Rekrutteringstjenester. Oppdragsbeskrivelse 2014/448

Transkript

1 Rekrutteringstjenester Oppdragsbeskrivelse 2014/448

2 Innholdsfortegnelse 1 Generelt Informasjon om Ruter Organisasjon 3 2 Rekrutteringstjenester og omfang Rekrutteringstjenester Omfang 3 3 Svar på oppdragsbeskrivelsen 4 4 Tilbyder skal svare ut følgende punkter 4 5 Prosedyrer for rekruttering i Ruter As 4 6 Prisskjema 6 1

3 1 Generelt Ruter As vil fremover ha rekrutteringsbehov til flere typer stillinger, og ønsker å knytte til seg rekrutteringsselskaper som bistår med å finne kompetente kandidater til følgende stillingskategorier; ledere (topp- og mellomledere), fagspesialister og administrasjons- /støttefunksjoner Alle rekrutteringer publiseres eksternt, og vi vurderer i hvert enkelt tilfelle om prosessen skal gjennomføres med interne eller eksterne ressurser. Behovene kan omfatte både faste og midlertidige stillinger. Vi ønsker parallelle rammeavtaler med 2 3 leverandører til de ulike stillingskategoriene som er beskrevet i pkt Det er mulighet for å levere på deler/en eller flere av kategoriene A, B eller C. En og samme leverandør kan levere tjenester innen flere stillingskategorier. 1.1 Informasjon om Ruter Ruter As er et felles administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Oslo og Akershus. Vi planlegger, samordner, bestiller og markedsfører kollektivtrafikken i Oslo og Akershus på vegne av de to fylkene, og sørger for et felles pris- og billettsystem for T-bane, trikk, buss og båt. Våre eiere er Oslo kommune (60 %) og Akershus fylkeskommune (40 %). Vi er en prosessorganisasjon som består av de fire hovedprosessene Salg og Marked, Utvikling, Produksjon og Kvalitet. I tillegg har vi støtteprosessene Analyse, Strategi, Økonomi, HR/Adm, IT og Kommunikasjon. 2

4 1.2 Organisasjon Vi er ca 255 ansatte, og forventer en svak økning de nærmeste årene. Vårt rekrutteringsbehov vil omfatte nyrekrutteringer og erstatninger. Attraktive arbeidsplasser er et Ruters hovedmål. Vi jobber for å tiltrekke oss, utvikle og beholde dyktige fagpersoner og ledere som ønsker å jobbe med viktige og utfordrende arbeidsoppgaver med stor samfunnsmessig nytte. Til sammen representerer menneskene her et av landets tyngste fagmiljø innen kollektivtrafikk, med spisskompetanse innen et bredt spekter av fagområder; strategisk ledelse, analyse, utvikling av kollektivtrafikk, miljø og infrastruktur, planlegging og produksjon av kollektivtrafikk, kommunikasjon, markedsføring, salg, kundebehandling, informasjon, kvalitetsoppfølging, IT drift, IT utvikling, økonomi, HR. 2 Rekrutteringstjenester og omfang 2.1 Rekrutteringstjenester Oppdragsgiver rekrutterer til tre ulike stillingskategorier, og tilbyder må angi hvilke/-n stillingskategori/-er tilbudet gjelder: A: Ledere (topp- og mellomledere) B: Fagspesialister C: Administrasjons- og støttefunksjoner Rekrutteringsoppdragene til faste stillinger vil ha ulike former, avhengig av stillingens innhold samt tilgang til kvalifiserte kandidater i markedet: 2.2 Omfang Annonserte rekrutteringstjenester Annonserte rekrutteringstjenester med aktivt søk (search/executive search) Aktivt søk til stillinger som er utlyst av Ruter (search/executive search) Sluttvurdering av kandidater Omfang på rekrutteringsoppdragene i kontraktsperioden inkludert opsjons år estimeres til mellom 2 og 3.5 millioner kroner. Dette er kun et estimat, og ikke et forpliktende beløp. Det er naturlig nok vanskelig å anslå dette eksakt, og det er ingen nedre grense for kjøp av tjenester. Men erfaring tilsier at Ruter i perioder ikke har kapasitet til å håndtere alle rekrutteringer selv, og at vi derfor vil ha behov for ekstern bistand i rekruttering. Erfaring viser også at behovet kan variere fra år til år. 3

5 3 Svar på oppdragsbeskrivelsen Tilbyder skal fylle ut Prisskjemaet for tjenestene som tilbudet omfatter (pkt. 6) Tilbyder skal besvare alle 8 punktene jfr pkt. 4 4 Tilbyder skal svare ut følgende punkter Leverandører av rekrutteringstjenester til Ruter skal ha gode nok kvalifikasjoner (tekniske og faglige) og god nok kapasitet til å kunne gjennomføre oppdragene. a) Tilbyder må bekrefte at de tilbudte rekrutteringstjenester er kjerneområde for sine leveranser, og at % av virksomheten er rettet inn mot disse leveransene gjennom uttrykt strategi og handlingsplaner. b) Tilbudet skal beskrive hvilken kandidatbase (rekrutteringsverktøy) som benyttes, inkludert rutiner som ivaretar sikkerhet og personvern. Tilbyder må bekrefte at rekrutteringsverktøyet WebCruiter kan benyttes i forbindelse med rekruttering til Ruter, og at kandidatenes søknader og CV-er kan lagres i Ruters rekrutteringsverktøy. c) Tilbudet skal beskrive hvilke testverktøy som benyttes, inkludert sikkerhet og personvern og hvorvidt testene er DNV-sertifisert eller ikke. d) Tilbudet skal verifisere faglige kvalifikasjoner til 2-3 tilbudte konsulenter med høyere utdanning, relevante sertifiseringer, samt erfaring og kundereferanser fra lignende oppdrag de siste tre årene. e) Tilbyder må bekrefte aksept på tre arbeidsdagers responstid på kunngjort oppdrag. f) Tilbyder må bekrefte at rekrutteringsoppdragene utføres i samsvar med Ruters prosedyre for rekruttering. g) Tilbyder må beskrive rutine for oppfølging av kandidater etter ansettelse h) Tilbyder må beskrive hvilke garanti som gjelder hvis valgte kandidat ikke fungerer i stillingen. 5 Prosedyrer for rekruttering i Ruter As Ansvars- og rollefordeling internt All rekruttering starter med godkjenning av Ruters ledelse Stillingens nærmeste leder har hovedansvaret for prosessen og resultatet av denne HR har det faglige ansvaret for rekrutteringen, og skal involveres i all rekruttering Ansattes representanter skal involveres i tråd med den lokale overenskomst Kravspesifikasjon Leder for stillingen utarbeider kravspesifikasjon i samråd med HR 4

6 Tillitsvalgte i fagforbundene med overenskomst i Ruter har uttalerett i forbindelse med utlysningen Utlysning Alle stillinger skal i hovedsak utlyses eksternt Alle utlysninger skal ha Ruters annonseprofil, og skal godkjennes av HR i samråd med stillingens leder Stillinger publiseres og håndteres i WebCruiter Søknadsbehandling, intervju og referanser Eksterne rekrutterere kan gis tilgang til søknadsbehandling i Ruters rekrutteringsløsning, dersom dette vurderes som hensiktsmessig og er i tråd med kravet om god kvalitet på søknadsbehandling De mest aktuelle søkerne skal kontaktes senest 10 dager etter søknadsfristen Ved ekstern bistand skal leder godkjenne listen med søkere som innkalles til førstegangsintervju, og delta i alle andregangsintervjuer Uten ekstern bistand skal det holdes minst to intervjuer, dette er nærmere beskrevet i Ruters personalhåndbok Tillitsvalgte skal gis mulighet til å ha en representant med i finaleintervjuer til fagstillinger Alle interne søkere skal normalt innkalles til førstegangsintervju Alle søkere til lederstillinger skal testes av DNV-sertifisert verktøy, det samme gjelder fagspesialiststillinger Ved ekstern bistand skal oppdragsgiver få muntlig og skriftlige gjennomgang av kandidatenes testresultater før neste intervju Det skal avtales med oppdragsgiver hvilke tester som skal brukes i den enkelte prosess Alle kandidater som innkalles til intervju skal vise originale vitnemål og attester Kandidater som har vært til andregangsintervju og som ikke går videre i prosessen, skal få en muntlig tilbakemelding før avslag sendes skriftlig Referanser sjekkes for kandidater som er aktuelle etter andregangsintervju Før det gis tilbud om ansettelse skal leders leder møte den mest aktuelle kandidaten før endelig beslutning blir tatt Kandidaten som er aktuell for jobbtilbud skal få tilbakemelding senest en uke etter siste intervju 5

7 6 Prisskjema Prismodellen må oppgi fastpris for hver av rekrutteringstjenestene tilbudet gjelder, prisen skal inkludere bruk av testverktøy. Pris skal ikke oppgis i % av kandidatlønn. Dersom prisen oppgis i intervall, vil høyeste pris bli lagt til grunn for evalueringen. Prismodell stillingskategori A C Fastpris per prosess (eks mva) Stillingskategori Annonsert rekruttering Annonsert rekruttering m/aktivt søk Aktivt søk (stillinger utlyst av Ruter) Sluttvurdering A: Ledere (topp- og mellomledere) B: Fagspesialister C: Administrasjon/støttefunksjoner 6