Fylkeskommunalt. HMS-forum. Oppfølging av internkontrollforskriften og kvalitetsarbeid i fylkeskommunene

Transkript

1 Fylkeskommunalt HMS-forum Resultat Kartlegging av HMS- og kvalitetssystemer m.m. Vi vil her presentere resultatet fra den kartleggingen arbeidsutvalget for HMS-samarbeidsforum gjorde høsten Alle 18 fylkeskommunene har svart. Etter hvert spørsmål var det lagt ut mulighet for å gi kommentarer. Disse kommentarene har vi også presentert. De er i denne omgangen lagt ut anonymt, men dersom det er ønskelig kan de legges ut med navn på fylkeskommune. Oppfølging av internkontrollforskriften og kvalitetsarbeid i fylkeskommunene På HMS-samlingen januar 2016 i Oslo, vil den ene av dagene ha et fokus på HMS-systemer, kvalitetssystemer og oppfølging av lov og forskrifter. I første rekke er det Arbeidsmiljøloven ( 3-1 pkt 2) og Internkontrollforskriften ( 5) som gir rammer for det systematiske HMSarbeidet. Skjemaet under er ment som et hjelpemiddel for å sette opp en agenda som treffer de HMS-temaene som de fleste fylkeskommunene jobber med. Gjennom bedre kunnskap om status og prioriteringer i de ulike fylkeskommune tror vi det blir lettere å få til mer konkrete samarbeidsaktiviteter videre. Erfaringsdeling er en forutsetning for godt samarbeid. I første delen har vi satt opp de ulike kravene internkontrollforskriften setter i 4. Her har vi gitt noen svar-alternativer der det er mulig å krysse av flere svaralternativ på de fleste spørsmålene. Det er gitt mulighet til å kommentere i fritekst under hvert punkt. Andre delen er viet kvalitetssystem og arbeid og status i fylkeskommunene på dette punktet.

2 Praktisering av : Sørge for at de lover og forskrifter i HMS-lovgivning som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over viktigste krav d. Har en slik oversikt som er tilgjengelig for alle på intranett 13 c. Har laget en slik oversikt i permer som er distribuert til enhetene 1 b. Forutsetter at dette hånderes lokalt, og at det publiseres på enhetens intranett 6 a. Forutsetter at dette håndteres lokalt og at det finnes i permer

3 Merknader til egen praksis rundt 5-1 Har et elektronisk kvalitetssystem hvor relevante lover kobles direkte til rutiner under link ekstern referanse Alle lover og forskrifter knyttet til HMS ligger tilgjengelig inne i vårt elektroniske HMS system. I tillegg har vi styrende dokumentet som støttedokumenter til dette i vår felles samordningsarena "Portalen" som alle ansatte har tilgang til. Enkelte av kravene er tilgjengelige på intranettet. AML, HMS-forskriftene, internkontrollforskriften og miljørettet helsevern er lagt inn på fellesområdet. Forutsetter at særlovgivning følges opp lokalt. linker til nettstedene på intranett Ligger som lenker i et dokument i kvalitetssystemet Overordna malverktøy for liokaltilpassa IK-handbøker. Bruker QMplus til dette arbeidet. Bruker Qm+ der det også legges ut overordna interne dokumenter og linker til lovdata.

4 Praktisering : Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske HMSarbeidet, herunder info om endringer 2. Følger opp dette via 40-timers kurset el. tilsvarende for ledere og verneombud Har egne HMS-sider sentralt på intranett med nytt om HMS-arbeidet Informerer periodisk om HMS-arbeid og -system på personalmøter etc Går gjennom HMS-systemet for alle nyansatte på alle enheter

5 Merknader til egen praksis rundt 5-2 Ulik praksis i enhetene rundt oppfølging av nye og rutiner for HMSinfo - noen er veldig flinke og andre ikke like flinke. Har nettverkssamling for HVO, verneombud og verneledere to g. pr. år. Den enkelte virksomhet informerer selv nyansatte Oppfølging av nyansatte evalueres i disse dager. Blir informert litt om endringer på disse sidene På Nyansattdagen blir HMS-håndboka presentert. Pkt 1: Forutsetter at dette blir gjort. Overordna HMS system sier noe om dette.

6 Praktisering : Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes 6. Forutsetter at dette ivaretas gjennom formelle samarbeidsfora som medbest.møter, verneombud og tillitsvalgte Forutsetter at dette blir håndtert i avvikssystem som er tilgjengelig for alle Forutsetter at dette ivaretas gjennom medarbeiderundersøkelser 8 7. Dette ivaretas gjennom at vi har HMS som fast tema på personalmøter hvor de ansatte få si sin mening 7 3. Har egne forslagskasser om bl.a. HMS-tiltak 4 4. Har åpne oversikter over hvem som hatt HMS-relatert opplæring siste årene 4 8. Dette ivaretas ved at verneombudet har møter med de ansatte på sitt verneområde 3 5. Har egentlig ikke noen måter å invitere alle ansatte til å delta i HMS-arbeidet

7 Kommentar til egen praksis rundt 5-3 Ivaretas gjennom formelle og mer uformelle samarbeidsfora (punkt 6,7 og 8). Ivaretas lokalt Varierende praksis på ulike enheter knyttet til punkt 8. Har ikke full oversikt på den enkelte skole og tannklinikk Ivaretas gjennom AMU møter og deltakelse/gjennomgang av vernerunder (er innført digitale versjoner for noen enheter, der alle kan delta) Har ikkje full oversikt over korleis dette vert utført på einingsnivå. Oppfordrer alle ansatte til å bruke Qm+ for å melde avvik.

8 Praktisering : Fastsetter mål for HMS (må dokumenteres skriftlig) 6. Målene er publisert elektronisk på intranett Har sentrale HMS-mål, og krever at virksomhetene lokalt har egne HMSmål Sentrale HMS-mål blir systematisk rapportert til HAMU, evt. fylkesting 9 2. Har sentrale HMS-mål, men krever ikke at enhetene lokalt har egne HMS-mål 3 5. Målene er publisert i papirform 2 1. Har ikke egne HMS-mål, disse er forutsatt innbakt i overordnede strategier og organisasjonspolicy

9 Merknader til egen praksis rundt 5-4 HMS-mål etterspørres i årlig kartlegging somsamles i en HMS-årsrapport Forventer at enhetene har egne HMS-mål, men sjekker ikke opp dette i praksis. Ønsker å styrke forbindelsen mellom sentrale og lokale HMS-mål, jobbe mer sammen mellom nivåene/enhetene. Her har vi et forbedringsområde IA-måla er inkludert i overordna mål for HMS, lokal tilpasning også av IA-måla.

10 Praktisering : Ha oversikt over virsomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt (skriftl.) 3. Rollene i HMS-arbeidet er dokumentert og lagt på intranett Rollene i HMS-arbeidet er dokumentert i permer sentralt 4 1. Rollene er bare vagt definert

11 Merknad til egen praksis rundt 5-5 Alle etater har kvalitetsleder. Utdanning har i tillegg egen kvalitetsleder i minimum 50% på hver videregående skole Noen har rollene beskrevet på intranett. Vi har også en HMS-bok som gir oversikt over HMS-arbeid, roller og oppgaver Forbedringsområde, se i sammenheng med punktet over Intranettet og sfj.no viser korleis vi er organisert. En dring frå 1. april 2016 er kommunisert ut no i samband med anna org.endring. Bruker systemet QMplus

12 Har alle enhetene HMS-koordinator? Alle enheter har verneombud eller hovedverneombud 1 De videregående skolene har det. Ikke ellers øremerkede roller Egen som har ansvar for HMS på virksomheten. (ulike navn på funk 1 1 Enhetene har HMS-utvalg. 1 ja 4 ja - adminsitrativ leder på skolen 1 Ja, alle skolene, tannhelsedistriktene og avd. i sentraladm 1 Nei 5 Nei - ingen med den benemning, verneleiarar. 1 nei (men har kvalitetsleder) 1 Nei ingen - men vi starter med HMS-koordinatorer i Totalt Resultat 18

13 Praktisering : Kartlegge farer og problemer og vurdere risiko, samt utarbeide planer og tiltak for å redusere risiko (skriftlig dok) 6. Vi kartlegger farer og problemer ved at vi gjennomfører vernerunder, medarbeiderundersøkelser og medarbeidersamtaler Gjennomfører risikovurderinger og følger opp i aktivitets-/handlingsplan Tiltaksplan utarbeides manuelt ut fra risiko Har risikovurderingen elektronisk Vi dokumenterer kartlegging elektronisk Fyller ut egne kartleggingsskjema som dokumenteres i egne permer 3 5. Tiltaksplan utarbeides automatisk fra risiko

14 Merknad til egen praksis rundt 5-6 Vi har elektronisk modul for kartlegging og for risikovurdering, men kun noen få enheter har begynt å bruke dem. Lokalt Her har vi et forbedringspotensial. Kartlegging og risikovurdering gjennomføres i dag elektronisk med BHT's verktøy Vi jobber må med å få til et bedre system for risikovurdering(verktøy) 3. bht har slike hjelpemidlar - blir nytta m.a. på kjemikaliehandtering. Grad av elektronisk dokumentasjon vareierer nok noe fra skole til skole.

15 Praktisering : Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av HMS-lovgivning. (skriftlig krav) 9. Muligheter for å varsle er beskrevet og gjort kjent for alle ansatte Utarbeider HMS-planer lokalt etter hver vernerunde Har elektronisk avvikssystem med avviksoppfølging Utarbeider HMS-planer ut fra kartlegging, rapporterte avvik og risikovurderinger Tiltaksplan utarbeides elektronisk fra avvik 7 4. Vi registrerer avvik og følger opp i handlingsplan 7 8. Har rutiner for at ulykker eller nesten-ulykker som kan være relevante for andre gjøres kjent, slik at også andre kan vurdere forebyggende tiltak 5 6. Tiltaksplan utarbeides manuelt fra avvik 5 1. Utarbeider HMS-handlingsplan lokalt hvert 3-4 år

16 Merknader til egen praksis rundt 5-7 Har elektronisk avviksmodul, men denne brukes kun av noen få enheter. Årlig HMS-plan skal baseres på overordnet plan + kjennskap til egen virksomhet. Skal anskaffe et elektronisk verktøy for avviksbehandling Er i prosess her Det lages også en overordnet Handlingsplan hvert år.

17 Praktisering : Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontroll for å sikre at den fungerer (krav om skriftlig dokumentasjon) 2. Har årsrapporteringsrutiner som følger opp at de lovpålagte aktivitetene blir gjennomført Lager sentral årsrapport der resultatet av innrapporteringen blir evaluert og fulgt opp Gjennomfører interne tilsyn og revisjoner der HMS-dokumentasjonen blir gjennomgått 7 7. Vi har årlige møter hvor HMS-arbeidet evalueres og forbedres 5 6. Enhetene velger selv om de vil ha HMS-revisjon 4 5. Vi har rutiner for "obligatorisk" HMS-revisjon (et visst antall enheter hvert år) 3 1. Har ingen overvåking og gjennomgang med lokale enheter

18 Merknader til oppfølging av 4-8 Evalueringsdelen av årsrapporten hadde vært enda bedre om vi hadde hatt noen tydeligere målsettinger istedenfor "bare" fokusområder. Personalsammensetning i egen personalmelding pr år skal endre rapport fra 2016

19 Vurdering av egen årsrapport på ulike parametre (snittkarakter) Få oversikt over de viktigste HMS-aktivitetene siste året (opplæring, tilsyn, AMU-møter, m.m.) 5,0 Få fram oversikt over de viktigste resultatparametrene (sykefravær, avvik, ulykker, skader, m.m.) 4,8 Skal være et viktig verktøy for forbedringsarbeidet rundt HMS 4,6 Status for bruken av bedriftshelsetjenesten 4,3 Status for oppfølging av HMS-systemkrav gitt i Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften 4,3 Årsrapporten skal munne ut i forbedringsområder, tiltak og evt. nye mål 4,1 Evaluere egen måloppnåelse 3,8 Dokumenterer nøkkeltall for personalsammensetningen 3,3 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0

20 Har fylkeskommunen startet noen prosess med kvalitetssystem? Vi har noen elementer av kvalitetsstyring på plass, men det gjenstår fortsatt flere elementer 10 Vi har startet en utviklingsprosess med kvalitetssystem 4 Vi er i full drift med kvalitetssystem og kan forsåvidt snart bli sertifisert 2 Vi har ikke startet med dette, og har ingen planer om det heller 1 Vi diskuterer internt hvordan vi skal legge opp en utviklingsprosess

21 Kommentarer til status vedr. kvalitetssystem og kvalitetsstyring Har et elektronisk kvalitetssystem, men gjenstår en del arbeid med praktisk kvalitetsarbeid. Trinn for trinn- metode, med fokus på forankring i enhetene. En arbeidsgruppe er etablert for å utvikle en kravspesifikasjon for et kvalitetssystem Eget kvalitetssystem i utdanningssektoren CAF Vi holder på med anbudsprosess for elektronisk kvalitet/hms-system Vår sentrale Bygge- og eigedomsteneste utvikler system for å handtere S'n i HMS på vegne av alle einingane. Tilbakerapportertering til einingsleiar (lokalt hmtarbeid) er utfordrande.

22 Evt. leverandører Har dere valgt leverandør for kvalitetssystem, evt. hvilken? Ant? 1 Compilo 2 Corperator 1 Datakvalitet 2 Digital kvalitet 1 JA 1 Nei 4 Qm+ 3 Totalt Resultat 15

23 Hva tror dere er riktigste vei for å få på plass gode kvalitetssystem? Velge en leverandør som dekker alle elementene i et kvalitetssystem fullt ut 5 Legge opp til at modulene kan velges uavhengig, men legge vekt på god integrasjon 8 Gå trinnvis til verks og starte med den viktigste modulen først, kan gjerne ha flere leverandører

24 Viktigste moduler i kvalitetssystem Avviksystem 5,1 Risikovurdering 4,8 Dokumentstyring 4,6 Generering av automatisk tiltaks-/handlingsplan 3,9 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0

25 Hovedutfordringer HMSkvalitetssystem (snittkarakter) Sørge for at HMS-systemet blir brukt i hverdagen 5,5 Sørge for at all viktig HMS-informasjon blir kjent og tilgjengelig for alle ansatte 4,8 Gode risikovurderinger som munner ut i aktiviteter/handlingsplan 4,8 Få orden på alle HMS-dokumentene og holde dem oppdatert 4,7 Få registrert og fulgt opp alle HMS-avvikene 4,4 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0

26 Kommentarer vedr. HMS og kvalitetssystem litt vanskelig å si, siden vi ikke har tatt i bruk alle modulene enda... Avvik, risikovurdering og handlingsplan er foreløpig prioritert oppgaver i et nytt kvalitetssystem. Det er ikke en utfordring å få registrert og fulgt opp alle HMS-avvikene, da det ikke meldes mange avvik Største brukergruppen vår bruker "Its Learning" som ikke har link til kvalitetssystemet