Kravspesifikasjon Rullestoltransport i TT-tjenesten

Transkript

1 Kravspesifikasjon Rullestoltransport i TT-tjenesten Kravspesifikasjonen beskriver Oslo kommunes behov og krav til rullestoltransport i TT-tjenesten.

2 Side 2 av 37

3 Side 3 av 37 1 Innledning TT-tjenesten i Oslo kommune TT-forskriften Endring Antall TT-brukere Aktører og ansvarsavgrensing Velferdsetaten Bydelene Kortleverandør Kjørekontoret Bestillingsmottak Planleggingstjeneste Samkjørt drosje Direktebestilt drosje Fritidsreiser i drosje Oppdraget Mål for gjennomføring av TT-tjenesten Omfang Timeuttak Historisk timeuttak Innleietid Skjema og varsling av innleietid Bilens nummer Fakturaberegning Baseområde Pauser... 16

4 Side 4 av Kjørelisten TT-brukerne Overordnet Fast sjåførgruppe for brukere med særskilte behov Telefonkontakt mellom pårørende og sjåfører Reisen Bruk av PDA Pålogging på PDA Rapportering Avvik og hendelser GPS-posisjonering Gardermoen Festing av rullestol under transport Kapasitet Overholdelse av lover og regler Identifikasjon Samarbeid mellom transportør og kjørekontor Ansvar for kjøre- og hviletid Krav til biler og utstyr Overordnete krav Kapasitet og størrelse på biler Innredning, dør- og stolarrangement Feste og sikkerhet Inn- og utkjøring av rullestol i spesialbilen Trappeklatrer Bomnøkler Bilens utseende Daglig kontroll og renhold av bil... 23

5 Side 5 av Miljøkrav Alder på biler Andre kjøreoppdrag Krav til kommunikasjonsløsninger Mobiltelefon PDA Funksjonelle krav Tekniske krav Nettverk Installering av programvare Sikkerhet og kostnader Krav til sørvis og kompetanse Overordnet mål Krav til profesjonalitet Krav til sjåførenes kompetanse Generelle krav Norskkunnskaper Kunnskap om gate- og veinett Krav til sjåførinstruks Krav til kursing Sjåførens plikter Ledsager Egenandel Bomtur Varsling ved forsinkelser Kjøretid Stans underveis Kjøringens karakter... 29

6 Side 6 av Røyking og spising Hygienekrav og hensyn til lukt Dyr Uniform og legitimasjon Sikkerhet Skade på passasjeren, passasjerens utstyr eller tredjemanns eiendom Avgrensning av transportørs oppgaver Krav til administrative funksjoner Koordinator Oversikter til kjørekontor Egenandelskuponger Kvalitetskontroller Avvikshåndtering Klagehåndtering Kvartals- og årsrapportering Implementeringsfase Definisjoner... 34

7 1 Innledning Side 7 av 37 Kravspesifikasjonen tar for seg de behov og krav transportør skal ivareta for at Oslo kommune kan sikre TT-brukere en tilfredsstillende transporttjeneste. Anskaffelsen omfatter i hovedsak all rullestoltransport i TT-tjenesten for Oslo kommune. Oppdraget er basert på innleie av biler, inkludert sjåfør og utstyr, til gjennomføring av transport. Det er anledning til å gi tilbud på 1/3 av oppdraget, 2/3 av oppdraget og 100 % av oppdraget: Andel av oppdraget Minimum årlig uttak av timer Krav til antall rullestolbiler Varighet Opsjon 1/3 av oppdraget timer 21 2 år og 6 mnd +1 år 2/3 av oppdraget timer 42 2 år og 6 mnd +1 år 100 % av oppdraget timer 63 2 år og 6 mnd +1 år 2 TT-tjenesten i Oslo kommune Dette kapitlet gir en kort beskrivelse av dagens TT-tjeneste i Oslo kommune. 2.1 TT-forskriften Forskrift for transport av funksjonshemmede, Oslo kommune, vedtatt av bystyret i Oslo 18. desember 2003, regulerer hvem som kan innvilges reisetilbud og omfang av reisetilbudet. Formålet er å sikre at personer med forflytningshemming som ikke kan nytte ordinær kollektivtransport, skal ha et annet transporttilbud. Transporttilbudet gjelder for transport innen Oslo og Akershus. Bystyret fastsetter hvert år egenandeler og kvoter for fritidsreiser. TT-brukerne kan i tillegg til fritidsreiser få faste reiser til arbeid, høyere utdanning, videregående skole, aktivitetsskole, spesialbarnehage, dagsenter og varig tilrettelagt arbeid, avhengig av aldersgruppe og transportbehov. Denne transporten omtales som faste reiser i dette dokumentet. Egenandel per reise i 2013 er kr 23 for TT-brukere under 18 år, og kr 46 for TT-brukere over 18 år. Det er egne takster for Akershus-kjøring og reiser til Gardermoen. Det er månedlig

8 Side 8 av 37 egenandelstak på kr 460 for TT-brukere som er i yrkesaktiv alder og har transport til arbeid, høyere utdanning eller dagsenter. TT-brukerne har rett til å ha med seg ledsagere under transporten. TT-brukers tid i bilen må normalt ikke overstige 1 time. 2.2 Endring Staten innfører en transportordning for reiser til arbeid og høyere utdanning som også vil omfatte TT-brukere i Oslo. For denne kontrakten vil endringen innebære at faste reiser til arbeid og høyere utdanning i løpet av 2014 vil overføres til staten. Planlagt dato for overføringen er , men kan bli endret. Vi anslår at 250 av Oslo kommunes brukere vil kvalifisere til statlig transportløsning. Anslagsvis utgjør dette totalt turer årlig som vil overføres til staten. Tallene er usikre da endelig regelverk for hvem som kvalifiserer til statlig transportløsning ikke er fastsatt. For denne kontrakten antar vi at det vil berøre 55 brukere og utgjøre turer. Det skal anskaffes nytt kjørekontor og korttjeneste i løpet av kontraktsperioden. Det kan bli endringer i den forbindelse. Dersom disse endringene medfører kostnader for transportør vil kostnader ut over NOK dekkes av oppdragsgiver. Oslo kommune har som mål å øke samkjøringsgraden, og jobber kontinuerlig for å nå målet. For rullestoltransport kan dette medføre at antall innleietimer reduseres ifht. historisk timeuttak. TT-ordningen er politisk styrt, og endringer kan forekomme på grunn av politiske vedtak. I april 2013 foreslo byrådet å legge om fritidsreisene i TT-ordningen. Saken er i skrivende stund fortsatt til behandling i bystyret. Dersom saken vedtas, vil fritidsreisene i denne kontrakten erstattes av tilsvarende reiser som bydelene tilbyr sine brukere, til samme typer reiseformål som innenfor TT-ordningen, eksempelvis dagsenterreiser. 2.3 Antall TT-brukere Totalt er det ca TT-brukere i Oslo kommune. Av disse er ca rullestolbrukere og ca gående brukere under 67 år som har rett til faste reiser. Tabellen nedenfor viser utviklingen i antall TT-brukere de siste tre årene Rullestolbrukere Gående Totalt

9 Side 9 av 37 3 Aktører og ansvarsavgrensing Dette kapitlet gir en oversikt over aktører som deltar i den daglige driften av TT-tjenesten. 3.1 Velferdsetaten Velferdsetaten i Oslo kommune har ansvar for koordinerende administrative oppgaver og kontraktsoppfølging knyttet til TT-tjenesten, inkludert dette oppdraget. 3.2 Bydelene Oslo kommune er inndelt i 15 bydeler som har ansvar for all saksbehandling knyttet til brukergodkjenning. De vurderer om søker er kvalifisert, utsteder TT-kort og følger opp den enkelte TT-bruker. Bydelene har ikke oppfølgingsansvar for transportørene. Bydelene og Velferdsetaten er sidestilt under Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester. 3.3 Kortleverandør Oslo kommune har kontrakt med Rogaland Taxi AS om produksjon av TT-kort og drift av korttjenesten. TT-kortet er et elektronisk plastkort med magnetstripe. 3.4 Kjørekontoret Kjørekontortjenester leveres av Samres AB. Kjørekontoret har to hovedfunksjoner: bestillingsmottak og planleggingstjeneste for samkjørt drosje og rullestoltransport. Oslo har avtale med Samres AB frem til Bestillingsmottak Kjørekontorets bestillingsmottak mottar og registrerer bestillinger fra TT-brukerne i rullestoltransporten og i samkjørt drosje. Kjørekontoret har åpent hele døgnet. Brukerne bestiller som hovedregel faste reiser senest dagen før første reise starter, men kan også bestille tett før avreisetidspunkt. I bestillingen opplyser TT-bruker om på- og avstigningssted, på- eller avstigningstidspunkt samt sørvisbehov Planleggingstjeneste Kjørekontorets planleggingstjeneste omfatter planlegging, samordning og videreformidling av bestillinger. Kjørekontoret planlegger og styrer timeuttaket i spesialbiltransporten og samkjørt drosje med grunnlag i bestillingene fra TT-brukerne. Kjørekontoret har til enhver tid oversikt over tilgjengelig setekapasitet, og samordner brukerne der det er mulig. Transporten planlegges slik at brukers behov for sørvis og hjelpemidler blir ivaretatt.

10 Side 10 av 37 Kjørekontoret fordeler TT-transporten slik oppdragsgivers transportkontrakter legger til grunn. Kjøreoppdragene blir fordelt ut til bilene via PDA. Kjørekontoret er ansvarlig for installering og brukerstøtte for programvare på PDA. 3.5 Samkjørt drosje Oslo kommune har kontrakt om samkjørt drosjetransport for gående TT-brukere. 3.6 Direktebestilt drosje Oslo kommune har kontrakt om direktebestilt drosjetransport. Deler av faste reiser for gående brukere gjennomføres i denne kontrakten. Dette er et tilbud for sårbare brukere med særskilt behov for tilrettelegging med fast sjåfør. Bydelen vurderer hvilken transport som er egnet. 3.7 Fritidsreiser i drosje Oslo kommune har kontrakt med flere drosjesentraler om transport av gående TT-brukere. Gående TT-brukere som skal ha fritidsreiser bestiller drosje direkte hos de sentraler som Oslo kommune har avtale med. Kontraktene har varighet ut 2013 med opsjon på forlengelse ut Oppdraget Her beskrives oppdraget som skal anskaffes og generelle krav til anskaffelsen. 4.1 Mål for gjennomføring av TT-tjenesten Målet for gjennomføringen av TT-tjenesten er å ivareta TT-brukers transportbehov. Dette omfatter nødvendig bistand og tilrettelegging for at TT-bruker skal få dekket sitt transportbehov. Transporttjenesten skal gjennomføres på en brukervennlig, sikker og kostnadseffektiv måte. 4.2 Omfang Oppdraget omfatter i hovedsak all transport av rullestolbrukere innen TT-tjenesten, det omfatter både fritidsreiser og faste reiser for rullestolbrukere. Faste reiser omfatter reiser til arbeid, høyere utdanning, videregående skole, aktivitetsskole, dagsenter, varig tilrettelagt arbeid og spesialbarnehage. Det omtales som faste reiser i dette oppdraget. Faste reiser kjøres i Oslo og Akershus. Fritidsreiser kan kjøres i Oslo, til Ahus og til Oslo Lufthavn Gardermoen ved egen flyreise, samt i noen grad til Akershus. Når statens transportordning for reiser til arbeid og høyere utdanning blir innført, vil faste reiser til arbeid og høyere utdanning overføres til staten. Planlagt dato for overføringen er

11 Side 11 av , men kan bli endret. For denne kontrakten antar vi at dette vil berøre 55 brukere og utgjøre turer. Oppdraget er basert på innleie av spesialbiler, inkludert sjåfør og utstyr, innenfor et gitt tidsrom. Innleietiden styres av etterspørselen og vil variere i perioder. Kjørekontoret vil planlegge ut fra hva som er hensiktsmessig for oppdragsgiver og brukere. Det innebærer at kjørelengde innenfor en gitt tidsperiode vil variere mellom bilene. 4.3 Timeuttak I oppdraget garanteres transportørene til sammen minimum innleietimer årlig. Timeuttaket fordeles likt på tre like store deler med timer i hver del. Det antas et behov for 21 biler per del for å dekke transportbehovet i rushtid morgen og ettermiddag. Frem til den statlige transportløsningen er på plass antas det et behov for 63 biler i rushtid på en normal hverdag. Etter oppstart av den statlige transportløsningen antas det at behovet for antall biler gradvis vil reduseres ned mot anslagsvis biler. Transporten foregår 365 dager i året, 24 timer i døgnet. Antall timer i oppdraget utover garantert volum på timer årlig, avhenger av antall turer og hvilken samkjøringsgrad som oppnås. Med samkjøringsgrad menes antall turer utført per innleide time. I perioden april 2012 til april 2013 ble det på nesten innleietimer utført ca turer. Dette gir en samkjøringsgrad på 0,85 turer per time. Oppdragsgiver har som målsetning å bedre samkjøringsgraden gradvis i løpet av kontraktsperioden. Hoveduttaket av timene er på hverdagene i rushtid morgen og ettermiddag, ca. 3 timer + 3 timer. Tendensen i variasjon mellom rushtid/høyt timeuttak og stillere perioder vil også framover være som i dagens tjeneste. Dette innebærer at det kun periodevis vil være behov for høy kapasitet (rushtid hverdager), og at innleietid vil være fordelt i bolker i løpet av dagen for mange av bilene. Spesielle dager som julaften og 17. mai er det behov for høy kapasitet. I mai, juni, august og september er det mange gruppereiser (utflukter med skoler og lignende) og det kan være behov for høyere kapasitet. 4.4 Historisk timeuttak Nedenfor følger en beskrivelse av timeuttak av rullestoltransport det siste året. Kvoter og reiserettigheter har i hovedsak vært uendret gjennom flere år, bortsett fra at en del gående TTbrukere har vært samkjørt med rullestolbrukere i Beskrivelse og statistikk nedenfor er korrigert for dette. Vi presiserer at dette er historiske tall, og at det kan endre seg. Antall reiser per måned ligger mellom og reiser. Unntaket er i juli, hvor antall faste reiser er færre enn ved resten av året. Selv om det totalt er færre reiser i en måned, kan det være enkelte dager hvor det er stor trafikk på grunn av arrangementer eller annet som er populært blant våre brukere. Dette gjelder også måneder med mange helligdager, da spesielt desember måned, med julaften som årets travleste dag.

12 Antall reiser april 2012-april 2013 Side 12 av 37 År Måned Antall reiser % 2012 April % 2012 Mai % 2012 Juni % 2012 Juli % 2012 August % 2012 September % 2012 Oktober % 2012 November % 2012 Desember % 2013 Januar % 2013 Februar % 2013 Mars % 2012/ % Antall reiser per måned - rullestoltransport

13 Side 13 av 37 Antall reiser per ukedag i perioden april 2012 mars 2013 Antall reiser på hverdagene er forholdsvis likt fordelt. Det er litt flere reiser på torsdager og litt færre reiser på fredager enn de resterende dagene. I helgene er det vesentlig færre reiser enn på hverdagene. Ukedag Antall reiser % Søndag % Mandag % Tirsdag % Onsdag % Torsdag % Fredag % Lørdag % Totalt % Antall reiser per ukedag

14 00:00-00:59 01:00-01:59 02:00-02:59 03:00-03:59 04:00-04:59 05:00-05:59 06:00-06:59 07:00-07:59 08:00-08:59 09:00-09:59 10:00-10:59 11:00-11:59 12:00-12:59 13:00-13:59 14:00-14:59 15:00-15:59 16:00-16:59 17:00-17:59 18:00-18:59 19:00-19:59 20:00-20:59 21:00-21:59 22:00-22:59 23:00-23:59 Side 14 av 37 Antall reiser per time hverdager rullestoltransport i perioden april 2012 mars 2013 Konsentrasjonen av reisene på hverdager foregår i rushtiden. Rushtiden i spesialbil har sin topp mellom 8 og 9 på morgenen og mellom 14 og 15 på ettermiddagen Antall reiser per time hverdag

15 Behov for antall biler per time - hverdag Side 15 av 37 Tabellen nedenfor viser variasjonen i behov for antall biler til ulike tider på en vanlig hverdag. Behovet for biler kan være større i timene før rushtiden morgen og ettermiddag enn det tabellen viser, på grunn av at bilen må ta seg frem til henteadressen før henting av bruker. I helger og ferier er behovet for biler mindre. Med ett særlig unntak for den 24. desember hvor det er mange som benytter seg av TT-transporten. Anslaget for antall biler er basert på historiske tall. Etter oppstart av statlig transportløsning for arbeids- og utdanningsreiser vil behovet for biler reduseres. Tabellen er kun ment til å illustrere variasjonen i behov for antall biler og gir ikke et korrekt bilde av fremtidig behov. Klokkeslett Antatt behov for biler Innleietid Her beskrives hvordan bilene leies inn, og krav til kommunikasjonen med kjørekontoret Skjema og varsling av innleietid Innleietid er den tiden som kjørekontoret har besluttet at en bil skal være tilgjengelig for kjøreoppdrag. Innleietidens start og slutt vil være kjent for transportør minst 21 kalenderdager i forveien. Transportør får vite start- og sluttidspunkt samt eventuelle brudd i innleietiden for de biler som skal benyttes. Dette fastlegges i et skjema. Kjørekontoret skjemalegger innleietiden for framtidig transport i et skjema som ligger fast til det oppstår behov for endringer. Større endringer i skjema varsles som hovedregel 21 dager i

16 Side 16 av 37 forveien. Hvis kapasitetsbehovet endrer seg, kan kjørekontoret på to dagers varsel øke antall biler i skjemaet og/eller øke antall timer på inntil tre biler. Kjørekontoret kan redusere antall biler eller timer med 14 dagers varsel. I særskilte tilfeller kan kjørekontor avtale kortere varslingstid for endring av skjemalagt innleietid med transportør. Transportør skal gjennomføre alle kjøreoppdrag som formidles av kjørekontoret. Transportør er ansvarlig for at sjåfør og bil er tilgjengelig i henhold til skjemaet. Dersom transportør uten godkjent grunn takker nei til kjøreoppdrag, vil oppdragsgiver sanksjonere dette Bilens nummer Kjøreoppdrag planlegges på bilnummer og innleietidene er knyttet til bilnummeret. I skjema over innleietid setter kjørekontoret opp bilnummer med tilhørende innleietid. Bilnummeret brukes for å identifisere bilen ved kontakt mellom kjørekontoret og transportøren eller sjåføren. Det er transportørs ansvar å sikre at det aktuelle bilnummer er tilgjengelig på oppgitt telefonnummer hele dagen Fakturaberegning Innleietiden begynner og slutter ved de klokkeslett som fremgår av skjemalagt innleietid som bestemmes av kjørekontoret. Transportør skal fakturere ut fra kjørekontorets skjema. Pauser og brudd i innleietiden går til fradrag og vil bli trukket fra ved beregning av fakturaen. Hvis sjåføren er fremme ved oppmøtested senere enn hva som fremgår av skjema, vil innleietiden beregnes fra når sjåføren er fremme ved oppmøtested og ikke avtalt møtetidspunkt. Dersom transportør blir forsinket i avslutning av skjemalagt tid som følge av forhold sjåføren ikke kan forhindre, for eksempel kø eller at TT-bruker er forsinket, meldes dette til kjørekontoret, som justerer skjemalagt innleietid. Forsinket oppmøte til første oppmøtested (også etter brudd/pause) aksepteres ikke og blir sanksjonert Baseområde Kjørekontoret angir et baseområde. Normalt er baseområdet det sted der bilen starter og slutter sin kjøreliste. Kjørekontoret bestemmer baseområdet, som vil være spredt over kontraktsområdet. Kjørekontor og transportør kan avtale annet sted for start og slutt av kjøreliste enn baseområdet. Tilkjøring (for eksempel fra sjåførens hjemadresse eller lunsjsted) til baseområdet eller første henteadresse er ikke en del av innleietiden. Sjåføren skal altså være i baseområdet når innleietiden starter Pauser Kjørekontoret legger inn pauser i innleietiden i henhold til lover og regler. Pauser skal skje i område som er angitt av kjørekontoret.

17 Side 17 av 37 Transportøren svarer for at arbeidstidsregler følges og at sjåførene får pause. Kjørekontoret kan sette fast pause på bil, eller sjåføren kan kontakte kjørekontoret og be om pause når det ikke er kjøreoppdrag. Kjørekontoret vurderer om sjåføren kan få pause Kjørelisten Kjørelisten er oversikt over kjøreoppdrag som formidles av kjørekontoret til transportør, og kan lastes ned på PDA. Kjørelisten er et levende dokument og det skjer hele tiden endringer med avbestillinger, nye bestillinger og omplanlegging. Det innebærer at kjøreoppdragene ikke er endelig planlagt før reisen skal gjennomføres. Innleietidens start- og sluttidspunkt samt brudd i innleietiden ligger fast, det er kun planleggingen av hvordan denne skal benyttes som endres løpende i kjørelisten. 4.6 TT-brukerne Overordnet Det er mange ulike funksjonshemninger blant TT-brukerne, og transportør skal ivareta den enkeltes behov. I tillegg til nedsatt bevegelighet og lammelser kan TT-brukerne ha nedsatt syn og hørsel og språklige funksjonshemninger. Det er også psykisk utviklingshemmede, personer med behov for surstoffapparat, førerhund samt allergikere. Listen er ikke uttømmende. Et mindretall av brukerne har pålagt ledsager under transporten. Mange av TT-brukerne har kun behov for praktisk bistand med håndtering av rullestol. Et mindretall av brukerne, ca. 80, har særskilt behov for en forutsigbar og trygg tjeneste Fast sjåførgruppe for brukere med særskilte behov Noen TT-brukere har behov for fast sjåførgruppe. Brukere som kan innvilges fast sjåførgruppe kan kjennetegnes ved: Bruker har behov for forutsigbarhet, faste rammer og lik praksis for at utfordrende adferd forebygges og/eller unngås Bruker er en fare for seg selv eller andre i uforutsigbare situasjoner Bruker har særskilte fysiske transportbehov som gjør at transporten i seg selv må gjennomføres på en spesiell måte Bruker har komplekse og sammensatte behov som gjør at fast sjåførgruppe er nødvendig og at det er behov for sjåfører som kjenner rutiner knyttet til bruker Bruker har mangelfulle kommunikasjonsevner Transportør skal plukke ut en gruppe sjåfører som er spesielt egnet for disse brukerne i samarbeid med oppdragsgiver og kjørekontoret. Hver TT-bruker som får fast sjåførgruppe bør ikke ha flere enn 2-4 sjåfører. Vi anslår at ca. halvparten av sjåførene vil måtte prioriteres for brukere med behov for fast sjåførgruppe. Disse sjåførene vil bli prioritert for TT-brukere med særskilte transportbehov, men kan også bli benyttet i den øvrige delen av spesialbiltransporten. Transportør skal utvise fleksibilitet og bytte om på sjåførene og deres kjøreruter hvis for eksempel personlig kjemi mellom TT-bruker og sjåfør skaper utfordringer.

18 Side 18 av 37 Transporten av disse brukerne vil bli organisert særskilt. Det kan bli lagt opp til faste ruter, og transportør plikter å stille med fast sjåførgruppe og færrest mulig ulike vikarer for disse på dagtid hverdager Telefonkontakt mellom pårørende og sjåfører Pårørende skal kunne ringe sjåførene (for eksempel for å sjekke hvor TT-bruker befinner seg), og sjåførene skal ved behov ringe pårørende. Det kan bli aktuelt at sjåførene deltar på møter med for eksempel skole eller bolig, eller hilser på TT-bruker og pårørende før oppstart av transporten. Transportør kan fakturere ordinær timepris for medgått tid til slike møter hvis dette er godkjent av oppdragsgiver på forhånd. 5 Reisen Sjåfør henter TT-bruker, bringer i bilen og sikrer vedkommende. Ved samordning henter og/eller bringer sjåføren andre TT-brukere, før førstnevnte TT-bruker kjøres til avstigningssted og settes av bilen. Sjåføren yter den sørvis den enkelte TT-bruker har behov for. TT-bruker skal oppgi sørvisbehov som tar tid i bestillingen, slik at dette kan legges inn planleggingen. Tabellen nedenfor beskriver reisen og angir ansvarsplassering. Nr. Hendelse Ansvar Kommentarer 1. Bruker ringer og bestiller transport. Bruker Bestilling kan gjøres av bruker selv, pårørende eller omsorgspersonale. 2. Kjørekontor skal svare. Kjørekontor 3. Kjørekontor skal sjekke om bruker er godkjent som bruker av tjenesten. Kjørekontor Bydelene holder kjørekontorets system oppdatert om godkjente brukere. 4. Bestilling registreres. Kjørekontor 5. Reise planlegges. Kjørekontor Følgende registreres: på- og avstigningssted, på- og/eller avstigningstidspunkt, hjelpemiddel, eventuelt fritekst (for eksempel brukers sørvisbehov, adressepresisering). Kjørekontoret samordner reisene. Det settes av tid til bruk av trappeklatrer og annen sørvis. 6. Kjøreoppdrag oversendes til transportør. Kjørekontor Kjørekontor sender kjøreoppdrag via PDA.

19 Side 19 av Sjåfør skal kjøre til hentested. Transportør 8. Sjåfør skal gi seg til kjenne enten ved å ringe på dør eller per telefon til bruker. Transportør Sjåfør skal følge anvisning som fremkommer av kjørelisten. 9. Sjåfør skal kontrollere at han henter riktig person. Transportør Dette er ikke nødvendig hvis sjåfør vet at det er riktig person. 10. Sjåfør tar imot egenandel fra bruker. Transportør Egenandel skal kreves inn slik det er angitt i kjørelisten. Det skal ikke alltid kreves egenandel. 11. Sjåfør utsteder kvittering for betalt egenandel. Transportør 12. Sjåfør skal hjelpe bruker inn i bil etter brukers behov. Transportør Enkelte av brukerne har behov for hjelp med yttertøy eller sko. I tillegg kan det være behov for støtte eller trappeklatrer. 13. Sjåfør skal sikre bruker og eventuell rullestol. Transportør Sjåfør skal feste rullestol slik at den står støtt under transporten, påse at nakkestøtte er på og eventuelt brett eller løse gjenstander er fjernet. 14. Sjåfør rapporterer til kjørekontor at bruker er hentet. Transportør Via PDA. 15. Sjåfør skal kjøre fra hentested til enten avstigningssted eller til annen bruker. Transportør Ved samordning hentes annen bruker før første bruker går av. 16. Sjåfør ankommer avstigningssted. Transportør 17. Sjåfør skal hjelpe bruker. Transportør Ved behov skal sjåfør hjelpe bruker helt inn i bolig på avstigningssted. Det kan være behov for trappeklatrer. 18. Sjåfør rapporterer til kjørekontoret at bruker er levert. Transportør Rapportering skjer på samme måte som ved henting.

20 5.1 Bruk av PDA Side 20 av Pålogging på PDA Sjåføren skal ha logget seg på og lastet ned kjøreoppdrag fra PDA 15 minutter før innleietiden starter. Han får da turene for de fire første timene og kjørekontoret ser at sjåføren er klar for kjøreoppdrag. Sjåføren skal laste ned kjøreoppdrag én gang per time i kjørekontorets system Rapportering Sjåfør rapporterer på PDA til kjørekontorets system at han har hentet TT-bruker når brukeren er i bilen. Dette gjøres ved å trykke på knapp eller ved å trykke inn de fire sifrene som kjørekontoret har sendt med på kjørelisten (ID-OK). Det rapporteres på samme måte når TTbruker er satt av. Dersom TT-bruker likevel ikke transporteres (hvis for eksempel TT-bruker ikke dukker opp), skal bruker-id ikke registreres. Dersom ID-OK av tekniske årsaker ikke kan rapporteres via PDA, skal sjåfør føre journal og kontakte kjørekontoret Avvik og hendelser Sjåføren skal kontakte kjørekontoret om kjøreoppdrag ikke kan utføres i henhold til kjørelisten. Kjørekontoret beslutter håndtering. Eksempler på slike tilfeller er feil adresseangivelse, at TT-bruker ikke er klar eller ikke befinner seg på henteadresse, TT-bruker møter uten pålagt ledsager, TT-bruker trenger mer hjelp enn angitt i kjørelisten, manglende mottaksperson for TT-bruker som skal bli møtt på leveringsadresse, feil egenandel. Bomturer skal umiddelbart rapporteres til kjørekontoret. Sjåføren skal aktivt oppsøke TTbruker i fem minutter før bomtur meldes til kjørekontoret, forutsatt at det ikke er åpenbart at TT-bruker ikke skal reise GPS-posisjonering GPS-posisjonering skal være påslått innenfor bilens innleietid. Oppdragsgiver sanksjonerer manglende rapportering. 5.2 Gardermoen Ved turer til Oslo Lufthavn Gardermoen nattestid må sjåfør få kjørekontoret til å kontakte flyplassen før han tar turen til Gardermoen. Dersom kjørekontoret er stengt skal sjåfør ringe flyplassen for å høre om flyet er i rute. Sjåføren skal tilpasse seg eventuelle endringer for å være på plass når flyet lander. Bilen parkeres på korttidsparkeringen ved Gardermoen. Møtepunktet for henting av TTbrukere er drosjeskranken i ankomsthallen, uavhengig av om drosjeskranken er betjent eller ei.

21 5.3 Festing av rullestol under transport Side 21 av 37 Alle rullestoler skal festes etter sikringsreglene i gjeldende regelverk. Sjåfør skal påse at nakkestøtte er på og eventuelle brett eller løse gjenstander er fjernet. Sjåføren avgjør i hvilken grad ytterligere sikringstiltak må iverksettes for å kunne utføre transporten på forsvarlig måte. 5.4 Kapasitet Transportør skal stille til disposisjon bilpark etter avtalt kapasitet og utføre transport i henhold til oppdragsgivers krav. Tjenesten skal være oppdatert og helhetlig. Dette innebærer blant annet at alle sjåfører er operative. Transportør skal sørge for tilstrekkelig kapasitet, slik at brukerne kan tilbys et kontinuerlig transporttilbud. Dette inkluderer høytider ved behov for ekstra kapasitet. Det skal ikke oppstå forsinkelse som følge av vedlikeholdssørvis og lignende. 5.5 Overholdelse av lover og regler Transportør skal følge de til enhver tid gjeldende lover og regler. Transportør er ansvarlig for å ha nødvendige løyver og godkjenninger for utførelse av oppdraget, for eksempel kjøresedler og godkjenninger for rullestoltransport fra Statens vegvesen. 5.6 Identifikasjon Det er full identifikasjon mellom transportør og transportørs sjåfører og mellom transportør og transportørs undertransportører. Transportør er ansvarlig for at alle ledd i organisasjonen er oppdatert og samordnet og forholder seg til oppdragsgivers krav. Transportør skal sikre en ryddig kommunikasjon internt og overfor oppdragsgiver og kjørekontor. 5.7 Samarbeid mellom transportør og kjørekontor Transportør og kjørekontor skal ha som overordnet mål å gjennomføre tjenesten slik at den ivaretar TT-brukernes behov. De skal sørge for at dette skjer på en sikker og kostnadseffektiv måte. Kjørekontoret er ansvarlig for å planlegge transporten i henhold til dette målet, og legge til rette for at transportør kan bidra til måloppnåelse. Kjørekontoret skal lytte til transportørs innspill på transportplanleggingen og vurdere om planleggingen må justeres. Transportør skal forholde seg til kjørekontorets planlegging, og gjennomføre transporten slik kjørekontoret angir. Transportør skal opplyse om forhold kjørekontoret bør kjenne til, for eksempel feil i planleggingen og mangelfulle adresseopplysninger, og bidra til at kjørekontoret oppnår målet med tjenesten. Transportør skal til enhver tid sørge for at kjørekontoret har oppdatert oversikt over utstyr og personell som er nødvendig for at kjørekontoret kan sikre en hensiktsmessig planlegging.

22 5.8 Ansvar for kjøre- og hviletid Side 22 av 37 Kjørekontoret skal legge til rette for at transportør kan overholde regler om kjøre- og hviletid. Transportør er ansvarlig for at regler om kjøre- og hviletid faktisk overholdes. Kjørekontoret planlegger innleietid, ikke arbeidstid. Det er transportørs ansvar å disponere mannskapet sitt og for eksempel finne tidspunkt for pauser. Bilene kan bli benyttet utover den kjøre- og hviletidsgrense én sjåfør har per dag. 6 Krav til biler og utstyr 6.1 Overordnete krav Det er transportørens ansvar til enhver tid å ha tilgjengelig nødvendig antall biler og utstyr. Transportør skal påse at alle biler er tilpasset med nødvendig utstyr og setekapasitet. Transportørens biler, påbygg og annet utstyr skal til enhver tid være i forskriftsmessig stand. Transportørens valg av bil skal tilfredsstille vanlige krav til funksjonsdyktighet, nedfelt i lover og regler relevant for dette oppdraget. Transportør er ansvarlig for sikkerhet i gjennomføring av kjøreoppdraget. TT-tjenesten er dør-til-dør-transport, og bilene må være egnet til å kunne kjøre brukerne helt frem til inngangsdør og ha enkel innstigning. 6.2 Kapasitet og størrelse på biler I bilene skal det være plass til minimum 2 rullestoler av minimum 70 cm bredde, og samtidig minst 2 ordinære passasjerplasser. 6.3 Innredning, dør- og stolarrangement Alle bilene skal være egnet for bevegelseshemmede både i innstigningen og innredning. Bilene som ikke har laventré skal ha ekstra stigetrinn. 6.4 Feste og sikkerhet Nødutgang, feste for rullestol, rullestolheis eller rampe skal tilfredsstille krav i gjeldende regelverk. Alle passasjerplasser skal være utstyrt med sikkerhetsbelte. Alle bilene skal være utstyrt med barnesete etter behov.

23 6.5 Inn- og utkjøring av rullestol i spesialbilen Side 23 av 37 Inn- og utkjøring av rullestol skal skje ved bruk av heis eller rampe, eller spesialbilen kan være nedsenkbar. 6.6 Trappeklatrer Alle bilene i rullestoltransporten skal være utstyrt med oppladet trappeklatrer og transportstol. Trappeklatrere bør tilfredsstille kravene til trappeklatrere i gjeldende ISO-standard. Trappeklatrerne skal være godkjente for personer som veier mer enn 140 kilo + rullestol. Det er ikke tillatt å bære TT-brukere i trapp. 6.7 Bomnøkler Alle biler skal utstyres med Oslo-nøkkel. Transportør er ansvarlig for kostnader. Hvis en TT-bruker ønsker å bli hentet innenfor bommen i et privat borettslag er TT-bruker selv ansvarlig for å sørge for at bilen kommer seg gjennom bommen. 6.8 Bilens utseende Bilenes ytre utseende skal være av en slik karakter at det ikke skiller seg vesentlig fra andre transportmidler, og transportørs biler bør ha lik profil. Innvendig skal bilene være utformet med fokus på universell utforming og funksjonalitet. Kontrastfarger på støttehåndtak, sitteplasser og utgang vil bidra til at svaksynte enklere kan orientere seg i bilen. 6.9 Daglig kontroll og renhold av bil Bilene skal til enhver tid være ryddige og rene innvendig og utvendig. Bilene skal ha frisk luft og være luktfrie, og ha klimaanlegg. Gjenglemte gjenstander skal behandles som hittegods Miljøkrav Bilene skal ha partikkelfilter. Bilpleieprodukter og smøreoljer for bilpleie skal være miljøvennlig. Etylenglykol i kjøleveske godkjennes ikke dersom det ikke foreligger særskilt funksjonskrav fra transportør. Kjørestil skal være miljøbesparende, og tomgangskjøring skal unngås.

24 6.11 Alder på biler Side 24 av 37 Det skal ikke benyttes biler eldre enn 7 år Andre kjøreoppdrag Det er ikke tillatt å ta andre kjøreoppdrag når bilen har kjøreoppdrag for oppdragsgiver eller innenfor oppdragsgivers innleietid. Det er ikke tillatt at sjåføren lar andre personer, for eksempel sjåførens familie, reise med. 7 Krav til kommunikasjonsløsninger 7.1 Mobiltelefon Bilene skal være utstyrt med handsfree mobiltelefon. Det skal benyttes høyttaler på øret. Telefonnummeret til hver bil skal være kjent for kjørekontoret, slik at oppringninger kan skje direkte til bilen, uavhengig av hvilken sjåfør som kjører. Det skal være kun ett mobiltelefonnummer per bil. Nummeret skal ikke endres. Ved behov skal TT-brukerne og pårørende kunne ringe bilen. Mobiltelefonen skal være åpen for ut- og inngående samtaler. Sjåfør plikter å svare på anrop fra kjørekontoret, men skal for øvrig unngå å føre samtaler i mobiltelefonen. Sjåfør skal ikke ha private telefonsamtaler mens det er TT-brukere i bilen. 7.2 PDA Funksjonelle krav Det er transportørens ansvar å anskaffe PDAer til alle innleide biler i rullestoltransporten. PDAene skal kommunisere med kjørekontors planleggingssystem og blant annet vise reell tidsbruk for hver enkelt bil. PDAene skal være godkjente og registrert av kjørekontoret. Transportøren skal ha minst en reserveenhet per 10. bil av PDAene, som også er registrert og har installert programvare. Disse reserveenhetene skal være tilgjengelige for umiddelbar bruk ved behov Tekniske krav PDAens skjerm skal ha tilstrekkelig god oppløsning til å sikre effektiv kommunikasjon og må kunne kjøre Google Android 3.1 (eller høyere), sende og motta GPRS, 3G eller tilsvarende, og ha satelittposisjonering (GPS).

25 7.2.3 Nettverk Side 25 av 37 Transportør skal ha et Internett-abonnement med god dekning. Transportør skal informere kjørekontoret om hvilken/hvilke kommunikasjonsleverandører de benytter, og om de har noen reservekommunikasjon hvis sambandet skulle gå ned. Oppdragsgiver kan kreve at transportør har forskjellig nettverk for mobiltelefoner og PDAer Installering av programvare Det kreves installering av programvaren Samcom Android som kan lastes ned fra Google Play. Kun enheter som er godkjent av kjørekontoret kan benyttes i oppdraget. Transportør skal i samarbeid med kjørekontoret sørge for installasjon av programvare for kontakt med kjørekontorets datasystem. Kjørekontoret skal få overlevert PDAene til programmering senest Transportør skal dekke kostnader på NOK 1050 per installering. Kjørekontoret vil ha ansvar for brukerstøtte knyttet til programvaren. Transportør plikter å inngå avtale med kjørekontoret om rutiner for samhandling rundt PDA før kontraktsoppstart. 7.3 Sikkerhet og kostnader PDAene skal håndteres i henhold til instruksjoner fra kjørekontoret. Det er ikke tillatt å installere programvare som påvirker kommunikasjonen med kjørekontoret. All kommunikasjon mellom biler og kjørekontor skal foregå på en sikker måte. Informasjon på PDAer skal ikke spres til uvedkommende. Data skal oppbevares, lagres og slettes i henhold til personopplysningslovens krav. Ved behov skal transportør inngå databehandleravtale med oppdragsgiver. Alle data som oppdraget genererer tilhører oppdragsgiver. Ved oppdragets slutt skal alle data som transportør måtte ha overføres til oppdragsgiver og destrueres i henhold til personopplysningsloven. Alle kostnader i forbindelse med anskaffelse, installasjon, drift og vedlikehold (inkludert nødvendige abonnementer) er transportørs ansvar. 8 Krav til sørvis og kompetanse 8.1 Overordnet mål Transportør, inkludert sjåfører, skal yte sørvis slik at TT-bruker opplever tjenesten på en positiv måte. Transportør, inkludert sjåfører, skal opptre respektfullt og ivareta den enkelte brukers behov. Transportør, inkludert sjåfører, skal bidra til et positivt og konstruktivt samarbeid med aktørene i TT-tjenesten.

26 8.2 Krav til profesjonalitet Side 26 av 37 Sjåfør vil representere Oslo kommune overfor TT-brukerne og skal utføre sine plikter på en profesjonell måte. Sjåfør skal ikke snakke nedsettende om oppdragsgiver eller andre aktører innen tjenesten overfor TT-bruker. Sjåfør har taushetsplikt om TT-brukerne og kan bli påkrevd å undertegne taushetserklæring. Sjåfør skal forholde seg til transportørs administrasjon og kjørekontor, ikke til oppdragsgiver. Sjåfør skal opptre profesjonelt overfor andre aktører innen tjenesten. Dialogen med samarbeidspartnere skal være saklig. Generelle synspunkt, for eksempel på samarbeid med kjørekontor, skal tas opp via egen organisasjon. 8.3 Krav til sjåførenes kompetanse Generelle krav Sjåfør skal beherske og utøve i tjenesten førstehjelp sikkerhet og bruk av utstyr beredskapsplan bruk av elektronisk kommunikasjonsløsning overordnet kunnskap om TT-tjenesten (hvordan tjenesten fungerer i det daglige) kundesørvis samarbeidsrutiner med kjørekontor og oppdragsgiver miljøvennlig kjørestil bruk av trappeklatrer stropping av rullestol sikring av bagasje Sjåfør skal ha gjennomført førstehjelpskurs senest ett år tilbake i tid for kontraktsoppstart. Sjåfør som ikke anses egnet for TT-transport, kan bli utestengt fra tjenesten Norskkunnskaper Alle sjåfører skal beherske godt norsk muntlig og godt norsk skriftlig minimum tilsvarende norskprøve 2. Sjåfører som ikke kan dokumentere dette, kan bli utestengt fra tjenesten Kunnskap om gate- og veinett Sjåførene skal ha kompetanse innen Oslos og Akershus gate- og veinett tilsvarende kjentmannsprøven (kjennskapsprøven). Sjåfører som ikke kan dokumentere dette, kan bli utestengt fra tjenesten.

27 8.3.4 Krav til sjåførinstruks Side 27 av 37 Transportør skal utarbeide en sjåførinstruks som skal være kjent for sjåførene før kontraktsoppstart. Sjåførinstruksen skal godkjennes av oppdragsgiver Krav til kursing Transportør skal sørge for nødvendig kursing av sjåførene. Det kan bli stilt krav til at sjåførene deltar på kurs (ordinært eller webbasert) utover informasjonsmøte. Det kan videre bli stilt krav til at sjåførene deltar på fagmøter i Velferdsetaten om brukernes behov. Transportør skal dokumentere at sjåførene har deltatt på følgende kurs minimum tre timers kurs i håndtering av funksjonshemmete bruk av kommunikasjonsutstyr overordnet kunnskap om TT-tjenesten og brukerne av tjenesten håndtering av psykisk utviklingshemmete Det kan bli gjennomført tester av sjåførene for å kontrollere at de oppfyller krav til kompetanse. Transportør plikter å kurse og dekke utgifter til ytterligere kursing av sjåfører som ikke består testen første gang. Sjåfører som ikke består tester eller ikke oppfyller krav til kompetanse eller ikke anses egnet, kan bli utestengt fra denne av tjenesten. 8.4 Sjåførens plikter Sjåfør henter TT-bruker, bringer i bilen og sikrer vedkommende. Ved samordning henter og/eller bringer sjåføren andre TT-brukere, før førstnevnte TT-bruker kjøres til avstigningssted og settes av bilen. Sjåfør skal kjøre til hentested i henhold til bestilling. Sjåfør skal gi seg til kjenne enten ved å ringe på dør eller per telefon til bruker. Sjåfør skal kontrollere at han henter riktig person. Sjåfør skal hjelpe bruker inn i bil etter brukers behov. Sjåfør rapporterer til kjørekontor at bruker er hentet. Sjåfør tar imot egenandel fra bruker. Sjåfør utsteder kvittering for betalt egenandel. Sjåfør skal sikre bruker og rullestol. Sjåfør skal påse at nakkestøtte er på og eventuelt brett eller løse gjenstander er fjernet. Sjåfør skal kjøre fra hentested til enten avstigningssted eller til annen bruker. Sjåfør ankommer avstigningssted. Sjåfør skal hjelpe bruker. Sjåfør skal sjekke at bruker har fått med seg sine eiendeler etter endt tur. Sjåfør rapporterer til kjørekontoret at bruker er levert. Sjåføren plikter å varsle kjørekontoret ved uforutsette hendelser.

28 Side 28 av 37 Sjåfør plikter å: yte den bistand den enkelte TT-bruker har behov for i løpet av reisen. hente og følge TT-bruker helt inn i bolig eller innendørs ved hente- og avstigningssted. bistå med på- og avkledning av yttertøy. bistå med på- og avstigning om bord i bilen. bistå med bæring av vesker og bæreposer. yte annen bistand som følger av instrukser fra bestillingen. Dersom TT-bruker ikke har ledsager til transporten, er det transportørs ansvar å motta, transportere og sette av brukeren på avstigningsstedet på en sikker måte. For TT-brukere som er barn eller som har omfattende hjelpebehov, skal transportør påse at vedkommende blir trygt tatt imot på avstigningssted. 8.5 Ledsager Enkelte TT-brukere er pålagt å ha med ledsager(e) under transporten. Disse skal ikke transporteres uten ledsager(e). Dette vil gå frem av bestillingen. Dersom transportør vurderer at TT-bruker trenger ledsager for at transporten kan gjennomføres på forsvarlig måte, skal dette meldes til oppdragsgiver. 8.6 Egenandel Sjåfør skal kreve inn egenandeler fra brukerne, og brukeren skal få godkjent kvittering når egenandel betales. Egenandel betales normalt kontant, men i noen tilfeller betales den med egenandelskupong. Egenandelssats går fram av bestillingen. Det kan være tilfeller der det ikke skal betales egenandel. Dette går fram av bestillingen. Innbetalt egenandel fra brukerne skal gå til fratrekk på faktura til oppdragsgiver. 8.7 Bomtur Sjåføren skal aktivt oppsøke TT-bruker (ringe på dør, ringe de oppgitte telefonnummer, oppsøke bolig, skole osv.) i fem minutter før bomtur meldes til kjørekontoret, forutsatt at det ikke er åpenbart at TT-bruker ikke skal reise. Dersom TT-bruker er forsinket ved henting, skal sjåføren vente inntil ti minutter. 8.8 Varsling ved forsinkelser Når sjåfør skjønner eller burde skjønne at det vil oppstå forsinkelse, skal sjåfør varsle kjørekontoret om forsinkelsen og om årsaken til forsinkelsen. Det kan også bli stilt krav til at sjåføren skal kontakte TT-bruker, eventuelt TT-brukers pårørende.

29 8.9 Kjøretid Side 29 av 37 Transporten skal gjennomføres på en slik måte at ingen passasjerer sitter i bilen mer enn én time. Det er unntak fra dette i rushtid og for enkelte reiser til og fra Akershus Stans underveis TT-bruker har ikke anledning til å foreta stans underveis i en reise for å gjøre ærender og lignende. Dersom TT-bruker ønsker å gjøre stans skal det bestilles og avtales på forhånd. For hver stans telles en ekstra tur. Bestillingen angir hvor og når transportør skal stanse. Ledsagere skal gå på og av bilen på samme hente- og avstigningssted som TT-bruker Kjøringens karakter Kjøringen skal skje skånsomt og innenfor vegtrafikklovens bestemmelser. Transportør skal vise aktsomhet og spesiell varsomhet ved kjøring over fortauskanter og humper, gjennom krappe svinger, ved oppbremsing og så videre Røyking og spising Røyking i bilene er forbudt både under kjøreoppdragene og ellers. Det er ikke tillatt å spise under transporten Hygienekrav og hensyn til lukt Sjåfør vil ha nær kontakt med brukerne og det kreves tilfredsstillende hygiene. Fordi parfymerte produkter og lukt kan være sjenerende og utløse allergiske reaksjoner, skal sjåførene unngå å bruke sterke parfymer og lignende Dyr Sjåfør plikter å medbringe førerhund og andre husdyr TT-bruker har med Uniform og legitimasjon Sjåfører skal bære uniform og synlig legitimasjon. Legitimasjonen skal vise transportørs navn, sjåførens navn og bilde av sjåfør Sikkerhet Alle passasjerer skal festes forskriftsmessig etter sikringsreglene i gjeldende regelverk, inkludert brukerens nødvendige utstyr, som for eksempel rullestol. Barnesete skal benyttes

30 Side 30 av 37 når det er påkrevd. Sjåføren avgjør i hvilken grad ytterligere sikringstiltak må iverksettes for å kunne utføre transporten på forsvarlig måte. Hensynet til sikkerhet har første prioritet og skal gå foran hensyn til andre krav ved motstrid, for eksempel i forhold til sørvis. Hvis sjåfør vurderer at transporten ikke kan gjennomføres trygt, skal kjørekontoret eller transportørens administrasjonsfunksjon kontaktes. Det kan gjøres unntak for TT-brukere som har legeerklæring Skade på passasjeren, passasjerens utstyr eller tredjemanns eiendom Transportøren har det fulle ansvar for skade under utførelse av kjøreoppdraget. Erstatning for skader på TT-bruker eller brukerens utstyr og eiendom eller tredjemanns utstyr og eiendom skal dekkes av transportør. Dette gjelder ikke hvis TT-bruker selv har påført seg selv eller eget utstyr skade Avgrensning av transportørs oppgaver Det forventes ikke at transportørs ansatte er helsepersonell. Transportør skal ikke håndtere legemidler for andre personer. I akuttmedisinske nødsituasjoner skal nødsentral kontaktes. Ved transport til institusjon plikter institusjonen å bistå TT-bruker med avkledning og/eller annen praktisk bistand etter at TT-bruker er levert. Ved transport fra institusjon, er institusjonen ansvarlig for å bistå TT-bruker med påkledning av yttertøy og at bruker er klar til avreise til det tidspunkt bilen er bestilt. 9 Krav til administrative funksjoner Transportør skal ha en administrasjonsfunksjon som er ansvarlig for å kvalitetssikre tjenesten, sikre opplæring av sjåfører og sikre kontroll av sjåfører og biler. Administrasjonsfunksjonen skal sikre god kontroll over tjenesten følge opp avvik og oppgjør overfor oppdragsgiver. 9.1 Koordinator Transportør skal ha en koordinator som skal ivareta den daglige dialogen med oppdragsgiver og andre aktører i tjenesten. Koordinatoren skal være et bindeledd mellom transportørs sjåfører og oppdragsgiver. Koordinatoren kan ikke være sjåfør eller undertransportør. Koordinator skal beherske norsk muntlig og skriftlig svært godt tilsvarende test i norsk høyere nivå. Koordinator skal delta i møte med oppdragsgiver og eventuelt andre samarbeidspartnere. Etter behov skal også sjåfører delta i møter. Administrasjonen skal ha et eget telefonnummer som er bemannet døgnet rundt med svartid under 70 sekunder, svartid skal aldri overstige 75 sekunder. Telefonnummeret skal kun benyttes til den daglige kontakten mellom transportør, oppdragsgiver og kjørekontor.

31 9.2 Oversikter til kjørekontor Side 31 av 37 Transportør plikter å sikre kjørekontoret den oversikt over transportørs ressurser som er nødvendig for at kjørekontoret kan planlegge hensiktsmessig. Kjørekontoret skal alltid vite konkret hvilken bil og hvilket telefonnummer til bilen som utfører kjøreoppdragene. Bytte av biler skal meldes til kjørekontoret i forkant. Kjørekontoret skal til enhver tid ha oppdatert oversikt over bilene. Transportør skal varsle endringer til kjørekontoret 21 dager i forveien. Oversikten skal blant annet omfatte Antall sitteplasser/rullestolplasser. Telefonnummer til biler. Høyt eller lavt innsteg. Løyvetype. Løyvenummer. Annet som er relevant for planleggingen. 9.3 Egenandelskuponger Transportør plikter å ta imot og løse inn egenandelskuponger hos den part som administrerer dette. 9.4 Kvalitetskontroller For å sikre kvaliteten og sikkerheten i bilene skal transportør jevnlig utføre rutinemessig kontroller av bilene. Kontrollen skal være egnet til å avdekke avvik i krav til sjåføren og dennes utførelse av TT-transporten og bidra til å heve kvaliteten på tjenesten. Transportør plikter å dokumentere resultater av kontrollen. Transportør plikter å kontrollere biler på oppfordring fra oppdragsgiver. Én gang årlig skal transportør dokumentere at det er gjennomført uanmeldte kontroller av alle biler og sjåfører under transporten, og resultater av kontrollen. Kontrollen skal være gjennomført av et eksternt og habilt sikkerhetsselskap. Kontrollen skal som et minimum inkludere følgende punkter: 1. Er eventuell rullestolrampe trygt festet i overkant? 2. Er rullestolen forskriftsmessig festet? 3. Er alle passasjerer festet med sikkerhetsbelter? 4. Sitter eventuelle barn i barnesete? 5. Er nødutgang tilgjengelig for passasjerene? 6. Finnes førstehjelpsutstyr og brannslukningsapparat? 7. Har sjåførene tilstrekkelig kunnskap om trappeklatrer? Ble trappeklatreren brukt på riktig måte? 8. Er sjåføren godkjent av transportør?