Styremøte : Sakliste

Transkript

1 Styremøte : Sakliste Sted: Park Inn Hotell, Gardermoen Tid: Onsdag 29. april 2015, Sak 10/2015: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 11/2015: Godkjenning av protokoll, Styremøte 3, Periode Sak 12/2015: Regnskap 2014 Sak 13/2015: Landsmøtesaker Sak 14/2015: Landskonferanse Sak 15/2015: Prosjekter Sak 16/2015: Referatsaker Sak 17/2015: Eventuelt Møteplan Møte 1: 4. September 2014, Gardermoen - Møte 2: 10. November 2014, Gardermoen. Møte med fylkeslagsledere. - Møte 3: 4. Februar 2015, Gardermoen - Møte 4: 29. April 2015, Gardermoen Landsmøte: 8. Juni 2015, Kristiansand Landskonferanse: Juni 2015, Kristiansand 1

2 Sak 10/2015: Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes 2

3 Sak 11/2015: Godkjenning av protokoll, Styremøte 3, Periode Protokollen godkjennes 3

4 VEDLEGG Styremøte : Protokoll Sted: Gardermoen Park Inn Tid: Onsdag 4. februar 2015, Tilstede: Per Aimar Carlsen, styreleder Brynjar Pettersen Randi Langøigjelten Ellen Samuelsen Tone Strømø Kristian Strøm-Fladstad John Kristian Øvrebø, 1. vara Astrid Apalset Vassbø, 2. vara Tor Helge R Moen, 3. vara Forfall: Myrtel Thomassen, nestleder Åse Festervoll, generalsekretær Monica Faye, referent Sak 1/2015: Innkalling og dagsorden godkjennes Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes Sak 2/2015: Protokollen godkjennes Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjenning av protokoll, Styremøte 2, Periode Vedtak: Protokollen godkjennes Sak 3/2015: Regnskap 2014 Saken tas til orientering Vedtak: Saken tas til orientering Sak 4/2015: Budsjett 2015 og 2016 Saken legges fram til diskusjon Vedtak: 1. Rammene for støtte til fylkeslagene økes til kr pr. år 2. Arbeidet med prosjektet Den kulturelle verktøykassen gjenopptas Sak 5/2015: Landsmøtesaker Styret hadde en gjennomgang av rammer og utfordringer og var enige om at det er viktig å følge opp kultursektorens utfordringer og muligheter i arbeidet med ny kommunestruktur. Det ble under denne 4

5 saken diskutert ulike innfallsvinkler og former for overordnet handlingsprogram. Denne debatten blir videreført på neste styremøte. Årsmeldingen ble gjennomgått og kommentert. VEDLEGG Saken legges fram til diskusjon Vedtak: 1. Styret fremmer sak om kultursektoren i kommunestrukturarbeidet under sak 4/ Det utarbeides et forslag til uttalelse som sendes ut sammen med innkallingen til landsmøtet Sak 6/2015: Landskonferanse Det ble gitt en statusrapport for arbeidet med landskonferansen Saken tas til orientering. Vedtak : Saken tas til orientering. Sak 7/2015: Prosjekter Det ble gitt en generell orientering om pågående prosjekter. Hus for kultur, oppfølging av ønske fra landsmøtet 2014 Barn, unge og kultur, pågående samarbeid på nordisk nivå og konkret samarbeid med Bodø kommune Kultur for samfunnsutvikling, som etter avslutningen av pilotprosjektet i Sogn og Fjordane vil kobles opp mot kommunestrukturarbeidet Saken tas til orientering Vedtak: Saken tas til orientering Sak 8/2015: Referatsaker Referatsakene tas til orientering Vedtak: Referatsakene tas til orientering Sak 9/2015: Ingen saker under eventuelt Eventuelt 5

6 Sak 12/2015: Regnskap 2014 Regnskapet er nå revidert. I denne prosessen er det gjort noen endringer. Det ble bl.a. oppdaget noen feilføringer bla mht moms. Disse er rettet opp. Revisor mente avsetningen til organisasjonsutvikling ikke kunne føres som inntekt, da dette gir et feil bilde av organisasjonens faktiske inntekter. Denne posten er flyttet fra inntekter til utgifter, noe som gjør at driftsutgiftene synes lavere enn de i realiteten er. Om disse midlene i utgangspunktet hadde vært ført som del av egenkapitalen hadde vi unngått dette. Årets og neste års budsjett er satt opp med et underskudd som eventuelt må dekkes av egenkapitalen. Alle tall er rettet opp i teksten til årsmeldingen. Teksten, som nå er sendt til trykking, ligger som eget vedlegg til sakspapirene. Regnskapsførers årsmelding til revisor sendes som eget vedlegg. Saken legges fram til orientering 6

7 Sak 13/2015: Landsmøtesaker Innkalling til landsmøte ble sendt ut i 26. februar. I innkallingen gis det rom for innspill til dagsorden. Fristen for innspill var 8. april. Det er mottatt ett innspill fra NOKU Nord-Trøndelag. Sakspapirene vil bli sendt ut så snart de er ferdige, senest fredag 22. mai. Designer arbeider nå med utforming av Årsberetning Regnskap 2014 se egen sak. Revisor har gått gjennom og godtatt regnskapet. Se egne vedlegg fra revisor og regnskapsfører. Innkomne saker. Utover styrets egen sak om kommunereformen er det ingen innkomne saker. Overordnet handlingsprogram. Forslag til et noe endret Overordnet handlingsprogram og Strateginotat med kommentarer ligger i sakspapirene for landsmøtesaker. Rammebudsjett for 2015 og Se egen sak Valg. Valgkomiteen er kontaktet og orientert om hvem som er på valg. Vi har ikke fått tilsendt deres forslag ennå. Landsmøtesakene sendes som eget vedlegg Saken legges fram til diskusjon Langdmøtesakene vedtas med de endringer som ble diskutert på styremøtet 7

8 VEDLEGG Vedtekter for Norsk kulturforum NOKU Vedtatt av landsmøte 5. juni Navn Organisasjonens navn er Norsk kulturforum, forkortet NOKU. Engelsk navneform: Norwegian Cultural Forum NOCU 2 Formål Norsk kulturforum er et landsomfattende faglig forum som har som mål: å fremme forståelsen for kulturlivets betydning i samfunnet å styrke medlemmenes faglige kompetanse. å skape kontakt mellom medlemmene gjennom fellestiltak å ha kontakt med offentlige myndigheter og samarbeide med andre kulturorganisasjoner å delta i nordisk og internasjonalt kultursamarbeid. 3 Medlemskap Medlemskap kan tegnes av a) kommuner og fylkeskommuner b) offentlige og halvoffentlige institusjoner og organisasjoner innen kulturfeltet. Medlemskapet omfatter alle ansatte hos et medlem og medlemmer av deres styringsorganer. Privatpersoner kan tegne støttemedlemskap som gir talerett på landsmøtet i Norsk kulturforum og årsmøtet i fylkeslaget. Støttemedlemmer får medlemspris på konferanser og samlinger i Norsk kulturforum. 4 Struktur Norsk kulturforums organer er landsmøtet, hovedstyret og fylkeslag. Hovedstyret har anledning til å inngå avtale om alternativ organisering av medlemmene i et eller flere fylker. 5 Landsmøte Landsmøtet er Norsk kulturforums høyeste myndighet og avholdes hvert år i forbindelse med landskonferansen. Landsmøtet utgjøres av Norsk kulturforums medlemmer og hovedstyrets 7 medlemmer. Innkalling til ordinært landsmøte skjer skriftlig med minst 3 måneders varsel. Forslag som skal behandles av landsmøtet skal være hovedstyret i hende senest 2 måneder før landsmøtet. Fullstendig saksliste skal være medlemmene i hende senest 2 uker før landsmøtet. Landsmøtet behandler kun saker oppført på saklisten. Landsmøtet skal behandle: a) Årsmelding og revidert regnskap b) Overordnede handlingsprogram og rammebudsjett c) Innkomne forslag d) Valg: Hovedstyret Leder velges ved særskilt valg for 2 år Nestleder velges ved særskilt valg for 2 år 5 styremedlemmer velges for 2 år Valg av styremedlemmer legges opp slik at det velges minst to styremedlemmer hvert år. Varamedlemmer 3 varamedlemmer velges i prioritert rekkefølge for 1 år Revisor Offentlig registrert revisor velges for 1 år Valgkomite 8

9 3 medlemmer velges for 2 år 1 varamedlem velges for 1 år Valg av valgkomite legges opp slik at det velges minst 1 nytt medlem hvert år. VEDLEGG Valgkomiteen arbeider etter regelverk vedtatt av landsmøtet. Hvert kjønn skal være representert med minst 40% i Norsk kulturforums organer. Ingen kan velges til hovedstyret for mer enn 4 (fire) år i samme verv 6 Stemmerett Alle medlemmer, med unntak av støttemedlemmer, har stemmerett. Medlemmene velger selv hvordan de oppnevner sine delegater. Har et medlem flere stemmer kan en representant utøve stemmeretten i henhold til medbragte fullmakter Eventuelle fullmakter skal underskrives av ordfører/rådmann/styreleder. Medlemmene har stemmerett i forhold til følgende fordelingsnøkkel: Kommuner med inntil innbyggere 1 stemme Kommuner med innbyggere 2 stemmer Kommuner over innbyggere 3 stemmer Fylkeskommuner 2 stemmer Institusjoner og organisasjoner 1 stemme Styret har stemmerett i alle saker unntatt årsmelding og regnskap Medlemmer kan stille med observatører, som gis talerett. 7 Ekstraordinært landsmøte. Ekstraordinært landsmøte avholdes når hovedstyret eller minst 1/5 av medlemmene krever det. Ekstraordinært landsmøte innkalles skriftlig med minst 3 ukers varsel, og kan bare behandle de saker som er årsak til innkallingen. 8 Hovedstyret Hovedstyret har ansvaret for den daglige driften av Norsk kulturforum og skal sørge for at den skjer innenfor rammer vedtatt av landsmøtet. Det avholdes minimum 2 styremøter hvert halvår. Innkalling til styremøter skal skje skriftlig pr. post, eller e- post med minst 2 ukers varsel. For innkalling til telefonmøter eller fysiske møter i en evt. hastesak, må det gis rimelig varsel. Styret er vedtaksført når minst 4 medlemmer er til stede. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet teller styreleders stemme dobbelt. 9 Fylkeslag Fylkeslagene har ansvar for faglig aktivitet i eget fylke. Fylkeslagene har ansvar for kåring av årets kulturkommune i eget fylke 10 Sekretariat Det løpende arbeidet utføres av Norsk kulturforums sekretariat. Hovedstyret utarbeider arbeidsbeskrivelser og retningslinjer for sekretariatet. 11 Regnskap Regnskapet avsluttes pr. 31. desember hvert år. Regnskapet skal revideres hvert år i henhold til gjeldende regler. Det utarbeides årsmelding for hvert regnskapsår. 11 Vedtektsendring Landsmøtet kan endre vedtektene med 2/3 flertall. Benkeforslag om endringer i vedtektene kan ikke tas opp til behandling uten at de har tilknytning til et forslag som på forhånd er gjort kjent for medlemmene. 12 Oppløsning Oppløsning kan bares skje med 2/3 flertall av 2 påfølgende landsmøter. Dersom et landsmøte vedtar oppløsning, skal det sittende hovedstyre innkalle til nytt landsmøte tidligst 2 måneder og senest 4 måneder senere. Ved oppløsning, avgjør landsmøtet hvordan organisasjonens eiendeler og arkiv forvaltes. 9

10 Sak 14/2015: Landskonferanse Programmet for landskonferansen er så godt som ferdig. Foredragsholderne er klare, de fleste temaseminarene er klare og det melder seg på nye deltakere hver dag. Påmeldingen til landsmøtet er noe lavere enn til landskonferansen. Saken tas til orientering 10

11 Sak 15/2015: Prosjekter Hus for kultur Det er gjennomført besøk til ulike lokaler som brukes til kultur. Vi har snakket med eiere og brukere, fått beskrivelser av utfordringer og muligheter og har nå også et godt billedmateriale som grunnlag for publikasjonen vi har arbeidet med i vår. Lokaler som brukes av kulturlivet egnethet?? Blir ofte oversett. Kulturlivet skvises ut av egne lokaler Nye skoler kulturlivet mister egnede lokaler - Kulturskolene - Det er utfordrende å få frivillige lag og foreninger til å samarbeide. Dette gjør samkjøring vanskelig. Eierskap til stedene de er Når trenger kulturlivet lokaler dagtid, kveldstid, Barn, unge og kultur Det er arbeidet videre med konferansen Ungdom og medvirkning, som planlegges i Bodø i oktober. Vi klarte ikke å lage dette til en nordisk konferanse i år, men samarbeider med Kulturstyrelsen i Danmark om programinnslag derfra. Samarbeidet med Kulturstyrelsen om en nordisk konferanse uavhengig av konferansen i Bodø går sin gang. Det planlegges nå en konferanse i november i København. Det er kulturstyrelsen i Danmark som står ansvarlig for denne, med støtte fra Nordisk ministerråd. Forslag til vedtak Saken tas til orientering Kultur for samfunnsutvikling inkludert i arbeidet med Kommunereformen Erfaringsspredning Oppfølging - informasjonsspredning 11

12 Sak 16/2015: Referatsaker Vedlegg: Rapportering aktivitet og møtevirksomhet Forslag til vedtak Saken tas til orientering Norges kulturkommune Forum for kulturorganisasjoner Moms kulturhus 12

13 VEDLEGG Rapportering møte 4, Aktivitet Forberedelser Landsmøtet 2015 Arbeid med Landskonferansen 2015 Arbeid med kandidater til Norges kulturkommune 2015 Strategiarbeid, herunder utfordringer mht kulturens plass i arbeidet med kommunereformen Oppdatering av hjemmeside og utsendelse av nyhetsbrev Jevnlige samtaler med styreleder/au Gjennomført jevnlige møter med regnskapsfører Forarbeid og etterarbeid styremøter Planlegging og gjennomføring av reiser og møter for bilder og tekst til publikasjon om gode lokaler til kultur Konferanser/Seminar/Møter 04.02: Styremøte Gardermoen 06.02: Besøk kulturlokaler Oslo/Akershus (Festervoll m. fotograf) : Besøk kulturlokaler Oslo/Akershus (Festervoll m. fotograf) 11.02: Telefonmøte m styreleder (Carlsen, Festervoll) 18.02: Besøk kulturlokaler Bergen (Festervoll m fotograf) 19.02: Foredrag, Seminar og årsmøte NOKU Hordaland (Carlsen, Festervoll) 20.02: Møte kulturdep. m/statssekretær Borgundvaag (Carlsen, Festervoll) 26.02: Besøk kulturlokaler Bodø (Festervoll m. fotograf) 27.02: Møte m. Bodø kommune, planlegging av konferanse om ungdom og medvirkning (Festervoll) 04.03: Møte m. adm. Kommunal- og moderniseringsdep. (Carlsen, Festervoll) 06.03: Møte m. Fylkeskultursjefenes AU (Festervoll) 19.03: Gjennomgang søknader Norges kulturkommune (Carlsen, Faye, Festervoll) 19.03: Konferanse: Hvordan kan vi best påvirke? (Faye, Festervoll) : Besøk kulturlokaler Sogn og Fjordane (Festervoll m. fotograf) 16,04: Jurymøte Norges kulturkommune : Flytting til Øvre Slottsgate 2b, 0157 Oslo Overordnet handlingsprogram Visjon Norsk kulturforum, for nytenkning og samhandling på et mangfold av kulturarenaer Mål Norsk kulturforum vil arbeide for et lokalt kulturløft med fokus på bredde, kvalitet og profesjonalitet, og bidra til å sikre en kunnskapsbasert nasjonal kulturpolitikk. Handlingsprogram Norsk kulturforum skal synliggjøre kulturens betydning Synliggjøre behovet for kulturfaglig tilrettelegging- og forvaltningskompetanse i offentlig sektor, bla ved å innlede forpliktende samarbeid med KS Arbeide for å styrke den kulturelle grunnmuren Sette forskning om kulturfeltet på dagsorden Synliggjøre endring og utvikling med konsekvenser for kulturlivet Arbeide for bred forankring av kulturloven og kulturens rolle som samfunnsutvikler Norsk kulturforum skal arbeide for å styrke kulturkompetanse, kunnskap og samarbeid Utvikle, synliggjøre og gjennomføre kompetansehevende prosjekter av interesse for kulturlivet Være en arena for faglige nettverk Bidra til kunnskapsdeling og bredere samarbeid mellom offentlig, frivillig og privat sektor Norsk kulturforum skal arbeide for egnede lokaler til hele bredden av lokalkulturens aktiviteter Arbeide for flere og bedre lokaler 13

14 Sak 17/2015: Eventuelt Innspill. Kostnader mht reise til landskonferansene. Kostnader og stedsvalg. Kulturmoms Høring om kulturrådet Lag nyhetsbrev til medlemmene våre. Høringsseminar knutepunktinstitusjoner - orientering Forslag til vedtak 14