SENTRALADMINISTRASJONEN SENTRAL- ADMINISTRASJONEN

Transkript

1 SENTRAL- ADMINISTRASJONEN Side 44 ÅB OG HP

2 A. SENTRALADMINISTRASJONEN Sektoren omfatter: A. Politisk ledelse B. Administrativ ledelse/ rådmannskontoret C. Økonomiavdelingen D. Planlegging, næringsutvikling E. Organisasjon, personal, fellestjenesten, lønn, IT, WEB og informasjon F. Eiendomsavdelingen G. Eksterne tjenester H. Revisjon S-1 ØKONOMIPLAN Budsjett SUM LØNN SUM DRIFTSUTG SUM DRIFTSINNT SUM UTG./ INNT Herav E-skattefinansiert drift SUM INVESTERING Herav E-skattefinansiert inv Endringer i aktiviteten/planer for årsbudsjett og handlingsprogram Bevilgning til næringsutviklingsarbeid er økt med 1 mill. kroner fra Bevilgningen skal brukes til årlige driftstilskudd til næringsselskapene som kommunen er engasjert i. I tillegg er det tidligere vedtatt i forrige HP å bevilge 2 mill. kroner til næringsprosjekter fra eiendomsskattemidler i perioden 2015 til Av disse tilrår rådmannen at kr disponeres til prosjekter i Kunnskapsbyen Lillestrøm. Lønn til prosjektstilling som EU-koordinator ( ) og tilhørende driftsstøtte tas ut fra 2016 iht. vedtak fra kommunestyret. Miljøavdelingen er flyttet over til teknisk sektor, og budsjettrammen på kr ,- er overført fra sentraladministrasjonen som følge av dette. Det budsjetteres med ny stilling på innkjøpsfunksjonen som de første årene skal benyttes til å hjelpe organisasjonen til å gjøre innkjøpene ved hjelp av e-handel. Dette vil sikre at innkjøpene i større grad kanaliseres til de leverandørene vi har avtale med. Dermed forhindrer vi å bryte bestemmelsene om offentlig innkjøp og vi sikrer i større grad enn tidligere at vi får avtalte priser. På sikt vil stillingen gå inn i ordinært innkjøpsarbeid i kommunen, en funksjon som er viktig både av hensyn å gjøre korrekte innkjøp og økonomisk gunstige innkjøp. I tillegg er det lagt inn midler til programvare e-handel som følge av bortfall av DIFI støtte. Til sammen er økonomiavdelingen tilført 1,0 mill. kroner på innkjøpsområdet. Koordinering av beredskapsfunksjonen ivaretas av en halv stilling. Vedkommende som innehar stillingen er ansatt på helse- og sosialsektoren. Lønn for beredskapsarbeidet overføres fra helse- og sosial fordi budsjettet for beredskap skal være i sentraladministrasjonen. Det er lagt inn midler til 1 stilling på lønnsavdelingen (rammeøkning). ÅB OG HP Side 45

3 Økt bruk av innbyggerportalen gir økte kostnader. For å dekke økte utgifter fra 2015 med kr foreslås det å omdisponere bevilgningen til kompetanseløft. Med dette grepet vil kompetanseløftordningen, slik vi har hatt den til nå, avvikles. Sektorene har pekt på noen digitaliseringsprosjekter som spesielt viktige. Disse vil kreve tilpasninger i innbyggerportalen. Analysearbeid er også betydelig, slik at man treffer best mulig med løsningsforslag før utviklingen starter. Det kreves midler til prosjektledelse for å få dette til. Det foreslås derfor å bevilge kr i 2015 ved å omdisponere midler fra fond for felles kurs og konferanser (engangsmidler). Intranettet har svakheter og møter ikke de krav en kunnskapsorganisasjon som Skedsmo kommune skal ha. Innføring av nytt intranett i Skedsmo kommune koster i størrelsesorden 3 mill. kroner, men er et digitaliseringsprosjekt med høyt potensiale for å ta ut gevinst. Det foreslås å starte opp et forprosjekt i 2015, og det bevilges kr til prosjektet. Bevilgningen dekkes ved å omdisponere midler fra fond kurs og konferanser (engangsmidler). Bevilgning til nytt intranett settes på S6-lista i Det er lagt inn kr ,- på IKT-avdelingens budsjett til videre utvikling av printkonsept. Det foreslås at bevilgningen dekkes ved å omdisponere midler fra fond for felles kurs og konferanser (engangsmidler). Driftskostnader og lisenser for teknisk utstyr (Ipads) til politikere koster kr mer enn vi har i budsjettet. Dette er en årlig kostnad. I tillegg vil det komme kr i økt kostnad til innkjøp av utstyr til nye politikere etter valget i 2015, det foreslås å øke bevilgningen til dette formålet (rammeøkning). Systemet for håndtering av inngående faktura (del av regnskapssystemet) fases ut fra leverandøren i 2015, og må erstattes av et nytt system. Dette vil anslagsvis koste kr , og det foreslås å bevilge dette beløpet til formålet. Bevilgningen dekkes ved bruk av avsatte fondsmidler fra regnskapet for Driftsbudsjettet i eiendomsavdelingen er økt med 3,1 mill. kroner for å dekke driftskostnadene til nye Bråtejordet skole (2,2 mill. kroner) og Kjerulfsgate bo- og aktivitetssenter (0,9 mill. kroner fra ). Barnevernet er flyttet ut fra rådhuset til leide lokaler. Årlige kostnader er 4,1 mill. kroner som var budsjettert på sentraladministrasjonen. Midlene flyttes over til helse- og sosialsektoren. Eiendomsavdelingens andel av drift av Slorahallen er lagt inn med pr. år finansiert av eiendomsskatt i hele perioden, også Fordeling av driftsramme mellom kultursektoren og e-avd. er justert siden budsjettrundskrivet med kroner mer til kultur. Asak skole ble kjøpt i 2014, og finansiert med lån. Dette var tidligere et OPS prosjekt, og kommunen betalte husleie som var bevilget i eiendomsavdelingens budsjett. Bevilgningen på 8,812 mill. er overført til felleskapitlet for dekning av renter/avdrag på lånet. Til økt vedlikehold i eiendomsavdelingen bevilges 2,0 mill. kroner i Bevilgningen dekkes ved omdisponering av fondsmidler (se vedtaksforslag 7). 1. gangs oppstartingstilskudd til Romerike revisjon IKS er redusert fra kr ,- i 2014 til kr i 2015 og kr i Romerike KontrollUtvalgsSekretariat (ROKUS IKS) gis en særskilt realvekst fra 2015 til 2016 på kr Investeringer: Tabellen nedenfor viser de investeringene som er innarbeidet i ÅB/HP-perioden: Investeringer i HP-perioden Div. investeringer i eiendomsavdelingen Fiberoptisk plan Enøk-tiltak EPC prosjekt pakke Ny barnehage Bråtejordet Vei - Bråtejordet Side 46 ÅB OG HP

4 Tilbygg Strømmen barnehage Tilbygg Lillestrøm barnehage Kjerulfsgate bo- og aktivitetssenter Sum investeringer i ÅB/HP-perioden (Beløp i hele 1000 kr) eks. mva Pkt 1,2,3 er en videreføring av årlige bevilgninger EPC pakke 1 Rådmannen foreslår å bevilge 39 mill. kroner til en energisparekontrakt såkalt EPCprosjekt. Prosjektet finansieres av fondsmidler ENØK/lån som nedbetales med innsparte energikostnader. Prosjektet er beskrevet i egen sak til kommunestyret Ny barnehage Bråtejordet Totalt budsjett for hele prosjektet på 95,0 mill. kroner fordelt på årene , i 2015 er restbevilgning på 46,0 mill. kroner lagt inn. Totalbudsjettet er en videreføring av det opprinnelige kostnadsanslaget etter første anbudsrunde høsten Kommunestyret ønsket da en ny prosess for å få ned kostnadene. Resultatet etter ny anbudsrunde høsten 2014, er ikke helt klart når dette skrives, men kan føre til redusert budsjett for prosjektet i Vei - Bråtejordet Bevilgningen for veien på Bråtejordet er fordelt på 2014 og Det som legges inn i 2015 er restbevilgningen for prosjektet Tilbygg Strømmen og 2079 Tilbygg Lillestrøm barnehage Det ligger til rette for tilbygg på begge barnehagene. Dette vil gi en nødvendig kapasitetsutvidelse. I budsjettet er tilbygget på Strømmen lagt inn i 2015, og tilbygget i Lillestrøm er lagt inn i Kjerulfsgate bo- og aktivitetssenter Totalt budsjett for hele prosjektet er 334,2 mill. kroner fordelt på årene 2014 og Senteret er planlagt åpnet i november I 2015 er restbeløpet på 144,250 mill. kroner lagt inn. S-2.1 MÅL FOR HELE SEKTOREN Sektorovergripende mål som alle sektorene skal utarbeide mål etter. 1. Skedsmo kommune skal være blant de fremste kommuner i Norge på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Mål for sentraladministrasjonen Har gjennomgått en tverrsektoriell prosess og vurdert og foreslått hensiktsmessig organisering av IKT-ressursene i hele organisasjonen, slik at det sikres innbyggervennlige digitale løsninger, helhetlige løsninger og god nytte/kost. 2. Ha iverksatt koordinerte og helhetlige tiltak slik at innvandrerbefolkningen integreres på en god måte og har høy deltakelse i samfunn, utdanning og yrkesliv. Mål for sentraladministrasjonen Ved kjøp av boliger til bosetting av flyktninger etterstrebes det en geografisk spredning for å lette integreringen i lokalsamfunnet. ÅB OG HP Side 47

5 3. Ha inkludert folkehelseperspektivet i planverk og tiltak i de ulike sektorer i kommunen slik at det sikres helhetlig og koordinert ressursbruk for bedre folkehelse. Mål for Sentraladministrasjonen Drift, vedlikehold og utvikling av kommunens bygninger skjer på en måte som fremmer folkehelsen gjennom fokus på innemiljø og nærmiljø. De mest sentrale årsmålene for sentraladministrasjonen: ÅB 1 Videreutvikle verktøy for elektronisk distribusjon av sakspapirer til politiske møter, slik at politikerne til enhver tid har et godt verktøy for lesing og bearbeiding av politiske dokumenter. ÅB 2 Det skal leveres bidrag til utredninger og videre prosesser knyttet til de utfordringer og samarbeidsoppgaver som ligger i saken om kommunereformen. Disse skal være egnet til å gi et godt grunnlag for kommunestyrets beslutninger knyttet til de spørsmål som reformprosessen kan reise. ÅB 3 Nytt system for fakturahåndtering er implementert og klart for ordinær drift, slik at det oppnås effektiv fakturaflyt og god integrering med regnskapssystemet. ÅB 4 75% av alle fakturaer som sendes ut fra kommunen skal være på e-faktura, slik at kravene til digital tilgjengelighet for brukerne er ivaretatt og rutinen er kostnadseffektiv for kommunen. ÅB 5 Organisasjons og personalavdelingen skal iverksette tiltak slik at kommunen søker deltakelse i prosjekt finansiert gjennom EUs sektorprogram, Interregprogrammene eller EØS-finansieringsmekanisme i ÅB 6 Fellestjenesten skal bistå i arbeidet med å digitalisere data- og dokumentflyten mellom kommunen og innbyggeren, samt internt i kommunen, slik at arkivverdige data fanges og arkiveres, journalføringsplikten ivaretas, effektiviseringsgevinster tas ut, samt at interne brukere og innbyggerne i kommunen opplever god kvalitet og en enklere hverdag. ÅB 7 Ved innføring av A-ordning (ny felles ordning for digital innrapportering av ansettelses- og inntektsopplysninger) vil lønnsdata kvalitetssikres, slik at elektronisk overføring til myndighetene er korrekt. ÅB 8 Web og portalavdelingen skal tilrettelegge for digital tjenesteutvikling og bistå sektorene i arbeidet med å lage brukervennlige selvbetjeningsløsninger slik at innbyggerne får løst sin oppgave på en enklere måte. ÅB 9 IT skal bistå i arbeidet med Datafangst i form av elektroniske søknader samt bruk av «digital utgående post» mot innbygger, slik at det sikres gjenbruk av data til alle IKTfagsystemer som har behov for oppdatering. ÅB 10 75% av samlet antall fakturaer inn til kommunen skal mottas elektronisk, slik at det oppnås kostnadseffektiv behandling med høy kvalitet. S-2.2 MÅL FOR PROGRAMOMRÅDENE Programområde A - Politisk ledelse ÅB 1: Videreutvikle verktøy for elektronisk distribusjon av sakspapirer til politiske møter, slik at politikerne til enhver tid har et godt verktøy for lesing og bearbeiding av politiske dokumenter. ÅB 2: Gjennomføre kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 effektivt og korrekt, slik at valgresultatet blir godkjent. Side 48 ÅB OG HP

6 SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING Programområde B - Administrativ ledelse (rådmannskontoret) HP 1 Det gjennomføres omstillinger, effektiviseringer og prioriteringer i kommunen, slik at det skapes handlingsrom i årsbudsjettene. ÅB 1 Bevilgninger til budsjettet prioriteres for å levere vedtatte tjenester med forventet kvalitet innenfor kommunens økonomiske rammer. ÅB 2 Det skal leveres bidrag til utredninger og videre prosesser knyttet til de utfordringer og samarbeidsoppgaver som ligger i saken om kommunereformen. Disse skal være egnet til å gi et godt grunnlag for kommunestyrets beslutninger knyttet til de spørsmål som reformprosessen kan reise. SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING Programområde C - Økonomiavdelingen HP 1 Alle overordnede rutiner på økonomiområdet er definert og samlet i økonomireglementet, og i sektorenes økonomiske kontrollsystemer. HP 2 Rutiner og systemer for økonomisk internkontroll på tvers av sektorene og fagområdene er etablert og dokumentert. HP 3 E-handel er den fremtidige måten å gjennomføre innkjøp på i Skedsmo kommune. HP 4 Skatteinnfordringen i Skedsmo kommune skal være blant de tre beste i Akershus. ÅB 1 ÅB 2 ÅB 3 ÅB 4 ÅB 5 ÅB 6 Nytt system for fakturahåndtering er implementert og klart for ordinær drift, slik at det oppnås effektiv fakturaflyt og god integrering med regnskapssystemet. Det gjennomføres internkontroll av inntektsstrømmene i sektorene. Disse dokumenteres og rutinene gjøres kjent i sektorene. 1/3 av alle vare- og tjenestekjøp gjøres via e-handel, slik at det bidrar til effektive innkjøpsrutiner og ivaretar statens krav til e-handelsløsninger. Dataprogram for Konkurransegjennomføring (KGV-verktøy) og avtaleforvaltning (AFV-verktøy) er anskaffet og satt i drift, slik at det bidrar til å effektivisere innkjøpsprosessene på de områder disse verktøyene er aktuelle. 75% av samlet antall fakturaer inn til kommunen skal mottas elektronisk, slik at det oppnås kostnadseffektiv behandling med høy kvalitet, slik at det oppnås kostnadseffektiv behandling med høy kvalitet. 75% av alle fakturaer som sendes ut fra kommunen skal være på e-faktura, slik at kravene til digital tilgjengelighet for brukerne er ivaretatt og rutinen er kostnadseffektiv for kommunen. ÅB OG HP Side 49

7 SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING Programområde D - Planlegging, næringsutvikling HP 1 Kommunens samarbeid med Kunnskapsbyen Lillestrøm og Lillestrøm 2020 om videre urbanisering og næringsetableringer i byen konsolideres og forsterkes innsatsmessig. Erfaringer, kunnskap og samarbeidsprosesser etablert gjennom STRAKKS søkes utnyttet videre i denne sammenheng. HP 2 Det etableres og bidras over tre år til gjennomføring av et EU-finansiert byutviklingsprosjekt i samarbeid med kommunene Bærum og Ski innenfor EUprogrammet URBACT. ÅB 1 Det leveres bidrag til kommunens innspill til det regionale plansamarbeidet Oslo/Akershus og til kommuneplanen, som behandles og legges frem for behandling i kommunestyret. Gjennom en parallell behandling av de to, skal det oppnås sterkere forståelse på regionalt og statlig nivå for kommunens utfordringer og de løsninger som Skedsmo søker. SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING Programområde E - Organisasjon, personal, fellestjenesten, lønn, IT, web og informasjon Organisasjon- og personalavdelingen ÅB 1 Importere all ferie og fravær fra forsystem og/eller tar i bruk elektronisk registrering for flere fraværstyper i web modulen (Visma) slik at vi får høyere datakvalitet og gjenbruker data. ÅB 2 Organisasjons og personalavdelingen skal iverksette tiltak slik at kommunen søker deltakelse i prosjekt finansiert gjennom EUs sektorprogram, Interregprogrammene eller EØS-finansieringsmekanisme i Informasjon ÅB 1 Det skal utarbeides en kanalstrategi for informasjon, slik at informasjon når de ulike målgrupper som kommunen har. Strategien skal omfatte interne og eksterne kanaler, og en eventuell vurdering av behovet for nye kanaler. ÅB 2 Klart språk prosjektet skal utarbeide et opplegg for overføring av ansvar fra prosjektet til sektorene, slik at Klart språk arbeidet blir ivaretatt som en del av den enkelte sektors daglige arbeid. Side 50 ÅB OG HP

8 13030 Lønnsavdelingen ÅB 1 Ved innføring av A-ordning (ny felles ordning for digital innrapportering av ansettelses- og inntektsopplysninger) vil lønnsdata kvalitetssikres, slik at elektronisk overføring til myndighetene er korrekt. ÅB 2 Arbeidet med innføring av fullelektroniske personalmapper videreføres, slik at papirflyten reduseres og kvaliteten på lønnsbilag sikres. ÅB 3 Opplæring og behandling av fravær implementeres i lønnskurs og gjennomføres 2 ganger i året, slik at forståelse av behandling av fraværsområdet ivaretas Fellestjenesten ÅB 1 Fellestjenesten skal bistå i arbeidet med å digitalisere data- og dokumentflyten mellom kommunen og innbyggeren, samt internt i kommunen, slik at arkivverdige data fanges og arkiveres, journalføringsplikten ivaretas, effektiviseringsgevinster tas ut, samt at interne brukere og innbyggerne i kommunen opplever god kvalitet og en enklere hverdag. ÅB 2 Arbeidet med å samle inn, katalogisere og deponere kommunens eldste materiale skal fortsette, slik at materialet sikres mot uautorisert innsyn og forringelse, og enklere kan gjenfinnes og gjøres tilgjengelig for kommunens innbyggere og forskere. ÅB 3 Arbeidet med kommunens arkivplan skal fortsette, slik at den også omfatter kommunens fagsystemer og den arkivdanningen som skjer gjennom bruken av disse systemene. Det skal utarbeides rutiner for prosessene i arkivdanningen slik at de er i samsvar med Arkivlov med forskrifter Web og portalavdelingen ÅB 1 Web og portalavdelingen skal tilrettelegge for digital tjenesteutvikling og bistå sektorene i arbeidet med å lage brukervennlige selvbetjeningsløsninger slik at innbyggerne får løst sin oppgave på en enklere måte. ÅB 2 Web og portalavdelingen skal tilrettelegge for bruk av mobile flater slik at vi gjør innhold og tjenester mer tilgjengelig for våre brukere. ÅB 3 Web og portalavdelingen skal videreutvikle og tilrettelegge for en smidig utviklingsmetodikk, slik at det leveres flere tjenester i portalen med høyere kvalitet IKT - avdelingen HP 1 Kommunens IKT-infrastruktur skal videreutvikles slik at målene i kommunens digitaliseringsstrategi kan oppfylles. ÅB 1 IT skal bistå i arbeidet med Datafangst i form av elektroniske søknader samt bruk av «digital utgående post» mot innbygger, slik at det sikres gjenbruk av data til alle IKTfagsystemer som har behov for oppdatering. ÅB 2 IT skal innføre et system for overvåking av kritiske hendelser i datateknisk infrastruktur og programvare, slik at nedetid reduseres. ÅB 3 IT skal ta i bruk ett nytt brukerstøttesystem, for effektiv håndtering av feilsituasjoner, service og support, slik at kommunikasjon med it-brukerstøtte blir enklere for våre brukere. SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING ÅB OG HP Side 51

9 Programområde F - Eiendomsavdelingen ÅB 1 Produktiviteten innen boligforvaltningen styrkes ved at søkere til kommunale boliger gis mulighet til å kommunisere med kommunen på en digital plattform. ÅB 2 Ved kjøp av boliger til bosetting av flyktninger etterstrebes det en geografisk spredning for å lette integreringen i lokalsamfunnet. ÅB 3 Drift, vedlikehold og utvikling av kommunens bygninger skjer på en måte som fremmer folkehelsen gjennom fokus på innemiljø og nærmiljø. ÅB 4 Innføre adgangskontrollsystemer i rådhuset, slik at sikkerheten for publikum og ansatte forbedres. SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING Programområde G - Eksterne tjenester ÅB/HP 1 Gi Eldrerådet arbeidsmessig støtte og informasjonstilgang slik at eldrerådet kan følge med i, og gi sine uttalelser om saker som berører eldre. ÅB/HP 2 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne gis arbeidsmessig støtte og informasjonstilgang slik at Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne kan følge med i, og gi sine uttalelser om, saker som berører funksjonshemmede. ÅB/HP 3 Videreutvikle beredskapsarbeidet slik at det hele tiden er oppdatert iht. nasjonale krav. SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING Programområde H - Revisjonen Revisjonen skal ivaretas av Romerike revisjon IKS, og målsetningene behandles i styret for denne interkommunale virksomheten, samt i kommunens felles behandling av interkommunale foretak. Programområdet revisjon omfatter den direkte bevilgningen og betaling for styredeltakelse. Målsetningene for programområdet på både kort og lang sikt er: Forholdene er lagt til rette for at revisjonen kan utføre et tilfredsstillende revisjonsarbeid. Revisjonen utfører et arbeid som tilfredsstiller våre ønsker for revisjonsarbeid innenfor de økonomiske rammer vi stiller til rådighet. SUM UTG./ INNT SUM INVESTERING Side 52 ÅB OG HP

10 S-3 BEMANNING Politisk ledelse 4,5 4,5 4,5 4,5 4,5 Adm ledelse 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Økonomiavdelingen 42,0 43,6 43,0 43,0 43,0 Plan, næring (PN) 3,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Org., personal, lønn, IT, info 60,5 62,0 61,0 61,0 61,0 Eiendomsavdelingen 177,9 183,0 184,0 184,0 184,0 Eksterne tjenester 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 Revisjon (interkommunal) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM ÅRSVERK 289,9 297,6 297,0 297,0 297,0 Hovedendringer i bemanningen: 50% stilling til beredskapsarbeid er lagt inn på avdeling eksterne tjenester. Stillingen er overført fra helse- og sosialsektoren i Det er lagt inn 1,0 stilling i økonomiavdelingen til e-handel. Skatteseksjonen har økt med 0,6 stilling i forhold til 2014 (vil reduseres som følge av naturlig avgang i 2016). 2 stillinger i miljøavdelingen er flyttet til teknisk sektor. Lønningsavdelingen er økt med 1,3 stilling. Det er 1 ny stilling, og utvidelse av en deltidsstilling med 30%. 1 stilling fra teknisk er flyttet til plan- og næringsavdelingen (kommuneplanarbeid). Stilling som EU-koordinator har bare bevilgning fra kommunestyret i 2 år ( ) og er trukket ut fra Eiendomsavdelingen har lagt inn 1,2 vaktmesterstillinger og 3,9 renholdstillinger (til Asak skole, KAD og Romerike krisesenter). 1 administrativ stilling er opprettet i Skedsmo kommunale boliger. En juriststilling er flyttet fra eiendomsavdelingen til org- og personalavdelingen i 2015 (som del av et kvalifiseringsprogram). 1,2% lønnsøkning inkl. pensjon og arbeidsgiveravg. utgjør for sektoren kr S-4 UTFORDRINGER OG PRIORITERINGER I SEKTOREN Sentraladministrasjonen skal sikre enhetlig utvikling og tilstrekkelig kapasitet på felles administrative funksjoner. I dette budsjettet er det en økt satsing på digitalisering i samarbeid med sektorene. Arbeidet gjennomføres i samsvar med nylig vedtatt digitaliseringsstrategi. Sentrale administrative funksjoner bør være samlet i rådhuset. For å få dette til, har det vært nødvendig å flytte ut funksjoner som kan ligge utenfor rådhuset. Det må være en løpende vurdering framover ut fra en kost/nytte betraktning om kapasiteten i Rådhuset skal utvides. Det skal vurderes om det er hensiktsmessig å slå Skedsmo kommune sammen med en eller flere andre kommuner. Staten v/fylkesmannen har pålagt kommunene å gjennomføre prosesser, og gi svar tilbake innen første halvår Det er lagt detaljerte føringer for hvilke temaer som skal drøftes, og som det skal gis tilbakemeldinger på. Fylkesmannen skal, bl.a. ved hjelp av den informasjon som kommer fra kommunene, gi anbefaling til regjeringen om hva som skal være den nye kommunestrukturen i Akershus. HMS - mål ÅB OG HP Side 53

11 1. Sammen med utvalgte ledere finne forbedringstiltak for å følge opp funnene fra kartleggingen som er gjennomført blant alle ledere i Skedsmo kommune for å få en vurdering av balansen mellom administrasjon og ledelse. 2. HMS-dugnaden evalueres, konsolideres og videreutvikles. Prosessbistand og nye kurs tilbys ledere slik at ansatte følges godt opp i fht. arbeidsmiljøet. Investeringer som det ikke er funnet rom for i kommende HP-periode I strategiplanen for kommunens helse- og omsorgstjenester er ombygging/ nybygging av LIBOS-østfløy omtalt som neste investeringstrinn innen eldreomsorgen i kommunen. Det er iverksatt et arbeid med å analysere hvilke muligheter for utbygging den aktuelle tomta gir. Det pågår et arbeid innenfor rammene av Samhandlingsprosjektet for Nedre Romerike og Rømskog som tar sikte på å etablere et Lokalmedisinsk senter i regionen. Leiekontraktene for de tjenestene som kan være aktuelle å legge inn i senteret utløper våren 2020, og det ville vært hensiktsmessig om prosjektet lot seg finansiere mot slutten av HP perioden. Hverken omfang eller lokalisering er foreløpig avklart. Bro og gangvei ved Slora lar seg ikke bygge innenfor de rammer som er avsatt til flerbrukshallprosjektet. Flere sentrale service/ støttefunksjoner vil i løpet av få år trenge nye lokaler. Sentralkjøkkenet nærmer seg kapasitetsgrensen, maskinparken må snart byttes ut og stadig strengere smittevernregler vanskeliggjør forsvarlig produksjon. Kommunens 3 vaskerier tilfredsstiller heller ikke kravene i smittevernsbestemmelsene, og kommunens hjelpemiddelsentral har vokst ut av sine lokaler. Det er behov for å se på utviklingen av disse tjenesteområdene, og det antas å være økonomisk fordelaktig å se på dem samlet. En samlokalisering i et eget servicebygg bør utredes. Det er fremkommet et ønske om ny tribune i Skedsmohallen, anslått til 4 mill. kroner. S-5 KONSEKVENSER FOR ANDRE SEKTORER Oppgavene er overordnet ledelse, koordinering, spisskompetanse på enkeltfunksjoner og drift av fellesfunksjoner som lønn, regnskap, IT, innfordring og arkiv. Høy kvalitet på tjenestene fra sentraladministrasjonen er grunnlag for god tjenesteproduksjon i sektorene. Side 54 ÅB OG HP

12 S-6 AKTIVITETER UTENFOR FASTSATT RAMME I PRIORITERT REKKEFØLGE MED HØYEST PRIORITET (tilsvarende 2% av brutto driftsutgifter): Prioritet Aktivitet ÅB 2015 HP 2016 HP 2017 HP 2018 Drift 1 Smitteverntiltak Libos, Skedsmotun, skyllerom Smitteverntiltak vaskeriene, ombygging og utskifting av maskinparken 3 Utskifting maskiner back-up i Leiraveien Vedlikehold Sørum fritidsgård Vedlikehold Skedsmohallen Arbeidsprosesskartlegging Økt politikergodtgjørelse Klart språk ny stilling IT-avdelingen nye lærlinger Nytt intranett Retting av HMS avvik flere bygg Utskifting/vedlikehold lekeapparater Utskifting av nød- og ledelys rådhuset Adgangskontrollsystem rådhuset Smia på Huseby rehab Investering 1 Tilpasning av barnehager utomhusareal/ stellerom etc Ventilasjon Tæruddalen BH Fornying av uteområder skoler/barnehager Utskifting/rehab av personheiser Skole Lillestrøm Sofie Radichsvei 0 0 0??? 5 Husebylåven Prisnivå pr , netto kr. Kommentarer: Drift Smitteverntiltak Libos, Skedsmotun - skyllerom Bygningsmessige tilpasninger bl. a for å skille ren og uren sone. Smitteverntiltak i vaskeriene, ombygging og utskifting av maskinparken Dagens utstyr og standard tilfredsstiller ikke krav som stilles i forskrift for levering av tøy til helseinstitusjoner. Utskifting maskiner back-up drift i Leiraveien Det er etablert en backup drift av kommunens IT-systemer i Leiraveien. For å gjennomføre utskiftinger i maskinparken er det behov for kr i ÅB OG HP Side 55

13 Vedlikehold Sørum fritidsgård Det som spesielt nevnes er utskifting av vantet i ridehall, sykeboksavdelingen og skolestua i låven, oppussing av stabbur, bygging av toalettbygg. Vedlikehold Skedsmohallen Det er behov for generell økning av vedlikeholdet i Skedsmohallen. Samlet bygningsmessig rehabiliteringsbehov i tilstandsanalyse er estimert opp mot 15,0 mill. kroner, inkl. mobile tribuner (4 mill. kroner). Arbeidsprosesskartlegging Det er behov for å gjennomføre et prosjekt med en arbeidsprosesskartlegging av saksbehandlingsstøttesystem og elektronisk arkiv. Dette fordi vi ønsker å kunne vurdere om dagens systemer er gode nok, og kunne vurdere om det eksisterer gode alternativer. Prosessen koster kr Økt politikergodtgjørelse Det er forslag fra arbeidsgruppen som har vurdert politikergodtgjørelse om å øke godtgjørelsen til ordfører, varaordfører (til hel stilling) og gruppeledere. Til sammen koster dette kr Klart språk Klart språk prosjektet har stor nytteverdi, og det er behov for videre opplæring. For å komme videre er det behov for kr ny stilling IT-avdelingen Driften av IT systemene er presset. Det er behov for å øke bemanningen for å yte gode tjenester for organisasjonen og ut til innbyggerne. Det er foreslått èn ny stilling. 10 nye lærlinger Det er ønskelig å øke antallet lærlinger. Det er anbefalt at kommunene skal ha 1 lærling pr 1000 innbyggere. Skedsmo kommune burde således hatt 52 lærlinger, mens vi har 27 lærlinger i dag. En lærling koster kr for hele lærlingperioden. Vi er helt avhengig av at det utdannes fagpersonale, men har ikke funnet plass til å øke bevilgningen til lærlinger i dette budsjettet. På S6 føres det opp bevilgning til 10 til nye lærlinger hvert år, kr Nytt intranett Nytt intranett i Skedsmo kommune er et digitaliseringsprosjekt med høyt potensiale for å ta ut gevinst. Et nytt system koster i størrelsesorden 3 mill. kroner. Det legges inn en bevilgning på kr til et forprosjekt i Bevilgning på 3 mill. kroner føres på S6 i Retting av HMS avvik flere bygg Det er lagt inn 4,4 mill. kroner i vedlikeholdsmidler i eiendomsavdelingen. Noe av disse midlene må brukes til lukking av akutte HMS avvik, men behovet er større enn det er mulig å få til innenfor budsjettet. Utskifting/vedlikehold lekeapparater Samme kommentar som forrige punkt. Utskifting av nød- og ledelys rådhuset: Ikke funnet rom for å dekke dette innenfor budsjettet. Adgangskontroll rådhuset: Ikke funnet rom for å dekke dette innenfor budsjettet. Side 56 ÅB OG HP

14 Smia på Huseby rehabilitering: Behov for full rehabilitering. Investeringer Tilpasning av barnehager utomhusareal, stellerom etc Som følge av en sterk økning i antall barn under 3 år, er det de siste årene lagt stor vekt på å bedre tilbudet for denne gruppen barn. Dette er i hovedsak bygningsmessige tilpasninger i de eksisterende barnehagene og standardheving på eksisterende stellerom, endring av garderober og større areal til overdekkede soveplasser ute for barnevogner. Dette er ikke sluttført, og det må i 2015 fullføres flere mindre prosjekter på Breidablikk, Åsenhagen, Tæruddalen og Uglebakken. Videre har flere barnehager ønsker fra foreldrene om matservering, bl.a. som smørelunsj, men for å etterkomme det vil det være nødvendig med oppgraderinger for å tilfredsstille krav fra Mattilsynet. Det er lagt inn 5 mill. kr på S-6 listen hvert år i programperioden. Ventilasjon Tæruddalen barnehage Barnehagen har ikke vært omfattet av tidligere etablering av luftbehandlingsanlegg. For å oppfylle nødvendige innemiljømål må slikt anlegg etableres med anlegg inne i tak og med kanaler til alle rom. Kostnaden er beregnet til 3,5 mill. kr, og legges inn på S-6 lista. Fornying av uteområder skoler og barnehager Inntil 2011 har en hatt 1,5 mill. kroner av eiendomsskattemidlene til nye lekeapparater i skoler og barnehager. De årlige kontrollene avdekker imidlertid feil og mangler som medfører at noe utstyr må fjernes. Det har blitt et betydelig etterslep, og spesielt i barnehagene er uteområdet og lekeapparatene viktig for den pedagogiske tilretteleggingen. Nødvendige tiltak, beregnet til 2,5 mill. kr hvert år i programperioden, er ført opp på eiendomsavdelingens S-6-liste. Skole Lillestrøm Sofie Radichsvei Skolebehovsplanen anslår at elevtallsveksten utløser behov for en ny skole i Lillestrøm i løpet av 4 5 år. Kommunen har kjøpt tomt i Sophie Radichsvei til dette formålet. Bygging av ny skole skulle derfor vært startet i løpet av HP perioden, men det er ikke funnet rom for å legge investeringen inn i budsjettet. Husebylåven: Vedtak i kommunestyret : 1. Forprosjektrapport pr. mai 2014 «Låven på Huseby gård» tas til orientering og legges til grunn for videre arbeid. 2. Rådmannen får fullmakt til å arbeide videre med en virksomhetsplan som beskriver innhold, tjenestebehov, driftsmodell og økonomi. Den nedsatte styringsgruppen leder dette arbeidet videre. 3. Investeringsmidler for realisering vurderes i forbindelse med behandlingen av ÅB 2015/HP Sak som følger opp pkt. 2 i vedtaket, legges frem til politisk behandling i desember Prosjektet føres opp i påvente av avklaringen knyttet til driftsmodell og økonomi. Rådmannen finner ikke plass til prosjektet innenfor eksisterende drift og det føres opp på S-6 listen. ÅB OG HP Side 57

15 S-7 AKTIVITETER INNENFOR FASTSATT RAMME I PRIORITERT REKKEFØLGE MED LAVEST PRIORITET (tilsvarende 2% av brutto driftsutgifter): Prioritet Aktivitet ÅB 2015 HP 2016 HP 2017 HP 2018 Drift 1 Redusert drift (uspesifisert) 1,0 1,0 1,0 1,0 2 Redusert bemanning (uspes) 4,0 4,0 4,0 4,0 3 Investering 1 Prisnivå pr , netto kr. Reduksjon på driftspostene vil kunne skje på poster for konsulentkjøp, velferdsordninger og ved mindre reduksjoner på ordinære driftsposter. Muligheten er begrenset. De fleste driftspostene er bundet opp til funksjoner som hele kommuneorganisasjonen er avhengig av for å fungere, eller det er driftsposter som er bundet opp til inngåtte avtaler. Reduksjon på lønnsposter vil gjennomføres der det til enhver tid er mulig og gjennomførbart. Frihetsgrader som følge av vakanser i stillinger, og muligheter for å redusere standard på funksjonen med minst mulig konsekvenser blir vektlagt. Side 58 ÅB OG HP