Å R S B E R E T N I N G V i r k s o m h e t e n e s å r s m e l d i n g e r

Transkript

1 3

2 Innholdsfortegnelse RAMMEOMRÅDE: FORMANNSKAPET... 6 Personal- og organisasjonsutvikling... 6 Økonomiavdelingen... 8 Service- og administrasjonsavdelingen IKT-avdelingen Kemnerkontoret RAMMEOMRÅDE: BARN, UNGE OG KULTUR Porsgrunn bibliotek Filmsenteret Charlie Kultur Brattås barnehage Frednes barnehage Hovenga og Radehuset barnehage Kirketjernet og Vestsiden barnehager Lundelia barnehage Lyngveien barnehage Vallermyrene barnehage Flåtten barnehage Skrukkerød barnehage PP-tjenester Borge skole Brattås skole Brevik oppvekstsenter Grønli skole Heistadskolene Klevstrand skole Langangen skole Myrene skole Stridsklev skole Tveten skole Vestsiden skole Kjølnes ungdomsskole Stridsklev ungdomsskole Tveten ungdomsskole Porsgrunn kommunale kulturskole Porsgrunn Voksenopplæringssenter Klokkerholmen m.v Saturnveien barne- og ungdomssenter Barnevern RAMMEOMRÅDE: HELSE OG OMSORG Tjenestekontoret Familiehelsetjenester Legetjenester og miljørettet helsevern Psykisk helsetjeneste og rusomsorg NAV Porsgrunn Frednes sykehjem Doktorløkka bosenter St.Hansåsen sykehjem Brevik sykehjem Mule sykehjem Helse- og aktivitetssentrene Hjemmetjenesten Vest Hjemmetjenesten Stridsklev

3 Hjemmetjenesten Eidanger Hjemmetjenesten Brevik Hjemmetjenesten Herøya Miljøarbeidertjenesten Borgehaven bo- og rehabiliteringssenter RAMMEOMRÅDE: PLAN OG KOMMUNALTEKNIKK Byutvikling Brann og feiervesenet Eiendomsforvaltningen Renhold Kommunalteknikk

4 RAMMEOMRÅDE: FORMANNSKAPET Personal- og organisasjonsutvikling 1. Virksomhetens formål og verdier Visjon: "SAMMEN MED FOLK I UTVIKLING" OVERORDNEDE MÅL - leveranser til Porsgrunn kommune være en avdeling med fokus på utvikling og kvalitet være en avdeling som gir relevant og faglig støtte veilede virksomhetene til å bli mer selvstendige på personal- og organisasjonsutvikling bidra til å heve kompetansen i kommunen - sette fokus på samarbeid på tvers gjennom arbeidet i "Felles arena" OVERORDNEDE MÅL - avdelingens bedriftskultur Vi skal være en avdeling som: preges av lagånd og som samarbeider på tvers av fagområdene har respekt og forståelse for hverandres oppgaver har et inkluderende arbeidsmiljø, hvor vi gleder oss til å gå på jobb hver dag har fokus på kompetanseutvikling 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Personalforvaltning Organisasjonsutvikling HMS 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger ,8 30,3 27,4 Antall lærlinger pr Antall beståtte fagbrev Antall lærerkandidater o.a Antall avbrudd (midlertidige) Antall kontrakter som har avsluttet uten fagprøve Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Medarbeidertilfredshet 4,7 4,7-5,7 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,7 5,0-5,5 Tilbud om medarbeidersamtale - 60 % 100 % 100 % Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,5 4,4-5,2 Vurdering av eget HMS-system - 5,0 6,0 6,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Resultatene fra Medarbeiderundersøkelsen i viser en framgang fra I 2010 var avdelingen helt nyopprettet og virksomhetsleder var også ny. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Antall stillingshjemler totalt er 27,4. Av dette er 7,4 hjemler knyttet opp mot tillitsvalgte. 6

5 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet i var preget av et relativt høyt langtidsfravær. Fraværet var ikke knyttet til arbeidsmiljøet, men definerte sykdommer. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter Sum inntekter Forbruk i % Nettoutgift ,8% Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Virksomheten vil gå ut med et underforbruk på ca. 2,3 mill. kr. Det er gitt løpende tilbakemelding på dette til kommunalsjef. Det er flere årsaker til dette og underforbruket er knyttet til flere av ansvarsområdene: Stillinger har stått vakant og det har vært mer i sykerefusjon enn budsjettert. Det er budsjettert med for høy lønn inkl. sosiale kostn til tillitsvalgte i. Lærlingebudsjettet har et underforbruk som følge av et lavere inntak på våren enn planlagt, samt at refusjonen er større enn budsjettert. Inntaket er nå i rute Nødvendige justeringer er gjort ift budsjettet for

6 Økonomiavdelingen 1. Virksomhetens formål og verdier Formål Utvikle og drifte kommunens felles økonomifunksjoner, herunder lønn/fravær, fakturering, regnskap og innfordring av kommunale krav. Utvikle et godt grunnlag for beslutninger for kommunen samlet og virksomhetene, dvs økonomiske forutsetninger og styringsdata. Verdier Alle skal behandles likt, og møtes på en respektfull måte Være en hjelpsom og støttende kollega Holde en høy faglig integritet, og ha en høy etisk standard på vårt arbeid 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Føring av regnskapene for Porsgrunn kommunedet kommunale foretaket KEOPS og dessuten for Porsgrunn Kirkelige Fellesråd og boligstiftelsen. Fakturabehandling fra postmottak til bokføring Ansvar for lønn og refusjonskrav vedr. sykefravær Fakturering og innfordring av kommunale krav Være støtteapparat vedr. budsjettering og rapportering for rådmannen og kommunens virksomheter Legge til rette for gode prosesser og tjenester knyttet til kommunens økonomiforvaltning Ansvar for kommunens finans- og låneforvaltning Økonomiavdelingen har også et hovedansvar for å foreta analyser og utarbeide prognoser for kommunen basert på statistiske data fra SSB. Inn under dette ligger også KOSTRA-rapportering og analyse av KOSTRA-data Administrasjon av kommunens systemer for økonomi og styringsdata 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger ,0 22,0 22,0 24,2 Antall utsendte fakturaer Bilag ved innfordring. Antall Øvrige regnskapsbilag. Antall i kommuneregnskapet Antall lønnsoppgaver Samlede oppgavepliktige ytelser (i 1000-kroner) Antall utlønninger pr måned januar hvert år Refusjonsbeløp syke-/fødselspenger (i 1000-kr) Antall scannede fakturaer Antall EHF-fakturaer Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Medarbeidertilfredshet 4,8 4,9-5,7 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,4 4,0-5,0 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,4 4,8-5,6 Vurdering av eget HMS-system NA 6,0 6,0 6,0 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % 100 % 100 % Tapsført i forhold til fakturert beløp - - 0,24 % 0,24 % Total restanse i % av utfakturert - - 1,72 % 1,76 % Manuelt registrerte regnskapsbilag. % andel 9,93 % 8,68 % 8,84 % 9,90 % 8

7 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Det er forholdsvis små endringer i antall fakturaer, lønnsoppgaver og bilag. For første gang har vi fått inngående efakturaer. Det er et satsingsområde å øke andelen elektroniske fakturaer betydelig. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Personalsituasjonen har i vært stabil. Vi har fått overført en stilling fra personal- og organisasjonsutvikling, samt ansatt prosjektmedarbeider i prosjektet Nytt lønns- og personalsystem. 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet har vært økende i, noe som i hovedsak skyldes langtidssykemeldinger. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter Sum inntekter Forbruk i % Nettoutgift ,8 % Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Mindreforbruket på ca skyldes i all hovedsak merinntekt refusjon sykepenger. 9

8 Service- og administrasjonsavdelingen 1. Virksomhetens formål og verdier Visjon: "BEST PÅ SERVICE" FORMÅL Avdelingens formål er å yte best mulig service internt i kommunen og eksternt mot brukerne av kommunens tjenester VERDIER Samhold gir oss styrke Engasjement gir oss glede Pågangsmot og utfordringer gjør oss gode 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Servicesenteret/med sentralbord og skrankefunksjon: Søknadshåndtering, tillatelser, Infoland - Bestilling av eiendomsopplysninger, TT kort, parkeringstillatelser, hjelpemidler, oppfølging av nasjonal tjenestekatalog med lokal utgave mm. Trykkeriet trykkerifunksjonen, layout og foto. Interkommunal tolketjeneste: Frammøtetolking, oversettelser, skjerm- og telefontolking. Arkivtjenesten: Daglig elektronisk og papir, dokument- og posthåndtering m journalføring og postliste i Public 360. Brukerstøtte, veiledning innen Public 360, opplæring av nye brukere i Public 360 programvare og rådgivning og vedlikehold av retningslinjer for dokumenthåndtering. Ekspedering av publikumshenvendelser og forespørsel om innsyn i arkiv fra interne og eksterne brukere. Arkivtjenesten har ansvar for å motta, ordne, forvalte og sikre Porsgrunn kommunens eldre/avsluttende arkiv (Arkivdepot for Porsgrunn kommune) og ajourføring av registre og arkivkataloger i ASTA5. Kommunikasjon: Ansvar for ekstern og intern kommunikasjon i kommunen i sammarbeid med IKT-avdelingen. Omdømmebygging ved synliggjøring og profilering av tjenester og virksomheter. Politikk: Sekretariat for politisk ledelse, bystyret, formannskapet og utvalg, rådmann og kommunalsjefene. Godtgjøringer til politikere. Valg. Økonomi: Bestillinger av varer, tilskudd til 17.mai, VAR, fakturering av byggesaksgebyr, legeregninger og innbetaling kommune- og skattekasse. Barnehage: Koordinering av opptak via elektroniske søknader, fakturering og kontantstøtte. Transport: Koordinere transport av elever og barnehagebarn til skole og barnehage. Servicetjenester: Merkantil støtte til ordfører, rådmann, kommunalsjefer, byggesak m.m. Bevillinger: Skjenke- salgs og serveringsbevilling og kontrolltiltak. Leasingbiler: Overordnet administrasjon av drift rundt kommunens leasingbiler. Samfunnssikkerhet og beredskap. Administrativt ansvar for kommuneadvokatene. Administrativt ansvar for næringsavdelingen. 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger ,5 31,5 38,4 38,4 Antall saker til politisk behandling Antall avholdte politiske møter med sekretær Antall bevillinger/skjenke, salg servering Antall saker i sak/arkivsystem Antall journalført post/ inn og ut Fremfinning saker ansatte og publikum Antall kopier trykket på trykkeriet sort/hvitt Antall fargekopier

9 3. Informasjonstall for virksomheten (forts.) Antall ID-kort Trykkeoppdrag/lag og foreninger Parkeringskort for forflytningshemmede Totalt TT- kort Søknad om å disponere kommunale areal Barnehagesøknader v/ hovedopptak Tilskudd VAR Info- Land Ledsagerbevis Kommune og skattekasse Fakturering for andre virksomheter (Kjølnes, byggesak, plan og geodata, kultur og miljørettet helsevern) Registrering Byggesak /meldesaker /adm.vedtak/brev Tolketimer Skien kommune Tolketimer Porsgrunn kommune Tolketimer i Bamble Tolketimer andre Skoleskyss kommunale vedtak Publisering på nettet Sms med publikum Chat med publikum Avholdte (sikkerhets)øvelser Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Medarbeidertilfredshet 4,4 4,6 5,0 5,4 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,2 3,7 5,1 5,5 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 3,8 3,9 4,5 4,9 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % 100 % 100 % Brukertilfredshet med Servicesentrert. ROS/RIS 5,7 5,5 5,6 5,7 Brukertilfredshet med Tolketjenesten ,4 Vurdering av eget HMS-system - 6,0 6,0 6,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Ved gjennomgang av informasjonstall avdekkes det små endringer i forhold til forrige driftsår. har vært et produktivt år, preget av høy måloppnåelse og stor prosjektaktivitet. Av interessante funn merkes at antall kopier totalt går nedover. Dette skyldes sannsynligvis innføringen av nettbrett i alle politiske råd og utvalg. Oppdragsmengden i tolketjenesten er økende. Utfordringen for 2013 blir å finne riktig prisnivå for tjenestene, slik at budsjettet går i balanse. Når det gjelder nøkkeltall så har det vært en ytterligere forbedring. Alle mål er nådd med god margin. 11

10 Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Personalsituasjonen er tilfredsstillende. Det jobbes kontinuerlig med tilpasning av organisasjon til oppgavetilfanget. Det er foretatt ressursforflytning fra trykkeri til Servicesenter grunnet nedgang i behov for trykkeritjeneste. Arkivtjenesten har hatt stor turnover i og det vil bli foretatt nyrekruttering i Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Vi har ikke nådd målsettingen for nærvær i. Dette skyldes at 2 av våre ansatte har vært 100% sykemeldt i hele perioden. Sykefraværet er på bakgrunn av alvorlige diagnoser, og kan ikke knyttes til arbeidssituasjonen. Ellers har det vært lite sykefravær i virksomheten, og korttidsfraværet er lavt. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter Sum inntekter Forbruk i % Nettoutgift ,9% Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Virksomheten har hatt et mindre forbruk på 2,0 mill kr. Dette skyldes først og fremst at tolketjenesten på slutten av foretok en grunndig gjennomgang av faktureringsgrunnlagene for tolkeoppdrag. Dette avdekket betydelig feilfakturering i, konsekvensene av dette er at prisene på tolkeoppdrag må reduseres i 2013, dette iverksettes pr. 1. mars. Skoleskyssen er som varslet tidligere ikke konsekvensjustert, og resultatet er et overforbruk på ,- kr. Dette må hensyntas i første tertialrapportering. 12

11 IKT-avdelingen 1. Virksomhetens formål og verdier Visjon: "ER DU FORNØYD, ER VI NESTEN FORNØYDE" MÅL FOR VIRKSOMHETEN INNEVÆRENDE ÅR IKT-avdelingen skal yte god service til våre brukere IKT-avdelingen skal utarbeide, ivareta og videreutvikle Porsgrunn kommunes IKT-strategi. I samarbeid med virksomhetene sørge for at dagens IKT-systemer utnyttes best mulig VERDIER Vi skal være en avdeling som er og har: årlig avdelingstur stor takhøyde god kontakt og tilstedeværelse av leder uoffisielle treffpunkter også utenom arbeidstid mobbefritt miljø gode verktøy og arbeidsplasser felles samlingsplass i sofaen fornøyd med måten arbeidsplassen er organisert arbeidstakere som gis utfordringer mulighet til fagligutvikling leder har god innsikt i arbeidstakers fag - tiltro via ansvar 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver IKT-avdelingen yter tjenester for å vedlikeholde og drifte Porsgrunn kommunes IT-tekniske infrastruktur. Herunder hører oppgaver som drift av servere, arbeidsstasjoner, skrivere, nettverksutstyr og telefoni. Prosjektarbeid, rådgivning, lisenshåndtering, brukeradministrasjon, innkjøp og drift og utvikling av fag applikasjoner m.m. 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger ,0 12,0 12,0 13,0 Ant. innmeldte oppdrag egne og innmeldte Ant. løste oppdrag egne og innmeldte Ant. bestillinger IKT-utstyr Ant. servere i administrasjonsnettet Ant. servere i elevnettet Ant. Pc-er / tynne klienter i administrasjonsnettet Ant. Pc-er i skolenettet Antall besøk på våre internettsider Antall sidevisninger på våre internettsider Gjennomsnittstid brukt på nettside pr besøkende (min.) 1,50 2,09 2,09 2,21 4. Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Medarbeidertilfredshet 4,9 5,0-5,8 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 5,3 5,4-5,7 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,7 5,0-5,4 Tilbud om medarbeidersamtale 89 % 89 % 0 % 100 % Vurdering av eget HMS-system - 6,0 6,0 6,0 13

12 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Det er en markant vekst i antall serverer og PC og dertil hørende helpdesksaker. Året har også vært preget av fler store prosjekter på infrastruktur og fagsystemer. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Bemanningen, sett i sammenheng med sykefravær og den økte veksten av IKT-utstyr, gjør at den tilførselen av den besluttede nye stillingsressursen er viktig for å opprettholde fortsatt stabil drift og riktig servicegrad. 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet knytter seg i all vesentlig grad til hyppige og lengre sykefravær på få personer, og har også i inneværende år vært for høyt i forhold til målsetningen. 5. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter Sum inntekter Forbruk i % Nettoutgift ,6 % Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Økonomistyringen og resultatet er tilfredsstillende. 14

13 Kemnerkontoret 1. Virksomhetens formål og verdier FORMÅL Ansvar for utførelsen av de gjøremål den kommunale skatteoppkrever er pålagt i lov av 21. november 1952 nr. 2 om betaling og innkreving av skatt (skattebetalingsloven) og i forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt med hjemmel i loven. VERDIER Sammen tar vi ansvar for å nå felles mål. Vi behandler hverandre og våre brukere med respekt. Vi har rom for ulike meninger og personligheter. Vi deler kunnskap og gir hverandre konstruktive tilbakemeldinger. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Skatteregnskap: Føre, avstemme og avlegge skatteregnskapet med periodiske oppgjør og årsregnskap. Skatteavregning for de personlige/upersonlige skattyterne. Registrere lønns-/trekkoppgaver og årsoppgaver. Skatteinnfordring: Innfordring av utestående krav på forskuddsskatt, restskatt, kildeskatt, skattetrekk og arbeidsgiver-avgift. Skattesøknadsbehandling, gjeldsordning, anmeldelser og uttalelser i bevillingssaker. Arbeidsgiverkontroll: Bokettersyn hos arbeidsgivere i kommunene Skien, Siljan, Bamble, Kragerø og Porsgrunn. Informere og rettlede arbeidsgivere, regnskapsførere og revisorer. Avstemme lønns-/trekkoppgaver og årsoppgaver. 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger ,0 15,0 15,0 15,0 Skatteregnskapets totalinngang (1000 kr.) Kommunens andel av skatteinntektene (1000 kr.) Utleggstrekk (antall) Utleggsforretninger Konkursbegjæringer Antall bokettersyn hos arbeidsgivere Avdekkede beløp (1000 kr.) Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Medarbeidertilfredshet 4,7 4,9-5,0 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 5,4 5,3-4,7 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 5,0 5,0-4,7 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % % Vurdering av eget HMS-system - 5,0 5,0 5,0 Andel innbetalt av totalt utliknede skatter og avgifter 99,5 % 99,5 % 99,6 % 99,6 % 15

14 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Kemnerkontoret har nådd alle målkrav gitt av overordnet myndighet (Skattekontoret Skatt sør). I forhold til vårt skatteanslag for ble det et overskudd på 7,7 mill. kr. Vi hadde i en lavere vekst i våre skatteinntekter enn landsgjennomsnittet, og mener den høye arbeidsledigheten vi har hatt en stund er medvirkende årsak til forskjellen. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Bemanningssituasjonen er tilfredsstillende sett i forhold til de målkrav som kommer fra overordnet myndighet, men vi ser at vi er blitt sårbare ved lengre fravær eller vakanse. Det må nevnes at Arbeidsgiverkontrollen i Grenland (AiG) i hadde store utfordringer med bemanningen idet tre kontrollører sluttet, og tre gikk ut i fødsels- og fosterhjemspermisjon. Dette medførte seks tilsettinger vår/sommer, og mye tid gikk derfor med til opplæring. 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Det arbeides kontinuerlig med tilrettelegging og oppfølging, og vårt sykefravær har i løpet av hatt en gledelig nedadgående kurve og målkravet ble oppnådd med god margin. 5. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter Sum inntekter Forbruk i % Nettoutgift ,9% Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Vakanser i stillinger og mye sykelønnsrefusjon er hovedårsakene til det positive resultatet. 16

15 RAMMEOMRÅDE: BARN, UNGE OG KULTUR Porsgrunn bibliotek 1. Virksomhetens formål og verdier FORMÅL Folkebibliotekene skal ha til oppgave å fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom informasjonsformidling og ved å stille bøker og annet egnet materiale gratis til disposisjon for alle som bor i landet. Det enkelte bibliotek skal i sine tilbud til barn og voksne legge vekt på kvalitet, allsidighet og aktualitet. Virksomheten skal være utadrettet, og tilbudene skal gjøres kjent. Folkebibliotekene er ledd i et nasjonalt biblioteksystem. VERDIER Respekt for hverandre og for brukerne/lånerne Yte god service og sette brukerne i sentrum. Godt arbeidsmiljø - kultur for samarbeid til brukernes beste. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Porsgrunn bibliotek utfører mange tjenester for sine brukere i tillegg til de oppgavene en regner som bibliotekets kjerneoppgave: utlån av bøker og annet materiale. Andre viktige tjenester er: Veileder om og finner fram litteratur fra egne samlinger og bestiller inn litteratur fra andre bibliotek. Låner inn depoter på innvandrerspråk fra Det Flerspråklige biblioteket i Oslo Yter PC-hjelp, hjelp med utskrifter, faks, kopimaskin Attesterer kopier av vitnemål o.l. Låner ut studierom, leier ut møterom, tilbyr utstillingsplass Arrangerer eksamen for fjernstudenter. Tilbyr klasseundervisning på flere klassetrinn, tar i mot barnehagegrupper, fremmedspråklige grupper og andre som ønsker spesielle opplegg. Låner ut depoter av bøker til skoler. Organiserer og driver 2 lesesirkler. Arrangerer forfatterkvelder, temakvelder, ukentlig bokprat, filosofisk kafé og andre tilstelninger Samarbeider med Kvindernes Læseforening, Kulturavdelingen i kommunen, Porsgrunn kunstforening og Diktets Venner, Litteraturgarasjen, Grenland filmklubb og Grenland kirkeakademi om arrangementer. Samarbeide med Telemark Museum om salg og formidling av lokalhistoriske bilder. Har en oppsøkende tjeneste som tilbyr service til 2 sykehjem. Tar imot praksiselever fra ungdomsskolen. Tilbyr praksisplass for bibliotekstudenter fra Høyskolen i Oslo og fra Universitetet i Tromsø. Tar imot personer som har behov for arbeidsutprøving i samarbeid med HMS-avdelingen og NAV 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger ,9 12,9 12,9 12,9 Samlet utlån Utlån per innbygger Porsgrunn 5,57 5,51 4,90 4,60 Utlån per innbygger landsgjennomsnitt 5,24 5,12 5,10 NA Utlån per årsverk Porsgrunn Barns andel av utlånte bøker 43,0 43,3 39,7 39,4 Barns andel av utlån andre media (video/dvd, musikk, lydbøker m.m.) 32,6 36,1 35,7 31,2 Antall arrangement og brukerorienteringer

16 Herav arrangement for barn Samlet besøk Besøk pr. åpningsdag Besøk pr. søndagsåpent bibliotek Utlån pr. åpningsdag Samlet besøk bibliotekets hjemmesider Besøk ved arrangement og brukerorienteringer Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Årsbesøk Totalt utlån Utlån barnelitteratur Besøk hjemmeside Antall arrangement og brukerorienteringer Medarbeidertilfredshet 4,8 4,8-5,0 Tilbud om medarbeidersamtale 93 % 100 % 100 % 100 % Vurdering av eget HMS-system - 6,0 6,0 6,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Utlånstalla har gått noe ned. Forklaringene på dette kan være flere. Bevilgningene til mediekjøp har i flere år stått stille. Dette gjør det vanskelig for biblioteket å tilby en aktuell mediesamling og det er lange ventelister på populære titler. Nedgangen i utlånet kan også være en nasjonal trend, og kan skyldes endringer i folks lese- og fritidsvaner mht kjøp av billigbøker og bruk av sosiale medier o.a. Besøkstallet holder seg stabilt med et gjennomsnittlig besøk pr åpningsdag på 506 besøkende. Gjennomsnittlig besøk pr søndagsåpent bibliotek var på hele 202 besøkende. Biblioteket har også vært svært aktiv på arrangementsfronten med hele 256 arrangement og brukerorienteringer. Av dette var 195 arrangement for barn. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Søndagsåpent bibliotek prøveprosjekt vedtak i bystyret opprettelse av 50 % stilling lønnsutgifter mv dekkes innenfor tjenesteområdet by- og kulturutvikling. Prøveprosjekt varer fra Det er minimumsbemanning på søndager med kun to på vakt. Dersom søndagsåpent bibliotek skal videreføres om en fast ordning, må det finnes dekning for lønnsutgifter til 50 % stilling innenfor tjenesteområdet by- og kulturutvikling ut 2013 og i

17 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Økningen i sykefraværet skyldes langtidsfravær hos to eldre ansatte som har vært i en prosess over mot alderspensjon og uførepensjon. Det arbeides kontinuerlig med tilrettelegging og oppfølging. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter Sum inntekter Forbruk i % Nettoutgift ,8 % Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året God økonomistyring har sikret et godt resultat. 19

18 Filmsenteret Charlie 1. Virksomhetens formål og verdier VISJON: Filmsentret Charlie skal være et moderne kinosenter som til enhver tid skal ha et godt og allsidig filmtilbud, samt ha et godt omdømme i befolkningen i Grenland. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Sørge for god filmtilgang til Grenlands befolkning Best mulig programmering av filmprogrammet Ha godt filmtilbud til pensjonister skoler barnehager m/m Gode utleiemuligheter for næringsliv firmaer og andre som leier kinosaler for kurs/konferanser o.l Ha et godt kioskutvalg til publikum God økonomistyring Ha fokus på å være en markedsorientert bedrift. Sørge for god lyd og bildefremvisninger av forestillinger 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger ,1 8,3 7,7 7,7 Antall kinoforestillinger Antall filmtitler Samlet kinobesøk Gjennomsnittlig kinobesøk pr. person i kommunen 4,27 3,34 3,60 3,50 Gjennomsnittlig kinobesøk pr. dag Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Medarbeidertilfredshet 4,3 4,4-5,4 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,9 4,3-5,0 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,2 3,8-5,0 Tilbud om medarbeidersamtale 71 % 100 % 80 % 100 % Vurdering av eget HMS-system - 3,0 5,5 4,0 Kommentarer til virksomhetens informasjons- og nøkkeltall Filmsentret har et tilfreds publikum og medarbeidere som trives. Kommentarer til personalsituasjon i virksomheten Planlagt nedbemanning etter digitaliseringen av filmsenteret ble avsluttet i. Det er redusert med ca. 1.årsverk. Personalsituasjonen skal også ses på i

19 5. Nøkkeltallet "Sykefravær siste 12 mnd" samt mål for året Kommentarer til sykefraværet Sykefraværet har vært lavt også i. Vi er veldig fornøyd med at sykefraværet holder seg lavt på Filmsentret Charlie. 6. Økonomisk status 2011 Budsj. Avvik Sum utgifter Sum inntekter Forbruk i % Nettoutgift % Kommentar til tabellen: Virksomhet 162 Filmsentret Charlie og Virksomhet 164 Kultur, idrett og fritid ble slått sammen til en virksomhet med virkning fra I Agresso har dette fått tilbakevirkende kraft til. Regnskapsmessig blir derfor også disse to virksomhetene slått sammen. I kommentaren til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året kommenteres de hver for seg. Det er derfor ikke sammenheng mellom tallene i tabellen og kommentaren. Kommentarer til den økonomiske situasjonen ved utgangen av året Kinobesøket har hatt en økning på 1449 besøk fra 2011 til, en trend som vi håper vil fortsette i Effektivisering av driften i forbindelse med digitaliseringen nedbemannet med 1 årsverk for å få ned driftskostnadene. Effektiviseringsarbeidet forsetter i Vi har oppnådd et meget bra kioskresultat for med et nettoresultat på kr. 1,4.mill. Driftsresultatet for kinodriften (unntatt kiosk) viser et lite overskudd i på Kr Dette er ikke godt nok i forhold til våre mål og bør forbedres i 2013,men er avhengig av det totale kinobesøket. Vi vil ha fokus på nettopp dette i

20 Kultur 1. Virksomhetens formål og verdier FORMÅL: Kulturvirksomheten skal sørge for et variert og bredt kulturtilbud til hele byens befolkning. Virksomheten skal bidra aktivt i byutviklingen. VERDIER: Bidra til å styrke ytringsfrihet, demokrati og identitet og kjennskap til egen historie. Skape nysgjerrighet, trygghet og interesse for andre; kulturer og personer. 2. Virksomhetens faste driftsoppgaver Kulturhuset Ælvespeilet Meierigården kultursenter/ungdomshus Kulturvern/museer Kultur i byutviklingen Kunst- og kulturformidling Utsmykking Arrangementer og arrangementskoordinering Tilrettelagte kulturaktiviteter inkl Sansesenteret Kultur for eldre Drift av svømmehaller/ idrettsanlegg/ uteanlegg/ skatepark Frivillige lag og organisasjoner Drift av Brevik Kulturhus, Herøyahuset, Teatersalen, Porsgrunn Scene, Mule Varde Lundedalen og Stridsklev Fritidssentre *Kystkultur/kyststi/Mule Varde 3. Informasjonstall for virksomheten Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 30,5 31,13 31,10 30,37 Kommunale driftstilskudd lag og for. (i 1000 kr.) Antall lag som mottar kommunale driftstilskudd Sansesenteret antall brukstimer Besøkstall ved publikumsbading i hallene Søknadstimer, sesongleie, faste leietakere Tildelte timer, sesongleie, faste leietaker Antall idretts- og svømmehaller, friidrettsanlegg, fotballbaner Åpningsdager Lundedalen Fritidssenter Snitt besøk pr. åpningskveld Lundedalen Fritidssenter Åpningsdager Stridsklev Fritidssenter Snitt besøk pr. åpningskveld Stridsklev Fritidssenter Kulturnatta -antall solgte buttens Kultur natta som arena for nettverksbygging og realisering av prosjekter - antall samarbeidspartnere Nøkkeltall for virksomheten. Styringstall Medarbeidertilfredshet 4,5 4,7-5,2 Medarbeideres vurdering av virksomhetsleder 4,2 4,3-4,3 Medarbeidertilfredshet med åpenhet og medvirkning 4,1 4,1-4,5 Tilbud om medarbeidersamtale 100 % 100 % 100 % 100% Vurdering av eget HMS-system 6,0 6,0 6,0 6,0 22