Innkalling til årsmøte Haugsbygd IF

Transkript

1 Innkalling til årsmøte Haugsbygd IF Det innkalles til årsmøte i Haugsbygd IF. Årsmøtet holdes på Vang skole (i SFO-basen) den 13. april kl 1830 Dagsorden: 1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkalling og saksliste 3. Velge ordstyrer, sekretær, 2 representanter til å underskrive protokollen 4. Behandle årsmelding Behandle revidert regnskap for Fastsette medlemskontigent 2016 (foreslås uendret) 7. Vedta budsjett 8. Behandle innkomne saker 9. Behandle organisasjonsplan for idrettslaget 10. Valg Leder, nestleder, styremedl Repr Ringerike Idrettsråd Revisorer Bekrefte valg gruppestyrer Valgkomite Øystein Olsen Leder HIF Vedlagt innkallingen følger: - Årsmelding Regnskap 2015 Innkallingen har ikke vedlagt: - Budsjett (legges fram i møtet) - Organisasjonsplan (ferdigstilles til møtet)

2 Årsmelding Haugsbygd IF Generelt om aktiviteten Aktiviteten i Haugsbygd IF drives i de 3 gruppene fotball, håndball og ski. Detaljer om denne aktiviteten framgår av gruppenes årsmeldinger. På alderstrinnene opp til 12 år legges det ikke opp til spesialisering og en oppfordrer til at utøverne driver forskjellig idrett sommer og vinter. Idrettslaget er opptatt av at dette gjøres i dialog med foreldregruppene på de enkelte aldersnivåene. HIF har svært god breddeaktivitet i de yngre årsklassene og det er der grunnlaget legges for gode opplevelser med fysisk aktivitet og idrettsglede. Nettopp gode opplevelser og mestring i et godt sosialt miljø er bærebjelken i Haugsbygd IF. Når vi lykkes med dette, ser vi også at lag og enkeltutøvere fortsetter med idrett inn i ungdomsperioden. For ungdom er det fortsatt breddeidrett som er målsettingen, men det legges også til rette for utvikling av talenter gjerne i samarbeid med det øvrige idrettsmiljøet i distriktet. Det er imponerende innsats fra foreldre og foresatte som gjør det mulig å ha et tilbud til så mange aktive barn og ungdom i Haugsbygd. Vi mener at ovenstående er hovedgrunnen til at fotballgruppen fortsatt er en av klubbene i Buskerud med størst jenteandel, at det kommer skiløpere som senere hevder seg på krets og nasjonalt nivå, og at det spirer godt i håndball i de yngre årsklassene. Styrets arbeid Styret har bestått av: Leder: Øystein Olsen ( ) Nestleder: Solveig Gedde-Dahl ( ) Kasserer: Lene Østvang ( ) Sekretær/vara politiattester: Vakant Styremedl/politiattester: Vakant Styrerepresentant Håndball: Kjell-Eric Andersen ( ) Styrerepresentant Fotball: Henning Skøien ( ) Styrerepresentant Ski: Dagfinn Augdal ( ) Det er avholdt 2 styremøter og i tillegg følges driften i gruppene opp gjennom arbeidsmøter og løpende dialog med gruppestyrene. En har merket godt at hovedstyret er underbemannet. Foruten betydelig innsats med etablering av nytt lysanlegg ved kunstgresset er det også jobbet mye og godt med prosjektene for anleggsutvikling som er prioritert i organisasjonsplanen. Nærmere bestemt driftsbygg ved kunstgresset og forankring hos Ringerike Kommune rundt ideen om en idrettshall i Haugsbygd. For førstnevnte skal det søkes om tippemidler innen 1. oktober 2016 og for idrettshall blir politisk nivå i kommunen orientert i løpet av våren Idrettslaget opplever konstruktiv, inspirerende og positiv dialog med administrasjonen i kommunen om saken.

3 Styret prioriterte arbeid: - å få oversikt/innsikt i driftsutfordringer og legge til rette for gode og dokumenterbare rutiner - utnytte ny medlemsdatabase med knytning til økonomisystem og fakturering fra systemet - følge opp at det etablerte regnskapssystemet fungerer tilfredsstillende - opprettholde og videreutvikle fellesskapet i en forening med 3 særidretter - følge opp avtaler som juridisk er HIF sitt ansvar - inkludert avtaler som gruppene forvalter. - det er lagt ned et betydelig arbeid for å omsette planer for anleggsutvikling i Haugsbygd. Medlemsstatistikk Fra idrettsregistreringen som sendes inn elektronisk til Norges Idrettsforbund: medlemmer i HIF Kjønn Kvinner Menn Totaler Alder T K T M Total Medl STATISTIKK AKTIVE* I GRUPPENE: * trenere, lagledere, styre er inkludert Fotball Kvinner Menn Total År/alderstr Håndball Kvinner Menn Total År/alderstr Ski Kvinner Menn Total År/alderstr

4 Økonomi Regnskapet er gjort opp og viser et positivt driftsresultat på kr etter finansinntekter. HIF har mottatt lokale aktivitetsmidler (LAM) og mva-kompensasjon til sammen kr Dette er i sin helhet fordelt til gruppene i desember i tråd med fordelingsnøkkel som gjenspeiler gruppenes medlemmer og tellende aktivitet for å få denne støtten. I tillegg er overført midler til gruppene etter søknad til sammen ca ,-. Medlemskontingent er fakturert og fulgt opp via medlemsbasen og med svært god effekt på innbetalingene. Det er høy andel av innbetalt kontingenten til foreningen. HIF har mottatt sponsormidler iht avtaler fra Sparebank 1 Ringerike Hadeland i Det må også nevnes at foreningen fikk tilsagn om støtte fra Sparebankstiftelsen Ringerike a kr ,- til spleiselaget med Ringerike kommune for realisering av nytt lysanlegg ved kunstgresset. Oppgjøret rundt dette prosjektet blir sluttført våren 2016 når anlegget er ferdigstilt ved at gjerder er tilbake på plass. Samlet har foreningen inkl gruppene til sammen bankinnskudd på kr pr (kr pr ). Med andre ord har foreningen en sunn økonomi pr i dag. Det vises for øvrig til eget punkt på dagsorden om gjennomgang av årsregnskap. Politiattester HIF har tilfredsstillende organisering og system for ivaretakelse av dette i henhold til lovverket. Buskerud er blant fylkene som har gått over til elektronisk behandling av politiattester. Dette forenkler rutinen vesentlig. Frivillighetsregisteret HIF er innmeldt og mottar grasrotmidler fra Norsk Tipping. Krav til oppdateringer og korrekt informasjon i Brønnøysund er fulgt opp. Støttespillere HIF har god kommunikasjon med Ringerike Idrettsråd og Buskerud idrettskrets. Det er i perioden opprettholdt kontakt og dialog med Ringerike Kommune spesielt vedrørende nytt lysanlegg på kunstgressanlegget. Vang skole og Haugsbygd ungdomsskole er solide støttespillere i forbindelse med tilrettelegging av aktiviteten.

5 Noen utfordringer - HIF har både store og små utfordringer som bør følges opp slik at inspirasjonen og entusiasmen vi opplever blant foreldre/foresatte opprettholdes. - Det arbeides fortsatt med dokumentasjon rundt drift og sportslig grunnlag. Gjennom dette forbedres oppmerksomheten rundt mottak nye medlemmer og det sosiale rundt idretten som bidrar til å forebygge frafall ved overgang fra barn til ungdom (12-13 års alder). - Kostnader og rutiner knyttet til nåværende drift av de anlegg som idrettslaget forvalter er også essensielt for den videre utviklingen av fasiliteter til aktiviteten. Dette gjelder spesielt på kunstgressanlegget og Ringkollen skiarena. - Foreningen har lagt vekt på punktet om anleggsutvikling i organisasjonsplanen og lagt til rette for konkret arbeid med ferdigstilling av anlegg i tilknytning til kunstgresset. Videre at HIF kan følge opp Ringerike kommunes strategi for vekst i Haugsbygd. Et svært viktig element er oppfølging av foreningens innspill (aug 2013) til ny kommuneplan der vi har pekt på behovet for utvidelse av gymsalene på skoleanlegget. I praksis betyr det at det må bygges en flerbruks treningshall i Haugsbygd. Det er viktig å være klar over at suksess i disse prosjektene forutsetter bred oppslutning blant foreldre og støttespillere. Det er en målsetting at driften skal gå «av seg selv» slik at en kan fokusere på anleggsutviklingen uten at det går på bekostning av det viktigste vi gjør opprettholder et best mulig tilbud til barn og unge i Haugsbygd. Haugsbygd 13. april 2016 Øystein Olsen, leder HIF

6 RESULTAT 2015 Budsj ' Noter INNTEKTER: 3200 Medlemmer Sponsorer Grasrot Midler fra NIF (mva/lam) Andre inntekter Sum inntekter UTGIFTER: 6800 Kontor/porto Kurs/konferanser Støtte til undergrupper Forsikringer Bankgebyrer Diverse utgifter Sum utgifter DRIFTSRESULTAT Renteinntekter Bankgebyrer Sum finansposter Årsresultat

7 BALANSE Noter EIENDELER 1920 Bank Bank Fordringer 0 0 Sum eiendeler EGENKAPITAL/GJELD 2050 Tidligere opparbeidet egenkapital Driftsresultat Netto egenkapital Leverandørgjeld Sum egenkapital/gjeld Noter: 1) Regnskapet er ført etter regnskapsprinsippet. Inntektene er ført ved fakturering i medlemsnettet. De utestående fordringene er oppført i balansen. 2)Innbetalt ocr for desember 2015 er overført til henholdsvis fotball, ski og håndball januar ) LAM og sponsormidler er ført som inntekt og deretter ført som kostnad støtte til undergrupper i henhold til avtale 4) 5)