MØTEINNKALLING. Rådmann og leder for FØNK Anne Rudi, orienterer om budsjettrammer for 2017 og økonomiplan

Transkript

1 FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: kommunestyret Møtested: Kommunehuset, Lampeland Møtedato: TORSDAG kl. 17:00 Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Gyldig forfall meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Flesberg kommune, 23. oktober 2016 Oddvar Garaas ordfører Kl 1700 ORIENTERINGER: Hydrolog Sølvi Amland, Sweco Norge AS, orienterer om Rapport for flom og vannlinjeberegninger for Numedalslågen og Lyngdalselva. Rådmann og leder for FØNK Anne Rudi, orienterer om budsjettrammer for 2017 og økonomiplan NB! Vedlegg om sykefravær 2. tertial ligger vedlagt sak 48/16 Rapport 2.tertial.

2 Side 2 av 2

3 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 47/16 Meldinger, PS 48/16 Rapport 2. tertial 2016 Eilev Bekjorden PS 49/16 GNR/BNR 9/7, 10 Søknad om konsesjon Tom Ivar Stepien PS 50/16 Fritak fra politiske verv - nyvalg Ann Kristin Lislien PS 51/16 Kongsberg tingrett - valg av meddommere Bjørg Homelien 2020 PS 52/16 Valg av jordskiftemeddommere Bjørg Homelien PS 53/16 Oppnevning av dyrevernnemnd i Søndre Buskerud Britt Bergan PS 54/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Ordfører

4 FLESBERG KOMMUNE Meldinger, Lampeland Arkiv 033 Saksmappe 2016/42 Avd Fellestjenesten Saksbehandler Kristin Hammershaug MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak kommunestyret /16 Rådmannens anbefaling: Saksopplysninger: a) Utskrift fra kommunestyremøte b) Brev fra IMDI av : Bosetting av flyktninger reduksjon av vedtak. c) Fylkesmannens tilrådning om kommunestruktur i Buskerud av Dokumentene legges kun fram digitalt. Fylkesmannens tilrådning om framtidig kommunestruktur i Buskerud: g%20om%20fremtidig%20kommunestruktur%20i%20buskerud.pdf Vedlegg: Folkeavstemninger og innbyggerundersøkelser: 20og%20innbyggerundersøkelser%20i%20kommunene%20i%20Buskerud%20vedrø rende%20kommunereformen.pdf Fylkesmannens foreløpige rapport 2016: %20kommunereform%2029%2004%2016.pdf Vurdering: Vedlegg: 1 Utskrift fra kommunestyremøte Anmodningsbrev IMDI 2017

5 FLESBERG KOMMUNE HOVEDUTSKRIFT Utvalg: kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: kl. 17:00 - Følgende medlemmer møtte: Oddvar Garås Eilev Bekjorden Tom Roger Svendsrud Jon Olav Berget (fo.m. sak 37) Ole Helge Sønåsen Øivind Høimyr Arne Løvlid Bjørg Homelien Anne H Simensen Signe Ulland Fløtterud Anne Berit Ravnås Kari Solibakke Klev Britt Bergan Åshild Lie Robert Sørfosbog Hansen Ann Kristin Lislien Henrik Meisner Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingunn Garaas, Knut Klev, Tom Ivar Stepien, Inge Skåningsrud Følgende varamedlemmer møtte: Terje Sandbæk, Ida V Nesthorne Engerud, Gunnar Maugerud, Arne Garaas, Inger- Lise Schultz (t.o.m. sak 36) Følgende fra administrasjonen møtte: Ranveig Hvila, Jon Gj. Pedersen Spørretime: Repr. Robert S. Hansen hadde sendt inn følgende spørsmål: Hva gjør kommunen for å tilrettelegge for økt næringsutvikling og sysselsetting i vår kommune? Ordføreren viste bla. til NHOs kommune-nm Siste ved ordføreren Ordføreren orienterte om oppfølging oppvekst Numedal, nytt fysioterapilokaler, møter i regionrådet, utdeling av kulturpris, fylkesveiplan, skogprosjekt Numedal, ordførersamling i KS regi, politireformen, åpen gård på Ulland, årets TV-aksjon, MOT samling i Trondheim, Numedal mitt lokalsamfunn og ny fremskutt enhet.

6 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 33/16 Meldinger, PS 34/16 Buskerud som del av en ny folkevalgt region Eilev Bekjorden PS 35/16 Gnr 59/3 Konsesjon Tom Roger Svendsrud PS 36/16 Konsesjonssøknad Nedre Bjerkeset gnr. 64, bnr. 4 Ann Kristin Lislien PS 37/16 Søknad om tilskudd til oppgradering på Flesberg Jon Olav Berget menighetshus PS 38/16 Regionalt responssenter for velferdsteknologi Bjørg Homelien PS 39/16 Oppvekst Numedal - utredning av videre Henrik Meisner samarbeid PS 40/16 Stortingsvalget valgdager Britt Bergan PS 41/16 Valg av forliksråd Eilev Bekjorden PS 42/16 Forliksråd valg av møtefullmektiger Eilev Bekjorden PS 43/16 Oppheving av kommunal forskrift for innlandsfiske Signe Ulland Fløtterud PS 44/16 Forvaltning av fiskerettene på Flesberg kommunes Ann Kristin Lislien eiendommer PS 45/16 Fallvilt - håndtering av slakt Øyvind Høimyr PS 46/16 Alkoholpolitiske retningslinjer , inkl. fornying av salgs- og skjenkebevillinger Ingunn Garaas PS 33/16 Meldinger, Behandling i kommunestyret : Enstemmig vedtak: Meldingene tas til etterretning. Vedtak i kommunestyret : Meldingene tas til etterretning. PS 34/16 Buskerud som del av en ny folkevalgt region Behandling i kommunestyret : Formannskapets anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : 1. Flesberg kommune forholder seg til Stortingsflertallet som ønsker å erstatte dagens fylkeskommuner med ca 10 nye folkevalgte regioner. Flesberg kommune mener en naturlig regiondeling går langs Oslofjorden og at Buskerud bør inngå i en region vest for Oslofjorden. 2. Flesberg kommune vil vurdere eventuell overgang til en annen region/fylkessammenslutning når endelig regioninndeling foreligger. Side 2 av 5

7 PS 35/16 Gnr 59/3 Konsesjon Behandling i kommunestyret : Komiteens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : I medhold av konsesjonsloven av 28. nov. 2003, med endringer i lov av 19.juni 2009, gis Oddvar Grøterud, 3350 Prestfoss, konsesjon på erverv av halvpart av eiendommen Lindeteigen g.nr. 59, bnr 3 i Flesberg kommune. PS 36/16 Konsesjonssøknad Nedre Bjerkeset gnr. 64, bnr. 4 Behandling i kommunestyret : Repr Bjørg Homelien ba om vurdering av sin habilitet fordi søker er sønn av broren til hennes mann. Kommunestyret anså Homilien som habil. Komiteens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : 1. I medhold av konsesjonsloven av 28. november 2003, med endringer i lov av 19. juni 2009, gis Øystein Homelien, Nils Collett Vogts vei 32, 0766 Oslo, konsesjon på erverv av eiendommen Nedre Bjerkeset, gnr. 64,bnr. 4 i Flesberg kommune. 2. Søker må tilflytte eiendommen innen 1 ett år etter vedtak for å overholde konsesjonslovens bestemmelser vedrørende boplikt. PS 37/16 Søknad om tilskudd til oppgradering på Flesberg menighetshus Behandling i kommunestyret : Formannskapets anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : 1. Søknaden fra styret for Flesberg menighetshus om et tilskudd på kr ,- innvilges. 2. Tilskuddet gis med dekning fra generelt disposisjonsfond, og rådmannen gis fullmakt til å foreta budsjettjustering. 3. Styret for Flesberg menighetshus anbefales å innhente tilbud fra flere bedrifter. PS 38/16 Regionalt responssenter for velferdsteknologi Behandling i kommunestyret : Formannskapets anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : 1. Flesberg kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles responssentertjenester for trygghetsalarmer og velferdsteknologi i Kongsbergregionen. 2. Flesberg kommune tilslutter seg samarbeidet om anskaffelse og drift av felles responssenterløsning. Det tas forbehold inntil antall deltakende kommuner, og kostnadsfordeling for driftsbudsjettet er avklart, og sett i forhold til økonomiplan og handlingsprogram Flesberg kommune slutter seg til Rådmannsutvalgets faglige vurdering om etablering av regionalt responssenter for velferdsteknologi på Kongsberg legevakt. Side 3 av 5

8 PS 39/16 Oppvekst Numedal - utredning av videre samarbeid Behandling i kommunestyret : Komiteens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : 1. Rådmannen gis fullmakt til å utrede en utvidelse av det interkommunale samarbeidet innenfor oppvekstsektoren med kommunene Nore og Uvdal og Rollag. 2. En sak med beskrivelse av mål, virkemidler, organisering og økonomiske konsekvenser legges for kommunestyret innen utgangen av februar 2017 med sikte på iverksetting fra PS 40/16 Stortingsvalget valgdager Behandling i kommunestyret : Formannskapets anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : I Flesberg kommune skal stortingsvalget 2017 holdes over 2 dager dvs. søndag 10. og mandag 11. september PS 41/16 Valg av forliksråd Behandling i kommunestyret : Valgnemndas anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : Til forliksrådet for perioden velges: a) Medlemmer 1. Sondre Kosmo Paulsen 2. Liv Inger Ormåsen 3. Egil Langgård b) Leder: Sondre Kosmo Paulsen c) Varamedlemmer: 1. Bjørnar Dokka 2. Elisabeth Fossan 3. Jarle Weseth PS 42/16 Forliksråd valg av møtefullmektiger Behandling i kommunestyret : Valgnemndas anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : For perioden velges følgende til møtefullmektiger i forliksrådet: 1. Lars Ingebrigtsen 2. Britt Ingunn Garaas 3. Britt Jorun Ingebrigtsen Side 4 av 5

9 PS 43/16 Oppheving av kommunal forskrift for innlandsfiske Behandling i kommunestyret : Komiteens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : Rådmannen anbefaler at gammel kommunal forskrift for innlandsfiske i Flesberg kommune oppheves og Flesberg kommune heretter følger Lov om laksefisk og innlandsfisk mv. (lakseog innlandsfiskeloven) PS 44/16 Forvaltning av fiskerettene på Flesberg kommunes eiendommer Behandling i kommunestyret : Komiteens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : Flesberg jeger og fiskeforening fortsetter som Flesberg kommunens representant i Lyngdalsvassdragets fiskeforening, samt Holtefjell fiskekortområde og Lågen fiskeforening, med de samme fullmakter som fra avtalen av 22 juni PS 45/16 Fallvilt - håndtering av slakt Behandling i kommunestyret : Komiteens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : Kjøtt fra fallviltet i kommunen skal så langt det lar seg gjøre benyttes på kjøkkenavdelingen på Flesbergtunet. Kjøttet skal godkjennes av Mattilsynet jfr kapittel 8 i Forskrift om utøvelse av jakt felling og fangst.av 2016, og skal parteres og pakkes av bedrift godkjent for dette. Kostnader til partering og pakking dekkes av Flesbergtunet PS 46/16 Alkoholpolitiske retningslinjer , inkl. fornying av salgs- og skjenkebevillinger Behandling i kommunestyret : Komiteens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret : 1. Alkoholpolitiske retningslinjer for Flesberg kommune for vedtas, med følgende endring/tillegg (i kursiv): Pkt. 2.6 første kulepunkt: og idrett 2. Kommunestyret fornyer gjeldende salgs- og skjenkebevillinger i Flesberg fra , med følgende begrunnelse: Dersom det ikke er endringer ved bevillingen eller andre forhold som tilsier at en ny behandling anses nødvendig, gjelder bevillingen for fire nye år. I motsatt fall kan kommunen be om ny søknad. (jfr. Alkohollovens 1-6 nytt 3. og 4. ledd, gjeldende fra ). Side 5 av 5

10 Flesberg kommune Brevet bes distribuert til: Ordfører Rådmann/ Byrådsleder Deres ref: Vår ref: Dato: Bosetting av flyktninger 2017 reduksjon av vedtak Norske kommuner har de siste årene gjort en formidabel innsats med bosetting og kvalifisering av flyktninger, og oppgavene er store også i I 2017 vil det være behov for å bosette flyktninger i norske kommuner, hvorav er enslige mindreårige under 18 år. Om lag 40% av de enslige mindreårige er under 15 år. Bosettingsbehovet er lavere enn tidligere plantall fra IMDi. Færre asylsøkere til Norge og færre som innvilges opphold er hovedårsakene til at behovet har gått ned. Så langt har kommunene vedtatt å bosette i underkant av flyktninger neste år. Flesberg kommune har tidligere vedtatt å bosette 15 flyktninger i 2017, inkludert 5 enslige mindreårige. Det nedjusterte bosettingsbehovet gjør at vi ber kommunen redusere sitt vedtak til å bosette 10 flyktninger i 2017 og se bort fra bosetting av enslige mindreårige flyktninger. Anmodningstallene til den enkelte kommune er utarbeidet i samråd med KS. Vi oppfordrer kommunene til å fatte presise vedtak for hvor mange flyktninger kommunen skal bosette, og at vedtaket ikke inkluderer familiegjenforente, eller har andre forbehold. Dette er nødvendig for å avveie ansvarsdelingen mellom kommunene. IMDi understreker at bosetting er første skritt i integreringsprosessen i kommunen, og at et godt kvalifiseringsarbeid styrker den enkeltes mulighet for å integreres gjennom arbeid og utdanning. For mer informasjon om planlegging og bosetting, se Her finnes bl.a. informasjon om tilskudd og økonomi, boliger til flyktninger, samt statistikk over bosetting. Ta kontakt med IMDi Indre Øst dersom dere ønsker dialog om anmodningen og bosetting av flyktninger. Vi deltar gjerne på møter med kommunen, også i samarbeid med andre statlige aktører på feltet. Vi ber om at tilbakemelding på brevet sendes til post@imdi.no, med kopi til nina.gran@ks.no og ebt@imdi.no innen Med hilsen for lntegrerings- og mangfoldsdirektoratet Eva Khan regiondirektør Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. IMDi Postboks 8059 Dep Oslo I Tollbugata 20, 0031 Oslo I Telefon: I Telefaks: E-post: post@imdi.no I Organisasjonsnummer: I

11 FLESBERG KOMMUNE Rapport 2. tertial 2016 Lampeland Arkiv 153 Saksmappe 2016/337 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /16 kommunestyret /16 Rådmannens anbefaling: Rapporten for 2. tertial 2016 tas til etterretning. Følgende budsjettendringer vedtas: Rammen til NAV-Numedal reduseres med Rammen til barnevern reduseres med Rammen til Helse og omsorg økes med Rammen til Teknikk, plan og ressurs økes med Avsatte midler til reguleringspremie reduseres med Behandling i formannskapet : Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i formannskapet : Rapporten for 2. tertial 2016 tas til etterretning. Følgende budsjettendringer vedtas: Rammen til NAV-Numedal reduseres med Rammen til barnevern reduseres med Rammen til Helse og omsorg økes med Rammen til Teknikk, plan og ressurs økes med Avsatte midler til reguleringspremie reduseres med Saksopplysninger: Driftsregnskap Pr. 2. tertial er det et mindreforbruk samlet i etatene på 0,7 million kroner. NAV og flyktningetjenesten har mindreforbruk på 1,3 millioner kroner som i hovedsak gjelder økte inntekter som dekker økt utgiftsbehov, men det er også mindreforbruk på nødhjelp.

12 Etaten Teknikk, plan og ressurs har merforbruk som relaterer seg til vedlikehold av kommunale veier. P.g.a. nye kontrakter, og at rammen har vært for liten gjennom flere år, forventes det et merforbruk på området. Etaten fikk tilført kroner til dette formålet i 1. tertial. Vi ser nå at muligheten til å dekke resterende avvik innen eksisterende ramme ikke er mulig å gjennomføre, og foreslår å tilføre etaten kroner til formålet. Det tas høyde for de nye avtalene ved rullering av økonomiplan. Helse og omsorg har merforbruk pr. 2. tertial. Etatens forslag til omstilling i 2016 ble ikke vedtatt, rådmannen foreslår å øke rammen i 2016 med kroner. Barnevern varsler positiv prognose på kroner ved årets slutt. Kommunens skatteinngang pr. 2. tertial ligger 2,9 % høyere enn budsjettert skatteinngang, og 9,8 % høyere enn på samme tidspunkt i fjor. Landet har en økning på 8,2 % i samme periode. Økningen gjelder i stor grad høyere forskuddsskatt for selvstendige næringsdrivende og forskuddstrekk fra arbeidstakere. Budsjettert avsetning til reguleringspremie er 0,9 million kroner høyere enn faktisk utgift i Reguleringspremie til KLP er pensjonsrettigheter som skal oppreguleres etter at lønnsog trygdeoppgjørene er ferdigbehandlet. Reguleringspremien består av oppregulering av yrkesaktives rettigheter, regulering av pensjonistenes rettigheter og regulering av oppsatte rettigheter (de som har sluttet). Samlet forventes det at driftsregnskapet legges fram i balanse ved årets slutt. Rådmannen foreslår følgende budsjettreguleringer pr. 2. tertial: Rammen til NAV-Numedal reduseres med Rammen til barnevern reduseres med Rammen til Helse og omsorg økes med Rammen til Teknikk, plan og ressurs økes med Avsatte midler til reguleringspremie reduseres med Investeringer Total investeringsramme for 2016 er 33,6 millioner kroner. Pr. 2. tertial er det brukt 10,9 millioner kroner. Alle prosjektene er omtalt i rapporten. Befolkning Dette rapporteringsområde i tertialrapporten er tatt med fordi det er helt sentralt m.h.t. utvikling i både økonomi og tjenester. Det legger også premissene for fremtidig utvikling av kommunen. Flesberg har pr. 2 kvartal 2016 et fødselsoverskudd på 3 personer og netto innflytting på 5 personer som gir en total folkevekst på 8 personer. Folketallet er pr Vurdering: Det vises til rapporten. Vedlegg: 1 Rapport 2. tertial Sykefravær 2. tertial 2016 Side 2 av 3

13 Side 3 av 3

14 FLESBERG KOMMUNE Foto: Åshild Lie Tertialrapport

15 Tertialrapport INNHOLD SIDE Hovedoversikt/sammendrag... 2 Internkontroll... 4 Arbeidsprogram og målindikatorer for 2016:... 5 Samfunnssikkerhet og beredskap... 5 Fellestjenesten... 6 Oppvekst og kultur NAV Numedal (Vertskommune Rollag) Barneverntjenesten i Numedal (vertskommune Nore og Uvdal) Helse og omsorg Teknikk, plan og ressurs Investeringer Sykefravær Befolkningsutvikling Finansforvaltning Flesberg kommune Side 1

16 Tertialrapport Hovedoversikt/sammendrag Etat Budsjett 2016 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Prognose Politisk adm Fellestjenesten Oppvekst og kultur NAV-Numedal sosial og flyktningtjenesten Barnevern Helse og omsorg TPR Selvkostområdene TPR uten selvkostområder Flesberg kirkelig fellesråd, overføring Næringsutvikling 400' finansiert av næringsfond Annet Pr. 2. tertial har vi mindreforbruk samlet i etatene på 0,7 million kroner. NAV og flykningetjenesten har mindreforbruk på 1,3 millioner kroner som i hovedsak gjelder økte inntekter som dekker økt utgiftsbehov, men det er også mindreforbruk på nødhjelp. Etaten Teknikk, plan og ressurs har merforbruk som relaterer seg til vedlikehold av kommunale veier. P.g.a. nye kontrakter, og at rammen har vært for liten gjennom flere år, forventes det et merforbruk på området. Etaten fikk tilført kroner til dette formålet i 1. tertial. Vi ser nå at muligheten til å dekke resterende avvik innen eksisterende ramme ikke er mulig å gjennomføre og foreslår å tilføre etaten kroner til formålet. Det tas høyde for de nye avtalene ved rullering av økonomiplan. Helse og omsorg har merforbruk pr. 2. tertial. Etatens forslag til omstilling i 2016 ble ikke vedtatt, rådmannen foreslår å øke rammen i 2016 med kroner. Barnevern varsler positiv prognose på kroner ved årets slutt. Tabellen nedenfor viser status på de øvrige størrelsene i budsjettet. Der det er avvik, og lagt inn prognoser ved årets slutt, er det gitt forklaring til dette i kommentarfeltet i tabellen: Flesberg kommune Side 2

17 Tertialrapport Periodisert budsjett Regnskap Budsjett Avvik Drift Etatene - netto ramme Drift Andre inntekter: Prognose Kommentarer: Skatteinntekter Skatteinngangen pr 2 tertial er 2,9 % over budsjett Rammetilskudd Rammetilskuddet er i tråd med budsjett Eiendomsskatt verker og bruk i tråd med budsjett. 2. termin Eiendomsskatt verker og bruk skrives ut i september Eiendomsskatt annen eiendom Eiendomsskatt annen eiendom er i tråd med budsjett. 2. termin skrives ut i september Innføring eiendomsskatt alle eiendommer Konsesjonskraft - netto Reduserte inntekter pga lave kraftpriser. I tillegg er det kommet etterregning på kraftuttak for 2014 og 2015 på ca kroner Konsesjonsavgifter Mottas i desember. Kompensasjonstilskudd Inntektsføres i desember Motpost avskrivninger Inntektsføres i desember Premieavvik KLP/amortisering (7*) Avregning kommer i januar 2017 Jfr. avregning mottatt i september ser det ut til at denne posten Reguleringspremie inkl avgift har en reserve på 0,9 millioner kroner (se kommentarer under) Lønnsoppgjør 2016 til fordeling i Inndekking av lokalt lønnsoppgjør i 2016 gjenstår, gjennomføres i oktober. Overføring til investeringsregnskap Regnskapsføres i desember Bruk av tidligere mindreforbruk Regnskapsføres i desember Avsetning til bundne fond Regnskapsføres i desember Regnskapsføres i desember. Netto avsetning til disposisjonsfond Avsetning/bruk til disposisjonsfond utgjør kroner i revidert budsjett 2016 Netto renter I balanse Avdrag I balanse Mottatt avdrag på utlån BFK Avvik sees i sammenheng med rentebelastning Netto drift Kommunens skatteinngang pr. 2. tertial ligger 2,9 % høyere enn budsjettert skatteinngang og 9,8 % høyere enn på samme tidspunkt i fjor. Landet har en økning på 8,2 % i samme periode. Økningen gjelder i stor grad høyere forskuddsskatt for selvstendige næringsdrivende og forskuddstrekk fra arbeidstakere. Flesberg kommune Side 3

18 Tertialrapport Reguleringspremie til KLP er pensjonsrettigheter som skal oppreguleres etter at lønns- og trygdeoppgjørene er ferdigbehandlet. Reguleringspremien består av oppregulering av yrkesaktives rettigheter, regulering av pensjonistenes rettigheter og regulering av oppsatte rettigheter ( de som har sluttet). Budsjettert avsetning til reguleringspremie er ca 0,9 million kroner høyere enn faktisk utgift i Samlet forventes det at driftsregnskapet legges fram i balanse ved årets slutt. Rådmannen foreslår ifølgende budsjettreguleringer pr 2. tertial: Rammen til NAV-Numedal reduseres med Rammen til barnevern reduseres med Rammen til Helse og omsorg økes med Rammen til Teknikk, plan og ressurs økes med Avsatte midler til reguleringspremie reduseres med Internkontroll Kommuneloven stiller krav til at det i årsberetningen skal redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Vi har valgt også å gi en kort, verbal, status også i tertialrapportene. Av aktuelle forhold som kan berøres i årsberetningen kan være: Status oppfølging og gjennomføring politiske vedtak (dette rapporteres det kun på i årsberetningen) Arbeid for etisk standard og kultur (reglement, refleksjon, bevissthet) Innmeldte og lukkede avvik (trender, volum, typer m.v.) Gjennomførte kontroller og særlige analyser Planer om endringer på bakgrunn av erfaringer og analyse Internkontrollsystemer - kvalitetssystem I tillegg til ordinær bruk av avvikshåndtering har det ikke vært spesielle aktiviteter knyttet til kvalitetssystemet Compilo i 2. tertial. I forbindelse med de større prosjektene innenfor vann og avløp jobbes det med internkontroll og kvalitetssikring på flere områder. Vi vil etter hvert kunne komme med greie oversikter over avvik, typer av avvik og håndtering av disse på et overordnet nivå, sånn at også kommunestyret kan ha en viss innsikt i hvordan denne del av internkontrollen fungerer. Reglementer Det er i 2. tertial jobbet litt videre med revisjon av delegasjonsreglementet som skal behandles politisk i Flesberg kommune Side 4

19 Tertialrapport Arbeidsprogram og målindikatorer for 2016: Handlingsprogram HMS Mål Tiltak 2016 Status pr 2. tertial 2016 Systematisk HMS-arbeid Oppfølging handlingsplan IA Ja Ja, ble gjennomført i 2015 og nødvendig oppfølging har blitt gjort. Systematisk HMS-arbeid Verneombud har gjennomført grunnkurs i HMS 100 % Ja, alle nye verneombud har gjennomført kurs. Systematisk HMS-arbeid Vernerunder og oppfølging (gjennomført) Delvis Har foreløpig ikke fått noen meldinger om vernerunder. Det har blitt utarbeidet støyrapport på kjøkkenet på Flesbergtunet som er fulgt opp. Verneombud ved Lampeland barnehage har meldt inn sak om garderobeforhold mm som er løst. Systematisk HMS-arbeid Møter i arbeidsmiljøutvalget 2 1 møte Systematisk HMS-arbeid Impelementere IKT-basert kvalitetssystem Drift og forbedring De ulike avdelinger har ansvaret for å legge inn dokumenter på sine områder samt å følge opp aktuelle avvik. Har ikke vært gjennomført noen særskilte tiltak innenfor dette området. Systematisk HMS-arbeid Medarbeiderundersøkelse (hvert 3. år) Ja Ikke gjennomført Systematisk HMS-arbeid Gjennomføring av helsetest ansatte Nei Skal gjennomføres hvert 3 år og neste gjennomføring vil skje i Arbeidsgiverstrategi Revisjon personalreglement X Ikke gjennomført Arbeidsgiverstrategi Rullering av lønnspolitisk plan Delvis Ikke gjennomført Samlet sykefravær mål handlingsplan IA Løpende oppfølging 5,0 % Løpende oppfølging gjennomføres i hver enkelt etat. Samfunnssikkerhet og beredskap Mål Tiltak 2016 Status pr 2. tertial 2016 Kompetanseheving beredskapsledelse Deltakelse på kurs innen samfunnssikkerhet og beredskap Ja Ikke gjennomført. Oppdatering beredskapsplan Årlig revidering Ja Pågår. ROS-analyse Sluttføre hovedrevisjon av ROS-analyse X Pågår og skal avsluttes innen ROS-analyse Rullere/oppdatere ROS-analyse Vedl.hold. Pågår. Operativt kriseteam Reetablere kriseteam Vedl.hold. Ikke gjennomført. Beredskapsøvelse Øvelse beredskapsplan Ja Gjennomført mai Samhandling Møte med samarbeidspartnere innenfor beredskap Ja Ikke gjennomført. Rapportering Statusmelding til kommunestyret om beredskap Ja Ikke gjennomført. Flesberg kommune Side 5

20 Tertialrapport Fellestjenesten Økonomistatus Budsjett 2016 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Politisk administrasjon 2 417` ,8 Fellestjenesten ` ,6 Kommentar: Politisk administrasjon: Er under god kontroll (alle kapitler går enten i balanse eller viser et lite mindreforbruk). Fellestjenesten: Er under god kontroll Driftstiltak budsjett 2016 Beløp Kommentar Fellestjenesten: Nye tiltak Kongsbergregionen 248` Prosjekter for digitalisering Sykefravær 2.tertial tertial 16 2.tertial 16 Kommentar: Sykefraværsstatistikk pr. 2. tertial er ikke tilgjengelig ennå pga. oppgradering av systemet personalsystemet. 0,84 % 1,16 % 0,56 % Flesberg kommune Side 6

21 Tertialrapport Målområder: Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Flesberg kommune fremstår som en attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6) Arbeidsprogram/tiltak 2016 Status pr 2. tertial 2016 Videreutvikle arbeidsgiverplattformen med hovedfokus på ledelse. Bidra til videreutvikling av kommunens internkontrollarbeid via kvalitetssystemet Compilo. Har vært gjennomført ett leder/mellomledermøte i perioden knyttet til beredskapsarbeid. Det legges stadig ut nye dokumenter i Compilo. Det har vært ekstra fokus på avviksfunksjonen. Oppdatere og følge opp kommunens personalreglement, HMS-arbeid, IAhandlingsplan og løpende personalarbeid (mye av dette vil skje gjennom systemet Kvalitetslosen). De fleste avdelinger har utarbeidet egne HMS-årsmeldinger for For øvrig igjen særskilte tiltak igangsatt. Det har vært gjennomført ett AMU-møte og ett verneombudmøte. Implementere personalmodul i samarbeid med de øvrige Numedalskommunene. Dette arbeidet er stilt i bero og gjennomføres samtidig med at kommunene i Kongsbergregionen innfører nytt sak/arkiv system. Gjennomføre LEAN-prosess sammen med ansatte i TPR-etaten (dvs. skape bedre flyt i arbeidsprosesser, etablere mest mulig effektive arbeidsrutiner m.v.). Gjennomføre lokale lønnsforhandlinger i kap. 4, kap 3.4.2, kap. 5 og kap innen I Fellestjenesten er èn Lean-prosess gjennomført samt en fellesprosess sammen med TPR. Flesberg kommune deltar på egen erfaringskonferanse for Lean-kommuner i regi av KS. Det vil ikke bli lokale lønnsforhandlinger i kap. 4 i høst, men i kap. 3 og i kap. 5 vil dette bli gjennomført på vanlig måte. Gjennomføre medarbeiderundersøkelse. Ikke gjennomført. Kommunen tilbyr generelt gode og fleksible tjenester tilpasset brukernes behov; innen så vel byggesaksbehandling som eldreomsorg og barnehager (2.6) Kommunen skal møte publikum på en hyggelig, informativ og effektiv måte (4.1) Etablere nettbasert nyansatt-kurs. Informasjon: Ha fortsatt fokus på forbedring av kommunens informasjon til publikum ved hjelp av kommunens nettsider og sosiale medier. Utarbeide enkel informasjonsstrategi. Forbedre de direktesendte overføringene fra kommunestyremøter, og få til bedre arkiveringsløsninger på disse. Videreføre prosessen med fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte. Utgi hytte-/fritidsmagasin i Numedal. Gjennomføres innen 1. juli Er i prosess og det legges opp til at dette er fullført i løpet av høsten. Samling gjennomført, og det vil bli utarbeidet skisse til kommunikasjonsstrategi som en skal jobbe videre med i Er delvis gjennomført. Pågår. Gjennomført. Flesberg kommune Side 7

22 Tertialrapport Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger (3.12) Lage hensiktsmessige interne rutiner og etablere nødvendig kompetanse på oppfølging av IKT-saker etter at felles IKT-driftsorganisasjon i Kongsbergregionen (K-IKT) er etablert. Evaluere telefonsamarbeidsprosjektet med Rollag. Følge opp/bruke mulighetene i ephorte 5 for å sikre en gevinstrealisering gjennom bedre dokumentfangst, enklere saksbehandling og bedre dokumentflyt (jfr. LEAN-prosess som nevnt ovenfor). Nødvendig opplæring må foretas. Videreføre informasjonssikkerhetsprosjekt (Kongsbergregionen), hvor det blir en hovedoppgave å følge opp informasjonssikkerhetsarbeidet på en hensiktsmessig måte. Følge opp endringer i alkoholloven i forhold til saksbehandling av fornying av salgs- og skjenkebevillinger Dette medfører politisk gjennomgang av kommunens alkoholpolitikk. Oppfølging av KS-SvarUT (elektronisk løsning for utgående post). Deltagelse i arkivnettverksgruppe innen Kongsbergregionen som gjennomfører prosjekt for anskaffelse av felles sak-/arkivløsning for alle kommunene i regionen i Deltakelse (personalsjef) i Kompetanseregionen, som er en felles satsning for kompetanseutvikling i Kongsbergregionen. Arbeidet er igangsatt (noe av dette vil bli som Lean-prosesser). Ikke gjennomført. Er igangsatt og vil bli et prioritert område framover. Ikke gjennomført særskilt tiltak på dette området siden nyttår. Gjennomført Prosjektet er gjennomført og vi er så smått i gang. Det er laget en plan for videre opplæring. Vi har deltatt her som forutsatt og med henblikk på at nytt sak/arkivsystem skal være ferdig implementert våren Vi deltar her som forutsatt. Det vil bli lagt opp til en ny kursrunde for strategisk kompetanseledelse. Andre oppgaver Gjennomføre digitalisering av politisk utsending av dokumenter, innkjøp av nettbrett etc. til folkevalgte m.v. Tas i bruk fra ny kommunestyre-periode, dvs. i første tertial Nødvendig opplæring må fortas. Valg til styrer, råd og utvalg. Innkjøp av nettbrett samt opplæring av folkevalgte og ledere/utvalgte ansatte i administrasjonen er gjennomført. Gjennomført (noe etterarbeid gjenstår). Revisjon av delegasjonsreglement Noe gjenstår. Behandles politisk i Flesberg kommune Side 8

23 Tertialrapport Målindikatorer: Mål 2016 Status 2.tertial 2016 Økonomi: % avvik regnskap/budsjett 0 +2,2 % (dvs. + 1,6% i FT og +6,8% på politisk område). Det er så langt god kontroll både på politisk område og i Fellestjenesten. Medarbeidere: Vernerunder Ja Ikke gjennomført Kompetansetiltak Gjennomføre enkel Delvis gjennomført kompetanseplan Gjennomførte medarbeidersamtaler Ja Ikke gjennomført Gjennomført medarbeiderkartlegging innen 1. juni Ikke gjennomført Tjeneste: Journalføring av post innen 3 dager Ja Ja, i hovedsak får vi dette til. Ansettelser innen en måned etter søknadsfrist Ja (dersom det ikke er Målsettingen innfris dersom det ikke er spesielle forhold knyttet til ansettelsen. en spesiell situasjon Bistå etatene i personalsaker og i HMS ved behov Ja Ja (er en kontinuerlig prosess) Fysisk arkivering og avslutning av saker i Ephorte Videreføres Fysisk arkivering er en kontinuerlig prosess og arbeidet med avslutning av saker i ephorte er igangsatt. Elektroniske tjenester (selvbetjening): Ephorte-moduler- herunder ansettelsesmodul Gjennomføres Ikke gjennomført (avventer i forhold til prosess i Kongsbergregionen). Flesberg kommune Side 9

24 Tertialrapport Oppvekst og kultur Økonomistatus Kommentar Regnskapet er i balanse pr. 2. tertial Budsjett 2016 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % ` ` ` 124` 0,3 % Noe merforbruk på vikarutgifter i barnehagene. Etatens regnskap forventes å gå i balanse ved årsslutt. Det er stor sannsynlighet for at etatens regnskap ved årsslutt har et positivt avvik, da Kongsberg kommune har meldt fra om at Flesberg kommune i 2016 får lavere utgifter til kjøp av barnehageplasser sammenlignet med fjoråret. Sykefravær 2.tertial tertial 16 2.tertial 16 Kommentar: Sykefraværsstatistikk pr. 2. tertial er ikke tilgjengelig ennå pga. oppgradering av systemet personalsystemet. Pågående og nye prosjekter 4,77 % 5,64 % 7,89 % 2016 Status 2.tertial 2016 Forprosjekt ny skole og flerbrukshall X Det er inngått samarbeidsavtale med Kongsberg Kommunale Eiendomsforetak på videre gjennomføring av forprosjektet ny skole og flerbrukshall. Vurdering for læring- skolebasert utviklingsarbeid. Et nasjonalt og interkommunalt satsingsområde. X Interkommunalt samarbeid i forbindelse med dette temaet. Ny lærings-plattform vklass prøves ut i alle klasser fra høstsemesteret 2016 der vurdering for læring står sentralt. Flesberg kommune Side 10

25 Tertialrapport Folkehelseprosjektet «Opptur». Forebyggende samarbeid mellom skole, helse og barnevern. Tiltaket er i samsvar med nasjonale føringer som pålegger kommuner å prioritere tverretatlig forebyggende innsats for barn og unge, jfr. Rundskriv Q-16/2013. Barnehage, helsestasjon og barnevern deltar i et felles utviklingsarbeid initiert av barnevernet, som en del av folkehelseprosjektet. X Flere ansatte deltar i prosjektet «barn i rusfamilier» som en del av det tverretatlige og forebyggende arbeidet innen barnehage, skole og helse. Tiltak 2016 Status 2.tertial 2016 Oppgradering av uteområdene ved Lampeland og Furuflata barnehage. X Oppgradering av uteområdene ved alle barnehagene gjennomført. Lyddemping Lampeland barnehage og gammel del i Svene barnehage. X Ikke gjennomført Arbeidsprogram : Målområder: Tekst skrevet med kursiv refererer til utdrag fra kommuneplan, bl.a. hovedmålsettinger og strategier. Medarbeidere: attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6) kompetanseutvikling og ressurser innen IKT både for elever og lærere Tiltak Periode Status pr 2.tertial 2016 Sikre at pedagogisk personell i barnehagen får barnehageplass Gjennomført for sine barn. Dette for å beholde kvalifiserte førskolelærer/barnehagelærere i kommunale barnehager. Minimum 1 dags kompetanseutvikling for barnehageansatte Gjennomført Minimum 1 dags kompetanseutvikling for pedagogiske ledere i Gjennomført faste stillinger Ledere i barnehage og skole deltar på interkommunal studietur 2016 Gjennomført til Sogn for å lære av kommuner som kan dokumentere høy kvalitet både i barnehage og skole. Videreutdanning for minimum 1 lærer pr. år, 30 studiep Gjennomført Minimum 2 dagers kompetanseutvikling for mellomledere i Gjennomført skole og barnehage pr. år. Skolering av 2 lærere i SOL (systematisk oppfølging av lesing) en videreføring av LUS Ikke gjennomført IKT-veilederne skal gjennomføre datakurs for elever med Gjennomført 87,5 % lærere på alle klassetrinn. Flesberg kommune Side 11

26 Tertialrapport (3.4) Tjeneste: Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne (2.6) Fokus på samarbeid skole/barnehage hjem (4.1) arbeider bl.a. målrettet med å utvikle elevenes lesekompetanse (3.4) Skolene skal ha fokus på tilpasset opplæring og optimalt læringsutbytte for den enkelte elev (3.4) Styrke holdningsskapende arbeid i barnehage og skole for både fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø og kosthold (4.1) holdningsskapende arbeid med fokus på verdier, valg og tro på egne krefter (3.4) skape tilbud som engasjerer og appellerer til ungdom (3.12) Alle lokale partnere har en felles forståelse av hvilke verdier som skaper «den gode oppvekst» og «det gode liv» i Flesberg (2.3) Fokus på samarbeid skole/ hjem (4.1) Alle barn i barnehage og grunnskole skal få oppleve profesjonelle kunst- og kulturtilbud. Det er etablert mange og varierte kunst- og kulturtilbud (2.3) Oppvekstsjef gjennomfører en utviklingssamtale ved hver skole Gjennomført 50 % med fokus på oppfølging av skoleeiers forsvarlige system. Gjennomføre tilsyn i barnehagen i h.h.t. til revidert plan Gjennomført Månedlige fellesmøter for barnehage- og skoleledere i Numedal med fokus på ledelsesutvikling Gjennomført Gjennomføre trekantsamtaler (foresatte, barnehage, skole) Gjennomført Innføring av SOL (systematisk observasjon av lesing) for elevene på barnetrinnet. En iverksetter tiltak for elever som trenger hjelp til å bedre sin lesekompetanse Gjennomført trinn Ikke gjennomført trinn Fokus på språkarbeid i barnehagen, utarbeide felles språkplan for barnehagene i Numedal utkast ferdigstilt Rektor gjennomfører to resultatsamtaler pr. år med lærere på Gjennomført 50 % trinnene for oppfølging av læringsresultatene til den enkelte elev med evt. påfølgende tiltak. Gjennomføre tiltak i utviklingsplan: Vurdering for læring Gjennomført Bruk av det holdningsskapende programmet Det er mitt valg i Gjennomført 80 % skolen. Skolering av Ungdom med MOT Ikke gjennomført Lederskolering på MOT-camp for 2 elever pr. år Ikke gjennomført Minst 4 årlige MOT-samlinger skal gjennomføres i alle kommunale barnehager der MOTs holdninger og verdier blir satt i fokus Gjennomført 90 % Arbeid med MOT-verdiene på skolens foreldremøte, minimum ett møte pr. klassetrinn Gjennomført Kulturkontoret gir årlig tilbud om et arrangement i barnehagen Gjennomført 2 årlige foredrag i samarbeid med kirkekontoret med tema som ligger i skjæringspunktet mellom historie, religion, filosofi, etikk og samtid Gjennomført 50 % Flesberg kommune Side 12

27 Tertialrapport Regionalt og interkommunalt samarbeid vil fortsatt ha høy prioritet i søken etter gode og effektive fellesløsninger(3.1) Arbeidet med planlegging av ny felles barneskole- og flerbrukshall på Stevningsmogen skal videreføres (3.4) Revidere plan plan for idrett og friluftsliv Revidere plan for Den Kulturelle Skolesekken Restaurere fjøset på Flesberg bygdetun, Dåsettunet Utarbeide interkommunal kulturplan som overordnet styringsdokument for kulturområdet. Følge opp kommunestyrevedtak fra april 2014; forprosjekt ny skole og flerbrukshall på Stevningsmogen Ikke gjennomført Utarbeides gjennom tverretatlig samarbeid og politisk vedtak i kommunestyret. Utarbeides med politisk vedtak i kommunestyret Ikke gjennomført Under forutsetning av fullfinansiering (søke eksterne midler, i tillegg til kommunal finansiering) 2016 I henhold til kommunestyrevedtak er det inngått samarbeidsavtale med Kongsberg Kommunale Eiendomsforetak (KKE) på videre gjennomføring av forprosjektet ny skole, flerbrukshall m.m. Rådmann, teknisk sjef, oppvekst- og kultursjef, ordfører og varaordfører er fra kommunestyrets side oppnevnt som styringsgruppe. Det er også nedsatt en prosjektgruppe Ikke gjennomført Ikke gjennomført Målindikatorer: 2016 Status pr 2.tertial 2016 Økonomi: Avvik regnskap/ budsjett 0 0,3 % Medarbeidere: Gjennomførte medarbeidersamtaler 100% 90% Sykefravær <7% Gjennomførte dager etterutdanning pr. lærer 1 1 Gjennomførte dager etterutdanning pr. barnehageansatt 1 1 Antall lærere under videreutdanning (Kompetanse for kvalitet) 1 1 % lærere med universitets-/høyskoleutdanning og pedagogisk utdanning (Jfr. kostra-rapportering) 85 % 91,3% % dispensasjoner - pedagogiske ledere i barnehagene 30% 0 % Gjennomførte vernerunder i alle enheter 100% 40% Tjeneste: Barnehagedekning - alle som har søkt innen hovedopptaket 100% 100% Elektroniske tjenester: Flesberg kommune Side 13

28 Tertialrapport Oppdaterte hjemmesider skolene Oppdaterte hjemmesider barnehagene Ja Ja Ja Ja Resultater: % av elevene på 3. trinn over kritisk grense i lesing 80 % 70 % Gjennomsnitt nasjonale prøver 5. trinn * 45 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt nasjonale prøver 8. trinn * 48 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt nasjonale prøver 9. trinn * 54 Rapporteres i årsmelding Gjennomsnitt grunnskolepoeng 10. trinn 38 40,4 Gjennomsnitt elevundersøkelsen 7./10. trinn (mobbing) <1,3 Rapporteres i årsmelding * Resultatene gis nå i skalapoeng Flesberg kommune Side 14

29 Tertialrapport NAV Numedal (Vertskommune Rollag) Økonomistatus Budsjett 2016 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % NAV Numedal og flyktningetjenesten rammeområde 3 NAV Sosialtjenesten, overføring til Rollag kommune 2 217` % NAV Flyktningetjenesten, overføring til Rollag kommune 177` % God kontroll på utgiftene til økonomisk sosialstønad og sykepengerefusjon gir mindre forbruk. Utgiftene til flyktningetjenesten er også innenfor budsjett, men periodisering og refusjoner gir avvik nå Sykefravær Kommentar: Sykefraværsstatistikk pr. 2. tertial er ikke tilgjengelig ennå pga. oppgradering av systemet personalsystemet. Handlingsprogram : Satsingsområde i kommuneplan Tiltak Hensikt Periode Status pr 2.tertial Tjenesteutvikling generelt 7.2 NAV 6.1 Omdømmebygging Utvikle kvaliteten i tjenesten videre. Alle ansatte skal møte brukere og arbeidsgivere som profesjonelle veiledere og bistå med behovsavklaringer. Være en synlig samfunnsaktør Målindikator: Målekort og brukerundersøkelser Brukerne skal oppleve å få rett tjeneste til rett tid og med god kvalitet Fokus i 2016 på å jobbe med kvalitetsheving i brukeroppfølgingen pluss styrke kontakten med arbeidsgivere. Jevnlig kollegaveiledning. Saksdrøftingsverksteder Flesberg kommune Side 15

30 Tertialrapport Tjenesteutvikling generelt 7.1 Tjenesteutvikling generelt Satse videre på veilederkompetanse. Dette gjøres gjennom videreføring av opplæring i veiledningsmetodikk.(mimetodikk, motiverende intervju). Målindikator: Alle veiledere jobber etter MI, deltar i kollegaveiledningsgrupper Bosetting av flyktninger 14 personer i hver kommune for familiegjenforening. Delta i KS-effektiviseringsnettverk og jobbe for å utvikle kvaliteten i tjenesten og resultatene for brukerne. Gjennomføre brukerundersøkelse og tjenesteanalyse. Få på plass nok boliger (både offentlig og privat regi) til å møte bosettingsbehovet Forutsetter at det samlede utgiftsbehovet dekkes av integreringstilskuddet. Sikre kvalitet i brukeroppfølgingen Bidra til bosetting og integrering av flyktningene slik at de settes i stand til jobb eller utdanning Alle ansatte får opplæring i veiledningsmetodikk og deltar på kollegaveiledningsgrupper på kontoret. Alle ansatte på NAV og i flyktningetjenesten har i tillegg deltatt på fordypningsmodul i veiledning av innvandrere og kurs i migrasjonshelse Bred deltagelse på samlingene i regi av KS. Jevnlig jobbing med tjenesteanalyse. Gjennomført brukerundersøkelse for alle flyktningene. Signalisert behov for å se på mulighet for flere boliger i Flesberg kommune. Gjennomføringen av kommunestyrevedtaket er avhengig av tilgang på egnede boliger. 7.2 NAV 6.2 Folkehelse Målindikator: Statistikk for overgang til arbeid/utdanning Årlig gjennomgang med kommunestyret Satse videre å bygge opp ressurser og kompetanse rundt økonomisk råd og veiledning/gjeldsrådgivning Samarbeide med frivillige og private om forebyggende aktiviteter. Målindikator: Faste samarbeidsarenaer og avtaler Tilbud om økonomisk veiledning til de som har behov for det Fremme inkludering og god helse for våre brukere. Kan også brukes til å forebygge fattigdom og sosiale problemer Flere veiledere med nødvendig kompetanse og korte ventetider Gjennomført møter med frivillige lag og foreninger. Handler mye om kunnskap og kjennskap til hverandre. Deltagelse i Folkehelseprosjekt i Numedal. Flesberg kommune Side 16

31 Tertialrapport Målindikatorer: 2016 Status 2.tertial 2016 Økonomi: Avvik i % (merforbruk +, mindreforbruk -) Mindre forbruk Medarbeidere: Sykefravær i % <4 Medarbeiderundersøkelse / HKI* > Gjennomført okt 15 Brukere: Brukerundersøkelse brukertilfredshet i NAV, kvalitet på tjenestene (karakter 1-6) >4 4,9 - Gjennomført høst 15 Snitt antall måneder stønadslengde for økonomisk sosialhjelp år <4 4,6 kostratall 2015 Andel i % som går over 6 måneder på stønad < kostratall 2015 *Humankapitalindeks, medarbeiderundersøkelse i NAV hvor energiscore bør være over 24 Flesberg kommune Side 17

32 Tertialrapport Barneverntjenesten i Numedal (vertskommune Nore og Uvdal) Interkommunal funksjon hvor Nore og Uvdal kommune er vertskommune: Økonomistatus Budsjett 2016 Periodisert budsjett Kommentarer: Regnskap ` 4.711` 4.151` 559` Felles administrasjon: Pr har barneverntjenesten et merforbruk på ca. 53. Tjenesten har over en lengre periode hatt en ubesatt stilling, samt flere sykemeldinger. Dette har resultert i økt bruk av konsulent i denne perioden. En regner med å gå i balanse i Flesberg: Pr har barneverntjenesten et mindre forbruk på ca Prognosen ut året er usikker pga flere pågående saker, som kan føre til større tiltak med store utgifter. Effekten i 2016 er nok relativt lavt, da sakene ikke behandles før nærmere årets slutt. Fokus i forhold til tiltak er økt bruk av egne ressurser, samt utvikling av verktøy og metoder som hjelper barnet i dets nærmiljø. Prognosen ut året er et mindreforbruk på ca Det er imidlertid nødvendig å opprettholde rammene i 2017, pga helårsvirkningen av foreslåtte tiltak Avvik Sykefravær 2.tertial tertial tertial ,34 % 7,43 % 9,40 % Kommentar: Sykefraværsstatistikk pr. 2. tertial er ikke tilgjengelig ennå pga. oppgradering av systemet personalsystemet Flesberg kommune Side 18

33 Tertialrapport Større utredninger/ arbeider Planarbeid Mål Tiltak Periode Status pr 2.tertial 2016 Styrke felles barneverntjeneste i Numedal Videreutvikle tverrfaglige samarbeid med andre tjenester, slik at praksis blir mest mulig lik i alle tre kommunene Barneverntjenesten forsøker å ha mest mulig lik praksis i alle tre kommuner. Det er utfordrende, da kommunene er ulikt organisert. I 2016 er disse områdene vært i fokus: Internkontroll Alle ansatte på avdelingen skal følge IK-system med felles struktur personalarkiv Compilo brukes på tvers av tjenester der felles rutiner er utarbeidet dette fordrer at ALLE gjør jobben ifht. dette. utarbeide og ta i bruk rutiner i samarbeid med arkiv - Kommunalsjef deltar på ledermøter i alle tre kommuner ved behov/etter ønske fra rådmann. - Interkommunalt tverrfaglig utviklingsarbeid for gruppen 0 6 år går mot avslutning. Det blir skrevet en oppsummering av arbeidet som er gjort. - Barn i rusfamilier i Flesberg kommune (opplæring og veiledning av Korus kompetansesenter). Barneverntjenesten har en representant i ressursgruppen, som har ansvaret for implementering av verktøy og rutiner i kommunens tjenester Barneverntjenesten tok tidlig i bruk internkontrollsystemet. Alle rutiner, veiledere, lovverk er lagt inn. Systemet brukes aktivt både i opplæring og avvikshåndtering. Lite informasjon om hva som fins av rutiner. Satsings-områder utfra kommuneplan Gode oppvekstvilkår for barn og unge; Holdningsskapende arbeid Barneverntjenesten er en Verdiene innarbeides i MITT LIV tjeneste. plandokumenter og rutiner. Følger opp Verdiene åpenhet, logging, evaluering og samlinger med ydmykhet, Forandrings-fabrikken/Barnevernproffene medbestemmelse og kjærlighet skal være førende i den jobben vi gjør. Bidra til mer holdnings Verdiene er innarbeidet i fosterhjemsplan, som ble vedtatt i Verdiene er i fokus daglig, og er oppe som tema i drøftinger jevnlig på fagmøter. Det siste som er innført er tilbakemelding fra barnet/ungdommen om hvordan de opplever kontakten og hjelpen fra barneverntjenesten. Det er opprettet en egen facebookgruppe, hvor de kan stille spørsmål og gi tilbakemeldinger anonymt. Barneverntjenesten har fått tilbakemelding fra flere ungdommer. De er både ærlige og oppriktige. Dette er et nyttig verktøy i vårt videre arbeid. Flesberg kommune Side 19

34 Tertialrapport skapende arbeid spesielt i barnehage og skole innen fysisk og psykisk helse, inkluderende miljø Info til barn barnevern Bruke resultatene fra Ungdata til å bedre samarbeid hjem-skole-helsebarnevern og igangsette tiltak der det trengs. Barneverntjenesten skal ut i skoler og barnehager for å informere og skape en dialog med barn og foreldre om barneverntjenestens formål og arbeid Barneverntjenesten deltar i rusforebyggende team i Nore og Uvdal, som har ansvaret for ungdata undersøkelsen og oppfølging av den. Det blir gjennomført ny Ungdata undersøkelse i Planleggingen er godt i gang. Barneverntjenesten har i 2016 deltatt på to foreldremøter i barnehagen og informert om vårt arbeid. Dette har vært svært positivt. Foreldrene har vært aktive, interessert og nysgjerrige på barneverntjenestens mandat og arbeid. Ansattgruppa er i ferd med å utvikle informasjonsmateriell og undervisningsopplegg for barn i skolealder. Målet er å få til fast informasjon for elever på småtrinn/mellomtrinn/ungdomsskole. Utvikling av kompetanse og samarbeid for å kunne forebygge skjevutvikling Utviklingsarbeid mellom barneverntjenesten, helsestasjonene og barnehagene i Numedal ifht. tidlig innsats 0 6 år kan vi jobbe på en annen måte for å oppdaget hjelpebehov på et tidligere tidspunkt? Forventningene og motivasjonen og forståelsen for behovet var ulikt mellom de forskjellige tjenestene. Utviklingsarbeidet i denne formen ble avsluttet høsten En oppsummering om hva som er gjort og lært vil bli skrevet. implementere konsultasjonsteam både i barnehagene og skolene i hele Numedal Helsefremmende arbeid: den prosess som gjør folk i stand til å bedre og bevare sin helse: Styrke familiene til å kunne Deltagelse i Folkehelseprosjektet i Flesberg ivareta egen helse og utvikling Bruke erfaringer fra folkehelseprosjektet i hele Numedal En effektiv kommuneorganisasjon fokus på tverrfaglig samarbeid/utarbeide felles andlingsprogram etablerte rutiner mellom faggrupper skal gi forutsigbare vedtak Pågår Igangsatt Barneverntjenesten deltar med to representanter. Folkehelseprosjektet er nå blitt en del av Flesberg kommunens satsing på «barn i rusfamilier». Verktøykassen man får gjennom dette programmet har overføringsverdi til forebyggende arbeid for barn og unges psykososiale forhold. Arbeidet pågår og ressursgruppen er kommet i gang med planlegging for implementering. Flesberg kommune Side 20

35 Tertialrapport Helse og omsorg Økonomistatus Budsjett 2016 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % ` ` ` -979` -2,6 % Kommentar: Budsjettet for 2016 inneholder et omstillingsbehov på ,- kr. for å komme på 2015-nivå. I tillegg inneholder arbeidsprogrammet et mål om omstilling på kr. 1,5 mill. Det ble levert inn et forslag til omstilling i kommunestyremøtet i april Kommunestyret ønsket ikke å gå inn for etatens forslag til omstilling og reduksjon av kostnader. Etaten vil bl.a. derfor ikke klare å holde budsjettet i Kommunestyret ønsker utvidet interkommunalt samarbeid for å redusere kostnader. Det arbeides kontinuerlig med å utvikle det interkommunale samarbeidet videre. Det vil medføre bedre og sterkere tjenester ut mot brukerne. Men, det er så langt ikke rom for å redusere kostnader da hver enkelt kommune har marginale tjenester i utgangspunktet på disse områdene. Kommunestyret ønsket også å få vurdert innsparingsmuligheter på administrasjon. Det er kun to rent administrative stillinger i helse og omsorg, og disse er nøkkelstillinger i forhold til dagens drift av etaten. Innsparingsmuligheter i administrasjon kan ikke gjøres uten at man ser dette i sammenheng med en gjennomgang av hele administrasjonen i Flesberg kommune. Rådmannen vil vurdere et mulig mandat om dette til økonomiplanprosessen Sykefravær 2.tertial tertial 16 2.tertial 16 Kommentar: Sykefraværsstatistikk pr. 2. tertial er ikke tilgjengelig ennå pga. oppgradering av systemet personalsystemet. 4,73 % 5,56 % 8,70 % Etatens handlingsprogram Fokus på mennesker Lederutvikling fokus på ledelse Myndiggjorte medarbeidere K-lean som metode Rekruttering: Rett person på rett sted Kvalifisering: Medikamentkurs, hospitering, annen opplæring. Fokus på kvalitet: Arbeid med prosedyrer og rutiner i «Kvalitetslosen» utvikles videre. Lean brukes mye i alle avdelinger for å kartlegge arbeidsprosesser og bidra til å gjøre arbeidsdagene enklere og mer effektive. Har rekruttert ny fastlege, ny fysioterapeut m driftsavtale, og 3 nye sykepleiere. 1,4 helsefagarbeider hjemmel er endret til sykepleier hjemmel våren Det arbeides med å rekruttere ytterligere en fastlege. Flesberg kommune Side 21

36 Tertialrapport Lean brukes aktivt som metode i etatens omstillingsprosess i 2015/2016 Jevnlige møter mellom ledere og ansatte for felles utveksling av utfordringer og mulige løsninger Fokus på Informere godt om etatens utfordringer og tjenestetilbudet informasjon Informere om utfordringer som følge av samfunnsendringer Aktiv deltakelse i folkevalgte organer Delta på møter med frivillige lag og foreninger Oppdatere informasjon på kommunens nettsider Vurdere etatens ressurser til IKT med ønske om 50 % stilling i 2016/17 Fokus på økonomi Etaten leverer et budsjett med omstillingsbehov på ,-. Det arbeides i prosess med å finne nye måter å arbeide på nye tilnærminger for å mestre å gi tilstrekkelig gode tjenester til kommunens innbyggere innenfor den økonomiske rammen (2015-nivå). For å kunne møte fremtidig omstillingsbehov i kommunen har man i tillegg jobbet i prosess med et arbeidsmål på 1,5 mill. Faste økonomimøter hver måned i 2016 i forbindelse med månedsrapportering Det er rekruttert en ny psykolog Rutiner og prosedyrer revideres kontinuerlig. Etatsjef og/eller andre deltar på alle komitee møter for å gi saklig og oppdatert informasjon om tjenestene og om de siste føringer innenfor tjenesteutvikling. Det er dessverre fortsatt ikke ressurser til en stilling til IKT støtte og informasjon, og arbeid med IT informasjon blir ikke utført. 1. En har ikke kommet i måk med hele omstillingsbehovet på ,-. 2. Kostnader til rekruttering av nøkkelstillinger: leger, psykolog, prosjektleder stilling, sykepleiere, fysioterapeut har medført et stort merforbruk på dette området av budsjettet. 3. Hjemmetjenestene har store utfordringer med press på tjenestene, og krav til kompetanse gjennom hele døgnet. Økt sykefravær på tross av fokus på fravær og fokus på tjenestene. 4. Institusjonen har store utfordringer med svært syke og svært krevende pasienter med komplisert medisinsk behandling, og med personellkrevende og meget urolige pasienter. Dette krever økte bemanning for å sikre forsvarlige tjenester. 5. Kjøkkenet drifter bra, og vil gå med et overskudd ved årets slutt. 6. Nærstugo vil gå i balanse. Dette er en avdeling som har stått på utover det man kan forvente for å skape muligheter for å gi brukerne aktivitetstilbud i nærmiljøet, som vil bidra til at brukere slipper å bli transportert til andre kommuner. De vil med dette kunne få et tilpasset tilbud i nærmiljøet, som igjen vil bidra til at man ikke behøver å øke personalressurser på tross av økte brukerbehov. Det må påpekes at spesialisthelsetjenesten har redusert liggedøgn og behandlingstiden på inneliggende pasienter. Flere pasienter behandles på sykehus. Fler pasienter behandles poliklinisk, og flere pasienter må få avansert medisinsk behandling i kommunen. Det innebærer et krevende samarbeid mellom leger, sykepleiere og fysio/ergoterapeuter. Dette er ressurskrevende. Hjemme-tjenestene har fått økt bemanning i form av styrket natt-tjeneste, men bemanningen på dagtid er ikke økt. Tjenesten har gjort endringer i form av å gjøre om helsefagarbeiderstillinger til sykepleierstillinger på institusjonen. Det er stort behov for å gjøre det samme i hjemmetjenestene Oppgavene ute i tjenestene er endret. De gamle oppgavene med stell Flesberg kommune Side 22

37 Tertialrapport og pleie er der fortsatt, men nye store oppgaver i form av avansert medisinsk behandling har kommet til. Fokus på tjenestene Endring av tjenestetilbudet tilpasset Samhandlingsreformen: Økt antall korttidsplasser. Etaten nådde målet om 6 korttidsplasser i Det etableres et kommunalt akutt-tilbud i Kongsberg i samarbeid med Kongsberg sykehus. Det vil bli etablert sammen med interkommunal legevakt når nytt bygg står ferdig i Ved ledighet er det mulig med en «øyeblikkelig-hjelp-plass» lokalt på Flesbergtunet for etatens brukere som har akutt bistands-, omsorgs-, og rehabiliteringsbehov som ikke trenger spesialisthelsetjeneste. Samarbeid mellom fastlege og Flesbergtunet. Psykiatritjenesten. Flere pasienter skal behandles i kommunehelsetjenesten. Flere mennesker med psykisk sykdom medfører et sterkt press på tjenesten. Kriterier for å få tildelt tjenester må etableres. Grunnet trang økonomi må etaten forsøke å gi flere tjenester innenfor samme ramme. Gruppetilbud vil da kunne være et alternativ. Interkommunalt samarbeidsprosjekt mellom Numedalskommunene, NAV og DPS om psykisk langtidssyke. Kommunen har ansvar for stadig flere tungt psykisk syke mennesker. For å mestre å leve med sin sykdom er de avhengige av å ha en hverdag i en arbeidssituasjon der de kan bidra med det de kan, og at de er en del av et sosialt felleskap. Etablering av et innsatsteam i 2014 med eksisterende ressurser. Dette ble videreutviklet i 2015, og fortsetter i 2016: Høy innsats fra fysioterapeut, ergoterapeut og hjemmetjenestene i begynnelsen av en rehabiliteringsfase etter sykdom vil bidra til å øke brukernes funksjonsnivå og mestringsnivå for å kunne bo hjemme så lenge som mulig, o økt lagerkapasitet på hjelpemidler o økt kapasitet på kveldstid i hjemmetjenestene. o natt-tjeneste o Dette er etablerte elementer som er nødvendige for å kunne lykkes. o Flere med stor funksjonshemming bor hjemme. Disse endringene er gjennomført og tjenestene ytes etter intensjonen. Kommunale Øyeblikkelig hjelp plassene på sykehuset brukes minimalt og er kostbare. Dette skal evalueres og vurderes videre. (lovpålagt tjeneste) Interkommunalt psykiatri samarbeid mellom Numedalskommunene fortsetter. Et nødvendig tiltak for å mestre å gi brukere de tjenestene de har krav på. Hver enkelt kommune mestrer ikke alle utfordringene alene. Det arbeides målrettet mot å styrke brukeres fysiske styrke for å øke mestring og funksjonsnivå. Alle nevnte momenter er gjennomført og man fortsetter å utvikle tjenestene mot mer mestring. Kommunen har fått prosjektmidler fra helsedirektoratet for å jobbe Flesberg kommune Side 23

38 Tertialrapport o Økt bevissthet og fokus på bruk av tekniske løsninger (velferdsteknologi). Det vil være en økende utfordring i årene fremover med «for få hender» til å løse alle oppgaver. Mange tekniske løsninger finnes tilgjengelig allerede i dag, og etaten er aktivt med i å prøve ut nye løsninger. målrettet med hjemmerehabilitering. Dette blir kombinert med en liten stilling på 20% i forhold til velferdsteknologi i Kongsberg regionen. Kommunens ergoterapeut er ansatt i denne prosjektstillingen. Helsenett Meldingsløftet Større fokus på folkehelse og samfunnsmedisin Helsenettet ble implementert i 2013/2014. Det har nå gått seg til og etatens rutiner og prosedyrer i forhold til kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten, HELFO, fastlegene, laboratorier og apotek fungerer raskt og greit. Prosjektet «Opptur mellom linjene» er et kunnskapsbasert helhetlig/tverrfaglig arbeid i forhold til folkehelse fra Målet med prosjektet er å jobbe mer målrettet med å utjevne sosiale forskjeller. Sentralt er kunnskapen om at det er sammenheng mellom utdanningsnivå og helse. Det innebærer at en må jobbe med å legge til rette for læring gjennom hele livsløpet, både innen familien og innenfor læringsinstitusjonene. Forstudiet ble avsluttet tidlig i 2015, og rapport vedtatt i kommunestyret. Store utfordringer med adferd i skolen. Etatslederne i Helse og omsorg og Skole og oppvekst har gått sammen om en prosjektstilling: familieterapeut i 50% stilling. Det har vært et engasjement i forhold til ferietilbud til barn i samarbeid med Røde Kors, og man har både søkt, og fått midler, fra direktorat til dette formålet. Det er etablert kontakt med fylkeskommunen, Numedalsutvikling og HBV for å utvikle prosjektet videre, og det er innvilget midler til dette. Fylkesmannen vil bistå i forhold til samarbeid på tvers av etater og faggrupper. Prosjektet har fått tilbud om å delta i kompetanseheving i regi av Borgestadklinikken. Skal utvikles videre innenfor alle områder innenfor helse. Prosjektet Nærmiljø og Lokalsamfunn som fremmer folkehelsen tar opp i seg både Opptur prosjektet og BIR (Barn i rusfamilier) Det jobbes målrettet og godt med disse prosjektene. Familieterapeut inkludert i Opptur prosjektet og i BIR prosjektet. Det er et håp om dette vil bety en positiv forskjell for barna det gjelder og for familiene og skolen Øke antall sykepleiere Ressurs saksbehandling Stimulere ansatte til å benytte kommunens stipendordning. En person ble tatt opp på sykepleierutdanningen i 2015 og vil få nytte av stipendordningen. Interkommunalt samarbeid om en forvaltningsenhet (2016/2017). Store krav til kunnskap om saksbehandling og lovverk medfører et sterkt behov for en fagperson med spesialkunnskap på området. Ikke økonomisk mulig i 2016, men man forsøker å finne rom for det fra Det er nå en person som får stipend i forbindelse med sykepleier utdanning. For øvrig er 1,4 helsefagarbeider stilling endret til Sykepleier stilling og det er ansatt 3 nye sykepleiere i Det er ønske om å øke antall sykepleiere innen hjemmetjenestene for å få en faglig bedre og mer stabil tjeneste. Pt ønsker ikke tillitsvalgte å gå inn for dette. Det gir oss utfordringer i forhold til faglig forsvarlighet og kvalitet på tjenesten. Ønskelig å få til dette interkommunalt. Flesberg kommune Side 24

39 Tertialrapport IKT-ressurs lokalt i helse- og omsorgsetaten Økt legeressurs i kommunen. Øke dagsenter kapasitet All saksbehandling foregår nå digitalt. I hjemmetjenestene brukes nettbrett ute i tjenestene, og ikke minst kommunikasjon med samarbeidspartnere foregår elektronisk. Det er kritisk viktig for etaten at alt fungerer 100% til enhver tid. Konsekvensene kan bli dramatiske om det ikke fungerer. Det er god bistand fra Kongsbergregionen IKT-drift og eksterne driftsleverandører, men det er et sterkt behov for lokal IKT-faglig bistand. Økt behandling lokalt krever økte legeressurser, og økt fokus på samfunnsmedisin og folkehelse, krever også økt samfunnsmedisinsk kompetanse. Rollag og Flesberg kommuner har pr. i dag besatt en 20% stilling på dette området. Dagtilbud til demente ble etablert i Dagtilbudet vil bli revidert i 2016, og vil sette større fokus på forebygging og mestring. Det lovpålagte dagtilbudet vil bli noe mindre, mens lavterskeltilbud til mange med tilbud om mat, sosialt samvær og trening vil bli øket. Her blir det lagt til rette for et utvidet samarbeid med frivillige. Står fortsatt på ønskelisten, men med dagens økonomiske situasjon kan det ikke prioriteres. Det betyr at informasjonsarbeid ikke blir utført og at saksbehandling utføres av etatens ledere etter beste evne. Kommunelege økes for å kunne gi tjenester til nyankomne flyktninger, kunne delta i alle fora der man samhandler med fylkeslegen og interkommunalt: Rollag og Flesberg har nå en 40% stilling kommuneoverlege. Smittevern og psykiatri, og samhandling mellom faggrupper i forhold til barn og ungdom. For tiden ingen brukere av tjenesten. Det aktiveres igjen ved behov. Endre brukernes fokus fra å være passiv mottaker til aktiv deltaker i eget liv. Kunnskap om hva som skaper uhelse, og hvordan man kan leve med kronisk sykdom og smerter. Arbeides med fra 2015 og fremover. Flesberg kommune Side 25

40 Tertialrapport Teknikk, plan og ressurs Økonomistatus Budsjett 2016 Periodisert budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Teknikk, plan og ressurs ` 7.376` 8.161` -785` -10,6 % Fordelt slik: Teknikk, plan og ressurs: Drift utenom selvkostområdene 8 961` ` ` -13,7 % Teknikk, plan og ressurs: Drift selvkostområdene ` ` 632` -28,5 % Kommentar: I likhet med 1. tertial er det merforbruk på i hovedsak vegvedlikehold (1,2 mill.). På alle områdene arbeides det svært aktivt med å vurdere tiltak som kan utsettes eller gjøres på andre måter, for på den måten å redusere forventet merforbruk. Det er også noe merforbruk på brann og feiing, men dette oppveies av mindreforbruk på andre områder. Størrelsen på merforbruk vil avhenge av vær- og klimatiske forhold, og kan vanskelig tallfestes nærmere. Driftstiltak budsjett 2016 Beløp Kommentar Økte inntekter jfr selvkostprognose vann, opptrappingsplan + 13 % i 2016, 8% årlig t.o.m Fakturering utføres med bakgrunn i opptrappingsplanen. Økte inntekter jfr selvkostprognose avløp, opptrappingsplan + 8 % årlig t.o.m Fakturering utføres med bakgrunn i opptrappingsplanen. Besparelse EPC prosjektet -475 Besparelsene er kontraktsfestet i forhold til kwh. Det forventede mindreforbruket forutsetter en strømpris, som har vært lavere enn forventet. Derfor kan det bli vanskelig å nå målet om besparelser på kr Endringer i behov i formåls bygg 200 De avsatte midlene vil bli brukt til mindre tilpasninger/ombygginger m.m. i bestående bygningsmasse. Sykefravær 2.tertial tertial 16 2.tertial 16 7,94 % 7,34 % 6,49 % Kommentar: Sykefraværsstatistikk pr. 2. tertial er ikke tilgjengelig ennå pga. oppgradering av systemet personalsystemet. Flesberg kommune Side 26

41 Tertialrapport Pågående og nye prosjekter Planlegging av ny felles barneskole/flerbrukshall i samarbeid med oppvekst og kulturetaten. Gjennomføre prioriterte tiltak i investeringsbudsjettet i h.h.t. hovedplan vann og avløp 2016 Status pr 2.tertial 2016 X X Planarbeidet pågår; avventer avslutning av dette til kommunestyrets behandling av saken i løpet av høsten Investeringstiltakene i 2016 er av betydelig omfang både når det gjelder kompleksitet og ressursbruk ellers. Prosjektering er igangsatt og men arbeidene på flere av prosjektene vil ikke bli ferdig i Restmidler vil bli overført til Utvidelse/mindre ombygging brannstasjon Arbeidene sluttføres i 2. kvartal Etablere ny slamlagune i samarbeide med Rollag (evt. private) X Arbeidet er under utredning. Gjennomføring av tiltak i h.h.t. veiplan Årets bevilgning vil bli gjennomført i hht. tidligere vedtatt vegplan. Denne planen vil i løpet av X 2.halvår 2016 bli gjennomgått og nødvendige justeringer foreslått i forbindelse med budsjett for Framskutt enhet/brann, redning Dette prosjektet er utsatt i tid, og det vil bli gjort en ny vurdering av om dette er det mest X hensiktsmessige utstyret. Renovasjon. Utredning om felles renovasjonsordning i Kongsbergregionen. X De planlagte arbeidene er gjennomført. Renovasjon. Fortsette utfasing av gamle hytterenovasjonscontainere og videreføre planlegging av ny renovasjonsordning for kommunes fritidsbeboere. Må også sees i sammenheng med ovenfor nevnte prosjekt Adressering og gatenummerering. Kommunestyret har vedtatt gatenavn til fastboende. Skilting startet i 2013, og prosessen går videre ut perioden. Implementering av IK Bygg pågår, og dette vil gi bedre grunnlag for styring og prioritering av utgiftene til vedlikehold av kommunens bygningsmasse, ref. mål i k.sak 44/12. X X X Containerne som var forutsatt plassert ut i 2016, er på plass. Det vil bli gjort vurderinger av videre utskifting/utplassering av containere etter at man har fått erfaringer med de tiltakene som er gjort Arbeidet med adressering på fjellet pågår og sak til kommunestyret planlegges fremmet høsten Arbeidet pågår. Oppføring av carporter ved Flesbergturnet Prosjektet planlegges gjennomført i 2017 og vil bli drøftet nærmere i budsjettet for Gjennomføring av EPC-kontrakt. X Gjennomføringen følges opp med jevnlig kontakt med utførende. Flesberg kommune Side 27

42 Tertialrapport Tiltak 2016 Status pr 2.tertial 2016 Organisasjonsgjennomgang av etaten. X Pågår. Bistå ved utarbeidelse av salgsavtale før salg av kommunens boligområde i Lampeland Øst-planen X Pågår. Nytt faktureringssystem for vann, avløp, renovasjon og tømming av private slamavskillere er innført. Innføre slammodulen i X Innføring av slammodulen planlegges i Grønn dal. Fortsette samarbeidet utover i perioden. Gjennom samarbeidet får vi mange data vi trenger for vår rapportering om vanntilstanden i Numedalslågen. Klima- og energiplan. Bidra ved oppfølging av vedtatt plan (flere områder), ref. EPC-prosjekt. System for tettere oppfølging og bedre gjennomføring av investeringstiltak og drift. Månedlig rapportering. Planarbeider: a) Kommunal planstrategi, b) Kommunedelplan for Blefjell, c) Utarbeide/revidere reguleringsplan for Moen industriområde, d) Jobbe med løsninger ressursmessig for å komme videre disse planrelaterte arbeidene, e) Rullering kommuneplan. X X X X Arbeidet fortsetter som forutsatt. EPC-prosjektets prioriteringer følges opp. Det gjennomføres månedlige gjennomganger mellom teknisk etat og controller. Reguleringsplanen for Moen ventes fremmet for kommunestyret 2. halvår Kommuneplanrelaterte oppgaver er i oppstartfasen. Målindikatorer Tekst skrevet med kursiv referer til Mål 2016 Status pr 2.tertial 2016 utdrag fra kommuneplan, bla hovedmålsetninger og strategier: Økonomi: % avvik av regnskap/budsjett 0 Det arbeides spesielt med de områdene hvor det driftsresultatet for 2015 viste avvik Medarbeidere:.. attraktiv arbeidsplass med godt kvalifiserte medarbeidere (2.6): Organisasjonsgjennomgang med sikte på god ressursutnyttelse, styring og et godt arbeidsmiljø i etaten. Påbegynt i 2014, og vil fortsette i Fokusområder: Struktur, organisering, internkontroll og oppgavefordeling HMS og personal Arbeidsflyt (lean) Det er gjort nødvendige justeringer i stillingsinstruksene, og etablert samarbeidsordninger på nye områder med nabokommuner. Arbeidsområdene for de enkelte er tydeliggjort og kommunisert internt. Det gjennomføres medarbeidersamtaler, utviklings- og lønnssamtaler. Etaten har sammen med Fellestjenesten fremmet forslag til nye områder å kortlegge samt pekt ut 2 nye områder hvor det skal gjennomføres en Lean-prosess i løpet av året. Flesberg kommune Side 28

43 Tertialrapport Tilbud om medarbeidersamtaler til alle med påfølgende tiltak. Gjennomført. Gjennomføre minst en vernerunde. Gjennomført i administrasjonen. Vernerunder i brann/feiing og uteavdelingen gjennomføres i løpet av kompetanseutvikling: Kursing av aktuelle medarbeidere i nytt lovverk. Gjennomført/gjennomføres. Sykefravær <5 % Gode og effektive offentlige tjenester til brukerne: (2.6) Jord, daa av Flesbergs areal er jordbruksareal, fordelt på 90 bruk. 6 områder i kommunen fremstår med høye kulturverdier og er viktige å holde i hevd: (3.2) Overholde lovpålagte tidsfrister innen plan- og byggesaksbehandling. Fortsatt overholdelse av tidsfrister for å få saksbehandlingstiden ned til 14 dager. Utføre brannsyn i alle 13 bygg i kommunen. Utføre feiing og tilsyn av ildsteder i h.h.t. gjeldende lovverk. Være à jour med kartforretninger. Godt og nok vann og sikkerhet i vannforsyningen, overholde krav i drikkevannsforskriften i vannprøver. Godkjente prøver av avløpsvann fra kommunes avløpsvann i h.h.t. gjeldende lovverk. Bidra til å holde arealet og kulturverdiene i hevd ved å sørge for at disse får tilført midler gjennom statlige støtteordninger. Fortsette å bidra med søknadshjelp og midler gjennom statlige støtteordninger. De aller fleste sakene behandles innen saksbehandlingsfristene. Der dette skjer, gjøres vurderinger av årsakene. Målet ikke nådd. Målet ikke nådd. Etaten er a jour med kartforretninger. Målet nådd. Målet nådd. Målet nådd. Skog. Årlig hogstkvantum er beregnet til m3. med en førstehåndsverdi på 26 mill. inntekter fra transport og lokal foredling kommer i tillegg med 50 mill: (3.2) I følge skogloven skal det føres tilsyn med 10 % av alle skogavgiftssaker. I tillegg skal det føres utvidet tilsyn i avgiftssaker. Mål: Minst 10 % tilsyn gjennomført. Målet ikke nådd. Fisk og vilt: (3.2) Sørge for tildeling av fiskefondsmidler etter søknad(er). Målet nådd. Helse- miljø og sikkerhet: Trafikksikkerhetsplan: (3.10) Sørge for å sende inn søknad om midler til oppfølging av planen og at tildelte midler blir brukt. Fortsette gjennomføring av trafikksikringstiltak, som planlagt. Herunder delta med innspill til Statens Vegvesen og Fylkeskommunen på temaer som gang/sykkelveier, busslommer etc. Målet ikke nådd. Samfunnssikkerhet og beredskap: (3.11) Nødvendig kursing og opplæring av kommunens brannmannskaper. Målet nådd. Flesberg kommune Side 29

44 Tertialrapport Investeringer Prosjekt Prosjekt (T) Bygdetun, Fjøset på Dåset 723 Grunnskole - IT-utstyr Revidert budsjett 2016 Regnskap Resterende Kommentarer: Arbeidet startet opp etter at sesongen var ferdig, medio august. Dette fordi det det ble ikke mulig å ha framkommelighet for publikum opp til tunet med opprinnelig i plan i mai. Innkjøp av elevpc-er Forprosjekt ny skole, flerbrukshall og svømmehall 771 Investeringer Kongsbergregionen 774 K-IKT 775 Oppgradering Agresso til M K.styrevedtak i juni fulgt opp, og prosessen er godt i gang. Gjelder velferdsteknologi og anskaffelse sak/arkivsystem og elektroniske arkiver. Prosjektet er i gang. Utbetaling skjer i siste del av året. Gjelder felles infrastruktur. Faktureres i slutten av året Oppgraderingen skjer i perioden mai-august. Beløpet er overført til Nore og Uvdal kommune som har ansvar for gjennomføring av prosjektet. 776 Trygghetsalarmer Omgjøring leieareal barnevern og helse Universell utforming Stevningsmogen Prosjekt i Kongsbergregionen. Innkjøp av trygghetsalarmer vil skje i Arbeid pågår. Heisen er ferdig montert. Øvrige arbeider forventes ferdigstilt i løpet av året Universell utforming Trygdebiliger Lampeland Arbeid bestilt gjennomført av lokal leverandør Ladestasjon for el-biler 818 Dusj og gard.anlegg brannstasjon Arbeidet har vært nedprioritert. Må ha avklaring på krav til strømbelastning og betalingsordninger for bruk av ladestasjon. Arbeid pågår. 821 Fl. vannverk Prosessen er forsinket, ny løsning er planlagt og engasjering av konsulent er påbegynt. Påregner at bevilningen må bli overført. Flesberg kommune Side 30

45 Tertialrapport Prosjekt Prosjekt (T) Revidert budsjett 2016 Regnskap Resterende Kommentarer: 826 Nytt høydebasseng Svene, prosjektering Prosjektering er ferdig, planlagt anleggsstart Svene- Solvoll avløpspumpeledning Entrepenør valgt, og oppstart skjer i 3. tertial. 839 Nye containere hytterenovasjon Ferdigstilt 848 Renseanlegg Lyngdal Prosjektet var i henhold til VA-plan opprinnelig kortsiktige tiltak. Hovedinvesteringen var i henhold til VA-plan lagt til Nærmere gjennomgang viser at kortsiktigetiltak ikke løser behovene verken på kortere eller lang sikt. En må derfor se på en omprioritering for økonomiplan Pr nå anslagsvis 2,7 mill (VA-plan 3,2 mill) Nytt vannverk Svene-Lampeland prosjektering Nytt vannverk SV-L oppføring inkl trykkøkningsstas Ledningskartverk/saneringsplan VA Nytt behandlingsanlegg for slam Beredskapsplaner VA 865 Opprusting kommunale veger Avløpsledning Svene Vest Renseanlegg nytt,svene/ Lampeland prosjektering Renseanlegg Flesberg oppgraderingsprosjekt Prosessfirma er valgt, anbud for bygget blir lyst ut på Doffin i 3.tertial 16. Planlagt anleggsstart medio nov Konsulent er engasjert, arbeidet med dokumentasjon pågår. Mulig tiltak synliggjøres i økonomiplanen. Sees i samhengen med prosjekt Ferdigstilt 1.del asfaltering utført. Ny runde i august. Opprusting Bekkjorden-Jerpeton utført. Ferdigstilt, men fakturarer påløper i 3.tertial. Anbud klart. Engasjering av konsulent vil skje i løpet av 3.tertial. Engasjering av konsulent vil skje i løpet av 3.tertial. Flesberg kommune Side 31

46 Tertialrapport Prosjekt Prosjekt (T) Renovasjon, nye beholdere Revidert budsjett 2016 Regnskap Resterende Kommentarer: Nye beholdere er levert ut til samtlige husstander. Utgiftene påløper i 3.tertial Mulig mindreforbruk på ca ,- 874 Haugsjøbrua Rekkverk og sikring forventes ferdigstilt 3.tertial Adressering, skilting, kartverk 884 EPC-prosjekt 8841 EPC-prosjekt oppgradering og tillegg 888 Lysløype Stevningsmogen Arbeid pågår kjøpt inn noe materiell til skilting i juli. Arbeid med skilting vil bli påbegynt i september. Fortsetter neste år både skilting og adressering så midlene må overføres til Arbeid i sluttfase. GK forventer overtakelse i oktober. Pr. 14. sep. så gjenstår million kr. som leverandør ikke har fakturert i EPC-prosjektet. Faktura på 400`+ 600`i hhv sep. og okt Det er utført div. arbeider av både GK, deres samarbeidspartnere og lokale leverandører. Skal gjennomføres i regi av Svene IL, og avhenger av spillemidler. 895 Digitalisering av planer(samarbeidsprosjekt Numedal) 901 Startlån v/husbankmidler 989 Saldering ved overføring til neste år Egenkapitaltilskudd KLP Arbeid igangsatt pr Ikke ferdigstilt. Ferdigstilling i løpet av 2016 Mottatt avdrag på startlån Sykefravær Kommunens økonomi- lønns- og personalsystem ble oppgradert i løpet av august og september. I den forbindelse er det fortsatt ikke mulig å ta ut riktig fraværsstatistikk for kommunen pr 2. tertial. Så snart statistikken foreligger blir denne ettersendt eller lagt fram i møte. Flesberg kommune Side 32

47 Tertialrapport Befolkningsutvikling Kilde: SSB Statistisk sentralbyrå pr Mai 2016 Flesberg - Befolkningsendringer 2.kvartal 2016 Fødte Døde Fødsels overskudd Innflyttinger Utflyttinger Netto innflytting, inkl. inn- og utvandring Folkevekst Flesberg har hittil ett fødselsoverskudd på tre personer og en netto innflytting på fem personer som gir en total økning på åtte personer. Dette tilsvarer en økning på 0,30 %. Flesberg kommune Side 33