TJENESTERAPPORT TIL KOMMUNESTYRET I HEMNE

Transkript

1 TJENESTERAPPORT TIL KOMMUNESTYRET I HEMNE 12/ &14 TEKNISK, LANDBRUK OG MILJØ

2 Data fra enhetens styringskort for Fokusområde Suksessfaktor Indikator Nasjon 2011 Ansatte Relevant 1. Faglig og personlig utvikling 3,9 4,2 4,2 kompetanse 2. Kompetanseutviklingsplan Nei Nei Nei 3. Utviklingsarbeid (I1.02) 3,0 4. Effektivitet og samhandling 4,4 100% (I2.11) Interne Hensiktsmessige 5. Kvalitetssikring og prosesser arbeidsprosesser 3,7 95% internkontroll 6. Meldte avvik stk 10 stk 7. Lukkede avvik 89,5 79,2% 70% 8. B1.11: Brukertilfredshet - byggesak - 9. B1.13: Brukertilfredshet - Fornøyde - 4,4 vann/avløp brukere 10. B2.09: Kommunale veger 46,8 46,8 46,8 m/fast dekke1 11. Renseeffekt kloakkanlegg1 100% 85,7% 100% Brukere 12. B2.11: Stabilitet i 0t 18 t 130 t vannforsyning 13. B2.12: Vannkvalitet1 100% 100% 66,7% Tilfredsstillende 14. B2.13: Tilsyn særskilte faglig kvalitet 84,4 128,6% 2 stk brannobjekter 15. B2.26: Tilsyn private boliger - brann 44,7 46,7% 2 stk Kommentarer til tall fra styringskortet for TLM Ad indikator 1 (Her er høyeste mulig score 6 og laveste mulige score 1. Grunnlag for dataene er Medarbeiderundersøkelsen) TLM scorer lavere på denne posten, sammenlignet med snittet av de 60 kommunene i medarbeiderundersøkelsen. TLM består av 3 større undergrupper (Saksbehandling, renhold og uteavdeling), og mulighetene til faglig videreutvikling varierer stort innen fagområdene. Det har vært en omfattende satsing på fagbrevutdanning innen renholdsfaget. De siste renholderne har nå i sluttfasen av utdanningen. Dette medfører at vi har en motivert og faglig sterk renholdsavdeling. Også på uteavdelingen satses det på fagoperatørutdanning innen vann og avløp. Vann er et næringsmiddel, og vannproduksjon har høye krav til kompetanse. Faglig og personlig utviklingen på saksbehandler siden har vært en utfordring i løpet av året som har gått. Høyt arbeidspress setter begrensninger. Nødvendig kompetanseoppdatering for å sikre en forsvarlig forvaltning blir prioritert. Ad indikator 2: (Her er det mulig å svare enten Ja eller Nei. Grunnlag for dataene er Medarbeiderundersøkelsen) TLM har ikke utarbeidet et kompetanseutviklingsplan. Det vil bli arbeidet med å utvikle en slik plan, på grunnlag av store fremtidige utfordringer med avgang til pensjon, endrede/mer komplekse oppgaver, og behov for motivering av ansatte. Planen skulle opprinnelig ferdigstilles innen utgangen av 2011, men målet er nå innen utgangen av Ad indikator 3: (Her er høyeste mulig score 5 og laveste mulige score 1. Grunnlag for dataene er egenvurdering på enheten) Utviklingsarbeidet på enheten står i sterk konkurranse til den daglige driften. Større arbeidsmengde, som igjen gir større utfordringer med hensyn på prioritering av

3 arbeidsoppgaver, tvinger fram en analyse av hva enheten skal bruke tid på. I løpet av 2012 vil en slik gjennomgang bli påstartet. Organisasjonen må også videreutvikles med tanke på bedre prioritering av arbeidstimer og penger. Forenkling av arbeidsrutinene vil også bli prioritert. Denne indikatoren må også sees i sammenheng med kompetanseutviklingsplanen. Ad indikator 4: (Her er høyeste mulig score 5 og laveste mulige score 1. Grunnlag for dataene er egenvurdering på enheten) TLM fokuserer på bedre styring av hele enheten. Arbeid med å bedre samhandling og kommunikasjon pågår kontinuerlig. Saksbehandlerforum ble etablert for et par år siden, med god effekt på samhandlingen og likebehandling i bygge- og plansaker. Et eget planforum vil bli innført i løpet av 2012, så snart ny arealplanlegger blir operativ til høsten. Offentlige anskaffelse er nå lagt til TLM. Tilsvarende samkjøring vil også bli prioritert innenfor anskaffelsesnettverket i kommunen. En stor enhet, med et bredt arbeidsområde, setter meget store krav til ledelse. Enhetsleders fokus vil derfor legges på mere synlighet i organisasjonen, og mindre administrasjon. Ad indikator 5: (Her er høyeste mulig score 5 og laveste mulige score 1. Grunnlag for dataene er egenvurdering på enheten) TLM har lagt ned et stort arbeid på teknisk side, inne området vann og avløp. Styrende dokumenter skal gjennomgås grundig i løpet av TLM er godt oppdekket med hensyn på rutiner og prosedyrer. Fokus fremover vil ligge på etterlevelse av prosedyrene. Ad indikator 6: (Her er score vist i antall meldte avvik. Grunnlag for dataene er antall meldte avvik ved enheten) Avvik håndteres løpende. Mange driftsmeldinger fra interne brukere i kommunen blir feilaktig meldt som avvik, noe som medfører at antallet relevante meldte avvik er lavere. Antallet meldte kvalitets- og sikkerhetsavvik er lavt, med hensyn på den aktiviteten som drives. Det er sannsynlig å tro at det er en betydelig underrapportering. TLM vil arbeide med å øke kjennskap og forståelsen for avvikssystemet i organisasjonen. Etter oppdatering av Wisweb, vil hele organisasjonen gjennomgå opplæring, og kravet til bruk av systemet blir skjerpet. Ad indikator 7: (Her er score vist i prosentandel av meldte avvik. Grunnlag for dataene er antall som er lukket / meldte avvik) Avvik håndteres løpende. Ad indikator 8: (Her er høyeste mulig score 5 og laveste mulige score 1. Grunnlag for dataene er egenvurdering på enheten) Ingen indikator satt i BMS. Ingen brukerundersøkelse utført i TLM behandler ca 200 byggesaker etter Plan og Bygningslover hvert år. Det tilstrebes hurtig og rettferdig behandling av alle saker. Saksbehandlerne utøver større grad av samarbeid nå enn tidligere, for å sikre en god behandling av de vanskeligste sakene. TLM har effektivt en saksbehandler på byggesak bygg, og en på anlegg. Enheten er meget sårbar ved økning i arbeidsbelastning, samt ved sykdomsfrafall. Bedret kommunikasjon med kundene har også vært et satsingsområde. Dette har bidratt til å redusere støynivået i potensielt vanskelige saker.

4 Ad indikator 9: (Her er høyeste mulig score 6 og laveste mulige score 1. Grunnlag for dataene er Brukerundersøkelsen) Ingen indikator satt i BMS. Ingen brukerundersøkelse utført i Ad indikator 10: (Her er score vist i antall km) Ingen nye veistrekninger er asfaltert. Kun eksisterende asfalterte veier er vedlikeholdt. I 2011 ble all asfaltering stoppet. Pengene ble brukt til utbedring av veiskader, etter to runder med ekstremvær. Ad indikator 11: (Her er score vist i prosentandel av kalendertid i drift) Silanlegget på Vesseøra renser ikke kloakken. Dette anlegget tar ut faststoffet, og resterende går i sjøen. Anlegget er utslitt. Gjennomsnittet av analysene i 2011 tilsier at utslippskravene etter dagens standard etterleves, med liten margin. Ad indikator 12: (Her er score vist i antall timer med driftsforstyrrelser) 0 timer lokale driftsstopp på vannproduksjonsanleggene ut til deponiene. Store utfordringer med brønnkapasiteten på Eidsneset, har medført at enheten i perioder har kjørt vannforskyningen manuelt. Utvidelse av brønnkapasiteten pågår. Lokale rørbrudd er ikke medregnet her. Ad indikator 13: (Her er score vist i prosentandel av kalendertid i drift) TLM har god kontroll på vannkvaliteten til forbruker. Kvalitetsystem og opplæring av operatører har meget høy fokus. Vi har i perioder opplevd noe klor-lukt av vannet fra Eide, men dette er innenfor kvalitetskravene fra Mattilsynet. Vannkvaliteten ut fra anleggene holder kravene fra Mattilsynet. Ad indikator 14: (Her er score vist i prosentandel av planlagte tilsyn) Brannsamarbeidet med Aure kommune, på brannsjef og forebyggende, har medført økt aktivitet inne området. Kommunen har nå et fagmiljø innen brann, noe som styrker både det faglige og arbeidsmiljøet. Ad indikator 15: (Her er score vist i prosentandel av planlagte tilsyn) Mindre aktivitet en forventet. Årsaken er opplæring og velferdspermisjoner i løpet av året.

5 KOSTRATALL ØKONOMI Årsgebyr for vannforsyning. Selvkostområde Anleggsinvesteringer bidrar til at Hemne kommune ligger høyere enn de kommuner vi sammenlignes med. Spredt bebyggelse og store avtander er en påvirkende faktor. Årsgebyr for avløpstjenesten. Selvkostområde Lite investeringer er på anleggssiden de siste årene, medfører at Hemne kommer godt ut av sammenligningen. Nye utslippskrav og slitasje på anlegg, kan medføre behov for nybygg i nær framtid. Kostnader i forbindelse med utskifting av gamle vannledninger vil komme. Årsgebyr avfallstjenesten. Selvkostområde Hemne kommune ligger på snittet, for de kommuner det sammenlignes med. Hamos har overtatt denne tjenesten.

6 Årsgebyr for feiing og branntilsyn Reduksjon fra siste år. Saksbehandlingsgebyr for oppføring av ny enebolig, Jf PBL para 20-1 pkt a Hemne kommune lavere enn gjennomsnittskostnadene, for de kommuner det sammenlignes med. Saksbehandlingsgebyr for kombinert kart og delingsforretning, tilsvarende boligtomt På 750m Hemne kommune lavere enn gjennomsnittskostnadene, for de kommuner det sammenlignes med.

7 Kommunale veier. Totale driftsutgifter Enhet: Brutto driftsutgifter i Kroner pr innbygger Hemne kommune bruker mindre penger på veivedlikehold enn de kommuner vi sammenligner oss med, sett i forhold til innbyggertallet. I Hemne er det 14,2 km kommunal vei pr 1000 innbyggere, mot 16,5 km i Kommune gruppe 2, og 8,7 km i landsgjennomsnitt utenom Oslo. TLM har en utfordring med å opprettholde og forbedre standarden på flere av veiene. Vintervedlikeholdet er uforutsigbart, og har stor påvirkning på hvor mye sommervedlikehold og opprusting som kan foretas. Økt forbruk i 2011 kan tilskrives utbedring av skader etter to runder med ekstrem nedbør. Kommunale veier. Investering Enhet: Brutto investering i Kroner pr innbygger Hemne kommune bruker mindre penger på investering enn de kommuner vi sammenligner oss med, sett i forhold til innbyggertallet. Netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning i utvalgte kommunale formålsbygg pr innbygger Når en ser på kostnader pr m2, ligger Hemne på kr 633.-, mot kr i Kommune gruppe 2, og kr i landsgjennomsnitt utenom Oslo. Det er et betydelig etterslep i vedlikeholdsaktiviteten på bygningsmassen. Det brukes mindre penger på vedlikehold og oppgradering av byggene i Hemne, enn hos de vi sammenligner oss med. Eldre bygg og bygg i dårlig stand, har også høyere spesifikk energiforbruk. Spredt administrasjon medfører flere kvadratmeter og vedlikeholde, og høyere forvaltningskostnader.

8 KOSTRATALL BRUKERE Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i byggesaker med 3 ukers frist etter PBL Enhet: Dager Det ble satt inn ekstra ressurser på byggesaksbehandling I Kravet til behandlingstid er 3 uker. Det behandles i overkant av 200 byggesaker etter PBL hver år. Kommunen har effekrivt en saksbehandler i byggesaker bygg og en på byggesak anlegg. TLM er meget sårbar ved fravær og endring i søknadsmengden. TLM har ikke kapasitet til å følge opp byggesakene og utføre pålagt tilsyn. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, kartforretning Enhet: Dager Saksbehandlingstiden varierer stort men antallet saker. Lang saksbehandlingstid indikerer mange saker, men og større inntekt til kommunen. Oppmåling er væravhengig, og på vinteren utføres det få oppdrag. Dette gir utslag i gjennomsnittlig saksbehandlingstid.

9 Forsyningssikkerhet vann fra vannverkene. Enhet: Prosent av kalenderåret N/A N/A ,997 99, ,995 99,992 TLM har meget høy fokus på driftsoppfølgingen av vannverkene og forsyningsnettet. Hemne har fremdeles store utfordringer med utskifting av gamle eternitt rør i kommunen. Gjennomsnittlig alder på kommunale vannrør er 25 år, noe som ligge på linje med de kommuner det sammenlignes med. E.coli. Andel innbyggere tilknyttet kommunale vannverk, med tilfredsstillende prøveresultater. Enhet: Prosent N/A 98, ,5 96, ,4 96,8 TLM har meget høy fokus på driftsoppfølgingen av vannverkene og forsyningsnettet. Store ressurser legges ned i kvalitetsoppfølging og drifting av renseanlegg. Dette området har høyeste prioritet. Dyrka jord godkjent omdisponert etter jordloven og PBL. Enhet: Dekar N/A N/A Det er et nasjonalt mål at avgangen av dyrka jord til andre formål enn landbruk skal begrenses. Nasjonalt når Norge ikke målet på maksimalt 5000 dekar pr. år, og Landbruksdepartementet har oppfordret kommunene til større innsats for å nå målet. Hemne kommune har betydelig tørre avgang av landbruksareal enn de kommunene det sammenlignes med.

10 Kommunalt disponerte boliger pr 1000 innbygger Enhet: Boligenheter pr 1000 innbygger Hemne kommune eier alle kommunalt disponerte boliger. Sett i forhold til de kommuner det sammenlignes med, er eierandelen på mellom 85 % og 92 %. Søkermassen til kommunale boliger er høyere i Hemne en i sammenlikningsgrunnlaget. I Hemne var det i søknader om kommunal bolig pr 1000 innbyggere, mot 7 i sammenligningen. TLM har en stor utfordring med å holde akseptabel standard på flere av boligene, siden det er bergrensinger i midler til formålet. Vurdering av eiendomsmassen pågår, med hensyn på mulig salg og driftsstruktur.