Simulering av vannforsyning rammeavtale

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets del I Konkurransereglene for Simulering av vannforsyning rammeavtale Dato: Del I konkurransegrunnlaget versjon

2 1 INNLEDNING GENERELLE KONKURRANSEREGLER KONKURRANSEFORM KUNNGJØRING UTFORMING AV KONTRAKTEN 3 2 KONKURRANSEGRUNNLAGET M.V KONKURRANSEGRUNNLAGET SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET INFORMASJONSMØTE / BEFARING 5 3 TILBUDET UTFORMING AV TILBUDET TILBUDSBREV TILBUDSVEDLEGGENE SPRÅK, FORMAT, FORSEGLING OG MERKING TILBUDETS INNHOLD FORBEHOLD OG AVVIK ALTERNATIVE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST LEVERING AV TILBUDET ADRESSE FOR LEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST FRIST FOR MOTTAK AV TILBUDET ANNET OFFENTLIGHET KOSTNADER TILBUDSÅPNING OG PROTOKOLL PRISREGULERING 7 4 KVALIFIKASJONER TABELL KVALIFIKASJONER 8 5 TILDELING AV KONTRAKT TILDELINGSKRITERIER MAL FOR TILBUDSBREV MAL FOR TILBUDSVEDLEGG 1.4: HMS EGENERKLÆRING MAL FOR TILBUDSVEDLEGG 1.8: MILJØERKLÆRING MAL FOR TILBUDSVEDLEGG 2.1: PRISSKJEMA MAL FOR TILBUDSVEDLEGG 2.2: 18 2

3 1 Innledning 1.1 Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 gjelder for anskaffelsen. 1.2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, dvs at det ikke er tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, jf de nærmere reglene i anskaffelsesforskriftens 12-1 og Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-databasen ( den , ref. nr Utforming av kontrakten Kontrakten vil bestå av dokumentene som utgjør konkurransegrunnlaget. jf pkt. 2 nedenfor, leverandørens tilbud, eventuelle referater fra avklaringsmøter og et avtaledokument. Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid, med de presiseringer som følger av Trondheim kommune, Kommunalteknikks avtaledokument. 3

4 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: - Konkurransegrunnlagets del I ( Konkurransereglene ), dette dokumentet med vedlegg. - Konkurransegrunnlagets del II ( Oppdraget ). Følgende dokumenter inngår i konkurransegrunnlagets del II. o Prosjektbeskrivelse simulering på vannforsyning - Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Forespørselen skal være skriftlig og skal rettes til: Trondheim kommune, Kommunalteknikk v/ Kyrre Halvorsen E-post kyrre.halvorsen@trondheim.kommune.no Henvendelsen skal merkes med: Simulering vannforsyning og adresseres til ovennevnte kontaktperson for denne konkurransen. Spørsmål skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom spørsmål stilles kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. Alternativet er å fastholde fristen, men å unnlate å besvare spørsmålet. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 4

5 2.3 Informasjonsmøte / Befaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte / befaring. 3 Tilbudet 3.1 Utforming av tilbudet Tilbudsbrev Tilbyder skal levere tilbudsbrev basert på denne mal som vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf pkt nedenfor ene Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, og tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf begge tabellenes kolonne C: Dokumentasjonskrav. Dokumentasjonen skal systematiseres i hht. den vedleggsstrukturen som fremgår av tabellenes kolonne D: Språk, format, forsegling og merking Tilbudet skal utformes på norsk Tilbudet skal utformes i et originaleksemplar på papir og et eksemplar i elektronisk format på minnepenn. Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbudet skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Trondheim kommune, Kommunalteknikk v/ Kyrre Halvorsen Erling Skakkes gate 14 Tilbud simulering vannforsyning 5

6 3.2 Tilbudets innhold Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsulteres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandøren stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf pkt 2.2. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i egen rubrikk i tilbudsbrevet jf pkt 6.1. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte eller på andre steder i tilbudet Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med forbehold eller avvik, jf pkt ovenfor Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende frem til 3 måneder fra tilbudsfristens utløp. 3.3 Levering av tilbudet Adresse for levering av tilbud. Alle tilbud skal leveres med bud til følgende adresse: Trondheim kommune Ekspedisjonen i Erling Skakkes gate 14, 7004 Trondheim Tilbudsfrist frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs kommet frem til angitt adresse, innen følgende frist: kl. 13:00 Når tilbudet er levert ber vi om at tilbyder bekrefter dette ved å sende en e-post til: kyrre.halvorsen@trondheim.kommune.no 6

7 3.4 Annet Offentlighet I henhold til 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd av 19. mai 2006 nr 16 ( Offentleglova ), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf anskaffelsesforskriften 3-6. Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn Kostnader Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen Tilbudsåpning og protokoll Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av protokollen Prisregulering Timepriser reguleres årlig for lønns-/prisendring i hht gjennomsnittlig endring i RIF s lønnsstatistikk, første gang , med basis i siste års statistiske endring i %. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn slik det fremgår av tabell 4.1 I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne erfaringer med tilbyderen. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt nedenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner må Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabell 4.1 Det vedlegges en underskrevet erklæring fra hver av de aktuelle underleverandører med følgende tekst: Undertegnede firma [ underleverandøren må fylle inn eget navn og organisasjonsnummer] forplikter seg til å utføre følgende arbeider [underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre for tilbyder] for leverandøren [navn på tilbyderen] i prosjekt [navn på prosjektet]. 7

8 Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i tabell 4.1, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. 4.1 Tabell kvalifikasjoner A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Norske firma: Firmaattest Firma- Obligatoriske Tilbudsregistrering, krav skatt og HMS Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgiving i det land hvor vedlegg 1.1 leverandøren er etablert. Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Tilbuds- Vedlegg 1.2 Skatteatest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. (Utstedes av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) 1.3 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette for de siste tre år. Utfylt og undertegnet vedlagt miljøerklæring Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem

9 5 Tildeling av kontrakt 5.1 Tildelingskriterier Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf. nærmere i pkt. 3 om tilbudet. Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomiske mest fordelaktige basert på beregnet ekvivalent tilbudspris. Tabell 4.1 Dokumentasjonskrav A: Kriterier C: Dokumentasjonskrav D: Pris Kvalitet Utfylt prisskjema (vedlagt konkurransegrunnlagets del I) med opplysninger om tilbudt personell, deres rolle i prosjektet, deres timepriser og estimert antall timer. Kostnader til reise, opphold og reisetid i forbindelse med 20 heldags arbeidsmøter Arbeidsopplegg: Beskrivelse av arbeidsopplegg og fremdriftsplan med KTR-ark Prosjektorganisasjon: Redegjørelse for tilbyderens prosjektorganisasjon for å løse dette oppdraget, med navn og CV for tilbudt personell. CV skal angi formell utdannelse og arbeidserfaring. Det skal dokumenteres en bemanning som dekker aktuelle fagområder Tilbuds- Vedlegg 2.4 Tilbuds- Vedlegg 2.5 Følgende kriterier legges til grunn: 1. Pris 2. Kvalitet Pris framkommer i dette prosjektet ved å legge sammen pris for 500 timer og kostnader til reise, opphold og reisetid i forbindelse med 20 heldags arbeidsmøter. Denne prisen vil bli korrigert med en faktor som representerer kvaliteten på tilbudet. Dette gjøres ved at det beregnes en ekvivalent tilbudspris som er lik tilbudt pris korrigert for kvalitet (dvs avvik fra maks score for kvalitetskriteriene). 9

10 Ekvivalent tilbudspris (ETP) = Pris * korreksjonsfaktor for kvalitet Et perfekt tilbud vil få en korreksjonsfaktor =1 Øvrige tilbud vil få justert opp prisen. Jo lavere kvalitet, jo mer justeres prisen opp. Oppdraget tildeles tilbyder med laveste ekvivalent tilbudspris. Ekvivalent tilbudspris (ETP) beregnes etter følgende formel: der M = maks karakterscore på skala, i dette tilfelle 5 v = vekt på de ulike kvalitetskriteriene. Summen av v = 1 (100%) m = tildelt karakter mellom 1 og 5 Vurderingstema innenfor kvalitet og vektingen mellom disse framgår av oppstillingen nedenfor. Kvalitetskriterier (gis karakter fra 1-5) Arbeidsopplegg Herunder vil oppdragsgiver vurdere leverandørens arbeidsopplegg for gjennomføring av oppdraget Firmaets referanser fra tilsvarende prosjekter Vekt (v) 20 % 30 % Formell utdanning Herunder vil oppdragsgiver vurdere tilbudt personells formelle 10 % utdanning Erfaringstid Herunder vil oppdragsgiver vurdere tilbudt personells erfaringstid 10 % Relevans utdanning og erfaring Herunder vil oppdragsgiver vurdere hvor relevant tilbudt personells utdanning og erfaring er for dette prosjektet 30 % Karakter for formell utdanning og erfaringstid beregnes matematisk på grunnlag av CV for tilbudt personell. Ved vurdering av utdanning gir MSc/Siv.ing score 5, BSc/Ingeniør score 4 og teknisk fagskole score 3. Erfaringstid beregnes lineært med score 5 for 30 år. Karakter for arbeidsopplegg, firmaets referanser samt relevans utdanning og erfaring for tilbudt personell vurderes skjønnsmessig på en skala fra 1-5, hvor 5 er maksimal score. 10

11 Maler for tilbudsbrev og tilbudsvedlegg 5.2 Mal for tilbudsbrev Tilbud på [. ] Vårt firma har med dette gleden av å inngi tilbud på ovennevnte prosjekt. Firmanavn: [ ] Adresse: [ ] Tilbyders kontaktperson: [ ] Telefonnummer: [ ] E-post: [ ] Vi bekrefter at tilbudet er samsvar med konkurransegrunnlaget og at alle vilkår og krav er akseptert. Eventuelle avvik/forbehold mot konkurransegrunnlaget er oppsummert i det følgende: Tilbudet inneholder ingen avvik eller forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbudet inneholder følgende avvik/forbehold mot konkurransegrunnlaget Beskrivelse av avvik/forbehold Årsak til avvik/forbehold Konsekvenser for ytelser, pris, fremdrift m.v. Tilbudet består av dette tilbudsbrevet og de avkryssede tilbudsvedlegg: (Tilbyder skal krysse av for de dokumentene som er vedlagt tilbudet). Kvalifikasjoner Tilbuds- Vedlegg 1.3 Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Skatteattest for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfristens utløp). Skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfristens utløp). 11

12 Tilbuds- Vedlegg 1.4 Tilbuds- Vedlegg 1.5 Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I. Foretakets årsregnskap, eller utdrag fra dette, for de siste tre år. Tilbuds- Vedlegg 1.6 Utgår i dette oppdraget Tilbuds- Vedlegg 1.7 Utgår i dette oppdraget Tilbuds- Vedlegg 1.8 Tilbuds- Vedlegg 1.9 Miljøerklæring Redegjørelse for firmaets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem Tildelingskriterier 2.1 Utfylt tilbudsskjema med pris for rådgivning og pris for utgifter i forbindelse med heldags arbeidsmøter. 2.2 Utfylt tilbudsskjema (vedlagt konkurransegrunnlagets del I) med opplysninger om personell, timetall og timepris Redegjørelse for tilbyderens prosjektorganisasjon for å løse dette oppdraget med navn og CV for alle nøkkelpersoner. CV skal angi formell utdannelse og arbeidserfaring. Beskrivelse av arbeidsopplegg og fremdriftsplan. 12

13 2.5 Foretakets viktigste referanser fra denne type oppdrag fra de tre siste årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker med kontaktinformasjon.. Signert av representant for tilbyder med fullmakt til å forplikte [Firma] og som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Dato Underskrift Tittel 13

14 5.3 Mal for tilbudsvedlegg 1.4: HMS egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 14

15 6.3 Mal for tilbudsvedlegg 1.8: Miljøerklæring 1. FORMÅL Miljøerklæringen skal dokumentere at nødvendige kvalifikasjoner i forhold til miljø er oppfylt hos prosjektleder og rådgiver som tar oppdrag for Trondheim kommune / Stabsenhet for byutvikling. 2. OMFANG Erklæringen som sendes ut sammen med anbudsbeskrivelsen skal være vedlegg til tilbud ved all tilbudsinnhenting på prosjektleder-, prosjekterings- og rådgivertjenester, og omfatter også underkonsulenter knyttet til oppdraget/kontrakten. Spørsmål Tema Ja Nei nr. 1. Har bedriften/virksomheten (videre kalt bedriften) rutiner/prosedyrer og kompetanse knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger ved utførelse av det aktuelle oppdrag, og kan i så fall dette dokumenteres ved at bedriften er Miljøfyrtårnssertifisert iht aktuelle bransjekrav, ISO sertifisert, EMAS-godkjent eller har annen tilsvarende 3.parts godkjenning? Oppgi bransje og type godkjenning Hvis nei på spørsmål nr 1, besvares spørsmålene 2 til og med 5. Disse kan ved positiv bekreftelse evt aksepteres som relevant alternativ dokumentasjon. 2. Har bedriften rutiner for oppdrags- / prosjektgjennomføring som sikrer: identifisering av prosjektets miljøpåvirkninger (miljøgjennomgang) oppfyllelse av prosjektets eventuelle miljømål at lover og forskrifter med miljørelevans for prosjektet følges utarbeidelse og oppfølging av prosjektets eventuelle miljøplan 3. Utarbeider bedriften en årlig miljørapport for egen virksomhet, og kan denne eventuelt forevises? 4. Har bedriften egne miljømål og miljøhandlingsplan / miljøforbedringsprogram for inneværende år for virksomhetens kjerneprosesser, og kan denne eventuelt forevises? 5. Har bedriftens utpekt en person som er miljøansvarlig/miljøkoordinator? 15

16 Evt supplerende kommentarer : Hvis bedriften verken oppfyller punkt 1 eller punktene 2 til og med 5, forplikter bedriften seg til å oppfylle enten punkt 1 eller punktene 2 til og med 5 i løpet av.. måneder fra kontraktsinngåelse. Evt kan det avtales konkrete krav i forhold til punktene 2-5 innen de tema spørsmålene omhandler, eksempelvis ved kortvarige oppdrag. Bedriften vil selv ha ansvar for at denne forpliktelsen dokumenteres rettidig. Dette vil kunne bli knyttet opp mot en dagmulktbelagt milepæl. Jeg bekrefter at opplysningene gitt i dette skjemaet er gitt etter beste skjønn og inneholder etter mitt vitende ikke feilaktige opplysninger. Jeg er kjent med at feilaktige opplysninger kan medføre at avtalen heves. Jeg er videre inneforstått med at kredittopplysninger og annen offentlig informasjon om bedriften kan bli innhentet. sted / dato. forpliktende underskrift 16

17 6.4 Mal for tilbudsvedlegg 2.1: Prisskjema Beskrivelse Antall Enhetspris Beløp Rådgivning timer 500 Heldags møter, reise, opphold og reisetid. 20 Pris Dato og sign 17

18 6.5 Mal for tilbudsvedlegg 2.2: Tilbudsskjema og beregning av vektet timepris Timesatser skal være inkludert påslag og være differensiert mht personelltype. I forbindelse med avgitte timepriser skal det gis et estimat for fordeling av timeforbruk fordelt på de ulike timepriskategorier slik at en vektet timepris samt vekt relevans utdanning og praksis kan beregnes. Vektet timepris skal oppgis. Med vektet timepris menes total honorarramme dividert med tidsforbruk. Navn Sum Vektet timepris Rolle i prosjektet Estimert antall timer 500 Timepris Beløp 18