Sosiale lån Trondheim kommunerevisjon Februar 2007

Transkript

1 Sosiale lån Trondheim kommunerevisjon Februar 2007

2 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen Sosiale lån. Trondheim kommune kan tildele klienter sosiale lån i tilfeller der søker har utsikt til snarlig inntekts eller formuesøkning utover det som trengs til normal underhold framover. Det er viktig å ha gode rutiner og praksis rundt sosiale lån for å sikre at lånene innvilges på riktig grunnlag, innfordringen følges opp og eventuell omgjøring til bidrag gjøres på riktig grunnlag etter vurdering av leder ved forvaltningskontorene. Undersøkelsen er foretatt i perioden oktober desember i 2006 av Anne-Margit Eide Schjølberg og Tove Meland. Rådmannen har hatt rapporten til høring. Rådmannens svar følger vedlagt i sin helhet i kapitel 8. Trondheim dato Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Anne-Margit E. Schjølberg revisor Tove Meland revisor Økonomisk sosialhjelp 1 Februar 2006

3 INNHOLDSFORTEGNELSE SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN OMFANGET AV SOSIALE UTLÅN OG URETTMESSIG MOTTATT SOSIALHJELP PROBLEMSTILLINGER FRAMGANGSMÅTE ORGANISERING BESKRIVELSE AV RUTINER/PROSEDYRER HAR KOMMUNEN RETNINGSLINJER FOR TILDELING AV SOSIALE LÅN? KOMMUNENS RETNINGSLINJER FOR TILDELING AV SOSIALE LÅN REVISJONENS VURDERING OG ANBEFALING GRUNNLAG FOR INNVILGELSE AV SOSIALE LÅN INNLEDNING GRUNNLAG FOR TILDELING AV SOSIALE LÅN SØKNAD/DOKUMENTASJON VEDTAK ARKIVERING REVISJONENS VURDERING OG ANBEFALING HAR KOMMUNEN EGNE RETNINGSLINJER FOR INNFORDRING AV SOSIALE LÅN? INNFORDRINGSRUTINER REVISJONENS VURDERING OG ANBEFALING BLIR UTESTÅENDE RESTANSER PÅ SOSIALE LÅN OG URETTMESSIG MOTTATT SOSIALHJELP GJENSTAND FOR LØPENDE VURDERING? LØPENDE VURDERINGER AV LÅNERESTANSEN REVISJONENS VURDERING OG ANBEFALING OMGJØRES MISLIGHOLDTE SOSIALE LÅN OG URETTMESSIG MOTTATT ØKONOMISK SOSIALHJELP TIL BIDRAG PÅ BAKGRUNN AV VURDERING OG GODKJENNELSE FRA LEDER VED FORVALTNINGSKONTORET? RUTINER PÅ OMRÅDET REVISJONENS VURDERING OG ANBEFALING FØLGES FINANSAVTALELOVEN VED INNVILGELSE AV SOSIALE LÅN? KOMMUNENS PRAKSIS PÅ OMRÅDET REVISJONENS VURDERING OG ANBEFALING RÅDMANNENS KOMMENTARER

4 9. REVISJONENS KOMMENTARER TIL RÅDMANNEN UTTALELSE VEDRØRENDE SOSIALE LÅN VEDLEGG UTDRAG FRA FINANSAVTALELOVEN

5 Sammendrag Bakgrunn Revisjonen hadde en gjennomgang av behandling og utbetaling av økonomisk sosialhjelp ved de fire forvaltningskontorene i Trondheim kommune i Ut i fra revisjonens risiko og vesentlighetsvurdering, samt erfaringene fra gjennomgangen av økonomisk sosialhjelp i 2005 ble sosiale lån valg ut for kartlegging og gjennomgang i Problemstillinger I denne undersøkelsen kartlegger vi om kommunen har egne retningslinjer for tildeling av sosiale lån, om sosiale lån er innvilget på bakgrunn av felles vurderingskriterier, og om kommunen har egne retningslinjer for innfordring av sosiale lån. Undersøkelsen omfatter også en gjennomgang av restanser på sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp. Er disse gjenstand for løpende vurderinger? Omgjør kommunen misligholdte sosiale lån til bidrag på bakgrunn av vurderinger og med godkjennelse fra leder ved forvaltningskontoret? Vi undersøker også om kommunen følger Finansavtaleloven. Loven ble endret 1.januar 2005 (Ot.prp. 38, ) til også å omfatte sosiale utlån. Dette betyr at kommunen som lånegiver har samme opplysningsplikter som øvrige lånegivere og plikt til å frarå låneopptak dersom mottakeren ikke er i stand til å betjene lånet. I forbindelse med lovendringen begrunner departementet dette med at sosiale lån bare skal ytes dersom det er vurdert at stønadsmottakeren blir i stand til å tilbakebetale lånet (jfr sosialtjenesteloven 5-4 andre ledd). Videre er det lagt vekt på at låntakere som tar opp sosiale lån dels er økonomisk vanskeligstilte og kan derfor ha behov for mer omfattende rådgivning og ei frarådning i tilfeller der 47 i Finansavtaleloven krever dette. Resultat og vurderinger Revisjonens gjennomgang avdekker at kommunen manglet felles interne retningslinjer for tildeling av sosiale lån. I slutten av januar 2007, etter at gjennomgangen av klientmappene var avsluttet, fikk revisjonen tilsendt nye rutiner 1 ved behandling av saker etter lov om sosiale tjenester og bruk av saksbehandlersystemet Oskar. Revisjonen mener det er positivt at kommunen nå har utarbeidet nye retningslinjer for behandling av saker etter lov om sosiale tjenester. I forhold til sosiale lån mener vi imidlertid at kommunen bør vurdere å ta inn bestemmelser som også omfatter hvilke vurderinger som skal ligge til grunn for tildeling av sosiale lån. Dette vil bidra til mer lik saksbehandlingsrutiner mellom forvaltningskontorene og likebehandling av klienter noe som saksbehandlerne også etterlyser. I gjennomgang av klientmapper ved forvaltningskontorene fant vi at det manglet dokumentasjon over hvilke kontroller, eventuelt hvilke oppslag i registrene som blir utført av saksbehandlerne. På grunn av manglende spor etter saksbehandlers verifisering av opplysninger i søknaden er det vanskelig for revisjonen å vurdere den interne kontrollen som blir utført før vedtaket og om sosiale lån fattes på riktig grunnlag. Er intern kontrollen for dårlig øker risikoen for feilutbetalinger. De nye rutinene ( ) ved behandling av saker etter lov om sosiale 1 Rutiner ved behandling av saker etter lov om sosiale tjenester og bruk av saksbehandlersystemet Oskar, Trondheim kommune, 26.januar

6 tjenester og bruk av saksbehandlersystemet Oskar, stiller imidlertid krav til dokumentasjon av utførte kontrollhandlinger. I gjennomgangen av mappene observerte vi manglende orden i flere klientmapper, enkelte steder overfylte arkiv og at dokumentasjon på løpende lån i noen tilfeller var fjernet fra arkivet. Dette mener vi er uheldig både for saksbehandlingen og kontrolltiltakene som dermed lett blir mer arbeidskrevende. Revisjonen mener forholdene rundt klientmappene/arkiv bør vurderes for å få til mer orden i mappene ved enkelte forvaltningskontor. Revisjonen mener det er uheldig at det er gitt sosiale lån til klienter som har misligholdt tidligere lån eller klienter som har løpende sosialhjelp hvor det ikke er utsikter for endringer i den økonomiske situasjonen. Ulik praksis ved vurdering av klientens berettigelse til sosiale lån kan føre til forskjellsbehandling av klientene. Manglende vurderingskriterier for tildeling av lån og dokumentasjon av vurderinger gjør det vanskelig for revisjonen å se om klientene vurderes på samme grunnlag. Revisjonen mener det er uheldig at forvaltningskontorene ikke sikrer at alle gjeldsbrev er datert når de skrives under av klienten og vitner for å sikre juridisk holdbarhet i forhold til foreldelsesfristen på gjeldsbrevet. Revisjonen mener det er bra at kommunen nå har utarbeidet felles retningslinjer for innfordring av sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp. Vi har sett flere utestående restanser på sosiale lån der det etter vår mening kan stilles spørsmål ved om hvorfor lånene ikke er sendt til inkasso. Revisjonen synes det er uheldig at ett forvaltningskontor ikke har prioritert arbeidet med restanselistene slik at misligholdte lån ikke er sendt til inkasso de siste 2 årene. Det er en nedgang i innvilgede sosiale lån i årene 2004 til Vi ser imidlertid en økning i utestående restanser eldre enn 12 måneder på nesten 1 mill. kr eller 40 % fra 2005 til Det kan være en indikasjon på at innfordringsarbeidet i kommunen vedrørende sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp ikke fungerer optimalt. Ved et forvaltningskontor fikk vi opplyst at restanselister for august 2006 som skulle sendes fra dataleverandøren ikke kom fram til finans- og regnskapstjenesten. Restanselistene for september og oktober kom i tillegg for sent fram til forvaltningskontorene for å få ut purringer/inkassokrav i tide de aktuelle måneden. Reelle krav på sosiale lån bør sendes til inkasso så raskt som mulig for å øke muligheten for å få inndrevet misligholdte lån. Ansatte ved finans- og regnskapstjenesten innvilger i enkelte tilfeller utsettelse med nedbetaling av sosiale lån uten at vedkommende er gitt en skriftlig fullmakt. Flere av de lånene revisjonen har sett på er gjort om til bidrag uten leders godkjenning. I enkelte tilfeller mangler begrunnelse for omgjøringen av vedtaket. Kommunen følger ikke kravet i Finansavtaleloven med hensyn til skriftlig å opplyse klienten om størrelsen, antall og forfallstid for innbetalinger på lånet i hele låneperioden før det inngås avtale om sosiale lån. Lånegiver har også plikt til å frarå klienten å ta opp lån. Loven ble endret 1.januar 2005 til også å omfatte sosiale lån gitt fra kommunene. Det er lovgivers intensjon at også denne 5

7 gruppen skal gis de samme råd og veileding som øvrige lånekunder når loven pålegger dette. Er lånemottaker i en slik økonomisk situasjon at en ikke kan forventet at lånet blir innfridd bør heller ikke lån ytes jfr sosialtjenesteloven 5-4 annet ledd. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at administrasjonen utarbeider felles skriftlige rutiner/retningslinjer for vurdering/tildeling av sosiale lån, herunder bør det fastsettes hvilke kontrollhandlinger som skal utføres og hvordan kontrollhandlingene skal dokumenteres. Dette kan eventuelt innarbeides i de nye retningslinjene av Revisjonen mener det bør utarbeides felles vurderingskriterier for å sikre en tilnærmet lik praksis med hensyn til på hvilket grunnlag det skal innvilges sosiale lån. Det må vurderes om klienten har betalingsevne, det vil si en inntekt som forsvarer nedbetaling av det sosiale lånet i tillegg til nødvendig livsopphold. Klienter som har løpende økonomisk sosialhjelp som livsgrunnlag bør som hovedregel ikke innvilges sosiale lån med mindre det forventes en endring i deres økonomiske situasjon. Klienter som tidligere har misligholdt nedbetalingen av sosiale lån bør i utgangspunktet ikke bli innvilget sosiale lån. Revisjonen anbefaler at det for enkelte forvaltningskontor ryddes i mappene. Det er imidlertid viktig at dokumenter som gjelder løpende lånesaker ikke fjernes fra arkivet. Revisjonen mener det er viktig at ny innfordringsrutine for sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp bør praktiseres ved alle forvaltningskontorene. Alle gjeldsbrev må dateres av klienten ved signering. Forvaltningskontorene må prioritere arbeidet med restansene på sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp slik at de tidligst mulig får sendt reelle krav til inkasso og dermed øker muligheten for å få inndrevet misligholdte lån. De nye retningslinjene av november for innfordring bør etter vår mening også gi anbefalinger for hvor mange utsettelser av nedbetaling på sosiale lån saksbehandlerne kan gi før det vurderes om lånet skal sendes til inkasso eller gjøres om til bidrag. Retningslinjene bør i tillegg gi føringer for hvilke vurderinger som skal gjøres i forbindelse med utsettelse med nedbetaling, inkasso, eventuelt trekk i trygd til forvaltning, omgjøring av lån til bidrag eller avskrivning av lån. Retningslinjene bør beskrive hvordan disse vurderingene skal dokumenteres. Revisjonen mener slike retningslinjer kan være et viktig hjelpemiddel for saksbehandlerne i deres vurderinger. Revisjonen mener at dersom en saksbehandler ved finans- og regnskapstjenesten skal ha fullmakt til å gi utsettelse med nedbetaling på lån slik det praktiseres i dag så bør denne fullmakten være skriftlig. Revisjonen anbefaler at alle omgjøringer av lån til bidrag godkjennes av leder ved forvaltningskontoret i henhold til delegasjonsreglementet. Det bør stilles krav til begrunnelsen for omgjøring av lån til bidrag i vedtaket. 2 Innfordringsrutine sosiallån UMS, Trondheim kommune, 1.november

8 Revisjonen anbefaler at rådmannen beskriver hvordan kravene i Finansavtaleloven skal overholdes i forhold til sosiale lån. Et dokument som inneholder krav til opplysning i Finansavtalelovens 46 bør legges fram for klienten og signeres for gjennomlesing før gjeldsdokumentene underskrives og lånet utbetales. Kopi av underskrevet dokument arkiveres i klientmappen. Rådmannen må vurdere hvordan Finansavtalelovens 47 om plikt til å frarå låneopptak skal praktiseres og dokumenteres ved tildeling av sosiale lån. 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Revisjonen hadde i 2005 en gjennomgang av behandling og utbetaling av økonomisk sosialhjelp ved de fire forvaltningskontorene i Trondheim kommune. Konklusjonen i denne rapporten var at kommunen ikke har felles skriftlige rutiner for utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Ut i fra vår risiko og vesentlighetsvurdering for 2006 og erfaringene fra gjennomgangen av økonomisk sosialhjelp ble sosiale lån valg ut for kartlegging og gjennomgang. 1.2 Omfanget av sosiale utlån og urettmessig mottatt sosialhjelp Tabell 1 viser utviklingen i sosiale lån de 3 siste årene. Tabell 1 Utviklingen i sosiale utlån og urettmessig mottatt sosialhjelp for årene 2004 til 2006 Innvilget sosiallån i Totalt beløp gitt som lån, alle kategorier Av dette utgjør garanti for lån til depositum kr Antall personer som har mottatt lån Omgjort lån til bidrag eller avskrevet i kr Antall lån som er omgjort eller avskrevet Utestående på sosiale lån pr Urettmessig mottatt sosialhjelp (UMS) Urettmessig mottatt sosialhjelp i kr Utestående på UMS pr I 2006 er det gitt 3,7 millioner kroner i sosiallån til 319 personer. Tilsvarende tall i 2004 er 6 millioner kroner til 562 personer. Dette betyr en betydelig nedgang i innvilget sosiale utlån. Oversikten viser også at en relativt stor del av lånene er blitt omgjort til bidrag eller avskrevet. I 2006 gjelder dette lån for 1,6 million kroner mot 3 millioner kroner i Samlet har kommunen utestående sosiale utlån for 21,5 millioner kroner årlig per

9 I tillegg følger kommunen opp klienter som urettmessig har mottatt sosialhjelp. For 2006 utgjør denne typer utbetalinger kroner. Disse klientene får en tilbakebetalingsordning med kommunen. Samlet utestående beløp for denne type utbetalinger utgjør per rundt 2,4 millioner kroner. Tabell 2 viser restansen i forhold til beløp som er utfakturert og beløp som er innbetalt. Beløpene gjelder både sosiale utlån og urettmessig mottatt sosialhjelp. Restansen er hentet fra kommunens utfaktureringssystem, Komfakt. Tabell 2. Restanse - beløp som er utfakturert, men som ikke er innbetalt. Beløpene gjelder sosiale utlån og urettmessig mottatt sosialhjelp. Oversikt over restanse per og for beløp innkrevd for over 12 måneder siden. Restanser i Komfakt (kommunens faktureringssystem) pr Restanser pr herav restanser for beløp eldre enn 12 mnd pr Per var utfakturert restanse på 7,5 millioner kroner mot 6,3 millioner kroner i I dette beløpet ligger det en betydelig restanse for beløp som er utfakturert for mer enn 12 måneder siden. Per utgjør dette nesten halvparten av restansen eller 3,5 millioner kroner. Tilsvarende restanse per var 2,5 millioner kroner. Dette betyr at denne type lån og utestående er vanskelig å få innbetalt. 1.3 Problemstillinger De som mottar sosiale lån er i utgangspunktet et risikogruppe med hensyn til tilbakebetalingsevne. Dette tilsier at kommunen bør ha gode rutiner for tildeling av sosiale lån, rutiner for innkreving og rutiner for ettergiving av sosiale lån. Vi har med dette som utgangspunkt formulert følgende problemstillinger for undersøkelsen: 1. Har kommunen egne retningslinjer for tildeling av sosiale lån? 2. Innvilges sosiale lån på bakgrunn av felles vurderingskriterier? 3. Har kommunen egne retningslinjer for innfordring av sosiale lån? 4. Blir restanser på utestående sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp (UMS) gjenstand for løpende vurdering? 5. Omgjøres misligholdte sosiale lån til bidrag på bakgrunn av vurdering og godkjennelse fra leder ved forvaltningskontoret? 6. Følges Finansavtaleloven ved innvilgelse av sosiale lån? Det siste punktet, om kommunen følger Finansavtaleloven, er tatt inn fordi kommunene også på dette området er pliktig til å følge bestemmelsen i Finansavtaleloven. Loven ble endret 1.januar 2005 (Ot.prp. 38, ) til også å omfatte sosiale utlån. Dette betyr at kommunen som lånegiver har samme opplysningsplikt som øvrige lånegivere og plikt til å frarå låneopptak dersom mottakeren ikke er i stand til å betjene lånet. I forbindelse med lovendringen begrunner departementet dette med at sosiale lån bare skal ytes dersom det er vurdert at stønadsmottakeren blir i stand til å tilbakebetale lånet (jfr sosialtjenesteloven 5-4 andre ledd). Videre er det lagt vekt på at låntakere som tar opp sosiale lån dels er økonomisk vanskeligstilte og kan derfor ha 8

10 behov for mer omfattende rådgivning og ei frarådning i tilfeller der 47 i Finansavtaleloven krever dette. 1.4 Framgangsmåte Revisjonen sendte i august 2006 en forespørsel til rådmannen om Trondheim kommune hadde felles rutiner/retningslinjer for behandling av sosiale lån. Vi fikk tilsendt retningslinjer datert som omhandler rutiner for utbetaling av sosiale lån. Vi fikk opplyst at det ikke fantes andre felles rutiner/retningslinjer. Forvaltningskontorene viser til Lov om sosiale tjenester kapittel 5 som gir rammer for økonomisk stønad herunder tildeling og inndrivelse av lån. Kommunen har rutiner for avskrivning av sosiale lån/ums. På grunn av at kommunens retningslinjer ikke inneholder kriterier for tildeling av sosiale lån valgte revisjonen å sendte ut spørreskjema til lederne ved de fire forvaltningskontorene. I spørreskjemaet kartlegger vi hvilke rutiner og retningslinjer som blir benyttet ved det enkelte forvaltningskontor ved tildeling av sosiale lån. Vi fikk utfyllende svar fra ett forvaltningskontor. De øvrige forvaltningskontorene ga delvis tilbakemeldinger, men stilte seg for øvrig bak den tilbakemeldingen som ble gitt fra det ene kontoret. I løpet av høsten 2006 har revisjonen besøkt de 4 forvaltningskontorene der vi har sett på rutinene for sosiale lån. Vi har hatt samtaler med finans- og regnskapstjenesten for å vurdere den delen av innfordring av sosiale lån som håndteres der, samt sett på arkiveringen av originale gjeldsbrev og låneavtaler. 1.5 Organisering Trondheim har fire offentlige servicekontor, Østbyen, Midtbyen, Lerkendal og Heimdal. Disse offentlige servicekontorene består av Trondheim kommune, Trygdeetaten og Aetat. Trondheim kommune har forvaltningskontor på hvert servicekontor som blant annet utbetaler økonomisk sosialhjelp og innvilger sosiale lån. Det enkelte forvaltningskontor har en felles leder for den sosial- og den helsefaglige delen av kontoret. 1.6 Beskrivelse av rutiner/prosedyrer De som søker sosialhjelp/lån blir henvist av serviceverten til mottak hvor sosialfaglig personal kartlegger hvilke tiltak/sosial hjelp søkeren er berettiget til. Søkeren får utlevert søknadsskjema og en liste over hvilken dokumentasjon og vedlegg som skal følge med søknaden. Først vurderes det om søker fyller vilkårene for å motta sosialhjelp etter Lov om sosiale tjenester, deretter vurderes stønadsformen. Økonomisk stønad kan gies som sosiale lån i tilfeller der søker har utsikt til snarlig inntekts- eller formuesøkning utover det som trengs til livsopphold, for eksempel i påvente av utbetalt arv, erstatning, lønn, feriepenger, skattepenger eller studielån. Lån ytes også unntaksvis til inntektsgivende formål som for eksempel førerkort, kurs eller annet som sikrer søker jobb og inntekt (tilfeller der aetat ikke kan bidra ). Sosiale lån benyttes også dersom en student er 9

11 forsinket i studiet og trenger hjelp i en kort periode for komme à jour og igjen få rettigheter til støtte fra Lånekassen. Sosiale lån kan ytes til avdragsdelen på boliglån dersom søker ikke får utsettelse med avdragene fra lånegiver. Videre kan det ytes sosiale lån i forbindelse med garanti for depositum. Urettmessig mottatt sosialhjelp inngår også i sekkeposten lån og innfordres på samme måte som sosiale lån når betalingsavtale ikke overholdes. 2. Har kommunen retningslinjer for tildeling av sosiale lån? 2.1 Kommunens retningslinjer for tildeling av sosiale lån Kommunen har skriftlige retningslinjer fra 2002 som omhandler sosiale lån. Disse retningslinjene er avgrenset til rutiner rundt låneskjema/innbetalingsordninger og ikke hvilke vurderinger som skal gjøres før tildeling av et sosialt lån. Nye retningslinjer er utarbeidet fra Disse omhandler rutiner ved behandling av saker etter lov om sosiale tjenester og bruk av saksbehandlersystemet Oskar. Retningslinjene inneholder ingen spesifikke rutiner rundt hvilke vurderinger som skal gjøres i forhold til tildeling av sosiale lån. Trondheim kommune har derfor ingen egne skriftlige retningslinjer som dekker hvilke vurderinger som skal gjøres ved tildeling av sosiale lån. I følge forvaltningskontorene legger de i sin saksbehandling til grunn Lov om sosiale tjenester kapittel 5 som omhandler økonomisk stønad også ved tildeling av sosiale lån. Forvaltningskontorene sier videre at det er liten grad av skriftlighet når det gjelder på hvilket grunnlag sosiale lån kan innvilges. Det er opp til saksbehandlernes skjønnsmessige vurdering. De mener dette er en svakhet siden dette åpner for forskjellige vurderinger i tilnærmet like saker mellom forvaltningskontorene og saksbehandlerne noe som kan skape forskjellsbehandling av klienter. 2.2 Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen mener det er positivt at kommunen nå har utarbeidet nye retningslinjer for behandling av saker etter lov om sosiale tjenester. I forhold til sosiale lån mener vi imidlertid at kommunen bør vurdere å ta inn bestemmelser som også omfatter hvilke vurderinger som skal ligge til grunn for tildeling av sosiale lån. Dette vil bidra til mer lik saksbehandlingsrutiner mellom forvaltningskontorene og likebehandling av klienter noe som saksbehandlerne også etterlyser. Vi mener også det er mer rasjonelt med felles retningslinjer slik at hvert enkelte forvaltningskontor slipper å bruke ressurser på å utarbeide egne retningslinjer. Forvaltningskontorene ser selv på dette som en svakhet. Revisjonen anbefaler derfor at det utarbeides felles rutiner for tildeling av sosiale lån. 10

12 3. Grunnlag for innvilgelse av sosiale lån 3.1 Innledning Denne delen av undersøkelsen er metodisk todelt. Den omfatter både intervju i forhold til hva forvaltningskontorene sier er grunnlaget for tildeling av sosiale lån og en gjennomgang av klientmapper ift søknad/dokumentasjon og vedtak. 3.2 Grunnlag for tildeling av sosiale lån Vi stilte forvaltningskontorene spørsmål om hvilket grunnlag de legger vekt på ved innvilgelse av sosiale lån. Med grunnlag sikter vi til sosialklientenes betalingsevne, livsgrunnlag, annen gjeld, mislighold av tidligere sosiale lån. Forvaltningskontorene mener det er innvilget for mange lån uten at søkers tilbakebetalingsevne er vurdert. Lån har feilaktig blitt brukt som hjelpeform der søker av ulike årsaker egentlig ikke fyller vilkårene. Forvaltningskontorene sier også at flere av søknadene heller burde vært innvilget som bidrag eller avslått. Fordi saksbehandlerne ser at bruker er i en umulig situasjon og det ikke finnes andre muligheter enn sosialhjelp har de tydd til lån. Da har klientene ikke fått hjelpen for lettvint, og forvaltningskontorene har ikke vært for snille. Dette er i følge forvatningskontorene noe av forklaringen på den mengde restanser kommunen har på sosiale lån i dag. I følge forvaltningskontorene har de hatt dette som tema jevnlig de siste par årene og praksisen er nå endret. Søkers tilbakebetalingsevne tillegges nå avgjørende vekt før lån innvilges. Forvaltningskontorene begrunner endret praksis med bestemmelsene i finansavtaleloven der de er pliktig til å fraråde opptak av lån hvis klientenes økonomiske situasjon tilsier dette. Forvaltningskontorene hevder problemet ved tildeling av lån er at tilbakebetalingsevnen i for stor grad blir vurdert ut fra sosialhjelpssatsene. Dersom søker har inntekt over sosialtjenestens norm vurderes det slik at vedkommende er i stand til å betjene et lån. Det viser seg ofte at det ikke fungerer i praksis. Alt for ofte sliter klienten med å betale tilbake lånet. Det finnes i følge forvaltningskontorene mange eksempler på klienter som kun har sosialhjelp har fått tildelt sosiale lån. Søkerne har vært i en vanskelig situasjon og har tatt i mot hjelpen i form av lån selv om de ikke har særlig evne til å betjene lånet. Saksbehandler har sett at søkerne ligger noe over norm og vurderer det slik at de har mulighet til å betjene lånet. Det kan i enkelte tilfeller inngås en avtale om at lånet skal betjenes ved et månedlig trekk i sosialhjelpen. I slike tilfeller forsterkes ofte den økonomiske anstrengte situasjon for klientene. Forvaltningskontorene viser også til Lov om fordringshavers dekningsrett (dekningslovens) 2-5 som beskytter skyldner med hensyn til at de skal beholde et minimum av sin inntekt til underhold før kreditorene tilgodesees. De satsene som Namsmannen legger til grunn ved vurdering av om folk tåler å bli ilagt et utleggstrekk ligger langt over sosialhjelpssatsene. Svakheten i kommunens system i dag, er i følge forvaltningskontorene at det er liten grad av skriftlighet når det gjelder på hvilket grunnlag sosiale lån kan innvilges. Det er opp til 11

13 saksbehandlernes skjønnsmessige vurdering. Saksbehandlernes vurderinger varierer og kan til en viss grad føre til forskjellsbehandling av klientene. Forvaltningskontorene etterlyser felles retningslinjer for vurdering ved tildeling av lån. 3.3 Søknad/dokumentasjon Klienter søker forvaltningskontoret om økonomisk støtte og det er forvaltningskontorene som avgjør om støtten ytes som bidrag eller lån avhengig av klientens nåværende og antatt fremtidige økonomiske situasjon. Søknadsprosedyren blir derfor den samme for lån og bidrag. Ved søknad om økonomisk sosialhjelp/sosiale lån skal det fylles ut et søknadsskjema. Skjemaet skal være korrekt fylt ut med alle utgifter. I tillegg skal klienten krysse av på skjemaet om vedkommende har inntekt eller ikke. Dersom vedkommende har inntekt skal denne spesifiseres. Det er viktig at rubrikken for inntekt er krysset av og at skjemaet er signert. Dette vil ha betydning ved en eventuell anmeldelse av klienter som har mottatt urettmessig sosial støtte på grunn av at feil inntekt er oppgitt. Vi har fått opplyst at det i helt spesielle tilfeller også mottas muntlige søknader om økonomisk sosialhjelp. Ved første gangs søknad skal det legges ved en del dokumentasjon. Klienten får med seg en liste over hvilken dokumentasjon som skal legges ved søknaden. Det kan bl.a. være husleiekontrakter, kontoutskrift fra bank, ligningsattest, trygdeytelser, stipend og lån. Det varierer mellom forvaltningskontorene hvilken dokumentasjon som kreves, spesielt gjelder det klienter som allerede er i systemet. Det varierer også hvor ofte det innhentes kopi av selvangivelse og ligningsattest. Det skal i følge forvaltningskontorene tas kopi av legitimasjon av søker som skal legges på mappen, det har i liten grad blitt gjennomført, men forvaltningskontorene gir utrykk for at en innskjerping skal føre til bedre rutiner på dette området. Revisjonen har ved sin gjennomgang av klientmapper ikke sett eksempler på at det er arkivert kopier av legitimasjon i mappene. 3.4 Vedtak Saksbehandler skriver vedtak på økonomisk sosialhjelp / sosiale lån på grunnlag av søknad med nødvendige vedlegg. Vi har fått opplyst at vedtak også i enkelte tilfeller kan fattes på bakgrunn av en muntlig søknad. Grunnlaget for innvilgelse av sosiale lån skal være det samme som ved søknad om økonomisk sosialhjelp. Saksbehandler vurderer om økonomisk sosialhjelp skal gies som bidrag eller lån. Dersom støtten gies som lån lages det vedtak om lån med angivelse av nedbetaling. Det fylles ut gjeldsbrev / låneskjema som dateres og signeres. Revisjonen har ved sin gjennomgang av saker ved forvaltningskontorene fått bekreftet at det er innvilget sosiale lån til brukere som ikke har betalingsevne og som i en del tilfeller bare har økonomisk sosialhjelp som inntektskilde. Vi har også sett eksempler på at det innvilges sosiale lån til brukere som har misligholdt tidligere sosiale lån. 12

14 Det var vanskelig å finne en ensartet dokumentasjon og vurdering av klientens økonomiske forhold. 3.5 Arkivering Praksis for arkivering ved det enkelte forvaltningskontor varierer. I gjennomgangen av klientmappene kom vi over flere mapper som bar preg av å være overfylte og uoversiktiglige. I noen mapper manglet dokumentasjonen av løpende sosiale lån. Dokumentasjonen var i disse tilfellene sendt til fjernarkivering på Dora. I gjennomgangen observerte vi også to klientmapper med løpende sosiallån som var lagt til forsendelse til fjernarkivet på Dora. Kontroll av restanselistene avdekket også at en mappe manglet i arkivet. Ved nærmere undersøkelse viste det seg at denne personen var avgått med døden og at lånet var overtatt av nærstående slektning. Restanselisten manglet derfor oppdatering i forhold til dette forholdet. Dødsfallet ligger flere år tilbake, men overtakelsen av lånet skjedde siste år. 3.6 Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen mener det er positivt at vurderinger av klientens tilbakebetalingsevne nå tillegges større vekt ved tildeling av sosiale lån jfr bestemmelsene i finansavtaleloven. Revisjonens mener imidlertid det er uheldig at det er gitt sosiale lån til klienter som har misligholdt tidligere lån og tilsvarende klienter som har løpende sosialhjelp hvor det ikke er utsikt for endring i den økonomiske situasjonen. Revisjonen er enig med forvaltningskontorene i at manglende felles retningslinjer kan gi ulik praksis ved vurdering av klientens berettigelse til sosiale lån. Ønsker man mer lik praksis mellom kontorene bør en vurdere å utarbeide felles retningslinjer. Vi anser dokumentasjonen i mappene som manglefulle i forhold til hvilke kontroller, eventuelt hvilke oppslag i registrene som blir utført av saksbehandlerne. På grunn av manglende spor etter saksbehandlers verifisering av opplysninger i søknaden er det vanskelig for revisjonen å vurdere den interne kontrollen som blir utført før vedtaket og om sosiale lån fattes på riktig grunnlag. For dårlig intern kontroll på dette området kan føre til feil utbetalinger. De nye rutinene ( ) ved behandling av saker etter lov om sosiale tjenester og bruk av saksbehandlersystemet Oskar, stiller imidlertid krav til dokumentasjon av utførte kontrollhandlinger. Vi registrerer også at ikke alle søknadene var fullstendig fylt ut med hensyn til avkryssing om de hadde inntekt eller ikke. Det siste mener vi er uheldig i forhold til hvis det oppstår tvister. Revisjonen anbefaler at det utarbeides felles vurderingskriterier for å sikre en tilnærmet lik praksis med hensyn til på hvilket grunnlag det skal innvilges sosiale lån. Det må vurderes om klienten har betalingsevne, det vil si en inntekt som forsvarer nedbetaling av det sosiale lånet i tillegg til nødvendig livsopphold. Klienter som har løpende økonomisk sosialhjelp som livsgrunnlag bør som hovedregel ikke innvilges sosiale lån med mindre det forventes en endring i deres økonomiske situasjon. Klienter som tidligere har misligholdt nedbetalingen av sosiale lån bør i utgangspunktet ikke bli innvilget sosiale lån. 13

15 De nye retningslinjene ( ) for saksbehandling av sosialhjelp omhandler kontrollhandlinger. Retningslinjene er utarbeidet med tanke på sosialhjelp. Vi mener kontrollhandlinger rundt vurderinger av sosiale utlån og tilbakebetalingsevne bør vurderes tatt inn i retningslinjene. Tilbakebetalingsevne bør også dokumenteres. Det bør være mulig i ettertid å kunne kontrollere om utbetaling av sosiale lån er gjort på riktig grunnlag. Det bør være like krav til hvilken dokumentasjon som skal innhentes fra klienten, hvilke vurderinger som skal gjøres og hvordan vurderingene skal dokumenteres. Revisjonen mener forholdene rundt klientmappene/arkiv bør vurderes for å få til mer orden i mappene ved enkelte forvaltningskontor. Av kontrollhensyn er det er uheldig at klientmappene enkelte steder er uoversiktlige, mens det andre steder er fjernet dokumentasjon på løpende lån fra arkivet ved forvaltningskontoret. Revisjonen anbefaler at forvaltningskontorene gjennomgår rutinene for arkivering, at det ryddes i de tilfellene der mappene er overfylte men samtidig er det viktig at dokumenter som gjelder løpende lånesaker ikke fjernes fra arkivet. 4. Har kommunen egne retningslinjer for innfordring av sosiale lån? 4.1 Innfordringsrutiner Saksbehandler vurderer om økonomisk sosialhjelp skal gies som bidrag eller lån. Når det sosiale lånet er utbetalt til klienten fullt ut blir originalen av gjeldsbrevet/ låneskjemaet sendt til finansog regnskapstjenesten og arkivert der. Kopi av disse dokumentene oppbevares i klientmappen. Finans- og regnskapstjenesten legger inn lånene i kommunal fakturering (Komfakt) og faktura sendes ut månedlig i henhold til vedtak. Revisjonen har ved sin gjennomgang funnet eksempler på lån som ikke er blitt sendt til innfordring og som etter 10 år er blitt foreldet og må avskrives. Vi fant flere saker der det ikke var kopi av gjeldsbrev/låneskjema i klientmappen ved forvaltningskontoret. For disse sakene foretok vi en kontroll mot arkivet ved finans- og regnskapstjenesten for å få verifisert om originalen av gjeldsbrevet er arkivert der. Dersom regnskapstjenesten ikke mottar originalt gjeldsbrev vil det ikke bli satt i gang innfordring av lånet. Ved vår kontroll ved finans- og regnskapstjenesten fant vi at original låneskjema / gjeldsbrev for de lånene vi kontrollerte, var arkivert der. En del av de gjeldsbrevene vi så på i vår gjennomgang var ikke datert. Et gjeldsbrev har en foreldelse på 10 år, jfr. kommunens rutine for sosiale lån fra Revisjonen er gjort kjent med at det i november 2006 er utarbeidet en innfordringsrutine for sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp. 4.2 Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen mener det er uheldig at kommunen ikke har sikkerhet for at alle gjeldsbrev er datert når de skrives under av klienten og vitner for å sikre juridisk holdbarhet i forhold til 14

16 foreldelsesfristen på gjeldsbrevet.. Vi anbefaler i denne sammenheng en gjennomgang av praksisen på området for å sikre at alle gjeldsbrev signeres. 5. Blir utestående restanser på sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp gjenstand for løpende vurdering? 5.1 Løpende vurderinger av lånerestansen Nedbebetaling av sosiale lån skrives i vedtaket med dato for start av nedbetaling og månedlig beløp. Det presiseres at ved misligholdelse forfaller hele lånebeløpet til betaling og overføres til inkasso. Finans- og regnskapstjenesten legger inn lånene i kommunal fakturering (Komfakt) og faktura sendes ut månedlig i henhold til vedtak. Dersom faktura ikke betales innen en måned, sendes det automatisk et betalingsvarsel til klienten. Misligholdte lån kommer ut på månedlig restanseliste fra Komfakt. Restanselisten sendes fra datasentralen (EDB) til finans- og regnskapstjenesten og fordeles derfra til det enkelte forvaltningskontor. Innfordringsansvarlig ved forvaltningskontoret skal gjennomgå listene og misligholdte lån skal vurderes i forhold til oversendelse til inkasso. Innfordringsansvarlig skriver et brev til klienten ved mislighold av lån der klienten anbefales å betale. Saksbehandler har fullmakt til å endre nedbetalingsplan og kan fatte vedtak om utsettelse av nedbetaling. Vedtak om endret nedbetalingsplan sendes til finans- og regnskapstjenesten som stopper utfakturering til utsatt dato for nedbetaling. Vedtak om endret nedbetaling arkiveres i klientmappen hos finans- og regnskapstjenesten og ved forvaltningskontoret. Det undersøkes også om klienten har løpende sosialhjelp, noe som medfører at kravet ikke skal oversendes til inkasso. Kopi av restanseliste med innfordringsansvarliges kommentarer returneres til finans- og regnskapstjenesten med påskrift om misligholdte lån skal sendes til inkasso eller ikke. Dersom finans- og regnskapstjenesten ikke får en slik tilbakemelding fra forvaltningskontoret blir det fortsatt sendt ut purringer hver måned på de misligholdte lånene. Den som jobber med innfordring av sosiale lån ved finans og regnskapstjenesten gir også i enkelte tilfeller utsettelse med nedbetaling i helt ordinære saker. Dette gjelder de klientene som vanligvis betaler, men som har problemer en måned eller to. Revisjonen har ved sin gjennomgang av klientmapper ved de fire forvaltningskontorene avdekket flere tilfeller der beskrevet praksis ikke er etterlevd. Vi fant eksempler på sosiale lån som ikke var sendt til innfordring, etter 10 år var kravet foreldet og måtte avskrives. Et forvaltningskontor har ikke prioritert arbeidet med restanselistene og det er derfor ikke foretatt vurderinger av restanser i 2005 og Det er ikke sendt noen lån til inkasso i disse årene fra dette forvaltningskontoret. 15

17 Vi har sett flere tilfeller av misligholdte lån som ikke er sendt til inkasso der det ikke er vedtak i klientmappen med utsettelse av nedbetaling. Det er heller ikke, i følge dokumentasjon i klientmappen sendt brev til klienten med oppfordring om å betale. Vi har funnet lån innvilget i 1997 og 1998 på til sammen kr der det er sendt ut betalingsvarsel i Vi kan ut i fra informasjonen i klientmappen ikke se at det er gitt utsettelse på nedbetaling eller at det har vært sendt flere purringer før i Ved et forvaltningskontor fikk vi opplyst at restanselister for august 2006 som skulle sendes fra dataleverandøren ikke kom fram til finans- og regnskapstjenesten. Restanselistene for september og oktober kom i tillegg for sent fram til forvaltningskontorene for å få ut purringer/inkassokrav i tide de aktuelle måneden. Reelle krav på sosiale lån må sendes til inkasso så raskt som mulig og dermed øker muligheten for å få inndrevet misligholdte lån. Revisjonen har sett eksempler på klienter med trygd til forvaltning i kommunen som har misligholdt sosiale lån uten at det foretas trekk i trygden. 5.2 Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonens inntrykk er at mangelen på skriftlige rutiner og vurderingskriterier medfører at forvaltningskontorene har ulik oppfølging av restanser på sosiale lån. Vi har sett flere utestående restanser på sosiale lån der det etter vår mening kan stilles spørsmål ved om hvorfor sakene ikke er sendt til inkasso. I et tilfelle foreligger det ingen søknad eller vedtak om utsettelse av vedtatt nedbetalingsplan, klienten mottok ikke løpende sosialhjelp. Revisjonen mener det er uheldig at ett forvaltningskontor ikke har prioritert arbeidet med restanselistene og at misligholdte lån ikke er sendt til inkasso. I følge finans- og regnskapstjenesten bør reelle krav sendes til inkasso umiddelbart, da utsettelse med inkasso reduserer sannsynligheten for å få inn pengene. I gjennomgangen av mappene var det tilfeller der klienter hadde skiftet forvaltningskontor uten at oppfølgingen av lånene fulgt med. Vi mener dett er mer ryddig om også lånene følges opp av samme forvaltningskontor. Den nye innfordringsrutinen for sosiale lån/ums av november 2006 bør etter revisjonens mening også gi anbefalinger for hvor mange utsettelser av nedbetaling på sosiale lån saksbehandlerne kan gi før det vurderes om lånet skal sendes til inkasso eller gjøres om til bidrag. Det bør også gis føringer for hvilke vurderinger som skal gjøres i forbindelse med utsettelse med nedbetaling, inkasso, eventuelt trekk i trygd til forvaltning, omgjøring av lån til bidrag eller avskrivning av lån. Retningslinjene bør beskrive hvordan disse vurderingene skal dokumenteres. Revisjonen har registrert at ansatte ved finans- og regnskapstjenesten kan gi utsettelse med nedbetaling av sosiale lån uten at vedkommende er gitt skriftlig fullmakt. Revisjonen mener at dersom en saksbehandler ved finans- og regnskapstjenesten skal ha fullmakt til å gi utsettelse med nedbetaling på lån slik det praktiseres i dag så bør denne fullmakten være skriftlig. 16

18 6. Omgjøres misligholdte sosiale lån og urettmessig mottatt økonomisk sosialhjelp til bidrag på bakgrunn av vurdering og godkjennelse fra leder ved forvaltningskontoret? 6.1 Rutiner på området Lån uten sikkerhet kan, i følge informasjon vi har fått fra forvaltningskontorene gjøres om til bidrag i følgende tilfeller: 1. Ved dødsfall. 2. Lån med sikkerhet kan gjøres om til bidrag dersom det ikke er noe å hente i boet eller dersom Trondheim kommune har for lav prioritet jfr. grunnbok eller heftelsesoversikt hos borettslag. 3. Lån kan også gjøres om til bidrag dersom søker kan dokumentere at han/hun er varig ute av stand til å betjene lånet, jfr. gjeldsordningslovens bestemmelser. Tilbakebetalingsevnen kan ha blitt vurdert for optimistisk eller kan ha endret seg siden vedtaket ble fattet. Det kan i ettertid ha kommet nye opplysninger i saken som viser at avgjørelsen om å yte hjelpen i form av lån var fattet på feil grunnlag. Omgjøring av sosiale lån til bidrag skal godkjennes av leder i følge delegasjonsreglementet. Revisjonen fant ved sin gjennomgang av klientmapper flere tilfeller hvor leder ikke har skrevet under omgjøringsvedtaket av sosiale lån til bidrag. Vi har sett eksempel på lån som er gjort om til bidrag i 2006 uten at vi kan se at begrunnelsen går fram av vedtaket og uten signatur fra leder, det er ingen vedtak om løpende økonomisk sosialhjelp på denne klienten i Revisjonen har sett eksempel på omgjøring av lån til bidrag der begrunnelsen for omgjøring er sykemelding og begrenset mulighet for å søke arbeid. Lånet ble imidlertid omgjort til bidrag nesten ett år før nedbetaling av lånet skulle starte. Vedtak om omgjøring til bidrag er ikke underskrevet av leder. 6.2 Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen mener det er uheldig at saksbehandlere gjør om sosiale lån til bidrag uten leders godkjenning og i enkelte tilfeller uten at begrunnelsen for omgjøringen er dokumentert i vedtaket. Revisjonen anbefaler at alle omgjøringer av lån til bidrag godkjennes av leder ved forvaltningskontoret i henhold til delegasjonsreglementet. Det bør også stilles krav til hvordan begrunnelsen for omgjøring av lån til bidrag skal dokumenters i vedtaket. 7. Følges Finansavtaleloven ved innvilgelse av sosiale lån? 7.1 Kommunens praksis på området Finansavtaleloven ble endret til også å omfatte sosiale utlån fra kommunene. I 46 om lånegivers opplysningsplikt fremkommer det at låntaker før han underskriver låneskjemaet skal ha fått forelagt fullstendig oversikt over nedbetalingsplan for det sosiale lånet med terminbeløp 17

19 for hele perioden. Revisjonen har fått opplyst fra forvaltningskontorene at kommunen ikke følger disse bestemmelsene. Revisjonen har ved sin gjennomgang av klientmapper for sosiale lån ikke sett at oversikt over nedbetalingsplaner for lånene er utarbeidet og arkivert i mappene. Etter det vi har fått opplyst så etterlever kommunen heller ikke plikten til å frarå klientene låneopptak jfr Finansavtalelovens Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen mener det er uheldig at kommunen ikke overholder kravet i Finansavtaleloven med hensyn til skriftlig å opplyse klienten om størrelsen, antall og forfallstid for innbetalinger på lånet i hele låneperioden før det inngås avtale om sosiale lån. Det er også uheldig at kommunen ikke etterlever plikten til eventuelt å frarå klienten å ta opp lån. Revisjonen anbefaler at rådmannen beskriver hvordan kravene i Finansavtaleloven skal overholdes i forhold til sosiale lån. Et dokument som inneholder krav til opplysning i Finansavtalelovens 46 bør legges fram for klienten og signeres for gjennomlesing før gjeldsdokumentene underskrives og lånet utbetales. Kopi av underskrevet dokument arkiveres i klientmappen. Rådmannen må også vurdere hvordan Finansavtalelovens 47 om plikt til å frarå låneopptak skal praktiseres og dokumenteres ved tildeling av sosiale lån. 8. Rådmannens kommentarer 8.1 Innledning Rådmannen har et løpende fokus på kvalitetssikring og forbedring av tjenestetilbudet til mottakere av tjenester ved forvaltningskontorene. Fokusområdet siste år har vært arbeidet med å etablere et felles kvalitetssystem for alle tjenesteområdene innenfor Helse- og velferdstjenestene. Også for inneværende år vil kvalitetssikring og implementering av kvalitetssystemet ved enhetene være i fokus. Det forgår et løpende arbeide med utvikling av nye og bedre rutiner og revurdering av allerede eksisterende rutiner. Dette for å sikre en mer helhetlig og lik saksbehandling ved enhetene, og for sikre at tjenesteytingen er i samsvar med gjeldene lov og regelverk. Utbetaling av sosiale lån utgjør en meget liten andel av forvaltningskontorenes samlede utbetaling av økonomisk sosialhjelp. Opp gjennom årene har disse lånene i hovedsak vært gitt som lån til depositum, lån til dekning av avdragsdelen på boliglån og lån til dekning av andre formål. Fra 1995 er det gitt garanti for lån til depositum i stedet for et ordinært depositumlån. Garantien blir ikke et aktivt lån før evt forvaltningskontoret har godkjent et krav fra huseier på grunn av mislighold av leieavtalen. Fra overføres ansvaret for innvilgelse av lån til depositum fra forvaltningskontorene til Boligenheten. Personer med egen bolig med boliglån, og som blir avhengig av økonomisk sosialhjelp, får hjelp til avdragsdelen på boliglånet som lån mot sikkerhet i boligen. Økonomisk sosialhjelp skal ikke bidra til formueøkning. Hvis personen blir avhengig av sosialhjelp eller trygdeytelser framover, vil ikke disse lånene, som oftest, bli innfridd før boligen selges eller personen faller fra. 18

20 Øvrige lån som innvilges vil være lån til formål som enten ligger innenfor eller utenfor livsoppholdsbegrepet, og til formål som også kunne vært gitt som bidrag. Lån skal bare gies når brukeren har en reell mulighet til å tilbakebetale lånet, og etter en faglig vurdering av at det er riktig å yte stønaden som lån i stedet for som bidrag Har kommunen retningslinjer for tildeling av sosiale lån? Som Revisjonen påpeker, har Trondheim kommune pr dd ingen felles skriftlige rutiner som omhandler hvilke vurderinger som skal gjøres i forhold til evt innvilgelse av sosiale lån. Selv om det i Rundskriv 1 34/2001: Sosialtjenesteloven kapittel 5, punkt side 45, foreligger føringer for hvilke vurderinger som skal legges til grunn, ser Rådmannen behovet for å utarbeide felles kommunale retningslinjer/rutiner for dette saksområdet ved forvaltningskontorene. Det har vært nedsatt en gruppe som har arbeidet med interne rutiner for sosiale lån og UMS. Gruppa arbeidet i utgangspunktet med rutiner for innfordring av sosiale lån og UMS, men gruppa har også utarbeidet generelle rutiner for hele saksfeltet. Fra søknad mottas og til oppfølging og innfordring av sosiale lån. Det er i uke 9 sendt ut forslag til nye rutiner på høring. Rådmannen vil påse at nye felles rutiner også inneholder vurderinger om når det er riktig å innvilge lån Grunnlag for innvilgelse av sosiale lån I forkant av innvilgelse av sosiale lån foreligger det en søknad om økonomisk sosialhjelp. Kontrollrutinene og dokumentasjonskravene vil være de samme som for øvrige søknader hvor bruker innvilges økonomisk sosialhjelp som bidrag. Når den nødvendige dokumentasjon er innhentet, vil søknaden bli gjenstand for en vurdering av om brukere fyller kravene til hjelp etter lov om sosiale tjenester 5-1 eller 5-2. Saksbehandler skal vurdere om brukeren har krav på økonomisk stønad til livsoppholdsutgifter etter lovens 5 1. Hvis brukeren har krav på økonomisk støtte, vil han som oftest få utbetalt ytelsen som bidrag. I helt spesielle tilfeller kan det være aktuelt å vurdere om stønaden til livsoppholdsutgifter skal innvilges som lån. Eksempelvis når bruker er student og vil få utbetalt lån fra lånekassen for samme periode som han innvilges støtte for, eller at bruker vil komme i lønnet arbeide med det første. I slike tilfeller må også saksbehandler vurdere brukerens reelle muligheter til å tilbakebetale lånet. Utbetalt studielån eller lønnet arbeide vil ikke automatisk tilsi at en bruker vil være i stand til å betjene et lån. Bruker kan ha øvrige gjeldsforpliktelser som igjen kan medføre at han vil få problemer med å betjene et lån fra forvaltningskontoret. Hvis en bruker ikke har krav på hjelp etter sosialtjenesteloven 5-1, skal saksbehandler vurdere om brukeren har krav på hjelp etter 5-2 i samme lov. 5-2 Stønad i særlige tilfeller : Sosialtjenesten kan i særlige tilfeller, selv om vilkårene i 5-1 ikke er tilstede, yte økonomisk hjelp til personer som trenger det for å kunne overvinne eller tilpasse seg en vanskelig livssituasjon Sosialtjenesteloven 5-2 skal fange opp ulike behov for hjelp som ikke dekkes gjennom stønad til livsopphold etter 5-1. Hjelp etter 5-2 kan gis i svært forskjellige situasjoner, og til ulike persongrupper. Bestemmelsen er særlig aktuell i situasjoner der brukerens livssituasjon er blitt, eller står i fare for å bli, så vanskelig at vedkommende ikke kommer videre uten hjelp. Ved å yte målrettet økonomisk støtte på et tidlig tidspunkt, kan man bidra til at brukeren ikke kommer i en 19

21 så vanskelig økonomisk situasjon at vedkommende blir avhengig av økonomisk stønad for framtiden. Rundskriv 1-34/2001: Sosialtjenesteloven kapittel 5, punkt omhandler individuell behovsprøving: Økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven er en skjønnsmessig ytelse. Sosialtjenesten har både rett og plikt til å utøve skjønn ved vurdering av om det skal ytes stønad, og ved utmåling av stønaden. Stønaden skal utmåles på grunnlag av en konkret vurdering av den enkeltes faktiske behov. Rådmannen vil se til at felles rutiner som nå utarbeides, har klar føringer for hvilke vurderinger som skal ligge til grunn ved innvilgelse av sosiale lån. Brukerens betalingsevne skal være vurdert før lån innvilges. Livsgrunnlag, annen gjeld og mislighold av tidligere sosiale lån vil være forhold som vektlegges når betalingsevne vurderes. En rutine som beskriver hvilke vurderinger vi gjør for å skille mellom å yte lån eller å yte bidrag, vil være et bidrag i en kontinuerlig faglig skjønnsutøvelse. Lån skal bare benyttes når det er reelle muligheter for at brukeren kan tilbakebetale lånet Hvis en på tross av et tidligere misligholdt lån velger å gi et nytt lån, må dette begrunnes spesielt og være en avgjørelse som enhetsleder står bak. Med bakgrunn i Revisjonens rapport og de nyutsendte rutiner vil Rådmannen påse at det blir igangsatt faglige drøftinger rundt temaet ved forvaltningskontorene. De nye retningslinjene ( ) for saksbehandling av sosialhjelp ivaretar flere av de punkter som Revisjonen har merknader til, herunder sikring av at brukermapper med aktive lån ikke sendes til fjernarkiv på Dora, og dokumentasjon av kontroll. 8.4 Har kommunen egne retningslinjer for innfordring av sosiale lån? Som Revisjonen peker på er det utarbeidet en rutine for innfordring av sosiale lån og urettmessig mottatt sosialhjelp. Denne rutinen har nylig gjennomgått revurdering og er sendt ut til høring. Rådmannen vil ha fokus på implementering av ny rutine for innfordring av lån ved forvaltningskontorene. Alle gjeldsbrev skal naturligvis være datert når de underskrives av brukeren. Sjekkpunkt rundt dette er tatt inn i den nye rutinen. 8.5 Blir utestående restanser på sosiale lån og urettmessig sosialhjelp gjenstand for løpende vurdering? Rådmannen erkjenner at oppfølgingen av restanser på sosiale lån i noen tilfeller ikke har vært god nok, og finner det riktig å gi dette arbeidsområdet økt fokus. Arbeidet med restanselister på misligholdte lån er en løpende arbeidsoppgave som skal ivaretas ved forvaltningskontorene. Oppfølgingen av lån skal finne sted ved det forvaltningskontor som brukeren til enhver tid er tilhørende. De nye rutinene legger opp til at søknad om betalingsutsettelse/ endring av nedbetalingsavtale skal foreligge skriftlig, datert og med brukerens underskrift. Det er forvaltningskontoret som skal vurdere om det gies slik utsettelse eller en endring i nedbetalingsavtalen. Hvis det gies utsettelse eller nedbetalingsavtalen endres, skal saksbehandler fatte nytt vedtak med ny nedbetalingsplan. 20