Nytt Regjeringskvartal VEDLEGG ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Nytt Regjeringskvartal VEDLEGG ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM"

Transkript

1 Nytt Regjeringskvartal VEDLEGG ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM

2

3 VEDLEGG VEDLEGG 1 NYTT REGJERINGSKVARTAL AKTIVITETSBASERT ARBEIDSPLASSKONSEPT Del 1 Introduksjon, Del 2 Bakgrunn og valg Del 3 Konseptet, Del 4 Funksjoner og areal Del 5 Romkatalog VEDLEGG 2 KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Kap. 1 Metode, medvirkning og utvalg Kap. 2 Særtrekk ved departementene Kap. 3 Aktiviteter og arbeidsformer: Rapport fra spørreundersøkelse Kap. 4 Arbeidsmønstre: Befaring og evaluering Kap. 5 Bruksmønstre Kap. 6 Bilder VEDLEGG 3 UTFORSKNING AV FREMTIDENS ARBEIDSFORMER I NYTT REGJERINGSKVARTAL Kap. 1 Visjonsverksted Kap. 2 Fremtidsverksted med eksterne eksperter Kap. 3 Dialogverksted, fellesfunksjoner og fellesarealer Kap. 4 Referansebesøk Kap. 5 Litteraturgjennomgang kontorløsninger og arbeidsmiljø Kap. 6 2D arealstudie Kap. 7 Pilotering ØVRIGE RAPPORTER UTARBEIDET IFM RFP-PROSESSEN (TIDLIGERE OVERSENDT KMD) Aktivitetsplan for brukerinvolvering RKV-utredninger som følge av føringer fra KMD desember 2015, Statsbygg mars 2016 Delrapport D5: Eksisterende bygg RKV-vurdering av foreslått arealnorm. Statsbygg, desember

4

5 Nytt Regjeringskvartal AKTIVITETSBASERT ARBEIDSPLASSKONSEPT U.off iht

6 2 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, hatt ansvar for utarbeidelse av rom og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal. Statsbygg har kontrahert rådgivere i tegn_3 og Rambøll til å bistå interne fagressurser i dette arbeidet.

7 Dette dokumentet beskriver Statsbyggs foreslåtte arbeidsplasskonsept for Nytt regjeringskvartal. Dokumentet ligger som vedlegg til Rom- og funksjosnprogram for Nytt Regjeringskvartal Øvrige vedlegg til Rom- og funksjosnprogram for Nytt Regjeringskvartal som om handler arbeidsplasskonseptet er vedlegg 2 "Kartlegging av departementenes arbeidsformer" og vedlegg 3 "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal" 3

8

9 INNHOLD FORORD 3 DEL 1 INTRODUKSJON Sammendrag av arbeidsplasskonsept Prinsipper for bruk og utforming 9 DEL 2 BAKGRUNN Føringer og målsettinger Vurdering og valg Kunnskapsgrunnlag 20 DEL 3 KONSEPT Aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept Prinsipper for bruk og utforming Tilpassing i praksis Eksempler 50 DEL 4 AREAL OG FUNKSJON Arealoppsummering Standard kontorareal Lokalt delte areal Sentralt delte areal Funksjonsdiagram 63 DEL 5 ROMKATALOG Standard kontorareal Lokalt delte areal Sentralt delte areal 74

10

11 DEL 1 INTRODUKSJON Arbeidsplasskonseptet beskriver funksjoner og egenskaper i arbeidsplassrelatert areal, som skal være tilgjengelig for ansatte i departementene i Nytt regjeringskvartal. Det presenteres et standardkonsept som kan tilpasses de fleste som skal bruke kvartalet. Tilpassinger må gjøres for statsrådseksjoner, SMK og enkelte av DSS sine funksjoner. Dette er beskrevet i rom- og funksjonsprogrammets kapittel C10. Dokumentet har flere grupper av lesere. Det er derfor inndelt i deler som retter seg mot ulike hovedgrupper av lesere. DEL 1 DEL 2 DEL 3 DEL 4 DEL 5 Introduksjon, gir en kort beskrivelse av arbeidsplasskonseptet. Bakgrunn, skisserer de viktigste resultatene fra kartleggingen og utforskingen som er gjennomført i rom- og funksjonsprogrammet. Konseptet, retter seg først og fremst til brukerne. Her er det også beskrevet organisatoriske og teknologiske forutsetninger for at konseptet skal fungere. Funksjoner og areal, er primært rettet mot arkitekter og prosjekterende. Her beskrives arealmessige konsekvenser av konseptet. Romkatalog, beskriver funksjoner mer detaljert, og viser eksempler på løsning. 7

12 1.1 SAMMENDRAG AV ARBEIDSPLASSKONSEPT Statsbyggs anbefalte arbeidsplasskonsept er aktivitetsbasert, med stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer i departementene. Det er lagt opp til deling av areal både mellom individer, avdelinger og departementer. Dette gir rom for varierte arbeidsplasser for individuell valgfrihet, lokal tilpassing for departementene, samt felles arbeidsplassrelatert areal for departementsfellesskapet. I arbeidsplasskonseptet er det lagt spesiell vekt på å etablere tilstrekkelige arbeidsplasser for arbeid som som trenger skjerming. Aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger er utformet med utgangspunkt i aktivitetene til den organisasjonen som skal bruke løsningen. Dette i motsetning til mer tradisjonelle arbeidsplassløsninger, som tar utgangspunkt i at medarbeidere løser sine oppgaver fra sitt individuelle tilholdssted. I et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept, skal ansatte tilbys rom og funksjoner som støtter de ulike aktivitetene som skal gjennomføres, og de ansattes behov og arbeidsstil, enten de trenger ro og konsentrasjon eller et sted for samarbeid. Det er tre viktige hovedgrep for et godt aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept for Nytt regjeringskvartal: stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer, variasjon og valgfrihet, og deling av areal. Stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Departementsfellesskapet trenger fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer. Nytt regjeringskvartal vil bestå av en rekke horisontalt og vertikalt sammenkoblede kontorareal. I det foreslåtte arbeidsplasskonseptet er disse standardiserte. Dette innebærer ikke at de er like når de tas i bruk, men at de uten store bygningsmessige inngrep kan tilpasses departement og avdelinger med ulike arbeidsformer. På grunn av tidsperspektivet i planleggingen, er det ikke hensiktsmessig å detaljplanlegge arbeidsplassutforming nå. Det programmeres med en fleksibilitet som gjør at man med enkle grep kan tilpasse lokalene til konkrete brukere: Både før innflytting, og ved behov for å håndtere endringer i departementsstrukturen, oppgavefordelingen departementene imellom, nye arbeidsformer og teknologisk utvikling. Variasjon og valgfrihet I konseptet er det rom for faste åpne arbeidsstasjoner til alle. For å gi individuell valgfrihet med hensyn til arbeidsplass anbefaler imidlertid Statsbygg hjemmebase, tom pult og prioritering av variasjon. Individuell valgfrihet innebærer at den ansatte skal stå fritt til å velge den type arbeidsplass som den ansatte selv mener er best egnet til de aktiviteter som skal gjennomføres denne dagen. Hjemmebase gir medarbeidere et fast tilholdssted og en enkel mulighet til å møte sine nærmeste kolleger. Tom pult betyr at man rydder tingene sine etter endt arbeidsdag. Dette er nødvendig for at alle ansatte skal oppleve at arbeidsplasser er ledige når det ikke sitter noen der. Prioritering av variasjon innebærer at man for god arbeidsmønstertilpassing etablerer flere spesialiserte arbeidsstasjoner og færre tradisjonelle arbeidsstasjoner. Basert på gjennomførte undersøkelser anbefales at antall arbeidsstasjoner skal tilsvare 75 % av de ansatte som har hjemmebase i kontorarealet. Det er imidlertid lagt spesiell vekt på tilstrekkelig areal for aktiviteter som krever skjerming, og på at det skal være tilstrekkelig variasjon og valgfrihet for den enkelte når det kommer til valg av arbeidsplass. Et Standard kontorareal kan gi mulighet for faste arbeidsstasjoner til alle, men dette vil gå på bekostning av tilgjengelig variasjon og den enkelte ansattes kontroll over egen arbeidssituasjon. Alle arbeidsstasjonene vil da være åpne løsninger. Dette anbefales bare etter nøye vurdering av om enhetens arbeidsmønster er egnet for dette. Deling av areal Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfellesskapet. I arbeidsplasskonseptet er det etablert enkelte arbeidsområder som er delt mellom departementene, enkelte arbeidsområder som er delt mellom avdelinger i departementer, og standard kontorareal som er delt mellom ansatte i organisatoriske enheter. 8

13 Delte areal gir mulighet til å dra nytte av stordriftsfordelene i Nytt regjeringskvartal. Det muliggjør god variasjon i arbeidsplasser, og bedre tilgjengelighet og høyere utnyttelse av spesialiserte arbeidsplasser enn om slike funksjoner måtte tilfredsstilles innenfor hvert standard kontorareal. Samtidig gir dette rom for arbeid på tvers av organisatoriske enheter. 9

14

15 DEL 2 BAKGRUNN Rom- og funksjonsprogram for regjeringskvartalet er etablert på bakgrunn av de målsettinger og øvrige føringer for Nytt Regjeringskvartal som Statsbygg har fått fra KMD. Det arbeidsplasskonseptet som presenteres her er vurdert å gi best måloppnåelse innenfor de arealmessige føringene. I det følgende vil vi skissere bakgrunnen for valg av arbeidsplasskonsept. Gjennom programmeringsperioden er departementenes arbeidsformer kartlagt, og mulighetsrommet i føringen utforsket. De viktigste resultatene av dette arbeidet presenteres her. 11

16 2.1 FØRINGER OG MÅLSETTINGER Regjeringen besluttet i mai 2014 hovedkonsept for nytt regjeringskvartal, bl.a. konsept for arbeidsplassutformingen. Effektmålene som har vært rettledene for utvikling av arbeidsplasskonseptet, ble vedtatt etter KVU i For arbeidsplasskonseptet var de viktigste elementene i regjeringsbeslutningen at det ble besluttet at en aktivitetsbasert arbeidsplassutforming skulle legges til grunn for kontorløsningene. Kontorene utformes med mulighet for ulike arbeidsformer som konsentrasjonsarbeid, små møter, prosjektarbeid etc. Det ble opprinnelig lagt opp til at alle har fast plass og at det ikke skulle være underdekning. Arealnormene for nybygg i regjeringskvartalet ble foreløpig satt til m2 BTA pr. ansatt og 15 m2 pr ansatt arbeidsplassareal. (Oppdragsbrev til Statsbygg fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet ). I forbindelse med at regjeringen behandlet en rekke saker knyttet til nytt regjeringskvartal i desember 2015, ble arealnormen for nybygg i regjeringskvartalet foreløpig satt til 23 m² brutto pr. ansatt. I samsvar med Statsbyggs anbefaling, og også basert på erfaringene fra andre land, ble Statsbygg bedt om å vurdere ytterligere reduksjon i arealrammen gjennom arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet. I tillegg ble Statsbygg bedt om å vurdere forståelsen av fast plass nærmere, og prioritere tilstrekkelig areal for ulike typer arbeidsformer, framfor faste arbeidsstasjoner for den enkelte. (Oppdragsbrev til Statsbygg fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet ). Konsept Øst Samfunnsmålet for Nytt regjeringskvartal er et effektivt departementsfelleskap med nødvendig sikkerhet i et langtidsperspektiv. Effektmålene for Nytt regjeringskvartal skal reflektere måloppnåelsen for brukerne, og har vært rettledende i utvikling av arbeidsplasskonseptet. Det er særlig fire av effektmålene for Nytt regjeringskvartal som har innvirkning på valg av arbeidsplasskonsept. Dette er E1: Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet, E3: Har høy effektivitet E4: Har fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer, E5: Har en høy miljøstandard. 12

17 EFFEKTMÅL BESKRIVELSE E1: Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet Det nye regjeringskvartalet håndterer fremtidige endringer i antall ansatte, både for regjeringsfellesskapet samlet og for endringer i størrelsen på det enkelte departement. Tilstrekkelig kapasitet på innflyttingstidspunktet behandles som et absolutt krav. Regjeringskvartalet planlegges for totalt 5700 arbeidsplasser ved innflytting. Bygningsmassen har evne til å møte vekslende behov for arealer, eksempelvis ved å kunne dele opp arealene i bygningene i separate enheter eller ved å bygge på bygningene for å øke arealet (elastisitet). E2: Har nødvendig sikkerhetsnivå Sikkerheten i det nye regjeringskvartalet skal ivaretas gjennom etablering av grunnsikringstiltak og gjennom planlagte beredskapstiltak. De tekniske elementene i grunnsikringen skal integreres i bygg og omgivelser, og bidra til at kvartalet fremstår som åpent og inviterende. Grunnsikringen skal bidra til å redusere risiko knyttet til aktuelle trusler i tråd med besluttet sikringsambisjon i normalsituasjon. Utvalgte funksjoner gis særskilt sikring i tråd med verdivurdering og klassifisering. E3: Har høy effektivitet Det nye regjeringskvartalet skaper et effektivt og velfungerende departementsfellesskap. Det innebærer effektivitet i det daglige arbeidet, samhandling og uttak av stordriftsfordeler. E4: Har fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Det nye regjeringskvartalet har generalitet og fleksibilitet til å håndtere endringer i departementsstrukturen, oppgavefordelingen departementene imellom, nye arbeidsformer og teknologisk utvikling. Bygningene rehabiliteres eller bygges nye med høy grad av miljøvennlige materialer, og etter prinsipper som sikrer lavt energiforbruk og lave klimagassutslipp i et livssyklusperspektiv. E5: Har en høy miljøstandard Bygningene planlegges også med sikte på miljøvennlig drift, både av drift av bygningsmassen og drift av virksomheten. Bygg og uteområder skal ha høy miljøstandard, og det skal velges miljøvennlige og varige løsninger som bidrar til reduserte vedlikeholds- og driftsutgifter. E6: Godt bymiljø, representativitet og tilgjengelighet Regjeringskvartalet er et attraktivt, åpent, velfungerende og representativt område for ansatte, besøkende samt for brukerne av gater og områder. Effektmålene skal reflektere måloppnåelsen for brukerne av Nytt regjeringskvartal og har vært rettledende i utvikling av arbeidsplasskonseptet. 13

18 14

19 2.2 VURDERING OG VALG Ulike varianter av aktivitetsbasert arbeidsplasskonsepter er analysert og vurdert i forhold til effektmålene for Nytt regjeringskvartal. Statsbyggs anbefaling for Nytt regjeringskvartal er aktivitetsbasert kontor med vekt på skjerming (ABK Skjermet). Det er fire av effektmålene som bidrar til å skille ulike arbeidsplasskonsepter fra hverandre. Disse er: E1. Fleksibilitet med hensyn til kapasitet. E3. Høy effektivitet. E4. Fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer. E5. Høy miljøstandard. Effektmål knyttet til sikkerhet og bymiljø anses i liten grad å differensiere de ulike arbeidsplasskonseptene. De neste sidene viser vurdering av fire arbeidsplasskonsept: Fast plass 20/80 Fast plass åpen ABK åpen ABK skjermet ABK skjermet er vurdert som det beste alternativet for et effektivt departementsfelleskap. To øvrige arbeidsplasskonsepter var del av vurderingen i en tidlig fase av programmeringen: cellekontor til alle og radikalt aktivitetsbasert kontor (2 ansatte per arbeidsstasjon). I dag har majoriteten av de ansatte egne cellekontor, og de er tilfredse med dette. Konseptet gir stor grad av skjerming. Cellekontor til alle, er likevel ikke med i vurderingen som presenteres her. Det er fordi cellekontor til alle krever langt mer areal enn arealrammen tillater (antatt tillegg på m2). Radikalt aktivitetsbasert kontor, med 2 ansatte per arbeidsstasjon, ble også tatt ut i en tidlig fase av programmeringen. Dette kunne gitt en reduksjon på omtrent 7000 m2, men er i for liten grad forenelig med det uttrykte behovet for skjerming av arbeid som krever dyp konsentrasjon. Referanser "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal", kapittel om arealstudier. Vedlegg 3 til Rom- og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal Se forøvrig også kapittel Arealstudier i beskrivelsen av arbeidsplasskonseptet. 15

20 FAST PLASS 20/80 Dette er et arbeidsplasskonsept hvor ansatte har fast plass, 20 % sitter i kontorer og 80 % i åpne løsninger. Med 13 m2 per ansatt er det plass til 2 multirom per åpne arbeidsstasjoner. Utover dette vil konseptet i liten grad gi mulighet for variasjon i arbeidsplasser for den enkelte. Alt arbeidsplassrelatert areal vil være brukt til personlige arbeidsstasjoner, og de mest nødvendige støttefunksjoner. WC GARD PRINT PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne Arbeidsstasjoner skjermet MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med noe fortetting av åpne arbeidsstasjoner Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring av konsept til ikke faste plasser. (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet, kan gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Ulik valgfrihet for brukerne. Fast plass i cellekontor vil gi høy valgfrihet. Brukeren har lite kontroll over arbeidssituasjonen. De fleste av arbeidstakerne vil jobbe i åpent landskap uten tilleggsareal som kan gi variasjon i romtyper. Lite utnyttelse av stordriftsfordeler. Mye areal vil gå til arbeidsstasjoner som ikke er i bruk. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet kan gi noe fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres ikke arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir lite rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er lite rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde). 16

21 FAST PLASS ÅPEN Dette er et arbeidsplasskonsept hvor ansatte har fast plass, og alle sitter i åpne løsninger. Med 13 m2 per ansatt er det plass til 2 multirom per åpne arbeidsstasjoner. 5 % av arealet er etablert som delt arbeidsplassrelatert areal utenfor konttorarealet. I kontorarealet vil store deler av arealet disponeres til arbeidsstasjoner. Det er mulig å få til noe variasjon i form av rom. I skjemaet under, er dette eksemplifisert med ett prosjektrom og et stillerom ved vindu. WC GARD PRINT PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring av konsept til ikke faste plasser. (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet kan gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, Valgfriheten er relativt lav. Alle har i utgangpunktet faste åpne plasser. Brukeren har akseptabel kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi noe variasjon i romtyper Lite utnyttelse av stordriftsfordeler. Mye areal vil gå til arbeidsstasjoner som ikke er i bruk E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet kan gi noe fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres ikke arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir lite rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er noe rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde) 17

22 AKTIVITETSBASERT KONSEPT - ÅPEN Dette er et tradisjonelt aktivitetsbasert kontor (ABK) med delte arbeidsstasjoner, og høy grad av variasjon. Ansatte har ikke fast plass. Løsningen har hovedvekt på åpne arbeidsstasjoner som kan ha ulik utforming. Rom med vegger, for eksempel arbeidsstasjoner i skjermet sone, prosjektrom eller multi/møterom, fungerer som buffersone og gir muligheter for differensiering og skjermede soner med arbeidsstasjoner. Det er etablert 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og det er arbeidsplasser til 60 ansatte. Av 13 m2 per ansatt er 5 % av arealet delt i departementet, 5 % er delt med departementsfellesskapet. For å teste muligheten for arealreduksjon er 5 % av arealet er ikke medregnet. Dette er et arbeidsplasskonsept med 12,4 m2 arbeidsrelatert areal per ansatt. WC GARD PRINT 60 12, ,7 PERSONER m 2 / PERSON (13m 2-5%) ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne Multirom MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring i ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet antas ikke å gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, arealet består primært av åpne arbeidsstasjoner. Brukeren har god kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi variasjon i romtyper God utnyttelse av stordriftsfordeler. God tilgjengelighet på variasjon etableres gjennom delte areal. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet gir ok fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er OK rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard Arealbesparelsen (ca 1 m2/ansatt sammenlignet med et tradisjonelt oppsett) betyr at det er mindre områder som må bygges, vedlikeholdes, vaskes, oppvarmes og nedkjøles osv. 18

23 AKTIVITETSBASERT KONSEPT - SKJERMET Dette er et aktivitetsbasert kontor med vekt på mulighet for skjerming (ABK Skjermet). Konseptet har delte arbeidsstasjoner og høy grad av variasjon. Ansatte har ikke fast plass. Løsningen har mulighet for opptil 30 % individuelt skjermede arbeidsstasjoner. Det er etablert 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og det er arbeidsplasser til 60 ansatte. Av 13 m2 per ansatt er 5 % av arealet delt i departementet og 5 % er delt med departementsfellesskapet. Ekstra areal i forhold til et tradisjonellt ABK tillater mer skjerming uten at det går på bekostning av variasjon og sosiale områder. WC GARD PRINT ,6 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARB.FORM Arbeidsstasjoner skjermet Multirom Arbeidsstasjoner åpne MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring i ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet antas ikke å gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, arealet består av åpne og lukkede arbeidsstasjoner. Brukeren har god kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi variasjon i romtyper God utnyttelse av stordriftsfordeler. God tilgjengelighet på variasjon etableres gjennom delte areal. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet gir god fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er høy grad av rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde) 19

24 2.3 KUNNSKAPSGRUNNLAG I forbindelse med programmering av rom og funksjoner for Nytt regjeringskvartal er det foretatt kartlegging av departementene og utforskning av muligheter for nytt RKV Kartlegging av departementene har gitt kunnskap om deres størrelse, aktiviteter, arbeidsmønstre og bruksmønster i eksisterende areal. I tillegg er det gjennomført arealstudier av ulike arbeidsplasskonsept, samt referansebesøk både i Norge og ikke minst til departementer i Nederland, Belgia og Finland. Prosessen med fremskaffing av kunnskapsgrunnlag er beskrevet i Aktivitetsplan for brukerinvolvering Nytt regjeringskvartal Rom - og funksjonsprogram Rapporter fra dette arbeidet finnes som vedlegg til Rom- og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal (Se vedlegg til Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM "Kartlegging av arbeidsformer i departementene" og "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal"). Her presenteres kort de resultatene som har hatt størst betydning for utvikling av arbeidsplasskonseptet. Kartlegging: Departementenes størrelse Aktiviteter Arbeidsmønstre Bruksmønstre Utforskning: Arealstudier Litteraturstudier Referansebesøk 20

25 DEPARTEMENTENES STØRRELSE Regjeringens sammensetning, antall departementer og organisatorisk plassering av flere fagenheter endres gjerne ved hvert stortingsvalg og reflekterer ulike politiske prioriteringer. Slike endringer kan også skje innenfor en og samme stortingsperiode. Det er usikkert hvor mange departementer det vil være ved innflytting i nytt RKV, ettersom både antall, størrelse og faglig innhold i departementene vil endres over tid. Endringer i oppgavefordeling mellom departementer og underliggende etater kan i tillegg påvirke departementenes størrelse. Gjennom prosjektet er variasjon i departementenes størrelser gjennom fire stortingsperioder kartlagt (f.o.m t.o.m. 2015), i tillegg til avdelings- og seksjonsstørrelser. Det er store forskjeller mellom departementenes størrelser. Det minste departementet har pr. desember ansatte (LMD), og det største har 858 ansatte (UD). Gjennomsnittlig størrelse ligger omkring 200 ansatte. Gjennomsnittlig antall ansatte i departementenes avdelinger er 28 personer, alle departementene sett under ett. Hvis vi ser det på tvers av alle departementer, spenner dette fra 24 til 39 ansatte pr. avdeling med unntak av UD, som har en gjennomsnittlig størrelse på 76 ansatte i sine fagavdelinger. UD er over dobbelt så stort som i de øvrige departementene. Mange departementer har meget stort sprik i størrelsen på sine avdelinger, med flere svært små enheter (ned i 6-8 ansatte), og noen færre relativt store enheter (60-70 ansatte, av og til enda mer). Gjennomgangen av disse tallene for de fire siste stortingsperiodene ( ) viser for øvrig at den gjennomsnittlige avdelingsstørrelsen har øket jevnt, og at spennet i avdelingsstørrelser er noe mindre nå enn i Likevel er gjennomsnittstallene overraskende stabile. På bakgrunn av kartleggingen er arbeidsplasskonseptet bygget opp med grunnmoduler for ca. 60 (eller ca. 30 x 2) ansatte. Slike grunnmoduler skal kobles sammen, slik at de kan gi plass til flere avdelinger og hele departement. Endringene representerer primært interne flyttinger, og for dimensjonering av nytt RKV vil totaltallene og fleksibiliteten i strukturen være viktigst. Dimensjonerende totaltall er alle gitt i stortingsvedtak om prosjektet (5.700 ansatte, inkl. DSS). Øvrige referanser Se vedlegg 1 til Rom- og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal: "Kartlegging av arbeidsformer i departementene" Antall ansatte i departementenes avdelinger Median i avdelinger Gjennomsnitt i avdelinger Samlet gjennomsnitt 2015 Samlet median 2015 Referanser "Kartlegging av arbeidsformer i departementene", Vedlegg 2 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 21

26 AKTIVITETER Ved programmering og utforming av aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger er det viktig å forstå hvilke aktiviteter som skal huses. En aktivitet beskrives gjennom de romlige og teknologiske behovene aktiviteten har. Individuelt konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid, små og store møter er eksempler på aktiviteter med ulike romlige og teknologiske behov. Dette har betydning for de ulike rom og funksjoner som skal etableres. Rom- og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse. Det er slik at mange oppgaver kan løses under like funksjonelle vilkår - i så måte kategoriseres de som samme aktivitet, for eksempel individuelt PC-arbeid uten behov for dyp konsentrasjon. I dag løses de fleste oppgaver godt i cellekontor. Det er imidlertid slik at ikke alle oppgaver løses like godt på arbeidsstasjoner i åpne løsninger, og det trengs derfor varierte arbeidsplasser. Rom- og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse, slik at det etableres tilstrekkelig variasjon for ulike aktiviteter. Det er gjennomført en spørreundersøkelse om bruk av og tilfredshet med eksisterende areal i departementene. Resultatene herfra viser at departementets ansatte anser individuelt arbeid ved PC og arbeid som krever dyp konsentrasjon som de aktivitetene de bruker mest tid på. Samtidig er de viktigste driverne for tilfredsheten med dagens arealer at disse støtter arbeid som krever dyp konsentrasjon, og samarbeid i egen enhet. Det foreslåtte arbeidsplasskonseptet er utformet for å legge til rette for samhandling og for konsentrasjon. I forhold til en standard aktivitetsbasert arbeidsplassløsning er det lagt vekt på mer arealer til aktivitet som krever skjerming. TID PÅ ULIKE AKTIVITETER FOR ANSATTE I DEPARTEMENTENE Søylediagrammet viser gjennomsnitt for alle respondenter på spørsmålet: Hvilke av disse aktivitetene brukte du mest eller minst tid på i løpet av siste ordinære arbeidsuke? Vennligst ranger aktivitetene under fra 7 til 1, der 7 er den aktiviteten du bruker mest tid på og 1 den du bruker minst tid på. TID PÅ ULIKE LOKASJONER FOR ANSATTE I DEPARTEMENTENE Boblediagrammet viser svarfordeling for spørsmålet: I siste hele arbeidsuke, hvor stor andel av din ordinære arbeidstid (i prosent) brukte du på de ulike lokasjonene under? Sirklene viser gjennomsnitt av alle svar per lokasjonskategori. % tid Lokasjon 65% Ved egen arbeidsplass Arbeid foran pc i dialog Planlagte møter 9 + Teamarbeid Planlagte møter 2-8 Uformelle prat og møter Dyp konsentrasjon Ordnært abreid for pc 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 5% 10% 9% 7% 6% 6% Ved andre plasser Små formelle møterom Store formelle møterom Uformelle møterom Sosial sone etc. Hos eksterne 5% Hjemmekontor 11% Tjenestereise 4% Annet 22

27 ARBEIDSMØNSTRE Kartleggingen av arbeidsmønster som er gjennomført i departementene, viser at forskjellen på arbeidsmønstre er større mellom enheter og avdelinger i samme departement enn mellom departement. Gjennom kartleggingen er det utviklet fire beskrivelser på hovedkategorier av arbeidsmønstre: Komplekst samarbeid Mye uforutsigbarhet, høy grad av tilgjengelighet, arbeidsoppgaver ofte styrt av ytre hendelser. Mye samarbeid med enheter i eget departement og med politisk ledelse, mindre bruk av tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Konsentrert utredning Få og store oppgaver, lite rutine, mye samarbeid med andre departement, presisjon og vekt på formuleringer, mer tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Felles planlegging Langsiktig arbeid, relativt kjente oppgaver, færre avbrytelser, mye samarbeid i eget departement, mindre samarbeid med politisk ledelse, mindre tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Kunnskapsdrevet saksbehandling I hovedsak kjente oppgaver, selvstendig ansvar for deloppgaver. Kunnskapsbasert saksbehandling, ikke system- og rutinestyrt. Prioritering av oppgaver ofte påvirket av utenforliggende hendelser. Selv om det over tid ikke er stor endring i de grunnleggende arbeidsoppgaver som skal gjennomføres i departementene, er det likevel stadig endring i vektingen av de arbeidsformer som brukes for å løse disse oppgavene. Komplekst samarbeid og konsentrert utredning blir stadig viktigere. Dette har betydning for RFP fordi det viser at det ikke er departementsvise foreskjeller som det er nødvendig å programmere for. Det er imidlertid nødvendig å tilpasse arealene til arbeidsmønstret til den eller de enheten som skal inn her. Enheter og arbeidsmønstre I spørreundersøkelsen ble de ansatte bedt om å besvare hvilken type enhet (gruppe, seksjon, avdeling) de arbeidet i. Disse fem kategoriene ble etablert i brukergrupper før spørreundersøkelsen ble sendt ut. Den største gruppen av respondenter tilhører saksbehandlerenheten. Planenhet Kommunikasjonsenhet Utredningsenhet Saksbehandlerenhet Annet Enhetstypene bruker mer eller mindre tid på de ulike hovedkategorier av arbeidsmønstre. Utredningsenheter svarer for eksempel i spørreundersøkelsen at de bruker mer tid på aktiviteter som krever dyp konsentrasjon, mens kommunikasjonsenheter har mer komplekst samarbeid. Saksbehandlerenheter varierer mellom disse arbeidsformene. I intervjuer og evalueringsarbeidet ser vi at visse avdelinger og seksjoner har ansatte som har større veksling mellom ulike typer arbeidsmønster. I tillegg ser vi at personlige preferanser også påvirker arbeidsmønstrene. Arbeidet som gjøres er kunnskapsintensivt. Medarbeidere med høy og variert utdanning, løser oppgaver som på ulike måter krever høy kompetanse. Noen ganger er det utredning, andre ganger saksbehandling, eller de skal løse problemer sammen med kolleger fra andre departement, eksterne samarbeidspartnere, etater eller direktorater. Stadig sterkere spesialisering og krav til tverrfaglig problemløsning, gjør at det samtidige behovet for individuelt konsentrasjonsarbeid, samt krav og ønsker om samhandling øker. Dette har betydning for RFP fordi det viser et behov for tilpassing av standard kontorareal til den eller de enhetene som skal ha tilhold der. I tillegg indikerer det et ekstra behov for skjerming av enkelte aktiviteter - både konsentrasjonsarbeid og samhandling. Referanser "Kartlegging av arbeidsformer i departementene", Vedlegg 2 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 23

28 BRUKSMØNSTER Det er gjennomført en registrering av bruk av eksisterende arbeidsplassrelaterte areal i departementene. I denne sammenheng er det arbeidsplassrelaterte arealet definert som de primære arbeidsstasjonene til ansatte, samt sosiale soner, støttefunksjoner, og møterom i tett tilknytning til arbeidsstasjonene. Det er gjennomført registreringer i enkelte avdelinger i enkelte departement (JD, KD, NFD). I OED er det registrert bruk i hele departementet. Det er registrert bruk i areal med cellekontor (JD og OED) og areal med åpne plasser (NFD og KD). Det er også gjennomført registrering i en etasje i DSS. Registreringene som er gjennomført i departementene viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 55 %. Tilstedeværelse innebærer her å være ved arbeidsstasjonene, i sosiale soner, støttefunksjoner, og i møterom i tett tilknytning til arbeidsstasjonene. Antall mennesker tilstede i de registrerte arealene er satt opp mot hvor mange ansatte som har arbeidsstasjon i det aktuelle området. Det er imidlertid relativt stor variasjon mellom de ulike departementene som er registrert. Det er også relativt stor variasjon mellom enkelte enheter. Ser vi på bruken av arbeidsstasjoner er gjennomsnittlig bruk av arbeidsstasjoner 36%. Det betyr at det i gjennomsnitt er 64% av arbeidsstasjonene i de registrerte arealene som står tomme. Maks registrert arbeidsstasjoner i bruk samtidig er 77%. TILSTEDEVÆRELSE, TOTAL GJENNOMSNITT ALLE DEPARTEMENT 107% MAKS REGISTRERT I ENHET 45% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale MAKS OG MIN, ALLE DEPARTEMENT 64% 39% Årsaken til at det er mer enn 100% er at det er registrert folk som har tilhørighet andre steder enn registrert enhet. Arbeidsstasjoner i bruk på samme tidspunkt i aktuelle avdeling var 25 av % gjennomsnitt tilstedeværelse ARBEIDSSTASJONER, TOTAL GJENNOMSNITT ALLE DEPARTEMENT Maksimum tilstedeværelse Minimum tilstedeværelse 64% gjennomsnitt ledige arbeidstasjoner 36% gjennomsnitt arbeidsstasjoner i bruk MAKS OG MIN, ALLE DEPARTEMENT 42% 26% Maksimum Minimum arbeidsstasjon arbeidsstasjon 77% MAKS REGISTRERT I ENHET Dette er et høyeste antall registrerte arbeidsplasser i bruk samtidig i en enhet. Dette er samme enhet som har høyest registrert tilstedeværelse. Totalresultatene viser sammenstilling av data fra alle registreringer. Maksimum og minimumregistreringer blir et gjennomsnitt av maksimum og minimum fra alle registreringer, fordi alle data sees i sammenheng. Lokaler for ca.450 ansatte sees som en stor masse av brukere og registreringsdata slåes sammen. Dette gjennomsnittet er dermed ikke en sammenslåing av gjennomsnitt fra hvert departement. 24

29 GJENNOMSNITT NFD TILSTEDEVÆRELSE NÆRINGS - OG FISKERIDEPARTEMENTET 49% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 74% 26% 51 gjennomsnitt tilstedeværelse Maksimum tilstedeværelse Minimum tilstedeværelse GJENNOMSNITT JD TILSTEDEVÆRELSE JUSTISDEPARTEMENTENTET 39% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 84% 44% 61% gjennomsnitt tilstedeværelse Maksimum tilstedeværelse Minimum tilstedeværelse GJENNOMSNITT OED TILSTEDEVÆRELSE OLJE - OG ENERGIDEPARTEMENTET 38% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 62% gjennomsnitt tilstedeværelse 77% 41% Maksimum Minimum tilstedeværelse tilstedeværelse GJENNOMSNITT KD TILSTEDEVÆRELSE KUNNSKAPSDEPARTEMENTET 57% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 43% gjennomsnitt tilstedeværelse 62% 26% Maksimum Minimum tilstedeværelse tilstedeværelse Referanser "Kartlegging av arbeidsformer i departementene", Vedlegg 2 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 25

30 AREALSTUDIE I utvikling av arbeidsplasskonseptet har det vært behov for å teste muligheten og følsomheten av ulike konsepter i forhold til arealrammen. Arealstudiene er brukt til utvikling og testing av romprogrammet. De ulike alternativene er brukt aktivt i brukerprosessen som grunnlag for diskusjon og fordeler og ulemper med ulike arbeidsplasskonsept. Bakgrunn I programmeringsprosessen er ulike arbeidsplasskonsepter blitt definert og diskutert. Det viktigste skillene mellom de ulike konseptene er grad av åpenhet (lukkede vs åpne romløsninger), tilhørighet (fast plass eller ikke) og tilgjengelig areal til variasjon utover romprogrammet. Gjennom dette arbeidet har ulike arbeidsplasskonsept blitt vurdert. Vurderingene ligger til grunn for anbefaling av arbeidsplasskonsept i rom- og funksjonsprogrammet. Et arbeidsplasskonsept defineres av dets fysiske egenskaper, slik som romtyper og planløsning, men like mye av hvordan rommet brukes. I arealstudien har vi primært sett på hvordan ulike prinsipielle løsninger legger til rette for ulike typer bruk. Formål Ulike arbeidsplasskonsepter har ulike egenskaper, fordeler og ulemper. For å teste romprogrammet og konseptene i forhold til ulike bygningsdybder er det utviklet et sett av skjematiske planløsninger. Testing av disse skjematiske planløsningene er i programmeringen vært kalt 2D pilotering. I tillegg ble de skjematiske planløsningene brukt til å vurdere ulike konsepter opp mot prosjektets effektmål. Dette har vært et verktøy for å velge arbeidsplasskonsept til rom- og funksjonsprogrammet. Studien I 2D-piloteringen startet vi med 6 ulike arbeidsplasskonsept. Disse var definert ut i fra grad av åpenhet, mulighet for variasjon, og tilhørighet (3 med fast plass og 3 aktivitetsbaserte (ABK). Alle er innenfor rammene av 13 m2 per ansatt. De 6 ulike konseptene ble testet i forhold til 4 ulike generelle bygningsdybder. De 4 konseptene som viste seg å være best egnet i ulike dybder og ulike bygningstyper ble så testet opp mot effektmålene for Regjeringskvartalet. Disse testene er vist i del 2. Etter testene sto vi igjen med et valgt konsept. Dette ble så analysert for å se på følsomheten i konseptet i forhold til ulike bruksmønster og endringer i bruk over tid samt bygningsbredde. De ulike arbeidsplasskonseptene er testet på et abstrahert nivå. De er derfor skjematiske og ikke reelle planløsninger. De er tegnet opp på samme grid og med likt program. Hvert konsept kan ha ulike prinsipper for utforming avhengig av hvilket konsept som testes. I testene kommer det fram hva som er brukt areal og vi får en visualisering av mulig overskuddsareal i de ulike konseptene. Potensielt overskuddsareal er brukt til «intern variasjon», men også til arbeidsplassrelatert areal i områder av Regjeringskvartalet som kan brukes av departementsfellesskapet (delt variasjon). Individuell kontroll, variasjon og tilhørighet, er viktig for brukertilfredshet. Derfor er dette spesielt vurdert i de ulike konseptene. Dette er testet: Romprogrammet for arbeidsplassrelatert areal på 60 ansatte. Arealrammen på 13 kvm / ansatt. Følsomhet i ulike konsepter for ulik bruk og for ulike bygningstyper. Grad av tilhørighet, individuell kontroll og variasjon i løsningene 26

31 KONSEPT #5 ABK SKJERMET ANBEFALES #2 #3 #4 #5 4 KONSEPTER VURDERES MOT EFFEKTMÅL #1 #2 #3 #4 #5 #6 6 KONSEPTER VURDERES OVERORDNET 6 KONSEPTER TESTES I ULIKE DYBDER Referanser "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal", Vedlegg 3 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 27

32 6 ARBEIDSPLASSKONSEPTER Det er utviklet 6 prinsipielt ulike arbeidsplasskonsepter. 3 med fast plass og tre med delte plasser. Disse er testet i forhold til robusthet for ulike bygningsbredder og bruksvariasjoner. Etter en videre vurdering mot prosjektets effektmål er konsept 5, ABK skjermet anbefalt. Her følger beskrivelse av de ulike konseptene. #1 FAST PLASS SKJERMET Konseptet baseres på individuelle kontor langs fasader, oftest kalt cellekontor. Det er en vanlig løsning i dagens departements areal. Konseptet er lite arealeffektiv, og ikke mulig å etablere innenfor arealrammen på 13 m2 per ansatt. WC WC GARD GARD PRINT PRINT Bygningsmessig krever løsningen smale bygg for å unngå restareal i mørke soner, som det ikke finnes programmert areal for. Smale bygg er mindre egnet for andre arbeidsplasskonsept og løsningen anses som lite fleksibel. Arbeidsstasjoner skjermet #2 FAST PLASS 20/80 Dette er et konsept med fast plass, Det er 20 % skjermede arbeidsstasjoner, og 80 % åpne. Dette er en vanlig og mye brukt løsning hvor noen ansatte sitter i kontorer og andre i åpne løsninger. Det er lite rom for variasjon utover det antall multirom som er beskrevet i programmet. Hvis bygget er bredt nok kan det allokeres gode støtteareal i kjernen, samt gi en større spredning av de åpne sonene. Samtidig vil dette gi mindre lysinnslipp til disse. WC GARD PRINT Det er ikke etablert delte areal i departementene eller for departementsfellesskapet fordi arealet brukes til faste arbeidsstasjoner. Arbeidsstasjoner åpne Arbeidsstasjoner skjermet #3 FAST PLASS ÅPEN Dette er en åpen løsning med fast plass. Konseptet er populært innenfor teknologiske og kreative miljøer. Det fasiliterer høy grad av fellesskap og informasjonsflyt ved de generelle åpne arbeidsstasjonene. Multirommene må oppsøkes for akustisk skjerming. Innenfor 13,2 har konseptet noe variasjon i form av delte fasiliteter for små møter, telefoner, samråd og fokusarbeid. Det er ikke etablert delte areal i departementet. Det er etablert delte areal i departementsfellesskapet. Dette vil gi større tilgang på alterantive areal enn kontorarealet alene. Arbeidsstasjoner åpne WC GARD PRINT 28

33 Arealbruk faste arbeidsstasjoner Delte arael #4 ABK ÅPEN Dette konseptet er et tradisjonellt aktivitetsbasert kontor (ABK). Ansatte har ikke fast plass. Det er 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og mer en 60 arbeidsplasser tilgjengelig for de som har tilhørighet i arealet. Det er primært åpne arbeidsstasjoner. WC GARD PRINT Den sentrale ideen i løsningen er delte arbeidsstasjoner og fasiliteter ellers. Slik kan løsningen i større grad differensiere aktiviteter og gi høyere grad av variasjon. 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. 5 % av arealet er dratt ut for å redusere areal per ansatt. Arbeidsstasjoner åpne Multirom #5 ABK SKJERMET Dette konseptet er et aktivitetsbasert kontor med ekstra areal for skjerming. Ansatte har ikke fast plass. Det er 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og mer en 60 arbeidsplasser tilgjengelig for de som har tilhørighet i arealet. Det er mulig med opptill 30 % lukkede arbeidsstasjoner. WC GARD PRINT Det er lagt vekt på å etablere mulighet for skjerming. Dette fasiliterer både aktiviteter som skal skjermes fra omgivelsene (pga sikkerhet eller individuell konsentrasjon), og aktivteter som omgivelsene trenger skjerming fra (Enkelte former for samhandling) 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. Arbeidsstasjoner skjermet Multirom Arbeidsstasjoner åpne #6 RADIKAL ABK Dette er et radikalt aktivitetsbasert kontor med ekstra areal for skjerming. Ansatte har ikke fast plass. Det er 30 tradisjonelle arbeidsstasjoner og færre arbeidsplasser enn de som har tilhørighet i arealet. Det er primært åpne arbeidsstasjoner. Et slikt konsept innebærer at arbeidsplassen primært er et møtested, hvor vi tilbringer det meste av tiden i formelle og uformelle møter eller i komplekse samarbeidssituasjoner Andre typer arbeid foregår utenfor kontorarbeidsplassen. WC GARD PRINT 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. 20 % av arealet er dratt ut for å redusere areal per ansatt. Arbeidsstasjoner åpne Multirom 29

34 LITTERATURSTUDIER Det finnes i økende grad kunnskap om hvilken effekt det fysiske arbeidsmiljøet har på arbeidstakere, og hvordan ulike kontorløsninger best mulig støtter de ansattes behov og aktiviteter. Studier av kontormiljøer har vist at det har en betydelig innvirkning på flere ulike psykologiske og organisatoriske utfall, slik som tilfredshet, helse, produktivitet og prestasjoner. I litteraturen defineres kontortyper ofte ut i fra tre dimensjoner: Kontorets fysiske egenskaper (åpent eller lukket utforming), kontorets lokasjon (hvor utfører de ansatte sine oppgaver) og bruk av kontoret (fast eller delt plass). Dimensjonene kontorets fysiske egenskaper og kontorets bruk er illustrert i figuren. Hvordan kontorets fysiske egenskaper påvirker ansatte, har fått mye oppmerksomhet. Studier har vist at åpne kontorløsninger kan føre til økt kunnskapsdeling, kommunikasjon, samhold og samarbeid mellom ansatte, mens resultat fra andre studier viser lavere tilfredshet, økt misnøye med støy og konsentrasjon i åpne kontorløsninger, sammenlignet med lukkede kontorløsninger (f.eks. cellekontor). Ansatte i åpne kontorløsninger erkjenner gjerne at det fysiske miljøet bidrar til produktivitet i teamet, men at egenvurdert produktivitet ofte rangeres lavere enn i cellekontor. Studier av tilfredshet, helse og produktivitet fremhever betydningen av å ha støttende funksjoner nær arbeidsstasjoner, når en jobber i åpne løsninger. Rom for konsentrasjon, telefonsamtaler, videomøter, samtaler og teamarbeid, gir den ansatte mulighet til å velge den arbeidsstasjonen de selv mener er best egnet for ulike aktiviteter. Dette bidrar til ansattes personlige kontroll og den ansattes potensial til å påvirke utførelse av egne arbeidsoppgaver i løpet av arbeidsdagen. Lav grad av kontroll er ofte en årsak til opplevd stress på jobb, og personlig kontroll over arbeidsutførelse kan dermed ha en positiv effekt på jobbtilfredshet, helse og produktivitet. Studier av bruk av kontoret viser også ulike resultater: Tilfredshet med hvordan omgivelsene støtter arbeidet handler om hvordan du opplever kontroll over egne arbeidssituasjon. I løsninger uten fast plass (fleksible løsninger) er tilfredshet høyest ved høy opplevelse av valgfrihet ift arbeidsplass. Resultat fra studier av fleksible løsninger hvor ansatte ikke har tilhørighet til en fast plass, viser at ansatte som ikke har fast plass og som opplever lav valgfrihet, er minst tilfreds. Ansatte som ikke har fast plass men som opplever å ha høy valgfrihet, er mest tilfreds. Et økende antall studier viser at kontor uten fast plass og med tilstrekkelig støttefunksjoner, scorer bra på mange tilfredshetsparameter. Dette forklares gjennom økt valgfrihet og individuell kontroll I kunnskapsintensivt arbeid er det en stadig økning av individuelt ekspertarbeid og komplekst samarbeid. Derfor er det et økende behov for kontorløsninger som støtter uformell og uplanlagt samarbeid. Tradisjonelt har disse aktivitetene vært mindre støttet både i cellekontorer og åpne kontorløsninger. På grunn av mangel på tilgjengelig areal som støtter uplanlagt samarbeid har både individuelle arbeidsstasjoner og formelle møterom i stor grad vært benyttet for å jobbe med andre. Individuelt konsentrasjonsarbeid er også en aktivitet som har vært mindre prioritert i tradisjonelle åpne kontorlandskap. Fleksible kontorløsninger støtter i større grad både ulike former for samarbeid og individuelt konsentrasjonsarbeid. Selv om forskning viser ulike og motstridende resultater, er det klart at fysisk arbeidsmiljø påvirker ansattes helse, tilfredshet og prestasjoner. Det fysiske arbeidsmiljøet bør være en ressurs for de ansatte og tilby funksjoner som gir de ansatte høy grad av kontroll over egen arbeidshverdag. Dette inkluderer både områder for konsentrasjon og for samarbeid. Sammen med økt individuell kontroll følger også høye krav. Det er et behov for mye fokus på sosialt samhold og å skape en tilhørighetsfølelse til kontoret og organisasjonen. Det er også viktig at de ansatte lærer å bruke de nye løsningene. En aktivitetsbasert løsning stiller dermed høye krav til både ledere og ansatte. Nærmere innflytting vil det være fokus på å gi de ansatte de rette ressursene for en aktivitetsbasert kontorløsning, som f.eks. regler for bruk, lederstøtte, opplæring i bruk av kontorlokalene og å ta i bruk nye arbeidsformer. Prosessen videre og ansattes medvirkning er svært betydelig for opplevelsen av resultatet. 30

35 FAST PLASS ÅPEN LUKKET DELT PLASS KATEGORIER I LITTERATURSTUDIENE Referanser "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal" Vedlegg 3 til Rom- og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal

36 REFERANSEBESØK Som et ledd i arbeidet med å forstå hvilke typer kontorarbeidsplasser som kan være mulig å etablere for det norske departementsfellesskapet, har brukerutvalget for rom- og funksjonsprogrammet i regjeringskvartalet og flere av de ulike fokusgruppene i Statsbyggs prosjektorganisasjon for rom- og funksjonsprogrammet, vært på en rekke referansebesøk i inn- og utland. Både i Norge, Finland, Nederland og Belgia er det besøkt aktivitetsbaserte kontorarbeidsplasser. De norske referansebesøkene har vært foretatt i både offentlig og privat virksomhet. De utenlandske referansebesøkene har vært i en rekke departementskontorer, i noen tilfeller er disse samlokalisert med direktorat og etatskontorer. Vi vil her konsentrere oss om erfaringer fra de utenlandske departementskontorene. Disse besøkene har alle vært i aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger uten fast plass. Felles for alle departementsbesøkene var et eksplisitt fokus på sammenhengen mellom organisatoriske, teknologiske og fysiske utforming, og viktigheten av å tilrettelegge organisatorisk og teknologisk for god bruk av den aktivitetsbaserte arbeidsplassløsningen. Organisasjon På referansebesøkene ble det presentert felles HR- og IT- divisjoner på tvers av enkeltdepartement, og på tvers av departement og direktorat/etater, som muliggjørere for å ta i bruk de fysiske løsningene. I Nederland og Finland er det for eksempel utviklet tverr-departementale strukturer, som gjør at IT og HR oppgaver løses likt. I Finland var det Senatti som var bærer av arbeidsplasskonseptet. I Belgia ansettes det i departementsfellesskapet, ikke i enkeltdepartementer. Dette gjør at folk lettere kan bevege seg i departdementsfellesskapet, rent organisatorisk. I alle besøkene ble god organisatorisk tilrettelegging vektlagt som en suksessfaktor. Dette gjaldt både ledelsesformer, incentivstrukturer og arbeidsprosesser. Det var tilrettelagt for fritt valg av arbeidssted - både i og utenfor kontorbygget og stor vekt på resultatbasert ledelse. Den valgte løsningens suksess ble i stor grad beskrevet som en konsekvens også av den organisatoriske tilretteleggingen. SAMMENHENGEN MELLOM ORGANISASJON, TEKNOLOGI OG FYSISKE UTFORMING ORGANISERING DEPARTMENTFELLESSKAP FYSISK UTFORMING TEKNOLOGI 32

37 Teknologi I presentasjonene av arbeidsplasskonseptene ble det lagt stor vekt på sømløs og trådløs teknologi for gjennomføring av ulike aktiviteter. Den teknologiske infrastrukturen la til rette for at man kunne logge seg på fra ulike departementsbygg og andre lokasjoner, og gjennomføre de fleste oppgaver. Den teknologiske hardwaren som var tatt i bruk var imidlertid i tråd med ordinær norsk standard, og manglet noen ganger reell trådløshet. Dette ble forklart med økonomiske utfordringer. Fysisk utforming Departementene presenterte aktivitetsbaserte kontor med varierende grad av tilleggsareal. Gjennomgående er besøkte nye bygg under foreslått arealnorm for Nytt regjeringskvartal. Det er noe avstand mellom gode ideer og utforming i praksis. Blant annet ser vi varierende grad av soneinndeling. I Nederland var det stort fokus på møteplasser og på ulike arbeidsplasser til ulike arbeidsoppgaver. Det var ikke fast plass, og tom pult ble praktisert. De konseptuelle beskrivelsene og begrunnelsene for valg av type lokaler, og prinsipp for utforming, vurderes imidlertid som bedre enn den faktiske, fysiske utførelsen. I de besøkte lokalene manglet det tidvis tydelig soneinndeling, slik at oppgaver og aktiviteter av veldig ulike karakter skal løses på samme sted. Vi så for eksempel løsninger hvor sosiale soner var midt i arbeidssoner uten mulighet for skjerming av lyd. En slik erfringer viser viktigheten av å etablere gode, solide sonebeskrivelser gjennom rom- og funksjonsprogrammet. Referanser: Se vedlegg til Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal" 33

38

39 DEL 3 KONSEPT Del 3 av arbeidsplasskonseptet forklarer Statsbyggs anbefalte arbeidsplasskonsept fra et brukerperspektiv. Først beskrives sammenhengen mellom en hjemmebase, et standard kontorareal, et departements areal og til slutt departementsfellesskapets areal. Deretter beskriver vi oppbyggning og bruken av det arbeidsplassrelaterte arealet, med vekt på hvordan det skal utformes for å støtte opp under det arbeidet som foregår i departementsfellesskapet. Ytterligere beskrivelse av funksjoner i det arbeidsplassrelaterte arealet finnes i Del 4 Areal og rom og del 5 Romkatalog 35

40 3.1 AKTIVITETSBASERT ARBEIDSPLASS- KONSEPT MED VEKT PÅ SKJERMING Statsbyggs anbefalte arbeidsplasskonsept er aktivitetsbasert, med stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer. Konseptet er basert på beskrivelsen av et standard kontorareal. Slike standard kontorareal er koblet sammen til departementer, og til departementsfellesskapet. Det er lagt opp til deling av areal, både mellom individer, avdelinger og departementer. For å gi individuell valgfrihet med hensyn til arbeidsplass anbefaler Statsbygg hjemmebase, fritt valg av plass, og prioritering av variasjon. Kontorarealet Kontorarealene bygges opp gjennom funksjonelle soner, ansatte har tilhørighet til en hjemmebase, fritt valg av arbeidsplass, og tilstrekkelig variasjon i arbeidsplasser. Kontorarealene skal ha en fleksibilitet som gjør at det med enkle grep går an å tilpasse lokalene til konkrete brukere. På grunn av det langsiktige tidsperspektivet i planleggingen, er det ikke hensiktsmessig å detaljere utformingene av kontorarealene ytterligere nå. Departementet Regjeringskvartalet bygges opp av en rekke horisontalt og vertikalt sammenkoblede kontorareal. Disse kontorarealene er programmert med en fleksibilitet som gjør at det kan tilpasses ulike organisatoriske enheters behov. Departementene skifter relativt ofte struktur og størrelse. For å håndtere dette skal ulike antall standard kontorareal med enkle grep kunne kobles sammen til en enhet. Kontorarealet er standardiserte, og skal uten store bygningsmessige inngrep kunne endres for å romme departement og avdelinger med ulike arbeidsformer. Departementsfellesskapet Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfellesskapet. I arbeidsplasskonseptet er det etablert arbeidsområder som er delt mellom departementene, mellom avdelinger i departementene, og mellom ansatte. Det er lagt vekt på at disse skal være attraktive, og enkelt tilgjengelige for alle i departementsfellesskapet. STANDARD KONTORAREAL Variasjon og valgfrihet istedenfor fast plass DEPARTEMENTET Delte areal for bedre utnyttelse DEPARTEMENTSFELLESSKAPET DEPT Delte områder for bedre samhandling RKV 36

41

42 KONTORAREALET I Nytt regjeringskvartal foreslås det at hver enkelt medarbeider har tilhørighet til ett konkret kontorareal. Her vil medarbeideren ha hjemmebase, finne sine nærmeste kolleger, og de fleste funksjoner som trengs for å gjennomføre det daglige arbeidet. I kontorarealet skal det etableres soner som bidrar til å skille arbeid med mye lyd og bevegelse, fra arbeid som krever ro og stillhet. Medarbeiderne skal oppleve at de kan velge hvilken type areal de bruker for å gjennomføre sine oppgaver. Slike valg kan tas på bakgrunn av etablerte bruksregler og personlige preferanser. I kontorarealene, og i regjeringskvartalet for øvrig, er det lagt vekt på at det etableres tilstrekkelig rom for skjerming av aktiviteter som trenger dette. I tillegg til arbeidsplassene i kontorarealet, etableres det også arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementet og som er delt med hele departementsfellesskapet. Disse arealene beskrives ytterligere i romkatalogen. KONTORALERALET ER STANDARDISERT Nybygg i Regjeringskvartalet vil være arbeidsplass for omtrent 3675 ansatte med kontorarbeidsplasser. Kontorarealet er bygningsmessig standardisert. Hvert kontorareal etableres for omtrent 60 ansatte. (Noen vil etableres med mulighet for 30 eller 90 personer for å sikre større fleksibiltet mellom departement) Tilsammen er det programmert for 61 slike kontorareal. KONTORAREALENE SKAL TILPASSES BRUKERNE HOVEDOMRÅDE BUFFER Kontorarealene er bygningsmessig standardisert for å sikre god fleksibilitet i bruk. Dette betyr ikke at alle standard kontorareal skal ha de samme funksjonene. De skal tilpasses brukere nærmere innflytting, når man vet hvem som skal ha tilhold i de ulike standard kontorarealene. Arbeidsplasskonseptet skal ivareta personer med ulike former for funksjonsnedsettelser. Den overordnede enhetlige struktur støtter orientering og veifinning. Variasjonene og valgmulighetene i ABK representerer et utgangspunkt for å møte ulike former for preferanser og forutsetninger. Andelen multirom og arealnormen i seg selv tar høyde for at noe areal og noen arbeidsstasjoner kan rigges for personlig utstyr/hjelpemidler. Muligheten for å etablere skjermede rom tar høyde for noen ansatte ut fra personlige hjelpemidler og eller funksjonsnedsettelse vil utføre sitt arbeide ved bestemte plasser. DELEAREAL SOSIALT AREALENE DELES INN I ULIKE FUNKSJONELLE SONER Et standard kontorareal i Nytt regjeringskvartal skal etableres med ulike soner. En hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom. En sosial sone med mulighet for uformelle møter og kaffe. Og en buffersone med møterom og spesialrom mellom disse. Soneinndeling er viktig for å skjerme ulike aktiviteter for hverandre. Det vil være mulig å opprette sikkerhetsbarrierer inne i standard kontorareal. Både for enkelte rom, deler av soner, og hele standard kontorareal. Dette har ikke arealmessige konsekvenser, og slike sikkerhetsbarrierer vil tilpasses departementene på et senere tidspunkt. HOVEDSONE ARBEIDSSTASJONER OG MULTIROM 38

43 SKJERMET ROM FOR EN BRUKER BUFFERSONE MØTEROM OG SPESIALROM SOSIAL SONE MØTEPLASS OG STØTTEFUNKSJONER LOKALT DELT TILPASSINGSAREALER 39

44 DEPARTEMENTET Ett departement har flere kontorareal, enkelte arbeidsplasser som er delt på tvers av disse kontorarealene, og tilgang til delt arbeidsplassrelaterte areal i hele regjeringskvartalet. Kontorarealene er standardiserte. Dette er en bygningsmessig standardisering som legger til rette for å håndtere endringer i departementsstrukturen, oppgavefordelingen departementene imellom, nye arbeidsformer og teknologisk utvikling. Samtidig er disse standard kontorarealene tilpassingsdyktige Dette gjør at departementet har relativt stor påvirkningsmulighet på den endelige utformingen, og at tilpassing av standard kontorareal til departementets arbeidsformer kan skje nærmere innflytting. Det vil være mulig å opprette sikkerhetsbarrierer for departementet. Dette har ikke arealmessige konsekvenser, og slike sikkerhetsbarrierer vil tilpasses departementene på et senere tidspunkt. Vi anbefaler imidlertid åpenhet der det er mulig, fordi åpenhet kan legge til rette for god kontakt i og mellom departementene ARBEIDSSONE BUFFERSONE DELEAREAL SOSIAL SONE STANDARDARDISERT Standard kontorareal gir fleksibilitet. TILPASSINGSDYKTIG Gjennom moduler kan arealene tilpasses ulike behov GODT KOBLET kontoarealene er koblet sammen og tilgjengelige for deling, enkle å bevege seg i og tilgjengelige. ÅPENT Enkelt å bevege seg mellom eneheter DELT Det er kollektivt eierskap til lokalene 40

45 DEPARTEMENTSFELLESSKAPET Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfelleskapet. Dette gjelder tilrettelegging for samhandling både i og mellom departementer. Det etableres egne, sentralt plasserte, arbeidsplassrealterte areal. Dette er areal hvor ansatte som jobber i ulike departement kan møtes og jobbe sammen, utenfor eget departement, men likevel innenfor departementsfellesskapet. Her etableres det sentralt prosjekthotell, arbeidsplasser i tilknytning til samhandlingsstrøket, sentralt leserom, uformelle arbeidsarealer i tilknytning til transportområder og lignenede. Det er et poeng at disse sentralt plasserte arealene skal være attraktive nok til at opplevd avstand til disse er liten. DELT AREAL DELTE AREAL PÅ TRE NIVÅER I kontorarealet: For å legge til rette for intern variasjon til enheter med tilhørighet der. I departementet: For tilpassing til departementets spesielle behov. Mellom departementene: For å tilrettelegge for departementsfellesskapet. ATTRAKTIVT Tilpassningsareal for samhandling i og mellom departementene LOKALT DELT AREAL For tilpassings til departementene SENTRALT DELT AREAL For å tilrettelegge for departementfellesskapet 41

46 3.2 PRINSIPPER FOR BRUK OG UTFORMING I aktivitetsbaserte kontor er bruk og utforming av arealer tett sammenvevd. Utforming av arealene kan fremme enkelte typer adferd, men vil ikke alene gi god bruk, tilstrekkelig variasjon og valgfrihet for den enkelte. I aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger følger prinsipper for utforming og prinsipper for bruk hverandre. Prinsippene for utforming beskriver hvordan de arbeidsplassrelaterte arealene skal inngå i en bruksmessig helhet i regjeringskvartalet. Ansvaret for at arbeidsplassene i regjeringskvartalet utformes etter disse prinsippene, ligger hos Statsbygg. Prinsippene for bruk beskriver organisatoriske forutsetninger som må være på plass for at departementene best skal kunne utnytte mulighetene som ligger i et aktivitetsbasert regjeringskvartal. Prinsippene må forstås som råd fra rom- og funksjonsprogrammet til departementene om forhold som må ligge til rette for å ta i bruk den foreslåtte løsningen. Ansvar for oppfølging av prinsippene for bruk, ligger hos departementene. PRINSIPPER FOR UTFORMING PRINSIPPER FOR BRUK STANDARDISERING Fleksibilitet i bygget gjennom standard kontorareal TILPASNINGSDYKTIG Arealene kan enkelt tilpasses ulike behov HJEMMEBASE For tilhørighet og soneinndeling VALGFRIHET For individuell kontroll over omgivelsene SONEINNDELING For gode buffere mellom ulike aktiviteter. SKJERMING Tilstrekkelig areal til å etablere rom for skjerming DELTE AREAL For bedre utnyttelse ÅPENHET Mellom enheter og departement GODT KOBLET Areal som er enkle å finne frem i ATTRAKTIVE DELTE SAREAL For samhandling i og mellom departementene AKTIVITETSBASERT ORGANISASJON Sammenheng mellom organisasjon, teknologi og fysisk utforming 42

47 SONEINNDELING HJEMMEBASE Et standard kontorareal i Nytt regjeringskvartal skal etableres med ulike funksjonelle soner. En hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom. En sosial sone med mulighet for uformelle møter og kaffe, og en buffersone med møterom og spesialrom mellom disse. Buffersonen mellom hovedsonen og den sosiale sonen, skal skjerme arbeidsstasjonene fra lyd og bevegelse fra den sosiale sonen, og fra buffersonen. Til sammen skal de ulike sonene dekke de funksjoner som medarbeiderne har behov for å ha i umiddelbar nærhet i det daglige arbeidet. Funksjonell soneinndeling er et nødvendig grep for å legge til rette for gode og varierte arbeidsplasser, med områder med ulikt støy- og aktivitetsnivå. De tre sonene kjennetegnes av ulik bruk, for eksempel knyttet til grad av prat det er aksept for og hvor mye trafikk man kan forvente til og fra de ulike sonene. Dette gjøres for å lage gode soner for individuelt og felles arbeid uten for mye forstyrrelser, og for å lage gode møteplasser ofte som utvidelser av trafikale møtepunkt. Dette betyr at medarbeidere skifter plass når de skifter mellom aktiviteter og oppgaver som har ulikt behov for skjerming. For noen vil slike skifter skje flere ganger om dagen. Andre vil ikke ha behov for å skifte arbeidsplass, men gjennomføre oppgaver som fint lar seg løse på samme sted. SONEINNDELING De enkelte medarbeidere og deres nærmeste kolleger har tilhørighet til et fast kontorareal med rom for nødvendig personlig lagring (skap etc.), men ikke fast plass ved en arbeidsstasjon. Dette kaller vi tilhørighet til hjemmebase. Med hjemmebase er det mulig å differensiere møblering og bruksregler mellom ulike deler av hovedsonen. Med fast arbeidsstasjon er dette ikke mulig. Med fast plass vil det fremtvinge seg en «standard arbeidsform» for alle som deler en åpen hovedsone. Fast plass innebærer at to medarbeidere med fast plass ved siden av hverandre som skal gjennomføre oppgaver med helt ulike funksjonelle behov, for eksempel arbeid som krever dyp konsentrasjon og en oppgave med mye telefonvirksomhet, vil gjennomføre disse ved siden av hverandre. Gjennom hjemmebase istedenfor fast plass blir det mulig å etablere lommelandskap med ulike bruksregler. Dette tilrettelegger for etablering av arbeidsstasjoner for individuell konsentrasjon, adskilt fra arbeidsstasjoner for samhandling. Dette gir større individuell kontroll over egen arbeidssituasjon. Når den individuelle tilhørigheten til plassen forsvinner, er det imidlertid viktig å ta grep for å ivareta opplevelse av trygghet og tilhørighet til kontorarealet. I forhold til utforming anbefales det derfor å legge vekt på å etablere en tydelig identitet for de ulike kontorarealene. HJEMMEBASE MED BUFFERSONE WC GARD PRINT Ulike soner er kjennetegnet av regler for bruk, for eksempel knyttet til grad av prat det er aksept for, hvor mye trafikk man kan forvente til og fra de ulike sonene. Buffersonen mellom hovedsonen og den sosiale sonen skal skjerme arbeidsstasjonene fra lyd og bevegelse. 43

48 VALGFRIHET AKTIVITETSBASERT ORGANISASJON Både komplekst samarbeid og arbeid med behov for individuell konsentrasjon, er aktiviteter som er typiske i kunnskapsintensivt arbeid. Disse aktivitetene har ulike funksjonelle behov. I dag gjennomføres disse aktivitetene gjerne på samme sted (primært i cellekontoret). I et aktivitetsbasert kontor vil medarbeidere typisk velge å endre omgivelser for å skjerme seg selv eller andre. Arbeidsplasser tilpasset ulike aktiviteter vil gi valgfrihet og kontroll over omgivelsene for medarbeiderne. Det bør legges til rette for relativt stor frihet for medarbeiderne i valg av sted å utføre arbeidet. Både de funksjonelle behovene en aktivitet har og medarbeidernes personlige preferanser bør få spille en rolle i valget. Arbeidsplasskonseptet er avhengig av en god sammenheng mellom organisatorisk tilrettelegging, teknologiske hjelpemidler og fysisk utforming. Det er nødvendig å tilrettelegge organisatorisk og teknologisk for god bruk av den aktivitetsbaserte arbeidsplassløsningen og opplevelse av valgfrihet Sømløs og trådløs teknologi er nødvendige forutsetninger. For at aktivitetsbaserte løsninger skal fungere godt, er departementene også avhengig av at organisasjonen, med lederne i spissen, er godt forberedet på de endringer som vil komme. Uten fast plass finnes det liten grunn til å etablere like arbeidsstasjoner til alle, på bekostning av muligheten for å lage tilrettelagte arbeidsplasser for ulike aktiviteter. En arbeidsstasjon per ansatt betyr at arbeidsareal med godt dagslys båndlegges til ubrukte plasser, og at alle arbeidsplasser er relativt like. Kartleggingen viser at det er uroblematisk å etablere en ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner på 1,3. Dette anbefales for å gi tilstrekkelig valgfrihet. VALGFRIHET AKTIVITETSBASERT ORGANISASJON BUFFERSONE ORGANISERING ARBEIDSSONE SOSIAL SONE DEPARTMENTS- FELLESSKAP DELEAREAL FYSISK UTFORMING TEKNOLOGI Valgfrihet gjennom delte areal og tilstrekkelig skjerming. Organisering, fysisk utforming og teknologi er virkemidler for et god departementsfellesskap 44

49 GODT KOBLET DELTE AREAL Gjennom en god kombinasjon av standardisering og lokal tilpassing skal arbeidsarealene være gjenkjennbare, lesbare og oversiktlige. Man skal kjenne igjen en grunnstruktur fra kontorareal til kontorareal, samtidig som det skal være nok særpreg til at man tydelig opplever en forskjell mellom de ulike kontorarealene. Settet av standard kontorareal som et departement har skal være koblet sammen. For å få god mulighet for planlagte og tilfeldige møter, skal minimum to standard kontorareal dele en sosial sone. I tillegg skal alle kontorareal ha tilgang til det arbeidsplassrelaterte arealet som er delt i departementet. For at de delte arealene skal fungere godt, må arealene være enkle å bevege seg i og mellom, og gi en intuitiv forståelse av bruk og bevegelse. Det samme gjelder de arealene som er delt i departementsfellesskapet. Det skal være intuitiv orientering i og mellom delte areal, og de skal utformes slik at avstanden oppleves kort, og lik fra de ulike departementene. Det legges opp til delte areal på tre nivåer: I kontorarealet: For å legge til rette for intern variasjon. I departementet: For tilpassingsareal til departementene. Mellom departementene: For å tilrettelegge for departementsfellesskapet. På alle nivåene er det delte eierskapet et virkemiddel for å oppfylle det samtidige kravet om aktivitetsbasert arbeidsplassutforming og arealeffektivitet på en god måte. Delt areal gir bredere tilgang på rom og funksjoner, og mulighet for større variasjon og høyere teknisk funksjonell kvalitet. Delte areal vil benyttes til å etablere steder hvor man kan gjennomføre de arbeidsoppgaver som skal løses på tvers av enheter i eget departement, og på tvers av departementer. Når alle deler areal til for eksempel prosjektarbeid, vil man få større utnyttelse av slikt areal. Samtidig er det større sannsynlighet for at medarbeidere som ønsker å ta i bruk slike areal kan finne dette ledig fordi det samlet sett er en viss størrelse eller omfang på de sentralt distribuerte arealene. GODT KOBLET Kobling av areal i departementsfellesskapet. 45

50 ATTRAKTIVE DELTE AREAL Det er etablert delte areal som er spesielt tiltenkt å fremme samhandling i og mellom departementene. Slikt delte sareal vil ikke (alltid) være i direkte tilknytning til kontorarealene. Det er derfor nødvendig og kompensere avstand med attraktivitet, både i arealene og også langs veien til arealene, slik at opplevd avstand er minst mulig. At avstanden oppleves som liten vil føre til større bruk. Det skal legges stor vekt på møteplasser som viktige steder for arbeid. Mer mobile arbeidsformer gjør at mange oppgaver kan gjennomføres uavhengig av sted. Kontorbygget blir dermed viktigere som et sted der man treffer andre. Møteplasser kan være interne (innenfor en definert gruppe og et definert areal), halvoffentlige (i fellesarealer og mellom kontorarbeidsareal til ulike grupper) eller offentlige, der besøkende eller «mannen i gata» kan bruke møteplassen på lik linje med medarbeiderne. Når arbeidet blir mer og mer mobilt, og teknisk kan gjennomføres «over alt», blir det stadig viktigere å gjøre arbeidsplassen attraktiv, slik at arbeidsplassen blir et foretrukkent møtested. Det skal oppmuntres til bruk av delte arbeidsplassrelaterte areal gjennom kvaliteter i utforming og enkel tilgjengelighet. Dette skal ivareta enkel orientering og veifinning både i og mellom kontorarealer i standard kontorsoner, og også de distribuerte arbeidsplassrelaterte arealene i regjeringskvartalet. ÅPENHET Det bør være enkelt å bevege seg mellom enheter, innad og på tvers i departementene. Sikkerhetsog adgangskontrollen bør legges opp slik at departmentsansatte ikke opplever unødig streng «grensekontroll» når en er i bevegelse i Nytt regjeringskvartal. Det vil være mulig å opprette sikkerhetsbarrierer inne i de arbeidsplassrelaterte arealene i Nytt regjeringskvartal, både for enkelte rom, deler av soner, hele standard kontorareal og hele departement. Dette har ikke arealmessige konsekvenser, og slike barrierer vil bestemmes av departementene på et senere tidspunkt. Vi anbefaler imidlertid åpenhet som prinsipp der det er mulig, fordi åpenhet kan legge til rette for god kontakt i og mellom departementene. SKJERMING I arbeidsplasskonseptet er det lagt spesiell vekt på å tilrettelegge for areal til aktiviteter hvor man har behov for å skjerme seg fra andre enten for å ikke bli forstyrret, for å ikke forstyrre, eller fordi arbeidet av sikkerhetsmessige årsaker krever det. Dette skal kunne ivaretas både i hjemmebasen, og også i arealer som er delt i departementet og i arealer som er delt mellom departementene. Arbeid som krever skjerming er ofte mer arealkrevende enn annet arbeid. Det er derfor valgt en arealramme som gir plass for dette. I arbeidsplasskonseptet sier vi at opp til 30 % av de tradisjonelle arbeidsstasjonene i et standard kontorareal kan etableres som individuelle skjermede rom. I tillegg kommer multirom og rom i buffersonene som også kan etableres som rom for skjerming. 46

51 STANDARDISERT TILPASSINGSDYKTIG Nybygg i regjeringskvartalet vil bestå av rundt 60 standardiserte kontorareal. Standardiserte kontorareal utgjør 90 % av det arbeidsplassrelaterte arealet i Nytt regjeringskvartal. Slike standardiserte byggeklosser innebærer at det er etablert rammer for utforming som gjør det mulig å starte byggeprosjektet, og samtidig tilby tilpassing av areal nærmere innflytting. Konseptet legger opp til modulbaserte rom og funksjoner slik at det er enkelt å tilpasse nye funksjoner og endrede behov innenfor et standard kontorareal. Samme areal kan derfor over tid gi rom for enheter med ulike arbeidsmønstre uten at det krever omfattende ombygginger. Mengden og størrelsen på åpne arbeidsstasjoner, lukkede rom og spesialrom vil kunne varieres og tilpasses det enkelte departement, eller departementsenhet. Hvis man velger mange møterom, vil dette innebære at man velger bort andre typer funksjoner. Likedan hvis man velger mange arbeidsstasjoner, så vil dette gå på bekostning av variasjonen i lokalet. Standardisering gjør at endring og tilpassing av kontorarealer kan gjennomføres uten store inngrep i bygningsmassen. Gjennom ulike kombinasjoner av arealmoduler, kan et standard kontorareal tilpasses den organisasjonsenheten som skal bruke den, tilpasses ulike bygningskropper, og med relativt enkle grep endres over tid. I rom- og funksjonsprogrammet besluttes ikke bygningsmessige løsninger, men vi har definert et sett med arealmoduler basert areal pr funksjon og et tenkt planløsningsgrid (2400 x 3600mm). Disse er brukt til å teste tilpassingsdyktigheten av programmet. Oppbygning av standard kontorareal gjennom moduler åpner for at tilpassing av arealer skjer tettest mulig på innflytting. Samtidig fører dette til enklere tilpassing til nye brukere også etter innflytting. Departementene endrer størrelse og struktur i tillegg til oppgaver og arbeidsform. Standardiseringen skal gjøre Nytt regjeringskvartal tilpassingsdyktig ovenfor slike endringer. STANDARD KONTORAREAL MODULER WC GARD PRINT Standard kontorareal for 60 personer. Standard kontorareal programmeres gjennom moduler. Dette åpner for tilpassing av arealer tett på innflytting. 47

52 3.3 TILPASSING I PRAKSIS Kontorarealene i Nytt regjeringskvartal tilpasses aktivitetene til de brukere som skal inn i konkrete kontorareal. Gjennom mer eller mindre skjermet areal, moduler, og gjennom variasjon i plan og bruksregler. Et kontorareal trenger eksplisitte bruksregler for å fungere bra, og disse må etableres av de som skal bruke kontorarealet. MIMIUM SKJERMET AREAL mulig MAKS maksimum SKJERMET AREAL WC GARD PRINT WC GARD PRINT + GENERALITET GJENNOM MODULER VARIASJON INNENFOR PLAN WC GARD PRINT WC GARD PRINT VARIASJON I BRUK 48

53 49

54 3.4 EKSEMPLER For å vise hvordan arbeidsplasskonseptet kan fungere, vises det her flere møbleringseksempler i et standard kontorareal. Alle eksemplene er variasjoner over anbefalt konsept: ABK skjermet. De er illustrasjoner på fleksibilitet og variasjonsmuligheter innenfor arbeidsplasskonseptet. Funksjonell konseptplan Illustrasjonene bygger på prinsippene for utforming av aktivtetsbasert kontor i Nytt regjeringskvartal. De viser mulige løsninger i en tenkt bygningskropp. De er laget for at det skal bli lettere for sluttbruker å forstå konseptet. Eksemplene skal ikke forstås som designløsninger Programinnhold Eksemplene viser en sammenstilling for en tenkt etasje av 2 standard kontorareal. Begge huser 60 personer. Det er 1,3 ansatte per arbeidsstassjon. Eksemplene viser også et estimert teknisk areal og vertikal kommunikasjon uten at dette er detaljert. Fargekoding Møblerte eksempler bruker en forenklet fargeskala som samsvarer med ikoner og soneinndeling. Alle eksemplene har lik mengde møterom, mens multirom varierer med graden av åpenhet. Det er 2 multirom pr. 15 arbeidsstasjoner. Den sosiale sonen er delt mellom 2 standard kontorareal. Dette er et vesentlig grep for å fasilitere departmentsfellesskap. Lokalt delt areal skal også deles internt i et helt departement. Her er det vist det mellom 2 standard kontorarealer. Det bør supplere den aktiviteten det er mest behov for i nærområdet. Areal som deles sentralt i departementsfellesskapet er ikke medtatt i disse møbleringseksemplene. Grid Eksemplene her tar utgangspunkt i en kontordybde på litt over 21 meter. I arealstudien er også andre bredder gjennomgått. 21,6 meter tilsvarer 6 moduler. Alle moduler bygger på grid 3600 x 2400mm. HOVEDSONE ÅPNE OG SKJERMEDE ARBEIDSSTASJONER MULTIROM OG INTERN VARIASJON BUFFERSONE/ MØTEROM SOSIALE SONER, MØTEPLASS OG PERSONLIGE SKAP STØTTEAREAL; WC, GARDEROBER OG KOPI LOKALT DELTE SAREAL 50

55 A B A = Støtter individuell fokus Dette er en løsning som prioriterer skjermede kontor langs fasade. De utgjør 26% av arbeidsstasjonene. Både kontorer og møterom blir tydelige buffere inn mot åpne områder og skjermer dermed også disse i forhold til bevegelse og lyd. Åpne arbeidsstasjoner er vist som generelle 4-er grupper eller grupper med høyere grad av skjerming i møbelet. Det er også vist en skjermet sone for 6 personer som er mer arealeffektiv enn resten slik at graden av lukkede rom kan økes. C = Støtter samarbeid i små team Løsningen viser en svært høy grad av rom. Dette er kun mulig hvis mange av disse består av flere arbeidsstasjoner. Ved å prioritere lyse arealer til prosjektrom og dobbeltkontor, fasiliterer eksempelet samarbeid i små grupper. Løsningen har også fått plass til ett større prosjektareal ved fasade på venstre side. Så høy grad av lukkede rom bør kun brukes i få og spesielle kontorareal da dagslysinnslipp minimeres når fasadene tettes. Det må også jobbes med restarealene i kjerner og korridorer slik at dette blir et sted med mer enn lukkede rom. B = Støtter samarbeid og åpenhet Her er det illustrert en maksimalt åpen løsning. Eksemplet er møblert som et samarbeidsareal. Tross åpenheten er landskapet tydelig oppdelt i mindre lommer som kalles "lommelandskap" Slike lommer etableres ved å bruke de faste rom som finnes som buffer. Her er lommelandskapene tilrettelagt for ulik grad av samhandling. C = Støtter store prosjektteam I likhet med eksempel B viser dette en svært åpen løsning. Det finnes vegger og soner, men det er lite lukkede rom, og sonene skapes også av møbler. Dette er arealeffektivt og gir stor fleksibilitet i lokalet for hurtige endringer av møbleringsplanen. Eksemplet viser en radikal møblering for større team. Samtidig gir 2-er bordene ved høyre fasade et mer introvert tilbud. Dette er et område som kan rigges for spesielle grupper eller hendelser. C D 51

56 Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfelleskapet. 52

57 53

58

59 DEL 4 AREAL OG FUNKSJON Del 4 består av en arealoppsummering av arbeidsplassrelatert areal i regjeringskvartalet, en beskrivelse av de ulike sonene i arbeidsplasskonseptet, samt en romkatalog. Arealfordleingen viser fordeling av arbeidsplassrealtert areal i regjeringskvartalet. Soneinndelingen er veiledende for etablering av et velfungerende aktivitetsbasert kontor. 55

60 4.1 AREALOPPSUMMERING Arealnormen for arbeidsplassrelatert areal er satt til 13 m2 per ansatt. Arealnormen er et uttrykk for arealressursen som er til rådighet. 13 m2 per ansatt utgjør til sammen ca. 60 % av det totale bruttoarealet for Regjeringskvartalet. Med 3675 ansatte som foreløpig dimensjonerende antall ansatte for nybygg, utgjør dette til sammen ca m2. Fordeling av arbeidsplassrelatert areal Arbeidsplasskonsept legger opp til at ansatte i departementene skal dele tilgjengelig areal. Det arbeidsplassrelaterte arealet i regjeringskvartalet kan deles i tre ut fra eierskap og lokalisering i regjeringskvartalet. deling av areal i kontorarealet, deling mellom enheter i departementene og deling i departementsfelleskapet. De delte arealene tilpasses departementes behov og departementsfellesskapet interesser. Arealet skal fordeles mellom følgene tre kategorier: Standard kontorareal Lokalt delte areal (delt i departementet) Sentralt delte areal (delt i departementsfellesskapet) Fordeling delte areal Det er etablert flere former for tilpassingsareal i regjeringskvartalet. 10 % av det arbeidsplassrelaterte arealet er etablert som delte tilpassingsareal. Halvparten av dette plasseres i direkte tilknytning til departementenes kontorarealer. Dette er tilpassingsareal som er en delt funksjon mellom enheter internt i et departement og kalles lokalt delte tilpassingsareal. Den andre halvparten er arbeidsplassrelaterte funksjoner som er delt i hele departementsfellesskapet og kalles sentralt delte areal. Standard kontorareal Det etableres Standard kontorareal. HVert standard kontorareal er programmert for 60 ansatte. 90 % av det arbeidsplassrelaterte arealer fordeles i standard kontorarel. Hvert standard kontorareal er igjen delt inn i tre funksjonelle soner. Arealet i standard kontorareal (tilsammen 90 %) fordeles på; Hovedsone (55-70%) Buffersone (15-30%) Sosial sone (5 %) Innplassering av departementer og differansiering av standard kontorareal skjer nærmere innflytting. Trafikk, lysforhold og lyd påvirker plassering og utforming av standard kontorareal. Regler er med på å definere variasjonen innefor sonene. Fordelingen av areal til ulike soner følger likevel en fordelingsnøkkel for god kvalitet og er vist i arealsammenstillingen under. 56

61 AREALSKJEMA Totalt antall ansatte som skal inkvarteres i nye bygninger 3675 pers Kontorplass pr ansatt 13 m2 Total antall m m2 90 % av disse er tilgjengelig for standard kontorareal 42997,5 m2 5 % av disse er tilgjengelig for delte arbeidsområder lokalt 2388,75 m2 5 % av disse er tilgjengelig for delte arbeidsområder sentralt 2388,75 m2 totalt areal m2 C10 GENERELLE ARBEIDSPLASSER AREALSKJEMA ANTALL ROM AREAL m 2 PR. ROM AREAL delsum m 2 AREAL SUM II m % F.nr. Funksjon Generelle kommentarer C10.11 Standard kontorareal (gen arb.pl.a) I underkant av 90% av arealet pga tilpasning 3285 til 61 standard kontorareal C Hovedsone m/arbeidsstasjoner C Buffersone C Sosial stoner C10.12 Lokalt distribuert areal ca 5 % av arealet C10.13 Sentralt distribuert areal I overkant av 5 % av arealet pga tilpasning til standard kontorareal (se C10.11) Allmenningen - ekstra arb.pl. v/ C samhandlingsstrøk 250 C Arbeid/møte i kantine 0 Utnytter kantineareal C Sentrale lese- og skjermingsrom 320 C Prosjekthotell; prosjektrom m/ fasiliteter 415 C Arbeidsplasser ved møtesenter C Uformell arbeids/møte-plasser arb.pl., spres blant hoved-transp.omr C Hvilerom i hvert kvartal distrib.v/ knutepunkt nær arbeidsplasser Annet/eksperimentelt område C (arbeidsplasser) C Utendørs (evt delvis) arb.område 0 Ikke medregnet, er avh av utforming C Aktivitetsrom ca 6 arb.stasjoner SUM Nettoareal NTA/C SUM Bruttoareal BTA/C10 NTA *1, DIM. PERSONTALL AREALSAMMENSTILLING - STØRRELSESFORHOLD TOTAL BRUTTO 100 % ARBEIDSPLASSRELATERT AREAL 60 % Arealsammenstilling - størrelsesforhold innenfor Arbeidsplassrelatert areal STANDARD KONTORAREAL LOKALT SENTRALT 90 % 5 % 5 % HOVEDSONE BUFFER SOSIALT % % 5 % 57

62 4.2 STANDARD KONTORAREAL Et standard kontorareal består av ulike funksjonelle soner kalt; 1) hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom, 2) buffersone for møterom og intern tilpassing, 3) sosial sone med støttefunksjoner. Ansatte har tilhørighet til en hjemmebase og ikke fast plass. Tilhørighet til hjemmebase muliggjør en inndeling i arbeidsgrupper med ulike funksjoner innenfor en hovedsone. Soneinndeling av standard kontorareal Et standard kontorareal er hjemmebase for en eller flere organisatoriske enheter på til sammen ca. 60 ansatte. Hvert standard kontorareal skal etableres med en slik fleksibilitet at det er mulig med aktivitetsbasert tilpassing til den eller de organisatoriske enhetene som skal ha tilhørighet der tettere på innflytting. Et standard kontorareal skal til sammen dekke de funksjoner som medarbeiderne til daglig har behov for i umiddelbar nærhet. Kontorarealet er derfor delt opp i tre soner. Innenfor et standard kontorareal har de ansatte sin hjemmebase, og de har fritt valg av arbeidsplass. Fritt valg av arbeidsplass gir mulighet for inndeling i arbeidsgrupper med ulike funksjoner innenfor en hovedsone. Dette innebærer også at man rydder pulten når man forlater den for dagen - slik at den er ledig for de som ønsker å velge den neste dag. Det skal være tilstrekkelig arbeidsplasser til at alle kan være til stede samtidig. Hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom Buffersone for møterom og intern tilpassing Sosial sone med støttefunksjoner Arealene deles inn i ulike soner tilrettelagt for ulike aktiviteter BUFFERSONE ARBEIDSSONE SOSIAL SONE DELEAREAL 58

63 HOVEDSONE MED ARBEIDSSTASJONER OG MULTIROM I hovedsonene finnes arbeidsstasjoner for konsentrasjon, for samhandling og nødvendige spesial- og avlastningsarealer Typiske aktiviteter i hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom: Individuelle arbeidsoppgaver Koordinering, informasjonsdeling og læring Telefonsamtaler Krevende konsentrasjonsoppgaver Løsningen skal gi et godt tilbud av arbeidsstasjoner å arbeide ved. Arbeidsstasjonene skal være tilpasset den eller de ulike aktivitetene som skal foregå der gjennom arbeidsdagen. I hovedsonen vil de fleste arbeidsstasjonene være standard hev/senk arbeidsstasjoner med plass til to skjermer. Noen arbeidsstasjoner kan ha avvikende utstyr, men primært vil nødvendig diffrensiering av disse skje gjennom plassering i sonen, plassering av pulter i forhold til hverandre og bruksregler. Basert på gjennomførte undersøkelser anbefales at antall arbeidsstasjoner skal tilsvare 75 % av de ansatte som har hjemmebase i kontorarealet. Det er imidlertid lagt spesiell vekt på tilstrekkelig areal for aktiviteter som krever skjerming, og på at det skal være tilstrekkelig variasjon og valgfrihet for den enkelte når det kommer til valg av arbeidsplass. Et standard kontorareal kan gi mulighet for faste arbeidsstasjoner til alle, men dette vil gå på bekostning av tilgjengelig variasjon og den enkelte ansattes kontroll over egen arbeidssituasjon. Alle arbeidsstasjonene vil da være åpne løsninger. Dette anbefales bare etter nøye vurdering av om enhetens arbeidsmønster er egnet for dette. Det skal være minimum 2 multirom per 15 åpne arbeidsstasjoner. Det skal legges til rette for at 30 % av arbeidsstasjonene kan være individuelt adskilt med lydmessig barriere. I tillegg kommer eventuelle skjermede rom i buffersonen. Se romkatalogen for eksempler på utforming av arbeidsstasjoner og multirom. 59

64 BUFFERSONE FOR MØTEROM OG INTERN TILPASSING Buffersonen finnes i overgangen mellom arbeidssone og sosial sone. Her finnes møterom og andre funksjoner som er plassert i rom (som prosjektrom/teamarbeidsrom). Her skal rom plasseres strategisk som buffer for lyd og trafikk inn mot arbeidssonen. Typiske aktiviteter i buffersonen Arrangere videomøter Gjennomføre små møter Team og prosjekt arbeid i prosjektarbeidsrom. Konsentrasjonsarbied hvis det er godt lydisolerte rom. I aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger må det skapes muligheter for gode møter mellom mennesker. Samtidig må det etableres mulighet for skjerming av arbeidsplasser. Slik skjerming gis både gjennom å plassere enkelte aktiviteter i rom, og ved at slike rom plasseres som buffer mellom ulike typer aktiviteter. Det er et poeng å konsentrere møterommene nær den sosiale sonen slik at de fungerer som «buffere» mellom ulike aktiviteter. Det er viktig at dører til møterom plasseres slik at de vender inn mot den sosiale sonen, og slik genererer trafikk dit. Rom som videorom, samtalerom, og prosjektrom bør også plasseres strategisk som buffer for lyd og trafikk. Intern tilpassing Buffersonen utgjør % av arealet i standard kontorareal. Arealet er avhengig av hvor mange individuelt skjermede arbeidsstasjoner det er i arbeidssonen; flere skjermede arbeidsstasjoner gir mindre areal til buffersone. Buffersonene bør bestå av to middels store møterom, men utover dette bør arealet tilpasses til den eller de enhetene som skal ha tilhold i kontorarealet. Buffersonen kan ta opp i seg endringer i arbeidsform og teknologi, eller dekke mer spesialiserte behov knyttet til de ulike avdelingene. Den interne tilpassingen bør supplere den aktiviteten det er mest behov for i ulike avdelinger. Arealet tilgjengelig for intern variasjon vil ofte brukes til rom. Det kan bety: Flere rom (enn minimum) utformet som konsentrasjonsarbeidsplass Flere rom (enn minimum) utformet som rom for samarbeid Flere rom (enn minimum) utformet som små prosjektrom eller møterom Større åpne areal for ad-hoc utveksling i sosiale stone Leselounge med sofa og bokhyller Video/samhandlingsrom, Brainstorm / scrum / kreativitet / aktivitet alternative møterom For eksempler på utforming av rom og funksjoner i buffersonene se romkatalogen. 60

65 SOSIAL SONE OG NÆRSTØTTEFUNKSJONER Den sosiale sonen skal være et naturlig samlingspunkt i kontorarealet. Den bør fungere som en magnet, og tiltrekke folk. Typiske aktiviteter i sosial sone og nærstøttefunksjoner: Sosialisering Kaffeprat Formelle og uformelle møter Større avdelingsmøter og ulike tilstelninger. Tilgang til: Personlige skap Garderobe Toaletter Print Den sosiale sonen plasseres i ankomst til kontorarealet, og skal gjøre ankomsten til et sted man ønsker å oppholde seg.gode sosiale soner skapes gjennom god møblering og tilbud som for eksempel kaffeautomat, printer, miljøstasjon og andre funksjoner som man går til. Utover nødvendige nærstøttefunksjoner bør innhold i den sosiale delen bestemmes utfra de behov enhetene som skal bruke arealet har. Sosiale soner bør utformes slik at de kan brukes aktivt gjennom hele dagen. Det vil si at det her finnes ulik møblering som også egner seg for uformelle møter. Plassering av sonene i forhold til transportareal er viktig for god utnyttelse av areal. I Nytt regjeringskvartal er de sosiale sonene delt mellom flere standard kontorareal. Dette er for å gi tilstrekkelig antall brukere, slik at man får et levende sosialt fellesskap. I planløsningen er det vesentlig at det også blir nok møblerbart areal igjen utenom gangareal. Fordi man i aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger ofte velger sosiale areal som er relativt romslig, gir man disse gjerne et tilslag av multifunksjon-løsning. Det vil si at sonen kan tilrettelegges for annen aktivitet ved enkel endring. Se romkatalogen for eksempler på utforming av funksjoner i sosial sone og nærstøttefunksjoner. 61

66 4.3 LOKALT DELTE AREAL I et departement vil 5 % av det arbeidsrelaterte areal etableres som arbeidsplassrelatert areal uten at spesifikke enheter har hjemmebase her. Dette arealet kan skreddersys slik at departementet får tilgang til den typen funksjoner som passer dem best. Det kan bety supplering av en lesesal for noen, flere skjermede arbeidsstasjoner for noen, eller prosjektområder, videorom og samhandlingsrom for andre. Arealene bør også kunne brukes ved plutselige endringer i departementsstruktur, for midlertid innplassering av ansatte. Typer areal kan hentes både fra standard moduler i det arbeidsplassrelaterte arealet og fra beskrivelsene i sentralt delte areal. 4.4 SENTRALT DELTE AREAL 5 % av det arbeidsplassrelalterte arealet vil etableres som arbeidsplassrelaterte lokaler/rom/ areal som ligger sentralt, deles, og er tilgjengelig for alle ansatte i departementsfellesskapet. Dette er kalt sentralt delt areal. Det sentralt delte arealet består av Almenning, arbeids og møteplass i tilknytning til restaurant og kantine. senral leserom, prosjekthotel, arbeidsplasser i tilknytning til sentralt møte og konferansesenter, uformelle arbeids og møteplasser i transportområder, område for eksperiementering med arbeidsformer. Totalt dreier dette seg om ca kvadratmeter. 62

67 4.5 FUNKSJONSDIAGRAM ARBEIDSPLASSRELATERT AREAL EKSEMPEL PÅ DEPARTEMENT 4 standard kontorareal deler to sosiale soner og har et felles lokalt delt areal. Det finnes 61 slike standard kontorareal DELT AREAL SENTRALT DELT AREAL Delte arealer for samhandling i og mellom departementene. GODT KOBLET Kontorarealene er koblet sammen og lett tilgjengelige for deling. 63

68

69 DEL 5 ROMKATALOG Del 5 består av en arealoppsummering av arbeidsplassrelater en romkatalog. Romkatalogen beskriver eksempler på bruk av moduler i standard kontorareal og lokalt delte areal. I tillegg er det funksjonsbeskrivelser av areal i sentralt delte areal. 65

70 5.1 STANDARD KONTORAREAL ÅPEN En arbeidsstasjon er en arbeidsplass som tilfredsstiller arbeidstilsynets forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler. Arbeidsstasjonene skal være tilstrekkelig store til at brukeren «kan variere arbeidsstillinger og bevegelser uten hindringer, unngår opplevelsen av trengsel ved å ha kollegaer «tett på», kan plassere nødvendig utstyr og innretninger på forsvarlig avstand (pc-utstyr, belysning, lagring, skjerming osv.)» Fra Arbeidstilsynets veileder 2016 SAMHANDLING Innenfor kontorarealet kan det legges til rette for arbeidsstasjoner for samhandling. Slike arealer adskilles gjerne av en lydmessig barriere fra andre arbeidsstasjoner. 66

71 SKJERMET Innenfor kontorarealet skal det legges til rette for arbeidsstasjoner for individuelt skjermet arbeid. Slike arealer adskilles av en lydmessig barriere. Disse kan defineres med ulike bruksregler. I slike rom kan det for eksempel etableres bruksregler som gjør at i et slikt rom får man sitte i fred. Romprogrammet legger til rette for at 30 % av arbeidsstasjonene kan være individuelt adskilt med lydmessig barriere. SKJERMET SONE Innenfor kontorarealet skal det legges til rette for arbeidsstasjoner for individuelt konsentrasjonsarbeid. Det kan være at et område defineres med regler for bruk der det er stille, men at man sitter i et område sammen med flere istedenfor et definert rom. 67

72 MULTIROM Det skal være 2 multirom per 15 åpne arbeidsstasjon. I direkte tilknytning til åpne områder med arbeidsstasjoner, skal det være multirom som kan fungere som avlastningsrom for arbeidstakere på disse arbeidsstasjonene. Multirommene skal ligge i umiddelbar nærhet til arbeidsstasjonene, og det skal være mulig å identifisere om multirom er ledig fra omkringliggende arbeidsstasjoner. Slike rom er primært tenkt til skjerming av medarbeidere utenfor rommet mot støy i forbindelse med for eksempel telefonsamtaler, og også til skjerming av personen inne i rommet mot eventuell støy utenfra. Et slikt multirom har lydmessig barriere til det arbeidsplassrelaterte arealet. Det er nødvendig med tilstrekkelig god ventilasjon til at en til tre personer behagelig kan arbeide i multirommet deler av arbeidsdagen. Lydkrav i multirom bør diskuteres. Forslaget er at de skjermes på samme måte som lukket arbeidsstasjon. Det er viktig at multirom gir tilstrekkelig skjerming slik at de faktisk oppleves som private og uforstyrrede. Samtidig vil strenge lydkrav påvirke tilpasningsdyktigheten i mulige løsninger. Multirom bør ha differensiert møblering hvis arbeidsformen tilsier dette. De skal samlet gi variasjon i arbeidsform både for ergonomi og type aktivitet. Utvalget av multirom bør tilpasses de ulike avdelingenes aktivitetsbehov. Multirom har ikke samme lyskrav som arbeidsstajoner. 68

73 MØTEROM I STANDARD KONTORAREAL 2 Møterom per standard kontorareal. Skal kunne brukes som møterom for 8 personer. Møterom kan også brukes som ulike typer multirom for samarbeid, hvor man kan skjerme seg fra andre, eventuell skjerme andre fra egen støy. 69

74 MØTEPLASS Innhold i den sosiale delen bør bestemmes utfra de behov enhetene som skal bruke arealet har. Det er likevel viktig å huske at sosiale strøk bør utformes slik at de kan brukes aktivt gjennom hele dagen. Det vil si at det her finnes ulik møblering som også egner seg for uformelle møter. Kaffemaskin Kontorkjøkken Lounge, myke sittegrupper. Gjerne oppdelt for skjermede møteplasser. Barbord, langbord eller annet som tillater møter, måltider og samtaler. Sted til aviser Stor videoskjerm 70

75 PERSONLIGE SKAP I de sosiale strøkene plasseres personlige skap. I alle standard kontorarealer skal det være beregnet skap for alle ansatte som har tilhørighet her. Med personlige skap defineres et låsbart rom for oppbevaring av private eiendeler tilknyttet arbeidet. I 2016 utrustes slike skap med ladestasjon for mobil og laptop, og det er plass til permer og veske. I tilknytning til personlige skap er det i dag vanlig med kurver eller annet som man kan bringe med seg. Dette vil sannsynligvis være endret til 2024, så behovet bør identifiseres nærmere. 71

76 STØTTEFUNKSJONER Garderober Det må finnes hengegarderobe nok for like mange som har tilhørighet til strøket. I tillegg er det behov for garderobe for nødvendig oppbevaring av arbeidsantrekk. Dette kan være dress eller annet. Dette behovet vil variere fra enhet til enhet, og bør identifiseres før ferdigstilling. Miljøstasjon Miljøstasjoner skal plasseres ut etter gjeldende anbefalinger ved byggetidspunkt. De skal plasseres sentralt og med en tetthet på ca 1-3 stasjoner per hjemmebase for 60 personer, avhengig av planløsning og avstander til de ulike arbeidsstasjonene. 72

77 5.2 LOKALT DELTE AREAL Dette arealet kan skreddersys slik at departementet får tilgang til den typen funksjoner som passer dem best. Dette innebærer supplering av funksjoner som er presentert under 5.1 standard kontorareal eller 5.3 sentralt delte areal. Arealene bør også kunne brukes ved plutselige endringer i departementsstruktur, for midlertid innplassering av ansatte. Typer areal kan hentes både fra standard moduler i det arbeidsplassrelaterte arealet og fra beskrivelsene i sentralt delte areal. 73

78 5.3 SENTRALT DELTE AREAL ALLMENNING Allmenningen er et større samlende torg, et aktivitets-, arbeids- og møtested, ikke kun et sosialt samlingsted. Allmenningen er et grep for å fremme departementsfellesskapet. Den bør derfor være et knutepunkt som deles av ulike departementer. Allmenningen er et naturlig samlings- og informasjonspunkt og kan brukes til større samlinger for avdelinger og departementer. Den tilbyr også en atmosfære som en kafe gjerne gir; et arbeidsted trukket vekk fra egen base og som gir en viss grad av uforstyrrethet som man kan oppleve alene i en kafe. Den blir en liten urban lomme innenfor sikkerhetssonen. 74

79 ARBEIDS- OG MØTEPLASS VED RESTAURANT/KANTINE Intensjonen er å gjøre restaurantområdene til flerbruksområder som er like passende for lunsj, kaffe, møter, idémyldring og arbeid. På den måten blir restaurantene en utvidelse av departementenes arbeidsområder. Det bør legges vekt på å gjøre kantina til et flerbruksområde, og utformes avlukkede arbeidsområder og delvis lukkede sitteområder som kan brukes til møter for større team. Spiseområder som tas i bruk gjennom hele dagen er bærekraftig bruk av areal 75

80 SENTRALE LESE- OG SKJERMINGSROM Sentrale leserom har som hensikt å være det ultimate stille alternativet til alle andre arbeidssteder i RKV. Begrepet leserom burde forstås som en metafor. Det er ikke nødvendigvis en plass for å lese bøker, men først og fremst et stilleområde med en bibliotek-atmosfære. En plass hvor folk kan regne med å jobbe i fred og ro en total avskjerming fra forstyrrelser fra personer, telefoner, e-post og sosiale medier. Området buør utformes slik at det tilrettelegger for aktiviteter som dataanalyse, lesing, skriving, tenkning og forskning. Det bør og finnes areal for individuell skjerming og for samhandling. Det er utrykt et behov for skjerming fra forstyrrelser, samtidig som man er enkelt tilgjengelig ved spesielle omstendigheter. Dette skal være et godt alternativ til hjemmekontor, som også skjermer for de forstyrrelsene man ofte kan få hjemme. Funksjonen ligger som et supplement til kontorarealet, og innebærer at medarbeidere som bruker disse, kan være vanskeligere tilgjengelig for egen avdeling når de velger å ta dette i bruk, men de er likevel ikke utilgjengelige. 76

81 PROSJEKTHOTELL Prosjekthotellet skal være et sted hvor prosjekt på tvers av departement kan finne sted, og tilbys prosjektrom på nøytral grunn, i avstand fra hverdagslige arbeidsprosesser i departementene. Prosjekthotellet bør ha egne fasiliteter for kaffe og printing, eller være lokalisert i nærheten av slike fasiliteter. 77

82 ARBEIDSPLASSER VED MØTESENTERE Det skal etableres arbeidsplassrelatert areal i tilknytning til samhandlingsstrøket. Møtevirksomhet har en sentral rolle i statens virksomhet og det er lite sannsynlig at dette vil forandre seg i fremtiden. Mange personer går fra møte til møte, og det er ikke alltid like hensiktsmessig å returnere til sin hjemmebase for å få gjort arbeid i mellomtiden. For å fasilitere denne typen mobile arbeidere, legges fleksible arbeidsområder for både individuelt arbeid og samarbeid i tilknytning til møtesentere. 78

83 UFORMELLE ARBEIDS- OG MØTEPLASSER Uformelle arbeids- og møteplasser i tilknytning til samhandlingsstrøk og transportårer. Korridorer og trappeoppganger er områder hvor mennesker kommer i kontakt med hverandre. Disse områdene bør fasilitere effektiv flyt av mennesker inne i RKV, men de gir også en mulighet til å fasilitere interaksjon mellom mennesker. Tenk på det velkjente møtet på gangen, eller når man støter på noen i korridoren. Denne formen for interaksjon kan fasiliteres ved å skape områder hvor personer kan ha uformelle samtaler eller hvor de kan ta telefonsamtaler. 79

84 HVILEROM Skjermet hvile/flerbruksrom. Slike rom må inneholde en sofa og være låsbart og skjermet. Det skal ha dagslys. Rommet er for situasjoner hvor man trenger hvile, hvor en sofa gjør at du ikke trenger å gå hjem. I tillegg bør det være tilrettelagt for arbeid, da gjerne ergonomisk mer variert. For eksempel vil personer med bekkenløsning kunne være lenger i jobb med denne type støttefunksjon. 80

85 EKSPERIMENTELT OMRÅDE I Nytt regjeringskvartal skal det etableres et arbeidslaboratorium hvor det testes ut nye måter å jobbe på, ny teknologi og nye verktøy. Det kan med fordel plasseres i nærheten av IT-support eller bedriftshelsetjeneste. Dette trenger videre utforskning og er avhengig av endelig utforming. 81

86 UTENDØRS (EVT. DELVIS) ARBEIDSOMRÅDE Lys, luft og grønne rom blir stadig fremhevet som ønsker for fremtidige arbeidsplasser. Dette kan være både små og store lommer og åpninger i bygget, halvklimatiserte strøk med lys og luft, innenfor sikkerhetssonene. Det kan også være aktivisering av tak og mellomrom. 82

87 AKTIVITETSROM Dette er et kontor med utstyr til å gjennomføre aktiviteter som ikke umiddelbart har forbindelse med kontorarbeid. Foreldre kan for eksempel ta med barn på jobb. Det har litt ekstra utrusting og størrelse slik at det er mulig å arbeide parallelt med at barnet blir underholdt. Det kan være i form av område for lek og hyller til oppbevaring av leker. Rommet kan fint benyttes til vanlig kontorarbeid når det ikke er besøk av barn. Det kan også være et kreativt supplement til lekne voksne. 83

88 BILDER Foto s. 35: Privat. Øvrige foto: Trond A. Isaksen. STATSBYGG ADRESSE P.b Dep. N-0032 Oslo TLF NETT Statsbygg.no

89 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM Unntatt offentlighet 15.2 Dato:

90 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, hatt ansvar for utarbeidelse av rom og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal, Statsbygg har fått bistand av rådgivere i tegn_3 og Rambøll til dette. 2

91 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 INNLEDNING Statsbygg har i brev av fra KMD fått i oppdrag å utarbeide rom- og funksjonsprogram for Nytt regjeringskvartal (RKV). Rom- og funksjonsprogrammet er ett av flere oppdrag Statsbygg har fått fra Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD) i forbindelse med å avklare rammene for det kommende byggeprosjektet. Et rom- og funksjonsprogram er et dokument som gir en oppsummering av et programmeringsarbeid. I programmeringsarbeidet samler en inn, bearbeider, strukturerer og forvalter informasjon om virksomhetens organisasjon og aktiviteter. Denne rapporten er en beskrivelse av kartleggingsarbeidet som er gjort for å bedre forstå dagens arbeidsformer i departementene. Prosessen for kartlegging er beskrevet i «Aktivitetsplan for brukerinvolvering - Nytt regjeringskvartal Rom - og funksjonsprogram» (Statsbygg/tegn_3/Rambøll ). Denne rapporten bygger på følgende Kartleggingsaktiviteter: Spørreundersøkelse Befaring i eksisterende lokaler Registrering av bruk i utvalgte lokaler Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Dokumentanalyse av eksisterende materiell Kap. 1 er et kort metodekapittel, som beskriver de ulike kartleggingsaktivitetene som er gjennomført. Kap. 2 beskriver de ulike departementene, og søker å få frem både hva som er felles og hva som skiller dem fra hverandre. I arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet tar vi utgangspunkt i et generisk departement X. Dette er nødvendig for å kunne programmere arealer som kan passe for alle departementer. Men det er også viktig å vite hva som er særtrekkene til hvert departement slik at de programmerte arealene senere er i stand til å kunne tilpasses disse særtrekkene. Kap. 3 presenterer resultatene fra spørreundersøkelsen som ble gjennomført blant alle departementsansatte vår/sommer Undersøkelsen beskriver aktiviteter og arbeidsformer i departementene, og hvordan dagens kontorarealer oppleves å legge til rette for dette. I analysen er det søkt å komme frem til hva som kan sies å være driverne for opplevd tilfredshet med dagens kontorlokaler. Kap. 4 henter sine data fra de kvalitative undersøkelsene, befaring og evaluering. Befaring ble gjennomført i ca. halvparten av departementene for å sette resultatene fra spørreundersøkelsen inn i en sammenheng. Evalueringer er gjennomført i to departementer og DSS, og er en samling av flere datakilder fra spørreundersøkelser og registrering til observasjoner og intervjuer. Kapittelet bygger videre på resultatene fra 3

92 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 spørreundersøkelsen, og gir en bredere forståelsen av arbeidsformer enn denne, samt synliggjør variasjonen i arbeidsformer i departementene. Det legges også vekt på behovene for skjerming, og ulike måter dette er løst på i departementene. Kap. 5 viser resultatene fra registreringene, hvor vi har telt tilstedeværelse og bruk i utvalgte enheter og departementer. Registrereringene ble gjort flere ganger om dagen i en to ukers periode, på arbeidsstasjoner, møterom og andre arbeidsrelaterte arealer. Resultatene viser at bruksmønstrene varierer noe mellom enhetene, men at tilstedeværelse og bruk generelt er på samme nivå som i andre undersøkelser nasjonalt og i samsvar med internasjonal forskning. Kap. 6 inneholder en samling bilder fra ulike steder i departementslokalene. 4

93 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 SAMMENDRAG Denne rapporten er en beskrivelse av kartleggingsarbeidet som er gjort for å bedre forstå dagens arbeidsformer i departementene. Kartleggingen av arbeidsformer i departementene har gitt kunnskap om departement og enheters særtrekk og størrelse, aktiviteter, arbeidsmønstre, og bruksmønster i eksisterende areal. Funn Kartleggingen viser at antall og størrelse på departementene varierer, mens en gjennomsnittlig enhetsstørrelse på ca. 30 personer er relativt stabil på tvers av departement. Aktivitetene i departementene er varierte, og de ansatte anser individuelt arbeid ved PC og arbeid som krever dyp konsentrasjon som de aktivitetene de bruker mest tid på. Samtidig er de viktigste driverne for tilfredsheten med dagens arealer at disse støtter arbeid som krever dyp konsentrasjon, og samarbeid i egen enhet. Kartleggingen viser at det må legges til rette for samhandling og for konsentrasjon i nye lokaler, og nok arealer til aktivitet som krever skjerming. Selv om det over tid ikke er stor endring i de grunnleggende arbeidsoppgaver som skal gjennomføres i departementene, er det likevel stadig endring i vektingen av de arbeidsformer som brukes for å løse disse oppgavene. Komplekst samarbeid og konsentrert utredning blir stadig viktigere. Lite rutine, mye avbrudd og varierende kontroll over arbeidshverdagen er viktige stikkord som må tas hensyn til i videre utvikling av nytt regjeringskvartal. Registrering av bruk viser at det er variasjon i tilstedeværelsen og at det i dag er stor overkapasitet og mange lokaler som står tomme. Registreringen har hatt som formål å kartlegge bruksmønstre av dagens lokaler i Regjeringskvartalet. Det vil si å finne tall for hvordan bruken av arbeidsstasjoner/kontorer, multirom, møterom og sosiale soner varierer over tid, hvor stort belegget er, og hvilken grad av samtidighet det er. Dette har gitt et datagrunnlag som viser at det er potensial for å bedre samtidighet i lokalene. Spørreundersøkelsen viste få forskjeller i arbeidsformer som kunne tilbakeføres til departement eller bygg. De største forskjellene fant vi mellom ulike typer enheter, også innad i departementer, noe som ga et bilde av de variasjonene som finnes i departementsarbeid. Befaringene og evalueringene har bekreftet dette inntrykket av variasjon, og utdypet hvordan dette arter seg for den enkelte medarbeider og enhet. Vi har beskrevet fire typiske arbeidsformer: Komplekst samarbeid Konsentrert utredning Felles planlegging Kunnskapsdrevet saksbehandling 5

94 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Det mest typiske er likevel variasjon. Hver enhet og medarbeider har mer enn én arbeidsform. Ofte er det slik at det er en form som dominerer, men at alle har flere arbeidsformer i repertoaret avhengig av oppgave og rammebetingelser. Spørreundersøkelsen viser også at de to viktigste driverne for tilfredshet i dagens regjeringsbygninger er tilrettelegging for samarbeid og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Det er også stor variasjon i hvordan lokalene er utformet i de forskjellige departementene. Alle departementsansatte har faste plasser og de fleste har egne cellekontor, med eller uten møterombord. Noen departement sitter i åpne løsninger (åpent landskap). Sosiale soner brukes sjelden på tvers av avdelinger, mens kantinene gjerne deles av hele departementet eller at flere departement deler, som for eksempel i R5. Sikkerhetsbarrierene i departementene er strenge, med sluser og kortlesere ved innganger og dører. Befaringene og evalueringene bekrefter og nyanserer de to viktige driverne vi så fra spørreundersøkelsen: Tilrettelegging for samarbeid, og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Både behovet for og arten av tilrettelegging varierer fra kontorlokale til kontorlokale. De fleste ønsker seg både gode sosiale områder for uformelt samarbeid, og gode møte- og multirom for mer eller mindre planlagte møter. De ønsker også tilrettelegging og kompetanse til å bruke digitale løsninger for samarbeid. De som sitter i åpne løsninger trenger skjerming for å kunne konsentrere seg. Dette kan være fysisk skjerming (f.eks. mot sosiale områder eller gangsoner), atferdsmessig skjerming gjennom bruksregler, eller kompetanse og praksisendringer når det gjelder å ta i bruk de multirommene og lesesalene som faktisk finnes. De som sitter i lukkede løsninger trenger også skjerming; fysisk mot korridor- og døråpningsprat, teknologisk mot telefon og mail, og i kompetanse og praksis for å ta i bruk eksisterende løsninger. Behov for samarbeid og skjerming varierer med arbeidsform, individuelle preferanser og kontorform. Tilrettelegging kan skje fysisk, teknologisk, og gjennom praksis, regler/normer og kompetanse. Siden det mest typiske ved arbeidsformene i departementene er variasjon, vil også behov og tilrettelegging for samarbeid og skjerming variere. Implikasjoner av kartlegging Kartleggingen av arbeidsformer handler om å samle kunnskap om de fysiske rammene for arbeid, den praksis som utføres og om normer og regler som er etablert i organisasjonene. Utrykket «sånn gjør vi det hos oss» er et utrykk som godt beskriver hva etablerte normer er. Normer eksisterer på alle nivå i departementsfelleskapet. De utvikler seg og endres avhengig av gruppesammensetning, ledelse, samfunnsstrukturer, politisk ledelse etc. Visse normer eksisterer i fellesskapet, for eksempel kleskoder på Stortinget. Andre normer er definert og avgrenset til enkelte enheter, eller på tvers av enheter blant en faggruppe eller ledelsesnivå. Som for eksempel praksisen med at ledere får store kontorer med 6

95 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 møteromfasiliteter og ansatte har andre fasiliteter. Uskrevne regler i åpne landskap, som at man tar private samtaler utenfor kontorlandskapet, er et annet eksempel. I de ulike kartleggingsaktivitetene er det stort sett beskrivelser av hvordan «ting» gjøres som blir kunnskapsgrunnlaget, ikke nødvendigvis hva faktisk folk gjør i praksis. Det som tydeligst viser en avstand fra «sånn gjør vi det» til hvordan det er i praksis er å sammenligne bruksmønstre fra registreringer med fortellingene om arbeidsmønster og aktiviteter. Der er det tydelig forskjell på hvordan det oppleves at lokalene brukes, «vi er 60% på arbeidsstasjonen», mot registreringer som viser et gjennomsnitt for bruk av arbeidsstasjoner på 36%. Avstanden mellom faktisk praksis og opplevelsen av praksis er viktig å få grep om i utviklingen av nye lokaler og er alltid et komplekst fenomen i møte med brukere. Anbefalinger Kartleggingene viser at det i planleggingen av nytt regjeringskvartal må legges til rette for særlig tre dimensjoner; valgfrihet, variasjon og fleksibilitet. Dimensjonene kan igjen forstås ut fra tre nivå; Individuelt, organisatorisk og et mer overordnet samfunnsmessig nivå. Det må tilrettelegges for valgfrihet for individer. Folk har forskjellige preferanser og forutsetninger for å nyttiggjøre seg ulike omgivelser. Organisasjonene må gi rom for valgfrihet i steder å jobbe. I dagens arealer opplever mange at muligheten for slik variasjon tilfredsstilles gjennom cellekontor. Det er mulig å gjennomføre alle aktiviteter på ett sted relativt skjermet. Samtidig viser registreringen at fast plass gir en veldig lav samtidighet og dermed lav arealeffektivitet. I rom og funksjonsprogrammet foreslås derfor et Aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept med vekt på skjerming. Departementsansatte har et repertoar av arbeidsformer. Hver enhet og enkeltmedarbeider kan ha en arbeidsform som er dominerende, men vil også veksle til andre former når oppgavene krever dette. Derfor er det viktig med variasjon og muligheter for å velge omgivelser arbeidet skal foregå innenfor. Noe som fremkommer tydelig i alle undersøkelser er behovene for skjerming, f.eks. for å kunne utøve individuelt konsentrasjonsarbeid eller for å gi frihet til samarbeid. Skjerming kan være fysisk, teknologisk og organisatorisk. Lokalene må etableres med nok mulighet for lokal tilpassing og variasjon i steder å jobbe. Det fysiske rommet må være variert, og kunne legge tilstrekkelig til rette både for konsentrasjon og samarbeid. Ikke minst må lokalene og organisasjonene gi de ulike kunnskapsarbeiderne nok frihet og variasjon til å utnytte sin spisskompetanse for å håndtere stadig mer komplekse problemstillinger. Det må tilrettelegges for nok fleksibilitet slik at bygningene og kontorlokalene er rustet til å møte vekslende uforutsette og fremtidige funksjonelle krav. Dels vil trender, nye produkter og teknologi prege samfunnet og arbeidslivet, dels vil strategier og mål, politikere og statsforvaltning ha nye og stadig skiftende ønsker for utforming av lokaler og praksis. 7

96 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 INNHOLD INNLEDNING... 3 SAMMENDRAG METODE, MEDVIRKNING OG UTVALG Metoder Medvirkning Utvalg SÆRTREKK VED DEPARTEMENTENE Bygg og kontortyper i dag Størrelse på enheter Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) Finansdepartementet (FIN) Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) Justis- og beredskapsdepartementet (JD) Kilma- og miljødepartementet (KLD) Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) Kulturdepartementet (KUD) Kunnskapsdepartementet (KD) Landbruks- og matdepartementet (LMD) Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) Olje- og energidepartementet (OED) Samferdselsdepartementet (SD) Utenriksdepartementet (UD) AKTIVITETER OG ARBEIDSFORMER: RAPPORT FRA SPØRREUNDERSØKELSE Oppsummering av sentrale funn... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.2 Innledning Arbeidsformer

97 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.4 Bygg og kontorformer Tilfredshet med lokalene Konklusjon videre kartlegging ARBEIDSMØNSTRE: BEFARING OG EVALUERING Hovedfunn: Variasjon og skjerming Metoder og gjennomføring Aktiviteter og arbeidsformer: Variasjon Kontorlokaler i bruk BRUKSMØNSTRE Metode, utvalg og gjennomføring Alle departementene Justis og beredskapsdepartementet Olje og energidepartementet Kunnskapsdepartementet Nærings - og fiskeridepartementet Departementets sikkerhets og serviceorganisasjon BILDER

98 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 10

99 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 1 METODE, MEDVIRKNING OG UTVALG Kartleggingene har kombinert kvalitative og kvantitative undersøkelser og resultatene fra de ulike undersøkelsene er bearbeidet både separat og i sammenheng. Denne formen for kartlegging bidrar til et nyansert bilde av dagens praksis. Medvirkningen har vært organisert gjennom fokusgrupper, brukerutvalg og deltagelse fra ansatte i enheter og departement som har deltatt i aktivitetene. Feil! Fant ikke referansekilden. Figur 1 Aktiviteter og utvalg for kartlegging viser aktivitetene som er gjennomført og omfang av deltagelse og utvalg for å samle kunnskap om dagens arbeidsmønster og i departementene. Kunnskapsgrunnlaget er samlet inn gjennom dokumentanalyser og fem kartleggingsaktiviteter med brukerinvolvering. Kartleggingsaktivitetene har gått fra omfattende deltagelse fra alle ansatte i departementene til få utvalgte enheter i utvalgte departement. Spørreundersøkelse Intervjuer Befaring Registrering Evaluering ALLE DEPARTEMENT UTVALGTE DEPARTMENT OG ENHETER Rom og funksjonsprogrammet Spørreundersøkelse og intervjuer Befaring Registrering Evaluering Pilotprosjekter UTVALGTE AVDELINGER I DEPARTEMENT Figur 1 Aktiviteter og utvalg for kartlegging UTVALGTE DEPARTEMENT 11

100 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 1.1 Metoder Hovedformålet med kartleggingsaktivitetene har vært å identifisere likheter og ulikheter mellom enheter, forstå dagens arbeidspraksis, og å synliggjøre kvaliteter ved eksisterende lokaler og bygg. Slik har vi søkt å identifisere behov generelt og spesielt, og behov for fleksibilitet i arbeidsplasskonseptet. Med referanse til Aktivitetsplan for brukerinvolvering - Nytt regjeringskvartal, Rom- og funksjonsprogram (Statsbygg/tegn_3/Rambøll ), presenteres metodene for kartleggingen her: Spørreundersøkelse om arbeidsformer i departementene Spørreundersøkelsen har bidratt til å gi svar på hvilke arbeidsformer dagens departementsansatte har, og hvordan det er tilrettelagt for disse. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten er en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer mellom ulike organisatoriske enheter, og opplevelse av hvordan dagens areal støtter arbeidet i departementene. Spørreskjemaet ble sendt ut til 5633, medarbeidere i departementene (alle departementer bortsett fra Forsvarsdepartementet, samt SMK og DSS; inkludert medarbeidere i utlandet). Av disse var det 3125 som svarte på undersøkelsen. Dette gir en total svarprosent på 58 %. I tillegg var det 134 som svarte på en egen variant av undersøkelsen som var spesielt tilpasset medarbeidere innen service, renhold og vakthold (hovedsakelig DSS, men også noen ansatte i departementene.) Svarene på denne egne varianten er ikke tatt med i denne rapporten Befaring av eksisterende lokaler Befaringen sammen med brukere av departementsarealer har bidratt til å kontekstualisere resultatene fra spørreundersøkelsen. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten er en kvalitativ utdypning av funn fra spørreundersøkelsen. Brukerinvolvert befaring er en anerkjent metode innen bygningsevaluering og behovsanalyser, blant annet dokumentert i metodehåndboken USEtool fra NTNU og SINTEF. Befaringen i de utvalgte departementene bestod av en innledende del og en gåtur. I den innledende delen ble resultater fra spørreundersøkelsen for det aktuelle departementet presentert og diskutert. Deretter ble det gjennomført en gåtur i lokalene, med utvalgte stoppesteder som utgangspunkt for informasjon fra brukere om dagens arbeidsformer og bruk av areal. Det ble gjennomført befaring i utvalgte enheter i ni av departementene Registrering av bruk i utvalgte lokaler Formålet med denne aktiviteten har vært å registrere kvantitativ bruk av eksisterende lokaler. Dette har gitt et datagrunnlag som strekker seg ut over egenrapportering, og som gir indikasjoner på dekningsgrad i lokalene. Gjennom å registrere bruk av arbeidsstasjoner og møteplasser over et bestemt tidsrom, får man et bilde av dagens bruk av tilgjengelige arealer. Metoden baserer seg på systematisk registrering av tilstedeværelse i definerte områder, og får fram eventuell variasjon av bruken mellom ulike tidspunkt og mellom enheter. Registreringene kan ikke knyttes til personopplysninger. Registreringene er 12

101 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 gjennomført i en periode på to uker, med fire tellinger hver dag, Ca. kl , 11.15, og Tellingene ble gjennomført manuelt, deretter er dataene plottet inn digitalt og benyttet for analyser og fremstilling av resultat. Til sammen var det ca. 430 ansattes arbeidslokaler som ble registrert Evaluering av nye arbeidsformer For å bedre forstå gode og dårlige erfaringer med arbeidsplassutforming i departementene, er det gjennomført evaluering av hvordan eksisterende arbeidsplassrelaterte arealer fungerer. En evaluering av arbeidsformer innebærer en evaluering av sammenhengen mellom arbeidsform og areal på bakgrunn av ønskede mål og/eller kriterier. For å forstå lokalene er det derfor nødvendig å etablere en forståelse av målsetting med arealene som skal vurderes, og det er nødvendig å evaluere bruk og opplevd tilfredshet basert på dette. I utgangspunktet var intensjonen å evaluere sammenhengen mellom bruk og areal i enheter som eksperimenterer med nye arbeidsformer. På bakgrunn av ønsker fra brukerutvalget og oppdragsgiver ble dette modifisert underveis, slik at også arealer med mer tradisjonelle arbeidsformer (bruk av cellekontor) er evaluert. Evalueringene, i tillegg til å vurdere og benytte funn fra øvrige kartleggingsaktiviteter, baserer seg på observasjoner og gruppeintervjuer med ledere og ansatte. Det er gjennomført evalueringer i utvalgte enheter i to departement samt enheter i DSS Dokumentanalyser av eksisterende materiell om arbeidsformer og departementenes størrelse For relevant bakgrunnsdata og kjennskap til allerede eksisterende informasjon, er dokumentstudier viktig. Formålet har vært å etablere oversikt over størrelser på departementene og beskrivelser av departementenes oppgaver. En gjennomgang av dokumenter har gitt et bilde av roller, oppgaver og arbeidsformer. Et annet viktig aspekt ved dokumentstudier er at det gir informasjon om hva som var viktig og som ble nedtegnet på et bestemt tidspunkt og en bestemt tid. Gjennomgang av dokumenter har blitt gjort i utvalgte brukergrupper og av Statsbygg. 13

102 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 1.2 Medvirkning Formålet med medvirkning og involvering av brukere er å fremme en forutsigbar og åpen prosess for alle involverte parter. Medvirkningen har vært organisert gjennom Brukerutvalget, fokusgrupper og deltagelse i aktivitetene. Brukerutvalget har vært en sentral ressurs med hensyn til å oppnå ønsket involvering, forankring og legitimitet i prosjektet. Brukerutvalget er ledet av KMD og er et rådgivende organ for KMD. Brukerutvalget har blitt informert om og gitt mulighet til å drøfte aktivitetene i Statsbyggs programmeringsgruppe og fokusgrupper gjennom et fast informasjonspunkt på hvert brukerutvalgsmøte. Mandatet for brukerutvalget har vært å: utforme og formidle brukersynspunkter, ideer og forslag til rom- og funksjonsprogram; bidra med råd om hvordan departementsfellesskapets kjernefunksjoner og det enkelte departements arbeidsprosesser bør kartlegges og beskrives; vurdere og eventuelt ta initiativ til følgeevaluering for enkelte av departementene; vurdere og eventuelt ta initiativ til å etablere fysiske modeller for alternative fremtidige arbeidsplassutforminger; sikre god prosess sentralt vs. lokalt (høringsmekanismer, seminarer, (høringsmekanismer, seminarer, arbeidsverksted o.l.) Fokusgruppe 1, Strategisk arbeidsplassutforming (SAPU) har vært sentral i å legge til rette for og forme prosessene rundt kartlegging av arbeidet i departementene. I tillegg til informasjon og diskusjonspunkt, har man her planlagt og lagt til rette for informasjonsinnhenting og kunnskapsutvikling. Kontaktpersoner inn i departementer som har deltatt i aktivitetene har vært representanter fra Brukerutvalget. Disse har gjort en stor innsats i å legge til rette for både tidkrevende og omfattende arbeid.. Metoder for kartlegging og utforskning av aktiviteter og arbeidsmønstre, samt vurdering av ulike arbeidsplasskonsepter har vært gjenstand for diskusjon i SAPU. Deltagernes rolle i SAPU har vært rådgivende. Brukerrepresentanter var oppnevnt av KMD og valgt ut på bakgrunn av sin kompetanse. Brukerrepresentantene i SAPU har bidratt til å hjelpe Statsbygg med å forstå de «departementale behov» og den departementale hverdag. Produktet av arbeidet er det Statsbygg som står ansvarlig for. 1.3 Utvalg Kartleggingsaktivitetene bygger på hverandre og utvalget går fra mange til få. Utvalget ble bestemt gjennom vurderinger i prosjektets fokusgrupper. 14

103 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 På denne måten har det vært en kontinuitet i kartleggingen, fra oppstart der alle departement deltok i spørreundersøkelsen til den siste evalueringene der tre departement og utvalgte enheter i departementene har vært delaktige. Flere detaljer rundt utvalgskriterier gjennomgås i rapporter fra de enkelte aktivitetene i vedleggene til denne rapporten. Tabellen under viser utvalget. ALLE DEPARTEMENT UTVALGTE DEPARTMENT OG ENHETER Spørreundersøkelse Befaring Registrering Evaluering UTVALGTE AVDELINGER I DEPARTEMENT UTVALGTE DEPARTEMENT Oversikt over departementene kontortyper og deltagelse i kartleggingsaktiviteter A = Spørreundersøkelsen B = Befaring C= Registrering D = Evaluering Aktiviteter Departement Kontortype A B C D Statsministerens kontor SMK Blanding av celle, åpent og delt. Flest på cellekontor X Arbeids - og sosialdepartementet ASD Cellekontor, noen få i åpent landskap X X Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet BLD Cellekontor X Finansdepartementet FIN Cellekontorer X X Helse- og omsorgsdepartementet HOD Cellekontorer, noen i åpent landskap X X Justis- og beredskapsdepartementet JD Cellekontorer X X X Klima- og miljødepartementet KLD Åpne landskap X Kommunal- og moderniseringsdepartementet KMD Cellekontor X Kulturdepartementet KUD Cellekontor X Kunnskapsdepartementet KD Åpent landskap X X X Landsbuks- og matdepartementet LMD Cellekontorer X Nærings- og fiskeridepartementet NFD Cellekontor X X Åpent landskap med tilleggsareal X X X X Olje- og energidepartementet OED Cellekontorer, noen i åpent landskap X X X X Samferdselsdepartementet SD Cellekontor X X Utenriksdepartementet UD Cellekontorer X Departementets sikkerhets- og serviceorganisasjon DSS Blanding av åpne landskap og cellekontor X X X X 15

104 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 16

105 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2 SÆRTREKK VED DEPARTEMENTENE Denne delen beskriver særtrekk ved hvert departement. Samme beskrivelse finnes i rom og funksjonsprogrammets kapittel C Til slutt presenteres resultater av kartlegging av departementsenheters størrelser. Beskrivelsen tar utgangspunkt i hva departementene selv ønsker å vektlegge som spesielle som særtrekk for dem både på nettstedet Regjeringen.no, og opplysninger gitt av departementenes ledelse i en intervjurunde. Forsvarsdepartementet (FD) er ikke medtatt, ettersom det ikke skal lokaliseres til nytt regjeringskvartal. SMK beskrives i rom- og funksjonsprogrammets kap. C11. DSS beskrives i hovedsak i tilknytning til sine funksjoner. Det presiseres at disse beskrivelsene i prinsippet viser et «øyeblikksbilde» av særtrekk ved de ulike departement. Dette gir likevel et realistisk bilde av hva som kan forventes av variasjoner, og at enkelte av departementene har særtrekk som har en mer permanent karakter. I beskrivelsene er administrasjonsavdelinger o.l. omtalt som «fagavdelinger» og dette er ikke alltid korrekt. Begrepet er brukt for å forenkle omtalen fordi det er litt ulik organisering av denne funksjonen departementene imellom. I arbeidet med kartlegging av dagens arbeidsformer i departementene har fokusgruppens deltagere og Statsbyggs team gjennomgått en rekke relevante kilder. Formålet har vært å etablere oversikt over størrelser på departementene og beskrivelser av departementenes oppgaver. Statsbygg har også fått bistand fra Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste til gjennomgang av struktur og antall ansatte i departementene. 17

106 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.1 Bygg og kontortyper i dag Department Ansatte Bygg Kontortype Statsministerens kontor SMK Blanding av celle, åpent og delt. 75 Glacisgata 1 Flest på cellekontor Arbeids - og sosialdepartementet ASD 192 Akersgata 64 Cellekontor, noen få i åpent landskap Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet BLD 175 R5 Cellekontor Finansdepartementet FIN 293 G-blokka Cellekontor Helse- og omsorgsdepartementet HOD 206 R6 Cellekontorer, noen i åpent landskap Justis- og beredskapsdepartementet JD 388 Gullhaug torg 4 Cellekontorer Klima- og miljødepartementet KLD Kongens gate Åpne landskap Kommunal- og moderniseringsdepartementet KMD 402 R5 Cellekontor Kulturdepartementet KUD 151 R5 Cellekontor Kunnskapsdepartementet KD 306 Kirkegata 18 Åpent landskap Landsbuks- og matdepartementet LMD 155 R6 Cellekontorer Nærings- og fiskeridepartementet NFD 334 Olje- og energidepartementet Grubbegata 1 Cellekontor Kongensgate 8 Åpent landskap Cellekontorer, noen i åpent OED 163 R5 landskap Samferdselsdepartementet SD 172 R5 Cellekontor Utenriksdepartementet UD 844 Departementets sikkerhets- og serviceorganisasjon DSS 749 Victoria terrasse Cellekontorer 7. juni plassen Div. Henrik Ibsens gate 4 Div. Y-blokka, Grubbegata 14 Div. Torggata 26-28, Div. T5 Div. R5 Div. Blanding av åpne landskap og Akersgata 64 cellekontor 18

107 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.2 Størrelse på enheter Antall departementer varierer i og på tvers av regjeringsperioder. Regjeringens sammensetting og derfor antall departementer endres gjerne ved hvert stortingsvalg og reflekterer slik ulike politiske prioriteringer før og etter valg. Slike endringer kan også skje innenfor en og samme stortingsperiode. Det er i dag 14 departementer. Det er usikkert hvor mange departementer det vil være ved innflytting i Nytt Regjeringskvartal. Både antall, størrelse, og faglig innhold i departementene vil skifte over tid. I tillegg kan endringer i oppgavefordeling mellom departementer og underliggende etater påvirke departementenes størrelse. Gjennom prosjektet er variasjon i departementenes størrelser gjennom fire stortingsperioder kartlagt (f.o.m t.o.m. 2015), i tillegg til avdelings og seksjonsstørrelser. Det er store forskjeller mellom departementenes størrelser. Det minste departementet har pr. desember ansatte (LMD), og det største har 858 ansatte (UD). Gjennomsnittlig størrelse ligger omkring 300 ansatte. Gjennomsnittlig antall ansatte i departementenes avdelinger er 28 personer, alle departementer sett under ett. Hvis vi ser gjennomsnittlig antall ansatte i hver avdeling, på tvers av departement, spenner dette fra 24 til 39 ansatte. Unntaket er UD, som har en gjennomsnittlig avdelingsstørrelse i 2015 på 76 personer (medianen er 73.) Fra 2002 til 2015 har gjennomsnittlig størrelse på avdelingene i UD vokst fra 39 i 2002 til 75 i Mange departementer har meget stort sprik i størrelsen på sine avdelinger, med flere svært små enheter (nede i 6-8 ansatte), og noen færre relativt store enheter (60-70 ansatte, av og til enda mer). Kartleggingen viser at antall og størrelse på departementene varierer, mens en gjennomsnittlig avdelingsstørrelse på ca. 30 personer er relativt stabil på tvers av departement. Under presenteres en oversikt over størrelse på avdelinger i departementene i

108 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Antall ansatte i departementenes avdelinger Median i avdelinger Gjennomsnitt i avdelinger Samlet gjennomsnitt 2015 Samlet median 2015 Figur 2 Sammenligning av antall ansatte i departementenes avdelinger for 2015 Det har ikke vært mulig å hente ut data om ansatte i departementene fordelt på intern struktur basert på Statens Sentrale Tjenestemannsregister (SST). Andre kilder har derfor vært tatt i bruk for å framskaffe denne informasjonen. Hovedsakelig baserer dataoversiktene seg på gjennomgang av to forskjellige kilder: Telefonkatalogen for regjeringskvartalet og Depkatalog.no Telefonkatalogen kom som årlig trykksak fram til den ble erstattet av en tilsvarende nettjeneste; depkatalog.no. Ved NSD har vi tatt vare på gamle telefonkataloger slik at det har vært mulig å finne fram oversikter for tidligere år. Depkatalog virker å bli oppdatert relativt ofte basert på interne driftssystemer som skal sikre en oppdatert oversikt og god datakvalitet. Depkatalog.no inneholder kontaktinformasjon til SMK, departementene og Departementenes sikkerhets - og serviceorganisasjon (DSS). Informasjonen tilsvarer kontaktinformasjon som er tilgjengelig på regjeringen.no. Depkatalog.no gir også kort informasjon om hva det enkelte departement, avdelinger og seksjoner arbeider med. 20

109 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Kilde for data for 2015 har vær depkatalog.no hvor alle departement med intern struktur ble gått gjennom i tidsrommet desember Alle ansatte i hver enhet har blitt talt opp. Politisk ledelse (statsråder, statssekretærer) er ikke tatt med. Dessverre virker denne nettjenesten til tider å være mangelfull og ustabil. Data er derfor i en del tilfeller supplert med alternative kilder som regjeringen.no. Kilder for data om struktur og ansatte for de andre årene (2010, 2006 og 2002) har vært boken "Telefonkatalogen" for regjeringskvartalet for de respektive år. Under presenteres grafer for årene 2015, 2010, 2006 og

110 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 22

111 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 23

112 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 24

113 2.3 Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) ASD har ansvar for politikken knyttet til arbeidsmarked, arbeidsmiljø, pensjoner og velferd. ASD hadde våren 2016 ca. 195 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og en kommunikasjonsenhet (K-enhet). De anser ASD for å være et stabilt departement nå, men det er kort tid siden de hadde store endringer: I 2005 fikk de to nye avdelinger fra andre departementer, og i 2009 ble tre avdelinger flyttet ut til andre departementer. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 24 ansatte, medianen er på ca. 27 ansatte. De tre minste avdelingene har tilsammen ca. 23 ansatte. ASD har 9 underliggende etater, bl.a. NAV, Arbeidstilsynet og Statens pensjonskasse. Velferdspolitiskavdeling er den største avdelingen, med etatsstyringsansvar for NAV. Dette ansvaret er fordelt på flere av departementets avdelinger, og NAV rapporterer også til andre departementer med ASD i en samordningsrolle. NAV utgjør en krevende oppgave som samlet sett kanskje er det mest spesielle ved ASD. ASD har relativt sett få egne arbeidsreiser, og få utenlandske besøkende. De har imidlertid mange møter med eksterne bl.a. frivillige organisasjoner, partene i arbeidslivet, ordførere, og også mange ad-hoc-møter og ad-hoc-pressekonferanser, særlig i forbindelse med lønnsoppgjør. ASD har ellers få spesialfunksjoner og har mindre konfidensialitet enn mange andre departement, og betrakter seg som et gjennomsnittsdepartement. ASD samarbeidsrelasjoner med andre departementer endres over tid: i en periode kan arbeid/sosial/helse være i fokus, i en annen periode kan arbeid/utdanning være i fokus, eller arbeid/innvandring. Kontaktbehov med andre departementet vil endres over tid som følge av slike forhold, og det er behov for soner hvor de fysisk kan jobbe sammen med andre departementer for løsing av konkrete utfordringer. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til ASDs behov på et senere tidspunkt. 25

114 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.4 Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) BLD har ansvar for barnevern, barn og unges oppvekst- og levekår, familie og samliv, likestilling, ikke-diskriminering og forbrukerpolitikk. BLD hadde våren 2016 ca. 165 ansatte, fordelt på 4 fagavdelinger + statsrådseksjon og en K-enhet. BLD hadde inntil nylig 5 fagavdelinger, men en fagavdeling ble flyttet til Justisdepartementet (Integreringsavdelingen). Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse var på ca. 34 ansatte da de hadde 5 avdelinger, og medianen var på ca. 39 ansatte. Det er bare K-enheten som trekker ned gjennomsnittet. BLD har 8 underliggende virksomheter. BLD oppgir at omfanget av tjenestereiser og annet eksternt arbeid er lavt, og at de fleste ansatte er tilstede på arbeidsplassen på en ordinær arbeidsdag. Deres arbeid utføres i hovedsak fra den ordinære arbeidsplassen, og de har i stor grad oppgaver som krever konsentrasjon. BLD anser at departementets arbeidsoppgaver i liten grad er egnet for modeller der de ansatte ikke har faste arbeidsstasjoner som legger godt til rette for dette. En betydelig del av de ansatte jobber i tillegg med saker som krever avskjerming. Dette gjelder bl.a. Barnevernsavdelingen, der om lag halvparten i perioder kan være involvert i personsensitive barnevernssaker. BLD har et normalt kontaktbehov både internt og mot andre departementer. BLDs ansatte har en del kontakt med eksterne, og kan i forbindelse med utvalgsarbeid ha eksterne med arbeidsplass i departementet i en periode. BLD ønsker at RKV må legge til rette for gode ordinære arbeidsplasser der de ansatte kan utføre oppgaver som krever avskjerming og konsentrasjon. Behovet for aktivitetsbaserte forflytninger anses først og fremst å være knyttet til møtevirksomhet internt, og med andre departementer. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til BLDs ønsker og behov på et senere tidspunkt. 26

115 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.5 Finansdepartementet (FIN) FIN har ansvaret for å planlegge og iverksette den økonomiske politikken, overvåke finansmarkedene og samordne arbeidet med statsbudsjettet. FIN hadde våren 2016 ca. 314 ansatte, fordelt på 7 fagavdelinger + statsrådseksjon og en K- enhet. FIN er empirisk et mer stabilt departement enn de øvrige, både mht. avdelingsstruktur og antall ansatte. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 32 ansatte, medianen er på ca. 35 ansatte. FIN har 7 underliggende etater: bl.a. Folketrygdfondet, Finanstilsynet, Skatteetaten og Statistisk sentralbyrå (SSB). FIN har relativt sett lite møteaktivitet og mye konsentrasjonsarbeid, og samhandling internt skjer også i stor grad elektronisk. De har et behov for møterom der sensitiv informasjon kan drøftes, men det er mindre behov for møterom som er gradert av sikkerhetshensyn, selv om de har litt av det også. FIN er et samordningsdepartement med særlig tett samarbeid med SMK, og med et skjermingsbehov mot øvrige departementer. De opplever at de i stor grad er i forhandlingsposisjon mot disse, og at det vil kunne være utfordrende for FIN å utvikle spesielt tette relasjoner til ett enkelt annet departement. Dersom de skulle trekke frem noen de samarbeider mer med, ville det være OED og NFD, samt KLD og samarbeidet er da relatert til skatte- og avgiftspolitikk. Deres kontakt med andre departementer har en mer formell karakter, og det meste av faktisk samarbeid skjer elektronisk. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til FINs behov på et senere tidspunkt. 27

116 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.6 Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) HOD har det overordnede ansvaret for at befolkningen får gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av blant annet bosted og økonomi. Departementet styrer helse- og omsorgstjenesten gjennom et omfattende lovverk, årlige bevilgninger og ved hjelp av statlige etater, virksomheter og foretak. HOD hadde våren 2016 ca. 200 ansatte, fordelt på ca. 6 fagavdelinger + statsrådseksjon og K-enhet. (Budsjett, økonomi og stab er her slått sammen til en avd.). HOD betrakter seg som et stabilt departement nå. Den siste store endringa for departementet var i 2002, da endret organisering av helseforvaltningen førte til at ca. 100 ansatte ble overført fra departementet til Helsedirektoratet. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 32 ansatte. Avdelingsstørrelsene varierer imidlertid mye, og i dag er den minste avdelinga 5 ansatte og den største ca. 40 ansatte. HOD kjennetegnes ved at det er sekretariat for politisk ledelse. Helseforvaltninga skjer i stor grad i underliggende etater. Dette er store etater med over 4000 ansatte, bl.a. Helsedirektoratet, Direktoratet for E-helse, Direktoratet for folkehelse, Statens Helsetilsyn og Legemiddelverket. HOD har pt. 8 underliggende etater og ansvar for eierstyring av 4 Regionale helseforetak, Norsk Helsenett SF, Vinmonopolet, og faglig styring av Mattilsynet. HOD har hyppig møteaktivitet med de underliggende etatene, særlig Helsedirektoratet som er den største av dem. Møtedeltakerne er da eksterne, og det kan gjerne være møter flere ganger daglig. Møtene er imidlertid ofte små: 2-5 deltakere, sjelden opp mot 20 personer, og møtedeltakerne er kjent i departementet. Men det er også et jevnt behov for større og mer formelle møter med ca. 40 deltakere. Det er også signalisert et stort behov for auditorier. HODs kontaktbehov er dermed primært mot underliggende etater, og internt i eget departement. Av øvrige departementer samarbeider de mest med KMD, ASD, KD, JD, UD og FIN. De har et ønske om nærhet og felles møterom med disse, men ikke felles arbeidssone. HOD er et beredskapsdepartement, men har ingen spesialfunksjoner utover dette, som har spesielle fysiske behov. De betrakter seg som et gjennomsnittsdepartement. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til HODs behov på et senere tidspunkt. 28

117 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.7 Justis- og beredskapsdepartementet (JD) JD har ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap, kriminalitetsbekjempelse og kriminalomsorg, innvandring og integrering, domstoler, lovarbeid og polarområdene. 0JD er et stort departement, og hadde våren 2016 ca. 425 ansatte fordelt på 9 fagavdelinger og med 2 statsrådseksjoner + K-enhet. Deling av ansvarsområdet på to statsråder ble foretatt inneværende stortingsperiode, samtidig som Integreringsavd. ble overdratt fra BLD, med sine ca. 44 ansatte. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 32 ansatte, medianen er på ca. 33 ansatte. JD har 13 underliggende etater og 7 tilknyttede virksomheter, bl.a. Sysselmannen på Svalbard, Utlendingsdirektoratet (UDI), Utlendingsnemnda (UNE), Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI), Politidirektoratet (POD), domstolene, m.m. JD er forsåvidt et relativt stablit departement, selv om de nylig har hatt en omorganisering som nevnt. Men JD er mer hendelsesstyrt enn andre departementer, og RKV må ha stor nok fleksibilitet til at de kan reorganisere raskt når det er behov for det. I tillegg til egne ansatte har JD arbeidsgiveransvaret for innbeordrede personer fra politiet, innbeordrede personer fra andre underliggende virksomheter, innleide fra andre departementer (i tilfelle nasjonale hendelser ), sentral krisestøtteenhet, og prosjektansatte (bl.a. knyttet til redningshelikopter m.m.). Det er ikke nødvendigvis store svingninger i antall ansatte totalt, men det er behov for å kunne tilpasse arealene til raske skifter. Samhandlingen i eget departement er forsøkt organisert etter kjedeprinsippet, med ulike kjeder, eksempelvis straffesakskjeden (politiavd. sivilavd. lovavd.) eller asylkjeden (innvandringsavd. integreringsavd. politiavd.). Dette medfører styrt møteaktivitet. Tre avdelinger skiller seg ut ved at de behandler høyt gradert materiell (sensitiv informasjon U.off. 21 etc.): Samfunnssikkerhetsavd., Polaravd., og Politiavd. Disse har store behov for graderte møterom, og de sitter også store deler av sin arbeidstid og jobber med gradert materiale (i perioder opptil 90% av de ansatte) og må ha kontorarbeidsplasser for dette. Dette innebærer at nærmere 60 ansatte må ha låsbare cellekontorer De spesielle behovene for graderte møterom m.m. er også knyttet til krisehåndtering. Det som skiller JD fra de øvrige departementene, er at i de øvrige departementene er risikovurderingen knyttet til de enkelte objektene (saksfelt, funksjon osv.), mens det er JD som behandler all trussel mot landet. JD har dermed behov for både skallsikring og en innvendig sikring. Det er høyt belegg på de graderte rommene, og JD kan ikke dele sine rom med andre departementer. JD har tett samarbeid med Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM), og Forsvardepartementet (FD). Det er NSM som har kontroll på bruk av rommene. JD har særlig tett kontakt med SMK, UD, FD og FIN. Men i forbindelse med regjeringsens kriseråd er det i tillegg til SMK, UD og FD også kontakt med HOD. Det bør også nevnes at Lovavd. har særlig mye konsentrasjonsarbeide. 29

118 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Svært mange av de forhold som kort er skissert her (og flere andre forhold) vil kreve spesielle bygningsmessige tiltak, og det vil være utfordringer knyttet til logistikk for funksjonene, særlig under bakken. Det er mange forhold som støtter at JD må innplasseres særskilt på et tidlig tidspunkt i utforminga av prosjektet. De graderte funksjonene må ha særskilte brukerprosesser, og innholdet utdypes ikke her. Statsbyggs vurdering er at JD bør innpasses tidlig i prosjekteringsprosessen, men ikke nødvendigvis i konseptfasen. Det må legges stor vekt på at alle sikkerhetsrelaterte behov blir ivaretatt, inkl. god skallsikring, tilstrekkelige muligheter for graderte funksjoner, og minimum ca. 60 låsbare cellekontorer. Hovedtyngden av de øvrige arbeidsplassene i JD vil ikke avvike fra arbeidsplasser i andre departementer i særlig grad. Statsbygg konkluderer derfor med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til JDs behov på et senere tidspunkt, med de forutsetningene som er gitt over. 30

119 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.8 Kilma- og miljødepartementet (KLD) KLD ivaretar helheten i regjeringens klima- og miljøpolitikk. KLD hadde våren 2016 ca. 237 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enheten. Ved forrige regjeringsskifte ble Planavd. overflyttet til KMD, og det er flere drøftinger om tilsvarende mulig fremtidige organisatoriske endringer. KLD har relativt store avdelinger: gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 39 ansatte, mens medianen er på hele ca. 45 ansatte. KLD har idag 5 underliggende etater: Miljødirektoratet, Norsk Kulturminnefond, Norsk Polarinstitutt, Riksantikvaren og Svalbards mijøvernfond. Hav- og forurensningsavd. har behov for høygraderte arbeidslokaler for behandling av Svalbardsaker, i tillegg til graderte møterom også for flere andre funksjoner. Utover dette har ikke KLD noen særskilte fysiske behov, og de betrakter seg som et gjennomsnittsdepartement. KLD har også positive erfaringer med at det finnes en møteromspool med forenklet sikkerhetsopplegg. De har også positiv erfaring med at randsoner rundt fellesfunksjoner benyttes til småmøter og/eller uformelle møter. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til KLDs behov på et senere tidspunkt. 31

120 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.9 Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) KMD har ansvaret for politikkutforming og forvaltning innenfor en rekke sentrale samfunnsområder: Ansvarsområder er boligpolitikk, plan- og bygningsloven, kommuneøkonomi og lokalforvaltning, IKT og forvaltningspolitikk, regional- og distriktspolitikk, valggjennomnføring, statlig arbeidsgiverpolitikk, samer og nasjonale minoriteter, og kart- og geodatabasen. Dette gjør KMD til et av de største departementene. KMD hadde våren 2016 ca. 425 ansatte, fordelt på 10 avdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. KMD er ett av de departementene som oftest endrer struktur, ansvarsområder og tilhørende fagavdelinger. Nåværende organisering oppsto ved regjeringsskiftet i 2014, og innebar en fusjon av 2 hele departementer (KRD og FAD), og en avd. fra et tredje departement (KLD). Den delen av KMD som tidligere het FAD har f.eks. skiftet navn og struktur ca. 50 ganger. Det er stor sannsynlighet for at KMD vil endres også i fremtiden. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 38 ansatte, medianen er på ca. 39 ansatte. KMD har med nåværende struktur 13 underliggende etater (bl.a. DSS, Statsbygg, og fylkesmannsembetene) og 5 tilknyttede virksomheter (bl.a. Kongehuset). KMD er et samordningsdepartement, som har jevnlig kontakt med alle øvrige departementer, og som også internt har fagområder der alle samarbeider med alle. KMD har imidlertid nå erfaring for at fysisk utforming og avstand påvirker samarbeidet mer enn forventet, og at uformell også er viktig for et godt samarbeidsklima. KMDs avdeling for Bygg, sikkerhet og tjenester (BST/STA) har et særskilt behov for tilgang til gradert møterom, og denne avd. med ca. 7 ansatte har et særlig behov for å sitte skjermet pga. daglig håndtering av gradert materiale. Utover dette har ikke KMD oppgitt spesielle fysiske behov. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til KMDs behov på et senere tidspunkt. 32

121 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Kulturdepartementet (KUD) KUD har ansvar for den statlige politikken og forvaltningen på områdene kultur, opphavsrett, kirke, medier, idrett, frivillig virksomhet, tros- og livssynssamfunn og pengespill og lotteri. KUD hadde våren 2016 ca. 161 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. KUD betrakter seg som et stabilt departement. I 2009 ble kirkesakene overført fra det gamle Kultur- og kirkedepartementet til det nye Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD). Ansvaret for kirkesaker ble tilbakeført fra FAD til Kulturdepartementet (KUD) i Fra 2016 er kirkeavdelingen i KUD slått sammen med kulturvernavdelingen til en ny avdeling: Avdeling for tro, livssyn og kulturvern. KUD har eierstyring av NRK AS, Norsk Tipping AS og Filmparken AS og etatsstyringsansvar for 18 underliggende etater, blant annet Arkivverket, Nasjonalbiblioteket, Norsk Kulturråd, Medietilsynet, Lotteri- og stiftelsestilsynet, Norsk filminstitutt, Opplysningsvesenets fond, Kulturtanken, Språkrådet mfl. KUD er et departement med mange enkelttilskuddsmottakere innenfor kunst, kultur, idrett, frivillighet og tros- og livssyn. KUD har ingen direktorater, noe som medfører at enkelte klassiske direktoratsoppgaver ligger i departementet. KUD har et samarbeid med de fleste øvrige departementer, og har hyppig møtevirksomhet med eksterne aktører. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til KUDs behov på et senere tidspunkt. 33

122 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Kunnskapsdepartementet (KD) KD har ansvar for barnehager, grunnskole, kulturskole, videregående opplæring, fagskoleutdanning og høyere utdanning. Departementet har også ansvar for voksnes læring og forskning. KD hadde våren 2016 ca. 350 ansatte, fordelt på 6 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. Både antall fagavdelinger og antall ansatte har vært stabilt over en lengre periode, men det forventes at antall ansatte vil gå ned de nærmeste årene som følge av effektiviseringstiltak. Siste endring var da Barnehageavd. ble overført til dem i Men spørsmål om dep.-tilhørighet for Forskningsavd. drøftes stadig (NFD kan være et aktuelt dep.). I enkelte perioder har KD også hatt to statsråder, med forskning som eget felt. KD er et stort etatsstyringsdepartement, og de har i dag 21 underliggende etater, og 5 tilknyttede virksomheter. De tyngste enhetene er Statlige universitet og høyskoler og Utdanningsdirektoratet, men vi kan også nevne Statens lånekasse for utdanning, Meteorologisk institutt, Norsk utenrikspolitisk institutt (NUPI) og Norges forskningsråd. KD har ikke oppgitt spesielle fysiske behov knyttet til arbeidsoppgavene eller ansvarsfeltet. Men departementet har vært tidlig ute med å ta i bruk nye arbeidsformer, og ønsker dette videreført i nytt RKV Landbruks- og matdepartementet (LMD) LMD har hovedansvar for mat- og landbrukspolitikken. Det omfatter arealforvaltning, jordog skogbruk, husdyrhold, reindrift og utvikling av nye næringer med utgangspunkt i landbruket. LMD hadde våren 2016 ca. 147 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. LMD betrakter seg som et stabilt departement, og forventer at det vil fortsette. Fagavdelinger kan bli endret, men dette ansees som nyanser innenfor dagens modell. Siste store endring for LMD var i 2003 da de fikk ansvar for etatsstyring av Mattilsynet, men samtidig ble andre deler av deres portefølje overført til NFD og til direktorat. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 24 ansatte, medianen er på ca. 30 ansatte. LMD har 4 underliggende etater (Mattilsynet, Veterinærinstituttet, Landbruksdirektoratet og Norsk institutt for bioøkonomi). I tillegg har de 5 tilknyttede virksomheter, bl.a. Statsskog. Arbeidsformen i LMD varierer mellom avdelingene, men de fleste fagavdelingene har en hverdag preget av nyhetsbildet og hva som brenner politisk (pelsdyrsaker, E-coli-smitte, dyresykdommer, matpolitikk osv.). Dette innebærer behov for fleksibilitet. LMD trekker frem som spesielt for dem at de har stor møteaktivitet også utenfor ordinær arbeidstid og i helgene, både ad-hoc- og planlagte møter. Dette er særlig knyttet til jordbruksforhandlingene som er en årlig aktivitet, men det gjelder også den generelle aktiviteten som er dominert av møter med mange eksterne parter. Det vil i den forbindelse være behov for møterom og presserom i nærheten av statsråden, der man også kan ta inn 34

123 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 eksterne. LMD har gode erfaringer med å ha statsrådsenheten og kommunikasjonsenheten lokalisert sammen. Spørreundersøkelsen viser at LMD ligger over gjennomsnittet mht. samarbeid, både internt og med andre departementer. LMDs viktigste kontaktbehov er mot NFD (Mattilsynet og næringspolitikk), og mot KLD (arealbruk og naturforvaltning). De har også noe samarbeid med HOD (bl.a. folkehelse). LMD regner seg som et vanlig gjennomsnittsdepartement. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til LMDs behov på et senere tidspunkt. 35

124 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) NFD utformer en framtidsrettet nærings- og sjømatpolitikk. Dette innebærer ansvar for politikkområder som har betydning for verdiskaping, ansvar for norsk næringsliv og handel, forvaltning av fiskeri- og havbruksnæringen, samt skipsfartspolitikken. NFD hadde våren 2016 ca. 350 ansatte, fordelt på 8 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. NFD har i dag to statsråder og to statsrådseksjoner og to K-sjefer. Dep.råden er knyttet til næringsministeren, mens ass. dep.råd er knyttet til fiskeriministeren. NFD er historisk sett ikke et stabilt departement, og det er hyppige omorganiseringer. Dagens organisasjon er fra 2014, og består av det tidligere Nærings- og handelsdepartementet, samt deler av Fiskeri- og kystdepartementet og Fornyings- og administrasjonsdepartementet. De regner det som meget sannsynlig at det vil bli store strukturendringer for dem også i fremtiden, bl.a. fordi næringsutvikling i sin karakter er dynamisk. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 39 ansatte, medianen er også ca. 39 ansatte. NFD har 14 underliggende etater, bl.a. Brønnøysundregistrene, Fiskeridirektoratet, Havforskningsinstituttet, Konkurransetilsynet og Sjøfartsdirektoratet. I tillegg har de 14 tilknyttede virksomheter, hvorav mange er underlagt flere departementer. NFD sitter i dag i arealer med tildels åpne kontorløsninger, og departementet har en sammensatt portefølje som medfører stor grad av samhandling mellom avdelinger, eksempelvis maritim sektor som kobles til svært mange andre politikkområder. To avdelinger skiller seg ut med lite samhandling med hverandre: Eierskapsavd. og Konkurransepolitisk avd. Særlig Eierskapsavd. behandler mye børs-sensitiv informasjon. Dette håndteres via rutiner for hva som kan snakkes om i landskapene, men det er ikke intern tilgangskontroll. NFD har også et beredskapsansvar, og de har behov for gradert møterom for ca. 10 personer, men sett fra NFD kan dette rommet gjerne deles med andre departementer. NFD ser det som uhensiktsmessig å dele arbeidsplassareal med andre departementer, både pga. omfanget av sensitiv informasjon, og fordi de hyppige omorganiseringene øker behovet for god tilrettelegging for indre konsolidering i eget departement. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til NFDs behov på et senere tidspunkt. 36

125 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Olje- og energidepartementet (OED) OEDs hovedoppgave er å tilrettelegge en samlet og helhetlig energipolitikk. OED hadde våren 2016 ca. 160 ansatte, fordelt på 4 fagavdelinger + statsrådseksjon, internasjonal enhet og K-enhet. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 26 ansatte, medianen er på ca. 28 ansatte. OED har 2 underliggende etater, Oljedirektoratet og NVE. Videre forvalter de eierskapet i 6 selskaper: Gassco, Gassnova, Statnett, Enova, Statoil og Petoro. OED håndterer og behandler en del informasjon som er forretnings- og/eller børssensitiv. I mindre omfang behandles også informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven. OED trenger derfor arealer hvor slik sensitiv og lavgradert informasjon kan behandles iht. regelverket. Rommene må ligge nær arbeidssonene innenfor arealene til eget departement for å tilrettelegge for tilgjengelighet og bruk. Det er i tillegg behov for rom/møterom for behandling av informasjon på HEMMELIG nivå. OED er positiv til at slike spesialrom plasseres og utstyres slik at de deles med andre departement. OED har også behov for beredskapsrom for å håndtere kriser innenfor deres beredskapsområder. Kriseledelsen vil kunne variere, dvs. om det kun er fra OED eller sammen med andre beredskapsdepartementer. Behovet for beredskapsrom er derfor todelt: både internt i OED, og felles med andre. OED har stor møteaktivitet med eksterne parter, for eksempel internasjonale aktører, næringsliv, kraftselskap ogandre forvaltningsorganer. OED ønsker at denne type møter kan avholdes i sentrale møteromspooler, med varierende grad av representasjonsnivå. Noen av disse møtene kunne med fordel også vært holdt utenfor akkreditert sone. For mindre møter benyttes ofte video-løsninger e.l. OED betrakter seg som et departement uten særskilte behov. Utover de funksjonene som er nevnt over, har de ikke spesielle funksjoner eller bygningsmessige krav som skiller dem fra andre departementer. Det er større grad av samhandling internt i eget departement. For kontaktbehov med andre departementer er FIN, UD, NFD, ASD og KLD de viktigste men det er ikke nødvendig å sitte tett. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til OEDs behov på et senere tidspunkt. 37

126 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Samferdselsdepartementet (SD) SD har det overordnede ansvaret for rammevilkår for post- og televirksomheten, for luftfarts-, veg- og jernbanesektoren, for riksvegferjene, kystforvaltningen og havne- og sjøtransportpolitikken. SD hadde våren 2016 ca. 184 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. SD har historisk vært et meget stabilt departement, men ved siste regjeringsskifte ble Kyst- og miljøavd. overført fra Fiskeridep. til SD. Hele sektoren er for øvrig i sterk endring. En større transportreform gjennomføres. Det gir til dels store organisatoriske konsekvenser, særlig innen jernbanesektoren. Tilknytningsformer endres og konkurranseutsetting innføres på nye områder. Et annet svært viktig trekk i tiden er store teknologiske endringer innen transportsektoren. Det er grunn til å forvente at denne utviklingen også vil medføre endringer i Samferdselsdepartementets oppgaver og organisering. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 29 ansatte, medianen er på ca. 31 ansatte. SD har 7 underliggende etater: Statens vegvesen, Jernbaneverket, Jernbanetilsynet, Kystverket, Luftfartstilsynet, Nasjonal kommunikasjonsmyndighet og Statens havarikommisjon for transport. De har også 4 tilknyttede virksomheter: NSB, Avinor, Posten og Nye Veier AS. Samlet har SD etatsstyringa for mer enn ansatte, og det er forventet at de pågående endringene i sektoren vil påvirke hele etatsstyringa. De samme endringene medfører også at departementet har mange prosjektansatte, som varierer i antall. Det er et behov for at både prosjektansatte og nye enheter (ref. Kystavd.) kan bli raskt integrert i departementets arbeidsfellesskap, så fleksibilitet er et behov. SD er også et beredskapsdepartement med ansvar for tunge samfunnssektorer. SD vil derfor ha behov for arealer for krisehåndtering, inkl. beredskapsrom. SD har mest samhandling med FIN, KMD, og KLD, men også NFD, JD, OED og UD. Utover dette er det normal eller liten samhandling. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til SDs behov på et senere tidspunkt. 38

127 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Utenriksdepartementet (UD) UDs oppgave er å arbeide for Norges interesser internasjonalt. Norges interesser bestemmes bl.a. av vår geografiske plassering i et strategisk område, vår åpne økonomi, vår posisjon som kyststat og forvalter av store marine ressurser og omfattende eksport av olje og gass. UD hadde våren 2016 ca. 860 ansatte i Norge, fordelt på 12 fagavdelinger + 2 statsrådseksjoner og K-enhet. I tillegg kommer om lag 70 innleide konsulenter. UD har derfor meldt inn et samlet behov for 940 ansatte. Antallet ansatte kan imidlertid bli vesentlig endret, og må justeres via ferske tall nærmere innflytting i nytt RKV (se lenger ned). UD har i dag to statsråder: en Utenriksminister og en EØS- og EU-minister. UD har hatt to ministre i svært lang tid, og deres konstitusjonelle ansvarsområder varierer (herunder benevnelsen på minister 2 ). UDs virksomhet omfatter i dag også 99 utenriksstasjoner: dette inkluderer 81 ambassader, 7 faste delegasjoner til multilaterale organisasjoner, 9 generalkonsulater og 2 ambassadeseksjoner. Virksomheten ved utenriksstasjonene omfatter egne ansatte ca. 614 inkludert ca. 90 spesialutsendinger fra andre departement/institusjoner) og godt over 1000 lokalt ansatte. I tillegg har UD 2 underliggende etater: Norad og Fredskorpset, samt 1 tilknyttet virksomhet: Norfund. UDs størrelse har variert over tid, og det er usikkerheter knyttet til hvor mange UD-ansatte man skal regne med i nytt RKV. Den store Serviceavd. (med ca. 190 ansatte) og Avdeling for kompetanse og ressurser (ca. 130 ansatte) utfører i dag mye arbeid som DSS utfører for de øvrige departementene, og det er også andre funksjoner som drøftes i fht. UD-ansatte. I tillegg har det med jevne mellomrom vært store interne omorganiseringer, forrige regjering flyttet f.eks. om på ca. 300 ansatte internt. I 1996 ble ansvaret for bilaterale handelsforbindelser flyttet ut av UD, og det er mulig at dette kan bli flyttet tilbake, eller at andre områder også flyttes ut. Det er derfor mulig at antall UD-ansatte vil kunne endret i nytt RKV, og det vil med stor grad av sannsynlighet bli endrede strukturer også i framtida. Selv uten mulige organisatoriske endringer vil det være usikkerheter om antall UD-ansatte. Antall UD-ansatte i Norge kan reduseres eller økes mye på kort tid dersom utenriksstasjoner opprettes eller legges ned pga. endret politiske eller økonomisk situasjon. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 76 ansatte, medianen er på ca. 73 ansatte. Det må imidlertid bemerkes at det er to store avdelinger nevnt over som trekker snittet kraftig opp. Likevel: dersom vi holder disse to avdelingene utenom, er gjennomsnittlig avdelingsstørrelser over 60 ansatte som er omtrent dobbelt så store enheter som i øvrige departementer. UD er et spesielt departement ikke bare pga. størrelsen, men også på grunn av funksjoner: 39

128 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 UD betrakter hele departementets arealer som en stor sone med begrenset adgang. Alle ansatte må være sikkerhetsklarerte, og det må være eget, gradert nett for alle arbeidsplassene i hele departementet. UD har svært stor aktivitet knyttet til krisehåndtering, med litt annen innretning enn krisehåndteringsenheter i andre departementer. UD har mye VIP-besøk, og det er kun SMK og UD som har VIP-besøk som må følge egne formelle protokoller for slike besøk. Graderte funksjoner og spesifikasjoner knyttet til krisestab utdypes ikke her. Men UD har et behov for å ha krisestab-lokaliteter i eget areal, slik at krisestab og UDops kan ha felles lokalisering. UDops er døgnkontinuerlig tjeneste 24/7 som bl.a. har den daglige håndteringen for nordmenn som trenger konsulær bistand i utlandet. Det er normale krav til faste arbeidsplasser for UDops lokaler, bl.a. med hensyn til dagslys. Mer detaljerte krav må gjennomgås i egne møter med UD på et senere tidspunkt. VIP-funksjonene utdypes i kap. C11 om SMK, statsrådseksjoner og VIP-funksjoner, og i kap. C20 om personatkomster. Prinsippløsninger for VIP innebærer at det blir to representasjonsatkomster: en egen atkomst for SMK der VIP ledes videre opp til møtefasiliteter m.m. i SMKs arealer, og en representasjonsatkomst for UD og de øvrige departementene. De øvrige departementene vil kunne bruke denne atkomsten for særlig betydningsfulle besøkende, dersom det ikke kolliderer med VIP-besøk til UD. Det vil også være VIP-atkomst via kjeller, for besøkende med bil. UD vil også ha særlige behov for representative arealer inne i eget område. Det mest krevende av UDs behov vil være et stort og representativt møterom der alle utenlandske ambassadører i Norge kan samles til møter. Disse utgjør ca.90 personer, og det er jevnlig slike møter. UDs behov for møtelokaler for VIP og andre betydningsfulle besøkende må avstemmes mot en felles VIP-møteroms-pool nær UDs VIP-atkomst. Denne bør derfor ligge nær eller med enkel tilknytning til utenriksministerens kontor, evt. også minister nr. 2 s kontor. Internt samarbeid i UD er en viktig, fordi det er et høyt antall ansatte som er i turnus med perioder i utlandet, slik at det er utfordrende å få et arbeidsmiljø der de blir lett kjent. Internt samarbeid er også utfordrende fordi UD er så stort departement alene. UD har behov for nært samarbeid med SMK, JD og Forsvarsdepartementet (FD). De trekker også frem behov for noe samarbeid med OED, NFD, KLD og HOD. Statsbygg konkluderer med at UD har en rekke spesielle behov som krever at dette departementet innplasseres på et tidlig tidspunkt, i forhold til VIP-innganger og VIPmøterom, logistikk også i forhold til biltrafikk/kortesjer over/under bakken, og sikkerhetsmessige vurderinger. UD har også noen spesielle krav til utforming av egne departementslokaler. 40

129 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 For de generelle arbeidsplassene i UD konkluderer imidlertid Statsbygg med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til UDs behov på et senere tidspunkt, forutsatt at sikkerhetsmessige forhold ivaretas. Arbeidsplasskonseptet har grunnmodul på 60 ansatte, som tilsvarer den gjennomsnittlige avdelingsstørrelsen hos UD, dersom de to største avdelingene unntas 41

130 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 42

131 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3 AKTIVITETER OG ARBEIDSFORMER: RAPPORT FRA SPØRREUNDERSØKELSE Rom og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse. En aktivitet beskrives gjennom de romlige og teknologiske behovene aktiviteten har. Individuelt konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid, små og store møter er eksempler på aktiviteter med ulike romlige og teknologiske behov. I kartleggingen har hensikten vært å forstå de ulike aktivitetene og vekslingen mellom disse. Det er slik at mange oppgaver kan løses under like funksjonelle vilkår - i så måte kategoriseres de som samme aktivitet, for eksempel individuelt PC-arbeid uten behov for dyp konsentrasjon. I dag løses de fleste oppgaver godt i cellekontor. Det er imidlertid slik at ikke alle oppgaver løses like godt på åpne arbeidsplasser. Rom og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse, slik at det etableres tilstrekkelig variasjon for ulike aktiviteter i Nytt regjeringskvartal. 3.1 Sammendrag Rapporten viser resultatene fra en spørreundersøkelse om arbeid og arbeidsformer som er gjennomført i alle departement, SMK og DSS. Spørreundersøkelsen er en av seks kartleggingsaktiviteter i aktivitetsplanen for brukermedvirkning for Nytt regjeringskvartal, Statsbyggs prosjekt Rom og funksjonsprogram. Spørreundersøkelsen bidrar til å gi svar på hvilke arbeidsformer dagens departementsansatte har, og hvordan det er tilrettelagt for disse. Undersøkelsen ble gjennomført i juni 2015, og har en svarprosent på 58. I forhold til rom og funksjonsprogrammering av arbeidsplassrelatert areal, er det viktigste resultatet fra spørreundersøkelsen at vi finner få og små forskjeller mellom departementene. Vi finner ikke forskjeller i respons som kan forklares gjennom forskjell i tilhørighet til departement. At det er flere forskjeller internt i departement enn det er mellom departement, indikerer en mulighet til å etablere arbeidsplassrelaterte arealer som ikke er knyttet til spesifikke departement. Dette funnet, eller mangel på funn, må nødvendigvis undersøkes videre gjennom kvalitative undersøkelser. Arbeidet i departementene er av en art man vil beskrive som kunnskapsintensivt. Det er stor variasjon i oppgaver for svært mange av medarbeiderne. Arbeidet oppleves å være lite preget av rutiner og systemer, men utenforliggende hendelser og prioriteringer setter et preg på arbeidshverdagen for mange, og bidrar likevel til en opplevelse av ekstern styring. Dette indikerer et dilemma mellom samhandling og skjerming av arbeidet som det blir viktig å håndtere i programmeringen av arbeidsplassrelaterte rom og funksjoner. Gjennom spørreundersøkelsen finner vi foreløpig tre ulike typer arbeidsformer i departementene. Dette gjelder spesielt ulik vekt på konsentrasjon og samhandling. Sammenlignet med andre lignende spørreundersøkelser scorer respondentene i alle kontortyper relativt lavt på tilstedeværelse i de arbeidsplassrelaterte arealene. Dette er kartlagt videre gjennom registrering av faktisk bruk av arealer i departementene. 43

132 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Departementenes kontorarealer legger jevnt over godt til rette for både individuell konsentrasjon og organisatorisk samarbeid lokalt, dvs. innenfor egen avdeling. Når det gjelder tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre avdelinger eller andre departementer er scoren noe lavere. Det er ingen tydelig variasjon mellom de ulike kontorbyggene når det gjelder kommunikasjon og samarbeid. De byggene som i dag har åpne kontorløsninger oppleves ikke å gi mer samarbeid eller å legge bedre til rette for samarbeid enn cellekontorer. Departementenes kontorarealer legger generelt godt til rette for konsentrasjonsarbeid. Dette er imidlertid det området hvor det er størst forskjell på de som arbeider i cellekontor og de som arbeider i åpne kontorløsninger. Dette forklarer også noe av forskjellen mellom ulike departementer og ulike bygg på dette området. Gjennom å gruppere svarene i undersøkelsen har vi etablert et sett av indekser, og sett på hvordan disse henger sammen med opplevd tilfredshet med kontorlokalene. Indeksene «Konsentrasjonsarbeid» og «Samarbeid internt i enhetene» er de viktigste driverne for medarbeidernes tilfredshet med kontorlokalene. Dvs at dette både er de områdene man er mest tilfreds med, og det er de områdene som oppleves å ha størst betydning. Indeksen for konsentrasjonsarbeid korrelerer sterkest med opplevd effektivitet og egnethet ved kontorlokalene. Tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre, spesielt internt i egen avdeling, korrelerer sterkest med opplevelsen av at departementet samlet sett er et attraktivt sted å arbeide, og at kontorlokalene karakteriseres som gode. 44

133 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.2 Innledning Bakgrunn Det er gjennomført en spørreundersøkelse om arbeid og arbeidsformer i alle departement, SMK og DSS. Resultatene fra spørreundersøkelsen rapporteres her. Spørreundersøkelsen er en av seks kartleggingsaktiviteter i aktivitetsplanen for brukermedvirkning for Nytt regjeringskvartal, Statsbyggs prosjekt Rom og funksjonsprogram. Spørreundersøkelsen bidrar til å gi svar på hvilke arbeidsformer dagens departementsansatte har, og hvordan det er tilrettelagt for disse. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten er en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer mellom departementene og enheter i departementene bruk av rom i dagens departementer. Dette gir oss et grunnlag for forståelse av mulig utvikling og behov i fremtiden Spørreundersøkelsen Formålet med spørreundersøkelsen er å etablere en forståelse av arbeidsformene i dag, og hvordan arealbruken legger til rette for dette. Med arbeidsformer mener vi hvordan man arbeider, hvem man arbeider sammen med og hvor man arbeider. Ulike former for konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid og mer eller mindre formelle møter, er eksempler på arbeidsformer som vil ha behov for variert tilrettelegging. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten, er en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter mellom enhetene (departementer, avdelinger, seksjoner, bygg/lokaler, prosjekter) og dagens bruk av rom. Dette gir oss et grunnlag for bedre forståelse for dagens situasjon og fremtidige behov. Spørreundersøkelsen ble gjennomført de to første ukene i juni Alle ansatte i departementene 1, SMK og DSS fikk tilsendt en epost med lenke til spørreskjemaet. Det tok 10 til 15 minutter å svare på spørreskjemaet. Selve undersøkelsen ble gjennomført av en ekstern databehandler, Rambøll Management Consulting, som mottok svarene og bearbeidet disse til presentabel statistikk. Alle resultater blir presentert på en slik måte at det ikke er mulig å identifisere eller kjenne igjen enkeltrespondenter. Spørreundersøkelsen gjennomføres i henhold til krav i personvernloven og tilhørende retningslinjer. Undersøkelsen har ikke spurt om sensitive persondata. Undersøkelsen er basert på frivillighet og informert samtykke. Vi har lagt vekt på at medarbeiderne skal ha hatt god nok informasjon både på forhånd, og i invitasjonen til å delta. 1 Unntatt Forsvarsdepartementet. 45

134 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Funn I forhold til rom og funksjonsprogrammering av arbeidsplassrelatert areal, er det viktigste resultatet fra spørreundersøkelsen at vi finner få og små forskjeller mellom departementene. Vi finner ikke forskjeller i respons som kan forklares gjennom forskjell i tilhørighet til departement. At det er flere forskjeller internt i departement enn det er mellom departement, indikerer en mulighet til å etablere arbeidsplassrelaterte arealer som ikke er knyttet til spesifikke departement. Dette funnet, eller mangel på funn, må nødvendigvis undersøkes videre gjennom kvalitative undersøkelser. Arbeidet i departementene er av en art man vil beskrive som kunnskapsintensivt. Det er stor variasjon i oppgaver for svært mange av medarbeiderne. Arbeidet oppleves å være lite preget av rutiner og systemer, men utenforliggende hendelser og prioriteringer setter et preg på arbeidshverdagen for mange, og bidrar likevel til en opplevelse av ekstern styring. Dette indikerer et dilemma mellom samhandling og skjerming av arbeidet som det blir viktig å håndtere i programmeringen av arbeidsplassrelaterte rom og funksjoner. Gjennom spørreundersøkelsen finner vi foreløpig tre ulike typer arbeidsformer i departementene. Dette gjelder spesielt ulik vekt på konsentrasjon og samhandling. Sammenlignet med andre lignende spørreundersøkelser scorer respondentene i alle kontortyper relativt lavt på tilstedeværelse i de arbeidsplassrelaterte arealene. Dette blir det nødvendig å kartlegge videre. Det er planlagt registrering av faktisk bruk av arealer i departementene, slik at samtidighet kan vurderes. Departementenes kontorarealer legger jevnt over godt til rette for både individuell konsentrasjon og organisatorisk samarbeid lokalt, dvs. innenfor egen avdeling. Når det gjelder tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre avdelinger eller andre departementer er scoren noe lavere. Det er ingen tydelig variasjon mellom de ulike kontorbyggene når det gjelder kommunikasjon og samarbeid. De byggene som i dag har åpne kontorløsninger oppleves ikke å gi mer samarbeid eller å legge bedre til rette for samarbeid enn cellekontorer. Departementenes kontorarealer legger generelt godt til rette for konsentrasjonsarbeid. Dette er imidlertid det området hvor det er størst forskjell på de som arbeider i cellekontor og de som arbeider i åpne kontorløsninger. Dette forklarer også noe av forskjellen mellom ulike departementer og ulike bygg på dette området. Gjennom å gruppere svarene i undersøkelsen har vi etablert et sett av indekser, og sett på hvordan disse henger sammen med opplevd tilfredshet med kontorlokalene. Indeksene «Konsentrasjonsarbeid» og «Samarbeid internt i enhetene» er de viktigste driverne for medarbeidernes tilfredshet med kontorlokalene. Dvs at dette både er de områdene man er mest tilfreds med, og det er de områdene som oppleves å ha størst betydning. Indeksen for konsentrasjonsarbeid korrelerer sterkest med opplevd effektivitet og egnethet ved kontorlokalene. Tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre, spesielt internt i egen avdeling, korrelerer sterkest med opplevelsen av at departementet samlet sett er et attraktivt sted å arbeide, og at kontorlokalene karakteriseres som gode. 46

135 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Representativitet Spørreskjemaet ble sendt ut til 5633 medarbeidere i departementene (alle departementer bortsett fra Forsvarsdepartementet, samt SMK og DSS; inkludert medarbeidere i utlandet). Av disse var det 3125 som svarte på undersøkelsen. I tillegg var det 134 som svarte på en egen variant av undersøkelsen som var spesielt tilpasset medarbeidere innen service, renhold og vakthold (hovedsakelig DSS, men også noen ansatte i departementene.) Svarene på denne egne varianten er ikke tatt med i denne rapporten. Dette gir en total svarprosent på 58 %. Vi har spesielt undersøkt om fordelingen av svar fra medarbeidere som sitter i henholdsvis cellekontor og åpne kontorløsninger stemmer med reell fordeling. Reell fordeling, i henhold til tall fra DSS, er at 72 % av medarbeiderne sitter i cellekontor og 28 % sitter i åpne kontorløsninger. De som har svart på spørreundersøkelsen fordeler seg med 73 % i cellekontor og 27 % i åpne kontorløsninger, dersom vi ikke inkluderer vakt, service og renhold. (Inkludert vakt, service, renhold er fordelingen i undersøkelsen 71 % i cellekontor og 29 % i åpne kontorløsninger inkludert de som ikke har kontorplass.) Vi konkluderer derfor med at undersøkelsen har en god representativitet når det gjelder ulike kontortyper. I undersøkelsen ba vi de som svarte om å forholde seg til siste hele arbeidsuke. For å sikre at dette ikke var en for spesiell uke, stilte vi noen spørsmål for å avklare om siste arbeidsuke skilte seg fra andre arbeidsuker. Figur 3 viser svarfordelingen for dette spørsmålet. 81 % er enig (fra «helt enig» til «nokså enig») i at arbeidsuken er representativ, 10 % er en grad av uenig. Vi mener at dette er akseptabel representativitet, også tatt i betraktning at det alltid vil være noen som er engasjert i arbeid eller prosjekter som avviker fra vanlig arbeidshverdag. Figur 3: Siste arbeidsuke er representativ for hvordan jeg vanligvis arbeider. For å få spesifisert hva som kunne være eventuelle avvik fra normal arbeidsuke, stilte vi tre noe mer detaljerte spørsmål om dette. Det kan se ut til at største avvik var at noen mente at de hadde arbeidet mer individuelt enn vanlig (snitt 3,0). Noen mente også at de hadde sittet mer i møter (snitt 2,8) eller arbeidet mer i prosjekt (snitt 2,5) enn vanlig. Dette er imidlertid lave tall som til dels trekker i hver sin retning (noe mer individuelt, noe mer kollektivt). Vi konkluderer at også dette indikerer at undersøkelsen er representativ for områdene vi undersøker Svaralternativer og skalaer Spørsmålene i undersøkelsen har i hovedsak vært med en syv-punkts skala. De fleste spørsmålene har vært påstander, hvor man skal svare fra «helt enig» (7) til «helt uenig» (1), 47

136 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 hvor midtpunktet (4) er «verken/eller». Noen få spørsmål om tilrettelegging har skala fra «svært bra» (7) til «svært dårlig» (1), hvor midtpunktet (4) er «verken/eller». Ett spørsmål har skala fra «svært mye» (7) til «svært lite» (1). I rapporten er svarene på disse gjengitt med et gjennomsnittstall og i tillegg oftest en graf (se eksempel i Figur 3). Grafen har farger som viser andelen som har svart de ulike alternativene, og i tillegg oppgis prosentandelen. Slik kan man både se gjennomsnittet og spredningen på svarene. Man kan også se hvor stor prosent som har svart «vet ikke». Det er mange svar i denne undersøkelsen, og 1 % utgjør i overkant av 30 personer. Det er også noen spørsmål hvor man skal krysse av for ett svaralternativ (eksempelvis type kontor, kjønn, alder). På spørsmål om tid brukt på ulike kontorarbeidssteder skal man fordele prosenter, slik at summen blir 100 %. 48

137 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.3 Arbeidsformer Denne undersøkelsen handler om medarbeiderne i de ulike departementene og det arbeidet de utfører. Dette arbeidet kan vi med et samlebegrep kalle «offentlig kunnskapsintensivt arbeid»: Departementet er øverste nivå i offentlig forvaltning, og er underlagt alle de lover og regler som gjelder offentlig sakshåndtering. Det er arbeidsoppgaver som baserer seg på høy fag- og domenekunnskap. Det er å forvente at dette arbeidet oppleves som variert og mangfoldig, også for den enkelte medarbeider. I spørreundersøkelsen er det en rekke spørsmål knyttet til arbeidsformer. Disse handler om variasjon i arbeidet, kjennskap til oppgaven, autonomi, typer av samarbeid, og tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. I Figur 4 illustreres variasjonen i arbeidsoppgaver per dag. Som man ser er det et flertall, mer enn ¾ av medarbeiderne, som sier at de har «flere ulike arbeidsoppgaver» eller «mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver». Et mindretall (21 %) har en eller noen få store arbeidsoppgaver hver dag, og en liten gruppe arbeider med et prosjekt som skiller seg fra normale oppgaver. Figur 4: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver og forholdet mellom kjente og nye arbeidsoppgaver (alle respondenter). Vi spurte også om medarbeiderne arbeidet med kjente arbeidsoppgaver, eller om oppgavene var nye for dem. 60 % svarte at oppgavene siste arbeidsuke var en blanding av 49

138 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 kjente og nye oppgaver. En stor gruppe (34 %) svarte at oppgavene stort sett var kjente eller velkjente. Kun en liten gruppe (4 %) oppga å ha flest eller i hovedsak nye oppgaver. Samlet tyder dette på en relativt stor variasjon i oppgaver for en stor andel av de departementsansatte: Man arbeider med flere ulike oppgaver hver dag, og oppgavene skifter mellom å være kjente og nye. Dette tilsier også at man bruker seg selv og sine kunnskaper på ulike måter, og sannsynligvis også at man i varierende grad samarbeider med nære og fjerne kolleger. I Figur 5, om styring av arbeidet, ser vi fordeling av svar på spørsmålet man er «avhengig av andre kolleger for å kunne gjøre mine arbeidsoppgaver». Selv om snittet (4,6) tilsier at man til dels er enig i dette, er det en relativt stor spredning i svarene. Dette kan igjen forstås som at det er stor variasjon i den enkeltes arbeidsoppgaver, og hvordan de løses individuelt og sammen med andre. Figur 5: Svarfordeling på spørsmål om styring og uavhengighet i arbeidet (alle respondenter). Styring av oppgavene og sin egen arbeidshverdag, er en annen viktig dimensjon for å beskrive medarbeidernes arbeidsoppgaver. Figur 5 viser svarene på et sett av spørsmål om «styring av arbeidet». Mange opplever at de har «svært selvstendige arbeidsoppgaver» (snitt 5,3). Arbeidsoppgavene oppleves i mindre grad å være «fastlagt gjennom rutiner og systemer» (snitt 3,7), noe som stemmer bra overens med forståelsen av arbeidet som kunnskapsintensivt. Departementsarbeid er kun i liten grad repeterende saksbehandling, og systemene er i hovedsak knyttet til arkivering og offentlighet. Mange (snitt 5,3) opplever imidlertid at deres «arbeidsplaner for dagen ofte blir endret på grunn av utenforliggende hendelser», noe som sikkert kan variere fra dagsaktuelle hendelser i politikk og media, til endrede prioriteringer internt. Dette vil si at selv om man kan planlegge selv og arbeider selvstendig, så er det en viss grad av ekstern styring, ikke gjennom systemer, men gjennom hendelser og prioritering. Dette setter for mange et preg på arbeidshverdagen, og bidrar sikkert også til opplevelsen av variasjon som er omtalt ovenfor. 50

139 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 6: Svarfordeling på spørsmål om hvem man samarbeider med i arbeidet sitt. (Samme som Figur 23.) I Figur 6 finner vi svarene på spørsmålene om «i hvilken grad man i sitt arbeid samarbeider med andre enheter». Dette er altså et spørsmål om opplevd praksis. Når det gjelder samarbeid med enheter i egen avdeling, andre avdelinger i eget departement, politisk ledelse og enheter i andre departement, ser vi en gradvis nedtrapping av grad av samarbeid i takt med organisatorisk avstand. Det er større grad av samarbeid med andre enheter i egen avdeling (5,3) enn enheter i andre avdelinger i eget departement (4,7 ). Det er igjen mindre samarbeid med politisk ledelse (4,0) som i denne sammenheng forstås oppover i et internt organisatorisk hierarki. Til slutt er det minst samarbeid med enheter i andre departement (3,8), som i denne sammenhengen kan forstås som et sidestilt og uavhengig organisatorisk hierarki, og derfor er det lenger organisatorisk avstand. 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Ordinært arbeid foran PC Arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via Teamarbeid (ansikt til ansikt) Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Uformelle samtaler og møter Planlagte møter med 2-8 personer i samme rom Planlagte møter med 9 eller flere personer i samme rom Serie1 Hvilke av disse aktivitetene brukte du mest eller minst tid på i løpet av siste ordinære arbeidsuke? Vennligst ranger aktivitetene under fra 1 til 7, der 1 er den aktiviteten du bruker mest tid på og 7 den du bruker minst tid på. Figur 7: Svarfordeling for spørsmål om hvilke aktiviteter man brukte mest tid på siste ordinære arbeidsuke (alle respondenter). 51

140 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 I Figur 7 finner vi gjennomsnittet av hvordan respondentene har svart på bruk av tid på ulike aktiviteter. Når det gjelder tid brukt på ulike aktiviteter er respondentene bedt som å rangere et sett aktiviteter fra 1-7, der 1 skal markere den aktiviteten det brukes mest tid på, 7 den aktiviteten det brukes minst tid på. Ordinært arbeid foran PC er den aktiviteten som det i snitt brukes mest tid på (snitt 1,6). Aktiviteten «oppgaver med behov for dyp konsentrasjon» er rangert som nummer to (snitt 3). Etter dette følger «uformelle samtaler og møter» (snitt 3,9), «planlagte møter med 2 8 personer» (snitt 4,0), «teamarbeid» (snitt 4,9), «planlagte møter med 9 eller flere personer» (snitt 5,1) og til sist «arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype e.l.)» (snitt 5,5) Arbeidsformer per enhetstype Ved analyse av arbeidsformer ser vi at det er variasjoner mellom typer av enheter, som er den mest interessante variabelen. Det er fem grupper av enheter i spørreundersøkelsen. Enhetstypene er saksebehandlerenhet, utredningsenhet, planenhet, kommunikasjonsenhet og annet. Gjennom analysen har vi funnet at tre av disse kan brukes til å skissere ulike undergrupper av arbeidsformer i departementene. Dette er utredningsenhet, planenhet, og kommunikasjonsenhet. Respondentene som svarer at de tilhører saksbehandlerenheter er den største gruppen. Det er også i denne gruppen at variasjonen i svarene er størst innad i enheten, vi ser med andre ord foreløpig ingen tydelige arbeidsformer her. Resultatene fra denne gruppen responderer i all hovedsak likt gjennomgjennomsnittet av alle gruppene. Respondentene i gruppen «annet» er i all hovedsak respondenter fra DSS, UD og SMK samt jevnt over noen representanter fra hvert departement. Gjennom undersøkelsen finner vi konturene av ulike former for kunnskapsintensivt arbeid i departementene. Dette er ulike former som kommer frem på tvers av departementene, og som vi foreløpig antar i større grad er knyttet til oppgavenes karakter. Dette vil være gjenstand for videre undersøkelser. De tre hovedformene for kunnskapsintensivt arbeid som kommer til syne, er i hovedsak basert på enhetstyper. Vi kaller disse formene «komplekst samarbeid» (kommunikasjonsenheter), «høy konsentrasjon» (utredningsenheter), og «samarbeid og konsentrasjon» (planenheter) Arbeidsformen «Samarbeid og konsentrasjon» kjennetegnes av - kjente oppgaver, mindre avbrytelser - mye samarbeid i eget departement, mindre samarbeids med politisk ledelse, - mindre tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon Arbeidsformen «Komplekst samarbeid» kjennetegnes av - mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver, samtidig som disse er kjente - mindre selvbestemmelse, spesielt gjennom mer samarbeid. Mer samarbeid med enheter i eget departement, mer samarbeid med politisk ledelse - mindre bruk av tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon Arbeidsformen «høy konsentrasjon» kjennetegnes av - få store oppgaver 52

141 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 - mindre rutine, mye samarbeid med andre departement - mer tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon Arbeidet i departementene er altså både individuelt og sosialt. Noen arbeidsformer har mer individuelt konsentrasjonsarbeid og andre har mer samarbeid. I de ulike arbeidsformene i departementene vises også ulik grad av variasjon, forutsigbarhet og autonomi i arbeidet. Forskning viser også at kunnskapsarbeideres arbeidskontekst er svært kognitivt krevende, med multitasking, konstant informasjonsflyt, og uferdige oppgaver som til enhver tid gir følelse av stress. 2 Et sentralt dilemma i utforming av lokaler for kunnskapsarbeidere, er hvordan lokalene skal utformes for å balansere behovet for samarbeid mot behovet for individuelt konsentrasjonsarbeid. I det videre arbeidet med rom og funksjonsprogrammet danner resultatene fra spørreundersøkelsen grunnlag for flere kvantitative og kvalitative undersøkelser. Det blir her viktig å utforske hvordan det fysiske rommet kan legge tilstrekkelig til rette både for konsentrasjon og samarbeid, og ikke minst å utforske hvordan man kan gi de ulike kunnskapsarbeiderne nok frihet til å minimere det potensielle stresset som ulike former for kunnskapsintensivt arbeid kan gi. Dette innebærer også å videreutvikle beskrivelser av de ulike arbeidsformene vi ser konturene av, og utforske hvilke ulike funksjonelle behov disse arbeidsformene har Datagrunnlag arbeidsformer per enhetstype I rom og funksjonsprogrammering er det nødvendig å forstå de arbeidsformer det skal tilrettelegges for. Kunnskapsintensivt arbeid skiller seg fra andre produksjonsformer både når det gjelder ressurser, prosess og produkt; ofte er alle disse immaterielle 3. Ressursene i kunnskapsintensivt arbeid er i all hovedsak den eller de relativt høyt utdannete medarbeiderne som gjennomfører arbeidet, og disse medarbeidernes evne til å ta i bruk tilgjengelige hjelpemidler. Arbeidsprosessene preges av mangel på rutine, og domineres av symbolsk-analytisk arbeid. Produktet er ofte immaterielt og ikke standardisert, noen ganger også mer knyttet til tjenesteleverandørens adferd enn til konkrete produkt (som for eksempel i politikken). Det er en iboende tvetydighet i kunnskapsintensivt arbeid 4 som gjør det vanskelig å måle produktivitet og effektivitet i arbeidet og i resultatet. Arbeidet er på mange måter knyttet til individet, selv om kvaliteten på produktet ofte er resultat av samhandling og kommunikasjon med andre. Å identifisere arbeidsform er dermed komplekst. I denne spørreundersøkelsen er det 6 spørsmålssett som ligger til grunn for analysen av arbeidsform. Dette er spørsmål om variasjon i arbeidet, kjennskap til oppgaven, 2 Heerwagen, J., Kampschroer, K.,,Powell K. M., Loftness V., (2004) Collaborative knowledge work environment, Building Research &Information, 32: Carlsen, A., Klev R., og von Krogh, G., (2004) Living Knowledge The Dynamics of Professional Service Work 4 Alvesson, M., (2001), Knowledge Work: Ambiguity, Image and Identity, Human Relations July : , 53

142 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 autonomi, typer av samarbeid, og tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Dette er variabler som alle kan brukes til å beskrive kunnskapsintensivt arbeid. Nedenfor finner du svar på disse spørsmålssettene fra de ulike enhetstypene. Variasjon i arbeidet. Respondentene ble bedt om å krysse av for ett av fem alternativer knyttet til variasjon i arbeidsoppgavene. Spørsmålet ble stilt slik: «Hvordan vil du beskrive variasjonen i arbeidsoppgaver sist hele arbeidsuke? Kryss av på det alternativet som du mener passer best for deg». Alternativene var: - Jeg arbeider hovedsakelig med én arbeidsoppgave hver dag. - Jeg arbeider med noen få store arbeidsoppgaver hver dag - Jeg har flere ulike arbeidsoppgaver hver dag - Jeg har mange ulike og skiftene arbeidsoppgaver - Jeg arbeider for tiden med et prosjekt (en utredning, et lengre arbeid) som er annerledes enn mine ordinære arbeidsoppgaver. Gjennomsnittet er beskrevet i Figur 4: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver og forholdet mellom kjente og nye arbeidsoppgaver (alle respondenter). Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» gjennomgås ikke. Variasjon, planenhet - 32 % av respondentene mener at påstanden «Jeg har mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver» best beskriver deres arbeidsoppgaver. Dette er 3 % lavere enn gjennomsnittet Figur 8: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver ( planenhet). Variasjon, kommunikasjonsenhet - 45 % av respondentene mener at påstanden «Jeg har mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver» best beskriver deres arbeidsoppgaver. Dette er 12 % mer enn gjennomsnittet. - Kun 10 % sier at de arbeider med få store arbeidsoppgaver hver dag. Dette er 9 % lavere enn gjennomsnittet. 54

143 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 9: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver (kommunikasjonsenhet). Variasjon, utredningsenhet: - 41 % oppgir at deres hovedarbeidsform er å arbeide med noen få store oppgaver hver dag. Dette er 21 % høyere enn gjennomsnittet % oppgir at de har flere ulike arbeidsoppgaver hver dag. Dette er 13 % lavere enn gjennomsnittet % oppgir at deres hovedarbeidsoppgave for tiden er prosjekt som er annerledes enn de ordinære oppgavene. Dette utgjør 7 % mer enn gjennomsnittet % oppgir at de har mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver. Dette er 14 % lavere enn gjennomsnittet. Figur 10: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver (utredningsenhet). Variasjon, saksbehandlerenhet % oppgir at de har flere ulike arbeidsoppgaver hver dag. Dette er 4 % høyere enn gjennomsnittet. 55

144 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 11: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver (saksbehandlerenhet). 56

145 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Kjennskap til oppgaven Respondentene ble bedt om å krysse av for ett av fem alternativer knyttet til hvorvidt arbeidsoppgavene er kjente eller nye. Spørsmålet ble stilt slik: «I hvilken grad er arbeidsoppgavene dine i siste hele arbeidsuke kjent for deg? Kryss av for alternativet du mener passer best for deg» Alternativene var: - Velkjente arbeidsoppgaver, har gjort alle tidligere - Kjente arbeidsoppgaver, har gjort de fleste tidligere - En blanding av kjente og nye arbeidsoppgaver - Flest nye arbeidsoppgaver, men noen er kjent fra før - I hovedsak nye arbeidsformer Gjennomsnittet er beskrevet i Figur 4: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver og forholdet mellom kjente og nye arbeidsoppgaver (alle respondenter). Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» gjennomgås ikke. Kjennskap til oppgavene, planenhet - 36 % oppgir at de har kjente arbeidsoppgaver, har gjort de fleste tidligere. Dette er 10 % høyere enn gjennomsnittet % oppgir at de har en blanding av kjente og nye arbeidsoppgaver. Dette er 7 % lavere enn gjennomsnittet. Figur 12: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (planenhet). Kjennskap til oppgavene, kommunikasjonsenhet - 12 % oppgir at de har velkjente arbeidsoppgaver, har gjort alle tidligere. Dette er 4 % høyere enn gjennomsnittet - 23 % oppgir at de har kjente arbeidsoppgaver, har gjort de fleste tidligere dette er 4 % mindre enn gjennomsnittet. 57

146 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 13: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (kommunikasjonsenhet). Kjennskap til oppgavene, utredningsenhet - 12 % oppgir at de har kjente oppgaver og har gjort de fleste før. Dette er 4 % lavere enn gjennomsnittet. - 8 % oppgir at de har flest nye arbeidsoppgaver, men noen kjente fra før. Dette er 4 % høyere enn gjennomsnittet. Figur 14: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (utredningsenhet). Kjennskap til oppgavene, saksbehandlerenhet - Respondenter fra saksbehandlerenhet svarer i all hovedsak som gjennomsnittet 58

147 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 15: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (saksbehandlerenhet). Styring av arbeidet Respondentene ble bedt om å rangere påstander om styring av arbeidet. Dette kan knyttes til autonomi i gjennomføring av arbeidsoppgaver. Påstandene skulle rangeres fra 1-7, der 1 er «helt uenig» og 7 er «helt enig». Respondentene svarer i gjennomsnitt at de i stor grad har selvstendige oppgaver (5,3), at arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser (5,3) og at oppgaven i liten grad er bestemt av rutiner og systemer (3,7). I Figur 16 vises fire av fem påstander. Den femte påstanden om samarbeid kommenteres i neste avsnitt. Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» beskrives også. 59

148 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 Totalt Planenhet Kommunikasjonsenhet Utredningsenhet Saksbehandlerenhet 2,5 Jeg bestemmer selv rekkefølgen av mine arbeidsoppgaver Mine arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser Jeg har svært selvstendige arbeidsoppgaver Mine arbeidsoppgaver er fastlagt gjennom rutiner og systemer Figur 16: Svarfordeling på spørsmål om styring av arbeidet, totalt og fordelt på typer enheter. Styring av arbeidet, planenhet: Grad av autonomi rangeres høyere enn gjennomsnittet, men noe lavere enn utredningsenheten. - De er mer enige i påstanden - «Jeg bestemmer selv rekkefølgen av mine oppgaver». Gjennomsnittet for planenheten er 5,3, det er 0,5 over totalen. - De er mindre enige i påstanden - «Mine arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser». Gjennomsnittet for planenheten er 5,0, det er 0,3 under totalen. Styring av arbeidet, kommunikasjonsenhet Grad av autonomi rangeres noe lavere enn gjennomsnittet. - De er mindre enige i påstanden - «Jeg bestemmer selv rekkefølgen på mine arbeidsoppgaver.» Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 4,5, som er 0,3 under totalen. - De er mer enige i påstanden 60

149 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 - «Mine arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser.» Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 5,6, som er 0,3 over totalen. Styring av arbeidet, utredningsenhet: Grad av autonomi rangeres høyere enn gjennomsnittet. - De er noe mer enig i utsagnet - «Jeg har svært selvstendige oppgaver.» Gjennomsnitt for utredningsenheten er 5,6, som er 0,3 over totalen. - De er mindre enig i utsagnene - «Mine oppgaver er fastlagt gjennom rutiner og systemer» enn de øvrige enhetstypene. Gjennomsnitt utredningsenhetene er 3,0, som er 0,7 under totalen. - «Mine arbeidsoppgaver blir ofte endret pga. utenforliggende hendelser» Gjennomsnitt for utredningsenhet er 5,0, som er 0,3 under totalen. Styring av arbeidet, saksbehandlerenhet Grad av autonomi rangeres om gjennomsnittlig. Annet Grad av autonomi rangeres annerledes enn gjennomsnittet. - De er mer enige i påstanden - «Mine arbeidsoppgaver er fastlagt gjennom rutiner og systemer.» Gjennomsnittet for annet er 4,3, som er 0,6 over totalen. Samarbeid I Figur 17 har vi sammenstilt grad av samarbeid, altså svarene på spørsmålene om «i hvilken grad man i sitt arbeid samarbeider med andre enheter», med påstanden om «avhengighet av kolleger for å gjennomføre arbeidsoppgaver» fordelt per enhet. Det er større grad av samarbeid med andre enheter i egen avdeling (5,3) enn enheter i andre avdelinger i eget departement (4,7). Det er igjen mindre samarbeid med politisk ledelse (4,0). Til slutt er det minst samarbeid med enheter i andre departement (3,8). Påstanden er ikke et spørsmål om grad av samarbeid, men en beskrivelse av hvor enig eller uenig folk er med påstanden. Tallene kan derfor ikke sammenlignes numerisk med de øvrige. Påstanden er kategorisk «Jeg er helt avhengig av andre kolleger for å kunne gjøre mine arbeidsoppgaver», og gjennomsnittet på 4,6 anses som høyt. Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» er med her. 61

150 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 2,5 Totalt Planenhet Kommunikasjonsenhe t Jeg er helt avhengig av andre kolleger for å kunne gjøre mine arbeidsoppgaver Andre enheter i egen avdeling Enheter i andre avdelinger i ditt departement Politisk ledelse Enheter i andre departementer I arbeidet ditt, i hvilken grad samarbeider du med.. (Skala 1 til 7, der 1 er svært lite og 7 er svært mye) Figur 17: Svarfordeling på påstand om avhengighet og spørsmål om grad av samarbeid, totalt og fordelt på typer enheter. Samarbeid, Planenhet: Respondenter som tilhører planenhet svarer at de har - Høyere grad av samarbeid med enheter i andre avdelinger i eget departement. Gjennomsnitt for planenhet er 5,2, det er 0,4 over totalen. - Lavere grad av samarbeid med politisk ledelse. Gjennomsnitt for planenhet er 3,5, som er 0,5 under totalen. 62

151 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Samarbeid, Kommunikasjonsenhet: Respondenter som tilhører kommunikasjonsenhet svarer at de har - Høyere grad av samarbeid med politisk ledelse. Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 4,8, som er 0,8 over totalen. - Høyere grad av samarbeid med andre enheter i eget departement. Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 5,5, som er 0,8 over totalen. Samarbeid, Utredningsenhet: Respondenter som tilhører utredningsenhet svarer at de har - Høyere grad av samarbeid med enheter i andre departementer. Gjennomsnitt for utredningsenheten er 4,2, som er 0,3 over totalen. - Noe høyere grad av samarbeid med politisk ledelse enn gjennomsnittet, men lavere enn respondenter som tilhører kommunikasjonsenheten Gjennomsnittet for utredningsenheten er 4,2, som er 0,2 over totalen. Samarbeid, Saksbehandlerenhet Respondenter som tilhører saksbehandlerenheter følger i all hovedsak gjennomsnittet Annet: Respondenter som tilhører «annet» svarer - At de er mindre avhengig av kolleger for å kunne gjøre egne arbeidsoppgaver. Gjennomsnittet for annet er 4,3, som er 0,3 under totalen. - At de har mindre grad av samarbeid med politisk ledelse. Gjennomsnittet for annet er 3,0, som er 0,8 under totalen. - At de har noe mindre grad av samarbeid med enheter i andre departement. Gjennomsnitt for annet er 3,5, som er 0,3 under totalen. 63

152 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Konsentrasjon - Tid I Figur 18 vises hvordan respondentene i enhetene har rangert bruk av tid. Respondentene er bedt som å rangere et sett aktiviteter fra 1-7, der 1 skal markere den aktiviteten det brukes mest tid på, 7 den aktiviteten det brukes minst tid på. For alle enheter er konsentrasjonsarbeid den aktiviteten det brukes nest mest tid på, etter ordinært arbeid foran PC. Gjennomsnittet for alle respondenter når det gjelder oppgaver med behov for dyp konsentrasjon er 3,0. 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 Totalt 1,5 1 Planenhet Ordinært arbeid foran PC Arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype e.l.) Teamarbeid (ansikt til ansikt) Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Uformelle samtaler og møter Planlagte møter med 2-8 personer i samme rom Planlagte møter med 9 eller flere personer i samme rom Hvilke av disse aktivitetene brukte du mest eller minst tid på i løpet av siste ordinære arbeidsuke? Vennligst ranger aktivitetene under fra 1 til 7, der 1 er den aktiviteten du bruker Figur 18: Svarfordeling mest på tid spørsmål på og 7 den om tid du brukt bruker på minst ulike aktiviteter, tid på. totalt og fordelt på typer enheter. 64

153 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Konsentrasjon, Planenhet Respondenter fra planenhet bruker noe mindre tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnitt for planenheten er 3,4, som er 0,4 over totalen Konsentrasjon, Kommunikasjonsenhet Respondenter fra kommunikasjonsenhet bruker mindre tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 3,6, som er 0,6 over totalen. Utredningsenhet: Respondenter fra utredningsenheter bruker mer tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnitt for utredningsenheten er 2,4, som er 0,6 under totalen. Saksbehandlerenhet: Respondenter fra saksbehandlerenheter følger gjennomsnittet. (=3,0 i gjennomsnitt) Annet Respondenter fra annet bruker mindre tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnittet for annet er 3,6, som er 0,6 over totalen. 65

154 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.4 Bygg og kontorformer For å lage et godt rom og funksjonsprogram for regjeringskvartalet, er innsikt i hva som fungerer godt og mindre godt i eksisterende lokaler, en viktig kilde til forståelse av fremtidige behov. Spørreundersøkelsen har derfor et sett spørsmål som handler om hvordan eksisterende lokaler tilrettelegger for ulike arbeidsformer. Ulike arbeidsformer i departementene kan beskrives ved hjelp av ulike variasjoner av samarbeid og konsentrasjon. Vi vil her vise hvordan respondentene på spørreundersøkelsen svarer at ulike bygg og kontorformer tilrettelegger for disse. For vurdering av dagens kontorlokaler er det spørsmål knyttet til tilrettelegging for enkelte former for samarbeid som korrelerer sterkest med påstanden «vi har i dag svært gode lokaler». Deretter kommer påstander som handler om tilrettelegging for konsentrasjon og kontroll over egen arbeidssituasjon, i forhold til å forstyrre og bli forstyrret av andre. Vi vil derfor konsentrere oss om hvordan eksisterende bygg og kontorformer tilrettelegger for samarbeid, og tilrettelegger for konsentrasjonsarbeid. Det er viktig å legge til rette for både konsentrasjonsarbeid og samarbeid. Dette er en trend som vi ser i liknende undersøkelser. Leesmanindex 5 antyder at den største forskjellen på de «gode» og «dårlige» arbeidsplassene, er hvordan kontorlokalene støtter interaksjon. De «gode» arbeidsplassene støtter ansatte i deres individuelle arbeidsoppgaver, og de scorer åpenbart mye bedre enn de dårlige, men den største forskjellen mellom de «gode» og «dårlige», finner de mellom hvordan lokalene oppleves å støtte interaksjon. De som scorer høyt får til å legge til rette for støtte både til individuelle oppgaver og til rette for steder å samarbeide. Forklaringen gitt i studiene er at slike lokaler også støtter «social infrastructure» og at det er dette som gjør de «gode». På generell basis kan vi se at de fleste undersøkelser viser at eksisterende cellekontor tilrettelegger bedre for konsentrasjonsarbeid enn eksisterende åpne landskap, og at dette også gjelder for departementene. En svakhet ved noen undersøkelser er at de i liten grad har redegjort for kvaliteter ved ulike typer løsninger. I nyere forskning ser vi et større fokus på dette. Resultater fra noen studier 6 viser at fleksible kontor (kontor uten fast plass) har nesten like høy score på tilfredshet som cellekontor. Funksjonelle kvaliteter utover beskrivelse av rom har altså betydning for opplevd tilrettelegging for ulike typer arbeid. Det er ingen slike kontorarbeidsplasser i departementene, så de svarene vi har her beskriver kun cellekontor og ulike åpne løsninger, uten nærmere kvalitetsbeskrivelse av dette. Dette vil suppleres i de kvalitative kartleggingene av departementenes arbeidsformer. 5 Leesman_review issue 16, side Bodin Danielsson, C., & Bodin (2009) Difference in satisfaticon with office environment amng employees in different office type, Jounral of Architectural and Planning Research 26:3 (Autum, 2009) 241 Leesman_review issue 17, side

155 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Utforming av lokaler for å tilrettelegge både for samarbeid og individuelt konsentrasjonsarbeid, er altså et sentralt dilemma i utforming av kontorlokaler for kunnskapsarbeidere 7. De fleste studiene finner at respondenter rangerer opplevelsen av tilrettelegging for konsentrasjon og samarbeid ulikt avhengig av kontortype 8. Som vi skal se gjelder dette også i svarene på spørreundersøkelsen i departementene. Tilrettelegging handler om i hvilken grad kontorlokalene fremmer eller hemmer ulike former for arbeid. I undersøkelsen spurte vi om i hvilken grad man syntes at det var tilrettelagt for ulike typer aktiviteter i dagens kontorlokaler, både individuelt arbeid, uformelt sammen med andre, og formelt i møter. Aktivitetene representerer et spekter av ulike måter å arbeide på, og kan relateres til temaene i forrige kapittel om arbeidsformer, konsentrasjon og kommunikasjon og samarbeid. Temaene og svarene er vist nedenfor i Figur 19 Figur 19: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for aktiviteter i dagens kontorlokaler (alle respondenter). Svarene viser at medarbeiderne totalt sett i stor grad er fornøyd med måten det er lagt til rette for alle typer aktiviteter, med noe høyere positiv score på ulike former for individuelt arbeid. «Ordinært arbeid foran PC» har et gjennomsnitt på 6,1, og nesten 80 % svarer at det er «svært bra» eller «bra» tilrettelagt for dette. Alle de andre typene aktiviteter har også et snitt på over 5, og rundt halvparten har svart «bra» eller «svært bra». Kun «arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype etc.)» har et snitt på under 5 (4,8), og der ser man også at det er større spredning i svarene. Også for aktivitetene 7 Heerwagen, J.H., Kampscvhroer, K., Powell, K. M., Loftness, V., (2004) Collaborative Knoweldge Work Enironments, Building Research & Information, 32:6, Bodin Danielsson, C., & Bodin, L., (2008) Office type in relation to health, well-being, and job satisfaction among employees. Environment and Behaviour 40(5) Kim, J., and R. de Dear Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in openplan offices. Journal of Environmental Psychology, Kaarlela-Tuomaalaa, A., Heleniusa, R., Keskinen, E., & Hongistoa, V., (2009) Effects of acoustic environment on work in private office rooms and open-plan offices longitudinal study during relocation, Ergonomics, Volume 52, Issue 11,

156 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 «teamarbeid», «uformelle samtaler og møter» og «oppgaver med behov for dyp konsentrasjon» er det en viss spredning. For «oppgaver med behov for dyp konsentrasjon» var det en god del (24 %) som på ulike måter vurderte tilretteleggingen som dårlig (svært dårlig, dårlig eller nokså dårlig.) Det er imidlertid forskjell mellom departementer, bygg og kontortyper i hvilken grad medarbeiderne opplever at det legges til rette for aktiviteter. I Figur 20 er vist hvordan tilrettelegging for ulike aktiviteter varierer for alle bygg. Man kan tydelig se hvordan tilretteleggingen varierer for de ulike aktivitetene. Tilrettelegging for små og store møter varierer ikke svært mye, men har noen tydelige topper og bunner. Eksempelvis scorer Kongensgt og Glacisgt 1 høyt på begge typer møterom. De fleste bygg har en ganske høy score på tilrettelegging for ordinært arbeid foran PC, men noen bygg scorer ekstra høyt på dette. Eksempler er Grubbegata 1, Gullhaug torg 4 (Nydalen), Glacisgt 1 og Henrik Ibsens gt 4. Noen scorer også tydelig lavere enn andre, eksempelvis Kongensgate 8. Teamarbeid og uformelle samtaler og møter scorer relativt jevnt, selv om det også her er noen topper og bunner. De tydeligste sprangene mellom topp og bunn finner vi når det gjelder tilrettelegging for oppgaver med behov for dyp konsentrasjon. Her scorer Grubbeggata 1, Gullhaug torg (Nydalen), G-blokka og R6 alle i snitt over 6,0, mens Kongens gt 8, Kongens gt 18-20, Kirkegata 18, Grubbegata 14 og Teatergata 5 alle scorer rundt 3,0 og lavere. 68

157 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 Ordinært arbeid foran PC Arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype e.l.) Teamarbeid (ansikt til ansikt) Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Uformelle samtaler og møter Planlagte møter med 2-8 personer i samme rom Planlagte møter med 9 eller flere personer i samme rom I hvilken grad synes du det er tilrettelagt for følgende aktiviteter i dagens kontorlokaler? (Skala 1 til 7, der 1 er svært dårlig og 7 er svært bra) 7. juni-plassen - UD Akersgata 64 - DSS, ASD Annet Arbeider for tiden i utlandet G-blokka - FIN Glacisgata 1 - SMK Grubbegata 1 - NFD Grubbegata 14 - DSS Gullhaug Torg 4 - JD Henrik Ibsensgt 4 - UD Kirkegata 18 - KD Kongensgate KLD Kongensgate 8 - NFD R5 - DSS, KMD, OED, SD, BLD, KUD, JD R6 - LMD, HOD T5 - DSS Torggt DSS Victoria Terrasse - UD Figur 20: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for aktiviteter, fordelt på bygg. I forhold til tilrettelegging for samarbeid er de største variasjonene i tilfredshet knyttet til bygg, mens i forhold til tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid, er det størst variasjon i tilfredshet knyttet til kontortype. I analysen vil vi derfor beskrive variasjoner av respons på tilrettelegging for samhandling i forhold til bygg, og variasjoner av respons på tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid i forhold til kontortyper Bygg og tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid Undersøkelsen stiller flere ulike spørsmål om kommunikasjon og samarbeid. Noen av disse handler om kommunikasjon og kunnskapsdeling hovedsakelig på individuelt nivå, mens andre handler om tilrettelegging for samarbeid mellom enheter i departementene. 69

158 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 21: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for kommunikasjon og kunnskapsdeling, alle respondenter. Totalt sett vurderer mange at lokalene legger godt til rette for kommunikasjon internt i egen enhet (snitt 5,3), de legger godt til rette for å spørre andre medarbeidere om råd (snitt 5,3) og lokalene legger godt til rette for å være oppdatert om ting som skjer i egen enhet (snitt 5,2). Derimot legger lokalene bare middels til rette for kommunikasjon med medarbeidere i andre enheter, både innenfor eget departement (snitt 4,5) og ikke minst i andre departementer (snitt 4,0). Vi stilte to typer spørsmål om samarbeid med andre enheter, altså på organisasjonsnivå. Det ene spørsmålet handlet om tilrettelegging for samarbeid, mens det andre spørsmålet handlet om i hvilken grad man faktisk samarbeider. I Figur 22 handler det om tilrettelegging. Mange opplever at det er lagt bra til rette for samarbeid med andre enheter i sin egen avdeling (snitt 5,2), at det er lagt nokså bra til rette for samarbeid med enheter i andre avdelinger i eget departement (snitt 4,6) og med politisk ledelse (snitt 4,7), og at det lagt middels godt til rette for samarbeid med enheter i andre departementer (snitt 4,0). Merk at det er ganske god spredning på svarene. Merk også at her er det mange som ikke har svart, spesielt på spørsmålet om det er lagt til rette for samarbeid med politisk ledelse (13 %). Figur 22: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for samarbeid, alle respondenter. 70

159 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 23: Svarfordeling på spørsmål om hvem man samarbeider med i arbeidet sitt (alle respondenter). (Samme som Figur 6.) I Figur 23 finner vi svarene på spørsmålene om «i hvilken grad man i sitt arbeid samarbeider med andre enheter». Dette er altså et spørsmål om opplevd praksis. Som vi ser i figuren oppgir medarbeiderne fortsatt at de samarbeider mye med «andre enheter i egen avdeling» (snitt 5,3) og nokså mye med «enheter i andre avdelinger i eget departement» (snitt 4,7). De oppgir imidlertid at de samarbeider bare middels mye med «politisk ledelse» (snitt 4,0), og under middels mye med «enheter i andre departementer» (snitt 3,8). Det er mange faktorer man kan tenke seg kan forklare både tilrettelegging for og faktisk samarbeid mellom enheter, både internt i departementene og eksternt med andre departementer. Oppgavenes art er en nærliggende forklaring, dvs i hvilken grad det faktisk er et behov for samarbeid for å løse dem på en god måte. Karakteristika ved organisasjonen er en annen mulig forklaring, dvs i hvilken grad det er en kultur eller organisatoriske strukturer som bidrar til samarbeid. Fysiske forklaringer kan også være viktige, for eksempel geografisk avstand mellom departementer eller avdelinger, eller lokaler og fasiliteter hvor samarbeid kan foregå. Dette kan belyses ved å se på svarene på spørsmålene om tilrettelegging for samarbeid og faktisk samarbeid fordelt på de ulike departementene og byggene. 71

160 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Grubbegata 1 - NFD R6 - LMD, HOD Akersgata 64 - DSS, Grubbegata 14 - R5 - DSS, KMD, Kongensgate 18- Kirkegata 18 - KD G-blokka - FIN Glacisgata 1 - SMK 7. juni-plassen - UD Victoria Terrasse - Y-blokka - DSS, Kongensgate 8 - Henrik Ibsensgt 4 - T5 - DSS Gullhaug Torg 4 - JD Torggt DSS Andre enheter i egen avdeling Enheter i andre avdelinger i ditt departement Politisk ledelse Enheter i andre departementer Figur 24: Svarfordeling på spørsmålet I kontorlokalene du sitter nå, i hvilken grad er det lagt til rette for samarbeid med... (Fordelt på bygg, sortert fra høyest til lavest gjennomsnitt på score for tilrettelagt for samarbeid med enheter i andre departementer.) Figur 24 viser hvordan det oppleves å være lagt til rette for samarbeid, fordelt på ulike bygg. Figuren er sortert etter tilrettelegging for samarbeid med enheter i andre departementer, dvs. at de som oppleves å være best tilrettelagt for slikt samarbeid er lengst til venstre. Her kan man se noen interessante eksempler: Grubbegata 1, hvor deler av NFD sitter, oppleves å legge nokså godt til rette for samarbeid med enheter i andre departementer (snitt 4,7, som var høyest på dette spørsmålet.) De opplever også at det er godt lagt til rette for samarbeid med andre enheter i egen avdeling, men at det er mindre godt lagt til rette for samarbeid med politisk ledelse. Gullhaug Torg, hvor JD sitter, oppleves å legge nokså dårlig til rette for samarbeid med enheter i andre departementer (snitt 3,2). Dette er ikke overraskende, siden bygget ligger i Nydalen og dermed langt unna de andre departementsbyggene. Gullhaug Torg scorer imidlertid høyt på tilrettelegging for alle andre typer samarbeid. Figuren synliggjør blant annet at geografisk avstand gjør at man opplever at det er mindre tilrettelagt for samarbeid med andre departementer. Figur 25 viser grad av faktisk samarbeid, fordelt på bygg. Det er ikke lett å finne noen systematisk variasjon mellom de ulike byggene når det gjelder i hvilken grad man faktisk samarbeider. Det er for eksempel liten forskjell på de som har åpne kontorløsninger og de som har cellekontor, når det gjelder samarbeid med andre enheter innenfor og utenfor egen avdeling. Dette tilsier at vi må gå nærmere inn og undersøke kvalitativt hva som er forskjellen mellom de som legger godt eller mindre godt til rette for samarbeid, og mellom de som i ulik grad opplever at de samarbeider med andre enheter. 72

161 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Glacisgata 1 - SMK Victoria Terrasse - UD R6 - LMD, HOD 7. juni-plassen - UD Henrik Ibsensgt 4 - Kirkegata 18 - KD Akersgata 64 - DSS, Kongensgate G-blokka - FIN Gullhaug Torg 4 - JD Grubbegata 14 - DSS Y-blokka - DSS, Kongensgate 8 - NFD R5 - DSS, KMD, OED, Grubbegata 1 - NFD T5 - DSS Torggt DSS Andre enheter i egen avdeling Enheter i andre avdelinger i ditt departement Politisk ledelse Enheter i andre departementer Figur 25: Svarfordeling på spørsmålet I arbeidet ditt, i hvilken grad samarbeider du med... (Fordelt på bygg, sortert fra høyest til lavest gjennomsnitt på score for samarbeid med enheter i andre avdelinger i ditt departement.) Kontorformer og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Et sett av spørsmålene i undersøkelsen var knyttet til ulike sider ved det å konsentrere seg. Figur 26 viser de totale svarene på disse spørsmålene. Som man kan se var mange (opp mot 75 %) enige i at «det er enkelt å konsentrere meg i dagens lokaler» (snitt 5,3), at «jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre» (snitt 5,7), at «jeg har enkelt tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre» (snitt 5,5), og at jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale» (snitt 5,7). Noe færre mente at de ikke var plaget av støy (snitt 4,9). Figur 26: Svarfordeling på spørsmål om konsentrasjon, alle respondenter. Vi har sett på hvilke spørsmål det er størst forskjell i svarene mellom de som har cellekontor og de som sitter i et åpent kontorlandskap. Figur 27 viser de ti spørsmålene med størst 73

162 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 forskjell i gjennomsnittsverdi for de to gruppene. Som man kan se er de seks øverste spørsmålene eller påstandene som har med ulike aspekter av konsentrasjon og skjerming mot forstyrrelser. Tilrettelegging for oppgaver med behov for dyp konsentrasjon 2,8 6,1 Det er enkelt for meg å konsentrere meg i dagens lokaler 3,2 6,1 Jeg er ikke plaget av støy i våre egne lokaler (kollegaer som prater, maskiner som bråker, etc.) 3,3 5,6 Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre når jeg trenger det Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre når jeg trenger det Jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale mens jeg er på jobb I det store og hele er min kontorplass godt egnet for det arbeidet jeg gjør. 3,9 4,1 4,2 4,4 6,1 6,3 6,3 6,1 De kontorlokalene vi har i dag gjør det enkelt å jobbe effektivt 3,8 5,5 De kontorlokalene vi har i dag er svært gode kontorlokaler 4,2 5,4 Tilrettelegging for ordinært arbeid foran PC 5,2 6, Helt uenig Helt enig Cellekontor, 1 per rom (n=2272) Åpent kontorlandskap (n=731) Figur 27: De ti spørsmålene hvor det er størst forskjell i svar mellom cellekontor og åpent kontorlandskap (alle respondenter). Det som kjennetegner et cellekontor er nettopp det at man sitter for seg selv på et rom og kan lukke døren for å skjerme seg selv og andre. Derfor er det ikke så overraskende at de som sitter i cellekontor scorer høyt på disse spørsmålene. Vi må imidlertid undersøke mer hvorfor de som sitter i åpne løsninger scorer såpass lavt. I mange moderne åpne kontorløsninger finnes det tilleggsarealer (stillerom, multirom, lesesaler, eller rom med andre betegnelser) hvor de som sitter på en åpen plass kan sette seg for å skjerme seg og konsentrere seg. Svarene ovenfor kan tyde på at de åpne løsningene i departementene i dag ikke har slike tilleggsarealer, eller at tilleggsarealene ikke blir brukt av medarbeiderne. Dette er det nødvendig å undersøke kvalitativt for å forstå. Innen forskningsfeltet på kontormiljøer handler konsentrasjon dels om hvor mye konsentrasjonsarbeidet ditt forstyrres av støy, enten fra kollegaer eller klimaanlegg, og dels hvilke muligheter du har for å kontrollere støyen, altså i hvilken grad du har individuell kontroll og privatliv. Så ser man gjerne på hvordan dette henger sammen med opplevelsen av tilfredshet, effektivitet eller helse. På engelsk brukes ordene «noise» og «privacy». Privatliv beskrives som «mulighet du har til å begrense andres tilgang til deg» 9, og det skilles ofte mellom akustisk og visuelt privatliv. Akustisk handler om at du har mulighet til å kontrollere prat eller annen støy, mens visuelt betyr at du har mulighet for å stenge ute uønsket observasjon. I tillegg vil flere innen feltet hevde at i dagens arbeidsliv må man 9 Vischer 2006 i Bodin Danielsson & Bodin 2009:242 74

163 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 utvide kategoriene til å inkludere avbrytelser og «støy» fra teknologiske verktøy og hjelpemidler som epost, chatteprogram o.l. 10 Tonen i forskningen er at respondenter som sitter i cellekontor opplever at lokalene legger bedre til rette for konsentrasjonsarbeid. En av hovedgrunnene til dette forklares med at ansatte i disse lokalene har mulighet for privatliv, og bedre mulighet for kontroll over fysisk og visuelt støy 11. I forskningen er det fleksible kontorer (uten fast plass) som følger tettest på cellekontorer hva gjelder opplevd tilfredshet og kontroll, forutsatt tilfredshet med variasjon i lokaler og høy valgfrihet En annen forklaring på hvorfor fleksikontorer scorer høyt, til tross for at de har blitt møtt med en del kritikk, er at de organisasjonene som har denne typen kontor har greid å utvikle en organisasjon som passer godt med typen av kontor; høy grad av valgfrihet og variasjon. 12 I det videre arbeidet med rom og funksjonsprogrammet danner resultatene fra spørreundersøkelsen grunnlag for flere kvantitative og kvalitative undersøkelser. Det blir her viktig å utforske hvordan det fysiske rommet kan legge tilstrekkelig til rette både for konsentrasjon og samarbeid, og ikke minst å utforske hvordan man kan gi de ulike kunnskapsarbeiderne nok frihet til å minimere det potensielle stresset som ulike former for kunnskapsintensivt arbeid kan gi. Dette innebærer også å videreutvikle beskrivelser av de ulike arbeidsformene vi ser konturene av, og utforske hvilke ulike funksjonelle behov disse arbeidsformene har Bruk av tid i kontorlokalene Respondentene i spørreundersøkelsen oppgir at de er på sin kontorarbeidsplass i snitt 66 % av arbeidstiden. Figur 28 viser fordelingen mellom kontortypene. 66 % i gjennomsnitt er noe lavere enn sammenlignbar virksomhet i Norge. 13 Det er noe variasjon mellom ulike kontortyper. Personer som sitter i delt kontor med 2-3 personer er de som tilbringer absolutt mest tid på egen kontorarbeidsplass. Respondenter som sitter i middels store åpne landskap er de som svarer at de tilbringer minst tid på egen kontorarbeidsplass (56 % av arbeidstiden). 10 Harvard Business Review, 2014 Balancing «We» and «Me» The best collaborative spaces also support solitude by Chritine Congdan, Donna Flynn and Melanie Redman 11 Bodin Danielson & Bodin Bodin Danielsson, & Bodin I tilsvarende spørreundersøkelser gjennomført av tegn_3 i norske offentlige etater svarer respondentene at de er på sin kontorarbeidsplass % av arbeidstiden. Dette er noe høyere enn registrering av faktisk arealbruk viser). 75

164 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Ved din egen kontorarbeidsplass Totalt Cellekontor Delt kontor (1 per rom) (2-3 per rom) Lite åpent landskap 4-9 per rom) Middels stort åpent landskap (10-24 per rom) Stort åpent landskap (flere enn 24 per rom) Figur 28: Svarfordeling på spørsmålet om tid brukt ved egen kontorarbeidsplass (alle respondenter). Kunnskapsintensivt arbeid gjennomføres ved kontorarbeidsplassen, og også ved andre steder på arbeidsstedet, som formelle og uformelle møteplasser og ulike former for fellesarealer, eller på hjemmekontor og andre tilgjengelige arealer utenfor arbeidsstedet. I spørreundersøkelsen ble respondentene også bedt om å svare hvor stor prosentandel av tiden som ble brukt på andre arbeidssteder enn egen kontorarbeidsplass. Vi ser også her at det er ulikhet mellom kontortypene (Se Figur 29: Svarfordeling på spørsmål om bruk av tid på andre steder enn egen kontorarbeidsplass). 76

165 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Totalt Cellekontor (1 per rom) Delt kontor (2-3 per rom) Figur 29: Svarfordeling på spørsmål om bruk av tid på andre steder enn egen kontorarbeidsplass (alle respondenter). - Respondenter med delekontor oppgir at de i mindre grad enn andre befinner seg utenfor kontorarbeidsplassene men har en markert oppsving på «annet». - Respondenter i middels store og store åpne landskap oppgir at de har større bruk av formelle møterom enn øvrige respondenter - Respondenter i mellomstore åpne landskap oppgir at de bruker uformelle arealer mer enn øvrige respondenter - Respondenter i mellomstore åpne landskap oppgir også at de er mer på tjenestereise enn øvrige respondenter. Åpne landskap har ofte uformelle møterom som ikke kan bookes som avlastningsrom for de som arbeider der. Medarbeidere som sitter i cellekontor oppgir at de bruker 4 % av tiden i slike rom, som også er det totale gjennomsnittet. Variasjonen mellom de ulike formene for åpne landskap og delekontor er relativt stor, og befinner seg på begge sider av cellekontor (2-6 %). Det er med andre ord relativt lav bruk av slike arealer. Medarbeiderne i alle former for delekontor og åpne landskap svarer mest negativt i forhold til snittet på spørsmålet om de har enkel tilgang til et arbeidsted hvor de ikke forstyrrer andre, eller ikke blir forstyrret av andre. Det er imidlertid ikke fra spørreundersøkelsen alene mulig å se om dette skyldes manglede tilgang på slike rom, eller organisatoriske eller tekniske forhold som gjør det vanskelig å ta i bruk slike rom. Dette er nødvendig å undersøke i den videre kartleggingen. 77

166 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Fysiske forhold og inneklima Fysisk arbeidsmiljø og funksjonalitet har ikke vært en sentral del av denne undersøkelsen, som primært fokuserer på arbeidsformer. Det var imidlertid en liten gruppe spørsmål som spurte etter noen sentrale arbeidsmiljøfaktorer, blant annet fordi dersom det fysiske arbeidsmiljøet er dårlig, har oppfatningen en tendens til også å smitte over på vurderingen av andre deler av arbeidet og omgivelsene. I Figur 30 ser man de samlede svarene for alle medarbeidere på fire spørsmål om fysiske arbeidsmiljøfaktorer: Lys, luft, temperatur og tilgjengelighet. Som vist scorer man totalt sett høyt på alle disse faktorene. Både for lysforhold, tilgjengelighet og brukbarhet sier mer enn 75 % av de som svarer at de er enige i at forholdene er gode, med et snitt på 5,5. Også luften oppleves som god, mens temperatur scorer noe lavere med et snitt på 4,6. Også her var det imidlertid mer enn 50 % som var enige i at temperaturen var behagelig. Figur 30: Svarfordeling på spørsmål om fysiske arbeidsmiljøfaktorer (alle respondenter). Det er verdt å merke seg at det også er store grupper som ikke er enige i at de fysiske arbeidsmiljøfaktorene er gode. Spesielt på luft og temperatur er det henholdsvis 23 % og 29 % som er en grad av uenig i at forholdene er gode. Dette representerer ganske mange medarbeidere. Sorterer vi resultatene for disse fysiske arbeidsmiljøfaktorene fordelt på bygg, blir fordelingen som vist i Figur 31. Da ser vi at det kun er i Kongens gt 8 og Grubbe gt 14 det scores rundt og under middels på alle faktorer. For de fleste andre er det enten jevnt over middels, eller høyt med noen få faktorer (som regel temperatur eller luft) som scorer dårlig. Gullhaug Torg er ganske høyt (opp mot 6,0) på alle faktorer. 78

167 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Kongensgate 8 - Akersgata 64 - Kirkegata 18 - KD Grubbegata 14 - Torggt DSS Glacisgata 1 - SMK Kongensgate 18- Y-blokka - DSS, R5 - DSS, KMD, T5 - DSS Victoria Terrasse - 7. juni-plassen - UD R6 - LMD, HOD G-blokka - FIN Henrik Ibsensgt 4 Grubbegata 1 - Gullhaug Torg 4 - JD Jeg synes temperaturen er behagelig Jeg opplever at luften er god Jeg har gode lysforhold Figur 31: Svarfordeling på spørsmål om fysiske arbeidsmiljøfaktorer (alle respondenter, fordelt på bygg). Sortert etter spørsmål om temperatur. 79

168 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.5 Tilfredshet med lokalene Spørsmål om tilfredshet med lokalene Spørreundersøkelsen har en gruppe av spørsmål som handler om medarbeidernes tilfredshet med kontorlokalene og arbeidet. Tilfredshet kan betraktes som et resultat av arbeidsformer og -oppgaver og opplevelsen av hvordan kontorlokalene legger til rette for dette arbeidet. Spørsmålene har form av påstander som medarbeiderne kan være enige eller uenige i. Figur 32: Svarfordeling på påstandene om tilfredshet med kontorlokalene (alle respondenter). Svarene er gjengitt i Figur 32, og viser at medarbeiderne mener sitt departement er et attraktivt sted å arbeide (snitt 5,8). De mener også at kontorplassen deres er godt egnet for det arbeidet de gjør (snitt 5,6). De er også enige i at kontorlokalene de har i dag er svært gode (5,1), at kontorlokalene gjør det enkelt å arbeide effektivt (5,0), og at kontorlokalene reflekterer godt den offentlige virksomheten de (dvs. departementene) ønsker å være (5,0). Merk at på det siste spørsmålet var det hele 7 % som svarte «vet ikke». Vurderingen av om lokalene legger godt til rette for prosjektarbeid (4,5) er nærmere middels. Det samme gjelder om man er stolt av å vise frem møterommene eller kontorlokalene til eksterne gjester (henholdsvis 4,6 og 4,5). Det er imidlertid en variasjon i svarene mellom departementer/bygg. Siden noen av spørsmålene spesifikt dreier seg om departement, viser vi nedenfor svarene fordelt på departementer. For å unngå mange grafer og mange datasett per graf, har vi valgt ut tre spørsmål: «Kontorlokalene er svært gode», «Kontorlokalene gjør det enkelt å jobbe effektivt» og «Jeg er stolt av å vise kontorlokalene frem til eksterne». Som man kan se varierer de to første nesten på samme måte fordelt på departement, men man kan f.eks. se at selv om 80

Arbeidsplassutforming

Arbeidsplassutforming Arbeidsplassutforming I dag ser vi endringer i arbeidslivet og i offentlig forvaltning. Arbeidsoppgaver og måter å samarbeide på har endret seg i de siste tiårene. Endringer i tjenesteyting, spesialisering

Detaljer

Bedre samhandling i nytt regjeringskvartal?

Bedre samhandling i nytt regjeringskvartal? Kommunal- og moderniseringsdepartementet Bedre samhandling i nytt regjeringskvartal? Carlo Thomsen, Prosjektsjef KMD Partnerforums høstkonferanse 28.11.2018 Overordnet om organisering, arbeidsdeling og

Detaljer

Arbeidsplassutforming

Arbeidsplassutforming Innlegg ved årsmøtet i NBEF Stavanger 10. april 2013 Arbeidsplassutforming i Arbeids- og velferdsdirektoratet - Bakgrunn - Kartlegging ved Company Pulse - Utvikling av ny løsning i Nav Bakgrunn 22.juli

Detaljer

IA- avtalen. Som følge av denne avtalen forpliktes partene til å medvirke til inkluderende arbeidsliv, jfr arbeidsmiljølovens 4,6.

IA- avtalen. Som følge av denne avtalen forpliktes partene til å medvirke til inkluderende arbeidsliv, jfr arbeidsmiljølovens 4,6. BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom Notat Saksnr.: 201621863-12 Saksbehandler: ANSC Emnekode: ESARK-1603 Til: Fra: Tor Corneliussen Anne Louise Schilbred Dato: 17. november

Detaljer

Hva saken gjelder: Saken omhandler nye rammer og føringer for arbeidsplassutforming for Bergen kommune.

Hva saken gjelder: Saken omhandler nye rammer og føringer for arbeidsplassutforming for Bergen kommune. Byrådssak 1385 /16 Arbeidsplassutforming for Bergen kommune MEGJ ESARK-1603-201621863-10 Hva saken gjelder: Saken omhandler nye rammer og føringer for arbeidsplassutforming for Bergen kommune. Arbeidsplassutformingen

Detaljer

2015 oktober. Bjørn Halvorsen

2015 oktober. Bjørn Halvorsen 2015 oktober Bjørn Halvorsen Medbestemmelsesrett. Det prinsipielle utgangspunkt i Grl 110 Nærmere Bestemmelser om Ansattes Medbestemmelsesret paa sin arbeidsplads, fastsættes ved Lov (Ikke til hinder for

Detaljer

Innlandet Fylkeskommune

Innlandet Fylkeskommune Innlandet Fylkeskommune Kartleggingsrapport kort versjon Rådgivere: Margit Hermundsgård og Mari Skogland Aktiviteter og innhold Innhold Rapporten er en første analyse av kartleggingen som blitt foretatt

Detaljer

KVU regjeringskvartalet

KVU regjeringskvartalet KVU regjeringskvartalet Pressekonferanse med overlevering 27. juni 2013 Metier AS, LPO arkitekter AS og OPAK AS Ferdigstillelse av konseptvalgutredning Side 2 Hva er en KVU - konseptvalgutredning Avgrensning

Detaljer

Fra kontor til landskap. Partnerforum 20.11.13

Fra kontor til landskap. Partnerforum 20.11.13 Fra kontor til landskap Partnerforum 20.11.13 Forskningsrådet flytter til nye lokaler på Lysaker juni 2014 Litt fler kvadratmeter enn i dag Går fra tre tilgrensende bygg til ett bygg Bedre samling av virksomheten

Detaljer

Smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser. Hva skal til?

Smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser. Hva skal til? Smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser Hva skal til? Tilpasset arbeidsoppgaver Smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser SMAP i 10 kapitler Prosess med bruker Beliggenhet Bygning Planløsninger

Detaljer

Rådhusprosjektet Vår nye arbeidsform

Rådhusprosjektet Vår nye arbeidsform Rådhusprosjektet Vår nye arbeidsform - 4.6.2015 - Attraktiv hovedstad i Nord Byen det er godt å bo i Antall innbyggere 70.000 Norges sikkerhets- og beredskapshovedstad Rådhusprosjektets bærende idé «Det

Detaljer

Innhold. Forord 5. Kapittel 2 Effektiv arbeidsdag? 37 Tanker og teorier om effektivitet 37 Er ledelse avgjørende for effektive organisasjoner?

Innhold. Forord 5. Kapittel 2 Effektiv arbeidsdag? 37 Tanker og teorier om effektivitet 37 Er ledelse avgjørende for effektive organisasjoner? Kapitteloversikt Kapittel 1 Farvel til normalarbeidsdagen? 15 Kapittel 2 Effektiv arbeidsdag? 37 Kapittel 3 Fleksibel arbeidsdag 57 Kapittel 4 IKT og organisering 87 Kapittel 5 Nye måter å kommunisere

Detaljer

Benchmarking Frokostmøte NBEF og Standard Norge

Benchmarking Frokostmøte NBEF og Standard Norge Benchmarking Frokostmøte NBEF og Standard Norge 21.03.2018 Margrethe Foss Senior Rådgiver Eiendomsledelse og FM/RE Innhold NS-EN 15221-7 Praktisk eksempel 20 min Hvorfor standarder? Hvorfor benchmarking?

Detaljer

Statsansatteundersøkelsen. Temahefte: Opplevelsen av digital tilstand

Statsansatteundersøkelsen. Temahefte: Opplevelsen av digital tilstand Statsansatteundersøkelsen 2018 Temahefte: Opplevelsen av digital tilstand Arbeidet med digitalisering nå og fremover Den digitale utviklingen påvirker virksomhetene i staten og den endrer arbeidshverdagen

Detaljer

NYTT REGJERINGSKVARTAL VARSEL OM ENDRET PLANAVGRENSNING INFOMØTE 16. FEBRUAR 2016

NYTT REGJERINGSKVARTAL VARSEL OM ENDRET PLANAVGRENSNING INFOMØTE 16. FEBRUAR 2016 NYTT REGJERINGSKVARTAL VARSEL OM ENDRET PLANAVGRENSNING INFOMØTE 16. FEBRUAR 2016 MILEPÆLER NYTT REGJERINGSKVARTAL KVU; 27. juni 2013 - Utredningsgrunnlag - anbefalt Øst alternativet KS1; 17. februar 2014

Detaljer

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Saksnr.: 2018/257 Løpenr.: 2356/2019 Klassering: 034 Saksbehandler: Jørn Reinert Werner Haabeth/Thore Desserud Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg 12.06.2019

Detaljer

Hvordan lykkes med moderne arbeidsformer og økt produktivitet i flytteprosesser?

Hvordan lykkes med moderne arbeidsformer og økt produktivitet i flytteprosesser? Hvordan lykkes med moderne arbeidsformer og økt produktivitet i flytteprosesser? Jan Kr. Karlsen, CEO Company Pulse AS jan@companypulse.no Begrense produktivitetsdropp i flytteprosjekter? Effektiv arbeidsdag?

Detaljer

arbeidsplass i åpent landskap

arbeidsplass i åpent landskap 1 arbeidsplass i åpent landskap Arbeidsplass i åpent landskap, supplert med et tilbud av spesialrom. Der det er mulig bør enheter og team lokaliseres i samme arbeidsareal eller blandes med noen som de

Detaljer

AKTIVITETSPLAN FOR BRUKERINVOLVERING

AKTIVITETSPLAN FOR BRUKERINVOLVERING AKTIVITETSPLAN FOR BRUKERINVOLVERING NYTT REGJERINGSKVARTAL 12402 ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM Digital versjon 1.0 29.04.2015 2 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, ansvaret for

Detaljer

Signe Marit Jevne. Stig Are Ø. Skoglund. Per Anders Bakke

Signe Marit Jevne. Stig Are Ø. Skoglund. Per Anders Bakke Referat Arbeidsgruppen kontorlokaler for sentraladministrasjonen Møte nr.: 02, Dato: 28.08.18 Referat: 28.08.18 Elin Kristensen Til stede: Prosjektleder Mari-Mette Solheim, Eiendom Arkitekt/ Ass. Prosjektleder

Detaljer

Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo

Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo Til: Lokalt arbeidsmiljøutvalg Dato: 27. mai 2016 Samlet arealløsning for Det juridiske fakultet dokumentasjon på ansattes medvirkning UiO har sammen med Entra

Detaljer

Plan for brukermedvirkning Viken fylkeskommune - Nytt arbeidsplasskonsept

Plan for brukermedvirkning Viken fylkeskommune - Nytt arbeidsplasskonsept Plan for brukermedvirkning Viken fylkeskommune - Nytt arbeidsplasskonsept For å lage et godt arbeidsplasskonsept, er det viktig å forstå virksomhetens arbeid og egenart. Dette innebærer at det samles informasjon

Detaljer

Spørreundersøkelse om aktiviteter og arealbruk

Spørreundersøkelse om aktiviteter og arealbruk Spørreundersøkelse om aktiviteter og arealbruk Overordnede resultater Desember 2017 Kunnskap for en bedre verden Svarprosent og indeks Ansatte: 42 % svarrate (ca 3000) Indeks alle: 68.7 Vitenskapelige

Detaljer

Hvordan lykkes med moderne arbeidsformer og økt produktivitet i flytteprosesser?

Hvordan lykkes med moderne arbeidsformer og økt produktivitet i flytteprosesser? Hvordan lykkes med moderne arbeidsformer og økt produktivitet i flytteprosesser? Jan Kr. Karlsen, CEO Company Pulse AS jan@companypulse.no Moderne arbeidsformer Effektiv arbeidsdag Begrense produktivitetsdropp

Detaljer

Elgesetergate 10 Innpill til arbeidsplassutforming

Elgesetergate 10 Innpill til arbeidsplassutforming Elgesetergate 10 Innpill til arbeidsplassutforming Arbeidsmønsterkartlegging for Fakultet for helse og sosialvitenskap/ Elgesetergate 10. Innspill til arbeidsplassutforming Revision 01 Innhold Hovedfunn

Detaljer

Samarbeid og medbestemmelse i prosessen med Nytt regjeringskvartal

Samarbeid og medbestemmelse i prosessen med Nytt regjeringskvartal Samarbeid og medbestemmelse i prosessen med Nytt regjeringskvartal På vegne av Akademikerne, NTL (LO stat), YS og Unio Siri Johnsen, omstillingstillitsvalgt Akademikerne - Stat 1 Hvem er vi? Akademikerne

Detaljer

Nytt Regjeringskvartal ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM

Nytt Regjeringskvartal ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM Nytt Regjeringskvartal ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM 01.11.2016 I oppdragsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) 26.06.2014 ble Statsbygg bedt om å starte arbeidet med rom- og funksjonsprogram

Detaljer

Svar fra IPS høring på rapport om arealkonsepter for NTNU

Svar fra IPS høring på rapport om arealkonsepter for NTNU 1 av 5 Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap Institutt for psykologi Notat Til: Gabriel Qvigstad Kopi til: Fra: Institutt for psykologi Svar fra IPS høring på rapport om arealkonsepter for NTNU

Detaljer

GODE PROSESSER STATSBYGGS ARBEID OG ERFARINGER

GODE PROSESSER STATSBYGGS ARBEID OG ERFARINGER GODE PROSESSER STATSBYGGS ARBEID OG ERFARINGER 9. mai 2017 Alexander Strand, avdelingsdirektør Byggherre-Undervisning Hege Maria Eriksson, direktør Rådgivning og tidligfase EKSEMPEL: - HIST TEKNOLIGIBYGG

Detaljer

Drøftingsnotat vedrørende arealkonsepter for NTNU

Drøftingsnotat vedrørende arealkonsepter for NTNU Drøftingsnotat vedrørende arealkonsepter for NTNU I forbindelse med videre arbeid med campussamling for i Trondheim, er rektor bedt om å gjøre vurdering av fordeling og organisering av framtidige arealer

Detaljer

Planlegging av sikkerhet i bygg Erfaring fra planleggingen av nytt regjeringkvartal

Planlegging av sikkerhet i bygg Erfaring fra planleggingen av nytt regjeringkvartal Planlegging av sikkerhet i bygg Erfaring fra planleggingen av nytt regjeringkvartal Øyvind Smedsrød Risk management konferanse NBEF 26.11.2015 Temaer Designprosessen til nå Statsbyggs byformforslag Planleggingsprosessen

Detaljer

Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Medarbeiderundersøkelsen 2007

Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Medarbeiderundersøkelsen 2007 Fornyings- og administrasjonsdepartementet Medarbeiderundersøkelsen 2007 Sammendrag av Medarbeiderundersøkelsen 2007 Spørreundersøkelsen er gjennomført på oppdrag for Fornyings- og administrasjonsdepartementet

Detaljer

Velkommen til NY28 NY TID

Velkommen til NY28 NY TID Velkommen til NY28 NY TID NY28 det nye signalbygget i Nydalsveien 28 stammer fra en tid da kontoret var et sted du oppholdt deg når du jobbet. I dag er jobben en mental tilstand som langt på vei er uavhengig

Detaljer

HiST Arbeidsmønsterkartlegging for AFT, AiTeL og HA

HiST Arbeidsmønsterkartlegging for AFT, AiTeL og HA HiST Arbeidsmønsterkartlegging for AFT, AiTeL og HA 0 Foto: HiST Sammendrag Det er gjennomført en arbeidsmønsterkartlegging ved HiST, (AFT, AiTeL og HA) 1, med det formål å bidra til beslutningsgrunnlag

Detaljer

25 år med mobil IT og nye arbeidsformer Hvordan blir framtidens arbeidsdag?

25 år med mobil IT og nye arbeidsformer Hvordan blir framtidens arbeidsdag? 25 år med mobil IT og nye arbeidsformer Hvordan blir framtidens arbeidsdag? I dette foredraget vil Gründerne i Move AS, Jan Kr. Karlsen (nå Company Pulse AS) og Leif B. Paulsen (Move AS) knytte teknologi

Detaljer

Kompetansestrategi for Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet

Kompetansestrategi for Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Kompetansestrategi for Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet 2016-2020 Mars 2016 INNHOLD Kompetansestrategi for BLD... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Hva er kompetanse?... 2 1.3 Utfordringer... 2

Detaljer

UNIVERSITETET I BERGEN. Sentraladministrasjonen 2020

UNIVERSITETET I BERGEN. Sentraladministrasjonen 2020 Sentraladministrasjonen 2020 Agenda Ressursgruppen har ordet: 1. Prinsipper for hvordan vi skal jobbe 2. Konsekvenser for samlokalisering i Ng5 3. Innkomne forslag vi har drøftet Prosjektledelsen har ordet:

Detaljer

1. CUMULUS Individuell kritikk

1. CUMULUS Individuell kritikk 1 1. CUMULUS Individuell kritikk 1. Organisering av bebyggelsen, utearealer og trafikk Cumulus foreslår 2 alternative måter å videreutvikle eksisterende fylkeshus, uten å disponere parkareal eller eksisterende

Detaljer

FORPROSJEKT NYTT RÅDHUS - UTFORMING AV ARBEIDSPLASSEN

FORPROSJEKT NYTT RÅDHUS - UTFORMING AV ARBEIDSPLASSEN SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak-dok. 16/04882-11 Saksbehandler Sidsel Haugen Saksbehandler i Sandnes Eiendomsselskap KF Jarle Angelsen Behandles av Styret Sandnes Eiendomsselskap KF HAMU Sakstype

Detaljer

Oslo universitetssykehus HF

Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 30. april 2015 Saksbehandler: Prosjektleder Lars Erik Kjekshus Vedlegg: SAK 34/2015 PROSJEKT GJENNOMGANG OG UTVIKLING AV ORGANISERINGEN AV OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS

Detaljer

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2005

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2005 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2005 Lillehammer kommune - samlet resultat Balansert virksomhetsstyring i Lillehammer kommune Om undersøkelsen Nettbasert, invitasjon sendt ut pr. e-post 1). Åpen 9.12.2005-9.1.2006

Detaljer

NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr

NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr. 2 14.09.16 Kjære kollegaer i nye NAV Sandefjord! Mange av oss er involvert i mange grupper og prosesser knyttet til nytt NAV kontor. Samtidig er det også mange

Detaljer

MU Eksempelrapport. Antall besvarelser: 17. Eksempelrapport. Svarprosent: 100%

MU Eksempelrapport. Antall besvarelser: 17. Eksempelrapport. Svarprosent: 100% Antall besvarelser: 17 MU 2015 Svarprosent: 10 RESULTATER PER HOVEDOMRÅDE 01 Figuren nedenfor viser gjennomsnittsresultatet på de ulike hovedområdene i medarbeiderundersøkelsen. Gjennomsnittet er beregnet

Detaljer

MELLOMROM OG EIENDOMSMEGLER 1 PRESENTERER ST. JAKOBS PLASS

MELLOMROM OG EIENDOMSMEGLER 1 PRESENTERER ST. JAKOBS PLASS MELLOMROM OG EIENDOMSMEGLER 1 PRESENTERER ST. JAKOBS PLASS INNLEDNING HVA KJENNETEGNER EN GOD ARBEIDSPLASS? 1. God beliggenhet 2. Fleksibelt bygg i forhold til valg av løsninger 3. Optimal soneinndeling

Detaljer

Statsansatteundersøkelsen Temahefte: Innovasjonsklima i staten

Statsansatteundersøkelsen Temahefte: Innovasjonsklima i staten Statsansatteundersøkelsen 2018 Temahefte: Innovasjonsklima i staten Klima for innovasjon UNDERSØKELSEN MÅLER MILJØET OG RAMMEBETINGELSENE FOR INNOVASJON Innovasjon i staten handler om å fornye eller lage

Detaljer

POLITIETS MEDARBEIDER- UNDERSØKELSE 2011 HOVEDRAPPORT

POLITIETS MEDARBEIDER- UNDERSØKELSE 2011 HOVEDRAPPORT POLITIETS MEDARBEIDER- UNDERSØKELSE 2011 HOVEDRAPPORT 1 OPPSUMMERING - 9.995 av 14.089 medarbeidere valgte å delta i undersøkelsen og gir en svarprosent på 71%. Høyeste svarprosent ved Salten pd og Søndre

Detaljer

En campus for framtiden

En campus for framtiden En campus for framtiden Status pr 31.januar 2014 Kunnskap for en bedre verden Kunnskap for en bedre verden Kunnskap for en bedre verden 3 Eksisterende tiltak FRIPRO SFI/SFF/ FME EU Kavli/ Jebsen NTNU Toppforskning

Detaljer

Analyse av personalundersøkelsen i Buskerud 2011

Analyse av personalundersøkelsen i Buskerud 2011 Rapport 7/2011 Analyse av personalundersøkelsen i Buskerud 2011 Utdanningsavdelingen Forord Denne utviklingsrapporten bygger på en kvantitativ spørreundersøkelse som er gjennomført i utdanningsavdelingen

Detaljer

Allmøte Kjeller

Allmøte Kjeller 25. MAI 2018 Allmøte Kjeller 08.05.2018 Snakkepunkter Asbjørn Seim Kort om bakgrunn for saken 9. mars 2016 fikk administrasjonen følgende mandat av styret: Styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus ber om

Detaljer

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2006

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2006 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2006 Lillehammer kommune - samlet resultat Om undersøkelsen Nettbasert, invitasjon sendt ut pr. e-post 1) Åpen 1.12.2006-5.1.2007 Sendt til 2 456 personer (2 379 i 2005) Mottatt

Detaljer

AVANT 2 DIFIS VERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIGE VIRKSOMHETER SPØRRESKJEMA

AVANT 2 DIFIS VERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIGE VIRKSOMHETER SPØRRESKJEMA AVANT 2 DIFIS VERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER I STATLIGE VIRKSOMHETER SPØRRESKJEMA AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER 2 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE VEILEDNING TIL SPØRRESKJEMAET I medarbeiderundersøkelsen

Detaljer

Utgangspunkt 1: Et velfungerende samfunn inneholder nødvendig mangfold, er sammensatt og variert nok til å inkludere alle.

Utgangspunkt 1: Et velfungerende samfunn inneholder nødvendig mangfold, er sammensatt og variert nok til å inkludere alle. 1984 1984 Utgangspunkt Boligvekstutvalget Skulle fremme kortsiktige og langsiktige forslag til tiltak som vil bidra til økt boligbygging med kvalitet Det er samtidig en erkjennelse om at Boligbygging er

Detaljer

DOKUMENTASJON. AV LØSNING ARBEIDSPLASSUTFORMING NTNU-Sit Presentasjon

DOKUMENTASJON. AV LØSNING ARBEIDSPLASSUTFORMING NTNU-Sit Presentasjon DOKUMENTASJON AV LØSNING ARBEIDSPLASSUTFORMING NTNU-Sit Presentasjon 05.02.18 Innledning På bakgrunn at det er ønske om spesifikk dokumentasjon i forhold til utredning av arbeidsplassløsning for NTNU-Sit

Detaljer

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2008

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2008 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2008 Lillehammer kommune - samlet resultat Om undersøkelsen Nettbasert, invitasjon sendt ut pr. e-post 1) Åpen 3.12.2008-8.1.2009 Sendt til 2 707 personer (2 703 i 2007) Mottatt

Detaljer

Framtidens arbeidsplasser status for arbeid med optimalisering av arealbruk og innleie av administrasjonsarealer

Framtidens arbeidsplasser status for arbeid med optimalisering av arealbruk og innleie av administrasjonsarealer Saksnr.: 2018/7652 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 7861/2019 Klassering: 610 Saksbehandler: Voica D. Imrik Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet Framtidens arbeidsplasser status for arbeid

Detaljer

NMBUs Campusplan

NMBUs Campusplan NMBUs Campusplan 2017 2020 2040 1 Universitetsstyremøte 2 NMBUs Campusplan 2017 2020 2040 Innhold: God plass, store muligheter Mulighetsrommet i dagens campusareal Effektivisering og optimalisering Arealnormer

Detaljer

Kundereisen Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse/kravspesifikasjon Konkurransegrunnlag for anskaffelse av Kundereisen 2016

Kundereisen Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse/kravspesifikasjon Konkurransegrunnlag for anskaffelse av Kundereisen 2016 *Foto: se siste side. Kundereisen 2016 Anskaffelse av kundereiseprosess basert på kvalitativ metode og design thinking relatert til tjenesteutvikling. Dette dokumentet gir en rask oversikt over Kundereisen

Detaljer

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda

Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Saksnr.: 2018/257 Løpenr.: 3189/2019 Klassering: 034 Saksbehandler: Jørn Reinert Werner Haabeth Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg 29.08.2019 Fellesnemnda

Detaljer

Kunnskap for en bedre verden.

Kunnskap for en bedre verden. Kunnskap for en bedre verden www.ntnu.no/campusutvikling Jeg kan fortelle at regjeringen går inn for én, felles campus i området rundt Gløshaugen. 8. september 2015 Kunnskap for en bedre verden 2 MUSIKK

Detaljer

Lars Klemsdal Arbeidsforskningsinstituttet Forsker, NAV-evalueringen

Lars Klemsdal Arbeidsforskningsinstituttet Forsker, NAV-evalueringen Lars Klemsdal Arbeidsforskningsinstituttet Forsker, NAV-evalueringen Modul 3: Lokal iverksetting Samarbeid AFI/ FAFO, HiVE Eksplorerende casestudier av 18 NAV-kontor og deres omgivelser: intervjuer, observasjon,

Detaljer

Endringsoppgave: Fra en gruppe ledere, til en ledergruppe

Endringsoppgave: Fra en gruppe ledere, til en ledergruppe Endringsoppgave: Fra en gruppe ledere, til en ledergruppe Nasjonalt topplederprogram Anne Kathrine Karlsen Sarpsborg, 5. april 2017 1. Bakgrunn og organisatorisk forankring for endringen Senter for laboratoriemedisin

Detaljer

Dovre Group og Transportøkonomisk institutt Fremtidig regjeringskvartal

Dovre Group og Transportøkonomisk institutt Fremtidig regjeringskvartal SAMMENDRAG Dovre Group og Transportøkonomisk institutt har på oppdrag fra Finansdepartementet og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet gjennomført ekstern kvalitetssikring av konseptvalgutredningen

Detaljer

PILESTREDET PARK 7. Sentrumsnært næringsbygg. Gå til innholdsfortegnelse

PILESTREDET PARK 7. Sentrumsnært næringsbygg. Gå til innholdsfortegnelse PILESTREDET PARK 7 Sentrumsnært næringsbygg Utdanning Offentlig sektor/kontor Gå til innholdsfortegnelse Helse INNHOLD 03 Eiendommen 05 Beliggenheten 09 Kart 10 18 24 25 Kontorareal Planløsning Teknisk

Detaljer

Den paradoksale kunnskapsarbeidsplassen en balansekunst i støy fra interaksjoner og kunnskapsdeling

Den paradoksale kunnskapsarbeidsplassen en balansekunst i støy fra interaksjoner og kunnskapsdeling NAS Høstmøte 2007 Den paradoksale kunnskapsarbeidsplassen en balansekunst i støy fra interaksjoner og kunnskapsdeling Kari Hovin Kjølle PhD-stipendiat/forsker SINTEF NTNU, Fakultet for Arkitektur og billedkunst,

Detaljer

Virksomhetsstrategi Justis- og beredskapsdepartementet

Virksomhetsstrategi Justis- og beredskapsdepartementet 1 Virksomhetsstrategi 2018-2021 Justis- og beredskapsdepartementet 3 Innledning Vi skal de neste årene levere på mange viktige samfunnsområder som er i kontinuerlig utvikling. Det stiller store krav til

Detaljer

S 33/09 Utkast til utviklingsplanen

S 33/09 Utkast til utviklingsplanen Interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB S 33/09 Utkast til utviklingsplanen Arbeidet med utviklingsplanen er i forsinket, og dette innebærer at interimsstyret og institusjonsstyrne

Detaljer

SKISSE VISER EN JUSTERING MED 200ARBEIDSPLASSER (Diskutert i møte)

SKISSE VISER EN JUSTERING MED 200ARBEIDSPLASSER (Diskutert i møte) SKISSE VISER EN JUSTERING MED 200ARBEIDSPLASSER 04.12.17. (Diskutert i møte) FORSLAG SLIK DET FORELÅ i KONKURRANSEFORSLAGET. 5.etg. 6.etg. NY LØSNING TILPASSET MED MINST MULIG JUSTERINGER I FORHOLD TIL

Detaljer

Fremtidens kontor. Presentasjon for BSY. Holmen Fjordhotell GEIR ODD MÅLSNES 181012. LINK arkitektur

Fremtidens kontor. Presentasjon for BSY. Holmen Fjordhotell GEIR ODD MÅLSNES 181012. LINK arkitektur Fremtidens kontor Presentasjon for BSY Holmen Fjordhotell GEIR ODD MÅLSNES 181012 LINK arkitektur Skandinavia MORSELSKAP: LINK arkitektur AS EIERE : WSP Sverige AB (20%) Multiconsult AS (32%) De opprinnelige

Detaljer

Den viktigste funksjonen campus har er å legge til rette for at folk møtes for faglig og sosial samhandling.

Den viktigste funksjonen campus har er å legge til rette for at folk møtes for faglig og sosial samhandling. SAMLENDE Campus bidrar til felleskap Campus samler fagmiljø Campus er konsentrert Campus har synlige og lett tilgjengelige møteplasser Den viktigste funksjonen campus har er å legge til rette for at folk

Detaljer

Behov og kapasitet for kontorarbeidsplasser

Behov og kapasitet for kontorarbeidsplasser Behov og kapasitet for kontorarbeidsplasser Utredningstema 3b Registreringer og analyser av dagens situasjon Utredningsbehov: Beskrive eksisterende handel og kontorarbeidsplasser i sentrum. Metodikk: Sammenstilling

Detaljer

Tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet

Tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet -Ein tydeleg medspelar Tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet MTM 2018 - Møre og Romsdal fylkeskommune Kriterier for gjennomføring av tiltak Kriterium Kartleggingen bør foregå i samsvar med norsk lov- og

Detaljer

tnnnerred SNMKDMMUNE 4 å GES 2908

tnnnerred SNMKDMMUNE 4 å GES 2908 tnnnerred SNMKDMMUNE 4 å GES 2908 Til Rådmannen Verdal Kommune VEDLEGG TIL SAK ANG. SAMMENBYGGING AV NAV SINE LOKALER, KINOGÅRDEN OG FOKUSBYGGET Vi er informert om at saken skal oppi formannskapet 06.03.08.

Detaljer

Fusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet?

Fusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet? Fusjon UiT-HiTø - hvordan ivaretas personalet? Seminar FBF/FAP 12. desember 2008 Personalbehandling i forhold til endringsprosesser Vilkår for den enkeltes engasjement og deltakelse i endringsprosesser

Detaljer

Invitasjon til dialogkonferanse. Prosjekt Livsvitenskap, Universitetet i Oslo

Invitasjon til dialogkonferanse. Prosjekt Livsvitenskap, Universitetet i Oslo Invitasjon til dialogkonferanse Prosjekt Livsvitenskap, Universitetet i Oslo 1. Innhold 1 Innledning... 3 2 Om prosjektet... 3 3 Dialogprosessen... 4 4 Dialogkonferanse... 5 1 Innledning Statsbygg skal

Detaljer

Overordnede kommentarer til resultatene fra organisasjonskulturundersøkelse (arbeidsmiljøundersøkelse) ved Kunsthøgskolen i Oslo

Overordnede kommentarer til resultatene fra organisasjonskulturundersøkelse (arbeidsmiljøundersøkelse) ved Kunsthøgskolen i Oslo Overordnede kommentarer til resultatene fra organisasjonskulturundersøkelse (arbeidsmiljøundersøkelse) ved Kunsthøgskolen i Oslo Prof. Dr Thomas Hoff, 11.06.12 2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning...4 2

Detaljer

MEDARBEIDERUNDERSØKELSE

MEDARBEIDERUNDERSØKELSE AVANT WEBVERKTØY FOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSER 2 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE VEILEDNING TIL SPØRRESKJEMAET I medarbeiderundersøkelsen ønsker vi at du gir uttrykk for din opplevelse av viktige sider ved din

Detaljer

SMNs nye hovedkvarter: Bankens målsettinger og arkitektoniske konsekvenser. Nytt hovedkontor for SpareBank1 SMN i Søndre gate

SMNs nye hovedkvarter: Bankens målsettinger og arkitektoniske konsekvenser. Nytt hovedkontor for SpareBank1 SMN i Søndre gate Nytt hovedkontor for SpareBank1 SMN i Søndre gate Program for konkurransen Gjør ditt skip vakkert og godt mannskap vil følge deg Program for konkurransen PLANLØSNING GENERALITET FLEKSIBILITET PUBLIKUMSRETTA

Detaljer

S T. JA KO B S P L AS S 9 INNLEDNING S K I S S E P R O S J E K T. manthey kula 14. februar 2014

S T. JA KO B S P L AS S 9 INNLEDNING S K I S S E P R O S J E K T. manthey kula 14. februar 2014 S T. JA KO B S P L AS S 9 INNLEDNING N y e l o k a l e r f o r : R e g i o n s ko n t o r, K r i m i n a l o m s o r g e n r e g i o n v e s t H o r d a l a n d f r i o m s o r g s s ko n t o r B e r g

Detaljer

Åpne kontorlandskap? Åse Charlotte Sommerseth Fysioterapeut/HMS-rådgiver

Åpne kontorlandskap? Åse Charlotte Sommerseth Fysioterapeut/HMS-rådgiver Åpne kontorlandskap? Åse Charlotte Sommerseth Fysioterapeut/HMS-rådgiver Bakgrunn Ønske om tema fra forrige samling Vårs rolle som bedriftshelsetjeneste: primærforebygging skal være hovedfokus Utarbeider

Detaljer

Campusutvikling Kronstad Styreseminar 6.mars Knut Vindenes Prosjektleder Campusutvikling Kronstad 2020

Campusutvikling Kronstad Styreseminar 6.mars Knut Vindenes Prosjektleder Campusutvikling Kronstad 2020 Campusutvikling Kronstad 2020 Styreseminar 6.mars 2019 Knut Vindenes Prosjektleder Campusutvikling Kronstad 2020 Hva er prosjekt Campusutvikling Kronstad 2020 Fra saksfremlegget til styret 31.01.19: K2

Detaljer

Nørvasund skole 2012. To skoler sammenslått

Nørvasund skole 2012. To skoler sammenslått Nørvasund skole 2012 To skoler sammenslått Spesialskole + vanlig skole = forsterka skole Fra vanlig klasseromsundervisning teamorganisert skole. Et team pr. årstrinn som har svært stor frihet innenfor

Detaljer

Flytting skaper forandringsvilje. DFM netværk torsdag 23.januar 2014

Flytting skaper forandringsvilje. DFM netværk torsdag 23.januar 2014 Flytting skaper forandringsvilje DFM netværk torsdag 23.januar 2014 SIRI ZACHARIASSEN (51) 26 års erfaring fra mediebransjen: journalist (11 år) og ulike lederroller (15 år) NRK: 8 år Fredriksstad Blad:

Detaljer

Arbeidsmiljøundersøkelsen ved NTNU Det Medisinske Fakultet (DMF)

Arbeidsmiljøundersøkelsen ved NTNU Det Medisinske Fakultet (DMF) 1 Arbeidsmiljøundersøkelsen ved 2007 - Det Medisinske Fakultet () Et verktøy for utvikling av arbeidsmiljø ved Utviklet internt i for Gir et oversiktsbilde over situasjonen på utvalgte områder Skal kun

Detaljer

Konseptvalgutredning for Norges musikkhøgskoles arealbehov

Konseptvalgutredning for Norges musikkhøgskoles arealbehov 2/19 Konseptvalgutredning for Norges musikkhøgskoles arealbehov - 19/00098-2 Konseptvalgutredning for Norges musikkhøgskoles arealbehov : Konseptvalgutredning for Norges musikkhøgskoles arealbehov ORIENTIERINGSSAK

Detaljer

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2007

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2007 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2007 Lillehammer kommune - samlet resultat Om undersøkelsen Nettbasert, invitasjon sendt ut pr. e-post 1) Åpen 3.12.2007-6.1.2008 Sendt til 2 503 personer (2 456 i 2006) Mottatt

Detaljer

Oppfølging av Mulighetsstudie 2 for lokalisering av FKD sine etater på Nordnes. Alternativ 1 c og 1d

Oppfølging av Mulighetsstudie 2 for lokalisering av FKD sine etater på Nordnes. Alternativ 1 c og 1d Oppfølging av Mulighetsstudie 2 for lokalisering av FKD sine etater på Nordnes Alternativ 1 c og 1d 20.07.2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN, FØRINGER OG ANBEFALING... 2 1.1 Bakgrunn og utgangspunkt for

Detaljer

Rådmannen har tiltro til, og en klar forventning om, at alle ansatte i Verran kommune bidrar til at vi når våre mål.

Rådmannen har tiltro til, og en klar forventning om, at alle ansatte i Verran kommune bidrar til at vi når våre mål. Til ansatte i Verran kommune Rådmannen ønsker å tydeliggjøre sine forventninger til det arbeidet som skal gjøres i 2012. Dette blant annet gjennom et forventningsbrev. Forventningsbrevet er innrettet slik

Detaljer

ETABLERING AV LEDELSE

ETABLERING AV LEDELSE SAMMENDRAG Dokumentet beskriver bakgrunn, behov og gjennomføring for etableringen av ledelsesnivået i Haugaland brann og redning iks. ETABLERING AV Dag Botnen brannsjef LEDELSE Haugaland brann og redning

Detaljer

Fagdag. Geir Leine Auestad

Fagdag. Geir Leine Auestad Fagdag Geir Leine Auestad Program 1. Introduksjon Kort info om skjema, formål og utfylling. Litt om fargene og dele i grupper 2. Gruppearbeid +pause 3. Framlegg og teori Diversity Icebreaker Dette spørreskjemaet

Detaljer

LEDER- OG PERSONALUTVIKLING

LEDER- OG PERSONALUTVIKLING LEDER- OG PERSONALUTVIKLING TEAMUTVIKLING, LEDELSE OG KOMMUNIKASJON BAKGRUNN, OPPLEGG OG GJENNOMFØRING INNLEDNING Lederrollen er en av de mest krevende og komplekse oppgaver i bedriften. Etter hvert som

Detaljer

HIST FHS REFERAT FRA OPPSTARTMØTE MED PROGRAMMERINGSARKITEKT

HIST FHS REFERAT FRA OPPSTARTMØTE MED PROGRAMMERINGSARKITEKT 1 av 5 Christian Brødreskift, HiST (CB) Cathrine Lerche, Lerche Arkitekter (CL) Svein Bjoland, Lerche Arkitekter (SB) Tore Berg, PL, Statsbygg (TB) Åsne Fjellanger, FA, Statsbygg (ÅF) Vår saksbehandler:

Detaljer

Dvelja Nye Bodø Rådhus SAMSPILL MED BYBILDET ROM FOR RELASJONER Rådhuset befinner seg i overgangssonen mellom to ulike deler av bybildet: på den ene siden det tettbygde strøket som tilsvarer det opprinnelige

Detaljer

Medarbeidertilfredshet. kommuneorganisasjonen

Medarbeidertilfredshet. kommuneorganisasjonen Lunner kommune Medarbeidertilfredshet i kommuneorganisasjonen RESULTATER 2013 1 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Oppbygging av undersøkelsen... 3 1.3 Gjennomføring, utvalg og

Detaljer

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2009

MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2009 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2009 Lillehammer kommune - samlet resultat Om undersøkelsen Nettbasert, invitasjon sendt ut pr. e-post 1) Åpen 14.12.2009-20.1.2010 Sendt til 2 720 personer (2 707 i 2008) Mottatt

Detaljer

PROGRAM FOR TOPPLEDERGRUPPER I STATEN

PROGRAM FOR TOPPLEDERGRUPPER I STATEN 1 PROGRAM FOR TOPPLEDERGRUPPER I STATEN Hensikten med Program for toppledergrupper er å bidra til bedre ledelse i staten. Regjeringens Program for bedre styring og ledelse 1 i staten har bedre ledelse

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR UTFORMING AV SKATTEETATENS ARBEIDSPLASSER

RETNINGSLINJER FOR UTFORMING AV SKATTEETATENS ARBEIDSPLASSER RETNINGSLINJER FOR UTFORMING AV SKATTEETATENS ARBEIDSPLASSER FORORD Formålet med retningslinjene for utforming av Skatteetatens arbeidsplasser, heretter referert til som "retningslinjene", er at de skal

Detaljer

Omstillingsdokument Innlandet fylkeskommune

Omstillingsdokument Innlandet fylkeskommune Omstillingsdokument Innlandet fylkeskommune Side 1 av 5 1. Innledning Fylkestingene i Hedmark og Oppland vedtok 15. januar 2018 sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommuner. Omstillingsdokumentet

Detaljer

RFI - Innovative tjenester - Anskaffelse av rammeavtale for brukerprosesser

RFI - Innovative tjenester - Anskaffelse av rammeavtale for brukerprosesser Rammeavtale for - Anskaffelse 1 AV 5 RFI - - Anskaffelse av rammeavtale for Vedlegg 1- Formål med løsningen og retningslinjer for RFI besvarelse Rammeavtale for - Anskaffelse Innhold 1 Beskrivelse av prosjektet...

Detaljer

Arealbruk i Oslo-skolene

Arealbruk i Oslo-skolene Arealbruk i Oslo-skolene Konferanse om rehabilitering av skoleanlegg Lillestrøm, 28.10.05 Sivilarkitekt Sidsel Jerkø, Byggforsk 01.11.2005 1 Disposisjon Bakgrunn for prosjektet / hensikten Om kildemateriale

Detaljer

Nærværsarbeid i Skatteetaten

Nærværsarbeid i Skatteetaten Nærværsarbeid i Skatteetaten IA-konferansen, Oslo 13.januar 2015 Klaas Smith Skattedirektoratet HR-stab 1 Skatteetatens samfunnsoppdrag I Skatteetaten jobber 6500 ansatte mot samme mål; å sikre finansieringen

Detaljer