Dokumentoffentlighet. - Bamble kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

Transkript

1 Dokumentoffentlighet - Bamble kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning Bakgrunn Problemstilling Avgrensing Metode og kvalitetssikring Metode Kvalitetssikring Høring Revisjonskriterier Journaler/postlister/møtekart Unntaksbestemmelsene Meroffentlighet Fakta og funn Ansvar/oppgaver Kompetanse/opplæring Kontor Journalføring/postlister/møtekart Forhåndsklassifisering (gradering) Meroffentlighet Funn ved gjennomgang av postlister og dokumenter Revisors vurderinger og konklusjon Journaler/postlister/møtekart Forhåndsklassifisering (gradering) Meroffentlighet Konklusjon Revisors anbefalinger...17 Litteratur og kildereferanser...18 Vedlegg...18 Telemark kommunerevisjon IKS ii

3 Sammendrag Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget, deres vedtak i sak 27/06: Kontrollutvalget vedtar at kommunens rutiner for å unnta og avgradere dokumenter i kommunens forvaltning blir lagt inn i planen for forvaltningsrevisjonsprosjekter og at dette blir prioritert i første halvår Bakgrunnen for kontrollutvalgets vedtak var et vedtak i kommunestyret, sak nr 55/06 Utbygging Rønholt skole. Resultatet av undersøkelsen: Da mange ansatte i en kommune behandler dokumenter, vil det i utgangspunktet alltid være en betydelig risiko for varierende kompetanse og ulik behandling når det gjelder regelverket om offentlighet i forvaltningen. Det er vårt inntrykk at personalet ved arkivavdelingen i Bamble kommune har god kompetanse på sitt fagområde. De driver regelmessig opplæring, informasjon og veiledning til enheter, virksomheter og saksbehandlere. De har også utarbeidet veiledere/rutinebeskrivelser tilpasset brukerne. Alt dette bidrar til økt kompetanse ute i virksomhetene og til ensartet behandling av dokumenter i kommunen. Bruk av elektronisk post er et generelt problem med stor risiko for at arkivverdig post ikke blir journalført. Bamble kommune har etter vår vurdering også gode rutiner for dette og en praksis som reduserer denne risikoen betydelig. Vi har påvist noen feil og mangler, men undersøkelsen viser at kommunens rutiner og praksis langt på vei er i samsvar med regelverket: 1. Postlistene som publiseres er fullstendige. 2. Møtekart og sakspapirer for folkevalgte organer publiseres i sin helhet, unntatt for administrasjonsutvalget. 3. Forhåndsklassifisering (gradering) av dokumenter foretas i ganske stort omfang, men det gjelder i hovedsak dokumenter som blir unntatt pga taushetsplikt. Flere dokumenttyper unntas generelt pga sakens karakter (taushetsplikt), uten særskilt vurdering av det enkelte dokument. Vi har funnet enkelte tilfeller hvor dokumenter etter vår vurdering er unntatt i strid med reglene. 4. Fullstendig hjemmel vises ikke når dokumenter unntas fra offentlighet. Det forekommer også bruk av feil hjemmel. 5. Forhåndsklassifiserte dokumenter unntas i sin helhet, men ved innsynsbegjæringer i slike dokumenter er rutinen at de skal vurderes på nytt, og at taushetsbelagte opplysninger eventuelt skal sladdes ut manuelt. 6. Utsatt offentlighet etter lovens 4 blir minimalt benyttet, og slike dokumenter avgraderes rutinemessig når saken er avsluttet. 7. Kommunen praktiserer meroffentlighet, bl a ved å journalføre en god del interne dokumenter. Vi har likevel inntrykk av at det ikke er satt spesiell fokus på meroffentlighet i kommunen, og at selve begrepet derfor ikke er så godt kjent blant de ansatte. Den versjonen av Kontor 2000 som kommunen benytter, har flere svakheter som er årsaken til noen av manglene ved gradering av dokumenter. Vi kjenner til at kommunen etter innspill fra revisjonen allerede har gjort endringer slik at hjemmelshenvisningene i Kontor 2000 skal bli i samsvar med regelverket. Det framgår også av rådmannens kommentarer til rapporten. Telemark kommunerevisjon IKS iii

4 Revisor anbefaler følgende tiltak: 1. Kommunen bør vurdere om møtekart, sakspapirer og møteprotokoller fra administrasjonsutvalget kan publiseres på samme måte som kommunen publiserer saker i andre politiske organ. 2. Det bør vurderes om det er mulig å redusere omfanget av forhåndsklassifisering av dokumenter. Vurdering av hvert enkelt dokument, isteden for generelt å unnta visse typer dokumenter pga sakens karakter, kan være ett tiltak i denne sammenheng. 3. Dersom ledelsen i kommunen setter større fokus på begrepet meroffentlighet, kan det bli bedre kjent rundt om i kommunen og derved innvirke på hvordan dokumentoffentlighet praktiseres. Skien, 3. mai 2007 Telemark kommunerevisjon IKS Aud Bjervamoen forvaltningsrevisor Alf Olav Uldal forvaltningsrevisor Telemark kommunerevisjon IKS iv

5 1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk for prosjekter. Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget. Rapporten blir oversendt kontrollutvalget som videre skal avgi rapport til kommunestyret om gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter, og om resultatene av disse Bakgrunn Bakgrunnen for prosjektet er et vedtak i kommunestyret , sak nr 55/06 Utbygging Rønholt skole: Følgende forslag oversendes Kontrollutvalget: 1. Kontrollutvalget bes om å vurdere lovligheten av å unnta dokumentene i K.sak 55/06 fra offentligheten 2. Videre ber man om at Kontrollutvalget vurderer kommunens rutiner for å unnta dokumenter i kommunens forvaltning. Prinsippene legges fram for kommunestyret som sak. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 27/06 Dokumentoffentlighet vedr. utbygging av Rønholt skole: 1. Kontrollutvalget kan ikke se at administrasjonen har opptrådt i strid med lovverket i denne saken. 2. Kontrollutvalget vedtar at kommunens rutiner for å unnta og avgradere dokumenter i kommunens forvaltning blir lagt inn i planen for forvaltningsrevisjonsprosjekter og at dette blir prioritert i første halvår Problemstilling På grunnlag av punkt 2 i ovennevnte vedtak har vi utledet følgende problemstilling: Er kommunens rutiner og praksis vedrørende dokumentoffentlighet i samsvar med gjeldende regelverk? I undersøkelsen vil vi spesielt fokusere på forhåndsklassifisering (gradering) bruk av unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven utsatt offentlighet senere omgjøring (avgradering). Vi vil også komme inn på følgende tema: publisering av postjournal og møtekart journalføring generelt, herunder journalføring av e-post meroffentlighet kompetansen på dette området i kommunen. 1 Forskrift om kontrollutvalg 11 og forskrift om revisjon 8 Telemark kommunerevisjon IKS 1

6 1.3 Avgrensing Revisjonen har vurdert de offentlige postlistene i Bamble kommune. Noen av de tjenesteytende virksomhetene har lukkede fagsystemer. Deres dokumenter kommer ikke med i postlistene, og er derfor ikke vurdert i dette prosjektet. Kommunen mottar dokumenter jevnt gjennom året. En tilfeldig måned vil derfor kunne være representativ for de øvrige månedene i året. Vi har avgrenset utvalget til alle dokumenter på postlistene i januar Metode og kvalitetssikring 2.1 Metode Revisjonen har gjennomgått sentrale rutiner og retningslinjer for dokumenthåndtering, dvs. post, journalføring, saksbehandling og arkiv. Metodene vi har brukt i prosjektet er dokumentanalyse og intervju. Vi begynte med en forundersøkelse som var av utforskende karakter for å få økt innsikt, kunnskap og forståelse innenfor området. Videre brukte vi et beskrivende design 2 fordi problemene både er strukturerte og kan besvares ut fra klare lover, regler og prosedyrer. Fagansvaret for arkivering ligger ved arkivavdelingen i kommunen, og arkivleder har vært sentral i vårt arbeid med å kartlegge rutinene i kommunen. Kartlegging av praksis forgikk gjennom åpne intervjuer. Vi har hatt intervjuer med ansatte som er tilknyttet to virksomheter som ikke har eget postmottak og en virksomhet som har eget postmottak. Åpne intervjuer er en kvalitativ undersøkelse som brukes når vi vil besvare spørsmål som ikke er lette å måle eller kvantifisere. Metoden ble valgt for å kunne gi intervjuobjektet muligheten til å kunne snakke fritt og til å komme med innspill. Dette gjør at vi kan få innsikt i problemstillinger og viktig informasjon som ikke ville vært mulig å få gjennom et standard intervju/spørreskjema. Denne form for intervju gjør det også lettere å fjerne feilkilder som misforståelser av spørsmål, fordi vi har mulighet til å forklare ting nærmere og komme med oppfølgingsspørsmål. Utvalget av virksomheter hvor vi har undersøkt praksis er lite. Vi mener likevel at utvalget gir oss innsikt i praktiseringen av regelverket fordi: Vi får informasjon om praksis også ved gjennomgang av postlister og dokumenter. Kommunen har utarbeidet rutiner tilpasset ulike typer virksomheter. Rutinene gir god veiledning i det praktiske arbeidet med postmottak og dokumenthåndtering. Etter vår vurdering reduserer dette risikoen for ulik praksis. Vi har fått informasjon fra arkivlederen som har god kjennskap til praksisen i hele kommunen. Etter vår vurdering er sannsynligheten større for at dokumenter unntas fra offentlighet i strid med regelverket, enn at dokumenter som etter regelverket skal unntas, ikke blir unntatt. Vår kontroll har derfor hatt hovedfokus på dokumenter som er forhåndsklassifisert som unntatt offentlighet. 2 Ved denne type design er hensikten å beskrive eller kartlegge et definert område Telemark kommunerevisjon IKS 2

7 Totalt er det registrert ca dokumenter på postlista for januar Av disse gjennomførte vi en detaljert undersøkelse av 63 dokumenter. Dokumentene ble valgt ut etter en vurdering av risikoen for feil gradering. Vårt utvalg av kontrollerte dokumenter er lite i forhold til populasjonen. Vi mener at utvalget likevel gir oss tiltrekkelig innsikt til at vi kan konkludere på problemstillingen fordi det er mange dokumenter som er like mange dokumenter som vi ut fra postlista kan se er riktig behandlet mange dokumenter unntatt offentlighet ved enhet for helse og omsorg som ikke ville ha vært registrert i offentlig postliste dersom kommunen hadde hatt lukket fagsystem for tjenesteområdet pleie og omsorg. 2.2 Kvalitetssikring For å sikre at dataene som er samlet inn er troverdige og gyldige, ble dataene kvalitetssikret. Ved intervjuene var to revisorer til stede for å sikre at intervjuobjektene ble sitert og forstått mest mulig objektivt. Videre ble referat fra intervjuene verifisert av intervjuobjektene. Uttalelsene og informasjonen ble også verifisert opp mot saksdokumentene. 2.3 Høring Rapporten er sendt rådmannen i Bamble til uttalelse. Rådmannens kommentarer i brev av følger som vedlegg til rapporten. Noen merknader til fakta er også innarbeidet i rapporten. 3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Kilder for revisjonskriteriene i denne undersøkelsen framgår under punktet litteratur og kildereferanser. Hovedregelen i offentlighetsloven er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Unntak fra offentlighet krever særskilt hjemmel gitt i lov eller i medhold av lov. Dersom et dokument ikke er omfattet av et slikt lovforankret unntak, er dokumentet offentlig. Etter offentlighetslovens 2 gjelder innsynsretten for forvaltningens saksdokumenter journal og lignende register møtekart til folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner. Innsynsretten tilkommer enhver, dvs. at hvem som helst kan kreve dokumentinnsyn hos forvaltningsorganer. Telemark kommunerevisjon IKS 3

8 3.1 Journaler/postlister/møtekart Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter. 3 Journalen er offentlig. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetslovens 2 og 3 må regnes som saksdokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registrerer organet i journalen så langt organet finner det hensiktsmessig. Det foreligger ikke en plikt til å journalføre interne dokumenter. Dersom et slikt dokument først er journalført, vil imidlertid journalopplysningene i utgangspunktet være offentlige. 4 Unntatt offentlighet er journaler for konkrete saker 5 etter bl a lov om barneverntjenester lov om sosiale tjenester lov om psykisk helsevern lov om vergemål for umyndige Øvrige dokumenter som er vanlige innenfor kommunal virksomhet skal føres i den alminnelige journal, selv om de inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt eller kan unntas offentlighet etter andre bestemmelser i offentlighetsloven. Etter offentlighetslovens 2 annet ledd, annet punktum har allmennheten rett til innsyn i møtekart til folkevalgte organer i kommunen. Ikke folkevalgte organ faller utenfor. Allmennheten har rett til å se møtekartet i sin helhet, ikke bare enkeltinnføringer om den enkelte sak. Møtekartet er som utgangspunkt offentlig uansett om selve møtene er åpne eller lukkede Unntaksbestemmelsene Offentlighetslovens regler for å unnta dokumenter fra offentlighet finner vi i 4 Utsatt offentlighet 5 Unntak for interne dokumenter kan unntas 5a Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt skal unntas 6 Unntak på grunn av dokumentets innhold kan unntas Hovedregelen etter offentlighetsloven er at hvorvidt dokumenter kan offentliggjøres skal vurderes ved begjæring om innsyn. Forhåndsklassifisering eller gradering betyr at det allerede ved journalføringen avmerkes i journalen om et dokument er unntatt offentlighet eller ikke. Praksis med forhåndsklassifisering skal begrenses 6. Utbredt forhåndsklassifisering kan være til hinder for meroffentlighet, særlig i forhold til dokumenter det er adgang til å offentliggjøre. Forhåndsklassifisering vil være hensiktsmessig når det gjelder dokumenter som i det vesentlige inneholder opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt. Det presiseres i rundskrivet at ved vurderingen av om det skal gis innsyn i et dokument eller ikke, bør det først vurderes om det er reelt og saklig behov for unntak deretter må en forsikre seg om at det er hjemmel for å unnta dokumentet. 3 Forskrift om offentlege arkiv, Veileder i offentlighetsloven 5 Forskrift til offentlighetsloven, kapittel VI 6 Rundskriv G 69/98 Telemark kommunerevisjon IKS 4

9 Vilkårene for utsatt offentlighet etter lovens 4 er så strenge at bestemmelsen sjelden blir anvendt i praksis. 7 Vilkårene er at dokumentene slik de foreligger antas å gi et direkte misvisende bilde av saken og at offentlighet derfor kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser. Utsatt offentlighet innebærer at innsynsrett vil inntre når opplysningene ikke lenger gir et direkte misvisende bilde av saken, eller samfunnsmessige eller private interesser ikke lenger tilsier utsatt offentlighet. Offentlighetslovens 5 første ledd gir bare grunnlag for å unnta fra innsyn dokumenter som ikke blir sendt ut av vedkommende forvaltningsorgan. Dokumentet vil normalt bli offentlig dersom det sendes til andre forvaltningsorganer. Det er imidlertid antatt at dette utgangspunktet ikke gjelder unntaksfritt. 8 Det er i litteraturen, med støtte i praksis, lagt til grunn at det etter forholdene må være adgang til et visst internt samarbeid mellom ulike organer på det forberedende stadium i saksbehandlingen uten at utveksling av utkast og kommentarer faller utenfor unntaksadgangen etter 5 første ledd. Dokumentet må være i forvaltningsorganets forberedelse. Dokumenter som avslutter en sak, kan dermed normalt ikke unntas etter 5 første ledd. Hovedregelen i 5a er at bare de taushetsbelagte opplysningene kan unntas fra offentlighet. Det skal gis innsyn i resten av dokumentet dersom dette ikke vil gi et åpenbart misvisende bilde av innholdet, eller de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. 7 Offentlighetslovens 9 krever at det må vises til den bestemmelse som er grunnlag for avslaget ved begjæring om innsyn. Dette gjelder tilsvarende ved forhåndsklassifisering av dokumenter. Det vil si at den konkrete regel må oppgis. Det er ikke tilstrekkelig å påføre lovparagrafen. Den skal spesifiseres i ledd, nummer eller bokstav som begrunner unntaket. Dersom begrunnelsen for unntaket er 5a, skal forvaltningsorganet også vise til den eller de bestemmelsene som er hjemmelen for taushetsplikten. 3.3 Meroffentlighet Offentlighetslovens 2, tredje avsnitt krever at forvaltningsorganet skal vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet. I vurderingen av om det skal utvises meroffentlighet, skal forvaltningsorganet vurdere hvor sterke de hensyn er som har begrunnet det aktuelle unntaket, og hvilke hensyn som taler for offentlighet. Et hensyn som må vurderes i denne sammenheng er konsekvenser for personvernet. Et annet hensyn er hvor stor allmenn interesse dokumentet vil ha. Dersom dokumentet gjelder en sak av stor allmenn interesse, er det et moment som taler for meroffentlighet. 7 7 Veileder i offentlighetsloven 8 NOU 2003:30, punkt Organinterne dokumenter Telemark kommunerevisjon IKS 5

10 Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning defineres slik: Kommunens rutiner og praksis vedrørende dokumentoffentlighet er i samsvar med regelverket når 1. Journalen (postlista) som publiseres er fullstendig. 2. Møtekart for folkevalgte organer publiseres i sin helhet. 3. Forhåndsklassifisering (gradering) av dokumenter foretas i begrenset omfang. 4. Det vises til fullstendig og riktig hjemmel når dokumenter unntas fra offentlighet. 5. Unntak etter 5a (taushetsplikt) i hovedsak gjøres ved å sladde ut taushetsbelagte opplysninger. 6. Utsatt offentlighet etter 4 benyttes minimalt, og slike saker blir avgradert. 7. Meroffentlighet blir praktisert. Telemark kommunerevisjon IKS 6

11 4 Fakta og funn 4.1 Ansvar/oppgaver Arkivavdelingen er en virksomhet organisert under enhet for samfunnsutvikling og administrative tjenester. Virksomheten har følgende arbeidsområder: post- og arkivtjeneste kopiering budtjeneste pakking og utkjøring av sakskart systemansvar for saksbehandlersystemet Kontor Virksomheten har 6 ansatte som utgjør 5,75 årsverk. Av virksomhetens hovedoppgaver vil vi nevne: mottak, sortering og journalføring av post til enhetene sortering, frankering og utsendelse av post for enhetene sørge for en sikker og forsvarlig dokumenthåndtering i kommunen arkivere dokumenter samt avslutte arkivsaker kvalitetssikre og legge ut kommunens postliste på internett bistå arkivansatte på virksomhetene i forhold til arkivfaglige spørsmål brukerstøtte, veiledning og opplæring av brukere i Kontor 2000 legge inn nye versjoner av Kontor 2000 og melde inn forbedringer til leverandør. Skoler, barnehager, sykehjem og sonekontor innenfor helse og omsorg har egne postmottak og arkiv. Disse virksomhetene har en ansatt som er arkivansvarlig, unntatt barnehagene som ikke har merkantilt ansatte. Følgende tjenester benytter lukkede fagsystemer i sin saksbehandling: helsesøstertjenesten ergo-/fysioterapitjenesten flyktningtjenesten sosialtjenesten barneverntjenesten PP-tjenesten barnehager (opptak) personal (håndtering av søknader på stilling, søkerliste, ansattes utdanning, praksis m m). All inngående post går gjennom arkivavdelingen, unntatt for de virksomhetene som har eget postmottak. All utgående post produseres i Kontor 2000, unntatt det som produseres i lukkede fagsystemer. Utgående post blir sendt fra saksbehandler med kopi til arkivavdelingen. Bamble kommune har omfattende skriftlige rutiner for arkiv. Arkivavdelingen har bl a utarbeidet skriftlig informasjon (brukerveiledning) om Kontor 2000, rutinebeskrivelser for generell dokumenthåndtering, for postmottaket, for postbehandling i skolene og i de ytre avdelingene innenfor helse/omsorg. Beskrivelsene er praktiske hjelpemidler som skal bidra til lik behandling av dokumenter rundt om i kommunen. Telemark kommunerevisjon IKS 7

12 4.2 Kompetanse/opplæring Det er gjennomført 3-dagers arkivkurs i kommunen. Arkivavdeling har årlige møter med enhetene/virksomhetene der de utarbeider sakliste, tar opp ulike problemstillinger og utveksler informasjon. Det blir skrevet referat fra disse møtene. Merkantilt ansatte i enhet for helse og omsorg har faste møter som arkivavdelingen deltar på. I tillegg deltar avdelingen på møter når virksomhetene ønsker at de skal være representert. Alle ledere/merkantilt ansatte har fått et eksemplar av veileder i offentlighetsloven. Arkivavdelingen besvarer ofte spørsmål fra virksomheter/saksbehandlere, og de gir tilbakemelding når de oppdager feil. Våre intervjuobjekter ute i virksomhetene svarer at de har deltatt på kurs hvor offentlighetsloven har vært tema. Alle opplyser at de kontakter arkivavdelingen ved behov, og de mener at avdelingen har god kompetanse på området. Det ble også nevnt at virksomhetene mottar tilbakemelding fra arkivavdelingen om feil. I virksomhet for personal og organisasjonsutvikling, som har mange saksbehandlere, har en ansatt fått ansvar for opplæring av de øvrige ansatte. Virksomhetsleder for kultur opplyste at veileder i offentlighetsloven ikke brukes. Hun mente imidlertid av de ansatte ved virksomheten har god kjennskap til regelverket. Arkivansvarlige ved den skolen vi besøkte nevnte at rutine for postbehandling i skolene er et godt hjelpemiddel. Vedkommende har også veilederen i offentlighetsloven. 4.3 Kontor 2000 Arkivavdelingen er ansvarlig for saksbehandlersystemet Kontor 2000, og det er cirka 220 brukere i kommunen. I tillegg til brukerveiledning i systemet, har avdelingen opprettet brukerstøtte telefon. Systemet har noen svakheter når det gjelder gradering av dokumenter: Systemet kan ikke skille mellom hoveddokument og vedlegg. Hvis vedlegg skal unntas offentlighet, må også hoveddokumentet unntas. Det må da skrives inn en kommentar om at hoveddokumentet er offentlig. Systemet gir ingen mulighet for å sladde ut deler av et dokument, så det må gjøres manuelt. Valg av hjemmel når dokumenter skal graderes unntatt offentlighet, ligger som en egen meny i systemet. Menyen er slik den ble levert fra leverandøren, dvs. at kommunen ikke har foretatt endringer/tilpasninger. Alle valg i menyen viser paragraf i offentlighetsloven, men ikke punkt eller ledd i paragrafen. Når kode for personalsak og klientsak velges, kommer fvl 13 automatisk opp som tillegg til ofl 5a. Det vil si at unntak pga av taushetsplikt da henviser til bestemmelsene om taushetsplikt i forvaltningslovens 13. Ved andre valg kommer ikke hjemmel for taushetsplikt fram. Vi viser til rådmannens kommentarer til rapporten, som redegjør for endring i menyen som er gjennomført etter vår kontroll. Virksomhetsleder for personal og organisasjonsutvikling opplyser at alle dokumenter som produseres internt i virksomheten, registreres i Kontor Virksomhetsleder for kultur opplyser at all korrespondanse går gjennom det sentrale arkivet. Dersom saksbehandlerne mottar et dokument direkte, videresendes det til arkivavdelingen for registrering før det behandles. Ved skolen opplyser sekretæren at alle formelle brev skrives i Kontor Det er bare rektor og sekretær som har tilgang til systemet. Telemark kommunerevisjon IKS 8

13 4.4 Journalføring/postlister/møtekart Journalføring Alle inngående dokumenter registreres av arkivavdelingen, unntatt for de virksomhetene som har eget postmottak. Virksomhetsleder for personal opplyser at søknader på stillinger går direkte til virksomheten og journalføres der. Rutinebeskrivelsen Generell dokumenthåndtering inneholder bl a en detaljert oversikt over typer dokumenter, hvordan de skal håndteres, hva som skal journalføres og hva som ikke skal journalføres. Det er få dokumenttyper i sistnevnte kategori. Rutinebeskrivelsene for postbehandling i skolene og i ytre avdelinger i helse/omsorg har tilsvarende oversikter over typer dokumenter som er aktuelle for disse virksomhetene. Det framgår av disse at referat fra intern møtevirksomhet skal registreres i Kontor Ifølge arkivleder er teksting og sakstittel som blir synlig i postlista en utfordring som de stadig tar opp. Alle intervjuobjektene opplyser at virksomhetene er bevisste på bruken av overskrifter. Overskriften skal gjenspeile sakens innhold, og den skal være nøytral. Postlister Bamble kommune legger presselistene ut på internett, og publikum kan bestille dokumenter fra nettet. Kommunen har en postliste, dvs. at intern postliste = presselisten som publiseres. Dokumenter som er registrert i fagsystemene kommer ikke med i postlista (pleie- og omsorgstjenesten har ikke eget fagsystem). Intern postliste tas ut på papir daglig. Ifølge rutinen skal postlistene kontrolleres ved hver virksomhet før kl. 12. I tillegg kvalitetssikres listen av to personer ved arkivavdelingen før den publiseres. Ved virksomhet for personal og organisasjonsutvikling sjekkes postlista daglig i samsvar med rutinen. Saksbehandleren som utfører denne oppgaven opplyser at det sjelden er behov for retting. Virksomhetsleder for kultur opplyser at de ikke følger denne rutinen. Det skyldes tidsnød. Virksomheten har dessuten få saker som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Ved den skolen vi besøkte fikk vi også opplyst at postlista i liten grad kontrolleres slik rutinen tilsier. Det har sammenheng med at skolen har lite post, både inngående og utgående, og sekretæren kontrollerer dokumentene fortløpende mens hun behandler dem. Skolen journalfører en del interne dokumenter, f eks. ulike møtereferat. Møtekart Bamble kommune publiserer møtekart, sakspapirer og saksprotokoller på internett. Administrasjonsutvalget er ikke med i denne publiseringen. Elektronisk post Bamble kommune publiserer ikke de ansattes e-post adresser på internett, kun den offisielle e-post adressen til postmottaket i kommunen. I rutinebeskrivelse Postmottaket finner vi følgende om saksbehandlers e-postadresse: Det hender det kommer henvendelser hvor det blir bedt om saksbehandlers direkte e-post adresse. Vi sender da svar til avsender hvor vi ber om at all offentlig post blir sendt postmottaket, med kopi til saksbehandler. Det er opp til saksbehandler å avgjøre om han vil gi ut direkte e-post adresse. Telemark kommunerevisjon IKS 9

14 I arkivavdelingens informasjon om Kontor 2000, punkt 6 Viktig informasjon, står det: All e-post som vedrører kommunens saksbehandling skal sendes postmottaket og behandles som ordinær post. Har saksbehandler oppgitt sin egen e-post adresse, er det saksbehandlers ansvar snarest å få dokumentet videresendt til postmottaket. Saksbehandler plikter å sende dokumentet til journalføring med en gang saksbehandler har gjort seg kjent med e-postens innhold. Dersom saksbehandler er i tvil om e-post skal journalføres så skal meldingen sendes til postmottaket og de vurderer om e-posten skal journalføres. Når en saksbehandler får tilsendt en e-post til sin adresse i kommunen kan vedkommende trykke på en arkiver-knapp, og en kopi av dokumentet blir sendt til arkivavdelingen for registrering. Arkivleder opplyser at e-post hovedsakelig kommer til postmottakets e-post adresse, og at arkiverknappen ikke blir mye brukt. De ansatte ved virksomhet for personal og organisasjonsutvikling er informert om hvordan rutinen for e-poster er. E-post brukes hovedsakelig til enkle beskjeder som erstatter telefon. Formelle brev registreres i Kontor Virksomhetsleder for kultur mener at journalføring/arkivering av e-post er en utfordring, og det er i mange tilfeller tvil om hva som bør journalføres. Noen e-poster er uformelle og kan sees som en erstatning for en telefon. Det vil imidlertid være tilfeller hvor e-poster kan knyttes til en sak på et senere tidspunkt, mens det kan være vanskelig å se ved første e-post at det er en sak. Arkivansvarlige ved den skolen vi besøkte opplyser at formelle e-poster skal gå gjennom skolens e-post adresse. Dokumenter som kan ha konsekvens for senere samt brev til grupper (for eksempel klassetur, foreldremøte og lignende) registreres i K Arkivverdig e-post som skolen mottar blir journalført. Alle lærerne har egen e-post adresse. Arkivansvarlige har ikke kontroll over disse. 4.5 Forhåndsklassifisering (gradering) Det er saksbehandlers ansvar at arkivsak og journalpost er riktig gradert i henhold til gjeldende lover og regler. 9 I rutinebeskrivelsen Generell dokumenthåndtering står det om personalmapper: Det skal opprettes en arkivsak (personalmappe) pr. ansatt i Bamble kommune. Arkivsaken (personalmappa) skal være gradert med Ofl 6. I rutinebeskrivelse Postbehandling i skolene står det om elevmapper: Dokumenter som gjelder elever skal journalføres i vedkommendes elevmappe. Arkivsaken og journalposten graderes med Ofl 5a. I rutinebeskrivelse Postbehandling i ytre avdelinger i helse/omsorg står det ikke noe om gradering av klientmapper eller saksmapper. Vi viser til rådmannens kommentarer til rapporten, som redegjør for endringer i rutinen som er gjennomført etter vår kontroll. 9 Bamble kommune Arkivavdelingen: Kontor 2000 informasjon om versjon 5.1, punkt 3.4 Telemark kommunerevisjon IKS 10

15 Arkivleder opplyser at dokumenter som skal i klientmapper, elevmapper og personalmapper unntas offentlighet pga sakens karakter. Det samme gjelder dokumenter som vedrører kommunale boliger. Noen av disse dokumentene inneholder ikke taushetsbelagte opplysninger, mange dokumenter gjør det. Arkivleder hevder at selv om et dokument er ufarlig i seg selv, så kan sammenstilling av ulike opplysninger føre til at en person kan bli gjenkjent. Generelt vil en stor del av disse dokumentene ha liten interesse for allmennheten. Når inngående post er unntatt offentlighet fra avsender, vurderes graderingen på nytt i kommunen. Det samme gjelder svar på slike brev. Dette vurderes av saksbehandler, og det er ingen automatikk i Kontor 2000 at svaret skal være unntatt offentlighet. Saksbehandler må selv velge hjemmel for gradering i systemet. Utsatt offentlighet brukes i liten grad i kommunen. Dette er bevisst fra arkivavdelingens side. Arkivavdelingen avgraderer dokumenter som er gradert etter 4 når saken er ferdig. Når arkivavdelingen oppdager feil, f eks. ved bruk av hjemmel, gir de beskjed til vedkommende per e-post. Avdelingen har imidlertid ikke kapasitet til kontrollere alt. Virksomhetsleder for personal og organisasjonsutvikling bekrefter at alt som registreres i personalmappa unntas offentlighet. Når virksomheten unntar dokumenter, blir hele dokumentet unntatt. Utsatt offentlighet brukes ikke. Virksomheten registrerer selv lite inngående dokumenter, så gradering fra avsenders side er det sjelden aktuelt å vurdere/endre. Virksomhet for kultur har mye samarbeid med andre aktører; andre kommuner, ulike organisasjoner og private. De har en stor saksmengde. Virksomhetslederen mener at det sjelden er behov for en ny vurdering av avsenders gradering av inngående dokumenter. Det har sammenheng med at sakene ofte unntas i hele samarbeidsprosessen, fram til resultatet er klart. Ved skolen er det sekretæren som registrerer og graderer all inngående og utgående post som journalføres. Alt som skal i elevmapper unntas fra offentlighet. Hele dokumentet unntas, og eleven forblir anonym. Møtereferat som angår elever unntas offentlighet, mens referat fra andre møter skrives slik at de kan offentliggjøres. Inngående post som er unntatt offentlighet fra avsenders side, blir vurdert på nytt. Det praktiseres ikke utsatt offentlighet ved skolen. Innsynsbegjæringer Alle forespørsler om innsyn går gjennom det sentrale postmottaket. Arkivleder opplyser at det er mange henvendelser i perioder. I 2006 var det til sammen cirka 800. Det er hovedsakelig journalister som etterspør dokumenter, men også innbyggere. Rutinebeskrivelsen Postmottaket inneholder bl a rutiner for behandling av forespørsler om innsyn i dokumenter som er gradert. Vi vil her trekke fram følgende punkter i rutinen: Saksbehandler vurderer om det skal gis innsyn i dokumentet eller i deler av dokumentet. Dersom det blir bedt om innsyn i et dokument som er unntatt offentlighet så skal saksbehandler gi sin godkjenning og dokumentet skal avgraderes før utsendelse. Dersom det må foretas utsladding av enkeltopplysninger så må dokumentet fakses. Telemark kommunerevisjon IKS 11

16 Arkivleder opplyser at det er få klager på avslag på innsynsbegjæringer i kommunen. Klagene journalføres og blir oversendt saksbehandler med kopi til virksomhetsleder/kommunalsjef. Den endelige avgjørelsen i slike saker ligger hos rådmannen/kommunalsjefen. Virksomhet for personal og organisasjonsutvikling opplyser at de sjelden mottar innsynsbegjæringer, og de har ikke fått klager på avslag på slike begjæringer. Virksomhet for kultur har fått noen innsynsbegjæringer. Virksomhetslederen behandler disse, men rådfører seg med arkivleder. De har ikke mottatt klager på avslag om innsyn. Skolen vi besøkte har mottatt noen få innsynsbegjæringer. Disse er vurdert av rektor og sekretær. 4.6 Meroffentlighet I arkivavdelingens informasjon om Kontor 2000 finner vi i punkt Meroffentlighet: Plikten til å vurdere meroffentlighet etter offentlighetslovens 2, tredje ledd gjelder direkte bare når et dokument etter bestemmelser i loven kan unntas offentlighet, det vil si først og fremst når et dokument kan unntas i henhold av lovens 5, 6 eller 6a. God forvaltningsskikk tilsier imidlertid at forvaltningen skal vurdere meroffentlighet også for opplysninger og dokumenter som faller utenfor offentlighetslovens virkeområde. Arkivleder opplyser at kommunen praktiserer meroffentlighet, men det bestemmes i hvert enkelt tilfelle av saksbehandler. Virksomhetsleder for personal og organisasjonsutvikling opplyser at de praktiserer meroffentlighet der det lar seg gjøre. Virksomhetsleder for kultur opplyser at de prøver å offentliggjøre det som kan offentliggjøres, men hun har ikke noe forhold til begrepet meroffentlighet. Sekretæren opplyser at skolen ikke praktiserer meroffentlighet. 4.7 Funn ved gjennomgang av postlister og dokumenter Cirka 40 % av registrerte dokumenter i postlista for januar 2007 var gradert unntatt offentlighet. Graderte dokumenter fordeler seg som følger på organer/enheter og på offentlighetslovens unntakshjemler: Tabell 1 Hjemmel 4 5 5a 6 Sum %-andel Utsatt off. Internt dok. Taushetsplikt Dok. innhold Organ/enhet Samfunn og utvikling % Skole og barnehage % Helse og omsorg % Tekniske tjenester % Kultur og oppvekst % Ordfører % Rådmann Kontrollutvalg Sum % %-andel 0,5 % 5,5 % 91 % 3 % 100 % Den store andelen av dokumenter som er unntatt etter 5a om taushetsplikt, bekrefter de opplysningen vi har fått om at dokumenter til personalmapper, elevmapper, klientmapper og dokumenter som vedrører boliger rutinemessig unntas offentlighet. (Personal hører inn under enhet for samfunn og utvikling, kommunale boliger hører inn under enhet for tekniske tjenester). Telemark kommunerevisjon IKS 12

17 Ifølge rutinen skal dokumenter til personalmapper unntas etter 6 10, det ser imidlertid ut til at praksis er å unnta dem etter 5a. Ingen dokumenter som er unntatt offentlighet med hjemmel i offentlighetslovens 5 og 6 henviser til paragrafenes ledd eller punkt. Kun 16 % av dokumentene som er unntatt etter 5a har henvisning til hjemmel for taushetsplikt. Vi undersøkte et utvalg på 63 dokumenter, herav var 50 unntatt offentlighet. Etter vår vurdering var følgende dokumenter unntatt offentlighet i strid med reglene: 7 dokumenter unntatt med hjemmel 5a inneholder ikke taushetsbelagte opplysninger 2 dokumenter unntatt med hjemmel 5 er ikke interne dokumenter 3 dokumenter unntatt med hjemmel 6 er møtekart/sakspapirer/møteprotokoller fra politiske møter (administrasjonsutvalget og gruppeledermøte). Vi fikk opplyst av sekretæren for administrasjonsutvalget at sakskart og protokoll blir unntatt med hjemmel i 6 når de omfatter enkeltsaker som skal unntas. Øvrige saker kommer med på postlista på den datoen de er ferdig i K-2000, men ikke samlet. Saker i administrasjonsutvalget blir, som tidligere nevnt, heller ikke publisert under politiske saker på internett. Andre funn: 6 dokumenter er korrekt unntatt, men det er brukt feil hjemmel (det gjelder et par tilfeller hvor 4 er feilaktig brukt og noen tilfeller hvor 5 er brukt på dokumenter som ikke er interne). 3 dokumenter er registrert med feil dokumenttype, en slik feil kan medføre bruk av feil hjemmel. 5 dokumenter har ufullstendig sakstittel, dvs. at postlista ikke viser hva dokumentet/ saken gjelder. 10 6, 1. ledd nr. 2 gjelder personalforvaltning Telemark kommunerevisjon IKS 13

18 5 Revisors vurderinger og konklusjon Fordi en stor andel av ansatte i en kommune behandler dokumenter, vil det i utgangspunktet alltid være en betydelig risiko for varierende kompetanse og ulik behandling når det gjelder regelverket om offentlighet i forvaltningen. Det er vårt inntrykk at personalet ved arkivavdelingen i Bamble kommune har god kompetanse på sitt fagområde. De driver regelmessig opplæring, informasjon og veiledning til enheter, virksomheter og saksbehandlere. De har også utarbeidet veiledere/rutinebeskrivelser tilpasset brukerne. Alt dette vil bidra til økt kompetanse ute i virksomhetene og til en mer ensartet behandling av dokumenter i kommunen. 5.1 Journaler/postlister/møtekart Kommunens fagsystemer er lukket og kommer ikke med på postlistene. Med unntak av fagsystem for opptak i barnehager, er dette fagsystemer som faller inn under forskriftens unntaksbestemmelser om journaler. Mange kommuner har også fagsystem for pleie- og omsorgstjenesten. Det har ikke Bamble kommune. Kommunen vil derfor få en noe større andel graderte dokumenter i sine postlister enn kommuner som har fagsystem for denne tjenesten. Kommunen opererer ellers med kun en journal eller postliste, dvs at intern postliste er lik presselisten som offentliggjøres på internett. Det er i samsvar med regelverket. Kommunen har for øvrig gode kontrollrutiner på postlistene før de publiseres. Selv om vår undersøkelse gir indikasjoner på at ikke alle virksomheter følger sin del av rutinen, kompenseres det av kontroller ved arkivavdelingen. Forutsetningen for at pressen og andre interesserte skal kunne få tilgang på de sakene/ dokumentene de ønsker, er at sakstittel/tekst gjenspeiler sakens innhold. Ifølge arkivleder er dette en utfordring som de stadig tar opp. Ved vår kontroll fant vi noen få eksempler på at sakstittel/tekst var ufullstendig og intetsigende. Kommunen publiserer møtekart, sakspapirer og møteprotokoller fra politiske organ på internett. Vi vil stille spørsmål ved hvorfor administrasjonsutvalget ikke er med i denne publiseringen. I postlista for januar er sakspapirer og møteprotokoll fra administrasjonsutvalget unntatt offentlighet. Det vil si at lovens krav om at møtekart for folkevalgte organ skal være tilgjenglig for allmennheten i sin helhet ikke er etterkommet for administrasjonsutvalget. Elektronisk post Bruk av elektronisk post er et generelt problem med stor risiko for at arkivverdig post ikke blir journalført. Bamble kommune har etter vår vurdering gode rutiner og en praksis som reduserer denne risikoen betydelig. At de ansattes e-post adresser ikke er publisert, kun e-post adressen til postmottaket, vil redusere omfanget av inngående e-post rundt om i kommunen. Skriftlige rutiner, informasjon om disse til saksbehandlerne og en enkel måte å arkivere slike henvendelser på, er tiltak som reduserer risikoen for at arkivverdig e-post ikke blir journalført. Telemark kommunerevisjon IKS 14

19 5.2 Forhåndsklassifisering (gradering) I rundskrivet Innskjerping av praktiseringen av offentlighetsloven er det presisert at praksis med forhåndsklassifisering skal begrenses. I Bamble kommune er andelen av dokumenter som forhåndsklassifiseres høy, ca. 40 % av dokumentene i postlista for januar Vel 90 % av disse er imidlertid unntatt pga taushetsplikt, og for slike saker framgår det av rundskrivet at forhåndsklassifisering vil være hensiktsmessig for dokumenter som i det vesentlige inneholder taushetsbelagte opplysninger. Kommunen praktiserer generell gradering pga sakens karakter for dokumenter som hører til i personalmapper, klientmapper, elevmapper, mapper for barnehagebarn og dokumenter knyttet til leie av kommunale boliger. Det er ikke i samsvar med regelverket. Hvert enkelt dokument skal vurderes i forhold til lovens unntaksbestemmelser. De dokumentene dette gjelder vil imidlertid i stor grad være personrelaterte dokumenter som kan inneholde taushetsbelagte opplysninger, og de vil ofte være av liten interesse for allmennheten. På noen områder har kommunen samarbeid med andre kommuner, ulike organisasjoner og private. Utveksling av dokumenter underveis i slike samarbeidsprosesser er ikke organinterne dokumenter og kan følgelig i utgangspunktet ikke unntas offentlighet med hjemmel i 5, 1. ledd. Det kan i praksis være et problem. Litteratur og rettspraksis gir imidlertid støtte for at utveksling av utkast og kommentarer på det forberedende stadium kan unntas under denne hjemmelen, men aldri dokumenter som avslutter en sak. Uansett bør hvert enkelt dokument vurderes i slike tilfeller, ikke rutinemessig unntas offentlighet. Dokumenter som unntas fra offentlighet pga taushetsbelagte opplysninger, skal i utgangspunktet ikke unntas offentlighet i sin helhet, kun de opplysningene som er underlagt taushetsplikt skal unntas. Når dokumenter blir gradert allerede ved journalføringen, blir hele dokumentet unntatt. I Kontor 2000 er det ikke mulig å gradere deler av et dokument. Kommunen har imidlertid rutine for ny vurdering og manuell utsladding av taushetsbelagte opplysninger når de mottar innsynsbegjæringer som vedrører slike dokumenter. Når et dokument unntas offentlighet pga taushetsplikt, skal også hjemmelen for taushetsplikten vises. I systemet framkommer dette automatisk kun ved registrering av enkelte typer saker. 11 I postlista for januar var det bare 16 % av de dokumentene som var unntatt offentlighet pga taushetsplikt som viste hjemmel for taushetsplikten. En gjennomgående feil ved registrering av dokumenter i Kontor 2000 er at hjemmel for unntak fra offentlighet framgår med paragraf, men uten ledd, punkt eller bokstav som gir mer utfyllende opplysning om hvorfor dokumentet er unntatt offentlighet. Dette skyldes at den menyen for valg av hjemmel som ligger i systemet ikke er i samsvar med lovens krav. 11 Utsatt offentlighet synes å være lite brukt i kommunen, og når det forekommer blir dokumentet rutinemessig avgradert ved arkivavdelingen når saken er ferdig. Det er i samsvar med regelverket. Vår gjennomgang av et utvalg dokumenter registrert i januar 2007 viste noen tilfeller hvor dokumenter etter vår vurdering var unntatt offentlighet i strid med regelverket. Vi fant også noen tilfeller hvor det var brukt feil hjemmel ved unntak av dokumenter. 11 Endret i mars 2007, jf vedlegg Rådmannens kommentarer Telemark kommunerevisjon IKS 15

20 5.3 Meroffentlighet Plikten til å praktisere meroffentlighet framgår av kommunens veiledning om bruk av Kontor Arkivleder opplyser at Bamble kommune skal praktisere meroffentlighet. I praksis gjenspeiler dette seg bl a i at referat fra interne møter og andre typer interne dokumenter blir journalført. Vår undersøkelse gir likevel indikasjoner på at selve begrepet meroffentlighet ikke er så godt kjent blant ansatte. Det kan tyde på at det ikke er satt spesiell fokus på at kommunen skal praktisere meroffentlighet. 5.4 Konklusjon Vi har påvist noen feil og mangler, men undersøkelsen viser at kommunens rutiner og praksis langt på vei er i samsvar med regelverket: 1. Postlistene som publiseres er fullstendige. 2. Møtekart og sakspapirer for folkevalgte organer publiseres i sin helhet, unntatt for administrasjonsutvalget. 3. Forhåndsklassifisering (gradering) av dokumenter foretas i ganske stort omfang, men det gjelder i hovedsak dokumenter som blir unntatt pga taushetsplikt. Flere dokumenttyper unntas imidlertid generelt pga sakens karakter (taushetsplikt), uten særskilt vurdering av det enkelte dokument. Vi har funnet enkelte tilfeller hvor dokumenter etter vår vurdering er unntatt i strid med reglene. 4. Fullstendig hjemmel vises ikke når dokumenter unntas fra offentlighet. Det forekommer også bruk av feil hjemmel. 5. Forhåndsklassifiserte dokumenter unntas i sin helhet, men ved innsynsbegjæringer i slike dokumenter er rutinen at de skal vurderes på nytt, og at taushetsbelagte opplysninger eventuelt skal sladdes ut manuelt. 6. Utsatt offentlighet etter lovens 4 blir minimalt benyttet, og slike dokumenter avgraderes rutinemessig når saken er avsluttet. 7. Kommunen praktiserer meroffentlighet, bl a ved å journalføre en god del interne dokumenter. Vi har likevel inntrykk av at det ikke er satt spesiell fokus på meroffentlighet i kommunen, og at selve begrepet derfor ikke er så godt kjent blant de ansatte. Den versjonen av Kontor 2000 som kommunen benytter har flere svakheter som er årsaken til noen av manglene ved gradering av dokumenter. Vi kjenner til at kommunen etter innspill fra revisjonen allerede har gjort endringer slik at hjemmelshenvisningene i Kontor 2000 skal bli i samsvar med regelverket Intranettet i Bamble kommune Dokumentoffentlighet endring i bruk av hjemmel, jf også rådmannens kommentarer i vedlegg. Telemark kommunerevisjon IKS 16

21 6 Revisors anbefalinger Revisor anbefaler følgende tiltak: 1. Kommunen bør vurdere om møtekart, sakspapirer og møteprotokoller fra administrasjonsutvalget kan publiseres på samme måte som kommunen publiserer saker i andre politiske organ. 2. Det bør vurderes om det er mulig å redusere omfanget av forhåndsklassifisering av dokumenter. Vurdering av hvert enkelt dokument, isteden for generelt å unnta visse typer dokumenter pga sakens karakter, kan være ett tiltak i denne sammenheng. 3. Dersom ledelsen i kommunen setter større fokus på begrepet meroffentlighet, kan det bli bedre kjent rundt om i kommunen og derved innvirke på hvordan dokumentoffentlighet praktiseres. Telemark kommunerevisjon IKS 17

22 Litteratur og kildereferanser Lov av nr. 69: Lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven). Forskrift av nr. 351 til offentlighetsloven: Delegering av myndighet Justis- og politidepartementet : Veileder i offentlighetsloven Justis- og politidepartementet Rundskriv G-69/98: Innskjerping av praktiseringen av offentlighetsloven. Stortingsmelding nr. 32 (1997/1998): Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen NOU 2003:30: Ny offentlighetslov Lov av nr. 126: Lov om arkiv Forskrift av nr. 1193: Forskrift om offentlege arkiv Lov av : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Forskrift av nr. 656: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Fra Bamble kommune: Arkivavdelingen, : Kontor 2000 informasjon om versjon 5.1 Arkivavdelingen, : Rutinebeskrivelse generell dokumenthåndtering Arkivavdelingen, : Rutinebeskrivelse postmottaket El-prosjektgruppa Post/Arkiv, : Postbehandling i skolene El-prosjektgruppa Post/Arkiv, : Postbehandling i ytre avdelinger i helse og omsorg Vedlegg Rådmannens kommentarer til rapporten, brev av Telemark kommunerevisjon IKS 18

23 Telemark kommunerevisjon IKS 19

24 Telemark kommunerevisjon IKS 20