* Saksframlegg i ephorte. * Oppfølging av vedtak. * Administrativt vedtak

Transkript

1 * Saksframlegg i ephorte * Oppfølging av vedtak * Administrativt vedtak

2 Opprette et saksframlegg Ta utgangspunkt i aktuell saksmappe i ephorte. Trenger du opprette ny saksmappe ta kontakt med arkivet. Velg Nytt saksframlegg fra hurtigmenyen på fanen Journalposter. Registrer overskriften på saksfremlegget i feltet Innhold

3 Unntatt offentlighet Hvis saksfremlegget er unntatt offentlighet, må du registrere tilgangskode, og lovhjemmel. Bruk overskrift som kan være offentlig. Hvis ikke merker du de deler av overskriften som skal skjermes og klikk med høyre musknapp og velg Merk tekst som skjermet

4 Registrer behandling(er) Registrer rekkefølge, sakstype og utvalg som skal behandle framlegget under fanen Behandlinger. Registrer begge behandlingen hvis saken skal videre til kommunestyret. Sett inn møtedato hvis du vet det. Registrer eventuelle vedlegg via journalpostikonet. Klikk på Lagre og nytt dokument for å opprette tekstdokumentet.

5 Tekstdokumentet Velg malen Saksframlegg. Skriv tekstdokumentet. Vær nøye med å skrive Innstilling/Forslag til vedtak på rett plass og pass på at du ikke får slettet den røde teksta :

6 Godkjenning/oversending Når du er ferdig med tekstdokumentet går du tilbake til ephorte. I dialogboksen velger du Til godkjenning og velger rådmann eller den kommunalsjefen som skal godkjenne saksframlegget. Behandlingsstatus skal fremdeles stå på RE når du sender den.

7 Rådmannens godkjenning Rådmann/kommunalsjefer går igjennom saken og setter behandlingsstatus til KL, og godkjenner saken. Saken er nå KLar for utvalgsbehandling og sekretæren kan overføre den til sakskartet og lage møteinnkalling.

8 Oppfølging av vedtak Når møtet er avholdt sender sekretæren de vedtatte sakene over til saksbehandler for oppfølging: Trinn 1: Skriv partsbrev. Trinn 2: Registrer at saken er ferdig fulgt opp.

9 Trinn 1: Partsbrev Bruk søkemotoren Oppfølging av vedtak på venstresiden i skjembildet. Klikk på de blå sifferne (Snr/Lnr) for å komme til den aktuelle journalposten/saksfremlegget Bruk hurtigmenyen under fanen Behandlinger for å skrive partsbrev

10 Trinn 1: Partsbrev, fortsettelse Registrer overskrift og adressat(er) Deretter velger du knappen Lagre og nytt dokument. Velg dokumentmal. (Egen mal for Melding om vedtak bør finnes) Det vil nå bli opprettet et utgående tekstdokument med saksframlegg

11 Trinn 2: Registrer at saken er fulgt opp. Bruk søkemotoren Oppfølging av vedtak igjen Klikk på ikonet til venstre for den aktuelle posten, og velg Rediger Registrer Utført dato Endre status fra B til F (Ferdig/Iverksatt) Skriv inn eventuell merknad Lagre

12 Iverksatte vedtak. Rapporter. Du skal nå finne resultatet av ditt arbeid under søket Iverksatte vedtak Rapporter. Det er knyttet en del rapporter til utvalgsbehandlingen, det er derfor viktig at oppfølgingsrutinen følges. Se nede i venstremenyen.

13 Administrativt vedtak Ta utgangspunkt i aktuell saksmappe i ephorte. Må du opprette ny saksmappe ta kontakt med arkivet. Velg Nytt utgående dokument fra hurtigmenyen på fanen Journalposter. Registrer overskriften på saksfremlegget i feltet Innhold

14 Administrativt vedtak forts. Sett evt på tilgangskode/hjemmel. Registrer mottaker(e) Velg Lagre IKKE lagre/nytt dokument Registrer behandling i utvalg DEL + det utvalget der saken skal refereres. Registrer eventuelle vedlegg.

15 Administrativt vedtak forts. På dokument-fanen velger du Nytt tekstdokument. Velg dokumentmalen Administrativt vedtak. Når tekstdokumentet er ferdig går du tilbake til ephorte. Marker dokumentet som Ferdig og velg Utfør. Gå til de 2 behandlingene og sett behandlingsstatus til KL for begge behandlingene.