INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA

Transkript

1 Side 1 Kristiansund kommune Frei kommune INNKALLING TIL MØTE I FELLESNEMNDA Dato: Torsdag 15. februar desember 2007 Tid: kl Sted: Frei rådhus Sakliste Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 21. desember Orienteringssaker...11 Implementering av visjon og grunnverdier...12 Justering av prosjektorganiseringen som følge av rådmannsansettelsen...14 Eventuell ekstern vurdering av driften i nye Kristiansund kommune...17 Felles barneverntjeneste i Kristiansund og Averøy kommuner...19 Omdisponering av tildelte midler til infrastruktur i forbindelse med sammenslåing av Kristiansund og Frei kommuner...25 Innkomne merknader til utkast til planprogram for felles kommuneplan for Frei og Kristiansund - samfunnsdelen...28 Utviklingsmål for grunnskolen i Kristiansund og Frei...41 Stiftelsen Nordmøre Museum , høringsuttalelse...44 Høringsuttalelse til forslag om endring av 15 i barnehageloven...56 Vedlegg 1: Referat fellesmøte styringsgruppen/prosjektgruppen 14. desember Vedlegg 2: Referat fra administrativ styringsgruppe 8. januar Vedlegg 3: Referat fra administrativ prosjektgruppe 26. januar Vedlegg 4: Referat fra administrativ styringsgruppe 29. januar Varamedlemmer møter ikke uten nærmere innkalling fra prosjektledelsen Eventuelle forfall skal meldes til petter.ingeberg@kristiansund.kommune.no Tlf Mobil

2 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Margrete Magerøy Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /001 Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 21. desember 2006 Møtested Kristiansund rådhus Møtedato Torsdag 21. desember 2006 Tidspunkt Kl Referent Margrete Magerøy Tilstede/fraværende Faste medl. fra Frei Fravær i møte Vara i sak 44 Vara i sak Maritta Ohrstrand (Sp) Klaus F Dalseth (Sp) Mildrid Fiske Terje Fugelsnes Gerhard Sæther (H) Bernhard Lillevik (Krf) Steve Runar Kalvøy (Frp) Lill Sonja Nilsen (Frp) Lill Sonja Nilsen (Frp) Joachim Røsandhaug (Frp) Åge Austheim (Frp) Åge Austheim (Frp) Ellinor Røsandhaug (Frp) Erik Torset (Frp) Erik Torset (Frp) Olaf Torvik (Oppv) Kitty Williams (Oppv) Kitty Williams (Oppv) Nora K Wårle (Ap) Helge Bjerkås (Ap) Helge Bjerkås (Ap) Per Kvalvik (Ap) Tord M Kvalvåg (Ap) Tord M Kvalvåg (Ap) Margareth Reitan (Sv) Faste medl fra KSU Fravær i møte Vara i sak 44 Vara i sak Dagfinn Ripnes (H) Steinar Berge (H) Erik Aasprong (H) Erik Aasprong (H) Anne Grethe Holmen (H) Astrid-Iren Brevik (H) Roger Hagen (Frp) Anette Thomsen (Frp) Per Kristian Øyen (A) Bjarne S. Elde (A) Kirsti Dyrnes (A) Kjell Fevåg (A) Kirsten Skaret Gulla (A) Anne E Nilssen (A) Anne E Nilssen (A) Per Eirik Bentz (SV) Kjell Fevåg (A) Andreas Sandvik (V) Fra administrasjonen møtte: Inge Martin Måløy, Helge Carlsen, Kjell Sæther, Karl Kjetil Skuseth, Per Sverre Ersvik, Petter Ingeberg og Margrete Magerøy (Just Ingebrigtsen og Helge Carlsen hadde begge søkt på rådmannstillingen, og var derfor ikke til stede under behandlingen av sak 06/44). 2

3 Merknader til innkalling og sakliste Per Kristian Øyen får permisjon etter sak 06/44. Kjell Fevåg går inn som vararepresentant. 06/44 Tilsetting av rådmann i nye Kristiansund Vurdering av habilitet etter forvaltningsloven 6. Vara under denne saken: Kirsten S. Gulla Inhabil i sak 44 (enstemmig) Anne Nilsen Terje Fugelsnes Inhabil i sak 44 (enstemmig) Mildrid Fiske Andreas Sandvik Inhabil i sak 44 (enstemmig) Kjell Fevåg Tilrådning fra det særskilt oppnevnte ansettelsesutvalget I henhold til saksutredningen til fellesnemndsak 06/13, som fellesnemnda sluttet seg til 30. mars. 2006, så skal ansettelsesutvalget fremme forslag til ansettelse av rådmann i nye Kristiansund. Ansettelsesutvalget fikk i møte 11. desember framlagt vurderingen og tilrådningen fra Mercuri Urval. Etter grundig drøfting ble følgende vedtak fattet Ansettelsesutvalget tilrår med 5 mot 3 stemmer (8 stemmeberettigede) at Just Ingebrigtsen ansettes som rådmann i nye Kristiansund kommune. 3 stemmer ble avgitt for Ole Bjørn Moen. (som innstilles som nr. 2). Med utgangspunkt i overnevnte legges forslaget fra det særskilt oppnevnte ansettelsesutvalget til ansettelse av rådmann i nye Kristiansund frem for fellesnemnda til behandling. Behandling Bjørgulv Noraberg fra Mercuri Urval orienterte om ansettelsesprosessen og antall søkere. Dagfinn Ripnes fremmet følgende forslag Etter at debatten er avsluttet gjennomføres det en prøvevotering. Mindretallet slutter seg til flertallet i den endelige voteringen. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Prøvevotering Det ble gjennomført skriftlig prøve votering med følgende resultat: Just Ingebrigtsen tilsettes som rådmann for nye Kristiansund kommune, med 14 mot 8 stemmer, som gikk i favør av Ole Bjørn Moen. Endelig votering Med utgangspunkt i prøvevoteringen fattet fellesnemnda følgende enstemmige vedtak: 1. Just Ingebrigtsen tilsettes som rådmann i nye Kristiansund kommune. 2. Dersom Just Ingebrigtsen ikke tar imot stillingen, tilbys den til Ole Bjørn Moen. 3. Ansettelse skjer etter gjeldende lover, regelverk og i samsvar med fellesnemndas vedtak 24. oktober Dette innebærer fast stilling med lederavtale, og at det mellom formannskapet og rådmannen skal inngås årlige resultatmål med årlige evalueringer av resultatoppnåelse. 4. Tiltredelse skjer etter nærmere avtale. (Pause med enkel servering kl ) 06/45 Godkjenning av protokoll fra møte i fellesnemnda 24. oktober 2006 Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 24. oktober 2006 var vedlagt innkallingen. 3

4 Innstilling Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 24. oktober 2006 godkjennes. Merknad Bjarne Elde viste til sak 06/38 om lokalisering av fremtidig motorsportsenter og oppslag i media, og ba om å få vite status i saken, samt når saken kommer opp til ny behandling i fellesnemnda. Dagfinn Ripnes repliserte at det har vært befaringer på aktuelle områder nordøst for flyplassen og i Sødalen. Administrasjonen må lande saken før den blir lagt frem for fellesnemnda relativt tidlig på nyåret (2007). Vedtak (enstemmig) Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 24. oktober 2006 godkjennes. 06/46 Orienteringssaker Dagfinn Ripnes orienterte om siste nytt fra Kristiansund. Maritta Ohrstrand orienterte om siste nytt fra Frei. Referat fra administrativ prosjektgruppe 23. november. Referat fra administrativ prosjektgruppe 27. november. Referat fra administrativ styringsgruppe 12. oktober. Referat fra administrativ styringsgruppe 30. oktober. Referat fra administrativ styringsgruppe 16. november. Referat fra administrativ styringsgruppe 27. november. Retningslinjer for legemiddelhåndtering i barnehager og grunnskoler i Kristiansund og Frei. Retningslinjer for ansettelser i Frei og Kristiansund i interimperioden Per Sverre Ersvik orienterte om ny bankavtale for Status i arbeidet med ny pensjonsleverandør ble utdelt i møtet. Petter Ingeberg orienterte om status i sammenslåingsprosessen per 21. desember Møteplan våren 2007 ble delt ut i møtet. Innstilling Fellesnemnda tar sak 06/46 til orientering. Vedtak (enstemmig) Fellesnemnda tar sak 06/46 til orientering. 06/47 Budsjett for fellesnemnda Innstilling 1. Fellesnemnda stadfester tidligere vedtak om bruken av øremerkede tilskudd i forbindelse med kommunesammenslutningen Frei - Kristiansund. 2. Budsjettet for kommunesammenslutningen har en ytre ramme på 35,45 millioner kroner, hvorav 15.9 millioner kroner til infrastrukturtiltak. 3. Budsjettet disponeres av prosjektleder for kommunesammenslåingen i samsvar med bestemmelsene i fellesnemndas delegasjonsreglement. Maritta Ohrstrand fremmet følgende tilleggsforslag: I tillegg til de tre punktene i innstillingen tilføyes et fjerde punkt: 4. Fellesnemnda ber prosjektleder se særskilt på kirkens kostnader i forbindelse med sammenslåingsprosessen og innarbeide nødvendig finansiering i budsjettet med påfølgende vedtak i fellesnemnda. 4

5 Vedtak (enstemmig) 1. Fellesnemnda stadfester tidligere vedtak om bruken av øremerkede tilskudd i forbindelse med kommunesammenslutningen Frei - Kristiansund. 2. Budsjettet for kommunesammenslutningen har en ytre ramme på 35,45 millioner kroner, hvorav 15.9 millioner kroner til infrastrukturtiltak. 3. Budsjettet disponeres av prosjektleder for kommunesammenslåingen i samsvar med bestemmelsene i fellesnemndas delegasjonsreglement. 4. Fellesnemnda ber prosjektleder se særskilt på kirkens kostnader i forbindelse med sammenslåingsprosessen, og innarbeide nødvendig finansiering i budsjettet med påfølgende vedtak i fellesnemnda. 06/48 Fellesnemndas uttalelse til budsjett 2007 for Frei kommune og Kristiansund kommune Innstilling Fellesnemnda tar vedtatt budsjett 2007 for Frei og Kristiansund kommuner til orientering uten merknader. Vedtak (enstemmig) Fellesnemnda tar vedtatt budsjett 2007 for Frei og Kristiansund kommuner til orientering uten merknader. 06/49 Politisk sekretariat for nye Kristiansund Innstilling 1. De politiske sekretariatsfunksjonene i nye Kristiansund kommune organiseres i et sentralt politisk sekretariat og et antall desentraliserte sekretariatsfunksjoner. 2. Det sentrale politiske sekretariatet i nye Kristiansund bemannes med 2 årsverk, hvorav en bysekretær i 100 % stilling som sekretariatsleder. 3. Sekretariatet bemannes ved innplassering av ansatte fra både dagens Kristiansund og Frei kommuner. 4. Det politiske sekretariatet administreres av rådmannen, og skal i hovedsak arbeide med politiske problemstillinger og får følgende oppgaver: Støtteapparat for ordfører, varaordfører og rådmann Støtteapparat for kommunens folkevalgte Forberedelse, tilrettelegging, avvikling og oppfølging av den politiske virksomheten i sentrale utvalg (kommunestyret, formannskapet, klagenemnd, saksforberedende komiteer, eldreråd, barn og unges råd) Møteplaner, innkallinger, protokollføringer, kunngjøringer mv. Generelle saksbehandlingsoppgaver for de nevnte politiske organene. Reglement for sentrale folkevalgte organ Opplæring, rådgivning og informasjon til sentrale organ Valg av nemnder, utvalg m. m. og sørge for suppleringsvalg til disse Budsjettering/budsjettoppfølging politiske ansvarsområder Tilrettelegging og rådgivning for kommunenes politikere når det gjelder forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter Samordnende og koordinerende funksjon i forhold til desentraliserte sekretariat Praktisk sekretærarbeid for enkelte desentraliserte utvalg (spesifiseres nærmere av rådmannen) Utbetaling av møtegodtgjørelser til sentrale utvalg Vedlikehold av politisk web Forvaltning av møterom (både politiske og administrative møter) Gjennomføring av offentlige valg 5

6 Folkeavstemninger Kontrollfunksjon i forhold til om politiske vedtak blir fulgt opp av administrasjonen Samarbeid med Kristiansund Servicekontor Publikumskontakt (skal fortrinnsvis betjenes av servicekontoret) Kontakt med vennskapsbyer/kommuner Ansvar for planlegging og gjennomføring av kommunale arrangementer der ordfører/politisk ledelse er vertskap Ansvar for kommunens gaveportefølje Andre oppgaver instruert av rådmannen Det vises også til den beskrivelsen av det politiske sekretariatet som er gitt i saksframlegget til fellesnemndsak 06/ Det politiske sekretariatet trer i funksjon i forbindelse med kommunevalget 2007, og gjennomfører valget sammen med andre medarbeidere som utpekes av rådmennene. Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 06/50 Bruk av administrasjonsbygg i nye Kristiansund Innstilling 1. Nye Kristiansund kommune skal ha ett rådhus, og dette blir det rådhuset som Kristiansund kommune i dag benytter. 2. Administrasjonsbygget på Frei (nåværende Frei rådhus) skal fortsatt brukes til kommunale tjenester. 3. Det er et viktig prinsipp at man bruker bygg kommunen selv eier til kommunale tjenester, framfor å leie lokaler av andre. 4. Politisk ledelse, politisk sekretariat, politikerkontor, rådmannen, kommunalsjefene, utviklingsseksjonen, personalseksjonen, økonomiseksjonen og kontor for tillitsvalgte legges til Kristiansund rådhus. 5. IKT/arkiv lokaliseres i Kristiansund rådhus. 6. De funksjoner som i dag er lagt til Frei helsehus opprettholdes Lokalene i administrasjonsbygget på Frei (nåv. Frei rådhus) benyttes til tjenester for barn, familie og helse, med tanke på helhetlig og sammenhengende tjenester i byggene og med et bredt fagmiljø. Frei menighet får fortsatt leie kontorplasser og møterom i administrasjonsbygget. Fellesnemnda er også positive til at Frei menighet kan benytte kommunestyresalen til gudstjenester noen ganger i året, til konfirmantundervisning, til møter og noen ganger i året til arrangement for barn, unge og eldre. Biblioteksfilialen i administrasjonsbygget på Frei opprettholdes. Lokalene i administrasjonsbygget på Frei er også godt egnet til møter, kurs og til kommunal opplæring, inkl undervisningslokaler for deler av kulturskolens virksomhet. 7. Bruken av andre bygningseiendommer må ses i sammenheng med fysisk plassering av NAV Kristiansund. Bjarne Elde fremmet følgende endringsforslag 1. Nye Kristiansund kommune skal ha ett rådhus, og dette blir det rådhuset som Kristiansund kommune i dag benytter. 2. Administrasjonsbygget på Frei (nåværende Frei rådhus) skal fortsatt brukes til kommunale tjenester. 6

7 3. Det er et viktig prinsipp at man bruker bygg kommunen selv eier til kommunale tjenester, framfor å leie lokaler av andre. 4. Politisk ledelse, politisk sekretariat, politikerkontor, rådmannen, kommunalsjefene, utviklingsseksjonen, personalseksjonen, økonomiseksjonen og kontor for tillitsvalgte legges til Kristiansund rådhus. 5. IKT/arkiv lokaliseres i Kristiansund rådhus 6. De funksjoner som i dager lagt til Frei helsehus opprettholdes 7. Bruken av andre bygningseiendommer må ses i sammenheng med fysisk plassering av NAV Kristiansund. 8. Arbeidsgruppen administrasjonsbygg bes snarest fremme forslag om hvilke tjenester som skal plasseres i nåværende Frei rådhus. Forslaget bes utarbeidet i samråd med aktuelle brukergrupper. Votering Endringsforslaget falt med 8 mot 14 stemmer. Vedtak (enstemmig) 1. Nye Kristiansund kommune skal ha ett rådhus, og dette blir det rådhuset som Kristiansund kommune i dag benytter. 2. Administrasjonsbygget på Frei (nåværende Frei rådhus) skal fortsatt brukes til kommunale tjenester. 3. Det er et viktig prinsipp at man bruker bygg kommunen selv eier til kommunale tjenester, framfor å leie lokaler av andre. 4. Politisk ledelse, politisk sekretariat, politikerkontor, rådmannen, kommunalsjefene, utviklingsseksjonen, personalseksjonen, økonomiseksjonen og kontor for tillitsvalgte legges til Kristiansund rådhus. 5. IKT/arkiv lokaliseres i Kristiansund rådhus. 6. De funksjoner som i dag er lagt til Frei helsehus opprettholdes Lokalene i administrasjonsbygget på Frei (nåv. Frei rådhus) benyttes til tjenester for barn, familie og helse, med tanke på helhetlig og sammenhengende tjenester i byggene og med et bredt fagmiljø. Frei menighet får fortsatt leie kontorplasser og møterom i administrasjonsbygget. Fellesnemnda er også positive til at Frei menighet kan benytte kommunestyresalen til gudstjenester noen ganger i året, til konfirmantundervisning, til møter og noen ganger i året til arrangement for barn, unge og eldre. Biblioteksfilialen i administrasjonsbygget på Frei opprettholdes. Lokalene i administrasjonsbygget på Frei er også godt egnet til møter, kurs og til kommunal opplæring, inkl undervisningslokaler for deler av kulturskolens virksomhet. 7. Bruken av andre bygningseiendommer må ses i sammenheng med fysisk plassering av NAV Kristiansund. 06/51 Forslag til endring av like gatenavn i Frei og Kristiansund Innstilling I forbindelse med kommunesammenslåingen Frei Kristiansund, foretas følgende endringer av vei- og gatenavn gjeldende fra og med 1. januar 2008: Nåværende kommune Dagens vei/gatenavn Endres til 1. Frei Bueveien Bolgbuen 2. Frei Furustien Omsundveien 3. Frei Mosevegen Ånessletta 7

8 4. Frei Myrasvingen Navnet utgår 5. Frei Stallbakken Kvalvåglia 6. Frei Stubben Rensvikstubben 7. Frei Ternestien Gullkystveien 8. Frei Torvstien Omsundveien 9. Frei Torvveien Solsletta 10. Kristiansund Bolgaveien Wessels gate 11. Kristiansund Einersvingen Furuveien 12. Kristiansund Idrettsvingen Heyerdahlenga 13. Kristiansund Kvitneshammeren Eaholmsveien 14. Kristiansund Skoleringen Sankthanshaugen 15. Kristiansund Solsvingen Toppen 16. Kristiansund Sætherenga Lars Hoems gate Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 06/52 Fordeling av ressurser fra Frei servicekontor til nye Kristiansund kommune Innstilling 1. Kristiansund kommune skal ha ett servicekontor fra 1. januar Det opprettes ikke servicekontorfilial i administrasjonsbygget på Frei (dagens Frei rådhus.) 3. Ressurser fra servicekontoret på Frei fordeles slik fra 1. januar 2008: Servicekontor Frei i dag Politisk sekretariat, Arkivdokumentsenter. Tekniske tjenester, Helse- og sosialtjenester, Servicekontor, sentralbord Totalt 5,7 årsverk Fordeling til nye Kristiansund kommune Politisk sekretariat 1 Arkiv- dokumentsenter 1 Tekniske tjenester 1 Helse- og sosialtjenester 1,4 Servicekontor 1 Servicekontor/sentralbord 0,3 Sum 5,7 sum 5,7 4. Rådmannen i nye Kristiansund legger til rette for mottakelse av besøkende på Rådhuset på Frei gjennom organisering av det tjenestetilbudet som legges dit. Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 06/53 Fremtidig utbygging og utvikling av pleie- og omsorgstjenestene forslag om oppnevning av planutvalg m.m. Innstilling 1. Det oppnevnes et planutvalg som får ansvar for å utrede og fremme forslag til videre utbygging av pleie- og omsorgstjenestene i perioden i perioden fram mot 2020, og i samsvar med forslag til mandat som fremkommer i denne sak. 2. Som representanter til planutvalget oppnevnes følgende: Representant Vara 1. Leder 2. Nestleder

9 3. Plangruppen disponerer sitt arbeid slik at kommunestyret i nye Kristiansund kan behandle saken innen 1. kvartal Vedtak (enstemmig) 1. Det oppnevnes et planutvalg som får ansvar for å utrede og fremme forslag til videre utbygging av pleie- og omsorgstjenestene i perioden i perioden fram mot 2020, og i samsvar med forslag til mandat som fremkommer i denne sak. 2. Som representanter til planutvalget oppnevnes følgende: Representant Vara 1. Kirsten Gujord Leder Hans Christian Ofstad 2.Viggo Jordal Nestleder Maritta Ohrstrand 3. Åge Austheim Roger Hagen 4. Nora K. Wårle Kirsti Dyrnes 5. Gerhard Sæther Margareth Reitan 3. Plangruppen disponerer sitt arbeid slik at kommunestyret i nye Kristiansund kan behandle saken innen 1. kvartal /54 Nye kriterier for tildeling av kulturmidler til idrettsformål, almene kulturformål, sang, musikk og barn og unge samt såkornmidler Innstilling 1. Fellesnemnda vedtar de nye kriteriene for tildeling av kulturmidler til idrettsformål, almene kulturformål, sang, musikk og barn og unge, samt såkornmidler 2. De nye kriteriene gjøres gjeldene fra og med 1. januar Kulturadministrasjonen får i oppdrag å lage et nytt elektronisk søknadsskjema som vil bli testet ut ved førstkommende tildeling (2007) Merknad fra fellesnemnda Nåværende kriterier for tildeling skulle vært vedlagt sakspapirene. Prosjektledelsen tar kritikken til etterretning. Andreas Sandvik fremmet følgende endringsforslag: Fellesnemnda ber om at bystyret i Kristiansund og kommunestyret i Frei vedtar de nye kriteriene for tildeling av kulturmidler til idrettsformål, almene kulturformål, sang, musikk og barn og unge samt såkornmidler for 2007 i tråd med innstillingen i fellesnemndsak 06/54. Vedtak Innstillingen med endringsforslaget fra Andreas Sandvik ble enstemmig vedtatt. 06/55 Kommunedelplan for fysisk aktivitet og friluftsliv for Frei og Kristiansund rullering av handlingsplan Astrid-Iren Brevik får innvilget permisjon for resten av møtet. Innstilling Fellesnemnda for Kristiansund og Frei vedtar forslag datert , til revidert handlingsplan til Kommunedelplan for fysisk aktivitet og friluftsliv

10 Andreas Sandvik fremmet følgende endringsforslag: Fellesnemnda ber om at bystyret i Kristiansund og kommunestyret i Frei vedtar kommunedelplanen for fysisk aktivitet og friluftsliv for 2007 i tråd med innstillingen i fellesnemndsak 06/55. Vedtak Innstillingen med endringsforslaget fra Andreas Sandvik ble enstemmig vedtatt. 06/56 Spillemidler 2007 prioritering av spillemiddelsøknader Innstilling Fellesnemnda vedtar forslag til prioritering av spillemiddelsøknadene for 2007 slik som framlagt i fellesnemndsak 06/56 (06/1768/14281/06) Andreas Sandvik fremmet følgende endringsforslag Fellesnemnda ber om at bystyret i Kristiansund og kommunestyret i Frei vedtar prioritering av spillemiddelsøknadene for 2007 i tråd med innstillingen i fellesnemndsak 06/56. Vedtak Innstillingen med endringsforslaget fra Andreas Sandvik ble enstemmig vedtatt. Interpellasjon Interpellasjon til fellesnemnda fra Frei FrP ved Åge Austheim Hjem til Nordmøre hjem til hva? ble delt ut i møtet. Dagfinn Ripnes fremmet følgende forslag Saken sendes over til Utviklingsseksjonen som får ansvaret for planlegging og eventuell gjenomføring av arrangementet. Utviklingsseksjonen sitt forslag til opplegg blir fremmet som sak for fellesnemnda. Vedtak Fellesnemnda ber om at det planlegges og avholdes et stort arrangement i romjula 2007 der ungdom under utdanning inviteres til et arrangement i regi av nye Kristiansund kommune. På arrangementet får offentlige arbeidsgivere og private arbeidsgivere ha stand / foredrag der de får vise seg fram med hva de har å tilby og hva de har behov for. Saken sendes over til Utviklingsseksjonen som får ansvaret for planlegging og gjennomføring av arrangementet. Utviklingsseksjonen sitt forslag til opplegg blir fremmet som sak for fellesnemnda. Margrete Magerøy prosjektmedarbeider Forslag til VEDTAK Møteprotokollen fra fellesnemndas møte 21. desember 2006 godkjennes. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda 10

11 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /002 Orienteringssaker Guris Gave v/grete Reitan/Bjørn Michelsen Siste nytt fra Frei (v/ordfører). Siste nytt fra Kristiansund (v/ordfører). Referat fra fellesmøte adm. prosjektgruppe/adm. styringsgruppe 14. desember 2006 (vedlagt). Referat fra administrativ styringsgruppe 8. januar 2007 (vedlagt). Referat fra administrativ prosjektgruppe 26. januar 2007 (vedlagt). Referat fra administrativ styringsgruppe 29. januar (vedlagt). Orientering fra møte i PAU (partsammensatt utvalg 12. februar). Utlysning av kommunalsjef 1 stillingen. Plan for innplassering av personell til nye Kristiansund kommune KS-samling 14. og 15. mars 2007 i Kristiansund om kommunesammenslåing. Valg status Oppdatering sammenslåingsprosessen pr. 15. februar 2006 nye hjemmer Forslag til VEDTAK Fellesnemnda tar sak 07/002 til orientering. Dagfinn Ripnes leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand nestleder av fellesnemnda 11

12 , Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Margrete Magerøy Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /003 Implementering av visjon og grunnverdier I møte 21. september 2006 under sak 06/031 vedtok fellesnemnda enstemmig følgende: 1. Fellesnemnda stadfester visjonen for lokalsamfunnet nye Kristiansund slik den ble bestemt i folkemøtet 11. september Fellesnemnda slutter seg til forslaget fra administrasjonen om at i medvind uansett vær utheves når visjonen skal presenteres i ulike sammenhenger. 3. Visjonsarbeidsgruppen får i oppdrag å arbeid videre med et profileringsprogram. Et profileringsprogram som har som mål å etablere et bredt eierskap til visjonen og grunnverdiene hos alle som bor og virker i Frei og Kristiansund. Implementering av visjonen og grunnverdiene i kommuneorganisasjonen I første omgang har visjonsarbeidsgruppen valgt å legge hovedvekten av arbeidet med implementering av visjonen og grunnverdiene i kommuneorganisasjonen. I den forbindelse har dette vært ett av hovedtemaene på enhetsledersamlingene i oktober og desember 2006 og i januar Målsettingen er at ledere og medarbeidere skal få et eierforhold til visjonen og grunnverdiene, slik at de ønsker å arbeide med dette i sitt daglige virke. Enhetslederne har derfor blitt trukket aktivt inn i prosessen med å omsette visjonen og grunnverdiene til konkrete leveregler. Slik kan vi oppnå både at visjonen og grunnverdiene skaper gjenkjennelse i hos den enkelte og at vi kan evaluere visjonsarbeidet fortløpende. Arild Hoksnes er brukt som prosessveileder og inspirator i dette arbeidet. Samarbeidet med enhetslederne har resultert i en hustavle ( oss i mellom ) med sett av leveregler som er retningsgivende for hvordan vi skal være mot hverandre på arbeidsplassen. En god bedriftskultur vil igjen gjøre oss bedre rustet til å yte god service over for innbyggerne i kommunen. Oss i mellom Vi holder ord Vi gir ros Vi griper hverandre i å lykkes Vi snakker med hverandre, ikke om Vi har humør og temperament Vi gjør hverandre gode På enhetsledersamlingen i januar fikk alle ledere ute i enhetene, samt lederne i sentraladministrasjonene, i oppdrag å involvere medarbeiderne i implementeringen av oss i mellom på arbeidsplassen. Det vil bli arbeidet videre med dette temaet i hele Videre arbeid i fellesnemnda Arbeidet med visjonen og grunnverdiene ble initiert av den utvidede administrativ styringsgruppe og senere stadfestet av fellesnemnda. Medlemmene i fellesnemnda blir derfor inviterte med på en felles 12

13 samling sammen med enhetslederne i Frei og Kristiansund torsdag 26. april Her vil status og erfaringer med implementeringsarbeidet av oss i mellom ute i enhetene bli presentert. Vi henstiller fellesnemnda til å sette i gang egne prosesser i visjonsarbeidet, og til å dele sine erfaringer med deltakerne på april-samlingen. Dette er bakgrunnen for at Arild Hoksnes er invitert til møtet i fellesnemnda 15. februar. Her vil medlemmene i fellesnemnda få ideer, råd og vink om hvordan de kan ta grep om visjonsarbeidet i sitt politiske virke. Visjonen og grunnverdiene inn i den nye kommuneplanen Visjonen og grunnverdiene er selve fundamentet i den nye kommuneplanen som er under arbeid. Målsettingen er at visjonsarbeidet skal sette sitt preg på samtlige av satsingsområdene. Visjonsarbeidsgruppen har allerede blitt trekt inn i dette arbeidet innenfor satsingen på kultur og omdømmebygging. I følge planprogrammet vil det nye kommunestyret få kommuneplanen som sak på nyåret i På samme måte skal visjonen, grunnverdiene og levereglene prege andre kommunale planer og avtaler. Eksempel på dette er lederavtaler, økonomiplaner, fagplaner, årsplaner, handlingsplaner og årsmeldinger. I tillegg til dette skal visjonen, grunnverdiene og levereglene bli tatt opp i medarbeidersamtaler og i andre egnede fora. Dette arbeidet igangsettes høsten Arbeidsgruppen - visjon og grunnverdier Visjonsarbeidsgruppen vil starte arbeidet med et profileringsprogram, som definerer mål og strategier for det videre visjonsarbeidet, i løpet av våren Visjonsarbeid er kulturbygging. Målsettingen er at dette arbeidet skal bryte ned gamle barrierer og fremme samhandling, nyskaping, optimisme og raushet. Ved at kommunen går foran som et eksempel håper vi at næringsliv, lag og organisasjoner vil følge opp med lignede tiltak for at nye Kristiansund skal bli en kommune som folk ønsker å bo, leve og virke i. Dette saksfremlegget er til orientering til fellesnemnda og så vil Arild Hoksnes, i møtet, gå nærmere inn på fellesnemndas videre befatning med saken. Dagfinn Ripnes Leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand Nestleder av fellesnemnda 13

14 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /004 Justering av prosjektorganiseringen som følge av rådmannsansettelsen Ansettelse av rådmann I møte den 21. desember 2006 under sak 06/44 ansatte fellesnemnda Just Ingebrigtsen som rådmann i nye Kristiansund kommune. Ingebrigtsen er i dag ansatt som kommunalsjef i Kristiansund kommune. Påtroppende rådmann tiltrer sammenslåingsprosjektet På grunn av at dagens to kommuner (Frei og Kristiansund) består ut 2007 og fordi den nye kommunen ikke starter driften før i 2008, kan Ingebrigtsen ikke formelt tiltre rådmannsstillingen i nye Kristiansund kommune før 1. januar I møte 30. mars 2006 under sak 06/13 vedtok derfor fellesnemnda at den som ansettes (som rådmann) tiltrer sammenslåingsprosjektet i 100 % stilling fra 1. januar 2007 og fram til tiltredelse som rådmann i nye Kristiansund kommune. Som følge av at man valgte å gjennomføre en ekstra utlysningsrunde var det ikke mulig å nå målet om tiltredelse fra 1. januar Det arbeides nå for at Ingebrigtsen fratrer som kommunalsjef 1. april 2007 og at han fra samme dato tiltrer sammenslåingsprosjektet. Samtidig er det et faktum at Just Ingebrigtsen, av naturlige årsaker som påtroppende rådmann, allerede har fått en mye tydeligere rolle i sammenslåingsprosjektet. Styringsgruppen er enige om at denne rollen snarest mulig bør formaliseres. Til orientering nevnes det at den ledige stillingen som kommunalsjef 1 utlyses internt med tiltredelse 1. april Videre at dersom Anton Monge fratrer som rådmann fra 1. oktober 2007 så vil Just Ingebrigtsen tiltre som rådmann i dagens Kristiansund kommune fra samme dato. Justering av prosjektorganiseringen som følge av rådmannsansettelsen I utlysningsteksten til rådmannstillingen var det blant annet anført at den som ansettes som rådmann vil bli leder for den administrative styringsgruppen for sammenslåingsprosjektet. Samtidig var det i forbindelse med denne utlysningen enighet i styringsgruppen om at man, når det ble aktuelt, skulle legge fram en sak for fellesnemnda med forslag til justering av prosjektorganiseringen som følge av rådmannsansettelsen. Den utvidede administrative styringsgruppen behandlet saken i møte 29. januar 2007 og går inn for at denne justeringen blir gjennomført snarest. Fellesnemnda har i henhold til pkt 1.l i mandatet for fellesnemnda anledning til å foreta mindre justeringer i prosjektorganiseringen. Den utvidede administrative styringsgruppen tilrår følgende justering av prosjektorganiseringen: Justering av mandatet for den administrativ prosjektgruppen Pkt. 2 sammensetting. dagens ordlyd Prosjektleder Petter Ingeberg, leder Driftssjef Kjell Sæther (nestleder) Kommunalsjef Just Ingebrigtsen Økonomileder Per Sverre Ersvik Økonomisjef Kjell Rasmussen Personalleder Sigvard Thy Forslag til endring Påtroppende rådmann Just Ingebrigtsen, leder Prosjektleder Petter Ingeberg, nestleder Driftssjef Kjell Sæther Økonomisjef Per Sverre Ersvik Personalleder Sigvard Thy Personalsjef Nils Walseth 14

15 Personalsjef Nils Walseth Tillitsvalgte fra Frei kommune: Astrid K. Grødal og Bjørn Thore Schrøen Tillitsvalgte fra Kristiansund kommune: Gunn Otnes og Geir Ole Kanestrøm Prosjektmedarbeider Margrete Magerøy møter som sekretær for gruppen, med talerett Tillitsvalgte fra Frei kommune: Astrid K. Grødal og Bjørn Thore Schrøen Tillitsvalgte fra Kristiansund kommune: Gunn Otnes og Geir Ole Kanestrøm Prosjektmedarbeider Margrete Magerøy møter som sekretær for gruppen, med talerett Det synes uhensiktsmessig og kunstig at påtroppende rådmann fortsetter som ordinært medlem av prosjektgruppen. Plassen etter Kjell Rasmussen erstattes ikke da Per Sverre Ersvik nå har tiltrådt som økonomisjef både for Frei og Kristiansund. Pkt. 5 Arbeidsutvalg dagens ordlyd Prosjektleder, nestleder og kommunalsjef fra Kristiansund utgjør et arbeidsutvalg som forbereder møter med fastsetting av møtetidspunkt, møtested og saksliste. koordinerer arbeidet med kontakten til administrativ styringsgruppe. sørger for at vedtak blir gjort kjent og iverksatt. Forslag til endring Påtroppende rådmann (leder), prosjektleder og driftssjef i Frei utgjør et arbeidsutvalg som forbereder møter med fastsetting av møtetidspunkt, møtested og saksliste. koordinerer arbeidet med kontakten til administrativ styringsgruppe. sørger for at vedtak blir gjort kjent og iverksatt. Justering av mandatet for den administrativ styringsgruppen Pkt. 1 sammensetting dagens ordlyd Prosjektleder Petter Ingeberg (leder) Rådmann Anton Monge (nestleder) Rådmann Inge Martin Måløy Kommunalsjef Just Ingebrigtsen Kommunalsjef Helge A. Carlsen Driftssjef Kjell Sæther Utviklingssjef Karl Kjetil Skuseth Prosjektmedarbeider Margrete Magerøy møter som sekretær for gruppen, med talerett. Forslag til endring Påtroppende rådmann Just Ingebrigtsen (leder) Prosjektleder Petter Ingeberg (nestleder) Rådmann Anton Monge Rådmann Inge Martin Måløy Kommunalsjef Helge A. Carlsen Driftssjef Kjell Sæther Utviklingssjef Karl Kjetil Skuseth Prosjektmedarbeider Margrete Magerøy møter som sekretær for gruppen, med talerett. Pkt 1 Arbeidsutvalg dagens ordlyd Styringsgruppens arbeidsutvalg består av prosjektleder og rådmennene i dagens Frei og Kristiansund kommuner. Justering av mandatet for Fellesnemnda Pkt 5 Saksforberedelse dagens ordlyd a. Administrativ styringsgruppe forbereder saker til fellesnemndas politisk arbeidsutvalg. b. Politisk arbeidsutvalg innstiller i saker til fellesnemnda c. Rådmennene og prosjektleder og har møte og talerett i fellesnemnda. Forslag til endring Styringsgruppens arbeidsutvalg består av påtroppende rådmann (leder), prosjektleder og rådmennene i dagens Frei og Kristiansund kommuner. Forslag til endring a. Administrativ styringsgruppe forbereder saker til fellesnemndas politisk arbeidsutvalg. b. Påtroppende rådmann innstiller ovenfor politisk arbeidsutvalg i saker som skal til fellesnemnda c. Påtroppende rådmann, rådmennene og prosjektleder og har møte og talerett i fellesnemnda. I forbindelse med det som er nevnt over i denne saken er det naturlig at påtroppende rådmann får innstillingsrett i saker som skal behandles av fellesnemnda. Dette på samme måte som dagens rådmenn har innstillingsrett til kommunestyret/bystyret. Med utgangspunkt i overnevnte legges saken fram for fellesnemnda med følgende forslag til 15

16 vedtak: 1. Justering av pkt. 2 i mandatet for den administrativ prosjektgruppen Sammensettingen av prosjektgruppen endres slik: Påtroppende rådmann Just Ingebrigtsen, leder Prosjektleder Petter Ingeberg, nestleder Driftssjef Kjell Sæther Økonomisjef Per Sverre Ersvik Personalleder Sigvard Thy Personalsjef Nils Walseth Tillitsvalgte fra Frei kommune: Astrid K. Grødal og Bjørn Thore Schrøen Tillitsvalgte fra Kristiansund kommune: Gunn Otnes og Geir Ole Kanestrøm Prosjektmedarbeider Margrete Magerøy møter som sekretær for gruppen, med talerett 2. Justering av pkt. 2 i mandatet for den administrativ prosjektgruppen Sammensettingen av arbeidsutvalget endres slik: Påtroppende rådmann (leder), prosjektleder og driftssjef i Frei utgjør et arbeidsutvalg som forbereder møter med fastsetting av møtetidspunkt, møtested og saksliste. koordinerer arbeidet med kontakten til administrativ styringsgruppe. sørger for at vedtak blir gjort kjent og iverksatt. 3. Justering av pkt. 1 i mandatet for den administrativ styringsgruppen Sammensettingen av den administrative styringsgruppen endres slik: Påtroppende rådmann Just Ingebrigtsen (leder) Prosjektleder Petter Ingeberg (nestleder) Rådmann Anton Monge Rådmann Inge Martin Måløy Kommunalsjef Helge A. Carlsen Driftssjef Kjell Sæther Utviklingssjef Karl Kjetil Skuseth Prosjektmedarbeider Margrete Magerøy møter som sekretær for gruppen, med talerett. 4. Justering av pkt. 1 i mandatet for den administrativ styringsgruppen Sammensettingen av arbeidsutvalget endres slik: Styringsgruppens arbeidsutvalg består av påtroppende rådmann (leder), prosjektleder og rådmennene i dagens Frei og Kristiansund kommuner. 5. Justering av pkt. 5 i mandatet for Fellesnemnda - Saksforberedelse Pkt 5 i mandatet endres slik: a. Administrativ styringsgruppe forbereder saker til fellesnemndas politisk arbeidsutvalg. b. Påtroppende rådmann innstiller ovenfor politisk arbeidsutvalg i saker som skal til fellesnemnda c. Påtroppende rådmann, rådmennene og prosjektleder og har møte og talerett i fellesnemnda. Dagfinn Ripnes Leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand Nestleder av fellesnemnda 16

17 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Petter Ingeberg Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /005 Eventuell ekstern vurdering av driften i nye Kristiansund kommune Forslag om ekstern gjennomgang av driften I forbindelse med behandlingen av kommunebudsjettet for 2007, fattet Kristiansund bystyre følgende vedtak med 26 mot 19 stemmer i møte den 5. desember Kristiansund bystyre ber om at fellesnemnda, snarest mulig, starte forberedelser for å få en ekstern gjennomgang av driften i de sammenslåtte kommunene Frei og Kristiansund for å finne områder for effektiviseringstiltak. Det kan antas at i så vidt store driftsområder som de to kommunene utgjør, at det bør ligge ett stort effektiviseringspotensial. For å få en tidligs mulig effektiviseringseffekt bør gjennomgang startes snarest mulig. Vedtaket ble fattet som følge av et verbalforslag fra en av bystyrerepresentantene fra Frp. Innsparingspotensial og rammeoverføring Konsulentselskapet Kaupang gjennomførte i 2003, på oppdrag fra Frei og Kristiansund kommuner, en konsekvensanalyse av en eventuell kommunesammenslutning. (Ekteskap eller bare gode venner Frei og Kristiansund en eller to kommuner? Kaupang, april 2004.) I konsulentrapporten ble det pekt på at en sammenslutning også kan legge forholdene til rette for økonomiske innsparinger. I rapporten ble det antydet et innsparingspotensial på 5 9 millioner kroner. I den forbindelse ble det også opplyst at den nye kommunen, i en overgangsfase vil få ekstra kostnader i forbindelse med gjennomføring sammenslutningen. Av dette dekker staten %. Resten må dekkes av kommunene som egenandel. Når det gjelder rammeoverføringen fra staten så vil nye Kristiansund, i 10 år etter sammenslåingen, få det samme rammeoverføringstilskuddet som de to kommunene tidligere hadde hver for seg. Deretter vil rammeoverføringen gradvis trappes ned til normalbeløp de neste 5 årene. Dette innebærer at nye Kristiansund kommune, etter 15 år, vil få om lag 6 millioner mindre i rammeoverføring fra staten. Dette innebærer at det ikke haster med å gjennomføre tiltak for å kompensere for reduksjon i rammeoverføringen. En av årsakene til at nye Kristiansund opprettholder det høye rammeoverføringstilskuddet er at den nye kommunen skal ha tid til å få stabilisert organisasjonen. Effektivisering innebærer omstilling Både Kristiansund og Frei gjennomførte i 2001/2002 store omstillinger av kommuneorganisasjonen. Begge kommuner innførte en to-nivå struktur der hensikten var å få en mer rasjonell drift. Omstillingene var svært arbeidskrevende for administrasjonen og enhetene, og ble i begge kommuner gjennomført med ekstern konsulentbistand. Nye effektiviseringstiltak i nye Kristiansund vil etter all sannsynlighet innebære både organisatoriske og tjenestemessige endringer. Unngå å kombinere sammenslutning og omorganisering Asplan Viak leverte i mars 2006 en rapport, etter at de på oppdrag fra Kommunenes Sentralforbund, hadde evaluert kommunesammenslutningen i Bodø/Skjerstad, Ølen/Vindafjord, Aure/Tustna og Kristiansund/Frei (Å bygge en ny kommune! erfaringer fra gjennomføring av fire kommunesammenslutninger, Asplan Viak i samarbeid 17

18 med Telemarksforsking-Bø, mars 2006). I følgeevalueringsrapporten skriver Asplan Viak blant annet at gjennomføring av en kommunesammenslutning er en særdeles kompleks og krevende prosess som krever betydelig kompetanse og handlekraft for å kunne gjennomføres på en god måte både politisk og administrativt. På bakgrunn av evalueringene skriver Asplan Viak videre at; det kan være uheldig dersom kommunale tjenesteområder blir gjenstand for en større omorganiserings- og omstillingsprosess tett opp til sammenslutning. Flere omstillingsprosesser på rad kan være slitsomt og virke demotiverende på de ansatte. Asplan Viak v/henning Sunde informerte Fellesnemnda om rapporten i møte den 16. februar På bakgrunn av rapportens konklusjoner fikk også Fellesnemnda presentert 10 gode råd. Rådene var bygget på observasjoner knyttet til arbeidet med sammenslutningen Frei/Kristiansund, sammenlignet med suksessfaktorer og snublesteiner fra andre kommunesammenslutninger. Ett av rådene var: Ikke forvent økonomiske gevinster umiddelbart. I den forbindelse ble fellesnemnda fra rådet å gjennomføre en omorganisering i tilknytning til kommunesammenslutningen. I møte den 30. mars 2006 vedtok fellesnemnda å følge de 10 rådene fra Asplan Viak. Ikke ekstern gjennomgang nå Fellesnemnda er kjent med at en del ansatte i Frei og Kristiansund er satt under et stort arbeidspress i Man skal drifte dagens to kommuner på en tilfredsstillende måte, samtidig som man ved bruk av de samme ansatte skal bruke betydelig tid og krefter på å bygge opp den ny kommunen. Dette er spesielt byrdefullt for administrasjonen i de to kommunene. Dersom man nå skulle foreta en ekstern gjennomgang av driften med tanke på effektiviseringstiltak, så vil dette være en gjennomgang av en organisasjon som ikke er ferdig sammensluttet. I 2007 og i 2008 vil det være store utfordringer knyttet til å ha oversikt, få med alt, harmonisere økonomi og tjenestenivå med mer. En analyse utført i 2007 eller 2008 vil trolig være beheftet med betydelig usikkerhet. Driften er ekstraordinær og det vil være et betydelig omfang av engangskostnader knyttet til sammenslutningen. Videre så viser all tidligere erfaring at en gjennomgang av driften, med ekstern konsulentbistand, innebærer at kommunenes ansatte blir betydelig involvert i forhold til datafangst, forklaring og møte-/intervjuvirksomhet. Med den arbeidsbyrden som en del av våre ansatte har nå, frarådes det at man også setter i gang en prosess med ekstern gjennomgang av driften - med påfølgende omorganisering. En slik eventuell omorganisering vil også føre til at man får mindre tid og forskjøvet fokus i forhold til arbeidet med kommunesammenslutningen. På grunn av kommunesammenslutningen vil den store prosessen med å utarbeidet budsjett for 2008 for nye Kristiansund starte tidlig i I den forbindelse må man gå grundig gjennom driften for å finne balanse i budsjettet. Aktuelle innsparingstiltak vil også bli vurdert i den forbindelse. Dette blir en betydelig oppgave for kommuneorganisasjonene, og i særskilt grad for økonomisjefen og påtroppende rådmann. Den utvidede administrative styringsgruppen diskuterte saken i møte 29. januar 2007, og frarår at fellesnemnda følger henstillingen fra flertallet i Kristiansund bystyre om en snarest mulig ekstern gjennomgang av driften. Styringsgruppen ser ikke bort ifra at det senere kan bli nødvendig å justere eller endre den nye kommunens administrasjon og organisering av tjenesteproduksjonen, men mener det er feil å gjøre dette nå. Med utgangspunkt i det som her er nevnt legges saken frem for fellesnemnda med følgende forslag til Vedtak Fellesnemnda mener at det ikke er hensiktsmessig å følge henstillingen fra Kristiansund bystyre om å starte forberedelser nå for en gjennomgang av driften i de sammenslåtte kommunene Frei og Kristiansund for å finne områder for effektiviseringstiltak. En eventuell ekstern gjennomgang av driften er en sak som må behandles av bystyret i nye Kristiansund kommune, når man mener det er behov for det. Dagfinn Ripnes Leder av fellesnemnda Maritta B. Ohrstrand Nestleder av fellesnemnda 18

19 Kristiansund kommune Frei kommune Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Berit Roll Elgsaas Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Fellesnemnda for Kristiansund og Frei /006 Felles barneverntjeneste i Kristiansund og Averøy kommuner KAF-prosjektet KAF-prosjektet for utvikling og organisering av barneverntjenestene i Kristiansund, Averøy og Frei hadde sin spede oppstart i 2002, etter initiativ fra Orkidé (Ordfører- og rådmannskollegiet på Nordmøre). Prosjektet har hatt fokus på to hovedområder: organisasjons- og fagutvikling. Dette har også avspeilet seg i sammensetningen av styringsgruppen for prosjektet, som har bestått av både representanter fra rådmannsnivå og barnevernlederne. Styringsgruppen har hatt følgende medlemmer: - Oppnevnt av rådmennene: Bjarne Sandvik (Kr. sund), Birger Saltbones (Averøy) og Kjell Sæther (Frei). - Barnevernlederne i de tre kommunene: Dorothea Aukan/Lars Meek Hansen (Kristiansund), Svein Steinshamn (Averøy) og Solveig Brevik (Frei). - Geir O. Nordli (virksomhetsleder ved sosialkontoret i Kristiansund) leder for styringsgruppen. - Berit Roll Elgsaas (prosjektleder fra ). Styringsgruppen har delt seg i to mindre arbeidsgrupper for de to hovedområdene i prosjektet. Den ene arbeidsgruppen har bestått av barnevernlederne og prosjektleder og har hatt særlig ansvar for fagutviklingen i prosjektet. Dette har bestått i å arrangere felles fagsamlinger/kurs, opplæring og implementering av familieråd som arbeidsmåte, samt etableringen av Tiltaksteamet. Den andre arbeidsgruppen har bestått av representantene fra rådmannsnivå og prosjektleder. Denne gruppen har vært særlig aktiv det siste året gjennom utarbeidelsen av avtalen som her legges frem til behandling. KAF-prosjektet har vært finansiert ved skjønnsmidler fra Fylkesmannen og kommunale midler. Tiltaksteamet er støttet av Bufetat med midler til to prosjektstillinger og kompetanseheving i en toårsperiode (går ut i august 2007, men med muligheter for å søke om forlengelse). Prosessen frem mot avtaleforslaget Det var politisk behandling av spørsmålet om det skulle forhandles videre med den hensikt å etablere en felles barneverntjeneste for KAF-kommunene vinter/vår Som bakgrunn for behandlingen, var rapporten KAF-barnevernet utfordringer og muligheter sendt ut i forkant. Denne rapporten er tilgjengelig på Der er også prosessene i KAF-prosjektet nærmere beskrevet. Fra alle tre kommunene kom det klare politiske signaler om at det var ønskelig at arbeidet med å etablere en felles barneverntjeneste skulle fortsette. Etter dette har det vært jevnlig kontakt på administrativt plan. Det har vært nedsatt en arbeidsgruppe bestående av Bjarne Sandvik, Birger Saltbones, Kjell Sæther og Berit Roll Elgsaas, for å utarbeide forslag til avtaletekst. Underveis har det vært jevnlig kontakt med rådmennene og de tillitsvalgte (møte ) om prosessene. Nytt lovverk På slutten av 2006 vedtok Stortinget nytt lovverk for interkommunalt samarbeid, med ikrafttredelse 1. januar Dette er tatt inn i kommuneloven, 28a-28k. Det nye lovverket åpner for en enklere frem- 19

20 gangsmåte i og med at kommunestyrene nå kan vedta avtaler om slikt samarbeid uten å måtte gå veien om godkjenning av departementet etter forsøksloven. Loven gir adgang til å velge to ulike modeller: administrativt vertskommunesamarbeid ( 28b) og vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd ( 28c). I avtalen om felles barneverntjeneste for Kristiansund og Averøy forslås det å bruke den første modellen, administrativt vertskommunesamarbeid med Kristiansund som vertskommune. Vertskommunemodellen er en avtalebasert modell som innebærer at en kommune utfører oppgaver på vegne av en annen kommune uten organisatorisk overbygging. Dette har tidligere vært brukt på ikkelovpålagte oppgaver. Det nye nå er at det også åpnes for at denne modellen kan brukes på forvaltningsmessige oppgaver og myndighetsutøvelse slik som bl.a. barneverntjenester er. Kommunestyrene i deltagerkommunene må vedta rammene for samarbeidet som skal foregå på administrativt nivå. Dersom vertskommunen skal ha kompetanse til å ta avgjørelser på vegne av samarbeidskommunen, må kommunestyret instruere administrasjonssjefen om å delegere sin kompetanse til vertskommunen. I denne instruksen må det også tas med hva man mener er saker av prinsipiell betydning og hvordan slike skal behandles. I vertskommunemodellen ligger det innebygd en delegasjonssperre mot saker av prinsipiell betydning. FIGUR: Administrativt vertskommunesamarbeid (Ot.prp.nr , s. 93) Videre fremdrift Den videre fremdriften mot en felles barneverntjeneste må ses i sammenheng med kommunesammenslåingen mellom Kristiansund og Frei, blant annet er datoen for oppstart av felles barneverntjeneste den samme som for kommunesammenslåingen. Også forberedelser til den felles tjenesten vil være sterkt påvirket av det som skjer i kommunesammenslåingsprosessen. Det gjelder for eksempel spørsmål knyttet til lokalisering, bemanning av ulike lederstillinger, arkiv/ikt. Styringsgruppen har laget følgende skisse til fremdriftsplan frem til den felles barneverntjenesten er en realitet 1. januar i 2008: Januar - juni 2007: - Erfaringskonferanse om Tiltaksteamet 26/1 og evalueringsrapport (kan få betydning for den interne organiseringen av felles barneverntjeneste). - Søke til Bufetat om forlengelse av prosjektperioden for Tiltaksteamet. - Begynne samarbeid mellom ny ledelse (enhetsleder og fagleder) og prosjektleder om forberedelser for etablering av felles barneverntjeneste. - Involvere tillitsvalgte i arbeidet med konsekvensene av avtalen i den grad det er relevant. - Skissere intern organisering og begynne arbeidet med plassering i team. - kartlegge og avklare problemstillinger knyttet til IT, arkiv m.v. 20