RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 1 Hemne Kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 1 Hemne Kommune"

Transkript

1 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 1 1 GENERELLE BESTEMMELSER FORORD ARKIVORGANISASJONEN I HEMNE KOMMUNE ARKIVANSVAR ARKIVORGANISERING HOVEDREGEL FOR ARKIVERING BESKRIVELSE AV OPPGAVER OG ANSVAR TILLAGT HOVEDARKIVAR /ARKIVANSVARLIG POSTBEHANDLING/REGISTRERING HENTING OG GROVFORDELING AV POST ÅPNING/STEMPLING AV POST RUTINE FOR PRIVAT POST POST LEVERT DIREKTE TIL SAKSBEHANDLER ELLER FEIL SAKSBEHANDLER REGISTRERING AV INNGÅENDE POST HVA SKAL JOURNALFØRES? HVA SKAL IKKE JOURNALFØRES RUTINER FOR HÅNDTERING AV POST SOM SKAL UNNTAS OFFENTLIGHET RUTINER FOR BEHANDLING AV TELEFAKS/ELEKTRONISK POST HÅNDTERING AV INTERNE DOKUMENTER FORDELING AV POST RUTINER FOR REGISTRERING AV UTGÅENDE POST RUTINER FOR AVSKRIVING AV DOKUMENTER BRUK AV ARKIVKODER OPPRETTELSE AV FYSISKE OG ELEKTRONISKE MAPPER RYDDING I SAKSMAPPE EKSPEDERING AV UTGÅENDE POST POSTLISTER POSTLISTE TIL PRESSEN ARKIVRUTINER ARKIVLEGGING PRESEDENSSAKER BRUKS- OG LÅNERUTINER FOR ARKIV KASSASJON PERIODISERING INNDELING I JOURNALPERIODER... 12

2 1 GENERELLE BESTEMMELSER 1.1 FORORD Rutinehåndboka er utarbeidet for å sikre at dokumenthåndteringen og saksbehandlingen i utføres på en formelt riktig og god måte. bidra til en desentralisert beslutningsstruktur som over tid gir lavere administrasjonskostnader og raskere saksbehandling. gjennomføring av en enhetlig behandlingsprosedyre på alle nivå innenfor kommunens administrasjon. Rutinehåndboka skal følges i alle journalførende enheter. Konsulent ved rådmannskontoret er tillagt ansvaret for ajourhold av rutinene. Forslag til endring/oppdatering skal derfor meldes rådmannskontoret snarest mulig når problemer / ønsker oppdages. Enhver som arbeider med post-/ journalføring har ansvar for å melde oppståtte problemer. Brukerorganisasjon / Rådmann godkjenner endringer i brukerhåndboka. 1.2 ARKIVORGANISASJONEN I HEMNE KOMMUNE Hemne kommune har en desentral arkivstruktur. Hemne kommune har for tiden 3 journalførende enheter: Rådmannskontoret Sodin skole Pleie - journalfører for Kultur/Næring/Landbruk, Tekniske Tjenester, Kommunekassen, Sosial og barnevern, Rådmann m/stab, barnehagene, skolene på Svanem og Vinjeøra samt den politiske virksomhet som utføres av ordfører - journalfører til skolen og PP-tjenesten - jornalfører til Pleie og Omsorg og Helsestasjonen I tillegg journalføres klientpost i egne fagsystem ved enhetene Barnevern og sosial omsorg, PP-tjeneste, Helsestasjonen og Pleie og Omsorg.

3 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side Arkivansvar Rådmann har arkivansvaret for hele kommunen. Rådmannen har oppnevnt hovedansvarlig for arkiv. Enhetslederne har arkivansvar for sine enheter Arkivorganisering Hemne kommune følger Kommunenes Sentralforbunds arkivstandard for kommunene NOARK 4 Arkivnøkkel for saksarkivene er K -koder. Hemne kommune skal ha følgende arkiver: Arkiv måte Plassering RÅDMANNSKONTORET Saksarkiv - K-koder på forkontoret Ventearkiv - Ansettelser sorteres pr. enhet på forkontoret Saker under arbeid sorteres pr. saksbehandler. på forkontoret PP-TJENESTEN Klientarkiv - sorteres etter år, alfabet. inne hos spes.ped. SODIN SKOLE Saksarkiv - K-koder eget arkivrom Elevarkiv - sorteres på år/navn eget arkivrom Klientarkiv - sorteres på år/navn eget arkivrom De enkelte skolene og barnehagene har konsesjon for ordinære elevarkiv. Det vil derfor være ordinære elevarkiv ved hver skole og barnehage. SOSIAL OG BARNEVERN Saksarkiv K-koder på forkontoret Klientarkiv alfabetisk på forkontoret PLEIE OG OMSORG Saksarkiv K-koder på forkontoret Klientarkiv sorteres alfabetisk på forkontoret HELSESTASJON Saksarkiv K-koder arkivrom på helsestasjonen Klientarkiv sorteres etter f.dato/år forktr. helsestasjon

4 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 4 TEKNISKE TJENESTER Saksarkiv K-koder på forkontor teknisk Eindomsarkiv sorteres gnr./bnr. på forkontor teknisk Kartarkiv eget system på forkontor teknisk Landbruksarkiv gnr./bnr. på forkontor landbruk Skogsarkiv K-koder på kontoret til skogbrukssjefen Ventearkiv KULTUR OG NÆRING Saksarkiv K-koder på forkontor Fotoarkiv i permer inne hos museumsbestyrer Gjenstandsarkiv i skuffer inne hos museumsbestyrer KOMMUNEKASSEN Bedrift/arb.g.arkiv sorteres alfabetisk på forkontor Saksarkiv K-koder på forkontor Ventearkiv innfordr.skatt / fakturering i permer på kontoret Personalarkiv sorteres alfabetisk i arkivskap på lønnskontor Ellers har kommunekassen regnskapet, skatteregnskapet og lønnsbilagene arkivert i permer etter bilagsnummer. Overformynderiet har eget arkivskap stående på eget kontor 1.etg. (tidl. Kulturkontor). Sorteres alfabetisk etter klientnavn. 1.3 HOVEDREGEL FOR ARKIVERING Saken skal arkiveres der den oppstår. Det skal være samsvar mellom det fysiske og det elektroniske arkivet. I tillegg til saksarkivene, finnes det en rekke seriearkiver. (se liste pkt ) For dokumenter som journalføres i disse arkivene, er det objektkoden som er arkivnøkkel. (for eksempel gårds og bruksnummer i byggsaksarkivet).

5 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side BESKRIVELSE AV OPPGAVER OG ANSVAR TILLAGT HOVEDARKIVAR /ARKIVANSVARLIG Hovedarkivar og arkivansvarlige skal ha egne instrukser for sine ansvarsområder. Arkivansvarlig på hver avd./seksjon skal påse at det fysiske arkivet blir likt det elektroniske arkivet. De til enhver tid gjeldende lover og regler skal følges. 2. POSTBEHANDLING/REGISTRERING 2.1 HENTING OG GROVFORDELING AV POST Post til Rådmann og enheter som journalføres ved rådmanns stab bringes av Posten hver morgen og leveres på rådmannskontoret. Post som ikke skal journalføres sorteres umiddelbart til de respektive enhetene. Sodin skole og Hemne helsesenter får også posten levert direkte av postverket. * PP-tjenesten sorterer ut klientpost, og leverer all annen post til sekretær Sodin skole for journalføring. De kommunale barnehagene og grendaskolene sender post som skal journalføres til rådmannskontoret for registrering. 2.2 ÅPNING/STEMPLING AV POST Post levert rådmannskontoret åpnes av sekretær v/rådmannens stab. Sekretær påfører hvem som skal være saksbehandler samt evt. kopimottakere. Deretter journalføres posten. Forkontoret ved enhet for Pleie og Omsorg åpner posten og legger denne til postmøte. Møtet avgjør hva som skal journalføres og påfører saksbehandler/kopimottakere. Deretter journalføres posten ved forkontoret. Forkontor ved Sodin skole åpner post for skolen og legger denne til postmøte i.h.t. samme rutine som hos Pleie og Omsorg. Det brukes samme type stempel på samtlige journalførende enheter. Alle stempel skal ha rød farve.

6 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 6 Unntatt offentlighet og hjemmel for dette påsettes, evt. i samråd med saksbehandler /enhetsleder. Dersom det ikke umiddelbart kan tas stilling til om et dokument skal unntas offentlighet eller ikke, kan en registrere en midlertidig avskjerming av dokumentet. Dette gjøres ved bruk av kode XX (utsatt offentlighet) med henv. til 4 i off.loven. Saksbehandler/enhetsleder/rådmann bør snarest mulig foreta vurdering om evt. fortsatt gradering av vedk. dokument Rutine for privat post/e-post Privat adressert post som gjelder saker som skal behandles i kommunen, leveres til journalførende enhet for ordinær postbehandling/journalføring. All post som kommer inn til kommunen betraktes som offentlig post. Dersom det i enkelte tilfeller sendes privat post til arbeidsadresse, må denne merkes av avsender slik at det klart går fram at den ikke skal underkastes kommunens regler for postbehandling. (Privat post = adr. til privat person før kommunens navn). Saksbehandlere er ansvarlig for å oversende mottatt e-post til journalføring. Slik post videresendes postmottak@hemne.kommune.no påført hvilken arkivsak dette gjelder, evt. om det skal registreres ny sak Post levert direkte til saksbehandler eller feil saksbehandler Posten skal straks leveres til journalførende enhet, evt. retting i postjournal. 2.3 REGISTRERING AV INNGÅENDE POST Registrering av post utføres på 3 journalførende enheter i Hemne kommune. Se pkt Hva skal journalføres? Kun arkivverdige dokumenter skal journalføres. Følgende typer journalverdig post SKAL alltid journalføres : Inngående/eksterne brev Inngående telefaks/elektronisk post (vurder hva som skal journalføres av faks/e-post) Lover, forskrifter, regelverk (Bruk skjønn) Anbud anbudsliste journalføres etter fristen utløp Eksterne referat Forhandlingsprotokoller

7 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 7 Avtaler skal registreres når de er ferdig behandlet og bindende Verdipapirer inn til kommunen A/B- rundskriv fra Kommunenes Sentralforbund journalføres kun ved rådmannskontoret Andre rundskriv (bruk skjønn) Hva skal ikke journalføres Følgende typer post skal IKKE journalføres. Brosjyrer Reklame Aviser Kursinnbydelser/Møteinnkallinger Fakturaer (stemples med mottatt dato) Hotell/billettbestillinger Ordrebekreftelser (bruk skjønn) Offentlig invitasjoner (bruk skjønn) Rutiner for håndtering av post som skal unntas offentlighet Post som er unntatt for offentlighet skal anonymiseres ved journalføring. Generell tekst settes i 1. linje. Objektet settes i 2. linje. Ved utkjøring av postliste vil da 2.linje bli kryptert. Unntatt for off./paragraf skal settes på ved å velge aktuell lovhjemmel. Øvrige graderingsfelt fylles deretter automatisk av systemet (unntatt 0 ((null)) i feltet midt i graderingsbildet. Felter som unntas fra offentlighet får rosa farge når gradering er korrekt utfylt). Det er valgt å ta med en del av Offentlighetslovens 1. Lovens generelle virkeområde Denne loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i lov eller i medhold av lov. Som forvaltningsorgan regnes i loven ethvert organ for stat eller kommune. Privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker hvor det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Loven gjelder for Svalbard for så vidt ikke annet fastsettes av Kongen. Loven gjelder ikke saker som behandles etter rettspleielovene. Loven gjelder ikke for Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombudsmann for forvaltningen og andre organer for Stortinget. 2. Lovens hovedregel Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner. Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet.

8 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 8 3. Lovens dokumentbegrep Forvaltningens saksdokumenter er dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. Et dokument regnes som utferdiget når det er avsendt, eller om dette ikke skjer, når saken er ferdigbehandlet av forvaltningsorganet. Kongen kan gi forskrift om anvendelsen av lovens dokumentbegrep på materiale som er utarbeidet, overført eller lagret ved hjelp av elektronisk databehandling. 4. Utsatt offentlighet i særlige tilfelle Vedkommende forvaltningsorgan kan bestemme at det i en bestemt sak først skal gjelde offentlighet fra et senere tidspunkt i saksforberedelsen enn hva som følger av 3, såfremt de da foreliggende dokumenter antas å gi et direkte misvisende bilde av saken og at offentlighet derfor kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser. 5. Unntak for interne dokumenter Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kan unntas fra offentlighet. Det samme gjelder dokument for et organs interne saksforberedelse som er utarbeidet av et underordnet organ av særlige rådgivere eller sakkyndige av et departement til bruk i et annet departement. Unntaket omfatter også dokument som gjelder innhenting av slikt dokument. Det omfatter ikke dokument innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling av lover, forskrifter eller lignende generelle saker. Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke innstilling som administrasjonen gir når avgjørelse skal treffes av kommunestyre eller fylkesting eller av andre folkevalgte organer i kommunen eller fylkeskommunen. Bestemmelsene gjelder heller ikke innstilling fra folkevalgte organer når vedtak skal treffes av kommunestyre eller fylkesting. 5a. Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold Følgende dokumenter kan unntas fra offentlighet: 1)Dokument som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner 2) Dokument hvor unntak er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organ økonomi-, lønns- eller personalforvaltning

9 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 9 av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres 3) Statsrådets protokoller 4) Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. 5) Anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse 6) Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse el 7) Dokument utarbeidet av et departement i forbindelse med de årlige statsbudsjetter eller langtidsbudsjetter. 8) Personbilde inntatt i et personregister. Som personregister regnes registre, fortegnelser m.m. der personbilder er lagret systematisk slik at den enkelte personens bilde kan finnes igjen. Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser Rutiner for behandling av telefaks/elektronisk post Telefaks/E-post skal behandles som et ordinært inngående dokument. Hvis det samme dokumentet senere kommer som et inngående brev, erstatter dette faxen/ e-posten og opplysningene overføres Håndtering av interne dokumenter Interne dokumenter i denne sammenhengen er notat skrevet av saksbehandler i notatmal i K Notatet skal registreres av saksbehandler som skriver notatet, og skal ikke journalføres av mottaker. 2.4 FORDELING AV POST Hver journalførende enhet sørger for rutiner som sikrer at posten kommer raskest mulig frem til saksbehandler.

10 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side RUTINER FOR REGISTRERING AV UTGÅENDE POST All utgående korrespondanse som vedrører Hemne kommunes saksbehandling herunder politisk virksomhet skal registreres. Det er den enkelte saksbehandlers ansvar at dette skjer. 2.6 RUTINER FOR AVSKRIVING AV DOKUMENTER Saksbehandler er selv ansvarlig for å avskrive sine dokumenter. 2.7 BRUK AV ARKIVKODER Arkivkoder skal påføres. Ved tvil om kode skal forkontor spørres. Ved påføring av objektkode (for eksempel Gnr./bnr. el. navn) skal k.kode påføres i tillegg. Objektkode settes til primær for å vise at dokumentet befinner seg i dette seriearkivet. 2.8 OPPRETTELSE AV FYSISKE OG ELEKTRONISKE MAPPER Opprettelse av fysiske og elektroniske mapper skjer hos den journalførende enhet/evt. forkontor. 2.9 RYDDING I SAKSMAPPE Saksbehandler er selv ansvarlig for å rydde i sine mapper. Dette gjelder både fysisk og elektronisk mappe. Når mappa leveres til forkontor skal det være med fullstendig journal over alle dokumenter som befinner seg på mappe, disse dokumentene skal ligge i riktig rekkefølge.

11 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side EKSPEDERING AV UTGÅENDE POST Når et brev kommer til forkontoret skal det være klart til utsending (lagt i konvolutt). Forkontoret ekspederer utgående post. Forkontor frankerer og postlegger brevene. Post levert på forkontor senest 1 time før arbeidstidens slutt, postlegges samme dag. 3.1 POSTLISTER Rådmannskontoret kjører hver dag ut en komplett postliste for alle journalførende enheter. Denne lista skal bevares jfr. kassasjonsreglene. 3.2 POSTLISTE TIL PRESSEN Rådmannskontoret kjører ut postliste til pressen. Offentlig postliste omfatter inngående og utgående dokumenter, notater og søknader på stillinger. Postlisten legges ut på kommunens hjemmeside ( 3.4 ARKIVRUTINER Elektronisk arkiv skal gjenspeiles i det fysiske arkiv. 3.5 ARKIVLEGGING Et arkiv kan være saksmapper som oppbevares i arkivskap etter K-koder. Arkivering etter objektkoder er også mulig. Følgende objektarkiv finnes i Hemne Kommune: BRU ELEV GNR LFR PER RP RSP Bruksarkiv Elevarkiv Gårdsnummer / bruksnummer Lover, forskifter, regler Personalmappe Ringperm Rundskriv Dersom det arkiveres i objektarkiv, skal det alltid påføres K-koder i tillegg. 3.6 PRESEDENSSAKER Presedenssaker merkes i det elektroniske arkivet. Avgjørelse om hvilke saker dette er, tas av Rådmann eller enhetsleder.

12 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side BRUKS- OG LÅNERUTINER FOR ARKIV Forkontor skal forespørres ved behov for lån av arkiverte saker. Det er ikke adgang for saksbehandler selv å gå i arkivet for å hente ut mapper. Forkontoret registrerer utlånet elektronisk. Der hvor elektronisk registrering ikke kan skje, må det innføres andre sikre rutiner, f.eks bruk av utlånskort m.m. Saksbehandler leverer tilbake utlånt mappe til forkontoret så snart vedkommende er ferdig med den. Forkontoret registrerer elektronisk at mappa er på plass, og arkiverer den igjen. Ved forespørsel til forkontor vedr. utlån av noen få dokumenter i en mappe, skal forkontor ta kopi av aktuelle dokumenter for utlevering. Orginalene skal alltid ligge på mappa. 3.8 KASSASJON Kommunens Sentralforbund er iferd med å utarbeide nye regler for arkivbegrensning og kassasjon. Dette punkt vil derfor bli ajourført så snart de nye reglene foreligger. 3.9 PERIODISERING INNDELING I JOURNALPERIODER For at arkivet ikke skal bli for uoversiktlig må arkivmaterialet settes i fjernarkiv. Journalen skal avspeile saksarkivet. For settes tidsperioden til 4 år. Periodene blir de samme som kommunestyreperiodene. Overgangen mellom journalperioder skjer med overlappingsperiode. Alle avsluttede saker i journalen siles ut og saneres. Uavsluttede saker som fortsatt er aktive, innlemmes i den nye journalperioden i sin helhet. For å identifisere hvilke eldre saker som fortsatt er aktive, venter man 1 2 år etter periodeskillet med å foreta selve saneringen. Saksarkivet periodiseres på samme måte som journalen. Arkivet fra den avsluttede perioden vil dermed bestå av alle avsluttede saker. Periodisering i spesial arkiv: Sanering i klient/ personalarkiv skjer etter behov og i henhold til spesiallovgivning som gjelder innenfor de enkelte sektorer. Andre objektarkiv: Her foretas ikke sanering. Alle fortløpende nr.( løpenr., saksnr., dokumentnr.) i Kontor 2000 starter på nytt med nr. 1 den 1.januar hvert år.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING

AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.

ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare

Detaljer

1. GENERELLE BESTEMMELSER SAKSBEHANDLINGEN... 3

1. GENERELLE BESTEMMELSER SAKSBEHANDLINGEN... 3 RUTINEHÅNDBOK FOR SAKSBEHANDLING side 1 1. GENERELLE BESTEMMELSER... 2 1.1 FORORD... 2 1.2 MÅLSETTING... 2 2. SAKSBEHANDLINGEN... 3 2.1 GENERELT... 3 2.2 MOTTAK OG FORDELING AV SAKER... 3 2.3 MIDLERTIDIG

Detaljer

1. GENERELLE BESTEMMELSER SAKSBEHANDLINGEN... 3

1. GENERELLE BESTEMMELSER SAKSBEHANDLINGEN... 3 RUTINEHÅNDBOK FOR SAKSBEHANDLING side 1 07/159-15057 1. GENERELLE BESTEMMELSER... 2 1.1 FORORD... 2 1.2 MÅLSETTING... 2 2. SAKSBEHANDLINGEN... 3 2.1 GENERELT... 3 2.2 MOTTAK OG FORDELING AV SAKER... 3

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

RUTINEHÅNDBOK. for. postbehandling journalføring arkiv saksbehandling utvalgsarbeid. Notodden kommune. Notodden kommune

RUTINEHÅNDBOK. for. postbehandling journalføring arkiv saksbehandling utvalgsarbeid. Notodden kommune. Notodden kommune RUTINEHÅNDBOK for postbehandling journalføring arkiv saksbehandling utvalgsarbeid i Notodden kommune 15.06.1999 Notodden kommune Innledning Dette dokument inneholder en beskrivelse av rutiner for postbehandling,

Detaljer

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten

Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang

Detaljer

Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv

Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007

Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik

Detaljer

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv

Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Standard dokumentproduksjon

Standard dokumentproduksjon Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015

Saksframlegg. Trondheim kommune. ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015 Saksframlegg ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015 Forslag til vedtak: Kontrollkomiteen tar saken til etterretning. Saksfremlegg - arkivsak 06/10015

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Forklaring til tilgangskoden Offl. - hjemmel Offl. - anvendelsesområde. offl. 13,1, jf. fvl. 13,1 nr.1

Forklaring til tilgangskoden Offl. - hjemmel Offl. - anvendelsesområde. offl. 13,1, jf. fvl. 13,1 nr.1 Tilg. kode P PX PM Forklaring til tilgangskoden Offl. - hjemmel Offl. - anvendelsesområde Personalforvaltning dokumenter unntatt offentlighet taushetsplikt og skal unntas. en rettssak for norsk domstol

Detaljer

Oslo kommune Utdanningsetaten Arkivrutiner for skolene

Oslo kommune Utdanningsetaten Arkivrutiner for skolene Rutine skolene Side Inngående post 2 Journaler og restanselister 4 Sakarkiv 6 Elevmapper 7 Personalmapper 8 Utgående post, telefaks og e-post 9 Praktisering av offentlighetsloven 10 ering av dokumenter

Detaljer

Innsynsretten. Presentasjon i oppvekst- og omsorgsutvalget Ved Brit H. Resell

Innsynsretten. Presentasjon i oppvekst- og omsorgsutvalget Ved Brit H. Resell Innsynsretten Presentasjon i oppvekst- og omsorgsutvalget 18.04.2018 Ved Brit H. Resell Generelt om innsynsretti offentlig forvaltning Allmennhetens innsynsrett, etter offentlighetslovens regler om innsyn

Detaljer

SVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE KOMMUNE

SVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE KOMMUNE Sentraladministrasjon Statsarkivet i Trondheim Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 14/1390-9 057 &58 HK/RÅD/ERO 22.10.2014 SVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE

Detaljer

Offentlighetsloven hovedregler og unntak

Offentlighetsloven hovedregler og unntak Offentlighetsloven hovedregler og unntak Helserett og saksbehandling Gardemoen 4. oktober 2012 Linda Endrestad 1 Lovens formål 1 loven skal legge til rette for: At offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

Offentleglova. Torleif Lind Fagleder IKA Kongsberg. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

Offentleglova. Torleif Lind Fagleder IKA Kongsberg. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Offentleglova Torleif Lind Fagleder IKA Kongsberg Formål 1 Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten,

Detaljer

INNSYNSRETT. Torbjørn Saggau Holm Advokat (H)

INNSYNSRETT. Torbjørn Saggau Holm Advokat (H) INNSYNSRETT Torbjørn Saggau Holm Advokat (H) 1.Presentasjon Foreleser Kursets innhold Tidsplan ALTA KOMMUNE 09.11.2018 2 Innsyn etter regelverket Offentlighetsloven Forvaltningsloven GDPR GDPR GDPR Forvaltningsloven

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Offentlighet og innsyn. Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018

Offentlighet og innsyn. Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018 Offentlighet og innsyn Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018 I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet,

Detaljer

palmar.brunvold@ibisikt.no K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT I GJERSTAD KOMMUNE

REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT I GJERSTAD KOMMUNE REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT I GJERSTAD KOMMUNE 1. INNLEDNING I kommunelovens 40 nr. 5 heter det: Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER

ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.

Detaljer

«Den nye» Offentlighetsloven. Torbjørn Saggau Holm Advokat (H)

«Den nye» Offentlighetsloven. Torbjørn Saggau Holm Advokat (H) «Den nye» Offentlighetsloven Torbjørn Saggau Holm Advokat (H) Presentasjon Foreleser Kursets innhold Tidsplan ALTA KOMMUNE 03.10.2017 2 ALTA KOMMUNE 03.10.2017 3 1. Innledning bakgrunn og formål Bakgrunn

Detaljer

Notat. Departementsråden Lovavdelingen. Kopi: Plan- og administrasjon. Offentlighet og evalueringsutvalget etter flodbølgekatastrofen

Notat. Departementsråden Lovavdelingen. Kopi: Plan- og administrasjon. Offentlighet og evalueringsutvalget etter flodbølgekatastrofen JUSTIS- m OG POLITIDEPARTEMENTET Notat Til: Fra: Departementsråden Lovavdelingen Kopi: Plan- og administrasjon Saksnr.: O p 0 0 j Dato: Ø. O'.. Z-O 0 S 20.01.2005 rådgiver Magnus Hauge Greaker Offentlighet

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere

Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere 1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir

Detaljer

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»

Detaljer

Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Kursopplegg generelt stoff

Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Kursopplegg generelt stoff Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Kursopplegg generelt stoff 1 1. Innledning - bakgrunn og formål Ikrafttredelse 1. januar 2009 Forskrift fastsatt 17. oktober

Detaljer

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet

Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,

Detaljer

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver

IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Offentleglova. ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet

Offentleglova. ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet Offentleglova ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet Offentlighet, jf. offl. Taushetsplikt, jf. fvl. Saksbehandling, jf. offl. og fvl. 2 Kunnskapsdepartementet

Detaljer

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson

Offentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentleglova FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentlighet 1. januar 2009: fra offentlighetsloven til offentleglova. Offl. 1: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg

Detaljer

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser

Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00

Detaljer

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.

Detaljer

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland

Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne

Detaljer

Innsyn og offentlighet

Innsyn og offentlighet Innsyn og offentlighet Avklaringer Innsyn: (ekstern) forespørsel om å få tilgang til saksdokumenter Sikkerhet Gradering Tilgangsstyring Hindre innsyn for andre (utenforstående) Fire lover: Grunnloven offentleglova

Detaljer

GRATANGEN KOMMUNE. Side 1 av 32. Rutinehåndbok for Postbehandling Journalføring Arkiv Saksbehandling Oppfølging av politiske vedtak

GRATANGEN KOMMUNE. Side 1 av 32. Rutinehåndbok for Postbehandling Journalføring Arkiv Saksbehandling Oppfølging av politiske vedtak GRATANGEN KOMMUNE Side 1 av 32 Rutinehåndbok for Postbehandling Journalføring Arkiv Saksbehandling Oppfølging av politiske vedtak INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning 5 1. Arkivorganisasjonen i Gratangen kommune

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport

Detaljer

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF

Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Periodisering Petter Pedryc

Periodisering Petter Pedryc Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA Troms fylkeskommune

Detaljer

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen

Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013

Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjon IKS Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Formål: Undersøke om kommunene har fulgt opp revisjonens

Detaljer

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Ikrafttredelse 01.01.2009 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 1 Formål Formålet med lova er å leggje til rette for

Detaljer

Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver

Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Ny arkivforskrift pr 01.01.18 Har vært lite revidert siden 1999 Tilpasset digitaliseringen

Detaljer

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE

ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER

Detaljer

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen

Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne

Detaljer

Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00

Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00 Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00 v/merethe M. Johansen, rådgiver IKAVA Arkivfaglig opplæring Mottak av klientmapper Rådgivning arkivdanning Ordning av eldre arkiver Utarbeidelse av lokalt regelverk

Detaljer

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008

El-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 El-tilsyns tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 Cecilie Magnussen Enhet for elektriske produkter Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar

Detaljer

Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova)

Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Kursopplegg halv dag for departementene med underliggende virksomheter med vekt på ting som er nytt eller endret 1 1. Innledning

Detaljer

Rett til innsyn og unntak fra offentlighet

Rett til innsyn og unntak fra offentlighet 1 Rett til innsyn og unntak fra offentlighet Arkivforum 13. februar 2013 Anne Marie Snekvik juridisk seniorrådgiver Studieavdelingen NTNU 2 Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009 Erstattet loven

Detaljer

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten

Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis

Detaljer

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV

PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi

Detaljer

Vedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt:

Vedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt: Oslo kommune Byrådet Rundskriv Vedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt: 04.11.2004 Erstatter: Saksnr: Eier/ ansvarlig: Byråd for kultur og næring Ikrafttredelse: 04.11.2004 Dok.nr: RS-0073 Rundskriv

Detaljer

Retningslinjer for personaldokumentasjon

Retningslinjer for personaldokumentasjon Retningslinjer for personaldokumentasjon Revidert 31.08.12 TLO FORMÅL... 3 FORUTSETNING... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON... 3 FORHOLDET SAKARKIV - PERSONALARKIV...

Detaljer

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen

Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA 5. INNSYNSRETT/SIKKERHETSPROSEDYRER

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

ANSETTELSESREGLEMENT

ANSETTELSESREGLEMENT ANSETTELSESREGLEMENT DEANU GIELDA - TANA KOMMUNE VEDTATT I KOMMUNESTYRET 11.06.2015 PERSONALAVDELINGEN / DEANU GIELDA - TANA KOMMUNE 1 Formål a) Målet med enhver tilsetting er å få tilsatt den søkeren

Detaljer

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon

Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013

Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Offentleglova Arkivloven Pasientarkiv er en samling med mapper på hver enkelt pasient. Denne dokumentasjonen er særs viktig for å kunna ta vare på den enkelte

Detaljer

REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA FOR NYE STAVANGER GODKJENT I KOMMUNESTYRENE I FINNØY, RENNESØY OG STAVANGER JUNI 2017

REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA FOR NYE STAVANGER GODKJENT I KOMMUNESTYRENE I FINNØY, RENNESØY OG STAVANGER JUNI 2017 REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA FOR NYE STAVANGER GODKJENT I KOMMUNESTYRENE I FINNØY, RENNESØY OG STAVANGER JUNI 2017 1 Oppnevning av fellesnemnda Fellesnemnda er opprettet med hjemmel i inndelingsloven 26.

Detaljer

Informasjonsstyringssystem KanJa Nome AS

Informasjonsstyringssystem KanJa Nome AS Informasjonsstyringssystem KanJa Nome AS 1. Hensikt a. at nødvendig dokumentasjon blir utarbeidet og oppbevart på en forsvarlig måte b. at ansatte, interesseparter og publikum har relevant informasjon

Detaljer

Ny offentlighetslov fra 01.01.2009

Ny offentlighetslov fra 01.01.2009 fra 01.01.2009 Unntatt taushetsplikt, usynlig for alle som ikke må behandle saken. Meroffentlighet skal vurderes kan-regler. Full offentlighet, alle har rett til innsyn uten å oppgi grunn eller ident.

Detaljer

Pressen om innsyn. Kristine Foss, Norsk Presseforbund

Pressen om innsyn. Kristine Foss, Norsk Presseforbund Pressen om innsyn Kristine Foss, Norsk Presseforbund Det må svares på innsynsbegjæringer. «ofte bestiller journalister innsyn i dokumenter uten at opplysningene brukes til noe som helst». VG

Detaljer

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 OFFENTLEGLOVA Formål og virkeområde Hovedregler om innsyn Unntak fra innsynsretten Saksbehandling

Detaljer

Hattfjelldal Kommune. Informasjonsplan

Hattfjelldal Kommune. Informasjonsplan Hattfjelldal Kommune Informasjonsplan Visjon/ mål Arealplan Retningslinjer Økonomiplan Temaplan Budsjett Regnskap Årsmelding Dato: 25.06.2014 Telefon: 75 18 48 00 WWW.hattfjelldal-kommune.no e-post: post@hattfjelldal-kommune.no

Detaljer

INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV. love it.

INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV. love it. INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV I love it VURDERING AV OFFENTLIGHET VURDERES VED: Mottak av innsynskrav Mottak og produksjon av saksdokumenter som journalføres INNSYNSRETTEN: Ikke krav til at dokumentet

Detaljer

JOURNALFØRINGSREGLER - STUDENTSAKER

JOURNALFØRINGSREGLER - STUDENTSAKER JOURNALFØRINGSREGLER - STUDENTSAKER Saksbehandler har ansvaret for å vurdere om dokumenter i studentsaker skal unntas offentlighet. Hjemmel for unntak finnes i Offentlighetslovens 5 a Unntak for opplysninger

Detaljer

PARTSINNSYN. Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no

PARTSINNSYN. Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no PARTSINNSYN Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no Temaer 1) Hensyn for og imot innsyn 2) Hvilke hovedforskjeller og likhetstrekk er det mellom partsinnsyn og innsyn etter offentleglova?

Detaljer

Dokumenthåndtering i Public 360

Dokumenthåndtering i Public 360 Dokumenthåndtering i Public 360 - arkivering, saksbehandling og P360 v DIPS Seminar Kontorfaglig ansatte i PHA Elisabeth Olsen Mona Furseth 08.02.18 Innhold i presentasjon Dokumentflyt i P360 Gjennomgang

Detaljer

Arkivering av elevarkiv

Arkivering av elevarkiv Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan

Detaljer

REGLEMENT KOMMUNELOVENS 40 NR. 5 - FOR SEL KOMMUNE. Vedtatt av Sel kommunestyre VI,ss

REGLEMENT KOMMUNELOVENS 40 NR. 5 - FOR SEL KOMMUNE. Vedtatt av Sel kommunestyre VI,ss REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT- KOMMUNELOVENS 40 NR. 5 - FOR SEL KOMMUNE Vedtatt av Sel kommunestyre 29.11.04..VI,ss REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT KOMMUNELOVEN 40 NR. 5 FOR SEL KOMMUNE

Detaljer

Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova)

Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 2 (Lovens virkeområde) og 16 (Innsyn i interne dokument hos kommunene og fylkeskommunene) 1 1. Virkeområde Hvilke virksomheter

Detaljer

MELDING OM VEDTAK. Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2010/796-4 Solgunn Normann,

MELDING OM VEDTAK. Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2010/796-4 Solgunn Normann, VIKNA KOMMUNE Sentraladministrasjon BDO AS Postboks 169 sentrum 7801 NAMSOS MELDING OM VEDTAK Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2010/796-4 Solgunn Normann, 74 39 33 16 215 15.03.2012 Forvaltningsrevisjon

Detaljer

Dokumenthåndtering og saksbehandling

Dokumenthåndtering og saksbehandling Dokumenthåndtering og saksbehandling Skaun kommune Oktober 2006 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Skaun kommunes kontrollutvalg i perioden juniseptember 2006. Undersøkelsen

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet

ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne

Detaljer

1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R.

1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R. 1. Lage sak KOKEBOK MILJØENHETEN/BYANTIKVAREN ESA Web september 2009 ny sak (øverst i venstre hjørne) Velg saksart STD Velg sakstype STD Skriv inn en beskrivende tittel: Gateadresse og gnr/bnr skal alltid

Detaljer