Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi. 31. august 2014.

Transkript

1 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi 31. august 2014.

2 Rapport om måloppnåelse pr i hht handlingsprogrammet Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Kommentarer pr : SNU 2 politisk organisering: øke demokratisk tilgjengelighet for befolkningen Lokalstyreleder SNU 2 er gjennomført og er inne i sitt første år. Første ad hoc komite testes ut til høsten Sikre lokalstyrets ombudsrolle også for internasjonale borgere Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser Bli hørt i beslutninger som får konsekvenser for Longyearbyens innbyggere Synliggjøre Longyearbyens kompetanse og potensiale Lokalstyreleder Lokalstyreleder taler de internasjonale borgernes sak til sentrale myndigheter. Siste eksempel er NAV saken hvor det ble avholdt flere møter og gitt informasjon både til innbyggere og myndigheter. Status og utfordringer omtales også på presentasjoner og ikke minst i møter med Polaravdelingen. Lokalstyreleder Lokalstyreleder anvender både sosiale medier og egen blogg, samt leserinnlegg for å presentere aktiviteten i lokalstyret og politiske møter mm. Meroffentlighet praktiseres også i LL. Åpen spørretime praktiseres også i forkant av alle LS møter (foruten økonomiplan og budsjettmøter). Lokalstyreleder Deltar i referansegruppe og arbeidsgruppe «lokal bruk» i forbindelse med Forvaltningsplan for nasjonalparkene på Vest-Spitsbergen. Lokalstyreleder Presenteres ved enhver anledning i både møter, media og foredrag, konferanser og seminar. Lokalstyreleder jobber også med Svalbard reiseliv og med Svalbard næringsforening med Masterplan 2025, Bærekraftig reisemål og næringsplan. Lokalstyreleders ansvar i forbindelse med dette er også spesifisert i de nye delegasjonsvedtektene. Lokalstyreleder Lokalstyreleder anvender både sosiale medier og egen blogg, samt leserinnlegg for å presentere aktiviteten i lokalstyret og politiske møter mm. Meroffentlighet praktiseres også i LL. Åpen spørretime praktiseres også i forkant av alle LS møter (foruten økonomiplan og budsjettmøter). Jobber bla nå med saken om definisjonen av Longyearbyen havn som norsk versus internasjonal Forbereder overrekkelse av strategisk næringsplan til Statsråd Mæland og åpning av forkurs for ingeniørstudie. Laget pressemeldinger til begge arrangement og invitert deltakere i tillegg til statsråden. Høstens promoteringsprogram er også planlagt og dette er tema for alle høstens møter som er under planlegging. Deltar også på konferanser med denne promoteringen. Temaet var også fokus da lokalstyreleder var gjest i P1 i sommer og

3 Være referansegruppe på arktiske spørsmål og problemstillinger. samhandler mye med lokalt næringsliv på alle plan, inviterer nye aktører til møter om rammer og muligheter i Longyearbyen sammen med næringskonsulent. Inviterer også fraksjoner og komiteer fra Stortinget til Longyearbyen hvor ulike representanter for lokalsamfunnets kompetanse og potensiale blir invitert til å presentere seg selv og sine muligheter og ønsker. Det samme gjøres når regjeringsrepresentanter besøker byen. Lokalstyreleder Lokalstyreleder deltar på konferanser og holder foredrag til EU ekspertpanel, seminar om nordområdene med SINTEF, foredrag til forskningsrådet POLARPROG program Arctic Modernities, foredrag og presentasjoner til ulike departement og i ulike fora hvor tema er arktis. Gir også intervjuer til internasjonal og nasjonal media om tematikken. gav 6 intervjuer i løpet av sommeren til ulike aviser, Arktiske tidsskrift og radio. Lokalstyreleder utvikler også program for næringsseminar i Longyearbyen på vegne av NHO Troms og Svalbard hvor dette er tema. Lokalstyreleder deltar på konferanser og holder foredrag og presentasjoner til ulike departement og i ulike fora hvor tema er Arktis. Gir også intervjuer til internasjonal og nasjonal media om tematikken. 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Kommentarer pr : Understøtte arbeidet som gjøres med masterplan 2025 og støtte reiselivet Understøtte arbeidet som gjøres med strategisk næringsplan og støtte næringslivet Lokalstyreleder LL deltar som observatør i styringsgruppa til Masterplanen, samt har deltatt i arbeidsgruppen i underprosjektet «Bærekraftig destinasjon». Lokalstyreleder Næringsplanen tatt til orientering i LS LL støtter det videre arbeidet, og ber lokalstyreleder påta Fortsetter arbeidet som er igangsatt og gir presentasjoner om reiseliv på møter, seminar og konferanser. Tema også i intervju i løpet av sommeren. Promotering og overrekkelse til statsråd Mæland planlagt og promoteringsturne for høsten er under planlegging.

4 seg oppgaven med å promotere planen både lokalt, regionalt og sentralt. Understøtte arbeidet som gjøres med havneplan og havn som knutepunkt som for all maritim aktivitet i høyarktis Lokalstyreleder Lokalstyreleder har presentert havneplanen både under utvikling og ferdig produkt på havnekonferanser og i møter med sentrale og regionale aktører og myndigheter, i tillegg til ulike Stortingsdelegasjoner i Longyearbyen, samt til Justisminister Anundsen. Lokalstyreleder har også presentert havneutviklingen i nasjonale aviser, internasjonal media, i leserinnlegg og gjennom flere presentasjoner og foredrag. Understøtte utvikling av Gruve 3-museet Lokalstyreleder Lokalstyreleder har presentert Gruve 3 museet i mange fora sentralt og regionalt, samt invitert deltakere på møter med sentrale myndigheter i Longyearbyen for å promotere det. I tillegg har det vært avholdt møter i Gruve 3 sine lokaler, samt presentasjon av dagens samlinger for å styrke kunnskapen om potensialet for dette. I tillegg har lokalstyreleder presentert det til riksantikvaren. Samt deltatt på flere lokale møter arrangert i forbindelse med utviklingen av konseptet. Understøtte Store Norske som en norsk aktør innenfor bergverk- og mineralnæringen (kompetanse og utøver) Lokalstyreleder Lokalstyreleder har hatt møter på Stortinget om denne utviklingen, også sammen med direktør Per Andersson. I tillegg har lokalstyreleder presentert problemstillingen både i avisinnlegg, på konferanser, i foredrag og presentasjoner til sentrale og regionale myndigheter og næringsaktører. Lokalstyreleder har også bidratt i en bok om innovasjon i mineral og berkverksnæringen, samt gitt foredrag ved universitetet i Tromsø og til andre Lokalstyreleder fortsetter arbeidet med promotering, både i media og på konferanser og fikk temaet presentert også på LO sin nordområdekonferanse Trygg i Nord. Lokalstyreleder fortsetter arbeidet med promotering og avtale mellom museumspartene tar nå form. Lokalstyreleder jobber med Store Norske med dette mål for øyet og har hatt møte med Næringskomiteen på Stortinget med dette som tema. Dette tas også opp i det planlagte møtet med statsråd Mæland.

5 Holde avgifter og gebyr på et nivå som innbyggere og næringsliv kan håndtere Lokalstyreleder / administrasjonssjef universitet i Arktis om mineral- og bergverksnæring, samt jobbet med innspill til sentrale myndigheter om behovene innenfor næringen generelt og for Store Norske spesielt Administrasjonssjefen har fokus på kostnadseffektiv drift, også innen selvkost-områdene. Kontinuerlig fokus på kostnadseffektiv drift. Balansere velferds- og skattenivå Lokalstyreleder / administrasjonssjef Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse Lokalstyreleder / innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt administrasjonssjef arealplanområde Gjennom fokus på dette både til myndigheter og i lokal politikk jobber lokalstyreleder med dette gjennomgående i sitt virke Nevnes retorisk i alle møtepunkt med statlig myndigheter Arbeid med revisjon av arealplan er igangsatt Fokus på dette i alle møter med nasjonale myndigheter Oppstart med arealplan høsten Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Etterstrebe balansert kunnskap i Lokalstyreleder / Lokalstyreleder gir innspill miljødebatten administrasjonssjefen til lokale aktører, og nasjonale myndigheter om miljøperspektivet samt jobber sammen med turistnæringen mht informasjon/kunnskap om tema. Vara lokalstyreleder er gitt rolle Kommentarer pr : Kommentar lik kommentar Arbeidet videreføres på samme måte.

6 Bidra til å holde Longyearbyen ren og ryddig, bl.a. sommerjobb for ungdom. Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og Store Norske Bidra til at barn og unge ser verdien i, og bruker naturen på en sikker måte, bl.a. gjennom Camp Svalbard som lokalstyrets representant i arbeidet med forvaltningsplan vest svalbard. Administrasjonssjefen Planlagt for gjennomføring i sommer. Det er i tillegg igangsatt merking av scootervrak. Administrasjonssjefen Camp Svalbard vinter er gjennomført og Camp Svalbard sommer er planlagt. Sommerjobb for ungdom gjennomført. 24 biler og 155 scootere er sendt ned, i tillegg er 122 scootere registrert som ubrukt siste sesong. Det arbeides videre med disse. Camp Svalbard sommer er gjennomført og aktivitetene dokumentert. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon Administrasjonssjefen Høst 14 Søker miljøfondet om elektriske sykler. Etablere kultursti Administrasjonssjefen Kontakt etablert med Kontakt etablert, arbeidet fortsetter. Svalbard museum. 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Kommentarer pr : Utarbeide beredskapsplan Administrasjonssjef 2014 Ferdigstilt Ferdigstilt. Beredskapsøvelser i egen organisasjon Administrasjonssjef Intern øvelse, ferdigstilt. Storøvelse for hele Longyearbyen under planlegging for gjennomføring høsten Storøvelse i regi av Helse Nord nov. Bidra til å videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd Longyearbyen om forebyggende arbeid for barn og unge Administrasjonssjef Ansvaret er lagt til enhet barn og unge som er godt i gang med arbeidet. Se 1. tertial. Følge opp igangsatt prosess i Sjøområdet Administrasjonssjef Brev sendt ut til eierne, infomøte Frist pr 1. sept vil bli fulgt opp. avholdt, frister gitt. Oppfølging av avfallsplan Administrasjonssjef Igangsatt. Igangsatt

7 5. Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Kommentarer pr : Statlig støtte til å etablere økonomisk buffer til tiltak innen skole-/barnehagetjenester som følge av stor uforutsigbarhet i barnetallet Lokalstyreleder/ Administrasjonssjefen Behovet er beskrevet i søknad om statstilskudd 2015, og tas opp i møter med polaravdelingen. Argumenterer for nødvendigheten av å bygge opp ubundne fond i møte med dept. Statlig støtte til vedlikehold av veier: arktisk klima tærer mye på veier, broer, stikkrenner, kulverter o.l. Statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan og tiltak i hht tilstandsanalysen ved energiverket Lokalstyreleder/ Administrasjonssjefen Lokalstyreleder/ Administrasjonssjefen Behovet er beskrevet i søknad om statstilskudd 2015, og tas opp i møter med polaravdelingen Behovet er beskrevet i søknad om statstilskudd 2015, og tas opp i møter med polaravdelingen. Følges videre opp mot Polaravdelingen. Følges videre opp mot Polaravdelingen. Iverksette tiltak for å redusere skader Administrasjonssjefen Igangsatt Igangsatt som følge av tilstanden på avløpsrør Asfaltering av veier Administrasjonssjefen Planlagt for gjennomføring i sommer Det ble gjennomført asfaltering i sommer, men i noe mindre utstrekning enn planlagt pga at en av båtlastene med asfalt ble returnert. Etablere ny bru over Museumsveien, uten økning i veigebyret Gjennomføre tiltak i hht tilstandsanalyse for fjernvarme Sikre vannkvalitet ved å følge opp hovedplan vann Bruke forskningsparken sin kompetanse aktivt Evaluering av kvalitet og tilbud på vg. avdeling ved Longyearbyen skole Følge opp utviklingsarbeid og kvalitet i skolen Administrasjonssjefen 2014 Ferdigstilt Administrasjonssjefen Planlagt for gjennomføring Igangsatt Administrasjonssjefen Tiltak planlagt for gjennomføring Igangsatt Administrasjonssjefen Vi har kontinuerlig dialog i forhold til aktuelle prosjekter Avtale om utplassering av studenter er under arbeid. Administrasjonssjefen 2014 Tema på strategikonferansen i juni Administrasjonssjefen Faste møter med enhetsleder. Kvalitetssystem for skoleeier under arbeid. Deltakelse i to nasjonale Vi har kontinuerlig dialog i forhold til aktuelle prosjekter Avtale om utplassering av studenter er under arbeid. Arbeidet med evaluering er igangsatt iht politisk vedtak i oppvekst- og kulturutvalget Nasjonale prosjekter er igangsatt. Fra mai 2014 deltakelse i prosjektet «Gode skoleeiere for Nord-Norge» for utvikling av

8 Videreføre to årlige opptak i barnehagene prosjekter: Ungdomstrinnet i utvikling og Kompetanse for mangfold. Administrasjonssjefen Første opptak er gjennomført i april samarbeidet mellom politisk og administrativt nivå og fokus på kvalitet i skolen. Andre opptak skal gjennomføres i november Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Kommentarer pr : Øke fokus på teknologiutvikling i og for Lokalstyreleder / arktis Administrasjonssjef Sikre trygg leveranse av energi tilpasset samfunnets behov Tydeliggjøre Longyearbyen som arktisk kunnskapsarena Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken til Tromsø-regionen Lokalstyreleder / administrasjonssjef Lokalstyreleder jobber sammen med Store Norske, UNIS og Sintef, samt andre aktører for å promotere mulighetene for teknologiutvikling. Presentasjoner og foredrag gis om tema Tiltak i hht tilstandsanalyse og vedlikeholdsplan gjennomføres Lokalstyreleder I samarbeid med andre aktører tatt initiativet til Forkurs for ingeniørutdanning, planlagt oppstart høsten Lokalstyreleder Lokalstyreleder har jevnlige møter med UNIS, og har hatt møte med KD, samt bruker temaet som viktig i og for både næringsutvikling, havneutvikling og som del av den plattformen for fremtidens utvikling i nord. Lokalstyreleder Lokalstyreleder har jevnlige møter med SAS og har vært aktiv i forbindelse med utvikling av Tromsø flyplass. Temaet tas også med i møter med sentrale myndigheter. Lokalstyreleder jobber sammen med Store Norske, UNIS og Sintef, samt andre aktører for å promotere mulighetene for teknologiutvikling. Presentasjoner og foredrag gis om tema. Tiltak i hht tilstandsanalyse og vedlikeholdsplan gjennomføres. Turbindrevisjon under gjennomføring Planlegger åpning av forkurs for ingeniørstudiet i september og gir foredrag om tema Lokalstyreleder fortsetter arbeidet og har i tillegg gitt innspill til vurderingen av forskningsparken som en K1 prosess fra staten. LySEF møtene er også en viktig del av dette arbeidet. Kommentar lik forrige rapport

9 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Kommentarer pr : Følge opp frisklivprosjektet Administrasjonssjefen Rapport for 2013 er ferdigstilt og ny Nye tiltak iverksatt for prosjektsøknad sendt via samarbeid med Longyearbyen sykehus. Videreføre det gode samarbeidet med Svalbard turn og frivilligheten i Administrasjonssjefen Lokalstyret har vedtatt oppretting av idrettsråd. Møter avholdt. Idrettsråd ikke igangsatt. Longyearbyen Videreføre idretts- kultur- og Administrasjonssjefen Løpende vurdering Løpende vurdering fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» Utarbeide vedtekter for kulturskolen Administrasjonssjefen Under arbeid Under arbeid. Forventes ferdig i løpet av høsten Videreføre fritidstilbudet til unge Administrasjonssjefen Løpende vurdering Ungdomsvirksomheten er godt etablert i ny enhet for barn og unge. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentarer pr : Kommentarer pr : Legge til rette for bruk av Kostra-tall for utvikling av Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon Administrasjonssjefen Fra og med regnskap 2014 vil økonomisystemet kunne avgi regnskapstall til SSB, nos som gjør det mulig å hente ut Arbeidet iverksatt. Jobbe videre med flytting av bibliotek og utvikling av nytt servicetorget Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud kostra-tall våren Administrasjonssjefen Tas i strategikonferansen Arbeidet med notat som skal beskrive nytt innhold i kulturhuset med bibliotek og infotorg og vurdere flytting av galleriet er igangsatt. Administrasjonssjefen Presentasjon av LL og Longyearbyensamfunnet på engelsk i SPs nye, internasjonale magasin, våren Arbeidet ikke påbegynt, vi bruker ennå info utarbeidet av tidligere Oppvekstforetaket.

10 Fortsette utarbeidelsen av tjenestebeskrivelser for tjenester/produkter som leveres av Longyearbyen lokalstyre, og en oversikt over tjenester som ikke tilbys Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer Administrasjonssjefen Grunnet ressursmangel blir arbeidet ikke videreført før til høsten Administrasjonssjefen Det er etablert fast møtepunkt første onsdag hver måned for alle enhetsledere og stab i ny organisasjon. Det er gjennomført felles interne kurs i HA, HTA, AMU og vernetjenesten. Det blir oppstart av lederutviklingsprogram mai 2014 med støtte fra OU midler (KS). Hensikten er å utvikle ledere og etablere felles bedriftskultur. Tidligere energiavtale (Bydrift KF) opphørte , og det har vært gjennomført en revidering av lokal lønnspolitikk med alle tillitsvalgte. Prosjektet med felles etiske retningslinjer gjennomføres siste halvdel av Blir behandlet i SNU 1 Ledermøter 1. onsdag i hver måned gjennomføres. Ledertreningsprogram modul 1 gjennomført med gode tilbakemeldinger. Vi fortsetter med modul 2 og 3 høsten 2014.

11 Nøkkeltall vedr. personalforvaltningen. Historikk for 2013: Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF Bydrift KF Oppvekstforetak KF Antall årsverk / antall ansatte personer pr: ,0 / 24 13,5 / 23 44,5 / 61 92,0 / ,0 / ,5 / 25 13,5 / 23 47,5 / 64 88,0 / ,5 / ,5 / 24 13,6 / 23 47,5 / 64 88,0 / ,6 / 210 Sykefraværs %: ,9 % 6,8 % 1,4 % 8,4 % ,3 % 11,1 % 1,8 % 6,2 % ,7 % 8,2 % 2,1 % 6,5 % Årsaken til Bydrift har ca 17 flere personer enn antall årsverk, er at Bydrift KF har ansatte som jobber som deltidsbrannmannskaper. Sum Tall fra : Longyearbyen lokalstyre Antall årsverk Budsjetterte årsverk Antall ansatte personer Sykefraværs- %: , ,8 % ,4 163, ,6% Ved innføring av nytt lønns- og personalsystem er det gjennomført kontroll av tidligere personaldata. Kontrollen viser at vi tidligere har rapportert for mange årsverk. Turnover i Longyearbyen lokalstyre 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 14 %. 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 16 %. 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 11,5 % 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 18 % 2013: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca 15%. Pr har administrasjonssjefen mottatt 25 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på 11%.

12 Økonomisk rapport pr Vedlagt følger rapporter som viser status for Driftsregnskapet Driftsprosjekter Investeringsprosjekter Driftsregnskapet. For driftsregnskapet vises status for de enkelte enhetene, se vedlegg. Driftsbudsjettet er periodisert. Periodiseringen er vanskelig å få helt rett da utgiftene kan påløpe annerledes enn lagt til grunn ved fordelingen. Noen avvik blir derfor forklart som periodiseringsavvik. Forklaring til kolonnene: o «Enhet» samsvarer med organisasjonskartet for Longyearbyen lokalstyre fra o «Regnskap pr » viser regnskapstall pr o «Periodisert budsjett pr inkl. endring» viser periodisert årsbudsjettet, inkl evt tidligere vedtatte budsjettendringer. o «Årsbudsjett 2014 inkl. endring» viser årsbudsjettet, inkl. evt tidligere vedtatte budsjettendringer o «Avvik i kroner» er differansen mellom «regnskap pr » og «periodisert budsjett pr inkl. endringer». Negativt tall viser at regnskapsførte utgifter er lavere enn periodisert budsjett. o «Avvik i %» beregnes ved å se «avvik i kroner» i forhold til «periodisert budsjett pr inkl. endringer». o Korreksjon» viser antatt regnskapsavvik i forhold til enhetens netto budsjettramme, ut fra de opplysninger vi har pr. dato. Når kolonnen «korreksjon» viser 0, betyr det at det forventes et regnskapsresultat tilnærmet likt budsjettet. Negativt beløp i kolonnen korreksjon betyr forventet mindreforbruk / merinntekt i forhold til enhetens netto årsbudsjettramme. Positivt beløp betyr forventet merforbruk / mindreinntekt i forhold til enhetens netto årsbudsjettramme. I budsjettet for 2014 som ble vedtatt av lokalstyret i sak 78/13 i møte viser «Budsjettskjema 1 B Driftsbudsjettet» netto budsjettrammer på budsjettbegrepet «ansvar». Dette er et mer detaljert budsjettnivå enn «enhet», som brukes i rapport for driftsregnskapet. Begrepet «enhet» består altså av flere «ansvar». «Ansvar» ble valgt som budsjettnivå ettersom endelig organisasjonskart pr ikke var kjent på det tidspunkt budsjettet ble utarbeidet. Nå som organisasjonskartet er kjent er budsjett og regnskap satt opp i hht organisasjonskartet. Årsregnskapet for 2014 vil bli avlagt på enhetsnivå, dvs på samme nivå som denne rapporten. Sammendrag: Rapporten pr viser at det ved årsslutt antas balanse, men mellom enhetene vil det bli gjennomført budsjettkorrigeringer som i hovedsak skyldes følgende forhold: I administrasjonssjefens stab vil det bli et regnskapsmessig mindreforbruk anslått til kr pga vakanse i plan-stilling og utsatt oppstart på rullering av arealplan. Longyearbyen skole tilføres kr pga manglende budsjettering på mat på SFO og økte kostnader til barn med særskilte behov. Barnehagene forventer et mindreforbruk på ca 1,4mill pga lavere personalkostnader enn budsjettert (pga færre barn). Energiverket forventer et merforbruk på 2,2 mill kr. Dette skyldes økt dieselforbruk, da det ved revisjonen av turbin med gear er oppdaget skade på en pinionaksel. Denne må produseres ny av VOIT i Tyskland. Denne reservedelen kan først leveres i midten av november, og det må derfor produseres kraft ved bruk av diesel frem til da. Stans på energiverket gir også økte kostnader til produksjon av fjernvarme, men disse kostnadene dekkes innenfor fjernvarmebudsjettet. God likviditet gjør at det også i år forventes høyere renteinntekter enn budsjettert.

13 Driftsprosjekter. Det rapporteres på prosjektene som gjelder vedlikeholdsplan (VHP) energiverket, se vedlegg. Investeringsregnskapet. Her vises status for det enkelte investeringsprosjekt pr i forhold til tiltakets framdrift, kvalitet, økonomi, generelle avvik, tiltak for å lukke avvik og HMS (helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og evt SHA (sikkerhet helse arbeidsmiljø når eksterne arbeider for LL), se vedlegg. Ingen kommentarer betyr at det ikke er noe å melde. Når kolonnen «korreksjon» viser 0, betyr det at det forventes et regnskapsresultat tilnærmet likt årsbudsjett. Negativt beløp i kolonnen korreksjon betyr forventet mindreforbruk i forhold til prosjektets årsbudsjettramme. Positivt beløp betyr forventet merforbruk i forhold til prosjektets årsbudsjettramme. Budsjettendringer. Driftsbudsjettet: Enhetenes driftsbudsjett korrigeres i henhold til de korreksjoner som fremkommer i rapporten «Driftsregnskapet pr ». Renseanlegg energiverket: Da budsjettet for 2014 ble laget, ble statens tilskudd til lokalstyrets investering i renseanlegg ved energiverket inntektsført i driftsbudsjettet for så i bli utgiftsført som en overføring til investeringsregnskapet. Slik budsjettering er med på å «blåse opp» driftsbudsjettet. Det er derfor ønskelig å gjennomføre en budsjettkorrigering slik at statstilskuddet til investering i renseanlegg i stedet budsjetteres direkte i investeringsbudsjettet. Forslag til budsjettkorrigering: Konto Korrigering Kommentar: Reversere budsjettert statstilskudd til investering i renseanlegg ved energiverket over driftsbudsjettet Reversering av overføring fra driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet Budsjettere statstilskudd til investering i renseanlegg ved energiverket over investeringsbudsjettet Drift av energiverket: I energiverkets budsjett for 2014 er det budsjettert med bruk av kr av lokalstyrets disposisjonsfond til delvis finansiering av vedlikeholdsplanen for energiverket. At bruken av disposisjonsfondet er budsjettert på energiverkets budsjett gjør at det ser ut som om energiverket samlet sett driftes til selvkost. Dette er misvisende, og det foreslås at budsjetteringen endres slik at det kommer fram at energiverket ikke driftes til selvkost i I tillegg foreslås det at resterende beløp på bundet driftsfond energiverket, ca 2,2 mill kr, erstatter budsjettert bruk av disposisjonsfond. Konto Korrigering Kommentar: Reversere budsjettert bruk av disposisjonsfond på energiverkets budsjett Resterende beløp på bundet driftsfond energiverket erstatter budsjettert bruk av disposisjonsfond

14 Bruk av disposisjonsfond for å balansere LL sitt totale driftsbudsjett. Investeringsbudsjettet: Budsjettendringene nedenfor foreslås gjennomført som følge av prosjektets status pr , jfr. rapporten Investeringsprosjekter 2014: Prosjektnr Beskrivelse Foreslått budsjettendring Kommentarer: Tilknytningsgebyr/investeringer Etablering av vannforsyning i 6001 vann utbyggingsområder Finansieres av tilknytningsgebyr Tilknytningsgebyr/investeringer 6002 avløp Etablering av avløp i utbyggingsområder Finansieres av tilknytningsgebyr Tilknytningsgebyr/investeringer 6003 strøm Etablering av strøm i utbyggingsområder Finansieres av tilknytningsgebyr 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia Forsinket. Bestiller materiell i år, men rekker ikke å gjennomføre pga misforståelse mellom oss og leverandør. Lang leveringstid på betongelementer. Lagt i bestilling Reduksjon av låneopptak Kommunalteknisk norm Lavere kostnad enn budsjettert Redusert bruk av disposisjonsfond 6010 Fendring Bykaia Merkostnad pga endring av fendertype Finansieres av investeringsfond havn Havneterminal Budsjettramme må økes for å dekke medgåtte kostnader for å få ferdigstilt konseptskisse Finansieres av investeringsfond havn Havnebygg prosjektering Merforbruk grunnet endringer i konsept underveis i prosessen Finansieres av investeringsfond havn Avgassrensing KliF Budsjettramme justert ihht brev til JD/POA, hvor anslått kostnad i 2014 er 62 mill Avsetning til bundet investeringsfond Energibesparende gatebelysning Estimert mindreforbruk Redusert bruk av investeringsfond 6030 Bru Museumsveien Estimert mindreforbruk Reduksjon av låneopptak. Nærmiljøanlegg: belysning 6032 sentrum Noen utgifter tas i år, resterende overføres til Reduksjon av låneopptak Oljeutskiller ved avfallsanlegget Utsatt med tanke på relokalisering av avfallsanlegget Redusert bruk av investeringsfond Fjernvarme 6074 vannbehandlingsanlegg Lavere kostnad enn budsjettert Redusert bruk av disposisjonsfond

15 Prosjektnr Beskrivelse Foreslått budsjettendring Kommentarer: Detaljprosjektering viser høy kostnad. Prosjektet vurderes i forbindelse med budsjett 6091 Dosing elveløp Reduksjon av låneopptak. Forsinket på grunn av ulike problemstillinger til 6092 HP Vann Manganfilter teknisk løsning Reduksjon av låneopptak HP Vann Oppussing basseng FH Lavere kostnad enn budsjettert Reduksjon av låneopptak. Utsatt til 2015 pga feilestimering i budsjett, jfr 6099 HP Vann ledning Bykaia sak 49/ Reduksjon av låneopptak. TA Energiverk Utskifting 6200 panelvegger I prosess med leverandør vedr. rehabiliteringsprosjektet. Utførelse vil skje i Reduksjon av låneopptak TA Energiverk Ny sjøvannsledning Lavere kostnad enn budsjettert Reduksjon av låneopptak. TA Energiverk Komplett elkoblingsanlegg mellom Noe matriell er bestillt. Resterende materiell og 6205 hovedtransformator linjeavgang arbeid bestilles / utføres i Reduksjon av låneopptak. TA Energiverk Varsle og 6206 slukkeanlegg for hele bygget Utsatt oppstart Reduksjon av låneopptak. TA Energiverk Tilstandsvurdering vil bestemme videre 6208 Fjernvarmevekslere prosess Reduksjon av låneopptak. Ikke kommet i gang enda, men må gjennomføres i 2016 når turbin 2 er på revisjon. TA Energiverk Generatorluftkjøler Innkjøp gjennomføres i til begge generatorer Reduksjon av låneopptak. TA Energiverk Silo for 6216 dagbunkring Utsatt til Reduksjon av låneopptak. TA=Tilstandsanalyse Energiverket Premisser for avleggelse av regnskapet for Det foreslås at følgende premisser legges til grunn for avleggelse av regnskapet for 2014: Korkpengefondet godskrives med renteinntekter fra bankkonti som gjelder korkpenger. Longyearbyen lokalstyre har 3 velferdshytter. Fra er det innført betaling for bruk av hyttene, i den hensikt at inntektene skal brukes på hyttene. Ubrukte inntekter pr avsettes til disposisjonsfond øremerket velferdshyttene. Tjeneste Tjenesteboliger er budsjettert ut fra en forutsetning om at kostnadene (minus avskrivning) skal finansieres av husleie fra ansatte (selvkost). Evt overskudd på tjenesten avsettes til disposisjonsfond øremerket vedlikehold av ansattes boliger.

16 Andre forhold Opptak av lån manglende vedtak. Da vedtak om opptak av lån for 2014 ble fattet i fbm budsjettvedtaket for2014, var to lån avglemt: Fendering Bykaia (kr ) og Kaidekke og kulvert Bykaia (kr ). Tiltakene er beskrevet og låneopptak forutsatt i investeringsbudsjettet for 2014, men selve vedtaket om låneopptak mangler altså. I vedlagte rapportering på investeringsprosjekter beskrives det at prosjektet Kaidekke og kulvert Bykaia sitt lånebehov i år er endret fra 4,7 mill kr. til kr Lokalstyret bes om å fatte vedtak om opptak av lån på kr til Fendering Bykaia og kr til Kaidekke og kulvert. Lånene avdras over 20 år.

17 RAPPORT: Driftsregnskapet pr Enhet Regnskap pr Periodisert budsjett pr inkl endring Årsbudsjett Avvik i kroner Avvik i % ALLE Korreksjon Kommentar/tiltak Politisk virksomhet Administrasjonssj ef m/stab Noe periodiseringsavvik. Budsjettert med noe høyere møteaktivitet (med tilhørende møtegodtgjøring) enn det vi ligger an til pr 2.tertial Periodiseringsavvik (Korkpengene). Forventer mindreforbruk. Mindreforbruk pga vakanse i plan-stilling og utsatt oppstart på rullering av arealplan. Økonomi og IKT Forventer balanse ved årsslutt. Personal og organisasjon Forventer balanse ved årsslutt. Eiendom Fremdrift: Samlet, drift som normalt. Som normalt. Økonomi: Drift og forvaltning etter budsjett, totalen tilpasses. Vi får en merinntekt på ekste utleie grunnet utleie av boliger til nytt renseverk, totalt 24 stk. Budsjettet til tjenesteboliger er justert, da nødvendig vedlikehold gjør at noen boliger i perioder vil stå ledig. HMS/SHA: Ingen skader på våre ansatte eller eksterne. Eventuelt generelle avvik: Barn og unge Hovedutfordringene i enhet for barn og unge er ansvar 21 barnevern, som har en økning i kostnader på akuttplasseringer. Kostnadene øker men det gjør også refusjonene. Det ser ut til at enhet barn og unge vil gå i balanse.

18 Enhet Regnskap pr Periodisert budsjett pr inkl endring Årsbudsjett Avvik i kroner Avvik i % Korreksjon Kommentar/tiltak Kultur og idrett Enheten har et mindreforbruk på kr (18 %) ift vedtatt budsjett (kr (11 %) pr 1. tertial) kr overføres fra driftsbudsjettet til investeringsprosjekt 6305 "Utstyr Kulturhuset". Det forventes at enhetens nettobudsjett nås på årsbasis. I det etterfølgende kommenteres de enkelte budsjettavsnitt: 23 Kultur felles: Marginalt merforbruk (kr (3 %). 24 Kulturaktiviteter: Mindreforbruk på kr (28 %). Som ved forrige rapportering skyldes dette bl.a. periodisering av inntekter, som forventes benyttet i resterende del av året. Strøm/el.kraft/varme for kino og kulturhus er noe underbudsjettert. 25 Bibliotek: Mindreforbruk kr (13 %) skyldes i hovedsak mottatt overføring fra nasjonalbiblioteket (kr ) for hele 2014 (årsbudsjettet ikke er periodisert). Andre avvik mht mindreforbruk skyldes i hovedsak at høsten er mer aktiv både med bokinnkjøp og arrangementer. 26 Galleri: Mindreforbruk kr (16 %). Manglende fakturering av strøm og renholdskostnader, samt inntekter for august. 28 Svalbardhallen: Mindreforbruk på kr (50 %). Avviket skyldes i hovedsak periodisering (strøm kr (blir fakturert pr kvartal), fjernvarme kr (kun faktura fra 1. kvartal), renhold kr (juli/august ikke med) og utleie kr (faktureres pr kvartal )). I tillegg kommer serviceavtaler med ca kr i siste kvartal. Det er mao en del store poster på både inntekts- og utgiftssiden som belastes kvartalsvis. Budsjettet skal bli periodisert mhp tertial. Billettinntektene er fortsatt som forventet. 29 Ski- og uteanlegg: Merforbruk på kr (7 %). Avviket skyldes høyere driftsutgifter på tråkkemaskinen en budsjettert. 39 Kulturskolen: Merforbruk på kr (35 %). Lønnskostnader kommer til å overstige budsjett, og dette bør justeres. Noen personalposter er ikke budsjettert (vikar/sykdom, ann fravær og overtid). En del driftsposter er heller ikke budsjettert. Dette skal bli rettet opp i budsjett Salgsinntekter er overbudsjettert mht utleie av dirigent til 3 kor. Kun ett kor har kjøpt denne tjenesten for vårsemesteret, mens det blir 2 kor i høstsemesteret.

19 Enhet Longyearbyen skole Regnskap pr Periodisert budsjett pr inkl endring Årsbudsjett Avvik i kroner Avvik i % Korreksjon Kommentar/tiltak Per så viser regnskapet et underforbruk på ca kr. På grunn av et periodiseringsavvik innenfor drift av skole, er det reelle tallet ca i overforbruk. Dersom vi får korrigert matbudsjettet på SFO og får tilført noe friske midler til spesialundervisning, forventer vi å gå i balanse per Lønnskostnadene på grunnskolen viser pr andre tertial et overforbruk i forhold til budsjett, men dette er mindre enn ved første tertial. I så måte er vi fornøyd med utviklingen her. Vi antar fortsatt at vi er i stand til å hente inn (en del av) dette. Økte kostnader til barn med særskilte behov vil belaste budsjettet. Videregående: Underforbruk vår 2014 skyldes delvis at avdelingsleder Vg har vært ubesatt deler av forrige skoleår. På grunn av etterslep av arbeidsoppgaver og større prosjekter i regi av lokalstyre, øker vi administrasjonsressursen på avdelingsleder Vg nåværende skoleår. Dette vil gå opp mot det faktum at vi ikke har Vg2 ST fra høsten av, der det vil være noe innsparing. Det at vi ligger relativt greit an på videregående lønn,kan avhjelpe noe på grunnskolen. Avdelingsleder Vg vil også ha noe administrativt arbeid knyttet til grunnskole generelt. Vi overfører derfor i lønnsmidler fra Vg til grunnskole for å få et mer reelt bilde. Longyearbyen barnehage Kullungen barnehage Longyearbyen barnehage har hatt færre barn og lavere inntekt enn budsjettert. Dette har medført at det også har vært lavere bemanning og lønnsutgifter. Bemanning fra august 2014 i barnehagen vil være i samsvar med budsjett.nødvendige ekstratiltak blir dekt innenfor budsjett På grunn av noe lavere barnetall har man i lengre perioder gått med redusert bemanning. Høsten har blitt organisert noe annerledes med full bemanning grunnet barnegrupper med ekstra behov for voksentetthet og oppfølging. Kjøkkenassistentstilling er bakt inn i denne voksentetthet på avdelingene og alternativ organisering prøves i forhold til oppgaveløsning. Kjente refusjoner fra NAV har ikke vært budsjettert og gir et høyere underforbruk enn forventet. Noen ukjente forhold innen bygg og anlegg vil justere ned underforbruket, men totalt sett vil en pr ha et underforbruk i størrelsesorden ,-. Overføring av lønnsutgifter til ansvar 30 (Barn og Unge) øker også mindreforbruket på ansvarsområde 37.

20 Enhet Polarflokken barnehage Tekniske tjenester Regnskap pr Periodisert budsjett pr inkl endring Årsbudsjett Avvik i kroner Avvik i % Korreksjon Kommentar/tiltak På grunn av færre barn og lavere inntekter gjennom året forventer vi et mindre forbruk på kr ,- i forhold til Budsjett Dette til tross for at vi hele året har tatt inn en 100% ekstra personalressurs for særskilt tilrettelegging for enkeltbarn Følgende kommentarer til ansvarsområdene: Byggesak: Reduserte utgifter grunnet lavere lønnskostnader Kart og oppmåling: Økte inntekter grunnet flere deling og seksjoneringssaker samt reduserte lønnskostnader grunnet ubesatt stilling. Personell teknisk infrastruktur: Ingen avvik Vei og nærmiljø: Mindreforbruk på kr ,- Ikke mottatte fakturaer, og fakturaer som det er diskusjon rundt utgjør en stor andel. I tillegg ,- i økte salgsinntekter. Vann: Mindreforbruk på ,-. Merinntekt på salg ca kr , og lavere driftsutgifter på kr Antar balanse ved årsslutt. Avløp: Mindreforbruk på kr Kr i feilbudsjettert strøm som betales av fjernvarme ,- lavere driftsutgifter skyldes færre avvik ,- mindre på konsulenttjenester grunnet utsatt hovedplan avløp Renovasjon: For renovasjon ligger utgiftene kr ,- over budsjett. Kr ,- er grunnet utgifter søppelamnesti som finansieres via Svalbard miljøvernfond og refusjon fra tollvesenet. Kr ,- er konsulentkostnader for driftsprosjektet resipientundersøkelse, som ble utført i 2013 men ikke ferdig fakturert før i Pengene som ikke ble brukt i 2013 ble ikke overført til Merinntekter på kr ,- ift budsjett. Fjernvarme: For fyrhus ligger utgiftene kr ,- over budsjett grunnet flere stopp på Energiverket som medfører store dieselutgifter ved fyring i fyrhusene. Inntekter ligger ,- under budsjett. For undersentraler ligger utgiftene kr ,- over budsjett grunnet riktig fordeling av strømutgifter undersentraler. Disse har tidligere vært betalt av VA og er budsjettert der. Har også vært en hel del kostnader med lekkasjer. Evt merkostnader ved årsslutt finansieres ved bruk av selvkostfond fjernvarme.

21 Enhet Regnskap pr Periodisert budsjett pr inkl endring Årsbudsjett Avvik i kroner Avvik i % Korreksjon Kommentar/tiltak Brann og redning Vi har i 2. tertial et mindreforbruk på driftsregnskap som i hovedsak skyldes gjenstående oppgaver opp imot drift og og vedlikehold. Samtidig har vi fått en del merinntekter i 2. tertial, da i hht periodisert budsjett. Dette skyldes inntekter i forbindelse med direktevarsling brann for boliger, samt noe ekstra salg av varer og tjenester. Et lite periodiseringsavvik gir også noe utslag på mindreforbruk. Igjen så vil nok dette balansere seg ut i løpet av året. Vi har flere brannutrykninger pr 2. tertial i år, sammenlignet med fjoråret. Dette som følge av økte antall objekter tilkoblet 110- varslingssentral. Økt antall utrykninger er hensyntatt i budsjett, men noe uforutsigbart å periodisere. Vi har også flere ambulanseoppdrag hittil i år, sammenlignet med samme periode som i fjor. Prognose drift vil være i hht budsjett. Energiverket I tillegg til allerede bevilget 3 millioner ved 1.tertials rapportering, må energiverket tilføres ytterligere 2,2 millioner. Dette skyldes økt dieselforbruk, da det ved revisjonen av turbin med gear er oppdaget skade på en pinionaksel. Denne må produseres ny av VOIT i Tyskland. Denne reservedelen kan først leveres i midten av november, og det må derfor produseres kraft ved bruk av diesel. Omdisponering av midler internt på Energiverket gjør at økte entreprenørkostnader i forbindelse med gravearbeider (kabler), ca 1 mill kr, finansieres innenfor Energiverkets rammer. Vedlikeholdsplan følges. Det er noen interne justeringer mellom vedlikeholdsprosjektene, se rapporten for driftsprosjekter. Longyearbyen havn Avvik skyldes i hovedsak periodiseringsavvik, både på kostnads- og inntektssiden. Kostnader knyttet til oppfølging av havnebåt vil bli dekket gjennom avtale med Kystverket. Merkostnader i forbindelse med ombygging av Longyear II og tilpasning av fortøyningsbåten Andungen dekkes inn over økte driftsinntekter/økt tjeneste. Endelig budsjett inntekter og kostnader for lostjenesten vil bli justert når endelig kostnadsbilde er klart ved overtagelse av nytt havne/-tilbringerfartøy. Kostnads- og omsetningsbildet totalt er i henhold til budsjett. Finans God likviditet vil gi høyere renteinntekter enn budsjettert. Kr i økt statsstøtte til LL som følge av at endring i kontantstøtteordningen ikke har hatt forventet effekt på landsbasis.overføring fra Kultur (driftsbudsjett) til investeringsprosjektet "Utstyr Kulturhuset" (kr ).

22 RAPPORT: DRIFTSPROSJEKTER 2014 VHP = Vedlikeholdsplan = Helse - miljø - sikkerhet på arbeidsplassen. SHA = Sikkerhet - helse - arbeidsmiljø når eksterne arbeider for LL Prosjekt Regnskap Årsbudsjett Avvik i kr pr Korreksjon Kommentar/tiltak 1401 VHP energiverk - Bunkringsanlegg Fremdrift: Ikke startet. Innkjøp av materiell i år. Økonomi: Bilag er ført på feil prosjekt, skal på inn i vanlig drift 1402 VHP energiverk - Kjeler Fremdrift: Ok OK Økonomi: Nye kull kastere skal bestilles 1403 VHP energiverk - Damp/kondensat Fremdrift: Igangsatt, noe materiell mottatt Økonomi: ok HMS/SHA:Ingen 1404 VHP energiverk - Turbintog Fremdrift: Turbin ankommer LYB i uke 38 og blir montert ved ankomst. Oppstart av turbin vil bli forsinket grunnet produkjson av ny aksling mellom g og turbin. Pr i dag forventes denne å bli ferdig i uke 46. Prøver å fremskynde levering. Økonomi: Revisjon er innenfor ramme. Betales i Euro. Kurs pr er kr 8,15. Kritisk kurs er kr 8,50 HMS 1405 VHP energiverk - Røykgassanlegg 1406 VHP energiverk - Spisslastdiesel Fremdrift: Økonomi: skal konteres på renseverk HMS/SHA: Fremdrift: Ikke igangsatt Økonomi: ok HMS/SHA:

23 Prosjekt Regnskap Årsbudsjett Avvik i kr pr Korreksjon Kommentar/tiltak 1407 VHP energiverk - Reservediesel Fremdrift: Service aggregater gjennomføres til høsten. Budsjettramme redusert fordi koblingsanlegg reservekraft er overført til investeringsprosjekt Økonomi: ok 1408 VHP energiverk - El.distribusjon Fremdrift: HN 3 er snart ferdigstilt, LD 6 ferdig oktober ok Økonomi: Fakturaer er feilbelastet investeringsregnskapet. Finansieres ved omdisponering fra budsjetterte utgifter til reparasjoner VHP energiverk - Øvrige komp: vedl.h.arb i hht OEC 1410 VHP energiverk - Sjøvannsanlegg 1411 VHP energiverk - Fjernvarmeanlegg Fremdrift: Følger de enkelte deler i Vedlikeholdsplan. -Avløpsledning startes innvendig i vinter og tas utvendig til neste år. Resterende bevilgning brukes neste år. Det er mottatt delleveranse for frekvensstyrte motorer til vifte og pumper, montasje gjenstår Økonomi: ok Fremdrift: ferdigstillt ok Økonomi: ok HMS/SHA: Fremdrift: Arbeidet ikke igangsatt OK Økonomi: Feilfæring skal på prosjekt 1409 kr ,- HMS/SHA: OK 1412 Energiverket - Rist i kjele Fremdrift:Arbeidet i gangsatt 20.05, demontering, kontroll av tilsendte deler etc. Arbeid ferdigstillt. OK Økonomi: sluttregning ikke mottatt, kan beløpe seg til over 2 MKr HMS/SHA:OK

24 Prosjekt Regnskap Årsbudsjett Avvik i kr pr Korreksjon Kommentar/tiltak 1413 VHP energiverk - Øvrige komp, trykkluftsanl 1414 VHP energiverk - Øvrige komp: ventilasjon 1415 VHP energiverk - Øvrige komp: MISC 1416 VHP energiverk - Øvrige komp: serviceavtale 1417 VHP energiverk - Øvrige komp: UPS 1418 VHP energiverk - Øvrige komp: utskift frekvensomf Fremdrift: ikke bestillt Økonomi: Fremdrift: ikke bestillt Økonomi: Fremdrift: ikke bestillt Økonomi: Fremdrift: ikke startet Økonomi: Innkjøp av batterier i år. Resten neste år Fremdrift: Varer bestilt i 2013, levert i Arbeid utføres i år. Samlet kostnad ca kr Faktura er mottatt, men er feilført på prosjekt Dette vil bli rettet opp. Økonomi:

25 RAPPORT: INVESTERINGSPROSJEKTER 2014 = Helse - miljø - sikkerhet på arbeidsplassen. SHA = Sikkerhet - helse - arbeidsmiljø når eksterne arbeider for LL Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak ALLE Tilknytingsgebyr/investeringer Vann Fremdrift: Tas fortløpende av allerede godkjente/innbetalte gebyr og byggesaker. Økonomi: Finansieres av tilknytningsgebyr Tilknytingsgebyr/investeringer Avløp Fremdrift: Tas fortløpende av allerede godkjente/innbetalte gebyr og byggesaker. Økonomi: Finansieres av tilknytningsgebyr Tilknytingsgebyr/investeringer Fjernvarme Fremdrift: Fjernvarmetilknyting iht. plan. Økonomi: Finansieres av tilknytningsgebyr som innbetales i år. Så langt ser vi ut å ende opp rundt budsjett, men er beroende av hva av tilknytninger som eventuelt kommer i løpet av høsten Tilknytingsgebyr/investeringer Strøm HP Avfall - Restavfallscontainere Fremdrift: Tilknytting av strøm iht. plan. Økonomi: Finansieres av tilknytningsgebyr som innbetales i år. ingen avvik ingen hendelser Fremdrift: Containere er innkjøpt og levert. Økonomi: Etter budsjett. Inga.

26 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia Fremdrift: Forsinket. Bestiller materiell i år, men rekker ikke å gjennomføre pga misforståelse mellom oss og leverandør. Lang leveringstid på betongelementer. Lagt i bestilling. Blir ikke gjennomført i hht fremdriftplan. Økonomi: Materiell bestilles, men kostnad for arbeid utsettes til neste år Kommunalteknisk norm Fremdrift: Normen skulle vært ferdig i Vanskelig å finne fram riktige dokument til normen. Er i sluttfasen nå. Vanskelig å få riktig kvalitet i første omgang, men dette blir et levende dokument som utbedres ved nye erfaringer. Økonomi: Ubenyttede midler fra 2013 er overført til Blir ikke til å bruke alle penger. Budsjettkorrigeres med , Los-båt Fremdrift: Nybygg er mer enn 3 måneder forsinket. Uryddig prosjektledelse hos verftet og kompliserte systemer har medført dobbeltarbeid og tid benyttet til omgjøring av løsninger og kvalitet som ikke har vært i henhold til spesifikasjon. Vi har sendt brev til verftet hvor vi krever forlengede garantier og at dagbøter gjøres gjeldende. I forhold til opprinnelig kontraktspris vil endelig oppgjør, tillagt endringer fra vår side og fratrukket dagbøter ventelig ligge ca. 5% under kontraktspris. Her er valutausikkerhet ikke hensyntatt. Longyear II som har siden 2. Juni fungert som losbåt og har løst den oppgaven bra i Isfjordområde. Båten vil være i drift til ny båt forventes å ankomme Longyearbyen ultimo oktober. Alle kostnader i prosjektet vil ved overlevering henføres endelig avtale med Kystverket. Økonomi:

27 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6010 Fendring Bykaia Fremdrift: Overtakelse gjennomført Problemer med innfesting av fender. Økonomi: Forventer et merforbruk på kr grunnet endring av fendertype. Prosjektet må budsjettreguleres. Problemer med at trosse henger seg fast i fender. Entreprenør kommer opp i uke for å utbedre avvik. Ingen skader rapport i prosjektet Havneterminal Fremdrift: Konseptskisse ferdig utarbeidet. Videre prosess ikke avklart grunnet manglende budsjettramme Økonomi: Budsjettramme må økes for å dekke medgåtte kostnader for å få ferdigstilt konseptskisse. Finansieres med bruk av investeringsfond havn. HMS 6012 Flytekai - skisseprosjekt Fremdrift: Konsept ferdig utarbeidet. Er i startfasen med å se på et samarbeidsprosjekt med Tschudi shipping og Dr. techn. Olav Olsen med realisering av prosjektet. Herunder en søknad til Innovasjon Norge for finansiering av videre prosess. Økonomi: Videre prosess kan delfinansieres med tilskudd fra JD Havnebygg - prosjektering Fremdrift: Konsept ferdig utarbeidet. Videre prosess er avhengig av økt økonomisk ramme. Økonomi: Merforbruk grunnet endringer i konsept underveis i prosessen. Budsjettreguleres og finansieres ved bruk av Investeringsfond havn. HMS 6020 Avgassrensing KliF Rapportering blir gjort i eget brev til JD/POA Budsjettramme justert ihht brev til JD/POA, hvor anslått kostnad i 2014 er 62 mill.

28 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6029 Energibesparende gatebelysning Fremdrift: Prosjektet mangler noen få utskiftninger opp mot sverdrupsbyen for å være ferdigstilt. Får enovastøtte så snart revisorerklæring mottas. Økonomi: Prosjektet er ferdigstilt Bru Museumsveien Fremdrift: Prosjektet er gjennomført. Gjenstår en faktura fra SVV og LNS samt refusjon fra Sweco OK Økonomi: Forventer refusjon på kr fra Sweco. Estimert mindreforbruk på kr Budsjettreguleres. Ingen personskader eller tilløp til personskader 6031 Asfaltering veier/plasser Fremdrift: Ferdig. Ikke ønsket kvalitet, ikke nok asfalt. Økonomi: Mindre forbruk enn budsjettert, ikke mottatt faktura ennå. Ingen skader eller hendelser i prosjektet 6032 Nærmiljløanlegg: belysning sentrum Fremdrift: Prosjektet var planlagt gjennomført høsten Da vi startet viste det seg merarbeid med strømforsyning. Prosjektet blir større enn antatt. Elektriske ledninger er utgått på levetid og må skiftes. Utsettes til etter vinteren. Dårligere kvalitet enn anntatt, redifinere prosjektet. Økonomi: Noen utgifter tas i år, resterende overføres til Brannbil/høyderedskap Oljeutskiller ved avfallsanlegget Fremdrift: Bil overtatt og ankommet LYB. Sluttfaktura oversendt økonomi. Bil levert etter spesifikasjon Økonomi: Etter budsjett. Fremdrift: Utsatt med tanke på relokalisering av avfallsanlegget. Økonomi: Overføres til 2015 HMS

29 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6041 HP avfall: Sigevannsrensing Fjernvarme vannbehandlingsanlegg Fremdrift: Blir utført i september/oktober Økonomi: HMS Fremdrift: Innkjøpt og satt i drift. Økonomi: Penger overført fra Budsjettkorrigeres med HMS 6075 Rehabilitering undersentraler/rørkasser Fremdrift: Utskifting av avløp i rørkasse U286 påbegynt. Venter på pris for renovering U283. Økonomi: 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Fremdrift: Fremdriften ligger etter planen, da det etter gjennomført anbudskonkurranse ble besluttet å endre anleggsperioden for prosjektet. Arbeider starter opp i uke 40. Økonomi: Budsjettkorrigering til 5 mill. i 2014, jfr sak 31/14 i lokalstyret Slagg- og askedeponi Fremdrift: Konsulent har utarbeidet etterspurt dokumentasjon fra Miljødirektoratet vedr innsendt søknad om opprettelse av deponi. Oversendt i august til Miljødir. Økonomi: Avhenger av tilbakemelding fra Miljødir. hvor langt vi kommer i år med etableringen.

30 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6082 Refundamentering Trafokiosker Fremdrift: HN 3 er snart ferdigstilt, LD 6 ferdig oktober OK Økonomi: Feilført. Prosjektet er en del av vedlikeholdsplanen Energiverket, og skal belastes driftsbudsjettet. Ingen hendelser 6083 Fjernavlesning el Fremdrift: iht. plan. Økonomi: ok 6084 Skisseprosjekt/ombygging Næringsbygget 6085 Utbedring fundamenter 212, 214 og spisshus Fremdrift: Flere små prosjekter og noen store. ombygging av kontorer er ferdig. Arkiv er bestiltt, ankommer båt uke 39. Økonomi: Forventer og ende på budsjett HMS/SHA: Ingen skader. Eventuelt generelle avvik Fremdrift: 212 er ferdig, 214 ferdig, 230 under arbeid. Iht. krav. Økonomi: Forventer/ ligger an til og ende på budsjett. HMS/SHA: ingen skader Eventuelt generelle avvik: 6086 RNB 2013: Kontroll- og styringssystemer Fremdrift: Utstyr er mottatt, montering gjenstår dublisering av kontrollrommet på energiverket. Vil bli gjennomført når begge kjeler er operative, antatt i november. Planlagt oppstart usikker. SD-anlegg i fyrhus er montert og kjørt i gang. Økonomi: Videreført fra Finansieres ved mottatt stats-tilskudd i Revidert Nasjonalbudsjett HMS 6087 RNB 2013: Energiverket - bygn.messige utfordringer Fremdrift: I henhold til fremdriftsplan. Venter på pumpe deretter klart til oppstart. Iht. krav. Økonomi: Finansieres ved mottatt stats-tilskudd i Revidert Nasjonalbudsjett HMS/SHA: Ingen skader Eventuelt generelle avvik. Ingen

31 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv Fremdrift: I henhold til fremdriftsplan. Det har vært oppstart av scanning og innlegging i ISY Jobtech siden forrige rapportering, dette blir gjort av en sommervikar som også fortsetter på timesbasis utover høsten på foreløpig ubestemt tid. Innstillingene på tegningene som scannes inn er hentet fra Statkraft sin kravspesifikasjon på tegninger. Økonomi: Finansieres ved mottatt stats-tilskudd i Revidert Nasjonalbudsjett HMS/SHA: Eventuelt generelle avvik RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper Fremdrift: Ligger etter plan siden vi fant ut at det kunne være hensiktsmessig å se på et nytt bygg og fjerne H320 og Sandlagret. Sweco har tatt fram prisoverslag for nytt bygg. Installasjon av reservepump i fyrhus 4 er bestilt. Økonomi: Finansieres ved mottatt stats-tilskudd i Revidert Nasjonalbudsjett HP Vann - Nylegging inntaksledning Fremdrift: Forsinket, ok i fht milepæler. Står ferdig november Økonomi: Bevilgningen økt med 1,4 mill kr Jfr Lokalstyret 17/6. Økningen har ved en feil havnet på prosjekt Dette vil bli rettet opp. Nye tekniske løsninger er kommet underveis HP Vann - Dosing elveløp mv Fremdrift: Mye arbeid med detaljprosjekteringen. Bak fremdrift. Detaljprosjekteringen viser høy kostnad. Vurderes i forbindelse med budsjett Økonomi: Reell korrigering blir 1,9mill, da 1,4mill feilaktig er lagt til dette prosjektet (skal på 6090). Ubenyttede midler fra 2014 overføres til HP Vann - Manganfilter Fremdrift: Forsinket på grunn av ulike problemstillinger til teknisk løsning. Ferdig rapport mottatt, må ta stilling til løsning. Økonomi: Ny sum tas inn for budsjett 2015.

32 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6093 HP Vann - Oppussing basseng FH HP Vann - ledning Bykaia Fremdrift: Ferdigstilt og satt i drift. OK Økonomi: OK, på budsjett. Ingen personskader eller tilløp til personskade Fremdrift: Utsatt til 2015 pga feilestimering i budsjett. Vedtatt i Lokalstyret sak 49/14. Økonomi: Ubenyttede midler fra 2014 overføres til HP Vann - ledning Haugen Fremdrift: Ikke satt i gang hos konsulent enda. venter til gjennomgang av HP vann TA Energiverk - Utskifting panelvegger Fremdrift: I prosess med leverandør vedr. rehabiliterings-prosjektet. Utførelse vil skje i Økonomi: Ikke avklart enda. Imøteser estimat fra leverandør. Kan bli belastet med avregning på materialer i år. Dette avklares med leverandør inne oktober i år TA Energiverk - Fjerne murverk på nedre drum Fremdrift: Arbeidet med kjel 1 er forsinket grunnet feil på rist. Kjel 2 tas fortløpende når kjel 1 er klar til oppstart i løpet uke 37. Økonomi: Mulig merforbruk avhengig av omfang på tilstandsanalyse av underbeholder kjel 2. Kjel 1 så bra ut.

33 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler Fremdrift: Siemens har vært på befaring for å se om det er mulig å fjerne gammel kondenser eller om denne må rehabiliteres. Rapport vil foreligge i løpet av høsten. Vil uansett ikke skiftes ut før turbinrevisjon i Lang bestillingstid, rundt 15 mnd. Økonomi: Vil i år bli belastet med kostnader rundt vurdering om det er plass for montering av ny kondenser på rundt kr TA Energiverk - Installere nytt system for måling av vannkvalitet Fremdrift: Montering av CO2 filter gjenstår. Blir utført i oktober ok Økonomi: Innenfor budsjett TA Energiverk - Ny sjøvannsledning Fremdrift: Overtakelse gjennomført. Gjenstår kun sluttfaktura. Økonomi: Avventer sluttfaktura. Prognose for prosjektet ca 2,2 MNOK. Ingen skader meldt i prosjektperioden 6205 TA Energiverk - Komplett el koblingsanl ml hovedtransformator - linjeavgang Fremdrift: Noe matriell er bestillt, men ikke fakturert. Resterende materiell og arbeid bestilles / utføres i Økonomi: ok Budsjetterte kostnader til koblingsanlegg og transformatorstasjon ved reservekraftverket. Dette er flere vern, spenningsregulatorer, koblingsanlegg ved reservekraft, samt nye tilførsler ut mot nettet. Dette har en ramme på 2,5 mill kr for 2014, 1 mill kr i 2015 og 1 mill kr i TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget Fremdrift: Ikke startet opp, forventer oppstart 2015 Økonomi: HMS/SHA: Eventuelt generelle avvik:

34 Prosjekt 6207 TA Energiverk - Sjøvannsfilter etter pumper Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak Fremdrift: Etablering av nytt bygg pågår. Forventer å bli ferdig medio oktober. Økonomi: I hht budsjett 6208 TA Energiverk - Fjernvarmevekslere Fremdrift: Tilstandsvurdering er enda ikke gjennomført. Vil engasjere Force når de kommer opp for å inspisere kjel 2 i høst.på bakgrunn av denne vil videre prosess bli bestemt. Økonomi: 6210 TA Energiverk - Generatorluftkjøler til begge generatorer 6212 TA Energiverk - Trykkholdestasjon for fjernvarme 6213 TA Energiverk - Reguleringsventiler for vannbehandling Fremdrift: Ikke kommet i gang enda, men må gjennomføres i 2016 når turbin 2 er på revisjon. Innkjøp gjennomføres i 2015 Økonomi: Utsettes til 2015 N/A N/A N/A Fremdrift: Leverandør beregner størrelse og kommer med tilbud. Er bestilt men har lang leveringstid. Ankommer Oslo preliminært uke 45. Økonomi: Fremdrift: Gjenstår litt småarbeid og deler før prosjektet er ferdig OK Økonomi: OK HMS/SHA: 6216 TA Energiverk - Silo for dagbunkring Fremdrift: Prosjektet vurderes gjennomført, men er i en fase der vi ser på andre løsninger vedr. lagring av kull i byen opp imot kritisk mengde og leveransesikkerhet. Økonomi: Prosjektering vil avdekke løsning og omfang. Utsettes til 2015

35 Prosjekt Regnskap pr Budsjett inkl. endring Avvik Budsjettendring Kommentar/tiltak 6301 Ikt-investeringer skolen Beløpet vil bl.a. bli brukt til innkjøp av bærbare pc er, samt videreføring av ordning med innkjøp av pc er til 1. vg. Fremdrift: Stykkpris vil ligge mellom kr. Testing/ vurdering sees i sammenheng med behovsvurdering, pris og kvalitet i et 3-årsperspektiv. Økonomi: Innen budsjett Lønn-/personal-/økonomisystem Fremdrift:Prosjektet startet i Grunnmodulene i regnskap og lønn i Visma Enterprise tatt i bruk I 2014 innføres flere fagmoduler innen økonomi og personal. Prosjektet holder i hovedsak framdriftsplanen. Systemet virker tilfredsstillende. Økonomi: Innen budsjett. Enkelte moduler er forsinket fra leverandørens side, og noen moduler vil ikke bli innført før i Utstyr Svalbardhallen Utstyr Kulturhuset Fremdrift: Prosjektet startet i Sluttføres i Økonomi: Ubenyttede midler fra 2013 (fond) overføres til Ferdigstilles i 2014 Fremdrift: Div mindre innkjøp. Økonomi: Dekkes inn via overføring fra driftsbudsjettet. Dekkes inn via overføring fra driftsbudsjett Finans / interne transaksjoner Inndekking av underskudd på investeringsregnskapet for 2013.

36 Justis- og beredskapsdepartementet v/polaravdelingen Postboks 8005 Dep 0030 OSLO Deres referanse: Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/ K24 Jørn P. Myrlund Tertialrapport 2. tertial Nytt renseanlegg ved Longyear energiverk Dette notatet vil kort oppsummere status i prosjektet «Nytt renseanlegg Longyear energiverk» etter 2 tertial 2014 med henblikk på økonomi, fremdrift, HMS, avvik og kvalitet. Økonomi: I 2 tertial er det medgått 20,6 MNOK. Totalt for hele prosjektet er det medgått 35,4 MNOK. Forventet belastning i 2014 er 62 MNOK. Entreprisekontrakten med LAB er i Euro ( ), slik at prosjektet vil ha påvirkning av endringer i Eurokursen. Gjenstående utestående i for 2014 i henhold til betalingsplan er 4,7 M. For 2015 vil 3,5 M være gjenstand for valutausikkerhet. Med dagens kurs på kr 8,28 pr, vil sluttsum for entreprisen fortsatt være 97,4 MNOK. I tillegg kommer øvrige kostnader på 11 MNOK til prosjektledelse og lignende. Prosjektet vil da ha en buffer/reserve på 11,3 MNOK innenfor totalrammen på 119,7 MNOK. Ingen endringer i forhold til kontrakt er registrert i perioden.