Sammen skaper vi ei aktivitetsglad bygd. GJERDRUM IDRETTSLAG

Transkript

1 GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge H. Aambakk Leder Møtt Monica Moer Daglig leder Møtt Seline Kopperud Sørensen 1. nestleder Meldt forfall Jan Erik Hvidsten 2. nestleder Meldt forfall Monica Wexelsen-Freihow Kasserer Møtt Kirsten Fiskum Barneansvarlig Møtt Ann-Magrit Korsvold Barneansvarlig Møtt Emilie Johanne Hagen Ungdomsrepr. Møtt Ole Einar Borgaard Ungdomsvararepr.-frivillig Møtt Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Inge Sveen GIL Håndball Møtt Terje Løvstad GIL Alpint/Hopp Møtt Jessica Bengtson GIL Langrenn Møtt Anne-Britt Fagerli GIL Skiskyting Møtt Kjersti Roland GIL Idrettskole Møtt Trude Schaub-Petersen GIL Innebandy Møtt Jason Davidson GIL Taekwondo Møtt Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim frivillig Møtt Jarle Kleppan GIL Sykling frivillig Meldt forfall Karin S Eriksen GIL Svømming frivillig Meldt forfall I tillegg deltok medlem av kontrollkomiteen, Mona Kristin Ringstad, på møtet. Protokoll fra hovedstyremøte Tid: Onsdag kl Møte nr. 1/2016 Sted: Kantinen i GIP. Saksliste 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr. 4/2015 i hovedstyret 12. november Status saker (1) Kort status fra gruppene (2) Kort status fra AU (daglig leder, styreleder, kasserer, barneansvarlige, ungdomsrepr.) 3. Beslutnings saker: (1) Sak 18/15 Ny økonomiløsning anbefaling om valg av løsning og plan for implementering (2) Sak 1/16 Godkjenne GILs handlingsplan for 2016/17 (3) Sak 20/15 - Årsmøtet 2016 (4) Sak 2/16 GILs verdipris utvelgelse av verdiprisvinner (5) Sak 3/16 Gjerdrumsmila Orienteringssaker (1) Sak 14/15 - Ungdomskonferanse (2) Sak 4/16 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2016/-17 (3) Sak 5/16 Tentativ møteplan for årsmøteperiode 2016/-17 (4) Sak 6/16 Sunnere kiosk

2 (5) Sak 7/16 Dugnadsvett (6) Sak 8/16 - Oppstart av planarbeid og høring av planprogram - detaljregulering for oppvekstjordet 5. Eventuelt. Gjenstående møter i GIL-styret 2016/17: Tentativ plan for neste årsmøteperiode avklares som del av sak 5/16 Saksbehandling Sak 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr. 4/2016 i hovedstyret 12. november 2015 Ingen merknader fremkommet. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 2. Status saker Gruppeledere, daglig leder og styreleder gikk gjennom status innenfor sine ansvarsområder. Vedtak: Tas til orientering. Sak 3. Beslutnings saker (1) Sak 18/15 Ny økonomiløsning anbefaling om valg av løsning og plan for implementering Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 18/15 (vedlegg B) Vedtak: 1) GIL velger økonomiløsningen fra Athene Group og Xledger-løsningen som nytt økonomisystem i idrettslaget. 2) Den foreslåtte anbefalingen fra arbeidsgruppen godkjennes av hovedstyret og arbeidet starter opp i henhold til skissert implementasjonsplan. (2) Sak 1/16 Godkjenne GILs handlingsplan for 2016/-17 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 1/16 (vedlegg A). Vedtak: Den fremlagte handlingsplanen for 2016 godkjennes, og legges frem på årsmøtet 16. mars (3) Sak 20/15 - Årsmøtet 2016

3 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 20/15 (vedlegg A). Vedtak: Tas til etterretning. Sakene legges frem på årsmøtet 16. mars (4) Sak 2/16 GILs verdipris utvelgelse av verdiprisvinner Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 2/16 (vedlegg A). Vedtak: GILs verdipris ble besluttet etter skriftlig valg. Verdiprisen deles ut til Knut F. Rud på årsmøtet i GIL 16. mars (5) Sak 3/16 Gjerdrumsmila/-løpet 2016 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 3/16 (vedlegg A). Vedtak: Tas til oppfølging. Sak 4. Orienteringssaker (1) Sak 14/15 - Ungdomskonferansen Emile og Ole Einar orienterte om gjennomføringen av ungdomskonferansen. Hovedtema for konferansen var hvordan GIL skal klare å involvere enda flere ungdom i ulike roller i idrettslaget, og bidra til å redusere frafallet blant ungdom i GIL. Selv med litt få deltakere på møtet kom det likevel opp mange gode innspill. Det er viktig at ungdomsrepr. i GIL-styret blir markedsført/fremmet slik at flere er kjent med at de finnes som en del av GILs hovedstyre slik at det er lettere å bruke representantene som et kontaktpunkt for ungdom. Det er en målsetning å få på plass et ungdomsråd i GIL ila. neste årsmøteperiode. Saken tas til oppfølging. (2) Sak 4/16 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2016/-17 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 4/16 (vedlegg A). Saken tas til orientering. Endelig fordeling av treningstider fastsettes på hovedstyremøtet i juni 2016.

4 (3) Sak 5/16 Tentativ møteplan for årsmøteperiode 2016/-17 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 5/16 (vedlegg A). Møteplanen ble gjennomgått og tatt til orientering. (4) Sak 6/16 Sunnere kiosk Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 6/16 (vedlegg A). Saken tas til videre oppfølging. Barneansvarlige setter i gang et arbeid sammen med de kioskansvarlige der målet er et sunnere vareutvalg i GIL-kiosker og på GIL-arrangementer ila (5) Sak 7/16 Dugnadsvett Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 7/16 (vedlegg A). Saken tas til etterretning. (6) Sak 8/16 - Oppstart av planarbeid og høring av planprogram - detaljregulering for oppvekstjordet Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 sak 8/16 (vedlegg A). Saken tas til orientering. Styret gir AU fullmakt til å kommentere planprogrammet for GIL innen tidsfristen. Eventuelt Intet. Protokoll godkjent, 14. juni 2016 Jo Inge Aambakk Styreleder/referent

5 Vedlegg A til protokoll styremøte i GIL 9. mars 2016 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 a. Sak 18/15 Ny økonomiløsning anbefaling om valg av løsning og plan for implementering Eget beslutningsunderlag er utarbeidet. Forslag til vedtak: Den foreslåtte anbefalingen godkjennes av hovedstyret og arbeidet starter opp i henhold til skissert implementasjonsplan. b. Sak 1/16 - Godkjenne GILs handlingsplan 2016/-17 GILs virksomhetsplan skal oppdateres med ny handlingsplan for 2016/-17. Jeg ber dere om en vurdering om tiltakene som fremkommer i utsendte handlingsplanen underbygger de målsetningene vi bør ha i neste årsmøteperiode. Målsetningen er at handlingsplanen godkjennes med nødvendige endringer på styremøtet, og at den er klar for å legges frem for endelig godkjenning på årsmøtet onsdag 16. mars. Forslag til vedtak: Den fremlagte handlingsplanen for 2016 godkjennes med evt. tillegg/endringer, og legges frem på årsmøtet 16. mars. c. Sak 20/15 - Årsmøtet 2016 Til: Revidert årsregnskap og årsberetning signering Revidert årsregnskap og årsberetning for 2015 vil bli lagt frem for signering på møtet for de faste medlemmene av hovedstyret. Regnskapet legges frem på årsmøtet Til: Budsjettforslag 2016 Foreløpig budsjettforslag for 2016 vil bli presentert, og evt. utestående innspill må innarbeides før torsdag 10. mars. Budsjettet legges frem på årsmøtet Til: Forslag til kandidater som æresmedlemmer, utøverpris og innsatspokal Det er ikke kommet inn forslag til kandidater til utmerkelser til årsmøtet Vi kan behandle forslag til kandidater på møtet, men evt. forslagsstillere må begrunne kandidaturet. Forslag til vedtak: Foreløpig ingen. Til: Medlemskontingenten i GIL for 2017 Medlemskontingenten for barn (kr 220,-), voksne (kr 275,-), og familiemedlemskap (kr 550,-) ble besluttet økt på årsmøtet i mars 2012 gjeldende fra kontingenten i Dette utgjorde en økning med 10 prosent sammenlignet med årene før. På årsmøtet i 2012 anbefalte vi derfor at dersom det ble vedtatt en økning av kontingenten fra i år skulle medlemskontingentsatsene i GIL videreføres flatt på 2013-nivå de kommende 3-4 årene. Definisjoner Familiemedlemskap defineres som ektepar/samboere og eventuelle barn inntil det året de fyller 20 år. Det året barna fyller 20 år går deres medlemskap fra familiemedlem til voksen automatisk - hvis ikke annet er meldt fra til oss. Voksne - medlemmer fra det året de fyller 17 år. Barn - medlemmer fra 0 til og med det året de fyller 16 år Forslag til nye kontingentsatser fra 2017: Familiemedlemskap kr 600,-

6 Voksne kr 300,- Barn kr 275,- Begrunnelse: Dette vil gi ca kr i økte inntekter som vil bli brukt til å finansiere kostnadene ved implementasjon av et nytt økonomisystem i GIL. Forslag til vedtak: Det anbefales at medlemskontingenten økes i 2017 slik at satsene blir; kr 600,- for familiemedlemskap, kr 300,- for voksenmedlemskap, og kr 275,- for barn. Til: Vedtektsendringer GILs vedtekter ble sist oppdatert på årsmøtet 2014, og ble endelig godkjent av AIK Vi tilpasset vedtektene til NIFs lovnorm for fleridrettslag fra november 2011 på årsmøtet i Nå er en ny lovnorm for fleridrettslag godkjent. Vi har derfor på ny gjort en oppdatering av vedtektene i samsvar med den nye lovnormen. Reviderte vedtekter vil bli gjennomgått på styremøtet. Vedtektene legges frem for årsmøtet d. Sak 2/16 GILs verdipris utvelgelse av verdiprisvinner På tirsdagens hovedstyremøte skal vi velge ny vinner av GILs verdipris. Vi har fått inn en rekke gode kandidater: Familien Gjertsen/Karlsen Monica Davidson Øivind Rise Tommy og Amalie B. Kamp Trine Nygaard Kjersti La Motte Robert Øksnes Ian Bednar Håndball J00/99, og Fabian Olausen og Karl Oskar Oserud Bentzen Andre Lund Kongsrud Nicolai Hellstrøm Knut F. Rud Mette Gjertsen. Det er utarbeidet en egen presentasjon av de nominerte kandidatene, samt kriteriene for utvelgelse som er sendt ut til hovedstyrets medlemmer. Utvelgelsen av vinneren vil skje ved at alle styremedlemmene tar ut tre kandidater hver som den enkelte styremedlem ønsker å rangere blant de nominerte. Kandidat nr 1 gis 20 poeng, kandidat nr 2 gis 10 poeng, og kandidat nr 3 gis 5 poeng. Stemmegivningen vil skje skriftlig, og dere vil få «stemmeseddel» på møtet. Da er det bare å lese gjennom begrunnelsen for nominasjonene, og tenke gjennom hvem dere ønsker bør hedres som GILs vinner av verdiprisen for e. Sak 3/16 Gjerdrumsmila 2016 I år blir det 7. gang GIL arrangerer Gjerdrumsmila som en del av arrangementet på Gjerdrumsdagen. Dette er et løp for så vel eliten, ivrige mosjonister som for de som bare vil være med for moro skyld. I fjor satte vi ny deltakerrekord med hele 212 påmeldte løpere! Arrangementet krever en del dugnadsarbeid og ikke minst frivillige som kan trå til som enten løypevakter, stå på drikkestasjon eller dele ut premier i målområdet. Arbeidsgruppen erfarte i fjor at det var ganske vanskelig å rekruttere frivillige. Vi er nødt til å ha et min. antall med folk slik at vi kan stå inne for å ha et sikkert arrangement.

7 Hvis hver enkelt gruppe i GIL forplikter seg til å stille med x antall frivillige vil det bli en mer jevn belastning på gruppene. Arbeidsgruppen ønsker derfor at hovedstyret tilslutter seg vår anbefaling om at hver gruppe i GIL stiller med x antall navngitte personer til dette arrangementet fra 2016 og hvert år fremover. Basert på gruppenes størrelse foreslår vi følgende fordeling: Gruppe* Antall Alpint 2 Fotball 20 Håndball 8 Innebandy 5 Taekwondo 5 Trim 5 Skiskyting 5 Langrenn 10 Totalt 60 *Idrettsskolen er ikke tatt med her da de har ansvaret for Barnas Gjerdrumsløp den samme dagen og dette krever mange ressurser fra deres side. Navn og kontaktinformasjon på frivillige fra hver gruppe meldes inn til post@mila.no innen 1. mai hvert år. Forslag til vedtak: Den foreslåtte innstillingen godkjennes av hovedstyret Orienteringssaker a. Sak 14/15 Ungdomskonferansen 2016 Emilie/Ole Einar vil presentere status etter mandagens ungdomskonferanse. b. Sak 4/16 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2016/-17 Monica presenterer kort planen for fordeling på styremøtet. c. Sak 5/16 Tentativ møteplan for årsmøteperioden 2016/ Hovedstyremøter som gjennomføres i tiden : Torsdag 26. mai Torsdag 15. september Torsdag 10. november (m/juleavslutning?) Onsdag 8. mars Styreseminar for ny-valgte tillitsvalgte i GIL i tiden : Torsdag 21. april. 3. Ledersamling m/hovedstyret i tiden : Torsdag 9. februar 2017 utvikling av handlingsplan 2017? 4. AU-møter som gjennomføres i tiden kl 19-21: Mandag 11. april Mandag 9. mai Mandag 13. juni Mandag 5. september Mandag 31. oktober Mandag 30. januar.

8 d. Sak 6/16 Sunnere kiosk Det er nær sammenheng mellom idrettsprestasjon og kosthold. Et variert kosthold med sunn mat og regelmessige måltider er med på å forsterke effekten av treningsinnsatsen. Musklene, skjelettet og hjernen til barn og unge utvikler seg hele tiden, og har behov for jevn tilførsel av næring. Hvert måltid betyr derfor mye for den som vokser. Barn og unge som driver med idrett tilbringer mye av sin tid på treninger, kamper og konkurranser. På disse arenaene selges det ofte usunn mat. Det er et paradoks at idrettsmiljøer som oppfordrer til aktivitet, god helse og sunnhet, selger mat som står for det motsatte. Barn og unge bør ha mulighet til å velge sunnere på idrettsbanen. Dag-Helge Rønnevik, distriktslegen.com, sier at dette er et område vi bør kunne tenke nytt på. Det krever både holdsningsendringer og konkrete løsninger og avtaler som gjør at klubbene ikke går i minus pga at de velger sunnere varer. Varer med mye salt, sukker og fett har lang holdbarhetsdato og gir enkle penger i kassa. Det krever litt mer jobb å tilby sunnere alternativer. Om det krever mer arbeid og er mindre innteksgivende vil kanskje ikke alle klare å endre dagens praksis. Kanskje voksnes holdninger er den største utfordringen? Vi tror ungene må kose seg med is og pølse, men hvem har egentlig spurt ungene hva de foretrekker om de får valget?. Østfoldhelse i samarbeid med Østfold Idrettskrets lanserte i mai 2014 et kurskonsept Velg sunnere på idrettsarenaen, et kurstilbud til klubber og lag om kosthold og trening. Der skriver de blant annet at fysisk aktivitet er viktig ikke minst for barn og unge. Fysisk aktiviet påvirker humøret, gir energi, reduserer stress og fremmer sosialt samvær og gir bedre kroppskoordinasjon. Ungdom i Østfold har gitt svar på hva de ønsker å spise og drikke når de er på trening eller konkurranser. Østfold fylkeskommune har spurt elever på idrettslinjer på de videregående skolene i fylket om deres ønsker i forbindelse med fysisk aktiviet. Idrettselever er valgt fordi dette er en gruppe ungdom som trener mye og som tilbringer mye tid på idrettsarenaer. Ungdommen ønsker et helt annet tilbud enn det som normalt er tilgjengelig fra kiosken eller boden i hallen eller på treningsfeltet. De ønsker seg først og fremst brød av alle slag, samt frukt i forbindelse med fysisk aktivitet. Videre ønsker de tilgang på vann, både med og uten kullsyre. Svært få etterspør brus, pølser og vafler, og ingen har behov for tilgang på godteri eller sjokolade. Ungdommene mener at det de spiser og drikker har stor betydning for idrettsprestasjonene deres og for helsa deres generelt. Konklusjonen på undersøkelsen er at ungdom vet at kostholdet deres har betydning for prestasjoner, og at de ønsker seg noe annet enn det de får på idrettsarenaene. Folkehelsearbeid foregår på alle arenaer. Hvor står GIL-kiosken i dette arbeidet? Det er kiosksalg i fotballkiosken, håndballkiosken, kiosken i Kniplia, på innebandykamper og arrangementer for øvrig. En del av varene som selges i disse kioskene er usunne. De kioskansvarlige ble, i desember 2015, bedt om å komme med innspill på forslaget til hvordan GIL skal kunne tilby en sunnere idrettskiosk. Det ble også bedt om innspill med tanke på et evt samarbeid når det gjelder innkjøp til kioskene. Dette var innspillene som kom: Jeg har i denne perioden forsøkt å tilby diverse sunnere alternativer som et alternativ til alt det usunne, som frukt (epler, bananer, knaskerøtter), frukt-smoothies, appelsin- og eplejuice, smurte knekkebrød og nøtter. Dessverre så har disse varene heller laber interesse hos kundemassen. Svært ofte må vi kaste frukten til tross for at det kjøpes inn i svært begrenset omfang nettopp for å unngå svinn. Like fullt har jeg valgt å ha disse produktene nettopp for at kundene skal kunne velge et sunnere alternativ. Kiosken i de ulike gruppene utgjør en god og viktig inntekstkilde, og skal vi tjene penger må vi ha et vareutvalg kundene våre ønsker. Jeg tenker det er umulig å få til en kiosk fri for usunne varer hvor kundene ikke har denne valgmuligheten. Kundene våre ønsker mer usunne produkter, og det må vi ta

9 høyde for uansett hva vi ideelt sett måtte ønske. Som sagt har jeg forsøkt å tlby sunnere alternativer i 4 år uten særlig omsetning på dette området. Vi har hatt denne diskusjonen internt i styret flere ganger, men har valgt å ha et bredt utvalg av også usunne varer. Kiosken vår er faktisk etter hvert blitt kjent for det gode vareutvalget av våre besøkende gjester noe også omsetningen viser. Jeg blir likevel med på en diskusjon rundt temaet dersom det er ønskelig fra de andre gruppene. Dette er akkurat det samme som vi har opplevd når vi har forsøkt å ha frukt i kiosken. Blir mye svinn, og veldig lite slag. Men om noen har noen gode sunne, alternativer så kan vi alltids prøve noe. Vi har hatt både frukt og grove rundstykker som et alternativ til kaker, vafler og sjokolade. Det er svært liten interesse for både frukten og rundstykkene så dette har vi gått bort fra da det blir mye som kastes. Vi prøvde oss også med diverse varianter av YT, men heller ikke dette var det noe særlig avsetning på. Initiaitivet er godt, men jeg er usikker på hvor gjennomførtbart det er. Forslag til vedtak: Barneansvarlige setter i gang et arbeid sammen med de kioskansvarlige der målet er et sunnere vareutvalg i GIL-kiosker og på GIL-arrangementer. Kilder: e. Sak 7/16 - Dugnadsvett Bakgrunn for saken er flere henvendelser fra foreldre/foresatte om stort dugnadspress i klubben. Sammen med dels høye treningsavgifter blir det mye for en familie med to-tre barn når hver gren har tvangsdugnader som salg av lodd, julenek, julekalendre, dopapir, pølser, og lignende der hver familie må legge ut en viss sum for varene. Disse dugnadene oppleves ikke som frivillige, men som tvang. Arbeidsdugnader som organisering av fotballcuper, kioskvakter, banerydding, løyperydding o.a. oppleves ikke som problematiske i samme grad som tvangsdugnadene. Klubbhåndboka beskriver Dugnadsvett i GIL (vedlegg 7) slik: Dugnad utgjør en svært viktig ressurs for GIL, og er ofte helt avgjørende for at medlemmene skal kunne få et aktivitetstilbud. Dugnadsånden er derfor viktig å ta vare på. Vi har nå utarbeidet noen enkle kjøregeler for dugnadsarbeid. Ha i bakhodet at dugnad gir fellesskap, og det er viktig at dette arbeidet oppleves som frivillig, sosialt og gøy. Noen enkle kjøreregler: 1. Dugnad skal i utgangspunktet være frivillig. Gruppene kan selvsagt henstille medlemmer og foreldre om å stille opp på dugnad, men deltagelse må baseres på frivillighetsprinsippet og ikke innføres som tvangsordninger. 2. En gruppe kan heller ikke pålegge foreldre som ikke er medlemmer å stille på dugnader og gi dem bøter for uteblivelse fra dugnader. 3. Styret kan heller ikke på prinsipielt grunnlag vedta bøter for at medlemmer ikke stiller og eller ikke kan stille på dugnad.

10 4. Årsmøtet i GIL kan i særlige tilfeller pålegge medlemmer å stille på dugnad der dette er en forutsetning for at aktiviteten skal kunne gjennomføres og der alternativet er at aktiviteten må legges ned. I så fall vil pålegget måtte gjelde medlemmene. 5. GIL kan fastsette en treningsavgift for aktive medlemmer i tillegg til årskontingent. Treningsavgiften skal i så fall gjenspeiles i det konkrete tilbudet som gis dem. Foreldre og medlemmer kan selvsagt tilbys å betale denne avgiften i form av frivillig innsats/dugnad og få dette fratrukket fra avgiften. Men da gis det som tilbud og deltagelsen vil være frivillig Kort oppsummert skal dugnader i GIL baseres på frivillighet. NIFs retningslinjer for loddsalg: Ingen plikt til å delta på loddsalg Loddsalg er dugnadsarbeid og således frivillig. Det betyr at medlemmene ikke kan pålegges å selge lodd. Det samme gjelder for ikke-medlemmer (foreldre). Medlemmene kan heller ikke pålegges å betale for de lodd de ikke klarer å selge. Barn under 15 år kan derfor ikke gå alene og selge lodd. Forslag vi diskuterer hvordan gruppene kan minnes på at Trenere/lagledere /styremedlemmer i gruppene må informeres om hva som er dugnadsvett i GIL Hver gruppe bør vurdere egen dugnadspraksis tenk på den totale belastingen Hver gruppe bør vurdere kostnader (både betaling og dugnad) før det for eksempel legges opp til utenlandsreiser og overnattingscuper f. Sak 8/16 - Oppstart av planarbeid og høring av planprogram - detaljregulering for oppvekstjordet Gjerdrum kommune har varslet oppstart av planarbeid og høring av planprogram for detaljregulering av oppvekstjordet - Les mer på kommunens hjemmesider: Det blir gitt en kort orientering, og vi ber at AU får fullmakt til å kommentere planprogrammet for GIL innen tidsfristen. Vel møtt! Jo Inge.

11 Vedlegg B til protokoll styremøte i GIL 9. mars 2016 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 9. mars 2016 MONICA H. MOER MARS 2016 GIL-økonomi

12 Dagens utfordringer Mye manuelle rutiner >>> alle gjør det på sin måte og det er svært tidkrevende og lite motiverende for hoved -og gruppekasserere Manglende oversikt over økonomisk status i GIL til enhver tid RS Regnskap avslutter sin avtale med GIL fra 1. juli 2016 vi må derfor etablere en ny avtale med et annet regnskapsbyrå Målsetninger med ny løsning Felles system på tvers av gruppene >>>mer ensartede rutiner Forenkle jobben for hoved og gruppekasserere og redusere manuelle rutiner for bilagshåndtering Kontinuerlig oversikt over økonomisk status etablere et fremtidsrettet styringsverktøy for idrettslaget Implementere et regnskapssystem som kan utvikles videre i fremtiden og som ivaretar GILs behov i dag samt et stykke fremover Mindre sårbare ved bytte av hoved -og gruppekasserere Basert på beslutningen i forrige hovedstyremøte har en arbeidsgruppe bestående av hovedkasserer, gruppeledere og gruppekasserere i fotball, langrenn og håndball samt undertegnende innhentet tilbud fra flere ulike regnskapsførere. Anbudsprosessen I denne prosessen har vi hatt fokus på å: - Dokumentere eksisterende rutiner - Tatt nødvendige beslutninger/avklaringer som er nødvendig før overgangen til et regnskapssystem o Redusere til en bankforbindelse (Odal Sparebank) o Rutine for inngående fakturaer er via felles kanal (faktura@gil.no). Postbokser kan derfor sies opp. o Alle grupper minus Taekwondo tar i bruk KA/MinIdrett til fakturering av treningsavgifter og egenandeler o Målsetning om å optimalisere antall brukere i nytt system slik at vi får mest mulig effektive prosesser for alle gruppene o Målsetning om å oppdatere alle økonomirutiner for å etablere felles rutiner på tvers av alle gruppene o Langrenn vil være pilotgruppe første gruppe som blir migrert over i nytt system - Blitt enige om hvilke kriterier som er viktige mtp. valg av ny regnskapsfører og tilhørende system o Pris og prismodell tilpasset antall brukere o Brukervennlighet og graden av kompleksitet o I hvor stor grad systemet er tilpasset GILs behov som frivillig organisasjon o Vurdering av leverandør (soliditet, kundeoppfølging, totalinntrykket så langt) o Referansekunders/andre idrettslags erfaring med leverandør og system

13 Følgende systemer er vurdert (mottatt tilbud fra): System Regnskapsfø rer Tilbud* regnskapshonorar - u/mva. Xledg er Athene Group (Oslo) Tripletex PowerOffi ce Erik Lund AS (Lillestrøm) Div. Visma løsning er ControlPl us AS (Oslo) Div. Visma løsninger Sparebank 1 Regnskapshu set (Skjetten) Duett (Dahl Data AS) Erik Lund AS (Lillestrø m) Div. Visma løsning er KR Økonomi (Kløfta) , , , , , ,- Tilbud system* - u/mva ,- ** ,- (år 1) , , ,- *** (år 1) , ,- Idrettslag Fet IL, Hurdal IL Rustad IL Div. idrettslag: Nordstrand IF Kommentar Ikke kontaktet regnskaps byrå for priser * Prisene/tilbudene er basert på ca. tall for 2014 hentet fra RS Regnskap. Faktiske kostnader vil derfor kunne avvike noe fra disse tallene. Alle priser er uten mva. Til sammenligning brukte vi ,- på regnskapskostnader til RS Regnskap for ** Basert på brukere *** Basert på brukere (utlegg) Basert på kriteriene nevnt ovenfor ble arbeidsgruppen enige i januar om å gå videre med to av regnskapsbyråene; nemlig Athene Group og Sparebank 1 Regnskapshuset. Disse to tilbyr to veldig ulike systemer men har begge bred erfaring med å tilby tjenester til idrettslag. Begge leverandørene ble invitert inn til hovedstyresamling 4. februar for å presentere sine løsninger og svare på evt. spørsmål fra hovedstyret. Som et resultat av disse gjennomgangene mottok vi i etterkant reviderte priser fra begge leverandørene: System Xledger Div. Visma løsninger Regnskapsfører Athene Group (Oslo) Sparebank 1 Regnskapshuset (Skjetten) Tilbud regnskapshonorar - u/mva ,-* ,-*

14 Tilbud system - u/mva ,- (6.000 pr mnd) (år 1) Idrettslag Fet IL, Hurdal IL Div. idrettslag: Nordstrand IF Kommentar Systemkostnaden er en fastpris per mnd. som gir oss inntil 30 brukere. Systemkostnaden består av en transaksjonspris del og en lisenspris del. Brukerlisenskostnaden er basert på brukere (ulike rettigheter). * Prisene/tilbudene er basert på ca. tall for 2014 hentet fra RS Regnskap. Faktiske kostnader vil derfor kunne avvike noe fra disse tallene. Alle priser er uten mva. Til sammenligning brukte vi ,- på regnskapskostnader til RS Regnskap for Vurdering av de to løsningene System Xledger Div. Visma løsninger Regnskapsfører Athene Group (Oslo) Sparebank 1 Regnskapshuset (Skjetten) Pris og prismodell Regnskapshonorarene er betraktelig mye lavere enn konkurrentene da systemet legger opp til at vi kan gjøre mye selv. Fastprismodellen fra systemleverandør gir oss en forutsigbar kostnad og en fleksibilitet i forhold til fordeling av antall brukere og rettigheter per Brukervennlighet og graden av kompleksitet I hvor stor grad systemet er tilpasset GILs behov som frivillig organisasjon Vurdering av leverandør (soliditet, kundeoppfølging, totalinntrykket så langt) Referansekunders/andre idrettslags erfaring med bruker. Xledger er et relativt stort og tungt system som nok vil kreve litt mer tid/opplæring for å komme i gang med, men fordelen er at all funksjonalitet finnes innenfor et og samme system. Xledger er en skybasert tjeneste Systemet er lagt opp slik at vi selv kan bestemme hvor mye vi vil gjøre selv og hvor mye vi ønsker å overlate til regnskapsfører. Dette gjør at vi får bedre kontroll på regnskapsførerkostnadene. Løsningen vil også dekke eventuelle fremtidige behov (store anleggsprosjekter, regnskapsfører inhouse) Athene Group v/arild Haavik har stilt opp hele veien i denne prosessen og velvillig svart på alle våre spørsmål. De har bidratt til å påvirke sin underleverandør, Xledger, slik at vi tilslutt fikk et fastpristilbud på systemkostnadene. Soliditet: AAA høyeste kredittverdighet Vi har vært i dialog med både Fet IL og Hurdal IL som begge er fornøyde med sine løsninger. Fet IL bruker også Regnskapshonorarene er forholdsvis høye (men på linje med mange av de andre leverandørene). Systemkostnadene er ganske sammensatte og består av mange ulike komponenter som gjør at det knyttes større usikkerhet til disse kostnadene. Visma løsningene gir inntrykk av god brukervennlighet, men utfordringen er at vi er avhengig av så mange ulike komponenter for å få et komplett styringsverktøy. Det kan bli utfordrende å håndtere så mange ulike komponenter på sikt. Visma løsningene er en serverbasert tjeneste Visma løsningen er mer rigid og mindre fleksibel sammenlignet med Xledger. Dette gjør at vi blir mer avhengig av å konferere med regnskapsfører som igjen gjør at denne kostnaden blir høy. Utover dette besitter regnskapsbyrået mye kompetanse på idrettsspesifikke problemstillinger som er nyttig for oss. Ørnulf Jahr og Regnskapshuset har vært flinke til å følge opp og levere tilbud som avtalt De har god erfaring med idrettslag og solid kompetanse på dette området. Soliditet: AA god kredittverdighet Vi har vært i dialog med Nordstrand IF som er kunde hos Regnskapshuset Sp.bank 1. De er veldig fornøyd med de tjenestene de

15 leverandør og system Athene som regnskapsfører mens Hurdal gjør ikke det. Erfaringslærdom fra Hurdal er at det er lurt å knytte til seg en partner som kan systemet godt og som således kan hjelpe oss i gang. Dette hadde Hurdal delvis bommet på og også Rustad IL som tidligere har prøvd å ta i bruk Xledger, uten suksess. Det er helt avgjørende at vi igjennom og ved hjelp av Athene kan få en god opplæring og implementeringsfase. mottar derfra; ryddige og flinke til å følge opp er tilbakemeldingene fra daglig leder hos Nordstrand IF. Men den måten de bruker regnskapsfører og systemet på er ikke stort annerledes enn slik vi operer per i dag, veldig papirbasert og statisk. Det er ikke helt i tråd med de målsetningene vi har satt oss i forbindelse med implementasjon av ny økonomiløsning. Totalt sett sitter hele arbeidsgruppen igjen med et absolutt best inntrykk av Athene Group og Xledger løsningen. Vi har tro på at dette vil gi GIL et helhetlig styringsverktøy samtidig som den nye prismodellen deres gir oss stor fleksibilitet med tanke på hvor mye vi ønsker å gjøre in-house og hvor mye vi ønsker å kjøpe av tjenester eksternt fra. Xledger løsningen er et moderne system som vi kan utvikle oss videre i takt med, mens Visma løsningen til Regnskapshuset kun er en elektronisk versjon av de manuelle rutinene vi har per i dag. Vi har ikke tro på at den løsningen vil gi GIL det helhetlige styringsverktøyet vi trenger. Finansieringsplan Inntekter % andel av årlig LAM tilskudd Bidrag fra gruppene Økning av medlemskontingenten Besparelser Detaljer Fra 2014 til 2015 økte LAM tilskuddet fra NIF med 90431,-. Foreslår at denne økningen fremover øremerkes hovedlaget for nytt regnskapssystem. Bidrag fra hver gruppe i GIL på 5.000,- totalt 9 grupper Øke medlemskontingentene til: Familiemedlemskap: 600 kr (550 kr) Voksen: 300 kr (275 kr) Barn 275 kr (225 kr) Oppsigelse Mjølkerampa (posthåndtering) Oppsigelse postbokser Totalsum 2016 (pr. år) Totalsum 2017 (pr. år) , ,- Kommentar ,- 0,- Gjelder kun for 2016 for å dekke opp for bidraget fra økt medlemskontingent fra , ,- Inntreffer først fra , ,- Sub-total , ,- Kostnader Regnskapsfører honorar Regnskapshonorarer - basert på tilbud fra Athene Group Systemkostnader Fastpris med tilgang til 30 brukere for et idrettslag med opptil 3000 medlemmer Mva Moms for både regnskapshonorar og systemkostnad Minus dagens RS Regnskap kostnader for regnskapshonorar hovedlaget , , , , , , , ,- Sub-total , ,- Total , ,- Risikobuffer

16 Implementeringsplan # Aktivitet Ansvarlig Måldato Kommentar 1 Signere avtale med Athene Monica M. 31/3/16 Group 2 Ny avtale med Odal Sparebank Monica M. 31/3/16 3 Opprydning bankkonti og Monica M. 15/4/16 bankoppsett inkl. melde inn nye grupper i Odal Sparebank 4 Konsolidere kontoplan Monica W.F & Ole 15/4/16 Anders 5 Etablere økonomihåndbok med Monica M. 1/5/16 nye, oppdaterte rutiner 6 Opplæring gruppekasserere og Athene Group 22/4/ timers opplæring gruppeledere 7 Oppsett nytt system (brukere, Monica M. 1/5/16 tilganger m.m.) 8 Implementere pilot (langrenn) Athene Group 1/5/16 9 Implementere gruppe 1 Athene Group 30/5/16 (hovedlaget, håndball, innebandy, alpint, skiskyting og trim) 10 Implementere gruppe 2 (fotball, idrettsskole, taekwondo, sykling, svømming og RBU) Athene Group 15/6/16 Forslag til vedtak: Den foreslåtte anbefalingen godkjennes av hovedstyret og arbeidet starter opp i henhold til skissert implementasjonsplan.