Avregning felleskostnader

Transkript

1 Arbeide med : Avregning felleskostnader i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato Sist Endret dato

2 Innhold 1. Forutsetninger Hensikt Fakturering av ákonto beløp Begrepsdefinisjoner Beskrivelse av dialogen Avregning felleskostnader Oppsett og forklaring av knapperad Felleskost Oppsett av systemet -Oppsett ikonet Avregningsgrupper Kontovalg Avregningsoppsett Periodevalgs ikonene Fjern valgt avregningsobjekt Endre avregning Ny beregning Rapporter Høyre musetast i dialogen Avregning Felleskost Statuser i systemet menyen Handling Sum tellere og nevner Hvordan avregne felleskostnader Arbeidsprosessen ved avregning av felleskost Avregning Fanen Avregninger Brøk fanen Brøk Til fordeling - fanen Til fordeling Registrere beløp pr konto Markere for full fordeling av konto Knapperaden Felleskost i Til fordelings dialogen Hent konti Importer fra hovedbok Slett kontoer med 0 i beløp Meny høyre museknapp i Til fordelingsdialogen Kontraktsobjekt konti - fanen Kontraktsobjekt konti Spesialtilpasninger på et avregningsobjekt Registrering av spesialtilpasninger ( Høyre museknapp) Beregning fanen Beregning Høyre museknapp i fanen Beregning Side 2 av 45

3 1. Forutsetninger Eiendommene som skal avregnes, må ha registrert kontrakter som har transaksjonstyper som er fordelbare. 2. Hensikt Hensikten med avregning felleskost, er å kunne foreta en korrekt fordeling av kostnadene som har blitt fakturert akonto gjennom perioden der det blir tatt hensyn til spesielle vilkår som er avtalt vedrørende den enkelte kontrakt. 3. Fakturering av ákonto beløp For at et kontraktsobjekt skal komme opp til endelig avregning, må det ha en transaksjonstype hvor behandlingsmetoden er Fordelbar. Om en transaksjonstype er fordelbar, defineres når transaksjonstypene registreres i systemet. Registreings dialogen for et fordelbart kontraktsobjekt, inneholder et felt mer enn registreringsdialogen for andre behandlingsmetoder, nemlig feltet AndelFordelBar. Kontraktsobjektet blir registrert som et helt vanlig kontraktsobjekt, med unntak av feltet Andel Fordel Bar. Se dialog under. Side 3 av 45

4 I feltet AndelFordelBar, registreres antall kvm som skal danne grunnlag for dette kontraktsobjektets andel av felleskostnader for det eiendomsobjekt som kontraktobjektet leier i. Mest vanlig er å bruke antall kvm som leietakeren leier når felleskost skal fordels. Det er imidlertid ikke noe i veien for at avregningen foretas etter andre kriterier. ( For eksempel antall personer som benytter arelaet) Leietakerens andel av det kriteriet som velges, registreres inn i feltet. Utfyllende beskrivelse av registreringsdialogen for et kontraktsobjekt med fordelbar transaksjonstype er beskrevet i dokumentasjonen Arbeide med kontrakter i Fenistra Eiendom Etter at registreringsdialogen for kontraktsobjektet er ferdig registrert, vil Behandlingsmetode dialogen komme opp. Se Dialog under Side 4 av 45

5 I denne dialogen er det to felt som er viktige mhp felleskostnader og avregning av disse: 1. Maksimumsbeløp. 2. Fast felles. For disse felt gjelder følgende forklaring: Maksimumsbeløp Leiekontrakt har klausul om et maksimum beløp for felleskostnader. Maksimumsbeløpet skrives inn i feltet. Dersom kostnadene ved fordeling viser seg å bli høyere enn dette maksimumsbeløp, vil den delen som overstiger maksimum tilfalle eier. Fast felles Leiekontrakt har klausul om fast beløp for felleskostnader. Det skal allikevel faktureres med samme transaksjonstype som øvrige leietagere pga. avregning av felleskostnader. Differanser mot det faste beløpet ved endelig avregning av felleskostnadene, vil tilfalle eier. Det krysses av i feltet for fast felles dersom beløpet skal være fast. Side 5 av 45

6 For øvrig arbeid med registreringsdialogen for behandlingsmetode se: Arbeide med Kontrakter i Fenistra Eiendom 4. Begrepsdefinisjoner I forbindelse med avregning og klargjøring for fakturering av avregnet beløp benyttes en del begreper som er nærmere definert nedenfor. Fordelingsobjekt Et fordelingsobjekt defineres som en fordelbar transaksjonstype på et eiendomsobjekt. At transaksjonstypen er definert som fordelbar og tilhører et eiendomsobjekt, betyr at den vil bli tilgjengelig for avregning i fellskostmodulen. Avregning En avregning er definert som et fordelingsobjekt som er valgt inn til avregning for en bestemt periode. En avregning er dermed et fordelingsobjekt for en bestemt periode. Avregningsobjekt Et avregningsobjekt er et kontraktsobjekt som skal være med på en bestemt avregning. Avregningsobjektet inneholder informasjon om den enkelte leietakers avregning. Det er avregningsobjektet som lager grunnlag for etterfakturering eller kreditering av innbetalt a konto felleskost. 5. Beskrivelse av dialogen Avregning felleskostnader For å starte Fenistra Felleskost, går man på klientmenyen og finner mappen Fenistra (BRA) Felleskost. Klikk videre menyen FlskAvr.exe og dialogen Avregning felleskostnader vil åpnes. Se dialog under Dialogen: Avregning felleskostnader Side 6 av 45

7 I dialogens øverste del ligger Fenistra standard knapperad. I raden under navnet Avregning felleskostnader ligger fem faner som vist under: Hver av disse faner representerer en dialog der det foretas en type kontroll eller arbeid i forbindelse med avregning av felleskostnader. Fanene står i rekkefølge som representerer en naturlig arbeidsgang ved avregningen. Hver enkelt dialog blir omtalt nærmere i kapittel 7. Under denne fanerekken fremkommer en tekst. Denne teksten beskriver navnet på Eiendommen, Eiendomsobjektet og transaksjonstypen som er markert i listen under. Under navnet på avregningsobjektet finnes en ny knapperad, Knapperad Felleskost, som er spesiell for felleskostmodulen. Denne knapperaden vil bli gjennomgått i kapittel 6. Under denne knapperaden finnes en linje som viset under: Side 7 av 45

8 Linjen viser alltid periodestart for den avregningen som man arbeider med. Videre viser den hvilken portefølje det arbeides med og hvilken avregningsgruppe det arbeides med. Portefølje: Portefølje er i denne sammenheng definert som portefølje på eiendommer, og alle eiendomsobjekter knyttet til en eiendom i porteføljen vil det være mulig å avregne.( Forutsatt at det finnes en fordelbar transaksjonstype på eiendomsobjektet.) Portefølje velges ved klikke ikonet med tre prikker til høyre for portefølje. Avregningsgruppe: Avregningsgruppe er nærmere omtalt i kapittel For å velge avregningsgruppe, klikkes de tre prikker til høyre for avregningsgruppe. Nest nederst i bildet fremkommer en liste med alle avregningene som man har lagt opp for videre arbeid med for den definerte perioden: I denne del av dialogen kan kolonner velges på vanlig måte (hurtigtast F9) for å få opp den ønskede informasjonen om avregningen. Helt nederst i bilde vises brøken: Telleren ( 524,6) er vektet med hensyn på hvor stor ledighet det har vært i eiendomsobjektet i løpet av avregningsperioden. Nevneren (703) er den som er registrert i systemet. Side 8 av 45

9 6. Oppsett og forklaring av knapperad Felleskost Ved hjelp av knapperad Felleskost, foretas nødvendige oppsett av systemet som er forutsetninger for å foreta en avregning. Oppsettene gjøres under ikonet oppsett til venstre i knapperaden. 6.1 Oppsett av systemet -Oppsett ikonet Ved å klikke på ikonet kommer en meny frem som gir følgende tre valg: De enkelte menypunkter er forklart nedenfor: Avregningsgrupper En avregningsgruppe er et samlebegrep for flere transaksjonstyper som skal sees under ett. Et kontraktsobjekt er alltid knyttet til kun en transaksjonstype. Man kan imidlertid ha to kontraktsobjekter som tilhører samme kontrakt, men som har hver sin transaksjonstype. Dette kan for eksempel være a konto felleskostnader utenfor området og a konto felleskostnader mva. pliktig. For at systemet skal holde kontroll på hvor mye som totalt er betalt i felleskostnader, må disse to transaksjonstypene grupperes sammen i en avregningsgruppe. For å definere en avregningsgruppe klikkes ikonet for Avr.gruppe og dialogen som vist under kommer opp: Side 9 av 45

10 Får å lage nye avregningsgrupper klikkes høyre museknapp og Ny og dialogen under kommer opp: Definer med eget navn hva gruppen skal hete. Vanlige gruppenavn er Avregning felleskost, Avregning strøm/energi, Avregning markedsføring. Klikk OK og navnet er registrert som en ny Avregningsgruppe. For å knytte transaksjonstyper til den definert gruppen, går man inn på menyvalget Kontovalg under oppsett ikonet. Under kontovalg ligger flere funksjoner enn knytning av transaksjonstyper til avregningsgrupper. Dette gås igjennom i neste kapittel Kontovalg Denne menyen benyttes til to funksjoner. 1. Knytte transaksjonstyper til avregningsgrupper 2. knytte de konti som skal være med i avregningen til den enkelte transaksjonstype. Side 10 av 45

11 Knytte transaksjonstyper til Avregningsgruppe Ved å klikke kontovalg kommer følgende dialog opp: For å knytte en transaksjonstype til en gruppe markeres venstre vindu og klikker høyre museknapp. Følgende dialog kommer opp: Klikk Koble til avregningsgruppe og følgende dialog kommer opp: Side 11 av 45

12 Velg den Avregningsgruppen som transaksjonstypen skal knyttes til og klikk ok. Knytningen er da utført Knytning av konti til transaksjonstype Klikk menyen kontovalg og dialogen under kommer opp. I denne dialogen velges det hvilke konti fra de respektive kontoplanene i Fenistra Eiendom som kan være med i felleskostavregningen. Dette gjøres som følger: 1. Velg først hvilken kontoplan som skal brukes ved å klikke ikonet på høyre side av feltet for kontoplan. 2. Marker transaksjonstypen som skal få et standard oppsett på kontoer. Hele kontoplanen vil da dukke opp i det midterste vindu. Side 12 av 45

13 3. Marker de kontoene som skal benyttes i avregningen og bruk space tasten (mellomromstast) til å legge de over i høyre felt. Alternativt dobbeltklikk på kontoen eller klikk høyre museknapp og velg menyen Legg til konto. Oppdateringen skjer direkte og når kontoene er flyttet over er de registrert i systemet. Denne definisjonen utføres en gang. Når man skal avregne for en ny periode (gjerne 1 år) vil kontiene være knyttet mot transaksjonstypene. Transaksjonstypene vil være gruppert pr Avregningsgruppe slik man har definert det. Det bør imidlertid alltid tas en kontroll mot hvilke konti som eksisterer. Dersom det er definert nye konti siden forrige avregning ble foretatt, må disse knyttes opp til den valgte transaksjonstypen Avregningsoppsett Dette er et globalt/standarisert oppsett for alle nye avregningsobjekter, og vil ikke bli spredd på eksisterende avregningsobjekter. Ved å klikke menyen kommer følgende dialog opp: Avregningsoppsettet gjelder pr kontoplan. Det må derfor velges kontoplan først ved å klikke ikonet til høyre for feltet kontoplan. Når dette valget er foretatt, fylles følgende ut: 1. Avregningskonto Her kan man styre avregningsfaktureringen til ønsket konto derom man ikke vil at den skal gå til samme konto som a konto beløpet har blitt bokført på 2. Minste fakturabeløp Avregningsbeløpet blir ikke fakturaklar hvis beløpet er mindre enn dette beløpet. Hvis man har valgt å bruke administrasjonsgebyr, så vil ikke minste beløp gjelde. Dette gjelder heller ikke ved negativt beløp som leietakeren vil ha til gode. 3. Administrasjonshonorar Her finnes 3 valg: Ingen påslag Vil ikke legge opp noe påslag. Prosentpåslag Kan legge inn en prosentsats som vil beregnes på den reelle andelen til kontraktsobjektet. (Andel * prosentsats) Fast påslag Kan legge inn et fast beløp som legges til beregningen. Side 13 av 45

14 4. Transaksjonstype Velg hvilken transaksjonstype faktureringen av påslaget skal benytte 5. Påslagkonto Velg hvilken konto påslaget skal føres på. 6.2 Periodevalgs ikonene Etter oppsett ikonet, ligger tre ikoner der det kan arbeides med ulike perioder. Forrige periode Ved å klikke på knappen kommer det opp en nedtrekksmeny som viser startdato på alle periodene som er lagt opp bakover i tid fra aktiv avregningsperiode. Dvs. at aktiv avregningsperiode ikke er med på nedtrekksmenyen. Periodene som fremkommer er uavhengig av status på avregningsobjektene. Dvs om de kun er lagt opp for senere bearbeiding eller om de er ferdig fakturert. Legg opp ny periode Dette ikonet benyttes når det skal legges opp en ny periode for avregning. Ved å klikke på ikonet kommer følgende dialog opp: I dialogen registreres Periodestart for den nye perioden og hvilket avregningsintervall som skal benyttes. Dvs hvor mange måneder perioden skal være på. Periodeslutt vil automatisk legge seg opp som en konsekvens av de to første valg. Side 14 av 45

15 Basert på periodestart og avregningsintervall, vil alle tilgjengelige fordelingsobjekt legge seg opp i det nederste feltet i dialogen. Dersom et fordelingsobjekt er tatt med i en overlappende periode, vil dette ikke være tilgjengelig og følgelig ikke komme med på listen. Har man f.eks. valgt perioden vil et fordelingsobjekt som er lagt opp for perioden ikke komme med på listen. For å velge de fordelingsobjekter som skal være med i den definerte perioden, markeres objektet(ene) og klikker OK. De valgte fordelingsobjektene vil da dukke opp i dialogen Avregning Felleskostnader for denne perioden. Neste periode Ved å klikke på knappen kommer det opp en nedtrekksmeny som viser startdato på alle periodene som er lagt opp fremover i tid fra aktiv avregningsperiode. Dvs. at aktiv avregningsperiode ikke er med på nedtrekksmenyen. Periodene som fremkommer er uavhengig av status på avregningsobjektene. Dvs om de kun er lagt opp for senere bearbeiding eller om de er ferdig fakturert. 6.3 Fjern valgt avregningsobjekt Med den røde X en, slettes det eller de avregningsobjektene som er markert i listen over avregningsobjekter. Disse kan hentes opp igjen fra Legg opp ny periode. 6.4 Endre avregning Dette ikonet benyttes delvis til å endre oppsett på et avregningsobjekt som tidligere er lagt inn under standard avregningsoppsett, men også til å registrere nye data dersom det er første gang dette avregningsobjektet er lagt opp. Endringene/registreringene gjøres for hvert enkelt avregningsobjekt der det ikke ønskes at tidligere oppsatt standard skal gjelde. Endringene som gjøres for et avregningsobjekt får kun innvirkning for det valgte avregningsobjekt. Endringen vil dog bli husket slik at verdiene vil bli stående til neste periode avregningsobjektet legges opp for. Endringer som gjøres vedr administrasjonsgebyret vil gjelde for alle kontraktsobjekter som skal avregnes for dette avregningsobjektet. Merk det avregningsobjekt som skal behandles og klikk ikonet. Da kommer følgende dialog opp: Side 15 av 45

16 Beskrivelse av de enkelte felt er gjort nedenfor: Avregningsperiode Fra og til er fylt inn med den perioden som er valgt for avregningsobjektet. Avregningsintervall Viser hvor mange måneder perioden er på. Intervallet kan kun endres dersom dette er den siste avregningsperioden som finnes. Dvs at dersom man avregner for perioden , og det er lagt opp en ny periode for , kan det ikke gjøes endringer i perioden til Avregningsoppsett Minste fakturabeløp: Kan sette inn et minste beløp som skal faktureres ved avregning. Hvis man har valgt å bruke administrasjonsgebyr vil ikke minste beløp gjelde. Dette gjelder heller ikke dersom avregningen viser at avregningsobjektet har et beløp til gode. Nevner: Her registreres den totale nevneren på avregningsobjektet. Oftest benyttet er Totalareal på eiendomsobjektet. Dvs BTA for objektet. Men som omtalt tidligere kan andre kriterier enn kvm benyttes i en avregning. Side 16 av 45

17 Betegnelse: Det vil være beskrivelsen av hva slags nevner som brukes. For eksempel: kvm, antall ansatte eller sameiebrøk. Avregningskonto: Om avregningen skal styres til en annen avregningskonto enn til det a konto beløpet har blitt bokført på gjennom året. Administrasjonshonorar For disse felt gjelder samme forklaring som gitt under avregningsoppsett se kapittel Gjøres det endringer i denne dialogen, vil endringene omfatte alle kontraktsobjektene knyttet til avregningsobjektet. Høyre musetast i dialogen over: Fra høyre musetast i dette registreringsbildet, er det mulig å gå direkte til tabeller for å se på eller legge til informasjon vedrørende de tre ovennevnte tabeller. 6.5 Ny beregning Ved å klikke på dette ikonet foretas en ny beregning basert på den informasjon som er lagt inn i systemet. 6.6 Rapporter Viser hvilke rapporter som kan tas ut på dette nivået i programmet, samt eksporter skjermbildet med kolonner i excel. 6.7 Høyre musetast i dialogen Avregning Felleskost Ved å klikke høyre museknapp i dialogen, kommer følgende minimeny opp. Valgene i denne menyen er til dels de samme som finnes på Knapperaden Felleskost og dels andre valg. Side 17 av 45

18 Gis mulighet til å gjøre endringer på den markerte avregningen. Se beskrivelse kapittel 6.4 Gis mulighet til å fjerne en avregning i perioden man står i. Beskrevet i kapittel 6.8 Ved å klikke menyen filter kommer følgende valg opp: Velg portefølje Kan velge å bare se de avregningen som tilhører en bestemt portefølje. Dette må være registrert og knyttet opp på et tidligere stadium for å fungere. Tilbakestill portefølje tilbakestiller det utvalget som er satt til Alle. Velg avregningsgruppe står omtalt tidligere i kapitelet, men gis mulighet til å velge dette også herfra. Tilbakestill avregningsgruppe tilbakestiller det utvalget som er satt og viser alle. Side 18 av 45

19 Gå til Kan gå til applikasjonen eiendom og velge eiendommen eller eiendomsobjektet som er markert i skjermbildet, for å se eller korrigere informasjon på valgt sted. Kolonneoppsett kan velge hvilke kolonner som skal vises i skjermbildet. De tre neste valgene er beskrevet i kapittel 6.1, og kan nås også fra denne menyen. Rapport De tre rapportene som fremkommer under rapportutvalg er tilgjengelig under de enkelte fanene. Under fanen Beregning, er det tilgang til ytterligere to rapporter som er beskrevet nærmere under denne fanen. Utskrift av avregningskontoer pr transaksjonstype Utskriften viser hvilke konti som er knyttet til den enkelte transaksjonstype for den enkelte kontoplanen. Kontiene representerer det utvalget som er foretatt i kontovalg. Se kapittel Utskrift av tellere pr leietaker og kontraktobjekt Utskriften gir en oversikt over den enkelte kontrakt og kontraktobjekt og viser teller, start og sluttdato for det enkelte kontraktobjekt. Viser også om det er benyttet tak eller fast for det enkelte objekt. Sum for tellere er vektet. Dvs det er tatt hensyn til tidsrommet innenfor avregningsintervall som leietakeren har leiet arealet. Brøkens nevner kommer også frem på rapporten. Utskrift av fordelingsgrunnlag pr avregning Utskriften viser hvilket beløp som ligger som grunnlag for fordeling pr konto. Samtidig vises hvilke fordelingsprosenter som er benyttet dersom kostnader er fordelt fra selskaps- eller eiendomsnivå, eller % delen dersom kun en del av eiendomobjektetes kostnad skal medtas. Dette er nærmer forklart under kapittel 7.4 Til fordeling. Rapporten gir videre en oversikt over felleskost pr kvm pr konto og totalt. Side 19 av 45

20 Det fremkommer også hvor mye som er eieres kost basert på: ledig areal, avtalte forhold og eventuelle tak eller fast beløp på felleskost som er inngått med en eller flere leietakere. 6.8 Statuser i systemet menyen Handling Ved å klikke høyre museknapp og menyen Handling kommer dialogen som vist under opp: Ved hjelp av denne menyen kan statuser settes i systemet etter hvert som man arbeider med avregningen. Statusene gjelder for en avregning. Dvs at statusene gjelder for alle avregningsobjektene som hører til avregningen. Ved å velge forskjellige handlinger kan man endre status. Det er fem typer statuser i systemet: 1. Lagt opp 2. Beregnet 3. Låst 4. Fakturaklar 5. Skal ikke faktureres 1) Lagt opp. Dersom avregningen har status Lagt opp må det først foretas en beregning før man kan gjøre noe med avregningen. Lagt opp statusen har intet symbol i status kolonnen og ingen tekst i statustekst kolonnen. 2) Beregnet. Når man har kjørt en beregning vil status for avregningen være beregnet. Dette markeres med et kalkulator ikon i status kolonnen og teksten Beregnet i statustekst kolonnen. Når beregning er foretatt kan bruker velge om avregningen skal settes til Skal ikke faktureres eller om man vil følge den vanlige flyten. Beregninger kan kjøres så mange ganger som ønskelig basert på de korreksjoner som eventuelt blir foretatt i betingelser vedrørende avregningen. 3) Låst. Denne status kan settes dersom man vil markere at tallene er gjennomgått og kontrollert, men man ønsker å vente litt med å sette den fakturaklar. Dette markeres med et lås ikon i status kolonnen og teksten Låst i statustekst kolonnen. Dette er en visuell påminning om at man har arbeidet og tilrettelagt avregningen. Man kan låse opp avregningen igjen ved å kjøre en ny beregning. 4) Fakturaklar. Avregningen er ferdig og klar til fakturering. Dette markeres ved at et faktura ikon kommer opp i kolonnen status og teksten Klar til fakturering i statustekst kolonnen. Alle avregningsobjekter vil da komme Side 20 av 45

21 opp som tilbydere i fakturadialogen, så sant de ikke enkeltvis er markert skal ikke faktureres under beregningsfanen. 5) Skal ikke avregnes. Dersom avregningen ikke skal faktureres velges statusen Skal ikke faktureres. Ingen avregningsobjekter kommer da opp som tilbydere i fakturadialogen. Alle statuser under menyen Handling som omtalt over, gjelder selve avregningen. Dvs alle de avregningsobjekter som tilhører den enkelte avregning. Menyen kommer bare frem under fanen Avregning og fanen Beregning. Dersom menyen Handling benyttes på fanen Beregning gjelder dette alle avregningsobjekter som finnes for den aktuelle avregning. Dersom for eksempel handlingen Låst velges vil status for alle avregningsobjektene være låst. Dvs at dersom man går tilbake til fanene Avregning vil man se at status for avregningen er markert med ikonet Lås og teksten i statustekst feltet vil være Låst. Dersom statusen i Bergnings fanen settes til Låst, Fakturaklar eller skal ikke faktureres vil hele siden bli grå for å markere at avregningene har blitt arbeidet med og avventer videre gang i prosessen. Statusene kan låses opp ved å velge Handlingen Ny Beregning. Bakgrunnsfargen på siden blir da hvit igjen. I tillegg til å sette status på hele avregningen kan det settes status på et enkelt avregningsobjekt under fanen Beregning. Det klikkes da høyre museknapp når denne fanen er aktivert og det kommer frem et menyvalg som vist under. For å markere at et avregningsobjekt ikke skal faktureres klikkes menyen Skal ikke faktureres Dersom den skal endres til fakturaklar klikkes samme menyen en gang til. Det vil fremkomme et rødt kryss i status feltet dersom avregningsobjektet ikke er fakturaklart. 6.9 Sum tellere og nevner Nederst i dialogen vil det fremkomme verdien for teller og nevner se under: Side 21 av 45

22 Telleren vil være vektet. Dvs at det tas hensyn til om et avregningsobjekt har vært leietaker for bare en del av avregningsperioden. Nevneren er det som er registrert tidligere i felleskostmodulen. 7. Hvordan avregne felleskostnader 7.1 Arbeidsprosessen ved avregning av felleskost. Ved avregning forutsettes at oppsettene er foretatt som omtalt i tidligere kapitler. Den naturlige arbeidsprosessen ved avregning er å gå fra venstre fane mot høyre. Se bildet under. I det følgende vil hver enkelt fane bli gjennomgått. Når man har gått i gjennom de fem fanene, er avregningen ferdig og den kan om ønskes, legges opp til fakturering. Side 22 av 45

23 7.2 Avregning Fanen Avregninger I denne fanen, vil dialogen se ut som vist under: De avregninger som er lagt opp for den aktuelle periode, vil komme frem i listen over. Den markerte avregningen i bildet over er eiendomsobjektet Prøvegt 4 i Eiendommen Prøvegata 4 med transaksjonstypen Akonto Felleskostnader, mva pl., for perioden som starter og som gjelder for 12 måneder fremover. (avregningsintervall på 12 mnd) Dersom ingen avregninger er lagt opp fra før, gjøres dette som omtalt i kapittel 6.2. Den avregning som man ønsker å arbeide med markeres. Deretter klikkes høyre museknapp og velg menyen endre. Dialogen som vist under kommer da frem. Side 23 av 45

24 Gå igjennom feltene for å kontrollere om det skal gjøres noen endringer, eller registreringer ved første gangs avregning, i forhold til standard eller forrige avregning. Se nærmere beskrivelse av dialogen i kapittel 6.4. Når data er kontrollert/endret går man videre til neste fane: Brøk. Side 24 av 45

25 7.3 Brøk fanen Brøk Brøk dialogen er som vist under: Dialogen viser hvilke kontraktsobjekter som tilhører avregningen. Dvs har hatt et leieforhold i den aktuelle eiendommen i den perioden som skal avregnes. Om leieforholdet er avsluttet etter avregningsperioden, får ingen betydning for om kontrakten skal være med på avregningen. Uansett lengden på leieforholdet i avregningsperioden, kommer kontrakten med blant de som skal avregnes. I dialogen er kolonnene og rekkefølgen på disse brukerstyrt som i de fleste vinduer i Fenistra Eiendom. De interessante kolonner er imidlertid medtatt i ovennevnte bilde og kolonnene er satt opp i en logisk rekkefølge. Kolonnene i bildet over er beskrevet i tabellen nedenfor: Kolonnenavn Kontraktnr: Kontrakt Kontraktsobjekt Start Dato Slutt Dato Tak Fast Beskrivelse Kontraktsnummer Kontraktsnavn Navn på kontraktsobjekt Feltet Leiestart på kontraktsobjektet Feltet Leieslutt på kontraktsobjektet Dersom det er inngått en øvre grense for hva dette kontraktsobjektet skal betale i felleskostnader, kommer dette beløp frem her. Beløpet hentes fra Behandlingsmetode dialogen for kontraktsobjektet og feltet Maksimumsbeløp. Se kapittel 3 Dersom det er inngått en avtale om et fast beløp for felleskostnader, vil dette fremkomme som et X i denne kolonnen. Reflekterer om det er krysset av i boksen fast i Side 25 av 45

26 Andel felles Behandlingsmetode dialogen for kontraktsobjektet. Uansett om endelig avregning blir større eller mindre enn det faste beløpet skal dette kontraktsobjektet kun betale det faste beløpet. Dette feltet viser Teller på kontrakts objektet. Ofte benyttes antall kvm på kontraktsarealet. Tallet hentes fra kontraktsobjektets felt Andel FordelBar Det bør foretas kontroll på den enkelte informasjonen som fremkommer. Start og sluttdato, og at kontraktsobjekter som har tak eller fast felles ligger inne med riktig beløp, eller er huket av. Det bør også kontrolleres at kontraktsobjektene har korrekt teller. Dersom teller (Andel Felles) mangler, må dette registreres. Dette kan enten gjøres på kontraktsobjektet i feltet Andel fordelbar. Klikk høyre museknapp og Gå til og man kommer rett til kontraktsobjekt registreringsdialogen. Ved registrering her, blir registreringen liggende permanent i systemet. Alternativt klikkes høyre museknapp og Endre. Da kommer følgende dialog opp: I denne dialogen kan telleren også registreres. NB! Denne registreringen skjer kun i avregningen, og ikke på kontraktsobjektet. Som det fremkommer av minidialogen over til venstre, finnes det også en del andre valg enn de omtalte. Egenskaper Kolonneoppsett. Velge å legge til eller endre kolonneoppsettet i skjermbildet. Rapport Beskrevet i kapittel 6.7 Når kontraktene er kontrollert og eventuelle endringer er foretatt, går man vider til neste fane som heter: Til fordeling Side 26 av 45

27 7.4 Til fordeling - fanen Til fordeling Dialogen Til fordeling ser ut som vist under: Første gang man foretar en avregning, vil de konti komme opp som er valgt for denne transaksjonstypen i dialogen Kontovalg. Se kapittel Dersom man har foretatt en avregning for en tidligere periode, vil kun de konti komme opp som var med i siste avregning. Ble en konto slettet ved forrige avregning fordi den hadde 0 null i beløp, vil denne konto ikke komme automatisk opp neste gang. For å kontrollere om det er andre konti som skal med i oppsettet klikkes ikonet knapperaden Felleskost og man får opp følgende dialog: i I denne dialogen vil de konti komme opp som er valgt i kontooppsettet mot denne transaksjonstypen, men som ikke har kommet opp i Til fordelingsdialogen. Merk de Side 27 av 45

28 konti som ønskes tatt med og klikk ok. Disse vil da legge seg opp i Til frodelingsdialogen i tillegg til de som lå der opprinnelig. Det er også viktig og kontrollere om det er innført nye konti for felleskost siden siste periode. Dersom dette er gjort, må disse knyttes til transaksjonstypen i kontovalget for at de skal komme opp som mulige valg i dialogen over. I Til fordeling dialogen kan kolonner velges av bruker. De mest interessante er vist i bildet over. Kolonnene i bildet over er beskrevet under: Kolonnenavn Beskrivelse Kontonr Kontonr i kontoplanen som benyttes Konto Navn på konto i kontoplanen Andel selskap Dersom en kostnad kun er ført på selskapsnivå i regnskapet og man vil foreta en fordeling av denne kostnaden ned på eiendomsobjekt nivå, kan dette gjøres ved å sette inn den % sats man ønsker eiendomsobjektet skal belastes med. ( Virker kun under gitte forutsetninger se under) Andel Eiendom Dersom en kostnad kun er ført på eiendomsnivå i regnskapet og man vil foreta en fordeling av denne kostnaden ned på eiendomsobjekt nivå, kan dette gjøres ved å sette inn den % sats man ønsker eiendomsobjektet skal belastes med. ( Virker kun under gitte forutsetninger se under) Andel eiendomsobjekt Full fordeling Beløp Kr.pr Kvm Dersom en kostnad er ført på det valgte eiendomsobjekt, men kun en andel av kostnaden skal være med på denne avregningen kan dette gjøres ved at den % sats man ønsker skal være med på dette eiendomsobjektet, settes inn. (Virker kun under gitte forutsetninger se under) Dersom det er merket med et X i denne kolonnen, betyr dette at ingen kostnader blir fordelt ut på eventuelle ledige lokaler i perioden. Kostnadene blir i sin helhet belastet avregningsobjektene i avregningen. Dvs at eier får ingen kostnader selv om det har vært ledige lokaler i perioden som skal avregnes. Saldi på de enkelte konti hentet fra regnskapet Beregnes ved å dividere beløp for den enkelte konto med fordelingsbrøkens nevner. Klikk F5 for å oppdatere bildet etter registrering for å få frem beløpene. Kolonnene Andel selskap, Andel Eiendom, og Andel Eiendomsobjekt vil pr i dag være aktuelle dersom man benytter såkalt dyp integrasjon med regnskapssystemet. En slik integrasjon vil bla si at saldi på hovedbokskonti automatisk blir importert til hovedboken til Fenistra og at saldi kan hentes der i fra og direkte til felleskostmodulen. Under denne importen kan andelene settes slik at beløpene blir beregnet på basis av disse Registrere beløp pr konto Dersom man ikke har dyp integrasjon vil fremgangsmåten for å legge inn beløp på de enkelte konti være som følger: Side 28 av 45

29 Saldo pr konto må hentes fra regnskapet. Når man har disse tall tilgjengelig, klikkes høyre museknapp og menyen Endre beløp, se minidialog under: og følgende dialog kommer opp: I dialogen står kontonummeret og kontonavnet beskrevet øverst til venstre. Skriv inn beløpet og klikk Ok eller Enter. En ny lik dialog vil da dukke opp med neste kontonummer. Skiv inn beløp og gjenta prosedyren til alle konti har blitt registrert med korrekt beløp Markere for full fordeling av konto For å markere at en konto skal ha full fordeling av alle kostnader, klikkes høyre museknapp og menyen Full fordeling. Det vil da komme et kryss i kolonnen Full fordeling Knapperaden Felleskost i Til fordelings dialogen Knapperaden har nå fått noen nye funksjoner tilgjengelig i forhold til dialogen under fanen brøk. Side 29 av 45

30 7.4.4 Hent konti Beskrevet under kapittel Importer fra hovedbok Denne funksjonen fungerer kun på de som har dyp integrasjon mot regnskapssystemet. Når saldiene er eksportert fra regnskapets hovedbok, kan de importeres direkte til Til fordelings bildet ved å klikke på dette ikonet Slett kontoer med 0 i beløp De konti som er hentet opp i skjermbildet, men har 0 null- i beløp eller ikke skal benyttes i avregningen, kan om ønskelig fjernes fra skjermbildet Meny høyre museknapp i Til fordelingsdialogen Ved å klikke høyre museknapp kommer minidialogen under opp : Endre selskapsandel Gir mulighet til legge inn en %andel av den kostnaden som er ført på selskapet som skal belastes denne avregningen. Gjelder for de med dyp integrasjon mot regnskapskaps system. Side 30 av 45

31 Endre eiendomssandel Gir mulighet til legge inn en %andel av den kostnaden som er ført på eiendommen som skal belastes denne avregningen. Gjelder for de med dyp integrasjon mot regnskapskaps system. Endre eiendomsobjektandel Gir mulighet til å legge inn en %andel av kostnaden på kontoen som skal belastes denne avregningen. Gjelder for de med dyp integrasjon mot regnskaps system. Gir mulighet til å endre beløpet på den kontoen som er markert i skjermbildet Kryss av hvis alle kostnader på denne kontoen skal fordeles ut på avregningsobjektene. Resultatet vil være at ingen kostnader vil belastes eier, mens alt fordeles ut på leietakerene. Dvs at selv om det har vært ledige arealer i avregningsperioden vil ingen kostnader bli belastet disse arealer. Henter inn flere kontoer som skal brukes på dette eiendomsobjektet. Se Importerer tallene direkte fra regnskapsprogrammets hovedbok. Se Fjerner alle kontoer som har 0 i beløp og ikke skal være med i avregningen Sletter den eller de kontoene som er markert i skjermbildet Se beskrivelse under kapittel 6.8 Side 31 av 45

32 Kan gå direkte til eiendom registrerings dialogen eller registreringsdialogen for det eiendomsobjekt som er markert. De konti som er markert legges over i et Excel dokument. Dette Excel dokumentet vil fungere som en importmal ved et ønske om senere import. Ved å benytte dette formatet kan brukere legge tall inn i Excel dokumentet som kan importeres til Fenistra. Eksporterer de kontoene som fremkommer i skjermbilde. Bruken av dette i Excel er som punktet over. Eksporterer alle kontoene som er knyttet til denne transaksjonstypen under kontovalg. Bruken av dette i Excel er som punktene ovenfor. Dersom et Excel regneark er satt opp etter det format som benyttes ved eksport av konti, kan disse importeres igjen til kontiene i Til fordelings dialogen. Formatet er som vist under: Dato: 15. oktober 2003 Felleskost KontoNr Konto Beløp 9585 Innkj.felles kr 100, Vaktmesterkost. egne kr 1 000, Redskap og verktøy kr 1 000, Attester, takster, kopiering og bilder kr ,00 Dvs, arket må starte på linje 4 og det skal være tre kolonner med Kontonr. Konto navn og Beløp. Side 32 av 45

33 For å importere beløpene, lagres disse på ønsket sted på utforskeren. Ved å klikke importer kommer man inn i utforsker. Finn filen der den er lagret. Velg filen og klikk åpne i dialogen og beløpne vil importeres. Når importen er ferdig kommer følgende melding opp: Klikk ok og evtl F5 for å oppdatere dialogen og tallene fremkommer i beløpskolonnen. Er beskrevet under avsnitt 6.1 Her finnes rapporter som er tilgjengelig på dette nivået eller kolonner i skjermbildet som skal eksportere til Excel. Velg ønsket rapport ved å klikke på linjen. Når konti, beløp og Full fordeling er registrert og kontrollert går man videre til neste fane : Kontraktsobjekt konti: Side 33 av 45

34 7.5 Kontraktsobjekt konti - fanen Kontraktsobjekt konti Dialogen for denne fanen ser ut som vist under: I denne dialogen kan det foretas spesialtilpasninger for det enkelte avregningsobjekt. Alle avregningsobjekter for denne avregningen vil legge seg opp i venstre del av dialogen. Ved å markere en linje (kontraktsobjekt) i venstre vindu, kan man i høyre delen av dialogen se hvilke konti som hver enkelt kontrakt skal være med på (Krysset av i feltet Delta ) Spesialtilpasninger på et avregningsobjekt I dialogen finnes tre hovedmuligheter for å spesialtilpasse et kontraktsobjekt: 1. Andel 2. Faktor 3. Delta Andel: Leiekontrakten kan inneholde en klausul om at leietakeren kun skal være med på en andel av et eller flere kostnadselementer. For å regulere dette kan man definere den andelen som avregningsobjektet skal være med som en % på det enkelte kostnadselement (konto).den andelen som avregningsobjektet ikke skal være med på, tilfaller eier. Dvs dette er en avtale som kun berører leietaker og eier. Faktor: Ved å benytte faktor på kontraktsobjektet, vektes objektets areal, dvs telleren for objektet, i forhold til de øvrige arealer i avregningen. Faktor for alle objekter vil default være 1. Dersom det er inngått avtale om en høyre belastning på felleskostnaden kan arealet (telleren) vektes opp. Side 34 av 45

35 Et eksempel vil illustrere dette. En avregnig har 10 leietakere (avregningsobjekter) på 100m 2. Dvs at brøkens nevner er Dersom et areal (teller) gis en faktor på 2 vil dette arealet telle dobbelt dvs 200m 2. Dette får som konsekvens at brøkens nevner økes med 100 til Avregningsobjektet med 2 i faktor får da en brøk på 200/1100, mens de øvrige objektene får 100/1100. Dvs at de øvrige avregningsobjektene får en redusert andel av kostnadene tilsvarende økningen på det vektede arealet. Ledige arealer vil i denne sammenheng betraktes som eieres arealer med faktor 1. Dvs at dersom alt er leid ut vil bruk av faktor ikke påvirke eiers kost. Dersom det har vært ledige arealer i avregningsperioden, vil de ledige arealene bli påvirket av faktor på lik linje som de øvrige arealene. Dersom fordelingsbeløpet i eksempelet over settes til og det forutsettes at 5 arealer a100 har vært ledige i avregningsperioden vil eieres kost bli redusert som følge av det vektede arealet. Kost pr m 2 vil bli : /1100= 45,45. Dvs (50 45,45)= 4,55 lavere pr m 2 enn om faktor ikke var benyttet. Totalt reduserte kostnader for eier vil følgelig utgjøre 500x 4,55 = Delta: Alle konti vil default være krysset av for delta på alle avregningsobjekter. Dette betyr at et avregningsobjekt skal ha sin definerte andel av kostnaden på alle konti. Dersom krysset fjernes fra en konto for et avregningsobjekt, betyr det at objektet ikke blir med på å dekke kostnadene på denne kontoen. Nevneren i brøken for denne kontoen reduseres da tilsvarende telleren for det ikke deltagende avregningsobjekt. Konsekvensen blir følgelig at kostnaden på kontoen blir fordelt på de øvrige arealene i avregningen. Dersom alle arealer har vært utleid i perioden vil dette ikke påvirke eiers kostnad. Dersom det har vært ledige lokaler i perioden vil eiers andel påvirkes på samme måte som de øvrige arealer. Et eksempel vil illustrere dette. En avregning består av 10 arealer a 100 m 2. Dvs nevneren utgjør arealer har vært utleid og 5 har stått ledige i avregningsperioden. Et avregningsobjekt skal ikke delta på en kostnadskonto der kostnaden utgjør kr ,00. Nevneren for denne kostnaden blir da ( ) = 900. Dvs pr m 2 utgjør kostnaden ,00/900=55,56, som utgjør (55,56-50)= 5,56 mer pr m 2 enn dersom alle hadde deltatt. De deltagende avregningsobjekter blir da merbelastet med 5,56x100= 556 som en følge av at ikke alle deltar, mens eieren blir merbelastet med (100x5) x5,56= Registrering av spesialtilpasninger ( Høyre museknapp) For å registrere de enkelte spesialtilpasninger klikkes høyre museknapp og følgende dialog dukker opp: Side 35 av 45

36 Ved å klikke denne menyen kommer følgende dialog opp: Her kan det legges inn avtalt andel på det markerte kontraktsobjektet. Kontonr og navn er beskrevet øverst til venstre i dialogen. Klikk Ok etter registrering. Endre dialogen, vil da flytte seg til neste linje. Er alle endringer foretatt, trykk Avbryt. Ved å klikke denne menyen kommer følgende dialog opp: Dersom det er avtalt en annen vekting av arealet (telleren) for det merkede objektet registreres dette her. Kontonr og kontonavn er beskrevet øverst til venstre i dialogen. Fjern krysset i boksen dersom det merkede objekt ikke skal være med på en kostnad. Foruten disse registreringsmuligheter finnes noen øvrige menyer som er beskrevet nedenfor: Kan gå direkte til kontrakten eller kontraktsobjektet, for å se på eller gjøre endringer. Egenskaper: Dette er beskrevet tidligere i dokumentet se kapittel 6.1 Side 36 av 45

37 Rapport - Her finnes rapporter som er tilgjengelig på dette nivået. Kolonner i dialogen kan som standard eksporteres til Excel. 7.6 Beregning fanen Beregning Ved å klikke på fanen Beregning kommer følgende dialog opp: I denne dialogen vises resultatet av den beregningen som blir foretatt. Man kan sette opp kolonner slik at den ønskede informasjonen fremkommer. Alle beregninger blir foretatt på basis av de definisjoner som er satt i de tidligere dialoger. Man kan foreta endringer i bergegningsgrunnlaget og kjøre beregninger så mange ganger man ønkser. Selve beregningen kan startes fra forskjellige steder. Dersom man står i Beregnings dialogen kan man klikke beregningsikonet ( ) på knapperaden Felleskost. Dersom det ikke er kjøret beregning tidligere, kan det klikkes høyre museknapp og Handling og alternativet Beregning kommer da frem. Se dialog under: Side 37 av 45

38 Dersom det er kjørt beregning tidligere vil dette alternativet ikke komme frem på høyre museknapp i denne dialogen. Alternativene vil da være: Dvs man kan legge opp avregningen på nytt, låse den, sette den fakturaklar eller markere at den ikke skal faktureres. Ved å velge Lås, Fakturaklar eller Skal ikke faktureres vil hele siden bli grå. Ingen statuser vil markers på det enkelte avregningsobjekt da alle handlingene vedrører hele avregningen. Dersom man går tilbake til fanen Avregninger vil status fremkomme der for den aktuelle avregning. I dialogen over er satt opp de kolonnene som gir den mest interessante informasjonen. Kolonnene er beskrevet i det følgende: Kolonne Kontraktnr Kontrakt Andel Felles Fordelt Andel Tak Beskrivelse Kontraktens nummer Kontraktens navn Kontraktsobjektets teller Den kostnaden som denne kontrakten i utgangspunktet skulle være med på. Hvor stor andel kontrakten virkelig er med på som en følge av at andelen på en eller flere konti er redusert. Beløpet representerer det maksimale beløp som kontrakten skal være med på. Beløpet er hentet fra kontraktsobjektets Side 38 av 45

39 Fast Utfakturert beløp Korrigert beløp Restbeløp Påslag Status Administrasjons- Honorar behandlingsmetode. Beløpet representerer det faste beløp som er avtalt for denne kontrakten. Beløpet er hentet fra kontraktsobjektets behandlingsmetode. Beløpet representerer det om er fakturert a konto på kontraktsobjektet i løpet av perioden. NB!! Dvs at eventuelle manuelle notaer som er utstedt blir ikke medregnet i beløpet og må korrigeres manuelt. Dersom det er fakturert beløp gjennom andre system enn Fenistra legges dette beløpet inn her. Også manuelle fakturaer som er utstedt fra Fenistra kan legges inn her. Beløpet viser differansen mellom kontraktens andel og det som er innbetalt akonto. Beløpet vil ta hensyn til om det er registrert et tak eller er benyttet et fast beløp. Viser påslagprosenten på de enkelte kontrakter Viser status på det enkelte avregningsobjekt. Det er bare status for Skal ikke faktureres som vil femkomme som et rødt kryss. Dersom avregningsobjektet er fakturaklart vil det ikke fremkomme et status ikon.( Og heller ikke noen statustekst dersom dette kolonnevalget benyttes) Det er som nevnt ikke menyen Handling som markerer de enkelte avregningsobjekter men menyen Skal ikke faktureres som står på egen line. Viser beløpet som er beregnet for administrasjonshonorar for den enkelte beregning Høyre museknapp i fanen Beregning Endre avregningsobjekt: Ved å klikke denne menyen kommer følgende dialog opp: Side 39 av 45

40 I denne dialogen kan det gjøres endringer i enkelte beløp på det markerte avregningsobjektet: I den øverste delen kan det kun gjøres endringer i feltet korrigert beløp. De øvrige feltene vil være gråe og kan ikke nåes av bruker. Dersom det er flere beløp som skal korrigeres, vil det være raskere å benytte menypunktet Endre Korrigering, se neste kapittel. Dersom det skal gjøres korrigeringer i påslag for administrasjonshonorar på det markerte avregningsobjektet kan det gjøres i den nederste del av dialogen. Merk av for et av valgene: Ingen påslag, Prosentpåslag eller fast påslag. Registrer % påslag eller kronepåslag som ønskes. Det er også mulig å endre transaksjonstype for administrasjonshonorar og hvilken konto dette skal føres på. Side 40 av 45

41 Endre korrigering: Dialogen gir samme mulighet som Korrigert beløp under menyen Endre avregningsobjekt, dvs kan legge til et beløp dersom ikke hele perioden er fakturert i Fenistra eller dersom det er benyttet manuell fakturering. Fordelen ved å bruke denne menyen er at ved å klikke Ok eller Enter går dialogen ned til neste avregningsobjekt slik at det er raskere å registrere endringer på flere avregningsobjekter Endre påslag: Det samme gjelder for denne menyen som for Endre korrigerings menyen. Her er det imidlertid påslaget som kan endres Fakturaklar / Skal ikke faktureres: Disse menyene gjelder pr. avregningsobjekt. Dersom et objekt ikke skal faktureres klikkes Skal ikke faktureres menyen. Dette vil bli markert ved et rødt kryss i status kolonnen. Side 41 av 45

42 Handling: Disse valgene gjelder for avregningen og er omtalt i kapittel Skal ikke faktureres: Markerer at avregningen ikke skal faktureres. Kommer ikke opp til fakturering Gå til Fra dette menypunktet kan det for det markerte avregningsobjektet gås direkte til: Eiendom registreringsdialogen Eiendomobjekt registreringsdialogen Kontraktdialogen Kontraktobjekt registreringsdialogen Egenskaper Disse mulighetene er beskrevet tidligere Rapport Side 42 av 45

43 Fra denne menyen kan det skrives ut avregningsbrev for det enkelte avregningsobjekt eller for objekter i avregningen. I tillegg har man de valgene som har fremkommet på høyre museknapp under tidligere faner Utskrift av avregning Når kontroll er foretatt og beregning er kjørt for siste gang, settes status til fakturaklar for avregningen. Avregningsutskrift bør da skrives ut som kan vedlegges avregningsfakturaen eller sendes separat til leietakeren. Ved å velge menyen Utskrift av avregning, eller utskrift av gruppens avregning får man opp en utskrift som viser detaljer vedrørende avregningen for det enkelte avregningsobjektet. Utskriften ser ut som følger: Den øverste delen gir opplysninger om fordelingsbrøken og leieperioden samt leietakers og eiendomsobjektets navn. Side 43 av 45

44 Beskrivelse av de enkelte kolonner er som følger: Kolonnenavn Beskrivelse Kostnadsart Representerer alle konti som er med for dette avregningsobjektet Totalt kostnad Representerer totale kostnader for eiendomsobjektet Faktor Viser hvilken faktor som er benyttet på de enkelte konti Beregnet Andel Den andelen som har blitt beregnet for avregningsobjektet før det er tatt hensyn til speisalavtaler som redusert andel på konti, tak og fast. Leietakers andel Den andel som avregningsobjekt har blitt belastet med etter Kroner hensyn til spesialavtaler Leietakers andel % Viser % av totale kostnader som avregningsobjektet har blitt belastet med. Under kolonnen vises totalbeløpet som avregningsobjektet har blitt belastet. Videre vises hva som er fakturert a konto. De enkelte fakturaer og hvilken periode de gjelder for og summen av de a konto beløp som er fakturert på kontraktobjektet, dvs gjennom Fenistra Eiendom. Det som er korrigert kommer frem som egen linje Annen a konto Differansen mellom det avregnede beløp og sum innbetalt a konto fremkommer som skyldige/til gode beløp vedrørende felleskostnader. Mva vises for seg og til slutt skyldig/tilgodehavende inkludert mva. De tre siste linjene spesifiserer administrasjonshonoraret mva og administrasjonshonorar inkludert mva. Brevet gir detaljerte opplysninger om totale kostnader for denne avregningen, leietakers andel av kostnadene Nederste vindu i beregningsdialogen Dette delen eksisterer som et eget vindu i beregningsdialogen der kolonner kan velges på vanlig måte. Dog anbefales ikke å endre kolonneoppsettet da vinduet over er satt opp i en logisk rekkefølge. Dialogen består foruten kolonnene, av tre linjer som : Til fordeling Leietakers del PHUS AS Viser totalbeløpet som er til fordeling for denne avregning Viser leietakers del totalt og netto etter spesialavtaler er hensyntatt Selskapets navn i eksempelet over er PHUS AS. Dvs at linjen representerer Eiers kostnader. Videre fremkommer hvordan disse kostnader har oppstått Side 44 av 45

45 De enkelte kolonner for hver linje er beskrevet nedenfor Kolonnenavn Til Fordeling Leietakers del Eiers del Kostnader Totale kostnader for denne avregning Fordelt Hvor mye som er fordelt til leietakerene før spesialavtaler Ledig Hvor stort beløp som tilfaller eier pga ledige arealer i avregningsperioden Andel Hvor mye som er belastet leietakerene etter at det er tatt hensyn til kostnader som ikke leietakerene skal være med på Hvor stor kostnad som tilfaller eier pga kostnader som leietakerene ikke skal være med på Tak Fast Sum Utfakturert Rest Administrasjons- Honorar Representerer totalkostnader til fordeling Beløpet representerer hvor mye leietakerenes del blir redusert med pga inngåtte maksimumsavtaler for felleskostnader Beløpet representerer differansen mellom leietakerenes belastede andel og inngåtte fastpris avtaler for felleskostnader Representerer det beløp som skal avregnes leietakerene etter at alle avtaler er tatt hensyn til Beløp som totalt er utfakturert leietakerene Representerer differanse mellom endelig avregning og innbetalt a konto Totalt administrasjonshonorar belastet leietakerene Beløpet representerer eieres kost pga inngåtte maksimumavtaler for felleskostnader Beløpet representerer eiers kostnad eller inntekt vedrørende inngåtte fastpris avtaler for felleskostnader Representerer eiers totale kostnad etter hensyntagen til alle avtaler For eier blir det ikke fakturert noe slik at dette beløpet vil være null Representer differansen mellom utfakturert eier og eiers kost. Eiers inntekt vedrørende administrasjonshonorar Side 45 av 45