Møteinnkalling. Halden kommune. Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: Tidspunkt: 17:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2016/11 PS 2016/12 PS 2016/13 PS 2016/14 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker RS 2016/3 Økonomirapport pr. mars 2016/812 RS 2016/4 PS 2016/15 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden Sykefraværsstatistikk og rapporter fra kommunalavdelingene pr. 1. kvartal /3157 Side nr. Jan Erik Erichsen utvalgsleder Side2

3 PS2016/11Godkjenningavinnkalling PS2016/12Godkjenningavsaksliste PS2016/13Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side3

4 PS2016/14Referatsaker Side4

5 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Cathrine Gjessing Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 NAV 3 Sentral/Felles 4 Undervisning og oppvekst 5 Kultur 6 Helse og Omsorg 7 Teknisk 8 Oversikt pr. enhet Medsaksbehandlere Kommunalsjefer Økonomikonsulenter Alle kommunalavdelinger Økonomiavdeling Tall og tekst til de respektive områder Bistand i økonomirapportarbeid Økonomirapport pr. mars Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Skjør balanse Tre måneder inn i 2016 rapporteres det totalt sett om en skjør balanse vil bli nok et krevende år for kommunen og i henhold til forpliktende plan skal underskuddsinndekking i år økes til 20 mill. kr. i Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapporten tas til etterretning. Rådmannen arbeider videre med gjennomføring av tiltak for å sikre balanse i 2016.

6 Saksutredning: Bakgrunn Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Generelt om de valgte kriteriene Det vurderes dithen at det er økonomiske forhold som er vesentlige for vurdering av denne saken. Kommunestyret vedtok i sak 2015/ 154 budsjett for 2016: «..4. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapporten pr. mars Rapporten viser et tallmessig merforbruk på ca. 1 mill. kr. Rådmannen har balanse som overordnet mål og forventet resultat for Vi er inne i nok et krevende år hvor det er svært viktig å bygge videre på det gode grunnlaget vi har opparbeidet oss. Balanse ved utgangen av året forutsetter et fortsatt stort fokus på systematisk arbeid for å sikre god økonomistyring, sunn økonomi og et handlingsrom for fremtiden. Årsprognose pr. mars Prognose pr. Prognoseavvik Budsjett Tall i mkr mars pr. mars Fellesinntekter , ,533 0,000 Sentral/ Felles 100,054 99,504 0,550 NAV 57,296 57,294 0,002 Undervisning og oppvekst 610, ,721 0,021 Helse og omsorg 586, ,652 0,158 Teknisk 67,255 68,907-1,652 Kultur 41,374 41,371 0,003 VAR og Havn 0,000-0,000 Totalt 0,00 0,92-0,92 Kommentarer Fellesinntekter Skatteinntektene for 2016 er basert på departementets prognoser for nasjonal skatteinngang, samt Halden kommunes relative andel på 76,9 % av landsgjennomsnittet. Hittil i år ser vi totalt for kommunene en vekst på 5,4 % sammenlignet med fjoråret, mens skatteveksten, i nasjonalbudsjettet, ble anslått til 6 %. Skatteøret ble i statsbudsjettet økt fra 11,35 til 11,80 og disse endringene begynner nå å gi effekt. Det er for tidlig å si noe om den samlede

7 skatteinngangen for året, og det må opplyses om at skatteprognosene alltid vil være et stort usikkerhetsmoment. Rammetilskuddsprognosen for 2016 er i tråd med nivået som regjeringen anslo i forbindelse med fremleggelsen av statsbudsjett for Det er ikke regulert etter budsjettforliket hvilket betyr at det heller ikke er regulert for reversering av skatteoppkreverreformen. Dette innebærer en underbudsjettering av inntektene i størrelsesorden 3 mill. kr i kommunens favør. Samtidig må det meldes om usikkerhet knyttet til budsjettert og prognostisert utbytte fra Østfold Energi i størrelsesorden på 4 mill. kr. da signaler fra styret i Østfold Energi tyder på at det ikke vil bli utbetalt minimumsutbytte for Det avventes vedtak vedrørende utbytte før det gjøres eventuelle endringer og fellesinntektene prognostiserer totalt sett balanse. NAV Regnskapstallene for mars og prognosen videre for 2016 viser foreløpig balanse. Det er imidlertid mange usikkerhetsmomenter, blant annet omkring utgifter og inntekter forbundet med bosetting av flyktninger. I henhold til kommunestyrevedtak er det i prognosen hensyntatt at NAV skal bosette 55 personer for Av disse er det foreløpig kun 5 som har ankommet og det er vanskelig å beregne eksakte inntekter og utgifter i forbindelse med dette. Det blir gjort forløpende vurderinger i prognosearbeidet for å få bedre oversikt og det foretas budsjettjusteringer underveis. I tillegg til de 5 som er bosatt i 2016 har 14 personer ankommet til Halden i forbindelse med familiegjenforening. Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Sentraladministrasjon og fellesfunksjoner rapporterer, pr. mars, om en mindreforbruk på 0,5 mill. kr. Årsak til nedgang fra forrige måned skyldes i hovedsak reduksjon av prognostisert sykefravær i enhetene. Det positive avviket i inntekter er i hovedsak et resultat av at ulike støttefunksjoner forventer noe økning i inntekter fra VAR-området. Helse og omsorg Kommunalavdelingen rapporter, etter tre måneders drift, om en prognose i balanse. Det vil gjennom hele 2016 være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter. Tiltak i henhold til budsjett 2016 er innarbeidet, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster som vil kreve særskilt fokus. Behovet for å besette stillinger samt behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte vurderes kontinuerlig. For tiden er det store utfordringer vedrørende tilsetting av sykepleiere og dette gir økte bemanningsutgifter fra byrå. Kommunalavdelingen arbeider med å ha klare strategier for å rekruttere og beholde riktig kompetanse for å møte behovene hos brukerne. Undervisning og oppvekst Kommunalavdelingen for undervisning og oppvekst rapporterer balanse pr. mars. Det jobbes systematisk med budsjettet for 2016, og prosess for å iverksette tiltak for forventet innsparing er påbegynt. Kommunalavdelingen har som mål å gå i balanse ved utgangen av året. Barnevern leverer en prognose som viser et merforbruk på 3 mill. kr. Merforbruk er i sin helhet relatert til to plasseringer som gir økonomiske utfordringer. Når det gjelder det ene tilfellet er beløp overskytende kommunal andel ikke hensyntatt i budsjettet tidligere. Den andre plasseringen er relatert til en enslig, mindreårig flyktning som har vært bosatt i privat omsorgssenter og som hadde behov for en annen omsorgsbase. I følge foreløpige meldinger fra staten må kommunen bære alle kostnadene for tiltaket alene. Dette forholdet vil utredes ytterligere.

8 Innenfor kommunalavdelingen pågår det fortsatt prosesser rundt vedtatte tiltak som går på bemanningsreduksjon. For å få til en rettferdig og balansert fordeling av kuttene har en valgt å gjøre en detaljert kartlegging av skolene. Kartleggingen er ferdig i medio april. Kultur Enheten rapporterer om en prognose i balanse. Avvik innenfor utgifter skyldes i hovedsak avregninger i forhold til leieutgifter. Dette kompenseres av høyere inntekter enn budsjettert på Remmen svømmehall og Brygga kultursal. Enheten har som mål å bringe utgiftssiden ned, da spesielt ved Kultursalen, men også i øvrige områder. Teknisk Kommunalavdeling teknisk sin prognose for mars tilsier et merforbruk på ca. 1,7 mill. kr. Drift, isolert sett, tilsier et mindreforbruk på 0,3 mill. kr. men forhold knyttet til tilbakekjøp av eiendom fra HKP og forventet effekt fra januar tilsier foreløpig et prognostisert merforbruk på husleie tilsvarende ca. 2 mill. kr. Videre viser tidligere erfaring samt regnskapsførte utgifter til nå at eiendomsavdelingen vil få utfordringer knyttet til vedlikehold og oppgradering av el- og ventilasjonsanlegg. På den andre siden kan Rokke avfallsplass vise til en svært god start på året med en økning i inntekter i forhold til budsjettert. VAR Selvkostområdene Vann, Avløp og Renovasjon prognostiserer totalt et merforbruk tilsvarende 1,8 mill. kr. Innenfor området for avløp viser prognosene et mindreforbruk på 0,9 mill. kr. Dette er i hovedsak som følge av reduserte utgifter til bortkjøring av slam knyttet til omgjøring og oppdatering av renseanlegget. Prognosene for renovasjonsordningen viser et mindreforbruk på 0,4 mill. kr, mens prognosene for vannområdet viser et merforbruk 3 mill. kr. Sistnevnte som en følge av avregninger i forhold til avlesing av vannmålere. Brutto lønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/- områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler)

9 Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose Sentral/felles inkl.nav Avvik årsprognose 10 Fastlønn Variabel lønn Undervisning og oppvekst 10 Fastlønn Variabel lønn Helse og omsorg 10 Fastlønn Variabel lønn Kultur 10 Fastlønn Variabel lønn Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Regnskap Budsjett Regnskap i fjor Tabellen over viser bruttolønnsutviklingen i mill. kr. Bruttolønnsbelastningen for mars er ca. 0,5 mill. kr høyere enn periodisert budsjett og ca. 2,5 mill. kr. høyere enn regnskap For april er regnskapstall ca. 1,5 mill. kr lavere enn budsjett og ca. 2,3 mill. kr. høyere enn fjorårets regnskapstall. Samlet sett er vi hittil i år 0,5 mill. kr. over budsjett, mens vi hittil i år har hatt 11 mill. kr. mer i lønnsutgifter enn vi hadde på samme tidspunkt i fjor. De økte utgiftene i forhold til fjoråret skyldes i hovedsak lønnsveksten. I tillegg har vi i år hatt påske tidligere enn i 2015, noe som resulterer i forskyvninger i lønnsbelastning i forhold til fjoråret. Det må presiseres at periodiseringen ikke er 100 % nøyaktig ettersom den i hovedsak gjøres på et overordnet nivå. I tillegg vil lønnsbelastningen variere fra år til år når helligdager havner i ulike perioder.

10 Oppsummering av prognose og avvik Økonomirapport HK, eks. VAR og Havn 'Periode 03/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Totalt tall i 1000 kr. Likviditet Grafen viser saldo på konsernkonto og bruk av trekkrettigheten fra og hittil i år. - ( ,00) ( ,00) ( ,00) ( ,00) ( ,00) ( ,00) Konsernkonto Trekkrettighet ( ,00) ( ,00) ( ,00) ( ,00) Trekkrettigheten ble, i begynnelsen av 2015, økt fra 350 mill. kr til 450 mill. kr og denne er videreført i Økningen på 100 mill. kr. tilsvarer ca. en måned med lønnsutbetalinger. Hittil i år har gjennomsnittlig bruk av trekkrettighet vært 207 mill. kr, mens gjennomsnitt fra og frem til i dag er ca. 227 mill. kr. Likviditetsoversiktene for fjoråret viste en klar forbedring utover fjoråret, hvilket er en naturlig effekt av den driftsmessige forbedringen Halden kommune har hatt de to siste årene. Ut i fra grafisk fremstilling kan en se klare tendenser der rammetilskudd mottas samt når lønn utbetales. Vi ser i tillegg en nedadgående trend hittil i år som delvis skyldes investeringer og at vi foreløpig hittil i år ikke har tatt opp noen nye lån til finansiering av disse. Kommunen vil også i 2016 være i behov av en betydelig trekkrettighet, spesielt i månedene august og desember da rammetilskudd ikke utbetales. Finans Halden kommune har ved inngangen av 2016 et lånevolum på 1,79 mrd. kr. til eksterne långivere eksklusiv startlån og pensjonsforpliktelser. Andelen av gjeldsportefølje med bundet rente mer enn et år frem i tid utgjør 46 %. Gjennomsnittlig rentebindingstid for porteføljen er 3,1 år. Porteføljen har en relativt høy sikringsgrad, noe som innebærer at risikoen for en økt

11 rentekostnad i nærmeste fremtid er mindre sammenlignet med portefølje med lavere sikringsgrad. Det rapporteres Dokumentet er elektronisk godkjent av: Iren Vestskogen

12 Økonomirapport Fellesinntekter Periode 03/16 Regnskap hittil Årsbudsjett Årsprognose Avvik Rammetilskudd Skatt inntekt/formue Skjønnstilskudd 0 0 Kompensasjonstilskudd Sum statstilskudd Eiendomsskatt "Verk og bruk" Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" Sum eiendomsskatt Renter løpende lån Renter formidlingslån Renter driftskonto Andre finanskostnader Avdrag lån Sum finansutgifter Renter bankinnskudd fond Renter utlån Utbytte fra selskaper Sum finansinntekter Andre inntekter Sum motpost avskrivninger/ andre inntekter Underskuddsinndekning Avsetning til/ bruk av bundne fond Avsetning til/ bruk av disposisjonsfond Sum disposisjoner Sum fellesinntekter Side5

13 NAV Periode 03/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Vi etterstreber å få en riktig prognose så tidlig som mulig på året. Regnskapstallene for mars og prognosen videre for 2016 viser foreløpig balanse. Det er imidlertid mange usikkerhetsmomenter, blant annet rundt utgifter og inntekter forbundet med bosettingen av flyktninger. Det blir gjort forløpende vurderinger i prognosearbeidet for å få bedre oversikt og budsjettjusteringer blir gjort underveis. NAV Halden vil rapportere på denne situasjonen hver måned. Flyktninger bosatt i 2015 er tatt med i beregningen. Det er også tatt hensyn til at NAV skal bosette ytterligere 55 personer i 2016 i henhold til kommunestyrevedtak. Det er vanskelig å beregne eksakte inntekter og utgifter ved bosetting i Av 55 bosettinger er det foreløpig kun 5 som har ankommet. Bruttolønn Bemanningen er styrket med to programveiledere i forhold til prosjekt «Bosetting og integrering». Dette er ikke lagt inn i budsjettet da integreringstilskudd mottatt i 2015 ble avsatt til dette formålet. Art Introduksjonsstønaden er justert opp med antall som er kartlagt og kommet over i intro fra sosialhjelp. Når det gjelder KVP (Kvalifiseringsprogrammet for personer med sosialhjelpsstønad) beregner vi gjennomsnittlig 30 personer pr. mnd. i Refusjoner En person er i foreldrepermisjon fra januar Det er i tillegg beregnet sykepengerefusjon for gjennomsnittlig en person ut Andre utgifter Det er beregnet en økning på økonomisk sosialhjelp grunnet bosetting av nye flyktninger som ikke har startet med introduksjonsprogram og familiegjenforeninger. Det er slik at sosialhjelp må benyttes som en «ventelønn» før introduksjonsprogrammet trer i kraft. Andre inntekter Forventet integreringstilskudd i 2016 utgjør kr 26,9 mill. kr. dette et noe usikkert tall da vi ikke vet hvor mange vi får overført til bosetting. I tillegg er det søkt midler til videreføring av prosjektene: «Raskere Bosetting», «Mestring gjennom jobben» og en ekstra boligoppfølger for flyktninger. Side6

14 Bosetting Vi har bosatt 5 personer som vi har fremskaffet boliger til på det private leiemarkedet. Det er funnet ytterligere 2 boliger og disse personene blir bosatt innen midten av april. Vi har purret opp IMDI for å få flere navn på personer vi skal bosette for å klare måloppnåelse på 55 personer innen utgangen IMDI opplyser fortsatt om at det for tiden er vanskelig å fremskaffe navn til å bosette i kommunene, da UDI prioriterer å behandle asylsøknader for enslige mindreårige samt for personer som er antatt og ikke ha beskyttelsesbehov med fokus på retur. Familiegjenforeninger pr : Av 48 personer som ble bosatt i 2015 har 4 personer fått innvilget familiegjenforening og familiene har ankommet Halden. NAV Halden har bistått disse personene med å finne mer egnet bolig, enn hva de ble bosatt i som enslig. Pr er vi kjent med at ytterligere 1 person har fått innvilget familiegjenforening, men når familien kommer til Halden er ukjent. UDI betaler ikke lengre for reiser til Norge for de som er innvilget familiegjenforening, denne praksisen ble endret fra og med Inntekter/utgifter ved familiegjenforeninger: Halden kommune vil få tilskudd for personer som får innvilget familiegjenforening i kun tre år. Forventet tilskudd for familiegjenforente er vanskelig å anslå, da dette ikke er noe NAV Halden får kjennskap til før det er nært forestående. Under følger en oversikt over tilskudd for personer som har blitt familiegjenforent. Dette er ikke inntekter som er lagt inn i kommunens budsjett. 4 voksne x kr = kr 10 barn x kr = kr Totalt kr Tilskuddet på ca. 2,6 mill. kr. vil det bli søkt om når papirene fra UDI ankommer NAV Halden, i løpet av april. Det er også knyttet utgifter til familiegjenforeninger. Her gjøres det individuelle vurderinger ut fra hva de her boende allerede har mottatt i etablering. Fra neste måned vil vi begynne å få noen erfaringstall og kunne rapportere ut fra/lage estimat. Kommunale indikatorer i målekortet: Mars 2016 Jan feb mars Antall som har mottatt økonomisk sosialhjelp. Antall langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp, og med sosialhjelp som hovedinntektskilde. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år Antall langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde med forsørgelsesplikt for barn under 18 år i husholdningen Antall deltakere i kvalifiseringsprogram Side7

15 I våre måltall har vi benyttet anvist perioden for mars remittering som er fra Langtidsmottakere er beregnet i perioden dvs 6 av de siste 12 måneder. Arbeid for sosialhjelp NAV Halden har i nærmere to år hatt prosjekt «Arbeid først», et samarbeid med Halden Arbeid og Vekst. Dette er et opplegg som skal bidra til at sosialhjelps mottakere utfører aktivitet for sin ytelse. Aktivitetsplikten blir mest sannsynlig lovfestet 1. juli Dette prosjektet er nå over i en annen fase. Etter en anbudsrunde var det «Halden Arbeid og Vekst» som ble tildelt oppgaven. Det er til en hver tid 15 personer i tiltaket, det skal være en rask gjennomstrømming og de utfører kommunale oppgaver og flere av dem kommer ut i ordinært arbeid og eller utdanning. Side8

16 Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Periode 03/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Sentraladministrasjonen og fellesfunksjonene rapporterer om et mindreforbruk på ca. 0,55 mill. kr. Brutto lønn: Brutto lønn viser et merforbruk på 0,46 mill.kr. Refusjoner: Refusjoner viser et merforbuk på 0,84 mill. kr. Refusjoner blir på sentral/felles lagt på et ansvar i budsjettet. Det er vanskelig å gi sikre prognoser, derfor prognostiseres det ikke med noe sykefravær på enhetene. Derfor er prognosen for sykefravær redusert fra forrige måned. En positiv side av saken er at tallene viser at sykefraværet er lavere blant lærlinger og blant ansatte i sentraladministrasjon. Netto lønn: Netto lønn viser et negativt avvik på ca. 1,3 mill. kr. Hovedårsak er forklart under refusjoner. Andre utgifter: Prognosen på andre utgifter viser et merforbruk på ca. 1,09 mill. kr. Dette skyldes i hovedsak at prognosen har blitt oppjustert på forsikringsutgifter. Andre inntekter: Andre inntekter viser en prognose som er 2,95 mill. kr høyere enn budsjettert og er i hovedsak knyttet til fordelte utgifter til kommunalteknikk, momskompensasjon og refusjon fra Fagforbundet for frikjøp etter foreningens vedtekter samt ikke-budsjetterte tilskudd fra NAV til bruk av bedriftshelsetjenester. Side9

17 Undervisning og Oppvekst Periode 03/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt Kommunalavdelingen for undervisning og oppvekst rapporterer balanse pr. mars. Det jobbes systematisk med budsjettet for 2016, og prosess for å iverksette tiltak for forventet innsparing er påbegynt. Kommunalavdelingen har som mål å gå i balanse ved utgangen av året. Den enkelte enhetsleder har hatt stor fokus på å tilpasse tjenestetilbud i tråd med justert fordeling. Brutto lønn Samlet viser kommunalavdeling et merforbruk på lønn, mye av dette er relatert til økte lønnsutgifter ved HKK i anledning økt andel flyktninger med påfølgende økt rett til undervisning. Refusjoner Beregnet refusjon for sykelønn er høyere enn dagens sykefravær. Enhetene jobber for et større nærvær, noe som vil gi mindre sykelønnsrefusjon. Dette er en ønsket utvikling med hensyn til arbeidsmiljø og den enkelte arbeidstaker. Netto lønn Se kommentarer over. Andre utgifter Barnevern leverer en prognose med et antatt merforbruk på 3,0 mill. kroner. Dette er relatert til to plasseringer. Et barn er plassert etter barnevernloven men har rettigheter etter helselovgivningen. Dette innebærer at barnevernet dekker kommunens kostnader i forhold til ressurskrevende bruker. I anledning av at barnet har rettigheter etter helselovgivningen blir barnevernets utgifter ikke refundert av statens barnevern. Beløp overskytende kommunal andel er ikke hensyntatt i budsjettet tidligere. Den andre plasseringen er relatert til en enslig mindreårig flyktning som har vært bosatt i privat omsorgssenter og som hadde behov for en annen omsorgsbase. I følge foreløpige meldinger fra staten må kommunen bære alle kostnadene for tiltaket alene. Dette forholdet vil utredes ytterligere. Andre inntekter Arbeidet med fordeling av mottatt integreringstilskudd er ikke sluttført. Det forventes at kommunalavdeling undervisning, oppvekst og kultur har midler å hente her. Dette er relatert til utgifter til barnehage, grunnskole, voksenopplæring, helsesøstertjenesten og tolketjenesten Side10

18 både for den enkelte flyktning og ved familiegjenforening. Kommunens rett til midler er gitt stor oppmerksomhet, og vil bli synliggjort i tertialrapporten. Sum område Kommunalavdelingen ligger an til balanse pr mars Innenfor kommunalavdelingen pågår det prosesser rundt vedtatte tiltak som går på bemanningsreduksjon. For å få til en rettferdig og balansert fordeling av kuttene har en valgt å gjøre en detaljert kartlegging av skolene. Kartleggingen er ferdig i medio april. Tiltak for å dekke inn avvik Det er gjennom året lagt opp til en svært restriktiv ressursbruk innen alle enhetene. Barnevern og HKK vil gis særskilt fokus. De kommunale barnehagene utfordres til å være offensive i forhold til å få tilstrekkelig antall søkere i barnehagen for å opprettholde økonomisk balanse. Ved første opptak er det noen ledige plasser, det antas at dette ville bli fylt opp gjennom den videre prosessen. Det pågår en prosess i grunnskolen for å optimalisere driften. En mulig endret organisering av Prestebakke skole vil gi mulighet for noe besparing i driften. Foreløpige tall for Haldenskolen viser at det er en stor andel av spesial pedagogiske tiltak i ungdomsskolen. I inneværende skoleår er det 7 ungdomsskoleelever som har fulltidstilbud ved skole og miljøsenteret, tilsvarende tilbud finnes ikke for barneskoleelever. Kommunalsjefen har nedsatt en arbeidsgruppe bestående av barneskole, ungdomsskole, PPT, SMS, barnevern, helsesøstertjenesten, SMS og skoleadministrasjonen for å se på mulige endringer i tilbudet. Dette for å sikre at barn får tidligere og mer hensiktsmessig hjelp, for om mulig redusere opphold i segregerte opplæringsgrupper i eller utenfor nærskolen. Side11

19 Kultur M A R S Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Brutto lønn: Avvik lønn vil ombudsjetteres innenfor rammen. Refusjoner: Lavere fravær enn budsjettert, enheten jobber aktivt med nærvær. Netto lønn: Samme som bruttolønn. Andre utgifter: Avviket skyldes avregning leieavtale remmen for 2015, høyere leieutgifter kirkelig administrasjon. Enheten har fokus på å bringe utgiftssiden ned. Spesielt ved Kultursalen, men også i de øvrige enhetene. Andre inntekter: Høyere inntekter ved remmen og Brygga kultursal. Det vil gjennom året være knyttet en viss usikkerhet til inntektene, da mest med tanke på Brygga kultursal. Sum område: Enheten går i balanse. Tiltak for å dekke inn avvik: Enheten arbeider kontinuerlig med å holde kostnadsnivået ned. Totalt: Avvikene på lønn og andre utgifter vil bli budsjettjustert. Side12

20 Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 03/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse. Rådmannen understreker at prognosen så tidlig i året er forbundet med usikkerhet. Dette vil det redegjøres spesifikt og nærmere for under hvert hovedpunkt. Brutto lønn: Bruttolønn viser pr. mars en årsprognose med et negativt avvik på 0,08 mill. kr. for Kommunalavdelingen er en personelltung sektor hvor 90 % av netto ramme utgjør lønnskostnader. Usikre forhold knyttet til brutto lønn: Prognosen er forbundet med betydelig grad av usikkerhet da sektoren har en svært kompleks drift 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Hvordan 2016 vil utvikle seg med antall brukere, pleietyngde hos eksisterende og nye brukere, samt øvrige rettighetsfestede tjenester som skal ytes, er forbundet med usikkerhet. Alle nevnte faktorer har innvirkning på behovet for antall hender i drift. Det er i 2016, som i 2015, sterkt fokus på antall årsverk, behovet for å besette stillinger, samt behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte. Samtidig må kommunalavdelingen ha klare strategier for å rekruttere og beholde riktig kompetanse for å møte behovene hos brukerne. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer foreløpig med et avvik på -0,07 mill. kr. Sykefraværet har i begynnelsen av året vist en positiv utvikling og dette vil kunne få innvirkning for refusjon fremover. Det vil bli foretatt løpende vurderinger i forhold til utviklingen av sykefraværet i kommunen og endringer i refusjoner vil forekomme. Netto lønn: Netto lønn prognoseres på bakgrunn av ovennevnte med et negativt avvik på totalt kr 0,16 mill. kr. Andre utgifter: Det prognoseres et merforbruk på ca. 16,9 mill. kr. Årsaken til økningen skyldes i det vesentligste følgende forhold: Side13

21 1) 6 mill. kr. gjelder overføringer fra fond innenfor flere områder. Dette er utgifter som knytter seg til iverksettelse og oppfølging av prosjekter som kommunen har fått ulike tilskudd til fra direktorat, fylkesmann, husbanken osv. Utgiften er ikke budsjettert og representerer i prognosen dermed en mer-utgift, men har en tilvarende motpost under «andre inntekter». 2) 4,5 mill. kr vedrører utvidet bemanning rundt en enkeltbruker som vil omfattes av statlig refusjonsordning. 3) 4,8 mill. kr kjøp fra byrå pga. manglende sykepleierdekning. 4) 1,5 mill. kr. økt bemanning driftsavtale private ved en enkeltbruker. Usikre forhold knyttet til «andre utgifter»: Det vil alltid foreligge en usikkerhet knyttet til ressursinnsats ved endringer i brukere og pasienters helsetilstand, nye tjenester som må iverksettes raskt, samt andre uforutsette hendelser. Kommunen skal være beredt på å ta imot de brukere som til enhver tid har behov for våre tjenester. Dette representerer en vesentlig utfordring i prognosearbeidet helt inn til året er omme. For tiden er det store utfordringer vedrørende tilsetting av sykepleiere og dette gir økte bemanningsutgifter fra byrå. Andre inntekter: Inntektene viser en merinntekt utover budsjett med kr 17,2 mill. kr. Dette skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 6 mill. kr. fondsavsetninger innenfor flere områder jf. ovennevnte tilsvarende utgift. 2) 11,6 mill. kr. økning ved inntektsoptimalisering rundt statlig refusjonsordning 3) 1,3 mill. kr. høyere pensjonærenes egenbetaling, basert på ) 0,5 mill. kr. i økt inntekt fra staten relatert til et statsfinansiert spesialtiltak rundt en enkeltbruker. 5) -2,5 mill. kr. avvist krav fra annen kommune, saken oversendt fylkesmannen Usikre forhold knyttet til «andre inntekter»: Antall brukere med statsfinansiert spesialtiltak vil kunne endre seg gjennom 2016 og vil påvirke inntektsgrunnlaget tilsvarende. I februar har revisjonen gått igjennom grunnlaget for ressurskrevende brukere og gitt indikasjoner på at grunnlaget er godkjent. Grunnlaget skal nå sendes inn til Helsedirektoratet for gjennomgang og klargjøring for utbetaling i juni. Inntekten er tatt inn i sin helhet i denne rapporten. For øvrig arbeider rådmannen kontinuerlig med inntektsoptimaliserende tiltak, samt har fokus på å søke relevante statlige tilskudd. Dette er et arbeid som pågår kontinuerlig og som vil påvirke inntektssiden ytterligere. Endringer vil fortløpende bli tatt med i prognosearbeidet og den månedlige rapporteringen. Nærmere om tiltak for å redusere kostnadsnivået: Det vil gjennom hele 2016 være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter. Tiltak i henhold til budsjett 2016 er innarbeidet, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster som vil kreve særskilt fokus, jf. det som er skrevet over i forhold til bruttolønn. Side14

22 Teknisk 'Periode 03/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Rammen for 2016 er på 67, 2 mill. kr. Dette medfører en fortsatt stram linje og det vil heller ikke i 2016 være rom for vedlikeholdsarbeid utover det som er pålagt og absolutte strakstiltak. Økonomirapport for februar tilsier et merforbruk på ca. 1,7 mill. kr. Drift, isolert sett, tilsier fortsatt et mindreforbruk på 0,4 mill. kr. men forhold knyttet til tilbakekjøp av eiendom fra HKP og forventet effekt av dette allerede fra januar tilsier et prognostisert merforbruk på husleie tilsvarende 2,1 mill. kr. Manglende effekt av dette utover mai vil medføre ytterligere forverring av prognosen for sektoren. Videre viser tidligere erfaring samt gjennomgang av regnskap og budsjett at eiendomsavdelingen vil få utgifter knyttet til vedlikehold og oppgradering av el-anlegg og ventilasjonsanlegg som blir utfordrende å møte innenfor enhetens budsjettrammer. Eiendom isolert sett presenterer pr. mars alene et avvik på ca. 4.2 mill. kr. som til dels dekkes inn av mindreforbruk på miljø- og landbruk og brann samt resultat bedre enn budsjettert på Rokke avfallsanlegg. Positivt avvik innenfor bruttolønn pr. mars tilskrives små, positive avvik på bruttolønn ved flere enheter. Brutto lønn: Avvik i bruttolønn pr. mars 2016 tilsvarende 1,8 mill. kr. I hovedsak skyldes dette mindre positive avvik ved flere enheter, i hovedsak, Rokke, kommunale bryggeplasser, Miljø- og landbruk samt parkeringskontoret. Sektoren totalt viderefører en meget nøktern bemanning i flere avdelinger. Sektoren er for tiden i prosess på ansettelse av nye enhetsledere. Dette som en følge av organisasjonsendring som skissert i budsjett for Dette er i all hovedsak ivaretatt i prognosen. I tillegg skal det i løpet av april ansettes en stilling i som prosjektleder i Eiendomsavdelingen. Denne vil belastes pågående og fremtidige investeringsprosjekter som for eksempel Os, Idd skole med mer. Dette for å møte arbeidsmengden knyttet til pågående og fremtidige investeringsprosjekter. Eiendomsavdelingen har pt. ikke god nok kapasitet med nåværende bemanning til å møte arbeidsmengden som kommer som en følge av vedtatte og fremtidige investeringsprosjekter. Refusjoner: Foreløpig et prognoseavvik på ca ,-. Refusjon sykepenger føres som inntekt. Sektoren har som mål å redusere sykefraværet ytterligere. Sykefraværet i teknisk sektor for Side15

23 4.kvartal lå på 3,4 % og er ytterligere en reduksjon i forhold til tidligere. Sykefravær i sektoren totalt sett for 2015 lå på 4,26 %. For januar 2015 lå sykefraværet på totalt 4,5 %. Sykefravær for februar på 5,6 % mot 6,3 % i samme periode i fjor. Lavt langtidsfravær tilsier lavere refusjon. Netto lønn: Positiv nettolønnsprognose pr. mars på 2,0 mill. kr. Viser til kommentarer over. Andre utgifter: Prognose pr. mars tilsvarer et merforbruk i andre utgifter på tilsvarende 5,6 mill. kr. Avviket er i all hovedsak knyttet til følgende to forhold; eiendom hvor nevnte effekt av tilbakekjøp av eiendom fra HKP ikke er realisert samt avvik knyttet til prognostiserte utgifter knyttet til vedlikehold. Utgiftsprognosene for vedlikehold eiendom er økt utover budsjettets opprinnelige rammer og er en del av sektorens totale prognose pr. mars. Det som med sikkerhet kan sies er at nevnte leieutgifter blir en utfordring i Kommunestyret har vedtatt tilbakekjøp av eiendom fra HKP og dette var planlagt i HKP har ikke fattet endelig beslutning i saken, noe som medfører at budsjetterte innsparinger uteblir. Administrasjonen jobber med saken, med mål om løsning så raskt som mulig. Uteblitt innsparing er ivaretatt i prognosen for perioden frem til Andre utgifter utvalgte enheter; «Andre utgifter» Budsjett 2016 Prognose 2016 Avvik Eiendom Veier og gater Forvaltn. gatelys Rokke Brann Andre inntekter: Prognosen «andre inntekter» pr mars tilsier et positivt avvik på ca. 2 mill. kr. Størst positivt avvik på Rokke avfallsplass som en følge av stor aktivitet på området. Inntektsprognosen på Rokke er justert noe ned som en konsekvens av at en aktør i hovedsak er leverandør av avfallsmengder utover budsjettert. Prognose tilsier da en gjennomsnittlig inntekt pr mill. kr. på 1,2 mill. kr. Tall for havn må fortsatt sies å være budsjettall da det fortsatt er usikkerhet knyttet til hvor mange som ønsker båtplass fra april. Inntektsprognosen havn er i tråd med resultat for Andre inntekter utvalgte områder; «Andre inntekter» Budsjett 2016 Prognose 2016 Avvik Eiendom Rokke Plan Brann Side16

24 Småbåthavn Sum område: Økonomirapport pr mars tilsier et prognostisert merforbruk på tilsvarende 1,7 mill. kr. Viser til kommentarer over vedrørende usikkerhetsmomenter i prognosen. Tiltak: For sektorens bevilgningsområder ellers opereres det med svært stramme rammer og ingen buffere. Vedlikehold av kommunens bygninger, veier og gater er på et minimum og det er utfordrende å møte de krav og forventninger som stilles både fra kommunens egne enheter og befolkningen ellers. Avvik må håndteres innenfor sektorens områder. VAR 'Periode 03/16 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Innenfor VAR-området rapporteres det totalt et negativt avvik på 1,8 mill. kr. Dette er sammensatt av mindreforbruk på 0,9 mill. kr. på avløp som en følge av reduserte utgifter til bortkjøring av slam knyttet til omgjøring og oppdatering av renseanlegget. Mindreforbruk på 0,4 mill. kr. på renovasjon og et negativt avvik på vannområdet tilsvarende 3 mill. kr. Sistnevnte i hovedsak som en følge av avregninger i forhold til avlesing av vannmålere. Utviklingen i 2016 og fondsutviklingen på området vil legge grunnlag for eventuelle justeringer av gebyrsatser for Oversikt under viser en prognose på fondsutvikling innenfor VAR-området med nåværende prognoser. Fondsutvikling VAR Vann Avløp Renovasjon Saldo Prognose Prognose fond Samlet er det stor aktivitet på både vann og avløp når det gjelder drift. Aktiviteten og fremdriften innenfor investeringsområdene i 2016 vil ha stor påvirkning på kapitalkostnadene, avhengig av hvor store verdier som aktiveres. Renteutviklingen påvirker også området. Side17

25 Vedlegg økonomirapport Regnskap pr. Budsjett Prognose Avvik Enhet mars pr. mars Fellesinntekter NAV Rådmannen IT Fellesfunksjoner Økonomi & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles Kulturadministrasjon Ungdomstilbud Remmen/Kultursal Tilskudd Bibliotek/Kulturskole/Frivilligsentral Sum Kultur & idrett Teknisk Forvaltning Miljø og Landbruk Plan Brann Rokke avfallsanlegg Teknisk Drift Kommunale bryggeplasser Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Folkvang skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Idd skole Risum skole Rødsberg skole Strupe skole Halden kompetansesenter PPT Barnehagene felles/private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Tistedal barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus administrasjon Barneverntjenesten Helsesøstertjenesten Sum Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Sykehjem Hjemmebaserte tjenester Basistjenester Koordinerende fellestjenester Sum Helse og omsorg T O T A L T Vann Avløp Renovasjon Feiervesen Havn VAR og Havn Side18

26 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Martin Vik Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2016/ Utsendte vedlegg 1 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden Medsaksbehandlere Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden Sammendrag av saken: Det er innkommet enkelte henvendelser rundt rådmannens praktisering av reglementet, og etter initiativ fra utvalgsleder i Administrasjonsutvalget er forholdet satt på sakskartet som referatsak. Saken er lagt opp som en muntlig redegjørelse, og teksten er derfor ikke uttømmende. Punkt 1 til punkt 3 Det fremstår slik at reglementets punkt 1 til og med punkt 3 er selvforklarende, og det har heller ikke vært henvendelser rundt disse. Rådmannen legger da til grunn at praktiseringen av reglementet er i overenstemmelse med kommunestyrets intensjoner. Punkt 4.1 og 4.2 Punkt 4.1 og 4.2 omhandler møtegodtgjørelse for ledere og valgte representanter i kommunale utvalg, styrer, nemnder og råd. I 4.1, som omhandler ledere, omtales også ledere av ad hoc utvalg. Dette innebærer at et midlertidig organ som er nedsatt av et folkevalgt organ, for et bestemt og midlertidig formål skal godtgjøres med 1,5 promille av ordførers godtgjørelse pr møte. Selv om ikke ad hoc representasjon er direkte nevnt i punkt 4.2, har rådmannen likevel praktisert å godtgjøre medlemmer av ad hoc utvalg. Det er likevel noen utfordringer rundt utbetalingen. I de fleste tilfeller blir det definert en sekretærfunksjon fra administrasjonen, og vi ser her at det er behov for å bedre rapporteringsrutinene til politisk sekretariat som igjen foretar utbetalingen. I nedsatte ad hoc utvalg der det ikke oppnevnes sekretærfunksjon blir det nærmest litt tilfeldig hvilke møter politisk sekretariat får kjennskap til. Det er viktig at det fra samtlige møter blir skrevet referat, og at deltakere registreres. Side19

27 Det minnes om at Halden kommune kun utbetaler godtgjøring til folkevalgte representanter dersom annet ikke er uttalt. Side20

28 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Halden kommune Vedtatt i kommunestyret Side21

29 Innholdsfortegnelse 1 Ordfører 3 2 Varaordfører 3 3 Faste godtgjørelser Ledergodtgjørelser Gruppeledere i formannskap og hovedutvalgsledere Nestledere i hovedutvalg Koordinatorer Gruppeledere i kommunestyret Ledere av styrer, komiteer, råd og nemnder Medlemmer med fast godtgjørelse: Frikjøp tapt arbeidsfortjeneste begrensinger i fast møtegodtgjøring Overformyndere Skogbrannvern. 5 4 Møtegodtgjørelse Ledere av øvrige kommunale utvalg Politisk valgte representanter og vararep. i alle kommunale utvalg, nemnder og råd Stemmestyrene og valgstyret. 5 5 Tapt arbeidsfortjeneste m.m. Kl. 41 nr Legitimert tap Ikke legitimert tap Omsorgsgodtgjørelse Fremme krav 6 6 Telefongodtgjørelse. 6 7 Skyss- og kostgodtgjørelse. 6 8 Merknader Møtegodtgjørelse utbetales ikke til: Fast godtgjørelse utbetales pr. måned Oversikt over satser i kronebeløp 7 9 Etterlønn for folkevalgte Ikrafttreden. 7 2 Side22

30 1 Ordfører Halden kommune har ordfører på heltid og har 100 % frikjøpt verv (full alminnelig arbeidstid i kommunen). Ordførerens godtgjørelse settes til 100 % av den grunnlønn en stortingsrepresentant til enhver tid har. Feriepenger beregnes som for kommunale tjenestemenn. Ordfører tilsluttes den kommunale pensjonsordning for folkevalgte. Ordføreren er ikke berettiget til faste eller variable godtgjørelser bestemt for folkevalgte organ med mindre annet er uttrykkelig nevnt. 2 Varaordfører Halden kommune har varaordfører i inntil 40 % frikjøpt verv. Varaordførers godtgjørelse beregnes nivåmessig utfra 100 % av ordførerens fulle godtgjørelse utregnet jf. pkt. 1, men skal være 40% av denne utfra vervets angitte størrelse ovenfor. Varaordfører er berettiget til faste eller variable godtgjørelser for folkevalgte organ med mindre annet er uttrykkelig nevnt. 3 Faste godtgjørelser 3.1 Ledergodtgjørelser Gruppeledere i formannskap og hovedutvalgsledere Partienes gruppeledere i formannskapet gis en årlig godtgjøring lik 7,5 % av ordførers godtgjørelse. Leder av følgende utvalg gis en årlig godtgjøring lik 14 % av ordførers godtgjørelse: o Hovedutvalg for administrasjon o Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester o Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur o Hovedutvalg for undervisning og oppvekst o Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø o Kontrollutvalg I tillegg utbetales godtgjørelse pr. møte; jfr. pkt Nestledere i hovedutvalg Nestleder av følgende utvalg gis en årlig godtgjøring lik 6 % av ordførers godtgjørelse: o Administrasjonsutvalget o Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester o Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur o Hovedutvalg for undervisning og oppvekst o Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø/havnestyre o Kontrollutvalget (Internkontrollen) I tillegg utbetales godtgjørelse pr. møte; jfr. pkt Side23

31 3.1.3 Koordinatorer Posisjonens og opposisjonens koordinator gis en årlig godtgjørelse lik 10% av ordførers godtgjørelse Gruppeledere i kommunestyret. Gruppeledere for partier som ikke er representert i formannskapet, gis en årlig godtgjørelse lik 3 % av ordførers godtgjørelse. I tillegg utbetales godtgjørelse pr. møte; jfr. pkt Ledere av styrer, komiteer, råd og nemnder. Leder av følgende nemnder og råd gis en årlig godtgjøring lik 1,2 % av ordførers godtgjørelse: o Eldrerådet o Råd for mennesker med funksjonsnedsettelse o Likestillingsnemnda o EISAK o Viltnemnda/innlandsfiskenemnd I tillegg utbetales godtgjørelse pr. møte; jfr. pkt Medlemmer med fast godtgjørelse: Faste medlemmer av o formannskapet o kontrollutvalget (internkontrollen) gis en årlig godtgjørelse like 3,5 % av ordførers godtgjørelse. I tillegg utbetales godtgjørelse pr. møte; jfr. pkt Frikjøp tapt arbeidsfortjeneste begrensinger i fast møtegodtgjøring. Samtlige folkevalgte i verv som oppebærer en eller flere faste årlige godtgjøringer anses å være frikjøpte, slik at disse ved å påta seg denne type verv samtidig anses å ha fraskrevet seg retten til å kreve dekning for tapt arbeidsfortjeneste gjeldende for alle kommunale verv man måtte inneha. Ved forfall på mer enn 1/3 av møtene trekkes det forholdsmessig av den faste godtgjørelsen. Vararepresentanter som møter på halvparten eller mer av møtene, tilstås den faste godtgjørelsen i forhold til antall møter. Det forutsettes at møtene avholdes etter ordinær arbeidstid. Unntak fra dette skal kun skje i helt spesielle tilfeller. 3.4 Overformyndere. De 2 valgte overformyndere utbetales en årlig godtgjøring lik 1,2 % av ordførerens godtgjørelse. 4 Side24