Green Key for hotell - kriterier og veileder

Transkript

1 Green Key for hotell - kriterier og veileder Adresse: Stiftelsen FEE Norway, Postboks 4502, 4673 Kristiansand Telefon: E-post: post@fee.no Internett: Foretaksnr: Bank:

2 Innholdsfortegnelse 1. Om veilederen... 2 Kontaktinformasjon... 2 Om Stiftelsen FEE Norway: Hva er Green Key? Søknadsprosessen... 3 Om kriteriene:... 3 Om prosessen... 4 Fornyet sertifisering... 4 Kontrollbesøk Kriteriene MILJØLEDELSE PERSONALINVOLVERING GJESTEINFORMASJON VANN VASK OG RENGJØRING AVFALL ENERGI MAT INNEKLIMA PARKER OG UTEOMRÅDER SAMFUNNSANSVAR MILJØAKTIVITETER ADMINISTRASJON KONFERANSE Adresse: Stiftelsen FEE Norway, Postboks 4502, 4673 Kristiansand Telefon: E-post: post@fee.no Internett: Foretaksnr: Bank:

3 1. Om veilederen Denne veilederen har til hensikt å gi informasjon om søknadsprosessen, retningslinjene for Green Key, samt forklare og utdype hva som inngår i hvert enkelt av kriteriene for hoteller. Den kan være til hjelp for helt nye søkere som trenger å sette seg inn i både prosessen og kriteriene, nye miljøansvarlige og også som en påminner til søkere om har vært med en stund. Veilederen er ikke en endelig fasit. Den er datert og vil oppdateres kontinuerlig, så vi ber dere om å sjekke nettsidene våre, for å forsikre dere om at dere bruker siste versjon. Flere bilder og mer informasjon, gode råd og eksempler til hvordan de forskjellige kriteriene kan oppfylles på best mulig måte for den aktuelle campingen vil oppdateres, så ta gjerne kontakt dersom dere enten har gode eksempler å bidra med, har spørsmål, eller trenger mer informasjon om spesifikke kriterier eller områder. Er dere interessert i Green Key, lurer på om dette er en miljøsertifiseringsordning som passer for dere, eller ønsker å søke ber vi dere om å ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon Stiftelsen FEE Norway Kontaktperson: Marit Kjellesvik Adresse: Stiftelsen FEE Norway, Postboks 4502, Kristiansand Telefon: E-post: greenkey@fee.no Web: Om Stiftelsen FEE Norway: Foundation for Environmental Education (FEE) tilbyr internasjonale programmer for miljøsertifisering. FEE Internasjonal ble opprettet i Stiftelsen FEE Norway er en privat ideell stiftelse som drives på ikke-kommersiell basis. Organisasjonsnummeret er FEE Norway arbeider for å fremme bærekraftig utvikling og har vært medlem av FEE siden Derfor henvender vi oss til barnehager og skoler med Grønt Flagg, YRE og Lære om skogen programmene. Blant satsningsområdene er også miljøvern langs kysten. Blått Flagg programmet gjelder for badestrender, marinaer og den enkelte båteier. 2. Hva er Green Key? Green Key er en frivillig miljøsertifiseringsordning for hoteller, overnattingssteder og andre reiselivsbedrifter. Programmet er per i dag den største globale miljøsertifiseringsordningen for overnattingssteder. Green Key er anerkjent og støttet av United Nations World Tourism Organisation (UNWTO) og United Nations Environmental Programme (UNEP). Ordningen har som eneste norske miljømerke oppnådd anerkjennelsen GSTC Recognition (Global Sustainable Tourism Counsil). Green Key søkerveileder - hotell Side 2 av

4 Green Key har til hensikt å fremme bærekraftig turisme, samt å bidra til å forebygge klimaendringer ved å belønne og støtte virksomheter som gjennomfører positive miljøtiltak. Gren Key har som mål å endre praksis og adferd hos reiselivsaktører, inkludert gjester, bedrifter, myndigheter og lokalsamfunn, i bærekraftig retning. Dette gjennom å øke bevisstheten blant både ansatte og gjester, ved å fremme bærekraftige rutiner og bruk av teknologi, ved å støtte opp under miljøvennlige og ansvarlige bedrifter, redusere energibruk og ressursforbruk. Green Key startet i Danmark i 1994 og ble i 2002 innlemmet i FEE (Foundation for Environmental Education). Det har siden da vokst og har nå spredd seg til 53 land og mer enn 2500 sertifiserte virksomheter. I Norge drives Green Key av Stiftelsen FEE Norway. 3. Søknadsprosessen Om kriteriene: For å tildeles Green Key, må virksomheten oppfylle et visst antall kriterier og vise at de jobber aktivt for å forbedre sitt miljøansvar. Kriteriene er utarbeidet i samarbeid med turistnæringen og stiller relevante miljøkrav innen 14 kategorier. I tillegg er kriteriene oppdelt i følgende arbeidsområder; - Miljøledelse som inkluderer miljøpolicy, miljømål og handlingsplan - Informasjon til gjester og ansatte om virksomhetens miljøarbeid - Å redusere virksomhetens miljøpåvirkning i forhold til vann, energi, råvarer og andre produkter Kriteriene er oppdelt i obligatoriske kriterier og prosentkriterier. De obligatoriske kriteriene må være oppfylt ved søknadstidspunktet, mens prosentkriteriene er utformet for å fremme videre utvikling og forbedring. For hvert år som går skal virksomheten oppfylle en større andel av prosentkriteriene. Oversikten under viser hvor stor andel av prosentkriteriene som minimum skal være oppfylt etter at virksomheten har deltatt i x antall år: År Andel av prosentkriterier 1 0% 2 5% 3 10% 4 15% 5 20% % Dersom virksomheten første året oppfyller 15% av kriteriene, må det i år to oppfylle 20% av prosentkriteriene. Dersom hotellet i år 1 oppfyller over 20% av prosentkriteriene har det 5 år på seg til å oppfylle 50% eller mer av prosentkriteriene. Green Key søkerveileder - hotell Side 3 av

5 I kapitel 4 presenteres kriteriene og forklares der det er nødvendig. Det vil også finnes informasjon om hva som kreves av beskrivelse og dokumentasjon i søknaden. Om prosessen Virksomheten registrerer først navn og kontaktinformasjon elektronisk i vår søknadsportal ( Dere vil da i løpet av kort tid motta brukernavn og passord som brukes til å logge inn videre i søknadsskjemaet. Her krysser dere ut, beskriver hvordan krav oppfylles og laster opp nødvendig dokumentasjon. Vi har 2 uker behandlingstid på innsendt søknad, og vil deretter ta kontakt for å avtale tidspunkt for kontrollbesøk. Under kontrollbesøket vil en representant fra FEE Norway gjennomgå virksomheten og undersøke de punktene som ikke allerede er dokumentert gjennom søknaden. Ved kontrollbesøket skal miljøpermen kunne fremlegges. En komplett oversikt over hvilke dokumenter som skal finnes i denne er listet under kapitel 4 «Kriterier», avsnitt 1.4. Etter at kontrollbesøket er gjennomført vil informasjon fra søknad og kontrollbesøk sammenfattes i en rapport som overleveres den nasjonale Green Key juryen. De vil igjen ha en ukes behandlingstid. Konklusjonen fra Green Key juryen videreformidles umiddelbart til søkeren. Etter at virksomheten er godkjent kan dere ved hjelp av tilsendt brukernavn og passord igjen logge inn og få tilgang på en kopi av innsendt søknad, audit rapport og Green Key sertifikat. Green Key plakett er inkludert i årsavgiften og vil sendes i posten. Sertifiseringen gjelder for ett år om gangen. Fornyet sertifisering For å fornye sertifiseringen må virksomheten årlig søke om fornyet sertifisering. Dette gjøres ved å logge inn i søknaden og oppdatere noe av informasjonen her. Dette er blant annet; - Miljømål - Miljøhandlingsplan - Vannforbruk - Energiforbruk - Økning i økologisk, lokalt produserte eller Faritrade merkede produkter - Nye poengkriterier som er oppfylt, samt dokumentasjon på disse - Annen ny informasjon Kontrollbesøk Kontrollbesøk gjennomføres i forkant av sertifiseringen (1. år), 2. år og deretter hvert 3. år. Dvs. år 1, 2, 5, 8, osv. I forkant av kontrollbesøket avtaler vi et tidspunkt som passer både for virksomheten og for Green Key kontrollør. I løpet av kontrollbesøket går man gjennom et og et av kriteriene, samt diskuterer virksomhetens utvikling i miljøarbeidet. Stiftelsen FEE Norway har også lov til å gjennomføre uanmeldte Green Key søkerveileder - hotell Side 4 av

6 kontrollbesøk for å kontrollere at er som det skal være og har rett til å trekke tilbake sertifiseringen dersom ikke alle kriteriene er oppfylt. Et planlagt besøk varer omtrent 2-4 timer. I løpet av den tiden skal ansvarlig ved virksomheten eller miljøansvarlig være tilgjengelig for representanten fra FEE Norway. Etter besøket sender vi tilbakemelding i form av en rapport. De kriteriene som ikke er oppfylt under kontrollbesøket må normalt oppfylles og rapporteres innen 2 måneder etter besøket og før bedriften kan tildeles Green Key. 4. Kriteriene Nedenfor følger en gjennomgang av de 13 kriterieområdene som skal være oppfylt for at virksomheten skal kunne Green Key sertifiseres. Hvert arbeidsområde vil presenteres, sammen med forklaringer, eksempler og krav til dokumentasjon. 1. Miljøledelse 8. Mat 2. Personalinvolvering 9. Inneklima 3. Gjesteinformasjon 10. Parker og uteområder 4. Vann 11. Samfunnsansvar 5. Vask og rengjøring 12. Miljøaktiviteter 6. Avfall 13. Administrasjon 7. Energi 14. Konferanse 1 MILJØLEDELSE Miljøledelse innebærer å organisere virksomhetens miljøprestasjon for å redusere miljøbelastningen. Miljøledelse er en støtte for fordeling av ansvar, for å prioritere de områdene virksomheten ønsker å fokusere på og for å følge opp innsats for å sikre kontinuerlig forbedring. Både ledelse og ansatte skal bidra i miljøarbeidet. Maler for blant annet miljøpolitikk, mål og handlingsplan er tilgjengelig. Obligatoriske kriterier 1.1 Ledelsen skal være involvert i Green Key arbeidet og skal utnevne en person som er virksomhetens miljøansvarlig Steg nummer en for å komme i gang med arbeidet mot Green Key sertifisering er å utnevne en person som er virksomhetens miljøansvarlige. Det er en fordel at denne personen er interessert i og har kunnskaper om miljøspørsmål, og sitter i virksomhetens ledelsesgruppe. Miljøansvarlig skal ikke gjøre alt miljøarbeidet selv, det øvrige personalet skal involveres i de tiltakene som faller inn under deres ansvarsområder. Miljøansvarlig skal: - Samordne virksomhetens miljøarbeid og være kontaktperson mot FEE Norway - Årlig gå grundig gjennom Green Key kriteriene Green Key søkerveileder - hotell Side 5 av

7 - Være ansvarlig for at den årlige søknaden om fornyet sertifisering sendes til FEE Norway, dvs. oppdatere informasjonen i databasen om blant annet nye miljømål, handlingsplanen, vann- og energiforbruk. - Holde miljøperm oppdatert etter hvert som miljøarbeidet forløper - Ha ansvaret for at ledelsesgruppen er informert om miljøarbeidet og at personalet er informeres om det løpende Green Key-arbeidet - Finne nye miljømål sammen med øvrig personell TIPS: Dersom virksomheten er stor og har mye personell kan det være smart å ha en mindre miljøgruppe som hjelper den miljøansvarlige. Teknisk sjef bør delta i denne. Det kan også være fornuftig å utnevne en «delansvarlig» for hvert ansvarsområde, for eksempel kjøkken og resepsjon, for lettere å kunne nå miljømålene. Miljøgjennomgang Steg nummer to er å kartlegge virksomhetens aktiviteter som kan påvirke miljøet. Under miljøgjennomgangen vurderes virksomhetens miljøbelastning på ulike områder som for eksempel; - Energi- og vannforbruket (del gjerne opp i områder som kjøkken, rom, basseng, etc.) - Forbruk av vaskemiddel, rengjøringsmiddel og sjampo - Totale avfallsmengder - Innkjøpte råvarer av forskjellige slag til kjøkken og annen hotelldrift - Annen miljøpåvirkning som kan være vesentlig, for eksempel transport i hotellet regi For å gjøre miljøgjennomgangen enklere kan det være fornuftig å skrive ned alle aktiviteter som kan påvirke miljøet for deretter å subjektivt rangere dem etter miljøpåvirkning. Ut fra denne listen kan dere så velge hvilke aktiviteter det kan være viktigst å sette i gang først. I søknaden: Navn og stilling på miljøansvarlig. 1.1 Det skal være utarbeidet en miljøpolicy. Miljøpolicyen skal vise ambisjoner og visjoner for virksomhetens miljøarbeid. Policyen skal beskrive noen overordnede miljøområder som anlegget sikter seg inn mot. Miljøpolicyen skal også inneholde en forpliktelse om kontinuerlig forbedring av virksomhetens miljøprestasjon. Eksempel ligger i søknadsportalen. Legges ved i søknaden og miljøpermen. Det er fint om det fremgår av policyen at miljøarbeidet fungerer best dersom både gjester og personell samarbeider. Gjestene kan hjelpe med miljøarbeidet gjennom at de for eksempel kildesorterer, ikke sløser med vann, osv. En miljøpolicy trengs vanligvis bare utarbeides en gang, men dersom forutsetningene eller driften endres skal den revideres. Normalt er miljøpolicyen omtrent en halv A4-side og skal dateres og signeres av øverste leder. Når virksomheten sertifiseres med Green Key kan dere legge inn hotellets logo sammen med Green Key logoen i et policy dokument. Miljøpolicyen kan med fordel legges i gjestepermen på hotellrommet, dette er en enkel måte å kommunisere miljøarbeidet ut til gjestene. Green Key søkerveileder - hotell Side 6 av

8 1.3 Virksomheten skal ha formulert dokumenterte miljømål og en årlig miljøhandlingsplan som bidrar til kontinuerlig forbedring. Målene skal være konkrete og målbare slik at de kan følges opp. Det bør gå en rød tråd mellom miljøpolicy, miljømål og aktivitetene, slik at man ser at miljøarbeidet henger sammen. Se gjerne eksempler og maler i søknadsportalen. Prosentkriteriene i kriterieoversikten kan være en del av virksomhetens miljømål. Miljømålene skal være formulert slik at de kan oppfylles i løpet av 12 måneder. Et hjelpemiddel for å sette gode mål er S.M.A.R.T modellen. I følge den skal man sette seg mål som er: - Spesifikke slik at alle i virksomheten forstår hva som skal gjøre og hvorfor - Målbare slik at det er mulig å vurdere om målet er nådd - Aksepterbare slik at alle i virksomheten er motiverte for å arbeide mot målet - Realistiske slik at det er enkelt å se at det er mulig å nå målet - Tidsbunden slik at det finnes et tydelig start- og sluttidspunkt Handlingsplan TIPS: Å arbeide med Green Key og miljøspørsmål er et langsiktig arbeid. Det er lurt å sette seg realistiske mål i starten, og å ikke sikte for høyt slik at det blir for vanskelig å nå. Dette kan redusere motivasjonen før neste års miljøarbeid. Etter at målene er satt skal dere formulere en miljøhandlingsplan som viser hvordan målene kan nås. Handlingsplanen skal beskrive en tilnærming med konkrete tiltak for å nå målet i henhold til tidsplanen. Se eksempelet under: Mål 1: Redusere energiforbruket i forhold til antall gjestenetter med 5%. Handling Ansvarlig Når Resultat Installer bevegelsessensor i alle fellesrom. Vaktmester Løpende 1.4 Alle dokumenter relatert til Green Key (inkludert dokumentasjon til søknaden) er samlet i en miljøperm og kan bli fremvist ved kontrollbesøk. Alt materiell relatert til Green Key, blant annet dokumentasjon til søknaden, skal samles i en perm eller i en elektronisk mappe. I denne veilederen bruker vi begrepet miljøperm når vi refererer til denne permen, eller «miljømappen». Den skal være tilgjengelig for inspeksjon ved kontrollbesøk fra FEE Norway. Listen under er en oversikt over hvilke dokumenter som skal finnes i denne permen etter første året: - Green Key veilederen - Miljøpolicy (K 1.2) Green Key søkerveileder - hotell Side 7 av

9 - Miljømålene og miljøhandlingsplanen (K 1.3) - Dokumentasjon om underleverandører (K1.6) - Møtereferater med henvisning til kursprogram og deltakerlister som dokumenterer at ansatte har gjennomgått miljøopplæring og kjenner til Green Key arbeidet og sine forpliktelser innen dette, og at ledelsen er informert om utviklingen av miljøtiltak (K ) - Gjesteinformasjonen om Green Key (K 3.2 og 3.6) - Månedlige oversikter over vannforbruket (K 4.1) - Dokumentasjon om underleverandører (K 1.8) - Innkjøpsavtaler og/eller produktspesifikasjoner (K 4.2, 4.6, 4.7, 5.2, 5.3, 5.4, 7.3 og 13.2) - Oppslag om skift av håndklær og sengetøy (K 5.1) - Månedlige oversikter over energiforbruket (K 7.1) - Dokumentasjon av økologisk, lokalt produsert og Fairtrade matvarer (K 8.1) - Andel rom som er røykfrie (K 9.2) - CSR policy (K 11.1) - Informasjonsmateriell/brosjyrer fra nærliggende parker, eller sårbare og/eller fredede naturområder (K 12.1) Etter hvert som flere av poengkriteriene oppfylles skal også dokumentasjon på disse inn i permen, for eksempel; - Spørreskjema (K 3.7) - Innkjøpsavtale (K 13.7) 1.5 Det skal gjennomføres en årlig gjennomgang av alle Green Key kriterier. Ansvaret for dette ligger hos virksomhetens miljøansvarlig. Se veiledning på under 1.1, og informasjon om «fornyet sertifisering» under «Søknadsprosessen» i kapitel 3. Green Key sertifiseringen gjelder for ett år om gangen. Kravet til «søknad om fornyet sertifisering» er at informasjonen som ligger i Green Key søkerdatabase oppdateres årlig. Nye mål, oppdatert handlingsplan, endringer i obligatoriske kriterier, nye oppfylte poengkriterier, utvikling i antall økologiske, lokalt produserte og/eller Fairtrade produkter samt årlig vann- og energiregistreringer skal da oppdateres. Fristen for å oppdatere denne er et år innen førstegangssertifisering. 1.6 Virksomheten har etablert et aktivt samarbeid med relevante partnere eller underleverandører. Formålet med dette kriteriet er at virksomheten skal bidra aktivt til å skape miljøengasjement i lokalmiljøet, samt skape ringvirkninger og oppfordre andre til å bidra i miljøaktiviteter. Dette betyr hovedsakelig å samarbeide om miljøproblemer, men det kan også være sosialt, kulturelt- økonomisk, kvalitet, helserelatert, eller samarbeid knyttet til sikkerhet. Det kan for eksempel være retursamarbeid med leverandørene dere har. Dokumentasjon, f. eks. kopi av samarbeidsavtale, innkjøpsavtale, etc. vedlegges søknaden og oppbevares i hotellets miljømappe. Beskriv hvem dere samarbeider med og hvordan i søknaden. Green Key søkerveileder - hotell Side 8 av

10 Prosentkriterier (P) 1.7 Virksomheten skal måle sine karbonfotavtrykk gjennom et anerkjent CO 2 måleverktøy (P). Gjennom dette kravet, måler hotellet energibruken (og eventuelt vann og avfall) i løpet av et år og bruker et anerkjent måleverktøy for å finne mengde CO 2 dette tilsvarer. Verktøyet kan vise hvordan karbonfotavtrykket varierer gjennom ulike årstider, og eventuelt hva som forsaker størst utslipp. Virksomheten vil bli bedt om å fylle ut informasjon under «nøkkeltall» i søknadsportalen. Resultatet oversendes på egen mail. Etter at karbonutslipp er målt er det enklere å kartlegge hvilke tiltak som bør gjøres for å minimere karbonfotavtrykket. Virksomhetens karbonfotavtrykk vil bli gjennomgått og diskutert på kontrollbesøket. I tillegg vil vi vurdere tiltak for å redusere karbonfotavtrykk. 2 PERSONALINVOLVERING Beslutningen om å arbeide med miljøspørsmål ligger hos ledelsen. Men for å oppnå miljømålene kreves det at alle ansatte deltar. Ved å involvere ansatte, være lydhør for deres forslag og ha god kommunikasjon motiveres de ansatte til å ta delta aktivt i miljøarbeidet. Obligatoriske kriterier 2.1 Det skal regelmessig holdes møter hvor ledelsen orienterer det øvrige personalet om utviklingen på miljøområdet. Det er viktig at det er en god kommunikasjon mellom ledelsen og de øvrige ansatte gjennom fastsatte møter hvor ledelsen orienterer om virksomhetens miljøarbeid. Det er viktig at ledelsen vektlegger miljøtiltakenes betydning, slik at de øvrige ansatte skal føle seg involvert og forstå at miljøarbeidet er en prioritet. Det bør legges til rette for at personalet får anledning til å utveksle erfaringer og idéer. Dette kan lede til svært produktiv og positiv utvikling av virksomhetens miljøarbeid. Referater fra møtene skal oppbevares i miljøpermen. TIPS: Dette kan skje på årlige allmøter og legges inn som en del av avdelingsmøter. 2.2 Miljøansvarlig deltar på ledermøter for å redegjøre for utviklingen av miljøtiltak innenfor virksomheten. Virksomhetens miljøansvarlige bør sitte i ledergruppen, eller delta på ledermøtene. Uten full støtte fra ledelsen vil det være vanskelig å gjennomføre de nødvendige tiltakene som må settes i verk. Det er derfor viktig å ha møter hvor ledelsen og miljøansvarlig møtes. Dette vil holde ledelsen informert om miljøarbeidet og den miljøansvarlige for støtte i arbeidet. Referater fra møtene skal oppbevares i miljøpermen. Green Key søkerveileder - hotell Side 9 av

11 2.3 Miljøansvarlig og andre ansatte som er involvert i miljøarbeidet (personalforvaltning, renhold, resepsjon, vaktmester og kjøkken) har gjennomført miljøopplæring. Målet med dette kriteriet er å øke bevisstheten om miljøsertifiseringen og å øke motivasjonen i forhold til hvorfor organisasjonen arbeider for å redusere sin miljøpåvirkning. Det er viktig at alle ansatte i virksomheten er klar over sine miljøforpliktelser. Det skal finnes en bevissthet blant de ansatte og de skal ha tilstrekkelig kunnskap til å kunne forklare de viktigste elementene av hva Green Key-sertifiseringen innebærer for virksomhetens gjester. De ansatte skal både ha informasjon om hvorfor det er viktig å ta hensyn til miljøet, hvordan de selv kan bidra til å blant annet spare vann og strøm, sortere avfall mv., og de skal kunne videreformidle til gjestene hvordan de kan redusere sin miljøpåvirkning. Det er også lurt å gå gjennom informasjonsmateriellet til gjestene. Dette kriteriet skal være oppfylt innen 6 måneder etter sertifisering. Alle ansatte signerer skjema for å ha gjennomgått opplæring. Se mal for skjema for signering i søknadsportalen og eksempler på informasjonsark, inndelt etter ansvarsområde som kan brukes i undervisningen. Er det stor utskiftning, bør det gjennomføres regelmessige informasjonsmøter hvor miljøundervisning og informasjon om Green Key inngår. 2.4 Miljøansvarlig skal sikre at de ansatte er klar over virksomhetens miljøtiltak. Miljøansvarlig skal også sørge for at nytt personale blir informert om miljøarbeidet som foregår, også utover det de selv har ansvar for. Dette er blant annet viktig for å kunne svare på spørsmål fra gjester. 2.5 Rengjøringspersonalet er kjent med prosedyrene som er utarbeidet vedrørende skifte av sengetøy og håndklær. Ref. kriterium 5.1 Miljøansvarlig har ansvaret for å sikre at alt rengjøringspersonalet er kjent med prosedyrene vedrørende skift av sengetøy og håndklær. Virksomheten skal utarbeidet rutiner innebærer at man ikke skifter håndklær og laken hver dag så lenge ikke gjesten ber om det. Dette reduserer behovet for vask og skåner miljøet. Hotellets SOP vedrørende skifte av sengetøy og håndklær skal oppbevares i miljøpermen. Prosentkriterier (P) 2.6 Ansatte oppfordres til å bruke miljøvennlig transport. (P) Ansatte ved hotellet bruker miljøvennlig transport til jobb for å forhindre luftforurensing og oppnå bedre helse. Green Key søkerveileder - hotell Side 10 av

12 Miljøvennlig transport inkluderer å bruke sykkel, kollektiv transport (buss, tog, trikk, båt, osv.), bruk av el-bil, eventuelt andre fremkomstmidler med minimale utslipp. TIPS: Lag en fin parkeringsplass for sykler utenfor hotellet og/eller hold konkurranse om hvem som sykler flest ganger til jobb. 3 GJESTEINFORMASJON Vær stolt av miljøarbeidet og kommunisere det! Dere gjør en forskjell med arbeidet som er satt i gang. Kommunikasjon om miljøarbeidet er tredelt. Det øker verdien på merkevaren og hotellet deres, det styrker arbeidsteamet, og det inkludere gjestene i miljøarbeidet. Uten gjestene deres vil det være vanskelig å gjennomføre effektive miljøprogrammet. Prøv å jobb sammen med dem! La din kommunikasjon være positiv og motiverende. Sammen kan vi oppnå gode resultater. Obligatoriske kriterier 3.1 Green Key plakett og/eller -sertifikat skal være slått opp og synlig for de besøkende. Ved sertifisering vil virksomheten motta en Green Key plakett. Denne skal plasseres synlig for gjestene, i resepsjonen eller ved inngangen. Dere vil også motta et Green Key sertifikat som kan henges opp i resepsjonen eller ved inngangen. Sertifikatet gjelder for et år av gangen og dere vil hvert år få tilsendt et nytt. Etter at plakett og sertifikat er hengt opp skal dette dokumenteres ved at dere sender et bilde elektronisk til FEE Norway. 3.2 Informasjonsmateriell om Green Key skal være synlig og tilgjengelig for gjestene. Så snart virksomheten er sertifisert skal gjestene informeres om Green Key. Denne informasjonen kan enten legges i gjestepermen, vises på tv-skjerm, som informasjonsbrosjyre i resepsjonen, oppslag på informasjonstavle ved inngangen, etc. FEE Norway har flere maler og eksempler på informasjonsmateriell som enkelt kan tilpasses og tas i bruk av virksomheten. Beskriv hvordan gjestene informeres om Green Key i søknaden. Green Key søkerveileder - hotell Side 11 av

13 3.3 Informasjon om Green Key og miljøarbeidet skal være tilgjengelig på virksomhetens hjemmeside. Green Keys logo skal finnes synlig på virksomhetens hjemmeside. Inkluder gjerne en kort forklaring om valgt miljøsertifiseringsordning og link til FEE Norway sin hjemmeside Et eksempel på kort tekst om Green Key: «Vårt hotell er miljøsertifisert med Green Key en av turistbransjens ledende internasjonale miljøsertifiseringsordninger. Ordningen er også den eneste GSTC anerkjente sertifiseringsordningen i Norge. Miljøsertifiseringen er et bevis på vårt miljøarbeid og gjør det enklere for våre gjester å velge overnattingssted som tar ekstra hensyn til miljøet.» 3.4 Virksomheten må holde gjestene informert og involvert i miljøarbeidet og oppfordre til å delta i miljøinitiativ. Dette inkluderer informasjon om hvordan gjestene kan bidra gjennom energi- og vann sparing. Så snart virksomheten er miljøsertifisert skal gjestene informeres om hvordan de helt konkret kan bidra i miljøarbeidet. I gjestepermen på rommet, eller ved hjelp av andre oppslag skal det være beskrevet hvordan gjesten kan bidra for å redusere sin miljøbelastning. Eksempler på elementer som gjesten bør informeres om er prosedyrene for vask av sengetøy og håndklær, muligheter for å spare vann og energi, mulighet for å sortere avfall, og at det finnes økologiske alternativer til frokost. FEE Norway har flere maler og eksempler på informasjonsmateriell som enkelt kan tilpasses og tas i bruk av virksomheten. For å informere gjestene og hjelpe dem til å ta miljøvennlige valg kan det være en god idé å sette opp informasjonslapper ved hvert produkt under frokosten, evt. ved buffet ved lunsj eller middag, som er merket med navnet på produktet og om det er økologisk, lokalprodusert, Fairtrade, osv. lokalprodusert, Fairtrade, eller lignende. Bruker restauranten meny, kan det være en idé å enten legge ved logoen etter den respektive retten, eller beskrive hva i retten som er økologisk, Det er viktig å kommunisere virksomhetens miljøarbeid ovenfor gjestene. At gjestene er klar over at det foregår seriøst miljøarbeid med Green Key kan gi markedsføringsfordeler når de velger deres overnattingssted, sammenlignet med andre, og gjestene kan lett spre positiv oppmerksomhet gjennom «word- of-the mouth». Det kan være lurt å ha et informasjonsskriv eller en brosjyre tilgjengelig. Green Key søkerveileder - hotell Side 12 av

14 Det er imidlertid viktig er at det ikke blir altfor mye informasjon, eller lite og gjennomtenkt informasjon. Det er viktig at tonen i informasjonen som gis er å «tilby» gjestene å ta miljøvennlige valg. Beskriv i søknaden hvordan dere informerer gjestene om hvordan de kan delta i miljøarbeidet. TIPS for å involvere og informere gjestene om virksomhetens Green Key arbeid: - Bruk Green Key logo på markedsføringsmaterialet, som for eksempel i brosjyrer, roll-ups og øvrig materiell - Fortell om Green Key arbeidet og nye mål og resultater i hotellets nyhetsbrev - Legg inn en linje om Green Key på bunnen av e-posten. For eksempel: «Vi er miljøsertifisert med Green Key et bevis på troverdig miljøarbeid!» Beskriv hvordan dere informerer gjestene om hvordan de kan delta i miljøarbeidet i søknaden. Informasjonsmateriell som brukes på gjesterommet vedlegges søknaden og oppbevares i miljøpermen. 3.5 Ansatte i resepsjonen skal kunne informere gjestene om Green Key og pågående miljøaktiviteter og miljøtiltak Når gjestene ser Green Key sertifikatet og annen informasjon i nærheten av resepsjonen eller andre steder på campingplassen, kan noen være ekstra nysgjerrige og henvise seg til resepsjonen for mer informasjon. Derfor er det viktig at ansatte i resepsjonen kan fortelle litt mer om ordningen og aktivitetene det innebærer. 3.6 Resepsjonen skal kunne informere gjestene om lokal og regional kollektivtrafikk, skyttelbusser eller alternativer for sykling og vandring. Det bør finnes rutetider, evt. skal de som jobber i resepsjonen være behjelpelige med å finne rutetider og info om å komme fra A til Å på nett. Hvis området har ruter tilpasset sykkel eller vandring bør disse fremvises i form av brosjyre eller kart. TIPS: Kontakt nærmeste turistkontor og spør om brosjyrer/kart over ruter tilpasset sykkel eller vandring. Prosentkriterier (P) 3.7 Virksomheten ber gjestene om å fylle ut et spørreskjema for å samle informasjon om publikums synspunkter på gjennomførte miljøtiltak. (P) Noen virksomheter sender allerede ut spørreskjema til gjestene sine i etterkant av et besøk. Spørsmål om miljøarbeid kan være en del av et generelt spørreskjema som måler hvor fornøyde gjestene er med oppholdet. Dere kan enkelt legge inn et, eller flere spørsmål om hva gjestene synes om hotellets miljøarbeid, miljøtiltak, eller be om en kommentar til forslag til tiltak. Disse spørsmålene trenger ikke å være en del av et ratingsystem. Spørreskjemaet oppbevares i miljøpermen. Green Key søkerveileder - hotell Side 13 av

15 4 VANN Selv om vi har rikelig med vann i Norge, er det viktig å spare vann. Vannforbruket har en betydelig innvirkning på miljøet. For eksempel krever varmtvann oppvarming og jo mer avløpsvann vi produserer, jo mer må renseanleggene behandle. Obligatoriske kriterier 4.1 Det totale vannforbruket skal registreres minst en gang i måneden, og det skal utarbeides nøkkeltall og statistikk som oppdateres månedlig. Virksomheten skal registrere vannforbruket månedlig. De månedlige registreringene skal oppbevares i miljøpermen. Oversikten over forbruket skal også registreres årlig i Green Key søkerdatabasen i forbindelse med «søknad om fornyet sertifisering». Dersom det skjer betydelige endringer i vannforbruket som ikke har noen «naturlig» forklaring, må det settes i gang hensiktsmessige tiltak. En oversikt over vannforbruket skal finnes i miljøpermen. 4.2 Nye toaletter skal være av vannbesparende type, dvs. maksimalt 6 liter vann per spyl. Dette kravet gjelder nyinnkjøpte toaletter, dvs. toaletter som kjøpes inn etter at virksomheten har mottatt Green Key sertifiseringen. Produktspesifikasjon og/eller innkjøpsavtale skal vedlegges i søknaden. 4.3 Personalet har et system for å jevnlig sjekke dryppende kraner og andre lekkasjer. Kraner som blir stående å dryppe kan medføre et stort vanntap, spesielt om det drypper lenge. I følge kan en dryppende kran innebære at omtrent 25 liter vann går tapt i løpet av en dag. Det skal finnes rutiner for at rengjøringspersonell, ansatte i resepsjonen, evt. andre som oppdager, eller får melding om dryppende kraner/ andre lekkasjer gir beskjed til service personell eller vaktmestertjeneste umiddelbart. Beskriv rutinene i søknaden. 4.4 Tillatt vannforbruk fra dusj er under 9 liter vann per minutt. For å kontrollere dette kan man bruke en vannmåler. La vannet renne gjennom måleren og les av hvor mange liter per minutt. Eventuelt kan man sette en oppsamlingsbolle, bøtte eller stort desilitermål og la kaldt vann renne på maksimal flyt i 10 sekund (f. eks), og deretter multiplisere dette tallet med 6. Oppgi vannføring og hvordan dette er målt i søknaden. Hvis vannforbruket er for stort, kan det settes inn en vannsparer/perlator. Bildet viser et sparedusjhode som kan enkelt Green Key søkerveileder - hotell Side 14 av

16 monteres på dusjene for å redusere vannbruken per dusj betydelig. Det samme gjelder for kraner i vaskene. 4.5 Tillatt vannforbruk fra kranen i vasken er under 8 liter vann per minutt. Se merknad i avsnittet over. Oppgi vannføring og hvordan dette er målt i søknaden. 4.6 Nye urinaler skal ha automatisk tidsbegrensning, sensor, trykknapp, eller være vannfrie for å unngå unødvendig vannforbruk. Hensikten med dette kravet er at urinalene ikke skal bruke mer vann enn nødvendig. Nye urinaler betyr urinaler som er nyinnkjøpt etter at virksomheten ble Green Key sertifisert. Produktspesifikasjon og/eller innkjøpsavtale skal legges i miljøperm. 4.7 Nye oppvaskmaskiner skal være av vannbesparende type (maksforbruk 3,5 liter per kurv). Se merknad i avsnittet over. Ta kontakt med leverandør for å forsikre deg om krav. Produktspesifikasjon og/eller innkjøpsavtale skal finnes i miljøperm. 4.8 Instruksjoner for å spare vann og energi under drift av oppvaskmaskiner må være slått opp i nærheten av maskinen. Dette kriteriet kan oppfylles ved at det henges opp et informasjonsoppslag eller en slags veiledning i nærheten av vaskemaskinen, eller på selve vaskemaskinen. Informasjonen bør være så tydelig som mulig. Eksempler på informasjon: - Vask full maskin! Da bruker den mindre energi og vann per enhet, dvs. per glass og tallerken. - Velg riktig vaskeprogram! Oppvarming av vann bruker mest strøm. Bruk spareprogrammet. Da går maskinen lengre, men har lavere vanntemperatur 1 Green Key har eksempler/maler som dere enkelt kan ta i bruk. Disse er tilgjengelige i elektronisk søknadsportal. 4.9 Det sanitære anlegget skal være tilsluttet et godkjent kloakkrenseanlegg Oppgi type kloakkrenseanlegg for toalettene og annet avløpsvann (fellesanlegg eller septiktanken) i søknaden. 1 Green Key søkerveileder - hotell Side 15 av

17 Prosentkriterier (P) 4.10 Nye oppvaskmaskiner og vaskemaskiner må ha energimerke A++(+). (P) Ved å redusere energiforbruket på elektroniske produkter kan virksomheten redusere karbonfotavtrykket og samtidig spare penger på strømforbruk. Energieffektiviteten i vaskemaskiner blir stadig bedre. På en skala fra G til A+++ ønsker vi at virksomheten kjøper en maskin med energimerke A++(+), eller EnergyStar, så langt det er mulig. Vi ser at enkelte industrimaskiner, f. eks. hurtigoppvaskmaskiner, dessverre ikke er energimerket. Produktspesifikasjoner skal finnes i miljøpermen. Link til fakta ark om energimerking: 012%2013%20Folder%20forbruker%20N_web.pdf Bilde viser en sammenligning av de ulike energiklassene, fra E til A++ (Enova.no) 4.11 Det installeres vannmåler på områder med høyt vannforbruk. (P) Vannmåler gir deg et klart bilde av hvor mye vann som brukes og gjør deg bevisst på forbruket. Installering av vannmåler kan føre til mindre forbruk på grunn av bevisstgjøringen. Vannmåler installeres av rørlegger. Innkjøpsavtalen eller kvitteringer vedlegges i søknaden og miljøpermen Vannforbruket fra kraner i fellesområdene for gjester i virksomheten skal ikke være mer enn 6 liter per minutt. (P) Beskriv hva vannføringen er i søknaden Nye toaletter til rommene er med dobbeltspyling (3/6 liter). (P) Green Key søkerveileder - hotell Side 16 av

18 Innkjøpsavtalen skal vedlegges i søknaden Basseng følger nasjonale lover og standard i forhold til kvalitet, helse og sikkerhet. (P) Se gjerne link for å få en oversikt over reglene: (kapittel 3 og 4) Utendørsbassenger dekkes til for å minimere fordamping. (P) Gjelder også boblebad Utendørsbassenget kontrolleres regelmessig for å forhindre lekkasjer. (P) Gjelder også boblebad. 5 VASK OG RENGJØRING Vaskemidler inneholder stoffer som belaster miljøet. Derfor er det viktig å bruke miljømerkede kjemikalier for å redusere faren for at skadelige substanser slippes ut i miljøet. Like viktig er å redusere den totale mengden av kjemikalier. Les emballasjen og doser i forhold til vannhardheten. En måte å redusere forbruket av kjemikalier på, er ved å bruke rengjøringsmetoder med microfiber kluter og mopper. Obligatoriske kriterier 5.1 Det finnes oppslag på rommene som informerer om at håndklær og/eller sengetøy kun skiftes dersom gjestene ønsker det. Virksomheten skal ha utarbeidet rutiner som innebærer at man ikke skifter håndklær og laken hver dag så lenge ikke gjesten ber om det. Dere står fritt til å bestemme hvordan ordningen foregår i praksis og hvordan gjestene informeres om dette, så lenge informasjonen er tilgjengelig og synlig på rommene. Oppslag, eller bilde av oppslag vedlegges søknaden. 5.2 Alle rengjørings- og vaskemidler som brukes i daglig drift er miljømerket. Blomsten (EU EcoLabel) og Svanen er eksempler på miljømerker som finnes på svært mange rengjørings- og vaskemidler som er tilgjengelig til daglig drift. Green Key søkerveileder - hotell Side 17 av

19 I mange tilfeller fungerer miljømerket såpe utmerket i daglig drift i stedet for sterkere varianter. Produktspesifikasjon og/eller innkjøpsavtale skal vedlegges i søknaden. 5.3 Desinfeksjonsmidler må bare brukes dersom bruken er lovpålagt av offentlige myndigheter. Bruk av desinfiserende midler må reduseres til minimum på grunn av potensiell negativ miljø- og helseeffekt. Bruken kan bli erstattet av mildere midler og/eller kun bli brukt ved absolutt nødvendighet. 5.4 Toalett og kjøkkenpapir og evt. papirhåndklær og ansiktsservietter er miljømerket. Se kommentar i 5.2. Produktspesifikasjon og/eller innkjøpsavtale skal vedlegges i søknaden. Prosentkriterier (P) 5.5 Vaskemiddel til vaskemaskin skal ha et anerkjent nasjonalt eller internasjonalt miljømerke. (P) Vaskemidler til rengjøring er et obligatorisk kriterium, vaskemiddel til vaskemaskin (i pulver eller flytende form) er et prosentkriterium. 5.6 Oppvaskmiddel til vaskemaskin skal ha et anerkjent nasjonalt eller internasjonalt miljømerke (P) 5.7 Det brukes primært fiberkluter, gjerne miljømerket, til rengjøring. (P) Fiberkluter er holdbare kluter. Lilleborg har fiberkluter som er miljømerket av Svanen. Svanemerkede mikrofiberkluter har dokumentert god rengjøringseffekt; de vasker rent uten å slite på og matte ned underlaget. Klutene tåler minst 200 vask på 60 grader. Produksjonen av mikrofiberklutene tar hensyn til miljøet i alle ledd. Klutene finner du her. 5.8 Virksomheten bruker ikke parfymerte sprayer i renholdsrutinene. (P) Dette er viktig for å redusere karbonfotavtrykk forårsaket av kjemiske stoffer, samt minimeres risikoen for allergiske reaksjoner. 6 AVFALL Kildesortering er en effektiv måte å redusere miljøpåvirkningen på. Mange materialer kan gjenvinnes igjen og igjen. Metall, glass, aluminium, papp og papir er materialer som kan resirkuleres mange ganger. For eksempel plast er en ettertraktet handelsvare. Green Key søkerveileder - hotell Side 18 av

20 Obligatoriske kriterier 6.1 Virksomheten skal sortere avfallet i de fraksjonene det finnes innsamlingsmuligheter for i virksomhetens hjemkommune. Foruten miljøfarlig avfall, skal avfallet minimum sorteres i 3 fraksjoner. Undersøk grundig hvilke muligheter som finnes for kildesortering i kommunen. Virksomheten skal kildesortere i de fraksjonene det finnes innsamlingsmuligheter for. En skriftlig redegjørelse av kildesorterings muligheter i kommunen skal finnes i miljøpermen og kunne fremvises ved kontrollbesøk. List fraksjonene som virksomheten kildesorterer i søknaden. 6.2 Virksomheten følger nasjonale regler for avfallshåndtering. Dette innebærer at en godkjent virksomheten henter avfallet og frakter det til et godkjent avfallsmottak. 6.3 Informasjon og veiledning om kildesorteringen skal være tilgjengelig for de ansatte. FEE Norway har flere maler som enkelt kan tas i bruk for å sikre at de ansatte kildesorterer avfallet. Bruk av ikoner kan være hensiktsmessig for utenlandske ansatte. Beskriv hvordan de ansatte får informasjon om hvordan de skal kildesortere i søknaden. Eksempel: Personaloppslag 6.4 Virksomheten må følge nasjonale regler for kjølemidler Nye pumper og kjøleutstyr må ikke inneholde KFK og HKFK. Slike produkter selges ikke lenger i Norge. Green Key søkerveileder - hotell Side 19 av

21 6.5 Engangsbestikk, som plastglass, papptallerkener og plastbestikk skal ikke brukes i daglig drift. Unntak fra regelen er i spa/basseng områder, ved spesielle anledninger eller for take-away. Eksempler på spesielle anledninger hvor det er lov til å benytte seg av engangsbestikk, plastglass og papptallerkener er ved større arrangementer, for eksempel musikk arrangementer. Det kan også brukes ved take-away fra kafé og restaurant og i spa- og bassengområder. Det skal for eksempel ikke brukes ved den daglige frokostserveringen, eller til room-service. Angi når virksomheten bruker engangsbestikk, etc. i søknaden. 6.6 Oppbevaring og håndtering av miljøfarlig avfall som batterier, lysrør, maling og flytende kjemikalier er utført i samsvar med nasjonale, relevante regler. Reglene innebærer håndtering, lagring og transport, som varierer fra de ulike typene miljøfarlig avfall. Bestemmelsene vil sikre at farlig avfall ikke skaper forurensing eller skade på mennesker eller dyr. Vi oppfordrer dere til å følge linken for å se faktaark fra Miljødirektoratet: Avfallet oppbevares i separate beholdere, for eksempel i spesielle plastbeholdere i kjelleren. Farlig avfall inkluderer blant annet; batterier, kjemikalier, elektronikk av alle slag, spraybokser, malingrester, lim, sparepærer, lysrør og glødelamper. Kommunen er ansvarlig for at et tilstrekkelig antall mottak eksisterer. Beskriv hvordan avfallet oppbevares i søknaden. 6.7 Det skal finnes avfallsbøtter på toalettene. Det for å forhindre at elementer som ikke skal i avløpssystemet kastes i toalettet. Prosentkriterier (P) 6.8 Gjestene har mulighet til å kildesortere avfall på eget rom, gang, eller i lobbyen i de ulike fraksjonene virksomheten håndterer (minst tre fraksjoner), ref. kriterium 6.1. (P) Det finnes noen type beholdere som ikke er kjempestore, men hvor det allikevel er plass til tre ulike fraksjoner søppel. Vi anbefaler alle Green Key hoteller til å gjøre det mulig for gjestene sine å kildesortere, enten på hvert rom, eller i fellesareal (f. eks ved heisen i hver etasje). De fleste norske og internasjonale gjestene er vant med å kildesortere hjemme. Derfor mener vi at et miljøsertifisert hotell også bør gjøre dette tilgjengelig for gjestene. Green Key søkerveileder - hotell Side 20 av

22 Fraksjonene det kan være mest hensiktsmessig å kildesortere er papir, glass og restavfall. 6.9 Virksomheten må registrere sin totale avfallsmengde og ha en plan for å redusere og/eller gjenbruke avfall. (P) 6.10 Dersom virksomheten bruker engangspakninger til toalettartikler som sjampo, såpe og krem, må disse produktene være pakket i resirkulerbart eller biologisk nedbrytbart materiale. (P) Produktspesifikasjon og/eller innkjøpsavtale skal vedlegges i søknaden Såpe og sjampo til gjestene må ha et anerkjent nasjonalt eller internasjonalt miljømerke. (P) 6.12 Engangspakninger brukes ikke til f. eks smør, melk, fløte, syltetøy, honning. Dersom det er brukt må virksomheten vise til redusert bruk eller at engangspakningen er resirkulerbar. (P) 6.13 Virksomheten har en avtale med leverandører om henting av transportemballasje og så langt det er mulig, andre beholdere. (P) 6.14 Virksomheten bruker kopper, tallerkener og engangsbestikk som er laget av biologisk nedbrytbart materiale. (P) Det finne flere leverandører, men blant annet Duni har engangsbestikk og bestikkposer fra Eco Echo som er laget av 100 % biologisk basert materiale. Ser produktkatalogen her Matavfall og hageavfall blir kompostert uten å påvirke hygienen til gjester og ansatte. (P) 7 ENERGI Det er ikke bare klimaet som er spares ved redusert energiforbruk, det kan også være mye penger å spare. Installer behovsstyrt ventilasjon og belysning, sparepærer og se over isolasjonen i taket og rundt vinduet dette er noen av tiltakene som kan settes i verk. Obligatoriske kriterier 7.1 Energiforbruket registreres minimum en gang i måneden. Green Key søkerveileder - hotell Side 21 av

23 Virksomheten skal registrere energiforbruket månedlig. Oversikten over forbruket skal også registreres årlig i Green Keys søkerportalen i forbindelse med «søknad om fornyet sertifisering». De månedlige registreringene skal oppbevares i miljøpermen. Dersom det skjer betydelige endringer i energiforbruket (delt på antall gjestedøgn), som ikke har noen «naturlig» forklaring, må det settes i gang hensiktsmessige tiltak. 7.2 Det er etablert et system/rutine for justering av varme, ventilasjon og aircondition, når rommene ikke er utleid. Dette kriteriet må være oppfylt innen 6 måneder etter førstegangssertifisering. Dette kan være et elektronisk system, eller det kan være en rutine som bygger på samarbeid mellom resepsjon og vaktmester. Beskriv rutinen eller metoden, evt. legg ved hotellets SOP som omhandler dette i søknaden. 7.3 Minst 75 % av lyskildene i virksomheten er spare-, eller LED pærer. Andre lamper blir erstattet der det er teknisk mulig. Fordelen med spare- og LED pærer er at de har et betydelig lavere energiforbruk enn vanlige glødepærer. I tillegg varer de mye lengre. Spesifiser hvor (i hvilke rom) dere bruker led og/eller sparepærer og hvor dere ikke gjør det i søknaden. 7.4 Fettfilter på kjøkkenet må rengjøres regelmessig. Dette kravet er også viktig for å redusere brannfaren, forbedre arbeidsmiljøet og forhindre dårlig lukt inne og ute. Beskriv hvilke rutiner har dere for å rengjøre disse områdene i søknaden. 7.5 Overflater i og utenfor varmevekslere som inngår i ventilasjonsanlegget rengjøres regelmessig. Bakgrunnen for dette kravet er at ventilasjonsanlegget bruker mindre energi når det er rent. Beskriv hvilke rutiner har dere for å rengjøre disse områdene i søknaden. 7.6 Ventilasjonssystemet kontrolleres minimum en gang i året og blir rengjort og reparert hvis nødvendig, dette for å sikre energieffektivitet. Rene ventiler medfører mindre energiforbruk. Det fører også til bedre inneklima, mindre slitasje på utstyr og bedre beskyttelse mot at det oppstår brann. Forbedret ventilasjon er ofte oppskriften for å løse problemer med fukt. Angi hvor ofte ventilasjonssystemet kontrolleres i søknaden. 7.7 Kjøleskap, fryser og varmeskap skal være utstyrt med intakte tetningslister. Beskriv hvor ofte dette kontrolleres i søknaden. Green Key søkerveileder - hotell Side 22 av

24 7.8 Nye minibarer har ikke høyere energiforbruk enn 1 kwh / dag. Nye minibarer betyr minibarer som er nyinnkjøpt etter at virksomheten ble Green Key sertifisert. Produktspesifikasjon og/eller innkjøpsavtale skal vedlegges i søknaden. 7.9 Det finnes skriftlige retningslinjer for hvordan kjøleskap, frysere og TV skal slås av når rom, leiligheter eller boliger ikke leies ut. I lavsesong, og når det av andre grunner er lavt belegg er det viktig å ha rutine for hvilke rom, leiligheter og deler av andre anlegg som benyttes, slik at noe kan lukkes ned. Legg ved disse retningslinjene i søknaden Virksomheten har definert enn normal/ standard temperatur for kjøling og oppvarming i alle gjesterom. Kan være et automatisk system som kommuniserer med bookingsystemet, eller at renholdspersonell har rutiner for å sette termostaten på en gitt temperatur ved rengjøring. Prosentkriterier (P) 7.11 Virksomheten bruker fornybar energi eller miljøsertifisert energi (obligatorisk fra 2018). Norge produserer stort sett fornybar energi fra vannkraft, men det betyr ikke at nordmenn automatisk konsumerer fornybar energi. For å oppfylle dette kravet, ta kontakt med strømleverandøren deres og be om «Grønt Valg», 100% Fornybar, eller annen strøm med opprinnelsesgaranti, som sikrer at det produseres like mye fornybar energi som du forbruker. Opprinnelsesgaranti bidrar til å øke etterspørselen etter fornybar energi og gjør det mer lønnsomt å satse på fornybar energiproduksjon Bevegelsesdetektorer er installert slik at utendørs belysning slår seg av automatisk (for eksempel på parkeringsplasser). (P) For å spare energi og minimere forstyrring av dyreliv Alle vinduer i rom som brukes året rundt har tredoble vinduer. (P) Innkjøpsavtaler eller produktspesifikasjon legges i miljøperm dersom det er aktuelt å bytte eller sette inn nye vinduer Elektroniske produkter som brukes på gjesterom, kjøkken, vaskeri etc. er energieffektive. (P) Green Key søkerveileder - hotell Side 23 av

25 Ved å redusere energiforbruket på elektroniske produkter kan virksomheten redusere karbonfotavtrykket og samtidig spare penger på strømforbruk. I gjesterom kan dette være energieffektive Tver og radioer, hårfønere etc., På kjøkkenet kan det være energieffektive stekeovner, kjøleskap, frysere, oppvaskmaskiner etc. Energieffektive elektroniske produkter har energimerke A-A+++, eller EnergyStar for kjøleskap og oppvaskmaskiner. For å tilfredsstille kriteria må minst 75% av alle elektroniske enheter i virksomheten være energieffektive. Produkt spesifikasjoner blir vedlagt i miljøpermen Det utføres en grundig gjennomgang av virksomhetens energiforbruk hvert 5. år. (P) En energigjennomgang skal gjennomføres av en ekstern og profesjonell part. Det finnes mange konsulentselskaper og elektriske leverandører som tilbyr slike gjennomganger. Beskriv hvem som har gjennomført energianalysen og legg ved sluttrapport i søknaden Hotellet bruker ikke panelovner eller andre kilder som gir direkte elektrisk oppvarming. (P) 7.17 Ventilasjonssystemet er utstyrt med en energioptimaliserende vifte og energibesparende motor. (P) Ta kontakt med leverandør for mer informasjon Nøkkelkortsystem er installert på rommene slik at alt elektrisk utstyr slås av når gjesten forlater rommet. (P) 7.19 Bevegelsesdetektorer er installert innendørs i fellesområde; for eksempel i korridorer, toaletter og kjøkken. (P) 7.20 Det er etablert automatiske systemer i fellesområder for energieffektiv belysning. (P) 7.21 Separate strømmålere er installert på strategiske steder for å få god oversikt over energiforbruket. (P) Strategiske steder kan for eksempel være svømmebasseng, spa-anlegg, campingvognpark, store serveringslokaler og fellesanlegg. Separate strømmålere bidrar til økt informasjon over hvilke deler av virksomheten som bruker mye og lite strøm, og ikke minst muligheter til å se hvilke utslag endringer og tiltak knyttet til lyskilder og andre sparetiltak har på forbruket. Green Key søkerveileder - hotell Side 24 av

26 7.22 Aircondition slås av automatisk når vinduet åpnes. (P) 7.23 Varmevekslere tar vare på spill varme fra kjøleskap, ventilasjonsanlegg, svømmebasseng og kloakk. (P) Ved installering av nye anlegg er det krav om at overskuddsvarme utnyttes. Denne går til varmevekslere som knyttes til oppvarming av f.eks. tappevann og bygg eller en akkumulator. Overskuddsvarme kan hentes i hovedsak fra spillvann, kjøleaggregater, air-condition, svømmebasseng og avkastluft fra ventilasjon mv. Ved installering av nye anlegg, ta kontakt med leverandør og forsikre deg om at varmevekslingssystemet er i varetatt Anlegget har strengere krav enn de nasjonale minimumskravene til isolasjon i nybygg og ved renovering. (P) Dette handler om kravene utover det som står i TEK Datamaskiner, printere og kopimaskiner skifter til energisparingsmodus og blir skrudd av automatisk. (P) 7.26 Nye kjøp av datamaskiner, printere, kopimaskiner og husholdningsapparater er miljømerkede eller produsert av en bedrift som har et miljøstyringssystem. (P) 7.27 Drikke/snacks automater, kaffe- og vanndispensere er skrudd av i perioder hvor de ikke er i bruk. (P) 7.28 Kjøkkenhetter er utstyrt med infrarød kontrollsensor. (P) Kjøkkenhetter/vifter bør brukes ved nødvendighet for å spare energi og kostnader. Kjøkkenhetter med infrarød kontroll gjør at de skrur seg på når varme plater i bruk og/eller ved damp fra koking. Miljøpermen skal inneholde dokumentasjon på at kjøkkenhetter har infrarød kontroll. 8 MAT Gjennom smarte valg av råvarer til restauranten eller produkter til butikksalg eller resepsjonen kan du forbedre miljø og bedre arbeidsforholdene. Økologiske matvarer reduserer blant annet kjemikaliebruken. Fairtrade merkede produkter reflekterer gode og trygge arbeidsforhold i Green Key søkerveileder - hotell Side 25 av

27 utviklingsland og fokuserer blant annet på menneskerettigheter. Lokalprodusert mat støtter lokal industri og reduserer unødvendig transport. Obligatoriske kriterier 8.1 Virksomheten skal tilby minimum et økologisk, lokalt produsert, eller Fairtradeprodukt alternativ innen minimum 5 forskjellige produktgrupper ved frokostserveringen. For eksempel te, kaffe, melk, brød og sukker). Dette kravet gjelder også dersom frokosten på hotellet drives av en annen bedrift. Merkene under er alle anerkjente økologiske merker. Green Key oppfordere også til bruk av Faitrade som er en internasjonal merkeordning som jobber for en mer rettferdig verdenshandel gjennom økt råvarebetaling og bedre arbeidsforhold for bønder og arbeidere i fattige land. Lokalt produserte matvarer kan være hjemmelaget syltetøy og/eller brød, oster fra det lokale gårdsmeieriet, eller kjøtt fra området (småskala produksjon). I søknaden: List hvilke økologiske, lokalt produserte og/eller Fairtrade produkter som tilbys gjestene. 8.2 Andelen økologiske, lokalproduserte og/eller Fairtrade-produkter skal øke hvert år. Virksomheten skal hvert år i søknad om fornyet sertifisering oppdatere informasjonen i vår søknadsportal om hvilke økologiske, lokalproduserte eller Faitrade-produkter de benytter seg av. Slik sikrer vi at andelen stiger hvert år. Prosentkriterier (P) 8.3 Virksomheten skal ta initiativ til å kjøpe sesongens produkter, mindre kjøttprodukter og ingen produkter fra truede fiskearter, sjømat eller andre arter. (P) Green Key søkerveileder - hotell Side 26 av

28 Eksempler på sesongens produkter er makrell om våren, jordbær om sommeren, rotgrønnsaker og epler på høsten og vinteren. Bærekraftig sjømat er ofte merket med en MSC. 8.4 Virksomheten registrerer mengden matavfall og utfører tiltak for å redusere hvor mye mat som kastes. (P) 8.5 Virksomheten merker produktene i buffet og på meny som er lokalprodusert, Fairtrade og/eller økologisk, slik at dette blir kommunisert til gjestene. (P) Sett f. eks små skilt ved siden av miljømerkede, Fairtrade og økologiske produkter på buffeter o.l. 8.6 Vegetariske alternativer skal tilbys på menyen. (P) Hvert år fôrer, slakter og spiser vi over 60 millioner dyr i Norge, mer enn et dyr hvert annet sekund. Flere og flere tenker over hva de spiser, og mange velger vegetariske matretter. Vegetarmat.org har mange oppskrifter du kan tilby dine gjester Et slikt måltid har som oftest et lavere klimafotavtrykk enn et kjøttbasert, i tillegg til at etterspørselen av vegetarmat øker ettersom befolkningen blir mer bevisst på sitt matinntak. 8.7 Gjestene tilbys springvann i frokostbuffe/restaurant og i møterom. (P) I Norge kan man drikke vannet direkte fra springen. Det er sunt, smaker godt og er det beste for miljøet. 1 liter drikkevann fra springen produserer mellom 1000 og 2000 ganger mindre CO 2 ut i atmosfæren enn 1 liter flaskevann. I 2012 ble det solgt 89 millioner liter flaskevann i Norge. 9 INNEKLIMA Et godt innemiljø er en viktig del av opplevelsen for hotellets gjester. Obligatoriske kriterier 9.1 Minst 90 % av rommene skal være røykfrie. Antall røykfrie gjesterom skal oppgis i miljøpermen. Green Key søkerveileder - hotell Side 27 av

29 9.2 Ved evt. ombygging skal material og overflater velges slik at forurensning unngås i form av flyktige gasser og uheldige stoffer unngås og at overflatene er enkle å rengjøre. Det skal benyttes miljøvennlige materialer. Miljøgiftsliste for bygningsprodukter A20 (utgitt av Norwegian Green Building Council) kan brukes som veileder. Beskriv rutinen i søknaden. 9.3 Det skal ikke finnes vonde lukter forårsaket av andre mennesker, som f. eks røyking, matlaging, fukt, etc. Vond lukt kan oppstå i forbindelse med avløpssystemet (rør og sluk), matlaging, manglende ventilasjon, fukt og råde etc. Problemet oppstår gjerne i forbindelse med bad og kjøkken, men kan også være forårsaket av fuktinntrengning i fasaden. Generelt sett vil også dårlig utlufting eller dårlig vedlikehold av ventilasjonssystemet forårsake luktproblemer. Prosentkriterier (P) 9.4 Virksomheten har etablert regler for personell vedrørende røyking i arbeidstiden. Reglene må inneholde hvor og når ansatte kan røyke i arbeidstiden. Dette betyr at ansatte som ikke røyker og gjester ikke blir utsatt for røyking. 9.5 Rengjøring av overflater, teknisk utstyr, ventilasjonssystem, etc. skal være planlagt og dokumentert. (P) Legg ved plan for rengjøring i søknaden. 9.6 Røyking er ikke tillatt på uteserveringen. (P) 9.7 Ved evt. ombygging skal lysforholdene være slik at dagslys utnyttes mest mulig, utsyn og solskjerming skal finnes. Kunstig belysning skal finnes der det er behov og skal kunne reguleres. (P) 9.8 Radonnivået skal være målt og dokumentert. (P) 10 PARKER OG UTEOMRÅDER Bruk av kunstgjødsel og sprøyting eller lignende kan medføre risiko ovenfor dyreliv og grunnvann Green Key søkerveileder - hotell Side 28 av

30 Obligatoriske kriterier 10.1 Dersom virksomheten bruker kunstgjødsel og plantevernmidler på området skal det være naturlig eller organisk. Beskriv hvilke kunstgjødsler og plantevernmidler dere bruker i søknaden. Bilde viser eksempel på naturgjødsel fra frittgående høns og kyllinger Ved kjøp av ny gressklipper skal denne være enten elektrisk, kjøre på alkylatbensin, eller være utstyrt med katalysator. Den kan også være håndbetjent. Alkylatbensin er svært miljøvennlig sammenlignet med vanlig bensin. Alternativt øker effektiviteten ved bruk av en katalysator (mer klipping for mindre bensin) Virksomheten har et system for smart vanning av blomster og hage. Dryppsystem er en fin løsning for vanning og er fint å benytte seg av i blomsterbed, busker, trær og lignende. Et dryppsystem bidrar til mindre vannforbruk, vanning mer direkte til jord og reduserer sopp i jord av for mye vann. Prosentkriterier (P) 10.4 Grønt avfall fra gresset, kvister og blader komposteres. (P) All slags grønt avfall kan brytes ned til jord. Komposten gir fin jord som du kan bruke om igjen. I tillegg til å tilføre næring, gjør den jorda mer tørkesterk, mindre sur og plantene mer motstandsdyktige mot sykdommer Regnvann samles opp og brukes til å vanne blomster og hage. (P) Regnvann kan samles opp i bøtter/tønner. Pass på at utendørs kraner ikke står og lekker Når nye grønt områder plantes skal endemiske eller stedegne arter foretrekkes. (P) Stedegne planter er planter som vokser naturlig og som er tilpasset forholdene. Det er økonomisk og praktisk å plante stedegne planter. Ta kontakt med kommunen for informasjon om stedegne planter hvis du er i tvil. Green Key søkerveileder - hotell Side 29 av

31 11 SAMFUNNSANSVAR Samfunnsansvar handler om å ta sosiale og miljømessige hensyn, også utover det som er lovpålagt. For hotell betyr dette å drifte på lønnsom, anstendig og bærekraftig måte. Obligatoriske kriterier 11.1 Virksomheten skal drives i samsvar med internasjonal, nasjonal og lokal lovgivning når det gjelder samfunnsområdene miljø, helse, sikkerhet og arbeid. Utarbeid en policy for samfunnsansvar (CSR policy). Hotellet er en integrert del i det større samfunn, som innebærer at etiske regler og normer innen arbeidsforhold, korrupsjon, leverandørkjeder, lokalsamfunn og miljø skal følges. Aktiviteter knyttet til drift av virksomheten skal ikke ha negativ effekt på økosystemet og dyreliv. Eksempler på virksomhetspolitikken for samfunnsansvar finnes i søknadsportalen. TIPS: En CSR policy kan for eksempel være et avsnitt hvor dere samtykker til nasjonale regler og normer innen samfunnsansvar. Dette kan også fremstilles punktvis. Denne kan gjerne publisere på hjemmesiden til virksomheten under «samfunnsansvar» Virksomheten følger norsk lov når det gjelder ansettelsesforhold og diskriminerer ikke kvinner, mennesker med minoritetsbakgrunn, eller andre, samt følger gjeldende lover om barnearbeid. Virksomheten drives i henhold til nasjonale regler som omhandler disse punktene, og anbefales å strekke seg enda lenger. Prosentkriterier (P) 11.3 Virksomheten følger retningslinjer knyttet til universal utforming for å sikre fremkommelighet for gjester med spesielle behov. (P) 11.4 Virksomheten støtter miljøaktiviteter eller initiativ for utvikling av sosialt fellesskap innen blant annet utdanning, helse og infrastruktur. (P) Eksempler på slike aktiviteter er tre-planting, restaurering av grønne områder i nærområdet, utendørsaktiviteter eller aktiviteter med skoler eller frivillighetsorganisasjoner Virksomheten tilbyr støtte for at lokal gründervirksomhet kan utvikle og selge bærekraftige produkter som er basert på natur, historie og kultur i nærområdet. (P) Green Key søkerveileder - hotell Side 30 av

32 11.6 I tilfeller hvor virksomheten organiserer aktiviteter i lokalsamfunnet, skal de ha laget etiske retningslinjer for aktivitetene i samtykke og samarbeid med lokalsamfunnet. (P) 11.7 Truede planter og dyrearter, historiske og arkeologiske gjenstander verken selges, handles, eller vises, unntatt som tillatt ved nasjonal lov. (P) 11.8 Materialer, møbler og artikler som ikke lenger er i bruk samles og doneres til frivillighetsorganisasjoner. (P) 12 MILJØAKTIVITETER En god opplevelse utendørs kan føre til økt interesse for miljøspørsmål. Obligatoriske kriterier 12.1 Det skal finnes informasjonsmateriell som er tilgjengelig for gjestene om nærliggende parker, og om sårbare og fredede naturområder. Undersøk først om hva som finnes av nærliggende parker og spennende naturområder, og om det finnes fredede og/eller sårbare naturområder i virksomhetens nærmiljø. Undersøke også om det allerede finnes eksisterende materiell som kan brukes, eller tilpasses til bruken dere trenger. Dersom det ikke finnes eksisterende informasjon, kan det være en god idé å samle informasjon om nærliggende parker og spennende naturområder i en brosjyre eller et informasjonsark. Det kan være lurt å beskrive hvordan man kommer seg til de/det aktuelle området, eller eventuelt turforslag i området. Det kan også være hensiktsmessig å tegne det inn i et kart, slik at gjestene får overblikk. Beskriv hvilke nærliggende områder dere informerer om i søknaden 12.2 Virksomheten skal kunne informere gjestene om muligheter for å leie sykler i nærområdet. Formålet med dette kravet er å oppmuntre gjestene til å låne eller leie sykler, slik at de benytter seg av et miljøvennlig transportmiddel i stedet for f. eks bil. Prosentkriterier 12.3 Gjestene kan låne eller leie sykler på hotellet. (P) Green Key søkerveileder - hotell Side 31 av

33 Sykkel er et miljøvennlig fremkomstmiddel. I tillegg til vanlig tråsykler, er el-sykler blitt et populært fremkomstmiddel. Heng opp informasjon om utleie av sykler og fortell gjestene hvor det er fint å sykle Virksomheten tilbyr aktiviteter med hensikt å øke bevisstheten til gjestene og sine ansatte, om bærekraftig utvikling, og miljø og natur hos virksomheten og i dens nærmiljø. (P) Dette kan for eksempel være natursti, quiz med miljøspørsmål, innsamlingsaksjoner, etc. Beskriv hvilke aktiviteter bedriften tilbyr i søknaden Virksomheten tilbyr informasjon om nærliggende Blått Flagg sertifiserte strender og marinaer (P) Formålet med Blått Flagg er å fremme bærekraftig utvikling ved strender og marinaer, gjennom strenge krav når det gjelder miljøledelse, vannkvalitet, sikkerhet og service, og miljøopplæring og informasjon. 13 ADMINISTRASJON Kontorer og resepsjonsområder har en miljøpåvirkning. Spør underleverandører etter miljøvennlige kontorprodukter. Obligatoriske kriterier 13.1 Personalrom (Back-office) skal oppfylle samme de samme kriteriene (obligatoriske) som gjesterommene. Elementene som inngår i dette kriteriet er; - Kravene til vannforbruk - Kravene til energi - Kravene til miljøvennlig såpe, vaskemiddel, toalett- og tørkepapir - Krav til muligheter for kildesortering 13.2 Virksomhetens kopipapir, skrivesaker og øvrige forbruksmateriell (for eksempel brosjyrer) skal være miljømerket, eller produsert av miljøsertifisert bedrift. Dette er hovedregelen og skal etterstrebes så langt det er mulig. Dersom bedriften har en miljømerket printer, som det ikke finnes miljømerket toner til, så er det ok å bruke ikke miljømerket Green Key søkerveileder - hotell Side 32 av

34 toner. Virksomheten skal derimot bruke miljømerket kopipapir, og alle andre forbruksmateriell skal så langt det er mulig være miljømerket. Se etter produkter som er merket med for eksempel Blomsten (EU Ecolabel), Svanen, eller FSC. FSC merket viser at produktet er laget av tre og kommer fra et ansvarsfullt skogbruk hvor det tas hensyn til mennesker og miljø. Dette inkluderer blant annet beskyttelse av truede dyr og planter, bærekraftig utvikling av skogen, trygge og gode arbeidsforhold for de som jobber i skogen og urfolks rettigheter. Svane merkingen indikerer at det er satt krav til innholdet i produktet (f. eks kjemikaler), hvordan det er produsert (f. eks vann og energiforbruk) og hvordan produktet behandles når det er brukt (gjenvinning og avfall). EU Ecolabel (Blomsten) er EUs miljømerke og ligner på Svanen. Produkter med EU Ecolabel har passert en rekke strenge helse, miljø og klimakrav. Produktspesifikasjon, eller innkjøpsavtale skal vedlegges i søknaden Næringsvirksomhet (f. eks frisør, spa anlegg og garasjeanlegg) som leier lokaler av virksomheten skal være informert om dens miljøinitiativ og om Green Key, og skal oppfordres til å administrere sine aktiviteter i henhold til Green Key kriteriene. Miljøansvarlig ved virksomheten har ansvaret for å ta kontakt med næringsvirksomhet som leier lokaler, eller som tilbyr tjenester hos virksomheten. Dette kan være frisør, spa anlegg, restaurant (som drives av andre), konferansesenter, etc. Beskriv hvilke virksomheter dette er aktuelt for i søknaden. Poengkriterier 13.4 Virksomheten tar initiativ til å redusere bruk av papir på kontorer, gjesterom og møterom. (P) Forklar tiltak i søknad Virksomheten informerer leverandører om sitt miljøengasjement og oppfordrer leverandører til å følge Green Key kriterier. (P) Miljøengasjement smitter la en større del av verdikjeden bli påvirket positivt av deres Green Key sertifisering. Beskriv tiltak i søknad. Green Key søkerveileder - hotell Side 33 av