HVA KOSTER TJENESTEN?

Transkript

1 HVA KOSTER TJENESTEN? ABC-analyser av kommunale tjenester Kristin Skjelbred, økonomirådgiver Kristiansand kommune.

2 ABC-metode og innsatsstyrt finansiering - Hensikten med innsatsstyrt finansiering - Prisberegning etter ABC-metoden - Erfaringer med økonomistyringssystemet

3 Omorganisering ( ) Delegasjonsprosjektet Delegering av fag, økonomi, personal og organisasjon til resultatenheter. Skille behovsvurdering/tildeling og tjenesteutføring (forvaltning og drift). = En sentral bestillerenhet og mer selvstyrte utførerenheter.

4 Effektivitetsavvik Aktivitetsavvik Kommunestyret Budsjettramme - Innsatsstyrt finansiering Resultat (Aktivitetsavvik) Bestillerenhet Innsatsstyrt finansiering Gjør det mulig å splitte budsjettavvik i to: Aktivitetsavvik Effektivitetsavvik Utgifter knyttet til aktivitetsnivået er bestillers/politikernes ansvar Utførerenhet Innsatsstyrt finansiering - Utførers netto utgifter Resultat (Effektivitetsavvik) Bruker Utgiftsnivå gitt aktivitet er utførers ansvar Dette gjør aktørenes roller og valgmuligheter mer tydelige

5 Hvorfor innsatsstyrt finansiering (ISF)? Hovedmål: En mer effektiv allokering av ressursene For å ansvarliggjøre bestilleren må det følge finansiering med vedtak/aktivitet. Innsatsstyrt finansiering gir større incentiver til å effektivisere enn ved rammebudsjettering gir bedre styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag for bestiller og utfører hindrer at utfører må ta støyten og løpe fortere når aktiviteten øker mens rammen er uendret bidrar til økt forståelse av sammenhengen mellom kostnad, volum og hva som påvirker kostnadene ansvarliggjør politikere Systemet legger til rette for en rettferdig fordeling av ressursene mellom resultatenhetene.

6 Activity based costing aktivitetsbasert kalkulasjon Hovedprinsipp: Spore kostnader til produkter eller tjenester gjennom aktiviteter. Tjenesteproduksjonen splittes i aktiviteter. Aktivitetskostnaden beregnes, og kostnadsdriverne defineres. Enhetsprisene fremkommer ved å dividere aktivitetskostnadene på drivervolumet. Metoden passer godt til: - tjenesteproduksjon - fordeling av indirekte kostnader - å øke forståelsen for kostnadsstruktur og sammenhengen mellom aktivitet og kostnad ABC-metoden benyttes både som en kalkulasjonsmetode og et universalverktøy innenfor økonomistyring, lønnsomhetsmåling og ledelse.

7 ABC - metode Generell ABC-teori splitter ofte kalkulasjonsprosessen i noen trinn. Hjemmetjenesten er benyttet som eksempel. Trinn i prosessen 1. Definere aktiviteter 2. Gruppere kostnader i kostnadsgrupper 3. Fordele kostnader på aktiviteter 4. Identifisere kostnadsdrivere 5. Beregne enhetspriser

8 Aktiviteter - det man gjør, det vil si én eller en gruppe homogene arbeidsoperasjoner HJEMMEHJELP HJEMMESYKE- PLEIE PSYKIATRISK SYKEPLEIE Hjelp i hjemmet Pleie i hjemmet Psyk. sykepleie i hjemmet Reise Reise Reise Administrasjons aktiviteter Administrasjons aktiviteter Trygghetsalarm Tverrfaglig koordinering

9 ABC - metode Generell ABC-teori splitter ofte kalkulasjonsprosessen i noen trinn. Hjemmetjenesten er benyttet som eksempel. Trinn i prosessen 1. Definere aktiviteter 2. Gruppere kostnader i kostnadsgrupper 3. Fordele kostnader på aktiviteter 4. Identifisere kostnadsdrivere 5. Beregne enhetspriser

10 Kostnadsgrupper a b c d e s x y z Artsnavn Lønn og sosiale utgifter Reise og transport Andre periodisk variable utgifter Medisins utstyr og forbruks materiell Trygghetsalarm Brukerbetaling Byggkostnader Til annen tjeneste Overføringer

11 ABC - metode Generell ABC-teori splitter ofte kalkulasjonsprosessen i noen trinn. Hjemmetjenesten er benyttet som eksempel. Trinn i prosessen 1. Definere aktiviteter 2. Gruppere kostnader i kostnadsgrupper 3. Fordele kostnader på aktiviteter 4. Identifisere kostnadsdrivere 5. Beregne enhetspriser

12 Aktivitetskostnader HJEMMESYKEPLEIE Pleie i Reise Administrasjons Trygghetsalarm Bilho hjemmet aktiviteter 2541 Lønn og sosiale utgifter a % 12 % 24 % 1,6 % Medisinsk utstyr og forbr. materiell d % 0 % 0 % 0 % Reise, transport b % 100 % 0 % 0 % Andre periodisk variable utgifter c % 0 % 100 % 0 % Bil kostnader f ( ) (19 Trygghetsalarm e - 0 % 0 % 0 % 100 % Sum (19 Antall bestilte Grunnlaget er fjordårets regnskap justert for pris- timer og pleie lønnsvekst. i Aktivitetsdriver hjemmet Antall besøk til bruker Antall registrerte HSbrukere Antall registrerte trygghetsalarmbrukere Tidsstudie gir fordelingsnøkkelen på lønnskostnader. Antall aktivitetsdriverenheter Enhetspris Tildeles dir sonen etter for kjørte

13 ABC - metode Generell ABC-teori splitter ofte kalkulasjonsprosessen i noen trinn. Hjemmetjenesten er benyttet som eksempel. Trinn i prosessen 1. Definere aktiviteter 2. Gruppere kostnader i kostnadsgrupper 3. Fordele kostnader på aktiviteter 4. Identifisere kostnadsdrivere 5. Beregne enhetspriser

14 Kostnadsdrivere HJEMMESYKEPLEIE Pleie i Reise Administrasjons Trygghetsalarm B hjemmet aktiviteter 2541 Lønn og sosiale utgifter a % 12 % 24 % 1,6 % Medisinsk utstyr og forbr. materiell d % 0 % 0 % 0 % Reise, transport b % 100 % 0 % 0 % Andre periodisk variable utgifter c % 0 % 100 % 0 % Bil kostnader f ( ) Trygghetsalarm e - 0 % 0 % 0 % 100 % Sum Aktivitetsdriver Antall bestilte timer pleie i hjemmet Antall besøk til bruker Antall registrerte HSbrukere Antall registrerte trygghetsalarmbrukere Antall aktivitetsdriverenheter Enhetspris Tildele sonen for k

15 ABC - metode Generell ABC-teori splitter ofte kalkulasjonsprosessen i noen trinn. Hjemmetjenesten er benyttet som eksempel. Trinn i prosessen 1. Definere aktiviteter 2. Gruppere kostnader i kostnadsgrupper 3. Fordele kostnader på aktiviteter 4. Identifisere kostnadsdrivere 5. Beregne enhetspriser

16 Enhetspriser like for alle utførerenheter HJEMMESYKEPLEIE Pleie i Reise Administrasjons Trygghetsalarm Bilhold hjemmet aktiviteter 2541 Lønn og sosiale utgifter a % 12 % 24 % 1,6 % Medisinsk utstyr og forbr. materiell d % 0 % 0 % 0 % Reise, transport b % 100 % 0 % 0 % Andre periodisk variable utgifter c % 0 % 100 % 0 % Bil kostnader f ( ) (195 Trygghetsalarm e - 0 % 0 % 0 % 100 % Sum (195 Aktivitetsdriver Antall bestilte timer pleie i hjemmet Antall besøk til bruker Antall registrerte HSbrukere Antall registrerte trygghetsalarmbrukere Antall aktivitetsdriverenheter Enhetspris Tildeles dire sonen etter n for kjørte Tildeling utover dette: Midler til byggkostnader Midler til bilhold (4 mill kr)

17 Enhetspriser sykehjem Aktiviteter Kostnadsdriver Priser 2011 Enhetsnivå Institusjonsnivå MERKANTILRESSURS Årsverk i enheten ENHETSLEDERE Fullfinansieres NATT GRUNNFINANSIERING Antall nattevakter KONTOR, OPPL. & RENHOLD Antall årsverk ved institusjonen LANGTIDSOPPHOLD Døgn KORTTIDSOPPHOLD Døgn Avdelingsnivå STERKAVDELING Døgn LANG TOPPFINANSIERING Døgn 61 DAGTILBUD Plasser Tildeling utover dette: Midler til byggkostnader

18 Aktivitetskostnader institusjon Bottom-up beregninger: Merkantile Nattevakter Lang topp Fullfinansieres: Enhetsleder Fra fjorårets regnskap: Kontor, oppl. og renhold Lang Kort Sterk Dag Konteringsregler gjør at disse aktivitetskostnadene kan identifiseres i regnskapet

19 Presentasjon av verktøyet - bestiller

20 Presentasjon av verktøyet - utfører

21 Erfaringer med økonomistyringssystemet Enhetsprisene må skjønnsmessig vurderes Fleksibilitet Krever rutiner, ryddighet og registrering Systemet oppfattes av aktørene å være rettferdig Opplæringsbehov Godt verktøy for god rapportering

22 Erfaringer med økonomistyringssystemet Incentiver, ønskede og uønskede Roller og ansvarsfordeling hvem definerer tjenestenivået i praksis? Viktig å hele tiden være bevisst på de incentivene et system har, både ønskede og uønskede. Eliminering av alle uønskede incentiver kan være vanskelig. Opplæring og ansvarliggjøring av aktørene er derfor helt sentralt.

23 Kristiansand kommune lagde i 2004 en ISF-veileder på oppdrag fra KRD. Den ligger på kommunens nettsider. Velg ISF som søkeord i søkefeltet.

24 Referanser og litteraturtips Bjørnenak, Trond: ABC hva er D? Grunnleggende prinsipper i aktivitetsbasert kalkulasjon, Praktisk økonomi og ledelse, nr 2, Hoff, Kjell Gunnar: Driftsregnskap og budsjettering,1. utgave. Tano Aschehoug Horngren, Datar og Foster: Cost accounting - A managerial emphasis, 11. utgave. Prentice Hall Solsrud, Tor: ABC som hjelpemiddel i kostnadsstyring/reduksjon, Praktisk økonomi og ledelse, nr 2, Thuve og Pedersen: Innsatsstyrt finansiering av hjemmebasert omsorg i Kristiansand kommune. Prosjekt ISF Hjemmebasert omsorg. Ernst & Young og KS, Price Waterhouse Coopers (PwC): Når brukerbehov utløser penger en vurdering av modeller for innsatsstyrt finansiering. KS, Oslo, 2003.