MØTEINNKALLING. Det gis fra Skolesjefen en introduksjon vedrørende skoleeieranalyse for kommunestyret. Side1

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:15 Vararepresentanter møter etter nærmere avtale. Eventuelt forfall må meldes snarest på skjema eller Lokaldemokrati - Politisk møtekalender - Skjema (tlf ) Det gis fra Skolesjefen en introduksjon vedrørende skoleeieranalyse for kommunestyret. Roald Steinseide Fungerende ordfører. Side1

2 SAKSLISTE Utvalgssaksnr PS 40/14 PS 41/14 PS 42/14 PS 43/14 Innhold U.off. Arkivsaksnr GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE GODKJENNING AV PROTOKOLL Kontrollutvalget 06/14 - Forvaltningsrevisjon matrikulering av offentlig veigrunn i Askøy kommune - rapport Samarbeid om brannvesen Fjell, Sund, Øygarden og Askøy 2014/ /3210 PS 44/14 Veilysnorm 2014/2527 PS 45/14 Godtgjørelse til folkevalgte - utvalgsledere. 2014/2410 PS 46/14 Askøyhallene KF. Styrerepresentanter Valg 2014/2105 PS 47/14 Fritak fra politiske verv - Kathrine Vollevik Knudsen 2014/2553 PS 48/14 PS 49/14 RS 13/14 Stemmerett for ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret ved kommunestyrevalget i 2015 MELDINGER VS: Nytt styrevervregister enklere og mer tilgjengelig 2014/ /3475 RS 14/14 Status salg bolig pr mars 2013/10158 RS 15/14 Brudd i tariffoppgjøret i kommunesektoren - Kommuneoppgjøret til mekling RS 16/14 Melding om tildeling av kontrakt på revisjonstjenester til Askøy kommune 2014/3417 X 2014/362 Side2

3 PS40/14GODKJENNINGAVINNKALLINGOGSAKSLISTE PS41/14GODKJENNINGAVPROTOKOLL Side3

4 KONTROLLUTVALGET 06/14 - FORVALTNINGSREVISJON MATRIKULERING AV OFFENTLIG VEIGRUNN I ASKØY KOMMUNE - RAPPORT Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget 8/ Kommunestyret 42/ Saksbehandler: Sølvi Legård Arkivsaknr.: 2014/ Møtebehandling i Kontrollutvalget Innstilling: Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om matrikulering av offentlig veggrunn i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 1. Sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 2. Sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven Sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding når tiltakene er satt i verk, senest innen utgangen av Side4

5 Behandling: Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om matrikulering av offentlig veggrunn i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 1. Sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 2. Sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven Sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding når tiltakene er satt i verk, senest innen utgangen av Avstemming: Enstemmig vedtatt INNSTILLING: Kommunestyret slutter seg til revisjonens vurderinger i rapporten om matrikulering av offentlig veggrunn i Askøy kommune. I samsvar med revisjonens anbefalinger ber kommunestyret rådmannen å sette i verk følgende tiltak: 5. Sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 6. Sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven 33. Side5

6 7. Sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. Kommunestyret ber rådmannen om tilbakemelding når tiltakene er satt i verk, senest innen utgangen av SAMMENDRAG Avgjøres av: Kommunestyret Behandles i følgende utvalg: Kontrollutvalget Kommunestyret Videre saksgang: Saksopplysninger: Det vises til vedlagte rapport. Vedlegg: Rapport fra Deloitte Side6

7 Kontrollutvalget i Askøy kommune v/ sekretariatet Deloitte Damsgårdsveien 135 Postboks 6013 Postterminalen 5892 Bergen Tel: Fax: OVERSENDELSE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Matrikulering av offentlig veigrunn I samsvar med bestilling fra kontrollutvalget oversender Deloitte rapport fra forvaltningsrevisjon av matrikulering av offentlig veigrunn. Med vennlig hilsen Deloitte AS Stein Ove Songstad Partner Rapport: «Forvaltningsrevisjon Askøy kommune: Matrikulering av offentlig veigrunn» Side7

8 Forvaltningsrevisjon Askøy kommune Matrikulering av offentlig veigrunn Audit & Advisory Februar 2014 Side8

9 Sammendrag På oppdrag fra kontrollutvalget i Askøy kommune har Deloitte gjennomført en forvaltningsrevisjon av matrikulering av offentlig veigrunn. Arbeidet med å matrikulere de kommunale veiene i Askøy kommune har involvert to ulike kommunale enheter. Dette er Samferdsel under fagavdelingen Teknisk, og Oppmåling under fagavdelingen Areal og samfunn. Revisjonskriteriene som er lagt til grunn for revisjonens vurderinger går fram av kapittel tre, mens faktagrunnlaget blir presentert i kapittel fire. For en mer utfyllende versjon av revisjonens vurderinger blir det vist til kapittel fem i rapporten. Høringsuttalelse fra rådmannen i Askøy er vedlagt. Undersøkelsen er gjennomført i perioden juni 2013 januar Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen I denne forvaltningsrevisjonen har revisjonen undersøkt og vurdert om Askøy kommunes praksis i forbindelse med overgangsordningen ved innføringen av ny matrikkellov og -forskrift har vært i samsvar med regelverket. Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon fra kommunen knyttet til bl.a. organiseringen av oppmålingsarbeidet i Askøy kommune og gjennomføring av matrikulering av offentlig veigrunn etter unntaksbestemmelsen i 69. Det er gjennomført intervju med til sammen tre personer. Dette inkluderer representanter fra seksjonene Oppmåling og Samferdsel. Gjennomgang av revisjonens vurderinger Problemstilling 1: Har Askøy kommune fulgt riktige saksbehandlingsprosedyrer i forbindelse med matrikulering av kommunal veigrunn, jf. overgangsbestemmelsene i matrikkelforskriftens 69? Revisjonens vurdering: Revisjonen mener at kommunen i all hovedsak gjorde et godt arbeid med å skaffe oversikt over hvilke eiendommer som grenset til de kommunale veiene som skulle matrikuleres. Kommunens framgangsmåte for varsling med brev til berørte grunneiere og avisannonser tilfredsstiller etter revisjonen sin vurdering etterlevelse av kravet til å nå fram til de personer som skulle varsles. Revisjonen mener likevel at teksten i varselbrevet ikke i tilstrekkelig grad klargjør at matrikuleringen av veiene hadde en mulig konsekvens for eiendomsforholdene til veien. De varselbrevene Askøy kommune sendte ut i forbindelse med matrikuleringen av veiene inneholdt heller ingen anmodning om at berørte grunneiere skulle påvise sine grenser eller sende kopi av dokumentasjon på eventuelt eierskap til kommunen. Revisjonen mener at etterspørsel etter dokumentasjon ville vært særlig relevant fordi kommunen i flere av sakene ikke selv klarte å fremskaffe dokumentasjon på eierskap til veien. Etter revisjonens vurdering kunne kommunen også med fordel kunne ha tydeliggjort at den gjorde krav på å være eier av veien / veigrunnen ved å legge egenerklæringen om eierskap til kommunal vei som vedlegg til varselbrevet. De eiendomsmessige konsekvensene av matrikuleringen kunne vært tydeligere presisert også i avisannonsene. 2 Side9

10 De ovenfor nevnte mangler ved varselet kan etter revisjonens vurdering betraktes som en saksbehandlingsfeil. Saksbehandlingsfeil kan få betydning for gyldigheten av vedtak om matrikulering, og publikums reelle frist for å klage. Som en konsekvens av dette kan kommunen være forpliktet til å behandle eventuelle klager som kommer inn, selv om klagefristen for matrikuleringsvedtaket etter 69, er utløpt. I praksis vil dette kun være aktuelt for saker der berørte grunneiere mener de eier eller har generelle rettigheter knyttet til grunnen som veien ligger på. Revisjonen mener videre at kommunen i sin korrespondanse med berørte grunneiere burde ha gitt en mer utdypende forklaring på hvorfor matrikuleringen av de kommunale veiene etter overgangsordningen ikke innebar at det ble fastsatt nye grenser langs veien. Dette ville ha innebåret at en forklarte hvordan grenser er registrert i matrikkelen, og at enkelte grenser, som følge av manglende oppmåling, er unøyaktig nedtegnet i kartutskriften som ble sendt ut sammen med varsel- og underretningsbrevene. Det kunne også vært presisert at det vil være dokumentasjon i form av skyldelingsforretninger mv. som vil avgjøre hvor grensene mellom kommunens vei og naboeiendommer faktisk går. Revisjonen mener at en klargjøring av dette forholdet kunne ha begrenset antall henvendelser og klager i etterkant av gjennomført matrikulering. Problemstilling 2: Er vedtakene om matrikulering av kommunal veggrunn utformet i samsvar med sentrale krav i regelverket? Revisjonens vurdering: Selv om føringer i matrikkelen i utgangspunktet er enkeltvedtak, kan det etter revisjonens vurdering stilles spørsmål ved om matrikulering av kommunal veigrunn etter 69 vil ha status som enkeltvedtak i saker der matrikuleringen ikke berører eiendomsretten eller grensene til grunneiere langs veien. Samtidig går det fram av 69 i matrikkelforskriften at det i underretning om gjennomført matrikulering skal opplyses om klageadgang, klagefrist og til hvem eventuell klage skal settes fram. Dersom det skal være mulig for parter som opplever å være berørt av matrikulering å klage, mener revisjonen at vedtaket bør ha en form som gjør at det går tydelig fram hva som er vedtatt, og at vedtaket er begrunnet på lik linje med et enkeltvedtak. Revisjonen mener at vedtaket om matrikulering kunne vært bedre begrunnet. Underretningsbrevet viser til relevante lovparagrafer, men det er ikke gjengitt nærmere hva som er innholdet i regelverket. Når det gjelder faktiske forhold, er det i hovedsak vist til varselbrevet som ble sendt ut to år tidligere. Etter forvaltningsloven er det anledning til å vise til tidligere fremstilling i en sak, men med bakgrunn i den tiden som var gått, mener revisjonen det ville vært rimelig å gi en mer utfyllende beskrivelse av de faktiske forholdene i underretningen om vedtak. Revisjonen mener også at dersom det av brevet om fullført matrikulering hadde gått tydeligere fram at kommunen nå hadde bekreftet eiendomsretten til den/de veiene som var matrikulert, ville det vært tydeligere at eiendomsrett var et forhold det eventuelt var aktuelt å klage på. Problemstilling 2: Er klagene på matrikuleringen behandlet i samsvar med kravene i forvaltningsloven? Revisjonens vurdering: De klagene på vedtak om matrikulering som revisjonen har gjennomgått, er blitt mottatt av kommunen i perioden nov- des Side10

11 I sine foreløpige svar til klagerne, opplyser kommunen om at klagesakene vil bli behandlet innen 2-3 måneder. I fire saker er denne saksbehandlingstiden overskredet med mange måneder, uten at kommunen har sendt ut ny informasjon om saksbehandlingstid til klagerne. Manglende ferdigbehandling av klagesakene er etter revisjonens vurdering ikke i samsvar med prinsippet i forvaltningsloven 11a om at forvaltningsorganet skal behandle saken uten ubegrunnet opphold. Revisjonen mener at Askøy kommune må sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet. Revisjonen mener det var korrekt av kommunen å avvise klagesaker som omhandlet veibredde, da dette ikke var relevant for matrikulering av kommunal veigrunn etter overgangsordningen. Fylkesmannen sin klagesaksbehandling bekrefter også dette. I ett tilfelle har kommunen ved Oppmåling avsluttet en klagesak på bakgrunn av at den ikke mottok merknader på frembrakt dokumentasjon. Revisjonen mener at det er i denne saken ikke er fattet et gyldig vedtak i samsvar med forvaltningsloven 33. Revisjonen vil presisere at kommunen må sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen. Revisjonen har fått opplyst at det ikke er ført i matrikkelen at det er innkommet klager i forbindelse med matrikulering av offentlig veigrunn. Dette er ikke i samsvar med matrikkelforskriften 20. Askøy kommune må derfor sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort. Revisjonen anbefaler at Askøy kommune: Tidsfristen for å gjennomføre matrikulering av tidligere umatrikulert veggrunn, jf. 69 i matrikkelforskriften, gikk ut Det er derfor ikke aktuelt å komme med anbefalinger knyttet til gjennomføring av saksbehandlingsprosedyrer i henhold til overgangsordningen. Basert på funn som er avdekket i rapporten og revisors vurderinger, vil revisjonen anbefale at Askøy kommune iverksetter følgende tiltak: 1. Sikrer at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 2. Sikrer at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven Sørger for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. 4 Side11

12 Innhold Sammendrag Innledning Bakgrunn Formål og problemstillinger Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøvegjennomgang Verifiseringsprosesser Revisjonskriterier Viktige ord og begrep Bakgrunn for innføring av matrikkelen og nytt regelverk Kommunen som lokal matrikkelmyndighet Føring av nye matrikkelenheter Overgangsordning for matrikulering av offentlig veigrunn Matrikulering av umatrikulert grunn og konsekvenser for eiendomsretten Varsling ved matrikulering av offentlig veigrunn Underretning ved matrikulering av offentlig veigrunn Krav til enkeltvedtak etter forvaltningsloven Klagesaksbehandling etter forvaltningsloven Utsatt matrikkelføring ved klage Data Organisering og roller i matrikuleringsarbeidet Gjennomføring av matrikulering av offentlig veigrunn etter 69 i matrikkelforskriften Varsling om matrikulering Dokumentasjon på eierskap Behandling av søknader om matrikulering etter unntaksbestemmelsen Føring i matrikkelen og bruk av hjelpelinjer Orientering om at matrikulering er gjennomført Klagesaker Klager knyttet til veibredde Klager knyttet til eiendomsrett til grunnen der veien er plassert Foreløpig svar Utforming av vedtak Vurdering Har Askøy kommune fulgt riktige saksbehandlingsprosedyrer i forbindelse med matrikulering av offentlig veigrunn, jf. overgangsbestemmelsene i matrikkelforskriftens 69? Varsel i forkant av matrikuleringen Bruk av kart og informasjon om grensefastsetting Er vedtakene om matrikulering av offentlig veggrunn utformet i samsvar med sentrale krav i regelverket? Er klagene på matrikuleringen behandlet i samsvar med kravene i forvaltningsloven? Anbefalinger Side12

13 Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra rådmannen i Askøy kommune Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokumenter og litteratur Side13

14 1. Innledning Deloitte har gjennomført en forvaltningsrevisjon av matrikulering av offentlig veigrunn i Askøy kommune. Prosjektet ble bestilt av kontrollutvalget i Askøy kommune i sak 013/13, og er gjennomført i tidsrommet juni 2013 januar Bakgrunn Bakgrunnen for prosjektet er interpellasjon v/ Jann Atle Jensen i kommunestyret , der det ble gjort følgende vedtak: «Saken oversendes kontrollutvalget for revisjon av vedtakene i prosjektet med matrikulering av offentlig veigrunn. Resultatet rapporteres kommunestyret.» 1.2 Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet har vært å undersøke om Askøy kommunes praksis i forbindelse med overgangsordningen ved innføringen av ny matrikkellov og -forskrift har vært i samsvar med regelverket. Med bakgrunn i formålet med prosjektet er det formulert følgende problemstillinger: 1. Har Askøy kommune fulgt riktige saksbehandlingsprosedyrer i forbindelse med matrikulering av kommunal veigrunn, jf. overgangsbestemmelsene i matrikkelforskriftens 69? 2. Er vedtakene om matrikulering av kommunal veggrunn utformet i samsvar med sentrale krav i regelverket? 3. Er klagene på matrikuleringen behandlet i samsvar med kravene i forvaltningsloven? 7 Side14

15 2. Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldende standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 2.1 Dokumentanalyse Revisjonen har gått gjennom rettskildemateriale i forbindelse med innføring av matrikkelloven, dokumentasjon fra kommunen knyttet til blant annet organisering av oppmålingsarbeidet i Askøy kommune, og gjennomføring av matrikulering av kommunal veigrunn etter unntaksbestemmelsen i matrikkelforskriften Intervju For å få nærmere kjennskap til hvordan Askøy kommune gjennomførte matrikulering av kommunal veigrunn ved innføring av ny matrikkellov og -forskrift, har revisjonen gjennomført intervju med representanter for seksjonene Oppmåling og Samferdsel. Revisjonen har gjennomført to intervju med til sammen tre personer. 2.3 Stikkprøvegjennomgang Revisjonen har gått gjennom stikkprøver av fem saker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn. Sakene er plukket ut fra oversikt tilsendt fra Askøy kommune. Ved utvalg av saker sørget revisjonen for at påklagede saker og saker fra ulike geografiske områder på Askøy var representert i utvalget. Fire av de fem utvalgte sakene er påklaget av berørte grunneiere. 2.4 Verifiseringsprosesser Referat fra intervju er sendt til de som er intervjuet for verifisering, og det er informasjon fra de verifiserte intervjureferatene som er brukt i rapporten. Utkast av rapporten ble sendt til rådmannen for verifisering og høring. Kommunen påpekte enkelte faktafeil i rapporten, som ble rettet opp. Rådmannens høringsuttalelse er vedlagt rapporten som vedlegg 1. 8 Side15

16 3. Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes opp mot. I dette prosjektet er revisjonskriteriene i hovedsak hentet fra matrikkelloven 1 og matrikkelforskriften 2. Ny lov og forskrift om matrikulering ble innført Viktige ord og begrep Matrikkelen har siden 2007 vært landets offisielle register over fast eiendom, herunder bygninger, boliger og adresser, jf. definisjonen i 2 i matrikkelloven. Matrikkelen erstatter det tidligere GABregisteret i kommunene. Informasjonen som føres i matrikkelen omhandler matrikkelenheter. En matrikkelenhet er en eiendom. Matrikulering innebærer å føre opp en ny matrikkelenhet (eiendom) i matrikkelen (eiendomsregisteret). Dette innebærer at enheten får et matrikkelnummer, vanligvis omtalt som et gårds- og bruksnummer. Matrikulering av eiendom som tidligere ikke har hatt et matrikkelnummer, innebærer samtidig at det blir registrert hvem som eier grunnen. De eiendomsgrensene som er registrert i matrikkelen (eiendomsregisteret) kan variere i nøyaktighetsgrad. I matrikkelen er det krav om at matrikkelenhetene (eiendommene)3, skal være beskrevet som hele (lukkede) flater. Kartverket forklarer på sine nettsider at det derfor er utviklet ulike teknikker og hjelpelinjer for å bøte på manglende grensebeskrivelser registrert hos Kartverket. Disse teknikkene og hjelpelinjene har bl.a. vært benyttet i tilfeller der Kartverket helt eller delvis har manglet informasjon om grenseforløpet for en matrikkelenhet (eiendom).4 Hjelpelinjene (også omtalt som «fiktive grenser») ble lagt inn av Kartverket ved innføringen av matrikkelen. Hjelpelinjene har til formål å avgrense en eiendom i kartene, men disse vil i mange tilfeller avvike vesentlig fra de reelle grenselinjene, som vil være basert på skylddelingsforretninger, grensemerker i marken eller annen dokumentasjon. Kommunale veier, der grensen mot nabo ikke er målt opp, vil ofte ha slike fiktive grenser langs hele eller deler av veikanten. Å gjennomføre en oppmålingsforretning innebærer å klarlegge og beskrive grenser og rettigheter i tråd med partene sine påstander og fremlagte dokument, og ellers bringe frem opplysninger og dokumentasjon som er nødvendig for matrikkelføring og eventuelt tinglysing. I forretning som gjelder oppretting av ny matrikkelenhet eller arealoverføring, skal de nye grensene merkes i marken i samsvar med kommunal tillatelse etter plan- og bygningsloven. Det vil være aktuelt å avholde oppmålingsforretning i tilfeller der det er nødvendig å slå fast hvor grensene går, for eksempel ved fradeling av ny eiendom, grensepåvisning, arealoverføring, eller der partene har behov for klarlegging av grensene for hele eller deler av eiendommen. 1 Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova). LOV Forskrift om eiendomsregistrering (matrikkelforskriften). FOR Med unntak av punktfeste. 4 Føringsinstruks for matrikkelen: 9 Side16

17 3.2 Bakgrunn for innføring av matrikkelen og nytt regelverk Formålet med å innføre matrikkelen og et nytt regelverk for eiendomsregistrering, var blant annet å gi et pålitelig og effektivt grunnlag for transaksjoner av fast eiendom og for offentlig administrasjon 5. Fra statlige myndigheter ble det ved innføring av matrikkelen satt som målsetning at matrikkelen skulle være komplett og korrekt for å kunne fungere som et nasjonalt register. 6 Dette stilte store krav til kommunene, da det eksisterende datagrunnlaget over eiendomsforhold tidligere hadde vært av varierende kvalitet, og mange grenser mellom eiendommer har tidligere ikke hadde vært merket, målt og kartfestet. Mesteparten av de eiendommene som ikke hadde vært oppmålt og registrert ved innføring av matrikkelordningen, var offentlig grunn i form av veier, parker mv Kommunen som lokal matrikkelmyndighet Det går fram av 5a i matrikkelloven at kommunen er lokal matrikkelmyndighet, og har ansvaret for å utføre oppmålingsforretninger. Som lokal matrikkelmyndighet skal kommunen, for eiendommer beliggende i kommunen, føre inn opplysninger om eiendommer som allerede er registrert i matrikkelen (eiendomsregisteret), samt føre (registrere inn) nye matrikkelenheter (eiendommer) i matrikkelen. Det siste kalles matrikulering av eiendom. 3.4 Føring av nye matrikkelenheter For at en ny matrikkelenhet skal kunne føres, må det settes fram krav om dette. Både grunneiere, festere og offentlige myndigheter kan sette fram slike krav jf. 9 i loven. Det går fram av 8 i loven at krav om matrikkelføring, dvs. føring av nye opplysninger i matrikkelen/ eiendomsregisteret, skal vedlegges den dokumentasjon som er nødvendig for å gjøre dette. Når kommunen har mottatt krav om at det skal føres inn nye opplysninger i matrikkelen, skal den kontrollere om kravet har mangler eller feil. Dette går fram av 6 i matrikkelforskriften. I forbindelse med matrikulering av eiendom skal det vanligvis gjennomføres oppmålingsforretning for å slå fast hvem som eier eiendommen, og hva som er grensene for eiendommen. Det finnes likevel enkelte unntaksbestemmelser i regelverket som viser til sakstyper der kommunen ikke er pålagt å gjennomføre oppmålingsforretning. Matrikulering av offentlig veigrunn, gjennomført innen utgangen av 2012 (jf. punkt 3.4 nedenfor), var en slik unntaksbestemmelse. 3.5 Overgangsordning for matrikulering av offentlig veigrunn For matrikulering av offentlig veigrunn ble det ved innføringen av det nye regelverket for matrikulering i 2010, iverksatt en overgangsordning som blant annet innebar at offentlig veigrunn kunne matrikuleres (føres inn som ny eiendom i matrikkelen) uten at det ble avholdt oppmålingsforretning. Det ble stilt som forutsetning at arbeidet ble fullført innen 31. desember Unntaksbestemmelsen er formulert på følgende måte i 69 i matrikkelforskriften 8 : «69. Overgangsordning for matrikulering av umatrikulert offentlig veg- og jernbanegrunn (1) Eksisterende umatrikulert grunn som benyttes til offentlig veg eller jernbane, kan matrikuleres uten at det avholdes oppmålingsforretning dersom den som hevder å være eier av enheten, setter fram krav om det og matrikuleringen er fullført innen 31. desember Med krav skal det følge a) egenerklæring for å være eier av enheten 5 Ot. Prp. Nr 70, , s Ibid. s Ibid. s Forskrift om eiendomsregistrering (matrikkelforskriften). FOR Side17

18 b) kart som viser enheten som kreves matrikulert, og informasjon om grenseforløp for enheten når dette mangler eller er ufullstendig i matrikkelen. (2) Er vilkårene oppfylt, matrikulerer kommunen enheten og utsteder matrikkelbrev til den som har satt fram kravet. ( )» Av departementets kommentarer til matrikkelforskriften 9 står det følgende om den dokumentasjonen som skal fremlegges sammen med kravet om matrikulering etter 69: «Kartet som skal følge kravet skal være best tilgjengelig kart for området. Dersom enheten er registrert med punkt og grenselinjer i matrikkelen, kan kartet være fra matrikkelen. Mangler det grenseinformasjon, eller den er generert ut fra midtlinje og fast bredde på enheten, skal rekvirenten framlegge informasjon om grenseforløp som kan legges inn i matrikkelen med opplysninger om metode og kvalitet på stedfestingen.» I forbindelse med overgangsordningen er det et spørsmål om en kan bruke hjelpelinjer / fiktive grenser (omtalt under punkt 3.2) ved matrikuleringen av de kommunale veiene, dersom det mangler eksakt grenseinformasjon. Fylkesmannen i Hordaland har behandlet en klagesak der Askøy kommune hadde matrikulert en vei etter 69 med bruk av hjelpelinjer / fiktive grenser. Av fylkesmannens begrunnelse for vedtak i klagesaken 10 går det fram at fylkesmannen mener at å bruke hjelpelinjer / fiktive grenser er en akseptert fremgangsmåte ved matrikulering av veier etter matrikkelforskriften 69: «I følge det som er opplyst fra kommunen har matrikuleringen av de kommunale veiene ikke noen betydning i forhold til grensen mot de eiendommene som ligger langs veiene. Dette var også forutsetningen for overgangsregelen i matrikkelforskriften 69: De eksisterende grenser og ellers de faktiske forhold skal legges til grunn, ingen nye grenser skal oppstå. Når det gjelder grense mellom vegen og klagers eiendom var den lagt inn med såkalte «fiktive» grenser. Grenselinjen for vegen på det aktuelle sted er definert med hjelpelinjer som er lagt inn i kartet av Statens Kartverk i Dette innebærer at det er eiendom som ikke er registrert med fastsatte grenser. Ved en eventuell oppmålingsforretning vil linjene bli erstattet av faktiske grenser. Det vil da være grensemerker i marken, skylddeling eller annen dokumentasjon som bestemmer grensene. Askøy kommune har lagt fram kart som viser grenser pr og grenser etter matrikuleringen fra Grensene er sammenfallende. Klager kan således ikke få medhold i sin påstand om at kommunen har endret grensen mellom vegen og klagers eiendom.» Revisjonen har vært i kontakt med en representant for fylkesmannen i Hordaland 11 for å avklare hvordan vedtaket kan forstås i forhold til bruk av hjelpelinjer. På spørsmål fra revisjonen svarte representanten at det var rimelig å slutte fra overnevnte vedtak at Fylkesmannen mener det er en akseptert fremgangsmåte å benytte hjelpelinjer i 69-saker. Statens kartverk 12 har en noe strengere fortolkning av muligheten til å bruke hjelpelinjer ved matrikulering i henhold til overgangsregelen. I samtale med Statens kartverk 13 gir kartverket uttrykk for at intensjonen med innføringen av overgangs-bestemmelsen for matrikuleringen av veier, var at matrikkelen og kartgrunnlaget skulle forbedres. Statens kartverk mener derfor at å matrikulere veier etter 69 med bruk av hjelpelinjer / fiktive grenser, ikke er riktig fremgangsmåte. I en presentasjon utarbeidet av Statens kartverk vises det til departementets kommentarer til matrikkelforskriften om at dersom det mangler grenseinformasjon skal rekvirenten framlegge informasjon om grenseforløp som kan legges inn i matrikkelen med opplysninger om metode og 9 Miljøverndepartementet: Matrikkellova kommentarar til lov og forskrift. Oslo, 21. august s Fylkesmannen i Hordaland: Klage Askøy Gnr 28 bnr 226 Matrikulering av kommunal veg. Datert Telefonsamtale mellom Fylkesmannen i Hordaland og Deloitte, Statens kartverk er en forvaltningsbedrift under Kommunal- og moderniseringsdepartementet 13 Telefonsamtale mellom Statens kartverk og Deloitte, Side18

19 kvalitet på stedfestingen. 14 Ut fra dette presiserer kartverket i sin presentasjon at: «Det skal altså ikke finnes hjelpelinjer i matrikkelen etter en 69 sak.» 15 Revisjonen har vært i kontakt med Kommunal- og moderniseringsdepartementet 16 for å fastslå om det er Statens Kartverk eller Fylkesmannen i Hordaland sin forståelse av bruk av hjelpelinjer ved matrikulering av kommunal veigrunn etter 69, som bør legges til grunn. Fra departementet ble det gitt uttrykk for at så lenge fylkesmannen som klageinstans har akseptert kommunens praksis, så vil dette være en rettskilde som må tillegges vesentlig vekt. Fra departementet blir det samtidig presisert at klager har mulighet til å påklage saken til Sivilombudsmannen, og det dermed er mulig at Askøy kommune sin praksis vil bli vurdert på en annen på hos denne instansen. Representanten fra departementet mener videre at det ved bruk av hjelpelinjer i matrikuleringen er særlig viktig at kommunen i eiendomsinformasjonen som er knyttet til den enkelte matrikkelenhet opplyser om at det er benyttet hjelpelinjer / fiktive grenser. Dersom det er tydelig presisert i matrikkelen at grensene langs veien er fiktive, vil eiere av tilgrensende eiendommer unngå å komme i den situasjonen at matrikkelføringen av kommunens vei i framtiden vil kunne benyttes som dokumentasjon på at kommunen eier grunnen fram til den grenselinjen som går fram av kartet Matrikulering av umatrikulert grunn og konsekvenser for eiendomsretten I Kartverkets dokument Overgangsordning for matrikulering av umatrikulert offentlig veg- og jernbanegrunn 17, står det følgende: «( ) i mange tilfeller vil en ved matrikulering av umatrikulert grunn ikke endre på grensene som ligger i matrikkelen fra før. Men fordi en gir et tidligere udefinert areal status som matrikkelenhet vil dette arealet få en ny og formell status (som grense for en ny matrikkelenhet). Dette kan ha noe å si for berørte parter (for eksempel naboer) fordi en kan være uenig i grenseforløpet. Det skal derfor også i disse tilfellene varsles i forkant.» Fylkesmannen i Hordaland skriver i vedtak knyttet til behandlingen av en klage på matrikulering av kommunal vei i Askøy 18, at det er en forutsetning for matrikulering av offentlig vei etter overgangsregelen i matrikkelforskriften 69 at eksisterende grenser og ellers faktiske forhold skal legges til grunn, og at ingen nye grenser skal oppstå. Revisjonen mener at en kan utlede fra dette at faktiske grenser langs veien ikke nødvendigvis endres som følge av matrikulering i henhold til unntaksbestemmelsen ( 69). Likevel kan det være personer som mener at de eier grunnen som veien ligger på, eller som har andre rettigheter knyttet til veien. Når veien blir matrikulert vil den få en ny «formell» status som kommunens eiendom. Dette gjør at grunneiere og festere langs veien må varsles om at kommunen planlegger å matrikulere veien, slik at de kan få anledning til å hevde sin eventuelle eiendomsrett eller annen rettighet knyttet til veien Varsling ved matrikulering av offentlig veigrunn Revisjonen kjenner ikke til rettskilder, veiledere eller lignende som spesifikt omtaler varsling i forbindelse med matrikulering av offentlig veigrunn. I kartverkets dokument Overgangsordning for matrikulering av umatrikulert offentlig veg- og jernbanegrunn 19 og i en presentasjon fra Statens kartverk 20, blir det likevel vist til at kommunen skal varsle de grunneiere og andre som er nevnt i 37 i matrikkelforskriften. I 37 i forskriften (som i utgangspunktet omhandler varsel i forbindelse med oppmålingsforretning) står det at følgende parter skal varsles: 14 Miljøverndepartementet: Matrikkellova kommentarar til lov og forskrift. Oslo, 21. august s Statens kartverk: Temadag veg. Molde 09. mars Veg- og jernbanesaker i matrikkelen. 16 Samtale med Kommunal- og moderniseringsdepartementet Fylkesmannen i Hordaland: Klage Askøy Gnr 28 bnr 226 Matrikulering av kommunal veg. Datert Statens kartverk: Temadag veg. Molde 09. mars Veg- og jernbanesaker i matrikkelen. 12 Side19

20 «(1) Varsel om oppmålingsforretning skal sendes til rekvirenten, registrert eier og registrert fester til enheten forretningen gjelder. Gjelder forretningen uteareal til eierseksjon, skal varsel sendes både til registrert eier av eierseksjonssameiet og registrert eier av involvert seksjon. (2) Andre som skal varsles er a) registrert eier og registrert fester av tilstøtende matrikkelenhet. Dersom forretningen gjelder uteareal til eierseksjon, skal varsel sendes både til registrert eier av eierseksjonssameiet og registrert eier av berørt seksjon b) registrert eier og registrert fester av matrikkelenhet på motsatt side av veg, dersom grenseforløpet, kombinert med en bestemt vegbredde fastlagt av kommunen, får betydning for matrikkelenheten c) den som har godtgjort å være eier eller fester av berørt grunn d) den som står oppført som rettighetshaver til stedbunden rettighet i grunnboken, dersom rettigheten berøres av endrede grenser i oppmålingsforretningen, eller den som har godgjort å ha slik rettighet.» Ettersom det ikke finnes rettskilder som spesifikt omtaler varsling knyttet til matrikulering av offentlig veigrunn etter overgangsordningen, går det heller ikke tydelig fram av regelverket hvordan et slikt varsel skulle utformes. Revisjonen mener det kan utledes av regelverket at bestemmelsene om varsling knyttet til oppmålingsforretning i 37 i matrikkelforskriften, gir føringer for innholdet i et slikt varsel så langt de passer. 21 I 37 går blant annet følgende fram om krav til utforming av varsel: «(7) Varselet skal anmode partene om å a) påvise sine grenser og stedbundne rettigheter under forretningen b) sende kopi til kommunen av eventuelle dokumenter som kan bidra til å belyse forholdene (skylddelingsforretninger, festesedler, sak for jordskifteretten, skjønnsdokumenter med kart mv.) c) gi melding til kommunen så snart som mulig dersom en kjenner til at andre enn dem som er nevnt i varselet, kan bli berørt av forretningen.» Underretning ved matrikulering av offentlig veigrunn I etterkant av at den den kommunale veien er matrikulert (ført inn i eiendomsregisteret), skal berørte grunneiere underrettes om dette. Følgende går fram av 39 i matrikkelforskriften om slik underretning: «Kommunen skal underrette dem som er nevnt i 37 andre ledd om matrikuleringen. Er det nytteløst å få klarlagt hvem dette er eller hvor underretningen skal sendes, kan underretning skje ved kunngjøring i Norsk Lysingsblad og i minst to aviser som er alminnelig lest på stedet. Underrettingen skal omfatte kart over den matrikulerte enheten og berørte enheter. Underrettingen skal opplyse om klageadgang, klagefrist og til hvem eventuell klage skal settes fram. Kunngjøring i Norsk Lysningsblad og aviser erstatter ikke direkte underretning av dem som kan nås direkte.» Som det går fram sitatet ovenfor, er det klagerett på underretning om matrikulering av offentlig veigrunn. 3.6 Krav til enkeltvedtak etter forvaltningsloven Det går fram av 2 i forvaltningsloven at et enkeltvedtak er et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer. Vedtak i en klagesak er et enkeltvedtak. 21 Utledningen understøttes av det faktum at det i 69 om overgangsordningen går fram at det var de som er nevnt i 37 (2) som skulle underrettes om gjennomført matrikulering etter overgangsordningen. 13 Side20

21 Føringer i matrikkelen har i utgangspunktet status som enkeltvedtak etter forvaltningslovens definisjon, fordi det vanligvis berører rettigheter til en eller flere bestemte personer. Av kapittel V i forvaltningsloven går det blant annet frem at enkeltvedtak skal begrunnes ( 24). I 25 står det videre om begrunnelsens innhold: «I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten vedlegges kopi av framstillingen ( )» I underretningen om vedtaket skal det også gis opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage ( 27). 3.7 Klagesaksbehandling etter forvaltningsloven Det går fram av forvaltningsloven 28 at «et enkeltvedtak kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse». I forvaltningsloven 2 er en part definert som en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. I forbindelse med matrikulering av kommunal veigrunn etter overgangsordningen mener revisjonen at parter for eksempel kan være personer som kan dokumentere eiendomsrett til veien / veigrunnen, eller som har veirett til den veien kommunen ønsker å matrikulere. Fordi avgrensningen av veien i bredden ikke skal avgjøres ved matrikulering av kommunal vei etter overgangsordningen, vil personer som grenser mot veien, men som ikke mener å eie selve veien, ikke være parter i saken. Klager etter matrikkelloven skal sendes til kommunen, som er det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket (jf. forvaltningsloven 32). Ved sin behandling av klagen skal kommunen foreta de undersøkelser klagen gir grunn til, og fatte et av følgende typer vedtak, jf. forvaltningsloven 33: Dersom kommunen mener klagen er begrunnet, skal den oppheve eller endre det påklagede vedtaket. Dersom kommunen ikke mener klagen er begrunnet, og vil opprettholde det påklagede vedtaket, skal klagen sendes videre til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt. Det er fylkesmannen som er klageinstans for kommunale vedtak etter matrikkelloven, jf. 46 i matrikkelloven. Dersom vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger, skal kommunen avvise klagen. Grunnlaget for å avvise en klage kan for eksempel være at klagen ikke fremmet innen klagefristen, eller at klagen er fremmet av personer som ikke har rettslig klageinteresse. Dersom kommunen avviser en klage, skal dette vedtaket ikke videresendes til fylkesmannen. Forvaltningsloven angir ikke noen spesifikk frist for behandling av klager etter forvaltningsloven, men det går fram av 11a at «forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Det går videre fram av 11a i forvaltningsloven at kommunen «snarest mulig» skal sende ut foreløpig svar «dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares» I det foreløpige svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke 14 Side21

22 kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. 3.8 Utsatt matrikkelføring ved klage Av matrikkelforskriften 20 går det fram at: «Når klage er framsatt, skal kommunen vurdere om forvaltningsloven 42 gir grunnlag for utsatt føring av opplysninger i matrikkelen. Dersom føringen allerede er foretatt, skal det anmerkes i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort.» 15 Side22

23 4. Data 4.1 Organisering og roller i matrikuleringsarbeidet Revisjonen har fått opplyst at Askøy kommune startet opp arbeidet med å planlegge matrikuleringen av kommunale veier etter overgangsordningen i matrikkelforskriften høsten Hensikten var å få matrikulert veiene i den perioden unntaksbestemmelsen i matrikkelforskriftens 69 var gjeldende, det vil si innen utgangen av Det blir presisert i intervju at kommunen la til grunn at grensene til naboeiendommer langs veien forble uendret når matrikuleringen etter unntaksbestemmelsen ble gjennomført. Det blir videre vist til at dersom det blir aktuelt å igangsette tiltak som krever at grensen blir klarlagt, vil det måtte avholdes oppmålingsforretning. Revisjonen har fått opplyst at alle umatrikulerte veier i Askøy ble matrikulert innen fristen i 69 i matrikkelforskriften. Totalt har kommunen matrikulert 36 km vei og behandlet 33 saker i samsvar med overgangsordningen. Arbeidet med å matrikulere de kommunale veiene i Askøy kommune har involvert to ulike kommunale enheter: Samferdsel under fagavdelingen Teknisk (tidligere Eiendom/Kommunalteknisk avdeling): Samferdsel har søkt om matrikulering av de kommunale veiene og representerer kommunen som eier av de kommunale veiene. Oppmåling under fagavdelingen Areal og samfunn (tidligere Avdeling for arealbruk): Oppmåling er lokal matrikkelmyndighet og gjennomfører matrikulering av eiendom på bakgrunn av søknad. Krav om matrikulering av offentlig veigrunn i Askøy ble dermed fremsatt av Samferdsel til Oppmåling. Figur 1 nedenfor viser Samferdsel og Oppmåling sin organisatoriske plassering i Askøy kommune: Figur 1: Organisasjonskart Rådmann Areal og samfunn Oppmåling (matrikkelmyndighet) Teknisk Samferdsel (eier av kommunal vei) Øvrige fagavdelinger (7) Øvrige seksjoner (2) Øvrige seksjoner (4) 16 Side23

24 4.2 Gjennomføring av matrikulering av offentlig veigrunn etter 69 i matrikkelforskriften Varsling om matrikulering Som kommunens eierrepresentant for de kommunale veiene, var det Samferdsel som varslet berørte parter om at kommunen ville gjennomføre matrikulering av kommunale veier som ikke allerede var matrikulert. Varslingen tok utgangspunkt i de kommunale veiene i kommunens kart som ikke hadde gårds- og bruksnummer. Varslingen ble gjennomført ved å annonsere i lokal presse (Askøyværingen) og på kommunens hjemmesider. Det ble satt inn flere avisannonser, og hver annonse dekket alle veiene innenfor et geografisk område. I annonsene ble det opplyst at veier innen bestemte gårdsnummer skulle registreres/ matrikuleres, og at målet i denne omgang var å få gårds- og bruksnummer på veiene. Varsling ble også utført ved å skrive brev til alle eiere av eiendommer langs veien (totalt 1800 parter). Dokumentasjon eller erklæring om kommunens eierskap på de veiene som skulle matrikuleres, ble ikke lagt ved varselbrevet. I varselbrevet som ble sendt til de berørte partene gikk følgende frem: «Askøy kommune har i dag en rekke kommunale veier uten eget gnr/bnr. Det informeres nå om at vi starter opp et prosjekt med å få matrikulert/registrert disse veiene, pga. lovendring i: Lov av nr 101 Lov om eiendomsregistrering (matrikkelloven) siste del trådde i kraft I lovens 51 er det overgangsbestemmelser, som utdypes i forskriftens 69; Overgangsordning for matrikulering av umatrikulert offentlig veg- og jernbanegrunn (1) Eksisterende umatrikulert grunn som benyttes til offentlig veg eller jernbane, kan matrikuleres uten at det avholdes oppmålingsforretning dersom den som hevder å være eier av enheten, setter fram krav om det og matrikuleringen er fullført innen 31. desember Med krav skal det følge a) egenerklæring for å være eier av enheten b) kart som viser enheten som kreves matrikulert, og informasjon om grenseforløp for enheten når dette mangler eller er ufullstendig i matrikkelen. (2) Er vilkårene oppfylt, matrikulerer kommunen enheten og utsteder matrikkelbrev til den som har satt fram kravet. (3) Kommunen skal underrette dem som er nevnt i 37 andre ledd om matrikuleringen. Er det nytteløst å få klarlagt hvem dette er eller hvor underrettingen skal sendes, kan underretning skje ved kunngjøring i Norsk Lysningsblad og i minst to aviser som er alminnelig lest på stedet. Underrettingen skal omfatte kart over den matrikulerte enheten og berørte enheter. Underrettingen skal opplyse om klageadgang, klagefrist og til hvem eventuell klage skal settes fram I denne omgang er målet å få bruksnummer på veien. Grensene som oppgis er omtrentlige der det ikke er foretatt oppmåling og det foreligger målebrev. Det presiseres at det ikke er grenselinjene som skal fastlegges i denne omgang. Du mottar dette brevet fordi du står registrert som nabo til følgende kommunale vei som nå skal matrikuleres/registreres. ( )» NAVN OG GNR PÅ VEI Varselet om matrikulering som ble sendt til berørte grunneiere var ikke vedlagt egenerklæring eller annen dokumentasjon på kommunen sitt eierskap til den kommunale veigrunnen. 17 Side24

25 I intervju viser en representant for Samferdsel til at formuleringene i brevet kommunen sendte ut for å varsle om matrikuleringsarbeidet, ble diskutert både med Areal/Oppmåling og med jurister i kommunen. Fra Samferdsel blir det gitt uttrykk for at det av varselbrevene går tydelig fram at veiene det gjelder allerede er kommunal eiendom. Fra Oppmåling blir det på forespørsel vist til at brevet kanskje kunne ha vært tydeligere formulert, men at de i avdelingen opplever det som vanskelig å forklare innbyggerne på en tydelig måte hva matrikulering innebærer. I intervju peker Oppmåling på at det generelt har vært en pedagogisk utfordring å forklare publikum innholdet i unntaksbestemmelsen knyttet til matrikulering av offentlig veigrunn, dvs. at gårds- og bruksnummer kunne etableres uten at det ble foretatt oppmåling, og uten at størrelsen og avgrensningen til det arealet som ble matrikkelført som kommunens eiendom, var avgjort. Av intervju går det fram at Samferdsel opplevde å få mange henvendelser knyttet til varselbrevet kommunen sendte om at de planla matrikulering av kommunal vei. Disse henvendelsene kom i stor grad fra grunneiere som lurte på hva «matrikulering» innebar. Revisjonen får opplyst at Samferdsel da forklarte at matrikulering innebar at eiendommen skulle få gårds- og bruksnummer. Revisjonen har ellers fått opplyst at det sammen med varslingsbrev fulgte kart med påført markering for hvilke vei(er) kommunen krevde matrikulert. Stikkprøvene revisjonen har sett nærmere på bekrefter at kart med markering av veiene ble sendt ut til berørte parter. Kartene er skrevet ut fra kommunens kartsystem. Revisjonen har fått opplyst at kommunen har tatt utgangspunkt i kommunens eksisterende kart, og ikke målt opp grenser i forbindelse med matrikuleringen av de kommunale veiene. Markeringen av veien i de utsendte kartene viste hvor veien begynner og slutter i lengderetningen. Bredden på veien i de utsendte kartene har ulik nøyaktighetsgrad, avhengig av hvordan veien på forhånd var registrert i matrikkelen. Dette innebærer at bredden var nøyaktig angitt i tilfeller der nøyaktig informasjon om veibredde forelå i matrikkelen. I tilfeller der nøyaktig informasjon om veibredde ikke er registrert i matrikkelen, er bredden på veien angitt på bakgrunn av hjelpelinjer eller omtrentlige linjer, slik disse er registrert i matrikkelen. I intervju blir det vist til at kommunen har et godt system for å få oversikt over alle eiendommer som grenser til kommunale veier. I kommunens kart kan en enkelt søke opp hvilke eiendommer som ikke er matrikulert, da disse har gårdsnummer 0 og bruksnummer 0. For å identifisere naboeiendommer til de umatrikulerte veiene, søkte kommunen opp hvilke eiendommer som grenset til umatrikulert eiendom. Nabolister kan tas automatisk ut fra kartsystemet, og nabolistene til grunneiere som ble varslet om matrikulering av kommunal veigrunn, ble generert med utgangspunkt i de eiendommene som grenset til umatrikulerte veier. I stikkprøvene revisjonen har gjennomført, går det frem at kommunen har tatt ut nabolister knyttet til de veiene som den ønsket å matrikulere. Eiendommer som ikke er målt opp, vil være markert med såkalte «sirkler» i kartet, og størrelsen på sirkelen samsvarer da ikke med størrelsen på den faktiske eiendommen. Revisjonen har fått opplyst at slike eiendommer ikke nødvendigvis vil fremgå av de nabolister kommunen får ut automatisk ved søk på nabo til umatrikulert kommunal veigrunn. Dette er fordi «sirkelen» som er tegnet inn i kartet ofte ikke vil gå helt bort til veien. Slike eiendommer må derfor identifiseres manuelt for å få klarhet om de grenser til de veiene som skal matrikuleres. Det er uklart om Samferdsel gjorde en slik manuell gjennomgang av nabolistene ved utsending av varsel, men det blir opplyst at Oppmåling gjorde dette i forbindelse med utsendelse av brev om fullført matrikulering. Revisjonens gjennomgang av stikkprøver viser ett eksempel på at en grunneier ikke var blitt varslet om matrikuleringen i forkant. Denne grunneieren ble oppmerksom på kommunens arbeid med matrikulering av veier i etterkant, ved at vedkommende fikk brev om at matrikulering var 18 Side25

26 gjennomført. Av kartdokumentasjonen i saken går det fram at den aktuelle eiendommen er tegnet inn som en «sirkel» i kartet fordi eiendommen ikke er oppmålt. Revisjonen har fått opplyst i intervju at dette trolig er forklaringen på at eiendommen ikke er kommet med på nabolisten som ble benyttet til utsendelse av varslingsbrev. Revisjonen har ellers fått opplyst at det var flere grunneiere som kontaktet kommunen fordi de mente at veien som skulle matrikuleres ikke var kommunal eiendom, men deres egen. Revisjonen har fått opplyst at dette har ført til at noen veier som ble vurdert som kommunale av kommunen (under ti tilfeller) likevel ikke har blitt matrikulert, fordi det vist seg at kommunen ikke eide dem. Kommunen har i disse tilfellene avsluttet sitt vedlikehold av de aktuelle veiene Dokumentasjon på eierskap Revisjonen har fått opplyst at kommunen har lett i gamle arkiver, både i og utenfor kommunen, for å finne dokumentasjon på at kommunen eier grunnen der de kommunale veiene er plassert. Av intervju går det fram at kommunen noen ganger har lykkes med å finne dokumentasjon på eierskap, andre ganger ikke. Det blir vist til at det ikke alltid finnes skriftlig dokumentasjon på at grunneiere har avgitt grunn til kommunen til veiformål, og at det har vært vanskelig å finne gamle dokumenter. Noen historiske dokumenter har kommunen hatt selv, noe har vært å finne i Statsarkivet eller Meland kommune 22, mens annet arkivmateriell er tapt i brann. Det har variert om kommunen har hentet inn dokumentasjon på eierskap før eller etter at det ble sendt ut varsel om matrikulering til grunneierne langs veien. Samferdsel gjorde bruk av egenerklæring om eierskap til veiene i forbindelse med oversendelse av rekvisisjon på matrikulering til Oppmåling. Egenerklæring ble benyttet i alle saker, både i saker der kommunen fremskaffet dokumentasjon på eierskap, og i saker der kommunen ikke klarte å fremskaffe slik dokumentasjon. Revisjonen er ikke kjent med hvor stor andel av sakene kommunen ikke kunne fremskaffe dokumentasjon på eierskap til veigrunnen. Kommunen hadde ikke fremskaffet dokumentasjon på eierskap i forkant av matrikuleringen i noen av de fem stikkprøvene revisjonen har sett nærmere på. Det blir vist til at kommunen hadde knapp tid for gjennomføring av matrikulering etter unntaksbestemmelsen i 69 i matrikkelforskriften, og at det derfor var noen saker der det kun ble sendt egenerklæring på eierskap selv om dokumentasjon på eierskap kunne ha blitt fremskaffet. Det blir vist til at dette i stor grad har vært et ressursspørsmål, og at kommunen ved fremskaffing av dokumentasjon både har vært avhengig av egne ressurser, og av andre myndigheter som f.eks. Meland kommune eller Statens veivesen. I intervju viser en representant for Samferdsel til at avdelingen, som representant for kommunen som eier, ikke skal avgjøre om kommunen er grunneier, men kun erklære eierskap til de kommunale veiene i forbindelse med rekvisisjon til Oppmåling om å få gjennomført matrikuleringen. Det blir videre vist til at Oppmåling må ta stilling til om Samferdsels dokumentasjon på eierskap er god nok Behandling av søknader om matrikulering etter unntaksbestemmelsen Intervju og stikkprøver viser at Samferdsel, sammen med forespørsel om matrikulering, oversendte dokumentasjon til Oppmåling i form av erklæring om eierskap, kartvedlegg og tilhørende tilgjengelig dokumentasjon for de aktuelle veistrekkene. Kartvedleggene var utskrifter fra kommunen sitt kartsystem, der de veiene Samferdsel ba om å få matrikulert, var merket. Rekvisisjon på matrikulering og erklæring om eierskap på de veiene Samferdsel ønsket å matrikulere, ble sendt til Oppmåling høsten Likevel ble ikke matrikulering gjennomført av 22 Deler av Askøy var tidligere del av Meland kommune. 19 Side26

27 Oppmåling før høsten Revisjonen har fått opplyst at bakgrunnen for dette var at Oppmåling etterspurte ytterligere dokumentasjon 23 på eierskap fra Samferdsel, og at dokumentasjonen først ble oversendt høsten I fire av de fem gjennomgåtte stikkprøvene går det fram at Samferdsel sendte brev til Oppmåling høsten I disse brevene ble det vist til tidligere korrespondanse i saken, og konkludert med at dokumentasjon på eierskap ikke kunne fremskaffes. Videre ble det vist til at: «Generelt er det svært begrenset med dokumentasjon på eierskap til offentlige veger. Dette har sammenheng med at mange vegovertakelser har vært gjennomført langt tilbake i tid, og det var vanlig at innbyggerne i bygden ga fri grunn for å få etablert veg. Vi har ikke kunnet fremskaffe dokumentasjon på eierskap av vegene på gnr. Vegene har vært driftet og vedlikeholdt av kommunen i lang tid. Verken gjennom denne tiden eller nå, når matrikuleringen har vært annonsert og tilstøtende eiendommer har vært tilskrevet, har noen stilt spørsmålstegn til kommunens eierskap til veggrunnen. På denne bakgrunn vil vi fastholde vårt krav om matrikulering.» Matrikuleringen av veiene med tildeling av bruksnummer og registrering i matrikkelen, ble fullført innen utgangen av Føring i matrikkelen og bruk av hjelpelinjer Revisjonen har fått opplyst at kommunen besluttet at en ved matrikuleringen av veiene ville etablere samme bruksnummer for alle kommunale veier innenfor ett og samme gårdsnummer. I intervju blir det pekt på at dette er praktisk f.eks. dersom kommunen kjøper eiendom i forbindelse med veiutvidelse. Da kan de kjøpte tilleggsarealene innlemmes i det bruksnummeret som kommunen allerede har på veien. Gjennom søk i Statens kartverk sine nettbaserte kart, undersøkte revisjonen hvilken informasjon som var registrert i matrikkelen på de vei-eiendommene som inngikk i revisjonens fem stikkprøver. Veiene er registrert i kartet, og det går fram av fargekoder på de inntegnede grensene hvor nøyaktige grensene langs de ulike grunneiendommene som veien grenser til, er. I alle de fem stikkprøvene er det eksempel på at grensen langs deler eller hele veien tegnet inn med fargekoden «hjelpelinje veikant». I Statens kartverk sitt kart er det i forbindelse med hver av eiendommene mulig å hente fram hvilken eiendomsinformasjon som er registrert på det enkelte bruksnummer. Revisjonen fant at det i eiendomsinformasjon knyttet til alle de fem bruksnumrene som ble undersøkt i stikkprøvene lå inne merknad om at det ved registreringen av eiendommen var benyttet «hjelplinje veikant». På flere av eiendommene er det også oppført «noen fiktive linjer», og «hjelpelinje vannkant». Slik informasjon er også oppført knyttet til hver av de teiger som vei-eiendommen består av Orientering om at matrikulering er gjennomført Orientering om at matrikulering var gjennomført ble sendt per brev til alle berørte grunneiere, og ikke annonsert i avis. Revisjonen har fått opplyst at melding til grunneiere om fullført matrikulering i de fleste saker ble sendt ut samme dag eller få dager etter at matrikuleringen var gjennomført. Stikkprøvene viser at brevene om fullført matrikulering blant annet inneholdt følgende felles formuleringer: «Matrikuleringen er nå gjennomført. Det vil si at kommunale veger har fått tildelt gårds og bruksnr. og har blitt registrert i matrikkelen. Matrikkelen er landets offisielle eiendomsregister. Matrikuleringen innebærer ingen endring i avgrensningen av vegene.» 23 Det blir opplyst at dette ble gjort muntlig og per e-post, og at denne kontakten ikke er registrert i kommunens arkiv. 20 Side27

28 I brevet blir det videre informert om hvilket gårds- og bruksnummer eiendommen er blitt tildelt, vist til vedlagt kart og kommunens kart på nettet og opplyst om klagerett, klageinstans og klagefrist. De intervjuede representantene fra Oppmåling svarer på forespørsel at det i brevet som orienterte om at matrikuleringen var gjennomført, kunne kommet tydeligere frem at matrikuleringen innebar at kommunen bekreftet eiendomsretten til den/de veiene som var matrikulert. Revisjonen har fått opplyst at kartutskriftene som ble benyttet som vedlegg til varselbrev og brev om fullført matrikulering til berørte grunneiere, i prinsippet de er samme, dvs. utskrifter fra kommunens kartsystem. Det kan likevel ha variert hvilken målestokk som ble benyttet da kartene ble skrevet ut. 4.3 Klagesaker Dokumentasjonen revisjonen har mottatt fra Askøy kommune viser at 11 av de 33 gjennomførte matrikuleringene av kommunal veigrunn, er påklaget. I tre av sakene foreligger det to klager, og det totale antallet klagesaker er dermed 14. Alle klagene på matrikuleringen er blitt sendt til Oppmåling, som er den enheten i kommunen som har gjennomført matrikuleringen. Revisjonen har fått opplyst at det ikke er utarbeidet rutiner for håndtering av klager i oppmålingssaker. Det blir vist til at Oppmåling vanligvis har få klager, men at jurister på avdelingen ble kontaktet i forbindelse med håndtering av klager knyttet til matrikulering etter unntaksbestemmelsen om matrikulering av offentlig veigrunn. Revisjonen har fått opplyst at Oppmåling hadde gjennomført matrikuleringen før klagene ble mottatt av kommunen. Det er ikke er skrevet inn anmerkninger i matrikkelen om at det er kommet inn klage og at matrikkelføringen kan bli omgjort knyttet til de saker der det er innkommet klage Klager knyttet til veibredde Revisjonen har fått opplyst at de fleste klagene på matrikulering var knyttet til veibredde, og at alle disse klagene ble avvist av kommunen. I enkelte av de stikkprøvene revisjonen undersøkte nærmere, har klager omtalt både vegbredde og andre forhold, og det er i enkelte av klagene ikke tydelig om det er vegbredde eller andre forhold som er tema for klagen. En av de stikkprøvene revisjonen så nærmere på, gjaldt klage knyttet til veibredde. I denne saken ble det sendt ut foreløpig svar innen en måned, og fattet vedtak om å avvise klagen ca. 3,5 måneder etter at klagen var innkommet. Vedtak om å avvise klagen ble påklaget, og denne klagen ble behandlet i Komité for teknikk og miljø og hos fylkesmannen, som beskrevet i avsnittet ovenfor. Kommunen mottok to klager på at kommunen hadde avvist klagene. Disse sakene ble behandlet i Komité for teknikk og miljø, som fattet vedtak i samsvar med administrasjonen sin innstilling om å ikke gi klager medhold. De to sakene ble deretter videresendt til fylkesmannen for endelig avgjørelse. Fylkesmannen har i begge disse sakene opprettholdt Askøy kommunes vedtak om å avvise klagen. I vedtaksbrevene fra fylkesmannen blir dette begrunnet med at Askøy kommune har lagt frem dokumentasjon på at matrikuleringen ikke har omfattet grensene til naboeiendommer eller klagernes eiendommer. Det blir vist til at en forutsetning for å matrikulere 21 Side28

29 etter overgangsregelen i 69 i matrikkelforskriften var at eksisterende grenser og faktiske forhold skulle legges til grunn, og at ingen nye grenser skal oppstå Klager knyttet til eiendomsrett til grunnen der veien er plassert Revisjonen har fått opplyst i intervju at Oppmåling har sendt fem klagesaker til Samferdsel for uttale. Det blir opplyst at dette gjelder saker der klagerne mener de eier grunnen der kommunen har matrikulert vei. Stikkprøvene revisjonen har gjennomført viser at Oppmåling i forbindelse med oversendelse av sakene til Samferdsel ba om at en «eventuell uttalelse knyttet til klagene må være oss i hende innen fire uker». Klagene i disse stikkprøvene ble sendt over til Samferdsel fra Oppmåling 28. januar Revisjonen har fått opplyst at det ikke er registrert noen ytterligere dokumentasjon i saken i kommunen sitt saksbehandlingssystem. Fra Samferdsel blir det pekt på at det oppfattes som naturlig at Oppmåling ba dem om å uttale seg om klagesakene. I intervju med Oppmåling blir det opplyst at Oppmåling har oppfordret Samferdsel til å gå i dialog med klagerne i disse sakene. Samferdsel opplyser å ha hatt dialog med klager i utvalgte saker der avdelingen har ment at dette har vært hensiktsmessig. Det har ikke vært skrevet referat fra disse møtene. Oppmåling har ikke deltatt i gjennomførte møter med klagere. Per november 2013 er en klage opplyst å være avslått på bakgrunn av dokumentasjon frembrakt av Samferdsel. Da revisjonen stilte nærmere spørsmål om denne saken, ble det opplyst at klager i denne saken fikk tre ukers frist til å komme med merknader til kommunens fremlagte dokumentasjon. Oppmåling fikk ikke tilbakemelding fra klager innen den fastsatte fristen, og anså saken som avsluttet, uten at det ble sendt brev til klager om dette. Oppmåling opplyser at de i ettertid ser at de burde stilt klager spørsmål om klagen skulle opprettholdes, og at de etter at klagefristen var ute burde sendt brev om at matrikuleringen ble opprettholdt. Revisjonen har fått opplyst at de øvrige fire klagesakene knyttet til eiendomsrett til grunnen ikke er ferdig behandlet, og at Oppmåling i disse sakene venter på avklaring fra Samferdsel knyttet til dialog med klager. Representantene fra Oppmåling mener det er uheldig at behandlingen av enkelte klager har tatt lang tid. De viser til at de har fått forståelse av at det har vært dialog mellom Samferdsel og klagere, og at det har sett ut som om partene ville komme til enighet. Fra Samferdsel blir det presisert at i de tilfellene der avdelingen ikke har kommet til enighet med klager, må Oppmåling ta stilling til om matrikulering kan gjennomføres. Samferdsel mener dette innebærer at Oppmåling må vurdere om den dokumentasjonen Samferdsel har fremlagt på kommunens eierskap, er god nok. Fra Oppmåling har revisjonen fått opplyst at de på bakgrunn av resultatet av dialogen mellom klager og Samferdsel, og dokumentasjon partene legger frem, vil ta endelig stilling til klagene. De opplyser at i saker der partene ikke kommer til enighet eller klarhet om eierforholdet, vil matrikulering på aktuell veistrekning måtte reverseres, og teigen tilbakeføres som eiendom uten gnr/bnr (0/0) Foreløpig svar Revisjonen har i intervju fått opplyst at foreløpig svar er sendt til alle som har klaget. 24 Fylkesmannens vedtak i to klagesaker knyttet til matrikulering av offentlig veigrunn i Askøy kommune. Fylkesmannens referansenr: 2013/ og 2013/ Side29

30 Ved gjennomgang av stikkprøvene fant revisjonen at foreløpig svar var sendt til klagerne innen ca. en måned etter at klagene var mottatt. Det blir i alle de foreløpige svarene opplyst at kommunen vil behandle sakene i løpet av 2-3 måneder. Stikkprøvene viser imidlertid at saksbehandlingstiden i fire slike saker har vært mellom 12 og 13 måneder, og at sakene per januar 2014 ennå ikke er avgjort Utforming av vedtak Av de seks klagesakene revisjonen gikk gjennom i stikkprøvene, var det kun fattet vedtak i en av sakene. Hovedtema for klagen i denne saken var veibredde, og kommunens administrative vedtak i saken var at klagen ble avvist. Vedtaket er formulert på følgende måte: «Klagen gjelder i hovedsak avgrensning av den kommunale vegen. Da avgrensning mot naboeiendommer ikke har vært tema for matrikuleringen, avvises klagen.» Brevet henviser til og beskriver faktiske forhold, herunder også at den veibredden som går fram av det utsendte kartet er knyttet til de fiktive grenselinjer som Statens kartverk tegnet inn i forbindelse med overgang til matrikkelloven. Nederst i brevet er det opplyst om klagerett, klagefrist og klageinstans. Det er ikke henvist til de bestemmelser vedtaket bygger på, men disse bestemmelsene fremgår av kommunens tidligere utsendte brev om fullført matrikulering. Kommunens vedtak om avvisning av klage ble ikke videresendt til fylkesmannen, og det blir fra kommunen vist til at dette er i henhold til regelverket. 23 Side30

31 5. Vurdering Revisjonen mener det er positivt at Askøy kommune gjorde bruk av overgangsordningen for matrikulering av kommunal veigrunn som varte fram til utgangen av Dette var en ordning som gjorde det mulig for kommunen å få matrikulert kommunale veier uten at ressursbruken ble for stor. Undersøkelsen viser videre at matrikuleringen av de kommunale veiene har bidratt til å avklare eierskap og vedlikeholdsansvar for veier i kommunen. Avklaringene har gjort at kommunen ikke lenger påtar seg kostnader og ansvar knyttet til vedlikehold av enkelte veier som viste seg å være private. Revisjonen har forståelse for de pedagogiske utfordringene som lå i å formidle informasjon til publikum om matrikulering og overgangsordningen for matrikulering av veier på en lettfattelig måte. Kommunens erfaringer med at det har vært vanskelig å forklare hva matrikulering innebærer, og at en har fått henvendelser omkring dette, viser likevel at har vært et behov for å tydeliggjøre og forbedre den skriftlige informasjonen som ble gitt til publikum i forbindelse med matrikuleringen av veiene. Avsnittene nedenfor gir revisjonens utdypende vurderinger knyttet til ulike faser av arbeidet med matrikuleringen av veiene. 5.1 Har Askøy kommune fulgt riktige saksbehandlingsprosedyrer i forbindelse med matrikulering av offentlig veigrunn, jf. overgangsbestemmelsene i matrikkelforskriftens 69? Varsel i forkant av matrikuleringen Revisjonen mener at kommunen i all hovedsak gjorde et godt arbeid med å skaffe oversikt over hvilke eiendommer som grenset til de kommunale veiene som skulle matrikuleres. Varselbrev til berørte grunneiere ble sendt ut høsten Samtidig ble det satt inn annonser i Askøyværingen med varsel om matrikuleringen av veiene. Kommunens framgangsmåte for varsling med brev til berørte grunneiere og avisannonser tilfredsstiller etter revisjonen sin vurdering etterlevelse av kravet til å nå fram til de personer som skulle varsles, i samsvar med 37 i matrikkelforskriften og Statens kartverk sin forståelse av krav til varsling i slike saker. Undersøkelsen viser likevel et eksempel på at kommunen glemte å varsle en eier av en eiendom langs en vei som skulle matrikuleres. At denne grunneieren ikke kom med på nabolisten, skyldtes sannsynligvis at vedkommendes eiendom ikke var målt opp, og dermed ikke kom med på nabolisten ved hjelp av automatisk søk etter eiendommer som grenset mot veien. Undersøkelsen viser at den grunneieren som ikke ble varslet, ble underrettet etter fullført matrikulering. Revisjonen mener derfor at manglende varsling ikke har hatt konsekvenser for utfallet av saken. Når det gjelder innholdet i varselbrev som ble sendt ut til eiere av eiendommer langs veien, står det oppført at: «I denne omgang er målet (med matrikuleringen) å få bruksnummer på veien. ( ) Det presiseres at det ikke er grenselinjene som skal fastlegges i denne omgang.». Revisjonen mener at teksten i varselbrevet ikke i tilstrekkelig grad klargjør at matrikuleringen av veiene hadde en mulig konsekvens for eiendomsforholdene til veien. Som det går fram av punkt i revisjonskriteriene, mener revisjonen at det kan utledes av regelverket at bestemmelsene om varsling knyttet til oppmålingsforretning i 37 i matrikkelforskriften, gir føringer for innholdet i et varsel knyttet til matrikulering av offentlig veigrunn så langt de passer. I 37 (7), b) går det fram at varselet skal anmode partene om å påvise sine grenser og stedbundne rettigheter under forretningen, og sende kopi til kommunen av 24 Side31

32 eventuelle dokumenter som kan bidra til å belyse forholdene. De varselbrevene Askøy kommune sendte ut i forbindelse med matrikuleringen av veiene inneholdt ingen anmodning om at berørte grunneiere skulle påvise sine grenser eller sende kopi av dokumentasjon på eventuelt eierskap til kommunen. Revisjonen mener at dette ville vært aktuelt for de grunneiere som eventuelt måtte mene at de hadde eierskap til veien / grunnen der veien lå. Revisjonen mener at etterspørsel etter dokumentasjon ville vært særlig relevant fordi kommunen i flere av sakene ikke selv klarte å fremskaffe dokumentasjon på eierskap av veien. 25 Etter revisjonens vurdering kunne kommunen også med fordel kunne ha tydeliggjort at den gjorde krav på å være eier til veien / veigrunnen ved å legge egenerklæringen om eierskap til kommunal vei som vedlegg til varselbrevet. Askøy kommune benyttet egenerklæringen kun i kommunens interne korrespondanse mellom Samferdsel og Oppmåling. På samme måte som i varselbrevet går det fram av de annonsene som ble satt inn i lokalavisen at formålet med matrikuleringen av veiene var å få bruksnummer på veiene. Revisjonen mener at de eiendomsmessige konsekvensene av matrikuleringen kunne vært tydeligere presisert også i avisannonsene. De ovenfor nevnte mangler ved varselet kan etter revisjonens vurdering betraktes som en saksbehandlingsfeil. Uklar oppfordring i varselet kan medføre mangelfullt beslutningsgrunnlag for kommunen fordi en risikerer at kommunen ikke har hentet inn eventuell dokumentasjon på eierskapsforholdene til veigrunnen. Saksbehandlingsfeil kan få betydning for gyldigheten av vedtak om matrikulering, og publikums reelle frist for å klage. Som en konsekvens av dette kan kommunen være forpliktet til å behandle eventuelle klager som kommer inn, selv om klagefristen for matrikuleringsvedtaket etter 69, er utløpt. I praksis vil dette kun være aktuelt for saker der berørte grunneiere mener at de eier eller har generelle rettigheter knyttet til grunnen som veien ligger på Bruk av kart og informasjon om grensefastsetting I 69 i matrikkelforskriften går det fram at det i forbindelse med krav om matrikulering skal benyttes «best mulig tilgjengelige kart for området». Kommunen gjorde i forbindelse med krav om matrikulering fra Samferdsel til Oppmåling bruk av utskrifter fra kommunens eget kartsystem. Slike utskrifter kan etter revisjonen sin vurdering betraktes som best mulig tilgjengelig kart, i samsvar med kravet i forskriften. Det var de samme kartutskriftene som ble benyttet ved varsel og underretning til berørte grunneiere. Som det går fram av punkt 3.5 i revisjonskriteriene, blir det fra ulike faginstanser gitt uttrykk for noe forskjellige oppfatninger om hvorvidt det var en akseptert fremgangsmåte å benytte hjelpelinjer / fiktive grenser ved matrikulering av veier i henhold til overgangsordningen ( 69 i matrikkelforskriften). Fylkesmannen i Hordaland har i sitt vedtak i en klage til Askøy kommune 26 gitt uttrykk for aksept for Askøy kommune sin framgangsmåte ved bruk av fiktive grenser i matrikuleringen. Revisjonen mener at fylkesmannens myndighet som klageinstans medfører at fylkesmannens tolkning av regelverket må tillegges vesentlig vekt. Etter revisjonens vurdering må derfor kommunens bruk av hjelpelinjer ved matrikulering av veier etter 69, betraktes som en akseptert løsning innenfor rammene av regelverket. Revisjonen legger her til grunn at kommunen i eiendomsinformasjonen knyttet til hver av de matrikulerte eiendommene, har oppført merknad om at de inntegnede grensene er hjelpelinjer / fiktive grenser. Dette innebærer at kommunen ved bruk av hjelpelinjer dermed ikke har tilegnet seg eiendomsrett på bekostning av grunneiere som grenser langs veien. Slik informasjon er registrert i matrikkelen i alle de fem stikkprøvesakene revisjonen har undersøkt. 25 Revisjonen har valgt å justere denne setningen i tråd med innspill i rådmannens høringsuttalelse. 26 Fylkesmannen i Hordaland: Klage Askøy Gnr 28 bnr 226 Matrikulering av kommunal veg. Datert Side32

33 Revisjonen mener likevel at kommunen i sin korrespondanse med berørte grunneiere burde ha gitt en mer utdypende forklaring på hvorfor matrikuleringen av de kommunale veiene etter overgangsordningen ikke innebar at det ble fastsatt nye grenser langs veien. Dette ville ha innebåret at en forklarte hvordan grenser er registrert i matrikkelen, og at enkelte grenser, som følge av manglende oppmåling, er unøyaktig nedtegnet i kartutskriften som ble sendt ut sammen med varsel- og underretningsbrevene. Det kunne også vært presisert at det vil være dokumentasjon 27 i form av skyldelingsforretninger mv. som vil avgjøre hvor grensene mellom kommunens vei og naboeiendommer faktisk går. Revisjonen mener at en klargjøring av dette forholdet kunne ha begrenset antall henvendelser og klager i etterkant av gjennomført matrikulering. De fleste av de klagene som kom inn gjaldt avgrensingen av veien. Slike klager var ikke relevante fordi matrikuleringen ikke gjaldt avgrensingen av veien. 5.2 Er vedtakene om matrikulering av offentlig veggrunn utformet i samsvar med sentrale krav i regelverket? Selv om føringer i matrikkelen i utgangspunktet er enkeltvedtak, kan det etter revisjonens vurdering stilles spørsmål ved om matrikulering av kommunal veigrunn etter 69 vil ha status som enkeltvedtak i saker der matrikuleringen ikke berører eiendomsretten eller grensene til grunneiere langs veien. Samtidig går det fram av 69 i matrikkelforskriften at det i underretning om gjennomført matrikulering, skal opplyses om klageadgang, klagefrist og til hvem eventuell klage skal settes fram. Dersom det skal være mulig for parter som opplever å være berørt av matrikulering å klage, mener revisjonen derfor at vedtaket bør ha en form som gjør at det går tydelig fram hva som er vedtatt, og at vedtaket er begrunnet på lik linje med et enkeltvedtak. Revisjonen mener at vedtaket om matrikulering kunne vært bedre begrunnet. Underretningsbrevet viser til relevante lovparagrafer, men det er ikke gjengitt nærmere hva som er innholdet i regelverket. Når det gjelder faktiske forhold, er det i hovedsak vist til varselbrevet som ble sendt ut to år tidligere. Etter forvaltningsloven er det anledning til å vise til tidligere fremstilling i en sak, men med bakgrunn i den tiden som var gått, mener revisjonen det ville vært rimelig å gi en mer utfyllende beskrivelse av de faktiske forholdene i underretningen om vedtak. Når det gjelder hva som var det konkrete innholdet i vedtaket / den gjennomførte matrikuleringen, mener revisjonen at kommunen i sine underretningsbrev om matrikulering til berørte grunneiere burde ha gitt tydeligere informasjon om hva kommunens vedtak om matrikulering av veigrunn innebar. Dersom det hadde gått fram at matrikuleringen innebar at kommunen nå hadde bekreftet eiendomsretten til den/de veiene som var matrikulert, ville det vært tydeligere at eiendomsrett var et forhold det eventuelt var aktuelt å klage på. Etter revisjonens vurdering er det i underretningsbrevet på en tydelig måte opplyst om klageadgang på matrikuleringen, jf. matrikkelforskriften Er klagene på matrikuleringen behandlet i samsvar med kravene i forvaltningsloven? De klagene på vedtak om matrikulering som revisjonen har gjennomgått, er blitt mottatt av kommunen i perioden nov- des Revisjonen har fått dokumentert at det er sendt ut foreløpig svar i samsvar med 11 a i forvaltningsloven i de stikkprøvene revisjonen har gjennomgått, og ellers fått opplyst at slikt svar er sendt ut i alle saker. I de foreløpige svarene revisjonen har hatt tilgang til, opplyser kommunen om at klagesakene vil bli behandlet innen 2-3 måneder. Denne saksbehandlingstiden er overskredet med mange måneder i fire saker. Kommunen har ikke sendt ut ny informasjon om saksbehandlingstid til 27 Revisjonen har valgt å justere denne setningen i tråd med innspill i rådmannens høringsuttalelse. 26 Side33

34 klagerne. Undersøkelsen viser at saksbehandlingen har tatt tid fordi Oppmåling har avventet uttalelse fra Samferdsel også etter at intern frist for tilbakemelding var gått ut, fordi avdelingen hadde fått inntrykk av at Samferdsel var i ferd med å komme til enighet med klagerne. Undersøkelsen viser samtidig at Samferdsel ikke har vært i dialog alle klagerne, og at Oppmåling også har avventet behandling av saker der det ikke har vært dialog med klager. Revisjonen vil understreke at det er Oppmåling som er ansvarlig for å behandle klagesaker knyttet til matrikulering av offentlig veigrunn. Manglende ferdigbehandling av klagesakene er etter revisjonens vurdering ikke i samsvar med prinsippet i forvaltningsloven 11a om at forvaltningsorganet skal behandle saken uten ubegrunnet opphold. Etter revisjonens vurdering er det heller ikke tilfredsstillende at saksbehandlingstiden i disse klagesakene har strukket seg over så lang tid ut over det klager har fått informasjon om i foreløpig svar fra kommunen, uten at klager har blitt oppdatert om behandlingen av klagesaken. Revisjonen mener at Askøy kommune må sikre at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet. Undersøkelsen viser at Samferdselsavdelingen har gjennomført møter med berørte grunneiere uten at det er skrevet referat fra disse møtene. Revisjonen mener at det som hovedprinsipp bør skrives referat fra de møter kommunen avholder med eksterne parter, særlig når den informasjonen som fremkommer i møtet kan være aktuell som grunnlag for saksforberedelse ved enkeltvedtak, jf. kap IV i forvaltningsloven, eller for å kunne dokumentere i ettertid hva som er de ulike parters ståsted. Revisjonen mener det var korrekt av kommunen å avvise klagesaker som omhandlet veibredde, da dette ikke var relevant for matrikulering av kommunal veigrunn etter overgangsordningen. Fylkesmannen sin klagesaksbehandling bekrefter også dette. I ett tilfelle har kommunen ved Oppmåling avsluttet en klagesak på bakgrunn av at den ikke mottok merknader på frembrakt dokumentasjon. Revisjonen mener at det er i denne saken ikke fattet et gyldig vedtak i samsvar med forvaltningsloven 33. Revisjonen vil presisere at kommunen må sikre at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen. Revisjonen har fått opplyst at det ikke er ført i matrikkelen at det er innkommet klager i forbindelse med matrikulering av offentlig veigrunn. Dette er ikke i samsvar med matrikkelforskriften 20. Askøy kommune må derfor sørge for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort. Av de seks klagesakene revisjonen gikk gjennom i stikkprøvene, var det kun fattet vedtak i en av sakene. Revisjonen mener at administrasjonens vedtak er fattet i samsvar med kravene til enkeltvedtak i forvaltningsloven kapittel V. Med bakgrunn i de stikkprøvene revisjonen har gjennomgått, mener revisjonen at Askøy kommune har hatt en korrekt praksis når det gjelder hvorvidt klager skal videresendes til fylkesmannen som klageinstans, jf. forvaltningsloven Side34

35 6. Anbefalinger Tidsfristen for å gjennomføre matrikulering av tidligere umatrikulert veggrunn, jf. 69 i matrikkelforskriften, gikk ut Det er derfor ikke aktuelt å komme med anbefalinger knyttet til gjennomføring av saksbehandlingsprosedyrer i henhold til overgangsordningen. Basert på funn som er avdekket i rapporten og revisors vurderinger, vil revisjonen anbefale at Askøy kommune iverksetter følgende tiltak: 1. Sikrer at alle klagesaker knyttet til matrikulering av kommunal veigrunn snarest blir ferdigbehandlet av kommunen. 2. Sikrer at klagesaker ikke avsluttes uten at det er formidlet på en tydelig måte til klager hvorvidt klage er avvist, omgjort eller videresendt til klageinstansen, jf. forvaltningsloven Sørger for at det i saker der det kommer inn klager på matrikkelføring som allerede er foretatt, blir ført i matrikkelen at klage er innkommet og at føringen kan bli omgjort, jf. matrikkelforskriften Kommunen må sikre god samhandling mellom egne enheter for å ivareta effektiv saksbehandling. 28 Side35

36 Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra rådmannen i Askøy kommune 29 Side36

37 30 Side37

38 Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokumenter og litteratur Regelverk, forarbeid, lovkommentarer og veiledere Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova). LOV Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Forskrift om eiendomsregistrering (matrikkelforskriften). FOR KMD. Det kongelege miljøverndepartement: Matrikkellova kommentarer til lov og forskrift. Fjerde utgave. Oslo, 21. august Det kongelege miljøverndepartement: Ot. Prp. Nr 70, : Om lov om eigedomsregistrering. Statens kartverk: Føringsinstruks for matrikkelen. Dokumenter fra Askøy kommune Seksjon oppmåling: Omtale av hvordan kommunen har gått fram ved gjennomføring av matrikuleringen. Oversikt over de saker/veier Askøy kommune har matrikulert etter overgangsordningen i matrikkelforskriften 69, med informasjon knyttet til status i den enkelte sak. Andre kilder Statens kartverk: Presentasjonen Temadag veg. Molde 09. mars Veg og jernbanesaker i matrikkelen. rnbanesakerimatrikkelen.pdf Statens kartverk: Overgangsordning for matrikulering av umatrikulert offentlig veg- og jernbanegrunn Fylkesmannen i Hordaland: Fylkesmannens vedtak i to klagesaker knyttet til matrikulering av offentlig veigrunn i Askøy kommune. Fylkesmannens referansenr: 2013/ og 2013/ Side38

39 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS Side39

40 Godtgjørelse til politikerne er ikke budsjettert eksplisitt. I tillegg til det som vist over ligger det innkommne fakturaer fra Deloitte til godkjenning som ikke ennå er attestert/anvist. Disse gjelder forvaltningsrevisjon barnevernstjenesten og vedr. investeringsorosjektene vår. Til sammen utgjør disse ca kr eks. mva.

41 SAMARBEID OM BRANNVESEN FJELL, SUND, ØYGARDEN OG ASKØY Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for teknikk og miljø 121/ Formannskapet 51/ Kommunestyret 43/ Saksbehandler: Pål Fromreide Hansen Arkivsaknr.: 2013/ Møtebehandling i Formannskapet Innstilling/vedtak: 1. Henviser til tidligere vedtak hvor Askøy skal ha eget brannvern. Formannskapet fastholder dette vedtaket. 2. Utredningen angående en sammenslåing med Sotra regionen taes til etterretning og må sees i sammenheng med en eventuell fremtidig organisering. Dette må en i så fall komme tilbake til om og når det skulle bli aktuelt. 3. Formannskapet er også kjent med Bergensalliansens utredninger og tar disse til orientering. Behandling: Rosalind Fosse (FrP) fremmet innstillingen i UTM som fellesforslag fra FrP og AP: 1. Henviser til tidligere vedtak hvor Askøy skal ha eget brannvern. Formannskapet fastholder dette vedtaket. 2. Utredningen angående en sammenslåing med Sotra regionen taes til etterretning og må sees i sammenheng med en eventuell fremtidig organisering. Dette må en i så fall komme tilbake til om og når det skulle bli aktuelt. 3. Formannskapet er også kjent med Bergensalliansens utredninger og tar disse til orientering. Øystein Gundersen (H) fremmet følgende forslag: Askøy Brann & Redning står i 2014 foran store omorganiseringer. Det skal innføres nytt vaktsystem, ferdigstilles og flyttes inn i ny brannstasjon samt implementere nytt radiosamband(tetra) Side41

42 En omorganisering av brannvesenet i denne perioden ikke vil være hensiktsmessig. Vi er kjent med at det pågår mange prosesser både sentralt fra Justis- og beredskapsdepartementet, Brannstudien, og regionalt om Brannvesenets framtidige organisering. Det er gitt en høringsuttalelse fra Askøy kommune via Bergens Alliansen, der vi ber om at vår region kan bli et pilotprosjekt. Dette forprosjektet må stilles i bero inntil en konklusjon fra Brannstudien foreligger. Avstemming: FRP/APs fellesforslag: For: 6 st.(2 FrP, 4 AP) Øystein Gundersens forslag: For: 4 st. (3H, 1V) Møtebehandling i Utvalg for teknikk og miljø Vedtak: 1. Henviser til tidligere vedtak hvor Askøy skal ha eget brannvern. UTM fastholder dette vedtaket. 2. Utredningen angående en sammenslåing med Sotra regionen taes til etterretning og må sees i sammenheng med en eventuell fremtidig organisering. Dette må en i så fall komme tilbake til om og når det skulle bli aktuelt. 3. UTM er også kjent med Bergensalliansens utredninger og tar disse til orientering. Behandling: Ivar Ådlandsvik orienterte om RS 68/14 Thorleif Thorsen (H) fremmet følgende forslag: Saken utsettes. Leder Helge Andreassen (FRP) fremmet følgende forslag: 4. Henviser til tidligere vedtak hvor Askøy skal ha eget brannvern. UTM fastholder dette vedtaket. 5. Utredningen angående en sammenslåing med Sotra regionen taes til etterretning og må sees i sammenheng med en eventuell fremtidig organisering. Dette må en i så fall komme tilbake til om og når det skulle bli aktuelt. 6. UTM er også kjent med Bergensalliansens utredninger og tar disse til orientering. Thorleif Thorsen (H) fremmet følgende forslag: Askøy Brann & Redning står i 2014 foran store omorganiseringer. Det skal innføres nytt vaktsystem, ferdigstilles og flyttes inn i ny brannstasjon samt implementere nytt radiosamband(tetra) En omorganisering av brannvesenet i denne perioden ikke vil være hensiktsmessig. Side42

43 Vi er kjent med at det pågår mange prosesser både sentralt fra Justis- og beredskapsdepartementet, Brannstudien, og regionalt om Brannvesenets framtidige organisering. Det er gitt en høringsuttalelse fra Askøy kommune via Bergens Alliansen, der vi ber om at vår region kan bli et pilotprosjekt. Dette forprosjektet må stilles i bero inntil en konklusjon fra Brannstudien foreligger. Avstemming: Thorleif Thorsens utsettelsesforslag: Leder Helge Andreassens forslag: Thorleif Thorsens forslag: For: 4 st. (4H) mot: 7 st. For: 7 st. (2FRP, 3 AP. 1KRF, 1SV) mot: 4 st. For: 4 st. (4H) mot: 7 st. RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ett felles brannog redningsvesen med navnet Vest-Hordaland brann & redning (VHBR). 2. Det nye brannvesenet anbefales organisert som et interkommunalt selskap. 3. Selskapet etableres innen Prosessen med etablering av selskapet blir gjennomført som et prosjekt med egen prosjektleder. 5. Det velges et interimsstyre som skal være ansvarlig for etableringen. Styret blir satt sammen med 2 representanter fra Askøy, 2 fra Fjell, 1 fra Sund og 1 fra Øygarden. I tillegg velger de ansatte to-tre representanter for de tre brannvesen. Totalt 8-9 personer. SAMMENDRAG Utvalg for teknikk og miljø i Askøy kommune vedtok å gjennomføre et forprosjekt sammen med Øygarden kommune og Sotra Brannvern IKS (Fjell og Sund kommuner). Forprosjektet har resultert i en rapport som anbefaler å slå sammen brann & redningstjenestene i de fire kommunen til et felles brannvesen. Avgjøres av: Kommunestyret Behandles i følgende utvalg: UTM, F Videre saksgang: Saksopplysninger: Brannsjefene i Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen, gjennomførte i april 2012 januar 2013, en felles brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). Hovedkonklusjonene i denne utredningen var at det burde vurderes om en felles brann- og redningstjeneste kunne være en fremtidsrettet løsning for Region Vestkommunene. Side43

44 Det ble utarbeidet en felles sak til aktuelle politisk organ for å få forankring for et forprosjekt. Sotra Brannstyre behandlet saken , Øygarden formannskap behandlet saken og Utvalg for teknikk og miljø i Askøy kommune behandlet saken Alle organ gav sin tilslutning til at det skulle gjennomføres et forprosjekt som omtalt. Prosjektet ble etablert med en styringsgruppe bestående av representanter fra de respektive poliske utvalg/styrer, en arbeidsgruppe bestående av brannsjefene og tillitsvalgte og tre faggrupper (Faggruppe beredskap, faggruppe forebyggende og faggruppe administrasjon og støttefunksjoner), bestående av fagpersonell og tillitsvalgte. Askøy kommune Utvalg for teknikk og miljø Cecilie E. Sørli Leder Helge Andreassen Viggo Kristiansen (AP) Tabell 1: Medlemmer i styringsgruppen Sotra Brannvern IKS Sotra Brannstyre Nina Glesnes, SB Bjørn Rathem, SB Øygarden kommune Komite for teknikk Ingrid Marie Toft, KT Henrik Hellesøy, KT Arbeidet i gruppene har pågått i perioden mars 2013 til ferdig rapport ble presentert styringsgruppen 19. februar. Arbeidsgruppen skulle gi svar på følgende punkter: Økonomiske gevinster (er det noe økonomisk å spare ev. gir det mer forutsigbar og mindre sårbar økonomisk drift?) Forbedret forebyggende arbeidet (vil det forebyggende arbeide bli mer fleksibelt, mer robust, øket evne til å kjøre egne prosjekter, forbedret fagmiljø, m.m?) Styrket beredskap (bedret samlet slagkraft og fagmiljø?) Tydeliggjøring av driften (brann- og redning blir et eget resultatområde ev. eget rettssubjekt, og får en mer bedriftsøkonomisk driftsmodell?) Styringsmuligheter og ønsker (hvilke muligheter får en til å styre utvikling og retning av driften, mer politisk interesse for fagområdet gjennom et eget styre (Gjelder ikke vertskommunemodellen), ønske om mer regional utvikling for Region Vest?). Arbeidsgruppen har utarbeidet et svar med basis i vurderingene fra faggruppene og egne konklusjoner, og gitt en anbefaling for videre arbeid. Svaret er «ja» for alle punktene, hvor noen er betinget av nærmere avklaringer/tiltak. Arbeidsgruppen ser ikke for seg store økonomiske innsparinger, men ser at et fellesbrannvesen vil kunne gi eierne bedre økonomisk forutsigbarhet. Rapporten peker på at den største gevinsten ligger i styrking av fagmiljøet, bedre bruk av ressursene og bedre kvalitet på tjenestene, både innenfor forebyggende og beredskap. På bakgrunn av funnene i forprosjektet og at de tre brannvesen har tydelige likehetstrekk i organisasjonskultur og risikobilde, eksisterende samarbeid på delområder, og geografisk nærhet til hverandre anbefaler arbeidsgruppen at: 1. Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ett felles brann- og redningsvesen med navnet Vest-Hordaland brann & redning (VHBR). 2. Det nye brannvesenet anbefales organisert som et interkommunalt selskap. Parallelt med forprosjektet, har en gruppe satt ned av Justis- og beredskapsdepartementet, sett på framtidig organisering av brannvesen i Norge. Resultatet av dette arbeidet, Brannstudien, ble offentliggjort 2.desember I tilknytting til brannstudien ble det gjort en samfunnsøkonomisk analyse av ny organisering av brann- og redningsvesen, basert på de 3 analyserte modellene. Side44

45 I tillegg har NTNU samfunnsforskning og SINTEF NBL as på oppdrag fra kommunesektorens Organisasjon (KS) gjennomført en studie om mulige modeller for fremtidig organisering av brann- og redningsvesen. Forprosjektet har gjennomgått alle disse studiene/analysen og sammenlignet det med forprosjektets løsning. Vurdering: Forprosjektet har resultert i en godt gjennomarbeidet rapport som belyser godt hvordan et nytt brannvesen i kommunene Fjell, Sund, Øygarden og Askøy kan organiseres. Det er mye som rører seg i «Brann-Norge» i dag i form av anbefalinger i NTNU Samfunnsforskning sin utredning om framtidig brann- og redningstjeneste, DSB-rapporten om brannvesenets organisering og ressursbruk («Brannstudien»), og Oslo Economics samfunnsøkonomisk analyse av modeller presentert i DSB-utredningen. Ifølge statssekretær Røsjorde i Justis- og beredskapsdepartementet (på brannvesenkonferansen 2014) vil departementet bruke god tid på å komme med sin innstilling, da denne skal se hele beredskapsapparatet i helhet (Politi, nødsentraler etc.). Etablering av et Vest-Hordaland brann & rednings IKS vil være et godt tiltak for å møte fremtidige utfordringer, og er i samsvar med ønske fra sentrale myndigheter om større og mer robuste enheter. VHBR vil være et robust brann- og redningsvesen både med hensyn til fagmiljø og beredskapsmessig slagkraft. DSB og Justis- og beredskapsdepartementet har vært klar på at brann- og redningstjeneste fortsatt skal være et kommunalt ansvar. Et brannvesen i tråd med rapporten vil være robust og uten å bli for stor og miste lokal forankring. Brannstudien som konkluderte med at det vil være hensiktsmessig med fylkesbrannvesen er ikke ferdig behandlet. På Brannvesenkonferansen var fylkesbrannvesen tonet ned og DSB snakket mer om større enheter med lokal forankring. Høringsrunden er avsluttet og det er Justis- og beredskapsdepartementet som håndterer videre saksgang. Når og hvordan den videre prosessen med oppfølging av brannstudien vil foregå er så usikkert at det ikke bør ha noen innvirkning på en oppfølging av forprosjektets anbefaling om et felles brannvesen. Det er imidlertid klart at lokal forankring blir sett på som svært viktig. Det vil trolig være lettere for et samlet brannvesen som VHBR å få gjennomslag for synspunkter og påvirke brannvernarbeidet både regionalt og sentralt, fremfor hver for seg, som i dag. Et felles brannvesen vil føre til en mindre sårbar organisasjon og et mer utviklende fagmiljø som vil få muligheter til spesialisering og i større grad arbeide mer prosjektstyrt med faget. En vil få en felles, mer profesjonell og mer ensartet ledelse og en har flere å spille på ved langvarige hendelser. Samtidig vil en bygge opp felles strategier, prosedyrer og rutiner. Ved samarbeid mellom kommuner om brannvesen er IKS-modellen mye brukt og godt egnet. Dette ble også tydelig formidlet på Brannvesenkonferansen 2014 (10-11 mars) i regi av DSB. Kommunene vil ha god kontroll gjennom et profesjonelt styre og representantskap. Det interkommunale selskapet bør ikke være større (antall kommuner) enn at en kan ha en god dialog med eierkommunene via formannskap og kommunestyre. Erfaring fra andre viser at for store samarbeid kan bli en utfordring. I tillegg vil det å ha fortsatt god kontakt inn mot eierkommunenes administrasjon være avgjørende for å lykkes. Brannvesenet er en viktig del av infrastrukturen i kommunen og må fortsatt være sterkt delaktig i ROS analyser, fortsatt godt samarbeid med byggesaksavdelingene, tekniske tjenester innen vei, vann og avløp, beredskapsråd, pleie-og omsorgstjenester, kommunen som byggeier med mer. Dette vil være håndterbart med den størrelsen en legger opp til. Side45

46 De tre brannvesen utfører per i dag, hver for seg, en del tjenester utenom lovpålagte krav. Spesielt Askøy Brann og Redning bruker mye tid på tjenester som ligger utenfor fagfeltet. For å få en helhetlig, mest mulig likhet og økt fokus på fagfeltene i et nytt brannvesen, bør disse tjenestene tones ned. Dette gjelder dog ikke viktige, brannrelaterte oppgaver som øvelser og opplæring for bedrifter, kommune og befolkningen, eller beredskapsaktuelle oppgaver som linjegang på vannledninger. Dette kan få en negativ innvirkning på økonomien i forhold til kostnadsoverslagene nevnt i rapporten, men kan gjennomføres over tid. Arbeidsgruppen har på selvstendig grunnlag utarbeidet forslag til løsninger, som kan endres når interimsstyre skal etablere det nye brann- og redningsvesenet. I rapporten konkluderer arbeidsgruppen med å svare «ja» på alle de 5 kulepunktene som skulle vurderes. Gruppen vil likevel presisere at forslag til økonomiske fordelingsmodeller bare er eksempler på måter å fordele kostandene på. Det vil være eierne som, etter samtaler, må bli enige om fordelingen. Arbeidsgruppen anbefaler at prosjektet, med etablering av selskapet, blir ledet av en prosjektleder som rapporterer direkte til interimsstyret, som da fungerer som styringsgruppe. Det er viktig at tillitsvalgte for de ansatte blir en aktiv del i denne prosjektfasen. Arbeidsgruppen har utarbeidet en grundig rapport fra forprosjektet, som bør være et godt grunnlag for gjennomføring av et implementeringsprosjekt. Prosessen i arbeidsgruppen har vært god, og dette støttes også av tillitsvalgte som har vært delaktig i arbeidet i arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen vil særlig vise til anbefalingene fra KS-rapporten om Framtidens brann- og redningsvesen om viktige premissleverandører for å gjennomføre etablering av større enheter. Her trekkes fram bl.a. geografisk tilhørighet, noenlunde likt risikobilde og tar vare på velfungerende lokale løsninger. Det trekkes også fram at en viktig suksessfaktor er at initiativet kommer fra brannvesenene selv. VHBR-prosjektet treffer særdeles bra med hensyn på disse anbefalingene. Etablering av VHBR vil gi en brann- og redningstjeneste med solid lokal forankring, bedre tjenester for innbyggerne, et robust og godt fagmiljø, en solid beredskapsstyrke, samt sikre eierstyring og kontroll gjennom et profesjonelt styre. En etablering av VHBR vil være i samsvar med sentral myndigheters ønske (DSB) om større og robuste enheter. Etablering av VHBR vil også gi eierne større økonomisk forutsigbarhet. Folkehelseperspektiv: Vedlegg: 1 Prosjektrapport VHBR med vedlegg integrert 2 Høringsuttale 3 Høringsuttale Forprosjekt Vest Hordaland Brann & Redning Kleppestø, ( sett inn dato) Odd Magne Utkilen Rådmann (fyll ut navn) Fagsjef Side46

47 side 1 av 53 side 1 av 53 Forprosjekt ( ) Askøy kommune Fjell kommune Sund kommune Øygarden kommune Askøy Brann & Redning Askøy kommune Sotra Brannvern IKS Fjell kommune og Sund kommune Øygarden Brannvesen Øygarden kommune Side47

48 side 2 av Sammendrag I 9 brann- og eksplosjonsvernloven fremgår krav om at kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen, som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven, på en effektiv og sikker måte. Alle kommuner har plikt til å sørge for en effektiv brann- og redningstjeneste. Alene eller sammen med andre. Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannvesenet blir best mulig tilpasset de oppgaver det kan bli stilt overfor. 10 i samme lov fremsettes et krav om at kommunen skal dokumentere at plikten etter 9 blir fulgt opp. Brannsjefene i Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen, gjennomførte i april 2012 januar 2013, en felles brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse(ros). Hovedkonklusjonene i denne utredningen var at det burde vurderes om en felles brann- og redningstjeneste kunne være en fremtidsrettet løsning for Region Vest kommunene. Det ble utarbeidet en felles sak til aktuelle politisk organ for å få forankring for et forprosjekt. Sotra Brannstyre behandlet saken , Øygarden formannskap behandlet saken og Utvalg for teknikk og miljø i Askøy kommune behandlet saken Alle organ gav sin tilslutning til at det skulle gjennomføres et forprosjekt som omtalt. Prosjektet ble etablert med en styringsgruppe, en arbeidsgruppe og tre faggrupper. Arbeidet pågikk i perioden mars 2013 til februar Underveis var arbeidsgruppen også på en studietur og besøkte Midt-Hedmarken brann- og redningsvesen IKS, Hedmarken brannvesen og Øvre Romerike brann & redning IKS. Tillitsvalgte fra de ansatte har vært med hele veien, og har også kommet med en felles uttale som ligger som vedlegg. Arbeidsgruppen har vurdert anbefalinger og konklusjoner i tre aktuelle rapporter om framtidig brann- og redningstjeneste, som kom høsten Mer om dette finner en i kap. 13. Brannsjefen i Midt-Hedmarken brann & redningsvesen IKS, Nils-Erik Haagenrud, har medvirket som prosesskonsulent. Anbefaling og uttale ligger ved som vedlegg. Arbeidsgruppen skulle gi svar på følgende punkter: o Økonomiske gevinster (er det noe økonomisk å spare ev. gir det mer forutsigbar og mindre sårbar økonomisk drift?) o Forbedret forebyggende arbeidet (vil det forebyggende arbeide bli mer fleksibelt, mer robust, øket evne til å kjøre egne prosjekter, forbedret fagmiljø, m.m?) o Styrket beredskap (bedret samlet slagkraft og fagmiljø?) o Tydeliggjøring av driften (brann- og redning blir et eget resultatområde ev. eget rettssubjekt, og får en mer bedriftsøkonomisk driftsmodell?) o Styringsmuligheter og ønsker (hvilke muligheter får en til å styre utvikling og retning av driften, mer politisk interesse for fagområdet gjennom et eget styre (gjelder ikke vertskommunemodellen), ønske om mer regional utvikling for Region Vest?). For å konkludere på de fem kulepunktene fikk de tre faggruppene tildelt hvert sitt mandat. Faggruppen kom så med tilbakemeldinger og vurderinger til arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen har utarbeidet et svar med basis i vurderingene fra faggruppene og egne konklusjoner, og gitt en anbefaling for videre arbeid. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side48

49 side 3 av 53 Når det gjelder konklusjonene på kulepunktene er svaret «ja» for alle punkt. Noen punkter er betinget av nærmere avklaringer/tiltak. Vi ser ikke for oss store økonomiske innsparinger, men ser at et fellesbrannvesen vil kunne gi eierne bedre økonomisk forutsigbarhet. Den største gevinsten ligger i styrking av fagmiljøet, bedre bruk av ressursene og kvalitet på tjenestene. Arbeidsgruppen mener at en vil styrke både det forebyggende arbeidet og beredskapen i regionen. Arbeidsgruppens medlemmer vil anbefale at Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ett felles brann- og redningsvesen med navnet Vest-Hordaland brann & redning (VHBR). Det nye brannvesenet anbefales organisert som et interkommunalt selskap. De tre brannvesen har tydelige likehetstrekk i organisasjonskultur og risikobilde, eksisterende samarbeid på delområder, og geografisk nærhet til hverandre. Det ligger til rette for enda bedre forebyggende og beredskapsmessige løsninger, og større fagmiljø. Den nye organisasjonen vil være robust og uten å bli for stor til å miste lokal forankring. Arbeidsgruppen ser det som naturlig at det nye VHBR søker å videreføre tjenester, som det respektive brannvesen utfører for eierkommunene i dag. Det er støtte fra sentrale næringsaktører i regionen, til et fellesbrannvesen med lokal forankring og forsterket beredskap. Det utarbeides en felles sak til politisk behandling i de respektive kommuner. Etablering av et Vest-Hordaland brann & rednings IKS vil være et godt kompromiss mellom anbefalinger som fremkommer i NTNU Samfunnsforskning sin utredning om framtidig brann- og redningstjeneste, DSB-rapporten om brannvesenets organisering og ressursbruk, og Oslo Economics samfunnsøkonomisk analyse av modeller presentert i DSB-utredningen. Hordaland Sivilforsvarsdistrikt har Fredsinnsatsgrupper i Askøy og Fjell, som ved flere anledninger har vært sentrale støttestyrker ved større utmarksbranner i regionen. Det er i dag et utmerket forhold mellom de tre brannvesen og Hordaland Sivilforsvarsdistrikt (HSFD). Her ser arbeidsgruppen potensiale for mer samarbeid på det forebyggende området (ROS-analyser, beredskapsplanverk, øvelser m.m.). Dette vil kunne gi synergieffekter i kommunenes beredskapsarbeid gjennom tettere samarbeid mellom stat (HSFD), kommune (VHBR) og næringsvirksomhet i region vest. Slikt samarbeid kan gjøre regionen til en foregangsaktør innenfor sikkerhet og beredskap. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side49

50 1.0 Innholdsfortegnelse side 4 av Sammendrag side Innholdsfortegnelse Innledning og sentrale føringer Bakgrunn, forankring og bestilling Suksesskriterier og rammebetingelser Trygghet for ansatte Prosjektoppbygging Prosjektorganisering Prosjektplan og møteoversikt Prosjektøkonomi Prosesskonsulent Tillitsvalgte og informasjon for ansatte Dagens administrative organisering Askøy brann & redning Sotra Brannvern IKS Øygarden brannvesen Styringsgruppen Arbeidsgruppen Faggrupper Generelt Faggruppe administrasjon, støttefunksjoner og økonomi Faggruppe beredskap Faggruppe forebyggende Økonomiske fordelingsmodeller Generelt om modeller Ulike økonomiske fordelingsmodeller Grovt budsjettestimat Alternative organisasjonsmodeller for samarbeid Generelt om organisasjonsmodeller selskap etter kommuneloven b og c etter kommuneloven Kommunalt foretak IKS etter lov om interkommunale selskaper AS etter lov om aksjeselskap Fordel/ulempe-vurdering av de mest aktuelle modellene Anbefalt modell Aktuelle utredninger om framtidig brann- og redningstjeneste Framtidens brann- og redningstjeneste Brannvesenets organisering og ressursbruk Samfunnsøkonomisk analyse av ny organisering av brann- og redningsvesenet Konklusjon VHBR-prosjektet målt mot rapporter i kap Tilsvarende prosjekter - erfaringsinnhenting Konklusjoner - svar på bestilling Anbefalinger og videre arbeid 50 Referanser 53 Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side50

51 side 5 av 53 Vedlegg 1 Fellesuttale fra arbeidstakerorganisasjoner Vedlegg 2 Uttale fra prosesskonsulent Vedlegg 3 Nøkkeltall for Askøy, Fjell, Sund og Øygarden Vedlegg 4 Forslag til organisasjonskart Vedlegg 5 Intervjumal benyttet ved innhenting av erfaringer Vedlegg 6 Sammendrag fra fellesros Vedlegg 7 Eksempel på oppsett av branndokumentasjon for Askøy, Fjell, Sund og Vedlegg 8 Eksempel på innhold i selskapsavtale for Vest-Hordaland brann & redning IKS Vedlegg 9 Overenskomst om trygghet for ansatte Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side51

52 side 6 av Innledning og sentrale føringer I 9 brann- og eksplosjonsvernloven fremgår krav om at kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen, som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven, på en effektiv og sikker måte. Alle kommuner har plikt til å sørge for en effektiv brann- og redningstjeneste. Alene eller sammen med andre. Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannvesenet blir best mulig tilpasset de oppgaver det kan bli stilt overfor. 10 i samme lov fremsettes et krav om at kommunen skal dokumentere at plikten etter 9 blir fulgt opp. Det er gjennomført en brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse for Askøy, Fjell, Sund og Øygarden. Analysen er utførte av brannsjefene i de tre brannvesen i Ut fra analyse er det gitt en bestilling om å gjennomføre en vurdering om en felles brann- og redningstjeneste kan være en formålstjenlig og fremtidsrettet løsning. Se ellers kap. 3. Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) Forskriften skal sikre at enhver kommune har et brannvesen som er organisert, utrustet og bemannet, slik at oppgaver pålagt i lov og forskrifter blir utført tilfredsstillende. Videre skal forskriften sikre at brannvesenet er organisert og dimensjonert på bakgrunn av den risiko og sårbarhet som foreligger. Den kommunale risiko- og sårbarhetskartleggingen må beskrive dimensjoneringsbehovet utover minstekravet til gjennomføring av oppgavene. I henhold til dimensjoneringsforskriften 7-1 Kommunens plikter, skal kommunen sørge for at personell i brannvesenet tilfredsstiller de kvalifikasjoner som forskriften stiller. Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (forebyggende forskriften) Forskriften skal verne liv, helse, miljø og materielle verdier gjennom krav til forebyggende tiltak mot brann og eksplosjon. Forskriften regulerer de alminnelige plikter til å forebygge brann og eksplosjon, herunder gjennomføring av brannforebyggende tiltak i ethvert brannobjekt i bruk, og kommunens brannforebyggende oppgaver. Forskriften regulerer også nærmere bestemt brannvernutstyr og apparater. Stortingsmelding nr. 22 ( ) om Samfunnssikkerhet Utdrag fra stortingsmeldingen: Grunnberedskapen i samfunnet sikres ved at det legges til rette for at enkeltpersoner, frivillige organisasjoner, virksomheter, sektorer, nødetater, fylkesmenn og kommuner kan forebygge og håndtere dagligdagse og ekstraordinære hendelser. Regjeringen vil sikre at nødetatene, Sivilforsvaret og de frivillige organisasjonene er best mulig rustet til å håndtere konsekvensene av større hendelser som terroranslag, bruk av masseødeleggelsesmidler og klimaendringer. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side52

53 side 7 av 53 Regjeringen vil styrke krisehåndteringsevnen gjennom et nytt digitalt nødnett, nye redningshelikoptre, tilstedevakt med lege på redningshelikopterbasene, godt øvede redningsressurser og et moderne sivilforsvar med forutsigbar og tidsriktig kapasitet, lokal tilstedeværelse og god mobilitet. Erfaringer har vist at det bør finnes særlige forsterkningsressurser som kan bistå ved redningsaksjoner og annen katastrofeinnsats. Regjeringen vil styrke, modernisere og omstille Sivilforsvaret som statens forsterkningsressurs og utarbeide ny lov om Sivilforsvaret og sivile beskyttelsestiltak, herunder varsling og evakuering Stortingsmelding nr. 35 ( ) om Brannsikkerhet Utdrag fra stortingsmeldingen: Alle landets kommuner har et brannvesen som på kort varsel er klar til innsats uansett dag og tid på døgnet. Brannvesenene er i dag godt rustet til å håndtere det store mangfoldet av oppgaver de blir stilt overfor, både av forebyggende og beredskapsmessig karakter. Samtidig innebærer endinger i oppgaver og behovet for økt samvirke og samordning en rekke utfordringer knyttet til dimensjonering, organisering og kompetanseutvikling. Stortingsmelding nr. 29 ( ) om Samfunnssikkerhet Utdrag fra stortingsmeldingen: Gjennom at kommunene 1. januar 2010 ble pålagt en generell beredskapsplikt ved ny lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), skal kommunene se beredskapsarbeid i sammenheng og planlegge ut fra dette. Den kommunale beredskapsplikten pålegger kommunen selv å ta ansvar for et systematisk, kontinuerlig og kvalitetsmessig godt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, og vurdere behovet for eventuelle særskilte beredskapsforberedelser. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side53

54 side 8 av Bakgrunn, forankring og bestilling Brannsjefene i Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen, gjennomførte i april 2012 januar 2013, en felles brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse. Hovedkonklusjonene i denne utredningen var at det burde vurderes om en felles brann- og redningstjeneste kunne være en fremtidsrettet løsning for Region Vest kommunene. Det ble utarbeidet en felles sak til aktuelle politisk organ for å få forankring for et forprosjekt. Sotra Brannstyre behandlet saken , Øygarden formannskap behandlet saken og Utvalg for teknikk og miljø i Askøy kommune behandlet saken Alle organ gav sin tilslutning til at det skulle gjennomføres et forprosjekt som omtalt. I tillegg ble det besluttet å søke Fylkesmannen i Hordaland om prosjektmidler. Søknad ble sendt , men Fylkesmannen tildelte ikke prosjektet økonomiske støtte. Utdrag fra konklusjonsdelen av rapporten: Brannsjefgruppen vil anbefale at det i særlig grad legges vekt på å vurdere følgende områder: o Økonomiske gevinster (er det noe økonomisk å spare ev. gir det mer forutsigbar og mindre sårbar økonomisk drift?) o Forbedret forebyggende arbeidet (vil det forebyggende arbeide bli mer fleksibelt, mer robust, øket evne til å kjøre egne prosjekter, forbedret fagmiljø, m.m?) o Styrket beredskap (bedret samlet slagkraft og fagmiljø?) o Tydeliggjøring av driften (brann- og redning blir et eget resultatområde ev. eget rettssubjekt, og får en mer bedriftsøkonomisk driftsmodell?) o Styringsmuligheter og ønsker (hvilke muligheter får en til å styre utvikling og retning av driften, mer politisk interesse for fagområdet gjennom et eget styre (gjelder ikke vertskommunemodellen), ønske om mer regional utvikling for Region Vest?). Det skulle altså gjennomføres et prosjekt som, så langt det var mulig, skulle gi svar på de fem påstandene som er fremstilt over. Intensjonen var at prosjektet skulle gjennomføres slik at en sikret politisk behandling i løpet av 1. halvår Prosjektet har fått arbeidstittelen Vest-Hordaland brann & redning (VHBR). Til hjelp i arbeidet har arbeidsgruppen fått assistanse av Nils-Erik Haagenrud, som er brannsjef i Midt-Hedmarken brann & redningsvesen IKS. Han har fungert som prosesskonsulent, og gitt faglige råd underveis i prosessen. Nils-Erik Haagenrud er leder av Norges Brannbefalslag og var medlem av gruppen som utførte den såkalte «Brannstudien» som Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap gjennomførte. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side54

55 side 9 av Suksesskriterier og rammebetingelser Gjennomføring av dette forprosjektet har til hensikt å svare på en del påstander. Intensjonen er å gi styringsgruppen et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for å vurdere videre arbeid. En rekke områder ble vurdert. Arbeidet har vært utført av ansatte i de tre brann- og redningstjenestene, tillitsvalgte og andre ressurspersoner. Tjenestetilbudet skal bli minst like godt og robust som i dag. Krav i lovverk og forskrifter skal oppfylles. Her er noen forhold som kan fremme/hemme etablering av et felles brannvesen For eierne kommunene Forhold som kan fremme Samme nivå på service/tjeneste til alle i kommunene Like faglige vurdering i alle kommuner Samkjøring ved innkjøp og vaktordninger, som kan redusere kostnader på sikt Innsparte midler på administrasjon nyttes til økt tjenestetilbud og høyere kvalitet En mer forutsigbar økonomisk utvikling Forhold som kan hemme En kan ikke forvente reduserte kostnader på kort sikt Det vil være noe økte kostnader i forbindelse med den organisatoriske omstillingen i startfasen Kommunene vil gi fra seg noe kontroll til et fellesbrannvesen For de ansatte Forhold som kan fremme Mulighet for å unngå delte stillinger Utvikling/kompetanseheving i et større fagmiljø Mer fleksibel og mindre sårbar organisasjon Bedre rekrutteringsmuligheter Bedre fagspesifikk internkontroll og hms Harmonisering av lønns- og avtalevilkår Forhold som kan hemme Kulturer fra de respektive brannvesen må smeltes sammen Usikkerhet i prosjektfase vedr. framtidig organisering Endring i stilling for enkeltpersoner (gjelder i hovedsak på øverste ledernivå) Ved vedtak om å etablere en felles brann- og redningstjeneste, må det gjennomføres et prosjekt for iverksetting. Det kan da være hensiktsmessig å engasjere en egen prosjektleder til å ta seg av den formelle etableringen av det nye brann- og redningsvesenet. Prosjektlederen kan komme fra en av samarbeidskommunene. Arbeidsgruppen vil påpeke viktigheten av å snarlig avklare alle usikkerheter rundt stillinger, lønn og godtgjørelser, arbeidssted og andre forhold som berører de ansatte. Herunder harmonisering av lønnsnivå. Spesielt viktig er det å bestemme utlysingsprosesser av stillinger; interne eller eksterne utlysninger. Avgivende arbeidsgiver opprettholder ansvaret ved behov for omplasseringer av arbeidstakerne, som overføres til fellesbrannvesenet. Dette gjelder ikke arbeidstakere som blir rekruttert til fellesbrannvesenet etter etablering. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side55

56 side 10 av Trygghet for ansatte Det var viktig å sikre at ansatte i de tre brannvesen tidlig fikk en trygghet rundt egne vilkår. Det ble derfor etter anbefaling av prosesskonsulenten utarbeidet en overenskomst om trygghet for ansatte. Den ble lagt fram for både tillitsvalgte og styringsgruppen, som alle gav prinsipiell tilslutning til dokumentet. Dokumentet har også vært til gjennomlesning i respektive personalavdelinger og tillitsvalgte. Overenskomsten synliggjør rettigheter som den ansatte har i forbindelse med oppretting av et felles brannvesen, der prosessen blir oppfattet som en virksomhetsoverdragelse. Det er den avgivende arbeidsgiver og tillitsvalgt for de ansatte, som signerer for ansatte i det gjeldende brannvesen. Dette gjelder uavhengig hvilke organisasjonsform som velges. Det var ikke en ensartet oppfatning blant de ansatte om behovet for en slik avtale i forbindelse med forprosjektet, men desto viktigere om det blir vedtak om å etablere et prosjekt som leder fram til ett felles brann- og redningsvesen. Arbeidsgruppen valgte derfor å stille det fritt å signere en avtale nå, men ser det som sentralt å få snarlig på plass en overenskomst ved vedtak om etablering av fellesbrannvesen. Se ellers vedlegg 9 for mer informasjon. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side56

57 6.0 Prosjektoppbygging 6.1 Prosjektorganisering side 11 av 53 Forprosjekt - Vest-Hordaland brann & redning Prosjektorganisering Politisk forankring Askøy kommune (Utvalg for Teknikk og Miljø) Politisk forankring Fjell og Sund kommuner (Sotra Brannstyre) Politisk forankring Øygarden kommune (Øygarden formannskap) Forkortelser ABR: Askøy brann & redning SB: Sotra Brannstyre SBV: Sotra Brannvern IKS ØBV: Øygarden brannvesen KT: Komité for Teknikk, Øygarden kommune MHBR: Midt-Hedmarken brann- og redningsvesen UTM: Utvalg for Teknikk og Miljø, Askøy kommune FTV A: Fellestillitsvalgt for NITO/Fagforbundet, Askøy Styringsgruppe Nina Glesnes, SB Bjørn Rathem, SB Ingrid Marie Toft, KT Henrik Hellesøy, KT Cecilie E. Sørli, UTM Helge Andreassen, UTM Viggo Kristiansen, UTM Arbeidsgruppe Bjørn Olav Paulsen (leder), SBV Pål Fromreide Hansen, ABR Trude Bjørkaas, FTV A Jan Gaute Haug, ØBV Jarl Martin Hestad, ØBV Leif Ole Reithaug, SBV (Nils-Erik Haagenrud, MHBR) Faggruppe Administrasjon, støttefunksjoner og økonomi Pål Fromreide Hansen (leder), ABR Ingvar Thorsen, ABR Jan Gaute Haug, ØBV Victor Oen. ØBV Bjørn Olav Paulsen, SBV Einar Magerøy, SBV Faggruppe Beredskap Jarl Martin Hestad (leder), ØBV Eirik Monssen, ØBV Roger Ingebrigtsen, ABR Stig Juvik, ABR Nils Anders Mæland, SBV Børre Brekkvassmo, SBV Faggruppe Forebyggende Terje Jakobsen (leder), ABR Herik Grindheim, ABR Ove Geir Stusdal, SBV Ronny Gilborne, SBV Jan Gaute Haug, ØBV 6.2 Gjennomføring Arbeidet startet opp i mars 2013 etter vedtak i de respektive kommuner/styre. Arbeidsgruppen etablerte tre faggrupper, som fikk tildelt mandat for arbeidet. Faggruppene har underveis i arbeidet informert arbeidsgruppen, fått tilbakemelding og ev. korrektiver. Alle faggruppene har utarbeidet et resyme for sitt arbeid. Arbeidsgruppen har diskutert og vurdert innspill fra faggruppene, aktuelt forskriftsverk, rapporter m.m. For å få et bredere grunnlag for sin anbefaling ble det gjennomført en studietur 7-8 januar 2014, der en utvidet arbeidsgruppe besøkte Midt-Hedmarken brann- og redningsvesen IKS, Hedmarken brannvesen og Øvre Romerike brann- og redning IKS. Styringsgruppen har hatt tre møter, hvorav prosjektrapporten ble overlevert i det tredje møtet Se mer under kap. 8. og Prosjektøkonomi Kostnadene med prosjektet har vært lave. Det er benyttet om lag kr på reise, opphold og annen kostnadsdekning for prosesskonsulent. Sotra Brannvern IKS har påtatt seg denne kostnaden. Møtene har gått på omgang mellom de tre brannvesen. Det ble 7-8. januar 2014 arrangert en studietur. Arbeidsgruppen besøkte Midt-Hedmarken brann- og redningsvesen IKS, Øvre Romerike brann- og redning IKS og Hedmarken brannvesen. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side57

58 side 12 av 53 Formålet var å innhente informasjon fra andre brannvesen, som har gjennomført tilsvarende prosjekt med ulik organisasjonsform. Samlet kostnad for dette var om lag kr (7 deltakere). Utgiftene for deltakerne må sies å være lave. 6.4 Prosesskonsulent Det var tidlig avklart at forprosjektet ville være tjent med ekstern bistand. Ikke i form av en tradisjonell konsulent, som laget en utredning, men en kollega fra et annet brannvesen med erfaring fra tilsvarende prosjekt. Etter politiske vedtak om igangsetting, ble brannsjefen i Midt-Hedmarken brann- og redningsvesen IKS (MHBR), Nils-Erik Haagenrud, forespurt om å medvirke som prosesskonsulent. Tanken var å få en sparringspartner på gjennomføring av prosjektet, innhold, mulige fallgruver m.m. MHBR består av følgende kommuner i Hedmark fylke: Rendalen, Tolga, Tynset, Våler, Elverum, Trysil, Alvdal, Engerdal, Folldal og Stor-Elvdal. Til sammen ca innbyggere og et areal på om lag km 2. Brannvesenet har flere vakttyper fra døgnkasernering i Elverum til stasjoner med dreiende vakt for deltidspersonell og stasjoner uten ordinær vaktordning. Brannvesenet er vertsbrannvesen for 110 Innlandet (Opplan og Hedmark). Nils-Erik Haagenrud er leder av Norges Brannbefalslag og var medlem av gruppen som utførte den såkalte «Brannstudien» som Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap gjennomførte. En uttale og anbefaling fra ham ligger med som vedlegg Tillitsvalgte og informasjon for ansatte Respektive brannsjefer har hatt ansvar for intern informering. De ansatte har vært representert i faggrupper og i arbeidsgruppen. Underveis i prosessen har det vært gitt jevnlige oppdateringer, samt at det til enhver tid har vært mulig å ta kontakt med aktuell tillitsvalgt eller ledelse i det respektive brannvesen for mer informasjon. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side58

59 side 13 av Dagens administrative organisering 7.1 Askøy brann & redning Askøy Brann & Redning (ABR) er organisert som en seksjon i fagavdelingen Teknisk i Askøy kommune. Brannsjefen har delegert myndighet fra kommunestyret via rådmann. I det daglige rapporterer brannsjefen til fagsjef teknisk - politisk til Utvalg for teknikk og miljø. Brannvesenet ledes av brannsjef i 100 % stilling. ABR er delt inn i to avdelinger, beredskapsavdeling og forebyggende avdeling, og er plassert på Askøys brannstasjon i Florvåg med en beredskapsstyrke på tjuefire personer fordelt på fire vaktlag. ABR har flere oppgaver på vegne av andre seksjoner i kommunen som vaktmestertjeneste, vintervedlikehold og flagging. Ny stasjon bygges på Haugland med antatt ferdigstillelsesdato og ABR vil fra da ha en stasjon som er døgnbemannet. Per har ABR 31 stillingshjemler som er fordelt på 26 ansatte. Bakarvågen brannstasjon Nye Haugland brannstasjon 7.2 Sotra Brannvern IKS Sotra Brannvern IKS (SBV) er organisert etter lov om interkommunale selskaper. Selskapet ble etablert , og er et eget rettssubjekt heleid av Fjell og Sund kommuner. SBV ivaretar eierkommunens forpliktelser ihht. brann- og eksplosjonsvernloven. Representantskapet er selskapets øverste organ og består at ordførerne i eierkommunene. Sotra Brannstyre har seks medlemmer. Tre fra Fjell og to fra Sund. I tillegg har de ansatte en representant i styret, samt en observatør. Observatøren har tale og forslagsrett, men ikke stemmerett. Det er videre personlig vara for alle medlemmene. En selskapsavtale er det styrende dokument for organiseringen. Selskapet har en daglig leder brannsjefen, som rapporterer til styret. Daglig leder er selskapets øverste administrative leder, og har på mange måter samme funksjon som en rådmann i en kommune eller en administrerende direktør i en privat bedrift. Representantskapet godkjenner årsmelding og regnskap, og vedtar budsjetter. Brannsjefen har ansvar for den daglige driften, samt følger opp anmodninger og vedtak fra styret. Det er styret som legger til rette og følger opp driften av selskapet. SBV er inndelt i tre avdelinger; administrasjonsavdeling, beredskapsavdeling og forebyggende avdeling. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side59

60 side 14 av 53 Hovedbrannstasjonen ligger på Ågotnes i Fjell med en beredskapsstyrke på i alt 20 personer (inkl. 4 overbefal). Ved bistasjonen i Skogsskiftet i Sund kommune er det en beredskapsstyrke på 16 personer. SBV har i tillegg det administrative ansvaret for Kystverkets oljeverndepot, som er lokalisert til Coast Center Base på Ågotnes. Selskapet er godkjent som lærebedrift i feierfaget. er var det 45 hel- og deltidsansatte i selskapet fordelt på 56 stillinger. Skogsskiftet brannstasjon Ågotnes brannstasjon 7.3 Øygarden brannvesen Øygarden brannvesen er et kommunalt brannvesen som er organisert som en del av den ordinære kommunale strukturen. Brannvesenet får støttefunksjoner som økonomi, IT og personalavdeling gjennom kommunen. Brannvesenet er en del av enheten teknisk drift og service (TDS), som ellers har oppgaver som VAR (vann, avløp og renovasjon), teknisk drift og renhold. Brannsjefen har delegert myndighet fra kommunestyret via rådmann. Dette gjør at kommunestyret er det øverste ansvarlige organet. I det daglige rapporterer brannsjefen til enhetsleder TDS. Brannvesenet har to heltidsansatte der en har oppgavene brannsjef, leder forebyggende, forebyggende, og en leder beredskap og feier. I tillegg har brannvesenet oppgaver innen kommunal beredskap og kommunale avgifter. Brannvesenet har 25 deltidsstillinger i beredskapen, dette er inkludert de to heltidsansatte. Det er en 5-delt vaktordning med helgevakt for mannskaper og ukesvakt for overbefal. Øygarden brannstasjon Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side60

61 8.0 Styringsgruppen Styringsgruppen har bestått av: side 15 av 53 Navn Kommune Styre/Utvalg Bjørn Rathem Fjell Sotra Brannstyre Cecilie Ellinor Sørli Askøy Utvalg for teknikk og miljø Helge Oddvar Andreassen Askøy Utvalg for teknikk og miljø Henrik Hellesøy Øygarden Komité for teknikk Ingri Marie Toft Øygarden Komité for teknikk Nina Glesnes Sund Sotra Brannstyre Viggo Kristiansen Askøy Utvalg for teknikk og miljø Styringsgruppen bestemte i første møte , å ikke velge en leder. Gruppen lot det være opp til leder for arbeidsgruppen å sørge for innkalling og referat fra møtene i styringsgruppen. I styringsgruppens møte fikk styringsgruppen en mer grundig gjennomgang i det arbeid som på daværende tidspunkt var gjennomført. Leder for arbeidsgruppen ba også om føringer for detaljeringsnivå for bl.a. økonomiske fordelingsmodeller. Styringsgruppen ønsket at arbeidsgruppen la inn i rapporten 3. ev. 4. modeller som skissert. Denne rapporten legges fram for styringsgruppen, som tar stilling til videre arbeid. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side61

62 9.0 Arbeidsgruppen Gruppen har bestått av følgende personer: side 16 av 53 Leder: Medlem: Bjørn Olav Paulsen Pål Fromreide Hansen, Jan Gaute Haug, Leif Ole Reithaug, Jarl Martin Hestad, Trude Bjørkaas. I arbeidsgruppens første møte 7. mars 2013, ble Bjørn Olav Paulsen valgt som leder. Arbeidsmetodikken for arbeidsgruppen, har vært å holde dobbeltsamlinger i prosjektets første fase (mars-juni 2013). Dag en i hver samling har vært benyttet til å la faggruppene rapportere om status for sitt arbeid. Arbeidsgruppen har da fått anledning til å stille spørsmål og gi ev. presiseringer/råd til videre arbeid i faggruppene. Dag to i hver samling har i stor grad vært benyttet til en sammenstilling og videreutvikling av faggruppenes innspill. Videre arbeid har så vært basert på kortere dagssamlinger (november februar 2014). Etter alle møter i arbeidsgruppen er det utarbeidet møtereferat. Underveis har Nils-Erik Haagenrud vært med på to ordinære møter i regionen, der han har gitt innspill til arbeidet. I tillegg var en utvidet arbeidsgruppe på studietur 7-8. januar 2014 der Nils-Erik Haagenrud var vert for et besøk hos Midt-Hedmarken brann- og redningsvesen. I den forbindelse ble gruppen orientert om brannstudien, og fikk innspill på VHBR-arbeidet så langt. I tillegg besøkte arbeidsgruppen Hedmarken brannvesen og Øvre Romerike brann- og redning. Dette var nyttig for å få belyst en rekke tema, som arbeidsgruppen har arbeidet med. Rapporten oppsummerer arbeidsgruppens arbeid for å få et tilstrekkelig faglig godt grunnlag til å konkludere og gi anbefaling for videre arbeid. I løpet av prosjektperioden har tre rapporter, som vurderer framtidig organisering av brann- og redningsvesenet, blitt lagt fram. Gruppen har vurdert konklusjoner og anbefalinger i disse rapportene, opp mot VHBR-prosjektet. Se mer om dette i kap. 13. Det har vært godt og konstruktivt samarbeidsklima i arbeidsgruppen. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side62

63 side 17 av Faggrupper 10.1 Generelt Faggruppene fikk tildelt mandat og delmål for sitt respektive fagområde. I mandatet forelå også et tentativt antall heltids- og deltidsstillinger, som den respektive gruppe disponerte. Gruppene har så utarbeidet svar og gitt anbefalinger til arbeidsgruppen. Det har vært fokus på faglige løsninger og ikke vurdert valg av organisasjonsform eller økonomi, med unntak av Faggruppe administrasjon, støttefunksjoner og økonomi. Det ligger i sakens natur at gruppene ikke kunne gå i detaljer rundt f.eks. programvare og utstyrstilpasninger. Dette er tema for implementeringsprosjektet som skal gjennomføre selve etableringen av det ev. nye brannvesenet. En må da også se på samkjøring av bl.a. vaktgodtgjørelser Faggruppe administrasjon, støttefunksjoner og økonomi Gruppen har bestått av følgende personer: Leder: Pål Fromreide Hansen (ABR) Medlem: Jan Gaute Haug (ØBV), Bjørn Olav Paulsen (SBV), Ingvar Thorsen (Askøy kommune), Victor Oen (ØBV), Einar Magerøy (SBV, fom november 2013) Gruppen har tatt utgangspunkt i en stillingspool på 3,0 årsverk. I tillegg til brannsjef er det lagt inn et årsverk til plan og utredning, som også er tiltenkt en nestlederfunksjon (varabrannsjef). Fordelen med dette er at nestelederen ikke er tilknyttet en bestemt avdeling og vil dermed ha en mer objektiv tilnærming til problemstillinger, som er viktig ved utøving at funksjonen som brannsjefens stedfortreder. Gruppen har i sitt mandat å vurdere en rekke forhold bl.a. personal, ikt, informasjon, hms, internkontroll. økonomi (inkl. lønn) og regnskap. Konklusjonen er at gruppen ser behovet for en stabsfunksjon som kan ivareta personal og hms-oppgaver, mens tjenester innen økonomi (inkl. lønn), regnskap og ikt, med fordel kan leveres fra en av eierkommunene. Med hensyn til størrelsen på en fellesløsning, så bør det vurderes om dette er tilstrekkelige administrative ressurser, når ny organisasjon er godt etablert. Dagens løsning med tre separate brannvesen Fordeler Ulemper - Ledelsen er samlokalisert - SBV lengre avstander til kommunaldrift - Tett opp mot driftsfunksjoner kommune (ØBV - Må anskaffe støttefunksjoner (Økonomi) og ABR) - Tette bånd kan hemme myndighetsutøvelse - Korte kommandolinjer - ØBV og ABR er nr 3 i rekken adm. - SBV Brannsjef er øverste adm.leder - SBV lønnsforhandlinger, rask avklaring Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side63

64 side 18 av 53 Foreslått fellesløsning Fordeler Ulemper - Frigjøre administrative oppgaver i brannvesenet til å gjøre annet faglig arbeid - Ledelsen ikke samlokalisert med alle heltidsstillinger. - Kortere beslutningslinjer administrativt - Større avstand til andre kommunale tjenester - Brannsjef er øverste adm.leder - Gruppen anser det som en stor fordel om fondsavsetning velges (Investering/uforutsatte kostnader) Når det gjelder økonomiske fordelingsmodeller, så viser faggruppen til kap Økonomiske fordelingsmodeller for mer informasjon. Gruppen har valgt å ikke gå detaljert inn på hvordan en skal praktisere framtidige investeringer verdifastsettelse av bilpark m.m, men knytter noen kommentarer til mulige løsninger. En løsning er at eierne «skyter inn» den bilpark og det utstyr som brannvesenet rår over i dag. Den respektive kommune viderefører ansvaret for å stile egnede lokaler til rådighet for et fellesbrannvesen, ev. videreføre eksisterende leieavtaler der brannstasjonene blir leiet. Gruppen vil presisere viktigheten for et fellesbrannvesen av ha drifts- og investeringsfond. Ved faste årlige avsetninger av tilstrekkelig størrelse, vil alle investeringer i småbiler og rimeligere utstyr, tas i sin helhet over et investeringsfond ev. driftsfond. En står da igjen med låneopptak for de store brannbilene når disse skal skiftes ut. Dette vil gi god forutsigbarhet både for brannvesenet og for eierne. Når det gjelder utforming av en samarbeidsavtale, så vil dette i stor grad være avhengig av valg av organisasjonsform. SBV har i dag det administrative ansvaret for Kystverket sitt oljeverndepot på Ågotnes. Til dette depotet er det tilknyttet 11 stillinger. Gruppen ser for seg at depotet legges til administrasjonsavdelingen, men er åpen for at det også kan ligge til beredskapsavdelingen i et nytt storbrannvesen. Gruppen har kartlagt de forskjellige ordninger for vakthavende brannsjef, samt andre faste lønnsforhold. Det vil være et behov for samkjøring av de ulike vaktordninger både mhp vakthavende brannsjef og resten av beredskapsstyrken. En viss harmonisering av lønnsnivå for alle stillinger, må også påregnes. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side64

65 side 19 av Faggruppe beredskap Gruppen har bestått av følgende personer: Leder: Jarl Martin Hestad (ØBV) Medlem: Nils Anders Mæland (SBV), Børre Brekkvassmo (SBV), Roger Ingebrigtsen (ABR), Stig Juvik (ABR), Eirik Monsen (ØBV) Gruppen har gått gjennom delmålene i mandatet, samt tatt utgangspunkt i vedtak om etablering av døgnkasernert beredskap på Askøy og eksisterende vaktsystem i de andre kommunene. Så ble det i tillegg lagt inn tiltak for å imøtekomme krav i fellesros en for regionen, som anbefaler endring/forsterking av beredskapen i alle de tre andre kommunene. Størst endring er det i Fjell kommune der etablering av dagkasernering på Ågotnes er foreslått. I tillegg etableres en mindre fremskutt enhet (førsteinnsats) sentralt på Straume, samt at det over tid kan være ønskelig fast døgnkontinuerlig ukesvakt også i Øygarden. Avvikling av ordningen med ikke-dreiende vakt ved alle stasjoner med slik løsning, er også ønskelig. Det kan være aktuelt og gradvis innføre endringene. Gruppen mener at en på lang sikt bør se på en større stasjon i Straume/Kolltveit/Knappskogområdet. Dette for å samle ressursene som i dag eksisterer på Ågotnes, og den anbefalte fremskutte enheten (førsteinnsatsenheten) på Straume. Brannstasjon Haugland Skogsskiftet Øygarden Ågotnes Straume FRE Vakttype døgnkasernert + deltid innkalling (støttestyrke) deltid innkalling deltid innkalling dagkasernert + deltid innkalling deltid innkalling (liten fremskutt enhet, førsteinnsats) Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side65

66 side 20 av 53 Gruppen anbefalte videre en reduksjon i antall vaktordninger for vakthavende brannsjef. Regionen har i dag tre, men her ser en for seg en løsning med to; en for ytre og en for indre region. En positiv effekt med to slike vaktordninger er fleksibiliteten, kompetansen og robustheten på overordnet ledelsesnivå dette vil gi det nye brann- og redningsvesenet. I tillegg vil alle stillinger i denne vaktordningen utgjøres av personer som har heltidsstilling i brannvesenet. Når det gjelder utstyr og bilpark ser gruppen bl.a. behovet for: høyderedskap i regionen snarlig utskifting av mannskapsbil til nye Haugland brannstasjon etablering av sjøtjeneste med redningsdykking Standarden på utstyret ellers er bra, og ganske jevn. Gruppen ser for seg en mer stabil økonomisk situasjon ved et fellesbrannvesen, som igjen skal sikre god og lik forvaltning av utstyr og materiell. Økt satsing på beredskap opp mot vann/sjø/gass- og oljerelatert virksomhet, vil være et naturlig satsingsområde. Gruppen ser at et felles storbrannvesen kan bli en realitet med de rette rammer. Et fellesbrannvesen vil gi muligheter til nytenkning innen beredskap, både mhp personell og utstyr. En todeling av regionen, som var naturlig rent geografisk, er en utfordring, men samlet sett vil fellesbrannvesenet bli en slagkraftig enhet, og med lokal tilnærming for å løse utfordringer i lokalsamfunnet. Ideelt sett er det ønskelig at ledelse er lokalisert på en plass. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side66

67 side 21 av 53 Gruppen har gjennomført 4 møter, samt et oppsummeringsmøte og har også utarbeidet en fordel/ulempe-vurdering for dagens tre separate løsninger vs. en fellesløsning. Dagens løsning med tre separate brannvesen Fordeler Ulemper - Kjente og vante rutiner - Unaturlige grenser mellom stasjonene og - Helt lokal, god kunnskap om egne ressurser og kapasiteter utgifter til andre brannvesen for beredskap i det som er naturlig eget distrikt - Lett og kjent samarbeid med andre lokale kommunale beredskapsressurser (kommunegrenser og slukkeavtale med Bergen) - Kjent lokalt beredskapsbilde - Forskjellig vaktløsning/beredskapsnivå og Fordeler - Enhetlig struktur og mer robust størrelse på organisasjonen (eliminering av mange eksisterende sårbarhets punkter) - Bedre utnyttelse av felles ressurser både på kompetanse, materiell og økonomi - Mer slagkraftig beredskapsmessig som i dag og med en lavere terskel for full utnyttelse av regionale ressurser på et tidligere tidspunkt ved en større hendelse. - Enhetlig struktur for lønn og godtgjørelse kommunegrensetenking mellom brannvesenene, vanskeliggjør god utnyttelse av felles ressurser når det haster som mest. - Kontakten mellom felles yrkesutøvere er vanskeliggjort av kommunegrenser/økonomi, dette gjør samhandlende regionale oppgaver tyngre. - Separate og mer sårbare økonomiske rammer - Manglende kunnskap om hverandres kapasiteter Foreslått fellesløsning Ulemper - Noen av de problemene som er der, vil fortsatt være der (avstander tilnærmet nåværende stasjonsstruktur) - Forbigående lærings- og samhandlings- periode (jobbe vekk eksisterende «kommune- grensetenking» og egne vaner og uvaner i de separate brannvesenene) - Må regne med noe «støy/uro» fra de ansatte i en «omveltningsperiode» Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side67

68 side 22 av Faggruppe forebyggende Gruppen har bestått av følgende personer: Leder: Terje Jacobsen (ABR) Medlem: Ove Geir Stusdal (SBV), Ronny Gilborne (SBV), Henrik Grinheim (ABR), Jan Gaute Haug (ØBV) Det foreligger per i dag avvik i krav til bemanning jf. 3-2 dimensjonerings forskriften for Askøy brann & redning (ABR) med 0,7 årsverk og Sotra Brannvern IKS med 1,0 årsverk. Før et ev. fellesbrannvesen vil være etablert, vil innbyggertallet i ABR og SBV være ca I det videre arbeidet blir det derfor tilført 2 årsverk slik forskriftsverket krever. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har gitt ABR utsettelse for oppretting av avviket i påvente av resultatet av dette forprosjektet, mens DSB ikke gav SBV avvik fordi selskapet selv allerede hadde avdekt avviket, og lagt inn det nye årsverk i løpet av Blant gruppens anbefalinger er to hensiktsmessige lokasjoner. En for ytre region (Sund, Fjell og Øygarden) og en for indre region (Askøy). Gruppen ser ikke for seg en samlokalisering av hele forebyggende avdeling på en stasjon. Det blir forebyggende personell på to stasjoner; Haugland og Ågotnes. Tilsynspersonell og feiere får oppmøteplass på den stasjonen de tilhører. Dette gir mer effektiv utnyttelse av arbeidsdagen og lavere driftsutgifter. Gruppen har tatt utgangspunkt i en stillingspool på 17 heltidsstillinger + 3 lærlinger. Dette er 1,0 årsverk mer enn direkte fra dimensjoneringsforskriften og dagens behov relatert til feiing og tilsyn med fyringsanlegg. Gruppen mener at organisasjonen bør legge opp til at opptak av lærlinger forsetter, det er også ønskelig at avdelingen tilegner seg mer kompetanse innen informasjonsarbeid. Det er ønske om at en stilling tildeles oppgaver med å følge opp tilbakemeldinger på tilsynsrapporter, reaksjoner på manglende eller utilfredsstillende tilbakemeldinger m.m. Andre viktige oppgaver ved avdelingen er oppfølging av lærlinger, kurs, forebyggende aksjoner og prosjekter. Gruppen anbefaler at enkelte stillinger ved avdelingen vil få tillagt et særskilt ansvar for en del oppgaver som: prosjekter, kampanjer, salg av tjenester, behandling av div. søknader, informasjonsarbeid. Fordelingen av disse oppgavene bør ligge hos avdelingslederen ut fra interessefelt, kompetanse og kapasitet. Gruppen mener at salg av brannvernkurs til næringslivet og kommunale virksomheter, gir en god forebyggende effekt mot allmenheten. Dagens nivå på salg av kurs er greit i forhold til å komme gjennom de lovpålagte oppgavene, samt andre forebyggende prosjekter/oppgaver. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side68

69 side 23 av 53 Gruppen mener at en robust organisasjon kjennetegnes av: jevn god økonomi som tåler en dårlig periode uten at produksjonen rammes i nevneverdig grad tilstrekkelig utstyr med riktig kvalitet på den enkelte stasjon, tilpasset de oppgaver brannvesenet kan forventes å møte i vår region bedriften tåler en vakant stilling/sykemelding over noe tid uten at produksjonen rammes i en slik grad at fastsatte mål ikke nås personell med god og riktig kompetanse, faglig og sosialt god på HMSK, har gode systemer og godt planverk lite personavhengig konkurransedyktige vilkår og god trivsel blant medarbeidere En sårbar organisasjon er en bedrift som ikke har, eller i liten grad har, de egenskapene som er nevnt over. Dagens løsning med tre separate brannvesen Fordeler Ulemper - oppleves trygt, vet hva man har og trives med det - i ulike grader sårbar ved sykdom/vakante stillinger - nærhet til ledere på ulike plan - ansatte har flere roller noe som kan gi - tett kontakt med andre etater i kommunen (Askøy og Øygarden) tendenser til bukk og havresekk (Øygarden) - gode muligheter for å omplassere personell når man er en del av kommunen (Askøy og Øygarden) - i ulike grader små fagmiljø Foreslått fellesløsning Fordeler Ulemper - mindre sårbar løsning enn dagens tre separate - mindre nærhet til ledere brannvern - til tider kan det bli lengre kjøring i - større fagmiljø arbeidstiden pga. lengre avstand ved jobb i - flere ressurser hva gjelder utstyr og personell annen kommune - lik kvalitet på tjenester til innbyggere i regionen - skilles brannvesenet ut fra kommunen kan dette medføre mindre kontakt mellom - mindre preg av bukk og havresekk kommune og brannvesen, gjelder blant annet - større mulighet for endrede oppgaver/omplassering innen brannvesenet byggesaksavd/byggeiere Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side69

70 side 24 av 53 Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side70

71 side 25 av Økonomiske fordelingsmodeller 11.1 Generelt om modeller Presentasjon av de ulike økonomiske fordelingsmodellene kan være vanskelig. Dette er eksempler på mulige fordelingsmåter. Vi har prøvd å gjøre det så oversiktlig som mulig. Arbeidsgruppen støtter seg til Faggruppe for administrasjon, støttefunksjon og økonomi, i denne sammenheng. I prosessen var det viktig å få fram sammenlignbare tall. Dvs. tall som viser den reelle kostnaden for driften av brann- og redningstjenesten. Modellene slår ulikt ut, og arbeidsgruppen ønsker å anbefale en modell som gir best mulig synergieffekter for alle. En klar intensjon er at kostnaden for den respektive kommune ikke skal bli høyere enn for en sammenlignbar, selvstendig, løsning. Dvs. at de selvstendige modellene innehar samme beredskapsnivå, som for fellesløsningen. Tallgrunnlaget må under alle omstendigheter ansees som omtrentlige fordi det kan bli endringer ved implementering av et fellesbrannvesen. En årsak kan være harmonisering av lønns- og vaktgodtgjørelser. Til sist kan eierne bli enige om en annen modell for kostnadsfordeling enn det som er presentert her Ulike økonomiske fordelingsmodeller 1. Referansemodell Dette er den sammenslåtte kostnad for de tre brannvesen om de fortsetter som selvstendige organisasjoner. For å kunne foreta reell sammenligning er det lagt inn samme beredskapsnivå som for fellesløsningen. 2. Direkte innbyggertallmodell Denne modellen fordeler kostnadene med et VHBR flatt etter innbyggertall fra en gitt dato. En kan her «fryse» andelen i for eksempel tre år dersom det er stor forskjell i vekst på deltakerkommunene. Dette vurderes ikke å være tilfellet i vår region, der det kan se ut som en vekst på 2,3 % er realistisk for alle kommuner minst for de neste 5 årene. Modellen vil kunne slå ulikt ut. Dersom en kommune har et høyere kostnadsnivå i dag enn andre, vil en slik modell gi rimeligere drift for denne kommunen, men da høyere for de andre. Den er svært enkel å administrerer, men vil slå ugunstig ut økonomisk for Fjell og Sund, og tilsvarende gunstig ut for Askøy og Øygarden. Innbyggertall per Andel i % Askøy ,69 Fjell ,16 Sund ,57 Øygarden ,58 VHBR Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side71

72 side 26 av Innbyggertall utjevningsmodell med grunnsats Modellen er bygget opp ved at kommunene går inn i samarbeidet med den kostnad som de har for selvstendig brannvesen i Dette gir da en prosentandel i forhold til totalen, som kan avvike i forhold til den andel som folketallet utgjør. Så vil dette gradvis jevnes ut slik at en fra og med år fire har en ren innbyggertall modell. Denne modellen gjør overgangen mer gradvis, slik at ikke kostnadsøkningen over natten blir vesentlig for noen og reduksjonen tilsvarende stor for andre. Med ulik kostnad per innbygger vil en direkte overgang til innbyggertallmodell gi både Fjell og Sund stor økning og særlig Øygarden og Askøy en markant reduksjon. I bunn legger en så en grunnsats, la oss kalle det en medlemsavgift på f.eks. 0,5 %, som fordeles likt for alle kommunene. En slik grunnsats benyttes i andre brannvernsamarbeid, men da gjerne noe høyere (f.eks. 1,0 %) Etter f.eks. tre år går en så over til en innbyggertallmodell med grunnsats. Etter noen år vil en kunne se bedre hvordan selskapet fungerer. Modellen vil fungere godt når kommunene har relativt jevn folkevekst. I praksis vil dette si at Askøy og Øygarden prosentvis betaler mest det første året, for så gradvis betale mindre de neste to årene fram til år fire. Da vil vi ha kommet til at driftsandelen samsvarer med faktisk innbyggertallandel. For Fjell og Sund vil denne modellen føre til at de betaler prosentvis mindre det første året, for så gradvis betale mer fram til år fire, da vi har kommet fram til at driftsandelen samsvarer med innbyggertallandel. Innbyggertall per Faktisk andel i % Innskutt andel i % Utjevning over 3 år % per år Innbyggertall model per per År 1 År 2 År 3 År 4 Askøy ,69 47,81 46,78 45,75 44,72 43,69 Fjell ,16 33,78 34,87 35,97 37,06 38,16 Sund ,57 9,14 9,51 9,86 10,22 10,57 Øygarden ,58 9,26 8,84 8,42 8,00 7,58 VHBR Harmoniseringsmodell Denne modellen er et kompromiss mellom de andre modellene. Dersom en ser på kostnadsnivået for det respektive brannvesen, så ser en at både Askøy og Øygarden kommuner godt ut i en innbyggertallmodell, mens Fjell og Sund kommer mindre godt ut. Intensjonen med en harmoniseringsmodell er at alle kommuner skal komme bedre ut rent økonomisk, enn de vil gjøre som selvstendig sammenlignbare brannvesen. Denne modellen gir derfor eierandeler som ikke gjenspeiler det direkte innbyggertallet. Modellen er basert på gjennomsnittet av den andel som den enkelte kommune initierer av driftsbudsjett for fellesbrannvesenet, og den andel som folketallet utgjør. Eks. Øygarden kommune initierer en budsjettandel på 9,26 %, mens faktisk innbyggertallandel er 7,58 % (per ). Gjennomsnittet blir da 8,42 %. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side72

73 Modellen gir da følgende eierandeler: side 27 av 53 Innbyggertall per Faktisk andel i % Innskutt andel i % Gjennomsnitt i % Askøy ,69 47,81 45,75 Fjell ,16 33,78 35,97 Sund ,57 9,14 9,86 Øygarden ,58 9,26 8,42 VHBR Hovedargument her er en solidaritetstanke. Askøy kommune og Øygarden kommune har høyere kostnader, enn Fjell og Sund per i dag. Dette er særlig merkbart for Askøy sin del som innfører døgnkasernert beredskap høsten En hovedtanke er at modellen i et fellesbrannvesen skal gi alle en lavere kostnad enn om en fortsatte som selvstendige brannvesen med sammenlignbare beredskapsløsninger som i fellesalternativet. Konklusjon Arbeidsgruppen ønsker at en optimal modell skal tilfredsstille følgende kriterier 1. fremstå logisk og forutsigbar 2. være enkel å forvalte 3. oppleves rettferdig for eierne En modell som går direkte på innbyggertall vil i gi en betydelig reduksjon for Askøy og Øygarden, og dertil økning for Fjell og Sund. Dette vil ikke tilfredsstille kriterie 3 om opplevd rettferdighet på kort sikt. Modellen med utjevning over 3 år er i så måte en bedre løsning. Den vil fra og med år 4 være en ren innbyggertallmodell, men på grunn av det forskjellige kostnadsnivået ved inngangen, foretas en gradvis tilpassing av andelene slik at de tilsvarer det reelle eiernivået basert på innbyggertallet. Uansett organisasjonsform ligger det en del basiskostnader i bunn. I og med at den settes til en flat sats, f.eks. 0,5 % av driftsbudsjettet, vil dette slå prosentvis mindre gunstig ut for Sund og Øygarden, enn for Fjell og Askøy. Arbeidsgruppen mener likevel at dette er av en slik størrelsesorden at det kan aksepteres. Hvorvidt denne andelen skal settes til 0,5 %, 1 % (som de bruker i Øvre Romerike IKS) eller andre, bli en vurdering som eierne må bli enig om. I Harmoniseringsmodellen er det solidaritetstanken som gjelder; alle skal få lavere kostnad enn om en fortsatte alene, med sammenlignbar beredskap og bemanning som et fellesbrannvesen. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side73

74 side 28 av 53 Arbeidsgruppen anbefaler derfor følgende prioritering for økonomisk fordelingsmodeller 1. Harmoniseringsmodell Modellen er forståelig og forutsigbar. Den er enkel å forvalte og alle får lavere kostnad enn ved ikke å danne et fellesbrannvesen, om en sammenligner med samme beredskapsnivå for selvstendige løsninger. Modellen kan også fryse eierandelen i en periode, for så foreta ny fordeling etter noen år. 2. Utjevningsmodell med grunnsats Modellen er forståelig og forutsigbar fram til utjevningen er foretatt. Dernest går den direkte på innbyggertallet, men fremdeles med en grunnsats. Modellen vil ellers slå litt mindre gunstig ut for Fjell og Sund, mens mer gunstig for Askøy og Øygarden. En tanke kan være å foreta nedtrappingen over tre år, for så fra og med år 4 avtale ny fordeling Grovt budsjettestimat Det er utarbeidet et grovt budsjettestimat. Budsjettestimatet tar utgangspunkt i reelle nettobudsjett for 2014, som så er skalert opp med en deflator på 3,0 % per år, over en periode på fem år. For å kunne sammenligne modellen for et fellesbrannvesen (VHBR), med løsninger der det enkelte brannvesen fortsetter som i dag, har en lagt inn samme beredskapsnivå som i fellesbrannvesenet. Dette gjelder i særlig grad for Fjell og Sund, der en dagkasernert løsning på Ågotnes og en liten fremskutt enhet på Straume er lagt inn. En vil se at den totale kostnad for «aleneløsningen» dermed blir høyere enn for fellesløsningene. Vekstrate/år 2,3 % Utvikling i innbyggertall (per 1.1) År Askøy Fjell Sund Øygarden Regionen ,85 % ,04 % ,65 % ,46 % ,85 % ,04 % ,65 % ,46 % ,85 % ,04 % ,65 % ,46 % ,85 % ,04 % ,65 % ,46 % ,85 % ,04 % ,65 % ,46 % ,85 % ,04 % ,65 % ,46 % ,85 % ,04 % ,65 % ,46 % Modellene på neste side inkluderer ikke avsetninger til drifts- og investeringsfond, som blir anbefalt ved opprettelsen av VHBR. Størrelsen på disse årlige avsetningene må eierne i fellesskap bli enige om, og avtalefeste i en samarbeidsavtale. En fornuftig ramme for fondsavsetninger vil være kr 1,4 mill. med en fordeling på til driftsfond og til investeringsfond. Tallene er nettokostnader for eierkommunene (eksl. fondsavsetninger), og bruttobudsjettet vil være ca kr 4,5 mill. større. I summen på ca. 4,5 mill. ligger salg av tjenester, refusjoner m.m. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side74

75 side 29 av 53 Under er det satt opp tabeller som viser utslag for respektive kommuner for de ulike modeller for fordeling av kostnader. Avsetninger til drifts- og investeringsfond tilkommer. Noen mulige feilkilder: - kalkulasjonsfeil, feil i tallgrunnlaget for budsjettet, budsjettets vekstrate er for høy eller for lav - uforutsatte virkninger av nye tiltak, endringer i beredskapsstrukturen Askøy kommune (nettotall i hele kr 1 000) Modell år 1. ABR VHBR - Utjevning med grunnsats VHBR - Direkte innbyggertall VHBR - Harmoniseringsmodell Fjell kommune (nettotall i hele kr 1 000) Modell år 1. SBV VHBR - Utjevning med grunnsats VHBR - Direkte innbyggertall VHBR - Harmoniseringsmodell Sund kommune (nettotall i hele kr 1 000) Modell år 1. SBV VHBR - Utjevning med grunnsats VHBR - Direkte innbyggertall VHBR - Harmoniseringsmodell Øygarden kommune (nettotall i hele kr 1 000) Modell år 1. ØBV VHBR - Utjevning med grunnsats VHBR - Direkte innbyggertall VHBR - Harmoniseringsmodell Vest-Hordaland brann & redning (nettotall i hele kr 1 000)* Modell år 1. Som i dag VHBR - Utjevning med grunnsats VHBR - Direkte innbyggertall VHBR - Harmoniseringsmodell *Merk at tallene er avrundet. Forprosjekt Vest Hordaland brann & redning april 2013 februar 2014 Side75

76 side 30 av Alternative organisasjonsmodeller for samarbeid 12.1 Generelt om organisasjonsmodeller I valg av organisatoriske modell kan en velge mellom flere typer selskaps- og organisasjonsformer. Det er likevel en del viktige skiller. Et aksjeselskap kan ha både kommunale og private eiere, mens et interkommunalt selskap bare kan kommunale eller fylkeskommunale eiere. Skal kommunene samarbeid med private må aksjeselskapsformen brukes (FoU KS, Haavind Vislie, 2008). En rapport utarbeidet for Kommunal- og regionaldepartementet tar for seg konsekvenser av interkommunalt samarbeid for norske kommuner (IRIS, 2013). Rapporten vurderer så å si alle kommunale ansvarsområder, og tar også for seg de mest vanlige former for samarbeidsmodeller. 27-selskap ihht. kommuneloven, 28 b og c ihht. kommuneloven, interkommunalt selskap ihht. Lov om interkommunale selskaper og aksjeselskap ihht. Lov om aksjeselskap. Brann og redning er områder som blir omtalt i rapporten. Vi har valgt å gi en kort innføring i modeller som kan være aktuelle. I kap redegjør arbeidsgruppen for hvilke alternative former for organisering, som gruppen mener er de mest relevante, samt hvilke kriterier som er lagt til grunn for å velge ut den anbefalte modell. I kap begrunnes valg av modell. Antall brann- og redningsvesen per type brann- og redningsvesen og antall innbyggere i ansvarsområdet Type brann- og redningsvesen Antall innbyggere i brann- og redningsvesenets ansvarsområde < > Totalt Felles brann- og redningsvesen, interkommunalt foretak IKS Felles brann- og redningsvesen, andre samarbeidsformer enn IKS Selvstendig samarbeidende brann- og redningsvesen Selvstendige brann- og redningsvesen Kilde: Samfunnsøkonomisk analyse av ny organisering av brann- og redningsvesenet, Oslo Economics Definisjoner av fire typer brann- og redningsvesen er gjort av DSB ut i fra innrapportert tallgrunnlag fra brannog redningsvesen. 1) Selvstendige samarbeidende brann- og redningsvesen er i utgangspunktet selvstendige. Kommunen har enten ikke rapportert egen brannsjef, årsverk på beredskap eller årsverk på forebygging. En stor del av disse har samarbeidsavtale med andre kommuner/brann- og redningsvesen om forebygging. Vertskommunen for samarbeidene regnes som selvstendige. 2) Selvstendige brann- og redningsvesen har egen brannsjef og rapporterer inn årsverk til beredskap og forebygging. I denne kategorien regnes også selvstendige brann- og redningsvesen som har ansvar for forebygging eller beredskap i andre kommuner. Sotra Brannvern IKS Askøy brann & redning Øygarden brannvesen Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side76

77 side 31 av selskap etter kommuneloven Samarbeid etter kommuneloven 27 skjer gjennom et eget styre. Slikt samarbeid kan være eget rettssubjekt, men er som oftest ikke det. Styret må tildeles noe selvstendig beslutningsmyndighet, men myndigheten avgrenses til drift og organisering. Styrets myndighet er derfor mindre enn i et interkommunalt selskap (se pkt. 12.4). Et samarbeid etter 27 er lite regulert i kommuneloven og det er derfor opp til kommunene selv hvordan de vil organiser samarbeidet. Det er begrenset myndighet som kan legges til samarbeidet og dette avgrenser hva det kan samarbeides om, dersom vi sammenligner med f.eks. vertskommunemodell etter 28 i kommuneloven. Det skal være tale om avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. En naturlig fortolkning er da at styret ikke skal kunne foreta investeringer og ev. strategiske valg, og det kan også tolkes som at utøvelse av myndighet ligger utenfor styrets kompetanse (Resch-Knudsen, 2011). Slike beslutninger må da gå gjennom alle deltakerkommunene før endelig godkjenning, noe som kan begrense fleksibiliteten betraktelig i forhold til andre samarbeidsformer. Etter arbeidsgruppens mening gir dette for uklare, og lite fleksible, løsninger for en effektiv brannog redningstjeneste. Arbeidsgruppen vurderer derfor 27 selskap, som mindre aktuell modell for organisering av en felles brann- og redningstjeneste b og c etter kommuneloven Disse samarbeidsformene blir omtalt som såkalte vertskommunemodeller. En vertskommune er den kommune som får delegert myndighet fra andre kommuner i et samarbeid, til å utføre oppgaver og treffe avgjørelser på disse kommuners vegne. Samarbeidskommune er den kommune som delegerer myndighet og oppgaver til vertskommunen. Vi omtaler kommuner som samarbeider slik som deltakerkommuner. Øverste forvalter vil være administrasjonssjefen i vertskommunen (rådmann), og leder for brannvesenet vil derfor være organisatorisk underlagt rådmannen som omgjørings- og instruksjonsmyndighet (Resch-Knudsen, 2011). Vertskommune + samarbeidskommune(r) = deltakerkommuner 28 b er et administrativt vertskommunesamarbeid som ikke har noen organisatorisk overbygning i form av et felles folkevalgt organ. I en slik samarbeidsform kan en bare delegere myndighet i saker uten prinsipiell betydning. Det er viktig å ta inn bestemmelser i en samarbeidsavtale om hvordan slike saker skal behandles, samt hva som blir definert å være av prinsipiell karakter. Denne samarbeidsformen er ikke tilpasset samarbeid hvor det er behov for politisk behandling av saker, og er altså mer egnet for samarbeidsområder som er regelstyrte og som krever særskilt kompetanse for å bruke faglig skjønn. Kommunestyret har bare instruksjons- og omgjøringsmyndighet for saker som har sitt opphav fra egen kommune. Denne modellen vurderes derfor å være lite uaktuell for et fellesbrannvesen i vår region. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side77

78 side 32 av c er en vertskommunemodell med kommunal nemnd. Dette brukes der en ønsker å delegere myndighet i saker av prinsipiell betydning. I motsetning til 28 b modellen, administrativt vertskommunesamarbeid, må alle deltakere delegere samme myndighet til den felles folkevalgte nemnden. Denne nemnden kan så delegere videre saker til administrasjonen i vertskommunen, som ikke er av prinsipiell betydning. Den enkelte deltakerkommune kan fastsette retningslinjer for hva kommunen mener er saker av prinsipiell betydning, som da må avgjøres i nemnden. Dette betyr at selv om deltakerkommunene har delegert samme kompetanse til nemnden, kan den enkelte kommune gi ulike instrukser om hvordan myndigheten skal utover i saker som alene berører kommunen eller dens innbyggere. En kan da risikere at tilnærmet like saker får ulik behandling avhengig av hvilke kommune saken gjelder. Skal en kommune overlate til en annen kommune (vertskommune i denne sammenheng) til å treffe avgjørelser i saker som er av prinsipiell betydning, må det opprettes en folkevalgt nemnd. I arbeid med brann- og redningstjenesten vil beslutninger av prinsipiell karakter kunne oppstå. Med prinsipiell karakter kan vi mene vedtak ut fra en vurdering av i hvilken utstrekning de viktigste skjønnsmessige sider av avgjørelsen må ansees som avklart gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis. Arbeidsgruppen vurderer vertskommunemodellen 28 c, til å være en mulig modell for organisering av en felles brann- og redningstjeneste 12.4 Kommunalt foretak Et kommunalt foretak blir opprettet av en kommune jf. kommunelovens kap. 11, og er ikke et selvstendig rettssubjekt. Det opprettes et styre som er underlagt kommunestyret.foretaket blir altså en del av kommunen, men ledelsen i foretaket blir gitt større handlingsrom enn tilfellet er for annen kommunal organisering. Foretaket er underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Det er kommunestyret som vedtar foretakets budsjett og økonomiplan. Kommunene er fullt ut ansvarlig for foretakets økonomiske forpliktelser, og dermed kan ikke foretaket gå konkurs (Rech-Knudsen, 2011). For å bruke en slik modell for et brannvernsamarbeid, må en kommune opprettet foretaket, for så å la foretaket selge tjenester til de andre samarbeidskommunene. Vi får altså en modell ikke ulik 28 c, men det er en vesentlig forskjell i at foretaket svarer for styret og ikke overfor en administrasjonssjef, slik tilfellet er i 28 c løsningen. Dette gir både foretakets ledelse og styret større handlefrihet. Organisasjonsformen er ment å gi en balanse mellom kontroll og kommunal styring på den ene siden og frihet for foretaksledelsen på den andre (Rech-Knudsen, 2011). Det er uansett tale om en kjøp-av-tjeneste - løsning for de andre samarbeidskommunene, og direkte innflytelse på driften er likeledes begrenset. Mhp. innflytelse vil 28 c (med kommunal nemnd) muligens være en noe bedre løsning. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side78

79 side 33 av 53 Arbeidsgruppen vurderer vertskommunemodellen med basis i et kommunalt foretak, til å være en mulig modell for organisering av en felles brann- og redningstjeneste. 28 c vil muligens gi en noe større grad av innflytelse fra samarbeidskommunene, mens foretaket isolert sett vil gi brannvesenet større frihet, dog underlagt styret. Dersom styret er sammensatt av medlemmer fra alle samarbeidskommunene vurderes denne modellen å være bedre enn en ordinær 28 c-løsning IKS etter lov om interkommunale selskaper Samarbeid organisert som interkommunale selskaper er regulert i lov om interkommunale selskaper. Selskapet er en egen juridisk enhet hvor kommuner og/eller fylkeskommuner kan være deltakere. Deltakerne i et interkommunalt selskap har ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser, til forskjell fra et aksjeselskap. Dette betyr i praksis at et interkommunalt selskap ikke kan gå konkurs. Et interkommunalt selskap skal ha et representantskap som velges av kommunestyret, men der medlemmene ikke må komme fra kommunestyret, selv om dette ofte er vanlig. Samtlige eiere skal være representert i representantskapet. I tillegg skal det være et styre, som velges av representantskapet. Det er imidlertid vanlig at representantskapet rådfører seg med respektive kommunestyre før valg av styre. Selskapet skal ha en daglig leder, som er ansatte i selskapet. Daglig leder blir ofte ansatte av styret, men denne myndigheten kan også ligge til representantskapet. Arbeidsgruppen vil anbefale at ansettelse av daglig leder er styrets oppgave, da daglig leder vil rapportere til styrets leder. IRIS-rapporten (2013) synliggjør at denne organisasjonsformen både er hensiktsmessig og i dominerende grad, blir benyttet innenfor brann- og redningstjeneste der flere kommuner samarbeider. Organisasjonsformen gjør det mulig med både offentlig myndighetsutøvelse, drift og organisering, samt at et styre gjør investeringer og strategiske beslutninger. Dette gjør også den samlede politiske innflytelse større for alle samarbeidskommunene. Arbeidsgruppen vurderer denne organisasjonsformen til å være en aktuell modell for en felles brann- og redningstjeneste AS etter lov om aksjeselskap Aksjeselskap skiller seg fra f.eks. et interkommunalt selskap ved å ha begrenset økonomisk ansvar for deltakerne. Den enkelte eier er ikke ansvarlig for forpliktelser i selskapet utover den innskutte kapital. Et aksjeselskap kan derfor gå konkurs, noe som gir mindre gode lånevilkår enn for en kommune. Kommunalt samarbeid i aksjeselskap må brukes når andre enn kommuner deltar, og den politiske innflytelsen vil være dårligere enn i et interkommunalt selskap. Innsyn fra offentligheten vil også være svakere. Arbeidsgruppen vurderer denne samarbeidsformen som å være uaktuell for en brann- og redningstjeneste, som i klart overveiende grad vil være avhengig av driftsmidler fra eierne. Dette til forskjell fra f.eks. kommunale aksjeselskap som ivaretar vann-, avløps- og renovasjonsoppgaver for kommunene, som kan fullfinansieres med avgifter. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side79

80 side 34 av Fordel/ulempe-vurdering av de tre mest aktuelle modellene Arbeidsgruppen har valgt ut tre modeller som er vurdert til å være mest aktuell for å organisere en felles brann- og redningstjeneste. Samarbeid etter kommunelovens 28 c (vertskommunemodell med felles folkevalgt nemnd) Samarbeid der en av samarbeidskommune etablerer et foretak som igjen selger tjenester til de andre. Modellen blir en variasjon av vertskommunemodellens 28 b, men med eget styre Samarbeid etter lov om interkommunale selskaper (IKS) Opplisting av fordeler/ulemper på side 32, går på administrativ og politisk styring, og kontroll. Faglige vurderinger knyttet til brann- og redningstjenesten er ikke direkte inkluderte i vurderingen over, men tilgang til særskilte investerings- og driftsfond vurderes til å ha betydning for brann- og redningstjenestens fleksibilitet til utskifting av kjøretøy og dyrere materiell. IKS Vertskommune 28 c Kommunalt foretak Er et eget rettssubjekt, rettslig og økonomisk skilt fra eierne. Definert gjennom Det er vertskommunen som har styringsretten for drift og organisering av tjenestene. en selskapsavtale vedtatt av alle eierne Vertskommunen er ansvarlig for å levere tjenester i Politisk styring utøves gjennom representantskapet. Representantskapet samsvar med den avtale som er inngått med samarbeidskommunene behandler selskapets regnskap, budsjett, økonomiplan og årsmelding. Samarbeidskommunene har innflytelse over de leverte tjenester kun gjennom den Ansatte er representert i styret avtale som er inngått. Vertskommunen kan dermed Selskapet kan ikke gå få stor økonomisk risiko konkurs Samarbeidskommunene må Kan ikke ta opp lån med mindre det er beskrevet i selskapsavtalen betale moms på tjenesten. Kommunene har ubegrenset ansvar for sin del av selskapets forpliktelser Det er ikke moms på tjenester selskapet utfører for eierkommunene. Kan velge mellom kommunale regnskapsprinsipper eller regnskapsloven Er ikke eget rettssubjekt, men er en del av en kommune. Foretaket er direkte underlagt kommunestyret, men har eget styre, som daglig leder rapporterer til. Rådmann i kommunen har ikke instruksjonsrett overfor foretaket, men har oppsettende vetorett overfor vedtak fattet av foretakets styre. Rådmannen kan dermed kreve at vedtaket ikke blir implementert før kommunestyret har gitt sin godkjennelse. Foretaket kan selge tjenester til andre. Det er imidlertid kommunestyret som velger styret, og ev. kjøpere av tjenester (samarbeidskommuner) har dermed ingen direkte rett til representasjon i styret. Rettigheter og frihet for foretaket avgjøres i styringsdokumentasjonen for foretaket. Kilde: KAD Veileder for interkommunalt ikt- samarbeid, 2008 (gjelder iks og vertskommune 28 c) Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side80

81 side 35 av 53 IKS Vertskommune 28 c Kommunalt foretak Fordeler/positive sider Fordeler/positive sider Fordeler/positive sider Større frihet for å organisere, drifte og utvikle brann- og redningstjenesten ut fra brann- og redningsfaglige vurderinger og prioriteringer Dominerende organisasjonsform for organisering av felles brannog redningstjenester mellom likeverdige kommuner Likeverdig mulighet for styring og kontroll for deltakerkommunene basert på eierandel og representasjon i styrende organ Klare ansvarsforhold, og kommunene har ikke arbeidsgiveransvaret De ansatte er representert i styret, og representasjon ihht 10 i iks-loven Unngår kostnader med styre og representantskap Vertskommunen kan vedta driftsbudsjettet for brannvesenet som er tilpasset kommunenes økonomiske situasjon Klare ansvarsforhold ansvaret ligger hos vertskommunen Styring og kontroll baseres på vurderinger og politiske vedtak gjort av vertskommunen etter forankring i felles kommunal nemnd Vertskommunen har arbeidsgiveransvar Vertskommunen kan vedta driftsbudsjettet for brannvesenet, som er tilpasset kommunenes økonomiske situasjon Klare ansvarsforhold ansvaret ligger hos vertskommunen Arbeidsgiveransvaret utøves via styret Større frihet til daglig drift og strategisk planlegging enn som etat/avdeling i kommunen ref. 28 c- samarbeid Ulemper/mindre positive sider Folkevalgtes styring kan svekkes og erstattes av et mer faglig fokusert styre Brannvesenets budsjett kan i større grad bli utformet ut fra faglige anbefalinger og myndighetskrav, med mindre vekt på kommunenes økonomiske situasjon Kommunen har ubegrenset ansvar for sin eierandel i selskapet Det vil påløpe kostnader med styre (godtgjørelse satt av representantskapet), og representantskap (ev. godtgjørelse satt av kommunestyret) Kommunene overfører fagkompetanse til selskapet Ulemper/mindre positive sider Vil gi et demokratisk underskudd i samarbeidskommunene. Myndighet flyttes fra politisk til administrativt nivå i de kommuner som ikke er vertskommune. Sotra Brannvern IKS må avvikles som selskap Liten påvirkningsmulighet i avtaleperioden for samarbeidskommunene som kjøper tjenesten. Endringer i samarbeidskommunenes behov vil medføre endringer i samarbeidsavtalen og derav økonomiske vilkår Brannsjefen må rapporter til fire kommunestyrer og ev. flere politiske utvalg i deltakerkommunene. Ulemper/mindre positive sider Vil gi et demokratisk underskudd i samarbeidskommunene. Myndighet flyttes fra politisk til administrativt nivå i de kommuner som ikke er vertskommune. Sotra Brannvern IKS må avvikles som selskap Liten påvirkningsmulighet i avtaleperioden for samarbeidskommunene som kjøper tjenesten, med mindre samarbeidskommunene tildeles representasjon i styret. Imidlertid vil styret uansett være underordnet kommunestyret i vertskommunen Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side81

82 side 36 av Anbefalt modell I arbeidet med modellvalg kan det være hensiktsmessig å vurdere i hvor stor grad en ønsker større frihet for brann- og redningstjenesten til selv å organisere den daglige driften, og hvordan en når mål. I selskapsformen (IKS) vil eierne ikke styre driftsmessige saker. Da får styret og daglig ledelse større frihet i forhold til retning og virkemidler. Dette kan igjen gi bedre behovstilpasning og større produktivitet. Eierne trekker da opp de strategiske linjene f.eks. gjennom en eierstrategi, samt fører kontroll med selskapets økonomi og resultat-oppnåelse (IRIS, 2013). Slik kontroll utøves typisk ved representantskapets behandling av regnskap, budsjett og årsmelding. I IKS-modellen får styret en mer strategisk eierrolle. Det blir en mer brukerstyrt ansvarskontroll. Med bruker mener vi her både innbyggere og besøkende i regionen. Eierne benytter mål og resultatstyring som styringsverktøy, gjerne gjennom en eierstrategi. Med en slik modell for organisering av det interkommunale brann- og redningsvesen blir eiernes rolle mer å legge strategisk til rette og utøve kontroll. Det er de siste årene etablert flere større interkommunale brannvesen og den dominerende organisasjonsformen er interkommunale selskap. Ved valg av modell må en sikre fornuftig, men fleksibel eierstyring og kontroll, samt at modellen gir stor grad av økonomisk forutsigbarhet både for eierne og for brann- og redningstjenesten. Alle eierkommunene må sikres reell innflytelse og medvirkning. Arbeidsgruppen mener at dette sikres best gjennom å organisere samarbeid som et interkommunalt selskap. Et slikt interkommunalt selskap skal ha et representantskap som velges av kommunestyret. Representantskapet velger så styret, og det er kutyme for at representantskapet rådfører seg med kommunestyret i forkant. Dersom et flertall av de ansatte ønsker det, har de ansatte rett til styremedlem(mer) og/eller observatører ihht. 10 i iks-loven. Det normale er videre at styret ansetter daglig leder. Loven sier ikke noe om representasjonen i representantskapet utenom at alle eierne skal være representert. Styret skal ha minst tre medlemmer, men dersom det velges inn ansattrepresentant(er) i styret skal det bestå av minst fem medlemmer. Dersom et flertall av de ansatte krever representasjon i styret, vil det ihht 10, 9. ledd gi to styremedlemmer. I et styre med åtte medlemmer kan de ansatte kreve to. Er styret på ni medlemmer kan de ansatte kreve tre. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side82

83 side 37 av Aktuelle utredninger om framtidig brann- og redningstjeneste 13.1 Framtidens brann- og redningsvesen NTNU Samfunnsforskning AS og Sintef NBL har på oppdrag for Kommunenes Sentralforbund (KS) utarbeidet en rapport om framtidenes brann- og redningsvesen (høsten 2013). Arbeidsgruppen har vurdert viktige momenter som fremkommer i denne rapporten, og sammenlignet med våre lokale løsninger verken god eller dårlig + bra ++ meget bra NTNU Samfunnsforskning Framtiden brann- og redningsvesen Regionen organiseres etter et prinsipp om mest mulig likt risikobilde og geografisk nærhet Selvstendige brannvesen Felles brannvesen ( ) ABR SBV ØBV VHBR (70 000) Tilrettelegge for ledelse på heltid Tilrettelegge for gode fagmiljøer Geografisk nærhet Styrket fagmiljø Stort nok befolkningsgrunnlag/ areal for å gi hendelse av et gitt antall Faglig robusthet Tilrettelegge for lokalkunnskap eller tilstedeværelse Tilrettelegge for nødvendig deltakelse i kommunale prosesser Tilrettelegge for samarbeid med andre aktører på det forebyggende området Tilrettelegge for at personell og tilstrekkelig utstyr kan lokaliseres slik at kravet til responstid innfris(førsteinnsats) Mulighet for omdisponering av mannskap og utstyr Mulighet til standardisering av oppgaver Kompetanseoppbygging og erfaringsoverføring Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side83

84 side 38 av Brannvesenets organisering og ressursbruk Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har på oppdrag fra Justisdepartementet, satt ned en arbeidsgruppe for å vurdere brannvesenets organisering og ressursbruk Arbeidsgruppen har vurdert viktige momenter som fremkommer i denne rapporten, og sammenlignet med våre lokale løsninger verken god eller dårlig + bra ++ meget bra DSB Nasjonal brannstudie Selvstendige brannvesen Felles brannvesen ( ) ABR SBV ØBV VHBR (70 000) Mest mulig effektiv bruk av de samlede ressursene til brann- og redningstjenesten i dag Tilrettelegge for ledelse på heltid Tilrettelegge for gode fagmiljøer Tilrettelegge for sammenliknbar faktabasert kunnskapsutvikling på tvers av enheter Tilrettelegge for deltakelse i utarbeidelse av ROS og beredskapsplaner i kommuner og fylker Stort nok befolkningsgrunnlag/areal for å gi hendelse av et gitt antall Tilrettelegge for gode og robuste fagmiljøer Tilrettelegge for lokalkunnskap eller tilstedeværelse Tilrettelegge for nødvendig deltakelse i kommunale prosesser Tilrettelegge for samarbeid med andre aktører på det forebyggende området Tilrettelegge for nasjonale forebyggende oppgaver Tilrettelegge for at personell og tilstrekkelig utstyr kan lokaliseres slik at kravet til responstid innfris(førsteinnsats) Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side84

85 side 39 av 53 Arbeidsgruppen har vurdert viktige momenter som fremkommer i denne rapporten, og sammenlignet med våre lokale løsninger verken god eller dårlig + bra ++ meget bra DSB Nasjonal brannstudie Tilrettelegge for enhetlig og effektiv ledelse av hendelser Selvstendige brannvesen Felles brannvesen ( ) ABR SBV ØBV VHBR (70 000) Tilrettelegge for best mulig samvirke/samarbeid med andre beredskapsaktører Tilrettelegge for en organisering som gir godt grunnlag for samarbeid mellom nødalarmering og brannberedskap Tilrettelegge for kompetanse og lokalkunnskap hos mannskapene Tilrettelegge for klare roller, ansvar og styringslinjer i organisasjonen Ny organisering skal ivareta formelle strukturer for kommunenes påvirkning på brann- og redningsvesenet (som eier) Fylkesbrannvesen Region på innbyggere (+) Region på innbyggere Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side85

86 side 40 av Samfunnsøkonomisk analyse av ny organisering av brann- og redningsvesenet Oslo Economics har gjort en samfunnsøkonomisk analyse av ny organisering av brann- og redningsvesenet. Analysen er gjort på oppdrag fra arbeidsgruppen for Brannstudien. Arbeidsgruppen har vurdert viktige momenter som fremkommer i denne rapporten, og sammenlignet med våre lokale løsninger verken god eller dårlig + bra ++ meget bra Oslo Economics Samfunnsøkonomisk analyse av ny organisering av brann- og Selvstendige brannvesen Felles brannvesen ( ) ABR SBV ØBV VHBR redningsvesenet(brannstudien) (70 000) Rom for å tilpasse organisering og dimisjoneringen av brann- og redningsvesenet til lokale utfordring og lokalt risikobilde Kommunene får handlingsrom til å møte sine utfordringer Geografisk tilhørighet eller fysisk plassering av ressursene i utgangspunktet opp til organisasjonen selv Antall brann- og redningsvesen reduseres ++ Bedre kompetanse og mer robust brannvesen ++ Frigjorte personellressurser Region på innbyggere (+) I rapporten omtales det at brannvesen med nedslagsfelt på > innbyggere har færre administrative årsverk per innbygger enn brannvesen med < innbyggere. Dette kan tyde på at det går et skille på innbygger hva gjelder ressursbruk for administrative kostnader. Kanskje regioner på min innbyggere kan være et gunstig utgangspunkt? For VHBR vil det totale antall ansatte være det samme som samlet for de tre selvstendige brannvesen, når avvik jf. 3-2 i dimensjoneringsforskriften (forebyggende personell) er lukket. Dette vil være tilfelle før en ev. etablering av VHBR. Antall ansatte går altså verken ned eller opp, men omdisponering av personellressurser resulterer i mer omfattende tjenester og høyere beredskap. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side86

87 side 41 av Konklusjon VHBR-prosjektet målt mot rapporter i kap Alle rapportene har det til felles at det anbefales større enheter. Arbeidsgruppens scoring av de tre rapportene er gjort etter vår lokalkunnskap og faglige skjønn, og så objektivt som mulig. DSB-rapporten har valgt ut tre modeller som er mer eller mindre kvantifiserbar i forhold til innbyggertall. Brannstudien anbefaler fylkesbrannvesen, men med et kommunalt ansvar (modell 1). Arbeidsgruppen er enig i at større enheter i utgangspunktet kan ha bedre forutsetninger for spesialiseringer. Arbeidsgruppen er usikkert på om å etablere fylkesbrannvesen er rett løsning, da vi snakker om store forskjeller i både innbyggertall og areal. Det er ikke automatikk i at kvaliteten på f.eks. forebyggende arbeid blir proporsjonalt bedre jo flere heltidsansatte en har. Arbeidsgruppen mener også at DSB-rapporten vektlegger for lite kommunenes innflytelse, påvirkning og autonomi. Avstander er også en parameter som i mindre grad blir vektlagt. Utover dette vil arbeidsgruppen legge til de store utfordringer en får med praktiske og kulturelle forskjeller som finnes innenfor de ulike fylker. Modell 3 legger til grunn regioner på innbygger. Dette kan forstås med det at dimensjoneringsforskriften da automatisk gir et krav om heltidsansatt ledelse og to forebyggende personell (min. 5 personer + feiere). Denne modellen vil for mange kommuner medfører at brannvernregionen blir mindre både i areal og geografiske avstander, enn for modell 1 og 2. Den vil også i vesentlig større grad sikre deltakerkommunene større påvirknings- og styringsmuligheter. For mange kommuner vil et mer formalisert samarbeid også være sammen med nabokommuner, som kanskje en allerede har godt samarbeid med, og ofte er av tilsvarende størrelse. Modell 3 vil likevel kunne bli noe liten med tanke på fagmiljø. Flere av motforestillingene arbeidsgruppen har til brannstudiens anbefaling om fylkesbrannvesen, blir også trukket fram i rapporten fra Oslo Economics. De anbefaler på sin side modell 2 regioner på innbyggere. Oslo Economics har i hovedsak gjort en akademisk, samfunnsøkonomisk, analyse. De har dermed i mindre grad vurdert de faglige rammer som denne modellen gir. Det er i det hele tatt vanskelig å sammenligne DSB-rapportens tre alternativer, nettopp fordi modellene er så ulike. KS-rapporten anbefaler også større enheter, men konkretiserer ikke regionene i innbyggertall og utstrekning. Dette er fornuftig all den tid Norge er svært variert både med hensyn til befolkningskonsentrasjoner, geografi og infrastruktur. Den enkleste løsningen er trolig å arbeide målrettet med insentiver for sammenslåing, og gjerne etablere samarbeidsløsninger der den nødvendige tillit bygges i forkant av strukturelle endringer. Endringsprosesser må være forankret i en god forståelse av hva som fungerer i dag i forskjellige kommuner og regioner, og det finnes neppe en quick fix som kan rulles ut. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side87

88 side 42 av 53 Det er flere fallgruver knyttet til slike prosesser og, spesielt gitt den store heterogeniteten som foreligger i dag, er det viktig å forankre endringsprosessene og arbeide for å ivareta det som fungerer i dagens modell. I den grad det er mulig bør nye modeller komme nedenifra, altså ikke som store reformer» (NTNU Samfunnsforskning m.fl. 2013) Det presiseres at beslutninger om å etablere større enheter må være godt fundamentert. Gjøre en vurdering i forkant, ikke store reformer, ingen «quick-fix» og aller helst bygges opp nedenfra. Brannvesen til brannvesen. Disse råd blir utfordrende i forhold til modell 2 i DSBrapporten, men ikke minst i modell 1. Det advares også mot å fjerne gode lokale løsninger, om en ikke vet konsekvensene dette kan medføre. Rapporten anbefaler å etablere samarbeid mellom kommuner med noenlunde likt risikobilde og med geografisk nærhet til hverandre. Hvordan står så VHBR-prosjektet seg mot disse tre rapportene? VHBR-prosjektet er basert på en rekke vedtak og forarbeider: - Askøy kommunestyre sitt vedtak om at Askøy brann og redning kan, der det vil være formålstjenlig, søke samarbeid med andre kommuner i regionen. Her er vil Sotraregionen være en naturlig samarbeidspartner.(2009) - Kommunestyrene i Fjell og Sund sine vedtak om å beholde dagens organisering av brannvesenet (saken gjaldt om Bergen skulle overta brannvernet), men samtidig åpne for at det i framtiden bør legges til grunn at brannvernet kan utvide samarbeidet i regionen. (2011) - Brannsjefen i Askøy, Fjell og Sund, og Øygarden gjennomførte en brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse og gir anbefalinger om å gjennomføre et forprosjekt for å vurdere et fellesbrannvesen. ( ) - Utvalg for teknikk og miljø i Askøy, Sotra Brannstyre og komite for teknikk i Øygarden vedtok å sette i gang et forprosjekt med basis i anbefalinger fra felles ROS (2013) - Det ble så våren 2013 etablert en arbeidsgruppe, som skulle være ansvarlig for forprosjekt. Faggrupper ble nedsatt, og i tillegg var det en styringsgruppe med medlemmer fra de tre politiske organer. - Styringsgruppen vil på selvstendig grunnlag vurdere videre arbeid. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side88

89 side 43 av 53 Anbefalinger i KS-rapporten for utvikling av større brann- og VHBR-prosjektet Askøy, Fjell, Sund og Øygarden kommuner redningsenheter Anbefaling Oppfyller Kommentar Noenlunde lik risikobilde Geografisk tilhørighet Ingen «quick-fix» Oppstart av prosjektet er basert på Ingen stor reform fellesros og politiske vedtak. Utredning er Modellen kommer nedenfra et initiativ fra brannvesene selv. Ta vare på velfungerende lokale løsninger Intensjonen er å føre videre oppgaver som respektive brannvesen utfører i dag. Større enheter VHBR blir robust og vil dekke en hurtigvoksende region på ca personer fra Estimat på i løpet Vår prosess treffer svært godt i forhold til anbefalt framgangsmåte fra KS-rapporten. Arbeidsgruppen ser at det ikke er i samsvar med anbefaling fra DSB-rapporten (modell 1), og at regionen blir mindre enn det som er modell 2 (region på innbyggere), men vesentlig større enn modell 3 region på innbyggere. Med samme folkevekst de neste årene er regionen på størrelse med Finnmark fylke. Arbeidsgruppen mener at etablering av et fellesbrannvesen gir en relativt stor enhet med et godt potensiale for faglig robuste løsninger, samtidig som den geografiske utstrekningen ikke blir for stor. Samarbeidet etableres mellom kommuner med mye likt risikobilde, og geografisk nærhet. Dette viser at kommunene ved etablering av VHBR møter mange av de «suksesskriterier» som er nevnt i rapportene. Arbeidsgruppen mener at vårt nye brann- og redningsvesen blir et godt kompromiss mellom de tre rapportene. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side89

90 side 44 av Tilsvarende prosjekter erfaringsinnhenting Arbeidsgruppen utarbeidet en intervjumal (vedlegg 5), som ble benyttet ved innhenting av erfaringer fra tilsvarende prosjekter. Nedre Romerike IKS(NRBR) NRBR, Østre Romerike brann- og redningsvesen IKS (ØRBR), Nittedal brannvesen og Aurskog- Høland brannvesen slo seg sammen fra og med 1. januar De dekker syv kommuner og innbyggere. Det nye NRBR blir Norges sjette største brannvesen utfra innbyggertall. Det nye selskapet har 190 ansatte. Brannvesenet har i dag et budsjett på ca 100 mill. Det har ikke skjedd noe med beredskapen i forbindelse med sammenslåingen, men de skal gjennomføre en ny ROS og vil da også vurdere brannstasjonsstrukturen. Per Kristian Kneppe jobber som branninspektør på forebyggende avdeling og er utrykningsleder deltid samtidig som han er tillitsvalgt. Han kommer fra ØRBR som dekket Fet og Sørum kommuner (ca innbyggere) ØRBR ble slått sammen med NRBR De har gjort et grundig arbeid i prosessen som varte i to og et halvt år. De leide inn en prosesskonsulent til å hjelpe til med prosessen, og ny ROS ble utarbeidet av konsulentselskapet Sweco. Per Kristian Kneppe mener at det ikke er noe, ev. lite økonomisk å spare, men at gevinsten ligger på bedre fagmiljø. De har per i dag felles lokalisering av forebyggende avdeling inkl. feiere og administrasjon. Styret består av syv medlemmer, herav to ansattrepresentanter. Ingen har gått ned i lønn. Lønnsnivået har blitt harmonisert. Dette var med i saksframlegget, noe som var avgjørende for å få det igjennom. Han mener dette var et veldig viktig suksesskriterie. Kenneth Wangen var ansatt rep i styret før , nå vara. Han er også lokalpolitiker. NRBR ble stiftet i 1992 og ble utvidet nå i De fleste ansatte er positive til fellesbrannvesenet. Han sier at standarden på Østre Romerike brannvesen IKS var veldig bra mht standard på materiell og kompetanse, men at utfordringene slik han ser det var mangel på tilgang til deltidsansatte. Begge er positive til fellesbrannvesenet. De mener det ikke er økonomisk billigere, men at man får et bedre fagmiljø. Begge mener at IKS modellen er eneste løsningen for et slikt selskap, men Kenneth Wangen påpeker at han som politiker får mindre og mindre innflytelse over selskapet etterhvert som det blir større. Fordelen for selskapet er at driften blir mer forutsigbar. Sogn brann & redning IKS Sogn brann & redning består av kommunene Balestrand, Leikanger, Luster, Sogndal og Vik og ble opprettet Selskapet dekker et område med til sammen innbyggere og km 2. Selskapet ble opprettet for å få bedre kvalitet og større fagmiljø. Selskapet er organisert som et IKS, med et eget styre og et representantskap. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side90

91 side 45 av 53 Prosessen med etablering av samarbeidet forgikk i stor grad med at det ble brukt ekstern konsulent. Rådmannen i en av kommunene ansatte brannsjef på vegne av det nyopprettede selskapet. Etter at selskapet var opprettet startet en arbeidet med ny brannordning. Dette førte til mye støy og en erfaring er at en bør ha klar organisering av det nye brannvesenet før dette blir opprettet. Erfaringene med bruk av ekstern konsulent var at en ble litt distansert fra arbeidet, en så også at kvaliteten på de data som ble brukt var av varierende kvalitet. Dette førte til at en var svært usikker på budsjett for det første året i drift. Utgiftene kommunene i samarbeidet har til branntjenesten, har for det meste økt etter opprettelsen av selskapet. Dette skyldes i stor grad et stort etterslep på kompetanse, kvalitet og utstyr hos de ulike kommunene. Personell som ble «til overs» ble løst med personlige avtaler. Mange var eldre og gjekk av i løpet av kort tid, men en fikk en del ulikheter i lønn den første tiden. Flere som tidligere gikk som overbefal fortsatte med samme lønn som utrykningsleder i sin kommune. Overordnede erfaringer er at kvaliteten på brannvesenet er hevet både på utstyr og kompetanse, men at det har blitt dyrere. Noen kommuner føler at IKS er dårlig styringsform og at vertskommune kunne vært en bedre ordning. Det er viktig å utarbeide felles brannordning før en starter selskapet, slik at en kan slippe støy som kommer med store endringer underveis. Intervjuer Jan Gaute Haug. Ålesund KF Brannsjef Geir Thorsen ble intervjuet av Trude Bjørkaas. I tillegg til å være et kommunalt foretak, er Ålesund Brannvesen KF med i et interkommunalt brannvernsamarbeid med kommunene Giske, Norddal, Skodje, Stordal, Sula, Ørskog og Ålesund. Samarbeidet utgjør en region på ca innbygger og km 2, ble startet i 1984, og utvidet i 1998 pga oppdatert lovverk. De har nå en ny avtale som gjøres gjeldende fra Samarbeidet er formalisert etter kommunelovens 28 b) og e). Det er per i dag ingen ansatte som var med under selve etableringen i I forbindelse med arbeidet for å oppdatere avtalene fra , er det avholdt møter med alle de ulike kommunene, for å se hva det er behov for. I dette samarbeidet har alle kommunene beholdt sine brannsjefer, slik at det ikke ble noen overflødige brannsjefer. Samarbeidet er styrt fra Ålesund. Brannsjef Geir Thorsen må redegjøre for foretaket i bystyret, i form av eierskapsmelding. Forebyggende er lokalisert i Ålesund. Årsmøtet holdes innen 1.4 hvert år. Årsmøtet består av 2 representanter fra hver kommune. Her tas opp årsmelding, regnskap, virksomhetsplan kommende år, økonomiplan for 4 år, strategiplan. Brannsjefmøte innen 1.10 hvert år. Her tas opp budsjett/planer for neste år. Enkelte kommuner har feiertjenester selv. Samarbeidet er formalisert slik at eksterne kommuner kjøper tjenester av Ålesund. Ålesund har vedtaksmyndighet for de andre kommunene delegert til seg, og foretar da tilsyn og saksbehandling i alle kommuner. De kommunene som er med på samarbeidet er veldig fornøyd, og alle kommunene ønsket å fortsette samarbeidet. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side91

92 side 46 av Konklusjoner - svar på bestilling Prosjektet har hatt som målsetting å gi svar på de fem momentene, som ble satt fram i vår brann- og redningstekniske risiko- og sårbarhetsanalyse. o Økonomiske gevinster o Forbedret forebyggende arbeid o Styrket beredskap o Tydeliggjøring av driften o Styringsmuligheter og ønsker I det videre vil vi i kortform gi arbeidsgruppens svar til disse momentene. o Økonomiske gevinster Er det noe økonomisk å spare ev. gir det mer forutsigbar og mindre sårbar økonomisk drift? I vårt konkrete tilfelle er svaret et betinget «ja» på de fleste spørsmål. Det er vist at spørsmålet om økonomisk gevinst er interessant fra et politisk ståsted. Imidlertid er et ønske om økt kvalitet og bredere tjenestetilbud ofte et viktigere moment ved etablering av interkommunale samarbeidsprosjekt (IRIS, 2013). Valg av økonomisk fordelingsmodell vil slå ulikt ut. Ved valg av Harmoniseringsmodellen, som arbeidsgruppen anbefaler, vil alle spare på en fellesløsning i forhold til tre selvstendige løsninger med sammenlignbar beredskap. Det vil gi mer forutsigbar, og mindre sårbar, drift av brann- og redningstjenesten. En kan ikke forvente økonomisk innsparing på kort sikt, meg gir både brannvesenet og eierne en mer forutsigbar økonomisk situasjon. Drift over tid vil vise om det er mulig med innsparinger. Organisering av brannvesen som interkommunalt selskap har vist seg å gi brannvesenet en mer stabil økonomisk plattform, noe som igjen gir eierne en mer forutsigbar økonomisk hverdag. Planlegging og utskifting av kostbart utstyr og bilpark, blir ofte mer målrettet. Når en etablerer et større interkommunalt brannvesen, som VHBR vil være, er det naturlig med faste, årlige avsetninger til både driftsfond og fond for investering. Driftsfond for å ta naturlige svingninger i driften uten at eierne trenger å skyte inn mer kapital. Investeringsfond for bedre forutsigbarhet med hensyn til utskifting av biler og annet dyrere materiell. Samkjøring og standardisering av utstyr ventes også på sikt å kunne gi noe økonomisk gevinst. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side92

93 side 47 av 53 o Forbedret forebyggende arbeid Vil det forebyggende arbeide bli mer fleksibelt, mer robust, øket evne til å kjøre egne prosjekter, forbedret fagmiljø, m.m? Svaret her er «ja» for alle spørsmål. Det blir en robust forebyggende avdeling med mulighet for spesialisering innen flere felt. Sårbarhetene ved vakanser og sykdom reduseres. Bedre mulighet for å sette inn ressurser i områder der tjenesteproduksjonen er lavere enn planlagt. Faggruppens anbefaling er en to-deling av regionen, noe som arbeidsgruppen finner naturlig i forhold til innbyggertall og geografi. Spesielt vil arbeidsgruppen vise til muligheten til å ha særskilt kompetanse innen ikt-oppgaver. Dette er et fagområde Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har pekt på som viktig i framtiden. Mye informasjon hentes via internett og andre digitale medier. Utforming og innhold at informasjon er viktig, og særlig sett opp mot de ulike målgruppene vi har; barn, unge, voksne, fremmedspråklige, personer med særlige behov, pårørende, ansatte i bedrifter og institusjoner, kommuneledelse og kommunale beslutningstakere. Faggruppen peker særlig på gevinsten med ensartet tilsyn både av ildsteder og i særskilte brannobjekt (for eksempel skoler, overnattingssteder, større bedrifter, sykehjem m.fl.). Avdelingen vil ha kapasitet til å kjøre egne mer omfattende prosjekter (se gjerne NOU 2012:4 Trygg hjemme) og vil ha kompetanse innen flere forebyggende fagfelt. Fra feiere med svennebrev til branningeniører med høyskoleutdanning. Fellesbrannvesenet vil og være lærebedrift i feierfaget. Arbeidsgruppens anbefaling gir en avdeling med 16 heltidsansatte og 2-3 lærlinger. o Styrket beredskap Bedret samlet slagkraft og fagmiljø? Svaret her er «ja», gitt at en innfører de tiltak som er skissert. Arbeidsgruppen ser for seg at beredskapsavdelingen i et felles VHBR, vil styrke både slagkraft og fagmiljøet. Ikke minst på ledernivå og antall personer som har brannvern som hovedyrke, men også mer personell på vakt vil være en fordel. Gruppen anbefaler inntil videre å opprettholde to overordnede vaktordninger. En for ytre region (Øygarden, Fjell og Sund) og en for indre region (Askøy). Det er i dag tre slike ordninger. Dette gir en meget god fleksibilitet og styrke til for eksempel ledelse av større og mer langvarige aksjoner etter ELS-prinsippet. (Enhetlig Ledelses System). Gruppen ser for seg en gevinst med samkjøring av utstyr og materiell, øvelser, rutiner, og spesialiserte tjenester ved ulike stasjoner m.m. I fellesros en, som er basis for denne utredningen, pekes det på Lillesotra og Bildøy som et sårbart område rent beredskapsmessig. Dette selv om Sotra Brannvern IKS per i dag har en slokkeavtale med Bergen. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side93

94 side 48 av 53 Området er i voldsom ekspansjon både mht innbyggere, bygningsmasse og bymessig utvikling. Arbeidsgruppen anbefaler å etablere en liten fremskutt enhet i området. Denne ventes å være et positivt bidrag til en forbedret beredskap med hurtig respons. Arbeidsgruppen vil peke på at et fellesbrannvesen åpner nye muligheter for spesialiserte tjenester, som skjærgårdsredning og for olje- og gassrelaterte hendelser. Det er støtte fra tunge næringsaktører på Ågotnes (Coast Center Base, Aker Solutions, FMC Techologies) for etablering av bedre beredskap og samarbeid i regionen, herunder bl.a. dagkasernering på Ågotnes og et fellesbrannvesen for Askøy, Fjell og Sund, og Øygarden. o Tydeliggjøring av driften Brann- og redning blir et eget resultatområde ev. eget rettssubjekt, og får en mer bedriftsøkonomisk driftsmodell? Svaret her er «ja» for disse spørsmålene. Brann- og redningstjenesten blir et mer tydelig område. Særlig ved organisering som eget selskap og til en viss grad også som foretak. Måten en velger å organisere samarbeidet på vil være av betydning for hvor autonom tjenesten blir. I et eget selskap vil det blir større frihet, men også mer ansvar. Det blir stilt krav til et engasjert og kompetent styre, og et velfungerende representantskap. En god selskapsavtale er viktig i så måte. Et riktig økonomisk fundament er sentralt for å legge forholdene til rette for en mer bedriftsøkonomisk styring. o Styringsmuligheter og ønsker Hvilke muligheter får en til å styre utvikling og retning av driften, mer politisk interesse for fagområdet gjennom et eget styre (gjelder ikke vertskommunemodellen), ønske om mer regional utvikling for Region Vest? Svaret her er et betinget «ja» for disse spørsmålene. Svaret kan variere ut ifra hvilket ståsted en har. Etablering av et interkommunalt brannvesen kan gjøres på flere måter. Se kapittel 12 Alternative organisasjonsmodeller. Det kommer fram at den dominerende form for organisasjonsmodell av interkommunale brannvesen er etter lov om interkommunale selskaper (IKS). Det kan tyde på at innsynsmuligheten er bedre innenfor IKS/AS-modellene enn for de andre samarbeidsformene. IRIS-rapporten (2013), peker på at dette kanskje kan skyldes at de mindre fristilte organisasjonsformene fremstår juridisk mer uklare for folkevalgte. Muligheten for styring oppleves å være mer begrenset med de fristilte organisasjonsformene enn for modeller som i større grad er en integrert del av en kommune. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side94

95 side 49 av 53 Flere tilsvarende utredningsarbeider (for eksempel Øvre Romerike-utredningen, 2011) konkluderer med at muligheten for påvirkning, innflytelse og styring for alle deltakerne, er større der en ikke velger modeller som er basert på vertskommuneprinsipper. Samtidig blir ikke fellesbrannvesenet VHBR «for» stort til at den lokale tilknytningen blir borte. Deltakerkommunene vil gjennom et felles styre ha oversikt, påvirkning og kontroll med utviklingen av brann- og redningstjenesten i regionen. Arbeidsgruppen vil anbefale interkommunalt selskap som organisasjonsform for fellesbrannvesenet. Arbeidsgruppen vil peke på viktigheten av valg av styre med bred kompetanse, samt interesse for fagområdet. Arbeidet i et styre for et fellesbrannvesen organisert som et interkommunalt selskap, gir vide fullmakter og det enkelte styremedlem blir stilt overfor flere spennende og utfordrende problemstillinger. Det blir også sett på som viktig med en skriftlig eierstrategi. I IRIS-rapporten (2013) går det fram at der det er utarbeidet slik eierstrategi, er det generelt sett mer positiv opplevelse med selskapet. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side95

96 side 50 av Anbefalinger og videre arbeid Forprosjektet Vest-Hordaland brann & redning er basert på en felles brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse, som brannsjefene i de tre brannvesen utarbeidet i I rapporten som gruppen laget, ble det anbefalt å gjennomføre et forprosjekt for å vurdere et felles brannvesen. En tilnærmet likelydende sak ble lagt fram for de respektive politiske organ/styre som brannvesenet rapporterer til. Dette ble gjort for å få en forankring for arbeidet. Utvalg for teknikk og miljø i Askøy kommune, formannskap i Øygarden kommune og Sotra Brannstyre, gav sin tilslutning til forprosjektet. Arbeidsgruppen knyttet til seg brannsjef Nils-Erik Haagenrud fra Midt-Hedmarken brann- og redningsvesen IKS, som prosesskonsulent. Arbeidsgruppen satte ned tre faggrupper i arbeidet med vurdering av de momenter som skulle belyses. Det er gjennomført et betydelig arbeid, og prosessen har brakt fram mange kreative løsninger. Faggruppenes innspill er blitt vurdert i arbeidsgruppen, som til slutt har kommet fram til en anbefaling for videre arbeid. Anbefalinger fra Brannstudien (høringsfrist ), Oslo Economics og KS-rapporten om framtidens brann- og redningsvesen, er vurdert i forbindelse med konklusjonene og denne anbefalingen. Arbeidsgruppens medlemmer anbefaler at Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen blir ett felles brann- og redningsvesen. Dette er i dag brannvesen med mye lik organisasjonskultur og risikobilde med geografisk nærhet til hverandre. Arbeidsgruppen mener det ligger til rette for enda bedre forebyggende og beredskapsmessige løsninger. Den nye organisasjonen vil være robust og med en potensiale for et enda bedre fagmiljø. Arbeidsgruppen ser det som naturlig at det nye VHBR søker å videreføre tjenester som det respektive brannvesen utfører for eierkommunene i dag. Typisk eksempel er at vakthavende brannsjef i Øygarden også har oppgaver relatert til vakt ved kommunaltekniske anlegg. En videreføring av denne tjenesten ser gruppen på som naturlig om Øygarden kommune ønsker dette. Både Askøy og Fjell har egne heltidsansatte beredskapsledere, mens Øygarden har dette som en delfunksjon i brannsjefstillingen. I Sund er det også en tilsvarende kombinertfunksjon, men da i kombinasjon med stilling i stab hos rådmannen. Arbeidsgruppen mener det vil være ønskelig at det nye VHBR støtter oppunder Sund og Øygarden kommuner med sin kompetanse innen beredskapsplanlegging, risiko- og sårbarhetsanalyser og annet beredskapsarbeid. Slike støttefunksjoner/oppgaver mener arbeidsgruppen bør ligge innenfor de rammer av oppgaver som VHBR utfører for disse kommunene. Arbeidsgruppen mener at intensjonen må være at andre oppgaver som brannvesenet utfører for kommunene i dag, kan videreføres i fellesbrannvesenet. På sikt bør det vurderes omfanget av tjenesteproduksjon utenom det ordinære fagområdet for å sikre større fokus på forebyggende og beredskapsrelaterte oppgaver. I særlig grad gjelder dette for Askøy der omfanget av slike tjenester er relativt omfattende i dag. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side96

97 side 51 av 53 Hordaland Sivilforsvarsdistrikt har Fredsinnsatsgrupper i Askøy og Fjell, som ved flere anledninger har vært sentrale støttestyrker ved større utmarksbranner i regionen. Det er i dag et utmerket forhold mellom de tre brannvesen og Hordaland Sivilforsvarsdistrikt (HSFD). Her ser arbeidsgruppen potensiale for mer samarbeid på det forebyggende området (ROS-analyser, beredskapsplanverk, øvelser m.m.). Dette vil kunne gi synergieffekter i kommunenes beredskapsarbeid gjennom tettere samarbeid mellom stat (HSFD), kommune (VHBR) og næringsvirksomhet i region vest. Slikt samarbeid kan gjøre regionen til en foregangsaktør innenfor sikkerhet og beredskap. Arbeidsgruppen forventer at det gode samarbeid vi har med HSFD videreføres og styrkes gjennom VHBR. Vest-Hordaland brann & redning vil ved etablering ha 114 stillinger inkludert 3 lærlinger. Av disse vil 40 være heltidsstillinger. Regionen ventes å ha ca innbyggere per , og vil passere i løpet av 2019 (vekst på 2,3 % per år). Brann- og redningsvesenet vurderes til å bli en robust og framtidsrettet løsning for brann- og redningsoppgaver i regionen. Arbeidsgruppens anbefalinger og forutsetninger 1. Det etableres en felles brann- og redningstjeneste for kommune Askøy, Fjell, Sund og Øygarden som får navnet Vest-Hordaland brann & redning. 2. Samarbeidet organiseres som et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. Selskapet etableres av praktiske årsaker på plattformen til Sotra Brannvern IKS. En slipper da større etableringskostnader i Brønnøysundregistrene. Selskapet utvides til å få fire deltakerkommuner, nytt styre og representantskap. De ansattes rettigheter bl.a. vedrørende ansiennitet, sikret gjennom at prosessen blir sett på som en virksomhetsoverdragelse etter Aml. kap Det etableres et interimsstyre som får i oppgave å gjennomføre etableringen gjennom et prosjekt, som skal lede fram til en felles brann- og redningstjeneste i løpet av Styret bør bestå av representanter fra Askøy kommune (2), Fjell (2), Sund (1) og Øygarden (1), og representanter for de ansatte ihht 10 i lov om interkommunale selskaper. 4. Etablering av det nye brannvesenet blir organisert som et prosjekt. Prosjektet ledes av person med nødvendig kompetanse, slik at alle viktige forhold avklares på en ryddig måte. I særlig grad gjelder dette forhold for de ansatte. Det kan være hensiktsmessig at prosjektet ledes av en person som ikke har direkte tilknytning til noen av de tre brann- og redningstjenestene, og at en fellestillitsvalgt for de ansatte med bred erfaring får en sentral rolle i prosjektet. 5. Den økonomiske fordelingsmodellen baseres på Harmoniseringsmodellen omtalt i kap. 11 sekundært Utjevningsmodellen med grunnsats. 6. Arbeidsgruppen anbefaler at it-, økonomi- og regnskapstjenester kjøpes av eierkommunene 7. Arbeidsgruppens forslag til organisasjonsplan er en anbefaling. Andre løsninger i fht oppbygging av brann- og redningsvesenet, som f.eks. hensiktsmessig plassering av skjærgårdstjenesten i forhold til primærinnsatsområde, kan vurderes innenfor gitte rammer. 8. Det må påregnes noe kostnad med etableringen (logo, merking av biler, utstyr og bekledning, felles it-løsninger o.a) Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side97

98 side 52 av Interimsstyret tar, i samråd med arbeidstakerorganisasjonene, stilling til prosessen rundt rekruttering av brann- og redningssjef (intern vs. ekstern utlysning). Andre stillinger lyses ut internt. Styret skal stå for utlysning og ansettelse av brann- og redningssjef(daglig leder) i det nye fellesbrannvesenet. Det opprettes så et ansettelsesutvalg som skal stå for alle andre ansettelser. Utvalget består av styreleder, brann- og redningssjefen og fellestillitsvalgt for de ansatte. 10. Arbeidsgruppen anbefaler at ny struktur (døgnkasernert ordning og ny brannstasjon) i Askøy Brann & Redning er etablert før iverksettelse av VHBR. Dette med bakgrunn i arbeidsmiljøbelastning for ansatte. 11. Arbeidsgruppen anbefaler o avgivende kommune beholder sitt ansvar ved eventuelt behov for omplasseringer av arbeidstakere som overføres til det nye selskapet. Gjelder ikke nyansatte som rekrutteres via en ekstern utlysningsprosess. o seksjonsledere, feiermester, avdelingsledere og brannsjefer, fristilles o alle andre stillinger tilbys direkte tilsetting i tilsvarende stillinger som i dag. o alle ansatte med funksjon vakthavende brannsjef skal være heltidsansatte i VHBR o for ansatte i Øygarden kommune med funksjon som vakthavende brannsjef (gjelder ikke heltidsansatte i Øygarden brannvesen), anbefales personlige ordninger/tilbud om stilling som utrykningsleder om dette er mulig 12. En selskapsavtale må inneholde og regulere ev. tilleggstjenester som ønskes av deltakerkommunene. 13. Det blir utarbeidet en felles sak via Komité for teknikk (Øygarden), Sotra Brannstyre (Fjell og Sund) og Utvalg for teknikk og miljø (Askøy), til de respektive kommunestyrer. 14. Det er hensiktsmessig at selskapet utarbeider en eierstrategi for VHBR. Eierstrategien skal være forankret i aktuelt nasjonalt regelverk, og lokale ambisjoner og føringer. 15. Det utarbeides ny felles branndokumentasjon i prosjektet. Branndokumentasjonen skal ta utgangspunkt i fellesros utarbeidet av brannsjefene, samt konklusjoner for organisering av administrative, beredskapsmessig og forebyggende tjenester i dette forprosjektet. 16. Arbeidsgruppen anbefaler at pensjonsordninger samkjøres, og at VHBR kjøper pensjonstjenester gjennom en pensjonsleverandør som eierkommunene har i dag. 17. Alle avvik knyttet til bemanning jf. forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen, forutsettes lukket ved etablering av VHBR 18. Ved etablering av VHBR opprettes drifts- og investeringsfond der eierne årlig setter av avtalt beløp for å dekke svingninger i driften (driftsfond kr ) og framtidige investeringer (investeringsfond kr ). Avsetningene indeksjusteres i samsvar med den årlige deflatoren. Fordeling går fram i selskapsavtalen. 19. Arbeidsgruppen anbefaler at forprosjektet sendes på høring til de respektive brannvesen etter det er presentert for styringsgruppen. Det gis en høringsfrist på 14 dager. Høringer skal gå via de rette kanaler (tillitsvalgtsystemet) og behandles i aktuelle politiske system. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side98

99 side 53 av 53 Referanser International Research Institute of Stavanger AS (IRIS) m.fl. Konsekvenser av interkommunalt samarbeid for norske kommune (2013), for Kommunal og regionaldepartementet. Askøy brann & redning, Sotra Brannvern IKS og Øygarden brannvesen Brann- og redningsteknisk risiko- og sårbarhetsanalyse ( ) Enhetlig LedelsesSystem er et gjennkjennbart system for aksjonsledelse. Prinsippene i systemet er en systematisk tilknytning til oppgaver som må ivaretas ved håndtering av enhver hendelse. Jf. Veileder om enhetlig ledelsessystem (ELS). (DBS m.fl. 2011) KS: Fra drift i avdeling til utskilling i selskap En veileder for gjennomføring av prosessen. Utarbeidet for KS av advokatfirmaet Haavind Vislie Vibeke Resch-Knudsen: Kommunalt eierskap roller, styring og strategi. (Kommuneforlaget 2011) NTNU Samfunnsforskning AS og SINTEF NBL, Framtidens brann- og redningsvesen, (2013) Brannstudien DSB, Brann- og redningsvesenets organisering og ressursbruk, (2013) Oslo Economics, Samfunnsøkonomisk analyse av ny organisering av brann- og redningsvesenet (for Brannstudien av DSB, 2013) Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Lov om interkommunale selskaper Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side99

100 VEDLEGG side 1 av 21 1 Fellesuttale fra arbeidstakerorganisasjonene i de tre brannvesen 2 Uttale fra prosesskonsulent 3 Nøkkeltall for Askøy, Fjell, Sund og Øygarden 4 Forslag til organisasjonskart 5 Intervjumal benyttet ved innhenting av erfaringer 6 Sammendrag fra FellesROS for deltakerne 7 Eksempel på oppsett av branndokumentasjon for Askøy, Fjell, Sund og Øygarden kommuner Vest-Hordaland brann & redning IKS 8 Eksempel på innhold i selskapsavtale for Vest-Hordaland brann & redning IKS 9 Forslag til overenskomst om trygghet for ansatte Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side100

101 side 2 av 21 Vedlegg 1 Fellesuttale fra arbeidstakerorganisasjonene i de tre brannvesen Uttale fra HTV NITO/ HTV Fagforbundet Askøy HTV Delta Øygarden og HTV Fagforbundet Sotra Forprosjekt Vest Hordaland Brann & Redning. VHBR I Utvalg for Teknikk og Miljø var Rådmannen sin innstilling at: Utvalget for Teknikk og Miljø (UTM) gjennomfører et Forprosjekt for vurdering om etablering av et felles brann og redningsvesen er en framtidsrettet løsning. Hovedtillitsvalgte fra Delta, Fagforbundet og fra NITO har vært tidlig orientert om prosessen og i oppstarten av forprosjektet. På Askøy ble det valgt en Fellestillitsvalgt i prosjektet. Trude Bjørkaas NITO. Hun har representert ansatte fra ABR i arbeidsgruppen. HTV I NITO og HTV i Fagforbundet Askøy,Helèn Tyrhaug har samarbeidet godt, og holdt hverandre orienterte i hele prosessen. Fellestillitsvalgte har jobbet utfra innspill fra underarbeidsgrupper. I underarbeidsgruppene har de ansatte har vært representert, i faggruppe Beredskap, faggruppe forebyggende og administrasjon. De ansatte har selv valgt inn sine representanter, som har snakket for seg selv og sine medarbeidere. De ansatte har blitt informert fortløpende i prosessen. På Askøy har informasjon blitt gitt gjennom personalmøter, faste mandagsmøter og sist på ABR sitt Årsmøte i Januar En endelig uttale på vegne av de ansatte vil Fellestillitsvalgte komme med innen høringsfristen på 14.dager etter Styringsgruppen sitt møte den HTV NITO/ HTV Fagforbundet Askøy HTV Delta Øygarden og HTV Fagforbundet Sotra Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side101

102 Vedlegg 2 Uttale fra prosesskonsulent side 3 av 21 Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side102

103 side 4 av 21 Vedlegg 3 Nøkkeltall for Askøy, Fjell, Sund og Øygarden (1:2) Side103 Brannvesen Askøy, Fjell, Sund og Øygarden kommuner Vest-Hordaland brann & redning IKS Askøy kommune Fjell kommune Sund kommune Øygarden kommune Askøy brann & redning Sotra Brannvern IKS (SBV) Øygarden brannvesen Areal i km Innb Innb (+ -2,3 % / år fom ) Tettsteder per , Askøy Askøy Knarrevik/Straume Klokkarvik 649 innb. (jf. SSB) Knarrevik/Straume Ågotnes Telavåg 491 Ågotnes Knappskog Hammersland 402 Knappskog Solsvik 568 Klokkarvik 649 Skoge/Møvik 540 Solsvik 568 Vindenes 445 Skoge/Møvik 540 Li 342 Telavåg 491 Fjell 322 Vindenes 445 Misje 275 Hammersland 402 Li 342 Fjell 322 Misje 275 Aksjoner i Brannstasjon/ fremskutt enhet Bakarvågen brannstasjon Skogsskiftet brannstasjon Øygarden brannstasjon Ågotnes brannstasjon Bakarvågen brannstasjon Ågotnes brannstasjon Skogsskiftet brannstasjon Øygarden brannstasjon Straume (FRE) 13-objekt Ildsteder / røykløp Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014

104 Vedlegg 4 Forslag til organisasjonskart side 5 av 21 Side104 Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014

105 side 6 av 21 Vedlegg 5 Intervjumal benyttet ved innhenting av erfaringer FORPROSJEKT VEST-HORDALAND BRANN & REDNING 2013 INTERVJUMAL, INTERKOMMUNALE BRANNVESEN DATO FOR INTERVJU: INTERVJUER: BRANNVESEN INFORMANT: INFORMANTENS STILLING: Hva slags organisasjonsform har samarbeidet? Hvilke kommuner er med? Hvor lenge har samarbeidet eksistert? Hva var hovedgrunnen til å etablere det felles brannvesen Finnes det egne vedtekter eller selskapsavtale? Er det utarbeidet en eierstrategi eller eierskapsmeldinger der det går fram hvem som styrer og kontrollerer samarbeidet? Hva slags funksjon har du i samarbeidet, og hva slags funksjon hadde du ev. før samarbeidet ble etablert? Hvordan foregikk prosessen med etablering av fellesbrannvesenet? Hvem tok initiativet til etablering av samarbeidet? Hvordan sikre medvirkning fra ansatte og arbeidstakerorganisasjoner? Følte de at de reelt ble hørt? Om eget styre, hvem er representert der? Om representantskap, hvem er representert der? Har samarbeidet egne drifts- og ev. investeringsfond? Har du inntrykk av at alle deltakerkommunene føler at de blir hørt, har reell medvirkning? Dersom det skulle bli vurdert å endre organisasjonsform, hvilke organisasjonsform tror du i så fall ville vært mest aktuell? Hvordan håndterte dere ev. overflødige vakthavende brannsjefer? Hvilke stillinger ble fristilt i forbindelse med etablering av det felles brannvesen? Hvilken erfaring har dere med samarbeidet så langt? Annet? Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side105

106 Vedlegg 6 Sammendrag fra fellesros side 7 av 21 Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff, og om brannvesenets arbeidsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) krever i 9 at kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte. Det skal gjennomføres en risiko- og sårbarhets-analyse slik at brannvesenet blir best mulig tilpasset de oppgaver det kan bli stilt overfor. En risikoanalyse er en systematisk metode for å beskrive og/eller beregne risiko. Den utføres ved å kartlegge uønskede hendelser, årsaken til, og konsekvensene av disse. Dernest beregnes risikoen som et produkt av sannsynlighet og konsekvens. Med basis i vedtak fra kommunestyrer, styrevedtak og statlige føringer har Region Vest-brannsjefene (Pål Fromreide Hansen - Askøy brann & redning, Bjørn Olav Paulsen - Sotra Brannvern IKS og Jan Gaute Haug - Øygarden kommune) gjennomført en felles risiko- og sårbarhetsanalyse der både generelle og spesifikke elementer med et utvidet samarbeid, er vurdert. Gruppen ser at Region Vest er den klart hurtigst voksende regionen i Hordaland. Dette basert på den samme organisasjonskultur og beredskapsfilosofi, gjør at det gjennomføres en analyse med basis i de tre brannvesens egen region. Hensikten med denne fellesros en er særlig å se Region Vest- kommunene sine områder og ressurser i sammenheng, med tanke på en bedre utnyttelse av felles ressurser. Det er viktig også å ha tanker om forebyggende tiltak for å redusere sannsynlighet for hendelser som store branner, ulykker m.m. Normalt bør akseptkriterier (definisjoner på nivå på risiko, som en er villig til å akseptere) vedtas av bemyndiget folkevalgt organ. Brannsjefgruppen har valg og selv definere kriteriene basert på faglig skjønn, erfaring og kompetanse. Våre besluttende myndigheter kan vurdere annen inndeling. I hovedsak er kriteriene delt inn i effekt på mennesker, økonomi, drift og miljø. Terskelen for risiko for mennesker er satt strengere enn for de andre gruppene. Gruppen har samlet inn mye data for den respektive kommune. Dette gjelder for eksempel bygningsmasse og type, befolkningskonsentrasjoner, trafikkforhold, industri m.m. Risikoklassene er delt inn i grupper og plottet i en risikomatrise. Ut fra scoren i matrisen er det så skissert eksempler på tiltak for å redusere risikoen. Risikoen består at et produkt av sannsynlighet og konsekvens. For å redusere risikoen kan en altså redusere sannsynligheten for at noe skjer, ha tiltak som gjør at konsekvensene blir lavere, eller kombinasjoner av disse. Hensikten er å redusere risikoen ned til et akseptabelt nivå. Gruppen vil presisere at samfunnet må leve med en viss risiko, men at det bør gjøres så lav som mulig. Det blir dessverre ofte et spørsmål om kost vs. nytte. I vår risikovurdering har vi tatt utgangspunkt i den type aktivitet som vi som brannvesen utøver. Risikovurderingen (risiko- og sårbarhetsanalysen) er derfor først og fremst av brann- og redningsteknisk art. Dvs. at vi ikke har gjennomført risikovurdering for svikt i drikkevanns-forsyning, svik i pumpeanlegg for kloakkrenseanlegg, svikt i strømforsyning og lignende. Vi har konsentrert oss om brann- og redningsoppdrag. I tillegg er noen vurderinger knyttet til naturskapte hendelser, samt noen betraktninger omkring behov for vannforsyning. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side106

107 side 8 av 21 Region Vest (Askøy, Fjell, Sund og Øygarden kommuner) er en av landets raskest voksende regioner. Vekst i perioden er på personer ( ) som utgjør 44 %. Det går tydelig fram at Region-Vest kommunene har hatt en klart større vekst i innbyggertall enn resten av Hordaland. Alle Region-Vest kommunene har en vekst på 29 % 54 % innenfor tidsrommet I en demografisk framskriving ser vi at det de neste 10 årene kan ventes en sterk vekst innen aldersgruppen 67+ år. Det er lokale variasjoner, bl.a. ventes det ikke like stor vekst i Øygarden som i de tre andre kommunene. En slik demografisk forskyving vil nok føre til at en bør intensivere det brann- og skadeforebyggende arbeidet. Vi ser også en dreining i færre sykehjemsinstitusjoner til flere omsorgsleiligheter og flere hjemmeboende eldre. Dette har flere positive sider, men kanskje bør brannvesenet i større grad medvirke i en risikovurdering i slike løsninger enn tilfellet er i dag. Vi tenker f. eks. på varslings- og rømningsmuligheter. Vi ser også en tendens til fortetting i boligmønsteret, gjerne kombinert med nærings- og andre servicetilbud. Naturlig nok er det i Fjell og Askøy slike områder blir mest framtredende. Her nevner vi særlig de store utbyggingsplanene i og rundt Straume kystby. I slik regionsutvikling må brann- og redningsressursenes lokalisering ikke glemmes. Brannsjefgruppen mener en forsterket beredskap for Straume må på dagsorden. Den trafikale situasjonen som gjør seg gjeldende for Lillesotra er og alvorlig. Det er en foruroligende køutvikling både om morgen og ettermiddagen. Framkommeligheten for utrykningskjøretøy er til tider en stor utfordring. For Askøy sin del vil tettstedet Askøy i løpet av 2013 ventelig passere innbyggere. Askøy kommune har tatt konsekvensen av dette og det er vedtatt etablering av døgnberedskap i ny brannstasjon i Denne risikoanalysen konkluderer med høyest risiko i områdene branner i boligkomplekser og omsorgsboliger, og trafikkulykker. Analysen skisserer tiltak for å redusere risikoen. Disse tiltakene går i retning av mer forebyggende arbeid og forhøyet beredskap. Brannsjefgruppen med stab har nedlagt en betydelig mengde arbeid ved utarbeiding av denne fellesros en. Arbeidet ble startet opp i april 2012 og sluttføres i januar Det er viktig å forstå at en slik risiko- og sårbarhetsanalyse ikke har kan påvise alle farer i detaljer. Til det er en grovanalyse et for grovmasket nett. Metoden er like fullt et godt redskap for å påpeke sårbare områder og ev. løsninger for å redusere risiko i mer generell karakter. De tre brannvesens organisasjonskultur er mye lik, og brannsjefene tror det kan være fornuftig å vurdere et tettere samarbeid. Anbefalingen er at det blir gjennomført et forprosjekt for å vurdere om et felles brann- og redningsvesen for Region Vest- kommunene kan være en fremtidsrettet modell. For øvrig er dette en modell som har blitt anbefalt av fylkesmannen i Hordaland. Sikkerhet er uten tvil den beste investering vi kan gjøre. Spørsmålet er ikke hva det koster oss, men hva vi kan spare. (Robert E. Mckee, Conoco (UK) Ltd). Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side107

108 side 9 av 21 Vedlegg 7 Eksempel på oppsett av branndokumentasjon for Askøy, Fjell, Sund og Øygarden kommuner Vest-Hordaland brann & redning IKS 0.0 FORORD Etter krav i 9 og 10 lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlige stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) og forskrift av 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskrifta), er det utarbeidd branndokumentasjon for Askøy, Fjell, Sund og Øygarden kommunar, Vest-Hordaland brann & redning IKS, som viser korleis brannvernarbeidet er organisert gjennom avdelingsstruktur og beredskapsoppsett. I det vidare blir Vest-Hordaland brann & redning korta ned til VHBR. Branndokumentasjonen inkluderer også dimensjonering av seksjon for feiing og fyringsanlegg for å tilfredsstille krav i forskrift av 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (førebyggjandeforskrifta) Denne branndokumentasjonen erstattar tidlegare brannordningdokument/branndokumentasjon for Askøy, FJell, Sund og Øygraden kommunar, og viser eit brann- og redningskorps som skal vere rusta til å handtere både førebyggjande og beredskapsmessige oppgåver i regionen. VHBR dd.mm.2014 N.N brann- og redningssjef Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side108

109 side 10 av FORORD side 1.0 INNHALDSREGISTER 2.0 ORGANISERING AV BRANNVERNET 2.1 Namn og formål 2.2 Grunnlagsdata Basis Aktuelle tal for Askøy kommune Aktuelle tal for Fjell kommune Aktuelle tal for Sund kommune Aktuelle tal for Øygarden kommune 2.3 Administrasjon og organisering Administrasjon og arbeidsgjevaransvar Organisering og delegering Stillingsinnhald og arbeidsplan Internkontroll Planverk Kjøretøy 2.4 Administrasjonsavdeling og leiing av selskapet Generelt Brannsjef Varabrannsjef Avdelingsleiing, leiargruppe og stabsfunksjonar Kompetanse 2.5 Brannførebyggjande avdeling Generelt Avdelingsleiar Seksjon for hms-tilsyn og opplæring Seksjon for feiing og tilsyn med fyringsanlegg Utstyr Kompetanse Samkjøring av årsverk ved seksjonane 2.6 Beredskapsavdeling Generelt Avdelingsleiar Vakthavande brannsjef Vakthavande utrykkingsleiar Røyk- og kjemikaliedykkarar Oppmøtetid - beredskapsstyrke Materialforvaltning Innsatstid Kompetanse Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side109

110 side 11 av Vaktperiode alarmering Vaktstyrke Generelt Vakthavande brannsjef Haugland brannstasjon Skogsskiftet brannstasjon Øygarden brannstasjon Ågotnes brannstasjon Straume FRE Kommandoføring Øvingar, kurs og helsekrav Brannstasjonar Fremskutt eining Utrusting av beredskapen Kjøretøy og utstyr Personleg verneutstyr 2.7 Oljeverndepot 2.8 Sivilforsvar 2.9 Alarmering og melding om brann 2.10 Bistandsavtale og assistansar 2.11 Vatn til brannsløkking 2.12 Nye ordningar og risikoreduserande tiltak Generelt Risikoreduserande tiltak og ordningar 2.13 Risiko- og sårbarheitsanalyse 2.14 Endringar 2.15 Saksbehandling Vedlegg 1 Organisasjonskart for Vest-Hordaland brann & redning IKS Vedlegg 1 Kommandoliner ved aksjonar Vedlegg 3 Stasjonsoppsett Vedlegg 4 Matrise for sannsynleg oppmøte - utrykking Vedlegg 5 Innsatstider Vedlegg 6 Beredskapsoppsett Vedlegg 7 Ordforklaring Vedlegg 8 Selskapsavtale for Vest-Hordaland brann & redning IKS Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side110

111 side 12 av 21 Vedlegg 8 Eksempel på innhold i selskapsavtale for Vest-Hordaland brann & redning IKS 1 FIRMA Selskapet sitt namn er Vest-Hordaland brann & redning IKS, forkorta til VHBR i dette dokumentet. Jf. Lov av 21. juni 1985 nr. 79 om enerett til firma og andre forretningskjennetegn (firmaloven). 2 EIGARKOMMUNAR Eigarkommunane er Askøy, Fjell, Sund og Øygarden kommunar i Hordaland fylke. Desse kommunane har gjennom vedtak i Askøy kommunestyre dd.mm.2014, Fjell kommunestyre dd.mm.2014, Sund kommunestyre dd.mm.2014 og i Øygarden kommunestyre dd.mm.2014 etablert det interkommunale selskapet Vest-Hordaland brann & redning IKS. Selskapsavtalen er etablert i medhald av lov av nr. 6 om interkommunale selskap. Eigarkommunane pliktar til ei kvar tid å ha ein oppdatert branndokumentasjon i høve til krav i brann- og eksplosjonsvernloven. 3 RETTSLEG STATUS VHBR er eige rettssubjekt. 4 HOVUDKONTOR VHBR har hovudkontor i XXXX kommune. 5 FØREMÅL OG ANSVARSOMRÅDE VHBR sitt primære føremål er å ta i vare eigarane sine behov, plikter og oppgåver slik dei er nedfelt i lov og forskrift vedk. brann og redningsberedskap, brannførebyggjande arbeid, samt feiing og tilsyn. Sekundært kan VHBR yta desse og liknande tenester mot vederlag til andre kommunar og verksemder. VHBR sine plikter og arbeidsoppgåver: gjennomføra informasjons og motivasjonstiltak i kommunane om brann og andre akutte ulukker gjennomføra brannførebyggjande tilsyn vere kommunane sin innsatsstyrke ved brann gjennomføra ulukkesførebyggjande oppgåver vere kommunane sin innsatsstyrke ved andre akutte ulukker t.d. trafikkulukker gjennomføra feiing og tilsyn med fyringsanlegg vere kommunane sin første innsatsstyrke ved akutt forureining og inngå i aksjonsleiinga gjennomføra nærare definerte oppgåver i krise og krigssituasjonar ta del i utforminga av eigarkommunane sine planar og arbeid med krise og beredskap for Øygarden og Sund gje særleg bistand ved beredskapsplanlegging, risiko- og sårbarhetsanalyser og annet beredskapsarbeid - - Kommunane kan også leggja andre arbeidsoppgåver til VHBR så sant desse ikkje svekkjer gjennomføringa av oppgåvene lista opp framom. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side111

112 side 13 av 21 6 DELEGERT MYNDE VHBR har på vegner av eigarkommunane ansvar for oppfølging av brannvern og eksplosjonsvernlova med forskrifter vedk. brannberedsskap og førebyggjande arbeid, jf.: lov av 14.juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulukker med farleg stoff og om brannvernet sine redningsoppgåver, sjå brann og eksplosjonslova (brann- og eksplosjonsvernloven) forskrifter heimla i brann- og eksplosjonsvernloven. Kommunestyra i eigarkommunane delegerer det myndet som etter lova av 14. juni 2002 med forskrifter er lagt til kommunen, til styret i VHBR. Styret gjer vedtak om vidare delegasjon til brann- og redningssjefen. Delegering av mynde femner ikkje om viktige saker der lova krev vedtak i kommunestyret sjølv. 7 INNSKOTSPLIKT OG EIGARDEL VHBR er ansvarleg for vedlikehald, forsikring og nykjøp av utstyr/materiell. Årleg driftstilskot får eigarkommunane overførast i tre like overføringar følgjer: 1.1, 1.5 og 1.9. I tillegg kjem avsetnad til investerings- og driftsfond. Sjå 24 Utover dette har eigarkommunane ikkje plikt til å gje andre ytingar enn det som går fram av budsjett og økonomiplanar. 8 ANSVARSDELING For VHBR sine samla skyldnader heftar kvar av eigarkommunane med heile sin formue i høve til sin eigardel. VHBR sitt årsbudsjett for åra 2015, 2016 og 2017 vert finansiert av eigarkommunane utifrå fordelinga i tabell under Fordelinga skal vere som følgjer: Kommune Eigarandel i VHBR Askøy kommune 45,75 % Fjell kommune 35,97 % Sund kommune 9,86 % Øygarden kommune 8,42 % Sum 100 % For seinare år vil eigarkommunane, ved representantskapet, semjast om ny fordeling i løpet av 2017, med verknad frå og med INTERKOMMUNALE ORGAN Organ til løysing av felles oppgåver i VHBR har tre nivå representantskapet brannstyret (styret) brannsjefen (dagleg leiar) Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side112

113 side 14 av VAL AV REPRESENTANTSKAP VHBR sitt øvste organ er representantskapet. Her sit to representantar frå kvar eigarkommune med ei røystefordeling som avspeglar det økonomiske ansvaret. Det er likevel eit krav at dei som røystar for eit forslag minst må kome frå to av eigarkommunane, kor den eine skal vere frå ein eigarkommune med eigardel 20 %, og ein med eigardel > 20 % Kommunestyra nemner opp kvar sine vararepresentantar til representantskapet. 11 REPRESENTANTSKAPET SINE OPPGÅVER Ordinære representantskapsmøte handsamar: val av leiar og nestleiar for 2 år i representantskapet val av brannstyret sine medlemmer og varamedlemmer, unnateke dei tilsette sine representantar val av leiar og nestleiar i brannstyret vedta budsjett og økonomiplan innan fastsett frist. vedta årsmelding og rekneskap innan etter rekneskapsåret val av revisor fastsetting av godtgjersle for leiar og medlemmer i brannstyret fastsetting av godtgjersle til leiar i representantsskapet vedta branndokumentasjon for eigarkommunane, VHBR. Ordinær frist for innkalling til møte i representantskapet er fire, 4,veker. Innkallinga skal vere skriftleg med saksliste og saksdokument. Det kan kallast inn med kortare frist når det er påtrengjande nødvendig. Leiaren av brannstyret og brannsjef- og redningssjefen har plikt til å vere til stades i representantskapsmøta med mindre det er openbart unødvendig eller det ligg føre gyldig forfall. Ved forfall møter nestleiaren i brannstyret og nestleiar i VHBR. Møta er opne om ikkje representantskapet bestemmer anna. Medlemmene i brannstyret har høve til å vere til stades og til å uttala seg i representantskapsmøta, men representantskapet har kan gjera unntak frå denne hovudregelen i einskildsaker. Leiaren skal syta for at det vert ført protokoll frå møtet. Protokollen skal underskrivast av medlemmene i representantskapet. Medlemmene i brannstyret og brann- og redningssjefen har rett til å få protokollert sitt syn på ei sak. Brann- og redningssjefen er sekretær for representantskapet. Utskrift av protokollen for representantskapsmøte vert å senda eigarkommunane og medlemmene i representantskapet og styret. Leiaren har plikt til å kalla inn representantskapet til møte når brannstyret, revisor eller ein av eigarkommunane krev det for handsaming av ei særskilt sak. Ved utviding av VHBR må det fremjast sak for kommunestyra. Representantskapet vil då verta utvida med ordføraren frå vedkommande kommune og røystefordelinga mellom eigarkommunane skal avspegla kvar kommune sine økonomiske utteljingar til VHBR. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side113

114 side 15 av VAL AV BRANNSTYRE Representantskapet vel seks, 6, medlemmer med varamenn til brannstyret, samt leiar og nestleiar for ein periode på to, 2, år. I val av medlemmer skal det leggjast vekt på interesse for fagfeltet og breidde i kompetanse. Askøy kommune Fjell kommune Sund kommune Øygarden kommune 2 representantar 2 representantar 1 representantar 1 representantar Dei tilsette har høve til å velje representant(ar) og ev. observatør til styret i høve til 10 i lova. Representanten for dei tilsette er fullverdig medlem i styret med det unntaket som er nemnt i 10, ellevte ledd i lova, samt andre saker der styret tek i vare reine arbeidsgjevarinteresser (t.d. ved behandling av tariffavtaler og i lønns- og tarifforhandlingar). 13 BRANNSTYRET Leiaren i brannstyret skal sørgje for at brannstyret møtast etter behov. Både medlemmene i brannstyret og brann- og redningssjefen kan krevje at styret vert innkalla. Ordinær frist for innkalling er ei veke. Innkallinga skal vere skriftleg med saksliste og saksdokument. Møta er lukka. Ved fråvær av leiaren, vert møtet leia av nestleiar. Dersom ingen av desse er til stades, vert det vald møteleiar. Brannstyret er vedtaksfør når minst halvparten av medlemmene er til stades. Kvart medlem har ei røyst og vedtak vert gjort med simpelt fleirtal. Ved likt røystetal er møteleiaren si røyst avgjerande. Det er likevel eit krav at dei som røystar for eit forslag minst må kome frå to av eigarkommunane, kor den eine skal vere frå ein av dei to minste eigarkommunane. Leiaren skal syta for at det vert ført protokoll frå møtet. Protokollen skal skrivast under av dei i styret som var til stades i møtet. Ved usemje har eit medlem og/eller brannsjefen høve til å få sitt syn protokollert. Brann- og redningssjefen er styret sin sekretær. Rådmennene i eigarkommunane har høve til å vere til stades på styremøta med talerett. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side114

115 side 16 av 21 Brannstyret sine oppgåver er: å utarbeida årsmelding og rekneskap som vert å leggja fram for representantskapet å gi innstilling i saker der representantskapet er avgjerdsinstans å gi innstilling i saker der kommunestyra er avgjerdsinstans følgje opp vedteken branndokumentasjon. Styret kan gjere endringar i branndokumentasjon innanfor dei til ei kvar tid gjeldande forskriftsverk for dimensjonering av brann- og redningsteneste, og gjeldande økonomiske rammer. å skjøtta arbeidsgjevaransvaret ved å tilsetja gjennom eige tilsetjingsutval, seie opp og vedta instruksar å fastsette løns og arbeidstilhøve for alt personell å fremje forslag til budsjett innanfor fastsette fristar å føra tilsyn med brann- og redningssjefen si leiing av VHBR. Leiaren for brannstyret er brann- og redningssjefen sin næraste overordna, og styreleiar har det daglege arbeidsgjevaransvaret overfor dagleg leiar. å etablera tingingsutval; jamfør oppgåvene nemnt i 14 i lova å etablera tilsettingsutval som får mynde til å tilsette i alle stillingar unnateke dagleg leiar, der styret er tilsettingsinstans. å etablere arbeidsmiljøutval med lik representasjon frå arbeidsgjevar- og arbeidstakarsida å syte for at det vert utarbeida naudsynt personal- og arbeidsreglement 14 TINGINGSUTVALET Tingingsutvalet vert leia av leiaren i brannstyret. Elles er brann- og redningssjefen medlem, og eitt medlem frå brannstyret som styret sjølv peikar ut. Tingingsutvalet sitt mandat er: å halda seg orientert om lønsutviklinga i kommunal og interkommunal sektor å gjennomføra lokale lønstingingar innanfor dei rammer brannstyret har gjeve, og leggje resultatet fram for styret til orientering. Unnataket er lønsvilkåra til brann- og redningssjefen som vert fastsett av leiaren i brannstyret samt den andre styremedlemmen i utvalet. 15 TILSETJINGSUTVALET Tilsetjingsutvalet har mynde til å tilsetje og seie opp alt personell unnateke brann- og redningssjefen. Desse er med i utvalet: leiar for brannstyret, brann- og redningssjefen og ein tillitsvald for dei tilsette. Mindretalsanke i utvalet vert handsama i brannstyret som gjer endeleg vedtak. 16 LEIING AV VEST-HORDALAND BRANN & REDNING IKS Drifta av brannvernet vert leia av brann- og redningssjefen. Han/ho står for den daglege leiinga og skal følgja dei retningsliner og pålegg som brannstyret fastset. Han/ho har tilvisingsmynde innan ramma av det vedtekne budsjettet. Tilvising frå fond vert gjort av brannsjefen etter vedtak i brannstyret. Brann- og redningssjefen skal til ei kvar tid halde brannstyret orientert om alle viktige tilhøve inkludert økonomi og personell. Han/ho skal rapportere til brannstyret på ein slik måte og så ofte som situasjonen eller styret krev. Brannstyret skal på si side sørgje for at representantskapet har tilstrekkeleg oversikt for at det i tide kan førebu nødvendige disposisjonar. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side115

116 side 17 av REPRESENTASJON Leiaren i brannstyret og brann- og redningssjefen forpliktar i fellesskap VHBR. Brann- og redningssjefen forpliktar åleine VHBR for daglege gjeremål. 18 INHABILITET Vanlege reglar for inhabilitet gjeld i dei styrande organa sjå 40 i kommunelova, nr ÅRSBUDSJETT VHBR nyttar same budsjett og rekneskapsår som eigarkommunane. Det vert gjennomført ein budsjettprosess mellom styrande organ i VHBR og eigarkommunane. Denne endar opp med at representantskapet vedtek budsjettet for kommande kalenderår tufta på kommunestyra sine budsjettvedtak om tilskot til VHBR. Budsjettet skal gi eit realistisk bilete av drifta og dei sannsynlege inntektene og utgiftene for året. 20 REKNESKAP Kommunelova sine føringar vert lagt til grunn for rekneskapen. 21 ØKONOMIPLAN Representantskapet skal ein gong i året vedta VHBR sin økonomiplan. Økonomiplanen skal leggjast til grunn for både budsjettarbeidet og anna planleggingsarbeid. Planen skal femna om dei neste fire, 4, åra og gje eit realistisk oversyn over sannsynlege inntekter og utgifter, samt prioriterte oppgåver inkludert investeringar for perioden. Eigarkommunane må særleg samhandle om investeringar som dei skal finansiera utanom det årlege driftstilskotet. 22 OVER/UNDERSKOT I REKNESKAPEN Ved eventuelt overskot i rekneskapen skal heile eller delar av summen overførast til driftsfondet jf. 23. Den del som eventuelt ikkje blir sett inn på driftsfondet skal overførast til investeringsfondet. 23 DRIFTSFOND. Selskapet skal ha eit ubunden fond som skal kunne nyttast til å dekkje mindre underskot i driftsrekneskapen, til større ad hoc-utgiftar og til generell styrking av driftsbudsjettet. Bruk av driftsfondet krev godkjenning av styret. Kvart år skal det setjast av kr til driftsfondet. Dette skal fordeleast med kr for Askøy og for Fjell, og kr for Sund og Øygarden 24 INVESTERINGSFOND. Ved overskot i drifta kan representantskapet velje å sette delar av overskotet inn på investeringsfondet til framtidige planlagde investeringar. Bruk av investeringsfondet krev godkjenning i styret. Kvart år skal det setjast av kr til framtidige investeringar. Dette skal fordelast med kr for Askøy og Fjell, og kr for Sund og Øygarden. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side116

117 side 18 av LÅNEOPPTAK VHBR kan ta opp lån utan godkjenning frå eigarkommunane innanfor ei samla grense på kr Styret skal tilrå og representantskapet godkjenne opptak av lån. Dette gjeld ikkje nødvendig kortsiktig likviditetslån på inntil kr hos den eigarkommune som er leverandør av rekneskaps- og økonomitenester til selskapet. 26 REVISJON Representantskapet har mynde til å velje revisjon. 27 ARBEIDSGJEVARORGANISASJON VHBR vert tilslutta KS Bedrift (Kommunenes Sentralforbund sin bedriftsseksjon). 28 PENSJON Dei tilsette sine pensjonsrettar vert å sikra gjennom medlemskap i XXXX pensjonskasse. 29 UTMELDING AV VEST-HORDALAND BRANN & REDNING IKS Før ein eigarkommune kan melda seg ut av selskapet, må det liggja føre utmeldingsvedtak frå eksisterande og påfølgjande kommunestyre. Varslingstida for utmelding er min. 24 månader. Slik varsling skal alltid vere skriftleg. Dersom den/dei attverande kommunane i selskapet vert økonomisk skadelidande av utmeldinga, må den utmelde kommunen vere budd på å yta økonomisk kompensasjon. Dersom eigarkommunane ikkje sjølve kan semjast om vilkåra for utmeldinga, vert dette avgjort av ei valdgiftsnemd på tre, 3, medlemmer oppnemnt av fylkesmannen. Kvar av eigarkommunane kan med straksverknad melda seg ut av selskapet dersom kommunen sin rett er krenka gjennom vesentleg misleghald. Likevel kan utmelding ikkje skje før den utmeldande kommunen har fastsett og utarbeid ny branndokumentasjon i høve til krav i brann- og eksplosjonsvernloven. 30 OPPLØYSING AV VEST-HORDALAND BRANN & REDNING IKS Selskapet kan oppløysast om kommunane er samde om dette. Vilkåret er at det ligg føre vedtak om dette i alle kommunestyra. Iverksettinga må venta til dess kommunane har fått fastsett og utarbeid ny branndokumentasjon i høve til krav i brann- og eksplosjonsvernloven. Oppløysing må godkjennast av departementet jf. 32. Dersom eigarkommunane ikkje sjølve kan semjast om vilkåra for oppløysing, vert dette gjort av ei valdgiftsnemd på tre, 3, medlemmer oppnemnt av fylkesmannen. 31 UTVIDING Kommunestyra i eigarkommunane må gjera vedtak om utviding. Det må liggja føre full semje mellom eigarane om slik utviding. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side117

118 side 19 av ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Det er berre dei to kommunestyra som kan endra selskapsavtalen på følgjande punkt, jamfør 4 i lov om interkommunale selskap, og det må liggja føre semje mellom kommunane: 1 Firma 2 Eigarkommunar 4 Hovudkontor 5 Føremål og ansvarsområde 6 Delegert mynde 7 Innskotsplikt og eigardel 8 Ansvarsdeling 10 Val av representantskap 12 Val av brannstyre. Gjeld berre for talet på medlemmer. Sjølv styret blir vald av representantskapet Anna som etter lov skal avgjerast av kommunestyra. Andre endringar i selskapsavtalen kan representantskapet avgjere med eit fleirtal på minst to tredelar av røystene. 33 KLAGE Klage på tilhøve som gjeld driftsoppgåver, ytingar eller tenester som er utført av VHBR, skal behandlast i brannstyret. Klage på vedtak i personalsaker, skal behandlast (a) i representantskapet dersom vedtaket er gjort i brannstyret (b) i brannstyret dersom vedtaket er gjort av brannsjefen. 34 TVIST Usemje om tolking av denne selskapsavtalen vert avgjort ved valdgift med bindande verknad for eigarkommunane. Reglane i tvistemålslova vert lagt til grunn. 35 YMSE Elles gjeld den til ei kvar tid gjeldande lov om interkommunale selskap. 36 VEDTAK Denne selskapsavtalen er vedteke av kommunestyra i eigarkommunane. Kommunestyret i Askøy gjorde vedtak dd.mm.2014 Kommunestyret i Fjell gjorde vedtak dd.mm.2014 Kommunestyret i Sund gjorde vedtak dd.mm.2014 Kommunestyret i Øygarden gjorde vedtak dd.mm.2014 ordførar i Askøy kommune ordførar i Fjell kommune ordførar i Sund kommune ordførar i Øygarden kommune Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side118

119 side 20 av 21 Vedlegg 9 Forslag til overenskomst om trygghet for ansatte OVERENSKOMST OM TRYGGHET FOR ANSATTE Mellom partene Askøy kommune, Øygarden kommune, Sotra Brannvern IKS, og de berørte arbeidstakerorganisasjoner, i forbindelse med etablering av et felles interkommunalt brannvesen. 1. Bakgrunn og formål Etter drøftinger med berørte arbeidstakerorganisasjoner gis slike retningslinjer for etablering av et nytt felles brann- og redningsvesen -Vest-Hordaland brann- og redning. Heretter kun omtalt som fellesbrannvesenet. Avtalen skal i det følgende beskrive hvilke prinsipper, rettigheter og forpliktelser som skal legges til grunn ved overføring av de ansatte fra de respektive kommunale brannvesen/iks, og til det nye fellesbrannvesenet. De forhold som er omtalt i de følgende punkter er drøftet i møter mellom de berørte arbeidstakerorganisasjoner og forhandlingsutvalg (eller tilsvarende) for de eksisterende virksomheter den dd.mm.åååå 2. Konkrete avtalepunkter 2.1 Fellesbrannvesenet trer som arbeidsgiver inn i alle sentrale og lokale tariffavtaler og øvrige avtaler som ved oppstart av fellesbrannvesenet er inngått mellom de deltakende kommuner og de berørte ansatte. Dette omfatter også forsikringsordninger og pensjonsordninger. Dersom partene blir enige om det, kan det ved oppstarten av fellesbrannvesenet eller senere gjøres hensiktsmessige justeringer i det lokale avtaleverket for å tilpasse det til reelle forhold knyttet til virksomheten i det nyetablerte fellesbrannvesenet. 2.2 Revisjon av de eksisterende avtaler med de ansattes organisasjoner baseres på den forutsetning at fellesbrannvesenet organisatorisk er tilknyttet en arbeidsgiverorganisasjon. 2.3 Hovedprinsippet er at de ansattes forhold til arbeidsgiver vil være uendret ved omorganiseringen fra kommunal virksomhet/iks, til fellesbrannvesenet. Eventuelle endringer skal være et resultat av forhandlinger mellom partene. Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side119

120 side 21 av Lønn og andre ytelser, som den enkelte ansatte har rett til ved omdanningen fra kommunal virksomhet /iks til fellesbrannvesenet, beholdes uendret. Det vises til arbeidsmiljølovens kapittel XVI. Som lønn regnes også alle variable pensjonsgivende tillegg. De ansattes opparbeidede lønns- og tjenesteansiennitet skal overføres selskapet. 2.5 Etter omorganiseringen skal de ansatte så langt det er mulig tilbys samme typer Arbeidsoppgaver, som tidligere. For øvrig vises det til arbeidsgivers alminnelige styringsrett. 2.6 Fellesbrannvesenet forplikter seg til å påse at de ansatte får en pensjonsordning som er minst like god som tidligere, ved tilknytning til en av de deltakende kommuners pensjonsordning. 2.7 Det vises for øvrig til arbeidsmiljøloven, hovedavtalen og hovedtariffavtalen. 2.8 Ved overføring fra nåværende virksomhet til fellesbrannvesenet skal hver enkelt medarbeider få utstedt et overføringsbrev/tilsettingsbrev påført de rettigheter medarbeideren har på overføringstidspunktet. 2.9 Dersom det oppstår uenighet mellom partene i forbindelse med denne overenskomsten, skal denne løses gjennom forhandlinger mellom partene, jfr. Hovedavtalens bestemmelser. Ågotnes, dd.mm.åååå for arbeidsgiver N.N for arbeidstaker X.X Forprosjekt Vest-Hordaland brann & redning mars 2013 februar 2014 Side120

121 VEILYSNORM Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for teknikk og miljø 120/ Formannskapet 52/ Kommunestyret 44/ Saksbehandler: Kathrine Vollevik Knudsen Arkivsaknr.: 2014/ Møtebehandling i Formannskapet Innstilling/vedtak: Fremlagte norm for veilys Askøy kommune godkjennes og gjøres gjeldende for nye saker fra , og for eldre saker/ pågående saker som den omtaler dem. Behandling: Varaordfører Roald Steinseide (FrP) fremmet innstillingen fra UTM: Fremlagte norm for veilys Askøy kommune godkjennes og gjøres gjeldende for nye saker fra , og for eldre saker/ pågående saker som den omtaler dem. Avstemming: Varaordfører Roald Steinseides forslag: Enstemmig Side121

122 Møtebehandling i Utvalg for teknikk og miljø Vedtak: Fremlagte norm for veilys Askøy kommune godkjennes og gjøres gjeldende for nye saker fra , og for eldre saker/ pågående saker som den omtaler dem. Behandling: Thorleif Thorsen (H) fremmet rådmannens innstilling: Fremlagte norm for veilys Askøy kommune godkjennes og gjøres gjeldende for nye saker fra , og for eldre saker/ pågående saker som den omtaler dem. Avstemming: Thorleif Thorsens forslag: Enstemmig RÅDMANNENS INNSTILLING: Fremlagte norm for veilys Askøy kommune godkjennes og gjøres gjeldende for nye saker fra , og for eldre saker/ pågående saker som den omtaler dem. SAMMENDRAG Askøy kommune har frem til nå ikke hatt en egen norm for krav til veilys/ gatebelysning som skal etableres på offentlig vei for overtakelse av det offentlige. Dette er nå laget og legges frem for politisk godkjenning. Det anses som en fordel å ha kjente krav, både administrative og tekniske, både for utbygger og for kommunens administrasjon i møte med utbygger, og ved behandling av de ulike saker. Avgjøres av: Kommunestyret. Behandles i følgende utvalg: UTM, F Videre saksgang: Saksopplysninger: Pr i dag har man ingen vedtatt norm/ krav til gatebelysning, utover de som nettselskapet har som standard. Praksis er at byggesaker som kommer inn fra utbygger om bygging av blant annet gatelys, blir oversendt avdeling samferdsel for uttale. Denne saksbehandlingen vil nå følge vedlagte norm. Dette gjelder anlegg som skal bygges langs vei til offentlig overtakelse. Side122

123 Vurdering: Det anses hensiktsmessig og forutsigbart for både utbygger og administrasjon å ha vedtatte og dermed kjente normer for etablering av veilys. Folkehelseperspektiv: Ved etablering av og ikke minst sikker drift av veilys/ gatebelysning vil befolkningen også kunne nytte fortau/ GS etter mørkets frembrudd, til både gange og sykkel. Kleppestø, Odd Magne Utkilen Rådmann Ivar Ådlandsvik Fagsjef Side123

124 Kleppestø Askøy Kommune veglysnorm Side124

125 Formål Formålet med veilysnormen for Askøy kommune er å sikre anlegg med god kvalitet på materiell og utførelse, slik at anlegget blir driftssikkert og ivaretar hensyn til til trafikksikkerhet, trafikkavvikling, trivsel, trygghet og økonomi på best mulig måte. Det er lagt vekt på universell, rasjonell og hensiktsmessig utforming, og kommunen ønsker driftssikre og energioptimale anlegg, slik at hensyn til økonomi og klimakrav blir ivaretatt på en enda bedre måte. Vegbelysningen skal medvirke til at trafikkantene får tilstrekkelig synsinformasjon i mørket om fotgjengere og farlige hindringer, andre kjøretøys plassering og fart på vegen, gangfelt, vegkryss, vegens linjeføring samt skilting og oppmerking. Trafikksikkerhetsmessige hensyn skal normalt være dimmensjonerende for veg og gatelysanlegg, men miljøhensyn og etiske tilpassninger til omgivelsene skal også vektlegges. Anlegget skal utformes og driftes, så energieffektivt som mulig. Veilysnormen vil bli oppdatert i forhold til teknologisk utvikling, samt interne og eksterne rammebetingelser. Omfang Normen legges til grunn for arbeider med alle anlegg som kommunen eier, eller overtar for videre drift og vedlikehold, samt alle prosjekter som utløser krav til utbyggingsavtale. Normen gjelder for nyanlegg som bygges, standardforbedring eller vedlikehold på veilys, langs veier, gang- og sykkelveier, gater og plasser, offentlige gang- og sykkelveier, turveier og private veier som kommunen har drift og vedlikeholdsansvar for. Rettskilder De mest sentrale bestemmelsene som regulerer etablering og arbeid med veibelysning er hjemlet i Vegloven og El-tilsynsloven. Veglova, lov av 21.juni 1963 nr.23 hvor 13 gir hjemmel for å gi forskrifter, herunder vegnormaler. El-tilsynsloven, lov av 24.mai 1929 nr.4 hvor 2 og 13 gir hjemmel for å gi forskrifter samt FOR *770 og FOR Også Plan og bygningsloven, Naboloven (Lov om rettshøve mellom granner) og Lov om offentlige anskaffelser har aktuelle bestemmelser Følgende forskrifter er førende. Side125

126 Vegloven Veitrafikkloven Lov om rettshøve mellom granner (naboloven) Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (El-tilsynsloven). Plan og bygningsloven 93 (meldingspliktige anlegg) og 67 (kommunal overtakelse) Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om elektriske forsyningsanlegg (FEF). Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg (FEL). Forskrift om sikkerhet ved arbeid i og drift av lavspenningsanlegg (FSL) Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr. FEK 2013 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser Forskrift om graving og avstivning av grøfter Forskrift om bruk av personlig verneutstyr på arbeidsplassen Teknisk forskrift til PBL med veiledning Tekniske bestemmelser for fellesføring. REF-publikasjon nr. 12 1/94 Gatelysmaster ref kravspesifikasjoner REF-publikasjon om hengeledningsanlegg. NEK 400 Elektriske lavspenningsinstallasjoner. NEK EN serien (Tavlenormen). NEK EN Lysarmaturer. Del 1, 2 og 3- Armaturer for vei- og gatebelysning. NS-EN Ettergivende konstruksjoner for veiutstyr. Krav og prøvingsmetoder. NS 3420 Beskrivelsestekster for utførelse av bygg og anleggsoppdrag NS 3458 (Komprimering) Statens vegvesen håndbok 264 Teknisk planlegging av veg og gatebelysning. Statens vegvesen håndbok 017 Veg og gateutforming. Statens vegvesen håndbok 051 Arbeidsvarsling Statens vegvesen håndbok 062 Trafikksikkerhetsutstyr. Miljøverndepartementets veiledning; Universell utforming og reguleringsbestemmelser. REN blad og publikasjoner for veglysanlegg Side126

127 Etablering av veilysanlegg Ved planlegging, prosjektering, utførelse og kontroll skal det bare benyttes virksomheter med godkjenning for aktuelt arbeid. Den som skal forestå utførelse og vedlikehold herunder reparasjoner av veilysanlegg, skal være kvalifisert iht. FEK 2013 (Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr.) Det kreves at virksomheter som utfører arbeider på veilysanlegg er registrert i DSBs (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap)register over elektroinstallatører/entreprenører. For vedlikeholdsarbeider på fellesføringsanlegg kreves i tillegg godkjenning av netteier. For veilysanlegg bygget som kabelanlegg gjelder krav i forskrifter for elektriske lavspenningsanlegg (FEL) og den norske normen NEK 400. Aktuelle leverandører skal fremlegge dokumentasjon på godkjent internkontroll, HMS plan med risikovurdering, samt attest for skatter og avgifter. Aktuelle leverandører skal fremlegge dokumentasjon på tilfredsstillende prosedyrer for egenkontroll, og det skal være utpekt en ansvarlig kontrollerende for utførelsen (KUT). For veilysanlegg som ligger utenfor kommunal veggrunn, må det foreligge tinglyst erklæring fra grunneier som gir rett til å anlegge, drifte og vedlikeholde anleggene. For meldingspliktige anlegg som omfattes av Plan og Bygningslovens 93 må igangsettingstillatelse foreligge før oppstart. Ved større arbeider skal Arbeidstilsynet varsles, jf. Byggherreforskriften. Ved etablering av nyanlegg, standardforbedringsanlegg, eller endringer av anlegg, skal entreprenør/utbygger melde til netteier, med kopi til kommunen. Registrert elektroinstallatør/entreprenør skal i tillegg sende melding om arbeid på elektrisk lavspenningsanlegg (veilysanlegg) til Det Lokale El-tilsyn (DLE). Jf. FEL. Før anleggsarbeider igangsettes skal foreliggende planer, tegninger og beskrivelse være forelagt og godkjent av kommunen. Dette gjelder også ved rehabilitering i eksisterende anlegg. Alle inngrep på eksisterende veilysanlegg skal på forhånd være avklart med kommunen, med kommunens kontraktfestede vedlikeholdsansvarlige entreprenør, og med øvrige etater i fellesførte anlegg. Ved graving i kommunal vei skal det innhentes gravetillatelse hos kommunen og gravearbeidene skal utføres i henhold til den enkelte kommunes retningslinjer Arbeidsgrunnlag Det skal i nødvendig grad utarbeides veilysplaner (tegninger, skjema og beskrivelse) for nyanlegg og standardforbedringsanlegg, som ivaretar gjeldende lov og normverk. Plangrunnlaget utarbeides i målestokk M1:500 og detaljplaner i M1:50. De skal vise nye og eksisterende master/lyspunkter, grøfter, kabeltrasèer, tilknytningspunkter, tennpunkter, og koblingsskjema, etc., med tilhørende spesifikasjoner på materiell. Videre lysberegninger, kortslutningsberegninger og kabelplaner. All dokumentasjon i forbindelse med prosjektering og beregning skal foreligge på et elektronisk format. Fullstendige veilysplaner med spesifikasjoner og lysberegninger, skal oversendes kommunen før igangsetting av anleggsarbeider. Side127

128 Kontroll og tilsyn Ansvarlig kontrollerende for utførelsen skal gjennomføre kontroll i henhold til godkjent kontrollplan/sjekkliste og signere på at arbeid er utført. Kommunen foretar kontroll og inspeksjon på anleggsstedet, i form av stikkprøver. All prøving og idriftsettelse av utstyr og anlegg må utføres i henhold til utstyrets og anleggets driftsforutsetninger. Utstyrleverandørens skjemaer og anvisninger må følges under dette arbeidet. Entreprenøren skal gjennomføre tester for å demonstrere at de forskjellige kravene til systemet tilfredsstilles. Etter at entreprenøren har verifisert om anlegget oppfyller betingelsene satt til anlegget, skal det gjennomføres en komplett funksjonstest av hele anlegget. Igangsetting Nyanlegg eller ved standardforbedringsanlegg (rehabilitering) kan settes i normal drift når samtlige tilhørende komponenter er på plass, kontrollert, prøvet og anlegget er justert for i henhold til spesifikasjonene. Uansett skal kommunens veilysansvarlige være varslet og ha gitt godkjenning til påsetting. Det kan i enkelte tilfelle være aktuelt å gjennomføre midlertidig ferdigbefaring, der kommunen overtar strømkostnader i henhold til spesiell avtale. FDV-dokumentasjon For alle anlegg som skal overtas av kommunen, kreves at det foreligger som bygget dokumentasjon. Dette skal foreligge senest ved overtakelse, og skal vise/beskrive veilysanlegget slik det er utført. Det skal ved ferdigbefaringen leveres en komplett dokumentasjon for materialer som er benyttet i anlegget, samt instrukser for drift og vedlikehold. FDV-dokumentasjonen skal være i henhold til Norsk Standard NS-3451, Bygningsdeltabellen og RIF FDV-norm. Det bør tas tilstrekkelig med bilder/foto for å dokumentere tilstand/status; før, under og etter anleggsutførelsen. Alle veilysmaster, tilknytningspunkter (matepunkter) og tennpunkter, kabelkummer, og retningsendringer på kabel-/trekkerørstraséer skal være inntegnet og innmålt. Det skal utarbeides en koordinatliste over alle innmålte punkter. Nummerering av koordinatlistene må referere til gjeldende ajourførte veilystegning. Koordinatene leveres elektronisk i filformatene SOSI, KOF eller DXF. Utbygger/leverandør skal, senest ved ferdigbefaring, overlevere dokumentasjonen for ajourføring i kommunens kart og veilysdatabase. Samsvarserklæring skal utstedes til veilyseier i henhold til gjeldende forskrift (FEL) for både prosjektering og utførelse av veilysanlegg. Overtakelsesforretning Når anlegget er satt i normal drift, alle påpekte feil og mangler er rettet, og nødvendig dokumentasjon foreligger, kan det gjennomføres overtakelsesforretning. Kommunal overtakelse utføres i henhold til den til enhver tid gjeldende prosedyre. Side128

129 Finansiering Planlegging og utbygging av nyanlegg eller standardforbedring på veilys skal tas med i kostnadene for utbyggingen av leverandøren, som på lik linje med annen pålagt infrastruktur på trafikkarealer. Veilysanlegg overleveres kostnadsfritt til kommunen for videre drift og vedlikehold, jf. PBL 67. Garantier og reklamasjoner Forhold vedrørende garantier, reklamasjoner, etc. skal følge bestemmelsene i den enkelte kontrakt. Hvis ikke annen kontraktstandard er beskrevet, gjelder normalt NS Generelt settes garantiperioden til 3 år fra tidspunkt for overtakelsesforretningen. I denne perioden svarer leverandør for utførelsen av garantiarbeider. Dersom leverandør har utført garantiarbeider i garantiperioden, har leverandøren garantiansvar for de deler av arbeidene som utferdiges ved utløp av garantiperioden. Universell utforming Veilysanlegg skal planlegges, prosjekteres og utformes for bruk av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov av spesiell tilpassing for den enkelte. Det henvises til kommunens generelle reguleringsbestemmelser, og Miljøverndepartementets veiledning; Universell utforming og reguleringsbestemmelser (2007) Tekniske krav Veilys er i første rekke en elektroteknisk installasjon, og skal være bygget etter gjeldende krav. I tillegg til lystekniske og elektrotekniske krav er det en rekke generelle tekniske krav til selve belysningsutstyret. Dette gjelder bl.a. fundamentering, utførelse av mastene, grøftesnitt mv. Relateres også til fare for påkjørsel av bil med dertil følgeskader for tredje part, vindlast, materialkvalitet, robusthet, drift og vedlikehold. Materiellet skal være funksjonelt, robust, tåle støv og smuss samt tilpasses det stedlige miljø. Alt elektrisk materiell og elektriske installasjoner som benyttes skal være godkjent av akkreditert institusjon tilsvarende NEMKO i Norge. Materiellet skal tilfredsstille FEL, NEK, FSL, FEU og være CE merket. Utstyr og materiell skal være i henhold til gjeldende norske standarder og normer. Alle veilysanlegg skal i samråd med kommunen prosjekteres og utføres med optimal energieffektivitet og differensiert styring. Tenn system leveres komplett knytt opp mot kommunens øvrige tenn system. Kostnader påligger utbygger og kan bestilles av den driftsentreprenør som kommunen er tilknyttet på aktuelle tidspunkt. Alle komponenter skal plasseres slik at fremtidig veidrift og grøfterensking ikke hindres. Langs kommunale veger skal fundamenter, master og styreskap, som regel, plasseres i eiendomsgrensen. Utstyret skal dog plasseres, slik at det ikke er til hinder for kommunens veidrift, spesielt vinterdriften. Bør plasseres i bakkant, og aldri i bunnen av grøfta. Utfyllende er Statens veivesens håndbok 264. Ved utbedring av eksisterende anlegg skal det så langt det er mulig oppgraderes slik at kravene i denne normalen kan oppfylles. Type armatur, lyskilde og bestykning skal i alle sammenhenger avklares og godkjennes av kommunen før de settes i bestilling. Side129

130 . Fordelingsskap: Fordelingsskap, styreskap og koplingsbokser skal i utgangspunktet plasseres på kommunal veigrunn. Dersom dette ikke skulle la seg gjøre, skal utbygger besørge tillatelse fra grunneier, og tinglyst erklæring, som gir kommunen rett til å legge, drifte og vedlikeholde veilysanlegget. Veilysskap bør plasseres sammen med andre kabelskap, fortrinnsvis med ryggen mot vei, og i bakkant av grøfta, slik at fremtidig veidrift og grøfterensking ikke hindres. Plassering i grøftebunn må unngås. Avstand min. 4m fra nettstasjoner og 15m fra veikryss. Endelig plassering avklares i samråd med netteier, andre kabeletater og ansvarlig for veilys i kommunen Skapet skal være låsbart med standardisert lås (BLH). Fordelings og styre skap skal i utgangspunktet være i fabrikkferdig, dobbeltvegget utførelse, i kapslingsklasse IP55, med tilstrekkelig stivhet og mekanisk styrke, og av anerkjent merke. Det skal videre leveres med termostatstyrt varmeelement og lys. For mål og kapasitet, vises det til Håndbok 264. Lysmaster: Nye lysmaster skal som hovedregel være utført i galvanisert stål og tilfredsstille normale krav til utførelse for denne type materiell. Master med fotplate skal benyttes, så fremt ikke annet er beskrevet. På enkelte anlegg kan det også være aktuelt med konisk eller teleskopisk utførelse, varmgalvanisert eller pulverlakkert i spesifisert farge. Endelig utførelse, type og farge skal koordineres med kommunen. Armaturer: Det skal benyttes gode og driftssikre armaturer. Armaturen skal tåle de ytre påvirkninger som kan forventes på installasjonsstedet. Det er viktig at armaturtypen som velges, kan anvendes flest mulig steder, med tanke på feste til de forskjellige mastetypene. Armaturene må kunne stilles etter vinkelen på veibanen. Armaturhuset skal være av metall med gode korrosjons og varmeavlednings egenskaper. Armaturhuset må fremstå som tidløst og nøytralt design med form som tradisjonelle veilysarmaturer. Eventuelle spesielle uttrykk skal avklares med kommunen i forkant. Armatur skal ha innebygget fast dimmeprogram. Bruk av dimming og eventuelle tider for dimming avklares i forkant. Lyskilde: Det skal som hovedregel benyttes armaturer med LED lyskilde. Levetiden skal være minimum timer ved L80F10 Fargetemperatur <_4000K Fargegjengivelse indeks Ra >65 Lystekniske krav i trafikkerte arealer. Askøy kommune følger belysningsklasser som beskrevet i Håndbok 264, med laveste klasse for kommunal vei = MEW4. For gang og sykkelveier benyttes S-serien. Tenn system: Tenn systemet skal være av typen Amplight, eller lignende. Side130

131 Side131

132 GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE - UTVALGSLEDERE. Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 58/ Kommunestyret 45/ Saksbehandler: Else Kvernøy Bjørkhaug Arkivsaknr.: 2014/ Møtebehandling i Formannskapet Innstilling/vedtak: Retningslinjer for godtgjørelse til folkevalgte, punkt: «Ekstra godtgjørelse til utvalgsledere». Nest siste linje endres slik: Godtgjørelsen kommer i tillegg til øvrige godtgjørelser som følger av dette reglement, herunder evt. erstatning for tapt arbeidsinntekt. Dog ytes ikke erstatning for tapt arbeidsinntekt i forbindelse med utvalgsleders faste kontordag.» Behandling: Varaordfører Roald Steinseide (FrP) fremmet rådmannens innstilling: Retningslinjer for godtgjørelse til folkevalgte, punkt: «Ekstra godtgjørelse til utvalgsledere». Nest siste linje endres slik: Godtgjørelsen kommer i tillegg til øvrige godtgjørelser som følger av dette reglement, herunder evt. erstatning for tapt arbeidsinntekt. Dog ytes ikke erstatning for tapt arbeidsinntekt i forbindelse med utvalgsleders faste kontordag.» Avstemming: Varaordfører Roald Steinseides forslag: Enstemmig Side132

133 RÅDMANNENS INNSTILLING: Retningslinjer for godtgjørelse til folkevalgte, punkt: «Ekstra godtgjørelse til utvalgsledere». Nest siste linje endres slik: Godtgjørelsen kommer i tillegg til øvrige godtgjørelser som følger av dette reglement, herunder evt. erstatning for tapt arbeidsinntekt. Dog ytes ikke erstatning for tapt arbeidsinntekt i forbindelse med utvalgsleders faste kontordag.» SAMMENDRAG Kommunestyret vedtok , sak 59/11, godtgjørelse til folkevalgte for perioden Administrasjonen har vært i tvil mht forståelsen av pkt. ekstra godtgjøring til utvalgsledere, og ønsker å få inn en presisering. Avgjøres av: Kommunestyret Behandles i følgende utvalg: Formannskapet Kommunestyret Videre saksgang: - Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok , sak 59/11, godtgjørelse for folkevalgte, perioden Utvalgsledere har i hht vedtaket rett til møtegodtgjørelse på 6 % av ordførers godtgjørelse samt en fast godtgjørelse på kr Generelt gjelder det rett til å få dekket tapt arbeidsfortjeneste. Den faste godtgjørelsen på kr forutsetter at utvalgsleder har en kontordag hver 14.dag ved Kundetorget eller annet lett tilgjengelig sted for publikum. For øvrig gjelder følgende: Beløpet utbetales 2 ganger i året. Ordningen blir å betrakte som en godtgjørelse, og det blir ikke inngått avtale med arbeidsgiver om en frikjøpsordning. Ordningen er ikke å betrakte som et ansettelsesforhold i hht arbeidsmiljøloven. Godtgjørelsen kommer i tillegg til dagens godtgjørelse. Ved fravær vises det til bestemmelsene i retningslinjene. Administrasjonen har vært i tvil i forbindelse med krav om tapt arbeidsfortjeneste. Saken ble tatt opp i lønnsutvalget som har forslått følgende endring i reglementet, avsnitt om Ekstra godtgjørelse til utvalgsledere: Nest siste linje/setning, - endres til: «Godtgjørelsen kommer i tillegg til øvrige godtgjørelser som følger av dette reglement, herunder evt. erstatning for tapt arbeidsinntekt. Dog ytes ikke erstatning for tapt arbeidsinntekt i forbindelse med utvalgsleders faste kontordag. Side133

134 Vurdering: Rådmannen finner den foreslått endringen/tilføyelsen avklarende og vil anbefale at denne blir vedtatt. Folkehelseperspektiv: - Kleppestø, den Odd Magne Utkilen Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef Side134

135 ASKØYHALLENE KF. STYREREPRESENTANTER VALG Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgnemnda 7/ Kommunestyret 46/ Saksbehandler: Else Kvernøy Bjørkhaug Arkivsaknr.: 2014/ Møtebehandling i Valgnemnda Innstilling/vedtak: Valget utstår til Kommunestyret. Behandling: Varaordfører Roald Steinseide (FrP) foreslo: Valget utstår til Kommunestyret. Avstemming: Roald Steinseides forslag: Enstemmig. RÅDMANNENS INNSTILLING: Valg for perioden : Medlem: (FrP) (H) (AP) Personlig vara: (FrP) (H) (AP) Side135

136 SAMMENDRAG Det skal velges tre styrerepresentanter med personlige vara for perioden Avgjøres av: Kommunestyret Behandles i følgende utvalg: Valgnemnda Videre saksgang: - Saksopplysninger: Til styret for Askøyhallene KF er følgende valgt: Jfr. K , sak 67/12 og K , sak 43/13: Medlemmer Valg for perioden : Anne Lauritsen(FrP) Cecilie Sørli (H) Viggo Kristiansen (AP) Personlig vara: Rainar Askildsen (FrP) Bente Fengestad (H) Terje Mathiassen (AP) Valg for perioden Thorleif Thorsen (H) Tore Christian Gjelsvik (AP) Ansattes repr : Tore Olsen Tveitnes Idrettsrådet: Atle Birkeland Torill Nilsen (H) Helge Utkilen (SV) Kari Minde Grøndal Karl Frode Karlsen Leder: Thorleif Thorsen (H) Nestleder: Cecilie Sørli (H) Som det framgår av ovenstående står følgende på valg: Anne Lauritsen(FrP) Cecilie Sørli (H) Viggo Kristiansen (AP) Rainar Askildsen (FrP) Bente Fengestad (H) Terje Mathiassen (AP) Vurdering: Forelegges kommunestyret for valg. Folkehelseperspektiv: Side136

137 - Kleppestø, den Odd Magne Utkilen Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef Side137

138 FRITAK FRA POLITISKE VERV - KATHRINE VOLLEVIK KNUDSEN Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 54/ Valgnemnda 8/ Kommunestyret 47/ Saksbehandler: Else Kvernøy Bjørkhaug Arkivsaknr.: 2014/ Møtebehandling i Valgnemnda Innstilling/vedtak: 1. Kathrine Vollevik Knudsen (H) fritas i hht søknad fra politiske verv, grunnet sin stilling i Askøy kommune. 2. Det foretas følgende suppleringsvalg: Klagenemnda: Liste a) 1. vara: Christine Francis Holmedal UOL: Liste a) 2. medlem: Christine Francis Holmedal UTM: Lista a) 2.vara: Simen Rikard Armond Vilt- og innlandsfiskenemnd: Liste a) 1.vara: Torill Nilsen 3. Simen Armond rykker, i hht valgresultatet, opp som siste medlem på Høyre sin liste til kommunestyret. Behandling: Nina Jarlind (H) foreslo: 1. Kathrine Vollevik Knudsen (H) fritas i hht søknad fra politiske verv, grunnet sin stilling i Askøy kommune. 2. Det foretas følgende suppleringsvalg: Klagenemnda: Liste a) 1. vara: Christine Francis Holmedal UOL: Liste a) 2. medlem: Christine Francis Holmedal UTM: Lista a) 2.vara: Simen Rikard Armond Vilt- og innlandsfiskenemnd: Liste a) 1.vara: Torill Nilsen Side138

139 3. Simen Armond rykker, i hht valgresultatet, opp som siste medlem på Høyre sin liste til kommunestyret. Avstemming: Nina Jarlinds forslag: Enstemmig. Møtebehandling i Formannskapet Innstilling/vedtak: 4. Kathrine Vollevik Knudsen (H) fritas i hht søknad fra politiske verv, grunnet sin stilling i Askøy kommune. 5. Det foretas følgende suppleringsvalg: Klagenemnda: Liste a) 1. vara: Christine Francis Holmedal UOL: Liste a) 2. medlem: Christine Francis Holmedal UTM: Lista a) 2.vara: Simen Rikard Armond Vilt- og innlandsfiskenemnd: Liste a) 1.vara: Torill Nilsen 6. Simen Armond rykker, i hht valgresultatet, opp som siste medlem på Høyre sin liste til kommunestyret. Behandling: Nina Jarlind (H) fremmet rådmannens innstilling: 1. Kathrine Vollevik Knudsen (H) fritas i hht søknad fra politiske verv, grunnet sin stilling i Askøy kommune. 2. Det foretas følgende suppleringsvalg: Klagenemnda: Liste a) 1. vara: Christine Francis Holmedal UOL: Liste a) 2. medlem: Christine Francis Holmedal UTM: Lista a) 2.vara: Simen Rikard Armond Vilt- og innlandsfiskenemnd: Liste a) 1.vara: Torill Nilsen 3. Simen Armond rykker, i hht valgresultatet, opp som siste medlem på Høyre sin liste til kommunestyret. Avstemming: Nina Jarlinds forslag: Enstemmig RÅDMANNENS INNSTILLING: 7. Kathrine Vollevik Knudsen (H) fritas i hht søknad fra politiske verv, grunnet sin stilling i Askøy kommune. Side139

140 8. Det foretas følgende suppleringsvalg: Klagenemnda: Liste a) 1. vara:.. UOL: Liste a) 2. medlem:.. UTM: Lista a) 2.vara:... Vilt- og innlandsfiskenemnd: Liste a) 1.vara:. 9. Simen Armond rykker, i hht valgresultatet, opp som siste medlem på Høyre sin liste til kommunestyret. SAMMENDRAG Kathrine Vollevik Knudsen søker om fritak fra en rekke av sine politiske verv. Søknaden har sin bakgrunn i stillingen hun innehar i Askøy kommune, noe som medfører inhabilitet i en rekke saker. Avgjøres av: K Behandles i følgende utvalg: Formannskapet (fritaksspørsmålet) Valgnemnda Kommunestyret Videre saksgang: Sak til valgstyret for oppnevning av ny vara til K Saksopplysninger: Kathrine Vollevik Knudsen(H) skriver slik til Askøy kommune: Søker med dette fritak fra mine politiske verv, som medlem i K og UOL, samt vara i UTM, klagenemda og vilt- og innlandsfiskenemnda. Med begrunnelsen: Søker er ansatt som jurist i Askøy kommune, teknisk, og kommer i den forbindelse bort i en rekke saker, og i økende grad, som medfører inhabilitet. Dette gjelder både saker som direkte saksbehandler og som rådgiver i andre. Kathrine Vollevik Knudsen søker om fritak fra følgende verv: Kommunestyret: 11.representant på H sin kommunestyreliste. Her blir det opprykk for første vara som er Simen Armond. Det må fremmes sak for Valgstyret mht ny siste vara til K. KLAGENEMND K og , sak 75/11 Liste H 1 Medlemmer: Lasse Solberg (H) 1 Varamedlemmer Kathrine Vollevik Knudsen Side140

141 a) (H) 2 Sølvi Aasebø (H) 3 B AP/S V 1 Andreas J. Skiftesvik (AP) 1 Bodil Hugaas Torgersen (AP) (k-sak 121/13) 2 Ida Hellebø (SV) 2 Ole-Ivar Guleng (SV) C FrP 1 Knut Amundsen (FrP) 1 Rainar Askildsen (FrP) (k-sak 120/13) 2 Vigleik Tellnes (FrP) D KrF 1 Øyvind Fluge (KrF) 1 Gerd Olaug Vikesland (KrF) Leder: Lasse Solberg Nestleder: Øyvind Fluge UTVALG FOR OPPVEKST OG LEVEKÅR K , sak 72/11: Liste a) H 1 Medlemmer: Agnar Berland (H) 1 2 Kathrine Vollevik Knudsen (H) 3 2 Roald Viksund (KrF) 3 Randi Hovgaard (KrF) Varamedlemmer Simen Armond (H) 2 Trond Gravdal (H) 3 Ronny Knutsen (H) 3 Nina Jarlind (H) 4 Torill Nilsen (H) 5 Cecilie Sørli (H) Liste b) AP/S V 1 Elsa Heradstveit (AP) 1 Stian Davies (AP) 2 Torill Hauge (AP) 2 Marianne Bexrud(AP) (K-sak 70/13) 3 Andreas Skiftesvik (AP) (Ksak 3 John-Helge Høgli Myntevik (AP) 42/13) 4 Rafael Garrido Cobo (SV) 4 Siv Dale Genscher (AP) 5 Torstein Olsen (AP) Side141

142 6 Kristine Pettersen (AP) Liste c) FrP 1 Stig Abrahamsen (FrP) 1 Silje Nesheim (FrP)(K-sak 94-13) 2 Arnt Eirik Gangsås (FrP) 2 Anton Fromreide (FrP) (Ksak 94-13) 3 Anne Lauritsen (FrP) (K-sak 120/13) 4 Elin Veivåg (FrP) Liste d) KrF 1 Lill Harriet Andreassen 1 Kari Viksund (KrF) (KrF) 2 Oddmund Sagstad (KrF) 3 Vigleik Stoveland (KrF) Liste e) V 1 Marit Helen Leirheim (V) 1 Daniel Gunnarsen(V) 2 Kari Espelid (V) 3 Simon Furnes (V) Leder: Lill Harriet Andreassen (KrF) Nestleder: Agnar Berland (H) UTVALG FOR TEKNIKK OG MILJØ K , sak 73/11 Medlemmer: Varamedlemmer Liste a) H 1 Thorleif R. Thorsen (H) 1 Terje Haugland (H) 2 Cecilie Sørli (H) 2 Kathrine Vollevik Knudsen (H) 3 Øystein Gundersen (H) 3 Glenn Roar Stenfeldt(H) 4 Bente Fengestad (H) 4 Krestine Sørhaug (H) 5 Bård Hess (H) 6 Therese Schneider (H) Liste b) AP/SV 1 Viggo Kristiansen (AP) 1 Stig Berg (AP) 2 Nina O. Fauskanger (AP) 2 Therese B. Ellingsund (AP) 3 Arild Ingvaldsen (AP) 3 Ivar Eidsaa (AP) 4 Silje Guleng (SV) 4 Bodil Hugaas Torgersen (AP) Side142

143 (K-sak 121/13) 5 Espen Berntsen (AP) 6 Miriam Haavik (AP) Liste c) FrP 1 Helge Andreassen (FrP) 1 Rudi Soltvedt (FrP) 2 Anne Lauritsen (FrP) 2 Rainar Askildsen (FrP) 3 Elin Veivåg (Frp) K 83/11 4 Marit Småland (FrP) Liste d) KrF/V 1 Tor Øyvind Sandaker (KrF) 1 Eirik Chistensen (V) (K-sak 9/14) 2 Eli Lund Jensen (KrF) 3 Leder: Helge Andreassen (FrP) Nestleder: Thorleif R. Thorsen (H) VILT-OG INNLANDSFISKENEMND. K , sak 103/11 Liste a) 1 Terje Haugland (H) 1 Kathrine Vollevik Knutsen(H) Liste b) 1 Arnulf Sæter (KrF) 1 Leikny Strømme (KrF) Liste c) 1 Aksel Monsen (FrP) 1 Elin Veivåg (FrP) Liste d) 1 Aud Mathisen (AP) 1 Mona Helen Tveit (AP) 2 Hisenaj Djevat (AP) 2 Roar Abrahamsen (AP) Leder: Terje Haugland (H) Nestleder: Aksel Monsen (FrP) I tillegg er hun valgt av UOL til følgende verv: Samarbeidsutvalg barnehager Kulturpris/kulturstipend Byggeskikkpris I disse vervene vil vanligvis ikke habilitetsproblematikken oppstå, så her har hun ikke søkt fritak. Det blir i tilfelle å ta opp som sak i UOL. Vurdering: I hht kl 15 nr.2, kan kommunestyret frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine verv. En slik fritaksgrunn kan være arbeidsforhold. Side143

144 I hht kl 14 er leder for forvaltningsgren utelukket fra valg. Vollevik Knudsen er leder for seksjon kommunale eiendommer, men ikke leder for en forvaltningsgren. Kathrine Vollevik Knudsen er som leder av seksjon Kommunale eiendommer/ jurist, premissleverandør for en rekke saker, også saker der hun selv ikke er saksbehandler. Hun kommer derfor ofte i en situasjon der skillet mellom rollen som politisk beslutningstaker og tjenestemann kan synes uklart. Dette er uheldig og rådmannen vil derfor anbefale at søknaden hennes innvilges og at det foretas nyvalg. Folkehelseperspektiv: - Kleppestø den Odd Magne Utkilen Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef Side144

145 STEMMERETT FOR UNGDOM SOM FYLLER 16 ELLER 17 ÅR I VALGÅRET VED KOMMUNESTYREVALGET I 2015 Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 62/ Kommunestyret 48/ Saksbehandler: Politisk sekretariat Arkivsaknr.: 2014/ RÅDMANNENS INNSTILLING: Askøy Kommune avstår fra å søke om deltakelse i forsøk med stemmerett for ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret ved kommunestyrevalget i 2015, men imøteser evalueringen fra forsøket i etterkant av valget. SAMMENDRAG Avgjøres av: Kommunestyret Behandles i følgende utvalg: Formannskapet Kommunestyret Videre saksgang: Saksopplysninger: Kommunal- og moderniseringsdepartementet har invitert kommuner til å gjennomføre et forsøk med nedsatt stemmerettsalder for ungdom som fyller 16 eller 17 ved kommunestyrevalget i I invitasjonen fremgår det kriteriet som kommunen bes belyse, samt at kommunene må begrunne hvorfor de ønsker å delta i forsøket. Side145

146 I forsøket åpnes det ikke for endringer i valgbarhetsalderen, som fortsatt vil være 18 år. Vurdering: Ved kommunestyrevalget i 2011 ble det gjennomført tilsvarende forsøk med nedsatt stemmerettsalder til 16 år. Etter invitasjon til alle kommunene i landet, ble det sendt inn 143 søknader, hvor 20 kommuner samt Longyearbyen lokalstyre ble valgt ut til å delta. Til sammen ca og 17-åringer fikk anledning til å stemme. Forsøket ble evaluert av Institutt for samfunnsforskning sammen med Rokkansenteret ved Universitetet i Bergen. Resultater fra evalueringen foreligger i egen rapport Stemmerett for 16-åringer redigert av Johannes Bergh. En av hovedgrunnene til at 16-åringer skal få stemmerett er fordi man vil utvide demokratiet, og inkludere ungdommen i enda større grad i samfunnet. Skulle man sette ned aldersgrensen for å stemme er håpet at det på lang sikt vil føre til et mer politisk aktivt samfunn og økt stemmeaktivitet. Det fremgår blant annet av evalueringen at deltakelsesmønsteret til forsøksvelgerne var avhengig av hvilken kommune ungdommene bodde i. De av kommunene som hadde gjennomført en målrettet satsing for å informere og mobilisere velgerne, hadde også de mest stemmevillige. Dette indikerer at stemmeretten i seg selv ikke er nok for å mobilisere unge til å bruke den, de må informeres. Det er i et slikt prøveprosjekt mange spørsmål: I hvor stor grad deltar ungdommene i valget? Har de den interessen og kompetansen som er nødvendig for å delta i et valg? Hvilke politiske preferanser har denne velgergruppen? På den tiden som er til rådighet er det ikke mulig å anslå konkret kroneverdi på konsekvensene, utover at det må påregnes noe økte administrative ressurser til gjennomføringen av valget. Dette gjelder valgmateriell og praktisk forberedelse og gjennomføring av valget, samt til markedsføring overfor målgruppen. Administrasjonen vurderer at kommunen bør prioritere strengt innenfor de begrensede rammene som er til rådighet. Selv om deltakelse i dette forsøket ikke vil være en kritisk økonomisk belastning, vil det være nok en aktivitet som skal gjennomføres. Etter administrasjonens syn vil det være mer hensiktsmessig å høste av erfaringene fra andre kommuner, og lære av disse i etterkant av kommunevalget Kleppestø, Odd Magne Utkilen Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef Side146

147 Statsråden Kommunene Deres ref Vår ref Dato 14/ Invitasjon til å delta i forsøk med stemmerett for ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret ved kommunestyrevalget i 2015 Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil med dette invitere kommunene til å søke om å delta i forsøk med nedsatt stemmerettsalder til 16 år. Også de kommunene som deltok ved tilsvarende forsøk i 2011 bes om å søke, dersom de ønsker å delta i nytt forsøk. Bakgrunn Ved kommunestyrevalget i 2011 ble det gjennomført forsøk med nedsatt stemmerettsalder til 16 år. Etter invitasjon til alle kommunene hvor 143 sendte inn søknad, ble 20 kommuner samt Longyearbyen lokalstyre valgt ut til å delta. Til sammen ca og 17-åringer fikk anledning til å stemme. Forsøket ble evaluert av Institutt for samfunnsforskning sammen med Rokkansenteret ved Universitetet i Bergen. Resultater fra evalueringen foreligger i egen rapport Stemmerett for 16-åringer redigert av Johannes Bergh. Forsøket gav mange interessante erfaringer. Samtidig ønsker departementet å ha et bredere erfaringsgrunnlag. Hjemmelsgrunnlaget Forsøket hjemles i valgloven 15-1 som åpner for forsøk med å holde valg på andre måter enn det som går frem av loven ellers. Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: Telefaks: Org. nr.: Side147

148 Omfanget av forsøket Forsøket gjelder kommunestyrevalget 2015, ikke fylkestingsvalget. Forsøket skal prøve ut stemmerett til ungdom som fyller 16 eller 17 år i valgåret, og som ellers oppfyller de andre kravene til stemmerett ved kommunevalget, jf. valgloven 2-2. I forsøket åpnes det ikke for endringer i valgbarhetsalderen, som fortsatt vil være 18 år. Kriteriene ved utvelging av kommuner Det velges ut ca. 20 kommuner til å delta i forsøket. Ved utvelgelse av kommuner som skal delta vil det bli lagt vekt på følgende: Det tas sikte på at ca. halvparten av de kommunene som skal delta, vil velges fra de kommunene som deltok ved forsøket i Det tas sikte på at både store, mellomstore og små kommuner skal delta. Det legges vekt på geografisk spredning slik at alle landsdeler er representert. Variasjon i den politiske sammensetningen av kommunestyret, dvs at man bør ha en spredning av kommuner etter politisk farge. Her vil man ta utgangspunkt i ordførerens parti. Variasjon i alderssammensetningen i kommunen, målt i andelen befolkningen i kommunen som er under 30 år. Det er viktig at kommunen i sin søknad opplyser om forhold knyttet til disse kriteriene. Det vil være til hjelp når departementet skal ta stilling til hvilke kommuner som skal delta. I vurderingen av hvilke kommuner som skal velges ut, vil vi også se på begrunnelse og motiv for å delta. Derfor bør søknaden også inneholde en redegjørelse for hvorfor kommunen søker. Evaluering Forsøket vil bli evaluert. Det er derfor en forutsetning for å få delta at kommunen stiller seg velvillig til å gi opplysninger som er relevante for forsøket til den institusjonen som får i oppdrag å evaluere forsøket. Frist for å søke Fristen for å søke settes til 1. juni Jeg ønsker dere lykke til med søknaden. Med hilsen Jan Tore Sanner Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2 Side148

149 PS49/14MELDINGER Side149

150 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Vår referanse: 13/ Ordfører og Rådmann Arkivkode: 0 Saksbehandler: Lise Spikkeland Deres referanse: Dato: Nytt styrevervregister enklere og mer tilgjengelig Til ordfører og rådmann i kommuner som er tilknyttet KS` styrevervregister KS` styrevervregister ble etablert i 2007 for å bidra til å skape åpenhet rundt hvilke roller og interesser folkevalgte og kommunale ledere har. Dette ble også gjort for å styrke omdømme til kommunesektoren. I dag har om lag 350 kommuner frivillig registrert seg i registeret. 12. mai offentliggjøres KS` styrevervregister i ny og forhåpentligvis forbedret utgave. Det har vært et mål at endringen skal gjøre det enklere for de som registreres, og å bidra til at informasjon om den enkeltes rolle blir mer tilgjengelig og så komplett som mulig. Bakgrunn for endringen er vedtaket i KS` hovedstyre 22. mai 2013 om å gjøre KS styrevervregister enklere å bruke både for den som registreres, media og andre relevante brukere. Det er viktig at folkevalgte og ansatte i forkant gjøres kjent med endringene, det gjelder særskilt det ansvar som tilligger kontaktpersonen. Hva er nytt? Navn på folkevalgte og ledere, og deres politiske verv eller stilling, vil nå bli overført fra Kommuneregisteret til Styrevervregisteret automatisk. På den måten kan en se hvilke formelle politiske posisjoner folkevalgte har, eller hvilken stilling en leder i kommunen / selskapet har. Det er ikke lenger behov for godkjenning fra vervsinnehaveren. I tillegg vil offentlig tilgjengelige opplysninger fra Enhetsregisteret og Foretaksregisteret («Brønnøysundregistrene») innhentes automatisk for personer som er registrert i Styrevervregisteret. Dette skjer én gang i året, under forutsetning av at kommunestyret/generalforsamlingen har vedtatt å slutte seg til registeret (det er ikke nødvendig med nytt vedtak dersom kommunen/selskapet allerede har vedtatt dette). Vervsinnehaveren mottar så en e-post, med informasjon om pålogging og muligheten til å redigere eller legge til opplysninger. Forberedelser i egen kommune Når det nye Styrevervregisteret publiseres, er det viktig at ordfører og rådmann er forberedt: De bør i forkant gjøre endringen kjent for folkevalgte og ansatte som publiseres i registeret, og opplyse om at de vil motta en e-post med informasjon om hvordan de kan redigere opplysningene om seg selv. Ettersom den e-posten kun går til de som er registrert med e-postadresse i Kommuneregisteret, er det viktig at Kommuneregisteret er oppdatert i forkant av 12. mai. Personer som ikke er registrert med e-postadresse i Kommuneregisteret, vil heller ikke kunne motta e-post som sendes ut med beskrivelse av endringene. Haakon VIIs gate 9 T: ks@ks.no Bankgiro Postboks 1378, Vika, 0114 Oslo F: Org. nr Iban: NO Side150