Reglement for Tanavassdragets fiskeforvaltning (TF)

Transkript

1 Reglement for Tanavassdragets fiskeforvaltning (TF) Behandlet på møte , styresak 61/2012. Forskrift om lokal forvaltning av fisk og fisket i Tanavassdraget er grunnlaget for opprettelsen av lokalt forvaltningsorgan for Tanavassdraget, og gjelder som vedtekter for TF. Formålet med reglementet er å gi et rammeverk for utførelsen av oppgaver nedfelt i forskrift om forvaltning av fisk og fisket i Tanavassdraget, FOR nr. 119, kongelig resolusjon til forskrift, vedtatte retningslinjer og andre styringsdokumenter samt fordeling av oppgaver og ansvar mellom styre og direktør. Videre skal reglementet gi en oversikt av rutiner og prosedyrer tilknyttet styrets arbeid og virksomhet i virkeperioden. Side 1 av 11

2 Innhold Reglement for Tanavassdragets fiskeforvaltning (TF) Formål med reglementet Tanavassdragets fiskeforvaltnings organer Styret Styrets rettsgrunnlag Strategier og visjoner Økonomi Formuesforvaltning HMS Språk Styrets forhold til Fylkesmannen i Finnmark Styremøter Møteform Innkalling, møteplan Forfall, innkalling av stedfortredere, permisjoner Styrets beslutningsdyktighet Møtestruktur, dagsorden m. m Styreprotokoll - åpne møter Styrebehandling og protokoll - lukkede møter Habilitet Taushetsbelagte opplysninger Etiske retningslinjer Informasjon fra styret Tegne TFs firma / Prokura Godtgjørelser Direktørens arbeidsoppgaver og plikter overfor styret Direktøren: Direktørens inhabilitet Delegasjon etter forskrift om lokal forvaltning av fisk og fisket i Tanavassdraget og særlov... 9 Side 2 av 11

3 1. Formål med reglementet Formålet med reglementet er å gi et rammeverk for utførelsen av oppgaver nedfelt i forskrift om forvaltning av fisk og fisket i Tanavassdraget, FOR nr. 119, kongelig resolusjon til forskrift, vedtatte retningslinjer og andre styringsdokumenter samt fordeling av oppgaver og ansvar mellom styre og direktør. Videre skal reglementet gi en oversikt av rutiner og prosedyrer tilknyttet styrets arbeid og virksomhet i virkeperioden. 2 Tanavassdragets fiskeforvaltnings organer Styret Styreleder Direktøren Revisor 3 Styret 3.1 Styrets rettsgrunnlag Styret er TFs øverste organ, jf. Forskrift om lokal forvaltning av fisk og fisket i Tanavassdraget, Finnmark 6 første ledd. «Et lokalt fiskeforvaltningsorgan, Tanavassdragets fiskeforvaltning, skal ha ansvar for å forvalte fisken og fisket i vassdraget, herunder organisering av fisket og salg av fiskekort, overvåking av fiskebestandene, oppsyn med fisket, fangstrapportering og informasjon». 3.2 Strategier og visjoner Styret skal bestemme mål og strategier for TFs virksomhet. Forvaltningens formål og grunnlag fremgår i Kongelig resolusjon og forskrift. Målet for forvaltningen er at laksebestandene skal oppnå gytebestandsmålene, og at vi kan høste av det naturgitte overskuddet. Bestemmelsen fastslår som overordnet mål at laksebestandene skal bevares, og at forvaltningen av elva må skje på en bærekraftig måte slik at kommende generasjoner skal ha nytte og glede av vassdraget og dets fiskeressurser. Strategidokumentet behandles av styret minst hvert fjerde år, etter at det har vært på høring. Styret skal føre drøftinger om verdivalg og prioriteringer. Som sikkerhet for drift og forvaltning bygges det opp avsetningsfond, tilsvarende 2 års drift av forvaltningen. Styret skal behandle saker som er av overordnet og prinsipiell karakter, å gi premisser og retningslinjer i saker for administrasjonen. 3.3 Økonomi Styret skal føre tilsyn med TFs økonomiske utvikling og årsresultat, i forhold til vedtatt budsjett. Styret vedtar drifts- og investeringsbudsjett for TFs virksomhet. Fortrinnsvis på det siste møtet før hvert årsskifte skal styret behandle kommende års Side 3 av 11

4 budsjett, etter forslag fra direktøren. Styret skal sørge for at foretaket til en hver tid har en forsvarlig likviditet, ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten. Regnskapet skal legges frem for styret til vedtak etter utgangen av regnskapsåret. Styret utarbeider årlig sin årsberetning om årsresultat, fremtids utsikter, og vedtak til disponering av resultatet etter forslag fra direktøren. TFs regnskap, årsberetning og revisjonsberetning behandles og godkjennes av styret. Styret skal godkjenne investeringer som går ut over direktørens fullmakter jf. punkt Formuesforvaltning Minst en gang pr år skal styret drøfte virksomhetens formuesforvaltning. 3.5 HMS Minst en gang pr år skal styret drøfte HMS for virksomheten som egen styresak. 3.6 Språk Samisk og norsk er likestilte møtespråk. Alle protokoller skal utarbeides på begge språk. Ved uoverensstemmelse i oversettelser er det originalspråket (forslagsstillers språk) som er det gjeldende. 4 Styrets forhold til Fylkesmannen i Finnmark Styret skal sende dokumentert oversikt over salg av fiskekort på riksgrensestrekningen med tilhørende inntekter for det enkelte år til Fylkesmannen i Finnmark innen 15. november hvert år, jf. forskriftens 11 inntekter og oppgaver fjerde ledd. 5 Styremøter 5.1 Møteform Styret skal behandle saker ved ordinære styremøter, med mindre styrets leder etter en vurdering av sakens karakter finner at saken kan forelegges skriftlig, eller behandles på annen betryggende måte. Styret kan utnevne saksutvalg ved behov. Dersom styrets leder finner dette betryggende, og dersom behovet for ekstra styremøter foreligger, kan det avholdes styremøter på telefon eller andre møteformer. Styreleder kan bestemme at en eller flere styremedlemmer kan delta ved telefon/video overføring ved fysiske møter. Det samme gjelder stedfortredere. Side 4 av 11

5 5.2 Innkalling, møteplan Myndighet til å innkalle til styremøte ligger hos styrets leder og hos direktøren etter avtale med styreleder. Sakslisten utarbeides av direktør og styreleder i fellesskap. Styrelederen skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret. Styret vedtar sin egen møteplan med fastlagte datoer og det antall møter som styret bestemmer. Møteinnkalling skal settes opp etter standard møtestruktur jf. punkt 5.5 og skal angi tidspunkt for møtet, behandlingsform, sted og saksliste. Saksliste til lukket møte skal oversendes samtidig. Som hovedregel skal skriftlig møteinnkalling finne sted senest 10 dager før fastsatt tidspunkt for styrebehandlingen. Alle styremedlemmer skal ha samme informasjon og til samme tid. Kopi av innkalling med saksdokumenter, sendes også styrets stedfortredere. Utsendelse av saksdokumenter til åpne møter skal følge innkalling med saksliste. Hensynet til konfidensiell behandling kan innebære at visse dokumenter ikke utsendes. Det skal fremgå av møteinnkallingen om saksdokumenter/saksframlegg med dokumentasjon til saker ført opp på sakslisten, må ettersendes. Styremedlemmer skal ved gjennomgang av saksliste gjøre direktøren oppmerksom på mulige habilitetsspørsmål, slik at stedfortreder kan innkalles jf. punkt 5.3. Styret har ansvaret for å vurdere om sak som tas til behandling i styret, anses tilstrekkelig belyst, til at vedtak kan fattes. Styremedlemmer som har behov for mer informasjon om saker før styrebehandling, eller ønsker nærmere avklaring av sider ved saksforholdet styret skal ta stilling til, skal henvende seg til direktøren, eller den han utpeker. Slik henvendelse bør gjøres snarest mulig etter mottak, og gjennomgang av sakspapirer. Direktøren skal bidra med slik tilleggsinformasjon, ved at den tilsendes alle styremedlemmer, eller legges frem på møtet. 5.3 Forfall, innkalling av stedfortredere, permisjoner Styremedlemmer som må melde forfall, skal snarest gi skriftlig beskjed til direktøren, som besørger innkalling av stedfortreder. Søknad om permisjon fremmes for møteleder. 5.4 Styrets beslutningsdyktighet Styret skal ved behandling av saker påse at styret er beslutningsdyktig. Vedtak etter forskriftens 9, 10, 11, 12, 13 og 14 krever kvalifisert flertall (2/3). Det samme gjelder budsjettvedtak. Dersom det foreligger forfall/permisjoner, vurderer styret om det er beslutningsdyktig. Side 5 av 11

6 5.5 Møtestruktur, dagsorden m. m Styrets møter er som hovedregel åpne. Styret behandler ofte saker av privatrettslig karakter, og saker som er unntatt offentlighet. Styret bestemmer om saker skal behandles i lukket møte, og avgjørelsen protokollføres. Avgjørelse om møtet skal lukkes, behandles i lukket møte. De ordinære styremøtene har følgende faste poster: - Styrets beslutningsdyktighet - Godkjenning av innkalling - Godkjenning av saksliste - Godkjenning av protokoll fra siste møte - Valg av representanter til å underskrive protokollen - Saker til behandling - Orienteringssaker - Eventuelt - Saker unntatt offentlighet Styremøter ledes av styrets leder. I styreleders fravær ledes styremøter av styrets nestleder. Dersom både styreleder og nestleder er fraværende velges møteleder. Saker til behandling kan settes i den rekkefølge styrets leder anser det som hensiktsmessig. Forslag til vedtak i saker skal fremsettes skriftlig. På styremøtene deltar styremedlemmer og direktøren. 5.6 Styreprotokoll - åpne møter Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal minst angi tid og sted for styrebehandlingen, deltakerne (også fra administrasjonen), styrets beslutningsdyktighet, behandlingsmåten, framsatte forslag, votering og styrets beslutninger/vedtak. Styremedlem og direktøren kan kreve tilførsel i protokollen. Tilførselen skal leveres møteleder skriftlig. Protokoll skal undertegnes av to av de tilstedeværende styremedlemmer. Utskrift sendes deltakende styremedlemmer elektronisk. Hvis det ikke er mottatt merknader innen 7 virkedager etter utsending, kan protokollen offentliggjøres. Protokollen sendes ut til styret som saksdokument til påfølgende styremøte hvor Protokollen godkjennes og signeres. 5.7 Styrebehandling og protokoll - lukkede møter Saksdokumenter til lukkede saker tildeles ved møtets start på farget ark. Saksdokumentene nummereres og samles inn etter styrebehandlingen. Styrebehandlingen følger møtestruktur som fastsatt i punkt 5.5. Side 6 av 11

7 Det skal føres protokoll fra styrebehandlingen. Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, deltakerne (også fra administrasjonen), styrets beslutningsdyktighet behandlingsmåten, framsatte forslag, votering og styrets beslutninger. Protokoll skal undertegnes av to av de tilstedeværende styremedlemmer. Styremedlem og direktøren kan kreve tilførsel i protokollen. Tilførselen skal leveres møteleder skriftlig. Protokollen fra lukkede møter leveres fysisk ut til styremedlemmene som saksdokument i påfølgende styremøte, hvor protokollen godkjennes og signeres. Protokollen samles inn igjen etter godkjenning. 6 Habilitet TFs styremedlemmer er underlagt Forvaltningsloven 6. Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del, eller for noen nærstående eller i spørsmål der medlemmet må anses å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Avgjørelse av habilitetsspørsmålet for et styremedlem skjer i styret. Medlemmet som habiliteten skal vurderes for, deltar ikke i behandlingen. Ved inhabilitet, skal om mulig stedfortreder innkalles til behandling av den enkelte sak. 7. Taushetsbelagte opplysninger For Tanavassdragets fiskeforvaltning gjelder forvaltningsloven av 10. februar 1967 kapittel II om ugildhet, 11 om veiledningsplikt, 11 a om saksbehandlingstid og foreløpig svar og 13 til 13f om taushetsplikt tilsvarende, jf. 15 i forskriften. Det enkelte styremedlem plikter å opptre forsvarlig og lojalt i forhold til TFs og samarbeidspartneres interesser ut fra de opplysninger styremedlemmet får kjennskap til, ved vervet. Dette omfatter en generell plikt til å bevare taushet om taushetsbelagte opplysninger mottatt i egenskap av å være styremedlem, selv om det ikke er truffet særskilt vedtak om taushetsplikt. Alle styremedlemmer skal signere en taushetserklæring. 8. Etiske retningslinjer De etiske retningslinjene er av overordnet karakter. Personer i TFs tjeneste har et ansvar for at retningslinjene blir fulgt. Ved tvil, eller fare for kritikk, skal den enkelte søke råd hos overordnet. Retningslinjene bygger på allmenngyldige etiske verdier og normer, og vektlegger spesielt verdiene tillit, åpenhet og lojalitet. Personer i TFs tjeneste skal ta hensyn til innbyggernes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt for det enkelte individ. Den enkelte skal være seg bevisst at han/hun er Side 7 av 11

8 TFs ansikt utad, og skal opptre på en måte som ikke svekker forvaltningens omdømme. TFs etiske retningslinjer gjelder for styret og direktøren. 9. Informasjon fra styret Som hovedregel uttaler styreleder seg til pressen om saker som er til behandling i TFs styre. TF styre har særlige krav til saksvedtakenes gyldighet, ved at det kreves 2/3-dels flertall i de fleste saker. Etter behandling og vedtak, bør det ved uttalelser tas hensyn til kvalifisert flertalls krav i styret. Styret kan bestemme informasjonsprosedyrer i enkeltsaker. 10 Tegne TFs firma / Prokura Styret representerer Tanavassdragets fiskeforvaltning utad og tegner dens firma. Styret gir styreleder og direktør i fellesskap rett til å tegne TFs firma. Denne rett kan når som helst tilbakekalles. Direktør tildeles prokura ved ansettelsen jf. punkt Godtgjørelser Styret fastsetter sin godtgjørelse og møtegodtgjørelse. Møtende stedfortredere tilstås møtegodtgjørelse etter styresatser. Styregodtgjørelsen avkortes forholdsmessig dersom styremedlemmer deltar på 50 % eller mindre av styrets fastsatte møter. Statens reiseregulativ gjelder for styret. 12 Direktørens arbeidsoppgaver og plikter overfor styret Styret har som et ledd i forvaltningen iht. forskriftens 6 opprettet en direktørstilling, for å ivareta daglig drift og representasjon. Styret skal føre tilsyn med direktørens ledelse av virksomheten. Direktøren er øverst administrative leder i TF, og ivaretar ansvaret i samsvar med delegasjon fra styret til direktør Direktøren: a) har ansvar for å legge fram saker for styret med skriftlig saksframlegg og innstilling til styrevedtak b) har ansvar for og sette i verk de beslutninger som fattes i styret og rapportere om gjennomføringen c) har ansvar for å utrede TFs linje ved forhandlinger om fiskeforskriftene i Tanavassdraget, og utrede effektene av eventuelle fiskeregulerende tiltak d) har ansvar for føring av protokoll fra styremøter e) har myndighet til å fatte avgjørelser i alle saker som etter en konkret vurdering, som ikke anses å være av prinsipiell betydning jf. punkt 3.2 Side 8 av 11

9 f) har ansvar for alle forhandlinger, også kjøp/salg og leie. g) har myndighet til å inngå avtaler med en antatt verdi inntil kr på forhandlingstidspunktet. Anskaffelser mellom gjøres i samråd med styreleder. Avtaler med antatt verdi på mer enn kr skal forelegges styret for endelig godkjenning. h) disponerer innenfor vedtatt budsjettramme i) skal minst etter hvert 4. måned rapportere til styret om den økonomiske utviklingen, og gi sammendrag av driften for perioden. Rapporteringen skal gjøres som styresak og rapportere i henhold til årets budsjett, sammenliknet med foregående år og avvik samt prognose for året. j) skal påse at TFs kapital forvaltes i tråd med styrets retningslinjer k) har myndighet til å inngå avtaler om bankforbindelse l) har ansvaret for å utforme og konkretisere arbeidsgiverpolitikken og har myndighet til å foreta alle lokale lønnsforhandlinger innenfor forhandlingsfullmakt gitt av styret m) har myndighet til å opprette og nedlegge stillinger innenfor vedtatt budsjettrammer n) avgjør hvem fra administrasjonen som skal møte i styremøter o) gis anledning til videre delegasjon i alle saker, foruten prokura. (lista er ikke uttømmende) 12.2 Direktørens inhabilitet Ved direktørens inhabilitet har styreleder ansvar for saksbehandlingen og framleggelse av styresak, jf. punkt 12.1 a). 13 Delegasjon etter forskrift om lokal forvaltning av fisk og fisket i Tanavassdraget og særlov TFs myndighet etter en del særlover er delegert slik: Myndighet til å fatte beslutninger og ivareta TFs rettigheter og plikter delegeres til direktøren. Alminnelig borgerlig Straffelov av nr nr. 5: Direktøren har fullmakt til å kreve offentlig påtale og fremme eventuelt krav om erstatning i kurante saker og saker som gjelder hærverk mot TFs eiendom og inventar, og til å kreve offentlig påtale av ansatte. I saker som gjelder påtale av ansatte kan fullmakt ikke delegeres videre. Lov om mekling og rettergang i sivile saker av nr 90 (tvisteloven) Direktøren har fullmakt til å iverksette prosesshandlinger, også inngå forlik, jfr Gjelder forliket betaling av penger eller verdier som kan måles i penger, gjelder fullmakten så langt forliket ikke påfører TF utgifter/tap over kr ,-. I motsatt fall må saken legges fram for styret for avgjørelse. Side 9 av 11

10 Direktør har fullmakt til å ta avgjørelse om å bringe inn for domstolene (ta ut stevning) i tvistesaker som er direkte følge av vedtak i styret eller er av større økonomisk verdi for TF, samt i uavklarte saker mellom TF og andre offentlige instanser, også stat og kommuner, og i de saker som følger direkte etter forskrift om lokal forvaltning av fisk og fisket i Tanavassdraget. Direktør har fullmakt til å ta avgjørelse om anke og krav om gjenopptakelse av saker. Styreleder har myndighet til å delegere fullmakt som partsrepresentant for TF. Direktøren har fullmakt til å engasjere prosessfullmektig i saker for domstolen. L nr. 25 Lov om voldgift. Direktøren har fullmakt til å engasjere prosessfullmektig i voldgiftssaker, og ivareta TFs rettigheter og plikter etter loven. Styret i TF skal behandle saken dersom TF skal ta ut sak for voldgiftsretten. Lov om gjeldsforhandling og konkurs (konkursloven) av nr. 58. Direktøren har fullmakt til å kreve at boet til en skyldner blir tatt under konkursbehandling. Vil konkursen føre til tap av arbeidsplasser, skal saka legges frem for styret til avgjørelse. Lov om tvangsfullbyrdelse og midlertidig sikring av nr Direktøren har fullmakt til å sette i verk de tiltak tvangsfullbyrdingslova hjemler når det gjelder sikring og inndriving av utestående pengekrav og å fullbyrde krav og rettigheter som gjelder anna enn betaling av penger. Direktøren har fullmakt i kurante saker og innenfor en kostnadsramme på kr ,- til å benytte de rettsmidlene som er nødvendig for å fullbyrde saka. Styret har fullmakt til å benytte anke, kreve oppfrisking, kreve saka tatt opp på nytt eller benytte andre rettsmiddel. Lov om megling i konfliktråd av nr. 3 5 Direktøren har fullmakt til å gi samtykke til mekling i konfliktrådet. 7 Direktøren har fullmakt til å møte på vegne av TF i meklingsmøte. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) 1-8 Direktøren ivaretar som leder av TF arbeidsgivers rettigheter og plikter etter loven. Styret anses som arbeidsgiver i forhold til direktøren jf. forskrift 6 første ledd. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Direktøren har ansvar for at TF følger lovens bestemmelser i TFs saksbehandling, jf. forskrift 15. Side 10 av 11

11 Lov om bokføring (bokføringsloven) Direktøren har ansvar for at TFs virksomhet drives i samsvar med loven. Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) Direktøren har ansvar for at TFs virksomhet drives i samsvar med loven. Lov om fordringshavernes dekningsrett (dekningsloven). Direktøren har rett til å vurdere og ev innkreve utestående iht. loven. Lov om ferie. Direktøren har myndighet til å ta avgjørelse i alle spørsmål hva gjelder ferie for de ansatte. Rettigheter og plikter i forhold til loven ivaretas av styret. Lov om renter ved forsinket betaling m.m. Direktøren har myndighet til å avtale, innkreve renter iht. loven. Lov om forsikringsavtaler (forsikringsavtaleloven). Direktøren har plikt til å ivareta TFs eiendom og ivareta TFs interesser iht. loven. Lov om frivillig og tvungen gjeldsordning for privatpersoner (gjeldsordningsloven). Direktøren har myndighet til å vurdere og gi tilslutning til frivillig gjeldsordning for TFs debitorer. Direktøren har myndighet til å ivareta TFs rettigheter og plikter iht. loven. Lov om inkassovirksomhet og annen inndriving av forfalte pengekrav (inkassoloven). Direktøren har myndighet til å vurdere inndrivelsesform og iverksette inndrivelse. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Direktøren har ansvar for at TF følger lovens bestemmelser i sin saksbehandling, så langt den gjelder for virksomheten. Lov om laksefisk og innlandsfisk m.v. Direktøren skal ivareta TFs interesser iht. loven. Lov om retten til fiskeri i Tanavassdraget (Tanaloven) Direktøren har fullmakt til å ivareta TFs interesser iht. loven. Styrets vedtak: Direktørens innstilling til vedtak med suppleringer ved møtet enstemmig vedtatt. Side 11 av 11