RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 1 Hemne Kommune
|
|
- Tora Thomassen
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 1 1 GENERELLE BESTEMMELSER FORORD ARKIVORGANISASJONEN I HEMNE KOMMUNE ARKIVANSVAR ARKIVORGANISERING HOVEDREGEL FOR ARKIVERING BESKRIVELSE AV OPPGAVER OG ANSVAR TILLAGT HOVEDARKIVAR /ARKIVANSVARLIG POSTBEHANDLING/REGISTRERING HENTING OG GROVFORDELING AV POST ÅPNING/STEMPLING AV POST RUTINE FOR PRIVAT POST POST LEVERT DIREKTE TIL SAKSBEHANDLER ELLER FEIL SAKSBEHANDLER REGISTRERING AV INNGÅENDE POST HVA SKAL JOURNALFØRES? HVA SKAL IKKE JOURNALFØRES RUTINER FOR HÅNDTERING AV POST SOM SKAL UNNTAS OFFENTLIGHET RUTINER FOR BEHANDLING AV TELEFAKS/ELEKTRONISK POST HÅNDTERING AV INTERNE DOKUMENTER FORDELING AV POST RUTINER FOR REGISTRERING AV UTGÅENDE POST RUTINER FOR AVSKRIVING AV DOKUMENTER BRUK AV ARKIVKODER OPPRETTELSE AV FYSISKE OG ELEKTRONISKE MAPPER RYDDING I SAKSMAPPE EKSPEDERING AV UTGÅENDE POST POSTLISTER POSTLISTE TIL PRESSEN ARKIVRUTINER ARKIVLEGGING PRESEDENSSAKER BRUKS- OG LÅNERUTINER FOR ARKIV KASSASJON PERIODISERING INNDELING I JOURNALPERIODER... 12
2 1 GENERELLE BESTEMMELSER 1.1 FORORD Rutinehåndboka er utarbeidet for å sikre at dokumenthåndteringen og saksbehandlingen i utføres på en formelt riktig og god måte. bidra til en desentralisert beslutningsstruktur som over tid gir lavere administrasjonskostnader og raskere saksbehandling. gjennomføring av en enhetlig behandlingsprosedyre på alle nivå innenfor kommunens administrasjon. Rutinehåndboka skal følges i alle journalførende enheter. Konsulent ved rådmannskontoret er tillagt ansvaret for ajourhold av rutinene. Forslag til endring/oppdatering skal derfor meldes rådmannskontoret snarest mulig når problemer / ønsker oppdages. Enhver som arbeider med post-/ journalføring har ansvar for å melde oppståtte problemer. Brukerorganisasjon / Rådmann godkjenner endringer i brukerhåndboka. 1.2 ARKIVORGANISASJONEN I HEMNE KOMMUNE Hemne kommune har en desentral arkivstruktur. Hemne kommune har for tiden 3 journalførende enheter: Rådmannskontoret Sodin skole Pleie - journalfører for Kultur/Næring/Landbruk, Tekniske Tjenester, Kommunekassen, Sosial og barnevern, Rådmann m/stab, barnehagene, skolene på Svanem og Vinjeøra samt den politiske virksomhet som utføres av ordfører - journalfører til skolen og PP-tjenesten - jornalfører til Pleie og Omsorg og Helsestasjonen I tillegg journalføres klientpost i egne fagsystem ved enhetene Barnevern og sosial omsorg, PP-tjeneste, Helsestasjonen og Pleie og Omsorg.
3 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side Arkivansvar Rådmann har arkivansvaret for hele kommunen. Rådmannen har oppnevnt hovedansvarlig for arkiv. Enhetslederne har arkivansvar for sine enheter Arkivorganisering Hemne kommune følger Kommunenes Sentralforbunds arkivstandard for kommunene NOARK 4 Arkivnøkkel for saksarkivene er K -koder. Hemne kommune skal ha følgende arkiver: Arkiv måte Plassering RÅDMANNSKONTORET Saksarkiv - K-koder på forkontoret Ventearkiv - Ansettelser sorteres pr. enhet på forkontoret Saker under arbeid sorteres pr. saksbehandler. på forkontoret PP-TJENESTEN Klientarkiv - sorteres etter år, alfabet. inne hos spes.ped. SODIN SKOLE Saksarkiv - K-koder eget arkivrom Elevarkiv - sorteres på år/navn eget arkivrom Klientarkiv - sorteres på år/navn eget arkivrom De enkelte skolene og barnehagene har konsesjon for ordinære elevarkiv. Det vil derfor være ordinære elevarkiv ved hver skole og barnehage. SOSIAL OG BARNEVERN Saksarkiv K-koder på forkontoret Klientarkiv alfabetisk på forkontoret PLEIE OG OMSORG Saksarkiv K-koder på forkontoret Klientarkiv sorteres alfabetisk på forkontoret HELSESTASJON Saksarkiv K-koder arkivrom på helsestasjonen Klientarkiv sorteres etter f.dato/år forktr. helsestasjon
4 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 4 TEKNISKE TJENESTER Saksarkiv K-koder på forkontor teknisk Eindomsarkiv sorteres gnr./bnr. på forkontor teknisk Kartarkiv eget system på forkontor teknisk Landbruksarkiv gnr./bnr. på forkontor landbruk Skogsarkiv K-koder på kontoret til skogbrukssjefen Ventearkiv KULTUR OG NÆRING Saksarkiv K-koder på forkontor Fotoarkiv i permer inne hos museumsbestyrer Gjenstandsarkiv i skuffer inne hos museumsbestyrer KOMMUNEKASSEN Bedrift/arb.g.arkiv sorteres alfabetisk på forkontor Saksarkiv K-koder på forkontor Ventearkiv innfordr.skatt / fakturering i permer på kontoret Personalarkiv sorteres alfabetisk i arkivskap på lønnskontor Ellers har kommunekassen regnskapet, skatteregnskapet og lønnsbilagene arkivert i permer etter bilagsnummer. Overformynderiet har eget arkivskap stående på eget kontor 1.etg. (tidl. Kulturkontor). Sorteres alfabetisk etter klientnavn. 1.3 HOVEDREGEL FOR ARKIVERING Saken skal arkiveres der den oppstår. Det skal være samsvar mellom det fysiske og det elektroniske arkivet. I tillegg til saksarkivene, finnes det en rekke seriearkiver. (se liste pkt ) For dokumenter som journalføres i disse arkivene, er det objektkoden som er arkivnøkkel. (for eksempel gårds og bruksnummer i byggsaksarkivet).
5 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side BESKRIVELSE AV OPPGAVER OG ANSVAR TILLAGT HOVEDARKIVAR /ARKIVANSVARLIG Hovedarkivar og arkivansvarlige skal ha egne instrukser for sine ansvarsområder. Arkivansvarlig på hver avd./seksjon skal påse at det fysiske arkivet blir likt det elektroniske arkivet. De til enhver tid gjeldende lover og regler skal følges. 2. POSTBEHANDLING/REGISTRERING 2.1 HENTING OG GROVFORDELING AV POST Post til Rådmann og enheter som journalføres ved rådmanns stab bringes av Posten hver morgen og leveres på rådmannskontoret. Post som ikke skal journalføres sorteres umiddelbart til de respektive enhetene. Sodin skole og Hemne helsesenter får også posten levert direkte av postverket. * PP-tjenesten sorterer ut klientpost, og leverer all annen post til sekretær Sodin skole for journalføring. De kommunale barnehagene og grendaskolene sender post som skal journalføres til rådmannskontoret for registrering. 2.2 ÅPNING/STEMPLING AV POST Post levert rådmannskontoret åpnes av sekretær v/rådmannens stab. Sekretær påfører hvem som skal være saksbehandler samt evt. kopimottakere. Deretter journalføres posten. Forkontoret ved enhet for Pleie og Omsorg åpner posten og legger denne til postmøte. Møtet avgjør hva som skal journalføres og påfører saksbehandler/kopimottakere. Deretter journalføres posten ved forkontoret. Forkontor ved Sodin skole åpner post for skolen og legger denne til postmøte i.h.t. samme rutine som hos Pleie og Omsorg. Det brukes samme type stempel på samtlige journalførende enheter. Alle stempel skal ha rød farve.
6 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 6 Unntatt offentlighet og hjemmel for dette påsettes, evt. i samråd med saksbehandler /enhetsleder. Dersom det ikke umiddelbart kan tas stilling til om et dokument skal unntas offentlighet eller ikke, kan en registrere en midlertidig avskjerming av dokumentet. Dette gjøres ved bruk av kode XX (utsatt offentlighet) med henv. til 4 i off.loven. Saksbehandler/enhetsleder/rådmann bør snarest mulig foreta vurdering om evt. fortsatt gradering av vedk. dokument Rutine for privat post/e-post Privat adressert post som gjelder saker som skal behandles i kommunen, leveres til journalførende enhet for ordinær postbehandling/journalføring. All post som kommer inn til kommunen betraktes som offentlig post. Dersom det i enkelte tilfeller sendes privat post til arbeidsadresse, må denne merkes av avsender slik at det klart går fram at den ikke skal underkastes kommunens regler for postbehandling. (Privat post = adr. til privat person før kommunens navn). Saksbehandlere er ansvarlig for å oversende mottatt e-post til journalføring. Slik post videresendes postmottak@hemne.kommune.no påført hvilken arkivsak dette gjelder, evt. om det skal registreres ny sak Post levert direkte til saksbehandler eller feil saksbehandler Posten skal straks leveres til journalførende enhet, evt. retting i postjournal. 2.3 REGISTRERING AV INNGÅENDE POST Registrering av post utføres på 3 journalførende enheter i Hemne kommune. Se pkt Hva skal journalføres? Kun arkivverdige dokumenter skal journalføres. Følgende typer journalverdig post SKAL alltid journalføres : Inngående/eksterne brev Inngående telefaks/elektronisk post (vurder hva som skal journalføres av faks/e-post) Lover, forskrifter, regelverk (Bruk skjønn) Anbud anbudsliste journalføres etter fristen utløp Eksterne referat Forhandlingsprotokoller
7 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 7 Avtaler skal registreres når de er ferdig behandlet og bindende Verdipapirer inn til kommunen A/B- rundskriv fra Kommunenes Sentralforbund journalføres kun ved rådmannskontoret Andre rundskriv (bruk skjønn) Hva skal ikke journalføres Følgende typer post skal IKKE journalføres. Brosjyrer Reklame Aviser Kursinnbydelser/Møteinnkallinger Fakturaer (stemples med mottatt dato) Hotell/billettbestillinger Ordrebekreftelser (bruk skjønn) Offentlig invitasjoner (bruk skjønn) Rutiner for håndtering av post som skal unntas offentlighet Post som er unntatt for offentlighet skal anonymiseres ved journalføring. Generell tekst settes i 1. linje. Objektet settes i 2. linje. Ved utkjøring av postliste vil da 2.linje bli kryptert. Unntatt for off./paragraf skal settes på ved å velge aktuell lovhjemmel. Øvrige graderingsfelt fylles deretter automatisk av systemet (unntatt 0 ((null)) i feltet midt i graderingsbildet. Felter som unntas fra offentlighet får rosa farge når gradering er korrekt utfylt). Det er valgt å ta med en del av Offentlighetslovens 1. Lovens generelle virkeområde Denne loven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i lov eller i medhold av lov. Som forvaltningsorgan regnes i loven ethvert organ for stat eller kommune. Privat rettssubjekt regnes som forvaltningsorgan i saker hvor det treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Loven gjelder for Svalbard for så vidt ikke annet fastsettes av Kongen. Loven gjelder ikke saker som behandles etter rettspleielovene. Loven gjelder ikke for Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombudsmann for forvaltningen og andre organer for Stortinget. 2. Lovens hovedregel Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner. Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet.
8 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 8 3. Lovens dokumentbegrep Forvaltningens saksdokumenter er dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. Et dokument regnes som utferdiget når det er avsendt, eller om dette ikke skjer, når saken er ferdigbehandlet av forvaltningsorganet. Kongen kan gi forskrift om anvendelsen av lovens dokumentbegrep på materiale som er utarbeidet, overført eller lagret ved hjelp av elektronisk databehandling. 4. Utsatt offentlighet i særlige tilfelle Vedkommende forvaltningsorgan kan bestemme at det i en bestemt sak først skal gjelde offentlighet fra et senere tidspunkt i saksforberedelsen enn hva som følger av 3, såfremt de da foreliggende dokumenter antas å gi et direkte misvisende bilde av saken og at offentlighet derfor kan skade åpenbare samfunnsmessige eller private interesser. 5. Unntak for interne dokumenter Dokument som et forvaltningsorgan har utarbeidet for sin interne saksforberedelse kan unntas fra offentlighet. Det samme gjelder dokument for et organs interne saksforberedelse som er utarbeidet av et underordnet organ av særlige rådgivere eller sakkyndige av et departement til bruk i et annet departement. Unntaket omfatter også dokument som gjelder innhenting av slikt dokument. Det omfatter ikke dokument innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling av lover, forskrifter eller lignende generelle saker. Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke innstilling som administrasjonen gir når avgjørelse skal treffes av kommunestyre eller fylkesting eller av andre folkevalgte organer i kommunen eller fylkeskommunen. Bestemmelsene gjelder heller ikke innstilling fra folkevalgte organer når vedtak skal treffes av kommunestyre eller fylkesting. 5a. Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold Følgende dokumenter kan unntas fra offentlighet: 1)Dokument som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner 2) Dokument hvor unntak er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organ økonomi-, lønns- eller personalforvaltning
9 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side 9 av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres 3) Statsrådets protokoller 4) Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. 5) Anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse 6) Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse el 7) Dokument utarbeidet av et departement i forbindelse med de årlige statsbudsjetter eller langtidsbudsjetter. 8) Personbilde inntatt i et personregister. Som personregister regnes registre, fortegnelser m.m. der personbilder er lagret systematisk slik at den enkelte personens bilde kan finnes igjen. Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser Rutiner for behandling av telefaks/elektronisk post Telefaks/E-post skal behandles som et ordinært inngående dokument. Hvis det samme dokumentet senere kommer som et inngående brev, erstatter dette faxen/ e-posten og opplysningene overføres Håndtering av interne dokumenter Interne dokumenter i denne sammenhengen er notat skrevet av saksbehandler i notatmal i K Notatet skal registreres av saksbehandler som skriver notatet, og skal ikke journalføres av mottaker. 2.4 FORDELING AV POST Hver journalførende enhet sørger for rutiner som sikrer at posten kommer raskest mulig frem til saksbehandler.
10 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side RUTINER FOR REGISTRERING AV UTGÅENDE POST All utgående korrespondanse som vedrører Hemne kommunes saksbehandling herunder politisk virksomhet skal registreres. Det er den enkelte saksbehandlers ansvar at dette skjer. 2.6 RUTINER FOR AVSKRIVING AV DOKUMENTER Saksbehandler er selv ansvarlig for å avskrive sine dokumenter. 2.7 BRUK AV ARKIVKODER Arkivkoder skal påføres. Ved tvil om kode skal forkontor spørres. Ved påføring av objektkode (for eksempel Gnr./bnr. el. navn) skal k.kode påføres i tillegg. Objektkode settes til primær for å vise at dokumentet befinner seg i dette seriearkivet. 2.8 OPPRETTELSE AV FYSISKE OG ELEKTRONISKE MAPPER Opprettelse av fysiske og elektroniske mapper skjer hos den journalførende enhet/evt. forkontor. 2.9 RYDDING I SAKSMAPPE Saksbehandler er selv ansvarlig for å rydde i sine mapper. Dette gjelder både fysisk og elektronisk mappe. Når mappa leveres til forkontor skal det være med fullstendig journal over alle dokumenter som befinner seg på mappe, disse dokumentene skal ligge i riktig rekkefølge.
11 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side EKSPEDERING AV UTGÅENDE POST Når et brev kommer til forkontoret skal det være klart til utsending (lagt i konvolutt). Forkontoret ekspederer utgående post. Forkontor frankerer og postlegger brevene. Post levert på forkontor senest 1 time før arbeidstidens slutt, postlegges samme dag. 3.1 POSTLISTER Rådmannskontoret kjører hver dag ut en komplett postliste for alle journalførende enheter. Denne lista skal bevares jfr. kassasjonsreglene. 3.2 POSTLISTE TIL PRESSEN Rådmannskontoret kjører ut postliste til pressen. Offentlig postliste omfatter inngående og utgående dokumenter, notater og søknader på stillinger. Postlisten legges ut på kommunens hjemmeside ( 3.4 ARKIVRUTINER Elektronisk arkiv skal gjenspeiles i det fysiske arkiv. 3.5 ARKIVLEGGING Et arkiv kan være saksmapper som oppbevares i arkivskap etter K-koder. Arkivering etter objektkoder er også mulig. Følgende objektarkiv finnes i Hemne Kommune: BRU ELEV GNR LFR PER RP RSP Bruksarkiv Elevarkiv Gårdsnummer / bruksnummer Lover, forskifter, regler Personalmappe Ringperm Rundskriv Dersom det arkiveres i objektarkiv, skal det alltid påføres K-koder i tillegg. 3.6 PRESEDENSSAKER Presedenssaker merkes i det elektroniske arkivet. Avgjørelse om hvilke saker dette er, tas av Rådmann eller enhetsleder.
12 RUTINEHÅNDBOK FOR POST-/ JOURNALFØRING Side BRUKS- OG LÅNERUTINER FOR ARKIV Forkontor skal forespørres ved behov for lån av arkiverte saker. Det er ikke adgang for saksbehandler selv å gå i arkivet for å hente ut mapper. Forkontoret registrerer utlånet elektronisk. Der hvor elektronisk registrering ikke kan skje, må det innføres andre sikre rutiner, f.eks bruk av utlånskort m.m. Saksbehandler leverer tilbake utlånt mappe til forkontoret så snart vedkommende er ferdig med den. Forkontoret registrerer elektronisk at mappa er på plass, og arkiverer den igjen. Ved forespørsel til forkontor vedr. utlån av noen få dokumenter i en mappe, skal forkontor ta kopi av aktuelle dokumenter for utlevering. Orginalene skal alltid ligge på mappa. 3.8 KASSASJON Kommunens Sentralforbund er iferd med å utarbeide nye regler for arkivbegrensning og kassasjon. Dette punkt vil derfor bli ajourført så snart de nye reglene foreligger. 3.9 PERIODISERING INNDELING I JOURNALPERIODER For at arkivet ikke skal bli for uoversiktlig må arkivmaterialet settes i fjernarkiv. Journalen skal avspeile saksarkivet. For settes tidsperioden til 4 år. Periodene blir de samme som kommunestyreperiodene. Overgangen mellom journalperioder skjer med overlappingsperiode. Alle avsluttede saker i journalen siles ut og saneres. Uavsluttede saker som fortsatt er aktive, innlemmes i den nye journalperioden i sin helhet. For å identifisere hvilke eldre saker som fortsatt er aktive, venter man 1 2 år etter periodeskillet med å foreta selve saneringen. Saksarkivet periodiseres på samme måte som journalen. Arkivet fra den avsluttede perioden vil dermed bestå av alle avsluttede saker. Periodisering i spesial arkiv: Sanering i klient/ personalarkiv skjer etter behov og i henhold til spesiallovgivning som gjelder innenfor de enkelte sektorer. Andre objektarkiv: Her foretas ikke sanering. Alle fortløpende nr.( løpenr., saksnr., dokumentnr.) i Kontor 2000 starter på nytt med nr. 1 den 1.januar hvert år.
SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
DetaljerAGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING
AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerRutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
DetaljerARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.
ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare
Detaljer1. GENERELLE BESTEMMELSER SAKSBEHANDLINGEN... 3
RUTINEHÅNDBOK FOR SAKSBEHANDLING side 1 1. GENERELLE BESTEMMELSER... 2 1.1 FORORD... 2 1.2 MÅLSETTING... 2 2. SAKSBEHANDLINGEN... 3 2.1 GENERELT... 3 2.2 MOTTAK OG FORDELING AV SAKER... 3 2.3 MIDLERTIDIG
Detaljer1. GENERELLE BESTEMMELSER SAKSBEHANDLINGEN... 3
RUTINEHÅNDBOK FOR SAKSBEHANDLING side 1 07/159-15057 1. GENERELLE BESTEMMELSER... 2 1.1 FORORD... 2 1.2 MÅLSETTING... 2 2. SAKSBEHANDLINGEN... 3 2.1 GENERELT... 3 2.2 MOTTAK OG FORDELING AV SAKER... 3
DetaljerRutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere
ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner
DetaljerRUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING
DetaljerAll post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.
Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,
DetaljerRUTINEHÅNDBOK. for. postbehandling journalføring arkiv saksbehandling utvalgsarbeid. Notodden kommune. Notodden kommune
RUTINEHÅNDBOK for postbehandling journalføring arkiv saksbehandling utvalgsarbeid i Notodden kommune 15.06.1999 Notodden kommune Innledning Dette dokument inneholder en beskrivelse av rutiner for postbehandling,
DetaljerRetningslinje for klientmapper i sosialtjenesten
Retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Forord I 1999 ble retningslinje for klientmapper i sosialtjenesten ferdigstilt. Siden den gang
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerRetningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste
Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall
DetaljerGjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale. Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007
Gjennomgang og bortsetting av avsluttet materiale Av Frøydis Antonsen Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) 2007 Bortsetting av saksarkiv Bortsettingsarkivet skal så langt som mulig gjenspeile arkivet slik
DetaljerPraktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv
Praktisk gjennomgang av bortsetting, arkivbegrensning og kassasjon i saksarkiv Praktisk gjennomgang av bortsettingsrutiner Definisjon bortsetting: Bortsetting/bortsettingsarkiv: arkivmateriale som etter
DetaljerRutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU
Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:
DetaljerKontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerFrokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune
Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon
DetaljerStandard dokumentproduksjon
Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...
DetaljerSaksframlegg. Trondheim kommune. ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015
Saksframlegg ANVENDELSE AV OFFENTLIGHETSLOVEN INNENFOR KONTROLLKOMITEENS OMRÅDE Arkivsaksnr.: 06/10015 Forslag til vedtak: Kontrollkomiteen tar saken til etterretning. Saksfremlegg - arkivsak 06/10015
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerForklaring til tilgangskoden Offl. - hjemmel Offl. - anvendelsesområde. offl. 13,1, jf. fvl. 13,1 nr.1
Tilg. kode P PX PM Forklaring til tilgangskoden Offl. - hjemmel Offl. - anvendelsesområde Personalforvaltning dokumenter unntatt offentlighet taushetsplikt og skal unntas. en rettssak for norsk domstol
DetaljerOslo kommune Utdanningsetaten Arkivrutiner for skolene
Rutine skolene Side Inngående post 2 Journaler og restanselister 4 Sakarkiv 6 Elevmapper 7 Personalmapper 8 Utgående post, telefaks og e-post 9 Praktisering av offentlighetsloven 10 ering av dokumenter
DetaljerInnsynsretten. Presentasjon i oppvekst- og omsorgsutvalget Ved Brit H. Resell
Innsynsretten Presentasjon i oppvekst- og omsorgsutvalget 18.04.2018 Ved Brit H. Resell Generelt om innsynsretti offentlig forvaltning Allmennhetens innsynsrett, etter offentlighetslovens regler om innsyn
DetaljerSVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE KOMMUNE
Sentraladministrasjon Statsarkivet i Trondheim Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 14/1390-9 057 &58 HK/RÅD/ERO 22.10.2014 SVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE
DetaljerOffentlighetsloven hovedregler og unntak
Offentlighetsloven hovedregler og unntak Helserett og saksbehandling Gardemoen 4. oktober 2012 Linda Endrestad 1 Lovens formål 1 loven skal legge til rette for: At offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig
Detaljer09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.
09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet
DetaljerOffentleglova. Torleif Lind Fagleder IKA Kongsberg. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Offentleglova Torleif Lind Fagleder IKA Kongsberg Formål 1 Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten,
DetaljerINNSYNSRETT. Torbjørn Saggau Holm Advokat (H)
INNSYNSRETT Torbjørn Saggau Holm Advokat (H) 1.Presentasjon Foreleser Kursets innhold Tidsplan ALTA KOMMUNE 09.11.2018 2 Innsyn etter regelverket Offentlighetsloven Forvaltningsloven GDPR GDPR GDPR Forvaltningsloven
DetaljerJOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST
JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for
DetaljerOffentlighet og innsyn. Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018
Offentlighet og innsyn Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018 I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet,
Detaljerpalmar.brunvold@ibisikt.no K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerREGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT I GJERSTAD KOMMUNE
REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT I GJERSTAD KOMMUNE 1. INNLEDNING I kommunelovens 40 nr. 5 heter det: Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn
DetaljerPERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV
PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk
DetaljerARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER
ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.
Detaljer«Den nye» Offentlighetsloven. Torbjørn Saggau Holm Advokat (H)
«Den nye» Offentlighetsloven Torbjørn Saggau Holm Advokat (H) Presentasjon Foreleser Kursets innhold Tidsplan ALTA KOMMUNE 03.10.2017 2 ALTA KOMMUNE 03.10.2017 3 1. Innledning bakgrunn og formål Bakgrunn
DetaljerNotat. Departementsråden Lovavdelingen. Kopi: Plan- og administrasjon. Offentlighet og evalueringsutvalget etter flodbølgekatastrofen
JUSTIS- m OG POLITIDEPARTEMENTET Notat Til: Fra: Departementsråden Lovavdelingen Kopi: Plan- og administrasjon Saksnr.: O p 0 0 j Dato: Ø. O'.. Z-O 0 S 20.01.2005 rådgiver Magnus Hauge Greaker Offentlighet
DetaljerHistorikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009
Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale
DetaljerOpplæring i ESA 8 Saksbehandlere
1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir
DetaljerESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne
ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»
DetaljerLov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Kursopplegg generelt stoff
Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Kursopplegg generelt stoff 1 1. Innledning - bakgrunn og formål Ikrafttredelse 1. januar 2009 Forskrift fastsatt 17. oktober
DetaljerRetningslinjer for klientmapper i barnevernet
Interkommunalt Arkiv Finnmark Retningslinjer for klientmapper i barnevernet Interkommunalt arkiv Finnmark, Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Hasvik, Karasjok / Karasjoga gielda, Kvalsund,
DetaljerIKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver
IKA Kongsberg Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Retningslinje for periodisering av kommunale arkiver IKA Kongsberg 2003 1 INNLEDNING: Periodisering er en av de arkivrutinene som
DetaljerBalsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune
Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.
DetaljerOffentleglova. ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet
Offentleglova ephorte brukerforum 2. november 2011 Erling H. Dietrichson, Kunnskapsdepartementet Offentlighet, jf. offl. Taushetsplikt, jf. fvl. Saksbehandling, jf. offl. og fvl. 2 Kunnskapsdepartementet
DetaljerOffentleglova. FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson
Offentleglova FS brukerforum 25. oktober 2011 Erling H. Dietrichson Offentlighet 1. januar 2009: fra offentlighetsloven til offentleglova. Offl. 1: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00
DetaljerAvlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Avlevering av papirarkiv til IKA IKAs kontaktkonferanse på Bryne 18. november 2010 Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Hjelpemidler Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Kap.
DetaljerArkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland
Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne
DetaljerInnsyn og offentlighet
Innsyn og offentlighet Avklaringer Innsyn: (ekstern) forespørsel om å få tilgang til saksdokumenter Sikkerhet Gradering Tilgangsstyring Hindre innsyn for andre (utenforstående) Fire lover: Grunnloven offentleglova
DetaljerGRATANGEN KOMMUNE. Side 1 av 32. Rutinehåndbok for Postbehandling Journalføring Arkiv Saksbehandling Oppfølging av politiske vedtak
GRATANGEN KOMMUNE Side 1 av 32 Rutinehåndbok for Postbehandling Journalføring Arkiv Saksbehandling Oppfølging av politiske vedtak INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning 5 1. Arkivorganisasjonen i Gratangen kommune
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerRetningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF
Retningslinjer for barnemapper i Drammen Barnehager KF FORMÅL... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 PERSONREGISTRE... 3 OPPRETTING AV BARNEMAPPE... 3 ORDNINGSPRINSIPP... 3 INNHOLD I BARNEMAPPE... 3 JOURNALFØRING
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerPeriodisering Petter Pedryc
Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet
DetaljerRETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE
RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA Troms fylkeskommune
DetaljerRetningslinje for elevmapper i grunnskolen
Retningslinje for elevmapper i grunnskolen Forord I 2001 ble retningslinje for elevmapper i grunnskolen ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall av konsesjon
DetaljerDokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
DetaljerArkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013
Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjon IKS Arkivfunksjonen i Valdres- og Hallingdal - Oppfølging av forvaltningsrevisjon og brev fra 2013 Formål: Undersøke om kommunene har fulgt opp revisjonens
DetaljerOffentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse
Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Ikrafttredelse 01.01.2009 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 1 Formål Formålet med lova er å leggje til rette for
DetaljerRetningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver
Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Ny arkivforskrift pr 01.01.18 Har vært lite revidert siden 1999 Tilpasset digitaliseringen
DetaljerARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE
ARKIVPLAN FOR TOLGA KOMMUNE 2005 1 INNHOLD 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for arkivplanen side 1 1.2 Planens virkeområder og hensikt side 2 1.3 Rullering side 2 1.4 Godkjenning side 2 2. LOVER OG FORSKRIFTER
DetaljerHøgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen
Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne
DetaljerKurs i offentleglova kl. 12:00 15:00
Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00 v/merethe M. Johansen, rådgiver IKAVA Arkivfaglig opplæring Mottak av klientmapper Rådgivning arkivdanning Ordning av eldre arkiver Utarbeidelse av lokalt regelverk
DetaljerEl-tilsyns. tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven. DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008
El-tilsyns tilsyns-,, forvaltnings-, offentlighets- og arkivloven DLE-konferansen i Tromsø 17. september 2008 Cecilie Magnussen Enhet for elektriske produkter Et trygt og robust samfunn der alle tar ansvar
DetaljerLov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova)
Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) Kursopplegg halv dag for departementene med underliggende virksomheter med vekt på ting som er nytt eller endret 1 1. Innledning
DetaljerRett til innsyn og unntak fra offentlighet
1 Rett til innsyn og unntak fra offentlighet Arkivforum 13. februar 2013 Anne Marie Snekvik juridisk seniorrådgiver Studieavdelingen NTNU 2 Ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009 Erstattet loven
DetaljerRetningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten
Retningslinje for arkiv innen pleie- og omsorgstjenesten Forord Arbeidet med denne retningslinjen tok utgangspunkt i tanken om en felles retningslinje for brukermappene i pleie og omsorgstjenesten. Underveis
DetaljerPERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV
PERIODISERING OG BORTSETTING AV KOMMUNALE ARKIV Kontaktseminar 22. 23. mai 2007 Arkivsjef Hilde Elvine Bjørnå Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Innhold Innledning Hva er periodisering? Hvorfor skal vi
DetaljerVedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt:
Oslo kommune Byrådet Rundskriv Vedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt: 04.11.2004 Erstatter: Saksnr: Eier/ ansvarlig: Byråd for kultur og næring Ikrafttredelse: 04.11.2004 Dok.nr: RS-0073 Rundskriv
DetaljerRetningslinjer for personaldokumentasjon
Retningslinjer for personaldokumentasjon Revidert 31.08.12 TLO FORMÅL... 3 FORUTSETNING... 3 VIRKEOMRÅDE... 3 DEFINISJONER... 3 ORGANISERING AV PERSONALDOKUMENTASJON... 3 FORHOLDET SAKARKIV - PERSONALARKIV...
DetaljerGrunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14. Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen
Grunnkurs arkiv og dokumentbehandling 26.11.14 28.11.14 Beate Aasen Bøe Lene Solhom Tamburstuen IKA Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Rådgiving Depot Eies av 24 av 26 kommuner i Rogaland + noen interkommunale
DetaljerArkivhistorie i Norge
Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.
DetaljerRETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE
RETNINGSLINJER FOR PERSONALDOKUMENTASJON I TROMS FYLKESKOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. TILSETTINGSSAK 2. PERSONALMAPPE 3. ANNEN PERSONALDOKUMENTASJON I ESA 4. PERSONALDOKUMENTASJON UTENOM ESA 5. INNSYNSRETT/SIKKERHETSPROSEDYRER
DetaljerArkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim
Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:
DetaljerANSETTELSESREGLEMENT
ANSETTELSESREGLEMENT DEANU GIELDA - TANA KOMMUNE VEDTATT I KOMMUNESTYRET 11.06.2015 PERSONALAVDELINGEN / DEANU GIELDA - TANA KOMMUNE 1 Formål a) Målet med enhver tilsetting er å få tilsatt den søkeren
DetaljerBevaring arkivbegrensning, kassasjon
Bevaring arkivbegrensning, kassasjon Thi der var Papirer overalt. Det væltede du av Hylderne langs Væggen, foran og ved Siden av hver Mand laa det i svære Dynger. Der var gaat Papir, gult Papir, Karduspapir,
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerDokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013
Dokumentasjon i helse- og omsorg pr oktober 2013 Offentleglova Arkivloven Pasientarkiv er en samling med mapper på hver enkelt pasient. Denne dokumentasjonen er særs viktig for å kunna ta vare på den enkelte
DetaljerREGLEMENT FOR FELLESNEMNDA FOR NYE STAVANGER GODKJENT I KOMMUNESTYRENE I FINNØY, RENNESØY OG STAVANGER JUNI 2017
REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA FOR NYE STAVANGER GODKJENT I KOMMUNESTYRENE I FINNØY, RENNESØY OG STAVANGER JUNI 2017 1 Oppnevning av fellesnemnda Fellesnemnda er opprettet med hjemmel i inndelingsloven 26.
DetaljerInformasjonsstyringssystem KanJa Nome AS
Informasjonsstyringssystem KanJa Nome AS 1. Hensikt a. at nødvendig dokumentasjon blir utarbeidet og oppbevart på en forsvarlig måte b. at ansatte, interesseparter og publikum har relevant informasjon
DetaljerNy offentlighetslov fra 01.01.2009
fra 01.01.2009 Unntatt taushetsplikt, usynlig for alle som ikke må behandle saken. Meroffentlighet skal vurderes kan-regler. Full offentlighet, alle har rett til innsyn uten å oppgi grunn eller ident.
DetaljerPressen om innsyn. Kristine Foss, Norsk Presseforbund
Pressen om innsyn Kristine Foss, Norsk Presseforbund Det må svares på innsynsbegjæringer. «ofte bestiller journalister innsyn i dokumenter uten at opplysningene brukes til noe som helst». VG
DetaljerLOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006
LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 OFFENTLEGLOVA Formål og virkeområde Hovedregler om innsyn Unntak fra innsynsretten Saksbehandling
DetaljerHattfjelldal Kommune. Informasjonsplan
Hattfjelldal Kommune Informasjonsplan Visjon/ mål Arealplan Retningslinjer Økonomiplan Temaplan Budsjett Regnskap Årsmelding Dato: 25.06.2014 Telefon: 75 18 48 00 WWW.hattfjelldal-kommune.no e-post: post@hattfjelldal-kommune.no
DetaljerINNSYNSKRAV INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV. love it.
INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV INNSYNSKRAV I love it VURDERING AV OFFENTLIGHET VURDERES VED: Mottak av innsynskrav Mottak og produksjon av saksdokumenter som journalføres INNSYNSRETTEN: Ikke krav til at dokumentet
DetaljerJOURNALFØRINGSREGLER - STUDENTSAKER
JOURNALFØRINGSREGLER - STUDENTSAKER Saksbehandler har ansvaret for å vurdere om dokumenter i studentsaker skal unntas offentlighet. Hjemmel for unntak finnes i Offentlighetslovens 5 a Unntak for opplysninger
DetaljerPARTSINNSYN. Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no
PARTSINNSYN Jorun Bjerke, Forbundsadvokatene jorun.bjerke@fagforbundet.no Temaer 1) Hensyn for og imot innsyn 2) Hvilke hovedforskjeller og likhetstrekk er det mellom partsinnsyn og innsyn etter offentleglova?
DetaljerDokumenthåndtering i Public 360
Dokumenthåndtering i Public 360 - arkivering, saksbehandling og P360 v DIPS Seminar Kontorfaglig ansatte i PHA Elisabeth Olsen Mona Furseth 08.02.18 Innhold i presentasjon Dokumentflyt i P360 Gjennomgang
DetaljerArkivering av elevarkiv
Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan
DetaljerREGLEMENT KOMMUNELOVENS 40 NR. 5 - FOR SEL KOMMUNE. Vedtatt av Sel kommunestyre VI,ss
REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT- KOMMUNELOVENS 40 NR. 5 - FOR SEL KOMMUNE Vedtatt av Sel kommunestyre 29.11.04..VI,ss REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT KOMMUNELOVEN 40 NR. 5 FOR SEL KOMMUNE
DetaljerLov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova)
Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 2 (Lovens virkeområde) og 16 (Innsyn i interne dokument hos kommunene og fylkeskommunene) 1 1. Virkeområde Hvilke virksomheter
DetaljerMELDING OM VEDTAK. Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2010/796-4 Solgunn Normann,
VIKNA KOMMUNE Sentraladministrasjon BDO AS Postboks 169 sentrum 7801 NAMSOS MELDING OM VEDTAK Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2010/796-4 Solgunn Normann, 74 39 33 16 215 15.03.2012 Forvaltningsrevisjon
DetaljerDokumenthåndtering og saksbehandling
Dokumenthåndtering og saksbehandling Skaun kommune Oktober 2006 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Skaun kommunes kontrollutvalg i perioden juniseptember 2006. Undersøkelsen
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet
ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne
Detaljer1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R.
1. Lage sak KOKEBOK MILJØENHETEN/BYANTIKVAREN ESA Web september 2009 ny sak (øverst i venstre hjørne) Velg saksart STD Velg sakstype STD Skriv inn en beskrivende tittel: Gateadresse og gnr/bnr skal alltid
Detaljer