Forvaltningsrevisjonsplan

Transkript

1 Forvaltningsrevisjonsplan Råde kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat

2 Innhold: 1. Innledning Om den overordnede analysen Kravene i forskriften ( 10) Informasjonsgrunnlag og dokumentasjon Resultat etter overordnet analyse i Råde kommune Gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalgets prioriteringer... 4 Likebehandling i saksbehandling knyttet til byggesak og utbygging... 5 Dokumenthåndtering og journalføring... 5 Rådmannens internkontroll avvik... 6 Offentlige anskaffelser- rammeavtaler Kommunestyrets vedtak Rammetimetallet for forvaltningsrevisjon Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen Rapportering til kommunestyret Delegering til kontrollutvalget... 9 Vedlegg

3 1. Innledning Kommunelovens kapittel 12, Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. inneholder bestemmelser om forvaltningsrevisjon. Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette framgår av 77, nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Gjennom denne bestemmelsen blir forvaltningsrevisjon definert som: systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger... Forvaltningsrevisjonens innhold er ytterligere utdypet i forskrift om revisjon 7, første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen skal altså foreta systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet og måloppnåelse med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I tillegg kommer vurdering av om regelverket etterleves, om kommunens styringssystemer og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget som legges fram for politiske organer, er i samsvar med offentlige utredningskrav. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 9 er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Av departementets merknader til paragrafen framgår det at det i siste 2

4 instans påhviler kommunestyret å sørge for at det blir mulig for kontrollutvalget å oppfylle forskriftens krav på dette punktet, blant annet ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Forskriftens 10 omhandler plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og lyder som følger: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Bestemmelsen pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og denne planen skal baseres på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Bestemmelsen innebærer at kommunestyret gjennom å vedta en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon skal bestemme innholdet i og omfanget av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Det medfører at kommunestyret får en mer aktiv, bestemmende rolle i forvaltningsrevisjon og knytter forvaltningsrevisjonsarbeidet nærmere til kommunestyret. Det framgår av lovforarbeidene at dette er ment å styrke forvaltningsrevisjon i kommunene. 2. Om den overordnede analysen 2.1 Kravene i forskriften ( 10) I departementets merknader til bestemmelsen omtales overordnet analyse nærmere. Her framgår det at hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å legge en plan for forvaltningsrevisjon, og foreta en prioritering av aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det framgår av merknadene at analysen kan bygge på relevant informasjon fra andre dokumenter som er utarbeidet som ledd i kommunens plan- og analysearbeid. Det heter videre at kontrollutvalgets prioritering må ta utgangspunkt i de avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunestyrets vedtak og forutsetninger, som analysen avdekker. Departementets merknader utdyper hva som menes med uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger slik: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. 3

5 Når det gjelder spørsmålet om hvem som kan gjennomføre den overordnede analysen, sier departementet at kontrollutvalget står fritt med hensyn til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens/ fylkeskommunens revisor, eller andre. 2.2 Informasjonsgrunnlag og dokumentasjon Østfold kommunerevisjon IKS har gjennomført overordnet analyse. Kartlegging av risiko gjøres gjennom flere ulike handlinger. Revisjonen skriver på side 6 i analysen: Sentrale styringsdokumenter, slik som siste handlingsplan med budsjett, siste årsrapport og andre nye kommuneplaner, spiller en sentral rolle i kartleggingen. Gjennomgang av kommunens egne dokumenter bidrar dessuten til å kartlegge hva kommunen selv oppfatter som relevante risikofaktorer i kommende planperiode. Løpende dialog med forvaltningen i forbindelse med prosjektarbeid er en viktig kanal for informasjon. Det forekommer for eksempel at vi avdekker risikoområder som går utover det som revideres i den enkelte forvaltningsrevisjon. Det gjennomføres samtaler med kommuneansvarlig regnskapsrevisor for å kartlegge erfaringer og oppfatning av risikofaktorer innenfor ulike deler av kommunen. Ytterligere kan kontakt med øvrig fagmiljø, litteratur og publikasjoner på området, samt nyhetsbildet bidra til å kartlegge forhold som det kan være grunn til å se nærmere på. Det gjennomføres analyser av KOSTRA tall på overordnet nivå for å avdekke om kommunen skiller seg nevneverdig ut fra sammenlignbare kommuner. «I tillegg til dette har revisjonen fått noen innspill fra det forrige kontrollutvalget. 2.3 Resultat etter overordnet analyse i Råde kommune Flere områder er identifisert som aktuelle til forvaltningsrevisjon i perioden Se KU-sak, vedlegg l: Overordnet analyse, Råde kommune, Gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalgets prioriteringer Kontrollutvalget har i møtet vurdert det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : I prioritert rekkefølge: 1 Likebehandling i saksbehandling knyttet til byggesak og utbygging (også sett i sammenheng ressurssituasjonen i kommunen) 2 Dokumenthåndtering og journalføring (inkludert sakspapirer til politiske møter, offentlighetstilgang) 3 Rådmannens internkontroll - avvik 4 Offentlige anskaffelser - rammeavtaler 4

6 Revisjonens omtale er hentet fra overordnet analyse: Likebehandling i saksbehandling knyttet til byggesak og utbygging Plan og bygningsloven regulerer kommunens saksbehandling i forhold til byggesak og utbygging. Som vedtaksmyndighet er det vesentlig at kommunen sikrer likebehandling i saksbehandlingen på dette området. Dersom like saker ikke blir behandlet likt fører det til manglende forutsigbarhet for den enkelte innbygger. I et organisasjonsperspektiv vil svakheter knyttet til likebehandling ha betydning for økonomisk effektivitet. I et samfunnsperspektiv handler det om tillit til forvaltningen medieoppslag om forskjellsbehandling skader kommunens omdømme. Revisjonen gjør oppmerksom på at dette området også kan knyttes opp mot risiko for manglende dokumenthåndtering og journalføring som beskrevet innledningsvis. Dette er fordi det vil være vesentlig for kommunen at de vedtak som blir fattet kan etterprøves. Temaet likebehandling i saksbehandlingen samsvarer med innspill fra kontrollutvalget i møte 7. september Den nye kontrollutvalget ønsker at prosjektet sees i sammenheng ressurssituasjonen i kommunen. Dokumenthåndtering og journalføring Arkivlova med forskrifter, offentlighetsloven, samt en stor del av særlovgivningen, stiller strenge krav til dokumenthåndtering og journalhåndtering i offentlige virksomheter. Sivilombudsmannen har behandlet en klage knyttet til en ansettelsessak i Råde kommune. Ved behandling av saken fremkom det manglende journalføring fra kommunens side. På bakgrunn av dette stiller kontrollutvalget spørsmål om kommunen har tilfredsstillende dokumenthåndteringspraksis - særlig knyttet til e-post korrespondanse. På bakgrunn av registrerte avvik stilles det også spørsmål om kommunens dokumenthåndteringspraksis fra rådmannsnivå. Revisjonens erfaring fra tidligere forvaltnings- og regnskapsrevisjoner viser at kravene til dokumenthåndtering ikke alltid etterleves i kommunene, og det er avdekket til dels store mangler sett opp mot regelverket. Manglende journalføring vil få konsekvenser sett opp mot kommunens ansvar når det gjelder å ivareta den enkelte brukers rettsikkerhet. Både i et organisasjon og samfunnsperspektiv er rett regeletterlevelse også svært viktig for kommunens evne til å begrunne og etterprøve egne beslutninger. Dokumenthåndtering ble også omtalt som et risikoområde i overordnet analyse Det fremgår av kommunens årsberetning at det har vært en økning på 22 % i registrerte journalposter fra 2013 til Økningen tilskrives økt kompetanse om dokumenthåndtering i virksomhetene. Kontrollutvalget tar forbehold om at igangsetting av alle prosjektene i planperioden vil være avhengig av hvordan kontrollutvalget vurderer omfanget på hvert av prosjektene. Det vil kontrollutvalget løpende ta stilling til når prosjektplanene legges fram til behandling. 5

7 Det nye kontrollutvalget ønsker at prosjektet inkluderer sakspapirer til politiske møter, offentlighetstilgang Rådmannens internkontroll avvik Velfungerende internkontroll er en forutsetning for at rådmannen skal kunne ivareta sitt ansvar etter kommuneloven. En sentral del av internkontrollen handler om risikovurderinger og avvikshåndtering. Risikovurderinger skal identifisere områder hvor det er behov for forsterket kontroll. I dette perspektivet spiller oppfølging av avvik en viktig rolle med hensyn på læring. Med oppfølging siktes det både til at det etableres en kultur som oppmuntrer til å melde avvik, men også at meldte avvik brukes i et lærings- og forbedringsperspektiv. I «Notat etter gjennomgang av internkontroll i Råde kommune 2014» fremgår det av revisjonens konklusjon at «Kommunen har internkontrollsystem, men dette blir ikke benyttet fullt ut og mangler noe på gjennomføring». En av anbefalingene knyttet til notatet er at alle virksomheter bør tar i bruk avviksmeldinger. Gjennomgang av avviksmeldinger i kommunens internkontrollsystem Kvalitetslosen, fra 2011 og frem til oktober 2015 viser en generell økning i antall meldte avvik fra 111 i 2011 til 652 meldte avvik pr.2. november Basert på erfaringer fra andre kommuner er sannsynligheten for at risikovurderinger ikke gjennomføres fullt ut og at avvikshåndteringen inneholder svakheter, tilstede. I et brukerperspektiv vil konsekvensene av manglende risikovurderinger og oppfølging av avvik kunne være store. Risikovurdering er sentralt blant annet for å kunne tilby forsvarlige tjenester, og tilfredsstillende avvikshåndtering er blant annet viktig for å fange opp feil i tjenesteytingen og for å lære av disse feilene. Tilsvarende vil konsekvensene også kunne være store i et organisasjonsperspektiv. Her spiller risikovurderinger og avvikshåndtering blant annet en viktig rolle for kunne fastsette riktig nivå på tjenesten i tilfeller hvor konkurrerende hensyn gjør seg gjeldende. Som eksempel vises det til den situasjonen kommunen befinner seg i på nåværende tidspunkt. Stram økonomi har betydning for tjenestenivået, og da er det viktig å ha kunnskap om hvor man kan redusere tjenestenivået, uten at dette medfører at tjenestene som ytes ikke lenger er forsvarlige. Manglende risikovurdering og oppfølging av avvik kan også medføre store konsekvenser i et samfunnsperspektiv. Forsvarlige tjenester handler om å ivareta generelle samfunnsinteresser innbyggernes ve og vel, noe som også er sammenfallende med forrige tema. Ivaretas ikke dette tilfredsstillende vil det for eksempel kunne medføre tap av omdømme. Offentlige anskaffelser- rammeavtaler Regelverket om offentlig anskaffelser oppstiller krav til hvordan det offentlige skal opptre ved anskaffelser av varer og tjenester. Regelverket er vedtatt for å ivareta Norges rettslige forpliktelser etter EØS avtalen. Formålet med regelverket er å sikre fri konkurranse nasjonalt, og internasjonalt. Det er generelt høy risiko for feil i innkjøpsprosesser. Dette henger sammen med at regelverket er komplisert, samt at mange offentlige innkjøpere har dårlig kompetanse. Statistikk fra Klageorgan for offentlige anskaffelser (KOFA) viser at det pr. oktober 2015 hadde avgjort 156 saker, hvor det ble avdekket brudd i 48 (ca. 31 %). For 2014 utgjorde antall avgjorte saker 296, hvor brudd ble avdekket i 90 (ca. 30 %) saker. KOFA har på nåværende tidspunkt ikke anledning til å ilegge gebyr dersom det avdekkes brudd på regelverket, men det forventes at gebyrmyndigheten vil bli gjeninnført første halvår Da vil KOFA også bli 6

8 gitt søksmålskompetanse, slik at de kan gå til sak mot oppdragsgiver dersom det avdekkes grove brudd. Konsekvensene av slike feil avhenger av alvorlighetsgrad. Typiske konsekvenser kan være risiko for erstatningssøksmål fra leverandører, tap av omdømme for kommune og/ eller annet økonomisk tap eksempelvis fordi man betaler mer for en vare eller tjeneste enn man ville gjort dersom konkurranseperspektivet ivaretas tilfredsstillende. Sistnevnte konsekvens gjør seg først og fremst gjeldende i de sakene hvor kommunen ikke gjennomfører konkurranse i det hele tatt. I tillegg kommer som nevnt risiko for gebyr eller søksmål fra KOFA Råde kommune gjennomfører innkjøp både gjennom kommuneovergripende rammeavtaler og enkeltanskaffelser. Innfordring-/Innkjøps- /Eiendoms-/Eiendomsavdelingen har til sammen fire årsverk som samlet dekker avdelingens oppgaver. Innkjøpsavdelingen håndterer kjøpskontrakter i tillegg til at avdelingen bistår når det gjelder innkjøp med kjøpesum over kr Kommunen er en del av «Innkjøpssamarbeidet Østfold Nord- Vest 1» og har gjennom dette samarbeidet blitt innklaget til KOFA fire ganger i perioden En av klagene ble avvist av KOFA mens det i de tre andre ble funnet brudd på regelverket. Råde med flere har også blitt innklaget i to saker. I sak fra ble det funnet brudd på regelverket, og sak fra ble avvist. Videre ble Råde kommunen innklaget for KOFA i 2007 hvor det ble konkludert med brudd på regelverket. Dersom det forekommer feil knyttet til inngåelse av rammeavtalene vil konsekvensene kunne være store. I et brukerperspektiv vil for eksempel økonomisk ineffektivitet eller krav om erstatning fra en leverandør ha en negativ effekt på tjenesteytingsnivået. I et organisasjonsperspektiv vil økonomisk ineffektivitet i seg selv være en konsekvens, men det vil også være belastende på den eller de medarbeiderne som har vært involvert i en anskaffelse i strid med regelverket. Dette vil også gjøre seg gjeldene i forhold til manglende oppfølgning av rammeavtalene. Manglende eller feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket og oppfølgning av rammeavtaler vil også medføre store konsekvenser i et samfunnsperspektiv. Et eksempel er tap av omdømme for kommunen. Manglende etterlevelse av anskaffelsesregelverket kan også få en alvorlig konsekvens gjennom at det har betydning for leverandører som forbigås, og generelt tilliten til kommunen som oppdragsgiver. Et annet moment knyttet til offentlige anskaffelser er den enkelte kommunens ansvar når det gjelder oppfølgning av de kommuneovergripende rammeavtalene. Dette kom opp som et tema etter samtale med kommuneansvarlig revisor. Han viser til eksempel gjennom at Fylkeskommunen, på vegne av seg selv og flere Østfold kommuner, har inngått en strømavtale. Det fremstår i denne forbindelse vanskelig for Råde kommune å følge opp, og kontrollere denne avtalen prismessig. 1 Innkjøpssamarbeidet Østfold Nord- Vest består pr. november 2015 av kommunene Våler, Moss, Rygge og Råde. 2 Fredrikstad, Rygge, Moss, Hobøl og Våler. 3 Fredrikstad, Hvaler, Rygge, Moss Hobøl og Våler 7

9 Temaet offentlig innkjøp samsvarer med innspill fra kontrollutvalget i møte 7. september Kommunestyrets vedtak Kontrollutvalgets forslag ble enstemmig vedtatt I prioritert rekkefølge: 1 Likebehandling i saksbehandling knyttet til byggesak og utbygging (også sett i sammenheng ressurssituasjonen i kommunen) 2 Dokumenthåndtering og journalføring (inkludert sakspapirer til politiske møter, offentlighetstilgang) 3 Rådmannens internkontroll - avvik 4 Offentlige anskaffelser - rammeavtaler Se omtalen over. 3.3 Rammetimetallet for forvaltningsrevisjon Av departementets merknader til 9 i Forskrift om kontrollutvalg framgår det at det i siste instans påhviler kommunestyret å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Kontrollutvalget sender hvert år samlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet til kommunestyret. I vedlegg til årsbudsjettet ressurser til forvaltningsrevisjon spesifisert med et beløp som utgjør 300 timer (ca 1 prosjekt pr år). 3.4 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonen De overordnede føringene for forvaltningsrevisjon vil ligge i plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen skal videre underlegges de eksisterende bestemmelser om gjennomføring av forvaltningsrevisjon (jf RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon). Kommunens valgte revisor gjennomfører forvaltningsrevisjonen i henhold til avtale. Kontrollutvalget har fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektbeskrivelser og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. Kontrollutvalget har en egen rutinebeskrivelse for bestilling av konkrete prosjekt (jf. vedlegg). 3.5 Rapportering til kommunestyret Forvaltningsrevisjonsrapporter skal fortløpende sendes til kommunestyret. Generell rapportering fra kontrollutvalget til kommunestyret vil ellers skje gjennom kontrollutvalgets årsrapport til kommunestyret. I årsrapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer samt resultater/oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektene. 8

10 3.6 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon er etter forskrift om kontrollutvalg 10 vedtatt av kommunestyret. Etter samme paragraf har kommunestyret delegert til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. 9

11 Vedlegg BESTILLING av FORVALTNINGSREVISJON Rutinebeskrivelse 1. Bestilling av prosjektplan I følge lovverket skal arbeidsfordelingen mellom kontrollutvalget og revisjonen organiseres etter bestiller-utførermodellen. Det innebærer at kontrollutvalget bestiller oppdrag for forvaltningsrevisjon hos revisjonen, som leverer etter bestilling. På bakgrunn av kontrollutvalgets vedtatte prioriteringer i Forvaltningsrevisjonsplanen, skal det sendes bestillinger til Østfold kommunerevisjon IKS. I Forvaltningsrevisjonsplanen er det beskrivelsene av prosjektene som utgjør bestillingen til revisjonen. 2. Utarbeidelse av en prosjektplan Prosjektplanen utarbeides av revisjonen i henhold til prioriteringene i Forvaltningsrevisjonsplanen og avtalt tidsplan. Det forutsettes at revisjonen foretar enkelte forundersøkelser i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplanen. Et mulig utfall etter en slik forundersøkelse kan være at revisjonen konkluder med at prosjektet ikke bør iverksettes. Forhold som ga grunnlag for å påpeke risikofaktorer i Forvaltningsrevisjonsplanen kan være fjernet etc. I en slik situasjon skal revisjonen utarbeide et notat som legges fram for kontrollutvalget til behandling. 3. Prosjektplanens innhold Prosjektnavn Bakgrunn for undersøkelsen: Hvorfor temaet skal undersøkes? Risiko- og vesentlighetsvurderinger fra den overordnede analysen, aktualitet, prioriteringer Formål med undersøkelsen: Følger av bakgrunn. Avgrensning av undersøkelsen: Hvilke saksområder undersøkelsen ikke skal omhandle. Mulige problemstillinger og metode: Problemstillingene for de prosjekter som skal iverksettes, vil endelig fastsettes gjennom kontrollutvalgets behandling av revisjonens prosjektplaner. Metode: Hvilket databehov er nødvendig for å besvare problemstillingene og hvilken metode vil bli benyttet ved datainnsamling? Kriterier/Kildegrunnlag: Aktuelle kilder og revisjonskriterier som vil være nyttige i undersøkelsen, for eksempel tidligere saker og vedtak, reglement, planer etc. Ressursbruk: antall timer som avsettes til prosjektet Milepælsplan: hvilke tidsmessige forventninger revisjonen selv mener er realistiske og når prosjektet kan forventes ferdigstilt. Tidsperspektivet i en undersøkelse vil alltid være veiledende, da det kan komme opp saker som må gis prioritet på bekostning av løpende prosjekter. I slike tilfeller skal milepælplanen oppdateres iht. realistisk forventing om videre utvikling. 10

12 4. Kontrollutvalgets behandling av prosjektplan Før prosjektplanen legges fram for kontrollutvalget til behandling, er det sekretariatets oppgave å vurdere om prosjektplanen er i henhold til formalkravene i pkt. 3. Sekretariatet vurderer også om problemstillingene er relevante og om metodevalget vil gi tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 4 til å trekke konklusjoner om temaet. Ved behandling av prosjektplanen kan kontrollutvalget selv komme med innspill på ønsket retning for undersøkelsen mulige problemstillinger. 5. Statusrapporteringer/styringsgruppe Ved gjennomføring av store prosjekter som går over lang tid kan det være nyttig med rapporteringer til kontrollutvalget eller en styringsgruppe underveis. Kontrollutvalget gir selv instrukser om slik rapportering ved behandling av prosjektplanen. Revisjonen bør også gis anledning til å foreslå slik rapportering i milepælsplanen. 6. Endringer underveis Revisjonen skal underrette sekretariatet når det skjer avvik i forhold til vedtatt prosjektplan. Med avvik menes her både endringer i forhold til problemstilling, undersøkelsesgrunnlag og milepælplan. 7. Ferdig rapport Revisjonen leverer ferdig rapport til sekretariatet iht. milepælsplan, der ikke annet avtales underveis. Saken legges så frem for behandling i utvalget, som oversender saken til kommunestyret med innstilling til vedtak. 4 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 11