M01 - Grunnleggende prosjektarbeid

Transkript

1 M01 - Grunnleggende prosjektarbeid Kurset gir deltakerne grunnleggende kunnskaper om prosjekt som arbeidsform samt innsikt i de metoder og verktøy som anvendes i Forsvaret for å gjennomføre vellykkede prosjekter. Det faglige innholdet er basert på god praksis i prosjektledelse og refererer til Forsvarets prosjekthåndbøker og den internasjonale standarden for prosjektledelse; Project Management Institute s A Guide to the Project Management Body of Knowledge ( PMBOK Guide - Third Edition). Kurset gir en innføring i samtlige kunnskapsområder og prosesser som er beskrevet her. De øvrige kursmodulene opplæringsprogrammet går i dybden av de ulike kunnskapsområdene. M01 Grunnleggende prosjektarbeid er et e-læringskurs og gjennomføres i sin helhet via internett. Deltakerne får umiddelbar tilgang til kurset ved påmelding. Kurset er lagt opp som problembasert læring gjennom mange interaktive og morsomme oppgaver som skal løses innenfor hvert tema. Forstå prosjekt som arbeidsform Være kjent med oppbyggingen og formålet med Forsvarets prosjektmodell PRINSIX Være kjent metoder og verktøy for å gjennomføre vellykkede prosjekter Fått kjennskap til usikkerhetsstyring i prosjekter Fått kjennskap til kravutvikling knyttet til prosjektleveranser Generell prosjektteori Målformulering Prosjektorganisering Prosjektoppstart Prosjektplanlegging - Prosjektstrukturering - Tidsplanlegging - kostnadsestimering Prosjektoppfølging Kontrakt og innkjøp Endringshåndtering Styring av usikkerhet Kvalitetsstyring Dokumentstyring Prosjektavslutning Prosjektmodellen, prosesser og faser Prosjektmedarbeidere og ansatte i linjen som arbeider med prosjekter i Forsvaret. Deltakerne har tilgang til kurset i 90 dager etter oppstart. Det vil ta ca. 40 timer å gjennomføre kurset. Studiepoeng Kurset med avsluttende eksamen gir 5 studiepoeng. Deltakere som gjennomfører kurset med studiepoeng vil ha kontakt med en faglig veileder underveis. Kurset kan også gjennomføres uten studiepoeng, men da vil man ikke ha krav på faglig veiledning. Det er en forutsetning at kurset gjennomføres med studiepoeng for å komme videre i pyramiden, dvs. bygge på med andre moduler for til slutt å få 30 studiepoeng. Tekniske krav: Alt du trenger for å gjennomføre e-læringskurset er tilgang til Internett og en moderne web-browser, anbefalt MS Explorer som de fleste PC'er har idag.

2 M02 - Prosjektsuksess med Integrert logistikkstøtte (ILS) ILS er en sentral del av et prosjekts arbeid ved materielanskaffelser. Kurset gir deltakerne en innføring i ILS som begrep, metode og verktøy i sammenheng med planlegging og gjennomføring av prosjekter i henhold til Forsvarets prosjektmodell PRINSIX. ILS skal bidra til en helhetlig logistikkløsning ved anskaffelse av materiell. Derfor vil kurset fokusere på hvilke krefter som påvirker sluttresultatet, sammenhengen mellom pålitelighet driftsikkerhet kostnader og ytelse. Målet med denne kursmodulen er å skape forstålse for nødvendigheten av ILS arbeid i materiellanskaffelser og når de sentrale aktivitetene gjennomføres i prosjektfasene. Det forutsettes at elever har gjennomgått kursmodul M01 - Grunnleggende prosjektarbeid, eller tidligere grunnkurs i PRINSIX. Forstå ILS begreper Nødvendigheten av ILS i materiellanskaffelser Hva som påvirker pålitelighet driftsikkerhet kostnader og ytelse Når de sentrale ILS aktivitetene gjennomføres i prosjektfasene Ha forståelse for Hvilke ressurser som er tilgjengelig for å utføre ILS arbeid Typiske fallgruver for ILS arbeid Gjeldende og nye logistikkonsepter i forsvaret og hvilken betydning dette har for ILS arbeid Ha kjennskap til Bredden av ILS fagområdet, herunder aktuelle dypere analyser og ILS verktøy Innledning/introduksjon til ILS ILS policcy, begreper og ILS kjennetegn. Denne delen presenterer temaene; pålitelighet, driftssikkerhet, kostnader, brukerkrav og konsekvensanalyse ILS i definisjonsfasen ILS i systemstudie med hovedvekt på planlegging, informasjonsinnhenting, vedlikeholds- og forsyningsstudie. Videre en dypere gjennomgang av hva som påvirker tilgjengelighet og levetidskostnader (LCC) ILS i utvikling/anskaffelsesfasen Denne delen tar for seg typiske ILS krav i forepørsel og kontrakt. Hvilke avveininger som ligger mellom hyllevare kontra utvikling, samt avveining mellom ulike logistikkløsninger og tilgjengelighetskrav. Også behandling av tilbud blir berørt. Personell i Forsvaret som deltar/skal delta i materiellinvesteringsprosjekt som saksbehandler i linjen, prosjektleder eller medarbeider. 3 dager *ILS er å sette sammen alle logistikkelementer til en helhetlig løsning for valg av materiell og tilrettelegging for drift av materiellet i dets levetid.

3 M03 Kravutvikling i prosjekter Kursets mål er å sette deltakerne i stand til å lede eller arbeide som nøkkelpersoner i kravutviklingsprosesser i prosjekter. Deltakerne vil lære hvordan en god og effektiv kravutviklingsprosess skal gjennomføres i alle prosjektets faser, fra behov til ferdig kontraktsgrunnlag, for å sikre at prosjektet blir en sukess for bruker, eier og forvaltning. Forstå viktigheten av en god kravutviklingsprosess for effektiv prosjektgjennomføring og prosjektsuksess Ha forståelse for suksessfaktorer og fallgruver i forbindelse med kravutvikling i prosjekter Kjenne til prisinsippene for en god og effektiv kravutviklingsprosess under PRINSIX Kunne metoder og teknikker for styring av en kravutviklingsprosess som håndterer prosjektets produkt i et system- og livssyklusperspektiv Kravutvikling under PRINSIX - rammebetingelser og prinsipper for en god kravutviklingsprosess Systemtankegang og systemets livsløp Systemdefinisjon og stakeholders kravspesifikasjon Systemspesifikasjon og syntese Målgruppen for kurset er personer i Forsvaret som kommer i befatning med, eller skal bidra i kravutvikling i prosjekter, det være seg fra brukersiden, eiersiden, prosjektsiden eller forvaltning. Kurset vil være spesielt nyttig for personer og grupper som utvikler mål- og kravdokumentene i prosjektets tidlige fase. Dette materiellet danner grunnlaget for Forvaltningens arbeid med å videreutvikle de ønskede løsningene og legge forutsetninger for prosjektets suksess. 4 dager

4 M04 Profesjonell prosjektledelse ved bruk av PRINSIX Kurset gir deltakerne praktisk trening i planlegging og gjennomføring av prosjekter i henhold til Forsvarets prosjektmodell PRINSIX. Målet med denne kursmodulen er å gi deltakerne kunnskap om ulike teknikker og metoder for å sikre profesjonell planlegging og oppfølging av prosjekter i henhold til god praksis og PRINSIX. Kurset vil gi deltakerne forståelse og kunnskap om utfordringer i de ulike faser av prosjektet, om organisering, planlegging og oppfølging av fremdrift. Det fokuseres på grunnleggende teori og forståelse som anvendes på praktiske caser. Kursmodulen består av to deler; e-læring og en avsluttende samling i klasserom. E-læringsdelen består av 20 leksjoner hvor deltakeren blir kjent med fundamentet for prosjektvirksomheten i Forsvaret. E- læringen vil være en forberedelse til den avsluttende samlingen og skal sikre at kursdeltakerne har en felles grunnleggende forståelse for PRINSIX når de møtes i klasserommet. Samlingen vil fokusere på anvendelse av kunnskap fra e-læringsdelen i praksis sammen med kunnskap om organisering, samarbeid, prosjektlederrollen og teamutvikling. Det legges vekt på å belyse hva som ligger i begrepet profesjonell prosjektledelse og hva dette faktisk innebærer for ansatte i Forsvaret. Deltakerne involveres og engasjeres gjennom diskusjoner og gruppearbeid, og vil også ha mulighet til å ta opp egne problemstillinger i plenum for diskusjon der dette er relevant. Forstå Bruk av PRINSIX som et rammeverk Faser, roller og ansvar i henhold til PRINSIX De ulike teknikker og metoder for planlegging og gjennomføring av prosjekter De ulike former for prosjektorganisering Hvordan man bør håndtere relasjonen til linjeledere, ressurseiere og styringsgruppe Grunnlaget for sammensetning av effektive team, godt samarbeid og teamutvikling Ha forståelse for Hvordan man praktisk kan møte utfordringer som prosjektleder At fokuset som prosjektleder må endres gjennom prosjektets ulike faser Bruk av PRINSIX som et praktisk hjelpemiddel i prosjektgjennomføringen Ha kjennskap til Prosesser for teamutvikling Hvordan prosjektets interessenter bør håndteres PRINSIX - Bakgrunn og behov - Faser, milepæler og prosesser - Roller og ansvar - Ledelse av prosjekter - Porteføljeledelse Planlegging - Etablering av prosjektet - Etablering av mandat - Utvikling av mål - Utvikling av styringsunderlag; prosjektstruktur, tidsplan, kostnadsestimat - Sentrale beslutninger Organisering - Prosjektorganisasjoner - Prosjekt vs linje - Roller og ansvar - Hva kjennetegner en dyktig prosjektleder - Effektive team, samarbeid og teamutvikling Gjennomføring - Måling av fremdrift

5 - Styring av forventninger - Håndtering av endringer og avvik - Rapportering - Avslutning - Sluttrapport Målgruppen er prosjektledere og medarbeidere, samt linjepersonell som har behov for kunnskap om planlegging og gjennomføring av prosjekter i praksis. Kurset består av en innledende e-læringsmodul og en avsluttende samling i klasserom på 2 dager. Du kan starte på e- læringsdelen av kurset når du ønsker, samlingene gjennomføres på fastsatte datoer i løpet av året. Tekniske krav: Alt du trenger for å gjennomføre e-læringskuret er tilgang til Internett og en web-browser, anbefalt MS Explorer som de fleste PC'er har idag.

6 M05 Innkjøp og kontraktstyring i prosjekt Innkjøp og Kontraktsstyring innebærer å bruke kontrakten aktivt som et styringsverktøy i prosjektet. Det er viktig å se leveransebeskrivelse, priser, fremdriftsplan og generelle kontraktselementer i forhold til hverandre og i en sammenheng med de aktiviteter som foregår under gjennomføringen av prosjektet. Kurset gir deltakerne innsikt i samarbeidet mellom prosjektledelsen, merkantil saksbehandler og merkantil sjef, praktisk trening i forhandlingsteknikk og kontraktsadministrasjon av prosjekter i henhold til Forsvarets prosjektmodell PRINSIX. Forstå kontraktens sentrale rolle for godt prosjektresultat Kunne bruke kontrakten som et effektivt styringsverktøy og forstå hvordan endringer påvirker kontrakten Kjenne de mest sentrale fasene i kontraktsprosessen Ha kunnskap om ARF og Lov om offentlige anskaffelser Beherske sentrale metoder og teknikker for å skape et godt forhandlingsklima Hovedinnhold Kontraktens plass i henhold til PRINSIX Kontraktsrett Endringer Kontraktsjobbing i praksis med utgangspunkt i ARF og Lov om offentlige anskaffelser Forhandlinger Målgruppe er prosjekteiere, prosjektledere og sentrale medarbeidere i prosjekter, både på merkantil og teknisk side, samt innkjøpere. Kurset består av en innledende e-læringsmodul og en samling på 2 dager. Du kan starte på e-læringsdelen av kurset når du ønsker, samlingene gjennomføres på fastsatte datoer i løpet av året. Tekniske krav: Alt du trenger for å gjennomføre e-læringskuret er tilgang til Internett og en web-browser, anbefalt MS Explorer som de fleste PC'er har i dag.

7 M06 Styring av prosjektusikkerhet Håndtering av usikkerhet, risiko og muligheter, handler om å forstå et prosjekt og dets omgivelser for å kunne fatte gode beslutninger. Usikkerhet påvirker mål, ytelse, tid og kostnader i prosjektet. Prosjektet har et ansvar for å identifisere, analysere og gjøre de nødvendige tiltak for å utnytte muligheter og redusere risiko i alle prosjektets faser. Usikkerhet er også en sentral del av det styrings- og beslutningsunderlag som skal presenteres og godkjennes ved de sentrale faseoverganger i PRINSIX prosjektmodell. Resultater fra usikkerhetsanalyser er et viktig verktøy for prosjektleder, og god styring av usikkerhet øker sannsynligheten for å nå prosjektmålene innenfor de definerte rammene. M06 - Styring av prosjektusikkerhet er todelt. Deltakerne går først gjennom et e-læringskurs og avslutter med en samling over to dager. Del 1 - E-læring: Kurset fokuserer på metoder, begreper og eksempler. Deltakerne vil nå ha et godt teoretisk grunnlag for å trene på anvendelse av faget på samlingen. Del 2 - Samling: Samlingen forutsetter at deltakerne har gjennomført e-læringsmodulen. Deltakerne arbeider med et case hvor de i ulike faser av et prosjekt skal gjennomføre usikkerhetsanalyser, fatte beslutninger og styre usikkerhet gjennom tiltak. Arbeidet utføres i grupper som fasiliteres av faglig veileder. Gruppene samles med jevne mellomrom til diskusjoner og faglig oppsummering. Deltakerne i gruppene skal også vurdere hverandres innsats gjennom rollespill hvor gruppene tar roller som prosjektleder, styringsgruppe/prosjekteier og prosjektmedarbeider under presentasjoner. Ha økt innsikt i hvorfor det er viktig å styre usikkerhet gjennom hele prosjektet for å oppnå prosjektsuksess Kunne gjennomføre usikkerhetsanalyser i eget prosjekt Kunne styre usikkerhet i eget prosjekt Hovedinnhold Prosjektledelse og usikkerhet Prosess for usikkerhetsanalyse Styring av usikkerhet over tid PRINSIX prosjektmodell og krav til styring av usikkerhet Kommunikasjon resultater og rapportering Avsetninger for usikkerhet i tids- og kostnadsestimater Anvendelse av verktøy Kort om praksis i andre organisasjoner eksempler på retningslinjer knyttet til ekstern kvalitetssikring av store statlige investeringer definert av Finansdepartementet Avslutning og evaluering Målgruppe Målgruppen er prosjektledere, sentrale prosjektmedarbeidere og ansvarlige overfor prosjektet som har behov for kunnskap om styring av prosjektusikkerhet. Varighet Kurset består av en innledende e-læringsmodul og en samling på 2 dager. Du kan starte på e-læringsdelen av kurset når du ønsker, samlingene gjennomføres på fastsatte datoer i løpet av året. Tekniske krav: Alt du trenger for å gjennomføre e-læringskuret er tilgang til Internett og en web-browser, anbefalt MS Explorer som de fleste PC'er har i dag.

8 M07 Prosjektstyringsverktøy Artemis og MSP God prosjektledelse er avhengig av effektive verktøy til strukturering av prosjektet, til planlegging av aktiviteter og ressursforbruk, til oppfølging av fremdrift og til generering av ulike rapporter. Det finnes ulike systemer og verktøy som er nødvendige hjelpemidler for å ha oversikt over alle prosessene i prosjektet. Deltakerne vil få opplæring i bruk av de mest benyttede verktøyene i Forsvaret - Microsoft Project (MSP) og Artemis. Ha fått innsikt i hvordan Artemis kan være et effektivt verktøy for Forsvaret Kunne bruke Artemis som et hjelpemiddel for å sikre rett styring av prosjekter Ha fått grunnleggende kunnskap om MSP som effektivt planleggings- og oppfølgingsverktøy Grunnleggende begreper innen prosjektplanlegging Metodikk for registrering og strukturering av prosjekter Artemis - Planlegging - Budsjettering - Kostnadsoppfølging - Ressursallokering - Rapportering MSP - Etablering av tidsplan; milepæler og aktiviteter - Ressursallokering - Analyse av tids- og ressurskonflikter - Analyse av kostnader i prosjektet - Rapportmuligheter Porteføljeledere, programledere, prosjektledere og prosjektmedarbeidere Kurset består av en innledende e-læringsmodul og en samling på 2 dager. Du kan starte på e-læringsdelen av kurset når du ønsker, samlingene gjennomføres på fastsatte datoer i løpet av året. Tekniske krav: Alt du trenger for å gjennomføre e-læringskuret er tilgang til Internett og en web-browser, anbefalt MS Explorer som de fleste PC'er har idag.

9 M08 Ledelse, motivasjon og kommunikasjon I denne kursmodulen får deltakerne innsikt i vesentlige aspekter ved lederrollen generelt og prosjektlederrollen spesielt. Som prosjektleder må man delegere og jobbe gjennom andre. Skal man få til dette, må man sørge for at alle involverte har forståelse for prosjektets mål og for de oppgaver de er ansvarlige for. Kurset gir innsikt i motiverende ledermetoder og deltakerne lærer hvordan man ved hensiktsmessig kommunikasjon blir en motiverende og tydelig leder. Kurset er lagt opp som en kombinasjon av teori og aktiv trening, med hovedvekt på trening. Innholdet i kurset fokuserer på lederskap generelt og i Forsvaret spesielt, vanskelige kommunikasjonssituasjoner, ulike kommunikasjonsmodeller, coaching og fremfor alt aktiv trening på relevante situasjoner fra egen hverdag. Selvledende ferdigheter - roller - prioriteringer og tid - tilstandsledelse : - bevisstgjøring av lederroller og stiler i prosjektorganisasjonen - selvledelse i forhold til roller, verdier og kompetanse - hvordan få tilgang til nyttige tilstander Relasjonelle ferdigheter - motivasjonsnivåer - teamprofiler og samhandling - effektiv kommunikasjon : - forstå og bruke fleksible motivasjonsnivåer - skape forståelse for komplementære og fleksible team - beherske effektive kommunikasjonssmønstre og modeller - hvordan skape samspill i prosjektet - hvordan løse utfordringer i forhold til linjen Strategiske ferdigheter - lærings- og endringsnivåer - målmodeller - fra visjon til handling : - hvordan planlegge og gjennomføre endringer - fremtids- og målmodeller - hvordan omsette visjon til praksis Målgruppen er prosjektledere og andre som innehar lederroller i prosjekter. 3 dager

10 M09 - Teamutvikling og Teamledelse I en prosjektvirksomhet som Forsvaret, hvor det er det temporære team som sammen skal realisere både prosjektmålet og nytten prosjektet skal gi, er det en avgjørende suksessfaktor at teamet fungerer optimalt. Nytten av et riktig sammensatt tverrfaglig prosjektteam er stor. For å optimalisere nyttesiden fordrer dette at vi i større grad jobber på tvers av de ulike virksomhetsområder og på tvers av viktige kompetansekategorier. Men team som lykkes er ikke en selvfølge. Dette kurset gir deg praktiske tips og verktøy for å ta ut de viktigste effektene av et godt team. Etter avsluttet modul skal deltakerne Ha fått innsikt og ferdigheter i bygging, vedlikehold og ledelse av et team Kjenne til de viktigste prinsipper for godt teamarbeid og god teamledelse. Ha fått innsikt i metoder og verktøy som kan anvendes i det daglige teamarbeid. Hva er et team? Teamutvikling og teambasert organisering. Hvordan sette sammen det optimale team. Hvordan få størst effekt ut av teamorganisering Hvordan få hele prosjektteamet til å dra i samme retning mot felles mål Coaching hvordan få det beste ut av gruppen, hvordan få det beste ut av individet. Situasjonsbetinget ledelse Hvordan motivere Målgruppen er alle som jobber i team, prosjektmedarbeidere og prosjektledere. Varighet E-læring med 1 dags samling

11 M10 - Prosjektoppgave Prosjektoppgaven bør påbegynnes når man har fullført de øvrige kursmodulene, fordi man da vil ha et mye bedre grunnlag for å skrive en god oppgave. Gjennomføring og kriterier for prosjektoppgaven Meld deg på til M10 Prosjektoppgave via påmeldingslinken i Prosjektportalen, på samme måte som de øvrige modulene. Du vil da få tilsendt informasjon om hvem som er din faglige veileder under arbeidet med oppgaven. Prosjektoppgaven gjennomføres fortrinnsvis i grupper på to eller tre personer, men kan også utføres individuelt. Forslag til tema for oppgaven vil bli gitt, men kandidatene står fritt til å velge tema ut fra relevante problemstillinger fra egen arbeidssituasjon. Prosjektoppgaven skal være praktisk orientert, og bør være på maksimalt 20 sider, inkludert vedlegg. Kandidaten har kontakt med faglig veileder under arbeidet med oppgaven, og skal godkjennes av faglig veileder før den leveres inn. Innlevering skjer ved at kandidaten sender oppgaven på el. fax til faglig veileder. Studiepoeng Prosjektoppgaven gir 10 studiepoeng, og sensureres i henhold til gjeldende regler ved høgskoler.

12 M11 Sertifisert prosjektleder i Forsvaret Gjennom forsvarets fellesprogram i prosjektledelse kan du formalisere din prosjektkompetanse ytterligere og oppnå tittelen Sertifisert prosjektleder i Forsvaret. Dette er en intern sertifisering som vil være et bevis på god kompetanse innen faget prosjektledelse generelt, og PRINSIX spesielt. Kandidater som ønsker å bli sertifisert må tilfredsstille følgende søknadskrav 1 års erfaring fra prosjektarbeid Gjennomført 7 av 9 kursmoduler (3 obligatoriske og 4 valgfrie) Sertifiseringsprosess Deltakere som tilfredsstiller søknadskravene kan søke om opptak til sertifiseringsløpet som gjennomføres to ganger årlig. Detaljert informasjon om sertifiseringsprosessen og søknadsskjema finnes på Forsvarets prosjektportal logg deg på via