MØTEINNKALLING. Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf ,

Transkript

1 Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Trepartsutvalget Dato: Møtested: Trysil rådhus, Kommunestyresalen Tidspunkt: 08:00 Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf , Vararepresentanter møter bare når de blir innkalt som følge av forfall. 1

2 SAKSLISTE: Saksnr Innhold RS 16/1 Referatsaker RS 16/2 Protokoll fra møte i trepartsutvalget DRØS 16/1 Medarbeiderundersøkelse faktor medarbeiderundersøkelsen i Trysil kommune DRØS 16/2 Arbeidsgiverpolitikk - hovedmål og styringskriterier for arbeidsgiverpolitikken i Trysil kommune Underskrift leder:

3 RS 16/1 Referatsaker RS 16/2 Protokoll fra møte i trepartsutvalget

4 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 14022/2016 Arkiv: 032 Vår saksbehandler: Heidi Kveen Brustad Medarbeiderundersøkelse faktor medarbeiderundersøkelsen i Trysil kommune Saksnr Utvalg Møtedato 16/1 Trepartsutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Medarbeiderundersøkelse Infoskriv 10FAKTOR Notat til behandling i trepartsutvalget Bakgrunn Trysil kommune har ansvar for å opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i hele organisasjonen. Med bakgrunn i det har rådmann gjennomført en medarbeiderundersøkelse for å få en beskrivelse av tilstanden i arbeidsmiljøet i Trysil kommune. Resultatene skal benyttes som grunnlag for organisasjonsutvikling, men kan også benyttes i arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel og Trysil kommunes arbeidsgiverpolitikk. Om undersøkelsen 10-FAKTOR medarbeiderundersøkelse er utviklet av Kommuneforlaget for norske kommuner. Den er forankret i norsk og internasjonal forskning med Linda Lai, professor i ledelse og organisasjonspsykologi, ved Handelshøyskolen BI som ansvarlig for undersøkelsen. Undersøkelsen er i tråd med KS arbeidsgiverpolitiske satsning «Skodd for framtida» som benyttes i utviklingen av Trysil kommunes arbeidsgiverpolitikk, jf AMU-sak fra 16. mars Å sikre trygge, forutsigbare, men utviklende arbeidsforhold vil ha en stor betydning for å kunne beholde kvalifisert personell og rekruttere nye medarbeidere. Undersøkelsen vil derfor bidra til et verdifullt grunnlag for å videreutvikle Trysil kommune som en attraktiv arbeidsgiver. 10-faktor medarbeiderundersøkelsen er behandlet i AMU Faktorene har også betydning for å oppnå gode resultater i tjenesteproduksjonen. Undersøkelsen bygger på forskning om hva som er viktige faktorer for å oppnå et godt arbeidsmiljø. Det har betydning for den tjenesteytingen ansatte gir brukerne. Undersøkelsen er anonym, med 36 spørsmål (påstander) som knyttes dammen til de 10- faktorene. Det er satt en grense på minimum 5 ansatte i en avdeling/gruppe for å kunne ta ut resultatene fra undersøkelsen. Det er for å sikre anonymitet. Avdelinger/ledergrupper med mindre enn fem ansatte er satt sammen til større grupper. De 10 faktorene Undersøkelsen har fire tydelige kjennetegn: Forskningsbasert Fokusert og avgrenset Orientert både mot medarbeiderskap og ledelse Utviklingsorientert 4

5 Faktorene som måles i undersøkelsen er følgende: 1. Oppgavemotivasjon Motivasjon for oppgavene i seg selv («indre motivasjon»), det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende 2. Mestringstro Den enkeltes tiltro til egen jobbkompetanse og mulighet for å mestre utfordringer i jobbsammenheng 3. Selvstendighet Opplevelse av tillit og mulighet til å jobbe selvstendig («autonomi»), basert på egen kompetanse og innenfor en definert jobbrolle 4. Bruk av kompetanse Opplevd bruk av egen kompetanse på en god måte i nåværende jobb («kompetansemobilisering») 5. Mestringsorientert ledelse Ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra sine forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste 6. Rolleklarhet Tydelig definerte og kommuniserte forventninger til rollen medarbeideren 7. Relevant kompetanseutvikling skal fylle Er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og dermed direkte relatert til kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. 8. Fleksibilitetsvilje Villighet til å være fleksibel på jobb, vilje til å tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav 9. Mestringsklima Kultur for å samarbeide, lære og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best 10. Nytteorientert motivasjon Gjennomføring Ønske og drivkraft for å bidra til andres måloppnåelse, dvs. gjøre noe nyttig og verdifullt for andre («prososial motivasjon»). Motivasjonsarbeidet har vært viktig for å sikre en høy deltakelse i undersøkelsen slik at den kan brukes i videre arbeid.. Oppfølging av undersøkelsen er en forutsetning for å starte en så omfattende undersøkelse. Rådmann så behov å benytte eksterne konsulenter til opplæring i gjennomføring og arbeidet med 10- faktor medarbeiderundersøkelsen. Konsulentfirma som benyttes KS- konsulentene as. Det er søkt og innvilget OU- midler til dekking av utgiftene ved bruk av konsulentene. Konsulentfirmaet har deltatt på to ledersamlinger der også hovedtillitsvalgte og hovedverneombud var med. Temaet på første samling var de 10 faktorene og gjennomføringen av undersøkelsen. På andre samling var temaet opplæring i bruk av resultatene i organisasjonsutviklingsarbeidet. Det gjenstår en samling høsten 2016 for å følge opp arbeidet. Før undersøkelsen ble gjennomført, gjorde lederne et godt arbeid med å informere og legge til rette for gjennomføringen. Både tillitsvalgte og verneombud har vært bidragsytere for å motivere til deltakelse. Lønns- og personalavdelingen har administrert undersøkelsen og laget informasjonsmateriell. Dert er nedlagt et betydelig arbeid for alle involverte for å få gjennomført medarbeiderundersøkelsen. Alle fast ansatte ble bedt om å delta i undersøkelsen. Av 691 fast ansatte svarte 620 personer. Det er en svarprosent på 90 %. Det er en høy deltakelse.. Resultat Resultat av undersøkelsen vises nedenfor. Bak sammenligningstallene for Norge er det en populasjon på ansatte. I tillegg til tallkarakterene finnes det kurver som viser svarfordelingen for hver faktor. Det vil være til nytte ved videre arbeid med undersøkelsen. 10-FAKTOR KS' medarbeiderundersøkelse Trysil Faktor Navn Trysil Norge Beskrivelse Faktor 1 Oppgavemotivasjon 4,2 4,3 Motivasjonen for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende. (Også 5

6 kalt indre jobbmotivasjon) Faktor 2 Mestringstro 4,3 4,3 Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. Faktor 3 Selvstendighet 4,2 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. Faktor 4 Bruk av kompetanse 4,1 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. Faktor 5 Mestringsorientert ledelse 3,8 3,9 Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Faktor 6 Rolleklarhet 4,2 4,3 Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling 3,6 3,7 Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. Faktor 8 Fleksibilitetsvilje 4,5 4,5 Medarbeiderens villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. Faktor 9 Mestringsklima 3,9 4,1 I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. Faktor 10 Nytteorientert motivasjon 4,7 4,7 Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte, positive effekter. Arbeid med resultatene Nedenunder skisseres den videre prosessen med 10-faktormedarbeiderundersøkelsen. Følgende trinn skal benyttes i prosessen: 6

7 Trinn 3: Trinn 2: Tiltak Målsetting for Trinn utviklingsar 1: Analyse av resultatene beidet bearbeidelse og forankring Figur 1 Videre arbeid Innen sommerferien: Alle ansatte skal få presentert resultatet av undersøkelsen, helst i muntlig form. Det er først og fremst tallkarakterene som er viktige. Kuvene for hver enkelt faktor kan brukes mer i det videre arbeidet. Utskift på papir som leveres ansatte kan være en god måte å nå alle. Innen : Alle avdelingene skal ha startet arbeidet med og prioriteringen av faktor/er som de ønsker å arbeide med. Arbeidet forutsetter at det minimum gjøres en jobb i arbeidsmiljøgruppen, men aller helst bør alle ansatte involveres. September: Arbeid med analyse, bearbeiding og forankring. Ledermøte 2. uke i september: I dette møte blir det tilbakemelding hvor langt avdelingen/gruppene har kommet samt å hjelpe hverandre med å komme videre (gruppearbeid). Innen midten av oktober Målsetting for utviklingsarbeidet Alle avdelingene skal ha startet arbeidet med velge ut punkter å jobbe med, samt målsetting for disse Vi bruker dagen til å forberede arbeidet med handlingsplan. Innen Handlingsplanen skal være ferdigstilt. Veien videre: Det viktige arbeidet i hver ledergruppe/avdeling fortsetter. 7

8 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 8345/2016 Arkiv: 032 Vår saksbehandler: Lasse Bolstad Medarbeiderundersøkelse 2016 Saksnr Utvalg Møtedato Arbeidsmiljøutvalget Saksdokumenter vedlagt: Øvrige saksdokumenter: 10-faktor en innføring Arbeidshefte for ledere og medarbeidere KS veileder til oppfølgingsarbeid Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget støtter gjennomføringen av en felles arbeidsmiljøkartlegging (10-faktor medarbeiderundersøkelse) i løpet av mai Tidsplanen slik den fremgår av saken legges til grunn for videre oppfølging. AMU ber om at det orienteres kort om hovedtrekkene fra resultatet i utvalgets møte 10. juni. AMU ber om status på det pågående arbeidet i utvalgets møter ut året. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 8

9 Bakgrunn Som arbeidsgiver har Trysil kommune ansvar for å opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i hele organisasjonen. Rådmannen ønsker å gjøre en arbeidsmiljøkartlegging for å få en tilfredsstillende beskrivelse av tilstanden i arbeidsmiljøet. Resultatene tenkes brukt inn i arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel og Trysil kommunes arbeidsgiverpolitikk, samt som grunnlag for organisasjonsutvikling. Arbeidsmiljøutvalgets ansvar er å påse at arbeidsgiver opprettholder et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. AMU deltar derfor i prosesser rundt kartlegginger og undersøkelser, oppfølgingstiltak og resultater fra arbeidsmiljøarbeidet i kommunen. Utvalget har på den måten også en berettiget interesse av at det gjennomføres en slik undersøkelse, for på eget grunnlag å vurdere statusen på arbeidsmiljøet i Trysil kommune. Rådmannen legger i denne saken frem bakgrunnsinformasjon og fremdriftsplan for kartleggings- og utviklingsarbeidet som tenkes gjennomført i Om undersøkelsen Trysil kommune har gjennom en abonnementsavtale med Kommuneforlaget tilgang til en nyutviklet undersøkelse, kalt 10-FAKTOR medarbeiderundersøkelse, og ønsker å ta denne i bruk. Et av særtrekkene ved undersøkelsen er at den er spesifikt utviklet for kommuneorganisasjoner, med solid faglig forankring i norsk og internasjonal forskning rund anerkjente ledelsesprinsipper. Faglig rådgiver for utvikling av 10-FAKTOR er Linda Lai, professor i ledelse og organisasjonspsykologi, ved Handelshøyskolen BI. Mer informasjon om undersøkelsen er tilgjengelig på nettstedet Undersøkelsen er i tråd med KS arbeidsgiverpolitiske satsning «Skodd for framtida», og er også knyttet opp til Trysil kommunes utvikling av egen arbeidsgiverpolitikk, jf AMU-sak fra 16. mars Å sikre trygge, forutsigbare, men utviklende arbeidsforhold vil ha en stor betydning for å kunne beholde kvalifisert personell og rekruttere nye medarbeidere. Undersøkelsen vil gi oss et verdifullt grunnlag for å videreutvikle Trysil kommune som en attraktiv arbeidsgiver. De 10 faktorene Nedenfor følger hovedtrekkene ved undersøkelsen. Utfyllende informasjon kan leses i referert dokument under øvrige saksdokumenter: «10-FAKTOR En innføring». Der går KS også gjennom hvordan de ulike faktorene påvirker hverandre noe som er vesentlig å vite når man skal følge opp resultatene. Faktorene som måles i undersøkelsen er: 1. Oppgavemotivasjon Motivasjon for oppgavene i seg selv («indre motivasjon»), det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende 2. Mestringstro Den enkeltes tiltro til egen jobbkompetanse og mulighet for å mestre utfordringer i jobbsammenheng 3. Selvstendighet Opplevelse av tillit og mulighet til å jobbe selvstendig («autonomi»), basert på egen kompetanse og innenfor en definert jobbrolle 4. Bruk av kompetanse Opplevd bruk av egen kompetanse på en god måte i nåværende jobb («kompetansemobilisering») 5. Mestringsorientert ledelse Ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra sine forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste 6. Rolleklarhet Tydelig definerte og kommuniserte forventninger til rollen 7. Relevant kompetanseutvikling medarbeideren skal fylle Er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og dermed direkte relatert til kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. 8. Fleksibilitetsvilje Villighet til å være fleksibel på jobb, vilje til å tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav 9. Mestringsklima Kultur for å samarbeide, lære og gjøre hverandre gode, fremfor å 9

10 10. Nytteorientert motivasjon rivalisere om å bli best Ønske og drivkraft for å bidra til andres måloppnåelse, dvs. gjøre noe nyttig og verdifullt for andre («prososial motivasjon»). Undersøkelsen har fire tydelige kjennetegn: Forskningsbasert Fokusert og avgrenset Orientert både mot medarbeiderskap og ledelse Utviklingsorientert Undersøkelsen bygger på forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for å oppnå gode resultater i tjenesteproduksjonen ikke bare søken etter et godt arbeidsmiljø som et mål i seg selv. Det er altså en klar statistisk kobling mellom resultatene i undersøkelsen og brukernes opplevelse av kvaliteten på tjenestene vi leverer. På den måten kan kommunen forvente å oppnå bedre kvalitet i tjenesteytingen ved å jobbe målrettet for å forbedre arbeidsmiljøet knyttet til disse ti faktorene (undersøkelsen i seg selv gir imidlertid ikke svar på kvaliteten i tjenestene, dette må det gjøres egne målinger på gjennom bruker- /innbyggerundersøkelser). Det er valgt ut 10 faktorer som er dokumentert viktige gjennom arbeidsmiljøforskning, som måles gjennom et spørrebatteri på mellom 3-5 påstander per faktor. Påstandene er nøye selektert gjennom forskningsprosesser for å identifisere påstander som har størst mulig innvirkning på den samlede scoren per faktor. Det som måles er medarbeidernes oppfatninger av viktige forhold på arbeidsplassen, og holdninger til jobben de har. Man beveger seg med andre ord bort fra typiske «sett terningkast på din leder» eller mer «øyeblikksbilde»-baserte undersøkelser som kan være krevende å håndtere for enkeltledere. Undersøkelsen tar kort tid å svare på (mindre enn 1 time), og består av 35 påstander totalt med en 5- delt skala fra «svært uenig» til «svært enig». Medarbeideren skal svare raskt og spontant på påstandene, uten å ha øvd seg på temaene i forkant. På grunn av den klare avgrensingen knyttet til faktorenes og påstandenes sammenheng, skal ikke undersøkelsen endres på, stykkes opp, eller gjøres i sammenheng med andre undersøkelser. Resultatets validitet og reliabilitet avhenger av at undersøkelsen gjennomføres etter det fastlagte opplegget. Navnene på faktorene brukes ikke i selve undersøkelsen, for å unngå feilkilder i målingen. Medarbeidere behøver heller ikke kjenne til de ti faktorene, og skal ikke ha noen spesiell innføring i undersøkelsen før de skal svare. Dette vil tvert i mot kunne forstyrre måten de svarer på, og dermed svekke gjennomførelsen. Men, når arbeidet med forbedring og utvikling starter i etterkant, er det naturligvis avgjørende med innsikt i faktorene og hvordan man kan oppnå forbedringer i hver enkelt faktor. Undersøkelsen er designet for å fange opp elementer både på medarbeider-, gruppe-, leder- og organisasjonsnivå. Resultatene skal derfor kunne danne grunnlag for utvikling av både medarbeidere, leder og organisasjon. Felles for alle faktorene er at resultatet man ender opp med kan påvirkes gjennom utøvelse av ledelse. Det måles altså ikke momenter som ligger utenfor lederens og medarbeidernes eget handlingsrom å få gjort noe med. Det er klare statistiske koblinger innbyrdes mellom de ulike faktorene, dvs hvordan de påvirker hverandre og hvordan man best går i gang med utviklingsarbeid for å forbedre de enkelte faktorene. Noen forhold er karakterisert fra forskerhold som uvanlig sterke sammenhenger, der over 50% av variasjonene i en faktor kan forklares ut fra innsatsen på de andre faktorene. I praksis vil det si at vi både får en måling på tilstanden til faktoren, samt et tydelig signal om hvor vi må sette inn støtet for å utbedre arbeidsmiljøet for å oppnå en bedre måling neste gang. Det understrekes fra KS at vi ikke skal gi oppmerksomhet til måleindikatorene, dvs enkeltpåstandene under hver enkelt faktor, og svarene på disse når vi jobber med utviklingsarbeidet i etterkant. Måleindikatorene er spesielt relevante symptomer på det vi ønsker å måle, og er ikke dekkende alene for å vite hva man trenger å jobbe videre med for å bli bedre. Altså skal man ikke se konkret på enkeltpåstander og forsøke å påvirke disse direkte for å oppnå en bedre score. Det er sammenhengen 10

11 mellom påstandene som gir det statistisk kvalifiserte grunnlaget for å kunne si noe om hvilke områder som bør prioriteres og da er det faktorene som helhet som må søkes forbedret, ikke de underliggende spørsmålene. Vurdering Gjennomføring Alle fast ansatte skal delta i undersøkelsen. Undersøkelsen er åpen for besvarelser i 10 dager, og det planlegges for en undersøkelsesperiode fra ca 11. mai. Administrering av undersøkelsen skjer i Lønnsog personalavdelingen. Undersøkelsen er nettbasert via krypterte skjemaer, men det er mulig å besvare den per papir hvis Trysil kommune velger å åpne opp for det. Papirbesvarelser lager imidlertid noen utfordringer knyttet til administrasjon (utdeling, innhenting, registrering) samt at det gjør det krevende å sikre/garantere full anonymitet. Rådmannen ønsker i stedet å tilrettelegge svært bredt for at alle ansatte har tilfredsstillende tilgang til PC-utstyr i perioden undersøkelsen pågår, og avsatt tid i egen arbeidstid, slik at papirskjema ikke tas i bruk. Ansatte er på forhånd plassert i en organisasjonsstruktur med inndeling etter standardiserte tjenesteområder (for å sikre mulighet for å sammenligne på tvers av kommuner), og deretter ned på nivå med enkeltavdelinger. Det er dette som er utgangspunktet for all rapportering av resultater. Minste størrelse per avdeling er 5 ansatte, for å kunne ivareta full anonymitet i besvarelsene. Avdelinger med 5 eller færre ansatte må i organisasjonsstrukturen slås sammen med andre avdelinger som har mest mulig likhetstrekk. Det er relativt få avdelinger der dette er aktuelt for vår del, og det er gode muligheter for å finne tilfredsstillende grupperinger etter rådmannens syn. Slike små avdelinger jobber likevel «alene» med å følge opp resultatene. Dette er metodisk uproblematisk i følge KS, siden det uansett i avdelingene skal være selvstendig dialog rundt hvilke faktorer som oppfattes som mest nødvendig å jobbe videre med. Anonymitet har absolutt forrang, og det er ikke mulig å avvike fra dette. Ingen i Trysil kommune vil få tilgang til data fra avdelinger med mindre enn 5 ansatte, ikke engang rådmannen. Faktisk vil heller ikke rådata fra større avdelinger bli gjort tilgjengelig for noen i Trysil kommune vi mottar bare aggregerte data ut fra den organisasjonsstrukturen vi selv bygger opp. Dette er svært viktig å informere godt om til alle medarbeidere, for å sikre trygghet om at anonymiteten ivaretas fullt ut. Svarprosenten er en svært viktig indikator på om resultatet er representativt, og dermed legitimt og godt egnet for å styre utviklingsarbeidet etter. Råd fra KS er at 50% er for lite til å være god hjelp i å prioritere utviklingsområder, og er på mange måter et sykdomstegn for arbeidsmiljøet i seg selv. Over 70% begynner å bli akseptabelt, og over 80% er ansett å være bra. Et mål på 70% må sies å være et absolutt minimum å strekke seg etter. Rådmannen må underveis i undersøkelsen følge nøye med på svarprosenten, og sette i gang tiltak hvis det viser seg at vi ikke når et mål på minst 70% deltakelse. Det kan for eksempel være å stille pc-er til disposisjon, gi praktisk veiledning og sette av tid til at medarbeiderne kan besvare undersøkelsen. Det er viktig at de enkelte lederne tar ansvar for å sikre en høy deltakelse i sin avdeling, med de tiltak som synes nødvendig. For å unngå det forskerne kaller «måletretthet» og at medarbeidere kjenner igjen påstandene noe som begge deler vil påvirke resultatets gyldighet er det anbefalt at undersøkelsen gjennomføres med to års mellomrom. En undersøkelse i 2016 vil dermed følges av en ny undersøkelse i Dette gir også to år med arbeidstid for å iverksette de forbedringene man blir enige om gjennom første undersøkelse. Videre arbeid Kartlegginger som dette må etterfølges av et forpliktende utviklings- og forbedringsarbeid, ellers er det en øvelse uten nytteverdi. Rådmannen har besluttet å benytte ekstern bistand som veiledning gjennom denne prosessen. KS-Konsulent, et datterselskap av KS og dermed godt kjent med både undersøkelsen og den kommunale hverdag, er engasjert for å bistå i planlegging og oppfølging. Det er innledningsvis 11

12 avtalt tre felles samlinger med bistand fra selskapet. I tillegg er det gjennomført en orientering om oppstart til alle ledere, samt til alle fagorganisasjoner (20. mars). Selve målingen/undersøkelsen utgjør en svært liten del av arbeidet. Innsatsen må legges i fortolking og bearbeiding av resultatene både sentralt og ute i de enkelte avdelingene, identifisering og prioritering av utviklingsområder, samt utarbeiding av tiltak for å forbedre arbeidsmiljøet innenfor de områdene man har plukket ut. Dette krever kompetanse, oppmerksomhet og innsats ikke bare hos ledere, men hos alle medarbeidere. Forbedringstiltak må komme som resultat av lokale prosesser, der god involvering er en kritisk suksessfaktor. Avdelingsledere har hovedansvaret for oppfølgingsarbeidet i sin avdeling. Dette henger naturligvis sammen med at faktorene er påvirkningsbare gjennom utøvelse av ledelse, dvs lederne er selv premissleverandører for de endringene som er nødvendige for å få til forbedringer. De har sine viktige støttespillere i de ansattes representanter fra både vernetjenesten og fagorganisasjonene. Overordnet ledelse har ansvar for å etterspørre resultater i de enkelte avdelinger, samt se på tiltak og handlingsplaner på felles nivå. Hva kan vi så vente oss når resultatet foreligger 1. juni (se milepæler nedenfor)? Helt konkret vil Trysil kommune (ved Lønns- og personalavdelingen) motta rapporter på de ti faktorene, fordelt per enhet i den oppsatte organisasjonsstrukturen. Disse presenteres i Samling 2 med KS-Konsulent, 1. juni. Der planlegger lederne sine avdelingsvise presentasjoner av resultatene, som skal skje snarest mulig (som hovedregel innen midten av juni). Siden dette er første gjennomføring av undersøkelsen er det vanskelig å si noe konkret om hva vi kan forvente av resultater. Vil eksempelvis 3,4 eller 4,2 på Faktor 6 - «Rolleklarhet» være ansett som godt nok? Og hvor fleksible er nå egentlig våre medarbeidere på en skala fra 1 til 5, ut fra deres egen opplevelse? Til neste undersøkelse vil det være naturlig å tallfeste mål per faktor, både overordnet og per avdeling, for å kunne etterlyse en ønsket utvikling. I denne omgang er det derfor ekstra viktig å presisere at målingen og individuelle tall ikke er en «ensidig dom», men snarere begynnelsen på et utviklingsarbeid. Rådmannen viser spesielt til det refererte heftet under Øvrige saksdokumenter, Arbeidshefte for ledere og medarbeidere, for måten resultatene skal brukes til forbedringsarbeidet videre. Det er ikke om avdelingen scorer 3,9 eller 4,1 som er det avgjørende, men hva scoren kan indikere om vårt arbeidsmiljø og deretter hvordan vi jobber for å endre vår kultur til det bedre som følge av hva vi nå vet. Det behøver heller ikke være de faktorene med lavest score som er de som man bestemmer seg for å jobbe videre med, jf hvordan faktorene påvirker hverandre innbyrdes. Videre er det viktig for et godt utviklingsarbeid at medarbeiderne involveres allerede i analysen av resultatene fra undersøkelsen, noe opplegget fra KS-Konsulent legger opp til i tråd med nevnte arbeidshefte. Hovedmilepæler 10-FAKTOR medarbeiderundersøkelse: Dato Aktivitet 30. mars Orientering til alle ledere, i felles ledersamling (Deltakelse fra KS-Konsulent) 20. april Orientering til alle hovedtillitsvalgte i sentralt samarbeidsforum 20. april AMU-møte. Sak om plan for gjennomføring og oppfølging. 27. april SAMLING 1: KS-Konsulent. Alle ledere + HTV er + HVO Oppstartsinformasjon, forberedelse til gjennomføring. ca 11. mai Undersøkelsen starter + 10 dager Undersøkelsen lukkes SAMLING 2: KS-Konsulent. Alle ledere + HTV er + HVO 1. juni Presentasjon og oppfølging av resultater. Arbeid med tolkning og plan for involvering ute i avdelingene. 10. juni AMU-møte. Orientering til utvalget om resultater og fremdrift. 23. november SAMLING 3: KS-Konsulent. Alle ledere + HTV er + HVO Bistand til videre arbeid med resultatene kvalitet, effektivitet og arbeidsmiljøfaktorer. 12

13 Konklusjon Rådmannen ønsker å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse i løpet av mai 2016, med oppfølgingsarbeid både sentralt og i de enkelte avdelingene for å forbedre arbeidsmiljøet og kvaliteten i tjenestene vi leverer. Det er avgjørende med god involvering underveis i prosessen, både med representanter fra de tillitsvalgte men også direkte med de enkelte medarbeidere. KS-Konsulent vil sammen med rådmannen og hans stab bidra til at ledere og tillitsvalgte har nødvendig kompetanse til å gjennomføre utviklingsarbeidet som følger etter undersøkelsen. AMU involveres jevnt gjennom prosessen, og inviteres til å etterspørre både orienteringer og tiltak som utvalget ser som nødvendig. Spesielt vil det være aktuelt å følge tett med på de avdelinger/faktorer som scorer tydelig lavt i forhold til forventningene, men også å etterspørre erfaringsoverføringer fra områder som har en høy score. Tidsplanen i denne saken legges til grunn for arbeidet videre med resultatene fra undersøkelsen. Rådmannen foreslår at AMU slutter seg til følgende innstilling: Arbeidsmiljøutvalget støtter gjennomføringen av en felles arbeidsmiljøkartlegging (10-faktor medarbeiderundersøkelse) i løpet av mai Tidsplanen slik den fremgår av saken legges til grunn for videre oppfølging. AMU ber om at det orienteres kort om hovedtrekkene fra resultatet i utvalgets møte 10. juni. AMU ber om status på det pågående arbeidet i utvalgets møter ut året. 13

14 10-FAKTOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Trysil kommune gjennomfører mellom mai 2016 en medarbeiderundersøkelse blant alle fast ansatte i kommunen. Hvem? Alle faste ansatte deltar i undersøkelsen. Du skal svare i perioden fra 10. mai til og med 25. mai. Hvordan? Undersøkelsen gjennomføres på internett. Du får bruke PC/nettbrett på jobb, men du kan også bruke eget utstyr hjemme om du ønsker det. Alle faste ansatte får 10. mai utdelt en lapp med engangspassord til undersøkelsen. På lappen står avdelingstilhørigheten din og nettadressen til undersøkelsen: 10faktor.kommuneforlaget.no: I arbeidstiden? Du skal få tilrettelagt arbeidsoppgavene dine slik at du kan svare på undersøkelsen i arbeidstiden. Spørsmål? Ta kontakt med din nærmeste leder dersom du har spørsmål til undersøkelsen, om tilgang og/eller bruk av PC-utstyr, prioriteringer av arbeidsoppgaver slik at du får besvart i tide, eller hvordan oppfølgingen er tenkt å skje. Hvorfor medarbeiderundersøkelse? Medarbeiderundersøkelsen er et verktøy for å kartlegge og følge opp arbeidsmiljøet på din arbeidsplass og for kommunen som helhet. Resultatene fra undersøkelsen vil være et viktig grunnlag for å utvikle gode arbeidsforhold og gode kommunale tjenester. Svare på undersøkelsen Du blir bedt om å ta stilling til 36 påstander. Du skal svare raskt og spontant, uten å tenke lenge over hver påstand. Det tar minutter. Et eksempel på en påstand er: Jeg har mulighet til å tenke og handle selvstendig i jobben min. Skalaen er femdelt fra svært uenig til svært enig. 10-FAKTOR er en forholdsvis kort og fokusert undersøkelse, laget spesielt for norske kommuner av KS og arbeidslivsforskere. Undersøkelsen tar utgangspunkt i 10 faktorer, som det er bevist at lar seg påvirke gjennom utøvelse av god ledelse. Du svarer på spørsmålene ut fra din egen avdeling og nærmeste leder. 14

15 Hva med bakgrunnsdata som jeg oppgir? Alle som svarer på undersøkelsen vil bli bedt om å oppgi bakgrunnsdata som kjønn, alder, utdanningsnivå, stillingsprosent og eventuelt lederansvar. Opplysningene rapporteres kun på kommunenivå, ikke på lavere nivå i organisasjonen, for å sikre medarbeidernes anonymitet. Det er ingen i Trysil kommune som vil få tilgang til å lese enkeltbesvarelser. Alle rapporter vil være sammenlagte tall fra minst fem besvarelser. Din besvarelse vil ikke kunne spores tilbake til deg. Husk å svare! mai. 10-FAKTOR MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Hva måler undersøkelsen? Undersøkelsen måler oppfatninger av forhold på arbeidsplassen, som for eksempel tydelig kommuniserte forventninger, muligheter til å jobbe selvstendig, muligheter for relevant kompetanseutvikling og graden av mestringsorientert ledelse. I tillegg måles dine holdninger til jobben, som for eksempel motivasjon, mestringstro og viljen til å være fleksibel. Oppfølging av 10FAKTOR Resultatene fra undersøkelsen kan hentes ut på alle enheter med minst fem svar registrert. Derfor er det viktig med en høy svarprosent. Rapporter lages både på kommunenivå og avdelingsnivå. Når kommer resultatene? Ledere får tilgang til rapportene 1. juni, og skal dele dem med alle ansatte i sin avdeling så snart som mulig etter dette. Du får mer informasjon om oppfølging fra din nærmeste leder. Veien videre Det blir din nærmeste leder som tar initiativ til en oppfølgingsprosess når resultatene fra medarbeiderundersøkelsen foreligger. Du vil være en viktig medspiller gjennom å delta i diskusjoner og utarbeiding av utviklingstiltak for arbeidsplassen. Verneombudene og tillitsvalgte har også en viktig rolle i oppfølgingsarbeidet. Det er avdelingene sammen som lykkes i arbeidet med å sikre et godt arbeidsmiljø og gode tjenester til brukerne. Lykke til! 15 «Vi i Trysil kommune har bestemt oss for at vi skal gjennomføre en medarbeiderundersøkelse. Formålet med undersøkelsen er å høre din mening om arbeidsmiljøet, slik at vi kan utvikle tjenestene våre. Jeg ber om at du deltar.» Vennlig hilsen Jan Sævig rådmann

16 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 13935/2016 Arkiv: 400 Vår saksbehandler: Heidi Kveen Brustad Arbeidsgiverpolitikk - hovedmål og styringskriterier for arbeidsgiverpolitikken i Trysil kommune - trepartsutvalget Saksnr Utvalg Møtedato 16/2 Trepartsutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Prosjektplan Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune - godkjent av styringsgruppa Hovedarbeidsplan - Arbeidsgiverpolitikk Øvrige saksdokumenter: SWOT - analyse ledere SWOT- analyse tillitsvalgte Notat til behandling i trepartsutvalget Bakgrunn: Kommunestyret vedtok , P- sak 16/9, følgende: 1. Rådmannen får fullmakt til å utforme og gjennomføre en prosess med arbeidsgiverpolitikk. 2. Saken behandles i den formelle linja, men med trepartsutvalget som rådgivende utvalg. På bakgrunn av vedtaket er det utarbeidet en prosjektplan og en hovedarbeidsplan som styringsgruppa ved rådmann har godkjent. Prosjektplanen sier følgende: Mandat: Prosjektgruppa skal: utarbeide forslag til hovedmål for arbeidsgiverpolitikken og koordinere arbeidet i de tre arbeidsgruppene og sørge for at det utarbeides et helhetlig utkast til arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune. Frist for arbeidet settes foreløpig til Prosjektleder skal: være «motor» i prosjektarbeidet, noe som blant annet innebærer sørge for fremdrift, innkalle til møter og sørge for sekretariat for arbeidet. Videre å koordinere møter med styringsgruppe, prosjektgruppen og arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene skal: ta ansvar for å drive fram prosess innen sitt delansvarsområde og levere utkast til prosjektgruppe. Leder i arbeidsgruppene er medlemmer i prosjektgruppa. Hver arbeidsgruppe utarbeider mandat for sitt arbeid. Mandatet skal som minimum inneholde organisering, målsettinger, omfang og avgrensing, framdriftsplan, samt rammebetingelser og budsjett. Arbeidet skal avsluttes med en prosjektrapport. Denne skal som minimum inneholde sammendrag av funn, vurderinger av disse, samt konklusjon og anbefalinger i forhold til mandatet som er gitt. Hovedmål for prosjektet: Det skal utarbeides en helhetlig, felles arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune. Arbeidsgiverpolitikken skal bygge på Trysil kommunes visjon og verdigrunnlag. Arbeidet skal legge spesielt vekt på temaene ledelse, heltid og rekruttering og kompetanse. KS Skodd for framtida skal være et hjelpeverktøy i arbeidet. Resultatmål: Det skal utarbeides et dokument for Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune med hovedmål, og med delmål og styringskriterier for emnene Ledelse Heltid - Rekruttering og kompetanse Prosessen skal gjennomføres i henhold til handlingsplan for prosjektet. Dokumentet som utarbeides skal gi klar og entydig retning på utøvelsen av arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune. 16

17 Målgrupper og effektmål Målgruppen for Arbeidsgiverpolitikk er politikerne og administrative ledere i deres utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen. Alle ansatte må kjenne innholdet i arbeidsgiverpolitikken. Arbeidsgiverpolitikken skal være resultat av en prosess bygd på delaktighet. På denne måten håper vi å skape et eierforhold til innholdet i dokumentet. Alle skal bidra til at arbeidsgiverpolitikken gjennomføres. Trepartsutvalget skal være delaktig i prosessen. Arbeidet fram til nå. Prosjektgruppa har etter at prosjektplanen ble godkjent av rådmann, arbeidet med innledning til å formulere hovedmål og styringskriterier for arbeidsgiverpolitikken i Trysil kommune. For å sikre medvirkning og en bred prosess, det gjennomført både SWOT - analyse med ledergruppen i Trysil kommune og med hoved- og plasstillitsvalgte. SWOT- analyse en metode for å identifisere og forstå hva som kan være en bedrifts sterke og svake sider og hva som kan være muligheter og trusler. SWOT analysen i Trysil kommune viser at arbeidstakerne opplever trygge arbeidsplasser med gode fagmiljøer og godt arbeidsmiljø. Svakheter som nevnes er mangel på langsiktighet og vi-følelse. Muligheter framover er omdømmebygging, innovasjon og utviklingen av en god arbeidsgiverpolitikk med integrert livsfasepolitikk Trusselbilde kan bl.a. være manglede kapasitet og kompetanse til analyse og refleksjon om framtidens utfordringer. Fagorganisasjonene ser at trusselbilde kan være nasjonal kamp om kompetanse, passivitet i lønnspolitikk. Det er også gjennomført 10-faktor medarbeiderundersøkelse som kan brukes som bakgrunn for formulering av mål og styringskriterier. Resultatet av undersøkelsen legges fram i egen sak. Prosjektgruppa har videre arbeidet med nedforstående problemstillinger som forberedelse til målformulering av hovedmålet. De samme problemstillingene legges fram for trepartsutvalget for å få innspill til målformuleringen av hovedmålet. Behandling i trepartsutvalget Rådmann legger fram følgende problemstilling for trepartsutvalget: Hovedmål og styringskriterier for arbeidsgiverpolitikken i Trysil kommune hva skal vektlegges? De største utfordringene for kommunesektoren framover er evne til nyskaping, og tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft. En strategisk arbeidsgiverpolitikk og tydelig ledelse er nøkler for å lykkes. Skodd for framtida Om verdier og forankring Hvilke verdier skal prege samspillet mellom politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte? Hvilke verdier skal vår organisasjon bygge på? Hva skal kjennetegne oss som organisasjon og som arbeidsgiver? Hvordan synliggjøres og forankres folkevalgtes arbeidsgiveransvar for oss? Om fornyelse og innovasjon Hvordan og på hvilke områder kan vi legge til rette for nye arbeidsmåter og organisering? Hvordan og på hvilke områder kan vi tenke nytt om kompetanse og rekruttering? Hvordan og på hvilke områder kan vi finne nye aktører og samarbeidspartnere i tjenesteutviklingen Hvordan og på hvilke områder kan vi tenke nytt om innbyggernes rolle og ansvar i utformingen av tjenestene? Anbefaling til trepartsutvalget Rådmann ber om at dette behandles i trepartsutvalgets møte den

18 Prosjektplan Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune Godkjent av styringsgruppa Mandat: 18

19 Kommunestyret vedtok , P- sak 16/9, følgende: Rådmannen får fullmakt til å utforme og gjennomføre en prosess med arbeidsgiverpolitikk. Saken behandles i den formelle linja, men med trepartsutvalget som rådgivende utvalg. På bakgrunn av dette har rådmann gitt følgende mandat: Prosjektgruppa skal: utarbeide forslag til hovedmål for arbeidsgiverpolitikken og koordinere arbeidet i de tre arbeidsgruppene og sørge for at det utarbeides et helhetlig utkast til arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune. Frist for arbeidet settes foreløpig til Prosjektleder skal: være «motor» i prosjektarbeidet, noe som blant annet innebærer sørge for fremdrift, innkalle til møter og sørge for sekretariat for arbeidet. Videre å koordinere møter med styringsgruppe, prosjektgruppen og arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene skal: ta ansvar for å drive fram prosess innen sitt delansvarsområde og levere utkast til prosjektgruppe. Leder i arbeidsgruppene er medlemmer i prosjektgruppa. Hver arbeidsgruppe utarbeider mandat for sitt arbeid. Mandatet skal som minimum inneholde organisering, målsettinger, omfang og avgrensing, framdriftsplan, samt rammebetingelser og budsjett. Arbeidet skal avsluttes med en prosjektrapport. Denne skal som minimum inneholde sammendrag av funn, vurderinger av disse, samt konklusjon og anbefalinger ifht mandatet som er gitt. 2. Statusbeskrivelse Hva er status hos oss i arbeidsgiverpolitikken? Arbeidsgiverpolitikken i Trysil kommune ble vedtatt i Den er utarbeidet i tråd med en mal fra KS-programmet «Stolt og unik». Ledere og tillitsvalgte var med i utarbeidelsen og det ble gjennomført en bred prosess. Den gjeldende arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune, danner sammen med Etiske retningslinjer og Lønnspolitiske retningslinjer grunnlaget for regelverk og rutiner i kommunen. Arbeidsgiverpolitikk har vært satt på dagordenen noen få ganger i ledergruppa, men til bruk i den praktiske hverdag har gjeldende «dokument» vært for lite konkret. Arbeidsgiverpolitikken er imidlertid tatt inn i Arbeidsreglementet og Introduksjonsprogrammet for nyansatte. Hovedutfordringer for Trysil kommune som arbeidsgiver Den administrative ledergruppa og prosjektgruppa har nedenunder satt opp noen hovedutfordringer de ser for Trysil kommune som arbeidsgiver Trysil kommune som en helhetlig organisasjon o Felles holdninger og praksis innen HR området (etikk) o Delingskultur utvikle Vi - følelse Kontinuerlig lederutvikling o Ufullstendig lederplattform Kompetanse og rekruttering o Mangel på enkelte yrkesgrupper o Alderssammensetning o Attraktivitet Deltidsstillinger o Høyt sykefravær innen enkelte områder 19

20 Økonomi, rasjonell utnyttelse av ressursene Prosjektgruppa får i oppdrag å gjennomføre en swot analyse før igangsetting av prosjektet. Denne skal ta for seg styrker, svakheter, muligheter og utfordringer med gjeldende arbeidsgiverpolitikk. Videre foretas en swot analyse for temaene ledelse, heltid og kompetanse og rekruttering. Det skal videre gjennomføres en medarbeiderundersøkelse, KF-kvalitet, 10-faktor undersøkelse, som en del av grunnlagsmaterialet for prosessen. 3. Visjoner og mål med ny arbeidsgiverpolitikk Visjon for Trysil kommune Stavtaket foran. Verdigrunnlaget i Trysil kommune Verdigrunnlaget skal synliggjøre normer og verdier som skal ligge til grunn for kommunens virksomhet. Trysils viktigste ressurs er de menneskene som bor her, deres kunnskaper, kultur og tradisjoner. Trysil kommunes virksomhet skal bygge på: Respekt for enkeltmennesket Likeverd mellom alle innbyggerne Medvirkning i beslutningsprosessene Åpenhet og vilje til endring ( langsiktig plan for Trysil kommune ) Verdigrunnlaget skal synliggjøres i den nye Arbeidsgiverpolitikken. Det er et mål at denne skal utvikles til å bli et fremtidsrettet styringsverktøy som tar utgangspunkt i at vi er til for våre brukere/innbyggerne og vi skal ha med verdigrunnlaget når vi bygger gode tjenester for dem. Hovedmål for prosjektet: Det skal utarbeides en helhetlig, felles arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune. Arbeidsgiverpolitikken skal bygges på Trysil kommunes visjon og verdigrunnlag. Arbeidet skal legge spesielt vekt på temaene ledelse, heltid og rekruttering og kompetanse. Ks Skodd for framtida skal være et hjelpeverktøy i arbeidet. 3.1 Delmål: Heltid: Det er et mål å få utarbeidet gode og tydelige retningslinjer for en heltidskultur i Trysil kommune. Veilederen til Det store Heltidsvalget skal være et hjelpeverktøy i arbeidet. Ledelse: Det er et mål å få utarbeidet gode, tydelige og konkrete ledelsesprinsipper i Trysil kommunes nye arbeidsgiverpolitikk. Det skal også ses på temaet linje og stab i for å avklare hvem som har ansvar og myndighet innenfor de enkelte saksområdene. Avklaringen gjelder også de ulike ledernivåene. KS Guide til god ledelse skal være retningsgivende. 20

21 Rekruttering og kompetanse: Det er mål for Trysil kommune at vi får utarbeidet gode overordnede mål for hvordan vi skal rekruttere og bygge kompetanse. Videre må vi utarbeide konkrete tiltakslister med tydelig ansvar for de enkelte oppgaver 3.2 Resultatmål: Det skal utarbeides et dokument for Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune med hovedmål og delmål og styringskriterier for emnene Ledelse Heltid - Rekruttering og kompetanse Prosessen skal gjennomføres i henhold til handlingsplan for prosjektet. Dokumentet som utarbeides skal gi klar og entydig retning på utøvelsen av arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune. 3.3 Målgrupper (og effektmål) Målgruppen for Arbeidsgiverpolitikk er politikerne og administrative ledere i deres utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen. Alle ansatte må kjenne innholdet i arbeidsgiverpolitikken. Arbeidsgiverpolitikken skal være resultat av en prosess bygd på delaktighet. På denne måten håper vi å skape et eierforhold til innholdet i dokumentet. Alle skal bidra til at arbeidsgiverpolitikken gjennomføres. 4. Innsats: Prosessen forutsetter bred deltakelse av politikere, ledere og tillitsvalgte. Arbeidet organiseres som et prosjekt med rådmann som styringsgruppe. Rådmannen har etablert en prosjektgruppe bestående av en representant utpekt av formannskapet, en tillitsvalgt utpekt av organisasjonene og lederne av de tre arbeidsgruppene. Rådmannen har valgt ut personalsjef til å være prosjektleder. Eventuell sekretærstøtte avtales mellom rådmann og personalsjef. Det opprettes tre arbeidsgrupper; en for ledelse, en for heltid og en for rekruttering og kompetanse. Rådmann har utpekt ledere av gruppen. Gruppelederne lager en innstilling på medlemmer til sin gruppe. Anbefalt gruppestørrelse fra 3-5 representanters inklusive en tillitsvalgt. Prosjektgruppa vedtar endelig gruppesammensetning. Prosessen med utarbeidelse av Arbeidsgiverpolitikk kjøres gjennom den formelle linja, men Trepartsutvalget, ledergruppen og sentralt samarbeidsforum (hovedtillitsvalgte) vil få en rolle som rådgivende organ. 4.1 Støtte i prosessen Trysil kommune deltar i KS nettverket for Arbeidsgiverpolitikk for å få innspill og prosesshjelp til å utforme ny Arbeidsgiverpolitikk. 5. Styringskriterier og verktøy Det utarbeides hovedmål og delmål og styringskriterier for delemnene. Ut fra styringskriteriene skal det etter prosjektet videreutvikles verktøy i form av prosedyre- og rutinebeskrivelser som sikrer ivaretakelse av lov og avtaleverk, samt interne styringsverktøy. 6. Organisering av prosjektet Prosjektgruppe 21

22 Rådgivende Styringsgruppe Rådmann Prosjektgruppe Helhetlig Trepartsutvalget Ledergruppa Ssentralt samarbeidsforuk Arbeidsgruppe Ledelse Ressurser/tid/budsjett Arbeidsgruppe Heltid A. Organisering Styringsgruppe Arbeidsgruppe Rekruttering og kompetanse Styringsgruppe Tittel Navn Virksomhet Leder Rådmann Jan Sævig Rådmann Prosjektgruppe Prosjektgruppe Tittel Navn Prosjektleder Personalsjef Heidi Kveen Brustad Antall dagsverk 40 % stiling Prosjektdeltakere Kommunalsjef Bjørn Myhre 5-10 % Kommunalsjef Trygve Øverby 5-10 % Politiker Marit Nyhuus 5-10 % Tillitsvalgt Marit Nerby 5-10 % Sekretær Arbeidsgruppe ledelse Arbeidsgruppe Tittel Navn Antall dagsverk Gruppeleder Kommunalsjef Bjørn Myhre 5-10 % Prosjektdeltakere Sekretær Tillitsvalgt 22

23 Arbeidsgruppe heltid Arbeidsgruppe Tittel Navn Antall dagsverk Gruppeleder Kommunalsjef Trygve Øverby 5-10 % Prosjektdeltakere Sekretær Tillitsvalgt Arbeidsgruppe rekruttering og komepetanse Arbeidsgruppe Tittel Navn Antall dagsverk Gruppeleder Personalsjef Heidi Kveen Brustad 5-10 % Prosjektdeltakere Sekretær Tillitsvalgt Rådgivende grupper Gruppe Tittel leder Navn Trepartsutvalget Ordfører Erik Sletten Ledergruppen Rådmann Jan Sævig Sentralt samarbeidsforum Rådmann Jan Sævig Antall dagsverk 5-6 møter a 2 timer 5-6 møter a 3 timer 5-6 møter a 2 timer Sekretær Personalsjef Heidi Kveen Brustad 5-10 % Ferdig utarbeidet dokumentet for ny Arbeidsgiverpolitikk behandles i den formelle linja, men med trepartsutvalget som rådgivende utvalg. Det betyr: Drøfting med tillitsvalgte (sentralt samarbeidsforum) Behandling i Arbeidsmiljøutvalget Behandling i Partssammensatt utvalg Behandling i Formannskap Vedtak i Kommunestyret Det kan være behov for frikjøp av prosjektleder/innleie av sekretær 23

24 7. Risikoanalyse Usikkerhetsfaktor Manglende forankring Sannsynlighet (1-5) Konsekvens (1-5) Risikofaktor SxK Mottiltak Politikere, linjeledere og tillitsvalgte i rådgivende grupper God info Tid Frikjøpe prosjektleder/leie inn sekretær slik at arbeidet kan prioriteres. Utarbeide tidsplan som gjør av det kan avsettes tid Usikkerhetsfaktor Mottiltak Prioritering av deltakerne Sannsynlighet (1-5) Konsekvens (1-5) Risikofaktor SxK Velge deltakere som ønsker å være med og kan avsette tid til arbeidet Skape engasjement Involvere rådgivende grupper God informasjon 8. Sammenheng med andre styringsverktøy Trysil kommune skal starte et arbeid med revidering av Kommuneplanen for Trysil kommune, samfunnsdelen. Utarbeidelsen av ny Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune kan implementeres i dette dokumentet. Interne reglementer og retningslinjer må revideres, justeres etter utarbeidelse av ny arbeidsgiverpolitikk. 9. Milepælsplan Forarbeidet til prosjektet Arbeidsgiverpolitikk har vært gjennomgått, drøftet og behandlet i rådmannens ledergruppe, ledergruppen, sentralt samarbeidsforum, trepartsutvalget, Arbeidsmiljøutvalget, Partssammensatt utvalg, Formannskapet og Kommunestyret. Kommunestyret har gitt rådmann fullmakt til å utforme og gjennomføre et prosjekt. Det ferdige produktet behandles i den formelle linja. Forslag til hovedarbeidsplan for Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune er vedlagt. 24

25 10. Rapportering Statusrapportering: Avsender: Prosjektgruppa ved prosjektleder Mottaker: Styringsgruppa ved rådmann Frekvens: 3 ganger i løpet av prosjektet Første rapport: Sluttevaluering: Ansvarlig: Prosjektgruppa Frist: Underskrifter: Rådmann Prosjektleder Gruppeleder Gruppeleder 25

26 Hovedarbeidsplan for Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune * tidsfrist for ferdigstillelse Hovedtemaer Delemner Verktøy Oppgaver Deltakere Ansvar Tidsfrist* Arbeidsgiverpolitikk Utgangspunkt Prosjekt ny/revidert arbeidsgiverpolitikk Visjon, verdigrunnlag, kommuneplan Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune «Skodd for framtida» Et refleksjonshefte for utvikling av lokal arbeidsgiverpolitikk Organisering av prosjektet Prosjektplan Trysil kommune er innmeldt i KS- nettverket Arbeidsgiverpolitikk. Arbeidet er startet opp. Saken legges fram politisk Det er beskrevet i kommuneplan for Trysil kommune, samfunnsdel til 2020 Bruke det beskrevne, evaluering eller utarbeide av ny Arbeidsgiverpolitikk Prosessverktøy KS konferanser og veiledning Skodd for framtida; Suksess kriterier for gode prosesser og effektive løsninger Forslag til prosjektplan Utvikle en ny Arbeidsgiverpolitikk for Trysil kommune inn i framtida Ta utgangspunkt i dokumentet. Vurdere bruk av emner/delemner i utarbeidelsen av ny Arbeidsgiverpolitikk Bruke dette som et prosessverktøy i utarbeidelsen av ny Arbeidsgiverpolitikk Utarbeide prosjektplan med overordnet arbeidsplan Trepartsutvalget Rådmannens ledergruppe, avdelingsledere og ansatte, tillitsvalgte Rådmannens ledergruppe Prosjektgruppa med rådmann Rådmann Rådmann/ Prosjektleder Innen utgangen av februar