KVALITETSHÅNDBOK. Vår visjon: TP Nordic AS skal være den foretrukne leverandør av tekniske produkter og maskinerte ståldeler i våre kundesegmenter.

Transkript

1 Vår visjon: TP Nordic AS skal være den foretrukne leverandør av tekniske produkter og maskinerte ståldeler i våre kundesegmenter. side 0

2 Velkommen til vår kvalitetshåndbok Vår intensjon med denne er å gi våre kunder, eiere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere et innblikk i hvordan vi kontinuerlig tenker og arbeider med kvalitetssikring, HMS og internkontroll. I håndboken kan du lese mer om: 1) innledning 2) presentasjon av TP Nordic AS 3) produkter og virksomhetsområder 4) leverandører og forhandlere 5) organisasjon 6) ressurs- og dokumentstyring 7) ledelsens forpliktelser 8) kvalitets- og miljøpolitikk 9) målsettinger 10) flytskjema verdikjeden 11) prosesskart 12) kontinuitet i forbedringsarbeidet 13) beskrivelse av forbedringsprosessen 14) avvikshåndtering 15) systemrevisjon 16) styringssystemet 17) dokumentoversikt

3 Historien bak bedriften; TP Nordic ble etablert i 2006 av Jan M Nyborg og Freddy Haaberg. Begge har lang erfaring innenfor salg av motorer, gir, lager og transmisjoner til industrien og OEM kunder. I tillegg er vi en stor leverandør av maskinerte komponenter etter tegning i ulike materialer, bearbeidinger og overflatebehandling. Dette har vi videreutviklet slik at vi i dag også leverer ferdige moduler til komplette maskiner, basert på kundens krav og spesifikasjoner. Denne del av vår forretning er i dag en viktig del av vår omsetning. Og med den kunnskap vi har opparbeidet, er dette et viktig satsingsområde hos oss. TP Nordic er et lite, men kompetent firma der alle ansatte har gode kunnskaper og lang erfaring. Vårt hovedbudskap er at kunden er i sentrum, og for å kunne lykkes med det vet vi at en del grunnleggende elementer må være til stede; Kunnskap og forståelse om produktene og kunden Kvalitet og leveringssikkerhet Valg av leverandører Informasjon og oppfølging mot våre kunder Kostnadsbilde som totalt er med å sette prisen på produktene. Salg av motorer, gir, lager og transmisjoner til industri og OEM-kunder TP Nordic AS en stor leverandør av CNC-maskinerte komponenter etter tegning i ulike materialer, bearbeidinger og overflatebehandlinger. Overflatebehandling: Sandblåsing Galvanisering Maling Statisk pulver-maling TP Nordic AS lagerfører en rekke IE 2 motorer

4 Beliggenhet og nøkkelinformasjon Beliggenhet : Storbotn, Åsane Tertneskrysset Ta av i Tertneskrysset og kjør gjennom rundkjøring, ta til venstre og kjør 500 meter tilbake på gamleveien. Ta til venstre mot Storbotn Firmanavn : TP Nordic AS Organisasjonsnr : NO MVA Besøksadresse : Storbotn 110, 5106 Øvre Ervik Postadresse : P.O. Box 27 Øvre Ervik, 5876 Bergen Telefon : Telefaks : e-post : info@tpnordic.no Hjemmeside : Revisor : Revisorgruppen AS Aksjonærer : Jibe Holding AS 50 % Tbf Holding AS 40 % Joffen AS 10 % Organisasjonskart STYRET Styreleder Styremedlemmer Daglig leder Kontor / administrasjon Regnskap Ledelsens representant Lager Salg / Marked Innkjøp Prosedyrereferanser: Funksjonsbeskrivelse Ansvars- og attestasjonsmatrise

5 Vi har stort hovedlager i Storbotn, og lagerfører et bredt produktsortiment. Kunder og leverandører er velkommen til å besøke oss i våre trivelige kontorlokaler. Vi har et nettverk av leverandører som er valgt utelukkende basert på kvalitet, kompetanse innenfor sitt felt og som har riktige priser. Over tid har vi utviklet disse til å bli trygge leverandører mot det marked her i Norge og Europa som vi betjener og ønsker å betjene. TP Nordic AS har etablert et landsdekkende forhandlernett. Vår samarbeidspartner innen service og vedlikehold er: Bergen Industriteknikk AS Adresse : Storbotn 110, 5106 Øvre Ervik Telefon : Montering, reparasjon og vedlikehold

6 Ansatte Våre menneskelige ressurser og den kompetansekapital som de besitter er grunnleggende for vår lønnsomhet og konkurranseevne. Gjennom gode medarbeidersamtaler ønsker vi å fremme så vel individuell kompetanse-bygging og egenutvikling som kollektiv vekst for bedriften som helhet. Å bli satt pris på som selvstendig individ er motiverende, og en viktig faktor for god trivsel og til å begrense turnover. Hver ansatt skal ha nødvendig kompetanse (= kunnskap + erfaring) for å kunne utføre sin funksjon og ha kjennskap til sitt bidrag for at kvalitetsmålene nåes. Ansvaret for å kartlegge, analysere, utarbeide og gjennomføre planer for kompetanseheving ligger i linjeledelsen med utgangspunkt i å oppnå strategiske og driftsmessige målsettinger. Dokumentflyt Datablad for farlige / skadelige stoffer mottas fra våre leverandører og settes inn i vårt stoffkartotek. Våre dokumenter er utarbeidet av vår styringsgruppe for kvalitetsarbeid sammen med hver enkel prosesseier. Disse lagres elektronisk og sikrer at vi til enhver tid gjennomfører våre aktiviteter på en samordnet måte. Elektronisk lagring sikrer effektiv oppdatering av vårt system og gjør dokumentasjonen mer tilgjengelig for våre medarbeidere. Prosedyre for dokumentstyring beskriver de nødvendige registreringer som skal sikre at det er overenstemmelse mellom kravene om effektiv bruk av systemet, og det faktagrunnlag som fremskaffes for å oppnå ønskede resultater. Prosedyren beskriver også tiltak for sikring og sikkerhetskopiering av dokumentasjon og system. Transport TP Nordic AS har valgt å investere i EDI. (Elektronisk datautveksling) da dette gir både oss selv og våre kunder en rekke fordeler. - Høy nøyaktighet. Data registreres kun en gang. - Raskt. Elektronisk utveksling er raskere enn vanlig postgang. - Rasjonelt. Lagerfunksjonen kan optimaliseres («Just In Time»). - Kundevennlig. Bedre service og dokumentasjon til kunder. - Miljøvennlig. Behovet for papir til handelsdokumenter blir redusert Avfallshåndtering TP Nordic er medlem av RENAS Avfall håndteres etter gjeldende forskrifter og lover. Administrasjon / kontor Farlig avfall Restavfall i forbindelse med drift Vrakgods (metaller) : Kildesortering av papir og organisk avfall : Leveres til betjent miljøstasjon. : Leveres til betjent miljøstasjon. : Hentes av

7 Den øverste ledelse skal bevise hva de har forpliktet seg til, ved å utvikle og iverksette system for kvalitetsstyring, og jevnlig forbedre virkningen av dette systemet ved å: Følge opp at styringssystemet for kvalitet etterleves av samtlige ansatte Fortelle de ansatte at krav i lover og forskrifter er skal følges, og er avgjørende for en sikker og trygg arbeidsplass. Utføre det som ledelsen har vedtatt for effektivt kvalitetsarbeid og sørge for at resurser er tilgjengelige KVALITET OG MILJØ POLITIKK Ledelsens ansvar: Alt kvalitetsarbeid skal være forankret i ledelsen. All virksomhet skal gjennomføres med den hensikt å oppfylle ulike kundekrav. Ledelsen ved TP Nordic AS forplikter seg til å utvikle, innføre og følge opp et kvalitetssystem som er tilpasset bedriftens aktiviteter og til å arbeide med kontinuerlig forbedring av systemet. Kvalitetspolitikk Målet med kvalitetsarbeidet i TP Nordic AS er å oppfylle kundens behov, krav og forventninger på en stadig bedre måte. Dette forutsetter at TP Nordic AS har evne til fleksibilitet og tilgjengelig kompetanse for å møte kundens skiftende behov for rask leveranse og fleksible løsninger. Størst mulig grad av kundetilfredshet er et overordnet mål for vår bedrift. Fornøyde kunder skaper positiv omtale for TP Nordic ute i markedet. Fornøyde kunder genererer gjenkjøp og grunnlag for gode kunderelasjoner som vi skal ivareta på en best mulig måte. Vi vil alltid gjøre vårt beste Vi setter våre kunder i sentrum og vil at alle våre samarbeidspartnere og kunder hos TP Nordic skal ha en kvalitetsfylt opplevelse. Kunnskap og entusiasme er fellesnevnere for TP Nordic sine medarbeidere, og vi stiller oss med glede til kundens disposisjon med veiledning og service. Vårt mål er å lykkes gjennom: - Et komplett, relevant sortiment av transmisjonsprodukter - Å satse på produktkvalitet og miljøvennlige produkter. - Sikre at kvalitetskrav og leveringstider overholdes - Fremstå som en kompetent og troverdig leverandør - Konkurransedyktige priser - Være fleksibel og løsningsorientert

8 - Profesjonell service og kundebehandling Vi skal videre: - ha en klar fordeling av ansvar og myndighet - utvikle og opprettholde et høyt faglig nivå innenfor alle funksjoner ved å gjennomføre systematisk opplæring - bruke vårt avvikssystem til å kvantifisere avviksårsaker og avdekke forbedringsområder TP Nordic AS har tilpasset sin kvalitetspolitikk slik at den passer vår organisasjon, drift og selskapsstruktur. Vi har etablert kvalitetsmål som er målbare og forenlig med denne. Kvalitetspolitikken blir jevnlig revidert av bedriftens ledelse og valgte representanter. TP Nordic AS skal fremstå som en pålitelig og god samarbeidspartner for våre kunder og leverandører. TP Nordic AS skal videre gi ansatte, eiere og samfunnet trygghet mot ulykker og helseskader gjennom et godt arbeidsmiljø og sterk fokus på HMS TP Nordic AS skal sikre kundene adgang til miljøriktige produkter og drive virksomheten med minst mulig miljøbelastning.

9 Vi arbeider etter prosessorienterte prinsipper med utgangspunkt i ISO 9001:2008. I vårt kvalitetsarbeid er vi opptatt av at det neste leddet i vår verdikjede oppfattes som en kunde. Grafisk fremstilling av våre viktigste prosesser og oppgaver (verdikjeden) STYRINGSPROSESSENE Overordnede føringer, strategiske planer og prosedyrer UTLØSENDE AKTIVITETER LOGISTIKK Markedsføringsaktiviteter HOVEDMATRISE Salg UTLØSENDE AKTIVITETER KVALITET Vedlikehold av Godkjenninger og sertifikater Kalkyle / tilbud Respons kunde Ordrebekreftelse til / fra kunde Ordre Kvalitetssikring kunde Kredittsjekk ny kunde dårlige betalere Intern ordre Ekstern ordre Bestille transport Innkjøp Informere kunde Mottakskontroll Varer inn Registrere avvik Bestille transport Varer ut Avviksbehandling Kvittering mottak Varer levert kunde 1) Reklamasjon 2) Reklamasjon i garantitid Faktura Betalingsoppfølging Purrerutiner STØTTEPROSESSENE: Administrasjon, Kvalitet og HMS, Ledelse og Teknologi forankret i Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften, samt øvrige relevante lover, forskrifter og standarder

10 T PROSESSKART FOR TP NORDIC AS Ledelsesprosesser: >> ledelsens gjennomgåelse, mål og handlingsplaner Kvalitet- og HMS-prosesser: >> forbedringer, internrevisjon, avviksbehandling Administrative prosesser: >> Konsernsamarbeid, personal, lønn, opplæring Tekniske prosesser: >> verktøy, vedlikehold, teknisk ansvar, logistikk, varehåndtering HOVEDPROSESSER Kunde Salg og MF Ordrebehandling Varemottak Varebestilling Varelevering Kunde Kvalitetsstyring er en prosess som aldri stopper opp. Vi arbeider kontinuerlig med å forbedre virkningen av målrettet kvalitetsstyring, samt tilpasse seg endringer i rammebetingelser og markedssituasjon. Viktige styringsverktøy er: Forbedringsprosess: Evaluering av definerte og kvantifiserbare kvalitetsmål Resultater fra kvalitets- og HMS-revisjoner Analyser av data Etablerte korrigerende og forebyggende tiltak Ledelsens gjennomgang av kvalitetssystemet PROSESS Identifisering av forbedringsmuligheter Dokumentasjon kortsiktige korrigerende tiltak Planmøte for behandling og etablering av langsiktige korrigerende tiltak / forbedringsprosjekt Forbedringsprosjekt Evalueringsog oppfølgingsmøte. Verifisering av forbedring

11 Avvikshåndtering Kvalitet og HMS Alle avvik registreres og behandles i DigitalHMS. Systemet genererer rapporter og grafiske fremstillinger over avviksfordeling, type avvik, årsaker ++, og er et nyttig verktøy ved ledelsens gjennomgang. Utsnitt fra DigitalHMS : Skjema for avviksmelding Utsnitt fra DigitalHMS : Skjema for avviksbehandling Grafisk fremstilling over avvikstype og årsaker danner et godt grunnlag for vårt forbedringsarbeid.

12 Oppfølging av kvalitetsavvik: Avvik registreres både mot leverandør og aktuell kunde. Avvik kan omfatte: Leveringstid Feil vare Feil på vare Brekkasje Feil mengde Feile mål ++ Oppfølging av avvik skjer etter følgende prosessflyt: Avvik registrert på leverandør Interne, egne avvik Avvik registreres mot aktuelle kunder som følges opp. Akkumulerte avvik pr leverandør Avklaringsmøte med leverandør Avviksbehandling alle avvik Evaluering av virkning Avvik lukkes

13 Systemrevisjon er et ledelsesverktøy som kontinuerlig skal bedømme styringssystemets prosesser og aktiviteter. Vi gjennomfører årlig revisjon. I forbindelse med revisjon utarbeides det rapporter som beskriver: systemavviks art i forhold til overordnet kvalitetsarbeid og systemstatus korrigerende tiltak som iverksettes* tidsplan for gjennomføring ansvarlig for å lukke avvik Analyse Ledelsen skal samle inn alt tilgjengelig faktagrunnlag basert på data fra overvåkinger, målinger, statistikker og avvik og analysere dette mht å: Bedømme at kvalitets-systemet er hensiktsmessig og virker Bedømme hvor eventuelle tiltak kan og bør iverksettes *Korrigerende tiltak Hensikten med korrigerende tiltak er å eliminere årsakene til oppståtte avvik og hindre gjentakelse. Fullførte tiltak rapporteres til ledelsen. Utfra prinsippet om at avvik = læring gjennomgås avviksbehandlingen på fellesmøter med samtlige ansatte hvor Kvalitets- og HMS-arbeid er en del av agendaen. Når avvik oppstår etableres det umiddelbart avviksdokumentasjon og korrigerende tiltak iverksettes ihht den. Forebyggende tiltak Slike tiltak er rotfestet i bedriftens rutiner for risikovurdering. Risikovurdering HMS Risikovurdering gjennomføres som en del av våre vernerunder. Etablerte risikovurderinger gjennomgås, og eventuelle nye faremomenter risikovurderes og behandles. Risikovurderinger og sikker jobbanalyser (SJA) dokumenteres i DigitalHMS Risikovurdering Kvalitet Risiko for kvalitetsavvik søkes å forebygges ved kontinuerlig evaluering av våre prosesser. Hvert ledd i våre prosesser evalueres ut fra: hva kan gå galt og hvordan kan vi forhindre det.

14 Styringssystemet for TP Nordic skal sikre at virksomhetens totale styring skjer på en effektiv og sikker måte innenfor de rammer som er gitt av konsernledelsen. Styringssystemet skal ivareta system for planlegging og sikring av kvalitet i prosesser og produkter, basert på kravene i NS-ISO og prinsippene for total kvalitetsledelse. For å ivareta ovennevnte er systemet delt inn med følgende nivåer for styrende dokumenter: NIVÅ 1 Vår bedriftshåndbok, som beskriver hvordan vi arbeider med Kvalitetsstyring og Internkontroll. Håndboken er bygget opp etter kravene i ISO-standarden og beskriver vår etterlevelse av Internkontrollforskriften. Den skal beskrive vårt kontinuerlige forbedringsarbeid samt gi nødvendig informasjon til våre medarbeidere, kunder, leverandører, eiere og andre forretningsforbindelser. NIVÅ 2 Inneholder våre hovedprosesser og beskrivelser av dokumenterte rutiner innenfor prosessene for oppfyllelse av kravene innenfor: NS-EN ISO 9001:2008 Internkontrollforskriften Arbeidsmiljøloven DigitalHMS inneholder TP Nordic AS sine egne krav og prosedyrer til gjennomføring av avviksregistrering og håndtering av disse. Videre foreligger det dokumentasjon for internkontroll, vernerunder, risikovurderinger og sikker jobbanalyser. NIVÅ 3 Resultatdokumentasjon / registreringer ved etterlevelse av dokumentasjon for system for kvalitetsstyring, HMS og internkontroll.

15 4.001 Kvalitetsmanual Arkivnøkkel Kontroll med dokumenter Kontroll med regstreringer Termer og definisjoner Ledelsens gjennomgåelse Ledelsens forpliktelser Kvalitetspolitikk og kvalitetsmål Organisasjonskart Funksjonsbeskrivelse Autorisasjons- og attestasjonsmatrise Kurs- og opplæringsmatrise Miljøprofil Plan for kompetanseutvikling Arbeidsreglement Planlegging for realisering av produkt Gjennomgåelse av krav relatert til produkt Registrering av forespørsel, tilbud og direkteprising Sjekkliste for tilbud Salgs og leveringsbetingelser Kontroll med kundedata Registrering / endring av kundeinformasjon Ankomst- og stikkprøvekontroll Innkjøpsprosedyre Godkjente leverandører Forespørsel til leverandør Registrering av nye leverandører Endring av leverandører Kontroll med overvåkings- og måleutstyr Kontroll med avvik Kundeklager og reklamasjonshåndtering Intern revisjon Mal for interne revisjoner Forebygging og forbedringsarbeid Revisjonsplan Kontroll med produkt med avvik Registrering og behandling av avvik Måling av kundetilfredshet Skjema forebyggende tiltak Kundetilfredshetsmåling Avviksskjema Spørreskjema leverandør Sjekkliste godkjenning nye leverandører Vareplukk fra lager Regulering av lagerbeholdning Lasting og lossing med truck