Dialogseminar Rana kommune Helhetlig styring

Transkript

1 Dialogseminar Rana kommune Helhetlig styring

2 Kort om meg Seniorrådgiver KS-Konsulent AS Forretningsansvarlig for Styring og analyse og Politikk og samfunn Jobber særlig med spørsmål knyttet til strategi, ledelse- og organisasjonsutvikling, samt økonomiske, administrative og politiske analyser. Utdannet cand.mag UiO (sosiologi, historie, statsvitenskap) og Master of Managment BI (strategi, økonomi, ledelse og scenarier). Ledererfaring fra Oslo kommune Tretten år i KS-Konsulent as Tre år i KS Forskning Forfatter av boken Framtidens kommuner med ansvar for egen utvikling

3 Hvordan styre en kommune?

4 Styringsutfordringer? Hvordan hadde en privat bedrift sett ut hvis vi sammenligner med Rana kommune? Et styre bestående ev ekstremt ulike individer, med ekstremt ulik kompetanse, interesser og målsetninger. Et foretningsområde som strakk seg fra hårspenner til atombomber. Et produkt alle mener noe om og som alle mener at de kan produsere bedre enn deg. Hovedformålet er å bruke ikke tjene penger

5 When We Understand That Slide, We'll Have Won The War US General Stanley McChrystal

6 Best på kommunal sektor KS Konsulent as

7 Endring - er det noe å mase med da? Kilde: Alta Museum

8 Hva er «Helhetlig styring»? Helhetlig styring er det det sett av systematiske verktøy og metoder som vi benytter over tid for å bevege en Rana kommune i ønsket retning

9

10 Styringsfokus Det finnes i realiteten bare to måte å styre komplekse organisasjoner på: På tiltak (hva gjør du?) På resultat (hva oppnår du?) En (for sterk) kombinasjon fører til målforvirring, ansvarspulverisering og inneffektivitet.

11 Direkte styring (detaljstyring) Styrer med detaljmål, aktiviteter, regler, retningslinjer, instruksjoner Styring av virksomhetens aktiviteter og fremdrift Styring gjennom hva som skal gjøres når og hvordan Indirekte styring (mål og resultatstyring) Styring skjer med visjoner, verdier, strategier og dialog Styring av organisasjonens mål og resultat Styring gjennom deltagelse, kompetanse og ansvarlighet

12 Styringsdialog Vi må utvikle et styringssystem som både gir politikerne mulighet til å sette mål, definere rammer samt sikre resultater HHS Politikk Fag Politikk Visjoner, mål, rammer Tiltak Evaluere, sikre resultater

13 Hvorfor bruke mål i politikk og styring? I politikk er vi interessert i styrt (påvirket) endring («politikk er å ville») Mål (def.): beskrivelse av en framtidig ønskverdig tilstand Målsetting (def.): beskrivelse av en framtidig ønskverdig tilstand som virkning av et tiltak Hva skal endres? Hvor mye skal det endres? For hvem? Når? Hvordan bør (under visse forutsetninger) overlates til administrasjonen Mål(styring) brukes fordi det forventes å påvirke atferd, resultater og virkninger Målene må operasjonaliseres, og det er ikke alltid så lett eller fornuftig å gjøre i politikken Kilde: Åge Johnsen

14 Hva er hensikten med å avklare mål på tjenesten? Avklare/prioriter hva budsjettressursen skal gi brukerne/innbyggerne Gi folkevalgte beslutningsgrunnlag for å prioritere mellom tjenestene Gi rådmannen bestilling på hva som skal oppnås Avklare forventninger mellom rådmann og enhetsleder Kommunisere forventninger og krav til de ansatte Kontrollere og følge opp resultat på alle nivåer

15 Hva er penger?

16 Ulike innfallsvinkler for offentlig vs privat Tjenestene er målet (kommune), - pengene er middelet eller pengene er målet (privat bedrift), - tjenestene er middelet

17 Hvis vi bare styrer pengene Vi må begynne å sette mål på det som er målene til Rana kommune og ikke bare på virkemidlene vi råder over!

18 Interessenter Innbyggere, bruker, næringsliv, nabokommuner, stat, mm Politikk Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats (input) Prosesser Produkter (output) Budsjett/ økonomiplan KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding KOSTRA (Kommunebarometeret)

19

20

21 Store forskjeller i tjenestetilbudet i kommunene

22 VANYLVEN ØVRE EIKER EIDSVOLL ÅSNES SØR-ODAL ØSTRE TOTEN STRYN LEVANGER HARAM LØTEN LILLESAND NÆRØY BØMLO FROSTA NAMSOS VÅLER BRØNNØY SIGDAL SØRUM SOGNDAL FLORA SANDNES OPPDAL ULLENSVANG BÆRUM HEMNE MÅLSELV AUSTRHEIM ALVDAL DYRØY VEGA SØR-FRON RØMSKOG HYLLESTAD SOLUND TYSVÆR KVINESDAL LIERNE BOKN HJELMELAND VINJE HAMMERFEST ÅSERAL Utgiftskorrigerte frie inntekter inkl reg.pol tilskudd, skatt, finans, kraft (ikke differensiert arb.avgift) Hadde Rana drevet like kostnadseffektivt som Horten (korrigert for utgiftsbehov) hadde man drevet 326,4mill billigere (ikke diff arb.avg. medregnet) Horten Rana Eiendomsskatt 104 mill Konsesjonskraft 53 mill Utbytte 12 mill Nord-Norgetilskudd 43 mill Gevinst finans 109 mill

23 Interessenter Innbyggere, bruker, næringsliv, nabokommuner, stat, mm Politikk Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats (input) Prosesser Produkter (output) Resultater (outcome) Budsjett/ økonomiplan KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding BedreKommune Skoleporten SSB etc

24 Hvor er sammenhengen mellom penger og resultater? La oss avklare det først som sist Er det noen sammenheng mellom ressursinnsats og resultater i norske kommuner? NEI!

25 Sammenheng mellom enhetsutgifter og kvalitet? KS-FoU mai 2011 Fürst og Høverstad Pleie- og omsorgsinstitusjoner: - Ingen sammenheng mellom utgifter per plass og resultater i bruker- og pårørendeundersøkelser. - (83 kommuner med bruker- og 93 kommuner med pårørendeundersøkelser i 2008/09) Grunnskolen: - Ingen sammenheng mellom utgifter per elev og læringsresultater (nasjonale prøver, grunnskolepoeng og overgang til videregående opplæring). Enhetsutgifter i kommunene er avhengig av: - Kommunens økonomiske handlingsrom «man bruker de pengene man har». - Kommunens valg ift. tjenestestruktur (skole- og institusjonsstørrelse). - Og strukturkvalitet lærertetthet, tilpassede enerom. - Vi finner ingen tegn på at høy ressursbruk/høye utgifter per tjenesteenhet fører til bedre resultatkvalitet. Fürst og Høverstad ANS

26 Interessenter Innbyggere, bruker, næringsliv, nabokommuner, stat, mm Politikk Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats (input) Prosesser Produkter (output) Resultater (outcome) Impact Budsjett/ økonomiplan KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding BedreKommune Skoleporten SSB etc

27

28 Hvordan ser idealkommunen ut? Idealkommunen er en kommune som: jobber systematisk og planmessig jobber helhetlig og integrert vektlegger resultater og effektivitet er åpen og brukerorientert kontinuerlig evaluerer sine tiltak og resultater evner å lære av denne evalueringspraksisen. Med andre ord en effektiv, utviklingsorientert, lærende og politisk målstyrt kommuneorganisasjon

29

30 Lom 2011 Bærum Mandal Kristiansund 2012 Orkdal Nesodden 2014 Kristiansund 2010 Hemne 2011 Ulstein 2015 Tynset 2015 Gausdal Skaun Skien Marnardal 2013 Lillehammer Sauda Øvre Eiker Midtre Gauldal 2015 Ulstein 2013 Sykkylven 2012 Rendalen 2012 Lenvik Marnardal 2011 Eide Nannestad Nesodden 2011 Tynset 2012 Hamarøy Åsnes Ørland Skodje Gloppen Meldal Aurland Sund Midtre Gauldal 2010 Meland Vanvylven Ibestad Ørskog Storfjord Engerdal Røros Sør-Odal Hjelmeland Rendalen 2010 Marnardal 2009 Kåfjord

31 Poeng 8 fokusområder Offentlighet og demokrati 2. Tilgjengelighet, 3. Politisk styring og innbygger og kontroll brukerorientering 4. Lederskap, ansvar og delegasjon 5. Resultatfokus og effektivitet 6. Kommunen som arbeidsgiver 7. Utviklingsstrategi og lærende organisasjon 8. Kommunen som samfunnsutvikler

32 Øvre Eiker vs alle kommuner evaluert med Kommunekompasset Utviklingsstrategi og lærende organisasjon 8. Kommunen som samfunnsutvikler 1. Offentlighet og demokrati Tilgjengelighet, innbygger og brukerorientering 3. Politisk styring og kontroll 6. Kommunen som arbeidsgiver 4. Lederskap, ansvar og delegasjon 5. Resultatfokus og effektivitet Gjennomsnitt Norge Øvre Eiker

33 Helhetlig styring (Mål- og resultatstyring)

34 Mål og resultatstyring i ulike former Manaagment by Objektivs (MBO) Mål- og resultatstyring (MRS) Balansert målstyring (BMS) Fullstendige balanseregnskapet (FBR) Helhetlig styrings (HSS)

35 Skal vi ha mål for alt? Nei, vi må skille mellom: Målstyring Mål Målsetting Kvalitetsstyring Kontinuerlig forbedring Avvik Indikator Målepunkter for både mål, resultat og kvalitet Tiltak Det vi gjør

36

37 Kvalitetsstyring Formål: Skape en kontinuerlig utvikling i organisasjonen gjennom kontinuerlig forbedring av tjenester og virksomheter Arbeidsform: Kritiske suksessfaktorer og avvik identifiseres Effekt Umiddelbare tiltak gjennomføres for å justere kvaliteten der servicen og kvaliteten ikke holder mål Påvirkning Analyse Målstyring Formål: Skape fokus og samle organisasjonen innenfor større overgripende forandringer og satsninger Arbeidsform: Langsiktige mål prioriteres og formuleres og danner grunnlag for finansielle beslutninger Effekt Organisasjonen legger fokus og kraft på å skape aktiviteter for å oppfylle de langsiktige målene Virksomhetsplaner

38 Alle resultater analyseres i henhold til kvalitetshjulet

39 Analysetrappen Kontinuerlig forbedring Nye politisk målsettinger 9. Foreslå tiltak 8. Dra konklusjoner 7. Vurdere annen relvant informasjon 6. Reflektere over påvirkende faktorer 5. Identifisere mønster 4. Sammenligne med andre 3. Sammenligne med egne målsettinger 2. Analyser og sammenligne med tidligere målinger 1. Kvalitetssikre input

40 Hvilke utfordringer har målstyring? Uklare mål Uvesentlige mål Luftslott: mål uten målinger Sneversyn For mange mål og detaljstyring Rapporteringsvelde og mistillit Målejuksing Er målstyring i offentlig sektor virkelig målstyring? Kilde: Åge Johnsen

41 Helhetlig styring er tre ting: 1. Styring på flere dimensjoner enn bare økonomi Økonomi Tjenestekvalitet Organisasjonskvalitet Samfunnskvalitet 2. Resultatfokusering Mindre fokus på tiltak og mer fokus på resultat 3. Styringsdialog Et verktøy for å bestille mål og evaluere resultater

42 Flerdimesjonalt

43 Helhetlig styring (BMS) Vi må ha budsjett (mål) og regnskap (resultater) på mer enn bare penger Styring & Økonomi Samfunnskvalitet Tjenestekvalitet Organisasjons/ medarbeiderkvalitet

44

45 Resultatledelse forutsetter et mål og en målsetting «Alle var enige om at det hadde vært en fin tur»

47 Resultatfokus

48 Resultatfokus God innsats er bra, men i lengden holder det ikke hvis vi ikke også skaper gode resultater! Vi må styrke den målrettede innsatsen og fokusere på kjerneoppgaver.

49 Behovet for styring av knappe ressurser Produktiv Uproduktiv Effektiv Gjøre det riktige bra Riktige tjenester til lavest kostnad Gjøre det riktige dårlig Riktige tjenester til høye kostnader Ineffektiv Gjøre det gale bra Gale tjenester til lavest kostnad Gjøre det gale dårlig Gale tjenester til høye kostnader

50 Resultatfokus Aktivitet uten fokus på resultat er godt betalt tidsfordriv Einar Evensen Tidl rådmann Sarpsborg

51 Hva er resultatet av vår tjenester?

52

54 Styringsdialog Politisk styringsperspektiv Demokratisk innbyggerperspektiv

55 Kunnskapseksplosjonen gjør det krevende å være folkevalgt Vanskelig å treffe velfunderte politiske beslutninger Informasjonsgap mindre informert samme ansvar Fare for at det utvikles A og B lag ulik tilgang på adm. støtte for politikkutforming Fragmentering / oppdeling flere og flere beslutninger flyttes ut av politiske fora (delegering desentralisering, interkommunalt samarbeid, selskapsdannelser, nettverk)

56 Best på kommunal sektor KS Konsulent as

57 Styringsfokus Det finnes i realiteten bare to måte å styre komplekse organisasjoner på: På tiltak (hva gjør du?) På resultat (hva oppnår du?) En (for sterk) kombinasjon fører til målforvirring, ansvarspulverisering og inneffektivitet.

58 Kommuneadministrasjon Utredninger, analyser m.m. Forslag Protester Politikere og innbyggere

59 Kommuneadministrasjon Utredninger, analyser m.m. dialog Forslag Gjennomføring Paneler, rådslag m.m. Politikere og innbyggere

60 Innbyggere Styrings dialogen Administrasjon Politikere

61

62 Oppsummert

63

64 10 råd om bruk av mål- og resultatstyring i Rana kommune Kilde: Åge Johnsen 1. Målformulering målstyring 2. Resultatmåling målstyring 3. Start med resultatmåling fremfor målformuleringsprosesser men ha fokus på mulighet for målforskyvning - «What you measure is what you get» 4. Datakvalitet er viktig men skal du vente til alt er perfekt kommer du aldri i gang 85 % validitet er helt greit 5. Løse koblinger mellom innsats og effekt kan være en god ting så lenge det skaper bevegelse 6. Gapestokk vs seierspaller: Rangering er bra fordi det skaper diskusjon og bevegelse 7. Desibeleffekten: Demokrati er støy og diskusjon 8. Aktiv bruk gir læring og kompetanse start med det dere har 9. Ting tar tid: men hold fokus gjennom hele året på faste tidspunkt i årshjulet 10. Gjør det! ha fokus på gjennomføringskraft og endringstrykk

65 La den helhetlige styringen bli en vane! We are what we do. Excellece, then, is not an act, it is a habit. Aristoteles Vilje Vane Kunnskap Ferdigheter Stephen Covey