Studentorganisasjonen i Hedmark Stillingsinstrukser For Studentrådsstyret. Stillingsinstrukser Studentrådsstyret

Transkript

1 Stillingsinstrukser Studentrådsstyret 1

2 Innholdsfortegnelse Studentrådsleder s. 04 Nestleder s. 06 Økonomiansvarlig s. 07 Informasjonsansvarlig s. 09 Internasjonalt Ansvarlig s. 10 2

3 Forord Hvert år opplever vi en strøm av nye tillitsvalgte som fyller verv på grasrotnivå og opp til toppen. Det er ofte forvirrende å vite hva du skal og/eller kan gjøre i ditt verv, og det er mange som kvier seg for å spørre om hjelp, eller ikke vet hvem de skal spørre. Dette dokumenter er ment som en veiledning, en stillingsinstruks, for alle rollene du kan besitte som en del av studentorganisasjonen i Hedmark. Målet med en slik veiledning er at kjente problemstillinger som dukker opp hvert år lettere skal kunne besvares, som et supplement til studentorganisasjonen sine vedtekter. På de følgende sidene finner du svar på hva som forventes av deg i verv og en beskrivelse av de forskjellige arbeidsoppgavene. Denne stillingsinstruksen er bygget på de eksisterende vedtektene for studentrådene. 3

4 Studentrådsleder Velges i februar og trer i kraft 1.mai. Varighet ett år. Mål for stillingen Studentrådsleder skal lede organisasjonen på lokalnivå slik at utvikling, omdømme og merkevarebygging er forenelig med organisasjonens verdier og vedtekter. Studentrådsleder skal etterstrebe og skape et godt og inkluderende miljø. Organisatorisk plassering Studentrådsleder har det øverste ansvar for StorHk lokalt og har beslutningsmyndighet på vegne av StorHk på sitt campus. Studentrådslederen er medlem i styret i StorHk og har tale-, forslag- og stemmerett (se org. kart). Nærmeste overordnede til studentrådsleder er ledelsen i StorHk. Ansvar og myndighet Studentrådsleder har det overordnede ansvaret for studentrådets aktivitet. Studentrådet er underlagt StorHks økonomireglement og vedtekter vedtatt av parlamentet. Studentrådsleder plikter å informere styret i StorHk om saker som kan være av så stort omfang at studentrådsleder alene ikke skal håndtere saken. Dette av økonomisk sort eller saker med et potensielt skadeomfang. Studentrådsleder plikter derfor å informere styret i StorHk om viktige forhold i og utenfor organisasjonen som kan påvirke organisasjonens stilling og utvikling. Ved avslutting av verv og tiltredelse av ny studentrådsleder skal det foregå en overlapping på minst en måned. Avtredende studentrådsleder skal gjøre seg tilgjengelig for eventuelle spørsmål en måned etter avsluttet verv. Styret i StorHk jobber lokalt med Norsk studentorganisasjon (NSO) sin politiske visjon og er en stor ressurs for det faglige- og psykososiale miljøet på alle campus. Styret i StorHk består av leder, nestleder, og organisasjonsrådgiver (som utgjør ledelsen i StorHk), og studentrådsleder fra hver campus. På styremøter skal StorHK sine aktiviteter planlegges og organiseres, både interne og eksterne saker som berører studentene skal drøftes. Studentrådsleder skal informere styret i StorHK om beslutninger og planlagte aktiviteter vedtatt av studentrådstyret. Studentrådsleder plikter å delta på styremøtene. Ved frafall på 20 % skal ledelsen i StorHk vurdere om det høye frafallet skal resultere i økonomiske sanksjoner. Generelle arbeidsoppgaver - Være studentrådets ansikt utad - Planlegge, kalle inn til og lede møteaktivitet - Ha overordnet ansvar for studentrådets aktivitet - Ha et nært samarbeid med administrasjonen på campus og studentsamfunnet. - Ha oversikt over faglige evalueringer ved campus 4

5 Møter Møter Studentrådsstyret Studentrådsleder skal ha møte med sitt studentrådsstyre med jevne mellomrom. Av praktiske årsaker bør disse møtene foregå med 14 dagers mellomrom, gjerne oftere hvis det lar seg gjøre. Ved spesielle omstendigheter kan møtevirksomheten avkortes til ett møte i måneden, men det skal på forhånd godkjennes av ledelsen i StorHk. Studentrådsleder skal informere studentrådstyret om beslutninger og planlagte aktiviteter vedtatt av styret i StorHK. Møter studentrådet Studentrådsleder skal ha møte med tillitsvalgte på campus en gang i måneden. Valgdager og lignende aktiviteter kommer utenom. Møter LMU Læringsmiljø forstås som aktivitet tilknyttet de områder som Høgskolen i Hedmark (HH) disponerer og områder hvor det skjer undervisningsaktiviteter i regi av HH. Dette omfatter både det fysiske og det psykososiale læringsmiljøet. Det er obligatorisk for studentrådsleder å delta på disse møtene. Datoene blir bestemt av ledelsen i LMU og invitasjon blir sendt i god tid før møtet. Hvert andre år skal en student være leder av LMU. Møter Lederforum Dette er et forum som er opprettet for leder og nestleder i studentrådene og leder og nestleder i samfunnene. Målet er å skape et tettere samarbeid mellom to organisasjoner som har felles interesse og mål, nemlig studentene. Disse møtene er nyttige og viktige for alle parter, da det er mye god hjelp i hverandres erfaringer og opplevde problemstillinger. Møtet er ikke obligatorisk, men det oppfordres sterkt til deltakelse. Felles for møter i studentrådsstyret og studentrådet - Møtene skal referatføres og arkiveres. Styret i StorHk kan be om innsyn i dette arkivet til en hver tid. Felles for all møtevirksomhet - Invitasjoner skal besvares så raskt som mulig, og i anselig tid før møtet. - Dersom du ikke kan møte, skal du etter beste evne sende vara eller annen stedfortreder. - Møt alltid forberedt til møtene. Møte Sted Invitasjonsform Intervall/varighet Frister Styremøte i Campus Elverum Hver 14. dag / StorHk Møterom 8 Ca 3 timer Blir lagt ut på facebook og sendt på epost. Lederforum Varierer Blir lagt ut på facebook og sendt på epost. LMU Varierer Blir sendt på epost 2-3 møter i semesteret / Ca 2,5 timer 3 møter i semesteret / 1.gangsinnkalling sendes ut 14 dager før møtet. Saksliste sendes 7 dager før. 1.gangsinnkalling sendes ut 14 dager før møtet. Saksliste sendes 7 dager før. 5

6 Avdelingsmøte Studentrådsstyret Studentrådet Din campus Avtales med dekan Book et klasserom/grupperom på ditt campus Book et større klasserom eller møterom hvis mulig Avtales muntlig på møtet eller sendes på epost Ca 2,5 timer Hver 14. dag / 1 time Bruk facebook Hver 14. dag / Ca 1 time Bruk facebook og epost Hver måned / Ca 1 time Saksliste sendes ut minst 1 uke før møtet holdes 1.gangsinnkalling sendes ut 14 dager før møtet. Saksliste sendes 7 dager før. Poeng Et verv i StorHk kvalifiserer til å motta studiepoeng. Samme kravene som for attest gjelder også her. I tillegg må det leveres en oppgave på henholdsvis 3000 eller 4500 ord (alt ettersom om studiet ditt opererer med 5 eller 7,5 studiepoeng) som redegjør for dine tilegnede erfaringer i forbindelse med vervet. Nestleder Velges i september og trer i kraft 1.oktober. Varighet ett år. Mål for stillingen Nestleder skal være studentrådsleders stedfortreder der dette er nødvendig, og skal hjelpe studentrådsleder med hans/hennes arbeidsoppgaver. Organisatorisk plassering Nærmeste overordnede til nestleder er studentrådsleder. Ansvar og myndighet Nesteleder skal hjelpe studentrådslederen med de daglige arbeidsoppgavene, og har derfor et ansvar for å koordinere med studentrådsleder om dette. Nestleder skal rapportere til studentrådslederen. Generelle arbeidsoppgaver Nestleder er først og fremst studentrådleders stedfortreder, og skal derfor: - Ha jevnlig kontakt med studentrådsleder. - Ha løpende innsikt i de oppgaver studentrådsleder til en hver tid driver med. - Ha tilgang til sakspapirer og kjennskap til all møteaktivitet, der iblant tilgang til studentrådsleders møteplaner. - Skal representere studentrådsleder og studentrådet og ta avgjørelser etter beste evne i deres sted. 6

7 - Gjøre seg tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av studentrådet hvis dette er mulig i forhold til den daglige driften. - Ved avslutting av vervet skal nestleder ha en overlappingsperiode på minst 1 måned og skal gjøre seg tilgjengelig for eventuelle spørsmål 1 måned etter avsluttet verv. - Ha ansvaret for gjennomføring av valg i studentrådets og styrets regi. - Sørge for at fadderordningen kommer i gang i vårsemesteret. - Sørge for at velferdsmessige spørsmål blir behandlet i styret og studentrådet. Møter Nestleder har møteplikt, tale- og stemmerett på studentrådsstyremøter og studentrådsmøter. Nestleder bør også møte på avdelingsmøter. Ved mer enn 20 % fravær på møter mister nestleder retten på attest. Attest kan likevel utleveres hvis studentrådets leder i samråd med leder av StorHk mener arbeidet som er gjort er tilstrekkelig grunnlag for å attestere personen. Poeng Et verv i StorHk kvalifiserer til å motta studiepoeng. Samme kravene som for attest gjelder også her. I tillegg må det leveres en oppgave på henholdsvis 3000 eller 4500 ord (alt ettersom om studiet ditt opererer med 5 eller 7,5 studiepoeng) som redegjør for dine tilegnede erfaringer i forbindelse med vervet. Økonomiansvarlig Velges i februar og trer i kraft 1.mai. Varighet 1 år. Mål for stillingen Økonomiansvarlig har det overordnede ansvaret for at organisasjonens midler forvaltes på en lønnsom og ansvarlig måte. Økonomiansvarlig skal være rådgivende og sørge for at studentrådet ved behov blir gitt full oversikt over studentrådets økonomiske situasjon. Organisatorisk plassering Økonomiansvarlig sin nærmeste overordnede er studentrådsleder og nestleder. Økonomiansvarlig har også rapporteringsplikt til StorHk sin organisasjonsrådgiver. Ansvar og myndighet Økonomiansvarlig skal holde kontinuerlig oversikt over studentrådets bankkonto, og skal rapportere til studentrådet om alle inn- og utbetalinger gjort i perioden mellom hvert møte. Dersom det oppdages mulige underskudd eller andre prekære situasjoner skal økonomiansvarlig umiddelbart informere studentrådsleder, eller nestleder. Hvis dette ikke er mulig skal økonomiansvarlig kalle inn til møte for å gå igjennom funnene og analysere videre tiltak. 7

8 Økonomiansvarlig har myndighet til å nekte transaksjoner som han/hun mener ikke er forsvarlig, og da skal saken automatisk forelegges styret i StorHk for videre behandling. Økonomiansvarlig har møteplikt ved alle studentrådsstyremøter og studentrådsmøter. Hvis han/hun er forhindret i å komme skal dette avklares i god tid før møtet, med minst to dagers varsel. Nødvendige saksopplysninger skal sendes studentrådsleder. Hele studentrådstyret er ansvarlig for å føre økonomien på en ordentlig og ryddig måte. Fullmakter Økonomiansvarlig er eneste i studentrådet som sitter med full tilgang til nettbanken, og alle transaksjoner skal gjennomføres av han/henne. Generelle arbeidsoppgaver Økonomiansvarlig har det daglige arbeidet med regnskapsarbeidet og skal: - Lage forslag til budsjett i samarbeid med studentrådsleder og nestleder. - Rapportere til studentrådsleder. - Opprettholde det gode samarbeidet med regnskapsføreren og organisasjonsrådgiveren, og sørge for at kommunikasjonen er åpen. - Sørge for at studentrådet til enhver tid er à jour med sine økonomiske forpliktelser og informere studentrådet om eventuelle avvik fra dette. - Sørge for at alle utbetalinger blir signert og godkjent av to personer, enten leder, nestleder, og økonomiansvarlig. - Gjøre seg tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av studentrådet hvis dette er mulig i forhold til den daglige driften. - Ved avslutting av vervet ha en overlappingsperiode på minst 1 måned og skal gjøre seg tilgjengelig for eventuelle spørsmål 1 måned etter avsluttet verv. Møter Økonomiansvarlig har møteplikt, tale- og stemmerett på studentrådsstyremøter og Studentrådsmøter. Møte med avdelingsledelsen er ikke pliktbelagt, men ønsket. Ved mer enn 20 % fravær på møter mister økonomiansvarlig retten på attest. Attest kan likevel utleveres hvis studentrådsleder og nestleder mener arbeidet som er gjort, er tilstrekkelig grunnlag for å attestere personen. Poeng Et verv i StorHk kvalifiserer til å motta studiepoeng. Samme kravene som for attest gjelder også her. I tillegg må det leveres en oppgave på henholdsvis 3000 eller 4500 ord (alt ettersom om studiet ditt opererer med 5 eller 7,5 studiepoeng) som redegjør for dine tilegnede erfaringer i forbindelse med vervet. 8

9 Informasjonsansvarlig Velges i september og trer i kraft 1.oktober. Varighet 1 år. Mål for stillingen Informasjonsansvarlig skal ha det overordnede ansvaret for studentrådets markedsføring og interninformasjon. Informasjonsansvarlig skal føre markedsførings- og informasjonspolitikk som samsvarer med StorHk sine bestemmelser og strategier. Organisatorisk plassering Informasjonsansvarlig sin nærmeste overordnede er studentrådsleder og nestleder. Ansvar og myndighet Informasjonsansvarlig har det øverste ansvaret for markedsføring og internkommunikasjon i studentrådet. Alle aktiviteter skal markedsføres på en god og forsvarlig måte. Generelle arbeidsoppgaver Informasjonsansvarlig har ansvaret for alt det praktiske angående markedsføring og informasjon blir gjennomført, deriblant: - Sørge for at valgmateriale til de forskjellige verv er tilgjengelig og kjent for studentene i god tid før valgdato. - Booke møterom og stå for bestilling av mat der dette skal bestilles. - Skrive og sende ut sakspapirer til møter. - Skrive referat fra møter og legger ut på de respektive sidene (normalt facebookgruppe), - Protokollføre valgresultater og sørge for at 2 vitner skriver under protokoll. - Forsøke å identifisere og ta i bruk nye markedsføringsmetoder og sørge for at markedsføringsmetodene er moderne og innovative. - Sørge for at markedsføringen har et helhetlig uttrykk som er i samsvar med StorHk sine visjoner om profilering- og markedsføringsarbeid. - Være ansvarlig for studentrådets arkiv og postbehandling. - Gjøre seg tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av studentrådet hvis dette er mulig i forhold til den daglige driften. - Ved avslutting av vervet, ha en overlappingsperiode på minst 1 måned og skal gjøre seg tilgjengelig for eventuelle spørsmål 1 måned etter avsluttet verv. Møter Informasjonsansvarlig har møteplikt, tale- og stemmerett på studentrådsstyremøter og studentrådsmøter. Møte med avdelingsledelsen er ikke pliktbelagt, men ønsket. Ved mer enn 20 % fravær på møter mister informasjonsansvarlig retten på attest. Attest kan likevel utleveres hvis studentrådsleder og nestleder mener arbeidet som er gjort er tilstrekkelig grunnlag for 9

10 å attestere personen. Studentorganisasjonen i Hedmark Stillingsinstrukser For Studentrådsstyret Poeng Et verv i StorHk kvalifiserer til å motta studiepoeng. Samme kravene som for attest gjelder også her. I tillegg må det leveres en oppgave på henholdsvis 3000 eller 4500 ord (alt ettersom om studiet ditt opererer med 5 eller 7,5 studiepoeng) som redegjør for dine tilegnede erfaringer i forbindelse med vervet. Internasjonalt ansvarlig Velges i september og trer i kraft 1.oktober. Varighet 1 år. Mål for stillingen Internasjonalt ansvarlig har det overordnede ansvaret for studentrådets helhetlige aktivitet rettet mot internasjonale studenter. Internasjonalt ansvarlig skal være en naturlig kontaktperson og være en del av integreringsprosessen i samarbeid med nøkkelpersoner i Høgskolen i Hedmark. Organisatorisk plassering Internasjonalt ansvarlig sin nærmeste overordnede er studentrådsleder og nestleder. Ansvar og myndighet Internasjonalt ansvarlig har ansvaret for de internasjonale studentene på campus, og skal passe på at studentene har muligheten til å bli integrert med andre studenter på tvers av fagområder. Internasjonal ansvarlig skal arbeide med SKILLS og sørge for at studenter og ansatte på sitt campus har kjennskap til organisasjonen og gjennomfører et arrangement på vegne av SKILLS minst én gang i året. Generelle arbeidsoppgaver Internasjonalt ansvarlig har delt ansvar med internasjonal koordinator på campus for at de internasjonale studentene blir tatt godt i mot og får den informasjon og veiledning de har behov for og videre: - Være støttekontakt og informasjonskilde. - Ha et tett samarbeid med nestleder i StorHk. - Ha et tett samarbeid med Internasjonal koordinator. - Være internasjonal fadder/buddy. - Være med på å informere studenter om utviklingsprosjektet SKILLS, fadderordningen og annen informasjon eller aktivitet som bidrar positivt til internasjonaliseringen på campus. - Har ansvaret med nestleder i StorHk og internasjonal koordinator på campus for planlegging og gjennomføring av den internasjonale uka. - Informere resten av studentrådet om aktivitet mellom hvert møte og legge frem eventuelle resultater. - Gjøre seg tilgjengelig for spørsmål og praktisk hjelp for de andre medlemmene av studentrådet hvis dette er mulig i forhold til den daglige driften. - Ved avslutting av vervet, ha en overlappingsperiode på minst 1 måned og gjøre seg tilgjengelig for eventuelle spørsmål 1 måned etter avsluttet verv. Møter Internasjonalt ansvarlig har møteplikt, tale- og stemmerett på studentrådsstyremøter og studentrådsmøter. Møte med avdelingsledelsen er ikke pliktbelagt, men ønsket. Videre skal 10

11 internasjonalt ansvarlig møte med SKILLS, og delta på internmøter med nestleder i StorHk og internasjonal koordinator eller andre møter der det er naturlig at internasjonalt ansvarlig møter. Ved mer enn 20 % fravær på møter mister internasjonalt ansvarlig retten på attest. Attest kan likevel utleveres hvis studentrådets leder og nestleder mener arbeidet som er gjort er tilstrekkelig grunnlag for å attestere personen. Poeng Et verv i StorHk kvalifiserer til å motta studiepoeng. Samme kravene som for attest gjelder også her. I tillegg må det leveres en oppgave på henholdsvis 3000 eller 4500 ord (alt ettersom om studiet ditt opererer med 5 eller 7,5 studiepoeng) som redegjør for dine tilegnede erfaringer i forbindelse med vervet. 11