INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA

Transkript

1 Kristiansund kommune Frei kommune INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA Dato: Torsdag 26. april 2007 Tid: kl fellessamling mellom enhetslederne og fellesnemnda om oss i mellom implementering av visjon og grunnverdier, under ledelse av Arild Hoksnes (se side 2 i denne innkallingen) Møtestart: Fellesnemndas møte begynner kl Sted: NB!! Caroline konferansesenter, Klubba Sakliste GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I FELLESNEMNDA 29. MARS ORIENTERINGSSAKER...10 BALANSERING AV SAMMENSLUTNINGSBUDSJETTET...11 UTVIKLING AV FESTIVITETEN DISTRIKTSOPERAENS HUS - FORPROSJEKT...18 KRISTIANSUND LUFTHAVN KVERNBERGET RULLEBANEUTVIDELSE...31 KRISTIANSUND LUFTHAVN RULLEBANEUTVIDELSE - FREI...48 OPPRETTELSE AV LÆREPLASSER FOR HELSEFAGARBEIDERE...52 VEDLEGG 1: REFERAT MØTE I ADMINISTRATIV PROSJEKTGRUPPE 12. APRIL Varamedlemmer møter ikke uten nærmere innkalling fra prosjektledelsen Eventuelle forfall skal meldes til petter.ingeberg@kristiansund.kommune.no Tlf Mobil

2 Program felles samling mellom enhetsledere og fellesnemnda om Oss i mellom Dato: Sted: Caroline konferansesenter, Kristiansund Tidspunkt: kl Tidspunkt Innhold Ansvarlig Velkommen ved leder av fellesnemnda Dagfinn Ripnes Varm lunsj Innledning til Oss i mellom Arild Hoksnes Oss i mellom i politikken Maritta Ohrstrand Oss i mellom i politikken Dagfinn Ripnes Oss i mellom i politikken Kirsten S. Gulla Pause Oss i mellom i personalseksjonen Nils Walseth Oss i mellom hos byingeniøren Eivind Raanes Oss i mellom i Atlanten ungdomsskole Einar Lilleby Pause Oppsummering Hva nå? Arild Hoksnes Avslutning ved nestleder av fellesnemnda Maritta Ohrstrand Med vennlig hilsen Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta Ohrstrand nestleder fellesnemnda Anton Monge rådmann i Kristiansund Inge Martin Måløy rådmann i Frei 2

3 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Margrete Magerøy Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /025 Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 29. mars 2007 Tilstede faste medlemmer Fraværende faste medlemmer Tilstede varamedlemmer Astrid-Iren Brevik, Roger Hagen, Anne Grethe Holmen, Steve Runar Kalvøy, Bernhard Lillevik, Margareth Reitan, Gerhard Sæther, Nora K. Wårle, Steinar Berge, Kirsti Dyrnes, Per Kvalvik, Dagfinn Ripnes, Anette Thomsen, Joachim Røsandhaug, Kirsten Skaret Gulla Maritta Ohrstrand, Terje Fugelsnes, Ellinor Røsandhaug, Olaf Torvik, Per Kristian Øyen, Bjarne S. Elde, Per Eirik Bentz Mildrid Fiske (for Maritta Ohrstrand), Åge Austheim (for Ellinor Røsandhaug), Andreas Sandvik (for Per Eirik Bentz), Anne Elisabeth Nilssen (for Bjarne S. Elde), Viggo Jordahl (for Per Kristian Øyen), Kitty Williams (for Olaf Torvik) Totalt antall frammøtte medl. 21 Administrasjonen Anton Monge, Just Ingebrigtsen, Helge Carlsen, Inge Martin Måløy, Karl Kjetil Skuseth, Petter Ingeberg, Nils Walseth, Margrete Magerøy Møtested Kristiansund rådhus Møtedato Torsdag 29. mars 2007 Tidspunkt Kl Referent Margrete Magerøy Merknader til innkalling og saksliste Ingen merknader til innkallingen Ekstrasak: Fullmakt til å fastsette lønns og arbeidsvilkår for rådmann i nye Kristiansund kommune. Blir satt opp som sak 07/ /013 Godkjenning av protokoll fra fellesnemndas møte 15. februar 2007 Innstilling Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 15. februar 2007 godkjennes. Kommentar Anne Grethe Holmen viste til følgende i protokollen fra møtet i fellesnemnda , under merknader til innkalling og saksliste: 3

4 Anne Grethe Holmen viste til den store mengden med saksdokumenter som følger med innkallingen til møtene i fellesnemnda, og ber om at prosjektledelsen sørger for at det blir brukt fargede skilleark for å lette oversikten. Anne Grethe Holmen ønsket opplysning om hvorfor denne saken ikke var fulgt opp. Petter Ingeberg svarte at tidsmessige årsaker gjorde at man ikke rakk å få sendt dokumentene til trykking med innlegg av fargede skilleark. Ingeberg viste også til at det sto paginert innholdsfortegnelse på første side som skulle gjøre det rimelig enkelt å finne frem. Prosjektledelsen vil forsøke å etterkomme ønsket for fremtiden, men kan ikke love at dette kan oppfylles hver gang på grunn av at det ofte er sent innkomne saksdokumenter. Vedtak (enstemmig) Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 15. februar 2007 godkjennes. 07/014 Orienteringssaker Nora K. Wårle orienterte om siste nytt fra Frei kommune Dagfinn Ripnes orienterte om siste nytt fra Kristiansund kommune. Videre viste Ripnes til inndelingsloven, og opplyste om at fellesnemnda vil få myndighet på stadig flere områder etter hvert som kommunesammenslutningen nærmer seg. Dagfinn Ripnes orienterte om avholdt møte i valgstyret 29. mars Kommentarer: Viggo Jordahl og Åge Austheim beklaget at det ikke er lagt til rette for forhåndsstemmegivning ved videregående skoler. Dagfinn Ripnes repliserte at han vil ta opp saken i valgstyret. Referat fra møte i administrativ styringsgruppe 15. februar 2007: Ingen kommentarer Referat fra møte i administrativ styringsgruppe 5. mars 2007: Forslag fra Andreas Sandvik, om prinsipp for utlysing av stillinger som blir ledige i 2007, settes opp som egen sak med saksnr. 07/022. Referat fra møte i administrativ prosjektgruppe 16. mars 2007: Ingen kommentarer Petter Ingeberg orienterte om siste nytt i kommunesammenslutningsprosessen Petter Ingeberg orienterte om økonomistatus i kommunesammenslutningsprosjektet per mars En oversikt over regnskapet for og antatt forbruk for 2007 ble delt ut i møtet. Forslag fra Andreas Sandvik settes opp som egen sak med nr. 07/023. Margrete Magerøy orienterte om at Laura Koivisto, fra studiet Offentlig styring ved Høgskolen i Oslo, skal ha praksis i kommunesammenslutningsprosjektet fra 10. april til 15. juni Margrete Magerøy orienterte om at det skal arrangeres en felles samling mellom medlemmene i fellesnemnda og enhetslederne i Frei og Kristiansund den 26. april Program sendes ut i uke 16. Innstilling Fellesnemnda tar sak 07/014 til orientering. Vedtak (enstemmig) Fellesnemnda tar sak 07/014 til orientering. 07/015 Etiske retningslinjer for nye Kristiansund kommune Innstilling Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Kristiansund kommune vedtas i samsvar med vedlagte utkast. Fellesnemnda anbefaler at retningslinjene gjøres gjeldende for Frei og Kristiansund kommuner i

5 Viggo Jordal fremmet følgende endringsforslag til pkt. 2: Siste del av setning i fjerde avsnitt i pkt. 2 utgår: som betales av kommunen. Votering Endringsforslaget til Viggo Jordahl ble enstemmig vedtatt Kirsten Skaret Gulla fremmet følgende endringsforslag til pkt. 6: Før slik varsling skjer, skal forholdet først være tatt opp internt/tjenestevei i henhold til lov og avtaleverk Votering Endringsforslaget til Kirsten Skaret Gulla ble enstemmig vedtatt Endelig vedtak Innstillingen med de vedtatte endringsforslagene til Viggo Jordahl og Kirsten Skaret Gulla ble enstemmig vedtatt. 07/016 Samordning av den utadrettede parkvirksomheten og vedlikehold av idrettsanlegg og byens gravlunder Inhabilitet Mildrid Fiske ble erklært inhabil, og var ikke med på behandlingen av denne saken. Innstilling Det utarbeides forpliktende avtaler for tjenesteyting mellom Kristiansund kirkelige fellesråd, Atlanten idrettspark og parksjefen. Avtalene skal omfatte og regulere sambruk av maskiner, utstyr, transportmateriell og personell, og være operativ innen sesongstart i Videre samordning av den utadrettede parkvirksomheten, vedlikehold av idrettsanlegg, plassering av ansvar for vedlikehold av uteområdene ved offentlige bygg samt felles maskinpark foreslås utsatt til nykommunen har satt seg, og man kan basere vurderingen på driftsrelaterte erfaringer. Kommunens avtaler med Kristiansund kirkelige fellesråd reguleres gjennom revisjon av tjenesteytingsavtalen i tilknytning til kommunesammenslåingsprosessen. Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 07/017 Ordførergodtgjørelse i nye Kristiansund Innstilling 1. Med utgangspunkt i KS-rundskriv 05/06 (av ) nedsetter Fellesnemnda et utvalg bestående av alle gruppelederne i Fellesnemnda, som får til oppgave å legge fram forslag om ordførerens godtgjøring etter valget høsten Det bør være et mål at denne gruppen kommer fram til enighet. 2. Personer/gruppeledere som er nominert som partiers ordførerkandidat bør ikke delta i arbeidet. For disse trer nestleder i gruppen inn i utvalget. 3. Da Oppvekstpartiet i Frei ikke stiller liste ved valget i 2007, representeres partiet av den som representerer Arbeiderpartiet. 4. Venstre har ikke fast plass i fellesnemnda, men får likevel oppnevne en gruppeleder/person til utvalget. 5

6 5. Utvalget består av følgende representanter: Fra Arbeiderpartiet: Fra Høyre: Fra Fremskrittpartiet: Fra Venstre: Fra Senterpartiet: Fra Sosialistisk venstreparti: Fra Kristelig folkeparti: 6. Utvalget legger fram sin innstilling slik at saken kan sluttbehandles i Fellesnemnda før sommerferien Personalsjefen utgjør utvalgets sekretariat, med bistand fra politisk sekretariat. Behandling Til pkt. 5 var det enighet blant representantene om følgende sammensetting av utvalget: Fra Arbeiderpartiet: Nora K. Wårle Fra Høyre: Anne Grethe Holmen Fra Fremskrittpartiet: Steve Runar Kalvøy Fra Venstre: Andreas Sandvik Fra Senterpartiet: Terje Fugelsnes Fra Sosialistisk venstreparti: Margareth Reitan Fra Kristelig folkeparti: Arnt Kvalvik Vedtak (enstemmig) 1. Med utgangspunkt i KS-rundskriv 05/06 (av ) nedsetter Fellesnemnda et utvalg bestående av alle gruppelederne i Fellesnemnda, som får til oppgave å legge fram forslag om ordførerens godtgjøring etter valget høsten Det bør være et mål at denne gruppen kommer fram til enighet. 2. Personer/gruppeledere som er nominert som partiers ordførerkandidat bør ikke delta i arbeidet. For disse trer nestleder i gruppen inn i utvalget. 3. Da Oppvekstpartiet i Frei ikke stiller liste ved valget i 2007, representeres partiet av den som representerer Arbeiderpartiet. 4. Venstre har ikke fast plass i fellesnemnda, men får likevel oppnevne en gruppeleder/- person til utvalget. 5. Utvalget består av følgende representanter: Fra Arbeiderpartiet: Nora K. Wårle Fra Høyre: Anne Grethe Holmen Fra Fremskrittpartiet: Steve Runar Kalvøy Fra Venstre: Andreas Sandvik Fra Senterpartiet: Terje Fugelsnes Fra Sosialistisk venstreparti: Margareth Reitan Fra Kristelig folkeparti: Arnt Kvalvik 6. Utvalget legger fram sin innstilling slik at saken kan sluttbehandles i Fellesnemnda før sommerferien Personalsjefen utgjør utvalgets sekretariat, med bistand fra politisk sekretariat. 07/018 Årsmelding sammenslutningsprosjektet 2006 Innstilling Fellesnemnda tar årsmeldingen for 2006 for sammenslutningsprosjektet Frei Kristiansund til etterretning. 6

7 Vedtak (enstemmig) Fellesnemnda tar årsmeldingen for 2006 for sammenslutningsprosjektet Frei Kristiansund til etterretning. 07/019 Plan for skoledager, ferier og fridager skoleårene 2007/2008, 2008/2009 og 2009/2010 Innstilling Fellesnemnda slutter seg til forslag til skolerute for grunnskolene i Frei og Kristiansund for skoleårene 2007/2008, 2008/2009 og 2009/2010, i samsvar med det fremlagte vedlegg til fellesnemndsak 07/018 Kommentar fra Andreas Sandvik: Saken vedrørende skolerute for høsten 2007 må forelegges kommunestyret i Frei og bystyret i Kristiansund som referatsak. Fellesnemnda var enige i denne kommentaren. Vedtak (enstemmig) Fellesnemnda slutter seg til forslag til skolerute for grunnskolene i Frei og Kristiansund for skoleårene 2007/2008, 2008/2009 og 2009/2010, i samsvar med det fremlagte vedlegg til fellesnemndsak 07/018 07/020 Invitasjon til tegning av aksjer i Bølgen Invest AS Innstilling Fellesnemnda ser etableringen av Møre og Romsdal såkornfond AS som et viktig og betydningsfullt tiltak for å gi tilgang på kapital i fylket. Det at Bølgen Invest AS, gjennom generalforsamling, signaliserer sin deltakelse er også positivt. På grunn av de betydelige utfordringer som nye Kristiansund kommune har i forbindelse med kommunesammenslutningen og gjennomføringen av svært omfattende prosjekter, synes det ikke er riktig på nåværende tidspunkt å foreta investering i ytterligere aksjer i Bølgen Invest AS. Anne Grethe Holmen fremmet følgende forslag til andre avsnitt Kristiansund kommune går inn med en aksjetegning i Bølgen Invest AS på kr Dagfinn Ripnes påpekte at fellesnemnda ikke kunne fatte vedtak på vegne av dagens Kristiansund kommune og foreslo følgende vedr. forslaget fra Anne Grethe Holmen: Forslaget fra Anne Grethe Holmen oversendes Frei kommune og Kristiansund kommune til videre behandling. Vedtak Forslaget fra Dagfinn Ripnes ble enstemmig vedtatt Vedtak (enstemmig) Fellesnemnda ser etableringen av Møre og Romsdal såkornfond AS som et viktig og betydningsfullt tiltak for å gi tilgang på kapital i fylket. Det at Bølgen Invest AS, gjennom generalforsamling, signaliserer sin deltakelse er også positivt. På grunn av de betydelige utfordringer som nye Kristiansund kommune har i forbindelse med kommunesammenslutningen og gjennomføringen av svært omfattende prosjekter, synes det ikke er riktig på nåværende tidspunkt å foreta investering i ytterligere aksjer i Bølgen Invest AS. 7

8 07/021 Fullmakt til å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for rådmann i nye Kristiansund kommune Innstilling Arbeidsutvalget til den administrative styringsgruppen, supplert med leder og nestleder av fellesnemnda får fullmakt til å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for rådmann i nye Kristiansund kommune. Fullmakten gjelder også fastsetting av lønns- og arbeidsvilkår for påtroppende rådmannen i interimperioden fra tiltredelse i sammenslåingsprosjektet og fram til tiltredelse som rådmann i nye Kristiansund kommune 1. januar Andreas Sandvik fremmet følgende endringsforsalg Utvalget som i sak 07/017 ble oppnevnt for å vurdere fastsetting av ordførerens godtgjøring skal også fastsette lønns- og arbeidsvilkår for rådmann i nye Kristiansund kommune. Vedtak (vedtatt med 15 mot 6 stemmer) Utvalget som i sak 07/017 ble oppnevnt for å vurdere fastsetting av ordførerens godtgjøring skal også fastsette lønns- og arbeidsvilkår for rådmann i nye Kristiansund kommune. Utvalget består av de samme representantene som i sak 07/017 ble oppnevnt for å vurdere fastsetting av ordførerens godtgjøring etter valget høsten 2007: Fra Arbeiderpartiet: Nora K. Wårle Fra Høyre: Anne Grethe Holmen Fra Fremskrittpartiet: Steve Runar Kalvøy Fra Venstre: Andreas Sandvik Fra Senterpartiet: Terje Fugelsnes Fra Sosialistisk venstreparti: Margareth Reitan Fra Kristelig folkeparti: Arnt Kvalvik 07/022 Prinsipp for utlysing av stillinger som blir ledige i 2007 Andreas Sandvik viste til sak 07/027 i referatet fra utvidet administrativ styringsgruppe , og fremmet følgende forslag: Det generelle prinsippet er ekstern utlysing for stillinger som blir ledige i Vedtak Forslaget fra Andreas Sandvik ble nedstemt med 16 mot 5 stemmer. 07/023 Økonomistatus i kommunesammenslutningsprosjektet per mars 2007 Andreas Sandvik fremmet følgende forslag i tilknytning til orienteringssak 07/014 om økonomistatus Fellesnemnda får seg forelagt mulige innsparinger slik at budsjettet/regnskapet går i null. Saken legges fram for fellesnemnda i møte 26. april Vedtak (enstemmig) Fellesnemnda får seg forelagt mulige innsparinger slik at budsjettet/regnskapet går i null. Saken legges fram for fellesnemnda i møte 26. april

9 07/24 Eventuelt Dagfinn Ripnes foreslo følgende Det bør nedsettes et utvalg av 5 medlemmer som skal utarbeide en uttalelse om regionreformen til fylket. Forslag til uttalelse forelegges fellesnemnda i møte 26. april. Vedtak (enstemmig) 1. Det nedsettes et utvalg av 5 medlemmer som skal utarbeide en uttalelse om regionreformen til fylket. 2. Utvalget består av følgende personer: Høyre: Steinar Berge Høyre: Anne Grethe Holmen Sosialistisk venstreparti: Viggo Jordahl Arbeiderpartiet: Kirsten Skaret Gulla Fremskrittspartiet: Åge Austheim 3. Forslag til uttalelse forelegges fellesnemnda i møte 26. april. Margrete Magerøy utvalgssekretær Forslag til VEDTAK Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 29. mars 2007 godkjennes. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda 9

10 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /026 Orienteringssaker Siste nytt fra Frei (v/ordfører). Siste nytt fra Kristiansund (v/ordfører). Siste nytt fra/om nye Kristiansund (v/prosjektleder) Orientering om prosessen omkring budsjett 2008 Referat møte i administrativ prosjektgruppe 12. april 2007 Forslag til VEDTAK Fellesnemnda tar sak 07/026 til orientering. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda 10

11 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /027 Balansering av sammenslutningsbudsjettet Budsjettet for kommunesammenslutningen Frei Kristiansund er i sin helhet utarbeidet med utgangspunkt i de tildelte tilskuddene fra kommunal og regionaldepartementet. Regnskapene for 2005 og 2006 samt forventet forbruk i 2007 (og delvis i 2008) viser at det er en underdekning på ca kroner. Fellesnemnda ble orientert om dette i møte 29. mars, og det ble i den forbindelse antydet at en mulighet kunne være å søke Frei kommunestyre og Kristiansund bystyre om et tilskudd for å balansere sammenslutningsbudsjettet. Dette som kommunal egenandel til prosjektet. I tillegg medfører underdekningen at det ikke er mulig å i møtekomme søknader om støtte til diverse utgifter knyttet til deler av sammensultningsarbeidet (eksempelvis ombygging av arkiv ved tekniske tjenester, diverse utgifter knyttet til tilrettelegging av kontorarbeidsplasser, omregistrering biblioteksamlingene, nytt barnevernsystem (IKT), sammenslutning av kirkelig fellesråd/kirkeverge med mer.) Fellesnemnda fattet i møte 29. mars følgende enstemmige vedtak: Fellesnemnda får seg forelagt mulige innsparinger slik at budsjettet/regnskapet går i null. Saken legges fram for fellesnemnda i møte 26. april Engangstilskudd - inndelingsloven I inndelingsloven (Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser) er det lovfestet at kommuner som slutter seg sammen skal få delvis statlig kompensasjon for engangskostnader som er direkte knyttet til sammenslutningsprosessen. Paragraf 15 i inndelingsloven lyder slik 15. Økonomisk kompensasjon ved samanslåing Ved samanslåing av kommunar eller fylke gir staten delvis kompensasjon for eingongskostnader som er direkte knytte til samanslåingsprosessen. I ein overgangsperiode gir staten også kompensasjon for bortfall av rammetilskot. Delvis dekning av kostnader Kommunal og regionaldepartementet skriver følgende på sine nettsider om engangstilskuddet: Ved de siste kommunesammenslutningene har praksis vært at kommunene, basert på en skjønnsmessig vurdering, har fått kompensert prosent av nødvendige engangskostnader som følger av sammenslutningsprosessen. Graden av kostnadsdekningen fra staten har variert med hvor mange kommuner som har vært involvert, innbyggertall og inntektsnivå. Søknad om 80 millioner ble til 19,2 millioner i engangstilskudd I forbindelse med sammenslutningen mellom Frei og Kristiansund ble det søkt om totalt 80 millioner i engangstilskudd. Av dette var 26 millioner kroner beregnet til driftskostnader og 54 millioner til investeringer (nytt datarom, etablering av servicesenter, ombygging gamle sykehjem). Kommunal og regionaldepartementet har totalt bevilget 19, 2 millioner kroner i engangstilskudd til sammenslutningen Frei Kristiansund. I tillegg ble det bevilget 15,9 millioner kroner i tilskudd til infrastruktur. 11

12 Balansering av prosjektet mulige tiltak Den administrative prosjektgruppen vedtok i møte 12. april forslag til balanseringstiltak: Den administrative styringsgruppen sluttet seg i hovedsak til dette forslaget unntatt bruk av kroner fra infrastruktur budsjettet. Her foreslår styringsgruppen at dette beløpet tas inn ved ytterligere saldering. LØNN 1. Lønn i faste stillinger konto nr Det er budsjettert med lønn til 2 årsverk, prosjektleder og prosjektmedarbeider. I tillegg er det lagt inn kr i ekstra utgifter knyttet til at ny rådmann skulle tiltre sammenslutningsprosjektet fra 1. april. Kr foreslås strøket og innebærer at lønnsutgifter i tilknytning til lønnsjustering av påtroppende rådmann og justering av lønn i forbindelse med konstituering av kommunalsjef må dekkes av kommunens driftsbudsjett 2. Ekstrahjelp konto nr Div ekstrahjelp i forbindelse med for eksempel flytting av kontor i forbindelse med samlokalisering/sammenslutning m. m. Posten var ført opp med kr og foreslås strøket. Eventuelle utgifter til ekstrahjelp må dekkes over kommunenes ordinære driftsbudsjett 3. Overtid konto nr Posten var tiltenkt overtid som måtte komme i forbindelse med samlokaliseringer, planarbeid, budsjettarbeid med mer. Posten var ført opp med kr og foreslås strøket. Eventuelle utgifter til ekstrahjelp må dekkes over kommunenes ordinære driftsbudsjett Møtegodtgjørelser konto nr I møte 23. juni 2005 vedtok fellesnemnda retningslinjer for møtegodtgjøring til ansatte, tillitsvalgte og politikere. Det ble enstemmig vedtatt at ansatte og tillitsvalgte skulle få møtegodtgjørelse fordi arbeidet med kommunesammenslutningen kommer i tillegg til vanlig arbeid og medføre mye ekstraarbeid, som ikke kompenseres på annen måte. Fellesnemnda og det partsammensatte utvalget har møtegodtgjørelser tilsvarende bystyret i Kristiansund og administrasjonsutvalget i Kristiansund. En eventuell endring eller fjerning av møtegodtgjørelsene vil ikke få effekt før fra andre halvår De totale utgiftene til møtegodtgjørelser er ca kroner pr halvår. Posten foreslås videreført uendret 5. Pensjonsutgifter konto Posten reduseres med kr som følge av tiltakene nevnt under tiltak Arbeidsgiveravgift lønn konto nr Posten reduseres med kr som følge av tiltakene nevnt under tiltak Sum reduserte lønnsutgifter ANDRE UTGIFTER 7. Bevertning ved møter og lignende. konto nr I forbindelse med en del lange møter, møter som strekker seg inn i lunsjen m.m er det av og til bevertning. I 2006 ble det brukt ca kroner til dette. I tillegg er det på denne kontoen i 2006 også ført utgifter til bevertning i forbindelse med ledersamling, visjonskvelden samt fellesnemndas tur til Sunndal (totalt kr ). Posten er i 2007 ført opp med kr og det er da tatt hensyn til at det vil bli noen utgifter i forbindelse med avslutning av prosjektet og avslutning av diverse nemnder, utvalg og grupper. Posten foreslås redusert med kr (prosjektgruppen) (styringsgruppen) = Kjøp av andre varer og tjenester konto nr Posten er i 2007 ført opp med kr og foreslås redusert med kr (prosjektgruppens forslag) (styringsgruppen) = Trykking og kopiering konto nr Trykking av kommunen vår koster ca. kr i tillegg kommer ca. kr i distribusjonsutgifter. Kommunen vår har 5 utgivelser pr. år. Det foreslås ingen endring av denne posten

13 10. Møte-, kurs, og konferanseavgift Posten er ført opp med kr til dekning av ulike møte-, kurs og konferanseavgifter. I 2005/2006 ble denne posten belastet med kr Posten må også sees i sammenheng med de 4. planlagte ledersamlingene. Prosjektgruppen foreslår ingen endring av denne posten. Styringsgruppen foreslår en reduksjon på kr Konsulenttjenester konto nr Posten er budsjettert i samsvar med kontrakten med Asplan Viak i forbindelse med utarbeidelse av ny kommuneplan. Kr Det foreslås ingen endring av denne posten. 12. Utgifter ved innføring av eiendomsskatt i Frei Vedtatt av fellesnemnda 21. september Totalt kr hvorav ca brukt i Av de resterende kr foreslås det en reduksjon på kr (prosjektgruppen) (styringsgruppen) = Profilprogram Kr er budsjettert til utgifter til harmonisering av materiell og profilering i forbindelse med diverse markedsføring av den nye kommunen. Vedtatt av fellesnemnda 21. desember Posten foreslås redusert med kr (prosjektgruppen) (styringsgruppen) = Visjoner og grunnverdier - implementering Kr er budsjettert til implementering av visjon, grunnverdier samt oss i mellom i kommuneorganisasjonen og lokalsamfunnet. Vedtatt av fellesnemnda 21. des Det foreslås ingen endring av denne posten. 15. Ledersamling Kr er budsjettert til felles (årlig) ledersamling for enhetslederne i Kristiansund og Frei (52 stk + administrasjon). Beløpet er vedtatt av fellesnemnda 21. desember I 2007 er det planlagt 4 ledersamlinger. Det foreslås ingen endring av denne posten. 16. Folkemøter Kr (Vedtatt av fellesnemnda 21. desember 2005). Posten foreslås strøket. 17. Ny kommune div markeringer Kr budsjettert i samsvar med vedtak i fellesnemnda 21. desember Delvis dekning av diverse markeringer i tilknytning til den formelle kommunesammenslutningen og diverse markeringer i En egen arbeidsgruppe har arbeidet med dette over tid og midlene er i utgangspunktet disponert. Det foreslås derfor ingen endring av denne posten. 18. Telefoni og IKT Totalt bevilget kr , av en søknad på totalt ca 15 millioner, til konkrete utgifter til telefoni og utgifter til diverse dataprogram og lisenser som er nødvendige av hensyn til kommunesammenslutningen. Det foreslås ingen endring av denne posten. 19. Arkivopprydding Kr bevilget som delvis dekning av utgifter til sammenkobling av arkiv og opprydding i gamle arkiv. Vedtatt av fellesnemnda 21. desember 2005 Midlene er disponert og det forslås ingen endringer av denne posten 20. Uforutsette utgifter Posten Uforutsette utgifter var opprinnelig ført opp med 1,3 millioner. Deler av posten er brukt til konsulentbistand i forbindelse med rådmannsansettelsen samt kroner til innføring av eiendomsskatt i Frei. Resten av posten ble strøket før denne budsjettgjennomgangen 21. Ekstratildeling til enheter, seksjoner og avdelinger Det er i forbindelse med arbeidet med kommunesammenslutningen kommet søknder fra ulike enheter, seksjoner og avdelinger om dekning av en del utgifter i tilknytning til sammenslutningsarbeidet. Som eksempel nevnes tekniske tjenester, bibliotek, barnevern, kirkelig fellesråd, arkiv med mer. Ingen av disse søknadene kan imøtekommes over sammenslutningsbudsjettet og må eventuelt dekkes over det ordinære driftsbudsjettet i Frei og Kristiansund kommuner. Sum besparelser andre utgifter Totalt innsparinger

14 Med utgangspunkt i overnevnte og for å imøtekomme fellesnemndas vedtak 29. mars 2007 sak 07/024, legges saken fram med følgende forslag til vedtak. 1. Kommunesammenslutningsbudsjettet for 2007 justeres med kr i samsvar saksutredningen til fellesnemndsak 07/ Eventuelle ekstra utgifter som ulike enheter, seksjoner og avdelinger måtte få i forbindelse sammensutningsarbeidet, og som ikke er dekket innenfor det vedtatte sammenslutningsbudsjettet, må dekkes over det ordinære kommunale driftsbudsjettet innenfor eget rammeområde. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda 14

15 Regnskap og budsjett kommunesammenslutningen Frei Kristiansund (pr. mars 2007) Konto Konto (T) Regnskap Antatt forbruk 2007 Forslag saldering Lønn i faste stillinger Andre vikarer Vikar for folkevalgte i forb med møter m. m Tillegg utenom T-trinn Fast tillegg Totalt Div. lønnsgodtgjørelser Ekstrahjelp Ekstraarbeid i forb med div innfasing Overtid Overtid i forb med div innfasing Fast bilgodtgjørelse og fri telefon (skatteplikt) Annen trekkpliktig godtgjørelse Div møtegodtgjørelser Bystyret Utgifter i forb med felles kommunestyremøte Godtgjørelse folkevalgte Div godtgjørelse folkevalgte Pensjonsutgifter Gruppelivsforsikring Arbeidsgiveravgift lønn Sum lønn Kontorutg, edb kontormatr Papir og konvolutter Bevertning (ved møter ol) Møter og samlinger-fellesnemnd, ledersamlinger div møter Arbeidsoppmuntring Velferdstiltak ansatte Utgiftsdekning hotell ikke oppg.pl Div overnatting KSU + annet Kjøp av andre varer og tjenester Asplan viak, infokiosker, ledersamling m., Abonnement, tellerskritt Mobiltelefon, personsøker Porto, frakt Annonser Div annonser bla rådmannstill Trykking og kopiering Hovedsakelig kommunen vår Møte-, kurs- og konferanseavgift Sunndalsamlingen, Visjonskvelden

16 11600 Bilgodtgjørelse Diettgodtgjørelse Nattillegg Telefongodtgjørelse Motpost telefongodtgjørelser Flybilletter Taxi, buss og andre billetter hovedsakelig ledersamling + sunndalsamlingen Skyss inkl. klienttransp sunndal, ledersamling Utgifter iflg bilag - lønnssystemet Div utlegg, bl annet intervju rådmannstill Kjøp av edb-programmer Kjøp av program ihht vedtak fellesnemnda Andre gebyrer og lisenser Knyttet til IKT program Inventar og utstyr admin Div inventar utstyr Annet inventar og utstyr Leie av transportmidler sunndalsamling/ålesund Konsulenttj. ikke oppg.pl Div vedr IKT + Marcuri Urval Internt varekjøp/tjenester Kjøp tjenest. fra egne særbedr. erstatt egenprod MVA som kompenseres MVA som ikke kompenseres Refusjon til Frei - Sammenslåing inkl VTA-plasser Tilsk. næringsforeninger Utgifter innføring av eiendomsskatt Frei Vedtatt av fellesnemnda Profilprogram Vedtatt av fellesnemnda Visjoner og grunnverdier Vedtatt av fellesnemnda Ledersamling Vedtatt av fellesnemnda Folkemøter Vedtatt av fellesnemnda Etabl. felles bedriftskultur/kulturbygging Vedtatt av fellesnemnda Festprogram sammenslåing Vedtatt av fellesnemnda Telefoni og IKT Vedtatt av fellesnemnda Arkivopprydding Vedtatt av fellesnemnda Uforutsette utgifter (opprinnelig 1,3 mill)

17 Sum andre utgifter SUM UTGIFTER - lønn + andre utg Billett/kort Atlanterhavsbadet Ref. sykelønn Kompensasjon MVA for driftsutgifter Innbyggertilsk./utgiftsutjevn. rammetilsk Skjønnsmidler fra M & R fylke til kommuneplan Tilskudd kommuneplan - Frei kommune Budsjett Frei 2007 Tilskudd kommuneplan - Kr.sund kommune Budsjett Kristiansund SUM INNTEKTER Fellesnemnda KSU/Frei - rest pr , Investeringsutgifter Den nye servicekommunen Vei bolga - Vadstensvika Gang og sykkelvei kai til kai Kvalvikveien Forlengelse rullebane Sum utgifter infrastruktur Sum drift og infrastruktur Tilskudd - engangsutgifter Tilskudd - infrastruktur Sum tilskudd

18 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandlere Dato: 06/34/4492/ Arne Andresen, Arne Pedersen, Ingard Warvik, Per Sverre Ersvik Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Kristiansund Bystyre /29 Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /028 Utvikling av Festiviteten Distriktsoperaens hus - Forprosjekt Saken vedrørende forprosjekt om utvikling av Festiviteten ble sett i gang på oppdrag fra Kristiansund bystyre. Forprosjektet er budsjettert i kommunens økonomiplan for Endelig beslutning om videre behandling må vedtas. Kristiansund bystyre behandler saken i møte 24. april. Bystyrets vedtak sendes på epost til fellesnemndas medlemmer onsdag 25. april og legges i tillegg fram for fellesnemnda i møte 26. april. Dette er saksutredningen til Kristiansund Bystyre: ******* Vedlegg utlagt - Arbeidsgruppens rapport av mai Forprosjekt Festiviteten tilbygg og ombygging - Foreløpig søknad om tilskudd til nasjonalt kulturbygg for Operaen i Kristiansund som opera og ressurs og kompetansesenter for Distriktsopera i Norge. - Brev fra advokat Finn Lervik, vedr. mva - Utdrag av Orientering om tilskuddsordningen for lokale og regionale kulturbygg Vedlegg som følger saken - Brev fra Thon Hotels AS, datert Brev fra KKD av Tidligere vedtak - vedtak i bystyret , PS 05/53, gjennomføring av rapportens innhold - vedtak i bystyret , PS 06/18, om håndgivelse av Skolegata 9 til Opera Eiendom AS - vedtak i bystyret , PS 06/54, utvikling av Festiviteten Distriktsoperaens hus Bakgrunn Det har over mange år forgått en debatt om kulturhusløsning for Kristiansund/Frei. I den senere tid er den aktualisert idet nåværende bygningsmasse ikke lenger tilfredstiller nye myndighetskrav for forsamlingslokaler samt at aktivitetene og arealbehovene øker. En arbeidsgruppe, på oppdrag for bystyret, utarbeidet i mai 2005 en rapport over behovene for kulturlokaler i Kristiansund. Gruppens medlemmer framgår av utlagt vedlegg. Gruppen har på bakgrunn av bystyrets vedtak, styringsgruppens presiseringer samt de føringer som ligger fra fylkeskonservatoren, vurdert hvordan Festiviteten og Skolegaten 9 kan fungere sammen som en fullverdig kulturhusløsning for Kristiansund. Gruppen har lagt vekt på at man skal bruke begge bygningene aktivt som et grunnlag for investeringer, renovering, ombygging/utbygging og drift.

19 Å finne bærekraftig økonomisk grunnlag for driften av begge bygningene har vært en sentral oppgave i arbeidet. Det er foretatt analyser av det behov for lokaler som finnes hos ulike mulige brukere av kulturhuset, både som faste leietakere og som brukere på prosjektbasis. Alle mulige leietakeres behov, inklusive operaens akutte og spesielle behov for skikkelige lokaler er ivaretatt i analysen. Operaen er den desidert største enkeltbrukeren og et vesentlig økonomisk bidrag til finansiering, kan komme gjennom denne institusjonen. Gruppen har foretatt studier av 6 kulturhusløsninger i Norge. Ibsenhuset i Skien, Drammen teater, Asker Kulturhus, Bærum Kulturhus, Lillestrøm Kulturhus og Ålesund kulturhus. Dette har samlet sett gitt et godt referansemateriell å bygge på, både når det gjelder typer og utforming av lokaler og hvordan disse kan brukes for å få en best mulig økonomi inn i den framtidige driften. Av disse studiene framgår det entydig at fleksibilitet er et nøkkelord for en god driftsøkonomi. Det samlede areal til kulturformål vil etter en slik ombygging/renovering/nybygging blir kvm. I tillegg kommer kvm som er tenkt til næringsformål/andre offentlige formål, og det er tatt høyde for at et fremtidig nytt bibliotek kan få plass i Skolegaten 9. Arbeidsgruppens konklusjoner Festiviteten skal renoveres og inneholde den klassiske scenen med orkestergrav og scenetårn som grunnlag for å være et hus for publikumsopplevelser. Skolegt.9 ombygges for å være et senter for kunst- og kulturkompetanse med produksjon og skaping av kunstneriske uttrykk. Skolegt. 9 får fleksibel sal/scene til prøver og fremføring. Arbeidet med utarbeidelse av skisseprosjekt ble i september 2005 vedtatt iverksatt i hht det offentliges innkjøpsreglement. Endret situasjon Etter at konkurransen om skisseprosjekt ble annonsert ble Skolegata 9 håndgitt til Opera Eiendom AS, jfr. vedtak i bystyret , hvor Skolegata 9 er planlagt brukt til kurs-/ konferansesenter. Som en følge av dette vedtaket, ble betydelige arealer som før var tiltenkt å ligge i Skolegata 9, overført til nye Festiviteten. Dette gjelder i hovedsak følgende arealer: Kontorlokaler for operaen, lager/depot, øvingsrom musikk og teknisk produksjon (snekker, sy, lys/lyd) til sammen ca. 750 m2. Andre kulturrelaterte arealer som vurderes i Skolegata 9 eller om vi må vurdere andre løsninger/lokaler: Fleksibel publikumssal, lagerrom til drift, publikumsfoaje inkl. garderober, ungdomsklubb, øvingsrom musikk generelt, m.m. Noe av dette kan komme i hotellplanene, bl.a. sal m/tilhørende fasiliteter og øvingsrom. En må likevel forutsette at enkelte aktiviteter ikke kan forenes med kurs-/ konferansesenteret av hensyn til aktiviteten eller arealbehovet. Dette må det arbeides videre med både med innpasning ihht mulighetene i håndgivelsesavtalen (jfr. vedlagte brev fra Thon Hotell AS) og aktivitetene som må søkes løst i annen bygningsmasse. Operaens behov Operaen har meldt et akutt behov for tidsmessige lokaler for produksjon og formidling av opera, ballett og andre sceniske produksjoner. I arbeidsgruppens rapport fra 2005 ble OiK's behov foreslått dekket i en kombinert løsning mellom Festiviteten og Skolegata 9. Ved håndgivelsen av Langveien Ungdomsskole til Opera Eiendom AS oppsto det en fare for at en løsning på operaens behov kunne bli utsatt på ubestemt tid. Kommunen fikk derfor vinneren av arkitektkonkurransen som ble valgt til å gjennomføre forprosjektet, til å ta utfordringen med å skulle samle alle OiK's sentrale funksjoner i den påbygde Festiviteten. Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i de sentrale behov OiK har som egen kulturinstitusjon og ressurs- og kompetansesenter for distriktsoperaene i Norge. Operaens behov har vært sammenholdt med statens krav for støtte til nasjonale kulturbygg. Kort sammenfatet er OiK's behov knyttet til sal og publikumsfasiliteter, sceneteknisk løsning med orkestergrav, produksjonslokaler og kontorer for salg, administrasjon. Forprosjektet har tatt høyde for dette. 19

20 Nødvendig oppgradering av Festiviteten uavhengig av ombygging Festiviteten har, uavhengig av eventuell om-/påbygging, et stort behov for oppgradering og vedlikehold. Dette gjelder både lovpålagte krav og lav vedlikeholdsgrad over lengre tid på grunn av at en har ventet på avklaring i forhold til Operaens behov og ønske om mulighet for utvidelse og oppgraderingen av bygget samtidig. Om- /påbyggingen løser disse forholdene. Festiviteten står i fare for å bli stengt som forsamlingslokale hvis ikke brannteknisk forhold som trapper/rømningsveier ivaretar personsikkerheten i bygget. Dette vil også gjelde for bygget som arbeidsplass, i mangel av balansert ventilasjon, trekkfullt, dårlige garderober/sanitærforhold for ansatte og utøvere, m.m. For øvrig er det krav om tilgjengelighet for rullestolbrukere (heis/wc). I tillegg kommer bygningsmessige forhold som forringer bygget på sikt. Her nevnes spesielt taktekking, vinduer og betydelig mur-/betongrehabilitering (skifte fugemasse helt eller delvis for å stoppe fuktgjennomslag). Overnevnte er viktig for hvorvidt en skal benytte lokale eller ta vare på bygningen. Innvendig vil det også være ønskelig med en modernisering, både av funksjoner og materialvalg for flere områder i bygget. Som eksempel på dette kan nevnes nye funksjonelle toaletter for dame/herre i forbindelse med foajé, nye skuespillergarderober både oppe og nede. Det er ikke foretatt en total gjennomgang av bygget - tilstandskontroll, men både bruker og forvalters erfaringer med noe ekstern bistand er lagt til grunn for noen grove overslag på forbedring av bygningens tilstand. Kostnadene er ikke fullstendige. Tak: inkl. beslag, renner, nedløp kr Fasader: vinduer, fuger/betongrehab. kr Tilgjengelighet/rømningsvei kr kr Sum tetting av bygg og myndighetskrav kr Ventilasjon kr Elektro kr Bygningsmessig og sanitæranlegg kr kr Sum generell oppgradering kr Overnevnte tall omfatter ingen vesentlige endringer av romfunksjoner, kun rehabilitering og det er ikke medtatt endringer i inventar. Etablering av ventilasjon er en utfordring i gamle bygg. Usikkerheten i bruk av erfaringstall tilsier at de stipulerte byggekostnadene over, godt kan ligge mellom mill kr. Tar en med naturlige ønsker om noe modernisering av lokalenes innbyrdes størrelser, vil kostnadene øke. Forprosjektet Som oppfølging av bystyrets vedtak om igangsetting av utredning i forbindelse med kulturhusløsningen i Kristiansund, ble det prekvalifisert 5 rådgivergrupper ihht kommunens innkjøpsreglement. Etter at konkurransen var lyst ut vedtok bystyret, som nevnt foran, å håndgi bl.a. eiendommen Skolegata 9 til annet utbygger. Rådgivergruppene legger ned mye arbeid i forslagene som presenteres uten å få dekt hoveddelen av sine kostnader, mens det kun er en som teoretisk har mulighet for et videre engasjement. Det ble derfor avtalt at konkurransen kun skulle benytte Festiviteten som konkurransegrunnlag alternativet var avlysing. I praksis er dette er konkurranse for å velge rådgivergruppe og betyr i prinsipp ikke noe for prosessen forøvrig. Gruppene leverte hvert sitt forslag til løsning, hvor arkitektene Medplan as arkitekter/bgo Arkitekter AS i samarbeid med Technoconsult Møre AS og Myklebust AS fikk i oppdraget med å utarbeide forprosjektet. Det har vært avhold flere brukermøte underveis i utarbeidelsen av forprosjektet hvor innspill har vært vurdert. Sitat fra bystyresak PS 06/54: 20