GEVINSTREALISERINGSPLAN FOR NY SYKMELDING I HF

Transkript

1 Gevinstrealiseringsplan GEVINSTREALISERINGSPLAN FOR NY SYKMELDING I HF Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: 1004 Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> <navn> Yngve Holte Olsen Beslutning: <Godkjent/ikke godkjent/ øvrige vurderinger må gjøres > Signatur (prosjekteier) 1

2 ENDRINGSLOGG [Ved større endringer i gevinstrealiseringsplanen som krever godkjenning fra prosjekteier, bør prosjektlederen oppdatere endringsloggen. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt. Som et minimum skal gevinstrealiseringsplanen oppdateres i forbindelse med hver faseovergang Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 0.5 Okt. 15 Etablering basert på s tilsvarende prosjektdokument for EKHO prosjektet Yngve Holte Olsen 0.6 Jan 16 Oppdatert etter møte i Klinsk IKT. Enklere gevinstbeskrivelse og oppdatert bakgrunn basert på ny status i bredding utenfor RHF 0.7 Sept 16 Dialogmelding tatt ut av prosjektet Yngve Holte Olsen DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av gevinstrealiseringsplanen, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon Dato Navn 2

3 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Arbeids- og velferdsdirektoratet har fremmet behov og igangsatt et prosjekt (EKHO) for revisjon og videreutvikling av dagens «Vurdering av arbeidsmulighet / Sykmelding» og oppstart i bruk av etablerte dialogmeldinger mellom og sykmelder i sykefraværsoppfølgingen. Ny er en revisjon av dagens og endrer ikke sykmelders rolle i forhold til dagens sykefraværsoppfølgingen. For å videreutvikle allerede etablerte elektroniske kanaler mellom og sykmelder har lagt til rette for en modernisert og faglig oppdatert informasjons og samhandlingsløsning. Dette skal bidra til en mer målrettet og arbeidsrettet informasjonsinnhenting av helseopplysninger. Løsningen skal være fleksibel i forhold til fremtidige endringer som følge av politiske føringer og faglig utvikling på området. Videre skal løsningen være et godt verktøy for sykmelder, pasienten, arbeidsgiver og i sykefraværsoppfølgingen. Prosjektet forutsetter IT-utvikling hos leverandørene av elektroniske pasientjournaler (EPJleverandørene). Utviklingen av EKHO tiltaket gjøres i to faser: 1. Utvikling hos EPJ leverandører til fastleger og sykmelder utenfor RHF 2. Utvikling hos RHF EPJ leverandører Fase 1 er igangsatt gjennom en tilskuddsordning hvor de største EPJ-leverandørene utenfor RHF har deltatt. Tre av leverandørene avsluttet sin utvikling første halvår 2015, mens de resterende leverandørene har planer om implementasjon og pilotering Bredding av ny løsning startet for de første leverandørene i mai 2015 og vil i all hovedsak være avsluttet Da vil i over 90 % av det totale antall er på ca 3,8 millioner årlig sendes inn elektronisk på nytt format og nær 100 % av sykmeldere utenfor HF/RHF ha muligheten til å benytte dialogmeldinger i sykefraværsoppfølgingen. Nasjonal IKT HF tiltak 1004 er starten på Fase 2. Statistikken viser at andelen er fra RHF er mellom 5 % og 6%. Hvilket utgjør om lag er pr. år. ønsker at EPJleverandørene innenfor RHF utvikler den samme løsningen som EPJ-leverandørene utenfor RHF. vil være i stand til å motta både gammel og ny elektronisk og papirbasert i parallell over en begrenset tidsperiode. Det er ønskelig at tidsperioden blir så kort som mulig av forvaltningshensyn og avsluttes i løpet av Det ble i april 2015 utarbeidet en oppdatert forskrift for elektronisk innsending av som setter som frist for å ta i bruk den nye en. er kjent med at flere leverandører ikke når dette målet, og er i dialog med leverandørene for å etabler trygghet for å begrense behovet for en utvidet overgangsperiode. Dette dokumentet tar for seg gevinster i Fase 2 innføring av elektronisk overføring av sykemelding fra sykehus til, basert på tidligere gevinstplaner for Fase FORMÅL OG MÅL FOR PROSJEKTET Formål med prosjektet er (Fra opprinnelig EKHO prosjekt) Økt kvalitet i helseopplysninger, herunder økt fokus på arbeidsevne/funksjonsevne og mer definert innhenting av informasjon tilpasset behovet i 3

4 Mer målrettet og effektiv elektronisk kommunikasjon mellom og lege/behandler Økt fleksibilitet i løsninger som muliggjør endringer i hvilken informasjon som innhentes og når det gjøres. For Fase 2 på RHF, er det også et nytt mål som følge av at ny løsning allerede er innført for sykmeldere utenfor RHF som dekker mer enn 90 % av ene. Likebehandling av brukere (sykmeldt/pasient) Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Virksomhetsmål Effektmål Resultatmål Forenkle og forbedre arbeidet med arbeidsrettet individoppfølging i sykefraværsoppfølgingen Økt kvalitet i sykefraværsoppfølging gjennom økt samhandling sykmelder og mer målrettede helseopplysninger med økt kvalitet Økt effektivitet i sykefraværsoppfølging Økt fleksibilitet og endringsevne i sykefraværsoppfølgingen Likebehandling av alle sykmeldte Implementert ny statisk med papirbasert innsending Implementert ny dynamisk og regelstyrt med papirbasert innsending fra HF Implementert elektronisk innsending av fra HF Utbredelse til alle aktører. Global prioritering selv om enkelte aktører har en lavere gevinstgrad. Utbredelse av ny (Uavhengig av metode for innsendelse) Implementert og utbredt PKI løsninger fra e-resept Høy implementasjonsgrad av «automatisert» regelimplementasjon. Utbredelse til alle aktører (HF) Begrense overgangsordningen. Redusere antall sider til et minimum Koordinere aktiviteten med øvrige aktiviteter på PAS/EPJ Koordinere aktiviteten med erespt og annen funksjonalitet som krever PKI 4

5 3. GEVINSTREALISERING Gevinstanalysen tar utgangspunkt i EKHO prosjektets opprinnelige effekt mål og gevinster, justert for situasjonen i RHF og utfordringen med en delvis implementert løsning i og utenfor RHF. I hovedsak dreier gevinstene seg om en forenklet administrasjon, økt kvalitet i sykefraværsoppfølgingen og fremtidig fleksibilitet. Forenklet administrasjon o Sykmeldingen signeres og sendes elektronisk o Færre papirbaserte brev og enklere distribusjon Økt kvalitet i sykefraværsoppfølgingen o Tilrettelagte og målrettede spørsmål tilpasset pasient og situasjon o Prosess og beslutningstøtte hvor «en selv passer på hvilke spørsmål som skal besvares når» o Raskere informasjonsflyt og økt tilgang til Tilrettelagt for framtidige endringer o Mulighet for økt differensiering på diagnose/tidspunkt o Enklere å endre tekster og spørsmål o Pasient og arbeidsgiver kan få en og kravblanketten på dittnav.no og slippe alt behov for bruk av papir For Sykmelder på RHF er det særlig den enklere administrasjonen av en og økt prosess og beslutningsstøtte som er de viktigste gevinstene. Vurdering av gevinstene En innledende vurdering av de respektive gevinstene opp mot realiseringsnivå gir følgende bilde. Kvantitative Kvalitative Sykmelding Ingen endring Kun papirbasert, statiske er Regelstyrte dynamiske er levert på papir Regelstyrte dynamiske er med elektronisk inns Samlet gir dette et bilde hvor har størst relativ effekt av ny dynamisk, uavhengig av innsendelsesform. Også ny statisk gir god effekt. Effektene er hovedsakelig kvalitative sammenlignet med innføring av ny utenfor HF som en følge av et begrenset volum er fra HF. Skanning og mottak, Papirbasert utsendelse, Saksbehandlingstid Utskrift ig innsendelse, HF Likebehandling Kvalitet på informasjon Enklere informasjonsflyt Fremtidig fleksibilitet 5

6 Estimering av kvantitative økonomiske gevinster Forventede volumer I dag ligger andelen av er fra RHF er på ca 5 % - 6 % av total volum på 3,8 mill. er årlig. Antall er fra RHF anslås dermed til årlig ca Erfaring fra spraksis hos fastleger, er at det fortsatt vil være noe papirbasert utsendelse selv etter full dekning av mulighet for elektronisk innsendelse. Den mulige gevinsten settes derfor til bortfall av er for innskanning. I prosjekt for Elektronisk sykefraværsoppfølging, viser statistikk fra 2014 at det sendes ca brev til Sykemelder årlig i forbindelse med sykefraværsoppfølging, fordelt på innkalling og endring av dialogmøter og ca forespørsel pasient. Det anslås at 1,5 % av disse går til RHF. Totalt ca brev. Det er en lavere andel enn sykemeldinger, som følge av at dialogmøter først inntreffer ved 8, 17 og 39 uker, og sykmelder ved RHF sjelden er involvert i normal oppfølging med overfører pasienten eller aktiviteten til fastlege. Det er mulig tallet er enda lavere. Redusert saksbehandlingstid er estimert basert på EKHO anslag på forespørsel om pasient. Normalt er dette brukere som ved passering uke 8, 17 og 39 uker har behov for utdypende informasjon. Dette vil i stor grad bli unødvendig når ny en vil inneholde nødvendig informasjonen. Det å forvente at tilsvarende andel oppfølging i RHF er i gjennomsnitt 1,5 % av totalvolumet i EKHO prosjektet. Det vil utgjøre ca. 850 tilfeller årlig hvor gevinsten er anslått til ca 40 min pr tilfelle med en kost på ca. 280,-. Gevinsten antas å inntreffe med ca. 50% ved innføring av papirbasert statisk og resterende 50 % ved regelstyrt dynamisk. Økonomiske gevinster Tiltak Gevinst Antall pr. år Gevinst pr. enhet Total gevinst pr. år Kun papirbasert, statiske er Saksbehandlingstid 1/ , Regelstyrte dynamiske er levert på papir Saksbehandlingstid 1/ , Regelstyrte dynamiske er med elektronisk inns. Skanning og mottak, , Økonomiske gevinster Sykmelder / HF Det er ikke forventet endring saksbehandling/utfylling av på HF. Vi har også valgt å se bort bra eventuelle gevinster i reduserte forespørsel pasient. Det er både små volum, og de er i dag dekket av takst som utjevner gevinsten i all hovedsak. De økonomiske effektene for økt tilgjengelighet gjennom bruk av dialogmelding for sykmelder, er heller ikke kalkulert pga. et lite volum. Gevinsten fremstår derfor som kvalitativ gjennom opplevd økt tilgjengelighet. Det gjenstår da en økonomisk gevinst for HF ved bortfall av utskrift/innsendelse av del A. Kostnad er anslått til 5,- pr Tiltak Gevinst Antall pr. år Gevinst pr. enhet Total gevinst pr. år Regelstyrte dynamiske er med elektronisk inns. Utskrift, innsendelse ,0 5,

7 4. Oversikt over sentrale gevinster Beskrivelse av gevinster Gevinst nr. Gevinst tittel Beskrivelse Type gevinst Knyttet til produkt Verdi Måleenhet Gevinstansvarlig i linjen 1 Saksbehandlingstid Redusert saksbehandlingstid i som følge av utdypende informasjon i ny 2 Saksbehandlingstid Redusert saksbehandlingstid i som følge av utdypende informasjon i ny 3 Skanning og mottak 4 Utskrift og innsending Papirbasert mottak erstattes av digitalt mottak Utskrift og manuell innsending av Del A, erstattes av digital innsending 5 Likebehandling Alle brukere/pasienter får samme i og utenfor HF Økonomisk Økonomisk Økonomisk Økonomisk Kvalitativ Papirbasert statisk Regelstyrt dynamisk Elektronisk innsending Elektronisk innsending Papirbasert statisk og Regelstyrt dynamisk ,- Antall «Forespørsel pasient» til HF ,- Antall «Forespørsel pasient» til HF ,- Antall elektronisk mottatt fra HF ,- Antall elektronisk mottatt fra HF Antall ny fra HF Tjenestedirektør, Tjenestedirektør, Ytelsesdirektør, Tjenestedirektør, Hvor realiseres gevinsten Kontor Kontor Fellestjenester HF Administrasjon Bruker/Pasient Startdato for uttak av gevinster Sluttdato for uttak av gevinster 7

8 6 Kvalitet på informasjon 7 Raskere informasjonsflyt 8 Fremtidig fleksibilitet Ny gir økt kvalitet på informasjonen Elektronisk og dialogmeldinger gir raskere informasjonsflyt og unngår bruk av brev. Kvalitativ Kvalitativ Kvalitativ Papirbasert statisk og Regelstyrt dynamisk Elektronisk innsending og Dialogmelding Regelstyrt dynamisk og Dialogmelding Antall ny fra HF Antall elektronisk mottatt fra HF Antall elektronisk mottatt fra HF Tjenestedirektør, Tjenestedirektør, Tjenestedirektør, Bruker/Pasient Bruker/Pasient 8

9 5. Måltall, målemetoder, tidspunkt for måling og gjennomføringsansvar Beskrivelse av gevinstmålinger Gevinst nummer Målingstype Måletidspunkt Måleenhet Målemetode Resultat Målsetning Avvik Måleansvarlig 1 Gevinsten er intern og inngår i EKHO gevinstrealisering 2 Gevinsten er intern og inngår i EKHO gevinstrealisering 3 Gevinsten er intern og inngår i EKHO gevinstrealisering Nullpunkt Pr mnd. Andel Eksisterende 0 % SYFO 4 Midtveis elektronisk statistikk 50 % SYFO Sluttpunkt mottak 100 % SYFO 5-8 De kvalitative gevinstene måles normalt ved tilleggsspørsmål i brukerundersøkelser. Dette er ikke besluttet om dette er nødvendig og hensiktsmessig spesielt for HF. Gevinst 1 og 2 vil være indikatorer sammen med eventuelle endringer i sykefraværstatistikk generelt. 9

10 6. Gevinstkart 10

11 7. Gevinstprofiler Her er gevinster som berører HF og pasient/bruker beskrevet i ytterligere detalj. Økonomiske gevinster som kun omhandler er ikke tatt med. Disse gevinstene følges opp i som gevinst av det opprinnelige EKHO prosjektet. Det har vært betydelig usikkerhet knyttet til prioritering og beslutning om utvikling og bredding i løsning for HF. Denne usikkerheten tas ikke inn i denne vurderingen som implisitt forutsetter en positiv beslutning om utvikling og utrulling, Gevinst nummer: 4 Gevinsttittel: Utskrift og innsendelse Avhengigheter og forutsetninger for gevinsten Resultatmål «Elektronisk innsending av» må være oppnådd og implementert i organisasjonen Løsning for sikker identifisering (PKI)tilsvarende e-resept, må være løst og tilgjengelig for sykmelder. Usikkerhet nr Innhold usikkerhet for uoppnådd gevinst Usikkerhetsverdi (S*K)=X Håndtering av usikkerhet (herunder reduserende tiltak) (/Prosjekt) Implementert PKI Løsningen tas ikke i bruk Avvente utrulling e-resept Fjerne manuell mulighet (Papirblanketter) De mest vesentlige interessentene for gevinstrealiseringen Sykmelder Interessentens holdning og mulige reaksjoner Lav opplevd gevinst med ny Betydning av interessenten og håndteringen deretter Administrativ beslutning, med lav endring av arbeidssituasjon - Tjenestelinjen Ønsket endring får en direkte økonomisk følge-gevinst (#3) (/Prosjekt) Gevinst nummer: 5 Gevinsttittel: Likebehandling Avhengigheter og forutsetninger for gevinsten Resultatmål «Ny statisk» må være oppnådd og implementert i organisasjonen Usikkerhet Innhold nr usikkerhet for uoppnådd gevinst Usikkerhetsverdi (S*K)=X Håndtering av usikkerhet (herunder reduserende tiltak) (/Prosjekt) Løsningen tas ikke i bruk Fjerne manuell mulighet (Papirblanketter) 11

12 De mest vesentlige interessentene for gevinstrealiseringen Pasient / Bruker Sykmelder Interessentens holdning og mulige reaksjoner Har krav på likebehandling, men er antakelig ikke oppmerksom på forholdet, Lav opplevd gevinst med ny Betydning av interessenten og håndteringen deretter Hele tiltaket er rettet mot bedre pasient/bruker oppfølging. Sikre resultatmål iht. spesifikasjon. Administrativ beslutning, med lav endring av arbeidssituasjon - Tjenestelinjen Ønsket endring Kan føre til omdømmeproblematikk, ref Pasient/Bruker. (/Prosjekt) Prosjekt Gevinst nummer: 6 Gevinsttittel: Kvalitet på informasjon Avhengigheter og forutsetninger for gevinsten Resultatmål «Ny statisk» og «Ny regelstyrt og dynamisk» må være oppnådd og implementert i organisasjonen Usikkerhet Usikkerhetsverdi nr (S*K)=X Innhold usikkerhet for uoppnådd gevinst Håndtering av usikkerhet (herunder reduserende tiltak) (/Prosjekt) Løsningen tas ikke i bruk Fjerne manuell mulighet (Papirblanketter) De mest vesentlige interessentene for gevinstrealiseringen Pasient / Bruker Sykmelder Interessentens holdning og mulige reaksjoner Økt kvalitet i oppfølging gir bedre oppfølging Lav opplevd gevinst med ny Betydning av interessenten og håndteringen deretter Hele tiltaket er rettet mot bedre pasient/bruker oppfølging. Sikre resultatmål iht. spesifikasjon. Administrativ beslutning, med lav endring av arbeidssituasjon - Tjenestelinjen Ønsket endring Inngår i løpende forbedring for høyere måloppnåelse av overordnet samfunnsmål. Utgjør 5 6% av svolum. (/Prosjekt) Prosjekt 12

13 Gevinst nummer: 7 Gevinsttittel: Raskere informasjonsflyt Avhengigheter og forutsetninger for gevinsten Resultatmål «Dialogmelding» og «Elektronisk innsending» Usikkerhet nr Innhold usikkerhet for uoppnådd gevinst Usikkerhetsverdi (S*K)=X Håndtering av usikkerhet (herunder reduserende tiltak) (/Prosjekt) Dialogmeldinger tas ikke i bruk God integrering i arbeidsflate og nødvendig oppæring Prosjekt (Resultatmål) (innføring) De mest vesentlige interessentene for gevinstrealiseringen Pasient / Bruker Sykmelder Interessentens holdning og mulige reaksjoner Raskere informasjonsflyt og økt tilgjengelughet gir bedre oppfølging Lav opplevd gevinst med dialogmelding og mulig negativ holdning til oppfølging som del av arbeidsansvar Betydning av interessenten og håndteringen deretter Hele tiltaket er rettet mot bedre pasient/bruker oppfølging. Sikre resultatmål iht. spesifikasjon. Administrativ beslutning, med lav endring av arbeidssituasjon, men forenklet dialogmulighet med - Tjenestelinjen Ønsket endring Inngår i løpende forbedring for høyere måloppnåelse av overordnet samfunnsmål. Utgjør 5 6% av svolum. (/Prosjekt) Prosjekt 13