andre kommentarer til referatet. 2 INNKOMMET POST a) Sak 17/13 Fra TKS: Forslag fagmøte og ting b) Sak 18/13 Fra Valdres TK: Forslag NHFs ting c) Sak 19/13 Fra Hamar TK: Forslag tinget 2013 d) Sak 20/13 Fra Trysil HK: Forslag til fagmøte/ting e) Sak 21/13 Fra Holmenkollen SK: Tingforslag 2013 f) Sak 22/13 Fra Femund TK: Forslag til forbundstinget

2 g) Sak 23/13 Fra Elverum SHK: Forslag til NHFs ting 2013 h) Sak 25/13 Fra Olympiatoppen: Søknad om stipend for vinteridrettene frist 20. april. Sendt styret/nestledere. TKS og nestleder TD-komiteen (for TKN) går igjennom evt. kandidater, og leverer innstilling senest fredag 12. april. Så behandles innstilingene på e-post i styret. i) Sak 26/13 Fra Hadeland TK: Forslag til NHFs ting 2013 j) Sak 27/13 Fra IFSS: Applications for World and European Championships Sendt styret/nestledere. Forbundet har tidligere varslet ESDRA om at NHF ønsker å søke på EM snø Det ble foreslått at kontoret på nytt sender dette til ESDRA/IFSS. 3 ØKONOMI a) Regnskap 2012 Styret har mottatt forslag om disponering av underskuddet fra 2012 fra AU/kontoret, der underskuddet dekkes fra NHFs forskjellige fond, for å komme i balanse. Det vil allikevel stå igjen over ,- på respektive fond, i tillegg til kr ,- i positiv egenkapital. Styret ønsket at dette disponeringsforslaget ble oversendt til kontrollutvalget, for å få deres mening her. Kontrollkomiteen ga tilbakemelding om at dette ikke var en sak de skulle behandle. Styret må da selv fatte vedtak i saken. Vedtak: Styret godkjenner AU/kontorets forslag om disponering av fond iht. tidligere utsendt Disponeringsoppsett, da ingen andre løsninger for å bringe balanse i regnskapet i praksis foreligger. Kontoret informerer regnskapskontoret som foretar de nødvendige føringene, før regnskapet oversendes til revisor. I forhold til de mottatte brev fra kontrollkomiteen, så jobber generalsekretær med de forskjellige sakene og spørsmålene de har kommet med. Han vil komme med en oversikt til styret når klart. Disse tingene tas også med i styrets økonomiske årsberetning. b) Oppfølging budsjett 2013 I lys av underskuddet i 2012 regnskapet har Styret gjennomgått budsjettet for 2013 for å få kontroll på de løpende utgiftene og bringe økonomien i balanse. Administrasjonen i NHF har blitt styrket gjennom å ansette en aktivitetsleder (administrasjonskonsulent) som skal være kontaktpunktet ut mot klubbene. Det er dessverre på det rene at hovedinntektene gjennom tilskudd fra NIF ikke er tilstrekkelig til å dekke de budsjetterte utgiftene på kort sikt. I NHFs lover 13, pkt 5 står at «budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det dekkes av positiv egenkapital». Styret har i utgangspunkt jobbet under forutsetning om at de faste kostnadene til administrasjon holdes uforandret i første omgang. Ved å justere løpende utgifter er det søkt å bringe budsjettet i tråd med det som var godkjent av Tinget i 2012, der det ble vedtatt et underskudd på ,- Post 3 midler: Bruke kun det som mottas fra NIF og som er øremerket de forskjellige områdene. Budsjettbeløpet til trenerutdanningen, øremerkes lønn til adm.konsulenten for den jobben hun gjør med trenerløypa. Det vil ikke bli gitt støtte for deltagelse ved årets barmarks-vm i Italia, annet enn reise og opphold for hovedleder. Generelle kontorutgifter slik som trykking, kopiering etc vil førsøkes begrenset. Avtaler for forsikringer, bank, regnskap og revisjon etc vil gjennomgås og forsøkes forhandles frem med bedre vilkår. 2

3 På inntektssiden vurderer styret flere alternativer slik som jobbing mot sponsor og andre kilder for inntekter slik som kan søkes i NIF systemet. Styret foretok justeringer av en rekke poster i årets budsjett, både på inntekts- og utgiftssiden. (se vedlegg). Dersom disse justeringer i budsjettet ikke er tilstrekkelig til å bringe økonomien under kontroll, må styret vurdere andre tiltak ut over dette på kort og lang sikt. Det kom også forslag om å øke chipsprisen med kr. 15,- til kr. 100,- pr. stk. fra dagens dato. Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. c) Budsjett 2014 (til NHFs ting) Generalsekretæren lager et utkast til styret som da behandles på et ekstra møte/telefonmøte. Punktene i handlingsplanen må synliggjøres i budsjettet, med hva det skal jobbes med. 4 KONFIRMERING AV TIDLIGERE BEHANDLEDE SAKER PÅ E-POST a) Sak 16/13 fra Hamar TK: Brev til styret i NHF, veien videre. Styret behandlet breutkast på e-post og vedtok ordlyden. Brevet ble så sendt til klubben pr. e-post 21. mars NHF S TING 2013 a) Gjennomgang av innkomne forslag Grunnet tidspress ønsket fungerende president at disse forslagene ble gjennomgått på et eget møte. Det ble foreslått å ta det som et telefonmøte, og datoen ble satt til mandag 15. april, kl Styrets medlemmer har tidligere mottatt alle innkomne forslag, og ser nøye igjennom disse til dette møtet. Nestleder i TD-komiteen hadde to forslag til tinget, som han ønsket styret skulle se på: Det ene var å øke lisensen, fra dagens nivå: Engangslisens: kr. 50,-, junior: kr. 175,-, senior: kr. 300,- Til følgende: Engangslisens opp til 16 år: kr. 50,- Engangslisens 17 år +: kr 200,-. Junior: kr. 200,- Senior: kr. 400,- Styret var enig i dette. Vedtatt. Det andre forslaget var å øke satsene for startkontingenter (arrangementsreglement nordisk stil, punkt ).. Alle klasser i vanlige løp og G/P mesterskap økes med kr. 25,- Senior og sledeklasser i Seppalaløpet foreslås øket med kr. 100,- Mini-Seppala økes med kr. 150,-. Enstemmig vedtatt. De øvrige punktene vedr. tinghelgen ble foreslått gått igjennom på neste styremøte grunnet tidsnød. 6 EVENTUELT a) Sommerhundekjørerskolen 2013 Skolen får det som var bevilget i årets budsjett, dvs. kr ,-. Leder for årets skole, sammen med adm.konsulenten, ser på alternative steder til Johnsgård, da de visstnok var opptatt de helgene i perioden som skolen opprinnelig var tenkt avholdt. Så snart ting er avklart, vil informasjon/invitasjon bli sendt ut. 3

4 b) Robert Corell, landslagstrener nordisk stil var invitert på møtet for å snakke om landslaget nordisk stil. Han og Andreas Fossnes har tatt ut landslagene for hhv. senior og junior for kommende sesong. Seniorer: Yngve Hoel, Svein Ivar Moen, Esil Knag, Mikael Lillestu, Yvette Hoel, Susannah Kelly, Carina Nilsen og Ane Morisbak Skjønsberg. Juniorer: Ole Jørgen Thue Holthe, Sigurd Korsmo Corell, Anna Kristine Amundrud og Maiken Lillehagen Olden. Disse utøverne er tatt ut på poeng og skjønn, og det var viktig å få til en fungerende gruppe. Adm.konsulenten blir nå med fremover som juniortrener og koordinator for landslaget. Vedtak: Styret godkjenner landslagstreners uttak. c) Utdanning for yngre ledere i idretten. Leder av UK har ønske å ta denne utdannelsen for kommende år. Styret synes det er positivt at hun ønsker å delta på dette, noe som gir henne verdifull læring som kan brukes videre i hennes verv og arbeid.. Forbundet ved administrasjonen følger opp henne igjennom semesteret, i tillegg til at forbundet må dekke semesteravgiften. Vedtak: Styret godkjente hennes ønske om å delta på dette studiet. Oslo, 8. april 2013 Stephen Smithurst referent Distribusjonsliste etter merknadsfrist: NIF NIFs idrettsstyremedlem (ansvar NHF) Styrets medlemmer NHFs internasjonale representanter Hundekjørerkretser Hundekjørerklubber Kontrollkomité Idrettens Regnskapskontor Revisor 4

5 BUDSJETT 2013 NORGES HUNDEKJØRERFORBUND prosjektnr. Budsjetterte utgifter Totalt Org/Adm TKN 40 TKS 50 TD 60 UK 70 Styrke idrettens rolle i samfunnet Ekstern nasjonal aktivitet Ekstern internasjonal aktivitet Antidoping arbeid Veterinær og dyrevern Styrke idrettslagenes aktivitetstilbud Rekruttering - skole trinn I Øvrig tiltak år Trening/Instruksjon/unge utøvere Jentesamling Rekruttering - skole trinn II Arrangementstøtte Klubbrelatert rekr./gr.kurs hkj Nasjonale stevner Spillemidler utstyr (NIF) Integrering funksjonshemmede Styrke toppidretten Juniorsamlinger Samlinger sen/jr./rekr. Landslag Deltakelse NoM/SOC Deltakelse EM snø Deltakelse EM barmark EM/VM-arrangement Norge Deltakelse VM snø Deltakelse VM barmark Øvrig int. deltakelse Olympiatoppstipend 0 Styrke kompetanseutviklingen Grunnkurs Hundekjøring Intern trenerutdanning Ekstern trenerutdanning Intern leder utdanning Ekstern leder utdanning TD utdanning Ekstern (int) TD utdanning Utdanning arrangører (TDK-NM pakka) Mediagruppe Forbundets organisasjon Forbundsstyret Øvrig intern møtevirksomhet Ting/ledermøter Forbundets administrasjon Lønn Arb. Avg Ber ferielønn Ber. Arb.avg. Ferielønn Obl. tjenestepensjon Leie/fellesforvaltning Trykking/rekvisita Porto Telefon/faks Kontorutstyr Regnskap/revisjon IT-Ullvål/hjemmesider Gaver/Premier Int. kont Div. kostnader Håndbok/Publikasjoner Markedsføring Salgsmateriell Lisens forsikring Renteinntekter Gebyrer Utstyr/bekledning Tildeling komiteer 0 Sum utgifter Budsjetterte inntekter Startlisens Tilskudd NIF (post 2) Tilskudd NIF (post 3) Utv.orienterte ungdomsmidl Refusjon mva. kompensasjon Sponsoravtaler Aktivitetsfond NHF Ref. adm. Samarbeid (30%) Sum inntekter Resultat