Felles database for Bergens tekniske og industrielle historie. Prosjektrapport Museumssenteret i Hordaland

Transkript

1 Felles database for Bergens tekniske og industrielle historie Prosjektrapport Museumssenteret i Hordaland 1

2 Forord Denne rapporten oppsummerer erfaringene med å prøve ut en ordning med en felles database for registrering av private/ubemannede samlinger i Bergen. Rapporten redegjør for planarbeid, individuell oppfølging, seminar og kursvirksomhet som har ligget til grunn for gjennomføringen prosjektet. Alle tiltak i prosjektet har resultert i en kompetanseheving innen samlingsforvaltning. Felleskonservator har bistått med faglig veiledning i alle ledd i dokumentasjonsprosessen. Lise Johnsen Laukli Felleskonservator for teknisk og industriell historie Norsk Trikotasjemuseum og tekstilsenter Museumssenteret i Hordaland Salhus,

3 Innhold Forord... 2 Innhold... 3 Felles database for Bergens tekniske og industrielle historie... 4 Bakgrunn... 4 Kartlegging av felt... 4 Samarbeid... 4 Felles database Primusprosjektet... 5 Formål... 5 Teknisk infrastruktur... 5 Evaluering... 6 Datateknisk support av database i Fremdrift... 6 Norsk Trikotasjemuseum og tekstilsenter... 6 Tekniske utfordringer... 7 VPN klienter... 7 Utfordringer... 8 Mobil nettverkløsning via 3G nett Billedinnlegging i Utfordringer med bruk av Primus Tips til utbedringer i Primus fra de private samlerene i prosjektet; Oppsummering Kartlegging Møte og seminarvirksomhet Erfaringer Drift KulturIT ( tidl. Museenes datatjeneste) Internettportal og søk form Kurs og seminartilbud Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Tekniske spesifikasjoner

4 Felles database for Bergens tekniske og industrielle historie I 2004 oppretter Museumssenteret i Salhus (MiS) nå Museumssenteret i Hordaland, en felles database for gjenstandsregistrering tilknyttet Norsk Trikotasjemuseum og tekstilsenter (NTMT). Museet er ansvarsmuseum for teknisk og industriell historie i Bergen og arbeider med enkelt og felles tiltak for å kartlegge og dokumentere feltet., gjennom stillingen Felleskonservator for tekniske og industrielle kulturminer (FK), som i dag er støttet av Bergen kommune. Kunne en felles database for de ubemannede samlingene være et egnet verktøy for å sikre informasjon, gi oversikt over teknisk og industriell historie og legge grunnlaget for kommende forsknings og formidlingsprosjekt? MiH ville i prosjektperioden undersøke hvilke utfordringer som var knyttet til etableringen av en felles database for de ubemanna samlingene i Bergen. For å kunne registrere i databasen, var det en forutsetning at deltagerne måtte få opplæring i alle rin dokumentasjonsprosessen. Enkelt og fellestiltak måtte planlegges av FK, for å kunne tilby prosjektets deltagere individuell oppfølging gjennom arbeidsmøter samt opplæring i kurs og seminarsammenheng. Bakgrunn Museumssenteret i Hordaland (MiH) er en konsolidert enhet bestående av Norsk Trikotasjemuseum og tekstilsenter (NTMT), Bevaringstenestene (BT), Kultuverntenesta i Nordhordland (KIN), Osterøy Museum(OM), Havråtunet (HT) og Lyngheisenteret (LHS). MiH er gjennom NTMT og FK ansvarsmuseum for teknisk og industriell historie i Bergen gjennom en felleskonservatortjeneste. Tjenesten er et tilbud til dem som på frivillig basis forvalter samlinger av teknisk og industriell karakter. Disse er definert som ubemannede samlinger, og er i følge Museumsplan for Bergen kommune (1999), ansvarsmuseets første prioritet. Kartlegging av felt I 2002 gjennomførte felleskonservator en kartlegging som gav en oversikt over hvem som forvaltet tekniske og industrielle samlinger i Bergen. Kartleggingen viste at 11 av 51 samlinger var forvaltet av permanente museumsinstitusjoner med fast bemanning og faglig kompetanse, dvs. bemannede samlinger. De øvrige 40 samlingene var forvaltet av frivillig aktører innen ulike organisasjoner; foreninger og stiftelser, bedrifter og kommunale etater eller av privatpersoner. Kartleggingen viste at brorparten av teknisk og industriell historie i Bergen blir med andre ord forvaltet av det frivillige kulturminnevernet. Som følge av dette vil et samarbeid mellom det frivillige og det etablerte kulturminnevernet være en forutsetning for å få dokumentert teknisk og industriell historie i Bergen. Samarbeid Museumsvesenet har utarbeidet metoder og redskaper for dokumentasjon av kulturarv, som det frivillige kulturminnevernet kan trekke veksler på. På den annen side har de private samlere opparbeidet spesialkompetanse innen samlingens fagfelt, gjennom egen eller andres arbeidserfaring, eller gjennom tilnærming til fagområdet basert på personlig interesse og engasjement. Denne kompetansen er verdifull for å gi bred dokumentasjon av et fagfelt. MiH kan gjennom rollen som ansvarsmuseum forvalte ressurser som legger grunnlag for samarbeid med det frivillige kulturminnevernet, gjennom å tilby fagseminarer og prosjektdeltagelse. Seminarrekken som tilbys setter fokus på ulike metodiske tilnærminger brukt i museene, som for eksempel; oppbevaring, 4

5 preventiv konservering og materialkunnskap. Et av fellestiltakene er å bidra til en sikring av de private samlingene gjennom registrering av opplysningene om deres gjenstander. Felles database Primusprosjektet Hovedsatsingen var å sikre alle opplysninger knyttet til de ubemannede samlingene. Prosjektet innebar en innføring i de ulike trinn i dokumentasjonsprosessen, opplæring i gjenstandsregistrering og fotografering, bruk av registreringsprogrammet Primus og magasinering. Formål En felles database er et verktøy som skal sikre informasjon om gjenstander og deres førmuseale liv og kontekster. På lang sikt kan databasen bli et redskap som gir oversikt over flere samlinger innen samme felt; teknikk og industri. Dette forutsetter at databasen blir søkbar for det brede publikum både på arbeidsstasjoner ved MiH men ikke minst gjennom en Webversjon av Primus som muliggjør søk. På sikt skal databasen kunne brukes av alle med interesse for teknisk og industriell historie, som søker informasjon og som ønsker en oversikt over private aktører innen feltet og legge grunnlag for ulike forsknings og formilingsprosjekt. Ringvirkningene av en samlet kunnskapsbank er flere. En oversikt over løse kulturminner i det frivillige og etablerte kulturminnevernfeltet, innenfor et avgrenset fagområde, kan bidra til en fornuftig kulturminneforvaltning og en samordnet innsamlingspolitikk lokalt, regionalt og nasjonalt. Oppstart i 2004 Ubemannede samlinger av teknisk og industriell karakter, innen Bergen kommune, ble høsten 2004 invitert til seminar i gjenstandsregistrering. Etter et tre dagers seminar, i samarbeid med Museet Gamle Bergen, fikk deltagerne en teoretisk og praktisk introduksjon. I januar 2005, ble samlerne invitert til et informasjonsmøte om digital registrering og at dette forpliktet dem til å delta i Primusprosjektet Prosjektperioden var i utgangspunktet kun planlagt for et år, men ble besluttet utvidet fra år til år inntil I løpet av prosjektet ble åtte ubemannede samlinger invitert til å delta. FK satte en begrensning til tre foreninger hvert år. Teknisk infrastruktur I 1997 startet Norsk Trikotasjemuseum tekstilsenter (NTMT) med å registrere gjenstandssamlingen i registreringsprogrammet WinRegimus. Databasen / serveren hadde Macintosh plattform, en MacOS server, og registreringen foregikk ved hjelp av programvaren Virtual PC. 1. juli 2004 ble museet en enhet ved Museumssenteret i Salhus (MiS), i dag Museumssenteret i Hordaland (MiH). MiS gikk i 2004 over til registreringsprogrammet Primus. Alle gjenstandsdata fra WinRegimus ble konvertert til registreringsprogrammet Primus. Primus er som WinRegimus et Windows basert program. MiS valgte å gå bort fra løsningen med Virtual PC og går til innkjøp av en Windows basert database / server, PC basert plattform, reservert for Primus. Våren 2004 innhentet FK tilbud fra ulike datafirma og mottar forslag til ulike løsninger. Museenes datatjeneste (MDT) skisserer hvilke krav som stilles til en felles database, hva man burde være oppmerksom på og hvilke av løsningene som kunne passe for museet og for Primusprosjektet. I samme periode bestilte FK en flerbrukerversjon av Primus (fem brukere) Primus og de nødvendige Oracle lisenser. Etter å ha vurdert ulike løsninger og tilbud, i samråd med MDT, bestiller FK 5. juli 2004 en egnet serverløsning tilpasset museets og prosjektets behov. (Se vedlegg 1 Tekniske spesifikasjoner). I august måned var den nye Windows baserte sentralserveren, terminalserveren 5

6 og VPN serveren i drift og fast IP adresse legger forholdene tilrette for å koble opp eksterne terminalklienter. Datafirmaet som setter opp serverløsningen har i denne perioden kontinuerlig kontakt med Museenes datatjeneste. Den nye serverløsningen, PC basert, kobles opp mot den eksisterende MacOS serveren. Dette muliggjør en løsning hvor terminalklienter kan koble seg opp til Primus, uavhengig av type arbeidsstasjon (Personal Computer (PC) / Macintosh). Evaluering Den tekniske løsningen med terminalserver har i ettertid vist seg å ha vært tifredsstillende, både med tanke på kapasitet og brukervennlighet. Serveren ble til og med 2. Kvartal 2008 driftet av et eksternt datafirma, X Media (i dag XMPro), samme firma som installerte serverløsningen sommeren Datateknisk support av database i 2009 MiH har per dags dato ikke kompetanse til å drifte databasen eller ressurser til å opprette en egen IT avdeling lokalt. Alle data fra de åtte ubemanna samlingen i Bergen er i dag samlet på en regional server. Samme server lagrer data fra alle museer i Hordaland, Møre og Romsdal og Sogn og fjordane. Databasen driftes av Sogn og Fjordane Fylkesarkiv. Hordaland Fylkeskommune finansierer denne ordningen, for alle konsoliderte museer i Hordaland Fylkeskommune. En to årlig avtale, som skal evalueres i KulturIT vil ha ansvar for å tilgjengliggjøre data fra denne regionale databasen over Internett, gjennom søkemotoren PrimusWeb. Den regionale databasen er en av tre piloter for KulturIT i Fordelen ved å bruke samme firma over tid, XMPro (X Media) er knyttet il sikkerheten ved å bruke IT konsulenter som har tilstrekkelig kunnskap om og erfaringer med serverløsningen og som kjenner våre daglige behov og utfordringer på IT siden. Utfordringen ved å bruke eksterne konsulenter vil være knyttet til tilgjengelighet og forutsigbarhet, ettersom kompetansen ikke til enhver tid vil kunne være i umiddelbar nærhet. For våre eksterne brukere kan dette i enkelte tilfeller innebære noe ventetid fra tekniske komplikasjoner oppstår til problemet er løst. Fremdrift Norsk Trikotasjemuseum og tekstilsenter Sommeren 2004 ble Norsk Trikotasjemuseum og tekstilsenter (NTMT) sin gjenstandskatalog konvertert fra WinRegimus til Primus. Museenes datatjeneste installerte programvaren Primus ved databasen på Salhus og gav alle ansatte en introduksjon i bruk av Primus. Høsten 2004 stiller to ansatte på kurs i Primus, i regi av Museenes datatjeneste. Registrator ved NTMT evaluerer høsten 2004 katalogen etter konverteringen il Primus og foretar nyregistreringer for å gjøre seg kjent med programvaren. Primusprosjektet planlegges av Felleskonservator (FK) og aktører innen det frivillige kulturminnevernet. I kartleggingen fra 2002 definert som ubemannede samlinger. De inviteres til seminar i registrering av gjenstandmaterialet. Registrator ved NTMT sjekker høsten 2004 data i Primus opp mot data i WinRegimus og NKKM skjema, og oppdager at registreringene er mangelfulle; 1) katalogen er ufullstendig, 2) antall objekter registrert i WinRegimus stemmer ikke overens antall registrerte gjenstander i Primus, 3) hele museumsnummer mangler 4) hele gjenstandsregistreringer mangler 5) enkelte museumsnummer er ufullstendige og 6) museumsnummer mangler bokstaver eller tall. En følge av dette er at rekkefølgen på museumsnummer blir en annen i Primus enn den var i WinRegimus. Det er 6

7 vanskelig å si om manglene ene og alene var en følge av konvertering eller om dette skyldes feil ved inntasting og lagring av katalogen i WinRegimus eller tidligere feilregistreringer i NKKM skjema. Løsningen ble å gå gjennom alle registreringer i Primus og begynne å rette opp manglene. Dette for at de digitale registreringene skulle samsvare med gjenstandsregistreringene fra NKKM skjemaene. Registrator begynner i 2004, men korrigeringsarbeidet må taes opp igjen våren Ved utgangen av 200 hadde NTMT brukt ¼ årsverk på dette arbeidet. Tekniske utfordringer Ved nyregistreringer opplevde registrator og FK ved NTMT høsten 2004 komplikasjoner ved billedinnlegging. Vi var da tilkoblet sentralserveren via terminalserver med en imacg4 (Apple imac 20 G MHz 256MB 80GB SuperDrive). Ved forsøk på billedinnlegging, fra den lokale arbeidsstasjonen, imacg4, låste billedinnleggings prosedyren i Primus seg. Billedfilene var da lagret som JPEG filer. Registrator valgte da å lagre billedfilene på MacOS serveren og legge inn bildene i Primus direkte fra MacOS serveren og inn i Primus. Primus ville fortsatt ikke legge inn bildene, og låste seg i prosessen. Deretter forsøker vi å; 1) lagre JPEG filene på MacOS serveren som JPEG 2) kopiere filene over til sentralserveren 3) lagre filene på sentralserverens skrivebord som JPEG og 4) hente dem inn i Primus via billedinnleggingsprosedyren. Dette medfører også at Primus låser seg. Vi velger da å; 1) brenne billedfilene, i JPEG format, på en CD rom, 2) sette denne direkte inn i sentralserverens arbeidsstasjon, 3) lagre filene på sentralserverens skrivebord 4) hente filene fra serverens skrivebord og 5) legge billedfilene inn i Primus. Dette lot seg heller ikke gjøre. Vi velger da å lagre billedfilene på ny på sentralserveren, men denne gangen i TIFF format. Dette medfører at Primus legger inn bildene uten at programmet låser seg ved innleggingen. Løsningen som da ble valgt var å lagre billedfiler i TIFF format før innlegging. Filene legges direkte inn på sentralserveren. Dette var en arbeidsprosess som medførte unødvendig tidsbruk, og som løste seg ved bruk av PC. primus skal i utgangspunktet ikke skille mellom PC og Mac. VPN klienter Vi tilbydde en løsning hvor eksterne ubemannede samlinger kunne koble seg opp til databasen hjemmefra (sentralserveren) via VPN tunnel. Nettverket ved MiS var da (type/størrelse) Ethernett 10 B T 10/100. Internettilknytning (type/kapasitet) Bredbånd 1 mb synkron. Fast IP adresse ble bestilt fra Internettleverandøren NexGenTel. Løsningen muliggjorde en løsning med eksterne brukere. Vi bestilte en flerbrukerversjon av Primus, hvor flere brukere kan registrere i primus samtidig. I første omgang opprettet vi fem brukere (terminalklienter), hvorav tre er eksterne (kobler seg opp via Internett via VPN) og de to øvrige brukerne er terminalklienter internt ved MiS. De eksterne terminalklintene som ble tilknyttet Primusprosjektet i 2005 inngikk samarbeidsavtaler med MiS/MiH. (Se vedlegg 2). For å kunne koble seg opp til databasen for registrering krevde MiS av brukerne av Primus; - å holde datamaskin av nødvendig kvalitet for oppkobling mot databasen (Windows 2000 eller Windows XP for PC, eller OSX for Macintosh) - å sikre med antivirusprogram - å sikre mot uautorisert tilgang fra lokal datamaskin - følge regler for copyright beskyttelse av programvaren Primus - å gi MiS myndighet til å sette rammene for administrasjon av 7

8 programvaren Primus i prosjektperioden MiS stilte ikke krav til at brukeren måtte ha bredbåndstilkobling og godtok, som et minimum, tilkobling til Internett gjennom ISDN. I 2005 hadde prosjektet tre terminalklienter og i 2006 ble det utvidet med ytterligere tre, og i 2007 med de to siste. Prosjektet hadde som formål å fortsette med å utvide med tre brukere for hvert år, så lenge prosjektet varte. 10. januar 2005 avholdt MiH et orienteringsmøte om Primusprosjektet Forvaltere av samlinger av tekniske og industrielle karakter ble oppfordret til å delta i prosjektet. Bergen Industrihistoriske Forening og Museum (BIF) var den første samlingen som inngikk i prosjektet. En samarbeidsavtale ble inngått med MiS/ (MiH) for Foreningen er koblet opp som VPN klient fra mars måned. Nera Museum, Museumsgruppen i Statoil og Bergen Brannhistoriske Stiftelse meldte sin interesse samme vår. Som en følge av denne økte interessen satte FK opp flere seminar, som gir en kort innføring i digital registrering. Museumsgruppen i Statoil, som hadde annonsert tilkobling høsten 2005, ønsket å avvente tilkoblingen. Norsk dykkehistorisk forening (NDHF) ble høsten 2005 tilbudt Museumsgruppen i Statoil sin plass i prosjektet. NDHF ønsket da å bruke arbeidsstasjon satt opp av FK ved NTMT for registrering fra og med Arbeidsstasjonen ble opprettet og finansiert gjennom midler over budsjett til FK. Sommeren 2005 velger FK da en Windows basert PC som arbeidsstasjon opp mot PC baserte databasen. Denne var et tilbud til dem som ikke ønsker å koble seg til databasen som VPN klient. Høsten 2005 inngår Museumsgruppen i Nera en samarbeidsavtale med MiS/ (MiH) for 2005 og velger å delta i prosjektet som VPN klient. Oppkobling gjennomføres i oktober. Samme høst inngår også Bergen Brannhistoriske Stiftelse en samarbeidsavtale med MiS og deltar offisielt i prosjektet fra og med I 2006 utvides prosjektet med ytterligere et år. Elektroavdelinga ved Bergen Tekniske Museum. De velger å bruke arbeidsstasjon ved MiS for registrering. I 2007 ble videre Tinnsoldatmaker ved Bergen Tekniske Museum og Bergen Bedriftshistoriske Stiftelse og Forening Norsk Kystradio Museum (NORKRAM) tilknyttet prosjektet. Samling År 1 Norsk Trikotasjemuseum 2004, 2005, Bergen 2005, 2006 Industrihistoriske Forening og Museum (BIF) 3 Museumsgruppen 2005, 2006 i Nera (Museumsgruppen i Statoil) (Utsetter samarbeid) 4 Norsk (2005) 2006 dykkehistorisk forening 5 Bergen (2005) 2006 Brannhistoriske Stiftelse 6 Elektroavdelingen 2006 ved Bergen Tekniske Museum 7 Tinnsoldatmaker 2007 ved Bergen Tekniske Museum 8 BBHF NORKRAM Ytre Arna Historielag? Står fortsatt på venteliste Utfordringer 2008? 8

9 Bergen Industrihistoriske Forening og Museum (BIF) opplevde flere utfordringer ved tilkoblingen til databasen; A) I januar et mislykket forsøk på oppkobling til sentralserveren. Lokal arbeidsstasjon er en Windows basert PC med operativsystemet Windows Komplikasjonene var knyttet til deres versjon av Windows 2000, og løsningen ble installasjon av ny versjon, som kunne arbeide opp mot sentralserveren. Foreningen valgte samtidig å investere i ny Windows basert PC som øremerkes registrering i Primus. B) En annen utfordring var billedinnlegging. BIF ønsket å legge inn billedfiler via eksternt skrivebord, som var lagret i lokal arbeidsstasjon. Løsningen ble å 1) endre innstillinger for tilkobling til sentralserveren på det eksterne skrivebordet og 2) endring av bruker rettigheter i Primus. BIF kunne da, via sitt eksterne skrivebord, hente inn billedfiler til Windows server fra sin lokale arbeidsstasjon. Det er meget tidkrevende å overføre store billedfiler. Årsaken til at overføringen av data var tidkrevende, bunner i at BIF var tilkoblet Internett via ISDN. Løsning for BIF ble å brenne billedfilene på Cd rom, og sende dem til MiS, som da la inn filene direkte på Windows serveren. BIF la deretter inn bildene ved arbeidsstasjonen ved MiS. I dag har BIF valgt å være tilkoblet Internett via ADSL. C) En tredje utfordring var å ta utskrift. Skriveren som opprinnelig var tilkoblet BIF sin lokale arbeidsstasjon fikk ikke tatt ut rapporter fra Primus. Årsaken var forbundet med Windows Remote Desktop og HP multifunksjonsskriver. Løsningen ble å sette opp en nettverksskriver. En LPR skriver med tilfeldig ip adresse. Skriveren synliggjøres på terminalserveren. En alternativ løsning, som er mer ressurskrevende, ville være å 1) lage pdf filer av registreringene, 2) legge pdf filene på terminalserverens skrivebord og 3) BIF skriver ut pdf filene eksternt. D) Vi opplevde også at tastaturet ved BIF sin eksterne arbeidsstasjon ikke fikk kontakt med Primus. Løsningen ble å koble opp og nullstille brukeren på terminalserveren. Museumsgruppen i Nera kobler seg opp til sentralserveren i oktober 2005, som VPN klient. Tilkoblingen til sentralserver ble utprøvd i samarbeid med ITavdelingen ved Nera. Her var utfordringene forbundet med muligheten for å ta ut rapporter fra skriveren som var tilkoblet den lokale arbeidsstasjonen. Årsaken var at skriveren ikke hadde en driver som passet med Windows 2003 serveren. Løsningen ble å benytte seg av annen skriver med driver som er kompatibel med sentraldatabasen. Bergen Brannhistoriske Stiftelse (BBS) ventet i 8 måneder på å få bredbånd / ADSL lagt frem til de lokalene, hvor de ønsket å utføre registreringsarbeidet. De valgte å plassere en stasjonær arbeidsstasjon i umiddelbar nærhet av samlingen, i samme bygning, hvor de også har møterom. I perioden frem mot oppkoling via stasjonær arbeidsstasjon valgte BBS å koble seg opp til terminalserveren ved bruk av mobilt nettverk. På denne måten fikk MiS gitt innføring i digital registrering til registrator i BBS. Da internett tilkobling var kommet på plass i april 2006, kunne de koble seg opp til terminalserveren, uten assistanse fra FK. Det er så langt ikke meldt inn problemer fra BBS, vedrørende denne løsingen, og de registrerer i dag sine gjenstander i Primus. I dag kobler de, som alle andre i prosjektet, seg opp til den regionale databasen, driftet av Sogn og Fjordane Fylkesarkiv. Elektroavdelingen ved Bergen Tekniske Museum, samt Norsk dykkehistorisk 9

10 forening, har valgt å bruke den stasjonære arbeidsstasjonen ved MiS. De ønsker å registrere opplysninger direkte inn i Primus, og tar med seg alle tilgjengelige opplysninger om gjenstandsmaterialet med til registreringsarbeidet ved MiH. Foreningene bestiller tid og har da anledning til å benytte eget arbeidssted i kontortiden. Norsk dykkehistorisk forening har i tillegg ønsket veiledning i bruk av Primus, over mobilt nettverk, i nærheten av samlingen. Mobil nettverkløsning via 3G nett I Primusprosjektet har deltagerne blitt tilbudt opplæring i gjenstandsregistrering generelt og i digital registrering i Primus. Med en mobil nettverkløsning har FK hatt muligheten til å demonstrere Primus for deltagere i Primusprosjektet og utføre registreringer av deltageres samlinger eksternt. I prosjektet har vi tatt i bruk en bærbar arbeidsstasjon (PowerBook G4) (Macintosh plattform) med bluetooth enhet. Vi kobler oss opp til Internett trådløst via G3 nettverk gjennom en Nokia IP securitas og VPN aktiveres og tilgjengeliggjør registrering i Primus, på terminalserver. Fordelen med det mobile nettverket er muligheten til å demonstrere og utføre registreringer eksternt. Dette er en fordel i tilfeller hvor samlingene består av store tunge gjenstander, som maskiner, kjøretøy etc., som er plassert på ulike steder og i ulike bygg. Utfordringene med denne løsningen er knyttet til dekningsgrad og stabilitet, ettersom G3 nettverket ikke enda er tilstrekkelig utbygget. I ytterste konsekvens kan dette medføre at man ikke får tatt i bruk løsningen på grunn av manglende dekning. Ved registrering av opplysninger i gjenstandsmodulen, så fungerer denne løsningen tilfredsstillende, inntil man skal legge inn bilder. Ved billedinnlegging er dette en løsning som er tidkrevende og som medfører noe ventetid. Den beste løsningen har vist seg å være å 1) brenne billedfilene på en Cdrom, 2) sette denne inn i terminalserveren og 3) legge billedfilene inn i Primus via billedinnleggingsprosedyren. Billedinnlegging i 2008 Etter overføring av alle data fra database på Salhus til regional database i Sogn og Fjordane, har innlegging av billedfiler, i JPEG format, fungert tilfredsstillende. Innleggingsprosessen er ikke å tidkrevende som tidligere og databasen henter direkte billedfilene fra arbeidsstasjonenes brukerdomene C. Utfordringer med bruk av Primus Norsk Trikotasjemuseum og tekstilsenter hadde fra 1997 registrert gjenstandssamlingen i WinRegimus. I forbindelse med overgangen til registreringsprogrammet Primus ble vi stilt overfor nye løsninger og muligheter. Registrator ved NTMT hadde ansvar for å gå gjennom katalogen etter konvertering fra WinRegimus til Primus, og satte seg inn i ny programvare, gjennomførte kurs 1 og 2 i Primus i regi av MDT, og bidro til en innføring i bruk av programvaren for de vitenskaplig ansatte ved MiS/ (MiH). Registrator samarbeidet med felleskonservator i utarbeidelse og gjennomføring av et introduksjonskurs rettet mot deltagerne i Primusprosjektet. Deltagerne fikk individuell opplæring med teoretisk gjennomgang, kursmateriell og praktiske oppgaver. Sammen satte vi opp miniskjermbilder tilpasset deres gjenstandssamlinger. En person i hver samling fikk hovedansvar for registreringsarbeidet og ble tildelt rolle som registrator. Øvrige medlemmer i samlingene fikk gjestestatus. Deltagerne hadde ikke bare et første møte med Primus, men et første møte med gjenstandsregistrering generelt. Forventningene til registreringsprogrammet Primus var meget høye, og vi 10

11 har fått tilbakemeldinger som går i retning av å utbedre Primus ytterligere. objektet og hvordan objektet ble brukt. Dette bidrar til å bevare det immaterielle kulturminne, dvs brukskonteksten som objektet var en del av i den førmuseale kontesten. - Mål; ønskelig å kunne beholde samme måleenhet for hele gjenstanden og bruke komma f.eks. å kunne skrive f.eks 12, 5 cm lang og 13 cm bred og ikke 125 mm lang og 13 cm bred, som i dag. I rapportutskriften kommer de tekniske og de fysiske målene om hverandre pga de er ordnet alfbetisk og dette medfører opplistinger som f.eks amper, bredde dybde, frekvens, lengde, høyde. 5) Annet; - Mulighet for å ta kopi av hele katalogen, rå filen, for oppbevaring på egen harddisk. Tips til utbedringer i Primus fra de private samlerene i prosjektet; 1) Søkemuligheter; - ønskelig at alle felt er søkbare. 2) Direkte innskriving i felt; - ønske om å kunne skrive inn ubegrenset med tekst i dialogboksene. 3) Miniskjermbilde er knapt; - ønskelig å kunne utvide skjemaet 4)Skjermbilder for gjenstandsregistrering; KLASSIFISERING - ønskelig med en samordning av likelydende felt, Presisert betegnelse og Alternativ betegnelse være forenklende rent teknisk. GRUPPERING - ønskelig at feltet Dette objektet består av er søkbart selv om det ikke er opprettet underposter for underobjektene. HISTORIKK - Hvite dialogboks i Historikk; ønskelig å kunne legge inn mer enn kun to A4 sider med tekst dvs ubegrenset med tekst for direkte innskriving. BESKRIVELSE - Beskrivelse; ønskelig med egen hvit dialogboks hvor man kan skrive inn direkte hvilken teknikk som ble brukt for å fremstille 11

12 Oppsummering Primusprosjektet har kartlagt hvilke utfordringer som registrering i en felles database for teknisk og industriell historie fører med seg. Dersom dette skal etableres som et fast tilbud kreves en tett oppfølging av deltagerne. God kommunikasjon, høy frekvens på arbeids og evalueringsmøter samt kontinuerlig oppfølging og opplæring, er ryggraden for å videreutvikle et samarbeidet i årene som kommer. I tillegg kommer alle kurs og seminar, som er en faglig forutsening for å gjennomføre et tilfredsstillende dokumentasjonsarbeid. Digital registrering i Primus er et ledd i en rekke trinn i dokumentasjonsprosessen. Samlet er dette et tids og ressurskrevende samarbeid. Kartlegging For å kunne møte den enkelte deltagers behov på en tilfredsstillende måte er det avgjørende å få så god oversikt som mulig i forkant av et samarbeid. I planleggingsmøter får man kjennskap til den enkeltes erfaring og kunnskap med registreringsarbeid generelt, digital registrering spesielt, og ikke minst deres kjennskap til og erfaring med elektronisk databehandling. Tilgang på egnet arbeidsstasjon, teknisk infrastruktur og hvordan forholdene hos deltageren står til de tekniske anbefalinger som tilrådes. (Det vil si de Anbefalte krav til maskinkapasitet, programvare og linjekapasitet og ikke Minimums krav MDT 2005). Oppfølging, kurs og seminar I forkant av et samarbeid må deltagerne ha godkjent museumssignatur fra Norges Museumsforbund. I tillegg må de delta i utviklingen av arbeidsplaner og sette seg inn i arbeidsmappens informasjonsmateriell som gir innføring i; 1) dokumentasjonsprosesser, 2) verne og utvalgskriterier utarbeidet av Riksantikvaren, 3) informasjonsmateriell om Primus utarbeidet av Museenes datatjeneste, 4) NMU skrift (f.eks. Ta vare på gjenstandene, Museer i mellom, Rettigheter og fotografi, ICOMs museumsetiske regelverk ) og 5) ABM u skrift (f.eks. Vei i vellinga, Digitalisering av foto ). Møte og seminarvirksomhet Faktorer som er avgjørende for at databasen blir brukt av deltagerne er knyttet til tett oppfølging: 1) informasjonsmateriell om registreringsarbeid generelt, 2) opplæring i gjenstandsregistrering og oppfølging av deltagerne ved merking av ulike materialtyper 3) innføring i digital registrering gjenstandsmodul, 4) innføring i lagring av digitale billedfiler, 5) halvårsplaner utviklet på felles planleggingsmøter mellom MiS og registrator, 6) ukentlige arbeidsmøter i startfasen 7) månedlige arbeidsmøter når registrator er trygg på rutiner ved registreringsarbeidet, 8) kontinuerlig e post og telefonkontakt med evaluering av utførte registreringer, 9) informasjonsmateriell om preventiv konservering og oppbevaring av museumsgjenstander, 10) generelle museumsfaglige råd vedrørende rutiner f.eks. ved flytting av gjenstander, utlån med mer 11) seminarrekker som setter fokus på registrering, digitalregistrering, foto registrering, fotobevaring, preventiv konservering, material kunnskap, 12

13 arkivering med mer. Seminarene er i utgangspunktet et tilbud til de ubemannede samlingene, men vi har valgt å invitere bemannede samlinger, dvs. museumsansatte i de tilfeller hvor vi har hatt ledig kapasitet/ plasser. Dette har også gitt oss en mulighet for inntjening. Erfaringer Primusprosjektet har vært et arbeids, tids, og ressurskrevende. All planlegging, gjennomføring og fremdrift, samt museumsfaglig sikring av hele dokumentasjonsprosessen ivaretas av prosjektlederen, her: Felleskonservator. I tillegg kommer sikring av kilder til finansiering av alle kurs, seminar m.m. I tilegg kommer alle kostnader tilknyttet lisenser, både til Oracle og Primus og til finansiering av FK arbeidsinnsats. Dette er forhold som må taes i betraktning dersom en felles database og opplæring og oppfølging i registrering og dokumentasjon, skal være et fast tilbud fra NTMT og FK ved MiH. Gevinsten av at ubemannede samlinger registreres i samarbeid med samlere i en database, er dessverre ikke målbare. Det vil være av uvurderlig verdi at kunnskapen om gjenstandsmateriale fra Bergen sin tekniske og industrielle historie. Flere av gjenstandene i databasen er unikum, utviklet og produsert i Bergen, og som det ikke finnes make til andre steder. Sikring av denne informasjonen gir gjenstandene en verdien, som vil være til glede og nytte i samtid og fremtid. Ringvirkningen av å satse videre på dette unike registrerings og dokumentasjonsarbeidet vil gå langt utover Bergen kommunes grenser. Drift Backup av database ble i satt bort til eksternt datafirma, med ansvar for drifting og sikkerhet, ettersom MiH i 2009 ikke har egen IT avdeling. Det hadde heller ikke MiS Utfordringen fremover blir å kunne sikre en tilfredsstillende datateknisk oppfølging. I dag har alle konsoliderte muser i Hordaland en ordning med felles regional driftet database. En ordning finansiert av Hordaland Fylkekommune, som vil bli evaluert i I en eventuell utvidelse av prosjektet, vil en økning med tre brukere hvert år legge større press på både kulturfaglig og datafaglig support. KulturIT ( tidl. Museenes datatjeneste) Gjennom de erfaringene Museenes datatjeneste har med etablering og drifting av felles database, kan man trekke veksler på kunnskap både i løsninger rundt tekniske spesifikasjoner og behov og i bruken og videreutviklingen av registreringsprogrammet. (Se Prosjektrapport Regionale samlingsdatabaser håndtering og registrering via Internett, Museenes datatjeneste. KulturIT har i 2009 plukket ut den regionale databasen i Sogn og Fjordane til en av tre piloter for nettbasert formidling. Gjennom søkemotoren PrimusWeb vil KulturIT gjøre søk i databasen mulig, med en ny og utbedret søkemotor. Søk som henter informasjon om; teknikk, historikk m. m Internettportal og søk form januar 2009 åpnet Henning Warloe, Byråd for Kultur, næring og idrett internettportalen I portalen presenteres noen av de ubemannede samlingene i Bergen, de åtte samlingene som har deltatt i Primusprosjektet , link til andre søkesteder, egen quiz med utgangspunkt i tema fra private gjenstandssamlinger, oppgaver, og 13

14 Tiltak År Samarbeidsparter Seminar; Registrering av gjenstandsmateriale i private Høst2004 Museet Gamle Bergen v/ Marit Roer og Gunn Nordal samlinger Seminar; Digital registrering Høst 2004 MiS v/elin Jeppesen Bergstrøm og Lise Johnsen Seminar; Preventiv konservering Høst 2004 Bergen Kunstmuseum v/ Anne Grethe Slettemoen MiS/Tekstilatelieret v/ Inger raknes Pedersen Tromsø Museum v/ John Hansen Senter for konserveringsarbeid i Rogaland v/ Eirik Aarebrot Informasjon om primusprosjektet Vår 2005 MiS v/ Lise Johnsen Seminar om registrering av foto i Primus Vår 2005 Fotoverntenesta i Hordaland v/ Anne Aune Individuell innføring i merking Høst2005 Mari Tschudi Madsen (Teknisk konservator på tregjenstander) Individuell innføring i Primus 2005 MiS v/ Elin Jeppesen Bergstrøm og Lise Johnsen Individuell innføring i lagring av digitale billedfiler Vår 2006 Fotoverntenesta i Hordaland v/ Anne Aune Individuell innføring i registrering av Vår 2006 MiS v/ Lise Johnsen gjenstandsmateriale i private samlinger Introduksjonskurs i intervjuing Vår 2006 Seksjon for kulturvitenskap ved IKK (UiB) v/ Bente Alver og Eli Kristine Hausken Seminar; Arkivkunnskap Vår 2006 Seminar; Høst 2006 Metall gjenstander mulighet for å søke frem gjenstander i databasen. Bergen byarkiv v/ Terje Haram og Knut Geelmuyden Hordaland fylkesarkiv v/ Egil Nysæter Norsk Folkemuseum v/ Jan Petter Brennsund (Teknisk konservator) Søkemotoren som nå er tilgjengelig er en midlertidig løsning frem til lansering a ny søkemotor levert av KulturIT, PrimusWeb. Da vil man kunne unngå de tekniske begrensningene og begrensninger i søkemulighetene, som ligger i dagens søkemotoren fra Sogn og Fjordane Fylkesarkiv. Kurs og seminartilbud Initiert av Felleskonservator i perioden

15 Regnskap 2004 Inntekter MiS egendel ,00 Prosjektmidler ,00 Totalt ,00 Utgifter Server inkl. lisenser ,00 Arbeid ,00 Backup ,00 Brannmur 8 000,00 UPS overspenningsvern 6 251,00 Oracle lisenser (5 stk) ,00 Primus flerbruker versjon, (5 stk) ,00 Support ,00 Bærbar pc inkl. software ,00 Totalt ,00 Regnskap 2005 Inntekter MiS egendel 3 530,00 Prosjektmidler ,00 Totalt ,00 Utgifter Initialkostnad Primus 6 200,00 Vedlikeholdsavgift Primus 7 300,00 Oracle lisenser (2 ekstra) 2 400,00 15

16 Vedlikehold Oracle 7 lisenser 1 750,00 Support ,00 Div. hard og software ,00 Mobiltelefon 4 000,00 Bruk mobilt nettverk 2 000,00 Support ,00 Totalt ,00 Regnskap 2006 Inntekter MiS egendel ,00 Prosjektmidler ,00 Totalt ,00 Utgifter Initialkostnad Primus Vedlikeholdsavgift Primus 2 934,00 Oracle lisenser (1 ekstra) 1 200,00 Vedlikehold Oracle (10 lisenser) 2 500,00 Support ,00 Bruk mobilt nettverk 4 000,00 Øvrige prosjektutgifter ,00 Totalt ,00 Regnskap 2007 Inntekter MiS egendel ,00 Prosjektmidler ,00 Totalt ,00 Utgifter Initialkostnad Primus og Vedlikeholdsavgift Primus 6 412,00 Oracle lisenser (3 ekstra) 3 600,00 16

17 Vedlikehold Oracle (10 lisenser) 2 500,00 Support 8 288,00 Bruk mobilt nettverk 4 577,00 Øvrige prosjektutgifter ,00 Totalt ,00 Regnskap 2008 Inntekter MiH egendel ,00 Prosjektmidler 0,00 Totalt Utgifter )* Initialkostnad Primus og Vedlikeholdsavgift Primus 4 571,00 Oracle lisenser 0,00 Vedlikehold Oracle (10 lisenser) 0,00 Support 0,00 Bruk mobilt nettverk 0,00 Bannere til utstilling Primusprosjektet ,00 Øvrige prosjektutgifter 7 422,00 Totalt ,00 )* Hordaland Fylkeskommune (HFK) finansierer fra og med 3. kvartal 2008 drift av en felles regional database, med tilhørende Oracle og Primus lisenser, for all konsoliderte muser i Hordaland. HFK ha en to årig avtale med Sogn og Fjordane Fylkesarkiv, som utfører driftingen av den regionale databasen, med gjenstandsdata fra de konsoliderte museene i Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane og Hordaland. 17

18 Tekniske spesifikasjoner HP PROLIANT ML350 T03XEON DP 3,06 GHZ 512/533 MHZ 512 MB MINNE RAID HP WIDE ULTRA320 SCSI 72.8GB HOT PLUG 10 K, UNIVERSELL Sony AIT 1 90GB backup USB 2/Fire, ekstern HP 4 HOUR ONSITE, EXTENDED HOURS RESPONSEPROLIANT ML350 FAMILY Microsoft Server 2003 open licence AE Microsoft Windows 2003 server lisens open licence AE, 20 stk Microsoft Windows 2003 terminal server lisens open licence AE, 10 stk SonicWALL TZ 170/25 Firewall/VPN, 25 Bruker Backup tape Back up program Installasjon og vedlikehold av server 18