Høgskolen i Bodø. Anbudsinvitasjon. Prosjekt: Båt (Speedsjark) til fakultet for akvakultur og biovitenskap

Transkript

1 Høgskolen i Bodø Prosjekt: Båt (Speedsjark) til fakultet for akvakultur og biovitenskap 1. juli 2010

2 INNHOLD 1 INNLEDNING OM HØGSKOLEN I BODØ OM FAKULTET FOR BIOVITENSKAP OG AKVAKULTUR OM ANSKAFFELSEN EN OVERSIKT GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN GENERELLE SPØRSMÅL KRAV TIL LEVERANDØRENE KRAV TIL TILBUDET AVVISNING AV LEVERANDØRER AVVISNING AV TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN

3 1 INNLEDNING 1.1 OM HØGSKOLEN I BODØ Høgskolen i Bodø er Nordlands største utdanningsinstitusjon for høyere utdanning. Høgskolen i Bodø sendte september 2009 søknad om universitetsstatus til NOKUT. Endelig avgjørelse vil skje i løpet av høsten 2010, og en overgang fra Høgskolen i Bodø til Universitetet i Nordland forventes første kvartal Styret ved Høgskolen i Bodø er øverste styringsorgan for høgskolen, med ansvar for at virksomheten holder høy faglig kvalitet og for at den drives i samsvar med gjeldende lover og fastsatte mål og rammer. Rektor Pål Pedersen er høgskolens øverste faglige leder, mens høgskoledirektør Stig Fossum er økonomisk og administrativt ansvarlig. Høgskolen har fire fakulteter som utgjør kjernen i vår virksomhet: Fakultet for biovitenskap og akvakultur Fakultet for samfunnsvitenskap Profesjonshøgskolen i Bodø Handelshøgskolen i Bodø 1.2 OM FAKULTET FOR BIOVITENSKAP OG AKVAKULTUR Fakultetet for biovitenskap og akvakultur (forkortet FBA) er et av de ledende akademiske miljøene innen akvakultur og marin biovitenskap i landet. Enheten ble opprettet i De første fem studentene begynte i 1972 med studier i fiskeriøkonomi. I dag har fakultetet 80 ansatte og ca 150 studenter fordelt på ulike studietilbud fra årsstudier til doktorgrad. Fakultetet tilbyr studier blant annet innen biologi, havbruksdrift, eksportmarkedsføring, master i havbruk, master i marin økologi samt doktorgrad i akvakultur. 1.3 OM ANSKAFFELSEN EN OVERSIKT OM BRUKEN AV FARTØYET SOM SKAL ANSKAFFES Høgskolen i Bodø, ved/ FBA, ønsker å erstatte vår gamle forskningssjark Calanus som ble skadet og solgt i Vi ønsker at den nye båten skal kunne overta mye av den driften som vi i dag må leie inn båt for å dekke. Båten skal ha sin base ved Mørkvedbukta forskningsstasjon i tilknytning til laboratorier, brygge og lagerrom. Vi skal ha med oss studenter på feltkurs og sikkerheten må alltid være det viktigste fokus for oss. Båten vil bli brukt til operasjoner som går over flere dager. Fartøyet må kunne opereres sikkert under nordnorske vinterforhold, være hurtiggående, men siden båten skal brukes til vitenskapelige innsamlinger må den også kunne manøvreres sikkert i lav hastighet og holde en rimelig stabil posisjon. Båten skal utstyres med viteskapelig utstyr som fordrer montering av en liten kran, vinsj og hydraulikk. Båten må derfor må ha tilstrekkelig styrke i skroget til å kunne montere en liten hydraulisk kran, vinsj, hydraulikk etc. Vi er og avhengige av et praktisk arbeidsdekk, da mesteparten av innsamlingsaktiviteten vil foregå her. 3

4 1.3.2 OM FARTØYET Høgskolen i Bodø har i bilag 1 til anbudsinvitasjonen gjort rede for hvilke krav vi stiller til fartøyet. Bilag 1 er utgangspunktet for utformingen av tilbudet. Kravene er delt i to klasser; obligatoriske krav og ikke obligatoriske krav. Tilbud på båter som ikke tilfredsstiller de obligatoriske kravene vil automatisk bli avvist, jf pkt 2.5.1, bokstav c) nedenfor BUDSJETT FOR ANSKAFFELSEN FBA har et totalbudsjett for anskaffelsen på ,-. Budsjettet er en øvre grense for hva Høgskolen i Bodø ønsker å bruke på anskaffelsen, og inkluderer alle kostnader knyttet til kjøpet. I dette ligger også kostnader knyttet til ettermontering av utstyr. Dette er kostnader som Leverandøren ikke kan ha ansvar for, men som allikevel vil påvirke høgskolens mulighet til å gjennomføre anskaffelsen. Det er på nåværende tidspunkt ikke mulig å gjøre rede for kostnadene ved ettermontering, og dette vil derfor være styrende for gjennomføringen. Dersom det ikke innkommer tilbud som sammen med monteringskostnader er innenfor budsjettgrensen vil dette være grunnlag for å avlyse konkurransen. Det tas dog forbehold om at Høgskolen i Bodø vil kunne gi tilleggsbevilgninger for å kunne gjennomføre anskaffelsen dersom det er nødvendig. Tilbud over budsjett vil ikke bli automatisk forkastet, men vil i vurderingen av priselementet få ekstra trekk utover bare det som er forholdsmessig mht. laveste pristilbud. 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 GENERELLE SPØRSMÅL Kommunikasjonsspråk og adresser All kommunikasjon skal være skriftlig og på norsk. Eventuelle spørsmål skal være skriftlige (herunder e-post, men ikke SMS/MMS) og nedenforstående adresse/e-postadresser skal benyttes. Post: Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø Kontaktpersoner: Spørsmål om båten som skal kjøpes: Morten Krogstad (morten.krogstad@hibo.no) Spørsmål om konkurransegjennomføringen: Thor Arne Angelsen (thor.arne.angelsen@hibo.no) Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart direkte til den som spør. I tillegg vil spørsmålene bli anonymisert og, sammen med svarene, gjort tilgjengelig for samtlige leverandører på en hensiktsmessig måte. 4

5 2.1.2 Konkurranseform og -gjennomføring Valg av konkurranseform Høgskolen i Bodø gjennomfører anskaffelsen ihht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) og Forskrift om Offentlig Anskaffelser 7. april 2006 nr 402, Høgskolen legger til grunn at anskaffelsen vil overstige terskelverdiene i FOA 2-2 (1) siste punktum, dvs NOK (eks.mva). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf FOA 14-1 (1) Kunngjøring av anskaffelsen, frister og tentativ fremdriftsplan Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN, 1. juli Som det fremkommer ovenfor antas det at overgangen til ny status som universitet vil skje første kvartal Dette betyr at tidsplanen for gjennomføring av oppdraget er stram. Høgskolen i Bodø vil forsøke å gjennomføre anskaffelsesprosessen etter følgende tentative fremdriftsplan: Dato(er): Aktivitet 1. juli 2010 Kunngjøring i Doffin med kvalifikasjonskrav 8. august 2010 Siste frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag. Alle spørsmål skal gjøres skriftlig. 16. august 2010 Frist for innlevering av tilbud og søknad om deltakelse i dialogfasen. 16. august 2010 Anbudsåpning 20. august 2010 Meddelelse om hvem som er utvalgt til å gjennomgå en nærmere gjennomgang av tilbudt fartøy august 2010 Gjennomgang av utvalgte fartøy. 1. september 2010 Valg av leverandør og meddelelse til alle leverandører om avgjørelsen. 8. september 2010 Frist for klage på valg av leverandør. 9. september 2010 Kontraktsinngåelse med valgt leverandør. (med forbehold om at det ikke er innkommet klager som gir Høgskolen i Bodø grunn til å revurdere valg av leverandør). Snarest mulig etter avtaleinngåelse Levering av fartøy Levering av tilbud: Originalunderskrevet tilbud og søknad med vedlegg sendes i papir (i umerket dobbelt konvolutt) i minimum tre eksemplarer til Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø, att: Thor Arne Angelsen. Merk konvolutten Tilbud; ny båt til FBA Originalt tilbud og søknad må være mottatt hos Høgskolen i Bodø senest 16. august 2010 kl (Vi anbefaler at tilbudet sendes med rekommandert post i godt tid før fristen.) Evaluering Leverandører og tilbud vil bli evaluert fortløpende etter anbudsåpning. Høgskolen i Bodø vil etter evalueringen kontakte de aktuelle leverandørene for nærmere gjennomgang av tilbudt fartøy. Øvrige leverandører vil bli tilskrevet vedrørende utfallet av evalueringen. 5

6 2.1.6 Rettelse, supplering eller endring av anbudsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av anbudsgrunnlaget vil bli publisert fortløpende til registrerte interessenter. Leverandører som registrerer interesse vil automatisk motta oppdateringer pr e-post Avtalen Bakgrunnsavtalen som skal benyttes i anskaffelsen følger vedlagt som bilag 2 1. I tillegg vil kravsspesifikasjonen og tilbudet være en del av avtaledokumentene. Dersom leverandørene ønsker endringer eller tilpasninger i bakgrunnsavtalen må dette gjøres oppmerksom på i tilbudet Leverandørenes deltakelseskostnader Leverandørene må selv dekke alle kostnader knyttet til deltakelse i anbudskonkurransen. 2.2 KRAV TIL LEVERANDØRENE Høgskolen i Bodø stiller følgende krav til leverandører som ønsker å inngi tilbud: Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Foretak: Leverandøren skal være et Firmaattest. For ikke-norske tilbydere skal det fremlegges lovlig etablert foretak tilsvarende nasjonal bekreftelse på at selskapet er en lovlig etablert enhet. Unntak: Privatpersoner Ingen dokumentasjonskrav Skatte- og avgiftsstatus Krav Dokumentasjonskrav Foretak: Leverandøren skal ha Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av ordnede forhold mht. kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke skatteinnbetaling og er mer enn 6 måneder gammel. merverdiinnbetaling. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Unntak: Privatpersoner Ingen dokumentasjonskrav 1 Avtalen er Statens standardavtale for levering av varer og tjenester (SAK 89). Dersom det tas forbehold mot punkter i avtalen må dette fremkomme klart og utvetydig i tilbudet. 6

7 2.3 KRAV TIL TILBUDET Tilbud som leveres innsen fristen ansees som søknad om å delta i den konkurransepregede dialogen for å levere de tjenester som er angitt i pkt 1.2 ovenfor Generelle krav: Tilbudet skal være på norsk, jf ovenfor pkt Originalunderskrevet tilbud med vedlegg sendes i papir (i umerket dobbelt konvolutt eller tilsvarede, hvor begge konvolutter skal være lukket på en slike måte at de ikke kan åpnes uten at det vises fysiske merker) i minimum tre eksemplarer til Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø, att: Thor Arne Angelsen. Tilbudet skal være merket Tilbud FBA. Originalt tilbud må være mottatt hos Høgskolen i Bodø senest 16. august 2010 kl Leverandøren skal i tilbudet gjøre rede for følgende punkter: Pris Pris pkt Oppfyllelse av kravspesifikasjon pkt Leveringstidspunkt pkt Prisen skal beskrives som én pris for hele leveransen, jf pkt Prisen skal inkludere alle nødvendige handlinger i forkant av leveringen, inkludert (men ikke begrenset til) rengjøring, klargjøring og levering i havna i Bodø. Det er ikke tillatt å gi alternative tilbud, herunder tilbud med ulike typer ekstrautstyr eller andre avvikende leveranser Oppfyllelse av kravspesifikasjon Leverandørens oppfyllelse av kravspesifikasjonen skal dokumenteres ved å utarbeide et tilbudsdokument som dokumenterer at det tilbudte fartøyet er i samsvar med Høgskolens krav. Det er viktig å skrive tilbudsdokumentet slik at henvisningene i tilbudsdokumentet samsvarer med de samme punkter som følger av bilag 1. Vedlegg skal være tydelig merket og nummerert, slik at de kan gjenfinnes enkelt Leveringstidspunkt Leverandøren skal i tilbudet oppgi på hvilket tidspunkt båten tidligst kan leveres for overtakelse 2. 2 Høgskolen ønsker levering så tidlig som mulig etter kontraktsinngåelse. 7

8 2.3.5 Vedståelsesfrist Høgskolen i Bodø ber om at Tilbyderne i første omgang vedstår seg sitt tilbud til minimum 15. september For det tilfelle at prosessen med endelig avtaleinngåelse blir ytterligere forsinket på grunn av klage fra konkurrerende Leverandør(er), ber vi om at leverandørene er forberedt på å forlenge vedståelsesfristen Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg (se pkt 2.3). Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.4 AVVISNING AV LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav Obligatorisk avvisning av leverandør HBO vil iht. FOA avvise leverandører som: a. ikke oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen, med forbehold for FOA 21-3 (tilleggsfrist for ettersending av dokumenter), b. har unnlatt å levere skatteattest i samsvar med (skatteattest), med forbehold for FOA 21-3 (tilleggsfrist for ettersending av dokumenter), c. har unnlatt å levere egenerklæring i samsvar med (HMS-egenerklæring), med forbehold for FOA 21-3 (tilleggsfrist for ettersending av dokumenter), d. har unnlatt å levere forespørsel om deltakelse i begrenset anbudskonkurranse, konkurransepreget dialog og konkurranse med forhandling i samsvar med FOA kapittel 16 (kommunikasjon), eller ikke har levert slik forespørsel innen fristen, e. oppdragsgiver kjenner til at leverandøren er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren, eller f. har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med FOA 3-8 (bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner) Skjønnsmessig avvisning av leverandør Høgskolen i Bodø forbeholder seg retten til å, iht. FOA 20-12, avvise leverandører fra konkurransen dersom leverandøren: a. er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, b. er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen 8

9 lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, c. ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, d. i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, e. ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, f. ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, eller g. har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves etter denne paragraf eller krav til leverandøren. 2.5 AVVISNING AV TILBUD Obligatorisk avvisning av tilbud Tilbud skal avvises dersom: a) Det ikke er levert i tide b) Det ikke er levert i samsvar med kravene til tilbudets utforming c) Det er et alternativt tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget d) Det inneholder forbehold og avvik fra konkurransegrunnlagets bestemmelser om: kontraktsvilkårene kravspesifikasjonene tilbud på deler av oppdraget vedståelsesfrist tilbakekallelse eller endring av tilbudet Skjønnsmessig avvisning av tilbud Tilbudet kan avvises dersom: a) Det ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt b) Det ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget c) Det virker unormalt lavt i forhold til ytelsen som tilbys d) Tilbudet ikke er undertegnet Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt, skal oppdragsgiver skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for tjenestens nyskapende karakter. 2.6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 9

10 2.6.2 Kriterier for valg av leverandør Høgskolen i Bodø vil inngå kontrakt med den leverandøren som inngir det mest økonomisk fordelaktige tilbudet. Hva som blir vurdert som det mest økonomisk fordelaktige tilbudet blir vurdert basert på følgende kriterier: Pris 25 % Leveringstidspunkt 25 % Oppfyllelse av kravspesifikasjon 50 % Etter vurderingen av de skriftlige tilbudene vil minimum de tre tilbydere med best score bli invitert til å vise frem sine tilbudte fartøyer til Høgskolen i Bodø. Dersom flere enn tre tilbydere ligger innenfor 90% score av beste tilbud vil vi vurdere å inviter flere til å vise frem sine fartøyer Fremvisning av fartøy Det vil bli lagt opp til fremvisning av fartøyene så snart som mulig etter at tilbudene er vurdert. Fremvisningen har til hensikt å gi Høgskolen et best mulig grunnlag for å finne det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det er viktig å presisere at det under fremvisningen ikke vil være tillatt å forhandle tilbudet. Det vil altså ikke være anledning til å verken øke eller redusere den tilbudte prisen på fartøyet. Det vil heller ikke være anledning til å tilby tilleggsytelser eller ta ut utstyr som er inkludert i det opprinnelige tilbudet Endelig avgjørelse av konkurransen Etter at fremvisningen er gjennomført vil vi gjøre en revurdering av poengsettingen mht. oppfyllelsen av kravspesifikasjonen. I denne delen av behandlingen kan vurderingene gå både opp og ned, avhengig av hva vi finner på fremvisningen. Den endelige vurderingen vil fremdeles bli vurdert basert på samme variabler og vekting som den første vurderingen Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakten regnes som inngått på det tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det vil bli gitt en klagefrist på 6 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Dersom det innkommer klage vil oppdragsgiver uansett inngå kontrakt med valgt leverandør dersom det er overveiende sannsynlig at klagen ikke vil medføre en endring i beslutningen om valg av leverandør. 10