Møteinnkalling. Arbeidsutvalget Værnesregionen. Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Arbeidsutvalget Værnesregionen Teveltunet, Meråker Dato: Tidspunkt: 17:00 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til Møtedokumentene finnes på Stjørdal kommunes einnsyn; Stjørdal, Henrik Vinje leder Marthe Abelsen Strømmen Rådgiver Side1

2 Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 164/14 Referat saker PS 165/14 VR - Forstudierapport og forprosjektplan for interkommunalt samarbeid om brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. 2014/8552 PS 166/14 Orienteringer PS 167/14 Eventuelt - Neste AU-møte PS 168/14 Godkjenning av møteprotokoll Side2

3 PS164/14Referatsaker Side3

4 Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 165/ Regionrådet Værnesregionen VR - Forstudierapport og forprosjektplan for interkommunalt samarbeid om brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Forstudierapport og forprosjektplan godkjennes. 2. Forprosjektplanen legges til grunn for evt. søknad om eksterne midler. Dersom eksterne midler ikke er tilgjengelige, finansieres prosjektet av kommunene selv. 3. Utredningsarbeidet starter etter tidsplan i forprosjektplan. Vedlegg: Prosjektrapport Forstudie Brann- og Redningstjeneste i Værnesregionen Forprosjektplan, Interkommunal brann- og redningstjeneste i Værnesregionen Vurdering Saken ble drøftet som orienteringssak i AU , og det er ønske om at denne legges frem for behandling for AU og RR i desembermøtet. Frosta Kommune ga i møte signaler om at kommunen i utgangspunktet ikke skulle delta i en forstudie eller forprosjekt for felles brann- og redningstjeneste. Dette er nå bekreftet av formannskapet i Frosta og kommunesamarbeid vil evt. i så fall bestå av Stjørdal, Selbu, Meråker Side4

5 og Tydal. Forstudierapporten endres ikke da denne ble gjennomført med Frosta som deltaker og er avlevert for behandling, men forprosjektplanen er justert. Frosta har bedt om en tilførsel i saksfremlegget om at det kan være aktuelt å kjøpe enkelttjenester av et evt. Værnesregionsamarbeid. Dette vil Frosta komme tilbake til når det evt. er formalisert avtaler for tjenestene i Værnesregionen og kostnadsbildet for tjenestetilbudet i Værnesregionen er klart. Side5

6 Prosjektrapport Forstudie Brann- og redningstjeneste i Værnesregionen Prosjektgruppe Bjørn Rønning (Stjørdal kommune) (leder) Per Ingebrikt Græsli (Tydal kommune) Arnstein Kvelstad/Terje Rennan (Frosta kommune) Annar Bjørnbeth (Selbu kommune) Arild Overrein (Meråker kommune) Thomas Winterwold (Avinor) Erik Zimmermann (Avinor) Hanne Beate Rosø (HTV Fagforbundet) Side 1 Side6

7 Innhold 1. Bakgrunn Mål og rammer Navn på forstudie: Overordnet målsetting for Værnesregionen: Mandat for forstudien: Avgrensning Organisering Ansvar Prosjektgruppen Samarbeid Gjennomføring av prosjektet Styringsgruppens oppgaver Prosjektgruppens oppgaver Gjennomføring av forstudien Økonomi Prosjektplan og godkjenning av prosjektrapport Status for de enkelte kommunene Frosta Meråker Selbu Stjørdal Tydal Omfang av oppgaver og samarbeidsområder Værnesregionens fellestjenester som er relevante for området: Oppgaver som ikke ligger til eksisterende fellestjenester i Værnesregionen: Andre forhold som spiller inn mht. en evt. interkommunalt samarbeid Prosjektgruppens anbefalinger Interkommunalt samarbeid Nærmere utredning og vurdering Interkommunalt samarbeid ikke hensiktsmessig Alternative organisasjonsformer Organisering av forprosjektet: Vedlegg Side7

8 1. Bakgrunn Værnesregionen er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt service- og tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. Værnesregionen har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. Brann- og redningstjeneste er en lovpålagt oppgave som krever høy grad av kompetanse og vil være ressurskrevende for alle kommuner. Tjenesten omfatter forebyggende-, operative -og beredskapsmessige tjenester som det har vist seg formålstjenlig, og i enkelte tilfeller nødvendig, å samarbeide om. I Trøndelag er det pr dags dato flere interkommunale samarbeid som går på tvers av kommunegrensene og også fylkesgrenser der det er nødvendig for å løse de samfunnsmessige utfordringene en effektiv brann- og redningstjeneste krever. De ulike samarbeidene er organisert på ulike måter, alt fra enkeltavtaler mellom kommuner innenfor fagområder, IKS Interkommunale selskaper og Kommunale foretak. 2. Mål og rammer 2.1Navn på forstudie: Interkommunalt samarbeid om brann- og redningstjeneste Værnesregionen 2.2 Overordnet målsetting for Værnesregionen: Det interkommunale samarbeidet i Værnesregionen har følgende målsetting (generell målsetting): - Samarbeide på områder der dette er fornuftig og vil kunne gi positive resultater for de som samarbeider. - Sikre en mer effektiv drift med kvalitativt bedre resultat til en lavere kostnad. - Sikre god kompetanse innen de enkelte tjeneste- og forvaltningsområdene. - Se helheten i regionen. - Bidra til å skape en vinn/ vinn- situasjon for alle kommuner som deltar i samarbeidet. - Bidra til en kultur som utnytter hverandres fortrinn og styrke dyrke godfotteorien - Unngå å bygge opp et større og ineffektivt apparat for å administrere samarbeidsprosjektene - Finne gode og enkle løsninger. - Sikre legitimiteten for offentlig tjenesteyting for derigjennom å legge til rette for et levende og aktivt lokalt folkestyre. 3 Side8

9 Prosjektgruppen har lagt til grunn den generelle målsettingen for Værnesregionen ved gjennomføring av forstudien. 2.3 Mandat for forstudien: Vedtak i AU PS 13/ Det gjennomføres en forstudie for fellesløsning i VR. Arbeidsgruppe av brannsjefer og tillitsvalgte legger fram forslag til forstudieplan for en mulig felles brann- og redningstjeneste i VR til AU høsten Stjørdal tar lederansvar for utredningsarbeidet. - Kartlegge dagens situasjon i forhold til oppgaver og evt. eksisterende samarbeid for brann- og redningstjenestene i kommunene i Værnesregionen - Utrede mulighetene for et interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for brann- og redningstjenesten i Værnesregionen. - På grunn av sitt engasjement i Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS har Malvik valgt å ikke delta i forstudien i Værnesregionen. 2.4 Avgrensning Forstudien blir avsluttet når aktiviteter som skissert i prosjektplanen er gjennomført. Arbeidsutvalget (AU) og Regionrådet (RR) skal i etterkant avgjøre eventuell videreføring i for- og hovedprosjekt. 3. Organisering Forstudien er organisert som et interkommunalt prosjekt. Det er styrt av en styringsgruppe hvor prosjektansvarlig deltar. Prosjektgruppen har gjennomført den praktiske delen av prosjektet under ledelse av prosjektleder. Prosjektet er i stor grad gjennomført i henhold til prosjektlederprosessen (PLP). 3.1 Ansvar Styringsgruppe: AU i Værnesregionen Prosjektgruppe: 1 person oppnevnt fra hver kommune i tillegg til HTV. Leder for forstudien: Bjørn Rønning, Brannsjef Stjørdal kommune Prosjektansvarlig: Rune Hegge, Sekretariatsleder i Værnesregionen 3.2 Prosjektgruppen Prosjektgruppen har bestått av følgende personer: Bjørn Rønning (Stjørdal kommune), Annar Bjørnbeth (Selbu kommune), Per Ingebrikt Græsli (Tydal kommune), Arnstein Kvelstad/Terje Rennan (Frosta kommune), Arild Overrein (Meråker kommune) Thomas Winterwold (Avinor) Erik Zimmermann (Avinor) og HTV Hanne Beate Rosø (Fagforbundet) 4 Side9

10 3.3 Samarbeid Tillitsvalgte fra Fagforbundet har deltatt i prosjektgruppen under forstudien. Prosjektgruppen har ellers gjennomført forstudien uten formelle avtaler om samarbeid med interne eller eksterne aktører. Avinor er, på grunn av sin spesielle rolle som industribrannvern for Trondheim lufthavn Værnes, invitert med i prosjektet men innehar ingen selvstendig rolle i vurderingene omkring kommunalt tjenestesamarbeid. 4. Gjennomføring av prosjektet 4.1 Styringsgruppens oppgaver Arbeidsutvalget i Værnesregionen er styringsgruppe for prosjektet. Styringsgruppens oppgaver i denne fasen av prosjektet er: - Fastsetting av mandat og tidsplan - Oppfølging av forstudien - Vurdere og evt. anbefale for Regionrådet om forprosjekt skal iversettes 4.2Prosjektgruppens oppgaver Prosjektgruppen har med bakgrunn i mandat (Pkt 2.3) kortfattet vurdert nytte- /kostnadsverdien for et evt. interkommunalt samarbeid om brann- og redningstjenesten i Værnesregionen. 4.3Gjennomføring av forstudien Forstudien har blitt gjennomført ved møter i prosjektgruppen. I tillegg til dette har medlemmene i prosjektgruppen innhentet grunnlagsinformasjon i sin kommune. Tabellen under viser kort fremdriften i forprosjektet. Dato Konkretisering Ansvar April 2014 Oppstart Forstudie Prosjektgruppen November 2014 Forstudierapport overleveres Styringsgruppen Prosjektgruppen Desember 2014 Behandling av prosjektrapport og forslag til forprosjektplan i Regionråd Alle 4.4 Økonomi Kun interne ressurser er benyttet i forstudien. 4.5Prosjektplan og godkjenning av prosjektrapport Prosjektrapport legges fram for AU og RR for godkjenning som grunnlag for evt. oppstart av forprosjekt. 5 Side10

11 5. Status for de enkelte kommunene Det er stor forskjell på kommunene i Værnesregionen. Fra Tydal med sine 864 innbyggere til Stjørdal med sine innbyggere pr Behovet for forebygging, beredskap og utrykningstjenester er likevel til stede i alle kommuner. Alle kommuner skal kunne tilby tjenester gitt gjennom lovverk og andre pålegg. Volum på oppgavene er det som i størst grad skiller kommunene. I tillegg har Stjørdal kommune et spesielt ansvar ved å ha Trondheim Lufthavn, Værnes som en del av virkeområdet. Demografisk sammensetning og grad av urbanisering vs. spredt landlig bebyggelse gir ulike utfordringer som må adresseres av en aktiv brann- og redningstjeneste. Andelen av fritidseiendommer og campingplasser med stor grad av innreise fra andre kommuner gir også utfordringer som må adresseres i et prosjekt om felles brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. Nøkkeltall for kommunene viser at det er stor forskjell i tilgjengelige ressurser, men gjennom avtaler om assistanse mellom kommunene er det også i dag en forsvarlig brann- og redningstjeneste i henhold til lover og forskrifter. Tydal Selbu Stjørdal Frosta Meråker Totalt Årsverk Brannsjef 10% 20% 100% 12,5% 13% 155,5% Årsverk Forebygging 20% 60% 300% 37,5% 26% 443% Årsverk Beredskap 30% 20% 500% 6,25% 40% 596,25% Årsverk Feiere 25% 70% 500% 65% 90% 750% Sum årsverk 85% 170% 1400% 121, ,75% Antall Utrykningsledere Antall Mannskap Antall Reserver/asp Antall Bygg Antall Piper Feiefrekvens 2 år 2 år Ved behov 1 år 1 år Antall Obj. boligtilsyn Antall Boligtilsyn pr. år Ca Antall Biler Antall Utrykninger (2013) Antall Øvelser (2013) 25 timer 17 timer 48 timer 12 timer 20 timer 122 timer Internkontroll Enovate Enovate Kommunal Sjekklister Rutiner Siste ROS/brannordning / Innbyggere Kostra 339 (kostnad pr. innbygger) 2031,- 778,- 487,- 651,- 859,- 6 Side11

12 5.1 Frosta Frosta kommune har en beredskapsstyrke på 16 mann. Mannskapsstyrken har vært en stabil styrke, men noen utskiftinger har det vært. En utrykningsleder har nettopp gått av pensjon og en annen går av i starten Vi har dyktige avtagere til stillingene. Utstyrsmessig er brannvesenet satt opp med brannbil med utstyr, mannskapsbil for å frakte ut mannskap i og båt. Ledelse som brannsjef, leder forebyggende og beredskap kjøpes av Innherred Samkommune brann og redning (ISK) jfr. krav i dimensjoneringsforskrift. Beredskap: Beredskap styres av leder beredskap, kjøp av tjenesten av ISK. Utrykningslederne ivaretar utalarmering og leder mannskapet i innsats. Over ordnet ledelse (overbefal) er det ikke krav om for Frosta med det innbyggertallet de har. Innherred Samkommune yter Frosta brannvesen denne tjenesten vederlagsfritt sammen med sin vaktordning. 9 av 15 i beredskapsstyrken har ikke gjennomført grunnkurset. Det er en deltidsstilling som pr.d.d ikke er besatt. Ansettelsesprosessen blir startet i starten av Oppgavene til brannvesenet er branner, trafikkulykker og andre redningsoppdrag på samme nivå som resten av «brannfamilien» blir utkalt på. Slokkesystem er one seven. Utrykningsledere har bef. 1. Kompetansenivået holdes på ett høyt nivå gjennom selv arrangerte øvelser, øvelser ledet/lagt opp av ISK, samt øvelser lagt opp av utrykningsledere i ISK. Positiviteten i styrken har gått rett til topps med ett meget godt oppmøte på alarmer, etter at de flyttet inn i bedre fasiliteter «ny brannstasjonen». Eneste utfordringen på Frosta er tankbil. Det er en muntlig avtale om at de ber om hjelp fra Levanger viss det blir behov for bistandsstøtte med mannskap, tankbil og/eller høydemateriell. Forebyggende: Forebyggende styres av leder forebyggende, kjøp av tjenesten av ISK. Dette gjelder tilsyn i særskilte brannobjekt, forebyggende arbeid, fyrverkeri tillatelser, nasjonale aksjoner som røykvarslerens dag, aksjon boligbrann samt brannvernuka med bl.a. åpen brannstasjon. Det er gjennomført tilsyn i samtlige særskilte brannobjekt 26 objekter siden 2001, med noen små avvik på de 3-4 siste årene. Det legges videre opp til risikobasert tilsyn jfr. NOU Trygg hjemme. Bruker erfaringen fra ISK avd. Levanger. Feiervesenet: Frosta har en feier i deltid. Han har flere oppgaver innen kommunens tekniske avdeling. Han gjennomfører feiing og tilsyn en gang pr. år. Frosta er i ferd med å få feiingen på behovsprøvingssystemet. Det blir benyttet dataverktøyet komtek. Opplæring og erfaring får han med hospitering i ISK avd. Verdal 5.2 Meråker Meråker har en beredskapsstyrke på 16 mann og 1 kvinne med svært allsidig yrkesbakgrunn, er en stabil styrke med til sammen lang erfaringstid innen brannfaget. Utstyrsmessig er styrken i Meråker middels til bra oppsatt. For lite tid og ressurs er satt av til organisering og ledelse av brannvesenet. Små deltidsstillinger, gjerne kombinert med andre ubeslektede fagfelt, gjør at det brannfaglige 7 Side12

13 fokuset over tid ikke er godt nok og blir nedprioritert. Ledelsen bør sitte i større stillinger, helst i fulle stillinger, slik at oppmerksomheten entydig kan rettes mot brannfaget. Oppgavene til beredskapsstyrken har de senere år dreid mye fra brann og over mot redning. Det er mange trafikkhendelser langs E-14, mer ledelsesansvar ved ulykker grunnet politiets lange utrykningsvei, og flere helserelaterte oppdrag. Det er utfordrende å holde høyt nok kompetansenivå for alle disse ulike hendelsestypene. 5 av 17 i beredskapsstyrken har gjennomført grunnkurs. Det er vanskelig å motivere den mest erfarne delen av styrken til å reise ut på kurs. Brannsjefen har derfor akseptert dette for å beholde den kompetansen som er bygd opp over år, men krever grunnkurs ved inntak av nye mannskaper. Kommunens brannordning skal revideres innen utgangen av Dette arbeidet må vurderes opp i mot resultatet av Forstudien og evt. Forprosjekt for interkommunal brann- og redningstjeneste, og gjerne tilpasses de signaler som dette prosjektet gir. Vi har i flere år ikke klart å gjennomføre alle tilsyn ved særskilte brannobjekter. Etterslepet er i ferd med å tas inn nå, men understreker sårbarheten små organisasjoner har ved skifte av personell. Meråker kommune gjennomfører årlig feiing av alle piper. I vinterhalvåret går feieren boligtilsyn. Her vil vi i løpet av vinteren 2015 ha gjennomført første runde for samtlige husstander. For øvrig har feieren noe tilsyn med beredskapsstyrkens biler og utstyr, samt bistår andre avdelinger i kommunen noen grad. 5.3 Selbu Selbu har en beredskapsstyrke på 16 mann samt 1 mann som går som vikar. Mange av mannskapet har vært med lenge og vi anser oss som en erfaren brannstyrke. Utstyrsmessig anser vi oss som bra forspent ut fra de oppgaver vi forventer vi må ta oss av. I høst flyttet vi inn i ny brannstasjon der vi er samlokalisert med ambulansen. Utrykningsledere: Vi er fire utrykningsledere som alle har gjennomført grunnkurs og befalskurs 1 som er kravet for deltidskorps. I tillegg har brannsjef i Selbu gjennomført brannsjefskurs fra tidligere år. Leder beredskap har grunnkurs og befalskurs 1 2 og 3 fra Norges brannskole. Brannsjef og varabrannsjef har forebyggendeutdanning fra Norges brannskole. Mannskap: Av mannskapet er det 2 som ikke har grunnkurs (av de som har krav om det 4 stk. har ikke krav om det på grunn av alder) Storparten av mannskapet har også gjennomført kurset «Mens vi venter på ambulansen» og er slik godkjente førstehjelpere. Brannvesenet er oppsatt med hjertestarter og samarbeider mye med ambulansen som vi er samlokalisert med. Den senere tid har brannvesenet fått ansatt en del yngre folk og motivasjonen virker til å være god og mannskapene har vært positiv til den opplæring/kursvirksomheten de har vært pålagt/oppfordret til. 8 Side13

14 Varabrannsjef har 50 % stilling i brannvesenet, fordelt på forebyggende og beredskap. Brannsjef har 40 % stilling. Feier har 10 % stilling på beredskap. Da alle har kombinerte stillinger kan det i perioder være vanskelig å avsette nok tid til brannrelaterte oppgaver. Brannvesenet forsøker å få gjennomført tilsyn i alle særskilte brannobjekter, men har slitt med å rekke alle. Også med hensyn til oppfølging av tilsynene har vi slitt, men disse oppgavene har vi nå prioritert slik at vi forsøker å få gjennomført pålagte tilsyn. Vi har/ har hatt problemer med å gjennomføre god nok opplæring/oppdatering på røykdykking på grunn av lokaliteter for varm røykdykking. For tiden bygges det et øvingslokale ved bruk av containere, og når dette er ferdigstilt håper vi at vi etter hvert skal få øvd tilstrekkelig på slike scenarier. Utstyr: Selbu brannvesen er utstyrt med mannskapsbil (2003 mod.) med 3000 l vann, tankbil (2007 mod) med l vann, Unimog, Beredskapsbåt (tilhører IUA), Vaktbil - kombinert med feiing/tilsyn. Brannvesenet har også overflateredningsutstyr. Feier: Ny feier ble ansatt i Han mangler den praktiske delen av fagprøven. I Selbu har vi behovsprøvd feiing med feiing hvert andre år som utgangspunkt. I tillegg har feieren boligtilsyn, samt 10 % på ettersyn av utstyr i brannvesenet, samt 20 % på VVA. Som en ser er det stillinger fra 10 % og opp til 50 % i brannvesenet, noe som sikkert er gjengs mange plasser. Et samarbeid vil sikkert være en fordel på flere områder. 5.4 Stjørdal Beredskap Beredskapsavdelingen består i dag av leder, 4 utrykningsledere og 18 mannskaper. Beredskapen dekkes av 4 mann dagkasernert i tidsrommet 07:00 14:30 på hverdag, øvrig beredskap dekkes av 18 mann + 4 utrykningsledere i dreiende vakt. Personell på dagtid driver med ekstern undervisning og kontroll av pulverapparat. Korpset har pr dags dato kompetanse på røykdykking, bruk av splashdrakt i livreddende innsats ved kjemikalieuhell, overflateredning, hjertestarter, skjærslokker, one seven skumsystem, frigjøring ved trafikkulykker og bruk av høyderedskap. Alt mannskap har gjennomført grunnopplæring. En av utrykningslederne mangler BER 2 ved Norges Brannskole. Korpset vil i løpet av 2014 også få kompetanse på redning i høyden og bratt lende. Ingen i korpset har pr. dags dato kompetanse på tung redning. Dette er utfordrende da det er mye tung transport gjennom kommunen og vi ser at ved mange av trafikkulykkene er tunge kjøretøy involvert. Korpset har ikke kjemikaliedykkere da behovet her er løst ved at mannskapet har fått opplæring i livreddende innsats med splashdrakt og kjemikaliedykkere blir hentet fra Trøndelag Brann og Redningstjeneste IKS. Forebyggende Forebyggende avdeling består i dag av leder og 2 hele tillinger i tillegg. Alle har kompetanse til å gå tilsyn. Forebyggende avdeling utfører i dag tilsyn i 13 bygg, deltar på forhåndskonferanse i forbindelse med nye bygg, og undervisning/informasjon i forebygging. 9 Side14

15 Utfordringer forebyggende avdeling står over er at tilsyn skal legges om til risikobasert tilsyn jfr. NOU Trygg hjemme. Feieravdeling Feieravdelingen består i dag av 1 koordinator, 4 feiere og 1 lærling. Alle har kompetanse på å utføre feiing. Feieravdelingen utfører i dag feiing og boligtilsyn. Utfordringer Stjørdal er en by og kommune i stor vekst, det er stor tilflytting til kommunen. Ny sentrumsplan med endring i byggehøyde er utfordrende for brann- og redningstjenesten. Kompetanse og riktig utstyr for arbeid/redning i høye hus er et område som må ha spesiell oppmerksomhet. Flere eldre bor lengere hjemme og har ofte et behov for pleie i hjemmet. Utfordringer her er å følge opp brannsikkerhet og forebygging hos disse aldersgruppene. Varslingssystemer må kontinuerlig utvikles og en kobling mot Værnesregionens satsning på velferdsteknologi og bruk av automatiserte sensorer blir viktigere. Koordinering og samkjøring av forebyggende avdeling og feieravdelingen for å utnytte resursene bedre i det forebyggende arbeid er et område med spesielt fokus. Dette dreier seg i stor grad om ledelse og kompetanse som med fordel kan og bør løses i større enheter. Stjørdal kommune har en brannstasjon fra 1979 som ikke tilfredsstiller dagens HMS krav. Bygningsmassen krever mye vedlikehold og ombygging for å tilfredsstille kravene. Dette legger beslag på ressurser som kunne blitt brukt i operativt arbeid. Ny brannstasjon/felles beredskapshus burde derfor være et langsiktig mål i Værnesregionen. Andre momenter Frem mot 2025 vil ca. halvparten av dagens mannskaper gå av med pensjon. En viktig utfordring blir da å komme i gang med rekruttering av kvalifiserte mannskaper og ikke minst ha fokus på hvordan vi rekrutterer kvinner. Dagens bemanning i den dagkasernerte styrken er på 4 mann, ved sykdom, ferie, avspasering og andre fravær blir det et avvik i bemanningen da det ikke er noe overtall i styrken. Antall øvingstimer ligger på et absolutt minimum i forhold til å være kompetent til å utføre oppgavene vi er pålagt. Med mere komplekse oppgaver bør øvingstimene økes. Med bakgrunn i dimensjonsforskriften og innbyggerantall mangler forebyggende avdeling ca. 40 % stilling. ROS analysen for Stjørdal er fra 1997 med en revidering i Stjørdal har vært i stor vekst siden da og en ny ROS analyse er under utarbeidelse. Denne vil sammen med dimensjonsforskriften danne grunnlaget for riktig bemanning. 5.5 Tydal En liten tjeneste som TYBRT, med få hendelser, vil aldri oppnå noen særlig spisskompetanse på noe felt. Ettersom vi må løse de hendelsene som oppstår uten særlig hjelp utenfra, kan vi vel si at vår styrke er at vi er gode allroundere, og gode til å improvisere. Oppgavene må løses. 10 Side15

16 Å være faglig operative er for Tydal kanskje den aller største utfordringen. Flere branntekniske fagfelt er ikke til stede i kommunen. Dette omfatter f.eks. dykkertjeneste, sjøredning og urban redning/bratt lende. I den grad Tydal har behov for å løse disse oppgavene må man enten improvisere eller be om støtte fra andre kommuners branntjeneste. Ulykker med store mengder farlig gods er også en spesiell utfordring. Til tross for at Tydal er en liten kommune er det utfordringer med transportårene i Fjellregionen og gods som går der. Utrykningssjåfører med riktig kompetanse er også en utfordring. Dette løses i dagens vaktordning men vil i framtiden kunne bli mer utfordrende. Av infrastruktur i kommunen bør nevnes utfordringene med de mange kraftanleggene i fjell og de store utendørs kraftanleggene. Hytter er også en stor utfordring, spesielt kanskje turistforeningens hytter i fjellheimen med stort antall besøkende. Mangelen av tankbil vil alltid være en utfordring i en kommune med mange objekter uten direkte tilknytning til vannkilder. Tydal har stor oppmerksomhet på hva som vil komme av endringer gjennom organisatoriske endringer på grunnlag av Brannstudien som skal behandles av Stortinget når Politistudien er sluttbehandlet, Utdanningsreformens betydning for de modellene som blir valgt for deltidsmannskaper og ikke minst kommunereformens innvirkning på fremtidens brann- og redningstjeneste. 6. Omfang av oppgaver og samarbeidsområder Prosjektgruppen har jobbet ut fra at dette er en forstudie som skal gi grunnlag for et forprosjekt evt. gi en anbefaling om ikke å starte forprosjektet. Prosjektgruppen har i sin vurdering av oppgaver og samarbeidsområder lagt til grunn mandatet for forstudien, men har også vurdert områder utover dette. Dette etter en helhetsvurdering av prosjektet. 6.1 Værnesregionens fellestjenester som er relevante for området: (Kommuner i Værnesregionen som deltar i fellestjenesten). Økonomi, regnskap, lønn og faktura, (Stjørdal, Malvik, Selbu, Tydal): Funksjonen har ansvar for innkreving av egenandeler i forbindelse med feiing og andre kommunale gebyrer. Avlønning av personell ligger også innenfor Værnesregionen. Det er noen områder hvor sentral økonomifunksjon ikke er fullt ut tilstrekkelig med dagens ordning, men dette kan løses på relativt kort sikt. Innkjøp (alle kommunene): Det er pr dags dato ikke inngått innkjøpssamarbeid i Værnesregionen på de større investeringene innen brann og redning. Det kan med fordel arbeides mye tettere på dette området slik at storkundefordelen kan utløses også for dette sterkt spesialiserte utstyret. For kontorrekvisita og annet dekker innkjøpsordningene også brann- og redningstjenestene. 11 Side16

17 IKT(Stjørdal, Frosta, Meråker, Selbu, Tydal): VARIT har i dag ingen aktive avtaler knyttet direkte til brann- og redningstjenestens utfordringer. Det er likevel ønskelig at VARIT på sikt ser på de muligheter som finnes for sentrale innkjøp og drift av øvingsmoduler for Værnesregionen. Ingen øvrige etablerte tjenester i Værnesregionen synes å være naturlige samarbeidspartnere. 6.2 Oppgaver som ikke ligger til eksisterende fellestjenester i Værnesregionen: Administrasjon og ledelseskoordinering: Foreløpig ikke samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen. Et interkommunalt samarbeid for brann- og redningstjenesten kan være fordelaktig. Geografisk plassering er viktig for en tjeneste som skal kunne yte strategisk og operativ ledelse i en brann- og redningssituasjon. Det er på grunn av dette ønskelig at det velges en plassering som minimerer utrykningstid til alle deler av samarbeidsområdet. Med en sentralisert ledelse vil det være svært viktig med kompetent personale i alle deler av samarbeidsområdet. Lover og forskrifter regulerer i detalj hvordan det skal være kompetanse og utstyr plassert lokalt slik at kravet til innsatstid overholdes, og dette vil måtte videreføres også i et interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Disse utfordringene må adresseres i et evt. forprosjekt og konsekvensene for lokale vaktordninger og lokal forankring må være sentrale deler av prosjektet. Kompetanseutvikling og opplæring: Foreløpig ikke samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen selv om det er kjøp og salg av tjenester i samarbeid med eksterne partnere. I forhold til øving og kvalifisering av brannmannskaper, kan større enheter sikre lik og bedre kompetanse til mannskapene i hele regionen. Forebyggende tjenester: Foreløpig ikke samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen. Fagfeltet dekkes i dag godt gjennom lokale ordninger, men det vil gi vesentlig større fleksibilitet om tjenesten sentraliseres. Enkelte kommuner kan også oppleve at vedtaksmyndighet i byggesaker og tilsynsmyndighet i forebyggende arbeid kan være komplisert all den tid ansatte i kommunene bekler flere ulike stillinger. En større enhet vil kunne skille vedtaksmyndigheten og tilsynsmyndigheten i langt større grad. Beredskapsarbeid: Foreløpig ikke samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen. Regionalt samarbeid innen beredskap vil gi en bedre og mer robust organisasjon som bedre kan møte store utfordringer. Det er i dag ikke formelle samarbeid i regi av Værnesregionen, men det er omfattende samarbeid i regionen på innsats (gjensidige slokkeavtaler med nabokommuner), også på tvers 12 Side17

18 av etater og funksjoner. En fellestjeneste i Værnesregionen vil bedre kunne løse de beredskapsmessige oppgavene og kan i langt større grad drive målrettet øvingsarbeid for hele regionen. Feiertjenester: Foreløpig ikke samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen. Tjenesten er tilrettelagt slik at den i stor grad både har feieroppgaver og tilsyn. I tillegg brukes stillingsressursene noe ulikt i forbindelse med vedlikeholdsoppgaver innen funksjonen. Feiertjenesten er godt egnet for et bredere samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen. Ordinært boligtilsyn og tilsyn med bygg med spesielle krav - 13 bygg: Foreløpig ikke samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen. Tilsynsordningen er i stor grad lovregulert og vil være et område med stort potensiale for effektiv drift i et interkommunalt samarbeid. Lokalkunnskap er viktig i kontroll av boliger og spesielle bygg, og gir en god oppfølging av pålegg og tiltak over tid. Et godt og kunnskapsrikt fagmiljø er viktig for å kunne gi gode tjenester. Analysearbeid og internkontroll: Foreløpig ikke samarbeid mellom kommunene i Værnesregionen. Kommunene har til nå organisert dette arbeidet høyst forskjellig. ROS-analyser er gjennomført i alle kommunene, men analysene er kanskje ikke revidert så ofte som man skulle ønske. Dette fører igjen til ganske ulike ståsted i forhold til de kjente behov for brann- og redningstjenesten lokalt. Internkontroll løses av Selbu og Tydal gjennom eksternt kjøp av tjenester mens de øvrige kommunene sikrer avvikshåndtering gjennom kommunale avvikssystemer eller rutiner og kontroller/sjekklister. Til nå har dette fungert godt og avvik vil normalt lukkes etter kort tid når de oppstår. 6.3 Andre forhold som spiller inn mht. en evt. interkommunalt samarbeid Dersom det etableres en interkommunal fellestjeneste er det flere forhold som må vurderes nøye. Overordnet må behovet for politisk styring med en slik organisasjonsform vurderes. I den grad dette fagfeltet krever strategiske politiske vedtak, må det vurderes om det bør opprettes en politisk nemnd for området. Arealplanlegging og byggesak er områder hvor det allerede utredes tjenestesamarbeid etter vertskommunemodellen. I disse tjenestene har brann- og redningstjenesten en viktig rolle som rådgivere og i ettertid som tilsynsmyndighet. Prosjektgruppen vil anbefale at man i et evt. forprosjekt drar nytte av de erfaringer man har gjort i tidligere og nåværende prosjekter på dette området. 13 Side18

19 I forhold til diskusjonen omkring potensialet for etablering av politiadministrasjon, operasjonssentral og regionalt treningssenter i Stjørdal mener prosjektgruppen at denne med fordel burde vært utvidet til også å omfatte brann- og redningstjeneste i et regionalt perspektiv. Med de øvingsfasiliteter som finnes i Stjørdal samt den tette tilknytningen til Trondheim Lufthavn kan det være rom for en utvidelse av perspektivet. Prosjektgruppen vil anbefale at dette tas inn i et evt. forprosjekt. Et forprosjekt bør legge vekt på de anbefalinger som gis i Brannstudien. Denne er ikke politisk behandlet all den tid det er ønskelig med en avklaring rundt Politistudien først. Likevel er flere av de føringer som gis i brannstudien sterke argumenter for en tydelig regionalisering av fremtidens brann- og redningstjenester. Tilsvarende anbefalinger finnes også i KS-rapporten Framtidens brann- og redningsvesen, utarbeidet av NTNU Samfunnsforskning i Påvirkningen den kommende kommunereformen vil ha på brann- og redningstjenesten bør også vurderes i et evt. forprosjekt. 7. Prosjektgruppens anbefalinger. Prosjektgruppen har i denne forstudien kartlagt brann- og redningstjenestenes oppgaver samt eksisterende og mulige samarbeidsområder. Prosjektgruppen har brukt opplysningene som grunnlag for å vurdere om et interkommunalt samarbeid vil være realistisk og om dette vil ha nytteverdi for kommunene. Den har i tillegg gitt en beskrivelse av hva som bør utredes nærmere før man evt. kan vurdere et interkommunalt samarbeid for kommunene i Værnesregionen. Prosjektgruppen har på bakgrunn av dette arbeidet kommet frem til at et interkommunalt samarbeid om følgende områder bør utredes i et forprosjekt: 7.1 Interkommunalt samarbeid Prosjektgruppen vil i utgangspunktet tilråde at det utredes bredt en felles brann- og redningstjeneste i Værnesregionen. Spesielt viktig er en felles koordinerende administrasjon og ledelse for Brann- og redningstjenester. Den nasjonale Brannstudien og KS-rapporten om Fremtidens brann- og redningsvesen gir også klare anbefalinger som vil støtte opp under behovet for en slik utredning. Kompetanseutvikling og opplæring er et av de viktige områdene som spesielt bør utredes i et forprosjekt. Potensialet for positive effekter i et interkommunalt samarbeid vil være stort om man finner den riktige metodikken for felles opplæring. I tillegg vil arbeidsfeltet bli større og faglig bedre for de fleste ansatte som i dag kun inngår lokale i vaktordninger. Dermed vil kompetansen totalt sett også øke på grunnlag av dette. Til tross for anbefalingen om en felles ledelse og administrasjon så vil prosjektgruppen understreke at det alltid vil være behov lokal tilstedeværelse i kommunene. Dette vil være en nødvendighet for å kunne oppfylle lov og forskrifter innenfor området. Lokalkunnskap vil også være avgjørende i funksjonen som rådgiver i byggesak og i ettertid som tilsynsmyndighet. 14 Side19

20 7.2 Nærmere utredning og vurdering Prosjektgruppen mener at brann- og redningstjenesten har behov for tett samhandling med andre utryknings- og beredskapsetater. På grunn av dette mener prosjektgruppen at det er viktig å løfte blikket og se potensialet for samarbeid og kanskje samlokalisering i et videre perspektiv. Felles lokaliteter for disse etatene bør dermed vurderes og utredes, innenfor eller utenfor forprosjektet. Prosjektgruppen mener at et felles Beredskapshus med brannstasjon, politistasjon, ambulanse og akuttjenester, legevakt og sivilforsvar m.m. bør vurderes. Interkommunalt samarbeid om Brann- og redningstjenesten vil ikke legge hindringer i veien for samarbeid med andre regioner/kommuner. I den forbindelse er det prosjektgruppens mening at Værnesregionen bør vurdere å formelt invitere andre inn i utredningen når de har en naturlig tilknytning til Værnesregionen. Dette gjelder spesielt Levanger kommune og prosjektgruppen ber om at det vurderes en felles utredning som en del av et evt. forprosjekt. 7.3Interkommunalt samarbeid ikke hensiktsmessig Prosjektgruppen kan ikke se at det er områder innen dagens brann- og redningstjeneste som åpenbart ikke bør/kan utredes eller som ikke kan fungere innenfor et interkommunalt samarbeid. 7.4 Alternative organisasjonsformer Prosjekter i Værnesregionen er basert på en intensjon om samarbeid etter kommunelovens bestemmelser om vertskommune. Dette er den foretrukne organisasjonsformen så langt, men prosjektgruppen vil understreke at det finnes operative organisasjoner på dette fagfeltet som er organisert annerledes. Trøndelag brann- og redningstjeneste er organisert som et interkommunalt selskap, noe som har gitt gode erfaringer for kommunene som står som eiere av funksjonen. Tilsvarende organisasjonsformer finnes ved Inn-Trøndelag brannvesen IKS og Gauldal Brann og redning IKS. Ålesund brannvesen er organisert som et Kommunalt foretak med et politisk sammensatt styre. Disse brann- og redningsorganisasjonene tilfredsstiller også behovet og lovens krav til et fremtidsrettet brannvesen. Prosjektgruppen vil derfor signalisere at det kan være grunnlag for i det minste å veie vertskommunemodellen opp i mot alternative organisasjonsformer som det allerede er høstet erfaringer med. Det primære målet innenfor brann og redning må være det operative og at organisasjonsformen også støtter opp under og gjerne forsterker de målsettinger og lovkrav en fremtidsrettet brann- og redningstjeneste bør ha. 7.5 Organisering av forprosjektet: Prosjektgruppen foreslår at forprosjektet organiseres under en overordnet prosjektgruppe med prosjektleder. Om det blir aktuelt så kan det etableres underliggende arbeidsgrupper og prosjektgruppen vil da ha koordineringsansvar for disse. Se for øvrig vedlagt forprosjektplan. 8. Vedlegg. Prosjektplan Forprosjekt Interkommunal brann- og redningstjeneste i Værnesregionen 15 Side20

21 Forprosjektplan: Interkommunal brann- og redningstjeneste i Værnesregionen Utredning av forutsetningene for å etablere en felles brannog redningstjeneste for kommunene Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal 1 Side21

22 1 MÅL OG RAMMER 1.2 Bakgrunn Værnesregionen er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt service- og tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. Værnesregionen har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. Brann- og redningstjeneste er en lovpålagt oppgave som krever høy grad av kompetanse og vil være ressurskrevende for alle kommuner. Tjenesten omfatter forebyggende-, operative -og beredskapsmessige tjenester som det har vist seg formålstjenlig, og i enkelte tilfeller nødvendig, å samarbeide om. Arbeidsutvalget vedtok 8. mai 2013 å gjennomføre en forstudie for å gi grunnlag for å vurdere om en felles brann- og redningstjeneste kan være mulig for hele Værnesregionen. Forstudien ble påbegynt våren 2014 og ble avsluttet i november Malvik kommune har ikke vært en del av denne utredningen på grunn av sitt engasjement i Trøndelag Brann- og redningstjeneste. Frosta kommune ønsker ikke å delta i et forprosjekt på det nåværende tidspunkt, men kan være villig til å diskutere kjøp av tjenester av et evt. samarbeid i Værnesregionen. 1.3 Prosjektmål Hovedmålsetting Bedre resultat på beredskap, forebygging og operative tjenester Økt trygghet for innbyggerne Bedre utnyttelse av fagkompetanse i regionen Styrke kompetansen for alle de samarbeidende kommuner Attraktive og robuste fagmiljøer Mer effektiv og stabil drift Mål for hovedprosjektet Målet for hovedprosjektet er å etablere en brann- og redningstjeneste i kommunene Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal under felles ledelse og administrasjon Mål for forprosjektet Målet for forprosjektet er å utrede forutsetningene og gevinstene ved etablering av en felles brannog redningstjeneste i kommunene Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal under felles ledelse og administrasjon. 1.2 Rammer Total tidsramme 2 Side22

23 Forprosjektet skal ferdigstilles innen utgangen av mai Implementering av ny organisering (hovedprosjekt)kan tidligst skje januar Kostnader Kostnader med forprosjektet er prosjektmedarbeidernes arbeidstid, reiser og prosjektledelse. Kostnadene søkes også dekt gjennom Fylkesmennenes rammer for skjønnsmidler, men det er sannsynlig at disse må dekkes internt i kommunene Ressursbruk Prosjektgruppa er tverrfaglig sammensatt med representanter fra kommunene og tillitsvalgte fra Fagforbundet og evt. andre relevante fagforeninger. Det er behov for ressurser til prosjektleder og bruk av arbeidsgruppas deltakelse. 2 OMFANG OG AVGRENSNING 2.1 Mandat - Utrede forutsetningene for et interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen om felles brann- og redningstjeneste i kommunene Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. - Utrede nærmere mulighetene for et samarbeid om brann-, redning-, feiertjenester samt andre relevante områder beskrevet i forstudierapporten. - Utrede nærmere fordeler og ulemper med en samling av beredskaps og utrykningstjenester i Værnesregionen. - Arbeidet skal munne ut i en fagrapport og et forslag til samarbeidsavtale. 2.2 Avgrensning Utredningen skal primært ta utgangspunkt i organisasjonsformen interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28. Utredning skal likevel vurdere denne organisasjonsmodellen opp i mot erfaringene med Kommunale foretak og Interkommunale selskap ellers i regionen. 3 ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Leder av arbeidsutvalget i Værnesregionen Prosjektleder: Intern prosjektledelse i kommunene eller i Værnesregionen 3.2 Øvrige roller Prosjekteier: Regionrådet i Værnesregionen. Styringsgruppe: Arbeidsutvalget i Værnesregionen ved Henrik Vinje, Karsten Reitan, Lars-Erik Moxness, Kjell Fosse. (Malvik og Frosta kommune deltar ikke i prosjektet og inngår dermed ikke i styringsgruppen.) Referansegruppe: 3 Side23

24 Ikke avklart Prosjektgruppe: Ikke avklart 4 BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Dato Møtedeltakere Beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) 10. desember 2014 Regionrådet Mandat Prosjektspesifikasjon Prosjektplan Januar 2015 Styringsgruppa Opprette prosjektgruppe Prosjektleder Prosjektansvarlig Mars 2015 Styringsgruppa Foreløpig rapport Prosjektleder Prosjektansvarlig Mai 2015 Styringsgruppa Rapport og forslag til samarbeidsavtale Prosjektleder Prosjektansvarlig Juni 2015 Arbeidsutvalget Regionrådet Vedtak rapport og samarbeidsavtale 4.2 Milepæler Milepæl Dato Resultat MP 1 Januar 2015 Møte i styringsgruppen Mandat, Prosjektspesifikasjon, Prosjektplan MP 2 Januar 2015 Første møte i Prosjektgruppen Prosjektplan forprosjekt MP 3 Februar 2015 Møte Prosjektgruppen Utkast til rapportmal MP 4 Mars 2015 Orientering Styringsgruppen Fremdrift og foreløpige funn MP 5 Mars 2015 Møte i Styringsgruppen Foreløpig rapport og forslag til samarbeidsavtale MP 6 April-Mai 2015 Prosjektgruppa ferdigstiller rapport og samarbeidsavtale MP 7 Juni 2015 Styringsgruppa behandler Rapport og Samarbeidsavtale MP 8 Juni 2015 Regionrådet behandler Rapport og Samarbeidsavtale MP 9 September 2015? Kommunestyrene behandler Rapport og samarbeidsavtale 4 Side24

25 5 RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Tid: Forprosjektet bør ferdigstilles innen mai En suksessfaktor er dermed at prosjektgruppa klarer å opprettholde nødvendig fremdrift i arbeidet. Kompetanse: Prosjektet stiller store krav til faglig kompetanse og dette må gjenspeiles i prosjektledelsen og prosjektgruppen. 5.2 Behov som vil styrke kvalitet i prosjektet Økonomi: Det undersøkes om det er mulig å søke om skjønnsmidler til prosjektet etter søknadsfristen. Dette vil kunne frigi ressurser til arbeid med ledelse av prosjekt og kvalitetssikring/samarbeid med andre etater. Dersom det ikke oppnås ekstern finansiering finansieres prosjektet av de deltakende kommunene selv. 5.3 Kvalitetssikring Jevnlige møter i prosjektgruppa og forankring i styringsgruppa vil sikre kvalitet i arbeidet. Det kan være ønskelig med eksterne høringsrunder i forhold til prosjektets sluttrapport da det i stor grad fortsatt vil være behov for gjensidige avtaler om støtte i et større perspektiv enn Værnesregionen alene. 6 GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Utrede forutsetningene og gevinstene ved etablering av en felles brann- og redningstjeneste i kommunene Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal under felles ledelse og administrasjon. Utrede nærmere mulighetene for et samarbeid om beredskapstjenester i et regionalt perspektiv, samt samarbeid og samlokalisering med andre etater i Værnesregionen og andre relevante områder beskrevet i forstudierapporten. Utrede de praktiske implikasjoner ved å etablere et interkommunalt samarbeid ut i fra et brukerorganisasjons- og ansattperspektiv. 6.2 Tids- og ressursplaner Forprosjektet gjennomføres i perioden januar 2015 juni Ressursbehov som beskrevet i punkt 7. 5 Side25

26 7 ØKONOMI (Finansiering med forbehold om mulighet for tildeling av skjønnsmidler) UTGIFTER KOSTNAD Prosjektledelse Møter i prosjektgruppa For- og etterarbeid Møter i styringsgruppa For- og etterarbeid SUM Finansiering forprosjekt Kostnad Egenandel/eget arbeid i kommunene Ekstern finansiering SUM Side26

27 PS166/14Orienteringer PS167/14Eventuelt PS168/14Godkjenningavmøteprotokoll Side27