Protokoll. Sameiermøte Vormsund Brygge kl. 18:00 Klubbhuset Kulmoen Travbane

Transkript

1 Protokoll Sameiermøte Vormsund Brygge kl. 18:00 Klubbhuset Kulmoen Travbane 1. Åpning: o Styreleder Engen ønsket velkommen o Ved konstituering ble følgende valgt: Møteleder: Olav Engen Referent: Oddvar Tuverud Protokollunderskrivere: Trygve Sollien og Jens Erik Tenold o Opptelling stemmeberettigede: 25 stemmeberettigede inklusive 2 fullmakter, 38 beboere var tilstede. 2. Ordinære årsmøtesaker o Årsberetning 2015 Årsberetningen ble gjennomgått. Årsberetningen ble korrigert på punktet festkomiteen samt styrets arbeid. Tillegg på festkomiteen er: Det har vært arrangert Kieltur hvor 24 av beboerne deltok, noe som fristet til gjentagelse. Fra: Styrets arbeid i 2015 har i stor grad handlet om kontakt med ulike tjenesteleverandører, holde løpende kontakt med Øvre Romerike Eiendom om utbedringer, og foreta en del investeringer av praktisk art og for å øke trivsel i sameiet. Klart mest ressurskrevende i 2015 har arbeidet med opparbeidelse av «park» på inngangssiden vært. Til: Styrets arbeid i 2015 har i stor grad handlet om kontakt med ulike tjenesteleverandører, holde løpende kontakt med Øvre Romerike Eiendom om utbedringer, og foreta en del investeringer av praktisk art og for å øke trivsel i sameiet. Styret satte ned en komité som vedtatt på årsmøte 2015, for å følge opp vedtaket fra ekstraordinært sameiermøte om oppgradering av inngangssiden. Komiteen bestående av Øivind Spigseth, Turid M. Tuverud og Kjell Bredesen har lagt ned et formidabelt arbeid ved innhenting av priser, vurdering av tilbud, transport med oppfølging av leveranser, oppfølging av valgt entreprenør, samt sluttføring av prosjektet. I tillegg har Tom Fjeld montert og koplet lamper langs den nye gangveien, hjelpemontør Terje Opstad bidro med kabeltrekking med mer. Den fremlagte årsberetningen for 2015 godkjennes med ovennevnte merknad. o Regnskap 2015 Regnskapet for 2015 ble gjennomgått, regnskapet viser et underskudd på kr ,- med en egenkapital på kr ,-. Underskuddet skyldes i hovedsak oppgraderingen på inngangssiden. Det ble fra Kjellaug Spigseth etterlyst forhåndsutsending av regnskapet, slik at det er mulig å sette seg inn i dette før årsmøte. Styret tok dette til etterretning og følger opp dette neste år. Det fremlagte årsregnskapet for 2015 godkjennes med ovennevnte merknad.

2 o Innkomne forslag: Forslag fra styret; Om endret fordeling á konto gass og fellesutgifter For å styrke sameiets egenandel og dermed utsette en framtidig økning i fellesutgiftene forslår styret å flytte noe av den månedlige innbetalingen fra á konto gass til fellesutgifter. Forslaget er at 1000,- pr andel disponeres som innbetalt fellesutgifter i stedet for á konto gass. Dette medfører ingen endring i månedlig innbetaling som i realiteten er både fellesutgifter, á konto gass, ekstra p-plass mv. Dette medfører at gassavregning etter årsslutt 2016 avregnes mot á konto 2000,- i stedet for á konto 3000,-. Dette vil styrke sameiets likviditet med i 2016 og for de neste to årene samlet. Det fremlagte forslaget godkjennes enstemmig. Forslag fra styret: Tillegg/endringer i trivselsreglene. E. TERRASSER Avsnitt E3.3 (endret) Grilling på terrassene er tillatt såfremt det skjer med gass- eller elektrisk grill og uten unødvendig sjenanse for naboer. Bruk av slange direkte koblet til gassboksen anbefales, løse gassbeholdere bør unngås og kan bli forbudt senere. Avsnitt E6 (nytt) Teppebanking skal ikke skje fra balkonger eller svalgang. Benytt rekkverk mellom elva og gjesteparkeringen. Avsnitt E7 (nytt) En balkong er et uterom, som ved en innglassing kan beskyttes mot, regn, vind, snø, støy, fugler etc.etc. Rommet må derfor ikke brukes til utvidelse av oppvarmet oppholdsrom så lenge det er kuldegrader eller fare for at det kan oppstå kondens på vinduer, gulv, eller himling i rommet. Se detaljerte veiledning på sameiets hjemmeside. I. GARASJEANLEGGET OG GJESTEPARKERING Avsnitt I 5 Lagring utenfor boder i garasjeanlegg bør begrenses til et absolutt minimum og bare for svært midlertidig oppbevaring. Dette av hensyn til generell ryddighet og i noen grad brannsikkerhet. Bensinkanner, olje og kjemikalier skal under ingen omstendighet lagres utenfor bodene. Gassbeholdere skal ikke lagres i bodene. Dersom dekk lagres utenfor boden må disse henges på vegg. Når vårvedlikehold varsles må absolutt alt utenfor bodene (på gulv) ryddes vekk i forbindelse med vask og eventuell merking av parkeringsarealene.

3 J. UTEOMRÅDER Avsnitt 1 (endret) Hver vår, i god tid før 17.mai, arrangeres en dugnad med opprydding av fellesarealer. Beboerne oppfordres til å delta. Den enkelte beboer oppfordres også til i størst mulig grad å delta med blomsterstell- og vanning, flaggvakt, snøbrøyting og annet når det oppfordres til dette. Avsnitt 3 (nytt) Den enkelte beboer er ansvarlig for å rydde snø på egen svalgang slik at det ikke blir liggende en kant med snø under rekkverket (vann må kunne renne fritt ut). De fremlagte endringene godkjennes enstemmig etter en endring av gassbeholdere bør ikke til skal ikke lagres i kjellerbodene. Forslag fra styret: Endring av sameiets vedtekter mtp utvidelse fra 3 til 4 styremedlemmer Endring av sameievedtektene punkt 9.2 Vedtektenes punkt 8.6 omhandler saker som skal behandles i det ordinære sameiemøtet, og er slik vi hittil har praktisert etter etableringen av Sameiet Vormsund Brygge. Vedtektenes 9.2 om valg av styre har en noe annen ordlyd, og de to avsnittene må få samsvarende ordlyd. I tillegg foreslår styret en utøkning fra 3 til 4 styremedlemmer for å bringe ytterligere kompetanse inn i styret. Vedtektenes punkt 8.6 og 9.2 i dag (vedtatt 17. november 2012): 8.6 Saker som behandles i det ordinære sameiermøtet Det ordinære sameiermøtet skal 1) behandle styrets årsberetning 2) behandle og eventuelt godkjenne styrets regnskapsoversikt for foregående kalenderår, 3) fastsette budsjett for kommende år, 4) velge styreleder når lederen er på valg, 5) velge styremedlemmer som er på valg, 6) velge varamedlemmer til styret som er på valg, 7) velge revisor når den tidligere revisor skal fratre, 8) behandle forslag fra styret og 9) behandle andre saker som er nevnt i innkallingen. 9.2 Valg av styre Styret skal bestå av 3 medlemmer og 2 varamedlemmer. Styrets leder velges særskilt blant styrets medlemmer. Ved valgene anses den eller de kandidater som oppnår flest stemmer som valgt, selv om de ikke oppnår vanlig flertall av de avgitte stemmer.

4 I forbindelse med valgene fastsetter sameiermøtet tjenestetiden for det enkelte styremedlem og varamedlem. Hvis det ikke fastsettes en bestemt tjenestetid, er et styremedlem valgt for to år. Styremedlemmene og varamedlemmene behøver ikke å være sameiere eller tilhøre noen sameiers husstand. Forslag til nytt avsnitt 9.2: Styret skal bestå av 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Styrets leder velges særskilt. Ved valgene anses den eller de kandidatene som oppnår flest stemmer som valgt dersom det er to kandidater til samme posisjon. I forbindelse med valgene fastsetter sameiemøtet tjenestetiden for det enkelte styremedlem og varamedlem. Hvis det ikke fastsettes en bestemt tjenestetid er et styremedlem valgt for to år, men ikke flere enn to på valg samme år. Varamedlemmer velges for ett år. Styremedlemmene og varamedlemmene behøver ikke å være sameiere eller tilhøre noen sameiers husstand.. De fremlagte endringene godkjennes med 18 mot 7 stemmer med presisering på at leder velges for 2 år, styremedlemmer for 2 år og varamedlemmer for 1 år. Turid M. Tuverud bemerket at valgkomiteen har meddelt at det har vært utfordrende og få beboere til å påta seg verv i styret, og at dette ikke vil bli enklere når man utvider styret med en person til. Turid oppfordret beboerne som stemte for forslaget om å stille seg til disposisjon for valgkomiteen ved behov. Budsjett 2016 Møteleder redegjorde for budsjettforslaget. Det ble varslet en mulig felleskostnadsøkning 2. halvår 2017 eller i Styret ser da for seg en økning på kr 300,- pr mnd noe som utgjør kr ,- pr år. Det ble stilt spørsmål fra Kjellaug Spigseth om hvor stor egenkapitalen skal være, dette med bakgrunn av f. eks hvis man skal flyttet så er ikke dette penger man får igjen. Olav svarte at et minimum av egenkapital er 3 mnd drift, men at styret ikke kunne svare konkret beløp i dag. Styret vil vurdere egenkapitalstørrelse og komme tilbake til dette senere. Budsjettet ble vedtatt med et overskudd på kr ,- og en egenkapital ved årsslutt på kr ,- 3. Valg: o Styreleder ( ) Olav Engen (gjenvalg) o Ett styremedlem ( ) Aase M. Torsen (Ny) o To varamedlemmer for ett år (2016) Øivind Spigseth og Willy Kobbhaug (gjenvalg) o Valgkomité Evy Johnsen og Bjørn-Erik Ingebretsen (gjenvalg) o Festkomité Turid M. Tuverud, Anja Syvertsen Fjeld, Anne Inngjerdingen og Grethe Bakke (gjenvalg) o Bryggekomité Bjørn-Erik Ingebretsen, Willy Kobbhaug og Oddvar Tuverud (gjenvalg)

5 o Dugnads komité Oddvar Tuverud, Torhild Unes og Per Østraat ( Per er ny ellers gjenvalg) 4. Avslutning: o Sameiemøtet ble hevet og fortsatte med referatsaker og annen info. Informasjon: Styret fikk følgende saker å følge opp etter årsmøte: Avslutte gjenstående arbeider/reklamasjoner fra ØRE Spørsmål fra Anne Guldbrandsen, hva er egenandelen på sameiets forsikring? Olav sjekker opp dette med Gjensidige Styret kontakter ØRE og ber om en sjekk av mulig lekkasje på beboernes toaletter, viktig med tanke på et høyt vannforbruk som igjen gir store kommunale avgifter. (flere melder at de har rennestriper i toalettskålen) Det er flere beboere som melder om mye støv i leilighetene, ble en diskusjon om årsak. Dette kan skyldes blant annet veistøv samt mulig støv fra byggeperioden siden flere opplever hvit støv inne i leilighetene. Styret sjekker videre rundt behov for renhold/service og mulig feil ved montering av ventilasjonsanlegg. Se på hvilke busker som kan brukes til å dempe støvplagene fra E16, Øivind følger opp dette i forhold til Statens vegvesen (ikke vår tomt) kostnader med mer. Gjennomgå avtalen med Nes Bygdeservice, se om avtalens innhold er i henhold til utførelse og behov. Det meldes fra om at vaktmester må ha hjelp av beboere for å bytte lysrør med mer. Styret oppfordrer alle til å melde fra om ting de mener må gjøres noe med, vasking, lys som ikke virker, dører som er trege etc, melding gjøres via mail eller direkte til et av styremedlemmene. Styret vil snarlig ta en gjennomgang av alle avtaler som er inngått, for å se om det er behov for justeringer. Hjemmesiden til sameiet brukes som informasjonskanal, beboerne oppfordres til jevnlig og sjekke etter nyheter på siden. Bjørn-Erik Ingebretsen mente at det lå mye informasjon på hjemmesiden og ønsket den passord beskyttet, flere var enige i dette. Olav ser på muligheten. Nabo Terje Skaug har sendt forespørsel om å få kjøpe kvm av tomten vår i forbindelse med oppføring av garasje. Det ble fremvist tegninger av tomt med plassering samt skisse av garasjen. Det ble diskutert med gode argumenter mot salg og det var argumenter for salg. Det ble fremmet forslag om å gi bruksrett på et begrenset område rundt garasjen siden bygget ikke skal stå på vår tomt. Konklusjonen ble at styret må utrede mer før vi kan forelegge beboerne et forslag å stemme over. Vårdugnad 9. Mai kl 18:00 Vårrengjøring, spyling og feiing av gjeste P-plasser, friske opp merking av garasjeplasser, beplanting, rive og ruske litt i grøntområdene våre samt under brua og opp til gangveien. Plukke/fjerne søppel. Annet forefallende. Parken på inngangssiden er ikke helt ferdig enda, det er tenkt å beplante overgangen mellom gress og granittsteinene. Øivind holder tak i dette, men siden sameiet har en noe anstrengt økonomi er det mulig at dette ikke gjøres før neste år. Det er kjøpt inn blomsterengfrø til den delen av skråningen som ikke er plen. Før disse sås er det tenkt å kjøre ny runde med beitepusser. Dugnader vil varsles med mail og oppslag i god tid.

6 Snørydding av gangveien er gjort på dugnad i vinter, Øivind Spigseth organiserer dette. Han har hatt med seg Terje Opstad, Bjørn-Erik Ingebretsen, Godejord, Erland Ingebretsen og Arvid Janson. Øivind oppfordrer flere til å melde seg for å dele på belastningen. Det samme gjelder å sette en flagg vaktliste, vi trenger noen som kan være med å ta ansvar. Festkomiteen informerer Bryggefest 12. August Kiel tur Oktober Mer informasjon kommer når det nærmer seg, ellers så stiller festkomiteen opp med noe å bite i og slukke tørsten med på organiserte dugnader. Kjellaug Spigseth informerte om mulighet for tur med Elvekongen 16. august kl 15:00 fra Eidsvoll til Årnes. Festkomiteen følger opp dette. Styret takker festkomiteen for kakebaking, kaffekoking, tilrettelegging og opprydding etter sameiermøte. Styret takker beboerne for oppmøte og engasjement. Møtet ble hevet kl 20:45. Vormsund 25. April 2016 Oddvar Tuverud referent Trygve Sollien Protokollunderskriver Jens Erik Tenold Protokollunderskriver