Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapsalen, Halden rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapsalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2015/6 PS 2015/7 PS 2015/8 PS 2015/9 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Arkiv- Saksnr RS 2015/2 IA-handlingsplan /3379 RS 2015/3 Søknader om skjønnsmidler til fornying /3871 RS 2015/4 Økonomirapport pr. mars 2015/761 PS 2015/10 Advokatbistand kommunale tjenestemenn - kriterier for vurdering om dekning av saksomkostninger PS 2015/11 Sykefraværsstatistikk og rapporter for 1. kvartal 2015 X 2011/ /2144 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side2

3 Side3

4 PS2015/6Godkjenningavinnkalling PS2015/7Godkjenningavsaksliste PS2015/8Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side4

5 PS2015/9Referatsaker Side5

6 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedarbeidsmiljøutvalget 2015/ Hovedutvalg for administrasjon 2015/ Utsendte vedlegg 1 IA-handlingsplan Informasjonsfolder "Oppfølgingsmøte for avklaring" 3 Sjekkliste- sykefravær som tema på samarbeidsmøter Ikke utsendte vedlegg IA-handlingsplan Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Handlingsplanen er utarbeidet av torsdagsdagsgruppa som består av 3 hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, 2 IA-rådgivere fra Nav arbeidslivssenter og 3 repr. fra HMS/personal. Planen ble drøftet med hovedtillitsvalgte Handlingsplanen gjelder fra og følger tidsrommet for ny signert IA-avtale. I tillegg er det utarbeidet en egen informasjonsfolder vedr. Oppfølgingsmøte for avklaring og en sjekkliste som kan benyttes i ulike møter hvor sykefravær er tema. Rådmannens innstilling: IA-handlingsplan tas til orientering. Informasjonsfolder og sjekkliste godkjennes og inngår som en del av kommunens interkontroll /HMS system (HIKS). Dokumentet er elektronisk godkjent av: Side6

7 Toril Bjerkeli Side7

8 Overordnet handlingsplan for IA-arbeidet i Halden kommune Utarbeidet av HMS- avdelingen i samarbeid med hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og IA-rådgivere. Gjelder for tidsrommet: IA- avtalens overordnede mål: Bedre arbeidsmiljøet Styrke jobbnærværet Forebygge og redusere sykefraværet Hindre frafall fra arbeidslivet Halden kommunes IA-mål: Redusere sykefraværet med 20 % sammenlignet med gjennomsnittet for forrige IA-avtale, Fra 8,3 % til 6,7 %. Mål i dag <8 %. Arbeide for at våre egne ansatte med redusert arbeidsevne ikke faller ut av arbeidslivet, men gjennom aktiv tilrettelegging sørge for deltagelse i arbeidslivet. Jobbe for at den reelle pensjonsalder øker, dvs. at flest mulig står i arbeid frem til ordinær pensjonsalder. Side 1 av 5 Side8

9 MÅL: Tiltak Gjennomføring DELMÅL 1 Sykefravær-økt nærvær Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging 1. Halden kommune skal ha et samlet sykefravær < 8 %, dvs. et nærvær på 92 %. Ila perioden er målet å redusere til <6,7 %, dvs et nærvær på 93,3%. Alle skal følge de vedtatte rutinene for oppfølging av sykemeldte. (Jfr. Rutine for oppfølging av sykemeldte) Fortløpende Nærmeste leder 2. Forebyggende tiltak skal ha høyt fokus. HMS-avdeling skal bidra til at alle rutiner er kjent og at de benyttes. HMS-avdelingen Forebyggende tiltak skal være kjent blant alle ansatte. (Jfr. Forebyggende tiltak i sykefraværsarbeidet) Nærmeste leder med bistand fra HMSavdelingen. Verneombud og tillitsvalgte kan bidra til å gjøre dette kjent i sine avdelinger/enheter. 3. Tilrettelegging til enkeltpersoner og grupper Tilrettelegging benyttes som et forebyggende tiltak og for å få Fortløpende Leder med bistand fra IArådgiver eller HMS Side 2 av 5 Side9

10 MÅL: Tiltak Gjennomføring ansatte tilbake i arbeid. Tilretteleggingen skal evalueres og tidsbegrenses. Tilretteleggingstilskudd fra NAV benyttes. Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging avdelingen. For gruppetiltak kan verneombud og tillitsvalgte søke om tilskudd i samarbeid med leder. Side 3 av 5 Side10

11 MÅL: Tiltak Gjennomføring Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging Delmål 2-Personer med redusert arbeidsevne 1. Tilrettelegge for egne ansatte med redusert arbeidsevne/funksjonsevne. Kortvarig tilrettelegging/tilpasning av arbeidssteder (hjelpemidler, arbeidstid, hjemmekontor m.m.) Funksjonsvurdering i regi av Bedriftshelsetjeneste eller NAV. Jobbrotasjon/jobb-bytte. Ansatte i omstilling prioriteres først til ledige stillinger de er kvalifiserte for. Gi mulighet for permisjon for å prøve arbeid utenfor kommunen (eks. IA-plass eller ordinær jobb). Vurderes fortløpende i hver enkelt sak. Leder, evt. i samarbeid med andre aktører. 2. Åpne for personer som Nav har avklart for utprøving/arbeidstrening. Etablere praksisplasser på faste steder i kommunen med fast person som følger opp avtalen (kan være leder). HMS-avdelingen kontaktes og kan bistå med avtaler med NAV, og for å avklare mulighet for permanent jobb. I hele perioden. Leder som kontaktes av NAV eller andre tiltak i regi av NAV avklarer med HMS-avdelingen. Side 4 av 5 Side11

12 MÅL: Tiltak Gjennomføring Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging Delmål 3 Avgangsalder Jobbe for at reell avgangsalder øker. Utarbeide aldersstatistikk for å se om avgangsalder øker. Arrangere kurs i samarbeid med NAV og lokal pensjonskasse til ansatte i aldersgruppen år. I hele perioden. HMS-/personalavdelingen Gjennomføre samtale med alle 6 måneder før avgang med alderspensjon. Leder gjennomfører samtalen, personalavdelingen sender påminnelse. Arbeidssteder med mange seniorer, 55 + bør ha tema oppe på personalmøter og samarbeidsmøter. De bør utarbeide egne tiltak tilpasset sitt arbeidssted. Implementere seniorpolitisk dokument (Jfr. «Senior- en viktig ressurs») Leder i samarbeid med tillitsvalgte, verneombud. Evt. innhente bistand fra HMS- avdeling, NAV eller bedriftshelsetjeneste. HMS-avdelingen/personal til alle ledere. Ledere til sine ansatte. Livsfaseperspektiv som gjenspeiles i tilrettelegging. Side 5 av 5 Side12

13 Kontaktinformasjon: Side13 HMS-konsulent Mette Hansen HMS-konsulent Hege Kjelvik Fagleder HMS Else Marie Breda Informasjon til deg som skal pa oppfølgingsmøte/dialogmøte Halden Utarbeidet av torsdagsgruppa

14 Side14 Oppfølgingsmøte for avklaring/dialogmøte Som oftest er det mulig og helsefremmende å være helt eller delvis i arbeid selv om man er syk. Jo tidligere man kommer i gang, desto større er sjansen for å komme raskt tilbake til arbeid. Målet med møtet er: At du som er sykemeldt kommer i aktivitet/ får avklart din situasjon Finne ut hva du kan/ikke kan Finne tiltak som kan hjelpe deg videre Det er vanligvis leder som tar initiativ til møtet, men du kan også be om et slikt møte. I møtet får du og din leder innspill fra IA-rådgiver fra Nav, bedriftshelsetjenesten Stamina og HMS- konsulent fra kommunen. Alle som deltar i møtet bidrar for å finne løsninger! Noen tilgjengelige ressurser/virkemidler som NAV kan bidra med: Raskere tilbake Tilretteleggingstilskudd til individ/grupper Praksisplass utenfor kommunen Avklaringstiltak Karriereveiledning Senter for jobbmestring Noen av ressursene som Stamina kan bidra med: Konsultasjon fra ulike fagfelt utfra problemstilling Arbeidsplassvurderinger HMS- avdelingen bistår blant annet med: Finne alternative arbeidsoppgaver/arbeidsplass. Tilrettelegging med evt. bistand Utprøving Du kan la deg bistå av plasstillitsvalgte eller annen tillitsperson. Du må selv kontakte denne personen. Dersom det er hensiktsmessig, kan lege/behandler delta, du må selv kontakte denne personen. Av praktiske grunner holdes møtet på rådhuset, hvis ikke annet avtales.

15 Halden kommune Sjekkliste for gjennomgang av sykefravær på HMS/Personal samarbeidsmøter Nivå: Overordnet Utarbeidet av: Else Marie Breda Gjelder fra: Dokumentnr: HK-HMS 01/XX Godkjent av: Torsdagsmøtet og Revidert av: drøftet av HTV- møtet Systemansvarlig: Fagleder HMS Godkjent dato: Revisjonsnr: Sjekklisten er tenkt som en hjelp i ulike møter hvor sykefravær er tema, f. eks. i samarbeidsmøter mellom ledelse, verneombud og tillitsvalgte. Sykefraværsstatistikk Evt. kommentarer Gjennomgang av tallene fordelt på korttids- og langtidsfravær for perioden for eksempel siste måned/kvartal. Utvikling i korttidsfravær- øker/minker Utvikling i dager- øker/minker Utvikling i langtidsfravær- øker/minker Er det spesielle forhold som kan ha påvirket fraværet? Eksempler: Årstidsvariasjon, infeksjoner, økende arbeidspress, underbemanning, omstilling, oppussing/støy Oppfølging Evt. kommentarer Er sykefraværsrutinene fulgt? Er sykefraværsrutinene kjent blant ansatte? Tiltak som leder har iverksatt Eksempler: oppfølgingsmøter, dialogmøter, foreslått tilrettelegging, søkt tilskudd etc. Har vi erfaring fra tidligere som har gitt resultat? Hva har vi gjort før for å lykkes? Bistand fra andre Evt. kommentarer Kan HMS-avdelingen bidra med noe? Er de kontaktet? Side15

16 Kan IA-rådgiverne bidra med noe? Er de kontaktet? Kan Stamina Helse (bedriftshelsetjeneste) bidra med noe? Er de kontaktet? Vet vi om andre avdelinger/enheter som har lykkes? Er de kontaktet? ANNET Evt. kommenterer Side16

17 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg 1 Skjønnsmidler til fornying i kommunene Søknader om skjønnsmidler 2015 til fornying i kommunene - Halden kommune 3 Søknadsskjema - Psykisk helse i barnehage og skole 4 Søknadsskjema - Teknologi, bolig og utvikling - Halden Skisse - skjønnsmidler 6 Søknad skjønnsmidler - Det Digitale Østfold Søknadsskjema Østfold 2015 Søknader om skjønnsmidler til fornying 2015 Sammendrag av saken: Det vises til brev av fra Fylkesmannen i Østfold om skjønnsmidler til fornying i kommunene 2015 (se vedlegg 1). Halden kommune har oversendt to søknader om skjønnsmidler til fornying 2015 til fylkesmannen i prioritert rekkefølge. Søknadene er prioritert som følger: 1. Sjumilssteget. Psykisk helse i barnehage og skole (videreføring fra 2014) 2. Teknologi, bolig og utvikling Halden 2030 (nytt prosjekt) Søknadene og budsjettinformasjon følger som trykte vedlegg til saken (vedlegg 2-5). Samlet omsøkt beløp er kr 1.2 mill. I tillegg er det oversendt søknad om skjønnsmidler til fornying til prosjektet Det Digitale Østfold som Halden kommune er vertskommune for. Det er søkt om kr til dette prosjektet (se vedlegg 6-7). Side17

18 Kommunene i Østfold Samordnings- og beredskapsstaben Deres ref.: Vår ref.: 2014/ TLU Vår dato: Skjønnsmidler 2015 til fornying i kommunene Etter drøfting med referansegruppa for fornyingsarbeidet i kommunene om bruken av skjønnsmidlene, har Fylkesmannen bestemt at storparten av midlene til fornying i 2015 og 2016 skal brukes til delvis finansiering av kommunenes arbeid med kommunereformen. Rutinene for utlysing, oppfølging, tildeling og utbetaling av denne delen av skjønnsmidlene er beskrevet nedenfor, og søknadsfristen er mandag 16. februar. Kontaktperson om bruken av skjønnsmidler til kommunereformen er prosjektleder Torleif Gjellebæk; fmostog@fylkesmannen.no, telefon I tillegg til skjønnsmidler til kommunereformen vil Fylkesmannen i 2015 kunne gi noe tilskudd til fornying innenfor følgende kategorier: Bosetting av flyktninger Sjumilssteget Velferdsteknologi Andre felles utviklingsprosjekter Fylkesmannen vil i et brev som sendes kommunene i februar 2015, informere om rutinene og fristene for disse søknadene. Fordelen er at det da vil være mulig å se flere alternative kilder for finansiering over statsbudsjettet i sammenheng. Kontaktperson for bruken av skjønnsmidler til formål innenfor disse kategoriene er seniorrådgiver Tormod Lund; fmostlu@fylkesmannen.no, telefon For 2015 vil Fylkesmannen fordele alle skjønnsmidlene til fornying til de fire kategoriene nevnt over, og det vil derfor ikke være mulig å søke skjønnsmidler til fornying til andre formål. Kommunereformen - arbeidet frem til nå forventninger til kommunene Kommunereformen er en krevende oppgave for kommunene, både politisk og administrativt. Fordeler skal veies mot ulemper, ikke bare innenfor rammen av nåværende kommunegrenser, men også i en regional sammenheng. Arbeidet med reformen krever kapasitet, kompetanse og evne til å vurdere utviklingen på mer enn vanlig lang sikt. Denne høsten har Fylkesmannen vært representert i mange møter med kommunene enkeltvis, og i regionrådene. Vi har opplevet stort engasjement og sterk vilje til å finne de løsningene som er best for befolkningen og utviklingen i Østfold. Alle kommunene vil gjennomføre Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no Side18

19 2 kvalifiserte utredninger, og mange kommuner har startet sonderinger med nabokommuner. Fylkesmannen er godt fornøyd med den måten som kommunene nå arbeider med reformen på. I alle møtene med kommunene om reformen har vi fra Fylkesmannens side lagt særlig vekt på: Det bør lages en enkel, men god plan for arbeidet med reformen. Planen er en viktig forutsetning for prosesser som skal være forståelige, forutsigbare, gjennomsiktige og involverende. Kommunene bør starte arbeidet med reformen så raskt som mulig, hver for seg og sammen, uavhengig av meninger om hva som kan bli det endelige vedtaket om sammenslutning eller ikke. Det endelige vedtaket skal uansett være resultatet av en kvalifisert prosess. Respekten for at kommunene har ulike behov for å bruke tid frem til endelig vedtak, samtidig som vi har understreket at det ikke bør være behov for omfattende og langvarige utredninger. Alle kommunene bør innen utgangen av 1. kvartal 2015 gjøre et vedtak om det vi har kalt «foreløpig veivalg». Dette er nærmere definert i det «arbeidsheftet» som er sendt alle kommunene og som er utarbeidet av Fylkesmannen i samarbeid med Østfold Analyse. Bruk av skjønnsmidler til kommunereformen i 2015 og 2016 Bakgrunnen for at vi vil ha spesielle rutiner for utlysing, oppfølging, tildeling og utbetaling av skjønnsmidlene til arbeidet med kommunereformen, er at Fylkesmannen som kjent har et særskilt oppdrag i denne sammenheng. Fylkesmannen skal bidra til at kommunene gjennomfører på en kvalifisert måte det utredningsoppdraget som reformen har gitt dem, og Fylkesmannen skal våren/sommeren 2016 oppsummere/vurdere situasjonen i fylket som grunnlag for departementets videre arbeid. Med disse spesielle rutinene vil vi fortsette den dialogpregede prosessen som vi har lagt vekt på i kommunereformen frem til nå, og vi vil også sikre et godt grunnlag for Fylkesmannens oppsummering/vurdering i Rutinene for bruk av skjønnsmidler til arbeidet med kommunereformen blir som følger: 1. Kommunene kan etter søknad tildeles inntil kr hver i tilskudd til arbeidet med kommunereformen. Dette gjelder den delen av arbeidet som går frem til et endelig vedtak i kommunestyret om sammenslutning/endring av kommunegrensene, eller et begrunnet vedtak om fortsatt å være egen kommune, se kapittel 1.2 i arbeidsheftet hovedfase 1 og 2. Søknadsfristen er mandag 16. februar. Kommuner som bare gjennomfører utredning som nevnt i hovedfase 1 vil kunne få tilskudd, men i så fall forholdsmessig mindre enn de kommunene som også gjennomfører hovedfase 2. Vi antar at fase 2 vil bestå av en blanding av felles aktiviteter for flere kommuner, og spesifikke aktiviteter for hver enkelt kommune. Fylkesmannen ønsker bare søknader fra enkeltkommuner, selv om søknaden har mange felles aktiviteter med andre kommuner i hovedfase Søknaden skal inneholde: Organisasjonskart med beskrivelse av hvordan arbeidet vil bli organisert, herunder hvem som har politisk og administrativt ansvaret for gjennomføringen. Side19

20 3 En enkel og oversiktlig plan og matrise for de aktivitetene som skal gjennomføres og tidfestingen av disse. Aktivitetene må gis en tilfredsstillende beskrivelse. Beløp som det søkes om. Søknaden skal være kortfattet og kan gjerne leveres i format «power point». Fylkesmannen legger til grunn at søknader også omfatter aktiviteter som allerede er planlagt og gjennomført. 3. Når søknaden er mottatt vil Fylkesmannen invitere politisk og administrativt ansvarlig søker til en dialogsamtale om søknaden med varighet 60 minutter, hvor søknaden evalueres og hvor det gis et foreløpig tilsagn om tilskudd. Endelig tilsagn vil avhenge av gjennomføringen av det planlagte arbeidet. 4. Når det planlagte arbeidet er gjennomført, sender søker en kortfattet rapport til Fylkesmannen, hvoretter Fylkesmannen inviterer til en dialogsamtale om gjennomføringen, hvor denne evalueres, og hvor det gis endelig tilsagn om tilskudd. Fylkesmannens evalueringer av søknader og gjennomføring vil bli dokumentert, og det er ikke grunnlag for å unnta disse dokumentene fra offentlighet. Vi ønsker at alle kommunene søker om skjønnstilskudd til arbeidet med kommunereformen, siden dette gir oss et godt grunnlag for fortsatt tett dialog med kommunene. God Jul og lykke til videre i et godt arbeid med kommunereformen. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Espen Pålsrud e.f. direktør Tormod Lund seniorrådgiver Saksbehandler: Tormod Lund Side20

21 Side21 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/435901_fix.html Page 1 of Fra: Toril Bjerkeli[Toril.Bjerkeli@halden.kommune.no] Dato: :06:30 Til: fmospostmottak@fylkesmannen.no Kopi: tormod.lund@fmos.no; Gudrun Haabeth Grindaker; Kenneth Andre Johannessen; Jane Short Aurlien Tittel: Søknader om skjønnsmidler 2015 til fornying i kommunene - Halden kommune Vedlagt oversendes søknader om skjønnsmidler til fornying i kommunene for 2015 fra Halden kommune. Søknadene er prioritert som følger: 1. Sjumilssteget 2. Teknologi, bolig og utvikling Halden 2030 Halden kommune håper på en positiv behandling av søknadene! Vennligst bekreft at søknadene er mottatt. Mvh Toril Bjerkeli Personalsjef Rådhuset, Storgt. 8, 1776 HALDEN Tlf / toril.bjerkeli@halden.kommune.no

22 Side22

23 Side23

24 Side24

25 Side25

26 Side26

27 Side27

28 Side28

29 SG/RLG Prosjektplan godkjent SG/RLG Skisse av videre fremdriftsplan SG/RLG, POL Ønsket resultat? Ønsket resultat? Ønsket resultat? Work-shop «Hvordan vil vi bo» AG1 løsninger, konsept PG PG PL Prosjektplan og mandat PG Kartlegge og definere AG2 Organisasjon, planverk Agenda/Kaupang Aktører og tjenester Fagområder Workshop PG AG1 Innhente, studietur, konsept og løsninger Lokalisering, tilgjengelighet Økonomi Økonomi Ulike handlingplaner Endringsbehov AG2 PG Sammenfatte resultat fra arbeidet PG, AG1 og AG2 PG PG Prosessdesign «Teknologi, bolig og utvikling, Halden 2030» Side29 PL = Prosjektleder PG = Prosjektgruppe SG = Styringsgruppe AG1 og 2 = Arbeidsgruppe 1 og 2 RLG = Rådmannens ledergruppe (=SG?) POL = Politisk nivå - hovedutvalg

30 Side30 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/432851_fix.html Page 1 of Fra: Karine Engebretsen[Karine.Engebretsen@halden.kommune.no] Dato: :44:12 Til: Martin Vik; Toril Bjerkeli Tittel: VS: Søknad skjønnsmidler - Det Digitale Østfold Hei. Da er årets søknad om Skjønnsmidler for Det Digitale Østfold sendt inn. Saksnr. 2008/ I 2014 ble det henvist til innsendt søknad for Det Digitale Østfold i «fellessøknaden» til Halden. Om det også skal gjøres i år må dere ta et standpunkt om. Mvh. Karine Engebretsen Leder servicesenteret Kommunikasjon og service Halden kommune Telefon: (dir) (mob) Halden 350 år Fra: Karine Engebretsen Sendt: 16. februar :28 Til: 'fmospostmottak@fylkesmannen.no' Emne: Søknad skjønnsmidler - Det Digitale Østfold Mvh. Karine Engebretsen Leder servicesenteret Kommunikasjon og service Halden kommune Telefon: (dir) (mob) Halden 350 år

31 SØKNADSSKJEMA FOR SKJØNNSMIDLER TIL FORNYINGSPROSJEKTER I KOMMUNENE 2015 Navn på prosjektet Søker Andre kommuner som deltar Det Digitale Østfold Nettverkssamarbeid Det Digitale Østfold, Halden kommune er vertskommune Alle kommuner i Østfold og Østfold Fylkeskommune Søknadsbeløp Egen prioritering av søknaden (hvis flere søknader fra samme kommune eller samme region) Tilskott utbetales til (vertskommune hvis interkommunalt/ regionalt prosjekt) Halden kommune Prosjektperiode (spesifiser fra og til måned og år eks.: mars 2015 april 2016) Organisering Prosjektleder + e-postadresse Forankring ift. vedtaksorgan og overordnet ledelse Mars mars 2016 Koordineringsgruppe bestående av repr fra de kommuner som ønsker det. Indre-kommunene stiller med 3 repr. Bykommunene stiller med minst en repr. Karine Engebretsen Karine.Engebretsen@halden.kommune.no Forankret administrativt over mange år Målsetting (KORT beskrivelse av formål med prosjektet) Det Digitale Østfold (DDØ) er et faglig nettverk for utvikling av kommunale, brukerrettede, digitale tjenester i Østfold. Nettverket er åpent for alle kommunene i fylket. Aktivitetene i nettverket koordineres av et representativt styre og rapporterer årlig til Fylkesmannen i Østfold og kommunene. Kurs og andre skoleringstiltak i tilknytning til elektronisk kommunikasjon og service er blant nettverkets fremste mål. Prosjektbeskrivelse (KORT beskrivelse) I 2015/16 vil vi jobbe med: Administratorkurs CIM Vi ønsker å utvikle god kompetanse i alle kommuner om bruk av CIM og vil samarbeide Side31

32 med Fylkesmannen om deling av dokumenter/tiltakskort. Kommunereformen - Legge til rette for god innbyggerdialog knyttet til kommunereformen gjennom folkemøter og spørreundersøkelser - Bidra med kompetansetiltak som understøtter kommunereformarbeidet - Utvikle kommunikasjonsplaner Kurs i Universell utforming digitale medier Målgruppe: web-red, IT-rådgivere Tema: Nye retningslinjer. Utvikle eks på kravspekk? Vi ber dem vurdere våre nettsider ift nye retningslinjer. Kursholdere: Funka NU. Kurset holdes i mars Kurs i Klarspråk Målgruppe: Saksbehandlere, arkiv, kommunikasjonsfolk Tema: Erfaringer fra pilotprosjekt, hovedprosjekt planer Kursholdere: Making Waves Kurset holdes i mai Beste praksis - seminar Målgruppe: Alle kommunefolk som kan være interessert Tema: Gode digitale løsninger; fiks gatami, digital tømmekalender (printe, sms-varsel), svar ut osv. Kommunikasjonsstrategi. Kursholdere: DDØ Kurset holdes høsten 2015 Studietur Gøteborg/Skanderborg Borger 3.0 Skanderborg kommune Svært relevant å koble mot arbeidet med e-borger-prosjekt. Klarspråk Gøteborg kommune E-borger /Seniorportalene «Den digitale borger i Østfold». DDØ skal i samarbeid med prosjektet (i regi av Østfold kulturutvikling, avd bibliotekutvikling) jobbe med kompetanseheving av veiledere (digitale verter) i bibliotek, servicetorg og frivillighetssentraler, for å kunne sikre størst mulig grad av elektronisk selvhjelp. Avslutningsseminar for de som var på kurs i høst og andre interesserte. Bibliotekutvikling henter inn en foredragsholder. Tema er erfaringer med nanolearning og kundespm. Kurset vil holdes før sommeren Altinn Hvis Altinn Innovation fortsetter i 2015, ønsker DDØ å fortsatt delta med en representant. Det er svært nyttig å følge Altinn Innovation og arbeidet til KommIT med fokus på kommunenes muligheter. Spesielt med utfordringen deling av data på tvers av sektorene/livsløpsbaserte tjenester slik EU nå har som mål for «vellykket» eforvaltning og videreføring av arbeidet rundt helseteknologi. Side32 2

33 Koordineringsmøter Faglige nettverks-/koordineringsmøter, ca. 3-4 pr. halvår Finansiering (i 1000 kr) SUM Totalbudsjett Egenandel Skjønnsmidler fra FM Annen finansiering (Vennligst legg ved utfyllende budsjettinformasjon) Kort statusrapport hvis prosjektet har fått skjønnsmidler tidligere DDØ har arrangert workshop i beredskap og bruk av CIM sammen med fylkesmannen i Østfold, anskaffet mediemodul. Klarspråk: Sarpsborg og Fredrikstad kommuner har deltatt som pilot-kommuner i KS klarspråk-prosjekt. Vi har også hatt en deltaker i styringsgruppa hos KS. Det skal etableres et hovedprosjekt fra høsten 2015 der vi ønsker å delta med flere Østfoldkommuner. «Den digitale borger i Østfold». DDØ har i samarbeid med prosjekt i regi av Østfold kulturutvikling, avd bibliotekutvikling, jobbet med kompetanseheving av veiledere (digitale verter) i bibliotek, servicetorg og frivillighetssentraler, for å kunne sikre størst mulig grad av elektronisk selvhjelp. Turid Johansen har representert DDØ i Altinn Innovation 2014 DDØ har også arrangert følgende kurs: Kurs i i Instagram med 41 deltakere Kurs i sosiale medier med 58 deltakere To kurs i LinkedIn med ca 40 deltakere Oppstartskurs «Den digitale borger i Østfold» med bla. Stian Lindbøl på Inspiria med 36 deltagere 6 Faglige nettverks-/styremøter Fylt ut av Dato Navn Ingrid Trømborg Stilling Kommunikasjons- og servicesjef Fredrikstad kommune Vedlegg: Søknadsskjemaet sendes til: fmospostmottak@fylkesmannen.no 3 Side33

34 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Elin Cathrine Hagen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2015/ Kommunestyret Hovedutvalg for undervisning og oppvekst 2015/ Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold 2015/ Hovedutvalg for administrasjon 2015/ Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Hovedutvalg for næring og eiendom 2015/ Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 NAV 3 Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner 4 Undervisning og oppvekst 5 Kultur 6 Helse og omsorg 7 Teknisk 8 Oversikt pr. enhet Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport pr. mars Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: økonomikonsulenter og kommunalsjefer. Sammendrag av saken: Rådmannen rapporterer balanse etter tre måneders drift. Den tallmessige prognosen viser et negativt avvik på 1,3 mill. kr. Med fortsatt stram styring har rådmannen tro på balanse ved utgangen av året ved. Kommunalavdelingene og deres drift prognostiseres totalt sett i balanse, men er heftet med usikkerhet, spesielt knyttet til effekt av nedbemanning innenfor helse og omsorg. Side34

35 Skatteinntektene er i denne prognosen redusert med 8,8 mill. kr, samtidig er avdragene redusert med 5,1 mill. kr. slik at kommunens fellesinntekter viser et negativt avvik på 3 mill. kr totalt. Det er usikkerhet knyttet til skatteinngangen på årsbasis selv etter en nedjustering på 8,8 mill. kr i denne prognosen. Årsaken er den fortsatt lave veksten på nasjonalt nivå som blant annet skyldes lave investeringer i oljesektoren. Haldensamfunnet har nå blitt direkte rammet av dette. Som underleverandør til oljesektoren opplever Nexans utfordringer og har varslet at 90 ansatte vil motta oppsigelse i løpet av mai. Dette vil berøre Halden på flere måter, men det er for tidlig å anslå omfanget. Det antas likevel at det vil bli nødvendig å styrke kommunens/ NAVs innsats mot arbeidsmarkedet/ næringslivet. Fortsatt nedbemanning og en restriktiv ansettelsespolitikk er nødvendig i tillegg til kontinuerlig arbeid med tiltak for å oppnå balanse ved utgangen av året. Det vil være nødvendig å foreta ansettelser for å styrke enkelte områder der organisasjonen pr i dag ikke har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapporten pr. mars tas til etterretning 2. Tiltak iverksatt av rådmannen for å oppnå balanse tas til etterretning Saksutredning: Innledning Kommunestyret vedtok i sak 2014/ 124 budsjett for 2015: «..4. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapporten pr. mars Økonomirapporten pr. mars viser et tallmessig merforbruk på 1,3 mill. kr. Rådmannen har balanse i 2015 som overordnet mål og forventet resultat. Inneværende år vil bli et svært krevende år med ytterligere nedbemanning for å nå målet om balanse. Fylkesmannen godkjente kommunestyrets vedtak om budsjett 2015 i brev datert Fylkesmannen presiserer i brevet at «det er viktig å fortsette arbeidet med endringstiltak for å redusere driftsutgiftene og øke driftsinntektene». Side35

36 Årsprognose pr. mars Prognose pr. Prognoseavvik Budsjett Tall i mkr mars pr. mars Fellesinntekter , ,10-3,10 Sentral/ Felles 119,79 115,22 4,58 NAV 54,16 56,77-2,61 Undervisning og oppvekst 571,41 573,91-2,51 Helse og omsorg 572,22 572,14 0,08 Teknisk 65,51 64,85 0,66 Kultur 43,11 41,50 1,60 Totalt 0,00 1,29-1,29 Rådmannen har balanse i det totale budsjettet som overordnet mål og ser derfor de ulike områdene under ett. Prognosen viser dermed et merforbruk på 1,3 mill. kr ved utgangen av året. Det pågår arbeid i kommunalavdelingene for å sikre drift innenfor respektive tildelte rammer. Det vil uansett bli nødvendig med budsjettjusteringer og ytterligere tiltak ettersom veksten i skatteinngangen forventes å bli lavere enn budsjettert. Rådmannen vil komme tilbake til behovet for budsjettjusteringer og fordelingen mellom kommunalavdelingene. Kommentarer Fellesinntekter Fellesinntektene rapporterer en mindreinntekt på 3,1 mill. kr lavere enn budsjett. Det har siden forrige rapportering blitt kjent at skatt fra uføre skal bidra til å demme opp for deler av den forventede skattesvikten. Dette har medført at det i denne rapporten er lagt inn en reduksjon i forventede skatteinntekter på 8,8 mill. kr. Halden kommune betaler minimumsavdrag, og beregningen for 2015 viser at avdraget vil bli 5,1 mill. kr lavere enn budsjettert. Det fremkommer i årsrapporten til Østfold Energi at styret foreslår et utbytte på 118 mill. kr totalt. Dersom generalforsamlingen vedtar styrets forslag vil Halden kommune få ca. 8,4 mill. kr i utbytte mot 4,3 mill. kr budsjettert. Opplysningen kom i sluttfasen av rapporteringen og rådmannen har derfor ikke hensyntatt en eventuell økning på ca. 4 mill. kr i den tallmessige prognosen. Rådmannen vil komme tilbake med forslag til disponering av en eventuell økning, men vil allerede nå signalisere at dersom det blir et økt utbytte vil dette sannsynligvis bli foreslått avsatt til fond for inndekning av tidligere års merforbruk. NAV NAV rapporterer et negativt avvik på 2,6 mill. kr i økonomirapporten pr. mars. Årsaken til dette er blant annet at det ikke er samsvar mellom budsjettert økonomisk sosialhjelp og antall brukere ved årets inngang. Det har, derimot, i mars vært en liten reduksjon i antall brukere. Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Sentraladministrasjon/ fellesfunksjonene rapporterer pr. mars et positivt avvik på 4,6 mill. kr. Det er budsjettert med oppstart av en ny barnehage i august på rådmannens område. Ettersom det var usikkerhet knyttet til om denne barnehagen skulle starte i 2015 eller ikke, ble tilskuddet budsjettert på rådmannens område og ikke i kommunalavdeling undervisning og oppvekst. Det har nå kommet melding om at barnehagen ikke skal starte før i Side36

37 Helse og omsorg Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse ved utgangen av året. Prognosen er imidlertid heftet med en betydelig grad av usikkerhet knyttet til den pågående nedbemanningsprosessen. Det er også stor usikkerhet knyttet til nivået på kostnadene for avlastning til funksjonshemmede. Nedbemanning I budsjettet ligger det en forutsetning om effekt av nedbemanningsprosessen på kr 16,4 mill, tilsvarende effekt av de oppsagte årsverk med virkning fra 1. mars I rapporten er effekten av innsparingstiltaket redusert med kr 1,9 mill da oppsagte medarbeidere har stått i stilling også i mars måned. Kommunen har overfor Halden tingrett begjært fratreden fra stillingene. Kommunen forventer at endelig avklaring på dette spørsmålet vil foreligge innen utgangen av april måned. Det signaliseres derfor allerede nå at effekt av oppsigelsene også i april måned vil utebli med ytterligere ca 1,9 mill kr. Undervisning og oppvekst Kommunalavdelingens prognose viser et negativt avvik på 2,5 mill. kr. I denne prognosen er det allerede iverksatt flere tiltak. Når det gjelder etterberegning av tilskudd til private barnehager for 2014, legges kommunens pensjonsutgifter knyttet til barnehagens ansatte til grunn. Det er også disse utgiftene som er regnskapsført. Dette prinsippet er allerede lagt til grunn i budsjettet for Mangel på fosterhjemsplasser gjør at flere barn bor lenger på institusjon enn planlagt. Institusjonsopphold dekkes i sin helhet av kommunen og bidrar til en negativ prognose i barnevernet. Det arbeides derfor med å finne flere fosterhjemsplasser. Driften ved Halden kommunale kompetansesenter nedskaleres til lovens minimum som følge av at det ikke er nok inntekter til å opprettholde de aktivitetene som har vært tidligere. Utfordringene som er beskrevet over er de samme som beskrevet i årets første økonomirapporter. I tillegg arbeides det nå med tilpasning av barnehagene etter årets etterspørsel når det gjelder barnehageplasser. Kultur Prognosen viser et positivt avvik på 1,6 mill. kr. Det positive avviket fremkommer som følge av blant annet høyere inntekter i kultursalen samt en økt salgsinntekt knyttet til Haldenhistorien. Teknisk Kommunalavdelingen rapporterer et positivt prognoseavvik på ca. 0,6 mill. kr. og dermed en forbedring fra sist måned på kr Mindreforbruket er resultatet av et negativt prognoseavvik på nettolønn på 1 mill.kr, 2 mill. kr på andre utgifter og et positivt avvik i inntekter på ca. 3 mill. kr. Avviket i inntekter er hovedsakelig knyttet til parkering og planavdeling samt en ompostering av husleierefusjon som tidligere har ligget hos andre enheter. Side37

38 Brutto lønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/- områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose Sentral/felles inkl.nav Avvik årsprognose 10 Fastlønn Variabel lønn Undervisning og oppveskt 10 Fastlønn Variabel lønn Helse og omsorg 10 Fastlønn Variabel lønn Kultur 10 Fastlønn Variabel lønn Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Brutto lønn pr. måned Regnskap Budsjett Regnskap 2014 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Side38

39 Tabellen over viser bruttolønnsutviklingen i kroner. I mars er bruttolønnsbelastningen 1 mill. kr høyere enn periodisert budsjett. Det presiseres at periodiseringen ikke er 100 % nøyaktig ettersom den i hovedsak gjøres på et overordnet nivå. Dersom rådmannen finner det nødvendig vil periodiseringen bli endret i løpet av året. Brutto lønn i mars 2015 er 633 kkr høyere enn i tilsvarende periode i fjor. Denne økningen må ses i sammenheng med at det både har vært et lønnsoppgjør og at antall årsverk er redusert i perioden. Kommunalavdeling undervisning, oppvekst og kultur har pr. mars en bruttolønnsprognose noe lavere enn budsjett, øvrige områder har en negativ bruttolønnsprognose. For flere av områdene vil merforbruket medføre tilsvarende merinntekter i forhold til budsjett, men for enkelte vil det også medføre nødvendige reduksjoner i form av avvikling av engasjementer og vikariater. Oppsummering av prognose og avvik Økonomirapport HK, eks. VAR og Havn Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Totalt Tall i kkr Usikre elementer Etter tre måneders drift er årsprognosen heftet med en betydelig grad av usikkerhet. Det er en betydelig usikkerhet knyttet til effekten av den pågående nedbemanningsprosessen som er budsjettert med 16,8 mill. kr i helse og omsorg. Skatteanslaget er i denne rapporten nedjustert med 8,8 mill. kr i forhold til budsjett, det er imidlertid fortsatt stor usikkerhet knyttet til hvor stor veksten vil bli på nasjonalt nivå i Etter en nedjustering av skatteanslaget med 8,8 mill. kr er fortsatt prognosen for skatteinntektene 21 mill. kr høyere enn faktiske inntekter i Skatt fra uføre skal som tidligere beskrevet bidra til å redusere skattesvikten, men ettersom Halden kommune opplevde tilnærmet ingen vekst fra 2013 til 2014 er det fortsatt en betydelig usikkerhet knyttet til nivået på skatteinntektene ved utgangen av året. Nexans opplever store utfordringer som følge av å være en underleverandør til oljebransjen og varslet nylig en nedbemanning ved at 90 personer vil motta oppsigelse i løpet av mai. Lavere investeringer i oljebransjen var en av årsakene til blant annet reduserte skatteinntekter i fjor. Nå er Haldensamfunnet også direkte berørt gjennom nedbemanningen ved Nexans. Rådmannen er klar på at nedbemanningen ved Nexans vil få konsekvenser og ringvirkninger for Haldensamfunnet. Det er et for tidlig stadium å anslå nivået på konsekvensene. Effekten av øvrige budsjetterte tiltak blant annet i NAV og undervisning og oppvekst er avgjørende for å oppnå balanse i Det arbeides med gjennomføring av tiltak, men det er fortsatt usikkerhet knyttet til effekten som skal oppnås i Prognosen forutsetter at det ikke blir noen økning i antall sosialhjelpsmottakere og at antall barn som er omfattet av tiltak i barnevernstjenesten er stabilt. Side39

40 Rådmannens tiltak for å oppnå balanse Rådmannen har et klart mål om å oppnå balanse i Det vil utarbeides nye tiltak som kan innebære ytterligere nedbemanning, redusering eller forslag om avvikling av enkelte tjenester. Økonomirapporten pr. februar ble behandlet i formannskapet , sak 2015/21 og i kommunestyret , sak 2015/34. Ved begge behandlingene ble det vedtatt at rådmannen skal legge frem en oversikt over ytterligere tiltak i forbindelse med neste formannskapsmøte. Rådmannen vil i den sammenheng informere formannskap og kommunestyre om at det jobbes med nye tiltak innen følgende områder: 1. SFO Rapporten fra Agenda Kaupang viser at kommunen har høyere enhetskostnader for SFO enn sammenliknbare kommuner. Rådmannen vurderer hvordan bemanningen ved kommunens SFO kan organiseres på en mer hensiktsmessig måte. 2. Grunnskole Rådmannen har et arbeid pågående for å utarbeide en ny timefordelingsmodell i grunnskolen. Modellen vil være klar til budsjettarbeidet for Reduserte leieutgifter Rådmannen arbeider fortsatt med å samordne kommunens virksomhet og avvikle enkelte eksterne leiekontrakter. 4. Arbeidstiltak NAV Rådmannen forsøker i størst mulig grad å legge til rette for arbeidstiltak for sosialhjelpsmottakere. Rådmannen har stor oppmerksomhet på stram styring, kostnadsreduserende tiltak og økte inntekter. Budsjettendringer Vil bli foreslått i forbindelse med tertialrapporten. Likviditet Grafen viser bruk av trekkrettigheten i perioden 10. februar 1. april: Kommunen fikk i budsjettet for 2015 godkjent en videreføring av trekkrettigheten fra 350 mkr til 450 mkr. Det ble varslet, mot slutten av 2014, at det kunne bli nødvendig å ta denne i bruk for å sikre betjening av kommunens forpliktelser. På grunn av anstrengt likviditet rundt perioder med lønnsutbetaling har rådmannen økt trekkrettigheten fra og med 1. februar Økningen tilsvarer litt mer enn en normal måned med lønnsutbetalinger. Kommunens likviditet vil være under press i lang tid fremover. Bakgrunnen for dette er gjeldende regelverk knyttet til beregning av pensjonspremier (som innbetales), som langt på vei Side40

41 skjer fra departementet, og kostnadsføringen av pensjonskostnaden. Differansen mellom disse er det såkalte premieavviket. Premieavviket har de siste årene variert fra mill. kr årlig. Det betyr at selv om kommunen går i balanse, vil likviditeten svekkes tilvarende. Det tas da ikke hensyn til eventuelle bevegelser i investeringsregnskapet som salg eller finansiering med egenkapital. De årene driftsregnskapet for eksempel viser et overskudd på 45 mill. kr for å dekke inn underskudd, vil fremdeles likviditeten svekks dersom premieavviket er over 45 mill. kr. Kommunes akkumulerte premieavvik inkl. arbeidsgiveravgift av dette, er 257 mill. kr. Litt forenklet beskrevet, gitt alle andre forhold i balanse ville behovet for trekkrettighet pr. i dag ha vært i denne størrelsen. I 2015 er det budsjettert med en inndekning av underskudd på 10 mill. kr som trekker likviditeten i positiv retning. Ubrukte lånemidler på til sammen 44 mill. kr (investeringer og startlån), samt bundne driftsfond på 35 mill. kr, vil imidlertid belaste likviditeten dersom de benyttes. I tillegg til dette vil altså premieavviket belastet likviditeten. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad Side41

42 Periode 15/03 Økonomirapport Fellesinntekter Periode Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Rammetilskudd Skatt inntekt/formue Skjønnstilskudd 0 0 Kompensasjonstilskudd Sum Statstilskudd Eiendomsskatt "Verk og bruk" Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" Sum Eiendomsskatt Momskompensasjon investeringsregnskapet Overføring investeringsregnskapet Sum netto mva-kompensasjon Renter løpende lån Renter formidlingslån Renter driftskonto Andre finanskostnader Avdrag lån Sum finansutgifter Renter bankinnskudd fond Renter utlån Utbytte fra selskaper Sum finansinntekter Motpost avskrivninger Andre inntekter Sum Ekstraordinære poster Underskuddsdekning Avsetning til/ bruk av bundne fond Avsetning til/ bruk av disposisjonsfond Sum disposisjoner Sum Fellesinntekter Side42

43 Kommentarer til avvikene: Sum Statstilskudd Skatt og rammetilskudd viser totalt et negativt avvik på 11,3 mill. kr. Det ble i forrige økonomirapport varslet et mulig avvik i skatteinntektene på opp i mot ca. 20 mill. kr. Det har siden forrige rapportering blitt kjent at det forventes at skatt fra uføre skal bidra til å demme opp for deler av skattesvikten. Det er i prognosen pr. mars en forventning om et avvik på 8,8 mill. kr knyttet til skatteinngangen. Dette anslaget er imidlertid heftet med en betydelig grad av usikkerhet. Sum Eiendomsskatt Prognosen for eiendomsskatt er beregnet ved å fremskrive første faktureringstermin. Dette gir en prognose som er 1,2 mill. kr bedre enn budsjett. Sum finansutgifter Prognosen for finansutgifter er redusert med 7,3 mill. kr. Fortsatt forventning om lave renter samt lavere minimumsavdrag enn budsjettert er årsaken. Sum finansinntekter Forventet utbytte er i prognosen økt med 0,7 mill. kr. Dette er knyttet til kundeutbytte fra Gjensidige som ikke er budsjettert. Disposisjoner Prognosen forutsetter en inndekning av akkumulert merforbruk på 10 mill. kr. Dette er i samsvar med budsjett. Fellesinntektene er i prognosen pr. mars 3,1 mill. kr lavere enn budsjettert. Sum Fellesinntekter Side43

44 NAV Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt : NAV Halden har et utfordrende år foran seg med en prognose som viser et avvik på 2,6 mkr. Det er en svak økning fra februar. Derimot rapporteres det om en nedgang i antall brukere med 24 personer. Viktig å merke seg at det også er nedgang i antall hovedmottagere av økonomisk sosialhjelp. Det er også en nedgang i gjennomsnittlig saksbehandlingstid fra 37 dager i februar til 25 i mars. Det samme med antall ungdommer. Prosjekt Rett ytelse viser også til at flere blir avklart mot statlige ytelser. Prosjekt Arbeid Først bidrar også til avklaring og aktivitet, et viktig prosjekt som utfører samfunnsnyttige oppgaver for Halden kommune. Bruttolønn: Artsgruppen viser et negativt avvik i prognosen, noe som skyldes manglende refusjoner fra sykepenger og refusjon lønn Nav-leder. Refusjoner: For marsrapporteringen er det innkommet kr i refusjoner i etterbetalte trygdeytelser. Ytterligere 10 personer i Rett Ytelse er avklart mot uføretrygd, også i disse sakene er det refusjoner som NAV Halden krever tilbakebetalt der hvor sosialhjelp er gitt. Behandlingstiden ved Nav forvaltning er nå fra 5-8 måneder. Nettolønn: Viser et avvik på ca Andre utgifter: Tabellen under viser en oversikt over hvilke områder det blir gitt sosialhjelp, boutgifter er det område som har hatt størst økning. Med de tiltakene vi har igangsatt, vil vi redusere utgifter til strøm og husleierestanse. Andre inntekter: Våre inntekter er refusjon fra trygdeytelser og tilskudd fra IMDI ved bosetting av flyktninger. Side44

45 Tiltak for å dekke inn avvik som er iverksatt eller under planlegging: Etter en organisasjonsendring tilbys 25 personer forvaltning av sin personlige økonomi. Vår erfaring er at flere som blir overført fra kommunale ytelser til statlige, ikke mestrer sine betalings forpliktelser. Formålet er å lære den enkelte til å disponere slik at det forhindrer husleie og strømrestanser. Det samme der hvor det er barnefamilier som ikke mestrer sin private økonomi. Arbeid Først, samarbeide mellom IPAS og NAV Halden fortsetter, økning til 15 personer i prosjektet til enhver tid. Det er nedfelt i lov om sosiale tjenester i NAV mulighet for at sosialhjelpsmottagere skal jobbe for ytelsen. Det igangsettes med 10 plasser hvor jobben skal utføres i kommunen. Det må følges opp og administreres innenfor allerede begrensede personalressurser. Det er etablert et beslutter-team som kvalitetssikrer og godkjenner alle vedtak før godkjenning. Fungerer også som internkontroll, forhindrer urettmessig utbetaling av økonomisk sosialhjelp og sikrer at brukerne får en hjelp som er forsvarlig. Boligoppfølger bidrar til oppfølging av brukere som har store utfordringer med å bo og betale sine regninger. Forhindrer utkastelser og restanser. Prosjekt «Mestring gjennom jobben» fortsetter, vi ser at tett oppfølging av brukerne bidrar til at det skjer en endring og flere har fått arbeid. Rett ytelse» MÅLTALL Januar Februar Mars Antall sosialhjelps- mottagere Sosialhjelp som hovedinntekt Sosialhjelp som hovedinntekt m/barn u/18 år Mottagere u/25 år Sosialhjelp som hovedinntekt u/25 år Gjennomsnittlig saksbehandlingstid Bruk av økonomisk sosialhjelp Ytelse Januar Februar Mars Husleie Husleierestanse Strøm Strømrestanse Livsopphold Supplerende livsopphold Barnehage/SFO Tannbehandling Side45

46 Sentraladministrasjon/ fellesfunksjoner Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Sentraladministrasjonen og fellesfunksjonene rapporterer om en positiv prognose på 4,6 mill. kr pr. mars. Brutto lønn: Prognosen viser et merforbruk på brutto lønn på 2,1 mill. kr. Deler av dette skyldes en uteglemt stilling i budsjettet. Økt langtidsfravær i økonomi og plan har medført en økning i avviket på brutto lønn fra forrige periode. Refusjoner: Det forventes refusjoner tilsvarende budsjett for Netto lønn: Netto lønn viser et negativt avvik på 2,2 mill. kr. Andre utgifter: Prognosen på andre utgifter viser et mindreforbruk på ca. 3,5 mill. kr. Dette er i hovedsak knyttet til utsatt oppstart av en privat barnehage. Barnehagen skulle opprinnelig ha oppstart i august 2015, men på grunn av usikkerhet knyttet til oppstartstidspunktet ble tilskuddet budsjettert på rådmannens område og ikke på kommunalavdelingens. Andre inntekter: Andre inntekter viser en prognose som er 3,2 mill. kr høyere enn budsjettert og er i hovedsak knyttet til bruk av bundne fond og samt enkelte økte tilskudd i forhold til budsjett. Side46

47 Undervisning og Oppvekst Mars 2015 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Kommunalavdelingen for Undervisning og oppvekst har et utfordrende år foran seg. Etter tre måneders drift av året rapporteres det om et negativt avvik på om lag 2,5 mkr. Det er ca 0,2 mkr i endring siden forrige rapportering pr februar 15. Målet vårt er fortsatt balanse ved årets utløp. Kommunalsjefen vil ha ekstra fokus på de områdene som beskrives under. Brutto lønn: Artsgruppen viser et positivt avvik på om lag 3,7 mkr. Tiltak som er planlagt fra høsten 15 og videreføring av tiltak vedtatt i økonomiplanen er innarbeidet i prognosen. Det vises for øvrig til forrige rapportering om allerede iverksatte tiltak. Det føres en stram og kritisk linje vedrørende vikarbruk. Refusjoner: Artsgruppen viser et positivt avvik i forhold til budsjett og en økning siden forrige rapportering. Dette henger sammen med høyere sykefravær enn beregnet. Netto lønn: Artsgruppen viser pr mars 15 et positivt avvik på om lag 5,4 mkr. Dette henger sammen med en endring i prognosen som beskrevet under avsnittet «brutto lønn». Andre utgifter: Artsgruppen viser et negativt avvik på om lag 8,3 mkr. Økningen fra forrige rapportering skyldes en justering på flere av utgiftspostene samt en høyere skolebetaling til Inspiria (vedtatt på et eiermøte) enn forutsatt i budsjettet. Økningen på denne artsgruppen må sees i noen sammenheng med økningen i artsgruppen «andre inntekter», en endring på om lag 1 mkr siden forrige rapportering. I tillegg er de utfordringene de samme på området barnevern som tidligere rapporter pr januar og februar d.s. Andre inntekter: Artsgruppen viser et positivt avvik på om lag 0,5 mkr. Dette er en forbedring på ca 1 mkr sett oppimot forrige rapportering. Side47

48 Tiltak for å dekke inn avvik: Tiltakene beskrevet i økonomirapporten pr februar 15 er under arbeid og implementering. I tillegg arbeides det nå med tilpasning av barnehagene etter årets etterspørsel når det gjelder barnehageplasser. Kommunalsjefen er i tett dialog og samhandling med barnehagestyrerne. Dette arbeidet følges videre opp i april og mai for mulig effekt fra august 15. Barnevernet fortsetter sitt arbeid med fokus på å redusere dyre institusjonsplasseringer. Side48

49 Kultur Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Enheten rapporterer nå på et positivt avvik på om lag 1,6 mkr. Endringen skyldes i hovedsak en stor forbedring på artsgruppen andre inntekter. Brutto lønn: Artsgruppen et positivt avvik på om lag 0,4 mkr. Mindreforbruket på lønn skyldes i hovedsak vakanser i enkelte stillinger. Det arbeides for å dekke opp de vakanser som skal besettes. Dette tar noe lenger tid enn forutsatt grunnet hensynet til overtallighetsutfordringene i kommunen. Refusjoner: Artsgruppen viser pr mars et lite positivt avvik i forhold til budsjett. Artsgruppen styres mot balanse. Netto lønn: Artsgruppen en positiv endring på om lag 0,4 mk. Endringen i prognosen skyldes et mindreforbruk for brutto lønn. Andre utgifter: Artsgruppen viser et negativt avvik sett oppimot rapporteringen pr februar 15. Økningen i artsgruppen skyldes påkrevde investeringer knyttet til lydanlegg i kultursalen samt utgifter knyttet til arrangementene der. Andre inntekter: Artsgruppen viser en klar forbedring og en økning i positiv prognose siden forrige rapportering. Endringen skyldes i både salgsinntekter knyttet til Haldenhistorien samt høyere billettinntekter i kultursalen. Tiltak for å dekke inn avvik: Utgiftsnivået må holdes nede og styres tramt Det tas sikte på en nærmere gjennomgang av KOSTRA tall for 2014 for om mulig å vurdere nye tiltak. Dette vil vi komme tilbake til ved neste rapportering Utnyttelsen av ledig kapasitet i kultursalen må optimaliseres. Etablere et tettere samarbeid og dialog med DNBE Side49

50 Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Helse og omsorg prognoserer etter tre måneders drift en prognose i balanse. Rådmannen understreker sterkt at prognosen er forbundet med betydelig grad av usikkerhet. Dette vil det redegjøres spesifikt og nærmere for i verbal delen under hvert hovedpunkt. Brutto lønn: Helse og omsorgstjenestene er en personell tung sektor. En vesentlig del av sektorens netto ramme er lønnskostnader. Bruttolønn prognoseres med et overforbruk av kr `. Merforbruket knytter seg i det vesentlige til følgende forhold: 1) 3,8` i uteblitt effekt av oppsigelsene for mars og april måned da oppsagte medarbeidere har stått i stilling utover oppsigelsestidspunktet. Kommunen har begjært for Tingretten at oppsagte medarbeidere fratrer sin stilling. Avgjørelse forventes å foreligge fra Tingrettens side siste uke i mars. 2) 1,1` knyttet til utbetaling av lønnsoppgjør relatert til driftsåret Det er avsatt tilsvarende beløp til inndekning av kostnaden under «andre inntekter». 3) 2` i økte kostnader for hjemmesykepleien relatert et forventet økt aktivitetspress på disse tjenestene. Sykehusets utskrivningspraksis, og det press dette legger på kommunehelsetjenesten, er tidligere grundig omtalt og redegjort for. 4) 5` i økte lønnskostnader som fordeles på følgende områder: - 1,5` ved institusjon. Årsak: Vikar sykdom økt med 0,5 mill, overtid økt med 0,6mkr, pensjon økt med 0,4mkr - 2,0` ved omsorgsboliger. Årsak: vikar sykdom økt med 1,1mkr, overtid økt med 0,5mkr, tillegg kveld/natt økt med 0,2mkr - 1,2` ved samlokaliserte boliger. Årsak: vikar sykdom økt med 0,3mkr, ekstrahjelp økt med 0,1mkr, overtid økt med 0,5mkr, pensjon økt med 0,3mkr Usikre forhold knyttet til brutto lønn: Det er gjennomført en grundig analyse og gjennomgang av den enkelte enhets innleverte prognose for å kunne gjøre en vurdering av nivået sett i et årsperspektiv. Side50

51 I budsjettet ligger det en forutsetning av effekt av nedbemanningsprosessen på kr 16,4 mill, tilsvarende effekt av de oppsagte årsverk med virkning fra 01 mars I rapporten er effekten av innsparingstiltaket redusert med kr 3,8 mill da oppsagte medarbeidere har stått i stilling utover oppsigelsestidspunktet. Kommunen har overfor Halden tingrett begjært fratreden fra stillingene. Kommunen forventer at endelig avklaring på dette spørsmålet vil foreligge innen utgangen av mars måned. Av andre forhold knyttet til brutto lønnsprognosen er det nødvendig å trekke frem den usikkerhet som alltid ligger i driftssituasjonen i en sektor som året rundt håndterer døgnbemannede helse og omsorgstjenester. Endringer i brukere og pasienters helsetilstand, nye tjenester som må iverksettes og andre uforutsette hendelser representerer en vesentlig utfordring i prognosearbeidet. Erfaringsmessig vil det i løpet av et driftsår alltid oppstå hendelser som krever ekstra ressursinnsats; enten knyttet til endringer i eksisterende pasienters bistandsbehov eller ved at nye pasienter og behov oppstår. Rådmannen vil ha et meget sterkt fokus på kostnadskontroll ved tildeling av nye tjenester, men understreker samtidig at hensynet til faglig forsvarlighet og brukeres rettskrav i noen tilfeller gjør det vanskelig å komme utenom at tjenester må vurderes selv man ikke på iverksettelsestidspunktet har budsjettmessig inndekning. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer en merinntekt knyttet til sykepengerefusjon på kr 970`. Det vises til at sykefraværsrapporten i januar og februar måned viser et høyere fravær enn for tilsvarende periode i Refusjonsnivået fra NAV i årets to første måneder gir grunn til å øke refusjonsanslaget noe. Dette vil imidlertid monitorers fortløpende og justeringer vil måtte forventes. Netto lønn: Netto lønn prognoseres med et avvik på kr 11,4 mill. Andre utgifter: Det prognoseres et merforbruk på kr ` Årsaken til økningen skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 6.5` overføringer fra fond innenfor flere områder. Dette er utgifter som knytter seg til iverksettelse og oppfølging av prosjekter som kommunen har fått ulike tilskudd til fra direktorat, fylkesmann, husbanken osv. Utgiften er ikke budsjettert og representerer i prognosen dermed en mer-utgift, men har en tilvarende motpost under «andre inntekter». 2) 1.5` i kommunalt boligtilskudd for leiligheter på Brygga 3) 1,0` i økte utgifter utover budsjett relatert til en enkeltbruker. Denne har en tilsvarende motpost under «andre inntekter». 4) 0,7` økning da utskrivningsklare pasienter blir værende på sykehus lengre. 5) 0,3` mer i boligtilskudd fra Husbanken Usikre forhold: Rådmannen finner grunn til å understreke en betydelig usikkerhet knyttet til prognosen for andre utgifter. Dette særlig knyttet opp mot at kommunens kostnader for avlastning til funksjonshemmede belastes på dette ansvaret. Som det er redegjort for under brutto lønn, er det slik at endringer i brukere og pasienters helsetilstand, nye tjenester som må iverksettes og andre uforutsette hendelser representerer en vesentlig utfordring i prognosearbeidet. Andre inntekter: Inntektene viser en merinntekt utover budsjett med kr `. Side51

52 Dette skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 6.5` fondsavsetninger innenfor flere områder j.fr ovennevnte tilsvarende utgift. 2) 1,8` i økt inntekt fra staten relatert til et statsfinansiert spesialtiltak rundt en enkeltbruker 3) 1.1` avsatt til lønnsoppgjør etter brudd Motposten/utgiften er belastet brutto lønn j.fr ovennevnte redegjørelse. 4) 0,9` merinntekt leieinntekter ved Karrestad og Brygga omsorgsboliger 5) 11,4`økt inntektsanslag knyttet til refusjonsordningen for særlig ressurskrevende tjenester. 6) 0,3` økte inntekter fra Husbanken Usikre forhold / nærmere kommentar: Rådmannen vil også i 2015 fortsatt ha et sterkt fokus på inntektsoptimaliserende tiltak og tilnærminger. Det er meget viktig at kommunen aktivt jobber for å maksimere effekten av ulike statlige tilskudds og refusjonsordninger for sektoren. Positive endringer vil forløpende rapporteres i tråd med de ulike tidsfristene for innsending av grunnlagsmateriale til Helsedirektoratet. På rapporteringstidspunktet har rådmannen valgt å øke inntektsanslaget for refusjonsordningen for særlig ressurskrevende tjenester med kr 11,4 mill utover budsjett. Det understrekes at denne forventede økningen er heftet med usikkerhet. Grunnlagsmaterialet er på rapporteringstidspunktet revisjonsgodkjent og oversendt Helsedirektoratet. Direktoratet står imidlertid fritt til å gjøre sine selvstendige vurderinger før utbetaling foretas, og inntektsanslaget kan derfor ikke anses som en sikker inntekt. Kommunen vil få klarhet i dette spørsmålet medio juni Tiltak for å dekke inn avvik: Som redegjort for ovenfor, vil man måtte påregne endringer i prognosen itråd med at nedbemanningsprosessen og de ulike faser denne inneholder kommer til avklaring. I tillegg vil man fortløpende monitorere det generelle driftsnivået opp mot avsatt budsjett og rapportere endringer og tiltak fortløpende. Kommunalavdelingen har intensivert arbeidet med å ikke besette ledige vikariater så langt dette overhodet er mulig uten å sette henynet til brukere og pasienters liv og helse i spill. Ethvert vikariat som holdes ubesatt, representerer et konkret innsparingtiltak. Side52

53 Teknisk Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Budsjettet til teknisk sektor er noe økt i forhold til fjorårets budsjett. Rammen for 2015 tilsvarer i hovedsak resultatet for sektoren i Dette medfører en fortsatt stram linje for alle driftsområder. Sektoren kan ved utgangen av mars rapportere om en prognose som tilsier et mindreforbruk på ca ,- for Dette er en forbedring på ,- fra forrige økonomirapportering. Forbedringen skyldes i hovedsak en ompostering av husleierefusjoner som tidligere har ligget på funksjon sentral/felles som nå er overført eiendom. Dette er delvis refusjon for utgifter som eiendom har, og også har hatt tidligere. Brutto lønn: Bruttolønn har foreløpig et negativt prognoseavvik på ca. 1,0 mkr for Dette innebefatter også ekstra utgifter til lønn i henhold til avtale om sikringstjenester på Svinesund kontrollområde. En utgift som igjen dekkes inn av en inntekt som føres i andre inntekter. Sektoren er i 2015 fortsatt avhengig av en meget nøktern bemanning i flere avdelinger, men har fra 1.4 ansatt en jurist i et vikariat i eiendomsavdelingen som erstatning for en ansatt i permisjon. Dette er hensyntatt også i denne prognosen. Refusjoner: Foreløpig et positivt prognoseavvik på ca ,- grunnet sykdom i sektoren. Dette er tilsvarende tall som tidligere rapportert. Sykefraværet i teknisk sektor for 1 kvartal ligger på 5,3 %. I første kvartal ligger fraværet på 1-16 dager på 2,1 %. Fravær dager og over 40 dager ligger på totalt 3,2 %. Netto lønn: Nettolønnsprognose tilsvarende et merforbruk på ca. 0,4 mkr pr mars. Viser til kommentarer over. Andre utgifter: Prognose pr mars tilsvarer et merforbruk i andre utgifter på tilsvarende ca 2,0 mkr og skyldes mindre avvik på flere områder, deriblant gatelys, park, veier og gater og miljø og landbruk samt et avvik på ca ,- i andre inntekter på Rokke. Inntektsbudsjettet på Rokke er justert noe ned i forhold til fjoråret. Midler til vedlikehold av bygning tilsier en videreføring av vedlikehold i tråd med siste år. I Side53

54 det vesentligste blir det utført arbeid i form av pålegg og absolutt påkrevde tiltak på eiendomsmassen. Veikapitalen i Halden er redusert med ytterligere 4 mkr i løpet av Det er lagt inn en beskjeden økning på veivedlikehold for 2015 og pr i dag har Halden kommune et etterslep på veivedlikehold på ca. 35 mkr i henhold til RoSy-rapport for Asfalteringsprogrammet for 2015 på ca. 4 mkr vil tilnærmingsvis utsette ytterligere økonomisk etterslep frem til Asfalteringsprogrammet med prioriterte gater og veier ble behandlet i HTPLM i februar. Arbeidet er igangsatt. Vi har feiret byjubileum. I den sammenheng har teknisk sektor bidratt på flere områder. Det er lagt inn ,- til dette arbeidet i budsjett Deler av arbeidet løses i samarbeid med NAV som har prosjekter knyttet til vedlikehold av statuer og paviljonger pågående. Den totale kostnaden for sektoren er ikke ferdigstilt, men vil legges frem i neste rapportering. Andre inntekter: Prognose tilsier et positivt avvik i inntekter tilsvarende ca. 3,1 mkr og er i hovedsak knyttet til inntektsprognosen på parkering, planavdelingen samt veier og gater. Brann rapporterer om en prognose tilsvarende ,- i merinntekt. Denne må imidlertid sees i sammenheng med en økt lønnsbelastning som nevnt tidligere i rapporten. Som nevnt i rapporter gjennom 2014 var det en utfordring knyttet til husleiekostnader. Sektoren har nå ansvar for alle husleiekostnader og utgiftene legges inn i budsjett. Dette har vært et mer krevende arbeid enn forutsatt, men det ser nå ut til at vi har bedre oversikt. Eiendom har mistet interne husleieinntekter på tilsvarende for St. Joseph, Rockehuset og Biblioteket. På en annen side er midler tilsvarende ca 2.0 mkr i husleierefusjoner nå overført eiendom som den faktiske betaler. Sum område: Positivt avvik i størrelsesorden ca ,- VAR Periode 03/15 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Side54

55 Totalt: Oversikt og resultat på VAR er sammensatt av mindreforbruk på 4 mkr på renovasjon, mindreforbruk på kr på vann og merforbruk på 1 mkr på avløp. Per i dag er det høy aktivitet når det gjelder vedlikehold. Dette gjelder spesielt avløp. Holdes aktiviteten oppe styres det mot et overforbruk her. Det er knyttet noe usikkerhet i forhold til avgiftsinntektene på fastledd. Her kan det se ut til inntektene blir noe høyere enn budsjettert. Dette vil fremkomme i neste rapportering. Aktiviteten og fremdriften innen investeringsområdene vil ha stor påvirkning på kapitalkostnadene for i år, avhengig av hvor store verdier som aktiveres. Renteutviklingen påvirker også området. På renovasjonsområdet er overføringen til Rokke i tråd med tidligere rapporter satt til 4,6 mkr for Dette er selvkost for det arbeidet som utføres på Rokke for renovasjonsordningen. For 2014 lå denne i budsjett med en overføring på 7,5 mkr med de følger dette fikk for det økonomiske resultatet på Rokke. For 2015 er nå budsjett og selvkost balansert. Side55

56 Vedlegg økonomirapport Regnskap pr. Budsjett Prognose Avvik Enhet mars pr. mars Fellesinntekter NAV Rådmannen IT Fellesfunksjoner Kommunalsjef personal, økonomi og IT Økonomi & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles Kultur & Idrett Sum Kultur & idrett Teknisk Forvaltning Miljø og Landbruk Plan Brann Rokke avfallsanlegg Teknisk Drift Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Folkvang skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Idd skole Risum skole Rødsberg skole Strupe skole Halden kompetansesenter PPT Barnehagene felles/private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Tistedal barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus Sum Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Sykehjem Hjemmebaserte tjenester Basistjenester Koordinerende fellestjenester Sum Helse og omsorg T O T A L T Vann Avløp Renovasjon Havn VAR og Havn Side56

57 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Advokatbistand kommunale tjenestemenn Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Fra tid til annen kan det forekomme at ansatte i Halden kommune blir innklaget i forlikssaker eller rettsaker som en konsekvens av å utføre sitt arbeid. I den anledning ønsker rådmannen å fremlegge et forslag til avtale som inngås mellom Halden kommune som arbeidsgiver og den ansatte. Dette vil være med på å sikre den ansattes rettigheter samt bidra til en forutsigbarhet og trygghet slik at ansatte lettere blir i stand til å utføre de oppgavene de er satt til å gjøre. Rådmannen skal i hvert enkelte tilfelle foreta en selvstendig vurdering av saken før eventuell avtale inngås. Dersom forlikssaken eller rettssaken gjelder rådmannen selv ligger beslutningen til ordfører. Spørsmålet om dekning av saksomkostninger for folkevalgte berøres ikke av denne avtalen, og rådmannen anbefaler at en tilsvarende vurdering gjøres for disse, men da av et vedtaksført politisk organ. Rådmannens innstilling: 1. Vedlagt avtale godkjennes og kan inngås mellom Halden kommune v/rådmannen og den ansatte etter en konkret forutgående vurdering av rådmannen. 2. Rådmannen utarbeider kriterier for vurderingen, og vil orientere administrasjonsutvalget om disse. 3. Kostnaden i hvert enkelt tilfelle skal som hovedregel ikke overstige kr ,-. Rådmannen kan i helt særskilte tilfeller øke rammen til kr ,- Side57

58 Avtale dekning av saksomkostninger m.m. i sak hvor Halden kommunes ansatt er innklagd eller innstevnet for domstolene i sak om utføring av tjenestehandlinger for Halden kommune. om 1. Denne avtalen er inngått mellom Halden kommune og ansattnr: navn angående dekning av saksomkostninger m.m. i forliksrådssak/rettssak.betegnelse 2. Med bakgrunn i administrasjonsutvalgets vedtak i sak PS forskutterer Halden kommune nødvendige saksomkostninger, gebyrer og idømte saksomkostninger for vedkommende avtalepart i denne avtalen for en nødvendig og rimelig ivaretakelse av dennes interesser i saken. Særlige rettslige skritt utover et nødvendig forsvar skal først drøftes med Halden kommune. 3. Halden kommunes forskuttering av dette forutsetter at det skal gjøres opp status når saken er slutt, og det er avgjort av retten hvem som idømmes saksomkostninger. Om den annen part dømmes til å dekke de saksomkostninger kommunen har lagt ut for, plikter kommunens avtalepart i denne avtalen å overføre slike mottatte beløp i sin helhet tilbake til kommunen, om ikke kommunen selv gis rett til å tre inn i kravet. 4. Avtaleparten ansatt i kommunen - får for øvrig dekket sine prosessutgifter slik at man holdes økonomisk skadeløs jf. regler og praksis ang. arbeidsgiveransvar og organansvar. Hensynet til at slike saker vanligvis er av offentlig interesse, og at det offentlige dekker saksomkostningene, tilsier at alle dokumenter i en slik sak også da skal sendes i kopi til Halden kommune, og dokumentene registreres som inngående post i kommunens alminnelige saksbehandlingssystem. Disse dokumentene blir underlagt de alminnelige regler for innsyn jf. reglene i offentlighetsloven, samt forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Ved underskrift på denne avtalen samtykker den private part til en slik praksis. I tvilstilfeller skal den private part få uttale seg til slik offentliggjøring. Dog har kommunen endelig avgjørings-myndighet. 5. Om den ansatte skulle bli dømt og/eller idømt erstatningsansvar fremlegges spørsmålet om kommunen skal støtte en videre anke, evt. spørsmålet om kommunen også skal påta seg å dekke idømt erstatning, til beslutning i folkevalgt organ, basert på sakens premisser og rettslige omstendigheter herunder igjen vurdert opp mot alminnelige erstatningsrettslige regler om evt. også personlig ansvar for den enkelte og regress. Kommunen bør som hovedregel innhente et eksternt råd i slike saker. Halden, den... For Halden kommune... ansatt Side58

59 Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Økonomi Erfaringer tilsier at dette ikke er av et stort omfang og slik sett ikke vil være en stor økonomisk belastning. Juridiske forhold Det presiseres at avtaleutkastet tar for seg forhold hvor ansatte blir innklagd pga tjenestehandlinger på vegne av Halden kommune. Rådmannen vil komme tilbake med kriterier vedrørende de juridiske forholdene, og legge disse frem til administrasjonsutvalget til orientering. Personal- og organisasjonsspørsmål En slik avtale vil bidra til en økt trygghet hos ansatte for å gjøre den jobben de er satt til å gjøre. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Haabeth Grindaker Martin Vik Side59

60 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedarbeidsmiljøutvalget 2015/ Hovedutvalg for administrasjon 2015/ Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk for 1. kvartal Sykefraværsrapport for 1.kvartal Sentral felles 3 Sykefraværsrapport for 1. kvartal Nav 4 Sykefraværsrapport for 1. kvartal Undervisning, oppvekst og kultur 5 Sykefraværsrapport for 1. kvartal Teknisk 6 Sykefraværsrapport for 1. kvartal Helse og omsorg Sykefraværsstatistikk og rapporter for 1. kvartal 2015 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Vedlagt saken er sykefraværsstatistikk for hele kommunen og pr. kommunalavdeling og NAV kommunal del. Det gjøres oppmerksom på at dette er foreløpige tall for mars og 1. kvartal. Korrigerte tall vil bli delt ut i møtet. Rapportene for kommunalavdelingene baserer seg også på de foreløpige tallene, dette for å kunne levere en mest mulig tidsmessig oppdatert rapport til utvalgene. Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk og rapporter for kommunalavdelingene for 1. kvartal 2015 tas til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side60