Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Kjøp av prehospitalt EKG-system Åpen anbudskonkurranse TILBUDSFRIST 06. juli 2005 Kl 0900

2 Invitasjon til konkurranse 1. Innledning Helse Midt Norge RHF inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse om kjøp av 12-kanalers EKGutstyr til prehospital bruk i den akuttmedisinske kjede og eventuelt for luftambulansetjenesten i regionen. Konkurransegrunnlaget består foruten dette dokumentet av: Vedlegg 1- Prisskjema Vedlegg 2 Teknisk kravspesifikasjon Vedlegg 3 Avvik fra teknisk kravspesifikasjon. Vedlegg 4 Funksjonell kravspesifikasjon 2. Om Helse Midt-Norge RHF Helse Midt-Norge RHF er ett av fem regionale helseforetak i landet og har overordnet ansvar for alle offentlig sykehus og annen spesialisthelsetjeneste for over innbyggere i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Helseforetakgruppen Helse Midt-Norge er nå organisert i 6 helseforetak (se figuren under) med over ansatte og har et budsjett på rundt 10 milliarder kroner. Helseforetakene er egne rettssubjekter og har blant annet arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Det vises for øvrig til informasjon på vår hjemmeside på internett: 3. Oppdragsgiver Helse Midt-Norge RHF Helse Nord- Trøndelag HF St.Olavs Hospital HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Helse Sunnm øre HF HF Rusbehandling Midt- Norge HF Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Helse Midt-Norge RHF (org. nr ) er oppdragsgiver og vil være formell kontraktspart. Leveransen skal etter nærmere avtale gjøres til følgende helseforetak.: Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF St. Olavs hospital HF Helse Nord-Trøndelag HF Dette utelukker ikke eventuelle leveranser til andre foretak eller enheter i helseforetaksgruppen. 1

3 Hvis det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av helseforetakene, vil de angitte helseforetaks rettsetterfølger kunne benytte kontrakten. Nøyaktige leveringsadresser avtales i forbindelse med kontraktsinngåelse. I utgangspunktet vil dette være sykehusene i Volda, Ålesund, Molde, Kristiansund, Orkdal, Trondheim, Levanger og Namsos. Dessuten til fem ambulansebåter i Møre og Romsdal og en ambulansebåt i Sør-Trøndelag. Opplæring som leverandør skal utføre vil i det vesentligste også bli lagt til sykehusene. Helse Midt-Norge RHF kan kontaktes på forskjellige måter: Postadresse: Postboks STJØRDAL Kontoradresse: Strandv. 1 4 etasje i Tangen Næringsbygg 7500 STJØRDAL Telefon: Telefaks: E-post: Kontaktpersoner: postmottak@helse-midt.no Medisinske spørsmål: Kardiolog Torstein Hole Helse Sunnmøre HF torstein.hole@helse-sunnmore.no Medisinsk teknikk: Bjørn Roger Bjerke - St. Olavs hospital HF bjorn.bjerke@stolav.no Innkjøpstekniske spørsmål: Erik Andreas Øyen Helse Midt-Norge RHF erik.oyen@helse-midt.no 4. Kunngjøring og informasjon Tilbudsforespørselen er kunngjort i Database for offentlige innkjøp i Norge (DOFFIN den med referanse NLref og er publisert i Norsk lysingsblad den og Tilbyderne får skriftlig melding om valg av leverandør før kontrakt inngås i henhold til 3-8 (3) og 17-3 i forskrift om offentlige anskaffelser. 5. Anskaffelsesprosedyre 2

4 Tildelingen av kontrakt vil skje etter åpen konkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II. Den valgte anskaffelsesprosedyren innebærer at oppdragsgiver ikke har adgang til å forhandle om tilbudene. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud når det foreligger saklig grunn til det. 6. Omfang og innhold i tilbudet Oppdragsgiver skal anskaffe EKG-system til de prehospitale tjenestene i Helse Midt-Norge. Det er 97 ambulansebiler og 6 ambulansebåter i foretaksgruppen. Disse er lokalisert slik: Helseforetak Ant. amb. biler Ant. amb.båter Helse Sunnmøre HF 21 2 Helse Nordmøre og Romsdal HF 24 3 St. Olavs hospital HF 29 1 Helse Nord-Trøndelag HF 23 Avhengig av antall enheter som besluttes anskaffet vil det kunne skje en relativ fordeling mellom helseforetakene. Geografiske- og beredskapsmessige forhold kan også medføre mindre forskyvninger av antallet enheter mellom helseforetakene. Det bes derfor om tilbud på: Inntil 103 stk 12 kanalers EKG apparater. Avhengig av totalkostnaden legges det opp til en skalert anskaffelse med følgende trinn: Inntil 70 enheter, inntil 90 enheter og inntil 103 enheter med muligheter for suppleringskjøp (vedlegg 1 priselement A) Serviceavtaler som inkluderer permanent tilgang på to låneenheter per foretak (til sammen 8 enheter). Serviceavtalene forutsettes å gjøres gjeldende ved utløpet av garantitiden regnet fra det tidspunktet den enkelte enhet faktisk godkjennes og tas i bruk (vedlegg 1 priselement B). I tillegg skal tilgang på teknisk support og responstider skal beskrives. Termineringsutstyr for mottak av de aktuelle data for 4 mottaksstasjoner i sykehusenes AMKsentraler med videre intern overføring til 8 hjerteovervåkninger (2 pr AMK sentral) og mobile enheter (vedlegg 1 priselement C). Opplæring der kursene skal gi deltakerne nødvendige kvalifikasjoner til å kunne operere utstyret på en kvalitativ anerkjent måte (vedlegg 1 priselement D). Tilbyder skal videre foreta en livstidskostnadsberegning per enhet på utstyret basert på følgende forutsetninger: Skalert pris (jf. vedlegg 1 priselement A), normale vedlikeholdskostnader, opplæringsog oppfølingskostnader og eventuelle andre elementer som må tas med i beregningen. Det skal nyttes 8 års avskrivning og 6% rente. Dette dokumenteres i vedlegg 1 priselement E. Prisskjemaet i vedlegg 1 skal fylles ut og legges ved tilbudet. 3

5 Det vises for øvrig til vedlegg 2 Teknisk kravspesifikasjon som beskriver at produktet som et minimum skal fylle alle krav i den tekniske kravspesifikasjonen merket A - shall confirm. Oppfyllelse av disse kravene skal dokumenteres i henhold til vedlegg 3 Avvik fra teknisk kravspesifikasjon. I tillegg skal vedlegg 4 Funksjonell kravspesifikasjon besvares og legges ved tilbudet. Videre bes det om en beskrivelse av hvordan tilbyder har planlagt å gjennomføring leveransen (prosjektplan). Tilbyder skal til slutt gi en beskrivelse av sitt (foretakets) miljøprogram. I den utstrekning dette er satt i system, eksempelvis etter den internasjonale miljøstandarden ISO eller lignende, ønskes dette beskrevet. 7. Kvalifikasjonskrav Tilbyderne skal oppfylle og dokumentere kvalifikasjonskravene for å delta i konkurransen i henhold til punkt III.2 i kunngjøringsskjemaet, som kan finnes i henhold til punkt 4 i dette konkurransegrunnlaget. Dokumentasjon av kvalifikasjonskravene sendes som en del av tilbudsdokumentet, se neste punkt. 8. Tilbudsdokumentet Tilbudsdokumentet skal utarbeides i 3 eksemplarer på norsk. Forpliktende tilbudsbrev skal være underskrevet av person med nødvendig fullmakt og datert. Tilbudsdokumentet skal sendes eller leveres i lukket forsendelse direkte eller pr. post merket: Kjøp av 12 kanalers EKG apparater Åpnes ikke før kl Tilbud avgitt pr. e-post og tilbud som ikke tilfredsstiller konkurransereglene blir avvist. Tilbudsdokumentet og anskaffelsesprotokollen unntas offentlighet jf. forskrift til offentlighetsloven. Opplysninger fra tilbyderne behandles for øvrig konfidensielt i konkurransen. Oppdragsgiver dekker ikke kostnader som tilbyderne har ved utarbeidelse av eller forhandlinger om tilbudene. Videre dekkes ikke oppdragsgiver kostnader knyttet til utlån og utprøving av aktuell apparatur. 9. Tidsfrister Tilbudsfrist: kl Vedståelsesfrist: kl

6 Tilbudsdokumentet må være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Tilbud som mottas etter tilbudsfristens utløp blir avvist. For å sikre reell mulighet til å besvare eventuelle spørsmål fra tilbyderne og at svarene skal kunne meddeles til alle, settes siste frist for spørsmål til oppdragsgiver til den kl Spørsmål må fremmes pr. e-post jf. punkt 3 i dette konkurransegrunnlaget. Vedståelsesfristen er den tiden oppdragsgiver krever at tilbudet er bindende for leverandør. 10. Tilbudsåpning Tilbudene blir åpnet hos oppdragsgiver den kl Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 11. Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge leverandør ut fra hva som innebærer det økonomisk mest fordelaktige tilbudet med følgende tildelingskriterier : Kostnader Tekniske og funksjonelle egenskaper Gjennomføringsevne Tildelingskriteriene er ikke vektet eller oppgitt i prioritert rekkefølge. I henhold til 10-3 i forskrift om offentlige anskaffelser kan oppdragsgiver, dersom det er grunnlag for dette, frem til kontrakten er undertegnet av begge parter annullere beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt. 12. Kontraktsvilkår Generelt Kjøpslovens bestemmelser legges til grunn ved kontraktsinngåelsen. Miljø Oppdragsgiver ser det som viktig at bruken av miljøskadelige stoffer reduseres, samt at produksjon og tjenester skjer på en miljømessig tilfredsstillende måte. Betalingsbetingelser Delleveranser kan finne sted og avtales med det enkelte helseforetak. Denne leveransen har funnet sted når utstyret er levert, montert hos sluttbruker og funksjonelt godkjent. Videre skal opplæring for de relevante brukerne være gjennomført og leverandør skal forsikre seg om at brukerne behersker utstyret. Når disse krav er oppfylt forfaller delleveransen til betaling etter mottak av gyldig faktura med 30 dagers betalingsfrist. Tvisteløsning 5

7 Eventuelle tvister som springer ut av denne kontrakt skal først søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem innen to uker etter at en av partene har meddelt ønske om forhandlinger, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved voldgift, jfr Lov om voldgift av Voldgiftsretten skal ha 3 dommere, og voldgiftssted skal være Stjørdal. Partene skal, så vidt mulig, oppnevnte voldgiftsretten i fellesskap. Hvis enighet om oppnevning ikke oppnås, skal hver av partene oppnevne en voldgiftsmann med kyndighet på kontraktens område. De to partsoppnevnte voldgiftsmenn oppnevner i fellesskap voldgiftsrettens tredje medlem, som skal ha dommerkompetanse og fungere som voldgiftsrettens leder. Ved unnlatt oppnevnelse fra part, eller ved uenighet om oppnevning av leder, skal oppnevnelse foretas av domstolen. 6

8 Vedlegg 1 Prisskjema for tilbyder: Prisene (NOK) på utstyret/tjenesten bes oppgitt levert hos sluttbruker i Helse Midt-Norge inklusiv eventuell montering, eksl. mva. Inntil 70 EKG Inntil 90 EKG Inntil 103 EKG Enh + supplerings-kjøp enheter enheter A-Komplett 12 kanalers EKG pris per enhet B. Årlig servicekostnad per enhet C. Termineringsutstyr i AMK Pris for fire enheter levert h.h.v i Ålesund, Molde, Trondheim og Namsos Årlige servicekostnader per enhet D. Opplæring (Kategorier) I. Medisinskteknisk personell 2) Sted I regi av leverandør Ant. deltak -ere per kurs 8 Kurstype Servicekurs Repetisjonskurs Ant. Kursdager Totale Oppl.- kostnader per kategori. 1) Merknad II. IT-personell Trondheim 4-8 Basiskurs ansatt i HEMIT III. Ambulanse- personell. Superbrukere IV. Personell i AMK V. Klinisk personell Ålesund Molde Trondheim Namsos Ålesund Molde Trondheim Namsos Volda Ålesund Molde Kristiansund Orkdal Trondheim Levanger Namsos Repetisjonskurs Basiskurs Basiskurs Repetisjonskurs Repetisjonskurs Basiskurs Repetisjonskurs E) Livstidskostnadsberegning (LKB) 3) LKB per enhet for 12 kanalers EKG LKB per enhet for termineringsutstyret Inntil 70 EKG enheter Inntil 90 EKG enheter Inntil 103 EKG Enheter + supplerings-kjøp 7

9 1) Alle leverandørens kostnader i forbindelse med opplæringen, reise, opphold, kursavgift og diett etter statens satser skal være inkludert i prisen. Eventuelle offentlige avgifter som kommer i tillegg skal oppgis særskilt. 2) Ad. kurskategori I Medisinskteknisk personell. Deltakernes reise og oppholdskostnader med utgangspunkt i Volda/Ålesund, Molde/Kristiansund, Trondheim og Levanger/Namsos regnes inn i tilbudet. 3) Leverandøren skal beregne en livstidskostnadsberegning per enhet på utstyret basert på følgende forutsetninger: Skalert pris, normale vedlikeholdskostnader, opplærings- og oppfølingskostnader og eventuelle andre elementer som må tas med i beregningen. Det skal nyttes 8 års avskrivning og 6% rente 8

10 Vedlegg 2 - Teknisk kravspesifikasjon Requirements for electromedical equipment for use in ground, boat and air ambulances which operate in prehospital emergency medical systems (EMS) of Helse Midt-Norge RHF, Norway Introduction The equipment described shall serve four main purposes a) enable the recording, storage, analysis and wireless transmission of human 12-lead ECG in a mobile, prehospital professional medical environment within the EMS-systems in Helse Midt- Norge RHF to secure an early and high level of emergency medical care for patients with acute coronary syndromes, including decision making for prehospital coronary thrombolysis and PCI b) bi-directional communication between mobile units and key hospitals c) documentation of medical decisions and prescriptions d) enable monitoring of a variety of patient physiologic variables and transfer of such parameters Specifications The specification describes requirements in two levels: A The expression shall confirm indicates requirements that are mandatory. B The expression should confirm indicates requirements that are of high priority but not mandatory 1. GENERAL 1A. The equipment shall confirm with relevant standards. 2A Bi-directional communication between mobile units and key hospitals 3A Documentation of medical decisions and prescriptions 2. PHYSICAL DESIGN 2.1. Size 1A. The equipment, external power supply excluded, shall consist of one or two units only, when fulfilling all mandatory requirements given in this document. 2A. The equipment shall be designed for mainly prehospital and transport use. 3A Equipment shall be fitted into vehicles without a need for structural changes of the vehicle. The technical solutions must be properly described, and illustrations should be provided Ergonomics 1A. The equipment, with all relevant accessories for use, shall be easy to carry with one hand. 2B. The user interface should be clear, allowing an easy overview of settings and patient parameters Weight 1B. The equipment, with all relevant accessories for use, should not exceed 3 kilograms. 2A. The equipment, with all relevant accessories for use, shall not exceed 4 kilograms. 9

11 2.4. Exterior 1A The equipment shall allow convenient fixation (i.e.: 3 surfaces of chassis available for fixation) while retaining full operational capacity during air and ground transport. 3. ENVIRONMENTAL REQUIREMENTS 3.1 Mechanical requirements 1A. The equipment shall confirm with relevant standards regarding the following subjects: Operational shocks Vibration Fixation 3.2 Electromagnetic requirements 1A. The equipment shall confirm with relevant standards regarding the following subjects: Induced signal susceptibility Radio frequency susceptibility Emission of radio frequency energy 3.3. Atmospheric and other environmental requirements 1A. The equipment shall confirm with relevant standards regarding the following subjects: Temperature Temperature variation Humidity Fire proofness Waterproofness Altitude 4. ELECTRICAL REQUIREMENTS 4.1 Battery 1A. Batteries shall be exchangeable by the operator. 2A. Batteries shall be rechargeable from external power supply described in section A. The battery shall fulfil specifications given by IATA 1 to be classified as non dangerous goods. 4A. The equipment shall be able to monitor patient ECG and other vital data available for at least 2 hours without changing battery at ambient temperature 20 C. 5A. The battery shall contain at least 80 % of total capacity 7 days after disconnection from charger when not in use. 6B. The system should allow the use of standard non-rechargeable batteries. 4.2 Electrical power supply Supply voltage 1A. The equipment shall during operation in vehicle be supplied by external DC power 2A The equipment shall accept 13.8 V DC nominal power supply. 3A. The equipment shall accept an increase or a decrease of nominal voltage of 10%. 1 IATA Dangerous Goods Manual 10

12 4A. Clinical utility shall be maintained at a two-minute voltage decrease of 25%. 5B. The equipment should have possibility to connect to 240 V external power supply Electrical power connector 1A. The connectors shall be designed and manufactured to minimise the risk for accidental disconnection and be impossible to short circuit if not connected. 5. FUNCTIONAL REQUIREMENTS 5.1 System requirements 1A. A description of total availability time for the complete system including data transfer must be given 2A Shall include a technical flowsheet describing the system from ECG-retrieval to retrieval of ECG in hospital, and communication to mobile unit. 3A The system shall allow the use of alternate pathways for ECG-data transmission without a delay of more than 30 seconds. The use of such options, including time used for switching, shall be described. 5.2 Transmission and termination of patient data 1A All data transmitted to/from Norsk Helsenett shall be encrypted according to DES128 (112-bit key) or better. 2B. ECG-signals should be transmitted in an open ECG -format, enabling transmission and storage in standard signal storage and retrieving systems. 3B The system should be compatible with GE (MUSE) and/or Siemens and/or Philips ECG storing systems. Describe compatibility and other storing systems. 4B ECG storage format should comply with NOARK IV standard, and the system should use digital storage based on SAN-technology. 5B. All transmitted signals should be compatible with Norsk Helsenetts terminations solutions. For technical details contact Knut Ivar Solhjem.. 6A Patient data shall be retrieved from PAS using PAS-link. Supplier is responsible for integration with PAS. 7A The system shall communicate with AMIS and allow AMIS as the platform for communication with mobile units. 8A All 12 ch ECGs transmitted must be allocated to a specific patient. 9A The system shall include a text based confirmation of transfer and receival of ECG. 10A The system shall allow viewing of stored ECGs from the Hospital EPJ system (Doculive). 11B Post-processing of ECGs should be possible. 12A. The equipment shall include the possibility for transmitting 12-lead ECG by GSM/GPRS mobile phone, preferably by an in-built compatible modem, by analogue telephone and by ISDN-telephone line as well as transmitting demographic patient data complying with regulation by the Norwegian Data Registry Authorities. 13B. The equipment should include the possibility for transmitting 12-lead ECG to a standard fax with patient identification, not using patient name. 14B. The system should describe compability with future standards such as UMTS, TETRA and satelite. 5.3 Safety 11

13 1A. The system shall ensure log in user authentication at mobile and hospital connecting point. 2A The system shall include a complete stored log for all user log in and traffic 5.4 Monitoring 1A. The equipment shall include a 3-lead ECG monitor. 2B. The equipment should include a 12-lead ECG monitor. 3A. The equipment shall include memory for the least 4 hours of monitoring/events and at least 10 different, individual ECGs. 4A. The equipment shall include means for transferring or retrieving information in AMK stored in memory to a PC by way of a standardised connection, e.g. RS232. 5A. The equipment shall include a printer for printing 3-lead and 12-lead ECG and stored clinical information. 6B. The equipment should include a printer for printing 3-lead ECG in real time. 7A. All acoustic alarms shall be able to silence. 8B. The equipment should include or allow upgrade at low cost to monitoring and transfer of one or more of the following options: pulse oximetry, NIBP, capnography and temperature. 5.5 Display 1A. The equipment shall include a display, which performs without deviation both in bright sunlight and darkness, and temperatures down to - 20 C. 2A. The display shall have good visibility and allow the user to read information clearly and accurately from an angled view of at least Accessories 1A. The equipment shall include a bag for easy carrying in the field and for storing necessary accessories when not in use. 2A. The patient electrodes shall perform without deviation in temperatures down to - 20 C. 3A. The connections between the equipment and the accessories shall be rugged. 4B. The equipment should be supplied with a protective casing (bag) for prevention of damage in case of rough handling. 12

14 Vedlegg 3 Avvik fra teknisk kravspesifikasjon. Ref. til pkt. i den tekniske kravspesifikasjonen. 1 Generell Fyller kravet? (Ja/ Nei) Fyller kravet delvis? (anslå %) Merknad (fra leverandør) 1A 2A 3A 2 Fysisk design A A A A B B A A 3 Miljø A A A 4 Elektrisk A A A A A B A A A A 13

15 B A 5 Funksjonelle krav A (Ja =Beskriving vedlagt) A (Ja =Beskriving vedlagt) A (Ja =Beskriving vedlagt) A B B B B A A A A A B A B B A A A B A A A B A B A A 14

16 5.6. 1A A 5.6 3A 5.6 4B Særlige merknader fra leverandør: 15

17 Vedlegg 4 Funksjonell kravspesifikasjon Kvalitetskrav Brukervennlighet, fuksjonsmessige og ergonomiske egenskaper Krav: Leverandørens kommentarer 1. Berøringsskjerm 2. Minimalisering av antall operasjoner per oppgave - Beskrives. 3. Skrueløs innfesting i ambulansen. 4. Enkel klargjøring til neste pasient - beskrives 5. Vekt og størrelse Oppgi mål 6. Mulighet for justering av monitorparametre Skala for lys og kontrast mv - beskrives. 7. Er utstyret er tilpasset for bruk til både barn og voksne? Miljøaspekter Krav: 8. Beskrive grad av resirkulering ved kassasjon Servicegrad Krav: Leverandøren skal beskrive tidsaspektet knyttet til disse momentene. 9. Tidsforbruk periodisk vedlikehold Daglig/ukentlig/månedlig 10. Teknisk support og responstider. 11. Tilgang på låneutstyr. 12. Tilgang på reservedeler. 13. Rekonfigurering av systemene dersom de faller ut/går ned. Andre merknader fra leverandøren 16