Anskaffelse: «2014/965 Anskaffelse av ny plattform for publisering på web» KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 Anskaffelse: «2014/965 Anskaffelse av ny plattform for publisering på web» KVALIFIKASJONSGRUNNLAG 16.mai 2014

2 Innhold 1. Informasjon om anskaffelsen Om oppdragsgiver Generelt Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Om Anskaffelsens formål, art og omfang Tidsfrister og praktiske forhold Om prosessen Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Anledning til å stille spørsmål Tentativ fremdriftsplan Spesielle konkurranseregler Kostnader ved deltakelse i konkurransen Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer Oppdragivers rett til å innhente supplerende opplysninger Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Avlysning av konkurransen Avvisning av leverandører Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat Krav til leverandøren og leverandørens forespørsel Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Skatte- og avgiftsstatus HMS-egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til vandel Utvelgelse av leverandør til deltakelse i konkurransen

3 1. Informasjon om anskaffelsen 1.1 Om oppdragsgiver Universitetet i Nordland er Nordlands største utdanningsinstitusjon for høyere utdanning. Vi har omtrent studenter og i overkant av 600 ansatte. Styret ved Universitetet i Nordland er øverste styringsorgan for universitetet, med ansvar for at virksomheten holder høy faglig kvalitet og for at den drives i samsvar med gjeldende lover og fastsatte mål og rammer. Rektor Pål Pedersen er universitetets øverste leder. Universitetet har fire fakulteter som utgjør kjernen i vår virksomhet: Fakultet for biovitenskap og akvakultur Fakultet for samfunnsvitenskap Profesjonshøgskolen Handelshøgskolen Universitetet i Nordland tilbyr studier på bachelor-, master- og ph.d.-nivå. Det tas årlig opp studenter til mer enn 100 forskjellige studier innenfor både profesjonsutdanning og teoretiske disiplinfag, inklusive studenter til ph.d. i bedriftsøkonomi, ph.d. i sosiologi, ph.d. i akvakultur samt ph.d. i studier av profesjonspraksis. Universitetet i Nordland (UiN) innbyr til konkurranse for kjøp av ny teknisk løsning for publisering på web. Informasjon om UiN finnes på: Generelt Universitetet i Nordland - heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i to trinn om kjøp av ny teknisk løsning for publisering på web basert på SharePoint 2013, samt vedlikeholdsavtale for denne. Anskaffelsen omfatter således nødvendig programvare, integrasjoner og installasjon av løsningen med tilhørende opplæring, samt support- og vedlikeholdstjenester, med opsjon i beskrevet tidsrom. Dette dokumentet er kvalifikasjonsgrunnlaget for prekvalifisering, og utgjør trinn 1 i konkurransen. Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 ( LOA ) med senere endringslover og forskrift om offentlige anskaffelser 07. april 2006 nr. 402 ( FOA ) med senere endringer gjelder for konkurransen. Anskaffelsen er over EØS-terskelverdi. Derfor gjelder FOA del I og del III. 1.3 Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Kvalifikasjonsgrunnlaget gjøres tilgjengelig via Doffin og Ted. Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1: HMS egenerklæring Vedlegg 2: Egenerklæring om vandel 3

4 Det er leverandørens ansvar å sette seg inn i innholdet og verifisere at samtlige dokumenter er mottatt og lesbare. 2. Om Anskaffelsens formål, art og omfang UiN skal ha ny plattform for publisering på web. Det er ønskelig med løsning som har minst mulig spesialtilpasning og som i størst mulig grad er "hylle vare". Web sidene skal være organisasjonens primære og gjeldende informasjonskanal, herunder med hovedfokus på rekruttering og forskningsformidling. Dette i kombinasjon med bruk av sosiale medier, og på sikt også utvikling av intranett. Brukervennlighet for redaktører og innholdsleverandørene, mulighet for samhandling, og ikke minst god informasjonsstruktur anses som viktig. Det er et mål å øke trafikken til nettstedet og motivere til at nettsidene benyttes aktivt. UiN sin nye plattform for publisering på web og andre digitale flater og medier skal fremstå som moderne og framtidsrettet. Løsningen skal bygge på Sharepoint 2013 plattform, og ha minst mulig spesialtilpassede løsninger. Løsningen skal kunne driftes teknisk og i publisering av UiN selv. Sider og oppsett knyttet til rekruttering har høyeste prioritet. Målgruppen for rekruttering er unge som skal gjøre sitt utdanningsvalg. Som neste prioritet er fokus på forskningsformidling og nyhetsformidling. Videre skal nettsidene også publisere fast og løpende informasjon til omverden, studenter og tilsatte. Leverandøren skal foreslå og bidra til moderne design og hensiktsmessig informasjonsstruktur for nettsidene som fremmer fokusområdene og bidrar til å nå målgruppene. Viktig funksjonalitet i den nye løsningen skal være: Responsivt design Krysspublisering Integrasjoner mot UIN sine sentrale systemer. Brukergrensesnittet skal være så enkelt og intuitivt som mulig. Integrasjon mot Felles Studentsystem (FS) er en vesentlig del av leveransen. Fra FS hentes informasjon om studier, emner/fag og utdanningsplaner mv. Data fra FS leveres i stor grad gjennom Webservice, mens søkefunksjonalitet må legges i publiseringsløsningen. Leveransen deles i 2 faser hvor fokus på studieinfo og rekruttering er fase 1. Dette omhandler også integrasjonen mot FS og responsivt design. Denne leveransen må være klar til , da rekruttering til studieåret 2015/2016 starter medio februar. Fase 2 omhandler øvrig publisering og oppsett av webløsningen. Denne delen av leveransen kan ha mer fleksibel dato for ferdigstillelse, men tentativ dato er For videre utvikling skal det settes opp en intranettløsning for ansatte, med funksjon for samhandling mellom forskningsgrupper, prosjektgrupper mv. 4

5 Det inngås kontrakt for levering av ny webløsning inklusive teknisk plattform, samt utviklings- og vedlikeholdsavtale på Det er oppdragsgiver som avgjør om kontrakten skal forlenges ved hvert intervall. Leverandøren skal varsles skriftlig minimum 2 måneder før periodens slutt. Leveransen har et omfang på ca. 4 mill. inkl. vedlikeholdsavtale. Beløpet er veiledende og kun et anslag i forhold til framtidige behov. Kontrakten vil baseres på statens standardavtaler og kontraktens struktur vil fremgå i konkurransegrunnlaget som tilsendes prekvalifiserte leverandører. 3. Tidsfrister og praktiske forhold 3.1 Om prosessen Konkurransen gjennomføres som en totrinnsprosess, hvor det først gjennomføres en prekvalifisering og deretter avholdes en konkurranse blant leverandørene som er blitt prekvalifisert. Leverandører som blir prekvalifisert vil motta fullstendig konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget vil inneholde en utførlig beskrivelse av hva som skal anskaffes, krav til hvordan tilbudet skal struktureres samt informasjon om gjennomføringen av konkurransen. 3.2 Hvordan delta i konkurransen (forespørsel om deltakelse) For å delta i konkurransen må leverandøren sende inn en forespørsel om deltakelse hvor dokumentasjon på leverandørens oppfyllelse av kvalifikasjonskravene framsatt i kapittel 5 er vedlagt. Oppdragsgiver vil vurdere Leverandørens kvalifikasjoner basert på den fremlagte dokumentasjon. Regler for utvelgelse av leverandører for deltagelse i konkurransen er nærmere angitt i kapittel Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Forespørselen vedlagt dokumentasjon skal leveres pr. post eller bud, i forpakning merket: o 2014/965 Anskaffelse WEB 2015» o Adresse og navn på kontaktperson som angitt nedenfor o «Åpnes kun av adressat» Kvalifikasjonssøknad skal leveres i 2 (to) eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 (en) elektronisk versjon av den fullstendige kvalifikasjonssøknad på USB. Elektronisk versjon skal være i pdf-format og Microsoft Office kompatibelt format. Den elektroniske versjonen skal være navngitt og nummerert i samsvar med strukturen i pkt 5.1. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. Kvalifikasjonssøknaden må være registrert mottatt hos UiN senest innen: klokken Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne kvalifikasjonssøknader. Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen skal være på norsk. Kommersiell dokumentasjon som brosjyrer etc. på engelsk kan godtas. 5

6 Kvalifikasjonssøknaden som leveres per post skal sendes til følgende adresse: Universitetet i Nordland Att: Økonomiavdelingen v. Trine Ekhorn Postboks Bodø Kvalifikasjonssøknad kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (mandag fredag kl ), til følgende adresse: Universitetet i Nordland Att: Økonomiavdelingen v. Trine Ekhorn Universitetsalleen Bodø Leverandøren bærer risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 3.4 Anledning til å stille spørsmål Spørsmål som vedrører konkurransen skal rettes pr. e-post til: Universitetet i Nordland Att.: Erik Gaukerud IT-direktør E-postadresse: erik.gaukerud@uin.no Siste frist for innsending av spørsmål er satt til kl Spørsmål skal ikke rettes til andre ansatte/organisasjonsledd hos UiN. 3.5 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen Meddelelse om kvalifiserte leverandører Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører Tilbudsfrist Antatt kontraktstildeling Medio september

7 4. Spesielle konkurranseregler 4.1 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader ved å delta i konkurransen. 4.2 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer fremgår av FOAs bestemmelser om dette. 4.3 Oppdragivers rett til å innhente supplerende opplysninger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger der det etter UiNs' vurdering måtte være nødvendig, dette gjelder også for eventuelle underleverandører. UiN forbeholder seg retten til å be om at de oppgitte opplysninger siden kan bekreftes gjennom for eksempel referanser fra kunder. UiN vil på et senere tidspunkt i konkurransen kunne stille krav om fremleggelse av bankgaranti og/ eller morselskapsgaranti. 4.4 Endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til kvalifikasjonsgrunnlaget forutsatt at dette gjøres i rimelig tid før kvalifikasjonsfristens utløp. 4.5 Avlysning av konkurransen Frem til utsending av konkurransegrunnlag forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. Ved en eventuell avlysning vil alle søkere til konkurransen bli skriftlig informert. 4.6 Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil i henhold til FOA vurdere alle søkere og avvise søknadene dersom de ikke tilfredsstiller de krav som er satt. 4.6 Returnering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifiseringsforespørsler, eller deler av kvalifiseringsforespørsler. 4.7 Kommunikasjon av kvalifikasjonsresultat Oppdragsgivers beslutning vil så snart den foreligger bli meddelt skriftlig samtidig til alle som har innlevert forespørsel om å delta i konkurransen innen fristen. 5. Krav til leverandøren og leverandørens forespørsel Forespørselen om deltakelse i konkurransen skal fremsettes skriftlig, og dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner skal ligge vedlagt. Forespørselen skal være signert av autorisert representant fra Leverandøren. Kontaktinformasjon skal fremkomme på egen side i starten av forespørselen. Vedlagt forespørselen skal leverandøren forelegge dokumentasjon i samsvar med 7

8 kravene som følger nedenfor. Manglende dokumentasjon vil begrense Oppdragsgivers anledning til å vurdere Leverandøren og vil kunne medføre avvisning fra konkurransen. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil krav og dokumentasjon som følger nedenfor legges til grunn. 5.1 Dokumentasjonskrav og krav til forespørselens disposisjon Skatte- og avgiftsstatus Kvalifikasjonskrav Foretaket skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra søknadstidspunktet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra søknadstidspunktet Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig HMS-egenerklæring Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Tilbyder skal vedlegge utfylt og undertegnet HMS-egenerklæring (vedlegg 1). Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Økonomisk og finansiell stilling Det stilles krav om tilstrekkelig finansiell styrke til å gjennomføre oppdraget. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning de to siste år. Dersom årsregnskapet fra siste år ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristen skal det leveres regnskap med noter og beretninger fra 2012, samt nyere relevant dokumentasjon, 8

9 eksempelvis utskrift/balanse fra minimum første halvår 2013, signert av økonomisjef og/eller daglig leder. Oppdragsgiver vil selv foreta kredittevaluering av Leverandøren. Finansiell styrke blir vurdert ut ifra omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling. Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren må dokumentere et solid kompetansemiljø med Sharepoint 2013 kompetanse. Leverandøren må dokumentere referanser fra tilsvarende prosjekt basert på Sharepoint, herunder også omfang og kompleksitet. Spesielt med fokus på responsivt design, krysspublisering samt integrasjon mot andre systemer. Referanser oppgis med kontaktinformasjon, beskrivelse av prosjekt, verdi og tidsramme for leveransen. Leverandøren må ha tilstrekkelig kapasitet til å levere i henhold til de planlagte frister i pkt.2 Leverandøren må ha tydelig prosjektmetodikk og system for kvalitetssikring av leveransen Det stilles krav om forpliktelseserklæring ved Det skal leveres oversikt over kompetansemiljø og kapasitet på de ulike fagområder herunder foretakets totale bemanning og kapasitet. Dette omfatter også kompetanse på prosjektledelse. Leverandøren må dokumentere at leveransen kan gjøres rett-tidig, og at det stilles tilstrekkelig med ressurser til rådighet slik at dette kan oppnås. Beskrivelse av prosjektmetodikk og dokumentasjon for kvalitetssikring av leveransen må legges ved. Der leverandøren støtter seg på en underleverandør for å bli kvalifisert, må leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. 9

10 bruk av underleverandør for kvalifisering. Dette kan dokumenteres ved at leverandøren fremlegger en gjensidig forpliktelseserklæring eller tilsvarende. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål besvares og dokumenteres. Dokumentasjon leveres i den rekkefølge de er oppgitt i kvalifikasjonsspesifikasjon Krav til vandel Leverandøren skal ha god vandel Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i bilag 2 er oppfylt. 6. Utvelgelse av leverandør til deltakelse i konkurransen Når fristen for innlevering av forespørsel om å delta i konkurransen er utløpt vil Oppdragsgiver starte vurderingen av hvilke leverandører som skal kvalifiseres og inviteres til å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil invitere alle kvalifiserte leverandører til å levere tilbud. Det tas forbehold om at det foreligger tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører. Begjæring om midlertidig forføyning mot oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen må settes frem for tingretten innen 15 dager regnet fra dagen etter oppdragsgivers meddelelse er sendt, jf. FOA